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M E T O D O L O C A PARA LA I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I ~ ND E F O N D O S D O C U M E N T A L E S

Jos Luis La Torre Merino

Mercedes Martn-Palomino y Benito


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LA TORRE MERINO, Jos Luis


Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales / Jos Luis La Torre Merino, Mercedes Martn-Palomino y Benito. - [Madrid]: Ministerio de Educdcin, Cultura y Deporte, S.G. de Informacin y Publicaciones, D.L. 2000. - 109 p.; 23 cm. (Escuela Iberoamericana de Archivos: Experiencias y materiales). ISBN: 84-369-3351-6 NIPO: 176-00-071 -8 1 . Archivstica - Tratamiento de fondos - Metodologa. l. MartnPalomino y Benito, Mercedes, col.

MINISTERIO DE EDUCACIN. CULTURA Y DEPORTE SECRETARiA DE ESTADO DE CULTURA


Edita O SECRETARA GENERAL TCNICA. S.G. de Informacin y Publicaciones NIPO 176-00-071-8 ISBN: 84-369-335 1-6 ISBN (Obra completa): 84-369-3353-2 Depsito Legal: M-32.520-2000 Imprime. ARTEGRAF, S.A.

MINISTERIO DE EDUCACIN. CULTURA Y DEPORTE

Ministra de Educacin. Cultura y Deporte

Pilar del Castillo


Secretario de Estado de Cultura

Luis Alberto de Cuenca y Prado


Director General del Libro. Archivos y Bibliotecas

Fernando Luis de Lanzas Snchez del Corral

PR ESE N T A C I

La publicacin de la serie, titulada ESCUELA IBEROAMERICANA DE ARCHIVOS, Experiencias y

Materiales, comenzada en el ao 1999, ha supuesto un importante avance en la colaboracin archivstica e intercambio de experiencias con los diferentes pases iberoamericanos, al reunir las aportaciones de diferentes profesionales que han participado en los proyectos de formacin organizados por el Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte. Con este tercer volumen dedicado a la Identificacin y Valoracin, la Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas pretende difundir las fases del tratamiento archivstico que se refieren a la identificacin y valoracin de fondos documentales. Estas fases son las que permiten la organizacin de la documentacin, el control administrativo de los documentos y el establecimiento de los plazos de transferencia, seleccin e inutilidad administrativa, que tanta importancia tienen de cara a la eliminacin de los documentos y a su rgimen de acceso. Del inters especial que despiertan estos temas en la actualidad da fe el hecho de que, en los ltimos aos, hayan figurado sistemticamente en los Programas formativos de la Escuela iberoamericana de Archivos y de la Academia ltinerante de Archivos, que se celebran con carcter anual en Espaa y en distintos pases de iberoamrica respectivamente, as como en los Programas de numerosos Seminarios organizados en esos pases. As pues, el principal objetivo de esta obra es difundir las pautas para abordar uno de los problemas actuales de nuestros archivos: el tratamiento de las ingentes masas de documentos que se acumulan en ellos, estableciendo una metodologa adecuada para tal fin. Para ello se ha contado con la participacin de archiveros de gran experiencia al haber desarrollado gran parte de su actividad en uno de los Archivos Estatales de mayor envergadura, el Archivo General de la Administracin, en el que

la mayora de los fondos que se conservan han sido producidos por la actividad de los organismos
pblicos en el mbito de la Administracin Central. Deseamos que este volumen pueda servir de referencia para todos los profesionales de los Archivos que quieran llevar a la prctica estas tareas de gran responsabilidad en el mbito de la Administracin y de la Archivstica. Del mismo modo, confiamos en que sirva de apoyo en las tareas formativas que la Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, en colaboracin con otros organismos nacionales e internacionales, est llevando a cabo en Iberoamrica.
Fernando Luis de Lanzas Sncher del Corral
DIRECTOR GENERAL DEL LIBRO, ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS

INDICE

METODOLOG~A PARA

L A IDENTIFICACI~N Y V A L O R A C I ~ N DE FONDOS DOCUMENTALES

1. Introduccin .

....

............................................

11

2. L a identificacin de fondos .....


3. L a valoracin de fondos ..................................................................
4. E l control administrativo de los documentos ....................................................................
57
65

5. Bibliografa ..........................................................................................................................................

6. Anexos .................................................................................................................................................. 73

M E T O D O L O G I A P A R A LA I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I ~ NDE FONDOS D O C U M E N T A L E S

Jos Luis La Torre Merino


Mercedes Martn-Palomino y Benito
DEL CUERPO FACULTATIVO DE ARCHIVEROS

Los ltimos aos se han caracterizado por un aumento tremendo de la investigacin archivstica, que ha tenido como motor varios factores: la sistematizacin de las tareas archivsticas en los Archivos Generales del Estado, que ha llevado consigo la adecuacin de sus plantillas a las funciones archivsticas, la aparicin de nuevos Cuerpos y escalas de archiveros en las Comunidades Autnomas y en la Administracin Local, que ha producido un incremento de los profesionales dedicados a los archivos, la proliferacin de Asociaciones Profesionales de carcter regional, que han llevado consigo en muchos casos el nacimiento de nuevas revistas profesionales en las que los archiveros han ido difundiendo sus experiencias, y finalmente la incorporacin de la archivstica a la Universidad, dndole el respaldo cientfico y doctrinal necesario para establecerse definitivamente como Ciencia. Esta investigacin ha llevado a asentar una metodologa archivstica que permite el tratamiento de los fondos documentales desde su creacin en las oficinas, hasta su depsito definitivo en los archivos histricos. Esta metodologa no implica un cambio en la tradicin archivstica espaola, sino la individualizacin y sistematizacin de una serie de tareas.

El asentamiento definitivo de esta metodologa se produce en 1991, en las 1 Jornadas de


Identificacin y Valoracin de fondos documentales de las Administraciones Pblicas, donde se definen perfectamente dos de sus tres fases, la identificacin y la Valoracin de fondos. En un primer momento la incorporacin de estos trminos al vocabulario profesional no implic un cambio en el planteamiento archivstico, sino que simplemente se utilizaron por muchos

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autores como signos de modernidad. El paso del tiempo ha hecho que esta prctica de trabajo se vaya estableciendo de manera definitiva. Aquellas jornadas fueron el punto de partida de una bibliografa prolfica sobre identificacin y valoracin de fondos, adems de servir de medio de difusin de los resultados obtenidos por una serie de Grupos de Trabajo creados aos antes en el seno de la Direccin de Archivos Estatales del Ministerio de Cultura, que bajo unos criterios y planteamientos comunes, tenan como objetivo acometer el problema de la acumulacin de fondos de forma global y coordinada. La seleccin de los fondos que iban a ser objeto de estudio por cada uno de los grupos de trabajo se bas en las siguientes prioridades': Fondos voluminosos cuya acumulacin se hubiera producido en mayor nmero de arch ivos. Fondos que respondieran a actividades comunes de la Administracin. Fondos que permitieran analizar la actividad de la Administracin en sus niveles central y perifrico. As comienzan a funcionar el Grupo de Trabajo sobre la Administracin lnstitucional de Servicios Socioprofesionales, el Grupo de trabajo de Justicia, el Grupo de Trabajo de Gobiernos Civiles, el Grupo de Trabajo de Hacienda y el Grupo de Trabajo de los Archivos Administrativos. Hoy, 10 aos despus contamos con las conclusiones de todos ellosz, con la publicacin de dos manuales de tratamiento3 fruto los grupos de Hacienda y Gobiernos Civiles, y la preparacin de otro sobre la documentacin de Justicia, adems de disponer, y esto es quiz lo ms importante, de una metodologa comn para la identificacin y valoracin de fondos. Existe una relacin directa entre la identificacin de fondos y la valoracin, ya que para valorar un fondo es necesario que est previamente identificado. Podemos identificar un fondo que no est valorado o que no vayamos a valorar, lo que no podemos hacer es valorar

1 M . ~ LUISA

CONDE VILLAVERDE,

et alii. La identificacin y valoracin de los fondos documentales de la Administracion esta-

tal: problemas y metodologa. Iberoamrica: idntico tratamiento para una misma realidad. Actas de las Primeras /ornadas sobre metodologa para la rdentificacin y valoracin de fondos documentales de las Administraciones Pblicas. Madrid, Ministerio de Cultura, 1992, pgs. 15-19. Una aproximacin a todos ellos podemos encontrar en las Actas de las Primeras Jornadaspara la identificacin y valoracin de fondos de las Administraciones Pblicas, op. cit. J
PILAR FACI LACASTA,

Normas para e l tratamiento de la documentacin administrativa. La Documentacin de Hacienda (IRPF y

Patrimonio). Madrid: Ministerio de Cultura, 1996. LAVIA, A. et. alii. Normas para el tratamiento de la documentacin administrativaa. Sobre la Documentacinde los Gobiernos Civiles. de los Gobiernos Civiles. Madrid: Ministerio de Cultura, 1997.

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E S C U E L A l 5 E R O A M E R l C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

un fondo que no est identificado. Por otra parte la identificacin y la descripcin tambin estn ntimamente relacionadas, ya que para describir un fondo es necesario que ste est previamente identificado; podemos identificar un fondo y no describirlo, pero no podemos describir sin haber identificado. De esta manera la identificacin se convierte en la primera tarea que tiene que realizar el archivero, a partir de la cual se sentarn las bases para proceder a una correcta valoracin y descripcin del fondo documental. Al Archivo Central le corresponde de forma plena y exclusiva la identificacin de fondos, debiendo compartir con el Archivo Intermedio la valoracin'. Gracias a esta fase nos ser posible controlar no slo los fondos depositados en estos archivos, sino todas las series documentales desde el mismo momento de su produccin. Sin embargo a veces es inevitable Ilevar a cabo tareas de identificacin en el Archivo Intermedio e incluso en el Histrico, bien porque se trate de fondos acumulados que no han tenido un tratamiento anterior, bien porque ste haya sido deficiente, siendo obligatoria su revisin para una correcta valoracin o descripcin, o como resultado de cambios de tipo poltico que suponen la supresin de organismos y la consecuente transferencia de sus fondos a otros archivos del sistema5.Por tanto

la identificacin se realizar preferentemente sobre fondos administrativos, aunque se puede realizar sobre fondos considerados ya histricos. La metodologa de trabajo no variar, y

el objetivo de la misma tampoco, aunque dependiendo de la antigedad de stos habremos


de apoyarnos en unas fuentes de informacin o en otras. Por otra parte, el paso de los documentos por los distintos archivos hace necesario la existencia de un control administrativo sobre ellos, control que es necesario reflejar en una serie de instrumentos. Algunos de stos se convierten en autnticos puntales del tratamiento archivstico6, convirtindose en fuentes de informacin indispensable en las fases de identificacin y valoracin. A sto dedicaremos el ltimo captulo del presente trabajo.

'1 M . LUISA ~ CONDE VILLAVERDE, Manual de tratamiento de archivos administrativos Madrid: Ministerio de Cultura, Direccin

de Archivos Estatales,l992.

5 El Archivo General de la Administracin ha recibido documentacin desorganizada de instituciones extinguidas, tngase como ejemplo el desmantelamiento del Movimiento Nacional. Estos ingresos no siempre cumplieron las condiciones ptimas de una transferencia, por lo tanto, es muy comn que se considere necesario iniciar el tratamiento documental por la identificacin, como fase previa a la valoracin y descripcin.

6 Puede consultarse ELISA c. DE SANTOS CANALEIO. El Registro de Entrada de Fondos y el Sistema de Informacin de un archivo. Bilduma, n." 11, 1997, pp. 9-18.

METOROLOGA

PARA LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DE F O N D O S DOCUMENTALES

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2.1 D E F I N I C I ~ N Y OBJETIVOS

El Diccionario de Terminologa Archivstica define la identificacin como la fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo)).
La aparicin del trmino en la literatura profesional acarre confusiones en un primer momento, ya que no se encontraba muy bien su ubicacin dentro de las tareas archivsticas. Algunos profesionales entendieron que vena a reemplazar al trmino tradicional de organizacin, o que era una fase del tratamiento archivstico anterior a la misman, mientras que otros lo situaron dentro de esta fase, previo a la clasificacin9 del fondo; otros profesionales no lo contemplan como fase de la metodologaI0. La identificacin es por tanto la primera fase de la metodologa archivstica; fase de tipo intelectual que consiste en la investigacin del sujeto productor y del tipo documental. Su objetivo ser por tanto el conocimiento exhaustivo de la institucin que ha producido el documento, su evolucin orgnica, competencias administrativas y tipos documentales en los que se materializan, procedimiento administrativo y dems disposiciones que afectan al trmite, elementos imprescindibles para la delimitacin de la serie documental. El resultado de esta fase ser la organizacin del fondo, con el establecimiento del cuadro de clasificacin, y la ordenacin de sus series documentales, sentando las bases para su posterior valoracin y descripcin. La base de la identificacin es la aplicacin de manera directa del principio de proceden-

cia en sus dos niveles, el respeto a la procedencia de los fondos, que consiste en no mezclar
l . . l . l

. . . . . _. .

7 DiccioNARio de Terminologa Archivstica. Madrid: Ministerio de Cultura, Direccin de Archivos Estatales, 1993.
i\
MOLINA NORTES, j.

LEYVA PALMA,

v. Tcnicas de archivo y tratamiento de la documentacin administrativa. ANABAD

CAS-

TILLA-LA MANCHA,

Guadalajara, 1996.

i ANA DUPLA DEL MORAL, Manual de archivos de oficina para gestores. Comunidad de Madrid. Madrid: Marcial Pons, edi-

ciones jurdicas y sociales, S.A., 1997.


1 0 josi RAMN CRUZ MIJNDET, Manual de Archivstica. Fundacin Germn Sncher Ruiprez; Madrid: ediciones Pirmide,

1994.
i I M.PAZ MARTN-PozuELo CAMPILLOS,

La construccin terica en archivstica: e l principio de procedencia. Madrid: Uni-

versidad Carlos 111 de Madrid. Boletn Oficial del Estado, 1996.

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E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

los documentos generados por diferentes instituciones, y el respeto a la estructura interna de


los fondos y su orden natural, por el que se evitar mezclar la documentacin de unas oficinas con otras de la misma institucin, y de unas series con otras dentro de la misma oficina,

a la vez que se mantiene el orden en el que se han ido produciendo los documentos.

2.2

METODOLOGA PARA LA IDENTIFICACIN DE FONDOS

La aplicacin del principio de procedencia antes expuesta, nos lleva a diferenciar varias

tareas dentro de esta fase de la metodologa. Por una parte debemos proceder a la identificacin del organismo productor, a continuacin del elemento funcional y del tipo documental, a partir de cuya informacin procederemos a la organizacin del fondo. La informacin que vamos obteniendo quedar reflejada en diversos instrumentos, como sern los ndices de organismos, de tipos documentales, organigramas, ndices legislativos, etc., que

nos ayudarn posteriormente en la fase de valoracin.


2.2.1

Identificacin del organismo productor

El primer objetivo es el estudio del elemento orgnico o sujeto productor de la documentacin que es aqul que, como consecuencia del ejercicio de sus funciones, la ha generado,

y no necesariamente quien la remite al archivo. Aunque lo normal debera ser que cada
organismo transfiriese peridicamente la documentacin que produce, son numerosas las ocasiones en las que ante la supresin de determinados organismos, sus funciones, competencias e incluso su archivo, son heredados por otros, que son finalmente los encargados de transferir su documentacin a los otros archivos del sistema*; en otras ocasiones, sobre todo para documentacin de organismos cuyas funciones han quedado extinguidas, se nombra un organismo especfico para proceder a su liquidacin.

1 2 El Ministerio de Cultura hered algunas competencias desarrolladas anteriormente por la Delegacin Nacional de la
Seccin Femenina, transfirindose desde su archivo central la documentacin al Archivo General de la Administracin.
1.4 La A.I.S.S. (Administracin lnstitucional de Servicios Socio-profesionales)se cre con la misin de liquidar las compe-

tencias de la antigua Organizacin Sindical, y junto con su propia documentacin, transfiri al Archivo General de la Administracin toda su produccin documental. Esto no debe llevarnos nunca al error de confundir el Organismo productor a la hora de identificar dichos fondos.

M E T O D O L O G I A P A R A L A I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

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Para la identificacin del organismo productor es necesario que acudamos a diferentes fuentes de informacin, que variarn dependiendo de las caractersticas de la propia documentacin, es decir, si trabajamos sobre documentacin reciente, o documentacin histrica, o si acometemos la identificacin de un fondo pblico o privado.

La Recopilacin y estudio de la legislacin debe ser el punto de partida para el conocimiento del organismo productor. Para llevar a cabo este trabajo se acudir tanto a los boletines oficiales como a los repertorios legislativos, siempre que se dispongan, los cuales nos permitirn conocer el organismo productor y su evolucin a lo largo del tiempo. S e pueden manejar los siguientes repertorios:

Boletines oficiales
-

Gaceta de Madrid

- Boletn Oficial

del Estado

- Boletn del Movimiento - Boletines Ministeriales - Otros boletines

Repertorios legislativos
- Alcubilla - Aranzadi - Enciclopedia Jurdica Seix

A pesar de contar con tantas fuentes de informacin para la documentacin contempornea, nos encontramos con una serie de dificultades como pueden ser: 1 . Lagunas existentes para determinar los perodos conflictivos (por ejemplo disposiciones de la Repblica durante la Guerra Civil que no quedan recogidas en la Gaceta).

2. Normativa de rango menor que no aparece publicada en Boletines Oficiales, por lo


que hay que recurrir a sus boletines internos, e incluso a la propia documentacin producida por oficinas tales como Gabinetes Tcnicos, Servicios de Informacin, Asesoras Jurdicas, etc ..., que suelen recoger este tipo de disposiciones. Para la documentacin histrica habremos de acudir al estudio de su documentacin, a los estudios de carcter histrico publicados sobre el funcionamiento de la institucin, y a informacin de otro tipo aportada por el resto de las disciplinas auxiliares de la archivstica que nos ayuden al conocimiento exhaustivo del organismo productor. Para la documentacin

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ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y MATERIALES

familiar podremos acudir adems a los rboles genealgicos, y a los diferentes estudios herldicos y nobiliarios con que pueda contar la familia en cuestin, as como a documentacin conservada en otros archivos, como los parroquiales, de protocolos, judiciales, etc. Todo el material acumulado y elaborado ser recogido y sistematizado en diferentes instrumentos:

1. ndice de organi~rnos~, estructurado jerrquicamente y en el que, mediante relaciones cruzadas, ser posible seguir la evolucin orgnica de cada unidad administrativa. En cada una de las fichas se recoger la siguiente informacin:
- Denominacin

del organismo.

- Fechas extremas de la vigencia del organismo. - Funcin: competencias atribuidas a dicho organismo. - Fechas de las disposiciones que han supuesto un cambio de estructura de organismo. - Depende de: organismo/os jerrquicamente inferior. - Organismos que le han precedido y sucedido en el desarrollo de sus competencias - Relacin de las series ms representativas producidas por el organismo en el desa-

rrollo de sus funciones.

2. Repertorio de Organigramas. Con toda la informacin recopilada hasta el momento


se proceder a la elaboracin de los diferentes organigramas que permitan conocer, de una forma grfica, los cambios en la estructura del organismo a l o largo de su vigencia. Se confeccionarn tantos como sean necesarios, de forma que reflejen todos

los cambios estructurales. Cada organigrama har mencin de las fechas que representa, as como a las normas de aprobacin de cada reorganizacin.

3. ndice legislativo, que se formar a partir de las fichas de recogida de i n f ~ r m a c i n ~ ,


que deber contener al menos los siguientes datos:
- Organismo: al que afecta la Ley.
-

Asunto: resumen del contenido de la norma. Fecha de aprobacin.

1 4 Vase en ANEXO 111 la ficha de Identificacin de Organismos.


i 5 Vase en
ANEXO IV

la ficha de recogida de legislacin diseada por el Grupo de Valoracin de fondos judiciales de la

Direccin de Archivos Estatales.

M E T O D O L O G I A P A R A L A I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S DOCUMENTALES

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- Fecha de publicacin.
-

Rango de la norma: Ley orgnica, Ley, Real Decreto/Decreto, Real Orden/Orden, Orden Ministerial, y otras resoluciones como reglamentos, instrucciones o circulares.

- Antecedente del organismo.


-

Sucesor del organismo.

