Apunte Sistemas Contables 1 IMPRESO PDF

UNIVERSIDAD DE VALPARAISO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE AUDITORA SISTEMAS CONTABLES INFORMTICOS
[Tomado del Marco Terico de la tesis de grado de Jenifer Bastas ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION INFORMATICOS Y DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION. DESDE LA OPTICA DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE]
1.
Las Tecnologas de Informacin
Debemos entender por tecnologa de informacin todo lo relacionado con la captura, transportacin, proceso y uso de informacin, es decir, todo lo que involucra equipos computacionales (hardware), programas de computo de infraestructura, aplicativos (software) y las telecomunicaciones.1 Tecnologas de Informacin y Comunicacin en Chile Durante los ltimos aos, as como muchos pases del mundo, Chile ha sufrido bastantes cambios en materia de tecnologas de informacin y comunicaciones, debido a que estas han permitido mejorar la productividad y obtener ventajas competitivas a las empresas. As tambin existe por parte del gobierno de Chile, un elevado inters por el desarrollo de estas tecnologas, siendo uno de los pases de Sudamrica con mayor desarrollo tecnolgico, pues si pretende competir en la economa global, tanto el gobierno como las empresas privadas deben incorporar a desarrollo de sus actividades. A continuacin, se presenta un extracto del informe de Economa Digital 2009 elaborado por la Cmara de Comercio de Santiago.
EMPRESAS A nivel de empresas, subsisten grandes diferencias de adopcin de nuevas TICs entre grandes y pequeas: tan solo en las tecnologas ms bsicas la PYME presenta indicadores de adopcin competitivos. A medida que se avanza en la escala de complejidad y valor agregado, la brecha con grandes empresas se hace evidente, derivando en uno de los factores que explica los pobres indicadores de crecimiento en productividad en la economa chilena. 2 El ndice ICATI
Borquez, S. R., y Guzmn, G. M., (2001). La Cadena De Valor: Transito de lo fsico a lo virtual en el mundo de los negocios Titulo de Contador Publico Auditor, Universidad De Valparaso, Valparaso, Chile.
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http://www.ccs.cl/html/publicaciones_prensa/publicaciones_files/ED0809.pdf
El ndice de Capacidad de Absorcin de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (ICATI) que anualmente elabora el Centro de Estudios de Economa Digital de la CCS contempla el anlisis y evaluacin de 10 variables relacionadas con materias educacionales, de infraestructura tecnolgica y de acceso a las telecomunicaciones, entre otros elementos, para un universo de 43 pases.
En la medicin 2008 Holanda ocup la posicin de lder en el ranking global, al alcanzar una puntuacin de 271,4, frente a los 231,6 puntos logrados por EE.UU. Esta situacin se dio principalmente por el significativo avance del pas europeo en el uso de redes de Internet basadas en servidores seguros (89%), y su expansin de la base de usuarios de Internet (20%). Estados Unidos, en cambio, registr crecimientos moderados en la mayora de las variables contabilizadas. El Caso de Chile De acuerdo a la medicin, a pesar que Chile aument su puntaje levemente de 82,5 a 92,0, en comparacin con otros pases retrocedi desde el lugar 25 al nmero 26 del ranking (el ms bajo desde el comienzo de la medicin), cediendo su lugar a Argentina. Las variables ms dinmicas correspondieron a usuarios de Internet y servidores seguros, presentando un crecimiento de 33% y 32% respectivamente. Adicionalmente, la expansin de la banda ancha (22%), la telefona mvil (12%) y la TV por Cable (1%) generaron un impulso importante en el ICATI chileno. Ms rezagadas se encuentran las lneas telefnicas fijas (-7%), tecnologa
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que est enfrentando un proceso de desaceleracin por obsolescencia, en favor de otras tecnologas de comunicacin que muestran un despegue mucho mayor. Chile ampla la Brecha Digital frente a los Pases Desarrollados La Brecha Digital, medida como la distancia porcentual que separa a un pas del lder (pas que encabeza el ranking), prcticamente no mostr cambios significativos para el grupo de pases en desarrollo, y los pases desarrollados aumentaron su brecha en 2 puntos. No obstante, la situacin de los pases menos desarrollados contrasta esta realidad y se verifica una leve disminucin de la brecha respecto a 2007. En el caso de Chile la brecha digital 2008 registra un deterioro en relacin al ao anterior, y con ello el pas se aleja en 1 punto porcentual ms respecto del lder en esta materia. Esto se debe fundamentalmente al fuerte despegue de los pases lderes y al crecimiento moderado del ICATI chileno. 4
USO DE TICs EN LAS EMPRESAS Uso de Tecnologas de Informacin en las Empresas Chilenas Segn el Informe Business and Information Technologies (BIT) Chile 2007, con excepcin del uso de herramientas de productividad, antivirus y factura electrnica, el nivel de adopcin de tecnologas es directamente proporcional al tamao de la empresa, confirmando una brecha entre Pymes y grandes empresas de carcter ms estructural y compleja, que condiciona el potencial productivo chileno. Esto se debe a la baja adopcin de las tecnologas ms sofisticadas cuyos impactos en la productividad son ms significativos. Tendencias de Adopcin Las principales tecnologas utilizadas por las empresas segn el informe son las herramientas de productividad personal (91%) y antivirus (91%) y las que ms crecern dentro de los prximos aos son la factura electrnica (40%), servicios Web XML (29%) y blogs corporativos (29%). Adems, las tecnologas que ms aumentaron su nivel de penetracin entre 2005 y 2007 fueron la factura electrnica y el uso de redes inalmbricas. 5
http://www.ccs.cl/html/publicaciones_prensa/publicaciones_files/ED0809.pdf http://www.ccs.cl/html/publicaciones_prensa/publicaciones_files/ED0809.pdf
A medida que aumenta la complejidad y el valor agregado de las tecnologas, aumenta la brecha de adopcin entre empresas grandes y pequeas. As, por ejemplo, mientras las diferencias en el uso de software bsico son menores, en el caso de sistemas de gestin tipo ERP se observa una adopcin del 68% en grandes empresas y de slo un 24% en pequeas. Sin embargo, algunas herramientas de alto potencial, como aplicaciones de inteligencia de negocios y CRM, presentan baja adopcin incluso en granes empresas, aunque sus perspectivas de penetracin son favorables.
Diagnstico de la PYME Segn el diagnstico que realiza anualmente la CCS, los mbitos de Gestin de la Informacin y Gestin de Calidad representan las reas ms dbiles en el contexto global de las capacidades empresariales de la Pyme chilena, mientras que las prcticas relacionadas al Anlisis del Entorno, Produccin y Operaciones emergen como las principales fortalezas. 6
1.1.
Las Tecnologas de Informacin en la Organizacin La revolucin de la tecnologa de informacin (TI) tiene un gran impacto en las organizaciones. La nueva generacin de
trabajadores, y en particular los administradores, conoce ms acerca de los usos y beneficios de los adelantos tecnolgicos. Son muchas las organizaciones que utilizan las TI como recurso estratgico para mantener ventajas competitivas, desde adelantos en telecomunicaciones hasta aplicaciones de inteligencia artificial permiten a las organizaciones distanciarse de sus competidores. Las organizaciones se han visto obligadas a realizar cambios de diseo y mtodos de operacin a causa de nuevas TI; antes por
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ejemplo, la toma de decisiones era muy tardada porque la informacin y las propuestas tenan que pasar por muchas etapas en la organizacin antes de que se pudiera decidir o sucediera cualquier cosa. Las TI de hoy traspasan varias de esas etapas e incluso permiten la eliminacin de algunas de ellas. Los administradores que tenan como funcin servir de puntos de reunin y difusin de informacin han dejado de ser necesarios; y las organizaciones siguen reduciendo el nmero de administradores de primera lnea e intermedios debido a que las TI aceleran mucho de las funciones de comunicacin, coordinacin y control tradicionalmente desempeadas por ellos. Los administradores que continan en sus puestos se han visto liberados de la mayora de sus tareas rutinarias y ahora pueden asumir mayor responsabilidad sobre la planeacin tctica y la toma de decisiones. Actualmente las organizaciones necesitan ms trabajadores intelectuales que le permitan garantizar la satisfactoria integracin de los sistemas de informacin, y son sus habilidades las que permiten producir e implementar la tecnologa adecuada y brindar instrucciones para su eficaz y eficiente uso.7 Todos estos cambios en el diseo de las organizaciones y en la composicin de la fuerza de trabajo suelen derivar en la descentralizacin de las decisiones tcticas, pero en una mayor centralizacin de las decisiones y controles estratgicos. Sin embargo, las TI pueden provocar efectos nocivos sobre las organizaciones si no se manejan adecuadamente, siendo los principales errores los siguientes: Dejarse llevar por modas tecnolgicas conducentes simplemente a hacer las cosas como antes, pero con la nueva tecnologa, lo cual puede resultar altamente ineficiente. Cambiar el modo de hacer las cosas simplemente porque una nueva tecnologa exige hacerlas de otro modo, sin pensar si desde la perspectiva de los sistemas de informacin el cambio tiene sentido.
1.2.
El papel de las tecnologas de la informacin (TI) Las funciones de planificacin, diseo e implantacin del SI de la empresa, debe estar relacionado con los distintos
sistemas que integran la infraestructura de la empresa, y debe ser coherente con la estrategia competitiva de la empresa, por ello ser una tarea de la direccin realizar estas funciones del SI. Debido a la evolucin constante de las TI, las organizaciones deben aprender a escoger el mejor SI que se adapte a sus necesidades, pero deben ser las TI las que se amolden al SI diseado por la empresa y no al contrario. Las TI son principalmente la informtica, debido a su facilidad para adoptar soluciones cuando se implanta el SI, almacn acceso de datos, proceso rpido y con pocos errores, comunicaciones automticas entre procesos, pero muchas veces la implantacin de un SI se realiza de forma ineficiente porque los usuarios no entienden las TI, o por haber instalado el SI alrededor de una TI previamente incorporada.
Olate, L. M., y Peyrin, K. O. (2004). Sistemas de Informacin Estratgicos y Tecnologas de Informacin. Ttulo de Ingeniero en Informacin y Control de Gestin, Universidad De Chile, Santiago, Chile.
