UNIVERSIDAD NACIONAL JOS FAUSTINO SNCHEZ CARRIN

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA ACADMICA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN

CURSO

: AUDITORIA DE GESTIN

DOCENTE

: Mg. CARLOS GONZLES AORGA.

HUACHO - PER

2013

Mg. Carlos Gonzales Aorga

NDICE
Pg. I. ASPECTOS GENERALES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1.1 Definicin 1.2 Tipos de Auditorias: Por su mbito y por su origen 1.3 Clases de Auditoria 1.4 Definicin de Auditoria de Gestin 1.5 Concepto de Evaluacin 1.6 Esquema del Procedimiento de Evaluacin 1.7 Procedimientos de Auditoria Administrativa 1.8 Tcnicas de Anlisis Estratgico 1.9 Finalidad de la Auditoria Administrativa 1.10 Objetivos de la Auditoria de Gestin 1.11 Sustento de la Auditoria Administrativa 1.12 Criterios que se aplican en la Auditoria 1.13 Actividades de la Auditoria de Gestin 1.14 Fundamentos para efectuar la auditoria de Gestin 1.15 Factores limitantes de la evaluacin integral 1.16 Diferencias entre auditoria moderna y auditoria tradicional 1.17 Exmenes especiales 1.18 Elementos y principios fundamentales sobre los que descansa Una adecuada organizacin estructural. 1.19 Control interno: Concepto, finalidad, estructura, objetivos y propsitos 1.20 El control interno y su relacin con la auditoria. 1.21 Organizacin del rgano de Auditoria y el Sistema Nacional de Control 18 18 20 21 3 3 3 4 4 7 8 8 9 10 11 12 14 15 15 16 17

II. PROCESO DE AUDITORIA DE GESTIN 2.1 El proceso de la Auditoria de Gestin 2.2 Flujograma del proceso de Auditoria de Gestin 2.3 Fase I: Estudio Preliminar 2.4 Fase II: Revisin de Objetivos, Polticas y Normas 36 37 38 41

Mg. Carlos Gonzales Aorga 2.5 Fase III: Revisin y Evaluacin del Proceso Administrativo 2.6 Fase IV: Examen profundo de reas crticas - Conclusin del Examen - Hallazgos 2.7 Fase V: Comunicacin de Resultados 43 48 51 52 54

CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA ANEXO

56 57 58

Mg. Carlos Gonzales Aorga

AUDITORIA DE GESTIN
I. ASPECTOS GENERALES DE AUDITORIA:

1.1

Definicin del Auditoria: Es una actividad profesional efectuada con posterioridad a la ejecucin de las operaciones tendientes a examinar y evaluar el estado situacional de la actividad sujeta a examen.

1.2

Tipos de Auditoria: Existe consenso respecto a la tipificacin de

la auditoria, establecindose que los tipos de auditoria se establecen: Por su mbito: a. Auditoria Privada: Desarrollada en el sector privado, es decir en organizaciones particulares. b. Auditoria Gubernamental: Desarrollada en el sector publico, es decir en organizaciones y entidades del gobierno. Por su origen: a. Auditoria Interna: Es desarrollada por Unidades Propias de la Organizacin, bajo la denominacin que esta tenga (OAI, OCI, Ofic. de Inspectora general, etc.) b. Auditoria Externa: Es desarrollada por dos agentes que por sus caractersticas tienen la potestad de hacerlo: - Firmas de Auditoria.- (O sociedades de auditoria) independientes debidamente designadas y contratadas. - La Contralora General de la Republica.- Como organizacin superior y ente rector del Sistema Nacional de Control.

Mg. Carlos Gonzales Aorga

1.3

CLASES DE AUDITORIA:

Las principales clases de auditoria tenemos: 1. Auditoria Financiera.- Implica estudiar si los resultados financieros representan o no la situacin financiera y el resultado de las operaciones de la empresa. Su objetivo es lograr el incremento de la eficiencia operativa, utilizando los Estados Financieros como herramienta.

2. Auditoria de Operaciones.-(u operacional) se, refiere a la auditoria de determinada operacin sin llegar a una revisin total de la organizacin (enfoque horizontal). 3. Auditoria Administrativa.- Examen constructivo de la estructura organizativa, objetivos, sistemas y procedimientos, as como los mtodos de control, medios de operacin, y empleo de recursos humanos y materiales. Tiene un enfoque vertical, analizando el cumplimiento de sus objetivos y la utilizacin de recursos descendiendo desde los niveles ms altos. 4. Auditoria de Sistemas.- Evaluacin del hardware y el software, con los que cuenta la organizacin.

1.4

DEFINICIN DE AUDITORIA DE GESTIN:

La Auditoria de Gestin, es el examen y Evaluacin Integral, Objetivo, Sistemtico, Analtico, constructivo e independiente de la performance de una empresa, que, con el objetivo de de la emitir recomendaciones financiero,

Constructivas

optimicen

informacin

administrativo, promoviendo la economa, eficiencia y efectividad de las operaciones que contribuyan al cumplimiento de sus metas y objetivos.

Mg. Carlos Gonzales Aorga

1.5

CONCEPTO DE EVALUACIN:

Comprende la observacin, y el anlisis, as como la identificacin de las causas, que ayudaran a ofrecer soluciones. En el terreno Empresarial se puede establecer una equivalencia, especialmente

cuando una industria se encuentra en dificultades.

EVALUAR

IMPLICA

Recoleccin de Informacin

Procesamiento y anlisis de la informacin

Valoracin de los Datos

Actuar

Toma de Decisiones

Mg. Carlos Gonzales Aorga

NOTA: HACIENDO UNA RELACIN ENTRE: Medico Auditor Enfermedad Caos Administrativo Paciente Entidad (Empresa).

EVALUACIN
HOMBRES
Problemas de Salud Enfermedades MEDICO Analiza los sntomas busca las causas y orgenes internos y externos.

EMPRESAS
Disfunciones Dificultades CONSULTOR/EXPERTO Analiza indicadores busca las causas y responsabilidades internas y externas.

DIAGNOSTICO

IDENTIFICACIN
Programa de actuaciones. - Terapia - Ciruga Tratamiento PROPUESTAS

IDENTIFICACIN
Programa de actuaciones - Medidas de recuperacin. - Medidas estructurales. Puestos en marcha

APLICACIN

Seguimiento Medico

VERIFICACIN

Control de Gestin

CURACIN

OBJETIVOS

RECUPERACIN ECONMICA

Mg. Carlos Gonzales Aorga 1.6 ESQUEMA DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIN ANLISIS INTERNOS Medios Materiales. Medios Humanos. Medios Financieros. Conocimientos tcnicos. Estrategias Polticas Organizacin Mtodos de Gestin Sistemas de Control.

ANLISIS EXTERNOS - Posicin del mercado. - Actuacin de la competencia. - Evaluacin tecnologa. - Mercado de trabajo. - Actuacin Poltica. - Factores Socio Culturales - Sistemas de Valores.

ACTIVIDADES Y RESULTADOS ACTUALES

PROYECTOS Y TENDENCIAS PARA EL FUTURO

ACTIVIDADES FUTURAS- RESULTADOS POSIBLES

Mg. Carlos Gonzales Aorga

1.7 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA INPUT PROCESO OUPUT

INSUMO Escritura Pblica. Libro - de actas. Planes. Objetivos. Metas. Programas. Presupuestos. Reglamentos. Manuales. Informes. Memorias.

PROCESAMIENTO Tabulacion Depuracin. Anlisis. Exmenes. Comparaciones Derivaciones Comprensin.

RESULTADOS Informes. Dictmenes. Conclusiones. Recomendaciones.

1.8 TCNICAS DE ANLISIS: FODA, CIPPI FODA: El anlisis estratgico FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) tiene por objeto integrar el diagnstico interno con el externo para orientar a la empresa para la formacin de la estrategia ms conveniente. Los componentes bsicos a considerar se sintetizan como: FORTALEZA: Elemento interno que por sus condiciones puede resultar favorable para los intereses de la empresa. OPORTUNIDAD: Circunstancia o situacin del entorno potencialmente favorable para la empresa. DEBILIDAD: Elemento interno que por sus condiciones puede resultar desfavorable para los intereses de la empresa. AMENAZA: Circunstancia o situacin del entorno potencialmente desfavorable para la empresa.

Mg. Carlos Gonzales Aorga Asimismo, es importante indicar puntos comnmente determinadas por el anlisis estrategico FODA:

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

AMENAZAS

- Red de ventas optimas.

Recuperacin econmica.

Excesivo inventario.

Saturacin Mercados. Entrada

de

- Slida posicin - Posibilidades de - Baja calidad del financiera. Liderazgo productos claves. - Investigacin y desarrollo fuerte. . en exportacin. Expansin geogrfica. - Diversificacin producto. Servicio deficiente. - Mala publicidad. Excesiva capacidad productiva. -

de

multinacionales. Inestabilidad cambiaria. Incertidumbre socio poltica. Competencia desleal.

CIPPI Modelo Terico (Enfoque Sistmico)

1. Contexto: Entorno del Sistema 2. Insumos: Ingresa la estructura (M.P.). 3. Procesos: Todo lo que hace la estructura. 4. Productos: Todo lo que genera el sistema. 5. Impacto: En la realidad.

1.9 FINALIDAD DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Es la comprobacin o verificacin, mediante un examen metodolgico y ordenado, del cumplimiento eficiente y eficaz de las polticas, objetivos y metas empresariales o institucionales, mediante la aplicacin de directivas y normas que son aplicadas en la organizacin y teniendo en cuenta el entorno organizacional.

Mg. Carlos Gonzales Aorga La Auditoria Administrativa facilitar, como resultado de su actuacin, las medidas correctivas que sean necesarias para fortalecer la gestin y contribuir al desarrollo organizacional.