En muchas ocasiones la identificacin del sujeto productor, y por tanto la aplicacin del principio de procedencia no se ha realizado adecuadamente. A veces se ha identificado el organismo remitente con el organismo productor, adjudicndole al que realizaba fsicamente la transferencia la produccin de los documentos. sto viene motivado por los numerosos cambios institucionales que ha sufrido la Administracin espaola que ha provocado el abandono de documentos en locales, el cambio de competencias de unos organismos a otros, etc. En algunos casos incluso se ha llegado a identificar como productor el depsito de procedencia. Podemos ver algunos ejemplos de todo sto:

1. La documentacin producida por el Ministerio de Informacin y Turismo y heredada


por el Ministerio de Cultura, en ningn caso puede ser identificada como Ministerio de Cultura, a pesar de que haya sido ste el encargado de su tratamiento y custodia.

2. La documentacin producida por el Consejo Supremo de Justicia Militar por alguna


razn queda abandonada y posteriormente es trasladada al archivo central del Ministerio de Defensa. Como en el caso anterior esto no debe inducir a error en la identificacin del organismo productor, que evidentemente es el Consejo Supremo de Justicia Militar.

3. La documentacin producida por los antiguos Juzgados de Distrito de Madrid (en un


primer momento Este, Oeste, etc., y despus Congreso, Buenavista, Palacio, etc.) no puede ser identificada como producida por los actuales Juzgados de Primera Instancia e Instruccin, a pesar de ser stos los que hayan heredado sus funciones. La documentacin de cada juzgado debe tratarse de manera individual. 4. Es frecuente que muchos cargos pblicos cuando abandonan su puesto se lleven la documentacin producida en el ejercicio de sus funciones. Cuando esta documentacin vuelve a los archivos pblicos (por venta o donacin) no puede identificarse como documentacin producida por un particular, sino por el organismo pblico para el que prestaba sus servicios.

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E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P ~ R l f N C i A S Y MATERIALES

5. La documentacin producida por una familia nobiliaria que se une mediante enlaces
matrimoniales, o sucesiones a otra, no puede identificarse como producida por esta segunda familia. Por ejemplo los documentos de la Barona de Santa Croche y Gaibiel, no pueden ser identificados como producidos por el Condado de Priego, a pesar

de que ese ttulo nobiliario se incorpore a la casa de Priego en 1621l b .


6. Otra prctica ha sido la identificacin del organismo productor en funcin del membrete que llevase la documentacin. De esta manera el fondo documental de aque-

llas instituciones que en virtud de sus competencias administrativas fiscalizaban,


intervenan o inspeccionaban las actividades de otros organismos, era identificado como producido por diferentes instituciones, cuando en realidad hay un nico productor. Por ejemplo: los Gobiernos Civiles reciban documentacin de los diferentes ayuntamientos de su provincia, pero no podemos decir que esta documentacin ha sido producida por cada Ayuntamiento, sino que el nico productor es el Gobierno Civil (Expedientes de remisin de acuerdos municipales, etc.). Otro ejemplo es la funcin de control que ejerca el Ministerio de la Gobernacin sobre las Instituciones particulares de beneficencia, que estaban obligadas a remitir sus memorias, etc., a dicho Ministerio. Por ello no podemos decir que tenemos la documentacin producida por dichas instituciones, sino que el fondo ha sido producido por la Direccin General de Beneficencia del Ministerio de la Gobernacin.

7. En ocasiones, ante las dificultades planteadas por los sucesivos cambios administrativos, se identifica todo un fondo documental como producido por el ltimo organismo encargado de esa actividad. De esta manera nos encontramos que la documentacin adscrita a un solo organismo est producida en realidad por diversos sujetos productores. Tal es el caso de la documentacin adscrita al Consejo Superior de Industria, que en realidad recoge la producida por diversos organismos del siglo
XIX

desde la primera Junta Superior Facultativa de Minera. As deberemos identificar todos los productores, desde esta primera Junta Superior hasta el Consejo Superior de industria.
l--.__l.._-.-._

. . .

i J! Esta documentacin se encuentra perfectamente identificada y est depositada en la Seccin Nobleza del Archivo Histrico Nacional.

METODOLOGIA PARA L A IDENTIFICACIN Y V A L O R A C I N

DE

F O N D O 5 DOCUMENTALES

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8. Finalmente otro problema que distorsiona la identificacin del organismo productor


es la funcin de incautacin que han tenido algunos organismos a lo largo de la Historia, que han absorbido la documentacin de otros en el ejercicio de sus competencias administrativas, incorporndose de esta manera a su produccin documental. Por ejemplo durante el rgimen de Franco, la Prensa del Movimiento incaut los archivos fotogrficos de diversos peridicos y empresas periodsticas, disgregndolos e incorporndolos a su propio fondo. De esta manera no podemos decir que este fondo fotogrfico ha sido producido por dichos peridicos, sino por el organismo que los absorbi. Otra cosa es que expliquemos cmo se ha formado el fondo producido por este ltimo organismo. Somos conscientes que todos estos problemas dificultan enormemente las tareas de organizacin y descripcin del fondo, aunque esta dificultad no es motivo suficiente para realizar una identificacin incorrecta del organismo productor.

2.2.2

i d e n t i f i c a c i n del elemento funcional

En la fase anterior se procedi a un vaciado completo de la legislacin existente. Ser importante seleccionar las disposiciones que regulan sus competencias y las normas de procedimiento que condicionan la aplicacin real de esas competencias. Es importante que tengamos bien identificadas las funciones ya que a la hora de elaborar el cuadro de clasificacin como resultado de la identificacin del fondo, y ante la dificultad de hacerlo de manera orgnica, en muchas ocasiones realizaremos cuadros de clasificacin funcionales, teniendo en cuenta que las funciones son mucho ms estables a lo largo del tiempo que la propia estructura del organismo. Al hablar del concepto funcin debemos diferenciar varios niveles : por un lado las grandes funciones de la Administracin, que producen la estructuracin de la misma en grandes organismos; por otro lado tenemos que cada uno de estos organismos tiene encomendadas una serie de funciones, que son su verdadera razn de ser, que por otro parte son las que realmente permanecen en el tiempo; y finalmente tenemos un tercer nivel, que se correspon-

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M.3 LUISA CONDE.

op.

Cit.

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E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

der con cada uno de los sujetos productores de un organismo de la Administracin. Esta ltima ser la funcin que participe en concreto en la formacin de la serie documental.

2.2.3

I d e n t i f i c a c i n del t i p o documental

Entendemos como tipo documental la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos*.En esta fase se procede por tanto a la investigacin de la materializacin por escrito de las competencias y funciones de

cada organismo, que ya son conocidas tras el estudio de la legislacin realizado en el proceso anterior. El tipo documental es tan importante que en algunos casos llega a confundirse con el concepto de serie, aunque en realidad slo es un elemento ms de la misma.
Es en este momento cuando procederemos a analizar los caracteres externos e internos

de los documentos, que van a referirse tanto a su estructura fsica (clase, soporte, formato y
forma) como a su contenido.

El trmino tipo documental)) se utiliza tanto para denominar la unidad documental simple
como la compuesta, aunque sea esta ltima la ms abundante en nuestros archivos. La unidad documental compuesta s e conoce como expediente, que es el conjunto de documentos producidos por una oficina para la resolucin de un asunto, y que est regulado por una norma de pro~edimiento~; tambin podemos considerar expediente un conjunto de documentos que tienen en
\

comn la resolucin de un asunto, aunque ste no se encuentwq-eguladopor norma alguna.

2.2.4

D e l i m i t a c i n d e l concepto de serie documental

Una vez terminada esta investigacin disponemos de los tres elementos que constituyen la serie documental, sobre la que se van a centrar todos los trabajos de identificacin, valoracin y descripcin; entendemos como serie documental el conjunto de documentos produ_ _ .l_ l._ l^ . _ . ll_ .
i 8 Diccionario de Terminologa archivstica, op. cit. 1 <l Ei expediente administrativo ha sido estudiado por ACUSTN
TORREBLANCA

CONCEPCIN MENDO.

Estructura del expedien-

te administrativo segn las fuentes legales. Documento y archivo

de gestin, diplomtica de ahora mismo. Carmona:

S&C ediciones. Universidad Menndez Pelayo, 1994.

METODOLOG PA IA R A L A IDENTIFICACION Y VALORACION D E F O N D O S D O C U M E N T A L E S

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cidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma funcin, y cuya actuacin administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documentaPo.

S E R I E = SUJETO PRODUCTOR

FUNCIN

TIPO DOCUMENTAL

Cuando cambia uno de estos tres elementos, cambia la serie, de manera que las series documentales puedan ser infinitas, dependiendo de las actividades y funciones desarrolladas por los organismos. Como regla general su denominacin coincide con el nombre del tipo documental, y ste con el de la actividad que se realiza. Como en el caso anterior, esto plantear grandes dificultades en la organizacin y descripcin del fondo. Todos los datos obtenidos deben recogerse en una ficha de serie, con las que formaremos el Repertorio General de Series del fondo en cuestin. Los datos bsicos que debe incluir una ficha de seriez son:
-

Tipo documental. Funcin. Fechas extremas. Legislacin que afecte al trmite de la serie. Documentos bsicos que componen el expediente. Ordenacin de la serie.

- Organismo productor. -

- Antecedente de la serie. - Continuacin de la serie. - Signaturas del archivo.

Como en el caso del sujeto productor, la identificacin de las series no se ha realizado siempre de manera correcta. La mayor parte de las veces viene motivado por la mala identificacin del organismo productor, cuyos ejemplos hemos visto anteriormente, y que sirven perfectamente para este caso, ya que estrictamente cuando cambia el organismo productor, cambia la serie documental.

2 0 ios LUIS LA TORRE

MERINO y MERCEDESMARTN-PALoMINo

y BENITO. Metodologa para la formacin de personal administra-

tivo encargado de los archivos de gestin. La organizacin de documentos en los archivos de oficina. XI jornadas de Archivos Municipales (Aranjuez, 23-24 mayo 7996). Comunidad de Madrid, 1996, pgs. 181-189.

2 I Un modelo de esta ficha sin cumplimentar puede verse en el

ANEXO v,

o cumplimentada en ANEXO VI.

22

ESCUELA I B R O A ~ E R I C A N A DE A ~ C H I V O S . X P E R I E N C I A ~ Y MATERIAL~S

r-

El cambio del elemento funcional plantea los mismos problemas que el cambio del sujeto productor aunque su incidencia sea mucho menor, debido fundamentalmente a que de manera tradicional se le ha prestado menos atencin que a los otros dos elementos que constituyen la serie documental. Otro tanto ocurre con el cambio en el tipo documentaPZ.

2.3 RESULTADOSDE LA FASE DE I D E N T I F I C A C I ~ N :LA O R G A N I Z A C I ~ N DEL FONDO


I

DOC UME NTAL

El resultado inmediato de la fase de identificacin ser fundamentalmente el conocimiento


exhaustivo de los elementos que constituyen cada serie documental, lo que permitir estai

blecer los criterios adecuados para su correcta clasificacin y ordenacinZ3. La organizacin de fondos est perfectamente tratada por la literatura archivstica, encontrndose multitud de manuales y artculos de revista en los que se aporta metodologa para
su realizacin. Hemos preferido no entrar en profundidad en este aspecto, ya que conside-

ramos que son suficientes las aportaciones realizadas hasta el momento; simplemente queremos dejar planteado cuales son los resultados de la fase de identificacin, el orden en el que deben sucederse las actuaciones archivsticas, la eleccin del sistema de clasificacin,

y los problemas que va a plantear su aplicacin. A pesar de no entrar de manera exhaustiva en ello, queremos dejar claro que la identificacin tiene como resultado la organizacin

del fondo, y que esta tarea es del todo independiente del resto de las fases de la metodologa archivstica; por otra parte somos conscientes que para afrontar con xito la descripcin

de fondos histricos acumulados, es preciso en numerosas ocasiones comenzar las tareas


con la organizacin del fondo, lo que no debe inducirnos al error de considerar que esta tarea forma parte de la descripcin. Esto mismo es aplicable a la valoracin, aunque parece ser que esta confusin no se produce al ir normalmente de la mano las fases de identificacin y valoracin.

La identificacin del fondo es una tarea de tipo intelectual, no fsica, y supone la sistematizacin de las series documentales dentro del cuadro de clasificacin. Esto no implica

____I

?? Para ms ejemplos consultar J. L.


?:{ M.a LUISA CONDE, Op. Cit.

LA TORRE MERINOy M. MART~N-PALOMINOY BENITO,

op. cit.

METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACI~N

Y V A L O R A C I ~ N DE FONDOS DOCUMENTALES

23

un movimiento de fondos dentro del depsito, ya que en cualquier caso se debe poder localizar cualquier documento perfectamente a partir de las signaturas. Una vez disponemos del Repertorio de series documentales, las funciones, as como de

los organigramas que plasman la evolucin orgnica del productor, estamos en disposicin
de elaborar un cuadro terico de clasificacin, que utilizaremos como punto de partida para enfrentarnos a la documentacin. Esto no quiere decir que sea el cuadro definitivo, ya que hasta no haber estudiado profundamente toda la documentacin no estaremos en disposicin de elaborarlo. Valoramos profundamente los cuadros de clasificacin que han sido elaborados a partir del conocimiento de uno o varios fondos, pero no podemos adaptar nuestros documentos a dicho cuadro como si de un cors se tratara; servir como punto de partida, pero el cuadro definitivo ser el que ponga de manifiesto todas y cada una de las caractersticas de nuestro fondo. Siguiendo a Schellenberg se establecen tres tipos de clasificacin segn se atienda a la estructura orgnica, a las acciones o a los asuntos, diferencindose por tanto tres sistemas: clasificacin orgnica, funcional o por materiasL4.La clasificacin orgnica es la que agrupa las series documentales atendiendo a la estructura del organismo; la funcional, mucho ms difcil de aplicar, organiza el fondo atendiendo a las funciones que desarrolla el organismoZ5. Finalmente la clasificacin por materias atiende al contenido de los documentos, desaconsejndose totalmente su utilizacin. La adopcin de un sistema de clasificacin u otro depender del fondo. Si nos enfrentamos con el fondo de un organismo que no ha sufrido importantes cambios estructurales en el tiempo, podemos aplicar un cuadro de clasificacin orgnico, que reflejar perfectamente la estructura interna del organismo. Si por el contrario nos enfrentamos con el fondo documental de un organismo que ha sufrido importantes transformaciones, o que como ocurre actualmente con las administraciones pblicas, nos encontramos ante un cambio

2 1 Una informacin detallada sobre la organizacin de fondos puede encontrarse en


ra/. Teora y Prctica. Sevilla: Diputacin Provinciai, 1988. IOS
JUANA MOLlNA NORTES

ANTONIA HEREDIA. Archivstica

Gene-

RAMN CRUZ MUNDET.

Manual de archivstica, op. cit. Archivstica y

VICTORIA LEYVA PALMA,

TCniCaS de Archivo. o p . Cit.;

MANUEL ROMERO TALLAFICO.

archivos. Soporte, edificios y organizacin. Carmona: S&C ediciones. Asociacin de Archiveros de Andaluca, 1994.

3 Vase como ejemplo el Cuadro de Clasificacin para los fondos de los Gobiernos Civiles propuesto por el Grupo de
Trabajo de Gobiernos Civiles.
ANA LAVIA

et alii. Normas para el tratamiento ... OPUS. Cit.

24

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I I N C I A S Y M A T E R I A L E S

constante en su estructura, ser aconsejable la utilizacin de un cuadro de clasificacin funcional, teniendo en cuenta que las funciones permanecen en el tiempo de manera ms estable. Una vez clasificado el fondo, procederemos a la ordenacin de las series de acuerdo a
su jerarqua, y dentro de cada una de ellas a la ordenacin de los documentos, teniendo en

cuenta que el archivero no decide el tipo de ordenacin, sino que debe respetar el orden original en el que se ha producido la documentacin. Slo en el caso de que nos enfrentemos a fondos totalmente desorganizados optaremos por uno de los tipos de ordenacin existentes (cronolgica, alfabtica, etc.). Evidentemente los problemas que se han planteado durante la fase de identificacin del sujeto productor ocasionan dificultades. El archivero debe saber resolverlas sin obviar esta tarea. Cuando nos encontramos con un fondo producido por varios organismos, en el cuadro de clasificacin podemos asignarle el nombre del ltimo productor, pero haciendo indicacin expresa de todos y cada uno de los organismos que le han precedido. Cuando se producen cambios en la estructura interna del organismo nos encontramos tambin ante un cambio en el organismo productor. Valga como ejemplo las ltimas adscripciones por las que ha pasado la Subdireccin General de Archivos Estatales, que manteniendo sus funciones en el tiempo, ha estado adscrita en los ltimos aos a la Direccin General de Bellas Artes y Archivos del Ministerio de Cultura, para pasar posteriormente a

la Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas de dicho Ministerio. Con posterioridad se producir no slo un cambio en la estructura interna del Organismo, sino incluso un cambio en la denominacin y estructura del mismo, pasando a llamarse Ministerio de Educacin y Cultura, Secretara de Estado de Cultura, Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Subdireccin General de Archivos Estatales. Cada cambio en la estructura implica un fondo diferente; para resolver este problema se hace necesario el establecimiento de un cuadro de clasificacin funcional a la hora de organizar su fondo documental, con indicacin expresa de las sucesivas modificaciones experimentadas. Como vemos, si aplicamos de manera estricta el principio de procedencia llegamos a la identificacin de mltiples fondos, lo que nos obliga a adoptar un cuadro de clasificacin diferente para cada uno de ellos. Para solucionar este problema se aconseja como ya se ha

M E T O D O L O G A P A R A L A I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

25

dicho la utilizacin de cuadros de clasificacin funcionales, ya que las funciones permanecen estables en el tiempo.

El desarrollo de las Administraciones contemporneas, unido al aumento progresivo de la


actividad humana y a la excesiva burocratizacin de los procedimientos, ha producido un crecmiento exponencial en la documentacin. El archivero debe controlar todo el proceso documental, desde su produccin en las oficinas hasta su depsito definitivo en un archivo histrico; por otra parte no es necesario conservar todo lo que se produce, pero tampoco debemos dejar en manos de la ((seleccin natural la decisin de qu papeles deben conservarse.

3.1 DEFINICIN, CONCEPTO Y OBJETIVOS

E l problema de la uniformidad terminolgica sigue siendo uno de los retos de la archivstica. Nos encontramos ante una operacin bien antigua, conocida con el trmino expurgo, que al haber evolucionado y haberse dotado de un corpux metodolgico se integra dentro de una operacin de mayor alcance y que se identifica con la segunda fase de la metodologa archivstica, inmediatamente despus de la identificacin. En realidad no podra entenderse la valoracin sin la identificacin, aunque si podra entenderse sta ltima sin aquella. La valoracin es la fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y deter-

minar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin o eliminacin total o parciaW6. Este termino termin
definitivamente de acuarse Con las f
JORNADAS DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN D E SERIES DOCU-

MENTALESDE LAS ADMINISTRACIONES P~BLICAS, que

como ya se ha mencionado se realizaron en

2 h Diccionario de terminologa archivstica, Op. cit.

26

ESCUELA 1

E DE ~ A l R~ f HA lVD ~ S .h ~

~ Y M ~& Y ~ ~ U i A~l S ~

Madrid, en 1991. A partir de este momento, se entiende la Valoracin como una fase del tratamiento archivstico en la que se determinan plazos para la eliminacin, la transferencia

y el acceso.

A pesar de la sencillez de la definicin nos encontramos con un gran problema


conceptual, ya que valoracin se va a identificar con expurgo y con seleccin y eliminacin, en detrimento de los otros dos aspectos. Los problemas pueden venir derivados de

la formulacin anterior de este proceso archivstico. S i echamos una mirada hacia el pasado, vemos como durante el siglo
XIX

y primera mitad del siglo xx se hablaba del

expurgo como la tcnica de eliminacin de documentos. Pero a partir del III Congreso Nacional de Archivos en Pamplona en 1970 en los que se aborda el tema de la eliminacin, autoras como Pescador del Hoyo y Crespo NogueiraL7, despreciaron los trminos tradicionales de eliminacin y expurgo por ser de signo destructor, aceptando el trmino seleccin; ms tarde, en los aos ochenta, Concepcin Contel no aceptaba tampoco el trmino expurgo, de gran arraigo en la tradicin iberoamericana, como el ms adecuado, ya que recogiendo las ideas anteriores planteaba un anlisis estricto del trmino, llegando a la conclusin de que el expurgo era una destruccin indiscriminada de documentos, y que esta actividad deba ser razonada; esta autora propona un nuevo trmino, que llev a las reuniones de terminologa del mino
TRIA,

C.I.A.

