Guia de Identificacion de Riesgos para Compras Municipales

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GUIA DE IDENTIFICACION DE RIESGOS PARA COMPRAS MUNICIPALES

Gobierno de Reconciliacin
y Unidad Nacional

Repblica de Nicaragua
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
Direccin de Contrataciones Municipales

GUA DE IDENTIFICACIN DE RIESGOS PARA
COMPRAS MUNICIPALES

MAYO 2008

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INDICE
INDICE ............................................................................................................................................. 2
INTRODUCCION ............................................................................................................................. 3
OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 3
BASE LEGAL .................................................................................................................................. 3
DESARROLLO ................................................................................................................................ 4
PROCESO DE CONTRATACION ................................................................................................... 6
IDENTIFICACIN DE RIESGOS EN PROCESO DE COMPRAS POR COTIZACIN ............. 6
IDENTIFICACIN DE RIESGOS EN EL PROCESO DE LICITACIN: .................................... 10
IDENTIFICACIN DE RIESGOS DEL PROCESO DE ADMINISTRACIN DE CONTRATOS 14
IDENTIFICACIN DE RIESGOS EN LA PARTICIPACIN DEL COMIT DE LICITACIN: ... 14
IDENTIFICACIN DE RIESGOS EN EL PROCESO DE NEGOCIACIN DE PRECIOS PARA
LA ADQUISICIN DE VVERES: ................................................................................................ 15
IDENTIFICACION DE RIESGOS EN EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO FRECUENTE .. 16

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INTRODUCCION
La presente gua ha sido elaborada considerando las diferentes etapas del proceso de
contratacin en los cuales se identifican posibles riesgos y a la vez actividades de control para
mitigarlos. Cabe sealar que una actividad de control puede mitigar uno o ms riesgos posibles.

El anlisis de riesgo tiene como objetivo servir como base para la elaboracin de los planes de
reduccin. El concepto de trabajo planteado para el anlisis de riesgo implica una estrecha
interrelacin entre los especialistas, la Municipalidad /Sector Municipal. Es importante integrar
desde un inicio a miembros de las municipalidades al trabajo de anlisis y evaluacin con el
objetivo de transmitir algunos conocimientos. Entender ms de la realidad del Municipio /Sector
Municipal y garantizar la continuidad e implementacin de las recomendaciones vertidas en la
presente gua.

Los modernos conceptos de control establecen que sta es una funcin inherente a la gestin,
integrada al buen funcionamiento organizacional y a la direccin institucional, por lo tanto deja
de ser una funcin asignada a un rea especfica como Contadura o Auditora Interna. Bajo
esta nueva concepcin, se orienta a procurar todas las condiciones necesarias para que un
equipo de trabajo ponga su mejor esfuerzo en pos de lograr los resultados deseados o
planificados, ya que promueve y fomenta el buen funcionamiento de la organizacin
1
.

El control interno pasa a ser preventivo e integral de ah, se desprende su gran utilidad como
herramienta para la gestin ya que provee a la misma de una ayuda contina en lo que
respecta a trazar el camino hacia el logro de los objetivos mientras que el control correctivo
corrige problemas, el control preventivo identifica sntomas antes de que stos lleguen a
convertirse en problemas
2
.

OBJETIVOS
1. Proporcionar orientaciones generales a los responsables en el proceso de compras para el
mejor desarrollo de una gestin enfocada a los resultados, de manera informada, ordenada,
documentada, estandarizada y acorde con las normas de control interno de cada institucin
y las dictadas por la Contralora General de la Repblica.
2. Proveer de mecanismos a los responsables en el proceso de contrataciones para que
conozca las posibles situaciones que se pueden dar durante el desarrollo o ejecucin del
proceso. Estos mecanismos ayudan al funcionario responsable en trabajar en un ambiente
de control y garantiza que el proceso se ejecute de manera eficiente, generando ahorros
para la entidad.

BASE LEGAL

o Ley No.622 Ley de Contrataciones Municipales
o Reglamento de la Ley de Contrataciones Municipales.
o Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI).

