JULIO DE 2009

DEDICATORIA

Con toda mi fe y esfuerzo primero que nada le dedico esta labor a mi Dios que siempre me gua y me la sabidura a mis padres y a las personas que han colaborado...

Agradecimiento

A Dios por darme la Vida, por poner en el camino a personas lindas y maravillosas y por las bendiciones y los regalos que recibo das tras das. A mi FAMILIA, por sus consejos y apoyo incondicional, con la mayscula que se han ganado, cada uno de ellos por estar conmigo en los momentos difciles de mi vida, por dedicarme momentos de paz en la elaboracin de esta monografa.

ndice

Tabla de contenido
Introduccin Objetivo general Objetivo especifico Delimitacin de la Investigacin Limitaciones y restricciones RESEA HISTRICA Objetivo de la Institucin Misin Visin ORGANIGRAMA DE LA ESCUELA LAS ESTRELLITAS ASAMBLEA DE ASOCIACION CONSEJO DIRECTIVO DIRECCIN PERSONAL ADMINISTRATIVO, SERVICIO E INTERNADO PERSONAL ADMINISTRATIVO ALUMNOS PERSONAL DOCENTE ANTECEDENTES Concepto: Herramientas: Ventajas Desventajas PROPUESTA DE DISEO DE BASE DATOS Supuestos Generales Presentacin de Propuesta de la base de datos Usos de la base da Datos DISEO DE LA BASE DE DATOS PROGRAMA UTILIZADO CREACIN DE LA BASE DATOS

Detalle de entidades, atributos y relaciones CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFA

INTRODUCCIN

Mi dedicacin en el campo de la computacin como estudiante de informtica, en el inters y curiosidad de programas, me ha hecho sentir la necesidad de laborar y escoger esta monografa de base de datos relacional, con el fin de contribuir al proceso de enseanza propio y de otros interesados en el rea de informtica. Con todo mi esfuerzo y dedicacin, he enlazado mis conocimientos acadmicos, con el propsito de que este proceso cada vez ms eficiente y a la vez este ms a tono con las nuevas tcnicas y con las exigencias del medio ambiente.

Me he propuesto que esta monografa sea prctica, visual y concreta que terica, con el fin de facilitar la comprensin del uso de base de datos de una manera ms amena, interesante y sencilla.

En este trabajo final, vern la creacin de una base de datos relacional con todos los datos suministrados por una empresa como su resea histrica, objetivos, misin y visin, y un organigrama, datos personales e interconsultas, a fin de que los dueos de la empresa o usuarios autorizados mantengan esquematizados documentos importantes ofreciendo mayor facilidad y organizacin en su bsqueda e investigacin.

Objetivo general

Registrar los datos priorizados en la base de datos del Preescolar Las Estrellitas para facilitar al investigador una obtencin fcil y rpida

Objetivo especifico

1. Crear una base de datos para organizar documentos importantes de forma

esquematizada
2. Coordinar, monitorear y poner en ejecucin el programa en diversas empresas 3. Apoyar las acciones que los dueos de la empresa desean alterar.

Delimitacin de la Investigacin

La investigacin tiene unas fases cuyo desarrollo comprende un perodo de unos 4 meses, se inicia en Abril de 2009 y finalizar en Agosto de 2009, como lo seala el reglamento.

Limitaciones y restricciones

La obtencin de datos escasos ofrecidas por la empresa por la confiabilidad hacia los estudiantes

La falta de dinero para transporte investigacin, entre otros. El tiempo dedicado a la ejecucin de la monografa por responsabilidad ya obtenidas, como trabajo y familia.

Resea histrica

Hace 5 aos, un grupo de personas graduadas en estimulacin temprana tuvo la iniciativa de crear el centro preescolar al cual, le pusieron el nombre de Las Estrellitas, debido a que en este centro los nios que se matricularan serian especiales. Actualmente el preescolar brinda atencin a nios de nivel primario de apresto.

Los nios reciben clases de informtica con conexin a internet, ingls, valores, educacin fsica, espaol cada uno con su maestro particular. Se brinda atencin a nios con necesidades especiales y discapacidad.

Se realiz un cambio y la escuela ofrece un servicio de guardera para los padres de los nios que trabajan en el turno matutino.

Objetivo de la Institucin

Optimizar el uso de la infraestructura para mejorar la imagen de la escuela y brindar servicios de calidad.

