Boletn N 10

26 de Febrero - 2002

CONSULTAS EN:

seguridadgestio@terra.com.pe

Implementacin de la Norma OHSAS 18001 de Seguridad y Salud Ocupacional (II)

Ing. Hugo Jairo Plazas.
(Artculo publicado en la revista Seguridad & Gestin N 7)

4.3 Planificacin (Ver Figura 3). 4.3.1 Planificacin para la identificacin de peligros, valoracin y control de riesgos. La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para la continua identificacin de peligros, la valoracin de riesgos y la implementacin de las medidas de control necesarias. Estos procedimientos deben incluir: Actividades rutinarias y no rutinarias, actividades de todo el personal que tenga acceso al sitio de trabajo (incluso subcontratistas y visitantes), las instalaciones provistas por la organizacin o por terceros. La organizacin debe asegurar que los resultados de estas evaluaciones y los efectos de estos controles sean tomados en cuenta cuando se fijen los objetivos de SSO. La organizacin debe documentar y mantener esta informacin actualizada. La metodologa de la organizacin para la identificacin de peligros y valoracin de riesgos debe: -Definirse con respecto a su objeto, naturaleza y planificacin del tiempo para asegurar que sea proactiva ms que reactiva. -Proveer los medios para la clasificacin de riesgos y la identificacin de los que deban ser eliminados o controlados por los aspectos definidos en los numerales 4.3.3 y 4.3.4. -Ser consistente con la experiencia operativa y las capacidades de las medidas de control de riesgos empleadas. -Proporcionar un soporte para la determinacin de los requisitos de habilidades, la identificacin de necesidades de capacitacin y/o el desarrollo de controles operativos. -Proveer los medios para el seguimiento a las acciones requeridas con el fin de asegurar tanto la efectividad como la oportunidad de su implementacin. 4.3.2 Requisitos legales y de otra ndole. La organizacin debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y acceder a los requisitos de SSO tanto legales como de otra ndole aplicables a ella. La organizacin debe mantener esta informacin actualizada. Debe comunicar la informacin pertinente sobre requisitos legales y de otra ndole a sus empleados y otras partes interesadas pertinentes. 4.3.3 Objetivos La organizacin debe establecer y mantener para cada funcin y nivel pertinente dentro de ella objetivos documentados respecto a SSO.

(Nota - Es conveniente que los objetivos se cuantifiquen siempre que sea posible). Al establecer y revisar sus objetivos las organizaciones deben considerar sus requisitos legales y de otra ndole, sus peligros y riesgos en materia de SSO, sus opciones tecnolgicas, sus requisitos financieros, operativos y empresariales y los puntos de vista de los interesados. Los objetivos deben ser consistentes con la poltica de SSO, incluido el compromiso con el mejoramiento continuo. 4.3.4 Programa(s) de gestin de SSO. La organizacin debe establecer y mantener un(os) programa(s) de gestin de SSO para lograr sus objetivos. Esto debe incluir documentacin sobre: a) La responsabilidad y autoridad designadas para el logro de los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organizacin; b) Los medios y el cronograma con los cuales se lograrn esos objetivos. El (los) programa(s) de gestin de SSO se debe(n) revisar a intervalos regulares y planificados. Cuando sea necesario debe(n) ser ajustado para involucrar cambios en las actividades, productos, servicios o condiciones de operacin de la organizacin. 4.4 Implementacin y operacin (Ver Figura 4). 4.4.1 Estructura y responsabilidades. Las funciones, responsabilidades y autoridad del personal que administra, desempea y verifica actividades que tengan efecto sobre los riesgos de SSO, de las actividades, medios y procesos de la organizacin, se deben definir, documentar y comunicar con el fin de facilitar la gestin de SSO. La responsabilidad final por SSO recae en la alta gerencia. La organizacin debe sealar un integrante del alto nivel gerencial (por ejemplo, en las organizaciones grandes, un miembro de la junta o comit ejecutivo) con responsabilidad particular de asegurar que el sistema gestin de SSO se est implementado correctamente y cumplir los requisitos en todos los sitios y esferas operacin dentro de la organizacin. la de de de

La gerencia debe proveer recursos esenciales para la implementacin, control y mejoramiento del sistema de gestin de SSO. (Nota.- Los recursos incluyen recursos humanos y destrezas especializadas, tecnologa y recursos financieros).