1
El Modelo COSO de control interno: un enfoque integral, Julin Laski
2
El Modelo COSO de control interno: un enfoque integral, Julin Laski
4

DESARROLLO

Las Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI) definen al control interno de la siguiente
manera:

El Control interno es un proceso diseado y ejecutado por la Administracin y otro personal de
una Entidad para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecucin de los
siguientes objetivos:

Qu puede hacer el Control Interno?

o El control interno puede ayudar a la entidad a lograr sus metas de desempeo y
utilidades y prevenir la prdida de recursos.
o Ayuda a asegurar que la entidad cumpla con leyes y regulaciones, evitando que su
reputacin se dae y otras consecuencias.
o Ayuda a la entidad a ir a donde quiere ir evitando fallas y sorpresas en el camino.
o El control interno puede ayudar a la entidad a lograr sus metas de desempeo y
utilidades y prevenir la prdida de recursos.
o Ayuda a asegurar que la institucin cumpla con leyes y regulaciones, evitando que su
reputacin se dae y otras consecuencias.
o Ayuda a la entidad a ir a donde quiere ir evitando fallas y sorpresas en el camino.

RIESGOS

Es la posibilidad de que un evento desfavorable pueda afectar negativamente la habilidad de la
organizacin para el logro de sus objetivos.

Identificacin de riesgos

Es un proceso generalmente integrado con el proceso de planeacin. Consiste en determinar la
importancia, evaluar la frecuencia con que ocurren y considerar las acciones administrativas y
se pueden originar por factores internos y externos.

o Una interrupcin en el procesamiento de sistemas de informacin.
o La calidad del personal contratado y los mtodos de entrenamiento y motivacin.
o Un cambio en las responsabilidades de la administracin.
o La naturaleza de las actividades de la entidad y el acceso de los empleados a los
activos.
o Una direccin dbil.

Evaluacin de Riesgos
Cada organizacin enfrenta una variedad de riesgos originados en fuentes externas e internas
que deben de ser evaluados:
Eficacia, Eficiencia y
Transparencia de las
operaciones.
Fiabilidad y Confiabilidad de la
informacin
Cumplimiento de las Leyes y
Normas aplicables.
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o Fijacin de objetivos.
o Identificacin y anlisis de riesgos relevantes para el cumplimiento de los objetivos.
o Bases para determinar cmo deben ser gerenciados los riesgos.
o Mecanismos para gerenciar el cambio.

Pasos para la evaluacin del Riesgo:

1. Identificacin de riesgos: es un proceso generalmente integrado con el proceso de
planeacin.

2. Evaluacin de riesgos: proceso que consiste en determinar la importancia, evaluar la
frecuencia con que ocurren y considerar las acciones administrativas.

3. Cambios administrativos: toda entidad debe tener un proceso, formal o informal, que
identifique las condiciones que tienen efecto significativo sobre la habilidad para lograr los
objetivos.

Anlisis de la Evaluacin de Riesgos

Debe enfocarse en el proceso de la administracin para establecer objetivos, anlisis de riesgos
y administracin del cambio, incluyendo sus conexiones y relaciones con las actividades de la
entidad:

a) Estimacin de la significancia del riesgo y sus efectos en los objetivos.
b) Evaluacin de la probabilidad de ocurrencia.
c) Consideraciones de cmo debe manejarse el riesgo, y la evaluacin de acciones
que deben tomarse.

Administrar el cambio:

o Existencia de mecanismos para anticipar, identificar y reaccionar a eventos rutinarios o
actividades que afecten el logro de objetivos.

o Existencia de mecanismos para identificar y reaccionar a cambios que pueden tener
efectos dramticos y profundos en la entidad y pueden demandar la atencin de la alta
administracin.

Actividades de control

Las actividades de control se disean identificando las causas, y sirven para minimizar los
riesgos y retroalimentar el cumplimiento de los objetivos. El responsable del control interno es la
Mxima Autoridad a travs del auditor interno y los responsables de aplicar son todos los
miembros de la organizacin, en este caso los funcionarios del rea de Adquisiciones, para
asegurar que los objetivos de la entidad se logren y que las estrategias para mitigar riesgos
sean ejecutadas.