Misin

1. Formar a nuestros estudiantes con una oferta educativa de vanguardia

proyectada hacia el futuro, para hacer de ellos profesionales y ciudadanos responsables, capaces de atender de forma eficaz todos los aspectos de actividad humana en un contexto globalizado y de cambio.
2. Contribuir a proteger los valores sociales proporcionando perspectivas criticas

y objetivas con opciones estratgicas para el fortalecimiento de nuestra sociedad y sus valores ticos.

Visin

Hacer de la escuela una entidad educativa lder en la formacin integral de profesionales de cultura humanstica y cientfica con capacidad para desempearse eficaz, eficiencia y cualitativamente, en los campos sociales, laboral, e investigativo, nacionales e internacionales.

ORGANIGRAMA DE LA ESCUELA

Organigrama Estructural

LAS ESTRELLITAS

ASAMBLEA DE ASOCIACION CONSEJO DIRECTIVO DIRECCIN

PERSONAL ADMINISTRATIVO, SERVICIO E INTERNADO

PERSONAL ADMINISTRATI

PERSONAL DOCENTE

ALUMNOS

10

ANTECEDENTES

Crear una base de datos que contenga informacin para el preescolar Las Estrellitas.

Concepto:

Las Bases de Datos y su tecnologa estn teniendo un impacto decisivo sobre el creciente uso de los computadores. No es exagerado decir que las bases de datos desempearan un papel crucial en casi todas las reas de aplicacin de los computadores, como los negocios, la ingeniera, la medicina, el derecho y la educacin por mencionar solo una cuantas. El termino base de datos en tan comn que debemos comenzar por definir que quiere decir. (8) Una base de datos es un conjunto de datos lgicamente coherente, con cierto significado inherente. Una coleccin aleatoria de datos no puede considerarse propiamente una base de datos. Estos conjuntos de ficheros interrelacionados, con estructuras complejas y compartidos por varios procesos de forma simultnea (unos on-line y otros por lotes), recibieron al principio el nombre de Data Banks, y despus, a inicios de los aos setenta, el de Data Bases. Aqu los denominamos bases de datos (BD). (2) Una base de datos es un conjunto de herramientas que permiten gestionar informacin relacionada con un tema determinado, en forma de tablas.

11

Las Bases de Datos son programas que administran informacin y hacen ms ordenada la informacin, aparte de hacerla fcil de buscar, es el mtodo preferido para el almacenamiento estructurado de datos. Desde las grandes aplicaciones multiusuario, hasta los telfonos mviles y las agendas electrnicas utilizan tecnologa de bases de datos para asegurar la integridad de los datos y facilitar la labor tanto de usuarios como de los programadores que las desarrollaron. (1) Desde la realizacin del primer modelo de datos, pasando por la administracin del sistema gestor, hasta llegar al desarrollo de la aplicacin, los conceptos y la tecnologa asociados son muchos y muy heterogneos. Sin embargo, es imprescindible conocer los aspectos clave de cada uno de estos temas para tener xito en cualquier proyecto que implique trabajar con bases de datos. (1) Sus caractersticas pueden ser ventajosas o desventajosas: pueden ayudarnos para almacenar, organizar, recuperar, comunicar y manejar informacin en formas que seran imposibles sin los computadores, pero tambin nos afecta de alguna manera ya que existen enormes cantidades de informacin en bases de datos de las que no se tiene control del acceso

Las bases de Datos tienen muchos usos: nos facilitan el almacenamiento de grandes cantidades de informacin; permiten la recuperacin rpida y flexible de informacin, con ellas se puede organizar y reorganizar la informacin, as como imprimirla o distribuirla en formas diversas

12

Herramientas:

Tablas: Forman la estructura para la organizacin de los datos. Consultas: Permiten responder a preguntas sobre los datos almacenados. Formularios: Permiten una visualizacin de los datos, es ms selectiva y

eficaz que la tabla.

Informes: Impresos de los datos ordenados.

13

Ventajas

El programa de Microsoft. El gestor de bases de datos Access. Como primera ventaja de este programa es su facilidad de manejo. Access como otros programas contiene una serie de asistentes para facilitar la confeccin de consultas, formularios e informes. Se puede por ejemplo crear bases de datos de una forma simple solamente escogiendo la opcin de crear nueva base de datos y en la pestaa de 'Bases de datos' tenemos asistentes para crear desde una base de datos para organizar discografas o bibliotecas hasta una base de datos para llevar la contabilidad u organizar datos importantes referentes a una empresa, como es el caso presentado en esta monografa.

Otra de las ventajas con la que contamos en el programa Access es que al ser de Microsoft se fusiona bien con el programa Excel y se puede intercambiar datos entre las dos aplicaciones de una forma fcil y segura.

