Claves del Organigrama:Por qu esta organizada as una empresa?

Sebastin Maturana Quiroga

Escuela de Publicidad, Universidad del Desarrollo, Santiago, Chile
smaturanaq@udd.cl Abstracto En el presente documento se busca responder y clarificar el por qu las empresas estn organizadas de cierta manera especial para su correcto funcionamiento y por qu deben haber tareas y cargos especficos segn el rea en que se trabaja. necesita hacer por lo que especifica que reas o departamentos necesitar en cierta medida. Para aplicar la estructura tenemos partir por entender que la empresa esta compuesta por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades tcnicas y financieras; por lo que teniendo claro todos estos elementos como empresa pueden saber que es lo necesito y debo hacer para que todos los elementos convivan y funcionen bien para cumplir los objetivos. Dicha empresa teniendo claro ya todos los elementos participantes comienza a armar su estructura para posteriormente armar su sistema organizacional y su respectivo flujograma, porque ya saben que hay reas que son bsicas o claves en una estructura independiente de su tamao, y obedeciendo a su categora. En general se distinguen cuatro modelos de estructuras bsicas: 1.-ESTRUCTURA JERRQUICA: El jefe tiene autoridad sobre los subordinados. Esto garantiza la eficacia de la gestin por que asegura la autoridad de mando y evita la confusin de responsabilidades. Es el principio de la unidad de direccin.[3] 2.-ESTRUCTURA FUNCIONAL: En este tipo de estructura la unidad de mando se rompe, a un nivel dado, cada persona que interviene puede recibir mandos de distintas autoridades; cada una de las cuales asume una funcin diferente. Este tipo de estructura da lugar a problemas de coordinacin. Es el principio de especializacin de tareas.[3] 3.-ESTRUCTURA STAFF AND LINE: A los responsables operacionales , que tienen autoridad sobre sus subordinados, se les da unas clulas de estado mayor, el staff. Estas clulas estn compuestas por expertos que podrn proponer y sugerir, pero no deciden ni conducen ninguna operacin. Es el principio de las dos lneas, que trata de conjugar las ventajas de la autoridad jerrquica y de la competencia funcional.[3] 4.-ESTRUCTURA POR OBJETIVOS: Es una estructura descentralizada por departamentos autnomos. Los jefes de estos departamentos negocian los objetivos y asumen la responsabilidad por los resultados. Es el principio de la direccin por objetivos, la responsabilidad va por departamentos y la estructura es de tipo descentralizada.[3]

I. INTRODUCCIN
Este documento busca comprender y responder las razones y claves de la organizacin de una empresa, el por qu estn organizadas de cierta manera, con ciertos cargos especficos y como responden a la empresa y su funcionamiento.

II. DESARROLLO DE CONTENIDOS

Desde la revolucin industrial se ha buscado la especializacin en el trabajo, tanto desde una ptica del desarrollo de las empresas en su produccin, foco de negocio o incluso dentro de su misma empresa subdividida en departamentos y si ahondamos aun ms, dentro de estos mismos departamentos en cargos, reas y labores, lo cual ha realizado un impacto en el desarrollo profesional de las personas, llegando a encontrar dentro de una misma profesin o carrera universitaria diversas reas y cargos a los cuales podran apegarse o desear ejercer. Este nuevo modo de especializacin en las labores y profesiones de las personas, ha tenido un efecto en las empresas, llevando a organizarlas de una nueva forma segn las funciones que sus trabajadores como entes del correcto flujo y funcionamiento de ella deben cumplir. Esto cumpliendo a una regla de que una sola persona podra ejercer labores que pertenecen a diversas reas como sera ventas, logstica, produccin o finanzas, pero que NO llegaran a su optimo de rendimiento y capacidad. Por ello se hace preferencia a que esa persona se especialice segn habilidades blandas y duras en un rea o labor para llegar a su optimo y la empresa a su vez teniendo varios empleados en tu optimo, tambin funcione en su optimo. Por qu no podra una persona desarrollarse en todas las reas?, la respuesta es simple, porque genera mucha demanda y coordinacin de diferentes entes, ya sean los entes personas, otras empresas o clientes, produciendo un cansancio y desorden mental.

A. Como esta estructurada una empresa

Una empresa varia su estructuracin segn su tamao, mercado y rubro en el que participa, ya que en el tamao influye la cantidad de personal con el que contar para ejercer las funciones que la empresa necesite, el mercado y rubro en que es lo que hace y que cosas