Las TI hacen que se cambie la manera de realizar las operaciones respecto a la que tena la empresa, ya que las TI llevan consigo una propia forma de actuar, por ello los usuarios y la organizacin se deben adaptar a ellas. 8 Es importante realizar un seguimiento de las TI y mantener una actitud crtica de los cambios que se producen, para encontrar las que mejor se ajusten al SI de la empresa, por eso las TI deben llevar a reconsiderar la forma de actuar para que el SI funcione adecuadamente en el tiempo, intentando que las TI aporten mejores mtodos para realizar las tareas y obtener una mayor productividad de ellas, pues el desconocimiento de las TI puede conducir a una situacin improductiva, o forzar a realizar las tareas de peor forma por no ajustarse al SI. Para evitar esto, es necesario conocer las TI en trminos de lo que pueden aportar al SI, pero siempre dentro de la perspectiva del funcionamiento de la empresa. Si se utilizan las TI para redisear el SI, la organizacin se ve obligada a replantearse la forma de realizar ciertas actividades y las consecuencias que puede obtener sern: 1. La anticipacin puede ser un xito en la implantacin, mejorando el esfuerzo de la empresa, (realizando las aplicaciones de forma paulatina). 2. Si la organizacin no anticipa la reaccin de los usuarios, el resultado ser imprevisible y conducir seguro al fracaso, por no adaptarse los usuarios a las nuevas tecnologas. 3. El proceso de incorporacin de las TI a los SI, afecta a toda la empresa (organizacin, estructura, control, etc.) y no slo al SI, por eso para que sea un xito la implantacin de los avances tecnolgicos, se debe coordinar estos avances con todas las reas de la empresa, para que el SI sea un conjunto armonioso y que se adapte a la estructura de la empresa. Este enfoque de planteamiento global, implica que la implantacin de las TI debe ser compatible con la poltica general de la organizacin, y deber materializarse en un plan estratgico para el sistema informtico que se utilizar, como soporte de las necesidades existentes tanto a corto como a largo plazo, teniendo en consideracin los objetivos generales de la organizacin, y ser una expresin lo ms real posible de la poltica informtica adoptada. 9 Por esto, la direccin debe tener una participacin activa en el proceso de planificacin y diseo y la implantacin de las TI dentro del SI, en caso contrario puede tener problemas en la eleccin de las aplicaciones prioritarias a utilizar, tanto en el diseo de soluciones para secuencias de procesos (decisiones estructuradas y operativas), como en los intervalos de decisin o decisiones no estructuradas que no tienen bien definidas sus necesidades.
ESTRATEGA DEL NEGOCIO (Factores crticos de xito)
(Necesidades de informacin) SISTEMAS DE INFORMACIN
TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN
La figura muestra la estrategia de negocio, define las necesidades de Informacin (SI) y estas definen a su vez las necesidades de tecnologas de la informacin las cuales mediante su progresiva implantacin amplan el modelo mental (esquema habitual del pensamiento) en la elaboracin de la estrategia del negocio y en la definicin de nuevas necesidades. 10
2. Sistemas de Informacin Segn Andreu, Ricart y Valor (1991), se entiende por sistema de informacin:
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Patricio Ramrez Correa.1999. Magister en Gestin. 210.
Conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en un entorno usuario-computador, que operando sobre un conjunto de datos estructurados de una organizacin, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la informacin necesaria para la operatividad habitual de la organizacin y las actividades propias de la direccin de la misma. 11 Otra definicin menos compleja considera al sistema de informacin como un conjunto de componentes interrelacionados que recuperan, procesan, almacenan y distribuyen informacin para soportar la toma de decisiones, la coordinacin y el control de una organizacin. Tambin se plantea como un proceso permanente de recoleccin, procesamiento, presentacin, interpretacin, uso, y aplicacin de la informacin en la toma de decisiones, redefinicin de objetivos, recursos y estructuras de la organizacin. Es as como las organizaciones son consideradas esencialmente como canales para el flujo de informacin, ideas e influencias, con el propsito de tomar decisiones y ejecutar acciones. Segn Daniel Cohen, un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Los elementos que se requieren para el funcionamiento del sistema de informacin son: el componente fsico (computadoras y sus complementos), programas (manejo de datos), el recurso humano (alimentacin de datos y utilizacin de los resultados), datos e informacin. Un sistema de informacin desarrolla cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento de datos y salida de informacin 8. Entrada de informacin: proceso en el cual se toman los datos requeridos para procesar la informacin, las entradas se pueden hacer manual o automticamente. En la primera el usuario aporta la informacin directamente y en la segunda, los datos provienen de otros sistemas. Almacenamiento de la informacin: es un proceso en el cual se guarda la informacin en archivos que pueden ser recuperados en cualquier momento. Procesamiento de la informacin: permite la transformacin de los datos fuentes en resultados por la aplicacin de mecanismos o indicadores que soporten la toma decisiones Salida de informacin: es la capacidad de un sistema para sacar la informacin procesada hacia otro sistema o usuario. La principal funcin de los SI es proporcionar la informacin que necesitan los distintos grupos dentro de ella, para esto deben alinearse con las organizaciones y al mismo tiempo, estas deben tener conciencia y abrirse a las influencias de los SI para beneficiarse de las nuevas tecnologas. Como existen muchas clases de organizaciones, resulta que la tecnologa de los SI tendr un
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ANDREU, R., RICART J. E. Y VALOR, J. (1991) Estrategia y Sistemas de Informacin. Mc Graw-Hill, Madrid
impacto diferente en cada tipo, por lo tanto, diferentes instituciones en distintas circunstancias experimentan efectos diferentes de la misma tecnologa.12 Objetivos de los Sistemas de Informacin: Las Organizaciones deben verse a s mismas como sistemas totales, compuestos de funciones interdependientes que forman un todo unificado. Por tanto, el objetivo de la integracin por lo que respecta a los Sistemas de Informacin es el de proporcionar un flujo de Informacin a niveles mltiples y a travs de las funciones para apoyar esta interdependencia. El objetivo comn de todo Sistema de Informacin es el de apoyar las actividades de la organizacin y toma de decisiones de una empresa o una institucin.13 Asegurar que la informacin generada sea exacta, confiable y est disponible en cualquier instante, lo cual permitir un incremento en la eficiencia y eficacia, y en la competitividad de cualquier empresa o institucin.
2.1.
Componentes de los Sistemas de Informacin
Sin importar las organizaciones a las que sirven o a la forma en que se desarrollan y disean, todos los sistemas de informacin estn compuestos por estos 6 elementos:
Bloque de Entrada: La entrada representa a todos los datos, texto, voz e imgenes que entran al Sistema de Informacin y los mtodos y medios por los cuales se capturan e introducen. La entrada est compuesta por transacciones, solicitudes, consultas, instrucciones y mensajes.
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Sistema de informacin ingeniera en computacin apuntes de apoyo didcticos Mara Mandiola Medelln
http://www.geocities.com/CollegePark/7328/curso1.html
Por lo general, la entrada sigue un protocolo y un formato para que el contenido, la identificacin, la autorizacin, el arreglo y el procesamiento sean adecuados. Los medios ms comunes para la entrada a un sistema son: Cdigo de barras, lser, teclado, sistemas de reconocimiento de voz, escritura manual, pantallas sensibles.14 Bloque de Modelo: Este componente consta de modelos lgico - matemticos que manipulan de diversas formas la entrada y los datos almacenados, para producir los resultados deseados de salida. Las tcnicas de modelado ms usuales empleadas por los analistas de sistemas para disear y documentar las especificaciones de los sistemas son: Tablas y rboles de decisiones Diagramas de flujo tradicionales Diagramas de Nassi - Shneiderman Jerarqua ms entrada proceso salida (HIPO) Diagramas de estructuras Diagramas de Warner Orr
Bloque de Salida: El producto del sistema de Informacin es la salida de informacin de calidad y documentos para todos los niveles de la gerencia y para todos los usuarios dentro y fuera de la organizacin. La salida es, en gran medida el componente que gua e influye en los otros componentes. Si el diseo de este componente no satisface las necesidades del usuario entonces los otros componentes tienen poca importancia. La calidad de la salida se basa en su exactitud, oportunidad y relevancia, adems esta salida debe tratarse en funcin de su destino, uso, frecuencia de uso y seguridad. La salida se puede producir en pantallas, impresoras, dispositivos de audio o microfilm. Bloque de Tecnologa: La tecnologa captura la entrada, activa los modelos, almacena y accesa datos, produce y transmite salida y ayuda a controlar todo el sistema, hace todo el trabajo pesado y une a todos los elementos estructurales.
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La tecnologa consta de 3 elementos principales: 15 El ordenador y el almacenamiento auxiliar Las telecomunicaciones El software
Bloque de Base de Datos: La Base de Datos es el lugar donde se almacenan todos los datos necesarios para atender las necesidades de todos los usuarios. La Base de Datos fsica est compuesta por los medios de almacenamiento. Esta es la forma en que los datos se almacenan realmente. Es importante determinar que estructura de Base de Datos se empleara para disearla: Estructura Relacional, Estructura de rbol o Estructura de Red. Tambin saber si va a ser una Base de Datos Centralizada o Distribuida. Bloque de Controles: Todos los Sistemas de Informacin estn sujetos a una diversidad de peligros y amenazas. En muchos casos, los peores abusos del sistema provienen de procedimientos operacionales inadecuados y una pobre administracin. Algunos de los controles que necesitan disearse en el sistema para asegurar su proteccin, integridad y operacin uniforma son: la instalacin de un sistema de administracin de registros, la aplicaciones de controles contables tradicionales, el desarrollo de un plan maestro de Sistemas de Informacin, la creacin de un plan de contingencia, la aplicacin de procedimientos para el personal, la aplicaciones de monitores de hardware y software, la instalacin de sistemas ininterrumpidos de energa y sistemas contra incendio, y la aplicacin de una diversidad de procedimientos de seguridad.16
2.2. Ciclo de vida de los sistemas de informacin en una organizacin

