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2 1.2 Como se generan los datos?..........................................................................................3 1.3 Acceso al mdulo de Compras ......................................................................................4 1.4 Registro de usuarios en el sistema..................................................................................4 1.4.1 Registrar de la empresa............................................................................................4 1.4.2 Registro de la Gerencia ...........................................................................................5 1.4.3 Registro del usuario..................................................................................................5 1.4.4 Acceso a los escenarios............................................................................................7 1.5 Registro del Centro de Compras.....................................................................................8 1.5.1 Asignar proyecto al centro de compras....................................................................9 1.5.2 Verifique los permisos de uso de los escenarios....................................................10 1.5.3 Registro de usuarios en pedidos.............................................................................11 1.6 Pie de orden de compra.................................................................................................13 1.7 Logotipo para reportes..................................................................................................14 1.7.1 Registro del logotipo..............................................................................................15 1.7.2 Asignar logotipo a la empresa................................................................................17 1.8 Configuracin ...............................................................................................................18 1.8.1 Ingrese al mdulo de compras con sa....................................................................19 1.8.2 Configuracin de Compras....................................................................................19 1.9 Uso del mdulo de Compras.........................................................................................20 1.9.1 Determinar fecha de pedido de los recursos...........................................................20 1.9.2 Registro de recursos especficos............................................................................21 1.9.3 Cmo funciona pedidos?......................................................................................23 1.9.4 Pedir recursos.........................................................................................................24 1.9.5 Asignar fecha de entrega........................................................................................26 1.9.6 Aprobacin.............................................................................................................29 1.9.7 Procedimiento para eliminar un pedido.................................................................31 1.10 Compras......................................................................................................................35 1.10.1 Pedidos de compra...............................................................................................35 1.10.2 Generar orden de compra para todo el pedido.....................................................35 1.10.3 Generar orden de compra para uno o varios de los recursos del pedido..............37 1.10.4 Consulta de precios..............................................................................................38 1.10.5 Visualizar los recursos generales en la orden de compra.....................................39 1.10.6 Seguimiento al pedido..........................................................................................39 1.10.7 Imprimir de reportes ............................................................................................40 1.11 Cotizaciones................................................................................................................41 1.11.1 Labores que se realizan en este escenario............................................................41 1.11.2 Generar cotizaciones............................................................................................41 1.11.3 Asignar proveedor a la cotizacin........................................................................44 1.11.4 Enviar la cotizacin al proveedor.........................................................................44 1.11.5 Recepcin de Cotizaciones..................................................................................46 1.11.6 Consulta de precios..............................................................................................48 1.12 Cuadro comparativo....................................................................................................48 1.12.1 Labores que se realizan en este escenario............................................................48 1.12.2 Acceso al escenario .............................................................................................48 1.12.3 Eleccin de recursos.............................................................................................49 1.13 Ordenes de compra......................................................................................................51
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1.13.1 Generar rdenes de compra..................................................................................51 1.13.2 Generar rdenes desde pedidos............................................................................51 1.13.3 Generar rdenes desde cotizaciones.....................................................................53 1.13.4 Aprobar las rdenes de compra............................................................................55 1.13.5 Antecedente..........................................................................................................56 1.13.6 Seguimiento..........................................................................................................57 1 1.1 Introduccin Mdulo de compras del S10
Es el mdulo encargado de administrar todo el proceso de compra que realiza la empresa, tiene como objetivo adquirir los recursos que utilizar el proyecto o la unidad operativa, en la cantidad y justo cuando debe ser empleado, entregando en el lugar que corresponda y a un costo razonable. El sistema de compras est organizado por CENTROS DE COMPRA, los que pueden ser administrados por una o ms personas. Los CENTROS DE COMPRA podrn atender a ms de un proyecto, por lo que ser necesario asignar los proyectos a los centros de costo. El mdulo de Compras, maneja los datos generados por Pedidos.
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El administrador del sistema (sa), es el encargado de registrar a los usuarios y darle acceso al mdulo de Compras, a los escenarios, catlogos y documentos. El administrador del sistema debe registrar la empresa y sus departamentos o gerencias, en este ejemplo la empresa es CONSTRUCTORA S10 y la gerencia es OBRAS, para finalmente registrar al usuario llamado Andrade Andrs. Este registro se realiza en el sistema.
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Debido a que los grupos de Compras y Pedidos se encuentran en el mdulo de Compras, slo se dar acceso al mdulo de Compras.
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Repita el proceso para las pestaas de Catlogos y documentos. El acceso que se otorgue a los usuarios tambin puede ser selectivo, poniendo check slo a las opciones que tendr acceso. Cierre el mdulo de Compras y vuelva a ingresar, pero esta vez como Andrs,
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En lo referente al usuario que registra el nuevo centro de compra, ocurren dos alternativas: a) Cuando el administrador del sistema (sa) es el que registra el centro de compra, tiene que registrar tambin a los usuarios y darles atributos de manejo. b) Andrs, es un usuario que previamente fue registrado por el (sa) y tiene atributos para registrar centro de compra. Cuando Andrs registre un nuevo centro de compra, por defecto el sistema lo muestra como usuario del centro de compra por defecto y le da todos los atributos que incluye el hecho de registrar a los nuevos usuarios que tendrn acceso al centro de compras.