Las actividades de control son asociadas al concepto de control interno, por que identifica las
polticas y procedimientos principales que ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia
de las instituciones son llevadas a cabo para las aplicaciones principales.

Aplicacin de Controles Manuales:
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o Que exista la documentacin de respaldo de una orden de compra, por ejemplo, la
solicitud de compra, las cotizaciones, disponibilidad presupuestaria, etc.
o Que la compra est debidamente autorizada
o Que las facturas correspondan a bienes o servicios recibidos
o Que todas las facturas se registren
o Que se registren los documentos por los valores exactos
o Que el pago no est duplicado
o Que el desembolso corresponda a la factura autorizada
o El acceso a los cheques no emitidos est restringido.

Aplicacin de Controles de Tecnologa:

o Que la informacin generada por los sistemas sea resguardada.
o Que la seguridad fsica y ambiental de los principales equipos informticos sea la
adecuada, es decir, disponga de acceso restringido, extintores, detectores de humo, etc.
o Que la documentacin tcnica y de usuario de los sistemas exista y est realizada
considerando las mejores prcticas.
o Que las polticas, normas y procedimientos de seguridad informtica, estn definidas y
se apliquen.
o Que exista un plan de contingencias a aplicar ante distintos eventos desfavorables que
afecten el negocio y/o el servicio prestado por el rea de informtica

PROCESO DE CONTRATACION

IDENTIFICACIN DE RIESGOS EN PROCESO DE COMPRAS POR COTIZACIN

PLANIFICACIN INSTITUCIONAL / PROGRAMACIN DE COMPRAS

Riesgos
o Planificacin inadecuada de las contrataciones.
o Falta de adecuacin del Plan General de Adquisiciones con los planes operativos de la
Municipalidad /Sector Municipal.
o Falta de relacin entre el Programa y el Plan General de Adquisiciones.
o No ajustar los planes operativos y de contrataciones segn modificaciones del
presupuesto.
o Preparar un presupuesto base inadecuado para la contratacin.

Administracin del Riesgo
o Elaborar el Plan Operativo Anual conforme a necesidades reales de la Institucin, para
obtener el presupuesto requerido y no trabajar con un presupuesto histrico.
o Incluir al Responsable del rea de Adquisiciones en la identificacin de recursos
(bienes, obras, servicios y consultoras) para el cumplimiento de las actividades, as
como tambin identificar las fechas requeridas por las reas Solicitantes y tomar en
cuenta los tiempos para ejecutar los procedimientos establecidos en la ley o en los
convenios existentes.

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SOLICITUD DE CONTRATACIN.

Riesgos
o Solicitud de Contratacin sin los campos requeridos completos y autorizaciones
correspondientes.
o Aprobar una Solicitud de Contratacin sin disponibilidad Presupuestaria.

o Instruir a las reas Solicitantes sobre cmo se deber llenar la Solicitud de Contratacin.
o El rea de Adquisiciones no deber recibir la Solicitud de Contratacin sin todos los
campos completos y con las autorizaciones correspondientes.

ELABORACIN DE ESPECIFICACIONES TCNICAS O TRMINOS DE REFERENCIA

Riesgo
o Recibir Especificaciones Tcnicas Trminos de Referencias obtenidos del Proveedor.
o Recibir Especificaciones Tcnicas Trminos de Referencias incompletas o mal
elaboradas.

o Analizar el contenido de las Especificaciones Tcnicas Trminos de Referencias para
asegurar que no favorezcan a determinado Proveedor.
o En caso que las Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencias estn
incompletos se deber trabajar en conjunto con el rea Solicitante para completar la
informacin.