Auspicia:

La persona sealada por la gerencia de la organizacin debe tener una funcin, responsabilidad y autoridad definida para: a) Asegurar que los requisitos del sistema de gestin de SSO se establezcan, implementen y mantengan de acuerdo con las especificaciones de esta norma. b) Asegurar que se presenten a la alta gerencia los informes sobre el desempeo del sistema de gestin de SSO para revisin y como base para el mejoramiento de dicho sistema. Todas aquellas personas que tengan responsabilidad gerencial deben demostrar su compromiso con el mejoramiento continuo del desempeo en SSO. 4.4.2 Entrenamiento, conocimiento y competencia. El personal debe ser competente para realizar las tareas que puedan tener impacto sobre SSO en el sitio de trabajo. La competencia se debe definir en trminos de la educacin, entrenamiento y/o experiencia apropiada. La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para asegurar que los empleados que trabajan en cada una de las funciones y niveles pertinentes tengan conocimiento de: -La importancia de la conformidad con la poltica y procedimientos de SSO y con los requisitos del sistema de gestin de SSO. -Las consecuencias, reales o potenciales, de sus actividades de trabajo para la SSO y los beneficios que tiene en SSO el mejoramiento en el desempeo personal para la SSO. -Sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con la poltica y procedimientos de SSO y con los requisitos del sistema de gestin de SSO, incluida la preparacin para las emergencias y las necesidades de respuesta (vase numeral 4.4.7). -Las consecuencias potenciales que tiene apartarse de los procedimientos operativos especificados. En los procedimientos de entrenamiento se deben tomar en cuenta los diferentes niveles de: -Responsabilidad, habilidad y educacin; -Riesgo 4.4.3 Consulta y comunicacin. La organizacin debe tener procedimientos para asegurar que la informacin pertinente sobre SSO se comunique a y desde los empleados y otras partes interesadas. Las disposiciones para la participacin y las consultas de los empleados se deben documentar e informar a las partes interesadas. Los empleados deben: -Ser involucrados en el desarrollo y revisin de las polticas y procedimientos para administrar los riesgos. -Ser consultados cuando haya cambios que afecten la salud y seguridad en el sitio de trabajo.

-Estar representados en asuntos de salud y seguridad; -Ser informados sobre quin(es) es(son) su(s) representante(s) para SSO y la persona designada por la gerencia (vase numeral 4.4.1). 4.4.4 Documentacin. La organizacin debe establecer y mantener informacin en un medio adecuado, el cual puede ser magntico o impreso, que: a) Describa los elementos clave del sistema de gestin y la interaccin entre ellos; b) Proporcione orientacin hacia la documentacin relacionada. (NOTA.- Es importante que la documentacin se mantenga en el mnimo requerido para que sea efectiva y eficiente). 4.4.5 Control de documentos y datos. La organizacin debe establecer y mantener procedimientos que le permitan controlar todos los documentos y datos requeridos por esta especificacin para asegurar que: a)Se puedan ubicar. b)Se revisen y actualicen peridicamente, segn sea necesario, y sean aprobados por el personal autorizado. c)Estn disponibles versiones vigentes de los documentos y datos pertinentes en todos los sitios en que se lleven a cabo operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento del sistema de SSO. d)Los documentos y datos obsoletos se retiren rpidamente de todos los puntos de emisin y de uso, o se evite el uso imprevisto; e)Se identifiquen adecuadamente los documentos y datos que se conservan archivados con propsitos legales o de preservacin del conocimiento, o ambos. 4.4.6 Control operativo. La organizacin debe identificar aquellas operaciones y actividades asociadas con riesgos identificados donde se deba aplicar medidas de control. La organizacin debe planificar estas actividades, incluido el mantenimiento, para asegurar que se lleven a cabo bajo condiciones especificadas mediante: a)Establecer y mantener procedimientos documentados para cubrir situaciones en que la ausencia de tales procedimientos pueda causar desviaciones de la poltica y objetivos de SSO. b)Estipular criterios de operacin en los procedimientos. c)Establecer y mantener procedimientos relacionados con los riesgos identificados de SSO de los bienes, equipos y servicios que la organizacin compre y/o utilice, y comunicar los procedimientos y requisitos operativos relevantes de los proveedores y subcontratistas. d)Establecer y mantener procedimientos para el diseo del sitio de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria, procedimientos operativos y organizacin del trabajo, incluso

su adaptacin a las capacidades humanas con el fin de eliminar o reducir los riesgos de SSO en su fuente. 4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias. La organizacin debe establecer y mantener planes y procedimientos para identificar el potencial de y la respuesta a casi accidentes y situaciones de emergencia, y para prevenir y mitigar las posibles enfermedades y lesiones que se puedan asociar con ellos. La organizacin debe revisar sus planes y procedimientos de preparacin y respuesta ante emergencias, en especial despus de que ocurran incidentes y situaciones de emergencia. La organizacin tambin debe probar peridicamente tales procedimientos cuando sea aplicable. 4.5 Verificacin y accin correctiva (Ver Figura 5). 4.5.1 Medicin y seguimiento del desempeo. La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para hacer seguimiento y medir el desempeo en SSO regularmente. Estos procedimientos deben tener en cuenta los siguiente: -Medidas cuantitativas y cualitativas, apropiadas para las necesidades de la organizacin. -Seguimiento al grado hasta el cual se cumplen los objetivos de SSO de la organizacin. -Medidas proactivas de desempeo con las que se haga seguimiento a la conformidad con el programa de administracin de SSO, criterios operacionales, legislacin aplicable y requisitos reglamentarios. -Medidas reactivas de desempeo para seguimiento de accidentes, enfermedades, casi accidentes y otras evidencias histricas de desempeo deficiente en SSO. -Registro suficiente de los datos y los resultados de seguimiento y medicin para facilitar el anlisis subsiguiente de acciones correctivas y preventivas. Si se requiere equipo de monitoreo para la medicin y seguimiento del desempeo la organizacin debe establecer y mantener procedimientos para la calibracin y mantenimiento de tales equipos. Se deben conservar registros de las actividades y los resultados de la calibracin y el mantenimiento. 4.5.2 Accidentes, casi accidentes, enfermedades, no conformidades y acciones correctivas y preventivas. La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para definir la responsabilidad y autoridad con respecto a: a) El manejo e investigacin de: accidentes, casi accidentes, enfermedades, no conformidades. b) La toma de acciones para mitigar las consecuencias de los accidentes, casi accidentes, enfermedades y no conformidades. c)La iniciacin y realizacin de las acciones correctivas y preventivas.