Como anteriormente se ha mencionado la Auditoria Administrativa corresponde al control posterior o control de retroalimentacin 1.10 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA:

1. Detectar prdidas y deficiencias. 2. Mejorar mtodos y procedimientos. 3. Mejorar los controles internos 4. Implementar eficientes. 5. Mejor uso de los Medios Fsicos y Humanos. 6. Lograr mejor productividad de la operaciones ms

Empresa. 7. Agilizar el proceso de toma de

decisiones. 8. Determinar los desperdicios, demoras y sobrecostos existentes en los

OBJETIVOS

procesos. 9. Precisar los problemas de organizacin y de funcionalidad que afectan a la dinmica empresarial o institucional. 10. Detectar la gestin poco innovadora con tecnologa y conocimientos

atrasados que afectan a la toma de decisiones 11. Proponer recomendaciones que

permitan a la gestin aplicar medidas correctivas en base a la auditoria practicada.

10

Mg. Carlos Gonzales Aorga 1. Compras. 2. Produccion. ELEMENTOS DE LA EMPRESA 3. Ventas. 4. Estados Financieros 5. Personal. 6. Contabilidad. 7. Servicios.

1.11 SUSTENTO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA La Auditoria Administrativa en su aplicacin se sustenta en los fundamentos siguientes: 1. UNIVERSALIDAD Alcanza a todos los componentes y actividades de la organizacin, es decir que es aplicable a estructuras orgnicas y funcionales, procesos, sistemas y actividades administrativas. 2. CARCTER INTEGRAL Conjunto de acciones destinadas a evaluar logros econmicos y sociales obtenidos en relacin con los egresos que han originado. 3. ACCESO A LA INFORMACIN Atributo que permite al Auditor examinar registros, documentacin y bases de datos vinculados al alcance de la Auditoria. 4. OBJETIVIDAD Las acciones de control deben realizarse sobre la evaluacin de los hechos rodeados de imparcialidad, evitando todo acto de subjetividad. 5. AUTONOMA FUNCIONAL Facilidad para ejercer sus actividades en forma independiente, supeditada a los lineamientos de los ms altos niveles de decisin.

11

Mg. Carlos Gonzales Aorga 1.12 CRITERIOS QUE SE APLICAN EN LA AUDITORIA El auditor para ejercer la Auditoria en forma efectiva debe considerar los criterios siguientes: 1. Exactitud El control que genera informacin inexacta puede dar como resultado que la gerencia no tome la accin cuando deba hacerlo o responda a un problema que en realidad no existe. Un sistema de control exacto es confiable y produce datos vlidos. 2. Oportunidad El control debe llamar la atencin de la Alta Direccin a tiempo sobre los problemas detectados para impedir efectos serios en el desempeo de una unidad. La mejor informacin tiene poco valor si est fuera de tiempo. Por tanto, un sistema de control efectivo debe proporcionar informacin oportuna. 3. Economa Un sistema de control debe ser de operacin econmica. Cualquier sistema de control debe justificar los beneficios que proporciona con relacin a los costos en los que incurre. Para reducir costos, la gerencia debe tratar de imponer el menor nmero de controles que sean necesarios para producir los resultados deseables 4. Flexibilidad Los controles efectivos deben tener la flexibilidad suficiente para ajustarse al cambio adverso o aprovechar nuevas oportunidades. Pocas organizaciones enfrentan entornos que sean tan estables que no necesiten la flexibilidad. Hasta estructuras altamente mecnicas requieren de controles que puedan ajustarse conforme los tiempos y las condiciones varen. 5. Comprensin Los controles que no pueden ser entendidos por los usuarios no tienen valor alguno. Un sistema de control que sea difcil de

12

Mg. Carlos Gonzales Aorga comprender puede provocar errores innecesarios, frustrar a los empleados y eventualmente, ser ignorado. 6. Racionalidad Las normas de control deben ser razonables y alcanzables. Si son demasiado elevadas o irrazonables, ya no motivan. Ya que la mayora de los empleados no quieren ser etiquetados como incompetente por superiores que hacen demasiadas preguntas, los empleados pueden recurrir a tcticas ilegales o faltas de tica simplemente por cumplir las normas. Los controles deben imponer las normas que sean un reto y que obliguen a las personas a llegar a niveles de desempeo ms altos, pero sin que desmotiven o fomenten engaos. 7. Excepcionalidad Dado a que la Alta Direccin no puede controlar todas las actividades, deben colocar sus dispositivos de control estrategico donde esos dispositivos puedan hacer resaltar slo las excepciones en base a lo que se considera ms importante para la organizacin. Este tipo de sistema de excepcin asegura que la Alta Direccin no se vea abrumada por informacin sobre desviaciones de las normas. 8. Accin Correctiva Un sistema de control efectivo no solo indica cuando una desviacin significativa de una norma se presenta, sino tambin sugiere que accin debe tomarse para corregir la desviacin. Es decir, debe sealar tanto el problema como especificar una solucin.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga 1.13 ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA DE GESTION EXAMEN

REAS A REVISAR

DETALLES A ESTUDIAR

1. Una o mas funciones especificas. 2. Dpto o grupo de divisiones 3. Divisin o grupo de divisiones. 4. Empresa como un todo.

1. Planes u objetivos. 2. Estructura de la organizacin. 3. Polticas, sistemas y procedimientos. 4. Mtodos de control. 5. Recursos humanos y fsicos. 6. Normas de ejecucin. 7. Medicin de resultados.

EVALUACIN

PROCESO DE EVALUACIN

ANLISIS CIENTFICO INTERPRETACIN Y SNTESIS.

FACTORES A EVALUAR

1. Panorama econmico. 2. Adecuacin de la estructura de la empresa. 3. Cumplimiento de polticas y procedimientos. 4. Exactitud y confiabilidad de los controles. 5. Mtodos adecuados de proteccin. 6. Utilizacin adecuada de mano de obra y equipos. 7. Mtodos satisfactorios de operacin verbal. PRESENTACIN

1. Estudiar los elementos. 2. Hacer un diagnostico detallado 3. Determinar finalidades y relaciones. 4. Buscar deficiencias. 5. Balance analtico. 6. Comprobar eficiencia. 7. Indagar problemas. 8. Precisar soluciones. 9. Determinar alternativas. 10. Elaborar mtodos de mejoramiento.

Discusin Verbal de aspectos importantes.

Informe Escrito Hallazgos y Recomendaci ones.

Informe Final a la Direccion.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga 1.14 FUNDAMENTOS PARA EFECTUAR LA AUDITORIA DE GESTIN Entre los fundamentos que justifiquen la ejecucin de la A.G. tenemos lo siguiente: a) Toda empresa utiliza recursos financieros, materiales, humanos y tcnicos, que requieren evaluacin respecto a su comportamiento. b) El crecimiento y/o evolucin de la empresa es continuo, esto

significa que, los parmetros de evaluacin aplicados en el ao anterior, ya no se adecuan en la misma dimensin en el presente ao. c) Toda empresa en marcha, participa en un proceso administrativo, sistemtico, continuo e integral, cuya operatividad en el tiempo,

varia constantemente. d) Toda empresa, necesita hacer un corte evaluativo en sus labores, con la finalidad de apreciar el cumplimiento de su metas y objetivos. e) Toda empresa, mira hacia el futuro en consecuencia necesita realimentar su accionar empresarial para lograr y mejorar en: Sus utilidades anuales, su performance, etc. 1.15 FACTORES LIMITANTES DE LA EVALUACIN INTEGRAL DE LAS EMPRESAS: a) Costos muy elevados b) Tiempo excesivo que demanda su ejecucin. c) Utilizacin de personal tcnico especializado. d) Crecimiento de las empresas y su complejidad. e) Criterios de evaluacin.

Factores Limitantes

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Mg. Carlos Gonzales Aorga 1.16 DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA MODERNA Y

AUDITORIA TRADICIONAL AUDITORIA MODERNA - Examina las condiciones generales AUDITORIA TRADICIONAL - Se orienta al pasado de las

actuales con la finalidad de emitir recomendaciones para el futuro que fortalezcan la organizacin. -Tiene por objetivo evaluar

situacin es financieras, es decir a las EE.FF. a determinada en la

fecha y tiene su nfasis expresin de un dictamen. - Tiene expresar

integralmente

la Organizacin en de

por objetivo formular y opinin de la sobre la

relacin al anlisis de las esferas

gestin, al cumplimiento de objetivos y metas, eficacia, la medicin de la eficiencia, efectividad, economa y

razonabilidad

situacin

financiera a una fecha sealada. - Es realizada exclusivamente por Contadores Pblicos. - Se basa en la aplicacin de los principios de Contabilidad. - El resultado de la A.T. es el dictamen del auditor, que incluye su opinin, basndose en la

transparencia en la Administracin de recursos y la determinacin del FODA. -Tiene un alcance multidisciplinario, con de

segn las reas a evaluar, importante participacin

profesionales en Administracin -Aplica principios, tcnicas y

informacin financiera.

herramientas modernas de gestin, as como criterios especializada. -El resultado de la A.M. es el informe de Auditoria de Gestin, que contiene observaciones, conclusiones y

recomendaciones constructivas.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga CAMPO DE ACCIN DE AUDITORIA DE GESTION Y FINANCIERA PRESIDENCIA