Estamos hablando del tr-

que segn

CONTEL

es la tarea archivstica que consiste en la seleccin

y posterior destruccin, total o parcial de las series documentales cuyo valor intrnseco se
considera ya desaparecido28.Como puede apreciarse, esta definicin es bastante cercana a la de valoracin del diccionario de terminologa de la Subdireccin General de Archivos. Finalmente el trmino vstica.
TRIA

no tuvo arraigo suficiente entre la comunidad archi-

El trmino expurgo ha ido desapareciendo poco a poco del vocabulario archivstico,


aunque todava hay algunos autores que siguen utilizndolo, como Jos Ramn Cruz Mundet, que entiende el expurgo como la fase de tratamiento archivstico en la que se incluye

27

CARMENPESCADORy CARMEN CRESPO.

Seleccin de la documentacin. III CONGRESO NACIONAL DE ARCHIVOS. Ponencias, cornu-

nicaciones y Crnica. ANABAD, Madrid, 1970, pp. 171-1 78.

28

CONCEPCIN CONTEL,

Seleccin y eliminacin de documentos. 111 IORNADAS PROVINCIALES DE ARCHIVOS, Cdii, 1988.

M E T O D O L O G i A P A R A L A I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C l O N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

27

la valoracin, la seleccin y la eliminacinL9,o Manuel Romero Tallafigo, que sita bajo el trmino expurgo todo el proceso archivstico, intelectual y material que lleva a la seleccin, eliminacin y destruccin de los documentos'".

A pesar de estas diferencias terminolgicas, lo importante es que el concepto si que permanece estable en la mayora de los autores. La valoracin ser por tanto la fase del tratamiento archivstico, en la que despus de analizar los valores de los documentos, se decide

si stos deben transferirse a otro archivo del sistema, o si por el contrario deben eliminarse,
o conservarse parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar tcnicas de seleccin. Por lo tanto no podemos identificar valoracin con eliminacin, o con seleccin, y menos con expurgo, sino que debemos entender las anteriores como distintos procesos de una fase mucho ms amplia.

.~

___. .
es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar, los valores inherentes a los docu-

?o La valoracin

mentos y su gradacin. La valoracin debe hacerse desde un conocimiento general de toda la documentacin de una entidad, no sobre una base parcial. J. R.
CRUZ MUNDET.

Manual de archivstica. Fundacin Germn Snchez Ruiprez;

Madrid: Pirmide, 1994, p. 211. El expurgo es un procedimiento que comprende tres etapas sucesivas: valoracin, seleccin y eliminacin. La valoracin consiste en el estudio de las series documentales: su origen funcional, los actos que recogen, su valor administrativo, legal e histrico, de informacin y de investigacin, presente y futuro. Con l a seleccin se determina el destino de los documentos a partir de su valor y los plazos de conservacin/destruccin. La eliminacin es el acto por el cual los documentos determinados son destruidos, bien en su totalidad bien conservando alguna porcin elegida por muestre0 de modo que solamente pasan al archivo histrico los seleccionados para su perpetua conservacins. J. Madrid, 1998.
i(i nExpurgo significa la
R. CRUZ MUNDET y F. MIIKELARENA PENA.Informacin

y Documentatin administrativa. Tecnos:

seleccin sistemtica de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de su actividad por primero, una operacin intelectual, prospectiva, racional, previa y condicionada a otra

una institucin.

...Significa,

operacin material de destruccin y eliminacin de documentos>).MANUEL ROMEROTALLAFIGO. Archivsfica y archivos. Soportes, edificios y organizacin. Carmona: S&C, ediciones, Asociacin de Archiveros de Andaluca, 1994, p. 293.

28

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

COMO RESUMEN:

VALORACIN: Proceso intelectual por el que se estudia la documentacin, determinando sus valores primarios archivos del sistema.
SELECCIN: Proceso de tipo prctico, que sigue las directrices de la fase anterior,

y secundarios, y las fechas de permanencia en los

que diferencia las series a conservar, de aquellas que deben ELIMINARSE, Cuando se trata de seleccin parcial podemos utilizar tcnicas de muestreo. DESTRUCCIN: Procedimiento de tipo fsico, que impida la reconstruccin de los documentos, anterior.

y que se realiza sobre los documentos seleccionados en la etapa

La aplicacin de esta fase de la metodologa archivstica permitir una conservacin adecuada de la documentacin, impidiendo que el incremento de documentos dificulte ms todava la labor del archivero, y sobre todo sin perder informacin que pueda ser valiosa para la reconstruccin de nuestra memoria colectiva.

3.2 DESARROLLO HIST~RICO Y ESTADO DE L A CUESTIN

La acumulacin de grandes masas documentales en los archivos histricos, sin identificar y


sin valorar es algo que caracteriza de manera general a todos los pases iberoamericanos. Esta acumulacin de documentos se produce fundamentalmente durante el siglo
XIX,

y es

entre otras cosas, debido a la burocratizacin del Estado. La idea de Estado Moderno implica un desarrollo administrativo, y la necesidad de que sean varias las oficinas que intervengan en el mismo trmite administrativo. Esto conlleva una produccin ingente de documentacin, que adems es comn a varias oficinas produciendo una duplicidad de la informacin. A sto habr que unir la falta de atencin que se ha prestado tradicionalmente a la

31 PEDROL6PEZ CMEZ. identificacin y valoracin de documentos en Espaa a partir de 1975. ANALESDE DOCUMENTACI~N,

mQ 1, 1998, pgs. 75-97.

M E T O D O L O G I A P A R A L A I D E N T l F l C A C l N Y V A L O R A C I O N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

29

documentacin administrati~a~~, frente a la concentracin de esfuerzos en el tratamiento y descripcin de documentacin histrica. Para Espaa en concreto, Pilar blece dos factores determinantes en la acumulacin de fondos:
FACI

LA CASTA'^ esta-

1." El desarrollo de la Administracin Pblica iniciado a finales del siglo XIX y perfeccionado a lo largo del siglo xx.

- 2." Y una serie de problemas puntuales, entre los que cita

los procesos desamortiza-

dores del siglo

XIX,

la desaparicin del Archivo General Central de Alcal de Hena-

res, la tendencia historicista de los archiveros espaoles, y la progresiva desaparicin de plazas de archivero en todos los archivos. En este ambiente surge la necesidad de plantear criterios racionales de eliminacin, que en un principio parece que surgieron en Estados Unidos, representados por la figura del gran maestro de la archivstica americana Theodore Schelenmberg. Sin embargo, J.R. CRUZ M U N DET

recoge las aportaciones de o.

KOLCRUD, que

en su obra The evoluction ob basical

appraical: come comparative obser~ation'~, sita los orgenes de este tipo de prctica en las tradiciones archivsticas europeas, en concreto en la britnica y la alemana. Segn este autor, en Gran Bretaa, ya en 1877 se autoriza la destruccin de documentacin que no tuviera valor administrativo. En Alemania lo que hoy entenderamos como cuadros de valoracin, o calendarios de conservacin, se desarrollaron desde 1832, jugando el archivero un papel importante en este proceso. En Espaa tambin tenemos constancia de autorizaciones para la eliminacin de documentacin a finales del siglo
XIX

y principios del xx. La existencia de un tratamiento de la

documentacin administrativa est documentada desde la creacin del Archivo General Central de Alcal de Henares en 185875 al que se remitirn todos los papeles de carcter

i! Todava hoy se mantiene abierta la disputa entre

los que opinan que el archivero slo debe centrar su atencin sobre

la documentacin histrica, y lo que defienden la intervencin del archivero desde la misma produccin de los documentos.
31
PILAR FACI.

Metodologa y aplicaciones de los principios de identificacin y valoracin en Espaa: resultados obtenidos.

Entre historiadores y archivistas: e l dilema de la valoracin documental. Mxico, Archivo General de la Nacin, 1995. Adems en esta obra encontramos otros trabajos sobre el tema que nos ocupa relativos al rea iberoamericana. i-l Publicado en American Archivist, 55, 1 , 1992, pgs. 26-39.
Y i R.D. de 17 de Julio de 1858, por el que se crea el Archivo General Central.

30

ESCUELA IBEROAMERICANA

DE ARCHIVOS.

EXPERIENCIAS

Y MATERIALES

administrativo de las Secretaras de Estado cuando el transcurso del tiempo los haga intiles para la instruccin de los negocios)). Este flujo documental que se haba visto interrumpido

desde la saturacin del Archivo General de Simancas en 1 85236, se vena realizando a este
archivo desde Felipe I I . Con respecto a las eliminaciones, en 1854 exista ya la voluntad de eliminar documen-

to~~ al ' , menos en los archivos de la administracin de justicia, y en 1874 tenemos noticias

de la primera autorizacin para eliminar documentos en el Archivo General del Ministerio de la Gobernacin. Una poltica ms continuada ser la que se realice en los archivos del
Ministerio de Hacienda, sobre todo a partir de la R.O. de 5 de septiembre de 1916, por la que se dispona que en los archivos de dicho Departamento se hiciera una relacin de pape-

les intiles. Por el Ministro se crearon diferentes C o m i ~ i o n e s que ~ ~ tenan como misin estudiar la documentacin, y elevar propuesta de eliminacin a la Junta Facultativa de Archivos,
quien autorizaba las eliminaciones, stas se producen en 191 7, dictaminando la Junta que se conservara una determinada cantidad de los fondos a inutilizar como ((curiosidad y modelo de lo que eran los citados documentos, pudiendo conservarse un legajo en el Archivo Histrico Nacional39. Esta poltica de eliminaciones se repetir en los aos veinte40, pero se ver interrumpida durante la Guerra Civil espaola. En 1940 se comienzan a sufrir los problemas derivados de una larga contienda, que junto a la desaparicin del Archivo Gene-

ral Central en 1939, crearn una situacin insostenible en los archivos centrales. En este clima se vuelve a la necesidad de eliminar documentacin, eliminaciones que se autorizarn para Instruccin Pblica en 19414' y Justicia en 1 94742.En 1942 Fernndez Pouca propone

Ih

FRANCISCO JAVIER LVAREZ PINEDO,

JOS LUIS RODRiCUEZ DE DIECO. LOS Archivos

Espao/es. Simancas. Madrid: Ministerio de

Cultura, Direccin General de Bellas Artes y Archivos, 1993, pp. 33.

37

R.O. de

Gracia y Justiciade 12 de mayo de 1854.

38 E n concreto la comisin creada para dictaminar sobre los fondos de la Direccin General de la Deuda estaba formada
por cuatro funcionarios, dos del rea de administracin y otros dos del archivo, con el objeto de informar los dos primeros sobre el valor administrativo de los fondos examinados, y lo segundos para dictaminar el carcter histrico de

los mismos.
30
41
ACA, E.C.,

kg. 81 76, eXpt. 48.


Op,

40 PESCADOR y CRESPO,
ACA,

Cit.

Caja 31/7.066.

4- ACA, Caja 31/7.067.

M E T O D O l O G i A P A R A LA I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

31

un sistema de gestin documental para la Vicesecretara de Educacin Popular, en cuyas instrucciones se destaca que la destruccin de lo intil [la documentacin] por no tener valor histrico)) se realizara en el Archivo No podemos hablar por tanto de una poltica continuada de eliminaciones aunque s de una preocupacin de los profesionales por el tema, como queda patente en el Congreso Nacional de Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios celebrado en 195044,y en los Congresos Nacionales de Archivos de 1963", 1 96546 y 1970".

A mediados de los cincuenta, influido por las tradiciones germana e inglesa, Schellengerg formula su famosa teora de los valores de los documentos, teora que llegar inmediatamente a Espaa. Esta teora se basa en la existencia de dos valores en los documentos:

Un valor primario, que tienen todos los documentos para la Administracin que los
ha originado, y que ser un valor efmero, y

Un valor secundario, que es el que poseen los documentos para la investigacin,


como fuente para la Historia, y que ser permanente. Las teoras de Scheilenberg llegarn a Espaa en los aos sesenta, aunque ya con anterioridad Matilla y Bordonau, representantes espaoles en el III Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en 1956, se referan a un valor primario de los documentos, el valor admin~strativo,pudindose aplicar eliminaciones una vez que ste hubiera desaparecido. Plantean tambin la necesidad de crear unas tablas de valoracin a las que denominan ((cdigoo lista de documentos tipo en el que conste el perodo o vida administrativa, y si despus de esta merecen o no conservarse)).
E n el I Congreso Nacional de Archivos, Matilla recogiendo ya la teora de los valores de Sche-

Ilenberg, establece una serie de puntos respecto al expurgo, entre los que podemos destacar:

~ $ ACA, 3 caja 31R.066.

43 La informacin sobre este Congreso puede encontrarse en

60LETfN

de la Asociacin Nacional de Bibliotecarios, ArchiANABA,

veros ~Arquelogos. Ao 1, n.o 3, Madrid, Junio, 1950.

4 5 I Congreso Nacional de Archivos. Sevilla 1963. Archivos Modernos. 8 o L E r h de la


ro-julio, 1966.

n . O 46, 1963.

4b II Congreso Nacional de Archivos. Valencia 1965. Los expurgos de documentacin)). BCILFTN de / ~ A N ~ n." A , 5 1 , ene-

3: 111 Congreso Nacional de Archivos. Pamplona 1970. IV Congreso Nacional de Bibliotecas, lll Congreso Nacional de Archivos. Ponencias, comunicaciones y crnica. Madrid: ANABAD, 1970.

32

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I h L E S

Corresponde al Archivero y sus organismos tcnicos superiores la facultad de discernir entre los documentos que tienen o pueden llegar a tener valor primordial para

la Historia y los que carecen de esa cualidad. f . . . ] Naturalmente, esa operacin ha de


realizarse con la documentacin considerada intil para los actos administrativos, sea por carencia de inters (ejemplares duplicados y mltiples, borradores, etc.) o por haber prescrito su valor administrativo)). En la Administracin Pblica los expurgos de documentacin podrn ser hechos de manera casi automtica si los archiveros disponen de un cdigo de tipos documenta-

les en que se determine la vigencia administrativa de cada uno; si se le considera o

no con valor histrico, si de varios ejemplares del documento ha de conservarse uno o ms; si debe quedar el ejemplar del Organismo central o el del provincial; series
completas o partes seleccionadas; lo de todos los aos, o uno de cada cinco, de cada diez, etc., e t ~ . ) ) ~ ~ .

En 1970, Crespo y Pescador establecen ya cinco puntos a tener en cuenta a la hora de realizar el expurgo de la documentacin:

1. la antigedad,
2. la caducidad administrativa,

3 . la posibilidad de suplir el contenido con otros documentos,


4. la duplicidad o repeticin de ejemplares, y

5. el valor histrico.

No todos los pases han tenido una poltica de eliminaciones como Gran Bretaa o Alemania. Frente a estas tradiciones tenemos otras escuelas como la representada por LODOLINI,

de corte ms tradicional y conservador, que dice que si el archivo es un conjunto de

documentos procedentes de una institucin y que por tanto estn unidos entre s por el vn-

culo de la procedencia, la eliminacin de alguna parte de este conjunto sera un hecho anti
archivstico, llegando hasta el punto de comparar la eliminacin con la amputacin de algn miembro en el cuerpo humano49.En contra de este smil el utilizado por Manuel Vz-

48

ANTONIO MATILLA TASCN,Conservacin y

expurgo de documentos. Ponencia presentada en el 1 Congreso Nacional de

Archivos, Sevilla, octubre 1963. Acta de ias Sesiones. Boletn de /a ANABA, n." 46, 1963, pgs. 4-10.
49 Estas opiniones las vierte en el curso de una conferencia impartida con motivo de la inauguracin del Archivo Regio-

nal de la Comunidad de Madrid en 1994.

ME7ODOLOGfh P A R A L A I D t N T I F i C A E 1 N Y V A L O R h C i 6 N D E F O N D O S D O C U M E N T A L E S

33

quez50en su manual de seleccin documental, la seleccin documental no es una mutilacin se parece a la curacin de un obeso. En el punto totalmente inverso a Lodolini se encuentra la escuela norteamericana, que plantea la necesidad de una valoracin documental atendiendo no slo a planteamientos archivsticos, sino tambin econmicos, como son los derivados de los costes de almacenamiento, conservacin y servicio. Estas sern las bases del sistema de RECORDS MANACEMENT americano, cuya ptica es ms administrativa y econmica que archivstica: trata de optimizar el funcionamiento de la administracin, limitando la cantidad de documentos producidos y la duracin de su con~ervacin~'~ En 1985 se aprueba la Ley 16/85 de Patrimonio Histrico Espaol, y en ella se seala que

el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacin y utilizacin de los documentos de la Administracin del Estado y del sector pblico estatal, as como su integracin en los Archivos, y el rgimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos corresponder a una Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya composicin, funcionamiento y competencias especficas se establecern por va reglamentaria. Para poner en marcha esta Comisin era necesario que se dispusieran de una serie de estudios y trabajos, a partir de los cuales se pudiera empezar a trabajar. As surgieron en 1988 dentro de la Direccin de Archivos Estatales una serie de Grupos de Trabajo con unos criterios y planteamientos comunes, que ya se han comentado, y que deban enfrentarse de la misma manera al problema de la acumulacin y seleccin de fondos. Gracias a sus aportaciones y trabajos, hoy disponemos de una serie de propuestas para la recin creada Comisin Superior Calificadora de Documentos Adm i nistrativos.

l _ _ . . . . _ _ _ _ _ _ l _ _ _ I _

3)MANUEL VZQUEZ

MURILLO.

Manual de seleccin documental. Carmona: S&cediciones, 1995.

51 El Records Management cubre todo el ciclo de vida de los documentos, desde su nacimiento hasta su desaparicin, a

travs de tres fases: creacin, mantenimiento y uso, y disposicin. Una mayor informacin sobre este sistema puede encontrarse en la obra de JOAQUIM
LLANS,

Gestin de documentos. Definicin y an/isis de modelos. K?ARCI, 1993.

34

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

3.3 METODOLOGA PARA LA VALORACIN D E FONDOS

E n la fase de valoracin se tienen que tener en cuenta una serie de criterios que unidos al anlisis de los valores de los documentos nos darn las pautas para determinar los plazos

de transferencia entre los diferentes archivos del sistema, y los plazos de seleccin o eliminacin.
A n l i s i s de los v a l o r e s de los documentos

3.3.1

El anlisis de los valores se centrar en la identificacin de los valores primarios, para determinar su caducidad administrativa, y en e l estudio del desarrollo de los secundarios. Recordemos que la teora de los valores es planteada por Schellenberg en su obra Archivos Modernos, Principios y Tcnicas, y a partir de entonces recogida por la mayora de los autores. Resulta interesante el esquema planteado por VzquezS2 inspirado en la teora de Sche-

Ilenberg:

VALORES

DE L O S D O C U M E N T O S :

inmediatos o primarios
interesan a la institucin productora y al iniciador.

- Presentan aspectos: Administrativo

Legal Contable Tcnico


-

Existen durante los momentos de: Trmite Vigencia Plazo precauciona I

Se evalan para dar plazo de retencin en una tabla

- Terminan en ((desafectacin)) o disponibilidad.

5: o p . cit. pg. 54.

M E T Q D Q L O G I A P A R A LA I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I O N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

35

Mediatos o secundarios
- interesan a la investigacin y a la historia. - Se clasifican:

Predecibles o evidenciales

N o predecibles
Importantes Complementarios
- Se juzgan para: Destruccin

Conservacin permanente

El Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura no entra en teoras


archivsticas, pero al definir los valores utiliza la clasificacin propuesta por Schellenberg, estableciendo dos tipos de valores, los primarios (Administrativo, Contable, Fiscal, Jurdico y Legal) y los secundarios (histrico e informativo). De esta manera y como resumen, examinemos el siguiente cuadro:

v. ADMINISTRATIVO: Aqul que tienen los documentos para la Administracin que los ha producido, como testimonio de sus procedimientos y actividades.

v. LEGAL:Aqul que pueden tener los documentos para servir como testimonio ante la Ley.
~~

PRIMARIOS

v. FISCAL: Aqul que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias. v. j u R D i c o : Aqul del que se derivan derechos u obligaciones legales
regulados por el derecho comn.

v. CONTABLE: Aqul que tienen los documentos que pueden servir de explicacin o justificacin de operaciones destinadas al control presupuestario.

v.
SECUNDARIOS

INFORMATIVO: Aqul que sirve de referencia para la elaboracin o

reconstruccin de cualesquiera actividades de la Administracin.

v.

HISTRICO: Aqul que posee un documento como fuente primaria para la HISTORIA.