CONFORMACION DEL EXPEDIENTE DE COMPRA

Riesgo
o Mal control de los documentos que se vayan generando durante el proceso de
contratacin.
o Prdida de documentos generados en el proceso de contratacin.

o Poner en vigencia una gua de resguardo de expediente y su capacitacin

SOLICITUD DE COTIZACIN

Riesgo
o Elaborar la Solicitud de Cotizacin con la informacin incompleta.
o No enviar la documentacin al expediente.
o No enviar a los Proveedores la invitacin de Solicitud de Cotizacin.
o Problemas en la comunicacin con los Proveedores para la entrega de invitaciones, que
deriven en un nmero inferior de propuestas recibidas.
o Invitar siempre a los mismos Proveedores.
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o Que el solicitante proponga empresas a quien invitar y ste forme parte del Comit Tcnico
de Compras.

o Revisar la Solicitud de Cotizacin para garantizar que la informacin est completa.
o Solicitar capacitacin a la DCM en el uso y manejo del portal www.nicaraguacompra.gob.ni
as como tambin recibir el usuario.
o Asegurar la copia del envo de la invitacin al expediente y a los Proveedores.
o Rotar la lista de los Proveedores a ser invitados.

RECEPCIN DE LAS COTIZACIONES

Riesgo
o Obviar alguna de las cotizaciones recibidas.
o Cerrar el proceso de recepcin de cotizaciones antes del plazo establecido.
o No contar con el nmero de ofertas requeridas segn la cantidad establecida en el marco
normativo.

o Registrar las cotizaciones que se vayan recibiendo de parte de los Proveedores.
o No cerrar la recepcin de cotizacin una vez que todos los Proveedores invitados a cotizar
hayan presentado sus ofertas si el plazo todava est vigente.
o Solicitar cotizaciones reales a oferentes a participar en el proceso y no para utilizarlas para
cumplir el requisito de las tres ofertas.

EVALUACIN DE COTIZACIONES.

Riesgos
o Que los miembros del Comit Tcnico de Compras no se renan; o lo hagan en el tiempo
requerido.
o No aplicar los mismos parmetros de evaluacin a los Oferentes.
o Fallas formales en el acto de apertura de Oferta
o Fallas en el juicio humano al realizar el anlisis de las ofertas.
o Tomar una decisin inadecuada en relacin a la evaluacin de las ofertas.

o Nombramiento oficial del Comit Tcnico de Compras por la Mxima Autoridad, definiendo
sus funciones.
o Definir los criterios de evaluacin para cada una de las contrataciones.

RECOMENDACIN DE ADJ UDICACIN

Riesgo
o Falta de la matriz de evaluacin para la contratacin adjunta a la recomendacin.
o Falta de revisin del expediente de la contratacin.
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o Revisar los documentos adjuntos para proceder a enviar a firma la Orden de Compra.

ADJ UDICACIN, NOTIFICACIN AL PROVEEDOR Y FIRMA DE ORDEN DE COMPRA.

Riesgo
o Notificar inadecuadamente al Proveedor adjudicado sobre el resultado del proceso.
o Que el tiempo de notificacin se haya extendido y la oferta no tenga validez.

o Notificar al Proveedor adjudicado en el lugar sealado por el mismo, en el tiempo y forma
debida.

ELABORAR, FIRMAR Y PUBLICAR LA ORDEN DE COMPRA EN EL PORTAL
www.nicaraguacompra.gob.ni

Riesgos
o Orden de Compra sin la informacin completa.
o Desfase de tiempo en la publicacin de la Orden de Compra.
o Falta de conocimiento en el uso y manejo del portal www.nicaraguacompra.gob.ni

o Verificar el contenido de la Orden de Compra, con la solicitud de cotizacin y con la oferta
del Proveedor.
o Solicitar capacitacin a la DCM para el uso y manejo del portal

Tramites Internos, Seguimiento de la Contratacin:

