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Asignatura: Tema: Ciclo acadmico: VI - B Docente tutor: Integrantes del Grupo: Guevara Gonzales, Abel Lpez Bonifacio, Deninson Roca Vallejos, Linda Marilyn Vera Sobrados, Yenny Melissa
Chimbote, julio de 2013
Lugar y fecha:
HALLAZGOS DE AUDITORIA
El diccionario de la Lengua Espaola publicado por la Real Academia Espaola considera que el trmino hallazgo tiene tres acepciones: a). Cosa hallada; b). Accin y efecto de hallar; y c). Encuentro casual de cosa mueble ajena que no sea tesoro o cuotas; propio del campo del derecho. Apreciamos que la segunda acepcin sobre accin y efecto de hallar, define con mayor precisin la naturaleza del hallazgo que se refiere al efecto de detectar algo importante; sin embargo, este trmino tiene muchos significados y transmite uno diferente a distintas personas.
HALLAZGOS DE AUDITORIA
Generalmente, el trmino hallazgo es empleado en un sentido crtico y se refiere a debilidades en el Sistema de Control Interno detectadas por el auditor. El hallazgo, abarca hechos y otra informacin obtenida por el auditor que merecen ser comunicados a los empleados y funcionarios de la organizacin auditada y a otras personas interesadas.
1. DEFINICIN DE HALLAZGOS DE
AUDITORA
Se denomina hallazgo de auditora al resultado de la comparacin que se realiza entre un CRITERIO y la SITUACIN actual encontrada durante el examen a un departamento, una rea, actividad u operacin. Es toda informacin que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestin de recursos en la organizacin, programa o proyectos bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condicin, criterio, causa y efecto.
DE
UN
3. FACTORES A CONSIDERAR EN EL DESARROLLO DE HALLAZGO DE AUDITORA El auditor debe estar capacitado en las tcnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes:
a. Condiciones al momento de ocurrir el hecho. b. Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas. c. Anlisis crtico de cada hallazgo importante. d. Integralidad del trabajo de auditora. e. Autoridad legal. administrativa y
f.
REPRESENTADO POR LA NORMA O LA UNIDAD DE MEDIDA QUE SE COMPARA CON LA CONDICIN O LO QUE DEBE SER RAZN O LAS RAZONES POR LA QUE OCURRI LA CONDICIN. (QUIEN, O QUE LO ORIGIN) COSECUENCIA O IMPACTO POSIBLE PASADO O FUTURO (CUANDO SEA APLICABLE). (DIFERENCIA ENTRE LO QUE ES Y LO QUE DEBE SER).
CAUSA EFECTO
ES DE GRAN IMPORTANCIA IDENTIFICAR LA CAUSA DE LAS DEFICIENCIAS, PORQUE DE OTRO MODO, SERA SUMAMENTE DIFCIL TOMAR LA ACCIN CORRECTIVA PARA ELIMINAR LA SITUACIN NEGATIVA EXISTENTE.
Existencia de reglamentos o directivas incompatibles. Objetivos no adecuados a la realidad (no actualizados) Mala utilizacin del buen juicio o del sentido comn. Poco inters o falta de voluntad para hacer algo. Negligencia o descuido.
4.4. EFECTO. (diferencia entre lo que es y lo que debe ser) El Efecto, es el resultado final, favorable o desfavorable, de la Situacin, es decir, es la consecuencia de la accin, inaccin o, accin inadecuada de alguna actividad dentro del proceso de administracin.
Puede decirse asimismo que, el Efecto es el resultado de la comparacin de la Situacin de cualquier asunto administrativo, tal como lo encuentra el Auditor, con el Criterio o norma pertinente. Al conocer el Efecto, se podr apreciar la trascendencia de la deficiencia y, se dar paso inmediato a la emisin de Recomendaciones pertinentes.
El efecto, es un elemento muy importante de la Observacin, especialmente por su incidencia en la toma de decisiones No debe omitrsele al sealar una deficiencia. Por lo general, el Efecto se expresa en trminos de moneda, en cantidad de procedimientos, actividades, en unidades de medida; y algunos efectos pueden ser de carcter intangible, sin embargo pueden ser de gran trascendencia.
La importancia de un hallazgo es evaluada, generalmente, por su efecto. Los efectos sean actuales o potenciales en el futuro, en la medida de lo posible, deben exponerse en trminos monetarios o en nmero de transacciones.
EJEMPLO DE EFECTO Dinero gastado indebidamente. Prdida potencial de fondos. Uso antieconmico o ineficiente del potencial humano, los recursos materiales o financieros, etc. Control inadecuado de los recursos. Violacin de dispositivos legales. Labores que no se ejecutan conforme a lo planeado. Ausencia de informacin. Falta de seguridad de que el trabajo se cumpla realmente
EJEMPLO N 1: HALLAZGO
Condicin: Se ha detectado en los meses de enero, junio y setiembre de 2012 errores en la aplicacin de descuentos en las remuneraciones del personal de la entidad. Criterio: Segn las normas internas de la entidad, los especialistas que tienen bajo su responsabilidad el desarrollo de las actividades en el rea de Personal, deben reunir los conocimientos y experiencia acreditada para el cumplimiento de las funciones encomendadas. Causa : El personal que reemplaza a los empleados que elaboran la planilla de remuneraciones cuando stos salen de vacaciones, no tiene suficiente conocimiento ni experiencia en la aplicacin de los procedimientos administrativos establecidos en el rea de Personal. Efecto: Se efectuaron descuentos no justificados en las remuneraciones de los empleados por un monto total ascendente a S/. 60,080.