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El xito en la evolucin del SI en una organizacin presupone tener en consideracin permanente las circunstancias cambiantes, tanto externas como internas a la organizacin y a la propia evolucin del SI. Un modelo til para identificar y conocer su evolucin, y por lo tanto del departamento de SI es una organizacin, es el de Nolan, basado en el reconocimiento de la existencia de cuatro etapas en la evolucin de un SI y en la curva de crecimiento en forma de S. Segn este modelo la evolucin y dimensin del departamento de S.I. en una organizacin suele tener a lo largo del tiempo la forma de la siguiente curva, que relaciona el presupuesto invertido en Tecnologas de la Informacin en la organizacin en la organizacin a lo largo del tiempo:
Etapas en la evolucin de los SI/TI: 1. Inicio: se caracteriza por ser una etapa de introduccin, aprendizaje y escasa planificacin y control. En esta primera etapa las aplicaciones van ms orientadas a la reduccin de costos, como: nminas, contabilidad, facturacin, clientes,.. con el personal especializado en conseguir una buena eficiencia en la operatividad del ordenador(operaciones, programadores,..).
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2.
Expansin o contagio: los potenciales usuarios se sienten entusiasmados por las posibilidades de la nueva tecnologa y sus aplicaciones, pasando la informtica a ser una justificacin en si misma. La experimentacin y consiguientes gastos crecen aceleradamente. Sigue siendo nula la planificacin y control. La calidad del SI no esta garantizada.
En esta segunda etapa proliferan aplicaciones en todas en todas las reas funcionales de la empresa: ventas, pedidos, inventarios, etc. Y se contrata personal especializado en el desarrollo de diversas aplicaciones (analistas y programadores de sistemas, etc.) 3. Formalizacin o control: aparecen los primeros controles que frenan al crecimiento de los presupuestos, as como el nmero de aplicaciones a desarrollar, a favor de la calidad.17 Se hace necesaria una racionalizacin y optimizacin del funcionamiento interno, abordndose la concepcin de sistemas informticos, pasando a interconectar los existentes o a rehacerlos. Es en este momento en el que el personal se especializa en tareas que aseguran la integracin, control y efectividad del sistema existente. 4. Madurez e integracin: se consigue la integracin orgnica de las aplicaciones as como que la planificacin y control se adecen a las necesidades de la organizacin y el SI (ya no informtica) sea convergente con los objetivos de la misma. Empieza la construccin del SI para la direccin apostando por aplicaciones con base de datos que permitan simulacin, elaborar modelos de planificacin financiera, conexiones on-line empresa-cliente-proveedor, etc., para lo cual requerir de profesionales con alta cualificacin en tecnologas de base de datos y comunicaciones. 18
2.3. Evolucin de los sistemas de informacin Los sistemas de informacin han evolucionado segn las estrategias empleadas por cada empresa. Sus necesidades y cambios han variado a travs del tiempo, segn lo han requerido las circunstancias y hechos. En la dcada de los cincuenta los SI eran diseados para realizar operaciones elementales, pero vitales, como un pago eficiente de cheques. A finales de la dcada de los sesenta los sistemas administrativos se utilizaban en seguimiento y control; y en los aos setentas se crearon para planeacin y simulaciones. Aproximadamente desde 1985 la informacin se utilizaba para labores de gestin y se conocan los Sistemas de Soporte a las Decisiones (SSD), se realizaban programacin para usuarios finales, planeacin estratgica, administracin de recursos de
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Ramrez, C. P. (1999). Magister en Gestin. Universidad Catlica de Valparaso, Valparaso. Chile. Ramrez, C. P. (1999). Magister en Gestin. Universidad Catlica de Valparaso, Valparaso. Chile.
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informacin y se organizaban centros de informacin. As, las empresas comenzaron a planear y administrar la informacin estratgicamente, como si se tratara de otros recursos como el capital, recursos fsicos, y el trabajo. En los aos noventa, ayudan a la creacin y difusin del conocimiento y la informacin mediante los nuevos sistemas de trabajo del conocimiento. Surge la arquitectura para una institucin totalmente enlazada, existiendo una central de computadoras por las cuales fluye la informacin desde y hacia las computadoras de escritorio, almacenando la informacin y traspasndola de un lugar a otro. La arquitectura de la informacin fluye a lo ancho de la empresa. Los cambios que se han producido en las ltimas dcadas se consideran como una revolucin de la informacin en la que se requiere una administracin capaz de emplear la TI de importancia segn requiera la organizacin, considerando la direccin y la naturaleza del negocio, para lograr una disminucin de costos, creacin de nuevos productos y reforzar las negociaciones con los proveedores.19
Tipos de Sistemas de Informacin
La Figura muestra los Sistemas de informacin segn el nivel organizacional y el tipo de decisiones
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Sistemas Basados en el Conocimiento (KBS): Ayudan a quienes crean nueva informacin, como contadores, ingenieros, etc. Segn el Computer User High Tech Dictionary, un sistema basado en el conocimiento es un sistema computacional que est programado para imitar a los humanos en la resolucin de problemas por medio de inteligencia artificial y en referencia a una base de datos de conocimiento de un sujeto particular. Los KBS son sistemas basados en los mtodos y tcnicas de la inteligencia artificial. Sus componentes principales son la base de conocimiento y los mecanismos de inferencia. 20 Sistemas Expertos El tipo ms popular de KBS es el sistema experto. Un sistema experto es un sistema computacional desarrollado en base a una serie de reglas que analiza informacin (generalmente entregada por los usuarios), respecto a una determinada clase de problemas, analiza el problema, y recomienda un determinado curso de acciones que los usuarios deben llevar a cabo para implementar correcciones. El sistema experto trabaja de manera heurstica, es decir, sobre una regla prctica o una regla de conjetura aceptable. Son llamados expertos por que emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto y en ocasiones son usados por ellos. Con los sistemas expertos se busca una mejor calidad y rapidez en las respuestas dando as lugar a una mejora de la productividad del experto. Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS): Ayudan a quienes procesan la informacin como secretarias, archivistas, etc.
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Resumen de tesis Alvear, R. T., y Ronda, C. C. (2005). Sistemas de Informacin para el Control de Gestin.
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La automatizacin de oficinas se remonta a principios de la dcada de los sesenta, cuando IBM acu e l trmino procesamiento de textos para expresar el concepto de que la actividad de oficina se centra en el procesamiento de palabras. Desde el debut del procesamiento de textos, se han aplicado otras tecnologas al trabajo de oficinas, y juntas reciben el nombre de automatizacin de la oficina. La automatizacin de la oficina (OA) incluye todos los sistemas electrnicos formales e informales cuya funcin primordial es la comunicacin de informacin entre personas, de dentro y de fuera de la compaa. Algunos sistemas de OA son formales, en la medida en que se planifican y quiz documentan con un procedimiento escrito. Estos sistemas formales se implementan en el nivel de la compaa para satisfacer las necesidades de la organizacin de manera similar a como lo hace un MIS. Entre las aplicaciones ms conocidas de automatizacin de oficinas se encuentra Microsoft Office. 21 Microsoft Office es la suite ofimtica creada por Microsoft y la ms utilizada en la actualidad. Funciona bajo los sistemas operativos Microsoft Windows y Apple Mac OS. Adems de aplicaciones incluye servidores y servicios basados en Web. Sistemas de Informacin Gerencial (MIS): Brinda informes a quienes administran una organizacin. Estos informes son resmenes de las actividades rutinarias e informes de excepcin. Todas las funciones gerenciales (planeacin, organizacin, direccin y control), son necesarias para un buen desempeo organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la planeacin y el control son necesarios los Sistemas de Informacin Gerencial. Sistemas de Apoyo a Decisiones (DSS): Ayuda a quienes deben tomar decisiones que son semiestructuradas, nicas o que cambian rpidamente. Son ms analticos que otros sistemas. Son interactivos. Un sistema de soporte a la decisin es un sistema de informacin gerencial que combina modelos de anlisis (de informacin, procesos, etc.) y datos para resolver problemas semi-estructurados y no estructurados involucrando al usuario a travs de una interfaz amigable. Su propsito principal es dar apoyo y mejorar el proceso de toma de decisiones a lo largo de las etapas del mismo: inteligencia, diseo, seleccin e implementacin. Este apoyo se da en diferentes niveles gerenciales, desde ejecutivos de la alta administracin hasta gerentes de lnea, y se pueden utilizar de manera individual (por usuarios) o de manera grupal. Los DSS principalmente se utilizan para decisiones estratgicas y tcticas en la gestin a nivel superior, donde las situaciones consideradas como problemticas se presentan con baja frecuencia ms sin embargo poseen consecuencias potenciales altas; debido a esto la organizacin debe enfocarse a encontrar solucin y obtener resultados benficos a largo plazo. 22 Dependiendo del tipo de problemtica que enfrenta la organizacin se tienen diferentes tipos de sistemas de soporte a la decisin, tales como los Sistemas de Informacin para Ejecutivos (Executive Information Systems, EIS), de Ayuda a la Decisin en Grupos (Group Decision Support Systems, GDSS), de Ayuda a la Gestin (Management Support Systems, MSS) o los de Ayuda a los Ejecutivos (Executive Support Systems, ESS).
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Resumen de tesis Alvear, R. T., y Ronda, C. C. (2005). Sistemas de Informacin para el Control de Gestin. Resumen de tesis Alvear, R. T., y Ronda, C. C. (2005). Sistemas de Informacin para el Control de Gestin.
