GESTIN DE PROYECTOS

GESTIN DE RIESGOS

En base al libro Gestin de Proyectos de Pablo Lled y Gustavo Rivarola.

PROFESOR - Pablo Lled

Master of Science en Evaluacin de Proyectos, Finanzas e Inversiones, University of York, Inglaterra Project Management Professional (PMP), Project Management Institute MBA en Negocios Internacionales, Universitat de Lleida, Espaa Licenciado en Economa, Universidad Nacional de Cuyo (UNC) Profesor de la Universidad de California, Irvine Extension (e-learning) Profesor de Proyectos, ADEN Business School Co-autor de los libros: Gestin de Proyectos ; Claves para el xito de los proyectos y Administracin LEAN de Proyectos Socio fundador de MasConsulting Consultor internacional de empresas en reas de economa y finanzas Experiencia en Proyectos: www.masconsulting.com.ar/experiencia.htm E-mail: pablolledo@masconsulting.com.ar plledo@aden.org

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OBJETIVOS
Identificar los procesos de la administracin de riesgo Brindar los instrumentos para administrar situaciones de riesgo e incertidumbre Analizar las distintas tcnicas para la identificacin y cuantificacin del riesgo Identificar la utilidad de la matriz de riesgo. Conocer las herramientas para el plan de respuesta, el control y monitoreo de riesgos.

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CONTENIDOS
ADMINISTRACIN DEL RIESGO Conceptos bsicos Valor esperado Actitud frente al riesgo PLANIFICACIN DEL RIESGO Roles de los stakeholders Riesgo del contratista Plan de riesgo IDENTIFICACIN DEL RIESGO Entrevistas Ciclo de costo y riesgo Tipos de riesgo
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CONTENIDOS
ANLISIS CUALITATIVO DEL RIESGO Anlisis cualitativo vs cuantitativo Matriz de riesgo Priorizacin de riesgos Causales de riesgo ANLISIS CUANTITATIVO DEL RIESGO rbol de decisin Simulacin de Montecarlo Riesgo de agenda PLAN DE RESPUESTA AL RIESGO CONTROL Y MONITOREO DEL RIESGO
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ADMINISTRACIN DEL RIESGO

Todo proyecto tiene riesgos, Por qu se dejan de lado?

Cuestan ms de lo presupuestado! Abrieron un par de aos ms tarde! No cumplen con los objetivos esperados! Resultados negativos!
Aversin al riesgo Aversin a participar en este tipo de proyectos

Consecuencias del fracaso

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CONCEPTOS BSICOS
Incertidumbre se conoce la probabilidad Riesgo de ocurrencia del evento.
NO se conoce la probabilidad de ocurrencia del evento.

TI

Impacto del Riesgo Se busca establecer el impacto que el evento riesgoso ocasionar sobre el proyecto =>

PO

CO

EM

ST OS

CALIDAD

ALCANCE
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VALOR ESPERADO
Se calcula el valor esperado en funcin de los distintos escenarios posibles de un riesgo. Valor esperado = Prob. de ocurrencia x Impacto

Ventajas del mtodo del valor esperado

No existe ambigedad en el anlisis (clculos aritmticos). El modelo ser confiable dado la fiabilidad de las variables de entrada del modelo.

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ACTITUD FRENTE AL RIESGO

Perfil de Riesgo
Amantes al Riesgo
El individuo aceptar juegos justos y otros en los que las chances de ganar sean menores a las de un juego justo.

Adversos al Riesgo
Preferencia por jugar seguro, Se elige un proyecto seguro ante otro ms inseguro.

No todos reaccionamos igual frente a un mismo riesgo

Juego Justo: Deja al jugador en un valor de beneficio

esperado igual a CERO.

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PROCESOS DE LA ADM. DEL RIESGO

PLANEAMIENTO DEL RIESGO

IDENTIFICACIN DEL RIESGO

ANLISIS CUALITATIVO DEL RIESGO

CONTROL Y Administracin ANLISIS MONITOREO CUANTITATIVO del RIESGO DEL RIESGO DEL RIESGO PLANEAMIENTO DE LA RESPUESTA AL RIESGO

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PLANIFICACIN DEL RIESGO

Planificacin

INSUMOS Documento de autorizacin (Charter) Poltica de administracin del riesgo Tolerancia al riesgo Estructura de divisin del trabajo (EDT) HERRAMIENTAS Y TCNICAS Reuniones de planificacin RESULTADOS Plan de administracin del riesgo

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RIESGO DE LOS STAKEHOLDERS

Stakeholder
Clientes Proveedores Inversores Bancos Administrador Equipo de trabajo Ciudadanos Gobierno

Rol
Comprar producto final

Riesgos asociados
No les guste el producto final

Entregar bs. intermedios No entregar en tiempo y forma Financiar el proyecto Financiar el proyecto Coordinacin general Implementacin Evitar daos ecolgicos Fijar las reglas de juego No desembolsar los recursos Quiebra el Banco Falta de liderazgo Falta de comunicacin Demandar a la empresa Cambiar las normativas legales

Se evaluarn los riesgos del proyecto Riesgos del proyecto pueden ser oportunidades para otros
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RIESGOS DEL PROPIETARIO

Riesgo
Falta de Especializacin

Consecuencia
Mayor Tiempo, costos adicionales (duplicacin).