RECEPCIN DEL PRODUCTO

Riesgos
o Que el Proveedor no respete los trminos contractuales, en cuanto a las especificaciones,
cantidades, tiempo de entrega, garantas (en caso que aplique) previstas en la orden de
compra.
o Fallas en la supervisin del contrato por parte del rea que requiere el servicio.
o No contar con un bien o servicio determinado en el tiempo establecido en el contrato u
orden de compra.
o Realizar cierre contractual cuando no corresponde porque quedan tareas pendientes de
ejecutar u obligaciones de parte del Proveedor.
o Falta de documentacin de eventos relevantes por parte del rea de Adquisiciones o del
rea Solicitante.
o Existencia de litigio del contratista que demoren la prestacin del bien o servicio.
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o Que en bodega se reciban bienes sin controlar o que no cumplan con las especificaciones
tcnicas.
o Que los bienes no sean entregados en forma oportuna.
o Falta de implementacin de procedimientos para salvaguardar los activos almacenados en
bodega.
o Que los bienes en bodega sean mantenidos en condiciones inadecuadas.

o Realizar cronograma de entrega de productos con el Proveedor.
o Revisar la situacin financiera y legal del Proveedor.
o Capacitar al encargado de bodega sobre administracin de productos (temperatura y
condiciones de almacenamiento, utilizar tcnicas de muestreo aleatorio, hacer uso del
kardex para control de inventarios, entre otros).

FINIQUITO DEL CONTRATO

Riesgos
o Efectuar pagos por compras no autorizadas.
o Riesgo cambiario en relacin a pos pagos a efectuar al Proveedor.

o Adjuntar los soportes para solicitar el pago al Proveedor en tiempo y forma.
o Definir en la Orden de Compra la forma de pago y tipo de cambio al Proveedor.

IDENTIFICACIN DE RIESGOS EN EL PROCESO DE LICITACIN:

PLANIFICACIN INSTITUCIONAL / PROGRAMACIN DE COMPRAS

Riesgos
o Planificacin inadecuada de las contrataciones.
o Falta de adecuacin del Plan General de Adquisiciones con los planes operativos de la
entidad.
o Falta de relacin entre el Presupuesto y el Plan General de Adquisiciones.
o No ajustar los planes operativos y de contrataciones segn modificaciones del presupuesto.
o Preparar un presupuesto base inadecuado para la contratacin.

o Elaborar el Plan Operativo Anual conforme a necesidades reales de la Municipalidad/Ente
del Sector Municipal para obtener el presupuesto requerido y no trabajar con un
presupuesto histrico.
o Incluir al Responsable del rea de Adquisiciones en la identificacin de recursos (bienes,
obras, servicios y consultoras) para el cumplimiento de las actividades, as como tambin
identificar las fechas requeridas por las reas Solicitantes y tomar en cuenta los tiempos
para ejecutar los procedimientos establecidos en la ley o en los convenios existentes.
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SOLICITUD DE CONTRATACIN Y DEFINICIN DEL PBC

Riesgos
o Que la contratacin no est en el Plan General de Adquisiciones, o no se haya calculado el
monto de la contratacin.
o Aprobar una Solicitud de Contratacin sin disponibilidad Presupuestaria.
o Solicitud de Contratacin incompleta.
o No contar con un modelo de Pliego de Bases y Condiciones.

o Plan General de Adquisiciones de acuerdo a las necesidades de la entidad, no se deber
trabajar con valores histricos.
o Instruir a las reas Solicitantes sobre como se deber completar la Solicitud de
Contratacin.
o El rea de Adquisiciones no deber de recibir la Solicitud de Contratacin incompleta y sin
las autorizaciones correspondientes.
o Trabajar con el modelo de Pliego de Bases y Condiciones aprobado por la DCM.

Inicio y Convocatoria:

CONFORMACIN DEL EXPEDIENTE NICO DE LA LICITACIN

Riesgo
o Mal control de los documentos que se vayan generando durante el proceso de contratacin.


PREPARAR, APROBAR EL PBC Y EL CALENDARIO DE LICITACIN

Riesgos
o Que los miembros del Comit de Licitacin no participen en la elaboracin del Pliego de
Bases y el calendario de la Licitacin.
o No contar con un modelo de Pliego de Bases y Condiciones.
o Que el Pliego de Bases y Condiciones presente falla en su confeccin, incluyendo las
especificaciones tcnicas o trminos de referencias.

o Compromiso de parte de los miembros del Comit de Licitacin.
o Utilizar el modelo de Pliego de Bases y Condiciones aprobado por la DCM.
o Revisar el contenido del PBC, las especificaciones tcnicas y/o trminos de referencias.

