CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

1.1. DATOS GENERALES Razn Social N RUC Domicilios : GLORIA S.A : 20100190797 : AV. REPUBLICA DE PANAMA RO. 2461 URB. SANTA CATALINA -LIMA Oficina Administrativa Av. Repblica de Panam 2461, Santa Catalina, Lima 13, Per Telfono: (0051 1) 470 7170 Fax: (0051 1) 470 9837 E-mail: contactenos@gloria.com.pe Pagina web: http://www.gloria.com.pe Planta Industrial Lima (Huachipa) Complejo Industrial de recepcin y

procesamiento de leche, en donde se produce leche evaporada, derivados lcteos (yogurt, quesos, mantequillas, entre otros) y jugos de frutas, y en donde adems se producen envases y embalajes.

 Arequipa, donde funciona una unidad de evaporizacin de leche y de produccin de leche evaporada para la regin sur del pas. Arequipa (Majes), donde se concentra, evapora y pre -trata la leche fresca proveniente de los ganaderos de la zona, la cual es transportaa a las plantas industriales de Huachipa o Arequipa. Cajamarca, donde concentran la leche fresca y se elaboran derivados lcteos, como quesos, mantequilla y manjar blanco. Trujillo, donde se concentra la leche fresca proveniente de la regin (Chiclayo y Viru) para ser trasladada al Complejo Industrial de Huachipa. La sede principal se encuentra ubicada en la Planta Industrial de Arequipa, la misma que ser objeto de la presente auditoria.

1.2. RESEA HISTRICA 1941-1978 El 5 de febrero de 1941, la empresa General Milk Company Inc. constituy la empresa Leche Gloria S.A. en la ciudad de Arequipa. Ese mismo ao emprendi la construccin de la planta industrial e inici el 4 de mayo de 1942 la fabricacin de la leche evaporada Gloria a un ritmo de 166 cajas por da, totalizando 52,000 cajas durante el primer ao de produccin. En ese entonces, la fuerza laboral estaba constituida por 65 personas entre empleados y obreros. Posteriormente General Milk Company Inc. fue adquirida por Carnation Company y en el ao 1978 Leche Gloria S.A. cambi su denominacin a Gloria S.A.

El crecimiento vertiginoso de la produccin tuvo como soporte la constante labor de renovacin de los equipos de su planta de produccin y la ampliacin de la capacidad instalada, as como la expansin de las zonas de recojo de leche fresca, qu tenan como soporte la instalacin de plantas de acopio y refrigeracin que servan al mismo tiempo como ncleos de promocin al desarrollo ganadero. Al ofrecer un mercado seguro y brindar apoyo tcnico a los productores proveedores, la empresa logr que la ganadera se constituyera en una actividad productiva importante en zonas en las que slo se produca leche para autoconsumo debido a su alejamiento de las zonas urbanas y falta de mercado para su comercializacin. La hoy floreciente Cuenca Lechera del Sur fue el resultado de una poltica bien estructurada a favor de la produccin nacional de leche fresca. Gloria inici una paulatina construccin de centros de acopio y enfriamiento en los diferentes valles del sur, as se tuvo el siguiente crecimiento: El 11 de septiembre de 1945 empez a funcionar la planta de enfriamiento de Vitor, para atender la naciente Irrigacin de Vitor, primera etapa de toda la Irrigacin de La Joya. El 17 de abril de 1956 hizo lo propio la planta de Pampacolca, teniendo como zona de influencia toda la zona alta de la Provincia de Castilla. El 1 de julio de 1961 empez a operar la planta de Camiara en el departamento de Tacna. El 11 de abril de 1962, en el departamento de Moquegua, la planta de Puquina inici el acopio de leche de la entonces ganadera criolla de la zona.

