PLANDEGESTINDE RIESGOS

ProyectoAcadmico
PedroAscozAgustn GermnE.LpezSnchez FrancescPenalbaGarca MarcPrsperiSerra 22/02/2009

Plan de Gestin de Riesgos 2009

TABLADECONTENIDOS
1 DOCUMENTOIDENTIFICACIN.............................................................................4

2 PROPSITO..................................................................................................................5 3 ANLISISCUALITATIVO..........................................................................................7 4 ESCALASDEVALORACIN......................................................................................8 5 PLANIFICACINDELARESPUESTAARIESGOS...............................................8 6 7 DEFINICINDELOSINDICADORESYCRITERIOSDEACEPTACIN .......10 SEGUIMIENTOYCONTROL..................................................................................12

Plan de Gestin de Riesgos 2009

1 DocumentoIdentificacin
Nombre del proyecto: Cdigo de documento: Versin: Fecha: Proyecto Acadmico DC15_Plan_de _Gestin_de_Riesgos_CI 01 22/02/2009

Nombre Autor principal: Autor 1: Autor 2: Revisado por: Francesc Penalba Marc Prsper

Firma

Fecha 22/02/2009

26/02/2009

Contacto del cliente:

Jaume Mussons

Tabla 1 Documento de identificacin

LISTADODEVERSIONES Historial de versiones del documento

Revisin DC15_Plan_de _Gestin_de_Riesgos_CR DC15_Plan_de _Gestin_de_Riesgos_CI Fecha 22/02/2009 26/02/2009 Status CR CI Motivo Creacin - mp Revisin - fp

Tabla 2 Listado de versiones

Plan de Gestin de Riesgos

feb-09
2

Propsito
El Riesgo es un evento incierto, que de ocurrir afectara positiva o negativamente al

menos a uno de los aspectos clave del proyecto (coste, tiempo, alcance y calidad).

La Planificacin de la Gestin de Riesgos es el proceso de decidir cmo abordar y llevar a cabo las actividades de gestin de riesgos de un proyecto.

El Plan de Riesgos contiene: Metodologa. Herramientas, etc. para hacer la gestin de riesgos. Roles y responsabilidades. Lder, apoyo y miembros del equipo para cada actividad de gestin de riesgos. Preparacin del presupuesto. Asigna recursos y estima costes para las actividades de gestin de riesgos. Periodicidad. Cada cundo y con qu frecuencia se hacen la actividades. Categoras de riesgos. Contribuye a la efectividad y calidad de la identificacin de riesgos. Definiciones de probabilidad e impacto. Requerido para dar calidad y credibilidad al proceso de anlisis cualitativo de riesgos. Matriz de probabilidad e impacto. Los riesgos se priorizan segn sus posibles implicaciones para lograr los objetivos del proyecto. Tolerancias revisadas de los interesados. Formatos de informe. Contenido y formato de los registros de riesgos. Seguimiento. Documenta cmo sern registradas todas las facetas de las actividades de riesgos.

La Identificacin de Riesgos determina qu riesgos pueden afectar al proyecto y documenta sus caractersticas.

Un Registro de Riesgos debe contener: Lista de posibles riesgos Sus efectos Posibles respuestas Actualizacin de las categoras de riesgos

Plan de Gestin de Riesgos

COD DESCRIPCIN RIESGO RIESGO
1

2009
AREA EFECTO
No finalizar el proyecto en la fecha comprometida

MEDIDAS
Convocar una reunin para revisar la planificacin.

Desviacin excesiva de las horas de dedicacin GESTIN / PLANIFICACIN estimadas por parte de las integrantes del grupo.

Errores significativos en la definicin de alguno GESTIN / PLANIFICACIN de los puntos clave del proyecto (planificacin, alcance, etc.). Focalizar la atencin en aspectos secundarios GESTIN / PLANIFICACIN del proyecto, desatendiendo otros de mayor relevancia.