PUBLICACIN Y VENTA DEL PLIEGO DE BASES Y CONDICIONES

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Riesgos
o Publicacin de Convocatoria sin informacin completa, o informacin que no corresponde al
proceso vigente, por ejemplo el nombre de la contratacin, direccin de adquisicin del
PBC, fuente de financiamiento entre otros.
o Falta de competencia por deficiencia en la publicidad.
o Precio del Pliego de Bases y Condiciones alto.

o Revisar el contenido de la informacin de la invitacin antes de enviarla a publicar.
o Cobrar por la venta de Pliego de Bases y Condiciones el monto correspondiente al valor de
su impresin.

Discusin y Aclaracin del PBC:

RECEPCIN DE SOLICITUDES DE ACLARACIN

Riesgos
o Que no todos los oferentes reciban las aclaraciones en forma oportuna.
o Informar inadecuadamente a los oferentes ante un eventual pedido de aclaraciones recibido
por el rea de Adquisiciones.
o En caso que hayan modificaciones al PBC, no publicar las modificaciones en el mismo
medio en que se realizaron las invitaciones.

Actividades de Control
o Convocar al Comit de Licitacin para responder las aclaraciones solicitada por los
Oferentes y garantizar que a todos les sean enviados las aclaraciones.
o Registrar el nmero de oferentes que compraron el PBC, para hacer llegar a todos oferentes
las aclaraciones y modificaciones en caso que se aplique.

APERTURA Y EVALUACIN DE OFERTAS

Riesgos
o Cambio de lugar, hora y fecha de apertura de oferta; sin informar a los Oferentes de este
cambio.
o Prdida de garantas de mantenimiento de oferta presentadas por los oferentes durante la
apertura.
o No usar los criterios de evaluacin descritos en el PBC.

o Notificar a los oferentes que compraron el PBC; sobre los cambios del sitio de apertura de la
oferta.
o Registrar las garantas recibidas, dejar una copia en el expediente y enviar los originales al
expediente de la contratacin.
o Dominar el contenido del PBC, para ajustarse sustancialmente a la evaluacin de la oferta.

Recomendacin y Adjudicacin:
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EVALUACIN, RECOMENDACIN Y ADJ UDICACIN DE LA LICITACIN.

Riesgos
o Que los miembros del Comit de Licitaciones no estn disponibles para reunirse cuando sea
requerido.
o Fallas en el juicio humano al realizar el anlisis de las ofertas.
o Tomar una decisin inadecuada en relacin a la evaluacin de las ofertas.
o Contratar o adquirir bienes o servicios a precios superiores al valor medio de mercado o que
superen el valor de la disponibilidad presupuestaria.
o Notificar inadecuadamente a los oferentes sobre el resultado del proceso.

o Hacer uso de agendas de reunin para recordar al Comit de Licitacin los das de trabajo
para evaluar las ofertas.
o Utilizar los criterios de evaluacin definidos en el Pliego de Bases y Condiciones de acuerdo
a las caractersticas de la contratacin y adjudicar al Oferente que haya obtenido el mayor
puntaje.
o Verificar que los montos ofertados se ajusten a la disponibilidad presupuestaria.

RECURSOS DEL OFERENTE

Riesgos
o Recibir impugnaciones de oferentes por fallas en el proceso, que demoren la adquisicin.
o Retraso en los tiempos de respuestas ante los recursos interpuestos por el oferente.

o Responder los recursos de aclaracin al dictamen de recomendacin.
o Hacer uso de la Ley No.622, para dar cumplimiento a los tiempos y procedimientos a seguir.