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Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (EIS): Sirven al nivel superior de administradores, y le brinda informacin del entorno. Son sistemas computarizados que proveen a los ejecutivos un fcil acceso a informacin interna y externa que es relevante para sus factores crticos de xito. Este concepto naci de la demanda de sistemas de informacin que respondieran a las necesidades reales de los ejecutivos en las organizaciones apoyndolos en la resolucin de problemas no estructurados basndose en fuentes de informacin internas y externas, con la facilidad de resumir, filtrar, comprimir y rastrear datos crticos para las organizaciones, enfatizando la reduccin de tiempo y esfuerzo requeridos para obtenerlos. Las principales caractersticas de los Sistemas de Informacin para Ejecutivos (EIS) son las siguientes: Estn diseados para cubrir las necesidades especficas y particulares de la alta administracin de la empresa. Esto implica que ejecutivos diferentes pueden requerir informacin o formatos de presentacin distintos para trabajar en una compaa en particular. Lo anterior se debe a que los factores crticos del xito pueden variar de un ejecutivo a otro. Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a informacin crtica del negocio. El sistema debe contar con capacidad de manejar informacin que proviene de los Sistemas Transaccionales de la empresa y/o de fuentes externas de informacin. Esta informacin externa puede provenir de bases de datos externas, peridicos y cartas electrnicas de la industria, entre otros; todo esto en temas tales como nuevas tecnologas, clientes, mercados y competencia, por mencionar algunos. Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios. Esto puede representar un reto importante, ya que muchos ejecutivos se resisten a utilizar en forma directa los recursos computacionales por el temor a cambiar. Es un sistema desarrollado con altos estndares en sus interfases hombre-mquina, caracterizado por grficas de alta calidad, informacin tabular y en forma de texto. Capacidades de anlisis de datos, tales como hoja electrnica de clculo, lenguajes especializados de consulta que utilicen comandos de SQL. Herramientas para la organizacin personal del ejecutivo, tales como calendario, agenda y tarjetero electrnico.
Sistemas de Gestin de Bases de Datos (DBMS): Permiten mantener y administrar amplias bases de datos, recuperar e interpretar su informacin con fines estratgicos. Los Sistemas Gestores de Bases de Datos son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre las bases de datos y las aplicaciones que la utilizan. 23 Hoy en da, son muchas las aplicaciones que requieren acceder a datos. Bien sea un sencillo programa domstico, bien una suite para la gestin empresarial. Estos datos se deben almacenar en algn soporte permanente, y las aplicaciones deben disponer de un medio para acceder a ellos. Normalmente, la forma en que un programa accede a un fichero es a travs del Sistema operativo. Este provee de funciones como abrir archivo, leer informacin del archivo, guardar informacin, etc. No obstante, este procedimiento
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de acceso a ficheros es altamente ineficaz cuando se trata con un volumen elevado de informacin. Es aqu donde aparecen los Sistemas Gestores de Bases de Datos: proporcionan un interfaz entre aplicaciones y sistema operativo, consiguiendo, entre otras cosas, que el acceso a los datos se realice de una forma ms eficiente, ms fcil de implementar, y, sobre todo, ms segura. Sistemas de Apoyo al Control de Gestin: Son aquellos creados para una eficiente distribucin y administracin de los recursos de las empresas y para evaluar inversiones, gestin de procesos, entre otros.24
2.4. Impacto que generan los sistemas de informacin en la empresa Las organizaciones generan inevitablemente influencia sobre la tecnologa y los SI, ya que cada una requiere cumplir sus objetivos especficos y necesidades bsicas de funcionamiento. A medida que transcurre el tiempo se van integrando nuevas ideas, tendencias e ideologas que transforman a la sociedad, crean nuevos gustos, se producen cambios impredecibles, la transmisin de informacin y entrega de servicios debe ser ms rpida, etc. Por esto, las instituciones deben ir adaptndose a las nuevas condiciones que se le imponen, tanto interiores como exteriores influyendo a una modificacin constante de los SI que poseen para no desaprovechar importantes oportunidades que pueden decidir el futuro de la organizacin. Se debe destacar que los SI abarcan a la organizacin por completo ayudando con la toma de decisiones de rutina y estratgicas. Son los directivos y trabajadores quienes toman las decisiones sobre los SI, deciden sobre el diseo, determinan quin construye y opera los sistemas, y proporcionan los argumentos para construirlos. Igual que cualquier producto como automviles, servicios, comida, etc. requieren de un conjunto de personas especializadas, materiales nicos y cuidados especiales; los SI tambin necesitan unidades operativas especializadas, especialidades de la informacin y un gran conjunto de otros grupos de apoyo. Los directivos y las instituciones en general toman las decisiones claves, las que determinan cmo los servicios de tecnologa han de ser dados, como se compone el departamento de SI; quienes sern especialistas internos y externos de SI; que tecnologa de hardware y software se utilizar.
2.5. Sistemas de informacin y Tecnologas de Informacin Los sistemas de informacin (SI) y las Tecnologas de informacin (TI) son ampliamente utilizados en un alto porcentaje de organizaciones en el mundo, ya sean empresas privadas y pblicas, grandes o pequeas, de produccin y de servicios, nacional o internacional; organismos gubernamentales, instituciones, en fin, todo tipo de organizacin tiene hoy en da un SI automatizado. Todas estas organizaciones tienen objetivos y utilizan distintas estrategias para la consecucin de estos. En las empresas privadas y pblicas, independiente de la magnitud de sta, los directivos deben considerar la tecnologa que poseen, la que existe en el
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mercado, la que posee la competencia, o, la que pueden desarrollar, para alinear con la estrategia determinada en la planificacin estratgica. En los distintos tipos de empresas las TI juegan distintos papeles, segn la importancia y el uso que a stas se le den, en algunas empresas son utilizadas como una herramienta til y efectiva para disminuir costos de produccin, o como apoyo a la administracin, e incluso como apoyo a la toma de decisiones de la alta gerencia; pero se debe destacar que en todos estos casos dichos sistemas tienen carcter de apoyo. Para evitar esto, es necesario conocer las TI en trminos de lo que pueden aportar al SI, pero siempre dentro de la perspectiva del funcionamiento de la empresa. Actualmente, algunas empresas estn utilizando SI y TI como estrategia de negocio, es decir, se han enfocado estos conceptos hacia la consecucin de los objetivos de la empresa.
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Debido al papel que juegan las TI en la organizacin, stas debern ser consideradas como necesidades de negocio o de cumplimiento de objetivo, ms que como herramientas de apoyo, ya que estas ltimas ya forman parte del funcionamiento habitual de la empresa. Al ser consideradas las TI como una necesidad de negocio pasan a cumplir una importante funcin en el desarrollo competitivo de las organizaciones, ya que acompaadas de una buena gestin pueden hasta cambiar la estructura de la industria, diferencindose de la competencia, o creando nuevos productos, estableciendo nuevas barreras de entrada, etc. Mientras las organizaciones conozcan el papel y asuman la importancia de estas TI, la definicin de los objetivos contemplar nuevos criterios de utilidad de los SI en cada organizacin.
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2.6. Sistemas de Informacin con tecnologas de Informacin Las empresas para poder obtener ventajas competitivas a travs de los SI y de las TI, ser necesaria una planificacin estratgica adecuada, que incorpore una planificacin de SI lo que definir las necesidades de TI, que hasta ahora muchas empresas las definen segn presupuesto. Cada empresa, en funcin de su mercado, de sus objetivos, de su competencia, y sobretodo de su propuesta de valor al cliente, necesitar las tecnologas de la informacin y de telecomunicaciones (TIC), aplicada para objetivos de negocio: aumentar ventas, reducir costos, mejorar procesos, atender mejor a los clientes, etc. La Planificacin Estratgica de una empresa puede y debe incorporar las TIC como un elemento estratgico: algo que sirve para aprovechar oportunidades, sortear amenazas, superar debilidades y mejorar fortalezas. El anlisis FODA, desde la perspectiva de las TIC, aporta aspectos nuevos y atrayentes acerca de lo que se puede hacer con una empresa para cumplir sus objetivos estratgicos.26 A partir del FODA, cada empresa tiene su "perfil tecnolgico", es decir, aquellas TIC que le permiten cumplir sus objetivos estratgicos, y que varan dependiendo del mercado al cual se dirige, el sector de la economa en que est, el marco legal en el uso de las TIC, etc. La comparacin entre ese perfil tecnolgico y la realidad tecnolgica de la empresa en el momento actual permite concretar un Plan de Incorporacin de TI, para cumplir las metas estratgicas. Las empresas deben velar por que se cree un crculo virtuoso dentro de ella hacia las TIC para que no se vea como una amenaza al puesto de trabajo, sino como una herramienta estratgica al servicio de los objetivos de la empresa, algo que hace el trabajo ms transparente, fcil y eficiente. Cuando los empleados perciben ese beneficio, se crea el crculo virtuoso; una experiencia positiva con el uso de las TIC lleva a una mayor demanda para otros usos de las TIC. El xito para hacer del uso de las TIC rentable est en descubrir la tecnologa del negocio, ms que en tratar de hacer un negocio de la tecnologa. Si una empresa no est en el negocio de la tecnologa, no tiene que salirse de su negocio para usar rentablemente las TIC. Las TIC que han sido elaboradas para mercados sofisticados no tienen asegurado un xito en otros mercados. Los modelos de negocios que funcionan en USA no necesariamente resultarn en otros pases. Tener lo ltimo de comercio electrnico puede entregar resultados negativos en la puesta en marcha. Por otra parte, se puede decir que las empresas que utilizan estas tecnologas pueden reducir el tamao de su estructura jerrquica e incrementar el flujo de informacin horizontal, a travs de todos los departamentos de la empresa, adems de proveer de una ventaja competitiva. Dicha reduccin se logra al proveer a los administradores y ejecutivos informacin de alta calidad, oportuna y completa, lo que reduce la necesidad de varios niveles de burocracia y jerarqua administrativa. Adems, gracias a los canales de comunicacin que proveen las TI, podemos tener informacin clara y oportuna de los movimientos del entorno industrial, como precios, clientes, impuestos, tipos de cambio, regulaciones, estndares y movimientos de la competencia, lo cul ayuda a los ejecutivos al momento de disear estrategias competitivas.
