5 trucos para organizar mejor tus archivos

Publicado el 13 octubre 2010 en Guas | Tags: ficheros, Organizacin, renombrar

A la hora de hacer backups, copiar ficheros o tener que liberar espacio de disco, es cuando uno se de cuenta de la cantidad de archivos que da a da y ao a ao vamos acumulando en el ordenador. Archivos del sistema, del trabajo (equipo, clientes), de ocio (viajes, msica) y personales (facturas). Tener una consistente organizacin a la hora de nombrarlos y clasificarlos te facilita el trabajo y la vida. Pero es algo que hay que hacer expresamente, poniendo deliberado cuidado en ello. Una buena organizacin-clasificacin te ahorra tiempo, separa lo importante de lo menos importante, evita quebraderos de cabeza y hace que te desgastes en las cosas que de verdad merecen la pena. Organizar bien los archivos de tu ordenador es como cuidar la presin de los neumticos de tu coche. Un mal necesario que hace que lo dems vaya mejor.

1Nomenclatura comn y consistente A la hora de poner el nombre a carpetas y ficheros sigue un patrn o unas pautas que t mismo establezcas. Pero procura aplicarlo siempre en todos los rincones. Eso har que tu sistema sea coherente y consistente, y que no se queden partes sin organizar o a medio ordenar (lo que te llevar a cierta confusin). Sintate con lpiz y papel y define tu propia nomenclatura. Hazlo sencillo, prctico y directo. Tiene que ser un complemento que te ayude, nunca una tarea pesada e incmoda. Comparto contigo algunas ideas que pueden ayudarte a la hora de crear un sistema eficaz de nombres: 1. Utiliza nombres cortos y breves. Son ms manejables y directos. 2. Emplea abreviaturas o sufijos comunes para describir el contenido de la carpeta/archivo. 3. Agrupa (nombra) por nombre de proyecto o cliente, o tambin por ao. 4. Evita las carpetas con decenas o centenares de subcarpetas (cuanto menos scroll y ms directo, mejor). 5. Alterna MAYSCULAS_minsculas para resaltar ciertas partes del nombre. 6. Utiliza smbolos especiales o de puntuacin para destacar o remarcar. Por ejemplo: @Clientes, !mportante, _Revisar, *Borrar, 2010.

7. Una vez ms: no lo compliques. Incluye stas u otras ideas slo si te ayudan. 2A mano lo que necesites. Lo dems al Almacn Ten ms a mano las carpetas y archivos en los que ms trabajes. Crea accesos directos, lnzalos desde un Quicksilver o Launchbar, ponlos en el Dock lo que sea para tener ms cerca lo que ms usas. Si los abres a diario o varias veces al da, es conveniente reducir el nmero de clics que necesitas para trabajar con ellos. Los proyectos actuales deben estar bien a mano. Y lo dems?, sencillamente escndelo. Crea un gran archivo central o Almacn donde guardar todo lo que no sean proyectos actuales. Trabajos completados, clientes anteriores, pruebas, documentacin antigua Si no lo utilizas con frecuencia mtelo en ese trastero digital. As evitars que te moleste en el da a da. Y si algn lo necesitas podrs rescatarlo sin dificultad. 3Completa con etiquetas y/o colores Las etiquetas y los colores son una forma de destacar, distinguir o resaltar los archivos ms importantes o debes tener en cuenta. Las etiquetas te permiten emparentar en una misma familia archivos que estn en distintos lugares de tu ordenador. Y los colores es un complemento visual que sirve para reforzar tu consistente sistema de nombres comunes. Soy un gran fan de asignar colores a carpetas y archivos. Y es que saber, slo con un rpido vistazo, qu hay detrs de cada uno, resulta muy prctico. Aun cuando esos archivos estn en el mismo sitio y no tengan nada que ver entre s, los colores son una forma de distinguirlos. De ese modo en una misma carpeta pueden convivir ficheros totalmente distintos (trabajo y ocio) pero fcilmente identificables mediante colores (y su nombre, claro). Por ejemplo, puedes acordar un sistema visual de colores parecido a este:

Rojo: documentos y ficheros de clientes actuales sobre los que tienes que trabajar (tareas). Azul: datos e informacin relacionada con mi equipo, colaboradores o mi empresa. Verde: carpetas y ficheros con datos personales o bien ocio.

4Aprende a buscar bien Ser organizado est bien. Te facilita el trabajo, simplifica las operaciones, elimina pequeas dificultades. Pero tampoco hay que pasarse. Sobre todo teniendo en cuenta los buscadores que hoy da tenemos en nuestros sistemas operativos. No conozco en detalle los de los dems, pero el de Mac (Spotlight) encuentra todo a la velocidad del rayo. Sobre todo si sabes buscar bien.

El hecho de haber nombrado y clasificado mnimamente tus archivos facilitar enormemente cualquier bsqueda. Porque cuando uno busca no le interesa obtener 50 resultados sino slo uno, el que necesita. Como adems es una operacin que repites con mucha frecuencia se vuelve necesario (imprescindible) saber buscar bien. Bastan 4-5 modificadores o comandos que harn que encuentres cualquier cosa en muy pocos segundos. Saber buscar por fechas, por adjuntos, por remitente, por nombre exacto, aprovechar las bsquedas frecuentes Todo eso refuerza tu organizacin y hace que no pierdas el tiempo buscando, sino encontrando. 5Ten a mano un renombrador Hay aplicaciones y utilidades (scripts) que resultan muy tiles a la hora de renombrar un grupo de archivos en bloque. Imgenes de cmaras fotogrficas, msica y pelculas son algunos de los ejemplos ms comunes. Pero hay ms. A la hora de cambiarles el nombre y personalizarlos segn tus necesidades, no se te ocurra ir modificando uno a uno o despilfarrars tu precioso tiempo. Utiliza alguna de estas aplicaciones para cambiar el nombre de golpe. Ya se trate de 15 1.500 archivos. En Mac tienes muchas opciones para elegir: NameChanger, FileList/NameMangler, Renamer4Mac o el propio Automator. Seguro que para otros sistemas operativos no faltan alternativas. Estas sencillas herramientas resultan de extrema utilidad a la hora de empezar de cero una buena organizacin o bien reforzar tu sistema actual de archivos digitales. 6 (Bonus) Revisa, borra y limpia Los discos de hoy en da ofrecen una capacidad inimaginable hace poco tiempo. Pero la basura digital crece como la espuma. Hacer una revisin peridica (cada 3-4 meses) con una limpieza a fondo es una buena idea. Borra, limpia y quita del medio lo que ya no sirva o est de ms. Y si te da reparo eliminarlo, grbalo en un DVD. Puedes crear uno por ao o por semestre. Eso te ayudar a liberar espacio extra, quitar la basurilla digital y guardar ese disco fsico en cualquier rincn, ya que ocupa poco.