ADJ UDICACIN DEL CONTRATO

Riesgos
o Publicacin de la adjudicacin con Informacin incompleta.
o Contrato sin la informacin completa, que presente falla en su elaboracin, ya sea en
trminos jurdicos como de especificaciones tcnicas.
o Que el Proveedor no est disponible para firmar el contrato respectivo cuando as sea
requerido.
o Que el Proveedor no presente las garantas requeridas.
o Desfase de tiempo en la publicacin de la Orden de Compra.
o Falta de conocimiento en el uso y manejo del portal www.nicaraguacompra.gob.ni.

o Verificar que el contenido de la publicacin de adjudicacin vaya conforme a la informacin
propia de la contratacin.
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o Verificar que el contenido del contrato, cumpla con todas las clusulas requeridas por la
entidad y definidas en el PBC.
o Solicitar capacitacin a la DCM para el uso y manejo del portal

IDENTIFICACIN DE RIESGOS DEL PROCESO DE ADMINISTRACIN DE
CONTRATOS

Riesgos
o Falta de definicin de los responsables para el seguimiento y la administracin de los
contratos.
o Que el Proveedor no respete los trminos contractuales, en cuanto a las especificaciones
tcnicas, cantidades, tiempo de entrega, garantas (en caso que aplique) previstas en la
orden de compra.
o Existencia del litigio del contratista que demoren la prestacin del bien o servicio.
o No contar con un bien o servicio determinado den el tiempo establecido en el contrato u
orden de compra.
rea Solicitante.
tcnicas.
o Falta de Implementacin de procedimientos para salvaguardar los activos almacenados en
bodega.

o La Mxima Autoridad deber nombrar un equipo multidisciplinario para la Administracin del
Contrato. Asignando responsables para cada una de las actividades existentes.
o Realizar cronograma de entrega de productos (bienes, obras, servicios y/o consultoras) con
el Proveedor.
o Usar minutas de reuniones para evaluar el avance de la ejecucin de contratos.

IDENTIFICACIN DE RIESGOS EN LA PARTICIPACIN DEL COMIT DE LICITACIN

PARTICIPACIN DEL COMIT DE LICITACIN EN EL PROCESO DE CONTRATACIN

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Riesgos
o Falta de participacin de los miembros del Comit de Licitacin en el proceso de
contratacin.
o Que el solicitante proponga empresas a quien invitar y ste forme parte del Comit de
Licitacin.
o Que los Pliegos de Bases y Condiciones presenten fallas en su elaboracin, incluyendo
especificaciones tcnicas y/o trminos de referencias.

o Enviar a los miembros del Comit de Licitacin la agenda de reuniones para la realizacin
de la contratacin.
o Publicar el proceso de contrataciones en el portal www.nicaraguacompra.gob.ni para
obtener Proveedores interesados en participar en la contratacin.
o Hacer uso del modelo de Pliego de Bases y Condiciones aprobado por la DCM.

ACLARACIONES RECIBIDAS POR PARTE DE LOS OFERENTES

Riesgos
o Solicitudes de aclaraciones a las oferentes dirigidas para favorecer a un Proveedor.
o Acta de recomendacin sin incorporar las respuestas a las aclaraciones de parte de los
Proveedores

o Aplicar lista de verificacin para controlar las preguntas realizadas a los oferentes con sus
respectivas respuestas.

IDENTIFICACIN DE RIESGOS EN EL PROCESO DE NEGOCIACIN DE PRECIOS PARA
LA ADQUISICIN DE VVERES:

APROBACIN DE FONDOS Y RECIBOS PARA SOPORTAR LOS PAGOS.

Riesgos
o Prdida de talonario y recibos pre impresos y pre numerados.

o Resguardar los talonarios y recibos pre impresos y pre numerados en determinado lugar,
asignando a un responsable por su custodia.

RECOPILACIN DE LISTA OFICIAL DE PRECIOS REFERENCIALES E INDICAR
MERCADOS PARA LA ADQUISICIN DE VVERES

Riesgos
o Lista de precios desactualizada.

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o Registrar los precios de compras de los vveres frescos a travs de una base de datos.

FORMACIN DEL EXPEDIENTE DE LA CONTRATACIN

Riesgo


REALIZACIN DE LA COMPRA Y RENDICIN DE CUENTAS.