B. El sistema organizacional de una empresa

La empresa ya teniendo claro todos los elementos que la componen y la estructura que desea ocupar definida, comienza a armar un sistema organizacional. Cada persona en una empresa ocupa una posicin determinada desde la cual efecta ciertas labores(o funciones) y por ende afecta a como se comporta y es la empresa. Cuando esta persona trabaja coordinadamente con otras personas de funciones similares, se est frente a niveles de estructuracin dentro de dicha empresa. Bsicamente en cualquier empresa, existen cuatro niveles jerrquicos que la componen, y ellos son: 1.-NIVEL DE DIRECCIN: Compuesto por directores, socios, accionistas, propietarios, segn el tipo de empresa que sea y la estructuracin directiva que la componga. A ellos les corresponde fijar las metas de la empresa, establecer las directivas, las reglas internas de funcionamiento, las normas y los procedimientos administrativos.[1] 2.-NIVEL DE ADMINISTRACIN: Compuesta por gerencia general, gerencias de departamentos, administradores, asesores, etc. Es su responsabilidad, llevar a la empresa hacia el logro de los objetivos de la misma, segn las indicaciones y directivas emanadas del nivel de direccin, a la vez que dirigen y controlan el trabajo de los niveles inferiores dentro de la escala jerrquica.[1] 3.-NIVEL DE MANDOS MEDIOS: Compuesto por ejecutivos, jefes de departamentos, capataces, jefes de planta, etc. Ellos desempean tareas tanto a nivel de ejecucin, como a nivel de toma de decisiones para la gestin empresarial. Ser su responsabilidad el asegurarse que se ejecuten las tareas que se deben efectuar en el da a da, para que al final se logren los objetivos establecidos por la direccin de la empresa.[1] 4.-NIVEL DE PERSONAL EN GENERAL: Compuesto por todo el personal de la empresa en sus diferentes departamentos: funcionarios administrativos, contables de comercializacin, de finanzas, de administracin, de planta, de produccin, de servicios, etc. Ellos son responsables de ejecutar todas las tareas que hacen funcionar a la empresa.[1] Se debe entender que dentro de estos niveles se pueden encontrar diversos cargos, subniveles y departamentos segn la empresa lo adecue a sus elementos, requisitos y deseos; cuando esto esta adecuado y armado la direccin sabe lo que quiere para su empresa, la administracin lo interpreta de forma correcta y enfoca las tareas y responsabilidades por los canales correspondientes del sistema. Los mandos medios hacen que las tareas se ejecuten y siguiendo este orden el personal hace lo que se le indica, de la manera que se les indico y se espera que las hagan. Es aqu donde la empresa puede decir que los resultados y metas se logran de manera natural si se hizo un correcto trabajo y una buena eleccin de roles o labores del personal.

C. La eleccin de personal
Como se ha dicho en este documento hay diferentes elementos que componen una empresa, dentro de ellos estn las personas, quienes son los encargados de llevar a cabo la mayora o todo el trabajo operacional, administrativo y de direccin de la empresa. Por lo que el puesto de trabajo se transforma en un elemento bsico en el sistema organizacional de la empresa. Su eleccin vara segn el nivel en el que participe ya que sus habilidades blandas(actitudinales y sicolgicas) o duras(tcnicas y conocimientos) varan, debido a que el rol y funcin que cumplir es muy distintivo entre niveles e incluso dentro de mismos cargos dentro de un mismo nivel. Para saber como la empresa debe elegir al personal, al termino puesto de trabajo debemos agregarle dos conceptos que son perfil del puesto y el concepto de rol. 1.-EL PERFIL DEL PUESTO DE TRABAJO: responde a las responsabilidades que conlleva dicho puesto, al funcionamiento y reas de desenvolvimiento del puesto, labores y funciones que deber ejercer. Se entiende por caractersticas a las tareas especficas asignadas al puesto, a lo que se espera que se realice a travs del puesto de trabajo, por lmites de funcionamiento, a todo lo que se permite hacer con el puesto de trabajo, y en su defecto, a todo lo que no est permitido hacerse desde el mismo. Se entiende por reas de desenvolvimiento, a la ubicacin del puesto de trabajo dentro del organigrama de la empresa, a cuales son las relaciones del mismo con los dems puestos dentro de la empresa, y a quien se rinde informe en relacin con la gestin que se efecta a travs del puesto de trabajo.[1] 2.-EL CONCEPTO ROL: cuando se habla del rol, se refiere a la funcin de la persona que ocupa dicho puesto de trabajo, y por lo tanto hace referencia al conjunto de caractersticas personales del individuo, ms la relacin que ste tendr con las normas o reglas por las cuales se maneja durante el desempeo de sus funciones. Por todo lo dicho anteriormente, es indispensable que la empresa, siempre que contrate a alguien o delegue en alguien cierto nivel de responsabilidad.[1][4]

III. CONCLUSIONES
Las razones por la cual las empresas estn estructuradas como lo estn es porque logra clarificar el rol y funcin que debe ejercer cada elemento persona dentro de la empresa, entendiendo que para que la empresa logre armar su estructura y sistema debe clarificar todos sus elementos constituyentes, para posteriormente ordenar y entender cuales son las habilidades duras-blandas y las responsabilidades de cada puesto de trabajo. El documento logra clarificar que las claves de la organizacin de una empresa van en su desarrollo metodolgico que lleva a la clarificacin de los elementos que componen la empresa para una posterior organizacin y seleccin de estructuras, sistemas y puestos de trabajos claros.

REFERENCIAS
[1] Stephen Robbins & Mary Coulter, Administracin, 8va edicin, Editorial Pearson Prentice Hall 2005. [2] Joaqun Rodrguez Valencia, Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos, 3ra edicin, Editorial Thomson Learning 2002 [3] Javier Daro Fernndez Ledesma, Sistemas Organizacionales: Teora y Practica, Editorial Universidad Cooperativa de Colombia 2005. [4] Thomas Cummins y Christopher Worley, Desarrollo Organizacional y Cambio, 8va edicin, Editorial International Thomson Editores de Thomson Learning 2007