36

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

La determinacin de estos valores no es una tarea fcil. Todos los autores coinciden en afirmar que la Valoracin es la tarea ms difcil con la que se tiene que enfrentar el Archivero en su trabajo. Si nos centramos en la eliminacin, nos asaltar la duda: jverdaderamente esta documentacin no se presentar en algn momento como imprescindible para

la investigacin histrica? La reflexin debe hacerla cada uno, pero hay que tener en cuenta que conservar toda la documentacin que produce una Institucin no supone ninguna garanta para la investigacin; tratar adecuadamente un volumen ingente de papel es mucho ms costoso y mucho ms difcil, de tal manera que el investigador corre el peligro de ahogarse en un mar de papeles. Por otra parte la acumulacin de ingentes materiales de papel impide su correcto tratamiento, favorece la desorganizacin e invita a la destruccin, con lo que una poltica cientfica de eliminaciones beneficia en definitiva a

la investigacin.
3.3.2

Criterios a t e ne r en c ue nt a antes de l a val o r aci n

Junto con los valores de los documentos tenemos que tener en cuenta una serie de criterios que nos ayudarn a reflexionar sobre la documentacin que estamos investigando. Manuel Romero Tallafigo5 propone: Criterio de procedencia y evidencia: son ms valiosos los documentos que proceden de una institucin o seccin de rango superior en la jerarqua administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible. Criterio de contenido: La misma informacin es mejor conservarla comprimida que extendida. Criterio diplomtico: es preferible conservar un original a una copia. Criterio cronolgico: Fecha determinada por cada pas a partir de la cual no se puede realizar ninguna e l i m i n a ~ i n ~ ~ .

MANUEL ROMEROTALLAFICO,

Archivstica y archivos. Soportes, edificios y organizacin. Carmona: S&C, ediciones. Aso-

ciacin de Archiveros de Andaluca, 1994.

5 4 En Espaa los Grupos de Trabajo de la Direccin de Archivos Estatales decidieron acotar sus estudios en 1939, fecha
clave en la historia de Espaa, ya que supone un cambio de tipo poltico y administrativo. No se aconseja la seleccin de documentacin anterior a esta fecha.

METODOLOG~A PARA LA IDENTIFICACI~N

Y V A L O R A C I ~ NDE FONDOS D O C U M E N T A L E S

37

Tambin pueden tenerse en cuenta los criterios generales de evaluacin y seleccin de documentacin propuestos por la Generalitat de C a t a l ~ n y a que ~ ~ , aconsejan conservar:

1. Los documentos textuales que permitan conocer los orgenes del organismo, su organizacin y evolucin.

2. Los documentos que permitan conocer los procesos de elaboracin de leyes y reglamentos que afectan al organismo.

3. Los documentos textuales que permitan valorar la eficacia de la actividades del organismo.
4. Los documentos que supervisan el funcionamiento interno del organismo.

5. Los documentos que tienen datos significativos sobre un acontecimiento, un individuo, una institucin o un lugar, o sobre las ciencias y tcnicas.
6. Los documentos que conservan datos significativos sobre acontecimientos o movi-

mientos importantes de la historia poltica, econmica y social.

7. Los documentos que contienen datos necesarios para la proteccin de los derechos
civiles, financieros, jurdicos u otros derechos de los individuos, instituciones y de la misma institucin. 8 . Los documentos que contemplan de manera significativa la informacin contenida en otros fondos o series documentales.

9. Los documentos que responden a las necesidades del anlisis estadstico y de la historia cuantitat va.
3.3.3 Metodologa de trabajo

Como ya se ha mencionado, la fase de valoracin aprovecha los trabajos de la identificacin, de tal manera que se estudiar cada una de las series identificadas, con el fin de establecer las propuestas de conservacin y transferencia, o de eliminacin. Si el lugar de la identificacin era fundamentalmente el archivo central y su conexin con los archivos de gestin, la valoracin se realizar tanto en el archivo central como en el intermedio, reali-

Orden de 15 d e octubre de 1992, por la que se aprueban los criterios generales de evaluacin y seleccin de docuDiari Oficial de la Generalitat de Catalunya, n.Q 1.688, 30 de mentacin y el modelo de propuesta corres~ndiente. diciembre de 1992.

38

E S C U E L A ~ ~ ~ R ~ A M E K I CDE A N AR AC H I V O S . F X P E K I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

zndose en el archivo de oficina nicamente tareas de limpieza que no podemos considerar como valoracin. En el archivo central se realizarn los estudios sobre su propia documentacin, mientras que en el intermedio se proceder a la comparacin de series documentales producidas por diversos organismos, y se colaborar con los archivos provinciales, fijando criterios para

la documentacin producida por la administracin central perifrica.

As podemos establecer los siguientes pasos a seguir:

1 . Acotacin del objeto de estudio, desde un punto de


vista orgnico y cronolgico, decidiendo s i se estu-

dia la produccin completa de un organismo, una serie documental o series documentales de varios organismos.

2. Identificacin del organismo u organismos productores.


3. Identificacin de las series documentales.

Esta informacin nos vendr dada por la fase de ~denti~caci~n. Si no, procederemos a s u realizacin.

4. Elaboracin de los cuadros de clasificacin.


5. Confeccin del Repertorio General de Series.

6. Anlisis de cada serie documental, determinando los La informacin obtenida

valores primarios y secundarios; estudio del trmite, y en cada una de estas tareprocedimiento que generan los expedientes, y documen- as nos llevar a la confectos bsicos que componen cada tipo documental.

cin de tos cuadros de

7. Estudio comparativo de las series c~mplementarias~~ y valoracin y seleccinsq, paralelas5 de tos distintos organismos, indicando donde donde se indicar el plazo
se encuentran. Aqu se comparar la informacin que tie- de transferencia, y el de

ne cada uno de los expedientes generados por cada una conservacin y la fecha a de las unidades que intervienen en un procedimiento partir de la cual se puede

5h
57

SERIES COMPLEMENTARIAS:

Son aquellas que respondiendo a trmites administrativos diferentes, contribuyen todas a la rea-

lizacin de un mismo objetivo, resultando as una informacin coniplementaria.


SERIES PARALELAS: Son

aquellas que materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestin

econmica, gestin de personal) que en consecuencia son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido.

M E T O R O L O G i A P A R A L A I D I N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

39

concreto, y se realizar mediante la comparacin del acometer la eliminacin contenido bsico de los d o c u m e n t o ~ . ~ ~ por haber caducado los
8. Valoracin de cada serie documental, con expresin de valores primarios y care-

sus plazos de transferencia, conservacin y o elimina- cer de secundarios. En el cin, y plazos de acceso. caso de que se aconseje eliminacin parcial se indicar tcnica de seleccin a seguir. Para facilitar la sistematizacin de la informacin, todos los datos obtenidos en esta fase se pueden ir plasmando en una ficha de valoracin, que una vez finalizada deberemos unir al repertorio de series documentales. Lo lgico es utilizar la ficha de identificacin de series ya cumplimentada en la fase anterior, cuya informacin nos es indispensable, procediendo a su identificacin en el caso de que no lo estn.

Los datos imprescindibles en una ficha de identificacin y valoracinb0 de series


sernb':

TIPO DOCUMENTAL

ORGANISMO P R O D U C T O R

. . .
XVI

5:: Vase en ANEXO

un ejemplo de cuadro comparativo de los documentos bsicos que componen expedientes de series

complementarias iguales generados por distintas unidades, propuesto por el Grupo de Trabajo de Archivos Administrativos. I Jornadas sobre metodologa... op. cit.

5 ' ) ((Instrumentoresultante de la fase de valoracin de un fondo que precisa los documentos que se deben conservar y
aquellos otros que se deben eliminar al final de un perodo determinado especificando el procedimiento concreto en que ha de realizarse (muestreo, cambio de soporte, etc.), de acuerdo con el correspondiente manual de normas,). DICCIONARIO

de terminologa archivstica. Madrid: Ministerio de Cultura, Direccin de Archivos Estatales, 1993.

(10 En negrita aparecen los campos que deben cumplimentarse obligatoriamente en la fase de valoracin.
O i En el anexo VI se presenta un ejemplo de ficha de identificacin y valoracin de series cumplimentadas.

40

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T R I A L E S

__

D O C U M E N T O S QUE C O M P O N E N EL EXPEDIENTE

ORDENACI~N DE L A SERIE
I N S T R U M E N T O S D E D E S C R I P C I ~ NE X I S T E N T E S

V I G E NC 1 A A D M1 N 1 S T R A T I V A PLAZOS D E T R A N S F E R E N C I A
___

PROP U E STA D E

c O N s E R V A CI N
~

PROCEDIMIENTO D E S E L E C C I ~ N

ACCESO L I B R E O R E S T R I N G I D O , Y F E C H A D E A C C E S O EXISTENCIA D E SERIES D U P L I C A D A S FECHAS E X T R E M A S D E L A S E R I E Y S I C N A T U R A S OBSERVACIONES

3.4 RESULTADOSDE LA FASE DE V A L O R A C I ~ N

De los estudios realizados en la fase de valoracin se desprenden una serie de resultados,


que son: 1. Establecimiento de los plazos de transferencia. 2. Establecimiento de los plazos de seleccin y eliminacin.

3. Establecimiento de los plazos de acceso.


Establecimiento de los plazos de transferencia

3.4.1

Las transferencias son el procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo,

mediante el traslado de fracciones cronolgicas de series documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de valoracin para cada una

de las etapas del ciclo vital de los documentos.

M E T O D O L O G I A R A R A L A l D E N T l F l C A C l N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

41

Esta teora establece una serie de etapas por las que van a pasar los documentos desde su creacin hasta su depsito definitivo o eliminacin, diferencindose cuatro tipos de archivos: el archivo de gestin, el central, el intermedio y el histrico. Los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de ellos se establecieron tradicionalmente en los siguientes: cinco aos para el archivo de gestin, diez aos en el archivo central, de quince a veinticinco aos en el intermedio, y de manera definitiva en el histrico. Este flujo documental queda estructurado en el Decreto de creacin del Archivo General de la Administracin, de 8 de mayo de 1969, en el que se establece que todas las oficinas debern remitir al Archivo Central de cada Departamento Ministerial la totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos de resolucin que afecten de algn modo a derechos o intereses del Estado o de los administrados, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la Administracin las actuaciones conducentes a la total ejecucin de sus pronunciamientos6Z. La documentacin de los Archivos Centrales de los Ministerios se trasladar al Archivo General de la Administracin Civil al cumplirse

los quince aos de su ingreso en los


validez administrativa y tenga valor

al Archivo Histrico Nacional [se remi-

tir] aquella documentacin que con ms de veinticinco aos de antigedad carezca,

..., de

Estos plazos temporales deben servirnos de gua, no obligarnos a su cumplimiento. Por ejemplo, no debern transferirse con carcter general a un archivo central documentos con menos de cinco aos de antigedad, y siempre que la frecuencia de consulta no haya descendido casi totalmente. Sin embargo autores como
]. VAN

ALBA DA^^ dicen que este plazo

debe ser tomado como tope mximo, ya que despus de un ao de finalizada la tramitacin de un expediente, est demostrado que el 90 Yo de la informacin se considera caducada, y por tanto no se consulta; este plazo llega a alcanzar el 99% a los cinco aos. Esta refle-

'i.!
1i.4

Decreto 914/1969, de 8 de mayo, de Creacin del Archivo General de la Administracin. BOE 26 de mayo. Art. 2." Decreto citado, art. 3.". Esta plazo qued as establecido precisamente para que durante ese periodo la documentacin recibiera un tratamiento adecuado, a la vez que iban descendiendo los valores primarios de los documentos, y por tan-

to su actividad administrativa.
ti4 Art. 4.".

t i 5 J.

VAN ALBADA.

Come refiections on archives management,

IANUS,

1991, 1. Citado por J.

R. CRUZ MUNDET,

op,. cit.,

pg. 192.

42

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

xin tampoco debe ser tomada al pie de la letra, ya que son muchos los factores que pueden producir una necesidad de consulta sobre los documentos una vez han sido producidos. Es en este momento cuando se deben tener en cuenta dos criterios para proceder a su transferencia desde la oficina al archivo central: Que estn finalizados todos los expedientes. Que haya descendido la frecuencia de consulta.

Los envos de documentacin desde las oficinas al archivo central sern coordinados por el
archivero, quin determinar qu expedientes deben transferirse, y en qu momento, basado siempre en el estudio de las series documentales, su produccin, su informacin y su trmite, estableciendo sobre la base de los criterios adquiridos durante la fase de estudio, si la documentacin debe ser eliminada, o transferida; de sta manera indicar a las oficinas cundo deben proceder a transferir su documentacin al Archivo Central, y determinar la documentacin que desde ese Archivo debe salir con destino al Archivo Intermedio, donde finalizarn sus valores primarios, y se fijar finalmente su conservacin definitiva o eliminacin, en caso de no haberse hecho en el archivo central. Para proceder a la transferencia de documentacin al Archivo Intermedio deben tenerse en cuenta adems los siguientes aspectos: Estudiar los plazos de prescripcin administrativa, que deben ser comunicados al Archivo Intermedio. Atender al ndice de frecuencia de consulta. Informar sobre el porcentaje de incremento de cada expediente una vez finalizado el trmite (e indicar si plantea problemas su remisin en momentos posterioresbb). Tener en cuenta que las series duplicadas slo sern transferidas al Archivo Intermedio en caso de no conservarse la serie original. De esta manera debe quedar claro que a la hora de plantearse una TRANSFERENCIA, una vez que se han establecido los plazos, es que sta no es un desalojo de papeles que por su escasa consulta ya se consideran intiles, sino que debe ser un traslado ordenado y controlado,
y sujeto a unas normas decididas con criterios objetivos en funcin de la fase de valoracin.

A esto debemos aadir que la Ley de Patrimonio Histrico Espaolb7,en su artculo 65.1

66 Vase en el captulo dedicado al control administrativo de los documentos, las intercalaciqnes de fondos.
11: Ley 16/85 de 25 de Junio, de Patrimonio Histrico Espaol.

M E l O O L O G A P A R A LA I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I O N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

43

establece que ((cada Departamento Ministerial asegurar la coordinacin del funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los organismos a l vinculados)), lo que implica que los archivos centrales deben estar dotados de espacio suficiente, buenas instalaciones y personal adecuado. La carencia de alguno de estos aspectos no puede ser considerada como criterio determinante para la realizacin de una transferencia. Antes de proceder a la transferencia se proceder a la eliminacin de duplicados, fotocopias, carpetillas, carpetas, etc., que deber considerarse como tareas de limpieza, nunca de seleccin o eliminacin. El instrumento resultante de esta tarea archivstica es la R E L A C I ~ N
DE ENTREGA.

A la hora de realizar una transferencia de documentacin de un archivo a otro, y siempre siguiendo las instrucciones dadas por el archivo receptor, hay que seguir una serie de pasos6':

Preparacin de los documentos: la primera labor debe ser la revisin de todos los
documentos que se vayan a transferir para conseguir los siguientes objetivos:

1 . Comprobar que los expedientes estn debidamente organizados, organizacin


que debe reflejar la estructura orgnica y funcional de la unidad productora y el orden que le corresponda a cada tipo de expedientes.

2. Comprobar que cada expediente est completo y que no falte ningn documento.
3. Eliminar los duplicados, siempre y cuando se conserven los originales.

4. Eliminar las grapas, clips, gomas y todos aquellos elementos que puedan ser perjudiciales para la conservacin del papel, as como las carpetas de gomas, carpetillas de plstico, clasificadores, etc ...

Ordenacin en cajas: los expedientes, una vez revisados, se introducirn en cajas de


formato normalizado teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:

1. El nmero de expedientes que se introduzca en cada caja depender de su grosor,


procurando que no quede ni excesivamente llena ni vaca, ya que en ambos casos se afectar negativamente a la conservacin de los documentos. 2. Debe procurarse que un expediente no quede dividido en dos cajas, aunque cuando
-

_._--

_ _ . . _ _ _ _ . _ . . _ . _ l _ . l

bt! Vanse las

NORMAS PARA LA REALlZACldN DE TRANSFERENCIAS

del Archivo General de la Administracin, que aparecen COmO

anexo I I

44

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R l A L l i S

sto es estrictamente necesario se indicar adecuadamente en el impreso de relacin de entrega.

3. Las cajas debern llevar un nmero correlativo que facilite su localizacin, y que
deber corresponder con el sealado en la relacin de entrega 4. Ser obligatorio enviar junto a la documentacin todos los instrumentos elaborados por el archivo remitente (ndices, inventarios, etc..) relativos a la documentacin que se remite, y que debern ser consignados a su vez en las Relaciones de Entrega.
3 . 4 . 1 . 1 LA RELACiN DE ENTREGA

Toda transferencia debe ir acompaada de su correspondiente Relacin de Entregaby. sta es un documento normali~ado~, que sirve en primer lugar para el control de la documentacin en sus traslados, y debe ser cumplimentada siguiendo las instrucciones del archivo receptor.

Es importante que se utilice un impreso diferente para cada una de las series o fracciones de serie que se transfieran, ya que con ellas podremos favorecer la formacin del repertorio
general de series. Estas Relaciones de Entrega, se debern enviar por triplicado al archivo receptor antes de la transferencia fsica de la documentacin, quien dar permiso para el envo de la documentacin una vez comprobadas las mismas. El motivo de remitir las relaciones de entrega por triplicado obedece a que una vez cotejadas con la documentacin, se firman, sellan y se les asigna nmero de registro general de entrada de fondos; con el primer ejemplar se formar el Registro General de Entrada de Fondos, con el segundo el Registro de organismos, mientras que el tercero ser devuelto al archivo remitente con el que se confeccionar el registro general de salida de fondos.

3.4.2

E l establecimiento de los plazos de seleccin/eliminacin

Una vez investigados los valores de los documentos, su trmite y su caducidad administrativa, una vez comprobada la desaparicin de los valores primarios, y la existencia de series

1 1 1

. _ _ . l _ ^

h) VanSe ANEXOS

VI1 y VIII.

70 Vase el modelo utilizado por el Archivo General de la Administracin, incluido como Anexo VIII. Para ms informacin se puede consultar
ENTRADA

y salida de documentos en los Archivos. Madrid: Subdireccin General de Archivos

Estatales, 1996, en el que se proponen diferentes modelos, segn se efecte la transferencia de fondos de los archivos de gestin al central, o en las fases sucesivas del sistema.

METODOLOG PA IA R A L A ~ D E N T ~ F ~ C AY CV ~A ~ LNO R A C I ~ ND E F O N D O S D O C U M E N T A L E S

45

paralelas, llega el turno a la seleccin. Esta es la tarea ms complicada del trabajo del archivero que deber realizarse fundamentalmente en el Archivo Central y en el Archivo Intermedio, y que tendr como objeto indiscutible de estudio la SERIE
DOCUMENTAL.Mediante esta tarea

se decide la conservacin o eliminacin de la serie, y en su caso si sta debe ser total o parcial; en el caso de que sea parcial debe proponerse el procedimiento ms adecuado, que puede ser bien el cambio de soporte, o el muestreo. Todos estos datos pasarn a formar parte del

cuadro de valoracin y seleccin. Este instrumento ser el que se eleve a la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que en Espaa es el rgano competente para aprobar la eliminacin definitiva. Una vez aprobada la propuesta de eliminacin, se publicar en el Boletn Oficial del Estado, y se proceder a la destruccin fsica.

3 . 4 . 2 . 1 LA UTILIZACIN DEL MUESTRE0 C O M O TCNICA DE SELECCIN DE LA DOCUMENTACIN2

E l muestreo como tcnica de seleccin de la documentacin, no debera ser utilizado nunca por s slo sin haber realizado con anterioridad la valoracin del fondo, sino que el archivero se ayudar de esta tcnica slo en el caso de que del resultado de su valoracin se desprenda que se puede producir la eliminacin de una serie. La caracterstica esencial del muectreo es que los elementos escogidos sean representativos de un conjunto ms amplio. El muestreo es la extraccin de un porcentaje ms o menos representativo de un conjunto de expedientes demasiado voluminosos o poco interesantes para ser conservados en su totalidad. Es indispensable que la muestra seleccionada refleje lo esencial de los valores del conjunto.

El volumen del muectreo deber variar, lgicamente, en funcin de la masa de documentos que vamos a seleccionar, y segn la variedad de los procedimientos. Por lgica, Felix Hull dice que cuanto ms grande es la muestra, ms exacto es el resultado)). Existen varios tipos de muestreo; la eleccin del mismo la haremos en funcin de las caractersticas de la documentacin a seleccionar.

71 Vase en los

ANEXOS XVII

XVIII

las propuestas de valoracin y eliminacin de series realizadas respectivamente por el Utilizacin de tcnicas de muestreo en la conservacin de Regis-

Grupo de Hacienda, y el de Gobiernos Civiles.