Falta de Conocimientos Tcnicos

Falta de Tiempo

No cumple la mnima calidad aceptable.

Deficiente labor de los trabajadores al no ser controlados, esto significa mayor costo, tiempo y problemas de calidad.

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RIESGOS DEL CONTRATISTA

Riesgo
Subvaluar los costos reales

Consecuencia
Pedir fondos adicionales, para finalizar las tareas pendientes.

Abandono de tareas
No respetar las clusulas de confidencialidad

Problemas al propietario.
Conocimiento externo de la informacin privada de la empresa.

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COMPONENTES DEL PLAN DE RIESGO

1. 2. 3. 4.

Metodologa Roles y Responsabilidad de los stakeholders Presupuesto para admin. riesgo Periodicidad del proceso de administracin de riesgo en cada etapa del ciclo del proyecto

5. Puntuacin 6. Tolerancia 7. Comunicacin 8. Procesos de backup.

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IDENTIFICACIN DEL RIESGO

Identificacin

INSUMOS Plan de administracin de riesgo Resultados de los otros procesos del proyecto Categoras de riesgo Informacin histrica HERRAMIENTAS Y TCNICAS Revisin de documentacin Brainstorming, entrevistas, FODA, Delphi Checklists RESULTADOS Listado de Riesgos Cambios en otras reas del proyecto

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TCNICAS DE ENTREVISTAS
VENTAJAS Insume poco tiempo Requiere pocos recursos DESVENTAJAS No distinguir entre la informacin buena y la poco confiable Poca cooperacin de los entrevistados.

Principales desvos o sesgos de las partes

DEL ENTREVISTADOR Eleccin de expertos incorrectos Influenciar al entrevistado DEL ENTREVISTADO Respuestas Falsas Cambio de opinin

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CHECKLISTS = Plantillas de revisin

Incendio Tormenta Paro del personal No se cumple con la calidad No se cumple con el plazo

Se gasta ms del presupuesto

Falla el abastecimiento de materias primas Falta el financiamiento previsto en el plan Falta liderazgo para coordinar equipos Cambian las normativas legales El contratista no finaliza las obras a tiempo La agenda inicial es irreal Falta capacitacin del personal

Falla la comunicacin entre el equipo de trabajo

Controles de calidad inadecuados Falta soporte tcnico
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RIESGOS EN EL CICLO DE VIDA

Principal causa de riesgo: Problemas de financiamiento y desvos presupuestarios.
Sesgo de expertos Falta de consenso para definir correctamente el problema Falta de tiempo para evaluar correctamente la factibilidad Fallas de diseo Incoherencia entre calidad y recursos Agenda irreal Falta comunicacin No participan los operarios en el presupuesto

No se destina Cambian los gustos tiempo para el Falla control de proceso de cierre calidad Duplicacin de costos Contratista inexperto Falta soporte tcnico Accidente climtico Retrasos en construccin de obras

Si el administrador tiene claro el momento donde pueden ocurrir los riesgos, podr tomar medidas preventivas o correctivas a tiempo para evitar mayores problemas en el futuro.
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CATEGORAS DE RIESGO
Riesgo Tcnico: asociado a nuevo diseo

Riesgo relacionado con la administracin de proyectos: malas prcticas.

Riesgo Organizacional: conflictos dentro de la empresa

Riesgo Externo: fuera de la organizacin

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MATRIZ CAUSA-CICLO DEL RIESGO

Causas de riesgo Poltica Gobierno dbil Ciclo de vida 1. Concepcin Opinin pblica Cambia legislacin Guerras Econmica Proyecto Mala Planificacin Falta liderazgo Falta capacitacin Falta control Natural Mal clima
Financiera

Cada de demanda

Competencia

Inflacin

Tipo de cambio

Incendio

Terremoto

Falta financiacin

Bajo margen

Baja rotacin

2. Planificac.
3. Ejecucin 4. Cierre

x
x x x x x

x
x x x

x
x

x
x x x x x x x x x x x

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ANLISIS CUALITATIVO DEL RIESGO

Anlisis Cualitativo

INSUMOS Plan de administracin de riesgo Riesgos identificados Estado del proyecto en el ciclo de vida Escalas de probabilidad e impacto HERRAMIENTAS Y TCNICAS - Matriz de riesgo probabilidad-impacto RESULTADOS Priorizacin de riesgos Listado de riesgos que requieren mayor anlisis Plantillas para futuros anlisis cualitativos

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CALIFICACIN DEL RIESGO

Si tenemos valores numricos:
Puntaje de Riesgo = Probabilidad de ocurrencia x Impacto

Sino, utilizamos un grfico con los estados de riesgo.