GERENCIA GENERAL

GERENCIA DE COMERCIALIZACIN

GERENCIA DE PRODUCCIN

GERENCIA DE FINANZAS

CONTABILIDAD

ECONOMA

DPTO. DE PRODUCCION A

DPTO. DE PRODUCCION B

DPTO. DE PRODUCCION C

1.17 EXAMENES ESPECIALES: Se efectan al existir indicios como: 1. CONCUSIN: Acto doloso cometidos por un funcionario pblico que abusando de su cargo consigue que se le entregue a el o un tercero vinculado a este, dinero u otra utilidad material. 2. COLUSIN: Figura delictiva en la que a travs de acuerdos secretos se defrauda al estado favoreciendo a terceros con contratos, suministros, licitaciones, concurso de precios, subastas o cualquier otra operacin. de haberse cometido irregularidades

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Mg. Carlos Gonzales Aorga 3. PECULADO: Apropiacin o uso en cualquier forma de caudales o efectos cuya percepcin, confiados en razn del cargo. 4. PECULADO CULPOSO: Implica dar ocasin a que se efectu sustraccin de caudales a efectos de propiedad del estado. 5. MALVERSACIN DE FONDOS: Implica aplicar o utilizar de administracin o custodia estn

manera distinta a la prevista el dinero o bienes Administracin.

dados en

6. NEPOTISMO: Acto que implica, contratar o nombrar a familiares hasta de 3er grado de consaguinidad, siendo funcionario u obtener cargo directivo en una Institucin del Estado. 1.18 ELEMENTOS Y PRINCIPIOS FUNDAMENTALES SOBRE LOS QUE DESCANSA UNA ADECUADA ORGANIZACIN

ESTRUCTURAL Existencia de una direccin eficaz. Asignacin o fijacin de funciones a cada empleado. Segregacin apropiada de funciones. Establecimiento y delimitacin de lneas claras de autoridad responsabilidad. Revisin y control de la actuacin de los datos y de las transacciones. Coordinacin entre departamento y funciones. Existencia de un programa permanente de entrenamiento de personal. Existencia de instrumentos de organizacin adecuados. y

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Mg. Carlos Gonzales Aorga 1.19 EL CONTROL INTERNO:

CONTROL INTERNO

1. Concepto:
Es un
MECANISMO DE GESTIN Y UN PROCESO CONTINUO .continuo.

Realizado por
LA DIRECCION Y LA GERENCIA

Que permite
Monitorear las operaciones con la finalidad, de aplicar los mecanismos correctivos. Eliminar imperfecciones que se presentan en el transcurso de las operaciones de la empresa.

2. Finalidad: Es asegurar que los resultados, de las

estrategias,

polticas, directivas y de los planes operacionales se ajusten tanto como sea posible a los objetivos estratgicos y operativos previamente establecidos. Esto comprende corregir y/o prevenir las fallas o errores en el sistema y en el proceso de actividades. 3. Estructura del Control Interno (Elementos): 1. Ambiente de Control Interno.- (Propicia para el Trabajo.) 2. Riesgos de Control.- Proceso mediante el cual se identifica, analiza, y manejan los riesgos empresariales. 3. Sistemas de control.- Planeamiento y sistematizacin, uso de equipo informtico, informes, registros y formas (Act. y Pasivos Prod. y Gastos). 4. Actividades Gerenciales de Control.5. Actividades de Monitoreo y Control de Gestin.6. Personal.- Entrenamiento, eficiencia, moralidad y retribucin. 4. Objetivos de Control Interno: Bsicamente son 3: a) Informacin: Constante, completa y oportuna que es

fundamental para el desarrollo de la empresa (decisiones gerenciales y formulacin de planes futuros).

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Mg. Carlos Gonzales Aorga b) Proteccin: Representan el mas claro objetivo, porque es la proteccin de los intereses del negocio; contra las debilidades humanas (desfalcos y otros); proteger el activo fijo de la entidad. c) La Eficiencia de Operacin.- Este objeto atrae la atencin de los hombres de negocios, preocupados en mejorar la

productividad de las empresas. 5. Propsito de la Revisin del Control Interno: Consideramos lo siguiente: a) Para determinar si el sistema es suficiente como una de las bases para expresar el dictamen sobre los EE.FF. b) Para servir como base de prueba de solidez o ineficiencia de las operaciones internas. c) Para servir como gua de la cantidad de trabajo de detalle necesario en la prctica de una auditoria. 1.20 Control Interno y su Relacin con la Auditoria.
El auditor deber conocer, revisar y evaluar la extensin y efectividad del sistema de control interno en funcionamiento.

Para determinar El grado de Confiabilidad Que podra tener en la

Evidencia primaria (Registros contables, administrativo) Evidencia soporte (Doc. Justificativos que los amparan ) Con el objeto de determinar.

La naturaleza o solucin de los procedimientos de auditoria a aplicar a cada examen.

El periodo mas apropiado para la aplicacin de estos procedimientos (Es decir, se pueden aplicar en la fase interna o en la fase final. )

El alcance o extensin de los procedimientos (es decir, la cantidad de evidencias a obtener para poder expresar la opinin sobre los EE.FF.)

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Mg. Carlos Gonzales Aorga 1.21 ORGANIZACIN DEL RGANO DE AUDITORA Y EL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL EL RGANO DE AUDITORA. SU ORGANIZACIN 1. UBICACIN DEL RGANO DE AUDITORA El rgano de Auditoria Interna, denominado tambin como rgano de Control Interno, se ubica segn se trate del sector pblico o del sector no pblico, del modo siguiente: En el Sector Pblico: a. Si es un Ministerio: depende directamente del Ministro b. Si es una entidad pblica: depende directamente del Jefe o titular de la entidad. c. Si es una Municipalidad: depende directamente del Alcalde d. Si es un organismo autnomo (ver la Constitucin Poltica): depende del Titular del Organismo. e. Si es una empresa pblica: depende del Presidente del Directorio. En el Sector no Pblico: a. En una corporacin empresarial: depende del Directorio o del Gerente General, segn lo determine el Directorio. b. En las dems empresas (no sociedades annimas): depende del Gerente General. c. En las entidades para estatales: depende del ms alto nivel de la entidad. d. En las sociedades civiles: depende del ms alto nivel de la sociedad.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga Ver las siguientes estructuras:

MINISTRO CONCEJO DIRECTORIO DIRECTORIO

AUDITORIA INTERNA

ALCALDE

AUDITORIA INTERNA GERENCIA GENERAL

GERENCIA GENERAL

VICE MINISTRO

AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA INTERNA

a. En un Ministerio

b. En un Municipio

c. En una Empresa

d. En una Empresa

Fig. Ubicacin del rgano de Auditoria

2. ORGANIZACIN DEL RGANO DE AUDITORA ESTRUCTURA INTERNA Quien lidera al rgano de Auditoria Interna es el Jefe de Auditoria Interna de quien dependen dos reas de Auditoria: rea de Auditoria Administrativa rea de Auditoria Financiera

Estas reas, preferentemente deben funcionar cada una como Equipo de Auditoria. AUDITORA INTERNA

REA DE AUDITORA ADMINISTRATIVA Fig. Estructura Interna

REA DE AUDITORA FINANCIERA

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Mg. Carlos Gonzales Aorga En el sector Pblico, an se mantiene la departamentalizacin de la Auditoria en los campos funcionales, como ejemplo, de: Auditoria Interna, Exmenes Especiales e Investigaciones. CONTROL INTERNO

ADITORIA INTERNA

EXMENES ESPECIALES

INVESTIGACIONES

Fig. rgano de Auditoria departamentalizado

3. EQUIPOS DE AUDITORIA: Enfoques funcionales Tal como hemos precisado en la Estructura del rgano de Auditoria Interna la tendencia actual es la organizacin por Equipos de Auditoria, cuyo contenido funcional se presentan en los enfoques de LEONARD y BURTON.

ENFOQUE DE LEONARD William LEONARD, a travs de su obra Management Audit (1960), manifiesta que la Auditoria Administrativa es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institucin o de cualquier parte de un organismo en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus equipos humanos y fsicos. El propsito perseguido es revisar y evaluar mtodos y actuacin en todas las reas y su finalidad sacar a la luz irregularidades o deficiencias e indicar posibles mejoras en las operaciones, constituyndose en un servicio especializado de asesoramiento a la direccin superior.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga Emplea grficas de organizacin, grficas de procesos, grficas de distribucin y rotacin, entre otras herramientas y tcnicas.

LEONARD vislumbra la auditoria como un servicio de asesoramiento integral, estableciendo que los elementos a controlar son: Planes y objetivos. Estructura orgnica Polticas y prcticas. Sistemas y procedimientos. Mtodos de control. Medios de operacin y recursos.