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El sistema muestra el catlogo de proyectos de donde debe elegir los proyectos que manejar el centro e compras CC S10,
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Al usuario Andrs, tambin se le registrar en el almacn de materiales, para que pueda manejar,
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Para registrar informacin por parte del usuario en la orden de compra, as como definir las personas que firmarn el documento impreso, haga lo que se muestra a continuacin,
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S desea que el reporte de la orden de compra lleve el logotipo de su empresa, el logotipo tiene que estar elaborado y almacenado dentro de una carpeta.
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Slo los logotipos registrados en el catlogo pueden ser asignados posteriormente. Luego cierre la ventana de logotipos.
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Luego cierre el catlogo de identificadores. Comentario: Por defecto el sistema imprimir las rdenes de compra con el logotipo asignado a la empresa. S adems de la impresin del logotipo desea que imprima el nombre de la empresa, tiene que hacer desde configuracin.
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Configuracin
Las opciones de configuracin realizadas por el supervisor tiene un comportamiento general, cualquier cambio es para todos los usuarios.
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La pestaa Del supervisor, slo est visible para el usuario que ingresa como (sa), tambin para los usuarios que tengan la categora de Administrador del Sistema y Administrador del Mdulo.
Llamada a:
Controlar los pedidos por centro de compra, esta opcin trabaja en forma conjunta con Solicitar centro de compra de Pedidos. Activado:Muestra para cada centro de compra slo aquellos pedidos que tienen asignado el centro de compra donde est ubicado en el rbol. Desactivado: Muestra todos los pedidos generados para ser comprados.
Llamada b:
Imprimir nombre de la empresa en la orden de compra. Activado: Imprime nombre de la empresa en la orden de compra. Desactivado: No imprime nombre de la empresa en la orden de compra.
Llamada c:
Nmero de la orden de compra por empresa. Activado: Genera un correlativo de la orden de compra, a pesar de tener varios centros de compra en la empresa.
Desactivado: Genera correlativamente el nmero de orden de compra para cada uno de los centros de compra. Llamada d: Es el valor del Impuesto General a las Ventas, que el sistema tomar para calcular el precio del I.G.V., de los recursos de las rdenes de compra. Este valor es guardado con cada orden de compra. Quien registra o modifica el porcentaje es el supervisor. Nro. De dgitos de los documentos; el supervisor decide hasta cuantos dgitos puede tener una orden de compra, el cual vara desde 4 hasta 12 dgitos.
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Llamada e:
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Slo los usuarios que estn registrados en el sistema y tiene permiso para manejar el mdulo tienen acceso. En este caso Ingrese al sistema como Andrs
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Slo con fines de informacin se muestra la ventana de recursos y precios del mdulo de Presupuestos, en el que aparece el recursos ACERO CORRUGADO fy=4200 kg/cm2 GRADO 60, el mismo que aparece con la unidad de kilogramos, se refiere al metrado total del proyecto.
Ocurre que el acero lo compramos y usamos en varillas, por lo que es necesario transformar los 50,814.30 kilogramos en varillas, de acuerdo al siguiente detalle; (la cantidad de varillas se tom del metrado efectuado previamente).
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Para el ejemplo que seguimos lo datos del los recursos se tom del plan de utilizacin de recursos y la fecha de entrega en obra lo leemos en el Gantt. (Las cantidades fueron redondeadas).
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Un recurso puede estar en ms de una partida de control, del catlogo de recursos por partidas de control, elija uno a uno los recursos, de la ventana superior hacia la ventana inferior. (En el caso del acero corrugado slo elija los recursos especficos).
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1.9.6 Aprobacin
En este escenario se aprueban los pedidos que no fueron aprobados automticamente desde el escenario de Pedidos y han sido enviados para su aprobacin posterior. S fue aprobada en forma automtica anteriormente, la opcin de aprobar queda deshabilitada.
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Los pedidos aprobados pasan a Compras, al escenario de Pedidos de compra. Visualizar los documentos generados
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Cuando el pedido es para el stock de almacn, el documento generado es una requisitoria de compra que debe ser tramitado por Compras, como en el presente caso.
Comentario:
Cuando el pedido es para un destino especfico (Partida de control), el sistema verifica previamente el stock en el almacn, en caso de que exista la cantidad pedida, el sistema genera un Pedido de almacn; s en stock slo existe pero no en la cantidad deseada; entonces el sistema genera dos documentos, el primero es un pedido de almacn por la cantidad existente en el stock y el otro documento generado es la Requisitoria de compra, por el saldo.