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Los autores William Davidow y Michel Malone han dicho como las TI pueden ser usadas para mejorar la respuesta de una empresa o negocio hacia los requerimientos de los clientes, lo cual es una fuente muy importante de competitividad. Su argumento es que las TI permiten a las compaas crear "productos virtuales", los que pueden ser personalizados de acuerdo con las necesidades del cliente en particular.
3. Sistemas Contables Un sistema contable esta compuesto por una serie de elementos que se interrelacionan e interactan entre si para lograr los objetivos bsicos de la contabilidad de informar y servir de herramienta de control. 27 Los elementos de un sistema contable son: Doctrina Principios y normas Reglamentaciones Registros Bases de sustentacin contable Planes y manuales contables Personas que manejan el sistema Tecnologa incorporada al sistema
3.1. Sistema De Informacin Contable (SIC) Un sistema de informacin es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en informacin, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios. La Contabilidad es un sistema de informacin, ya que captura, procesa, almacena y distribuye informacin vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha desempeado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situacin en que esta se encuentra, de una manera gil, oportuna y til, para llevar a cabo los propsitos que se quieren realizar y as cumplir con los objetivos.
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Apuntes: Carlos Murat. El sistema contable
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El SIC no slo ha de ser un sistema que suministre informacin, que permita a la direccin de la empresa ejercer un mero control tcnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones. 28 Es conveniente crear un sistema de informacin contable mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organizacin y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno. Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnologa y el riesgo. Los usuarios exigen calidad y confianza en la informacin que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales. Como menciona John Kotter, las empresas estn adoptando "un nuevo modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que aade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificacin estratgica"29. La contabilidad debe plantear un sistema de informacin basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor. Como indica Kaplan y Norton "las estrategias, que son las nicas formas sostenibles que tienen las organizaciones de crear valor, estn cambiando, pero las herramientas para medirlas no"30. He aqu el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple tcnica del ejercicio contable sino que debemos estar vidos de conocimiento (vivir en la frontera del conocimiento) y por ende crear un sistema de informacin que satisfaga las necesidades de los usuarios.
3.2. Anlisis de los sistemas contables Un sistema de informacin contable comprende a lo menos con los siguientes elementos: Hardware donde se procesa la informacin Software o programas Recursos humanos Polticas y normas contables adoptadas por la entidad
Uno de los objetivos principales del anlisis de un sistema contable, es verificar que la informacin procesada se este efectuando de acuerdo con los estndares establecidos por la empresa.
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Sistema contable y nuevas necesidades de informacin. Alfonso A. Rojo Ramrez. Revista legis del contador #7. Pg. 23. 2001. Citado en: Perspectivas y retos de la educacin del contador pblico. C.P. Zoraida Ramrez Gutirrez. Pg. 3. 2001. Kaplan R.S y Norton D.P. Pg. 8.2001
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En la figura 1, se muestra un esquema general del funcionamiento de un sistema contable en una empresa. Se puede observar que el objetivo final del sistema, es la emisin de estados financieros.
Figura 1. Esquema de funcionamiento de un sistema contable. 31
El anlisis de un sistema contable debe estar enfocado hacia el logro de los objetivos principales: Asegurar la integridad de los datos Adecuado registro y procesamiento de las operaciones Presentar la informacin financiera en forma confiable Garantizar la oportunidad en la presentacin de la informacin
4. EL ESTUDIO PRELIMINAR EN EL DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMTICOS.
El desarrollo de sistemas informticos, en la mayora de las propuestas metodolgicas, sugiere 9 actividades. En el contexto de estas actividades y segn muestra la figura 1.1, aparecen tres orgenes y destinos: la comunidad de Usuarios, la Gerencia y la Unidad de operaciones.
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USUARIOS
Requerimientos de_usuario Descripcin_ operar_actual
GERENCIA
OPERACIONES
Base_de_datos existente
Restricciones
Restricciones Operacionales
1.
Estudio preliminar
Informe_tentativo de_costo/beneficio
Estudio Preliminar
2.
Anlisis
3.
Diseo
Especificacin de_diseo
8.
Conversin de_bases de_datos
Restricciones
Informe costo/beneficio Especificacin_de Requerimientos Especificacin de_diseo
GERENCIA
7.
Descripcin de_procedimientos
Base_de_datos convertida
4.
Implantacin
5.
Generacin de_prueba_de aceptacin
Conjunto de pruebas de control de calidad Manual_de usuario
Sistema integrado
9.
Instalacin
Sistema aceptado
6.
Control_de calidad
Sistema instalado
Figura1.1: El desarrollo de sistemas. La comunidad de Usuarios corresponde a todos aquellos que se desenvuelven al interior del proceso objeto de tratamiento informtico, sean estos los que tienen la responsabilidad de alcanzar los objetivos que la organizacin ha encomendado al proceso o quienes llevan el peso de tareas operativas cotidianas. Por Gerencia, para estos propsitos, debe entenderse a todas las instancias de direccin que se vinculan directamente con el proceso de desarrollo de sistemas informticos. En particular incluye a los directivos de nivel superior, es decir, a la Gerencia general y a todas las Gerencias que dependen directamente de ella; a los directivos de las unidades de informtica, esto es, a los administradores de nivel superior y a los que se siguen en jerarqua, incluyendo a los jefes de proyectos y, en tercer lugar, a los directivos de las unidades organizacionales para las cules deben desarrollarse los sistemas, es decir a los administradores de nivel superior y medio que esperan de los sistemas a desarrollar ciertos resultados especficos. La Unidad de operaciones corresponde especficamente al personal de operaciones responsable de los centros de procesamiento, de las redes de telecomunicaciones, de la seguridad del hardware y del software, de la ejecucin de los programas, del manejo de los discos e impresoras, etc. Cabe consignar que aunque en muchos casos los Usuarios normalmente disponen de sus propios equipos,
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no es inusual que deban conectarse a una mquina central, como para, por ejemplo, bajar de una base de datos, aquellos que el operar de un sistema precisa en un momento dado. No es inusual tampoco que los PCs se comuniquen entre s a travs de una re d local, caso en los cules el personal de operaciones tiene normalmente algo que decir. Es precisamente con estas tres instancias externas con las cules las diferentes actividades por las que debe pasar el desarrollo del proyecto se vinculan directamente adems, por cierto, de todas las otras relaciones que se establecen entre ellas. El anlisis de cada una de estas actividades sus relaciones permitir obtener una visin detallada de lo que significa y de los alcances que tiene el desarrollo de un proyecto informtico.32 El Estudio preliminar. El Estudio preliminar tiene como propsito, una vez identificado el sistema o proceso que se debe someter a tratamiento informtico, reconocer los problemas y desajustes organizacionales que manifiesta en su modo de operar actual, dejando explcitamente de manifiesto las reconfiguraciones que precisa para que se ajuste a los cambios en su misin y a los nuevos objetivos de performance que la superacin de aquellos problemas y desajustes necesitan. Persigue tambin, pronunciarse acerca de si se justifica someter el sistema a desarrollo informtico, para lo cual sugiere establecer varias opciones posibles -o escenariosy evaluarlas tcnica, legal, operacional y econmicamente. La figura 1.1 muestra como unidad simple este estudio, en cuanto primera fase de todo proyecto de desarrollo informtico. En la figura 1.1, es posible apreciar que las dos instancias organizacionales con las cuales, en cuanto actividad, se vincula son: Usuarios y Gerencia. Muestra tambin que la fase de desarrollo con la cual se relaciona directamente es la fase de Anlisis. La figura 1.3, por su parte, muestra el Estudio preliminar como una unidad compuesta. En ella es posible apreciar cuatro tareas secuencialmente vinculadas. Estas son: Identificar las actuales deficiencias; Establecer los objetivos de la nueva propuesta para el proceso; Generar escenarios plausibles para la nueva propuesta y Elaborar las directrices del proyecto.
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Apunte profesor Ricardo Acevedo Almonacid EL ESTUDIO PRELIMINAR EN EL DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMTICOS.
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USUARIOS
requerimientos_ sistema descripcin_ operar_actual
nuevos_objetivos
1.2 Establecer_ nuevos_ objetivos