ENFOQUE DE BURTON Jhon C. BURTON, en su artculo Auditoria Administrativa publicado en The Journal of Accountancy (1968), manifiesta la importancia de estudiar la ndole de la auditoria administrativa y el grado de calificacin del auditor, exhortando a realizar un esfuerzo por construir un marco total para la auditoria administrativa, teniendo en cuenta para ello lo siguiente: a) Analizar el criterio para una auditoria administrativa teniendo en cuenta 3 premisas bsicas: La auditoria debe tratar con lo objetivo y apreciable (mensurable). La auditoria debe tener relacin con el presente y futuro. La auditoria debe producir resultados fciles de entender y usar. b) Establecer normas de desempeo. c) Elaborar informes de auditora administrativa. d) Crear procedimientos de auditora administrativa.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga 4. LA AUDITORA INTEGRAL y LOS EQUIPOS

MULTIDISCIPLINARIOS a. Objetivo La Auditora Integral, denominada tambin como Auditora de Gestin tiene por objetivo evaluar integralmente la organizacin en relacin al anlisis de las esferas de gestin, cumplimiento de objetivos y metas previstos, medicin de la eficiencia, eficacia, economa (denominadas las 3 E) y transparencia en la administracin de recursos, y determinacin de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas presentadas con la finalidad de emitir recomendaciones positivas para la aplicacin de las medidas correctivas correspondientes. El crecimiento de las organizaciones productivas provoca que se implantaran mecanismos que permitieran una permanente

realimentacin en cuanto a la informacin relacionada a la produccin y las condiciones de la misma, situacin que les permiti desarrollar en condiciones de mejoramiento contino. Es en este sentido que se desarrollan herramientas de gestin que permitan optimizar el funcionamiento de las organizaciones. b. Enfoque La Auditoria de Gestin es producto del enfoque moderno de la Auditora, constituyndose como un slido apoyo gerencial orientado a fortalecer la gestin, consolidar el desarrollo y favorecer e! crecimiento de la organizacin explotando

oportunidades de mejora. En pocas anteriores, una auditora era sinnimo de problemas y causaba temor por que generalmente era un examen para determinar el culpable de algo. Al auditor se le consideraba como una persona de mirada amenazante a la que se deba brindar toda la informacin solicitada bajo responsabilidad. Su principal funcin era ejecutar revisiones destinadas a descubrir

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Mg. Carlos Gonzales Aorga potenciales prdidas de activos y malos elementos en la organizacin. El enfoque moderno de la Auditoria implica evaluar al presente para influir en el futuro y supera el tradicional de evaluar el pasado para influir en el presente. c. Alcance La Auditoria de Gestin tiene un alcance multidisciplinario, analizando la gestin general y la gestin especfica considerando las metas a alcanzar, siendo flexible en relacin a los elementos y factores a evaluar. Debido a este alcance !a composicin del Equipo de Auditoria compromete la participacin en calidad de Auditores a

Administradores. Economistas, Contadores, Abogados, segn la amplitud y naturaleza de la Auditora de Gestin a realizar. Tal como ya se ha mencionado, la imagen y el rol del auditor han cambiado. Su misin en a empresa se debe adecuar a los cambios en su entorno y a las necesidades del mercado laboral. Su trabajo debe estar centrado en convertirse en un asesor o consultor. El actual auditor debe estar preparado para asumir nuevos retos y poseer un enfoque interdisciplinario, no solo debe actualizarse en sistemas de trabajo o especializarse en auditoria financiera o en dispositivos tributarios, sino tambin debe adquirir informacin y dominar el planeamiento estratgico, produccin, comercializacin, etc. 5. PERFIL DEL AUDITOR ADMINISTRATIVO a. Formacin del Auditor El perfil formativo del auditor de gestin implica una mayor incidencia tanto en las Esferas de Gestin General (Factores Estratgicos, Factores Ambientales, Cultura Organizacional,

Estructura Organizacional, Control Interno y Planificacin y Normalizacin), como en las esferas de Gestin Especifica

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Mg. Carlos Gonzales Aorga (Gestin Administrativa, Gestin Financiera, Gestin de

Produccin, Gestin Comercial, Investigacin y Desarrollo y Sistemas de Informacin), lo cual le permite una mayor visin en relacin a la organizacin auditada. Naturalmente, la preparacin acadmica del Auditor debe ser de nivel universitario en Ciencias Administrativas para el campo de la Auditora Administrativa b. Personal Necesario Cualquiera que sea la dimensin de la empresa, es importante que todas las personas escogidas y destinadas al grupo de auditoria posea una buena comprensin de la teora correspondiente, un perfecto conocimiento de los fundamentos de organizacin y administracin, los principios para mtodos eficaces de control y los requerimientos para llevar a cabo evaluaciones cientficas. Ser conveniente que posean una amplia y slida preparacin acadmica a nivel universitario. Esta preparacin incluir un adiestramiento completo en administracin de empresas,

contabilidad (teora de la auditoria) y materias afines, como son: economa, finanzas, compras, distribucin, estadstica, o ingeniera industrial. Quien se piense dedicar a la auditoria administrativa, habr de estar bien preparado en materias bsicas que le capaciten a reconocer problemas con los que e vea confrontado y los medios que le ayuden a solucionarlos. A continuacin se precisan algunas materias a tener presente: Problemas administrativos. Toma de decisiones. Planeacin de la administracin. Contabilidad. Anlisis de la organizacin. Sistemas y procedimientos.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga Administracin financiera. Medicin del desempeo. Redaccin de informes. Planeacin y control de presupuestos. Estadsticas administrativas. Mtodos avanzados de auditoria. Psicologa administrativa. Planeacin y programacin de la produccin. Sistemas de contabilidad de costos. Investigacin de operaciones. Automatizacin en las empresas.

c. Caractersticas Personales En cuanto a sus caractersticas personales, la persona debe tener una inclinacin hacia el anlisis, una gran dosis de imaginacin, la capacidad para redactar y expresarse clara y lgicamente. Cualquier experiencia anterior, independientemente de cuan poca sea, en el campo de la auditoria o en cualquier otro semejante (contadura publica, auditoria interna, anlisis de operaciones, estudios de mtodos, sistemas y procedimientos, etctera) ser sumamente beneficiosa. A continuacin se plantean las exigencias que se hacen en la convocatoria en lo referente a caractersticas personales del Auditor. Aptitudes El Auditor debe tener capacidad de: Anlisis y sntesis Integrarse o conducir equipos de auditora Interactuar con los diferentes niveles que conforman la organizacin Conocimiento y manejo de hojas de clculo, graficadores y bases de datos:

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Mg. Carlos Gonzales Aorga Facilidad en la redaccin de Informes Facilidad en la expresin oral

Valores El Auditor en sus actividades debe demostrar: Discrecin Honestidad Participacin Confiabilidad Puntualidad Superacin d. Programa de Adiestramiento del Personal Auditor Para conseguir una buena calidad en el trabajo, se requiere seguir un programa continuo de adiestramiento, ya que el auditor administrativo debe de estar siempre al corriente de los nuevos mtodos, a efecto de mejorar las normas de auditoria, as como de diversas y nuevas tcnicas administrativas, inclusive nuevos conceptos, herramientas y equipo. El equipo de adiestramiento exigido al auditor experimentado, difiere del correspondiente al auditor nuevo y sin experiencia. Al primero, le interesarn los tpicos administrativos avanzados y las nuevas y tambin avanzadas herramientas tecnolgicas. Los miembros menos experimentados del grupo pueden ensanchar sus conocimientos de procedimientos de auditoria y de materias administrativas generales, sobre todo en las reas en que el adiestramiento podra ser de ms valor. Al recin ingresado debe drsele tiempo para familiarizarse con las actividades generales de la empresa, su estructura jerrquica y de organizacin, las diversas funciones, su perspectiva general, etctera. Habr d estar perfectamente imbuido dlos objetivos de la auditoria, mtodos de ejecutar los trabajos de la misma, llevar a cabo evaluaciones y recomendar mejoramientos. Algo de su

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Mg. Carlos Gonzales Aorga adiestramiento ser fruto del desempeo de su trabajo, pero una gran parte lo conseguir por medio del estudio y de las juntas y discusiones de grupo conducidas por su jefatura. El auditor experimentado suele perfeccionar sus conocimientos y eficiencia tomando a su cargo tareas ms complicadas y mantenindose al tanto de toda nueva tcnica que haga su aparicin. Considerar necesario leer bastante sobre- nuevas ideas y asistir y tomar parte en conferencias y discusiones organizadas por diversas asociaciones de profesionales en administracin. Por ejemplo, para estar al corriente en lo relativo a informtica habr de asistir a seminarios, exhibiciones,

conferencias, etc. LA AUDITORIA EXTERNA Cuando en una empresa no existe dentro de su estructura un rgano de Auditoria Interna y se requiere contar con servicios de auditora, el Directorio en el caso de las corporaciones o el Gerente General en las que no son sociedades annimas adoptan la decisin de contratar Auditores o Auditora Externa. Otra alternativa de contratacin es cuando la empresa o la entidad del sector pblico, an contando con un rgano de Auditora Interna, determina fortalecer sus actividades contratando el servicio externo para efectuar auditorias que en forma expresa requiera. EL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL 1. El Control Posterior en el Sector Pblico El 23 de Julio de 2002 se pblico en el diario Oficial El Peruano la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica Ley N 27785, normas que regulan el control posterior en el sector Pblico. (Trabajo investigatorio de la presente Ley).

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Mg. Carlos Gonzales Aorga LA VISIN ESTRATGICA

1. VISIN La CGR es el organismo superior del Sistema Nacional de Control que cautela la correcta administracin del Patrimonio Pblico y contribuye al desarrollo de Instituciones probas, eficientes y eficaces, mediante el ejercicio de un control gubernamental oportuno y de calidad, al servicio de la sociedad peruana, fortaleciendo el estado de derecho.

2. OBJETIVOS a. Coadyuvar a la gestin para el logro de sus propios objetivos y metas. b. Propender al mejoramiento de los sistemas administrativos c. Desconcentrar y ampliar progresivamente la cobertura nacional de la Contralora General de la Repblica (CGR). d. Reforzar el marco normativo de la Auditora Gubernamental. e. Promover la participacin ciudadana en la labor de control gubernamental

3. LINEAMIENTOS DE POLTICA a. Reforzamiento del Sistema Nacional de Control multiplicando y

fortaleciendo los rganos de Auditora Interna. b. Permanente actualizacin de la normatividad de control. c. Capacitacin sostenida en Auditoria Gubernamental. d. Desarrollo de una accin desconcentrada e. Impulso a la Participacin Ciudadana (Informacin obtenida de http:// rep.net.pe/CONTRALORIA/ vision.htm)

NORMAS DE AUDITORA GUBERNAMENTAL (NAGU) Las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), son los criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del Auditor, orientados a uniformar el trabajo de la auditora gubernamental y obtener resultados de calidad.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga Constituyen un medio tcnico para fortalecer y uniformar el ejercicio profesional del Auditor gubernamental y permiten la evaluacin de! desarrollo y resultados de su trabajo, promoviendo el grado de economa, eficiencia y eficacia en la gestin de la entidad auditada. Se fundamentan en la Ley del Sistema Nacional de Control y se caracterizan por ser flexibles, permitiendo su adaptabilidad y actualizacin, as como sirven de estndares para ponderar la eficiencia y efectividad de la auditora.