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Las llamadas de la ventana orden de compra, las llamadas estn de acuerdo a la secuencia de uso y son las siguientes: Llamada a: Pestaa de Acumulado, muestra los recursos con sus cantidades acumuladas, slo desde este lugar se registran los precios de los recursos. Llamada b: Proveedor, este botn muestra el catlogo de proveedores para registrar o elegir un proveedor para la orden de compra. Llamada c: Tratado con; cuando se registr la empresa tambin se registraron a los contactos, el sistema permite elegir a uno de ellos como contacto. Llamada d: Fecha; el sistema sugiere la fecha, pero el usuario lo puede modificar eligiendo la fecha del calendario. Llamada e: Forma de pago; las formas de pago se encuentran en un catlogo de donde se elije. Llamada f: Moneda; elija el tipo de moneda para la orden de compra. Llamada g: Tipo de cambio; elija el tipo de cambio para la fecha de la orden de compra. Llamada h: F/B; en esta celda ingrese el nmero de la factura o de la boleta. Llamada i: Facturar a; elija del catlogo de identificadores el nombre de la empresa. Llamada j: Descuento %; en esta celda se ingresa el porcentaje de descuento global para todos los recursos que forman parte de la orden de compra. Llamada k: Descuento Global; en esta celda se ingresa el monto del descuento global para todos los recursos que forman parte de la orden de compra.
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Comentario: El sistema permite ingresar datos a las celdas marcadas con las llamadas j y k al mismo tiempo, tambin puede usar uno de ellos o ninguno. Llamada l: Fecha vigencia; se refiere a la fecha que tiene vigencia los precios de la orden de compra, este datos lo define el proveedor. Llamada m: Lugar de entrega, es el lugar donde debe ser entregado los recursos comprados. Cuando se registr la empresa tambin se registr la direccin y que es tomada en esta oportunidad.
Llamada n: Fecha de entrega: Se refiere a la fecha de entrega en obra de los recursos, slo cuando los recursos tienen una misma fecha de entrega. Llamada o: Precios; Ingrese el precio de compra a cada uno de los recursos que se compran. Llamada p: Descuento %: En esta columna se registra el descuento adicional en porcentaje. Llamada q: Pestaa Detallado; Muestra a cada uno de los recursos con el nmero de pedido que le corresponde. Llamada r: Graba el contenido de la ventana.
1.10.3 Generar orden de compra para uno o varios de los recursos del pedido
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1.11 Cotizaciones
Una cotizacin es el documento por el cual el centro de compras consulta el precio y las condiciones de venta de los recursos a los proveedores. A este escenario llegan todos los recursos registrados en las requisitorias de compra pendientes de atencin.
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Llamada a: Permite adicionar otro proveedor a la cotizacin Llamada b: Quitar: Permite adicionar otro proveedor a la cotizacin Llamada c: Enva al Proveedor; la cotizacin al proveedor elegido; esta opcin slo se activa cuando el proveedor tiene correo electrnico, Llamada d: Enviar en Microsoft Excel al proveedor; Cambia de estado a la cotizacin del proveedor elegido. Para enviar manualmente la cotizacin tiene que imprimir el reporte y enviarlo por fax.
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Llamadas de la ventana Recepcin de Cotizacin Llamada a: La forma de pago debe ser previamente registrado en un catlogo para ser utilizado posteriormente todas las veces que sea necesario, el botn marcado con la llamada muestra el catlogo. Llamada b: Del catlogo de monedas elija la moneda que utiliza el proveedor en su cotizacin. Llamada c: Slo en el caso de que los recursos que se compran sean en moneda diferente a la base (ejemplo Dlares), del catlogo elija el tipo de cambio para la fecha del documento. Llamada d: Registre el descuento global para todo el documento, s adicionalmente uno de los recursos tuviera descuento use la columna ingrese en la columna Dcto (%). Llamada e: Descuento Global; en esta celda se ingresa el monto del descuento global para todos los recursos que forman parte de la orden de compra. Comentario: El sistema permite ingresar datos a las celdas marcadas con las llamadas d y e al mismo tiempo, tambin puede usar uno de ellos o ninguno. Llamada f: Ingrese el tiempo en el que se compromete el proveedor entregar los recursos s es que se ordena la compra. Llamada g: Fecha vigencia; se refiere a la fecha que tiene vigencia los precios de la orden de compra. Llamada h: Ingrese el nmero de cotizacin el proveedor. Llamada i: Ingrese el precio neto ofertado por el proveedor, s pone un check en la columna que corresponde a IGV, este precio ser adicionado en el % que corresponde al IGV, y el precio total es mostrado en la columna Parcial con IGV. Llamada j: Use este botn para grabar el contenido de la ventana.
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1.13.5 Antecedente
Esta opcin es informativa, lista los tipos de pedidos que generaron la orden de compra, muestra el documento y sus recursos.
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1.13.6 Seguimiento
Muestra el recorrido y estado de la orden de compra desde el momento que fue generada hasta su destino en el mdulo de almacenes.
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