EJEMPLO N 2: HALLAZGO
COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS
CONDICION
De la revisin documental de la Orden de Compra N 2579 de fecha 20/07/2012 y el correspondiente Comprobante de Pago N 203298 de fecha 25/07/2012 se ha adquirido de la empresa GANADOR E.I.R.L los bienes que se mencionan en el cuadro N 01, denominado adquisicin de vestuario para el departamento de enfermera del Hospital Caleta de Chimbote. Esta adquisicin fue afectada a la especifica del gasto 22 (vestuario) de la fuente de recursos ordinarios. Al respecto se ha verificado lo siguiente.
COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS
CONDICION
Empresa a la Cotizaciones efectuadas: rgano de Monto que se le Control Institucional - 2013 Resultante compr - 2012 DIFERENCIA Total por el pago GANADOR CATALINA Comercial Comercial Comprado con precios E.I.R.L. SAC LOPEZ VERA sobre P. U. P. U. P. U. P. U. P. U. valuados S/. S/. S/. S/. S/.
ARTICULOS
FRAZADA DE 1 1/2 PLAZA MARCA: SANTA CATALINA SABANA DE TELA SAN JACINTO DE 2 PLAZAS, JUEGO COMPLETO ESTAMPADO
60
38.40
0.00
25.00
25.00
13.40
804.00
60
55.00
34.00
0.00
0.00
21.00
1,260.00
2,064.00
COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS
CONDICION En la adquisicin de 60 frazadas de 1 plaza marca Santa Catalina ha sido sobre valoradas cada articulo en S/. 13.40 nuevos soles y de las 60 sabanas de tela San Jacinto de 02 plazas juego completo estampado se ha sobre valorado por articulo en S/. 21.00 nuevos soles que en total suma un importe de S/ 2,064.00 nuevos soles pagado en perjuicio de los intereses del Estado como se demuestra en el cuadro N 01. El cuadro comparativo N 219 de fecha 03/07/2012 y el acta de conformidad de la Orden de Compra N 2579 es firmada por la servidora Mariel Zapata y carecen estos documentos de la firma del Jefe del Departamento de USGM que es quien solicit dichos bienes y de la Jefa del rea de Lavandera Ropera y Costura.
COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS
CONDICION
La servidora Mara Bravo mediante el Informe N 479 -13-UBAS-CPC-CH-ULRC de fecha 28/07/2012, Recibido el 27 de julio del 2012 en la Oficina de Abastecimiento solicit en el citado informe al Jefe de Abastecimiento que se devuelvan de inmediato afirmando que las sabanas por ser muy delgadas y de mala calidad y por no cumplir con los requerimientos tcnicos y medidas correspondientes; As mismo manifiesta que las frazadas tambin no son de buena calidad, se deterioran con facilidad, lo que se hace necesario su devolucin, las que en ningn momento he solicitado ya que tenemos suficientes frazadas y finalmente manifiesta; creo esta mala adquisicin a ocurrido por no hacer participar a esta jefatura para formular los criterios correctos. Espero que al adquirir lo que se requiera en el futuro me permita dar mi opinin tcnica en el momento de la eleccin al mejor proveedor
COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS
CRITERIO El proceso de las Adjudicaciones de Menor Cuanta de bienes esta normado en los artculos 26 Bases, 30 Convocatoria y Presentacin de propuestas, 31 Evaluacin, calificacin de propuestas y Notificacin de la Buena Pro del Decreto Legislativo N 1017 y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N 184-2008-EF, de la Ley de Contrataciones del Estado. Y los procesos de Adquisiciones regulados por este Reglamento se rigen por los principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economa, vigencia tecnolgica y trato justo e igualitario; teniendo como finalidad garantizar que las entidades obtengan bienes, servicios y obras de la calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados.
COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS
CAUSA Las razones que han originado esta condicin es por negligencia, desviacin de las normas de Contrataciones del Estado, la falta de honestidad en la adquisicin de bienes y por no programar la adquisicin de dichos bienes para que sean adquiridos mediante el proceso de seleccin que corresponda de acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado.
COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS
EFECTO
Las consecuencias de la presente situacin se expresa en que se han adquirido SABANAS Y FRAZADAS a precios sobrevaluados por un monto de S/. 2,064.00 nuevos soles como se demuestran en el cuadro N 039 Adquisicin de Vestuario para el Departamentos de Enfermera del Hospital La Caleta de Chimbote.
C0NCLUSIONES
La atencin que la administracin de la entidad auditada preste a un hallazgo, depende de la demostracin que efecte el auditor acerca de su importancia. Un aspecto a considerar es la indicacin sobre si la situacin negativa detectada es un caso aislado o se encuentra extendido, as como tambin su proporcin y la frecuencia con que ocurre. La importancia de un hallazgo es evaluada, generalmente, por su efecto. Los efectos sean actuales o potenciales en el futuro, en la medida de lo posible, deben exponerse en trminos monetarios o en nmero de transacciones. El auditor debe identificar y explicar las razones por las cuales existe una desviacin en el control interno gerencial. Cuando se tiene una idea clara respecto de porque sucedi el problema, puede ser ms fcil identificar la causa y prevenir su reiterancia en el futuro. Es importante tambin que, en todos los casos exista una relacin lgica entre la causa detectada y la recomendacin que formule el auditor.