Alta Probabilidad ? Alta Prioridad

Baja Prioridad Bajo Impacto

? Difcil estimar Alto

Baja

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ANLISIS CUALITATIVO VS CUANTITATIVO

Mtodo cualitativo Pueden ser datos numricos o no No realiza aritmticas. operaciones Mtodo Cuantitativo Utiliza valores de numricos: cunto? datos

Realiza operaciones aritmticas, estimando el impacto y probabilidad de ocurrencia. Indica el nivel de riesgo que se est manejando en el proyecto.

Determina el nivel general de riesgo del proyecto y confecciona listas con ranking de riesgos.

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AN. CUANTITATIVO DEL RIESGO

Anlisis Cuantitativo

INSUMOS Plan de administracin de riesgo Identificacin de riesgos Priorizacin de riesgos Listado de riesgos que requieren mayor anlisis Informacin histrica HERRAMIENTAS Y TCNICAS Entrevistas rbol de decisin Anlisis de sensibilidad Simulacin de Montecarlo RESULTADOS Priorizacin de riesgos cuantificados Probabilidad de cumplir con costos y tiempos Plantillas para futuros anlisis cuantitativos

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RBOL DE DECISIN
Se utiliza para determinar estrategias cuando el tomador de decisiones tiene varias alternativas respecto a eventos futuros. Su utilidad es que un problema se puede dividir

en menores segmentos a fin de facilitar la toma de decisiones.

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SIMULACIN DE MONTE CARLO

Simula los resultados que puede asumir el valor esperado a travs de la asignacin aleatoria de un valor a cada variable crtica influyente.

Ventajas del mtodo Monte Carlo Brinda el valor ms probable y su distribucin de probabilidad. Provee un anlisis muy riguroso dado el nmero de variables independientes consideradas.

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CONVERGENCIA DE SENDEROS
Se utiliza en el contexto del anlisis de riesgo de agenda.
Un sendero es el camino de una secuencia de actividades desde su fecha de inicio hasta su finalizacin.
La probabilidad de que se retrase un proyecto aumenta a medida que existe mayor cantidad de actividades o senderos crticos.

No necesariamente, debemos centrar todo el anlisis en la ruta crtica, hay que analizar el riesgo implcito en los senderos de convergencia. Para ello
MONTE CARLO
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PLAN DE RESPUESTA AL RIESGO

Respuesta al Riesgo

INSUMOS Plan de administracin de riesgo Priorizacin de riesgos Probabilidad de cumplir con costos y agenda Tolerancia del riesgo Propietarios del riesgo Causas de riesgo HERRAMIENTAS Y TCNICAS Evitarlo Transferirlo Mitigarlo Aceptarlo RESULTADOS Plan de respuesta al riesgo Riesgos residuales y secundarios Reservas para contingencias

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TIPOS DE RESPUESTA AL RIESGO

Las estrategias generales de respuesta se pueden agrupar en 4 categoras: 1. Evasin: cambiar las condiciones originales de realizacin del proyecto. 3. Atenuacin: disminuirlo mediante diversificacin de inversin o reduccin de la probabilidad. 2. Transferencia: el riesgo ser de responsabilidad de un tercero. 4. Aceptacin: son los no evitados, no transferidos y otros.

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SELECCIONAR RESPUESTAS AL RIESGO

Criterios para la seleccin de cada respuesta
SELECCIN DE RESPUESTAS AL RIESGO EVASIN TRANSFERENCIA REDUCCIN ACEPTACIN

Evaluamos alternativas en las que es posible evitar riesgo.

Examinar la posibilidad de transferirlo a terceros

Analizar la estrategia de atenuacin del riesgo

Aceptar los riesgos residuales

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CUADRO DE RIESGO - ESTRATEGIA

Seleccionar la estrategia ms conveniente en funcin del impacto y probabilidad de ocurrencia Definir reas de riesgo y sus estrategias asociadas Las reas pueden variar (tipo de empresa, proyecto, aversin al riesgo)
IMPACTO ALTO

A
B TRANSFERIR REDUCIR D E ACEPTAR
BAJO

EVITAR

ACEPTAR

ACTIVAMENTE

PASIVAMENTE
BAJA ALTA PROBABILIDAD

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TIPO DE RESPUESTA ELEGIDA

FACTORES A CONSIDERAR Naturaleza del riesgo - espordico o recurrente, conocido o desconocido Probabilidad de ocurrencia e impacto Docilidad del riesgo - fcil de controlar o no Recursos de la empresa Beneficios y costos de cada estrategia
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Riesgos residuales y secundarios

RIESGO RESIDUAL: riesgo que subsiste despus de haber implementado la respuesta. Debe ser aceptado y administrado para verificar que se mantenga dentro de lmites aceptables para el proyecto.