72 S e va a seguir fundamentalmente la obra de FLIX

HULL,

tros: un estudio RAMP y directrices al respecto. Pars: PGI, Unesco, 1981.

46

ESCUELA

I ~ ~ R ~ A ~ E R I DEC AAR ~ C~ A I V O S .E X P E R I ~ N C I A SY M A T E R I A L E S

Mtodo del ejemplar o testigo Consiste en seleccionar uno o varios expedientes, dentro de una serie documental, para ilustrar la prctica administrativa del momento. No debemos considerarlo como una autntica muestra, puesto que no pone de manifiesto las caractersticas del conjunto. Muestreo cualitativo o selectivo

Es una operacin totalmente subjetiva puesto que se basa en una serie de criterios
preconcebidos de antemano, mediante los cuales se conservan los documentos que se consideran ms importantes o significativos de una serie. Muestreo sistemtico Consiste en establecer un criterio previo de seleccin numrico, cronolgico, geogrfico o alfabtico, mediante el cual se va a realizar el muestreo. EJ el que ofrece una mayor garanta, aunque debe tenerse en cuenta que no podemos aplicar todos sobre cualquier serie documental, sino que en funcin de su organizacin aplicaremos un criterio u otro. Muestreo Aleatorio S e basa en el principio estadstico de que la aleatoriedad implica que todo expediente que forme parte de una serie documental tiene las mismas posibilidades de representarla. Por tanto, la muestra se debe tomar al azar. Cuanto mayor sea el tamao de la muestra, ms exacto y fiable ser el resultado obtenido.
3.4.2.2 ELEVACIN DEL CUADRO DE VALORACIN Y SELECCIN A LA C O M I S I N SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

La eliminacin de documentacin constituyente del Patrimonio Documental Espaol (todos


los documentos producidos por una oficina pblica forman parte del Patrimonio Documental Espaol desde el mismo momento de su crea~in~) no puede realizarse de cualquier manera, sino que est sujeta a una serie de requisitos. El propio art. 55 de la Ley 16/85 esta-

blece que la exclusin o eliminacin de bienes del patrimonio Documental y Bibliogrfi-

73 Los documentos integrantes del Patrimonio Documental Espaol quedan perfectamente definidos en el artculo 49.2 de

la Ley 16/85 de Patrimonio Histrico Espaol.

METODOLOG PA IA R A L A IDENTIFICACION Y V A L O R A C I ~ ND E F O N D O S D O C U M E N T A L E S

47

co contemplados en el art. 49.2 y los dems de titularidad pblica deber ser autorizada por la Administracin competente)). Una vez que el archivero ha elaborado su cuadro de valoracin y seleccin debe elevar la propuesta a las autoridades competentes, quienes dictaminarn finalmente su eliminacin, y por tanto procederemos a la destruccin fsica de los documentos y a la elaboracin del acta de eliminacin. En Espaa la Ley del Patrimonio Histrico Espaol, en su artculo 58 estableci la creacin de la ((Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos)), con la misin de dictaminar la inutilidad administrativa de los documentos y su rgimen de acceso. Esta Comisin ha quedado regulada por el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrer~~, establecindose su composicin funcionamiento y competencias. Est integrada en la Direccin General de libro, Archivos y Bibliotecas, y compuesta por el Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas, y el Subdirector General de los Archivos Estatales, como Presidente y Vicepresidente de la misma respectivamente, junto a una serie de vocales natos que son: el Subdirector General de Procedimientos y racionalizacin de la gestin, el Subdirector General de Proteccin del Patrimonio Histrico, el Subdirector General de Tratamiento de la Informacin, el Director del Archivo General de la Administracin, y una serie de vocales designados, como son un abogado del Estado designado por el Ministerio de Justicia, un vocal designado por el Ministro de Defensa en representacin del Sistema Archivstico de la Defensa, y otros cinco vocales designados por el Ministro de Educacin y Cultura entre personas de reconocido prestigio profesional en materias relacionadas con las competencias de la Comisin. En su seno se podrn crear cuantas subcomisiones se consideren necesarias, pudiendo asesorarlas los archiveros que desarrollen sus trabajos en los archivos de titularidad estatal
y que por su funcin conozcan el carcter de los fondos.

Esta Comisin comenzar a funcionar con las propuestas que se le eleven desde los Grupos de Trabajo, y desde el resto de archivos que tengan elaboradas propuestas de valoracin, reunindose obligatoriamente al menos dos veces al ao. Una vez que haya dictaminado la inutilizacin de los documentos, sta deber publicarse en el Boletn Oficial dndose la orden de destruccin, o denegacin de acceso.

_ . _ . l _ l _

:.i BOE de viernes 11

de febrero de 2000

48

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

En el seno de algunos ministerio^^^, Comunidades

y A~untamientos~, se

han creado Comisiones Calificadoras tal y como permita la Ley de Patrimonio Histrico Espaol, que determinan la destruccin de los documentos que constituyen su patrimonio documental, pero que una vez creada la Comisin Superior Calificadora del Ministerio de Educacin y Cultura, debern elevar a sta sus propuestas, debiendo informar tambin de

las denegaciones de acceso que se hayan producido en sus respectivo mbitos.


Una vez aprobada la propuesta de eliminacin y despus de haberse publicado en el
BOE,

se realizar un acta de e l i r n i n a ~ i n ~ en ~ ,la que debern aparecer como bsicos los

siguientes apartados: Nombre del organismo productor. Descripcin de la serie que se va destruir (ya sea total o parcial). Nmero de unidades que van a destruirse. Fechas extremas de la documentacin que se va a destruir. Referencia a los testigos que se van dejar y su localizacin. Fecha de la autorizacin de eliminacin por parte de Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Firma del responsable de la eliminacin. Fecha y lugar de la eliminacin fsica de los documentos.

7; El Ministerio de la Presidencia del Gobierno cre su propia Comisin Calificadora de Documentos por Orden de 24 de
abril de 1977, aunque su funcionamiento y competencias estaban restringidas nicamente a la accesibilidad de los documentos del Depariamento. BOE 30 abril.
7 6 Por ejemplo: Andaluca: Comisin Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental, creada en la Ley 17/1991, de 3 de

Julio de Patrimonio Histrico de Andaluca (art. 105, le), regulada por el Decreto 47/1993, de 26 de enero de Reglamento de Organizacin administrativa del Patrimonio Histrico de Andalucia. De momento esta comisin est en suspenso por sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Andaluca. Catalua: Comissi Nacional dAvaluciaci i Tria de la Documentaci, creada por Decreto de 3 de mayo de 1990 (D.o.c.c. de 25 de mayo de 1990); ha sido modificada por el D . 128/94 de 16 de mayo (D.o.c.c. de 1O de junio de 1994). Castilla-La Mancha: Comisin Calificadora e Documentos de Castilla-La Mancha, creada por Decreto 134/1996 de 19 de noviembre. (D.o.c.M. de 1996).
77 El Ayuntamiento de Barcelona dispone de una Comissi de Tria i eliminaci de la Documentaci Municipal cuyo fun-

de 22 de noviembre

cionamiento es modlico.

78 El acta de eliminacin ha sido objeto de estudio en el trabajo de c.

CONTEL.

Seleccin y eliminacin de documentos.

Actas de /as terceras jornadas provinciales de Archivos. Cdiz, 5, 6, 7 de mayo de 1988.

M ~ ~ O D O ~ P # A~ RA I A LA I ~ ~ N T I F I C A C I O Y NV A L O R A C I O ~DE ~ O ~ D O D 5C W ~ E N T A L E S *

49

Este documento formalizado deber realizarse por triplicado, quedando un ejemplar en el expediente correspondiente de la Comisin Calificadora, otro ejemplar en el archivo de la Institucin que ha propuesto la eliminacin, y el ltimo en el archivo que conservaba la documentacin objeto de eliminacin, procediendo a darse de baja en este momento en el Registro General de Entrada de Documentos, y asentarse en el Registro General de Salida Definitiva de Documentos.

3.4.3

E l establecimiento de l os plazos de acceso

Otra de las funciones de la valoracin es el establecimiento de los plazos de acceso, una vez han sido estudiados los datos que contienen los documentos.

El derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos es una


tema tratado ampliamente por la archivsti~a'~, a la que se han venido a sumar importantsimas aportaciones desde el Derecho Administrativo8". Sin embargo se echa en falta en todas ellas una metodologa de trabajo que conduzca a facilitar el trabajo con el que se enfrentan

los archiveros.
A pesar de que la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como misin el establecimiento de los plazos de acceso, el archivero deber luchar diariamente entre servir fielmente a uno de los objetivos de su actividad, favorecer el acceso a la

T L ? Vase

la bibliografa archivistica en materia de acceso que se adjunta. U n buen resumen de la legislacin y de la situaFERNANDOMIKELARENA PENA. Informacin

cin actual podemos encontrarlo en el captulo 14, El Derecho de Acceso de los ciudadanos a la documentacin pblica, del trabajo de J O ~ RAMN E CRUZ MUNDET, y Madrid:
EDITORIAL TECNOS,

y Documentacin Administrativa.

1998.
LUIS ALBERTO POMEDSNCHEL.

N: Resulta imprescindible la consulta de

El derecho de acceso de los ciudadanos a los Archi-

vos y Registros Administrativos. Madrid:

I.N.A.P.

1989, y del mismo autor La intimidad de las personas como lmite del

derecho de acceso a la documentacin administrativa. Revista Catalana D'Arxivistica i i / c A i L , Barcelona, 1991, y El acceso a los archivos administrativos: el marco jurdico y la prctica administrativa. Revista de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
TRIA,

1996, n." 3, pgs. 35-82. l.

F. MESTRE DELGADO.

Administrativos, (anlisis d e l artculo 70.5.b) de la Constitucin). Madrid: na, 1991, pgs. 31-42.
F. J. SANCHO CUESTA. El

E/ derecho de acceso a Archivos y Registros EDITORIA CIVITAS, 1993. I. M. CSTELLSARTECHE. El

marco actual del derecho de acceso a la documentacin administrativa. Revista Catalana darxivictica iifmii.Barceloderecho de acceso a los Archivos y Registros conforme a la ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Comentarios a la entrada en vigor de la Ley de Rgimen jurdico de las Administraciones Pblicas y d e l Procedimiento Administrativo Comn. Madrid:
M.A.P..

1993.

50

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C N I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E C

informacin, y proteger el derecho de los ciudadanos a la privacidad, derecho ampliamente recogido dentro del Corpus legal de cualquier estado democrtico. Este derecho que hoy aparece recogido en multitud de normas, est presente en nuestra Constitucin, donde se establece en su artculo 105.b. que la Ley regular el acceso de los ciudadanos a los Archivos y Registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado,

la averiguacin de delitos y la intimidad de las personas.

El propsito de liberalizar el acceso a los archivos se ha venido desarrollando a partir de

la Revolucin francesa, sobre todo porque desde aquel momento stos adquieren una funcin cultural que no se haba contemplado con anterioridad. En Espaa la regulacin comienza con la R.O. de M.- Cristina, como reina regente, de 20 de abril de 1844, por la que se establecen por primera vez los derechos de las personas a la Investigacin, y del Esta-

do y de los particulares a la proteccin de sus intereses. La fecha lmite que se estableca


para la libre consulta se fijaba en 1700. Desde este momento, y hasta la promulgacin de

la Ley 16/85 de Patrimonio Histrico Espaol, el derecho de acceso en Espaa ha pasado


por varios perodos8, encontrndonos en este momento con que la situacin est regulada

de manera general por la Ley 16/85 de Patrimonio Histrico Espaol, y para cada caso concreto de restriccin por una norma especficaa2.

La Ley del Patrimonio establece que la documentacin constitutiva del Patrimonio documental, una vez concluida su tramitacin y depositada en los archivos correspondientes, es con carcter general de libre acceso; sin embargo, establece una serie de excepciones a este

libre acceso, como:


1. La consulta de aquellos documentos que a afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales, o cuya difusin pueda entraar riesgos para la Seguridad y Defensa del Estado, o la averiguacin de delitos.

2. La consulta de aquellos documentos que contengan datos de carcter personal, cuyo


conocimiento por terceros pueda suponer una injerencia en el honor o la intimidad
_____
. . . ~..

Ki Para el estudio de la historia del acceso en Espaa se puede acudir a JOAQUIM L L A N S ~ .L accs a la documentaci a IEstat espanyol. Una panormica histrica. LLIGALL, 3, 1991.

i i i Puede consultarse el cuadro de Restricciones al Acceso, presentado como

ANEXO XIX,

publicado en Archivo General

de la Administracin, 1969-1994. Madrid: Subdireccin General de Archivos Estatales, 1994.

M E T O Q L O A P A R A L A I D E N T l F l C A C l O N Y V A L O R A E I N DE F O N D O S D

5 A1

de las personas, de su privada, familiar o su propia imagen, o cuando pueda afectar a su seguridad. Ante estos supuestos la Ley establece una serie de plazos, que son aplicables a la averiguacin de delitos y a la intimidad personal y familiar, pero no a la Seguridad y Defensa del Estado, ya que los documentos que mantengan esta informacin y estn reservados por la oficina que los haya producido, debern ser liberados de esta restriccin por la misma oficina que los haya clasificado. En concreto la Ley establece en su artculo 57.1 .c. una serie de plazos, que deben ser tenidos en cuenta a la hora de valorar la documentacin:

1 . Veinticinco aos desde la fecha de la muerte en el caso de que sta sea conocida
2. Cincuenta aos desde la fecha de los documentos cuando no sea conocida la fecha de la muerte.
3. En el caso de que el titular de los derechos sea conocido, y est vivo, con autoriza-

cin expresa del mismo. De esta manera, en los archivos que conservan documentacin cuyo contenido pueda afectar a estos supuestos, debe procederse a una valoracin del fondo antes de prestarlos para la consulta. A pesar de que la fase de valoracin representa el momento en el que las series son sometidas a una mayor investigacin por parte del archivero, la calificacin no podr ejercitarse de manera conjunta para la serie documental. Es decir, con carcter general la documentacin producida por las Administraciones Pblicas es de libre acceso, pero en el momento en el que surge el termino salvo nos est obligando a un estudio pormenorizado de los documentos. Lgicamente el archivero conoce globalmente el contenido de los documentos que componen la serie documental, pero a la hora de ejercitar el derecho de acceso sobre uno de ellos un ciudadano, nos obliga a su examen puntual, observando las normas que han sido anteriormente expuestas. La metodologa de trabajo en cuanto al establecimiento de los plazos de acceso pasa obligatoriamente por la investigacin de los valores de los documentos, el conocimiento de la legislacin vigente en materia de acceso, el examen de las materias que componen lo documentos, as como cada una de las garantas que posee cada ciudadano para poder ejercitar su derecho de acceso.

L o que se pretende con estas pginas no es reflexionar sobre el tema, sino dar una serie de pautas para que el archivero disponga de otros datos a parte de los puramente normati-

52

E S C U E L A I B E R O A ~ E U I C A ~DE A ARCHlVO5. EXPERIENCIAS Y M A l E R l A ~ f 5

vos para enfrentarse a esta difcil tarea, de la que nadie debe salir lesionado, ni el ciudadano del cual se protegen los datos, ni del que desea acceder a la informacin conservada en

los Archivos y Registros Administrativos.


En nuestro pas ya existe jurisprudencia sobre el acceso a los documentos. Teniendo en cuenta que la responsabilidad recae en primera instancia en el funcionario que custodia los documentos, con carcter general procuraremos favorecer el acceso a la informacin, siempre que ndse lesione el derecho a la privacidadsJ;en palabras de Javier Prez Royo, ((cuando se produce un conflicto entre el ejercicio del derecho a la informacin y alguno de los derechos reconocidos en el artculo 18 de la Constitucin, no se puede afirmar de entrada la prevalencia del derecho a la informacin, sino que habr de ponderar las circunstancias que concurren en el caso, para ver si el ejercicio del derecho a la informacin se ha mantenido o no dentro de sus lmites constitucionales, porque, de no ser as prevaleceran los derechos

de la personalidad)). Surgen por tanto algunas dudas que no han sido resueltas por la legislacin, y que pueden plantear problemas al archivero. Nos encontramos con el caso de los Registros pblicos a los que el ciudadano tiene garantizado el derecho a su informacin por

va constitucional. Sin embargo no se expresa exactamente si existe un derecho a la informacin que contienen los documentos, o a la manipulacin de los mismos. En algunos casos esta distincin nos puede ayudar a resolver el problema, facilitando el acceso a asientos concretos del registro. En cualquier caso, ante la existencia de una duda, lo mejor es plantear la cuestin a la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos. La experiencia nos ha llevado a determinar el expediente como unidad indisoluble de acceso. Cuando establezcamos restricciones a un documento en concreto, lo estaremos haciendo al expediente en su conjunto. La extraccin de un documento de un expediente conduce irremediablemente a su prdida, sobre todo si estamos hablando de la Sala de Consulta de un Archivo Gene-

ral en la que se pueden llegar a consultar ms de veinte mil expedientes en una sola jornada.
La valoracin es una tarea lenta y que no ofrece resultados de manera inmediata, por

lo que en los archivos de grandes dimensiones las consultas que se realizan diariamente

ti I

JAVIER PREZ ROYO.

Derecho a la Informacin. Actas del VI/ Congreso Nacional de Anabad. Informacin y Derechos de

los ciudadanos. La confrontacin entre teora y realidad en el 20." aniversario de la Constitucin. Toledo, 22 a 24 de Abril, 7999.Boletn de la
ANABAD,

XLlX (1999), n."' 3-4, julio-diciembre, pgs. 19-34.

METOROLOG~A P A R A L A I D ~ N T I F I C A C I ~ NY V A L O R A C I ~ N D E F O N D O S D O C U M E N T A L E S

53

no pueden resolverse con los estudios de valoracin existentes. Esto obliga a un estudio individualizado de cada unidad de instalacin solicitada por el investigador. Cada peticin deber efectuarse en un impreso normalizado, definido como Peticin de lnforme de valo-

racin, en el que cada ciudadano expresa los documentos que desea consultar. Este informe se le debe devolver una vez revisada la documentacin tanto si el acceso es libre o restringido, y si es as, la fecha en la que puede acceder a su informacin. En virtud de la Ley de Rdgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, esta decisin puede ser recurrida por la va administrativa a instancias superiores. Los archiveros ya no nos asombramos cuando en las estadsticas de consulta aparece una misma caja consultada numerosas veces al ao, mientras que el noventa por ciento no han pasado por la sala de lectura. Esta reflexin nos debe llevar a crear una Base de Datos de documentacin no accesible, cuyos datos sern extrados de cada informe de valoracin. Los datos necesarios sern: Fondo, Serie, Signatura, Acceso (libre o restringido), en caso de
no ser accesible, Fecha de acceso y Disposicin que lo regula. La consulta de esta Base de

Datos nos ayudar enormemente en la gestin de las consultas. Otro problema es el que plantean determinadas series documentales, como son las de expedientes personales, o las de informacin personal. A pesar de que conozcamos los plazos de accesibilidad de la serie, por ejemplo cincuenta aos desde la fecha de los documentos por contener datos que afectan a la privacidad de las personas, cada expediente llevar una fecha de acceso diferente, lo que nos obliga al tratamiento individualizado de las piezas, determinando su fecha de acceso a partir de la ltima fecha del expediente. Nunca se determinar la restriccin de manera global a un fondo documental, salvo que as sea expresado por la legislacin vigente o por la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Existen una serie de documentos concretos que se sabe de antemano que llevan datos que afectan a los supuestos establecidos por nuestra legislacin. Duchein en su Ramp sobre el acceso a la doc~mentacin"~, establece una serie de materias que deben ser recogidas por toda legislacin; esas materias son reflejadas en unos tipos documentales.

8.4

MictiEL DUCHEIN.

os obstculos que se oponen a l acceso, a la utilizacin y a la transferencia de la informacin conser


RAMP.

vada en los Archivos, un estudio del

Pars:

UNESCO,

1993.

54

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE M R C W I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M M T E R I A L E S

Desde el punto de vista jurdico establece: Derecho a la vida privada. Derecho de los propietarios de los Archivos a la libre utilizacin de un bien personal. Necesidad de proteger la Seguridad del Estado. Necesidad de proteger el orden pblico y la Seguridad de los ciudadanos. La propiedad intelectual.

El sedeto industrial y comercial.


Desde el punto de vista prctico propone: Conservacin de los documentos. Escasez de documentos descriptivos. Dificultad de servicios y equipamientos. Falta de personal en los Archivos. Desorganizacin de los fondos. Despus de esta lectura se proponen los siguientes tipos documentales sobre los que debe-

r prestarse atencin en funcin a su reserva:


o

Los de Estado civil y filiacin. Los que tengan que ver con la Salud. Todos los que sean extendidos por los mdicos, como historias clnicas, etc.