deficiencias_ de_proceso
1.5 Elaborar_ directrices_ del_proyecto
directrices_ proyecto
1.1 Identificar_ actuales_ deficiencias
Escenarios_ plausibles
Informe_tentativo costo/beneficio
1.4 Generar_ escenarios_ plausibles

restricciones
GERENCIA
Figura 1.3: Las tareas del Estudio preliminar. Las tareas del Estudio preliminar. 1.- Identificar actuales deficiencias. Se puede sostener que el origen de todo desarrollo de sistemas informticos est en el reconocimiento por parte de quienes se desenvuelven al interior de un proceso organizacional, de la existencia de ciertos problemas tales como ineficiencia, ineficacia, necesidad de ajustar las tareas a nuevas exigencias que la organizacin impone, etc. As, entonces, una vez identificado el proceso objeto de tratamiento informtico, el primer paso tendiente a dejar de manifiesto las deficiencias, no puede ser otro que conversar con los miembros claves de la comunidad de personas que tiene como misin llevar a cabo las tareas al interior del proceso, precisamente para que ello sea posible. De gran ayuda, cabe sealar, resulta el contextualizar las deficiencias identificadas para lo cual lo que se debe hacer es simplemente identificar al proceso como componente o parte del todo orgnico del que forma parte. Una manera de hacerlo es explicitar tanto lo que se puede denominar su contexto global como su contexto local. El contexto global corresponde a aquel en el cul el proceso se desenvuelve, vale decir, la propia Organizacin y su entorno. Ello no es otra cosa que especificar los rasgos ms distintivos de la Organizacin, en funcin, obviamente, de su relevancia para el desarrollo de un proyecto informtico. El contexto local, por su parte, lo que deja explcitamente de manifiesto es el proceso y su entorno inmediato, o sea sus entradas y salidas y los procesos con los cuales se relaciona directamente tanto por la entrada como por la salida, tal como lo muestra la figura 1.4.
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PRE1
fde1
P fde2 PRE2
fds1
PRS1
Figura 1.4 : El Contexto Local
PRE1 = Proceso de Entrada 1. PRE2 = Proceso de Entrada 2. PRS1 = Proceso de Salida 1. P = Proceso.
fde1 = Flujo de datos de entrada 1. fde2 = Flujo de datos de entrada 2. fds1 = Flujo de datos de salida 1. Al definir las entradas y salidas lo que se especifica son los flujos de datos a travs de los cuales el proceso interacta con los otros procesos con los cules se vincula. Estos son aquellos que determinan el universo que influye explcitamente sobre l, pero que no estn bajo el mbito de estudio del proyecto especfico considerado. Como lo muestra la figura 1.3, esta primera tarea del Estudio preliminar, Identificar las deficiencias, se lleva a cabo a partir de los requerimientos del sistema y de la descripcin de su operar actual. En ella interesa percibir principalmente 2 tipos de falencias: las falencias de misin y las falencias de misin. Las falencias de misin apuntan a la necesidad de reconfigurar la trama de subprocesos en virtud de los cules el sistema lleva a cabo sus tareas, reconfiguracin que normalmente apunta a la creacin de algunos nuevos subprocesos o a la eliminacin o modificacin de otros, situacin que de ocurrir, habitualmente se presenta cuando la organizacin ha estimado conveniente la redefinicin de la misin encomendada al proceso objeto de estudio. Las falencias de performance se refieren a las deficiencias de rendimiento que la comunidad de usuarios estima se requieren para conformar una nueva versin del proceso.33
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Es posible que la informacin susceptible de obtener de la descripcin del operar actual se encuentre disponible ya escrita en algn documento existente en la unidad organizacional responsable del proceso. Pero tambin puede no existir o estar simplemente desactualizada. Por lo tanto, de ocurrir esto ltimo, para poder efectivamente identificar las deficiencias del proceso no queda otro camino que recabarla para que una vez obtenida sea posible, mediante un trabajo mancomunado con los usuarios, obtener la exacta dimensin de los problemas. Generalmente el documento final que da cuenta del trabajo realizado durante esta primera subactividad no es ms que un documento escrito al estilo narrativo que se puede denominar Deficiencias del proceso. En l se debe hacer referencia preferentemente a: subprocesos inexistentes, a subprocesos actuales que no son necesarios o que se llevan a cabo deficientemente, a costos elevados, a problemas de confiabilidad y exactitud, a problemas throughput/respuesta, es decir a problemas relacionados con cantidad de trabajo terminado por unidad de tiempo. Estos problemas deben presentarse en un orden tal que coloque en primer lugar aquellos asuntos que el usuario estima deben enfrentarse de manera prioritaria. Ejemplos de las declaraciones que puede contener el documento Deficiencias del proceso son: - El sistema en su versin actual no permite generar los nuevos informes que solicitan las entidades contraloras del estado. - El sistema en su versin actual se cae en promedio cada 72 horas En sntesis, las falencias se ordenan alrededor de los dos tipos ya sealados: falencias de misin y falencias de performance. 2.- Establecer nuevos objetivos. Establecer a grandes lneas las nuevas perspectivas para el proceso es la segunda subactividad que contempla el Estudio preliminar. Se trata especficamente: - de establecer, de requerirse, la nueva configuracin del proceso, considerada como aquella que ha de responder a una eventual nueva misin que la organizacin le ha encomendado al sistema. 34 - de puntualizar los nuevos objetivos de performance o criterios de desempeo, a los cules usuarios y Gerencia estiman debe responder el sistema. Estos nuevos objetivos deben hacer referencia: a los requerimientos throughput/respuesta, a las restricciones de costos y a los requerimientos de exactitud y confiabilidad. Ambos aspectos, se refieren, obviamente, a la redefinicin a que se somete la versin actual del sistema, la cual, por cierto, debe tener un correlato directo con lo especificado en la fase, Identificar deficiencias actuales. Cabe sealar que, por cierto, tanto la reconfiguracin del proceso como los nuevos objetivos de performance, deben tener una exacta correspondencia con aquellos problemas que fueron explicitados durante la identificacin de las deficiencias del operar actual. Por ejemplo, si en el documento Deficiencias del proceso aparece una declaracin como el sistema en su versin actual se cae en promedio cada 72 horas, entre los objetivos de la nueva propuesta para el sistema debera aparecer una declaraci n del tipo la nueva propuesta para el sistema debe contemplar un tiempo medio entre fallas de 500 horas.
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No es inusual que los nuevos objetivos que la comunidad de usuarios ha propuesto para la nueva versin del sistema objeto de tratamiento informtico afecten las fronteras que marcan el dominio en cuyo marco el sistema lleva a cabo actualmente sus actividades y en cuyo contexto se identificaron en la primera actividad las deficiencias del proceso. Ello sobre todo si los requerimientos del usuario contemplan ya sea la eliminacin de subprocesos fronterizos o bien el agregar otros conectados a algunos ya existentes ubicados en los bordes. Cabe agregar que an cuando para la nueva versin del sistema no se redefinan las fronteras del modo expuesto, no deja de ser un asunto al cual es conveniente prestar suficiente atencin, ello en gran medida porque las directrices del proyecto deben establecer el grado de libertad que se tendr durante el Anlisis para definir y especificar qu es aquello que el sistema har. As, es durante esta primera fase del desarrollo de un proyecto informtico cuando se debe establecer si, por ejemplo, al desarrollar una nueva propuesta para el proceso contable de una empresa se incluye o no el proceso de determinacin de costos, con el cual aquel se encuentra altamente cohesionado. Debido a la importancia que stos aspectos tienen en cuanto a perfilar el panorama de desarrollo que se viene por delante, es que se sugiere consignarlos en este momento del Estudio preliminar, ya sea, de ser posible, reconfigurando el diagrama que da cuenta del contexto local de la versin actual o bien simplemente presentando narrativamente la nueva dimensin que adquiere el proceso producto de los cambios deseados. Es bien cierto que muchas veces un problema que se manifiesta en una determinada rea de una organizacin no es ms que el sntoma de un problema cuyas causas residen en otra. Sin embargo, obviamente tratando de incluir las causas ltimas de los problemas podra llegarse al extremo de tener que considerar en su totalidad los procesos organizacionales que configuran el segundo estrato de la empresa vista como un todo. No cabe duda que un proyecto de desarrollo de tal envergadura no ser del agrado de la Gerencia por su alta complejidad, por el excesivo tiempo que habra de requerir y por los altos costos involucrados. En realidad lo aconsejable es procurar que el nuevo sistema a configurar no impacte algn rea organizacional que est fuera de su mbito de accin. Es difcil sugerir un mtodo formal para establecer aquel dominio de modo tal que sea a la vez suficientemente amplio y no excesivamente extenso. Con toda seguridad no existe otra opcin que recurrir a la experiencia. Es pertinente destacar que el contexto de la nueva propuesta para el sistema es uno de los aspectos que debe recoger el documento Directrices del proyecto. Por ltimo cabe indicar que para preparar el documento final de esta subactividad denominado Nuevas perspectivas, se necesi ta contar, como lo muestra la figura 1.2, con los Requerimientos del sistema y con las Deficiencias del proceso. Se trata de un documento que presenta para el proceso objeto de tratamiento informtico tanto su nueva configuracin de subprocesos como sus nuevos objetivos de performance. 3.- Generar escenarios plausibles. El propsito de esta tercera subactividad es perfilar, tambin a grandes lneas, algunas -las ms relevantes- de las opciones que podran satisfacer la nueva propuesta para el proceso. Los documentos que sirven como base para determinar aquellos escenarios, como lo presenta la figura 1.3, son Las deficiencias del proceso, Las nuevas perspectivas y las Restricciones de Gerencia.
