INSTITUCIN EDUCATIVA LICEO QUINDO ELABORACION Y EJECUCIN DEL PLAN DE COMPRAS ANUAL

ELABORACIN Elaborado por:

REVISIN Revisado por:

APROBACIN Aprobado por:

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

Csar Augusto Londoo Cargo: Coordinador

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

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Elaboracin y Ejecucin del Plan Anual de Compras

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO ............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD ............................................................................................... 3 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4 6. CONTENIDO ..................................................................................................... 6 7. REGISTROS DE CALIDAD ............................................................................... 8 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 8 9. ANEXOS ............................................................................................................ 8

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1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto analizar y consolidar las necesidades de bienes de todas las dependencias, proyectos pedaggicos, de inversin, planes de mejoramiento y Proyecto Educativo Institucional, como herramienta de planeacin, seguimiento y control en la ejecucin de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.

2. ALCANCE Este procedimiento parte de la identificacin de los recursos fuente de ingresos del Fondo de Servicios Educativos de la Institucin Educativa, contina con la identificacin de necesidades, priorizacin del gasto y termina con la elaboracin y aprobacin del Plan Anual de Compras para su ejecucin.

3. DEFINICIONES 3.1 PLAN DE COMPRAS Programacin de adquisiciones de bienes de consumo y devolutivos y servicios dentro del marco de la economa, eficiencia, eficacia y equidad dentro de los trminos de calidad, cantidad y oportunidad. 3.2 SICE Sistema de Informacin para la vigilancia de la Contratacin Estatal. 3.3 CUBS Cdigo nico de Bienes y Servicios.

4. NORMATIVIDAD Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. Ley 598 de 2000, por medio de la cual se crea el SICE, artculo 5. Ley 1150 de 2007, por medio de la cual se modifica la Ley 80 de 1993.

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Ley 1169 de 2007, ley del Presupuesto de la Nacin para el 2008. Decreto 111 de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto, Artculo 8. Decreto 2170 de 2002 por el cual se adoptan medidas para combatir la corrupcin y lograr la transparencia en la actividad contractual. Decreto 3512 de 2003, por el cual se reglamenta la organizacin, funcionamiento y operacin del SICE. Resolucin 5313 de 2002, por la cual se establece la organizacin y operacin del Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, el Catlogo nico de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro nico de Precios de Referencia, RUPR. Artculos 23 a 25. Resolucin orgnica 5604 de 2004, por la cual se crean grupos de trabajos para apoyar la operacin del SICE, en el mbito de la vigilancia fiscal y se asignan funciones a la contralora general de la repblica. Acuerdos Nmero 004 de 2005 y 0009 de 2006, por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE.

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIN PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBPROCESO: Apoyo Financiero y Contable 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Todas las dependencias de la Institucin Educativa, Contratistas, Proveedores, Secretara de Educacin Departamental, Alcalda, Ministerio de Educacin Nacional, Entidades Pblicas y Privadas CLIENTE: Comunidad Educativa

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5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos Ejecutar recursos en compras sin la debida planeacin y atencin de las reales necesidades.

5.3.2 Puntos de Control Reportes de necesidades. El presupuesto de la vigencia. Control de existencias de elementos devolutivos y de consumo. El Plan de Compras de la Vigencia Anterior.

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6. CONTENIDO
No. 1 DESCRIPCIN Identificar y obtener informacin de la distribucin y fuentes de recursos del presupuesto en la vigencia. Comunicar a cada dependencia las apropiaciones presupuestales definitivas, con base en la cual presentan sus necesidades de bienes y servicios. Recibir las necesidades de bienes y servicios de cada dependencia y funcionarios Consolidar las necesidades reportadas por tipo de bien y/o elemento. Revisar de existencias de bienes en bodega que posee la Institucin Educativa Registrar las cantidades y descripcin de los elementos devolutivos y de consumos requeridos para la vigencia. Presentar ante el Rector el registro de necesidades cuantificadas de bienes devolutivos y de consumo para la vigencia Contrastar el registro de necesidades con respecto a los programas, planes de mejoramiento, proyectos y actividades programadas por la Institucin Educativa en la Vigencia. Determinar la aprobacin y/o modificacin de propuestas de adquisicin de necesidades de elementos a adquirir por dependencias e Instituciones Educativas PRODUCTO Presupuesto identificado RESPONSABLE Directivos y Auxiliar Administrativo TIEMPO 2 das