.
o o

Los relacionados con las fortunas y rentas. Los procedimientos penales y criminales (Las sentencias son pblicas, y por tanto de libre acceso, pero los procesos no. Slo pueden ser conocidos por jueces, fiscales, y por el interesado u otra persona con autorizacin).

Los relativos a la vida profesional (exp. personales, nminas, etc.).


Opiniones polticas, filosficas y religiosas. Los documentos que sirven de base para las estadsticas no son consultables, sin embargo los resultados s. Todos los documentos que tengan que ver con el honor familiar.
o

Los documentos policiales. Estos son los documentos administrativos que ms de cerca tocan la vida privada de los ciudadanos.

La proteccin de los intereses del Estado resulta ms difcil si cabe que la intimidad de las
personas. En este sentido Luis Alberto Pomed Snchez en su obra El derecho de acceso de

METODOLOG PA IA RA L A IDENTIFICACI~N

Y V A L O R A C I ~ NDE FONDOS DOCUMENTALES

55

los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, establece las categoras de documentos afectados por la reserva. Destaca el acuerdo tomado en Consejo de Ministros, en una reunin celebrada el 28 de noviembre de 1986, donde se acord otorgar la clasificacin de
SECRETO a

un conjunto de materias, entre las que se pueden destacar:

La Directiva de Defensa Nacional. Los grandes objetivos estratgicos elaborados por el Presidente del Gobierno. Las informaciones, anlisis y evaluaciones de las amenazas actuales o potenciales a la Paz y Seguridad de Espaa. Plan General de Defensa Nacional. Plan estratgico conjunto.

El contenido de las conversaciones conducentes a Convenios y Tratados Internacionales. Las deliberaciones de la Junta de Defensa Nacional, de la Junta de Jefes de Estado Mayor, de los Consejos Superiores de los tres ejrcitos y de la Comisin Delegada del Gobierno para situaciones de crisis. La estructura, organizacin, medios y procedimientos operativos especficos de los servicios de informacin, as como sus fuentes y cuantas informaciones o datos puedan revelarnos. De carcter
RESERVADO sern

los siguientes asuntos :

Planes de Seguridad de Instituciones y organismos pblicos Los informes individuales del personal militar Todo aquello que pueda afectar a la Seguridad del Estado y no est tipificado como secreto. A nuestros Archivos no van a llegar la mayora de estos asuntos, solo quizs los relativos a planes de seguridad y planos de edificios de carcter pblico. Ante documentos que contengan en su contenido informacin sobre estas materias, pediremos permiso a la autoridad competente. Por fin, solo queda mencionar que los rganos competentes espaoles para declarar secreta o reservada una materia, y por tanto para levantar dicha reserva son el Consejo de Ministros y la Junta de Jefes de Estado Mayor.

56

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A ~ ADE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

4.

El control administrativo de los documentos se presenta como un aspecto decisivo tanto desde el punto de vista de la eficacia que debe alcanzar la gestin de la Administracin Pblica, como en el terreno archivstico para la consecucin de ese deseado control de la docu-

mentacin desde el momento de su produccin, que nos facilitar a los profesionales enormemente las tareas que la propia administracin nos tiene encomendadas. De ah la importancia de tratar este aspecto de control administrativo, de momento con tan escasa incidencia dentro de la literatura archivstica.

\
4.1 ENTRADAS DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS
i

El ingreso de los documentos en los Archivos se puede efectuar de diversas formasR5, a saber:
transferencias regulares de fondos, compraventa de documentos por el Estado, donacin, herencia o legado, expropiacin de documentos, entrega al Estado de bienes del Patrimonio Histrico, depsito o comodato de bienes, depsito de documentos forzoso o temporal.
E l registro d e e n t r a d a d e correspondencia

4.1.1

Esto refirindonos siempre a los Archivos Centrales, intermedios o Histricos, porque en lo que se refiere a los Archivos de Oficina, el ingreso de documentos no existe, lo que hay es produccin documental. Por este motivo aparece el Registro de Entrada de Correspondencia tan ligado a este tipo de archivos, ya que es uno de los medios tanto de control administrativo de la documentacin que se va generando, como de seguimiento en la formacin

de los expedientes. A travs del Registro de Entrada de Correspondencia podemos controlar


_ I I x

85 Ley 16/85 de 25 de Junio de Patrimonio Histrico Espaol

M E T O D 5 1 5 G i A P A R A L A I D E N T l F l C A C l N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

57

perfectamente, los circuitos de la documentacin as como las unidades administrativas que

la tramitantIh.
4.1.2 Transferencias

La forma de ingreso de la documentacin en los Archivos de titularidad estatal ms habitual

es la Transferencia, entendida como el ((procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de serie documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoracin para Como ~. ya se ha dicho el Decrecada una de las etapas del ciclo vital de los d o c ~ m e n t o s * to 91 4/1969, de 8 de mayo por el que se crea el Archivo General de la Administracin, establece el sistema de transferencias tal y como lo conocemos actualmente: las dependencias de la Administracin General del Estado estn obligadas a transferir al Archivo Central del Departamento Ministerial al que estn adscritos, la documentacin producida; por su parte,
los archivos centrales transferirn la documentacin al Archivo General de la Administra-

cin

(A.c.A.),

y ste lo har al Archivo Histrico Nacional. Este Decreto, asigna al mismo


y el

tiempo el carcter de intermedio a los Archivos Histricos Provinciales, con las mismas funciones que el
A.C.A.

A.H.N.

respecto de la documentacin producida por los servicios

provinciales de la Administracin Central e Institucional. Todas las modalidades de entrada de documentos darn lugar a un expediente de ingreso en el que se incluirn los oficios, informes, actas y dems documentacin que genere el

ingreso. Por su parte la transferencia de un archivo a otro, implica tambin una serie de trmites que darn lugar a la formacin de un expediente, en el que se incluirn los oficios pertinentes, previsin de transferencias, informes de la documentacin a transferir y de las Relaciones de Entrega, estado de conservacin, localizacin topogrfica asignada, etc, comenzando siempre por el impreso de Previsin de Transferencias"", que todo archivo que recibe

::ti

SU relacin con el Archivo de Gestin ha sido estudiado por l .


formacin ... op. cit. Diccionario de Terminologa Archivstica, op. cit.

L. L A TORRE

M. M A K l l N - P A L O M I N O .

Metodologa para la

ii,G i

Vase

A N E X O IX.

regularmente documentacin circular anualmente a los archivos que habitualmente se la remtenHy.


4.1.3 Registro g e n e r a l d e e n t r a d a d e fondosgo

Una vez ingresada la documentacin en un archivo, su entrada se registrar en el libro

Registro General de Entrada de Fondos y/o Documentos, en el que se deben consignar los siguientes datos:
a a a

n." de orden de ingreso, fecha de entrada de los documentos en el archivo, organismo/s productor/ec de la documentacin, organismo remitente,

identificacin genrica de la documentacin, fechas extremas de la documentacin,

a a a a

nmero de unidades de instalacin, localizacin topogrfica, titularidad, forma de ingreso, observaciones.

De forma paralela, con las Relaciones de Entrega que de forma obligatoria acompaarn a

la documentacin transferida, o con la informacin sobre el contenido documental que


acompae al resto de las formas de ingreso, se proceder a la formacin del Registro de General de Entrada de Fondos, lo que adems de servir de control de la documentacin ingresada, constituye un autntico instrumento de informacin de la documentacin depositada.

A'? Este panorama variar sustancialmente en el momento en que los archivos dispongan de un sistema de gestin integral de archivos, que les permitir transferir on line desde los Archivos de Gestin a los Centrales, y desde stos a los Intermedios. Son ya numerosos los Archivos que cuentan en la actualidad con sistemas de estas caractersticas; por ejemplo el
A.G.A.

utiliza el programa

ALBAL diseado

por

BARATZ.

')o Vase ANEXO X.

M ~ ~ a D O l O G l PA A R A L A I D E N T i F l C A C r O N Y V A L O R A C I N DE F O N O 0 5 ~ O C U ~ ~ N ~ A l E5$ S

4.1.4

Las intercalaciones de documentos

Mencin especial merecen el caso de las intercalaciones de documentos, que a pesar de no ser comunes en muchos archivos, en el General de la Administracin de Alcal de Henares, por ejemplo, ha llegado a necesitar incluso la elaboracin de unas normas para su correcta real izacin9. Entendemos por documentos a intercalar aquellos que por diferentes circunstancias se han desgajado de su serie originaria, por lo que cuando sta es transferida al siguiente archivo los documentos permanecen en el archivo de origen o incluso en alguna oficina del organismo productor, finalizando su tramitacin, prestados o incluso olvidados o perdidos. As, cuando de nuevo son localizados, devueltos por la oficina, o finalizada su tramitacin, deben enviarse al archivo siguiente para ser integrados en su serie originaria; este envo no debe suponer en ningn caso una devolucin, ya que los documentos ni fueron enviados nunca, ni prestados, por lo que sern remitidos junto con un Impreso de Intercalacin de Documentos que ser el encargado de transmitir la informacin de la serie a la que deben ser reintegrados. Tal es el caso de muchos expedientes producidos por los Juzgados de Primera Instancia e Instruccin de Madrid, que ven cmo mientras las series documentales a las que pertenecen son transferidas al
A.G.A.

ellos permanecen todava en las oficinas de los propios juzga-

dos finalizando sus procedimientos; o tambin ocurre que un expediente ya transferido al Archivo General de la Administracin es solicitado como prstamo administrativo, para ser recurrido ante una instancia superior, lo que hace que su volumen aumente considerablemente debido a esta nueva tramitacin. En ambos casos, se hace necesario la cumplimentacin de los impresos de intercalacin, ya que lo que se va a remitir al
A.G.A.

es documen-

tacin que nunca antes haba estado all. Esta intercalacin supone una doble tarea: la intelectual, ya que se requiere su asiento en el Registro General de Entrada de Fondos, y la fsica, ya que se debe incorporar fsicamente a su serie.
. -. .._.

.-

ci

i Vase ANEXO 11. Normas para la intercalacin de documentos. Archivo General de la Administracin.

60

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S , E X P E R I E N C I A S Y M A T F R I A L E S

Los datos que debe facilitar el Archivo Remitente, y que se deben incluir en los Impresos de I n t e r ~ a l a c i n son ~ ~ los siguientes:
-

organismo remitente, fondo,

- organismo emisor,
-

- ao, - tipo documental, -

n.Qde expediente, n." de Registro General de Entrada de Fondos al


A.G.A.,

- signatura, -

o fecha de transferencia.

Estos impresos se enviarn por duplicado para que de esta manera, una vez cumplimentados

los apartados correspondientes por el archivo receptor, este enve una de las copias al remitente.
4.2 LAS SALIDAS DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS

Segn se dispone en el artculo 63.2 de la Ley 1611985, los documentos de archivo pueden salir temporal o definitivamente de los centros.
4.2.1 Salidas temporales

El art.4" del Decreto 914/1969 establece que la documentacin conservada en el Archivo


General de la Administracin Civil se considerar en todo momento al servicio de los Organismos que la hubieran remitido, debiendo aquel facilitar cualquier informacin, copia o certificacin que le soliciten, e incluso remitirle la documentacin original, s i as lo requieren; esto hace que tanto los archivos centrales como los intermedios tengan entre sus principales funciones el facilitar a los organismos a los que estn adscritos o a los organismos productores

de los documentos que conservan, as como a los organismos autorizados por el ordenamiento jurdico, copias diligenciadas de los documentos para los fines usuales de trmite, bsqueda de antecedentes e informacin administrativa. Para aquellos casos en que sean imprescindibles para acreditacin en procedimientos administrativos o en procesos judiciales, se pueden prestar los documentos originales mediante autorizacin del director o responsable del
archivo, debiendo ser devueltos en cuanto se termine su utilizacin para tales fines.

Y2 Vase ANEXO XIV.

M E T O O l O G i A P A R A LA I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N

DE F O N D O S D O C U M ~ N ~ ~ L E * S 61

Esta salida de documentacin como prstamo administrativo, se har a peticin del rgano encargado de la tramitacin, peticin que ser canalizada siempre a travs del archivo central correspondiente. Los documentos tambin podrn salir temporalmente de los archivos para su exposicin, restauracin y/o procesos de reproduccin, aunque en estos casos ser necesario contar con la pertinente Orden Ministerial que lo autorice (LPHE, art. 63.2). Cualquiera de estas salidas temporales de documentos de los archivos se debern asentar en un Registro de Salida Temporal de D o c ~ m e n t o s ~ ~ el en que constarn los siguientes datos:

Nmero de orden. Fecha de salida de los documentos. Nmero de Registro General de Entrada. Motivo de la salida. Identificacin genrica de la documentacin. Organismo al que se remite. Signaturas y nmero de unidades. Localizacin topogrfica.

Fecha de devolucin. Observac iones.

Para cualquier salida temporal de documentos, adems de su asiento en el Registro de Salida Temporal de Documentos, la tramitacin generar un expediente especfico en el que se incluirn las solicitudes de prstamo, los informes, Ordenes Ministeriales, seguros, actas de entrega, datos de embalaje y transporte, etc.. dependiendo siempre de la modalidad de salida que sea.

I
t$

1 Vase ANEXO XI.

1- Vase ANEXO

XII

62

E S C U E L A I E ~ ~ O A ~ ~ U I CDE A N AR AC H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

4 . 2 . 2 Salidas definitivas

Los documentos pueden salir de manera definitiva de los archivos bien por transferencia a otro archivo, o bien por procederse a su eliminacin, siendo necesario en este ltimo caso una Orden del Ministerio de Educacin y Cultura. En cualquiera de los dos casos, se requieren las tareas previas de identificacin y valoracin, ya que en el proceso de identificacin
se procede al estudio del organismo productor, sus competencias, las normas de procedi-

miento que regulan el trmite, los tipos documentales producidos, etc ..., mientras que en la

fase de valoracin se investigan y analizan los testimonios administrativos, legales, jurdicos


e informativos presentes en cada una de las series documentales, gracias a lo cual se pueden establecer los plazos de transferencias y la posible eliminacin.

4.2.2.1

TRANSFERENCIAS

Las transferencias han sido comentadas suficientemente en el apartado correspondiente del captulo de valoracin. En cualquier caso, en lo que a control administrativo se refiere, interesa las relaciones de entrega que se cumplimentan por los archivos remitentes.

4.2.2 2 ELIMINACIN

Cualquier propuesta de eliminacin de documentacin, como resultado de un proceso de valoracin, ser remitido a la Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas del Ministe-

rio de Educacin, Cultura y Deporte, quien a su vez tras completar el pertinente expediente lo
someter a informe de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos. La autorizacin para la eliminacin ser dada mediante orden Ministerial, en la que conste claramente la descripcin de la documentacin a destruir. El acta de eliminacin ha sido ya comentado en el apartado correspondiente del captulo de valoracin. Adems del expedienteque se genere en la Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, cada archivo debe

abrir un expediente en cada proceso de eliminacin, en el que se ir incluyendo: descripcin


completa de la documentacin a destruir, memoria del muestre0 de documentacin a elimi-

nar, traslado de la Orden Ministerial que autoriza dicha eliminacin y acta de eliminacinq5.

-_

op cit

9 ) Entrada y

M E T Q Q L Q G A P A R A L A I E N T l F l C A C l O N Y V A L Q R A C I O N DE F O N D O S ~ O C U M E N T A L E S

63

4 . 2 . 2 . 3 REGISTRO GENERAL DE SALIDA DEFINITIVA DE DOCUMENTOS

Toda salida definitiva de documentacin de un archivo se anotar en el Libro Registro de

Salida Definitiva de Fondos y/o Documentos, que debe contener:


Nmero de orden de salida. Fecha de salida. Nmero de Registro General de Entrada. Organismo productor. Identificacin Genrica de la documentacin. Fechas extremas de la documentacin. Nmero de unidades. Localizacin topogrfica. Causa de la baja. Observaciones.

64

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ARCHIVO GENERALDE LA ADMINISTRACI~N


DEPARTAMENTO DE REFERENCIAS

SECCINDE RELACIONES CON L A S ADMINISTRACIONES P ~ B L I C A S

NORMAS PARA LA REALIZACI6N D E TRANSFERENCIAS

1.1

N O R M A S GENERALES.

1.2 C A R A C T E R S T l C A S Q U E D E B E N R E U N I R L A S SERIES Q U E SE V A Y A N A TRANSFERIR.

1.3 P R O C E D I M I E N T O P A R A REALIZAR LAS T R A N S F E R E N C I A S . EL I M P R E S O D E P R E V I S I N D E


TRANSFERENCIAS.

1.4 P R E P A R A C I ~ NDE LOS DOCUMENTOS Y C U MPLIMEN TA C I~N DE LOS IMPRESOSDE

RELACIN DE ENTREGA.

1.1 N O R M A S G E N E R A L E S

En primer lugar conviene dejar sentados una serie de conceptos:


- Por transferencia entendemos el traslado de una Archivo a otro de fracciones crono-

lgicas de series documentales previamente identificadas y valoradas.

M E T O D O L O G i A P A R A L A I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

73

La identificacin supone el estudio del organismo productor, sus competencias, las normas de procedimiento que regulan el trmite, etc ... Por su parte, la valoracin en su fase inicial debe establecer los perodos de permanencia en el Archivo Central atendiendo fundamentalmente a los siguientes aspectos: plazos de prescripcin administrativa, ndice de frecuencia de consulta, porcentaje de incremento de cada expediente una vez finalizado el trmite, identificacin de series duplicadas que slo sern transferidas al Archivo Intermedio en caso de no conservarse la serie original.

En consecuencia, la transferencia es el resultado de los procesos de identificacin y valoracin inicial que los Archivos Centrales deben realizar en las propias oficinas productoras.

El artculo 3.Qdel Decreto 914/1969 de 8 de Mayo de creacin del Archivo General de


la Administracin, establece que: La documentacin de los Archivos Centrales de los Ministerios se trasladar al Archivo General de la Administracin al cumplirse los 15 aos de su ingreso en los mismos)). Este plazo se estableci precisamente para que durante ese perodo la documentacin recibiera el tratamiento adecuado, a la vez que se va viendo atenuada su actividad administrativa. Por otra parte, el artculo 65.1 de la Ley de Patrimonio Histrico Espaol de 25 de junio de 1985, establece que ((Cada Departamento ministerial asegurar la coordinacin del funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los Organismos a l vinculados....)),

lo que implica que deben tener espacio suficiente, buenas instalaciones y personal adecuado, exactamente igual que cualquier otra unidad de su estructura orgnica. Por ello, en modo alguno, la falta de espacio o de plantilla deben ser criterios determinantes de una transferencia, pues el
AGA

no cuenta con los recursos suficientes para suplir todas las caren-

cias de la Administracin, ni por supuesto, es sa la funcin que tiene encomendada. As pues, en ningn caso se podr considerar una transferencia como un medio de desalojar documentos inservibles o sin identificar. Cualquier duda sobre la cumplimentacin de los impresos o la preparacin de la transferencia ser resuelta por el personal responsable de la Seccin de Relaciones con /as Administraciones Pblicas
~ ~ / A G quien A ,

en caso de ser necesario se desplazar a los organismos

que as lo soliciten para dar las instrucciones oportunas in situ)).

74

E S C U E L A I U E R O A M ~ R I C A N ADE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

De forma general, se recomienda que antes de comenzar las tareas de preparacin de la transferencia se pongan en contacto con M3Mercedes Martn-Palomino, Jefa de la citada Seccin, o con Jos Luis La Torre Merino, Jefe del Departamento de Referencias (Tel.: 8-8929-50) quienes le suministrarn toda la informacin necesaria.

1.2 C A R A C T E R i S T l C A S Q U E D E B E N R E U N I R LAS SERIES Q U E SE V A N A TRANSFERIR

El Archivo General de la Administracin, como Archivo Intermedio, tiene como funcin


esencial la valoracin de las series documentates desde una perspectiva global que le permita seleccionar las que deben ser eliminadas y las que deben ser conservadas de forma permanente; por ello, se da por sentado que el proceso de identificacin de series documentales y formacin de unidades fsicas normalizadas es previo a la transferencia. Para cumplir esta funcin, como decimos esencial, se deben estudiar perodos amplios de cada serie, cuyas fracciones cronolgicas sean consecutivas pues de lo contrario las conclusiones del proceso de valoracin carecern del ms elemental rigor cientfico. En consecuencia, el requisito fundamental que debern reunir los fondos que se transfieran y que se exigir con prioridad absoluta, ser el de completar las fracciones cronolgicas de cada serie documental ya custodiada en el mayor antigedad. Del mismo modo, y para evitar estas lagunas, se remitirn nica y exclusivamente fracciones cronolgicas completas de cada serie documental; en caso de existir de antemano lagunas, deber ser comunicado al
ACA

ACA,

empezando por los perodos de

as como las razones de su existencia.