1. ESTRUCTURA NAGU La estructura de las NAGU es la siguiente: a. Cdigo, son los numerales que referencian al grupo de normas y el orden que tienen dentro de cada grupo. b. Ttulo, es la denominacin de la norma c. Enunciado, es la exposicin breve de la norma d. Detalle del enunciado, es la parte de la norma que facilita su interpretacin y correcta aplicacin.

2. MARCO CONCEPTUAL La Auditora Gubernamental es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecucin, en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe. Se debe efectuar de acuerdo a las NAGU y disposiciones especializadas emitidas por la Contralora General, aplicando las tcnicas, mtodos y procedimientos que as correspondan. Tiene por objetivos: a. Evaluar la correcta utilizacin de los recursos pblicos, verificando el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias. b. Determinar la razonabilidad de la informacin financiera c. Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos en relacin a los recursos asignados y al

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Mg. Carlos Gonzales Aorga cumplimiento de los planes y programas aprobados de la entidad examinada. d. Recomendar medidas para promover mejoras en la gestin pblica e. Fortalecer el sistema de control interno de la entidad auditada.

3. NORMAS DE AUDITORA GUBERNAMENTAL - NAGU Las NAGU se presentan clasificadas en cuatro grupos: 1. Normas Generales : 1.10 Entrenamiento tcnico y capacidad profesional 1.20 Independencia 1.30 Cuidado y esmero profesional 1.40 Confidencialidad 1.50 Participacin de profesionales y/o especialistas 1.60 Control de calidad 2. Normas relativas a la Planificacin de la Auditora 2.10 Planificacin general 2.20 Planificacin especfica 2.30 Programas de auditora 2.40 Archivo permanente 3. Normas relativas a la ejecucin de la Auditora Gubernamental 3.10 Estudio y evaluacin del control interno 3.20 Evaluacin del cumplimiento de disposiciones legales y

reglamentarias 3.30 Supervisin del trabajo de auditora 3.40 Evidencia suficiente, competente y relevante 3.50 Papeles de trabajo 3.60 Comunicaciones de observaciones 3.70 Carta de representacin 4. Normas relativas al Informe de Auditora Gubernamental 4.10 Forma escrita 4.20 Oportunidad del informe

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Mg. Carlos Gonzales Aorga 4.30 Presentacin del informe 4.40 Contenido del informe 4.50 Informe especial

LA DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES En aplicacin de la NOVENA DISPOSICIN FINAL de la ley del SISTEMA

NACIONAL DE CONTROL existen tres tipos de Responsabilidades que para efectos de control en el Sector Pblico se deben determinar: 1. RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Es aquella en la que incurren servidores y funcionarios pblicos que, en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron una gestin deficiente o negligente. La calificacin de gestin deficiente o negligente se adopta teniendo en cuenta lo siguiente: a. Que no se hayan logrado resultados razonables en trminos de eficiencia, eficacia o economa teniendo en cuenta los planes y programas aprobados y su vinculacin con las polticas del sector a que pertenecen. CASO: Si en una AUDITORA que se aplica a un ALMACN de una entidad pblica se encuentra que el saldo que figura en el KARDEX no es concordante con la existencia fsica En este caso hay ineficiencia por cuanto la actividad es de carcter operativo La responsabilidad es de quien ejerce la funcin de KARDISTA. CASO: Si en el mismo ALMACN no se han hecho los requerimientos oportunos a ADQUISICIONES para la reposicin de existencias que estn por debajo de sus niveles de seguridad. En este caso hay ineficacia por cuanto la actividad compromete la gestin del Almacn. La responsabilidad es del Jefe de Almacn. b. Que no realicen una gestin transparente y no hayan vigilado que los sistemas operativos, administrativos y de control estn funcionando adecuadamente.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga CASO: Si debido a la falta de un programa (software) adecuado, el sistema automatizado de Control de Asistencia est originando problemas de informacin a los usuarios en el procesamiento de planillas. En este caso hay responsabilidad del Director de SISTEMAS INFORMTICOS. Las sanciones que se aplican en la determinacin de responsabilidades administrativas, segn su gravedad, son las siguientes: Amonestacin escrita Suspensin hasta por 30 das sin goce de remuneraciones Cese temporal de ms de 31 das hasta 360 das, sin goce de remuneraciones. Destitucin

2. RESPONSABILIDAD CIVIL Es la que incurren los servidores y funcionarios pblicos que en el ejercicio de sus funciones hayan ocasionado un dao econmico a su entidad o al Estado. CASO: Si en una Comisin de Servicios el funcionario no ha rendido cuenta en forma oportuna de los viticos que se le entreg, la Tesorera en coordinacin con la Administracin de Planillas descontar de sus remuneraciones el monto equivalente a los viticos entregados.

3. RESPONSABILIDAD PENAL Es la que incurren los servidores o funcionarios pblicos que en ejercicio de sus funciones han efectuado un acto u omisin tipificado como delito o falta. CASO: Si en la adquisicin directa de tiles de oficina para una entidad pblica, el Jefe de Adquisiciones ha recibido comisiones por parte del proveedor para favorecerse con la adquisicin. En este caso, el Auditor con los antecedentes probatorios elevar su Informe al Titular de la Entidad para que mediante su Asesora Legal prepare el expediente respectivo y hacer la denuncia ante el Ministerio Pblico (Fiscala de la Nacin) encargada de evaluarla y someterla al Poder Judicial.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga

II.

PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTIN

"El proceso de la Auditoria Administrativa" tiene como finalidad, dar a conocer al alumno el desarrollo del proceso de una Auditoria Administrativa y los factores que se deben tener en cuenta para establecer las conclusiones del mismo. El proceso de la Auditoria Administrativa nos presenta los cinco pasos o fases a seguir, estos son: El Estudio Preliminar, Revisin de Objetivos, Polticas y normas, Revisin y Evaluacin del Proceso Administrativo, Examen profundo de reas crticas y Comunicacin de resultado. El conocer estos pasos permitir al alumno establecer programas de Auditoria Administrativa en sus fases correspondientes. La elaboracin del presente ha estado precedido por una constante preocupacin, con el propsito de ofrecer un trabajo que pueda complacer en lo posible las expectativas e inquietudes de los interesados y en especial a nuestros alumnos de la Especialidad de Administracin.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

INICIO
Programa Fase I Revisin previa de las operaciones Activad. Obj. Fic. Fase I Estudio Preliminar Programa Fase II

E S T U

FASE II Revisin de Legislacin, Obj. Polticas y Normas Recopil. Observac .

Programa Fase III FASE III Revisin y Evaluacin del P.A.

D
Comunicacin permanente con funciones responsables.

I O E X

Papeles de Trabajo

Desarrollo de Obj. Medio de resultados comparaciones Identifi. De reas criticas Programa Fase IV FASE IV Examen profundo reas crticas

A M
Aplicacin de los papeles de trabajo

Desarrollo de los hallazgos de auditoria

E
Acciones tomadas con funciones responsables

Condiciones

Criterios

Efectos

Causas

Fase V Comunicacin de Resultados

Programa Fase V

Borrador del Informe

Correcciones y Descargos Hoja de Apuntes

I N F O R

Conferencia final con funcionarios responsables

Sntesis del Informe dictamen

Informe Introduccin Comentarios Hallazgos Conclusiones Recomendaciones Programacin de la distribucin del informe Distribucin del informe a las dependencias 37

M E

Mg. Carlos Gonzales Aorga

PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Como nos muestra el flujograma no existe una fase dedicada al planeamiento y programacin porque este es un proceso integral que se desarroll durante el transcurso de todo el examen y es necesario programar y planear cada fase del mismo. Normalmente se efecta completamente en el campo o sea en las oficinas de las dependencias auditadas y es necesario elaborar el programa y efectuar los planes en cada fase del examen, luego de haber terminado la fase anterior, por tal motivo el proceso de planeamiento y programacin de la Auditoria Administrativa ser discutido con respecto a cada una de las fases enumeradas. No es posible en la Auditoria Administrativa planear con precisin la cantidad de elementos de auditoria a ser empleados en los diversos pasos que requiere el examen, por tal motivo se considera que el nmero del personal, as como la seleccin de los procedimientos a emplearse es una parte que debe realizarse slo al principio de cada fase, con los elementos de juicio producto del informe de resultados de la fase anterior. Es conveniente controlar y determinar hasta qu grado de profundidad deber ser controladas y supervisadas las actividades y funciones de rea crtica identificada. De igual modo, la determinacin de las reas crticas pueden depender de la cantidad de tiempo disponible para examen: en otras palabras, si el examen tiene programado ms tiempo, se pueden cubrir ms reas crticas, si el examen tiene previsto menos tiempo sera necesario limitarlo solamente a las reas consideradas crticas. FASE I ESTUDIO PRELIMINAR A pesar de que existen diversas opiniones en la Auditoria Administrativa, existe consenso con respecto a la necesidad de que en este tipo de examen se efecta un estudio preliminar que consiste en una revisin