Aumento del coste del proyecto (nmero de horas dedicadas) Baja Calidad de la documentacin Establecer nuevas medidas que entregada provoquen una mayor rigurosidad en el control documental. Retraso en la ejecucin del Convocar una reunin para revisar la planificacin. proyecto. Baja Calidad de la documentacin entregada Retraso en la ejecucin del proyecto. Retraso en la ejecucin del proyecto por discontinuidad e interrupciones en la evolucin del trabajo. Retraso en la ejecucin del proyecto. Mal ambiente entre los integrantes del grupo Disminucin de recursos (aumento de la carga de trabajo del resto de integrantes del grupo de proyecto). Obtencin de una nota final de proyecto por debajo de las espectativas. Baja Calidad en los entregables del Proyecto Tcnico. Posibilidad de confusin en los objetivos reales del proyecto. Convocar una reunin para revisar la planificacin. Sistemas de comunicacin diversos (email, telefono, etc) Penalizar la falta de asistencia incrementando la carga de trabajo sobre el miembro en cuestin. Penalizar la falta de asistencia incrementando la carga de trabajo sobre el miembro en cuestin.

4 5

Mala comunicacin entre los integrantes del grupo. Faltas de asistencia reiteradas de los integrantes del grupo.

RECURSOS HUMANOS RECURSOS HUMANOS

Incumplimiento de las tareas asignadas por parte de algn integrante del grupo.

RECURSOS HUMANOS

La ausencia prolongada o abandono de alguno RECURSOS HUMANOS de los miembros del grupo por causas ajenas al proyecto Baja calidad de los documentos entregables CALIDAD

Convocar una reunin para revisar la planificacin.

9 10

Errores significativos en el desarrollo del proyecto tcnico. Cambios significativos en los requerimientos del cliente. Incumplimiento en las obligaciones del cliente

CALIDAD CLIENTE

11

CLIENTE

12

Prdida de informacin vital del proyecto.

TECNOLGICO

Revisar el procedimiento de revisin documental en el grupo y ser riguroso en su cumplimiento. Verificar la planeacin del proyecto tcnico Solicitar al cliente argumentos de los motivos de los cambios en sus requerimientos. Posibilidad de confusin en los Solicitar al cliente argumentos de los objetivos reales del proyecto. motivos de los cambios en sus requerimientos. Retraso en la ejecucin del Solicitar al cliente argumentos de los proyecto. motivos de los cambios en sus requerimientos. Retraso en la ejecucin del Se recupera la informacin a partir proyecto por tener que rehacer la de la herramienta Microsoft Groove,o a partir de copias de seguridad documentacin perdida. Usar las copias de seguridad en las reuniones con el cliente Potenciar el Benchmarking

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Algn miembro del equipo se queda incomunicado en un momento clave.

TECNOLGICO

Incumplimiento en las entregas parciales al cliente. Obtencin de una nota final de proyecto por debajo de las espectativas.

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Riesgo de ser superado por la competencia en COMPETENCIA la evaluacin del Proyecto por parte del cliente.

Tabla 1 Descripcin de Riesgos, Efectos y Medidas del Proyecto

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feb-09

Anlisiscualitativo

El anlisis cualitativo es subjetivo y prioriza los riesgos para focalizar los esfuerzos La Matriz PxI (probabilidad x impacto): se utiliza en este proceso, pero se define durante la planificacin de gestin de riesgos. La matriz especifica combinaciones de probabilidad e impacto que llevan a la calificacin de los riesgos como de prioridad baja, media o alta.

Plan de Gestin de Riesgos 2009

Escalasdevaloracin

Puntuacin 5 4 3 2 1

Gravedad Catastrfico Crtico Importante Significativo Insignificante

Gravedad de las consecuencias (en coste) Compromete la terminacin del proyecto Incrementa el coste del proyecto (entre 30-50%) Incrementa el coste del proyecto (entre 15-30%) Incrementa el coste del proyecto (entre 5-15%) Mnimo o sin impacto (menor 5%)

Puntuacin 5 4 3 2 1

Probabilidad Mxima Alta Media Baja Mnima

Probabilidad de ocurrencia Puede ocurrir una o ms veces en el proyecto Ocurrir frecuentemente, en 1 de cada 10 proyectos Ocurrir frecuentemente, sobre 1 vez de cada 100 proyectos Raramente puede ocurrir, 1 vez de cada 1000 proyectos Casi nunca ocurrir, 1 vez en 10000 o ms proyectos

Planificacindelarespuestaariesgos
Define las estrategias a emplear para los riesgos positivos y negativos identificados,

puede generar acuerdos contractuales. Estrategias para respuestas a Riesgos: Para riesgos negativos o amenazas: o o o Evitar. Cambiar el plan, objetivos, etc. Transferir. Pasarlo a una aseguradora Mitigar. Reducir la probabilidad o impacto del riesgo Explotar. Aprovechar la oportunidad Compartir. Adjudicar la propiedad del riesgo a alguien ms capacitado para sacarle provecho o Aumentar. Identificar y potenciar las probabilidades o impacto del riesgo Aceptar. No hacer nada Para ambas: o

Para riesgos positivos u oportunidades: o o

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feb-09
o Contingencia. No hacer nada hasta que se produzca. Entonces se ejecutan los planes de contingencia.