De conformidad con el artculo 3." del Decreto 914/1969 de 8 de Mayo de creacin

del Archivo General de la Administracin, en ningn caso se admitir documentacin


que no cuente con una antigedad superior a los 15 aos en el momento de la transferencia. Del mismo modo, se abstendr de enviar documentacin que cuente con un elevado ndice de frecuencia de consulta, para evitar de este modo los continuos prstamos y el peligro que esta excesiva manipulacin supone para los documentos.

M ~ ~ O D O L P ~A ~ RA i L AA l ~ E N T ~ F l C A & l Y NV A l O R A & l ~ DE ~ F O N D O S D O & U ~ ~ N ~ A L ~ 75 5

1 . 3 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS. EL IMPRESODE P R E V I S I ~ N


DE TRANSFERENCIAS

A finales de cada ao, el

A.C.A.

facilitar a todos los Archivos Centrales de los Ministerios y

Organismos Autnomos un Impreso de Previsin de Transferencias con el fin de elaborar el calendario de transferencias para el ao siguiente. Estos impresos debern ser cumplimentados por los responsables de cada Archivo, y enviados posteriormente al
AGA

en el plazo que

se les indique. Los datos que deben consignarce en dicho impreso son los siguientes:
- Organismo Remitente: el que va a realizar la transferencia, que generalmente coin-

cide con el organismo que ha producido la documentacin


- Organismo Emisor: apartado que se rellenar en el caso de que el organismo que ha

producido la documentacin no sea el mismo que el remitente. Al igual que en caso anterior, se especificar el nombre del organismo y su nivel jerrquico (Subdireccin General /Servicio/ Seccin, etc ...) poniendo entre parntesis la unidad superior de la que depende.
- Depsito de Procedencia: lugar en el que se encuentra fsicamente la documentacin

que se pretende transferir.


- Estado de Conservacin de la documentacin: informacin de vital importancia no

slo para establecer el tratamiento adecuado de la documentacin a transferir, caso


de ser necesario, sino para evitar cualquier tipo de contagio de la documentacin ya custodiada en el
A.G.A.

- Fechas Extremas de la documentacin a transferir. - Volumen: se puede dar en metros lineales, o en n." de unidades que se transfieren. - Formato: indicando si se trata de cajas, libros, o cualquier otro.
-

Series Documentales: nombre de las series o fracciones de series que se van a remitir. Descripcin: se refiere a los instrumentos elaborados por el archivo central (ficheros,
ndices, etc..) y que debern ser remitidos junto con la documentacin. En caso de no existir tales instrumentos, se mencionar que nicamente contar con la informacin contenida en la Relacin de Entrega.

- Caducidad Administrativa de la documentacin. - Observaciones: como puede ser el ndice de frecuencia de consulta, o cualquier otra

circunstancia que se considere necesario resaltar.

76

ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

S e sobreentiende que los organismos que no contesten dentro del plazo establecido no realizarn ninguna transferencia dentro del perodo anual sobre el que han sido consultados. La documentacin que se vaya a transferir deber tener el formato normalizado del Archivo General de la Administracin, que siempre que le sea posible proporcionar las cajas necesarias a los organismos que lo soliciten, debiendo encargarse stos nicamente de su recogida. Siempre se deber acompaar la documentacin de las Relaciones de Entrega, por triplicado, cuyo impreso normalizado ser tambin suministrado por el
A.C.A.

Antes de la transferencia fsica de la documentacin debern enviarse las correspondientes Relaciones de Entrega para su revisin, y una vez hechas las correcciones necesarias, se establecer la fecha de la Transferencia de acuerdo con el organismo remitente. Conviene aclarar que
EL TRANSPORTE, DESCARGA Y ESTANTEADO DE LA DOCUMENTACI~N CORRE-

R A CARGO DEL ORGANISMO REMITENTE,

ya que el

A.C.A.

carece de los recursos necesarios para


AL DA Y

asumir estas tareas. As mismo,


HORARIO A S I G N A D O POR EL AGA.

LA TRANSFERENCIA SE REALIZAR SIEMPRE ATENINDOSE

El

ACA,

al recibir la transferencia, firmar un recib provisional hasta que se haya reali-

zado el pertinente cotejo de las Relaciones de Entrega con el contenido de las cajas. Hecha esta comprobacin, se devolver uno de los ejemplares de la Relacin de Entrega debidamente firmado y sellado.

1.4 P R E P A R A C I ~ N DE LOS DOCUMENTOS Y CUMPLIMENTACI~ DE N LOS IMPRESOS DE R E L A C I ~ N DE ENTREGA

1. Preparacin de los documentos: la primera labor debe ser la revisin de todos los
documentos que se vayan a transferir para conseguir los siguientes objetivos:
-

comprobar que los expedientes estn debidamente organizados, organizacin que debe reflejar la estructura orgnica y funcional de la unidad productora y el orden que le corresponda a cada tipo de expedientes; para los expedientes personales el orden ser alfabtico,

M E T O D O L O G I A P A R A LA I D E N T l F l C A C l N Y V A L O R A C I O N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

77

comprobar que cada expediente est completo y no falte ningn documento,

- eliminar los duplicados, siempre y cuando se conserven

los originales. Esta opera-

cin en ningn caso supone una eliminacin de documentacin, sino simplemente una tarea de limpieza.
- eliminar las grapas, clips, gomas y todos aquellos elementos que puedan ser per-

judiciales para la conservacin del papel, as como las carpetas de gomas, carpetillas de plstico, clasificadores, etc ...

2. Ordenacin en cajas: los expedientes, una vez revisados, deben introducirse en cajas
de formato normalizado que sern suministradas por el Archivo General de la Administracin, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:
-

el nmero de expedientes que se introduzca en cada caja depender de su grosor, procurando que no quede excesivamente llena, en cuyo caso se dificultara el cierre y en consecuencia quedaran resquicios por los que se introducira el polvo, adems de dificultar su manejo; del mismo modo se evitar que quede excesivamente vaca, ya que ello favorecera la deformacin de la documentacin,

- debe procurarse que un expediente no quede dividido en dos cajas, aunque si sto

ocurriera se solucionara con una adecuada sealizacin (por ejemplo: expediente n." X, 1 .s parte. Contina en la caja siguiente n.Q...),
- cada una de las cajas deber tener un nmero correlativo claramente visible que

ser el que permita identificarlas, y que deber consignarse en el impreso de Relacin de Entrega en la casilla correspondiente al N." de Orden, comenzando siempre en cada transferencia por el nmero 1,
-

al final de cada envo, se debern incluir todos los instrumentos elaborados por el Archivo Central (ndices, inventarios, etc..) relativos a la documentacin que se remite, y que debern ser consignados a su vez en las Relaciones de Entrega.

3 . lmpreso de la Relacin de Entrega9':la informacin que debe facilitar el Archivo Cen-

tral sobre las fracciones cronolgicas de cada serie documental que va a transferir, es

'1

ANEXO VIII.

78

~ S C U E L A I U ~ R O A ~ E R I C A N DE A A R C H I V O S . E X P E R I E ~ C I A SY M A T E R ~ A L E S

mucho ms amplia que la consignada en su da por los Archivos de Gestin en los impresos de Relacin de Entrega remitidos al Central. Por este motivo en ningn caso se admitir fotocopia de estos impresos, sino que se debern cumplimentar los'impre-

sos normalizados suministrados por el Archivo General de la Administracin, y que


de forma obligatoria se presentarn mecanografiados.

Los datos que se deben consignar, relativos a todas y cada una de las fracciones de series
documentales que se remiten, son los siguientes:

l 3 Hoja de la Relacin de Entrega:


-

N . " Total de Hojas que componen


nmero de orden de cada hoja.

las Relaciones de Entrega, expresando a su vez el

Fecha de la tansferencia. A cumplimentar por el Archivo General de la Administracin. Archivo Remitente: es decir, el que realiza la transferencia, incluyendo la direccin del depsito donde se encuentra la documentacin que se transfiere en el caso de tratarse de un edificio diferente al del organismo que realiza la transferencia.

- Serie, identificada a partir de los siguientes elementos:

Organismo productor, indicando todos los datos que dentro de l identifican la unidad administrativa o sujeto productor de la documentacin: Gabinete, Subsecretara, Direccin General / Organismo Autnomo, Subdireccin General / Organismo Autnomo, Servicio, Seccin, Negociado. Tipo documental, o clase de expedientes que se transfieren (por ejemplo: expedientes personales, expedientes de construccin de edificios, etc ...) Ordenacin, sealando si es alfabtica, cronolgica, numrica, etc.. . Funcin, en virtud de la cual se ha producido la serie documental.

Los recuadros que figuran en estas casillas son para consignar la codificacin informtica, a cumplimentar por el
AGA

cuando proceda.

- Valoracin. Esta parte se cumplimenta marcando las casillas de

los apartados 1, 5 y

6, y en los restantes consignando el nmero de aos en cifra. Esta informacin se

M E ~ O D O ~ O GP~ AA R A L A I D E N T I F I C A C I O N Y V A ~ O R A C I O NDE F O N D ~ 5 D O C U ~ E N ~ A L ~ * S

79

extraer del informe o memoria de valoracin realizado por el propio archivo remitente, y que de forma obligatoria debe acompaar la transferencia.
-

Informacin complementaria. Deber adjuntarse el estudio institucional del organismo productor. En cuanto a los instrumentos que acompaan (ndices, bases de datos,...), se relacionarn bien en la casilla de observaciones, bien en hoja aparte, indicando el tipo de formato y nmero de los mismos.

- Datos de Registro. Son

los siguientes:

Nmero de Registro General de Salida Definitiva de Documentos del Archivo Remitente. Nmero de Registro General de Entrada del Archivo General de la Administracin. Nmero de Registro General de Transferencias del Archivo General de la Administracin. Nmero de Registro de Organismos, o unidad administrativa, a cumplimentar por el Archivo General de la Administracin.

Los apartados correspondientes a Registro General de Entrada, Registro de Organismos y Registro General de Transferencias, sern cumplimentados por el Archivo

General de la Administracin.

Baja. A cumplimentar por el Archivo General de la Administracin cuando proceda.

- Observaciones. Cualquier informacin que se considere necesario destacar

2%y 32 Hoja de la Relacin de Entrega:


-

N.9 de Orden: nmero correlativo que le corresponde a cada caja para su identificacin, comenzando siempre por el nmero 1. En ningun caso se repetirn numeraciones o se incluirn nmeros bis.

Fechas de las unidades documentales que se incluyen. Signatura del Archivo Remitente.

- Contenido de cada una de las unidades documentales incluidas en cada caja.


-

80

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

Los apartados correspondientes a la signatura

A.C.A.

y a la Baja, sern cumpli-

mentados en su momento por el Archivo General de la Administracin.

Observaciones, particularidades de la documentacin que se considere conveniente


destacar.

Se rellenar un impreso diferente para cada una de las fracciones de series que se transfieran, y se firmarn y sellarn por el encargado del archivo remitente, los apartados correspondientes a las diligencias de entrega que figuran tanto la primera hoja como en la final de la relacin de cada una de dichas fracciones.

M E T O D O L O G I A P A R A L A I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

81

ARCHIVO GENERALDE LA A D M I N I S T R A C I ~ N

NORMAS DE INTERCALACIN DE DOCUMENTACIN

1.1

CONCEPTO

Se considera documentacin para intercalar aquella que habiendo sido separada de su serie originaria, no ha sido nunca transferida al Archivo Receptor de la serie documental en

la cual estara integrado el documento o expediente a intercalar y que por razones de diversa ndole ( prstamos a otros organismo realizados por el organismo emisor, necesidades de

consulta de esa documentacin, prdida y posterior hallazgo de esos documentos una vez que la serie originaria ha sido transferida al archivo Receptor) se encuentra desgajada en el Archivo Remitente. En ningn momento se debe considerar documentacin para intercalar aquella que ha sido prestada por el Archivo General de la Administracin al Archivo Central correspondiente, ya que sta se encontrara dentro del concepto de prstamo administrativo, para la cual existe un Registro de Prstamos de documentacin, y por ello se debe especificar claramente en los oficios que acompaen a los documentos cundo se trata de la devolucin de un prstamo o cundo de documentacin a intercalar.
l

1.2 NORMAS

Siempre que se remita documentacin a intercalar, deber acompaarse de sus correspondientes Impresos de Intercalacin debidamente cumplimentados, impresos que el Archivo General de la Administracin facilitar a quienes lo soliciten.

DATOS Q U E S E DEBEN C O N S I G N A R :

- ORGANISMO REMITENTE. El que enva la documentacin a intercalar, y que en la mayora de

los casos coincide con el organismo que ha producido la documentacin.


-

ORGANISMO EMISOR.Se

rellenar este apartado cuando el organismo que ha producido

la documentacin sea distinto del que enva la intercalacin.

82

~ S C ~ E L I n A~ R O A ~ E R I C A DE ~ A ARCHIVOS. EXPERlfNCiAS Y M A ~ E R l A l ~ 5

En ambos casos se especificar claramente el nombre del organismo y su nivel jerrquico (Subdireccin General, Servicio, etc ...) poniendo entre parntesis la unidad superior de la que depende.
- FONDO. Este campo deber cumplimentarse en el caso de que se den una serie de cir-

cunstancias:

cuando los Ministerios remitentes hayan enviado la documentacin no desde sus archivos centrales, sino desde otros depsitos, cuando se trata de grupos documentales de organismos que a lo largo del tiempo han estado adscritos a diferentes Ministerios, tambin los fondos de aquellos organismos extinguidos que ha sido depositados directamente en el Archivo General de la Administracion. Del documento o expediente a intercalar.

AO.

- TIPO DOCUMENTAL. Hace referencia a las actividades y funciones concretas que desem-

pea cada una de las unidades administrativas del organismo, por ejemplo: expedientes personales, expedientes de concesin de subvenciones, nminas, libros registro de entrada de documentos, correspondencia, etc.. .
N.O DE EXPEDIENTE.

- N.? DE LEGAJO. El nmero de caja o legajo (signatura) a la que se debe incorporar fsi-

camente.

REGISTRO AGA. FECHA DE TRANSFERENCIA.

Se refiere a la transferencia en la que debera

haberse incluido la documentacin a intercalar, con expresin del Nmero de Registro General de Entrada de Fondos del Archivo General de la Administracin, y si se desconoce este dato facilitar la fecha en que se produjo

El resto de los apartados del impreso de intercalacin ser cumplimentado por el Archivo
General de la Administracin, quien una vez finalizadas todas las tareas que conlleva la intercalacin, devolver un copia del mencionado impreso al Archivo Remitente. Cualquier duda sobre la cumplimentacin de los impresos de intercalacin ser resuelta por el personal responsable de la Seccin de Relaciones con las Administraciones Pblicas de/ AGA, y si as lo consideran pueden ponerse en contacto con MaMercedes Martn-Palomino, lefa de la citada Seccin (Tel.: 8-89-29-50, ext. 55) quien le suministrar toda la informacin necesaria.

M~rODO~OGl PA A R A L A I ~ ~ N T I ~ I C A C IY V NA ~ O R A C l N DE F O N D O S V O ~ V M ~ N ~ A L E S

FICHA DE IDENTIFICACI~N DE ORGANISMOS


NOMBRE:

FECHAS:

DEPENDEDE:

DE EL DEPENDEN:

ANTECEDENTE:

OBSERVACIONES:

Fuente: M.* Luisa Conde. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Normas Tcnicas de la Direccin de Archivos Estatales, 2. Direccin de Archivos Estatales, Madrid, 1992.

84

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

APNDICE DE LEGISLACI~N
TEMA:

N."

DOC.

TITULO:

DATOS DE LA PUBLICACIN: EN CASO D E NORMA NO EDITADA

Signatura Archivo: SERIES DOCUMENTALES CON LAS QUE SE RELACIONA:

DESCRIPTORES:

OBSERVACIONES:

Fuente: M.aLuisa Conde. Op. cit.

METODOLOG PA IA RA LA IDENTIFICACI~N

VALORACION DE FONDOS DOCUMENTALES

85

FICHA DE IDENTIFICACI~N Y VALORACI~N DE SERIES

1
l

TIPO DOCUMENTAL:

Il

FECHAS:

ORGANISMO PRODUCTOR:

DOCUMENTOS BSICOS:

ORDENACIN DE L A SERIE: CARACTERES EXTERNOS:

VALORACI~N: TRAD. DOC.: EXPURGO ANOS: TESTIGO:

ACCESIBILIDAD: PARCIAL

SI

NO TOTAL

LEY:
FECHA ACCESO:.

86

ECCUELA I 6 ~ R O A M E R I C ~ DE ~ A ARCUIVOS. EXPRIENCIAS Y MArERlAlES

FICHA DE SERIES
CODIGO CLASIFICACION: 4.1.2

TIPO DOCUMENTAL: Expedientes de subvencin para construccin e instalacin de centros asistenciales

FECBAS EXTREMAS: 1965- 74

Mo de la Gobernacin. D.G. Poltica Interior y Asistencia Social. S . G . Asistencia Geperal. Seccin Asistencia Social.
ORGANISMO PRODUCTOR:

SIGNATURAS: A.Centra1:

Transferencia:

17641829183218461858193819831996-

1828..........69 1831.........129 1845.........131 1857.........141 1937.........149 1982.........210 1995.........242 2099.........465

117 130 140 148 210 242 252 555

Guarderas Residencias de Ancianos Centros de Adultos Residencias de invlidos Hogares de Ancianos Centros de Subnormales Centros Sanitarios Proyectos de Obras

VOLUMEN: 264 DOCUMENTOS BASICOS:

1- Fase de solicitud: Documentacin entregada en la Junta Provincial de Beneficencia y de alli a la D.G. de Beneficencia y Obras Sociales (Fondo Nacional de Asistencia Social)

Instancia (normalmente de la parroquia o de la diputacin) Documentos que acompaa: - Memoria (fotografas) - Certificados (normalmente de Critas o de la Seccin Femenina) - Presupuestos - Proyecto: planos (cuando proceda) Informes de : Ayuntamiento,Diputacin Provincial o Gobierno Civil - Documentos acreditativos de la propiedad del inmueble (ttulos, escrituras ...) - Declaraciones juradas

2- El trmite consta de correspondencia entre la D.G

M E T O D O L O G I A PARA L A I ~ ~ N T I F I C A C I Y NV A L O R A ~ I N DE F O N D O S V O C U M E N ~ ~ L E S

87

competente, los organismos provinciales implicados y los propios interesados a fin de solucionar posibles incidencias.
3 ; Documentacin contable: ADOP Notificacin al interesado de la concesin de la subvencin Justificantes del gasto: certificados, resumen de facturas...

LEGISLACION: Ayudas a cargo del Fondo Nacional de Asistencia Social. (Planes de Desarrollo D. 2 7 0 4 / 6 4 del 2 7 de julio)

ORDENACION: Orden numrico- cronolgico ACCESIBILIDAD: VALORACION: OBSERVACIONES: Contiene documentacin especial: planos, fotografias. La oficina form una serie separada con los proyectos de obras, aunque no en todos los casos fueron separados del resto del expediente. Se ha realizado un ndice auxiliar geogrfico para cada tipo de centro y para los proyectos de obras.

88

ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

MODELO DE IMPRESO DE R E L A C I ~ N DE ENTREGA PARA LA TRANSFERENCIA DESDE LOS ARCHIVOS DE OFICINA AL CENTRAL

(Mernhrctc)

1
--J

Nm. total de hojas

.. .. .

........ .

RELACI~N DE ENTREGA
N." Reg. General

Organismo productor:
h
\-

Funcin :

2 u - Tipologa documental:
v

Nm. de orden Fechas extremas Baja

M E T O D O L O G I A P A R A L A I D E N T I F I C A C I N Y V A L Q R A C I N DE

FONDOS DOCUMENTALES

89

N." R
Nm.

- . General
de orden Fechas cxtremas

N." Reg. Org.


CONTENIDO

N.O de hoja
jig. archivo

remitente

Signatura

Baja

90

ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

N." Ri . General
Nm. de xden Fechas extremas

N.O Reg. Org.


CONTENIDO

N." de hoja
Baja

2
W
d

u
d cl

e !

e !

a
d

e !