Costo ($)

Riesgo vs. Costos

Costo estimado

Nivel aceptable

RIESGO

RIESGOS SECUNDARIOS: son aquellos que se originan como consecuencia directa de la implementacin de respuestas a otros riesgos.
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RESERVAS PARA CONTINGENCIAS

Cantidad adicional de dinero o de tiempo que intenta reducir el impacto de las variaciones en costos, tiempo o performance, facilitando el logro de las metas del proyecto

CRITERIOS

Basados en la experiencia - % Distribucin de Probabilidad

LMITE DE RIESGO TOLERABLE

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RESERVAS PARA CONTINGENCIAS

EJEMPLO: Riesgo aceptable 10% Media = $20.000 DE = $300 z <= 0,90

En la tabla de distribucin de la normal el valor ms prximo es 0,8997 Buscando en la tabla de la Normal estndar z = 1,28 z = (C - media) / DE C = z x DE + media C = 20.384 Reserva = z x DE Reserva para contingencia = 384
20.000 20.384

10%

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SEALES DE ALARMA Y ACTIVADORES

Seales de Alarma
Evento que nos indica alguna dificultad en nuestro proyecto.

Activadores del plan de respuesta al riesgo

Cuando las variables superan el nivel aceptable, se decide implementar las acciones para aliviar el impacto

Nivel crtico de accin

El valor que debe alcanzar la seal de alarma para que se ponga en marcha el plan de respuesta al riesgo.

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MONITOREO Y CONTROL DEL RIESGO

Monitoreo y Control

INSUMOS Plan de administracin de riesgo Plan de respuesta al riesgo Cambios en el alcance HERRAMIENTAS Y TCNICAS Auditoras a los planes de respuesta del riesgo Revisiones peridicas de los riesgos Anlisis del valor ganado RESULTADOS Incorporar nuevos riesgos Implementar acciones correctivas Actualizar el plan de respuesta al riesgo Base de datos de riesgo. Actualizar cheklists.

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MONITOREO Y CONTROL
Qu es el control de riesgos?
Tomar decisiones respecto del riesgo.
Diferencia entre monitoreo y control
Monitoreo: recopilacin de informacin, observacin y documentacin de los riesgos. requiere de

Control: funcin ejecutiva, que elige las estrategias de respuesta a nuevos riesgos, implementa acciones correctivas, redefine planes de respuesta o modifica los objetivos y planes del proyecto.

Controlar es tomar decisiones para dominar los riesgos.

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REPORTE DE RIESGO
Riesgo : Falta de financiamiento (01- F ) Riesgo nuevo : SI NO rea afectada : Finanzas Probabilidad segn plan : Alta Probabilidad segn reporte : Media Impacto segn plan : Alto Impacto segn reporte : Alto Explicacin de las diferencias (si las hubiere):Se incorpor al proyecto un

grupo de inversores con gran experiencia en estos proyectos y estn dispuestos a

garantizar un flujo de inversiones que permita llevar a cabo sin sobresaltos mayores las inversiones requeridas. La empresa est en conversaciones para la celebracin de los contratos pertinentes. Estrategia aplicada EVASIN TRANSFERENCIA REDUCCIN ACEPTACIN Sigue siendo la estrategia adecuada? SI NO Por qu? Nuevos inversores disponibles Accin correctiva:Elaboracin plan de respuesta para administracin activa del riesgo. Actualizacin base de datos de riesgos. Cambios propuestos al plan de respuesta (si los hubiere): No corresponde Variacin acumulada en costos ($): No corresponde Variacin acumulada en la agenda : No corresponde. Responsable del informe : Lic. Pedro Arguello Fecha del informe : 24-10-04
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RESUMIENDO
Analizar los riesgos identificados del proyecto, seleccionar la mejor estrategia de respuesta y elaborar el plan de respuesta.
Riesgos cuantificados y priorizados Responsables o custodios de riesgos Niveles aceptables de riesgo

Evasin
SELECCIN DE ESTRATEGIAS PLAN DE RESPUESTA 1. Prevencin de riesgo 2. Mitigacin del riesgo 3. Disparador del plan 4. Responsable del riesgo 5. Recursos a utilizar

Transferencia

Aceptacin
Reduccin
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