A parte de esto, Access est muy extendido y lo tienen en casi todas las empresas, que pagan la licencia de Microsoft Office. (4)

En resumen pienso que la mejor de las ventajas es su facilidad de uso ya que se pueden hacer consultas, crear formularios, hacer informes de una forma muy rpida y
14

con posibilidad de guardarlas para utilizarlas en prximas ocasiones y no tener que repetir la operacin.

Desventajas

Como desventaja si la base de datos se desconfigura se pierden las tablas, formularios, informes y programacin, tornando difcil su recuperacin. Por otro lado, este programa es muy lento para bases de datos muy grandes.

Se sabe que el programa adems de ser bueno, ahorra trabajo y aunque es un poco inseguro en red, tiene la posibilidad de crear las tablas en otro gestor (como por ejemplo SQL) y vincularlas a Access de manera que si se produce un error y estamos en ese 5% temido las tablas quedan intactas.

15

PROPUESTA DE DISEO DE BASE DATOS

Con los mtodos que se han expuesto, el diseo de una base de datos relacional a seguir, puede crearse tomando como punto de partida la observacin de la Escuela en estudio, dando lugar a un conjunto de esquemas de relaciones, que contengan los atributos y sus restricciones. Por otra parte, el diseo de recopilacin y anlisis de requerimientos que necesitamos. Ya que tratamos de conocer las expectativas de la escuela sobre la base de datos. Para ello, se identifican los grupos de usuarios reales y posibles y las reas de aplicacin, se revisa la documentacin existente, se analiza el entorno operativo y los requerimientos de procesado, Para todo ello existen tcnicas formalizadas de especificacin de requerimientos.

16

Supuestos Generales

El diseo y modelaje de Bases de Datos cumple un papel muy importante en la tarea del manejo de informacin, brindndole a los usuarios y dueos de la informacin la capacidad de tener buena informacin en el momento preciso para la toma de decisiones.

Presentacin de Propuesta de la base de datos

El sistema trabajar de una forma rpida y eficaz de acuerdo a las necesidades, cumpliendo con lo ya expuesto, logrando as sus objetivos principales.

Usos de la base da Datos Los Alumnos de la escuela son las principales entidades de esta base de datos ya que resulta muy importante que la informacin sobre estas sea accesible y fcil de manejar. A la hora de disear mi base de datos, formul estas cuatro preguntas:

Qu informacin necesito de cada tipo de Estudiante o Entidad? Cmo quiero extraer la informacin una vez introducida?

17

Qu campos sern libres y qu campos obligarn a elegir entre varias opciones (campos cerrados)?

Cules sern las opciones de cada uno de los campos cerrados?

Ya que teniendo las cosas claras estos puntos, ahorrar mucho esfuerzo posterior en reformas continuas de la base de datos.

18

DISEO DE LA BASE DE DATOS

En este diseo y modelaje de Bases de Datos cumple un papel muy importante en la tarea del manejo de informacin, brindndole a los usuarios y dueos de la informacin la capacidad de tener buena informacin en el momento preciso para la toma de decisiones.

Este trabajo, tiene como objetivo, tal y como se ver durante su desarrollo, recabar la informacin necesaria para elaborar un modelo de base de datos relacional que le permita a la escuela manejar los datos relacionados con estudiantes, matriculas, cursos y notas de manera confiable. Para realizar el diseo se sabe que:
Los alumnos es por su nmero, nombre, , y el curso al que asisten a clase. Dichos alumnos realizan 4 tipos de pruebas a lo largo del curso acadmico.

19

PROGRAMA UTILIZADO

El programa utilizado para la confeccin de la base de datos utilizado es Microsoft Office Access 2007 ya que incluye un eficaz conjunto de herramientas que ayudaran a comenzar a realizar el seguimiento de la informacin, a elaborar informes basados en la misma y a compartirla con rapidez. Adems, permiten crear rpidamente atractivas y funcionales aplicaciones de seguimiento mediante la personalizacin de una de las muchas plantillas predefinidas, la conversin de una base de datos existente o la creacin de una nueva, y todo ello sin necesidad de contar con amplios conocimientos sobre bases de datos. Gracias a Access 2007, resulta sencillo adaptar aplicaciones e informes de base de datos a las cambiantes necesidades de esta.

20

CREACIN DE LA BASE DATOS

La creacin de la base datos en Microsoft Access 2007 ya que en esta plataforma vamos a trabajar nuestra monografa (5)

Ilustracin 1 Creacin de las tablas Como ven hemos creado la base de datos donde tenemos las tablas de la escuela

Diseo de las tablas de la Base de Datos

Ilustracin 2 Nombre de Campo y tipos de datos de la Tabla Calificaciones

DISEO DE LAS TABLAS DE LA BASE DE DATOS

21

Ilustracin 3 Nombre de Campo y tipos de datos de la Tabla Estudiantes

Ilustracin 4 Nombre de Campo y tipos de datos de la Tabla Materias

22

Ilustracin 5 Diseo de las Relaciones En el diseo de las relaciones de las tablas se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.