2
DILIGENCIA DE COTEJO:

Entregu,

Recib,

(Firma y sello)

(Firma y sello)

Fecha

Fecha

M E T O D O L O G I A P A R A L A I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

91

ul

rm

No Total
d e Hoja\

rn XI

o
R E L 4 C I O N DE ENTREGA

ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACI~N


fechd de la transferencia
Ao
Dia

m
Mes

1
BAJA Por Transferencia Por Eliminaiion

4RCHIVO REMITENTE

rn

<

3ireccin

vi

SERIE: Firma y sello del funcionani que recibe.

3rganiamo Productor Iabinete SubseLretaria Direccin General / OOAA Subdireccion General / OOAA Servicio Se cc1n Negociado
FeLha
/

Fecha

Fecha

Tipo dwumental

IllllII

3BCERVACIONE.S

Drdenacin Funiion

Valoracin
7

u
-

I Serie fruto de funciones especficas o cirinunes del organismo 2 Plazo de prescripcin de valores primarios n a o s 3 Plazo de permanencia en archivo de gestin aos central aos i n t e r m e d m Q aos 4 Plazo de reserva de a c c e s o : n ao5 5 Consrrmcin prrnianente Eliminable 6 InformaciUn crm$ementaria lnformc o memoria Legislacin ~1 -_ Estudio in>tiluciondl Instrurneniria ./

7 -2

M E T O D O L O G A P A R A L A I D E N T I F i C A C l N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

93

. e &
x

94

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

c
1
IMPRESO DE P R E V I S I ~ N DE TRANSFERENCIAS
Nm. total de hojas

Membrete

Archivo remitente:

Org. productoriDG./OO.AA./SDG./Serv./Secc./Neg.:
Depsito de procedencia:

Estado de conservacin:

D m

Fechas extremas
Volumen Series documentales Formato

Descripcin

Caducidad Admva.

Frecuencia de consulta

-<

<

n O.

y1

96

E S C U E L A I ~ E R ~ A M R I C A NDA E A R C H I V O S . E X ~ ~ R I E N C I AYS M A T E R I A L E S

r i

c .
Y

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B
C

98

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

METODOLOGA PARA LA I ~ ~ N T I F I C A C I O YN V A L O R A C I N D E F O N D O 5 D O C U M E N T A L E S

99

oi

o
A CUMPLIMENTAR POR A.C. A CUMPLIMENTAR POR A G.A.

) i (

I
SIGNATURA
Fondo Ano TipoDoc.

V Expte. I.D.D. I.D.D.Pag

ORGANISMO

Remitente
Legajo

Emisor

1
& ,:& :

Observaciones

Fecha de intercalacin

1.1

.-CORRESPONDENCIA
-

Correspondencia

1.2.

.-AUDIENCIAS Y VISITAS
-

Expedientes

LSECRETARIA GENERAWICESECRETARIA

2.1 S E C C I N DE ASUNTOS GENERALES Y Rgimen INTERIOR

2.1.1. Registro General


-

Expedientes de reclamacin sobre escritos faltos de reintegro Hojas de salida de documentos Notas del Servicio a otros organismos Oficios de remisin de comunicaciones rganos de la Administracin (art. 66 L.P.A.) Registro articulo 66 L.P.A. Registro de circulares

- Hojas de entrada de documentos


-

- Registro de telegramas - Registro general de entrada de documentos


-

Registro general de salida de documentos

2.1.2. Boletn Oficial de la Provincia


-

Expedientes de inserciones y publicaciones en el B.O.P. Registro del B.O.P.

2.1.3. Protocolo

- Expedientes de recepciones oficiales del Gobierno Civil


-

Expedientes de relaciones pblicas

- Recortes de prensa
Fuente: Grupo de Trabajo de Gobiernos Civiles

CONTRATOS DE OBRAS
EXPEDIENTE

--MESA DE CONTRATACION SUBD. ARCHVOS ESTATALES

~~

~~

DOCUMENTOS ORGANISMO PRODUCTOR PROPOSICION DE GASTO (D GRAL)


~~

SUBDIR GRAL DE INVERSIONES Y OBRAS

~~

TEXTO BOE ANUNCIOY ADJUDICACION (MESA DE CONTRATACION) CARTA DE PAGO BOE PROPUESTAS ECONOMICAS DE LAS EMPRESAS PROPOSICIONES PRESENTADAS/ PROPUESTA DE ADJUDICACION

a
1

l
a
l

ACTAS (MESA DE CONTRATAC.) PROPUESTA DE APROBACION E INICIO DEL EXPEDIENTE CONFORME INFORME DE LA OFICINA DE SUPERVISION DE PROYECTOS

t
~

ICION
~

DELEGADA)

HOJA DE CONCURSO-SUBASTA
,

..A
a
~

a
a

DECLARACION

JURADA DE CONTRATISTAS DE NO ESTAR SUJETOS A INCOMPATIBILIDAD ALTAS DE

PROVISIONAL

Expte. 201 8/103 Adaptacin del edificio de antiguos juzgados 5038/110 para Archivo Histrico Provincial y Archivo 6014/004 Municipal de Sevilla.

Fuente: Grupo de Trabajo de Archivos Administrativos

102

E S C U E L A I ~ E R O A ~ E R I C A NDE A ARCHIVOS. EXPERIENCIAS Y MATERIALES

T
e

(C GRAL DEPOS -~
CERTIFICACION ACTA REPLANTE

ACTA DE COMPROBACION Y REPLANTEO DE @BRA NEGATIVA ~~

ACTA DE COMPROBACION Y REPLANTLO OB ACTA DE RECCEPTION PROVISIONAL ACTA DE RECEPCION DEFINITIVA

(y

" O ' (M" EC H)

i-7
e

e
e l

(M"EC

O.M. DE

I
l

l
MEDICIONES Y PRESUPUESTO PETICION, ORDEN Y APROBACION DEL PAGO DE LOS INTERESES DE DEMORA

l
l

SOLICITUD DEL EXPEDIENTE POR EL TRIBUNAL DE CUENTAS

M E T O D O L O G I A P A R A L A I D E N T I F I C A C I O N Y V A L O R A C I O N DE F O N D O S D O C U M E N T A L P S

103

CONTRATOS DE OBRAS

DOCUMENTOS ORGANISMO PRODUCTOR

MESA DE CONTRATACION
~

"AD' (M" DE EC Y HAC )

INI-ORME DE APROHACION DE CUFNTA PAGOS EN l-IRME (1 D 1 LIENCIA FISCAL O.M. DE APROBACION DE GASTO. MJ DE CULTlJRA RIA, ANTICIPADA O DE LIQUIDACION. (SUHD GRAL INV. Y OBRAS). MEDIONES Y PREUPUES-

o
~

o o

O.K. (MQ EC, Y HAC.)

APROHACION DE LA ADJUDICACION DEFINITIVA DEL PROYECTO.

1 O.P. (M" DE EC. Y HAL.)


1 DECLARACION JURADA

11

DE CONTRATISTAS DE NO ESTAR SUJETOS A INCONPATIBILIDAD. RELACION NOMINAL DE ACREEDORES.

1
~

1 CERTIFICACIONES
COMPROHACION DE CUENTAS JUSTIFICATIVAS DE GASrOPNFORME FISCAL. MINUTAS DE HONORARIOS DE ARQUITECTOS.

Expte. 2018/103 "Adaptacin del edificio de antiguos juzgados 5038/110 para Archivo Histrico Provincial y Archivo 6014/004 Municipal de Sevilla".

104

ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A D E A R C W I V O S . E X P E R I E N C I A S Y MATERIALES

ESTIMACION APROXIMATIVA DEL VOLUMEN DE UNIDADES DE INSTALACION DEL PROYECTO DE OBRAS DEL ARCHIVO HISTORICO PROVINCIAL DE SEVILLA
1. VOLUMEN APROXIMADO POR ORGANISMOS

A) SUBDIRECCION GENERAL DE ARCHIVOS ESTATALES-DIRECCION DE ARCHIVOS ESTATALES:


No estn instalados en cajas. Ms o menos ocuparan una caja. Se encuentran:
-

Expediente Proyecto:
-

Reformado Complementario

B) INTERVENCION DELEGADA:
Ocupan dos cajas. Contienen los expedientes. C) SUBDIRECCION GENERAL DE INVERSIONES Y OBRAS: Ocupan 5 cajas que contienen los expedientes.
1. Oficina de Supervisin de Proyectos: 3 cajas. 2. Seccin Tcnica: 2 cajas que contienen los proyectos Reformado con tres ejemplares y Complementario.

D) MESA DE CONTRATACION: Una caja conteniendo el expediente.

En total sumun 15 cajas


11. PROPUESTA DE CONSERVACION Conserva completos Expediente y Proyecto de la Subdireccin General de Inversiones y Obras que supone un total de 8 cajas. Como consecuencia se llevara a cabo una eliminacin de 7 cajas. Las cajas a conservar seran: a) Dei Expediente. 77.970,77.971,77.917, 77.978 y 77.979. b) Del Proyecto 75.734, 71.689 y 71.690

METODOLOGA

P A R A LA I D E N T l F l C A C l N Y V A L O R A C I O N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S

105

SERIES DOCUMENTALES 1979-1991

DECLARACIONES

No 227.C.C.1.2.1 DEPENDENCIA: GESTIN TRIBUTAKIA SECCIN: SERVICIO TCNICO TRIBUTARIO NEGOCIADO: LIQUIDACIN DE TRIBUTOS ESTATALES SERIE: Declaraciones Ordinarias por el Impuesto sobre la Renia de las Personas Fsicas. (Modelo DI 00) documento de ingreso o devolucin (Modelo 100) y FlOO Resumen de rendimientos y variaciones Patrimoniales (1) INICIO: 1979/12/04FIN: 1991/12/31 FORMATO: Legajos CONSERVACIN: 6 aos y muestreo aleatorio del 1 % ORDENACIN: Carpetas Fiscales Alfabticas o por no de lote SERIES CON IGUAL INFORMACIN: DUPLICADOS: OBSERVACIONES: Debe conservarse 1979 por ser la 1" declaracin de Renta. 1987 y 1991 por regularizaciones voluntarias de la situacin tributaria. 1)Resumen de rendimientos o variaciones del Patrimonio que acompaa a la declaracin ordinaria. No 228.C.C.1.2.1 DEPENDENCIA: GESTIN TRIBUTAKIA SECCIN: SERVICIO TCNICO TRIBUTARIO NEGOCIADO: LIQUIDACIN DE TRIBUTOS ESTATALES SERIE: Declaraciones simplificadas por el Impuesto de la Renta de las Personas Fsicas (Modelo. D IOI), Documento de ingreso o devolucin (Modelo 101) INICIO: 1979/11/04 FIN: 1991/12/31 FORMATO: Legajos CONSERVACIN: 6 aos y muestreo aleatorio del 1% ORDENACIN: Carpetas Fiscales o por node lote SERIES CON IGUAL INFORMACIN: DUPLICADOS: OBSERVACIONES: Se concibe para las declaraciones cuya renta no exceda de unos mximos determinados. Debern conservarse los aos: 1979, por ser 1" declaracin sobre el Impuesto de la Renta; 1987 y 1991 por existir regularizaciones voluntarias de la situacin tnbutaria. No 229.C.C.1.2.1 DEPENDENCIA: GESTIN TRIBUTARIA SECCIN: SERVICIO TCNICO TRIBUTARIO NEGOCIADO: LIQUIDACI~NDE TRIBUTOS ESTATALES SERIE: Declaraciones por el Impuesto Extraordinario de las Personas Fsicas (Modelo 0714) (Modelo de ingreso o devolucin 714) INICIO: 1979/12/04 FIN: 1991/12/31 FORMATO: Legajos CONSERVACIN: 6 aos y muestreo aleatorio del 1% (1) ORDENACIN: Carpetas Fiscales alfabticas o no de lote SERIES CON IGUAL INFORMACIN: DUPLICADOS: OBSERVACIONES: (1) Se conservar el ao 1978 por ser la primera declaracin y como en las declaraciones de Renta los aos de regularizaciones: 1987, 1991
Fuente: Pilar Faci. Normas para el tratamiento ... O p . cit.

106

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

No 260.C.C. 1.2.1 DEPENDENCIA: GESTIN TRIBUTARIA SECCIN: SERVICIO TCNICO TRIBUTARIO NEGOCIADO: LIQUIDACIN DE TRIBUTOS ESTATALES SERIE: Relaciones de Declaraciones anuales de I.R.P.F.y Patrimonio: Documentos retenidos INICIO: 1985/03/21 FIN: 1991/12/31 FORMATO: Listados CONSERVACIN: 6 aos y muestreo de ejemplar
ORDENACI~N: SERIES CON IGUAL INFORMACI~N: DUPLICADOS: OBSERVACIONES:

No 261.C.C.1.2.1 DEPENDENCIA: GESTIN TRIBUTARIA SECCIN: SERVICIO TCNICO TRIBUTARIO NEGOCIADO: LIQUIDACI~N DE TRIBUTOS ESTATALES SERIE: Relaciones de documentos aparcados INICIO: I985/03/21 FIN: 1991/12/3 1 FORMATO: Listados CONSERVACIN: 6 aos y muestreo de ejemplar ORDENACZN: SERIES CON IGUAL INFORMACI~N: DUPLICADOS: OBSERVACIONES: No 262.C.C.1.2.1 DEPENDENCIA: GESTIN TRIBUTARIA SECCIN: SERVICIO TCNICO TRIBUTARIO NEGOCIADO: LIQUIDACI~NDE TRIBUTOS ESTATALES SERIE: Relaciones de declaraciones paralelas calculndns por declaraciones anuales de I. R.P.F. y Pam'monio INICIO: 1985/03/21 FIN: 1991/12/31 FORMATO: Listados CONSERVACIN: Permanente ORDENACION: SERIES CON IGUAL INFORMACIN: DUPLICADOS: OBSERVACIONES:

M E T O R O L O G I A P A R A LA l 5 E N T l F l C A C l O N Y W A L O R A C l b N E FONDOS 5 O C U ~ E N T A l E S *

107

No:1 SECRETARIA PARTICULAR Correspondencia


1.01

Correspondencia Valor administrativo: 10 Archivo Central: IOT

Acceso: L Archivo intermedio: 1ST

Conservacin: CP Archivo Histrico: CP

No:2 SECRETARIA PARTlCULAR Audiencias y visitas


1.02

Expedientes Valor administrativo: O1 Archivo Central: IOT

Acceso: L Archivo intermedio: IST

Conservacin: CP Archivo Histrico: CP

No:3 ASUNTOS GENERALES Y Rgimen INTERIOR Registro General


2.01.01

Expedientes de reclamacin sobre escritos faltos de reintegro Valor administrativo: 05 Acceso: L Archivo Central: OSE Archivo intermedio: **

Conservacin: ET Archivo Histrico:

**

No:4
ASUNTOS GENERALES Y Rgimen lNTERlOR Registro General
2.01.01

Hojas de entrada de documentos Valor administrativo: OS Archivo Central: OSE

Acceso: L Archivo intermedio:

**

Conservacin: ET Archivo Histrico:

**

No:5
ASUNTOS GENERALES Y Rgimen INTERlOR Registro General
2.01.01

Hojas de salida de documentos Valor administrativo: OS Archivo Central: 05E

Acceso: L Archivo intermedio:

**

Conservacin:ET Archivo Histrico:

**

No:6 ASUNTOS GENERALES Y Rgimen INTERIOR Registro General


2.01.01

Notas del servicio a otros organismos Valor administrativo: O1 Acceso: L Archivo Central: OSE Archivo intermedio:

**

Conservacin: ET Archivo Histrico:

**

Fuente: Ana Lavia, et. alii. Normas para el tratamiento ... Op. cit

108

ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . EXPERIENCIAS Y MATERIALES

ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACI~N Departamento de Referencias

RESTRICCIONES AL ACCESO:NORMATIVA LEGAL


-

Materias Scguridad del Estado Defensa del Estado Averiguracin de delitvs Intimidad de personas Materias clahificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales Dirposicin expresa de 18 Ley Datos personales de- carcter policial - procesal clnico u otros que puedan afectar a la seguri~ dad de personas, intimidad de su vida privada, familiar y su propia imagen
~ ~

onstitucin Espaola 105.b

Leve\ Concretas

Lev Patnmonio 16/85, 57. 1 a) 16/85, 57. 1.a)

LRIAP y PAC 30192. 37.5.b

I 2 3
4

S O 9/6@

105.b 105 b 105.b

s0

9/68

30192. 37 5.b
30/92, 37.5.c.

R D 14 Sept 82 L P H 1/82
S O 9/68

16/85. 57. La)


16/85, 57. 1.c) 16/85, 57. 1. a) 16/85, 57. 1. c) 16/85, 57. 1. c ) 16/85, 572. I c ) 16/85, 57. 1. c ) 16/85, 57. 1. c )

30/92. 37.246
30192. 37.6.aS

5 6 7 8 9 0

L.S.P 3/86 L.P.H. 1/82

30192. 37.6.b8 30/92. 37.2 30/92, 37.3 30192. 37.3

m E F 15/99

Documento5 sancionadores Documentos disciplinarior Documentos de carcter nominativo sin datos pettenecientes a la intimidad de las personas Secreto comercial e industrial Poltica monetaria Rgimen electoral Funcin estadstica pblica Registro Civil Registro Central Penados Registros pblicosln Acceso de Diputados, Senadores, Diputados Autonmicos o miembros de Corporaciones locales Archivos Hiatricos
No obstante, cabe soli~itar a u t o r m ~ m nadmmirirativa para consullar en tales casos
poder consulia~Ioses preciso consentimiento expreso de los afectados o iranscuno de 25 aiios de* Para Modihcado por Ley 4111978 de 7 de octubre y por la L e y 911986 de 5 de abnl.

2 3

30/92. 37.35
L.R.I.P.I. 11/86 30/92, 37.5.d 30192, 37.5.e L.R.E. 5/85 FPE 12/89, 19. 20 LRC 8-6-1957 R.D. 1597/89

5
6 7 8

30192, 37.6.6
30192, 37.6.d8
30192, 37.6.e8

9
O

30192,37.6.e8
30192. 31.6.ea 30192, 37.6.P
9

12
-

16/85

30/92, 37.6.g8

la fecha de la muerte. o 50 de la fecha del documento.

Acceso reaewado a t a l a personas Acceso de ierceros con inters legitimo directo de ti~ccrosms dignos de pmicccin o porque lo disponga una L e y Denegables por prevalecer razone^ dc mters pblico. i n t e r e ~ s Tambin regulado por la L e y General de Sanidad. 14/85 en su artculo61 Se rigen p r BY& disposiciones especificar Resolucin de 24 de febrero de 1982, por la que se ordena la publicacin del Reglamento del Congreso de los Dipuiados Resolucin de 26 de mayo de 1982 por 18 que se ordena la publicacin del Reglamento del Senado. L e y 7,985, de 2 de abril. Rcguladora de las base$ del Rgimen Local Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre. Reglamento de organizacin, funcionamiento y rgimen Jurdico de las entidades I o c a l e ~ actualizado y acomodado a la L e y 7&1985. de 2 de abril. reguladora.de bases del Rgimen Local. lo Regulados por L e y

s.0
L.R J.A P y P A C L.S.P

L.P.H. L.R t.
F P E.

Ley Ley Ley Ley Ley Ley Ley Ley

de Secretos Oftcialer de 5 de abril de 1968 30B2 de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento AdminiSiratwo Comn Orgnica de 14 de abril de 1986,3/86 de Salud Pblica. Orgnica de 5 de mayo. de 1982, 1/82 de Protcccin Civil del Dererio 81 honor, a la intimidad penonal y familiar. y a 18 propia imagen

L.R.C.

L.P.H E. R.D 14 Sepl 1882


L R.J.P.1 11/86 R.D 1597/89

dc Rgimm Elecloral 5/85. 9 de mayo de 1989. de la Funcin Pblica Esladslica. de Registro Civil, de 8 de junio de 1957 16/85 de 25 de junio de Patrimonio Hiatrico Espaol Real Decreto de 14 de septiembre de 1882 aprobatorio de la L e y de Enjuiciamiento Criminal (art 299 y 301) L e y 1111986 de 20 de mano. de Rgimen Jurdico de la5 PalenleS de invencin y modelos de utilidad Real Decreto 1597/1989. de 29 de diciembre, del Reglamento del Registro Mercantil Decreto de 8 de febrero de 1946. que aprueba el Icilo refundido de la Ley Hipotecaria

Ley Orgnica Proteccin de !kitos de Caracter Perconal

(aE 14-12-93)

M E I O D O L O G I A P A R A L A I D ~ ~ T I F I C A C I OY N V A L O R A C I Q N DE F O N D O S D O C U m F N T A l S

109