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Mg. Carlos Gonzales Aorga previa de las operaciones, procedimientos, objetivos, polticas, etc., de la empresa o entidad bajo examen. Con respecto al nmero de fases que deben realizarse, algunos profesionales han observado que la primera fase debe incluir las tres primeras fases de la Auditoria Administrativa. Para aquellos autores, la Auditoria Administrativa comprende slo tres fases y son: 1.- Estudio preliminar 2.- Examen profundo 3.- Elaboracin informe Lo que sostienen dichos autores, no es contrapuesto en la prctica de esta disciplina, pues se considera un aspecto de orden formal antes de fondo, pues en ambos casos se llega al mismo objetivo. Ms, la divisin sealada (cinco fases) es ms conveniente porque establece pasos ms definidos que permiten ubicar claramente las acciones del examen y los resultados que deben obtenerse. El propsito del estudio preliminar es obtener informacin general documentada sobre todos los aspectos importantes de la entidad o rea examinada y en el menor tiempo posible. Dicha informacin sirve como instrumento de trabajo en las futuras fases del examen y para proporcionar informacin general al personal de auditoria que est por incorporado al equipo de la fase siguiente. Los resultados del estudio preliminar permiten luego al anlisis de las actividades o funciones principales de la empresa o entidad y la determinacin de los aspectos de control que deben ser revisados y evaluados posteriormente. Se debe acumular la informacin til en el tiempo ms corto posible que permitir al subsecuente desarrollo del examen en su fase. El estudio preliminar no debe ser bajo ninguna circunstancia un proceso largo y tedioso caracterizado por una laboriosa lectura de manuales y de otros documentos. Debe ser un proceso rpido de recopilacin de la informacin escrita y de entrevista con funcionarios, cuyo resultado ser

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Mg. Carlos Gonzales Aorga utilizado posteriormente en las distintas fases del examen, en otras palabras, esta fase es principalmente de recopilacin de informacin tanto verbal como escrita, pero no incluye el anlisis detallado de la informacin recopilada. Durante esta fase pueden surgir indicios de la existencia de reas crticas o deficiencia importantes, sin embargo, el propsito de esta fase no es profundizar ni acumular evidencia con respecto al objetivo del examen. El auditor debe documentar en sus papeles de trabajo cualquier indicio de las deficiencias encontradas en las operaciones durante el estudio preliminar como informacin que ser aprovechada posteriormente. En trminos generales el estudio preliminar consiste en la ejecucin de tres actividades: 1. Entrevista con el mximo ejecutivo y los funcionarios ms importantes con el fin de obtener informacin general sobre las actividades llevadas a cabo. 2. Recopilacin sin revisin detenida de los documentos bsicos de la entidad que pueden proporcionar informacin sobre sus actividades, objetivos, polticas, Normas, procedimientos, etc. Estos documentos sern revisados y empleados posteriormente en las dems fases. 3. Recorrido o vista de familiarizacin a las instalaciones y oficinas de la entidad, para conocer su ubicacin fsica, tamao, relacin con las otras entidades y para conocer brevemente a los funcionarios encargados. Antes de iniciar la fase del estudio preliminar el auditor debe elaborar un programa breve de auditoria sealando los procedimientos a llevarse a cabo. Esta es la nica parte del programa de la Auditoria Administrativa que puede ser elaborado antes de visitar la empresa o entidad. An puede efectuarse modificaciones al realizar normalmente las visitas; el estudio preliminar no debe demorar ms de unos dos das de labor por parte del auditor, debiendo destacar los hechos ms importantes; no

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Mg. Carlos Gonzales Aorga es necesaria la participacin del equipo completo de auditoria, pues su trabajo en el examen se realiza en fases subsiguientes. El apoyo del auditor interno tiene mayor ventaja en obtener informacin, por su vinculacin directa con la organizacin por lo que el tiempo a emplear para esta fase se reduce significativamente.

FASE II REVISIN DE OBJETIVOS, POLTICAS Y NORMAS: En esta fase tambin denominada revisin del marco institucional, el auditor examina, evala y revisa la informacin recopilada en la etapa anterior, con la finalidad de analizar los objetivos, polticas y normas de la empresa o entidad a ser examinada. En este sentido se tiene inters en el historial o antecedentes del sector examinando sus objetivos principales, la autoridad delegada por el rgano competente (directorio, junta directiva) a los funcionarios principales y la naturaleza de cualquier restriccin impuesta por la mxima autoridad sobre las operaciones, las disposiciones o mtodos sobre el Financiamiento de los mismos y cualquier otro aspecto importante para conocer las operaciones de la entidad. Primero, el auditor debe examinar porque se cre la empresa o entidad, cul fue la necesidad de su origen y los propsitos y objetivos que origin su creacin como ente. Tambin tiene que averiguar si esos objetivos han cambiado con el paso del tiempo, debiendo definir claramente cules son sus objetivos principales. Cuando una empresa realiza varias funciones como fabricacin, distribucin, venta directa al pblico, puede ser difcil su misin principal, sin embargo, debe definirse cul es la funcin principal, dejando a las dems como objetivos de apoyo. Los dems pueden ser clasificados como objetivos con fines lucrativos o como fines sociales (apoyo a la comunidad) y otros.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga El trabajo de auditor en esta fase, se simplifica cuando existe adecuada documentacin y la gerencia opera principalmente sobre objetivos, polticas y normas verbales, el auditor tendr que efectuar una serie de entrevistas, tratando de determinar de los distintos funcionarios cules son los aspectos que gobiernan las actividades de la empresa o entidad. Esto puede ser ms complicado cuando los diversos funcionarios no estn de acuerdo o no conocen la entidad, en cuyo caso, el auditor deber buscar por l mismo, uniformizar los diversos puntos de vista de los funcionarios identificando un rea crtica en el proceso gerencial para realizar un examen ms profundo y formular las recomendaciones necesarias. Durante todo el curso de la auditoria, deber tenerse en cuenta no solamente las disposiciones normativas establecidas por escrito, sino las prcticas informales en vigencia. En el caso de exmenes en entidades pblicas, esta fase incluye tambin la revisin de la legislacin externa o general aplicable, incluyendo la autoridad delegada por la ley y cualquier restriccin sobre la entidad impuesta por ella. Las disposiciones legales son de importancia primordial y es imperativo que el auditor las conozca. Se debe hacer hincapi en esta fase, no se debe enlazar detenidamente los manuales de procedimientos, directivas y otra documentacin que ya fue retenida en la primera fase, nicamente se debe revisar la documentacin que contiene disposiciones generales sobre las operaciones de la entidad. Ejemplo: Sera una prdida de tiempo que el auditor revisara los procedimientos vigentes sobre administracin de personal, si posteriormente descubre que el rea de personal no es considerada como crtica y sin necesidad de un examen profundo. La fase de revisin de objetivos, polticas y normas generalmente debe ser muy breve, dura de dos a tres das y debe ser llevada a cabo por el

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Mg. Carlos Gonzales Aorga auditor Jefe de equipo y posiblemente por un auditor adicional con experiencia.

FASE III REVISIN Y EVALUACIN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: La tercera fase de la Auditoria Administrativa es una de las ms importantes. En esta fase el auditor no slo evala el proceso administrativo, sino, tambin al final de la fase identifica las posibles reas crticas que merece el examen ms profundo en la siguiente fase y consecuentemente desecha de su estudio las reas no considerables como crticas y que no sern sujetas al examen ms profundo. El propsito de esta fase es evaluar la efectividad del proceso administrativo e identificar las posibles debilidades en el sistema de gestin y que pueden requerir anlisis ms detallado. Esta etapa es la ms larga de las primeras tres fases, y el equipo de la auditoria puede ser ampliado segn considere necesario al elaborar el programa de trabajo. Los miembros adicionales del equipo de auditoria Incluidos para esta fase normalmente sera auditores de considerable experiencia en la evaluacin del Proceso Administrativo, el cual incluye a los siguientes aspectos: el planeamiento, la organizacin, la toma de decisiones, la direccin y el control. El enfoque empleado en esta fase es revisar los procedimientos y prcticas aplicadas al proceso de informacin para la toma de decisiones. Se debe seleccionar transacciones tpicas y representativas en todas las actividades de operacin de la dependencia o unidad en base a la informacin acumulada en las dos fases anteriores, examinando dichas transacciones en forma suficiente para obtener informacin prctica acerca de lo siguiente: 1. Forma en que se efecta las actividades en la entidad 2. Necesidad o utilidad de las distintas fases en el procedimiento.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga 3. Resultado de las transacciones segn los objetivos, polticas y prcticas del sentido comn. 4. Efectividad del control gerencial El mtodo de seleccionar transacciones u operaciones especfica y rastrearlas a travs de su procedimiento dentro de la empresa o entidad; permite determinar los procedimientos realmente seguidos y determinan si son realmente razonables y funcionan de acuerdo con los objetivos, polticas y normas ya estudiadas en la fase anterior. Este enfoque es mucho ms satisfactorio para algunos tratadistas, que una revista general de procedimientos y manuales de procedimientos de la empresa o de una seleccin de un muestreo de transacciones para examinarlas y de las que se pueden determinar su cumplimiento. Se debe evaluar las operaciones como estn siendo ejecutadas y no como debe ser segn los manuales, es suficiente en esta fase, escoger una o dos transacciones tpicas de cada actividad o rea de operacin y rastrearlas a travs de todo el proceso, evaluando durante el rastreo los puntos importantes del control efectuado o la falta de los mismos. Se debe hacer hincapi que no se debe estudiar los manuales que proporcionan procedimientos detallados en esta fase, porque

posteriormente puede resultar que no sigan siendo el mismo obsoleto o que el auditor determine que el asunto no es un rea crtica y no ser seleccionada para un examen ms profundo en la siguiente fase. La experiencia ha demostrado que un enfoque directo de examen de operaciones escogidas como tpicas, de cmo resultados, una identificacin ms rpida y eficiente de las debilidades, deficiencias y reas crticas. La naturaleza del proceso administrativo al ser revisado, depender del tipo de empresa o entidad y de los resultados de las dos primeras fases del examen. Puede consistir en el examen de actividades como: otorgamiento de contratos, solicitud de prstamos, aprobados o rechazo de prstamos,