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Por el lado de las entradas a esta actividad, el documento que recoge las nuevas perspectivas es el mismo que emana de la actividad anterior y que, como se seal, hace referencia a la necesidad de reformular algunos subprocesos, a la necesidad de incorporar otros, a los requerimientos relativos a cantidad de trabajo terminado por unidad de tiempo, a las restricciones de costos y a los requerimientos de exactitud y confiabilidad. Las deficiencias del proceso, por su parte, estn contenidas en el documento que emana de la primera subactividad, Identific ar las actuales deficiencias, el cual se hace referencia a subprocesos inexistentes, a subprocesos actual es que se llevan a cabo deficientemente, a costos elevados, a problemas de confiabilidad y exactitud, a problemas relativos a la cantidad de trabajo terminado por unidad de tiempo o thruoghput/respuesta, presentados en orden de prioridad. Las Restricciones de Gerencia, en tanto, hacen referencia a limitaciones presupuestarias, a otras relativas a la adquisicin de hardware; a restricciones de tiempo; de recursos humanos, as como tambin a algunas limitaciones asociadas al entorno en que ha de operar cotidianamente la nueva propuesta, como las restricciones de espacio fsico, por ejemplo. Se trata de restricciones que se caracterizan por afectar a cualquiera sea la opcin que se configure para el logro de los nuevos objetivos para el sistema. 35 El significado de las restricciones es bastante claro. El analista necesita conocer cul es el monto de los recursos monetarios disponibles para el proyecto, de cunto tiempo dispone, cul es el personal asignado y si puede adquirir nuevo hardware. Sin embargo, no en pocas ocasiones el equipo de desarrollo debe enfrentar algunos problemas adicionales en relacin a las restricciones que la Gerencia impone. Lo que ocurre es que muchas veces estas imposiciones son slo preliminares y slo cuando tiene a mano los distintos escenarios, con sus costos y beneficios estimados, entregan un conjunto ms definitivo de restricciones. An ms, generalmente estas redefiniciones de las restricciones se constituyen en un input para la fase de Anlisis. Hay otro aspecto al que, respecto de las restricciones, es preciso prestar atencin. En un mundo ideal las restricciones de Gerencia no tienen porqu afectar el proceso a travs del cual el analista establece sus programas, presupuestos, sus necesidades de recursos humanos y, en general, todas sus estimaciones. Las restricciones de Gerencia representan los lmites dentro de los cuales las estimaciones del analista encajan sin problemas. Pero en el mundo real ello por cierto no es lo que acontece. Ellas constituyen ms bien la base para iniciar una serie de reuniones cuyo resultado no es otro que programas, presupuestos y estimaciones negociados. Considerando, en consecuencia, las nuevas perspectivas que se espera permitan superar las deficiencias del proceso y todas las restricciones que lo afectan, se prepara el documento final de esta tercera subactividad, un documento denominado Escenarios plausibles. En l se hace referencia a las diferentes opciones vistas desde la perspectiva del uso de las Tecnologas de inf ormacin que pueden satisfacer las nuevas perspectivas para el proceso. stas se presentan en trminos de un breve resumen de la propuesta, acompaado, de ser posible y eficiente hacerlo, de un Diagrama de flujo de datos -un instrumento de representacin que a modo de grafo da cuenta de las diferentes transformaciones, realizadas por subprocesos, que al interior del sistema sufren los flujos de datos que ste recibe por la entrada para, a la postre, generar los flujos de datos que debe entregar por la salida- que recoja la nueva
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dimensin del sistema, de una relacin costo/beneficio que proporcione una indicacin acerca de su factibilidad econmica y de un pronunciamiento acerca de su factibilidad tanto tcnica como legal y operacional. 36
Estudio de Factibilidad. Todos los proyectos son factibles de realizar teniendo recursos ilimitados y tiempo infinito. Como ste generalmente no es el caso, el desarrollo de cualquier sistema informtico est sujeto a restricciones. Entre ellas la disponibilidad de recursos financieros es una limitante significativa, la que a su vez trae como consecuencia, muchas veces, la imposibilidad de contar con las Tecnologas de informacin que la solucin al problema requiere. La capacidad operacional que existe en la Organizacin y los recursos tecnolgicos requeridos para la generacin de informacin y el procesamiento de datos, son tambin un factor de limitacin que es preciso considerar. Los proyectos de desarrollo de sistemas, sern exitosos slo si permiten que el proceso organizacional objeto de tratamiento informtico obtenga mejoras que se traduzcan directamente o indirectamente en beneficios significativos. De esta manera, si se considera que un sistema provee de la informacin necesaria para aumentar la eficacia de la toma de decisiones que requieren las instancias de regulacin de los procesos, si facilita la incorporacin de caractersticas deseables a los productos de su actividad si permite brindar mejores servicios a los clientes, si incrementa la participacin en el mercado, o incluso si disminuye costos y gastos administrativos, entonces ese sistema s se justifica. Tales bondades, sin embargo, deben demostrarse y el modo de hacerlo es sometiendo cada uno de los escenarios plausibles identificados a un Estudio de factibilidad. Este estudio consiste en estimar las inversiones requeridas y los beneficios y costos derivados de su posterior puesta en marcha, en establecer si con el nivel tecnolgico con que puede contar la organizacin, las soluciones sugeridas adems de implementables pueden operar normalmente bajo la plataforma tecnolgica disponible, en determinar la capacidad que existe en la Organizacin para llevar adelante la propuesta y en verificar si la solucin no escapa a las disposiciones legales existentes. En otras palabras, lo que se debe hacer es evaluar cada escenario con respecto a su factibilidad econmica, tcnica, legal y operacional. Cabe destacar que llevar adelante un exhaustivo estudio de este tipo slo se justifica en proyectos de gran envergadura financiera y tecnolgica, porque en rigor llevar a cabo un estudio de factibilidad acabado exige realizar una suerte de pre-anlisis, el cual aunque se exprese en trminos globales, debe ser tal que proporciona todos los elementos necesarios para llevarlo a cabo. Y ello, por cierto, requiere de tiempo y recursos. Por otro lado, llevar adelante un completo Estudio de factibilidad para sistemas pequeos y triviales en realidad no se justifica si se considera lo que normalmente son factibles. Cabe consignar, adems, que el desarrollo de un Estudio de factibilidad generalmente se lleva a cabo en un ambiente organizacional no totalmente propicio, pues existen varios factores que entorpecen las actividades que comprende, tales como las presiones de los usuarios por sobrevalorar los parmetros que haran atractivo implementar el proyecto, el desconocimiento que
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ellos tienen con respecto a las tcnicas empleadas, las fallas producidas en las comunicaciones entre analistas y usuarios, debido entre otros factores, muchas veces, a la resistencia al cambio que muchos usuarios manifiestan. El Estudio de factibilidad es de carcter tcnico y una vez que ha concluido se debe agregar al documento Escenarios plausibles que emana de la tercera subactividad del Estudio preliminar. En particular, para cada escenario, puede sugerir, por ejemplo: - Aceptar la solucin que lleva asociado como factible en todas las dimensiones que contempla el Estudio de factibilidad. - Continuar estudiando con ms detalle alguna parte de la propuesta - Sugerir cambios en las restricciones o presupuestos entregados al iniciarse el proyecto. - Que la solucin asociada al escenario no es factible. Factibilidad Tcnica. Probar la factibilidad tcnica consiste en determinar, para cada escenario, si la solucin que trae consigo es susceptible de llevar a cabo con los recursos computacionales y de comunicaciones -incluyendo los conocimientos tcnicos respectivos- disponibles en la organizacin.37