Ilustracin 6 Consulta del promedio En esta consulta de accin permite realizar cambios de los datos almacenados en la tabla de calificacin. As como la suma de las cuatro notas bimestrales de los estudiante en la cual se uso el generador de expresiones para realizar la consulta de las
23

promedio Nota Final: ([BimestreI]+[BimestreII]+[BimestreIII]+[BimestreIV])/4 que a su vez realiza automticamente la consulta sql dando final esta SELECT Calificaciones.Cedula, Estudiantes.Nombre, Estudiantes.Apellido, Estudiantes.Nivel, Materia.Materia, Calificaciones.BimestreI, Calificaciones.BimestreII,

Calificaciones.BimestreIII, Calificaciones.BimestreIV, ([BimestreI] + [BimestreII] + [BimestreIII] +[ BimestreIV])/4 AS [Nota Final] FROM Estudiantes INNER JOIN (Materia INNER JOIN Calificaciones ON Materia.MAteria = Calificaciones.MAteria) ON Estudiantes.Cedula =

Calificaciones.Cedula;

Ilustracin 7 Formulario de Estudiantes

24

Se diseo un formulario para introducir y modificar los datos generales de los estudiantes de una forma ms amable y cmoda, ya que tiene la ventaja de mostrar dos tablas de estudiantes y calificaciones.

Ilustracin 8 Formulario de Promedio En este formulario es en donde se ejecuta la consulta, la suma de la nota fina

Ilustracin 9 Informe de los Estudiantes

En este informe generado de la consulta promedio es en donde se imprime todas las notas de los estudiantes y la informacin general del estudiante.

25

Detalle de entidades, atributos y relaciones

Entidad Estudiantes

Atributos Cedula* Nombre Apellido Edad Direccin Nombre Acudiente Apellido Acudiente Telfono Residencial Acudiente Telfono Mvil Acudiente Datos Adjunto

Relacionada con Cedula

Calificaciones

Cdula * Materia Materia Bimestre I Bimestre II Bimestre III Bimestre IV Nota Final

Cdula

26

Materia

Materia* Espaol Informtica Ingles Educacin Fsica Valores

Materia

* Clave Principal

27

CONCLUSIONES

Satisfacer al usuario en lo que requiera y que pueda desempear sus labores ms giles. Adems de ayudar a la escuela a organizar de una manera esquematizada los datos importantes todos sus estudiantes, colaboradores, docentes y comisin directiva. El programa base de datos, facilita la bsqueda de cualquier documento solicitado por el personal autorizado por la empresa. Ayuda a los profesores, personal administrativo y padres de familia en la organizacin e investigacin de materias, calificaciones, entre otros datos suministrados por la empresa. Muestra a las diferentes instituciones la importancia de este programa y as divulgar el trabajo realizado.

28

RECOMENDACIONES

Considero de suma importancia ofrecer algunas recomendaciones e indicaciones respecto al uso de la base de datos con el fin de que se obtenga el mayor beneficio posible.

Como programa de base de datos, cuya actividad bsica es de recolectar datos para organizarlos, reconociendo que las personas deben conocer el contenido del rea que se va a trabajar. Ya que se le dar un manual de usuarios para cuando se le presente un problema con la base de datos

Es indispensable utilizar toda la imaginacin para llamar la atencin del comprador. Hacer copias de seguridad para evitar la prdida de tablas, formularios, informes y programacin, al desconfigurarse el programa

29

BIBLIOGRAFA

1. AULACLIC, La biblia de Access 2007, pp 8-13(unidad II); pp 3-6 (unidad

III).
2. CAMPS PARE, Rafael, CASILLAS SANTILLAN Luis, et al, Software Libre,

Barcelona, Eureca Media, mayo 2005, pp 5-7.

3. Escuela Las Estrellitas, David 4. http://www.uv.es/marjoari/pfc/html/node17.html 5. http://www.youtube.com/watch?v=Rdz2TajBqF0 6. http://www.areaint.com/access7a.htm 7. http://www.aulaclic.es/access2007/t_10_1.htm 8. ELMASRI / NAVATHE, SISTEMA DE DASE DE DATOS , CONCEPTOS

FUNDAMENTALES, Segunda Edicin

30