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Mg. Carlos Gonzales Aorga arrendamientos, fabricacin de diversos productor, distribucin, etc., representan actos o procesos aplicados en pasos especficos al efectuar una operacin. Las operaciones a revisar deben ser las tpicas; con este propsito el nmero de ellas es de menor importancia que su carcter

representativo. Algunos factores que deben tomarse en cuenta en esta fase son: 1. Si las polticas, normas, procedimientos y prcticas seguidas en la realidad son consistentes con los objetivos y misin principal de la dependencia o unidad. 2. Si el control gerencial est de conformidad con lo planeado por la mxima autoridad y si funciona en forma eficiente, efectiva y econmica. 3. Si el sistema de control del ejecutivo proporciona un control satisfactorio sobre costos, desembolsos, ingresos y recursos del estado, o empresa tomando en cuenta todos los factores. 4. Si las prcticas de la dependencia dan como resultado la promocin y proteccin de los intereses de los bienes y recursos del estado, o en todo caso de la empresa auditada. El proceso de revisin y evaluacin del proceso administrativo llevado a cabo por el auditor administrativo, es diferente al proceso de revisin del control interno financiero llevado a cabo por un auditor contable. Este puede llevarse en base a cuestionarios de control, de gestin o de flujograma o una combinacin de ambos. La mayora de autores recomiendan y presentan cuestionarios a ser aplicados por los auditores en esta fase. Sin embargo, se estima que se debe desarrollar el examen y evaluacin de la gestin en base a la experiencia del auditor, utilizando cualquiera de estas, considerando que los cuestionarios de control podran ser demasiados flexibles, ya que se corre un grave riesgo de que los auditores pueden limitar su examen y evaluacin al contenido del

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Mg. Carlos Gonzales Aorga cuestionario sin ampliarlo a otras reas no contempladas dentro del mismo. Al revisar y evaluar el proceso administrativo, el auditor debe considerar con respecto a cada rea de actividad, los elementos bsicos del control que incluyen: a) Un plan de operaciones que prevea una separacin apropiada de responsabilidades funcionales. b) Un sistema de autorizacin y procedimiento de registros adecuados para prever un control adecuado sobre los recursos. c) Prcticas sanas a seguirse en la ejecucin de los deberes y funciones de cada unidad y trabajador. d) Un grado de idoneidad del personal proporcional a sus responsabilidades. Es muy importante que las medidas de control tomadas sean integradas dentro de los procedimientos y procesos de la administracin. Se debe evitar hasta lo mximo, tener medidas de control establecidas como actividades suplementarias separadas. El proceso de control es de primordial responsabilidad del ejecutivo de la entidad en sus distintos niveles. El proceso de una unidad operativa se describe en la siguiente forma: 1.- Desarrollo de Objetivos.- El primer paso es determinar lo que se quiere lograr, esto es, fijar los objetivos de la unidad dentro del marco de objetivos institucionales. La efectividad del proceso de control est relacionada directamente con la toma como se establecen los objetivos. 2.- La medicin de Resultado.- Una vez establecidos los objetivos, es necesario prever la medicin del rendimiento para determinar si la unidad est progresando hacia el logro de dichos objetivos. Esta informacin debe estar disponible oportunamente a las personas claves.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga 3.- Comparacin del Rendimiento Real con los Objetivos.- Esta comparacin hace posible la identificacin de diferencias o desviaciones que se pueden emplear para determinar los puntos dbiles del proceso en introducir las medidas necesarias. 4.- Anlisis de las Causas de la Diferencias o Desviaciones.Determinar por qu resultaron las desviaciones significativas. 5.- Determinacin de la Accin Gerencial.- Al analizar la situacin es necesario determinar la accin correctiva que debe tomar la gerencia para corregir las desviaciones de los objetivos. 6.- La toma de accin.- La accin correctiva deber ser tomada lo ms rpido posible. 7.- Revisin Continua.- Despus de haber efectuado la correccin es necesario efectuar un seguimiento para asegurar si ha sido efectiva la recomendacin y si han surgido otras desviaciones. Estos pasos en el proceso de control deber ser tomados por los mismos funcionarios de la empresa. Al encontrar que no existe un proceso de esta naturaleza, el auditor est determinado un rea crtica que merece ms atencin. Al terminar la fase de revisin y evaluacin del proceso administrativo, el auditor debe estar en condiciones de determinar cules de las reas determinadas deben ser consideradas como posibles crticas, en las cuales existe falta o es deficiente las acciones tcnicas y rutinarias del proceso administrativo y que por tal motivo ser necesario un estudio o examen ms profundo por el equipo de auditores. En este momento el auditor est en condiciones de determinar cules de las reas determinadas deben ser consideradas como posibles crticas, en las cuales existe falta o es deficiente las acciones tcnicas y rutinarias del proceso Administrativo y que por tal motivo ser necesario un estudio o examen ms profundo por el equipo de auditores.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga En este momento el auditor est en condiciones de preparar el programa para la cuarta fase.

FASE IV EXAMEN PROFUNDO DE REAS CRTICAS: El propsito en esta fase tiene que ser diseado conforme a las necesidades de las reas crticas seleccionadas en la fase 3 y no puede existir ningn tipo de modelo para este programa. El auditor jefe de equipo tiene que usar su propia experiencia para preparar los procedimientos de auditoria de acuerdo a los resultados de la fase anterior. En esta fase el auditor tiene que hacer uso de toda su imaginacin para determinar exactamente cmo hacer para aplicar pruebas ms detalladas a operaciones que no son necesariamente bien organizadas y ordenadas y que presentan dificultades para su seguimiento. Esta parte del examen consiste en la revisin de informes, registros, archivos y la prueba, verificacin y confirmacin contenida en ellos, tanto como la obtencin de informacin por medio de entrevistas, inspeccin fsica, observacin de operacin, etc; obviamente no es posible examinar todas las operaciones efectuadas an en la reas crticas seleccionadas para un examen ms detallado. El auditor puede cumplir con su responsabilidad por medio de una revisin y prueba suficiente de tales sistemas a travs de un examen selectivo aplicando pruebas detalladas para obtener la evidencia necesaria y establecer conclusiones y recomendaciones para mejorar las actividades. Algunos de los objetivos especficos de esta fase, incluye una determinacin si la entidad dentro de sus acciones examinadas est logrando: 1.-Adhesin a las polticas prescritas 2.-Logro de los objetivos establecidos por la unidad o funcin dentro de los objetivos generales de la dependencia.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga 3.-Eficiencia operativa 4.-Efectividad y economa en la utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros. 5.-Precisin, confiabilidad y utilidad de los informes gerenciales. Esta fase es la ms larga y detenida del examen y normalmente debe comprender el 80% del trabajo de campo, de igual modo, en esta fase es necesario incorporar al equipo de auditoria, los auditores y asistentes adicionales considerados necesarios segn el programa de auditoria preparados para la fase. Mientras se va desarrollando esta fase, es posible, que el auditor tenga necesidad de obtener Asesora de personas especializadas en aspectos especficos de la Gestin Empresarial, tales como produccin, logstica, etc. En esta fase los auditores deben determinar si las prcticas gerenciales empleadas en las reas examinadas estn dentro del marco general de los principios y prcticas generales aceptadas aplicables a dichas reas. Para poder llevar a cabo esto, los auditores tienen que conocer los principios generalmente aplicables, sino los conocen sera necesario un asesor especial para ayudar con el examen en las reas fuera del conocimiento tcnico del equipo de auditoria. El mtodo de obtencin de evidencia y determinacin de su pertenencia y suficiencia es similar en la Auditoria Administrativa, la Auditoria Financiera y la Auditoria Operativa. El auditor empleando las tcnicas de auditoria puede reunir las evidencias que l considere necesario dentro de las circunstancias. No hay manera de definir el grado necesario de evidencia para un caso dado: excepto a base de la experiencia del auditor. Hasta el mximo el auditor debe reunir evidencia fsica por medio de la inscripcin y observacin directa de las actividades llevadas a cabo por el personal de la empresa y por los hechos relacionados con sta.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga Dichas evidencias deben ser documentadas en los papeles de trabajo; de igual modo debe obtenerse evidencia verbal a travs de entrevistas con funcionarios y empleados y la documentacin a travs de registros, archivos e informes de la entidad. Cuando sea posible, tambin debe acumular evidencia externa de naturaleza documental que sustente los hallazgos de auditoria. Este tipo de evidencia es la ms confiable, sin embargo en muchas reas de auditoria no es posible obtenerla y el auditor debe estar satisfecho con la informacin documentada producida de la propia entidad, y la evidencia verbal que haya sido debidamente verificada. Otro aspecto importante de esta fase es la comunicacin del auditor a los funcionarios correspondientes, sobre los hallazgos sustentativos de auditoria. Las reas crticas y los resultados deben ser discutidos con ellos cuando sea posible y se debe llegar a un acuerdo sobre la deficiencia o desviacin observada, su naturaleza o alcance, los hechos involucrados y la accin correctiva que debe ser tomada. Frecuentemente es posible que el auditor verbalmente durante esta fase pueda convencer los funcionarios el implantar de inmediato las recomendaciones de auditoria, sin esperar la emisin del informe final. Cuando el auditor puede lograr esto ha proporcionado una contribucin muy valiosa a la empresa a travs del logro oportuno de las recomendaciones. Al terminar la cuarta fase.- el auditor debe haber determinado claramente las desviaciones o situaciones crticas dentro de la empresa, que merecen atencin y accin correctiva por la gerencia y debe haber tomado decisin sobre la clase de accin que va a recomendar su informe final, y que ha venido desarrollando con todos los elementos durante el proceso de la auditoria.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga CONCLUSIN DEL EXAMEN: Al concluir el examen, el jefe del equipo debe organizar el contenido y estructura del informe, asegurndose que no se ha omitido algn aspecto importante. Adems debe tener una conferencia final con los funcionarios y ex-funcionarios de la entidad, responsables de las reas examinadas. La organizacin del informe puede ser efectuada a travs del empleo de las hojas de apuntes. Este documento consiste en una hoja en la cual el auditor describe en forma resumida todos los atributos necesarios para la formulacin escrita del hallazgo de auditoria a ser comentado en su informe. Normalmente debe existir una hoja de apuntes para cada hallazgo significativo, referenciandolos con los papeles de trabajo que lo respaldan. El propsito de la conferencia final es de discutir el contenido del informe con los funcionarios responsables de las reas y obtener sus puntos de vista con respecto al mismo. Normalmente, estos puntos discutidos en la conferencia final, no son sorpresa para los funcionarios, pues debieron ser discutidos con ellos en el transcurso del examen de auditoria y especialmente durante la cuarta fase. El auditor verdaderamente efectivo es el que puede obtener la aceptacin y el inicio de la implantacin de las recomendaciones de su informe para documentarse y permitir el seguimiento de las