Ms especficamente, consiste en: - el observar si se contar con los recursos de hardware y software necesarios para desarrollar y en particular para implementar el sistema. - el observar la competencia de los recursos humanos disponibles para llevar adelante el desarrollo de los sistemas asociados a cada escenario. - establecer si el sistema puede ser desarrollado de forma tal que los subprocesos necesarios puedan cumplir su rol con las restricciones existentes. Probar la Factibilidad tcnica obviamente tambin comprende verificar si para cada escenario, el sistema que tiene asociado, una vez implementado, es posible de instalar y hacer que opere efectivamente en el ambiente Hard/software disponible -o con aquel con el cual se pudiese contar- para ello en la organizacin.
Factibilidad Operacional. Probar la factibilidad operacional tiene como objetivo determinar si es posible que los sistemas asociados a cada escenario operen efectivamente una vez instalados dado el ambiente organizacional existente. Consiste en determinar la capacidad potencial de la Organizacin para llevar a cabo el proyecto en trminos de los planes, polticas y procedimientos vigentes, es decir se trata de
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averiguar a qu se expone la Organizacin al incorporar un nuevo sistema, cual ser la reaccin que suscitar en los dems procesos, en los recursos humanos y en general en toda la Organizacin, considerando incluso los clientes. No pocas veces ocurre que un producto de software de excelente factura tcnica no es utilizado por aquellos que lo han requerido. 38 Un aspecto de vital importancia, dentro de las consideraciones relativas a la incorporacin de un sistema informtico a una estructura organizacional ya existente, es observar su impacto global, de lo contrario el resultado puede ser un fracaso. Ello no es otra cosa que prestar atencin a aquellos aspectos relacionados con los efectos que provoca la solucin a un problema especfico que se presenta en un cierto dominio organizacional sobre el resto de las reas. Dentro de cualquier Organizacin, obviamente el factor ms relevante es el recurso humano, imprescindible para alcanzar los resultados deseados. Tomando en cuenta la naturaleza del ser humano, la forma ms adecuada de incorporar cambios, sean stos tecnolgicos o de procedimientos, es hacerlo a travs de un proceso evolutivo; esto significa que no es aconsejable que una Organizacin queme etapas, pasando en un corto perodo de tiempo, por ejemplo, desde mtodos manuales rudimentarios a un uso sofisticado de computadores. Por el contrario, debe avanzarse paso a paso, empezando con las aplicaciones simples sin mayores requerimientos. Esto debe complementarse con un perodo paralelo de entrenamiento, que se constituya el medio ambiente adecuado para avanzar hacia un uso ms sofisticado de las tecnologas de informacin. El impacto que la incorporacin de un sistema informtico produce en la organizacin, est determinado por ciertas situaciones que normalmente trae esa incorporacin. Entre ellas cabe destacar: - La mejora a un problema especfico, no siempre trae aparejado una mejora global. - Resolver un problema en un rea, mediante el uso de tecnologas de informacin, a veces provoca en otra un problema semejante al resuelto originalmente. - Para algunos clientes, el trato humano no puede ser sustituido, ya que muchos sistemas totalmente automatizados no entregan tratos preferenciales, ni consideraciones especiales que para ellos son significativos. -Un subproceso sustentado significativamente en software, puede necesitar demasiado tiempo para responder ante requerimientos inusuales, en los cules normalmente es el criterio personal el que determina. - El personal que opera con sistemas automatizados, puede perder la motivacin, debido al tedio que en eventualmente se pudiese producir por lo rutinario y poco creativo de algunos sistemas. Factibilidad Legal. El estudio de la factibilidad legal tiene como objetivo verificar, para cada escenario, si el sistema a desarrollar no vulnera las leyes vigentes o la reglamentacin propia de la organizacin. Es decir pretende observar si no incurre en infracciones, violaciones u otros que podran provocar la imposibilidad de poner en ejecucin el sistema, o su interrupcin en algn momento de su operacin rutinaria.
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Factibilidad Econmica. El estudio de la factibilidad econmica tiene como objetivo determinar si se justifica, en trminos de una relacin costo/beneficio, llevar adelante la solucin asociada a cada escenario. Para llevar a cabo la factibilidad econmica, es preciso, en primer lugar, determinar la inversin requerida, los beneficios y los costos asociados al sistema en un horizonte de tiempo preestablecido, considerando la vida til del proyecto para, luego, evaluarlo a objeto de determinar su rentabilidad. Los datos con los cules se necesita contar para realizar el estudio de la Factibilidad econmica, o estudio costo/beneficios, como tambin se le denomina, son aquellos referidos a la inversin, los costos y beneficios que cada escenario lleva asociados. La inversin se relaciona con todos aquellos desembolsos en que es preciso incurrir para la incorporacin del sistema a la organizacin. Es decir, todos aquellos generados durante su desarrollo y antes de su puesta en operacin rutinaria. Puede incluir algunos de los siguientes: - Desembolsos relativos al desarrollo del sistema. - Desembolsos ligados a consultoras. - Desembolsos relativos a adquisicin e instalacin de equipos. - Desembolsos relacionados con la modificacin del ambiente necesario para el equipamiento (alajamiento, aire acondicionado, seguridad, etc.).39 - Desembolsos derivados de la adquisicin de software. - Desembolsos correspondientes a la instalacin de equipos de comunicacin (lneas de telfono, lneas de datos, etc.). - Desembolsos asociados a la bsqueda y contratacin de personal. - Desembolsos relativos a modificacin de software para ambiente apropiados. - Desembolsos a incurrir para preparar documentacin. - Desembolsos ligados a la administracin del proceso de desarrollo. Los beneficios y los costos se refieren aquellos ingresos y egresos que se espera se generen durante la operacin rutinaria del sistema. Entre los beneficios que puede generar un sistema informtico se puede mencionar: - Beneficios derivados de la disminucin de horas/hombre. - Beneficios derivados de menores tasas de errores.
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- Beneficios derivados de mayores facilidades para recuperar y almacenar datos. - Beneficios derivados del aumento en la capacidad de almacenamiento. - Beneficios derivados de la mayor seguridad en el almacenamiento. - Beneficios derivados de los nuevos clientes atendidos como consecuencia de la mayor y mejor capacidad operativa. - Beneficios derivados del disponer de mejor y ms oportuna informacin para la toma de decisiones. 40 En general, ser beneficio todo que signifique ahorro de costos. Entre los principales tems de costos cabe destacar: - Costo de operacin de sistema. - Costos de mantencin del sistema. - Costos de alquiler (electricidad, telfonos, etc.). - Costos de depreciacin del hardware. - Costos de capital. Cabe agregar que normalmente se dan dos tipos de valorizaciones para costos y beneficios, los cules dependen de si existe o no la posibilidad de cuantificarlos concretamente. Si la posibilidad no existe, este proceso es subjetivo y depende del sistema en cuestin, constituyndose por esto en una de las actividades ms difciles de llevar a cabo. Es conveniente destacar que en relacin al anlisis costo/beneficio pueden darse diversas situaciones en torno a la relacin que existe entre el incremento de costo y el beneficio generado (procesos ms ajustados a los propsitos de la organizacin y mejor performance). Esta relacin costo/beneficio puede ser representada como se muestra en la figura 1.5.
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Beneficio
curva 2
curva 1
Costo
Figura 1.5 : Relacin Costo / Beneficio

En algunos casos el costo (curva 1) aumenta proporcionalmente con los beneficios hasta algn punto A. Despus de este punto, cada beneficio adicional es excesivamente caro. El costo marginal aumenta por lo tanto significativamente. En otros casos el costo (curva 2) aumenta proporcionalmente hasta A y luego se mantiene casi constante para nuevos beneficios (Hasta B) y finalmente aumenta dramticamente para los siguientes beneficios.
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Figura 1. Esquema de funcionamiento de un sistema contable. 31

4. EL ESTUDIO PRELIMINAR EN EL DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMTICOS.

Patricio Ramrez Correa.1999. Magister en Gestin. 210.

Informe costo/beneficio Especificacin_de Requerimientos Especificacin de_diseo

requerimientos_ sistema descripcin_ operar_actual

1.2 Establecer_ nuevos_ objetivos

1.5 Elaborar_ directrices_ del_proyecto

1.1 Identificar_ actuales_ deficiencias

1.4 Generar_ escenarios_ plausibles

Figura 1.4 : El Contexto Local

Figura 1.5 : Relacin Costo / Beneficio

Peyrin, K. O. (2004). Sistemas de Informacin Estratgicos y Tecnologas de Informacin. Ttulo de

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