Ambos conceptos nos servirn para realizar el anlisis cualitativo de cada riesgo y su valor variar a lo largo de la vida del proyecto.

En el proceso de Seguimiento de Riesgos y en lo que se refiere al concepto de Impacto (o Gravedad), ste se medir en cada fase del proyecto a partir de una valoracin consensuada por los miembros del Proyecto o de la media aritmtica de dichas valoraciones, en una escala que ir del 1 al 5. Referente al concepto de Probabilidad (u Ocurrencia), ste vendr determinado por el valor de unos Indicadores (objetivos y asociados a cada Riesgo) y unos Criterios de Aceptacin mnimos definidos. En el caso en el que en uno de los anlisis realizados el valor del Indicador quedara fuera del rango de aceptacin definido, significara que el Riesgo tiene una alta probabilidad de que suceda. Si a ello le aadimos un valor alto del parmetro de Gravedad, para ese caso, ser necesario arrancar el Plan de Contingencia definido para el riesgo analizado, o lo que es lo mismo, las medidas diseadas para evitar poner en peligro el Proyecto por causa del riesgo que se est analizando.

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6 DefinicindelosIndicadoresyCriteriosdeAceptacin
CPI (Cost Performance Index) : Desviacin entre los recursos invertidos y los previstos en una fase concreta del proyecto. Se considerar como Aceptado, siempre que su valor no sobrepase de 0.15 . DRI (Document Review Index): ndice de nmero de documentos entregables revisados por alguno de los miembros del Proyecto respecto al nmero total de documentos entregables generados. Este indicador se considerar vlido siempre que su valor sea superior a 0,85. MAI (Meeting Assistance Index): ndice que nos reporta el grado de asistencia a las reuniones convocadas por el grupo de proyecto. Para que el ndice MAI sea Aceptado, deber ser superior al valor de 0,85. ITI (Incomplete Tasks Index) ndice que reporta el grado de tareas incompletas respecto al total de tareas encargadas a los miembros del Grupo de Proyecto. Para ser aceptado su valor deber ser inferior a 0,2. RCR (Requirements Change Rate) Ratio que relaciona el nmero de cambios en los requerimientos definidos por el cliente, respecto al nmero total definido por el mismo al inicio del Proyecto. Su valor deber ser inferior a 0,1 para que sea aceptado. WCI (Weekly Comunication Index) ndice que relaciona el grado de comunicacin / incomunicacin al que se ven sometidos los miembros del Proyecto durante la evolucin del mismo. Su valor nunca deber ser inferior a 0,8. PCI ( Perceived Competitivity Index): ndice de percepcin del estado de la Competencia, evaluado por los miembros del Proyecto, respecto al propio proyecto. Su valor nunca deber ser superior a 1,2.

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Plan de Gestin de Riesgos

feb-09

COD DESCRIPCIN RIESGO RIESGO

1 Desviacin excesiva de las horas de dedicacin estimadas por parte de las integrantes del grupo.

AREA
GESTIN / PLANIFICACIN

EFECTO
No finalizar el proyecto en la fecha comprometida Aumento del coste del proyecto (nmero de horas dedicadas) Baja Calidad de la documentacin entregada

MEDIDAS
Convocar una reunin para revisar la planificacin.

INDICADOR
CPI (Cost Performance Index)

CRITERIO ACEPTACIN
CPI 0,150

GESTIN / PLANIFICACIN Errores significativos en la definicin de alguno de los puntos clave del proyecto (planificacin, alcance, etc.). GESTIN / PLANIFICACIN Focalizar la atencin en aspectos secundarios del proyecto, desatendiendo otros de mayor relevancia.

Establecer nuevas medidas que provoquen una mayor rigurosidad en el control documental. Retraso en la ejecucin del proyecto. Convocar una reunin para revisar la planificacin.

DRI (Document Review Index) CPI (Cost Performance Index) DRI (Document Review Index) CPI (Cost Performance Index) MAI (Meeting Assistance Index)

DRI 0,850

CPI 0,150 DRI 0,850 CPI 0,150

4 5

Mala comunicacin entre los integrantes del grupo.