Riesgos
o Diferencia de precios altos en relacin a los registrados, a travs de adquisiciones
anteriores.
o Omisin de pago del Proveedor.

o Actualizar sistemticamente los precios en la base de datos existentes.
o Registrar los pagos pendientes a ser realizados.

RESGUARDO DE LOS VVERES ADQUIRIDOS.

Riesgos
o Descomposicin de vveres frescos por mal almacenamiento.

o Resguardar los vveres en condiciones de refrigeracin adecuadas.

IDENTIFICACION DE RIESGOS EN EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO FRECUENTE

REQUISITOS PREVIOS A LA CONTRATACION.

Riesgos
o Adquisicin de vveres no integrado en el PGA.
o Falta de disponibilidad presupuestaria.

o Tomar informacin histrica de consumos de vveres y/o proyecciones en funcin del Plan
Estratgico de la Municipalidad/Ente Sector Municipal, para incluirlo en la elaboracin del
POA y en la elaboracin del PGA.
o No enviar solicitud de contratacin al rea de Adquisiciones sino existe disponibilidad
presupuestaria.

TRMITE DE SOLICITUD DE CONTRATACIN
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Riesgos
o Continuar el proceso de adquisicin sin que exista disponibilidad presupuestaria, lo que
implica al Municipio/Ente Sector Municipal a adquirir un compromiso sin tener recursos.

o No aceptar la Solicitud de Compras en caso que no cumpla con todos los requisitos.

FORMACIN DEL EXPEDIENTE DE LA CONTRATACIN

Riesgo


Tramite para la Contratacin:

COTIZAR, ANALIZAR Y SELECCIONAR PRECIOS

Riesgos
o Elaborar la Solicitud de Cotizacin con la informacin incompleta.
o No enviar la documentacin al expediente.
o No enviar a los Proveedores la invitacin de Solicitud de Cotizacin.
o Problemas en la comunicacin con los Proveedores para la entrega de invitaciones, que
deriven en un nmero inferior de propuestas recibidas.
o Invitar siempre a los mismos Proveedores.
o Que el solicitante proponga empresas a quien invitar y ste forme parte del Comit Tcnico
de Compras.
o Fallas en la evaluacin de las cotizaciones.
o Falta de comunicacin entre la Unidad Solicitante y el funcionario responsable de la
contratacin.

o Revisar la Solicitud de Cotizacin para garantizar que la informacin est completa.
o Solicitar capacitacin a la DCM en el uso y manejo del portal www.nicaraguacompra.gob.ni;
as como tambin recibir la creacin del usuario.
o Asegurar la copia del envo de la invitacin al expediente y a los Proveedores.
o Rotar la lista de los Proveedores a ser invitados.
o Utilizar una matriz de evaluacin estndar, para los procesos de adquisicin frecuente.
o Establecer lneas de comunicacin permanente entre las reas.

RECEPCIN DEL PRODUCTO

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Riesgos
o Que el Proveedor no respete los trminos contractuales, en cuanto a las especificaciones,
cantidades, tiempo de entrega, garantas (en caso que aplique) previstas en la orden de
compra.
o No contar con un bien o servicio determinado en el tiempo establecido en el contrato u
orden de compra.
rea Solicitante.
o Debilidades en el contrato para la adquisicin de vveres.
tcnicas.
o Falta de implementacin de procedimientos para salvaguardar los activos almacenados en
bodega.

condiciones de almacenamiento, entre otros).

TRMITE DESPUES DE LA CONTRATACIN

Riesgos
o Falta de control del producto que ingres a bodega.
o Efectuar pagos por compras no autorizadas.
o Riesgo cambiario en relacin a pos pagos a efectuar al Proveedor.

o Adjuntar los soportes para solicitar el pago al Proveedor en tiempo y forma.
o Definir en la Orden de Compra la forma de pago y tipo de cambio al Proveedor.

Guia de Identificacion de Riesgos para Compras Municipales

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GUIA DE IDENTIFICACION DE RIESGOS PARA COMPRAS MUNICIPALES

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