recomendaciones. A veces, no se puede lograr entendimiento y aceptacin de todas o casi todas las recomendaciones, en situaciones de las que estos es posible, el auditor debe obtener los puntos de vista que son diferentes de los suyos para incluirlos dentro de los comentarios del informe para asegurar la objetividad del mismo.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga El documento final que es de responsabilidad del auditor general ser distribuido a las principales dependencias que tiene relacin con las reas examinadas.

LOS HALLAZGOS: Es oportuno sealar las caractersticas de los hallazgos, puesto que ser esta la modalidad de presentacin de los documentos en el informe. Todo hallazgo tendr un ttulo que revele su contenido en forma resumida y llame la atencin al lector, este ser corto e identificar la idea del contenido, en todo lo posible deber ser redactado en forma constructiva. Un hallazgo de auditoria es algo que el auditor ha observado o encontrado irregular en su examen. La informacin en la cual se base est disponible en la entidad y posiblemente es conocida por otros. Es el resultado de la informacin desarrollada de la reunin lgica de datos y una presentacin objetiva de los hechos. Un hallazgo es la base para una o ms conclusiones y

recomendaciones, pero stas no constituyen parte del mismo. Un hallazgo normalmente no es favorable a la entidad editada a pesar que existirn otros de naturaleza diferente que podrn destacarse en el informe por su trascendental importancia. La cantidad de labor necesaria para desarrollar y respaldar un hallazgo depende de las circunstancias y del juicio del auditor, y es importante que la presentacin del hallazgo no conduzca a conclusiones errneas y que su contenido est plenamente justificado por la labor efectuada, as como por la evidencia obtenida. Por tanto, el auditor debe considerar las circunstancias en las que ocurri el hecho, tomando en cuenta aquel momento y no el actual, adems considerar la complejidad y magnitud del problema y el grado de generalizacin de este considerndolo en forma objetiva, honesta, y

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Mg. Carlos Gonzales Aorga justa; pero sobre todo conveniente, puesto que su labor no se reduce a que lo acepten Porque lo dice el auditor, sino porque la razn demuestra la necesidad de un cambio. Los criterios de los funcionarios cuya gestin se examina, ayudar a equilibrar el informe. Para determinar un hallazgo, es necesario se observe ciertos mecanismos que permitirn su desarrollo: 1.- Identificacin de la condicin de asunto deficiente, defectuoso, etc, segn se los mida en comparacin a los criterios aceptables que generalmente son formas demostradas de hacer lo mejor: unos criterios aceptables pueden ser aquellos establecidos por la ley o directivas de la entidad, y si estos no han sido establecidos, el auditor tiene que desarrollarlos y anunciarlos con sumo cuidado. 2.- Identificacin de la lnea de autoridad y responsabilidad de la entidad con respecto a las operaciones implicadas. 3.- Verificacin de las causas de las deficiencias. 4.- Determinacin de que si la deficiencia es un caso aislado o una condicin muy difundida. 5.- Identificacin y solucin de asuntos legales. 6.- Determinacin de los efectos o importancia de las deficiencias. 7.-Obtencin de comentarios de personas u organismos directamente interesados, que pueden esta afectados por el hallazgo. 8.- Determinacin de las conclusiones de auditoria en base a la evidencia reunida. 9.-Determinacin de posibles acciones correctivas o recomendaciones para mejoras. Los puntos 8 y 9 si bien no forman parte del hallazgo es importante relacionarlos con ste, debido a que complementan la accin de auditoria, puesto que la sola identificacin de una deficiencia sera una

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Mg. Carlos Gonzales Aorga labor estril para la administracin, no as el auditor emite conclusiones y recomendaciones para aquellas deficiencias sean corregidas. Ser por tanto necesario que el auditor desarrolle los hallazgos bajo esquema de todos sus atributos: teniendo en cuenta el factor causaefecto. Cuando se haga referencia a disposiciones legales, comunicaciones, actas, etc, debe considerarse necesario la trascripcin de la parte pertinente En los hallazgos no constarn los de los funcionarios,

solamente se indicar la funcin que desempean, pues estos datos ya constan en la informacin introductoria. Tampoco se especificar las responsabilidades que se desprenden del examen porque los hallazgos que se presentan en el informe no tiene por finalidad determinar tales situaciones. Los hechos subsecuentes y los puntos de vista u opiniones de la entidad tomarn parte de los hallazgos correspondientes.

FASE V COMUNICACIN DE RESULTADOS La comunicacin se realiza por los medios orales y escritos a travs del primero se logra el mejor entendimiento y el intercambio de informacin con los funcionarios, as como el logro de evidencia complementaria. Existen varias disposiciones legales, normas tcnicas circulares, etc. que sealan las necesidades de mantener una adecuada comunicacin del resultado de auditores, condicin que no debe dejarse de lado. El informe se comunicar y ser limitado a todos los asuntos significativos. Se deben hacer conocer las revelaciones informticas como razonablemente adecuadas a menos que se indique de otra manera. Tambin se har conocer a los jefes de las reas crticas los hallazgos y deficiencias detectadas a fin de que puedan efectuar sus descargos y aclaraciones pertinentes. En este sentido se debe llegar a acuerdos con los funcionarios correspondientes de la empresa o entidad

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Mg. Carlos Gonzales Aorga acerca de la correccin de los hechos, aunque pueda haber desavenencias en cuanto a los motivos, importancia y necesidad de medidas. Correctivas. La incapacidad de llegar a acuerdos acerca de los hechos, no excluye la necesidad de informar sobre un asunto, si el auditor est razonablemente seguro de la correccin e la informacin que ha desarrollado, as como tambin de la identificacin de las lneas de autoridad y responsabilidad en la empresa o en organismos con respecto a las operaciones implicadas. Se debe adems identificar a las persona directamente responsables de la operacin y a los niveles ms altos de responsabilidad para ver con quien se debe disear el problema y a quien se debe dirigir las comunicaciones permanentes. Tal identificacin es especialmente importante en las estaciones descentralizadas, que estn sujetas a control por parte de los niveles ms altos de la empresa u organismo.

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Mg. Carlos Gonzales Aorga

CONCLUSIONES
En la Auditoria Administrativa, al iniciar todo examen, el auditor debe reunir toda la informacin disponible, antes de ir a las unidades o reas pertinentes. El proceso de la

Auditoria Administrativa, es un proceso integral que se

desarrolla durante el transcurso de todo el examen y es necesario programar y planear cada fase del mismo. No es posible en la Auditoria Administrativa planear con precisin la cantidad de elementos de Auditoria a ser empleados en los diversos pasos que requiere el examen. Si el examen es programado ms tiempo, se puede cubrir ms reas crticas, y al contar con menos tiempo el examen se limitar solamente a las reas consideradas crticas.

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BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

1.-

AUDITORIA INTEGRAL AUTOR : Miguel Bravo Cervantes

EDITORIAL : Fecat 2002

2.-

AUDITORIA ADMINISTRATIVA AUTOR : Jos Linares Cazola

EDITORIAL : Fnix S.A. 2004

3.-

AUDITORIA DE GESTIN: PRACTICA (SEPARATA) AUTOR : Carlos Gonzles Aorga

EDITORIAL : U.N.F.S.C. 2013

4.-

FUNDAMENTOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AUTOR : Julio Pardo Vega

EDITORIAL : San Marcos - 2002

5.-

FUNDAMENTOS CON UN ENFOQUE MODERNO: FASES DEL PROCESO DE AUDITORIA AUTOR : Pedro A. Yarasca Ramos

EDITORIAL : San Marcos 2004

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Mg. Carlos Gonzales Aorga

ANEXO:
LA AUDITORA ADMINISTRATIVA FACTORES INTERNOS REVISA Y EVALUA PROCESAL
Planeacin Organizacin

A L A E M P R E S A D E
MEDIO AMBIENTE FUNCIONAL

Direccin Control

Consejo De Administracin Gerencia Asesora Produccin Mercadotecnia Finanzas Personal, etc.

ANALITICO
Puestos Tiempos Movimientos Formas Equipo Seguridad Costos Materiales, etc.

FACTORES EXTERNOS

A C U E R D O A L O S

Clima Precios Medios de Comunicacin Agua Localizacin Aspectos: Sociolgicos, Psicolgicos, Jurdicas, etc.

INFORMANDO DE LOS RESULTADOS Y PROPONIENDO EN SU CASO SOLUCIONES CORRECTIVAS

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