RECURSOS HUMANOS

Faltas de asistencia reiteradas de los integrantes del RECURSOS HUMANOS grupo.

Convocar una reunin para revisar la Baja Calidad de la documentacin planificacin. entregada Retraso en la ejecucin del proyecto. Sistemas de comunicacin diversos (email, telefono, etc) Retraso en la ejecucin del proyecto Penalizar la falta de asistencia por discontinuidad e interrupciones incrementando la carga de trabajo sobre en la evolucin del trabajo. el miembro en cuestin.

MAI 0,850

Incumplimiento de las tareas asignadas por parte de RECURSOS HUMANOS algn integrante del grupo.

La ausencia prolongada o abandono de alguno de los miembros del grupo por causas ajenas al proyecto Baja calidad de los documentos entregables

RECURSOS HUMANOS

Retraso en la ejecucin del proyecto. Penalizar la falta de asistencia CPI (Cost Performance incrementando la carga de trabajo sobre Index) el miembro en cuestin. ITI (Incomplete Tasks Mal ambiente entre los integrantes Index) del grupo Disminucin de recursos (aumento de Convocar una reunin para revisar la MAI (Meeting la carga de trabajo del resto de planificacin. Assistance Index) integrantes del grupo de proyecto). Revisar el procedimiento de revisin documental en el grupo y ser riguroso en su cumplimiento. Verificar la planeacin del proyecto tcnico Solicitar al cliente argumentos de los motivos de los cambios en sus requerimientos. Posibilidad de confusin en los Solicitar al cliente argumentos de los objetivos reales del proyecto. motivos de los cambios en sus requerimientos. Retraso en la ejecucin del proyecto. Solicitar al cliente argumentos de los motivos de los cambios en sus requerimientos. Retraso en la ejecucin del proyecto Se recupera la informacin a partir de la por tener que rehacer la herramienta Microsoft Groove,o a partir documentacin perdida. de copias de seguridad Incumplimiento en las entregas parciales al cliente. Obtencin de una nota final de proyecto por debajo de las espectativas. Usar las copias de seguridad en las reuniones con el cliente Potenciar el Benchmarking Obtencin de una nota final de proyecto por debajo de las espectativas. Baja Calidad en los entregables del Proyecto Tcnico. Posibilidad de confusin en los objetivos reales del proyecto. DRI = Document Review Index) DRI = Document Review Index) RCR (Requirements Change Rate) RCR (Requirements Change Rate) CPI (Cost Performance Index) CPI (Cost Performance Index) WCI (Weekly Comunication Index) PCI ( Perceived Competitivity Index)

CPI 0,150 ITI 0,200

MAI 0,850

CALIDAD

DRI 0,850 DRI 0,850 RCR 0,100

9 10

Errores significativos en el desarrollo del proyecto tcnico. Cambios significativos en los requerimientos del cliente. Incumplimiento en las obligaciones del cliente

CALIDAD CLIENTE

11

CLIENTE

RCR 0,100

CPI 0,150

12

Prdida de informacin vital del proyecto.

TECNOLGICO

CPI 0,150

13

Algn miembro del equipo se queda incomunicado en un momento clave. Riesgo de ser superado por la competencia en la evaluacin del Proyecto por parte del cliente.

TECNOLGICO

WCI 0,800

14

COMPETENCIA

PCI 1,200

11

Plan de Gestin de Riesgos 2009

7 Seguimientoycontrol
El registro de riesgos se actualiza en todos los procesos de Gestin de riesgos El Seguimiento y Control de Riesgos es el proceso de: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Identificar, analizar y planificar nuevos riesgos, Realizar el seguimiento de los riesgos identificados y los que se encuentran en la lista de supervisin Volver a analizar los riesgos existentes, Realizar el seguimiento de las condiciones que disparan los planes para contingencias, Realizar el seguimiento de los riesgos residuales Revisar la ejecucin de las respuestas a los riesgos mientras se evala su efectividad. Las reservas se gestin solo para los riesgos. no para los cambios Plan de solucin alternativa (work-around): Respuestas no planificadas inicialmente pero que son necesarias para tratar los riesgos emergentes no identificados previamente aceptadas de forma pasiva

Peridicamente se revisar el cuadro de Riesgos incorporando nuevos Riesgos, eliminando aquellos Riesgos que ya no se consideren posibles y evaluando de nuevo todos aquellos que se consideren vigentes.

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