d)La confirmacin de la efectividad de las acciones correctivas y preventivas emprendidas. Estos procedimientos requieren la revisin de todas las acciones correctivas y preventivas propuestas mediante procesos de evaluacin de riesgos antes de su implementacin. Las acciones correctivas o preventivas que se emprendan para eliminar las causas de no conformidades reales y potenciales deben ser apropiadas para la magnitud de los problemas y acordes con los riesgos SSO encontrados. La organizacin debe implementar y registrar cualquier cambio en los procedimientos documentados generados por las acciones correctivas y preventivas. 4.5.3 Registros y administracin de registros. La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para la identificacin, mantenimiento y disposicin de los registros de SSO, as como de los resultados de las auditoras y revisiones. Los registros de SSO deben ser legibles, identificables y trazables hasta las actividades involucradas. Se deben almacenar y mantener de forma que se puedan recuperar fcilmente y proteger contra daos, deterioro o prdida. Los tiempos de retencin se deben establecer y registrar. Se deben mantener registros, segn sea apropiado para el sistema y la organizacin, con el fin de demostrar conformidad con esta norma. 4.5.4 Auditora. La organizacin debe establecer y mantener un programa y procedimientos para realizar auditoras peridicas al sistema de gestin de SSO, con el fin de: a) Determinar si el sistema de gestin de SSO: - Es conforme con los arreglos planificados para la gestin de SSO, incluidos los requisitos de esta norma; Ha apropiadamente; sido implementado y mantenido

- Es efectivo en cumplir la poltica y objetivos de la organizacin. b)Revisar los resultados de auditoras previas. c)Dar informacin a la gerencia sobre los resultados de las auditoras. El programa de auditoras, incluidos todos los cronogramas, se debe basar en los resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades de la organizacin y los resultados de auditoras previas. Los procedimientos de auditora deben cubrir el objeto, frecuencia, metodologas y competencias, as como las responsabilidades y necesidades para realizar auditoras e informar resultados. Siempre que sea posible, las auditoras deben ser ejecutadas por personal independiente de quienes tienen responsabilidad directa por la actividad que se est examinando.

(Nota.- La palabra independiente en este texto no significa necesariamente externo a la organizacin). 4.6 Revisin de la gerencia

permita a la gerencia llevar a cabo esta evaluacin. Dicha revisin debe estar documentada. La revisin por la gerencia debe contemplar en lo posible la necesidad de cambios a la poltica y otros elementos del sistema de gestin de SSO, teniendo en cuenta los resultados de la auditora al sistema de gestin de SSO, las circunstancias cambiantes y el compromiso con el mejoramiento continuo.

(Ver Figura 6). La alta gerencia de la organizacin debe revisar, con los intervalos que haya determinado, el sistema de gestin de SSO para asegurar su aptitud, conveniencia y efectividad continua. El proceso de revisin de la gerencia debe asegurar que se recoja la informacin necesaria que le

POLITICA

POLITICA

AUDITORIA

RETROALIMENTACIN DE LA MEDICION PLANIFICACION DEL DESEMPEO

RETROALIMENTACIN AUDITORIA IMPLEMENTACION Y OPERACION DE LA MEDICION

DEL DESEMPEO

IMPLEMENTACION Y OPERACION FIGURA 3

VERIFICACIN Y ACCION CORRECTIVA FIGURA 4

IMPLEMENTACION Y OPERACION

VERIFICACIN Y ACCION CORRECTIVA

RETROALIMENTACIN AUDITORIA
VERIFICACIN Y ACCION CORRECTIVA

DE LA MEDICION

FACTORES INTERNOS

REVISIN POR PARTE DE LA GERENCIA

FACTORES EXTERNOS

DEL DESEMPEO

REVISIN POR LA GERENCIA

POLITICA

FIGURA 5

FIGURA 6