Dependencias comunicadas

Auxiliar Administrativo

5 das

Reporte de necesidades recibido Necesidades consolidadas Existencias en bodega confrontadas Registro de elementos requeridos

Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

5 das

5 das

5 das

Auxiliar Administrativo

5 das

Registro presentado

Auxiliar Administrativo

1 da

Registro contrastado

Directivos Docentes

2 das

Registro de necesidades modificado y /o aprobado

Directivos Docentes

1 da

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No. 10 11

DESCRIPCIN Solicitar cotizaciones de bienes y suministros a los proveedores Proyectar la informacin obtenida de los proveedores con IPC de la vigencia siguiente en el formato consolidado Plan de Compras por rubros presupuestales y cdigos CUBS, la programacin de adquisiciones y forma de contratacin

PRODUCTO Elementos a adquirir cotizados

RESPONSABLE Auxiliar Administrativo

TIEMPO 15 das

Informacin proyectada

Auxiliar Administrativo

10 das

12

Presentar para su aprobacin el Formato Plan de formato diligenciado de Plan de Compras compras ante el Consejo Directivo presentado Obtener copia del Acuerdo de aprobacin del Consejo Directivo Acuerdo

Rector

1 da

13 14

Rector

1 da

Comunicar el Plan de Compras Plan de Compras determinado para la Institucin comunicado a Educativa a cada una de las funcionarios Dependencias y docentes Coordinar actividades de compra y adquisicin de elementos de consumo y devolutivos segn corresponda a la aprobacin Elementos comprados

Directivos Docentes

1 da

15

Rector y Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Rector

Ao lectivo

16 17

Hacer seguimiento trimestral al Plan Plan de Compras de Compras con seguimiento Elaborar Informe de seguimiento al Plan de Compras y presentarlo al Consejo Directivo Informe

5 das

1 da

18

Ajustar Plan de Compras de acuerdo Plan de Compras con el seguimiento y/o ajustado modificaciones al Presupuesto Comunicar y remitir Plan de Plan de compras Compras modificado al Consejo modificado Directivo con su justificacin comunicado Archivar (Archivo de Gestin) Archivo

Auxiliar Administrativo

5 das

19

Rector Auxiliar Administrativo

1 da

20

Permanente

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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN ACCESO
Personal Autorizado Auxiliar Administrativo

CONSERVACIN
Tiempo de Retencin 3 aos

DISPOSICIN FINAL
Mtodo Seleccin y eliminacin

Cdigo No aplica

Nombre

Recoleccin

Indizacin Carpeta

Clasificacin Cronolgica

Necesidades Auxiliar de elementos Administrativo de consumo y devolutivos por Dependencias e Instituciones Educativas No aplica Plan de Auxiliar Compras Administrativo No aplica Informes de Auxiliar seguimiento Administrativo No aplica Cotizaciones Auxiliar Administrativo No aplica Requerimientos Auxiliar Administrativo

Carpeta Carpeta Carpeta Carpeta

Cronolgica Cronolgica Cronolgica Cronolgica

Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

10 aos 5 aos 2 aos 3 aos

Seleccin y eliminacin Seleccin y eliminacin Seleccin y eliminacin Seleccin y eliminacin

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 8.2 8.3 8.4 Cdigo nico de Bienes y Servicios. Cotizaciones. Presupuesto SGP de la vigencia. Control de existencias de elementos.

9. ANEXOS N.A.