As mismo, en diciembre 1964 se instal la planta de Meja en la provincia de Islay en el departamento de Arequipa, para atender y recibir la produccin del Valle de Tambo y las Irrigaciones de Mollendo, Meja y La Ensenada. El 24 de abril de 1968, se puso en funcionamiento en el Valle de Majes la planta enfriadora de Aplao, capital de la Provincia de Castilla. Al haberse iniciado la tan ansiada Irrigacin de Majes en octubre de 1970 y dado el avance que se lograba en la construccin de canales de regado, en 1978 la empresa instala una planta de recepcin y enfriamiento de la Irrigacin de Santa Rita de Siguas, que inici su operacin el 5 de noviembre de ese mismo ao. Estos centros se constituyeron en ncleos de promocin y desarrollo del ganado lechero. Durante los aos 60, se continu con innovaciones importantes en la planta de fabricacin de Arequipa, entre las que se destaca la puesta en marcha de modernos esterilizadores de proceso continuo que

incrementaron la capacidad productiva y as lograr satisfacer la creciente demanda de la poblacin nacional. Hacia fines de los aos 70 se adquiri un nuevo evaporador que se instal en la Planta de Vtor para procesar leche de las zonas de las rutas habituales de recojo. 1985 - 1999 En 1985, Nestl de Suiza, se convierte en propietaria por mayora de Gloria S.A. al adquirir la empresa Carnation Company a nivel internacional. En marzo de 1986, Jos Rodrguez Banda S.A. adquiri el porcentaje mayoritario de las acciones de Gloria S.A., de propiedad de accionistas nacionales. Asimismo, en agosto de este ao, se adquiri la mayora de acciones de propiedad de Nestl de Suiza, y el 5 de agosto de 1986, Jos

Rodrguez Banda S.A. propietario mayoritario de las acciones de Gloria S.A. asumi la direccin de la empresa. Desde esta fecha la mejora continua, el perfeccionamiento y manejo de la calidad integral en todas las actividades en las que se incursiona fueron y son elementos claves para el desarrollo y las inversiones futuras de la nueva gestin, aspecto que se mantiene hasta la actualidad. La empresa continu con la produccin y comercializacin de la leche evaporada como su principal producto e incursion en otros productos lcteos como los yogures cuando adquiri en 1993, la empresa Sociedad Agraria Ganadera Luis Martn, en el distrito de Puente de Piedra en Lima y en 1994 con la compra de Industrial Derivados Lcteos S.A. (INDERLAC) se ingres en el mercado de las leches listas para tomar UHT, crema de leche, quesos y jugos.

Como el mercado principal radicaba en la capital, se tom la decisin de construir la primera etapa del Complejo Industrial en Huachipa - Lima y el 11 de enero de 1999, se inici la produccin de la leche evaporada, constituyendo una de las mejores plantas de su tipo en el mundo, con tecnologa de punta. Un ao ms tarde concluy la construccin de la planta de derivados lcteos para la fabricacin de yogures, quesos, leche y jugos en caja y bolsa UHT. En 1999 Gloria S.A. absorbi por fusin, la empresa Carnilac S.A. de Cajamarca, aadiendo a su produccin propia de quesos, los quesos madurados y tambin ampli la frontera de recoleccin de leche fresca para el abastecimiento del Complejo Industrial, trasladando leche desde Cajamarca En septiembre de 1999, compr los activos de la empresa Friesland Per S.A. ubicada en el valle de Lurn, en Lima. Con esta compra, se

increment la oferta de leche evaporada en envases de cartn UHT, y paralelamente, suscribi un convenio para la produccin y

comercializacin de productos con las marcas Bella Holandesa y Yomost para el Per, 2000 En el ao 2000 Gloria expandi su mercado hacia el mundo y actualmente abastece a 39 pases de Sudamrica, Amrica Central, El Caribe, Medio Oriente y frica. El xito alcanzado por los productos de exportacin, como la leche evaporada y la leche UHT comercializados con marcas de los clientes y propias, ha sido por la calidad asegurada con estrictos controles de fabricacin, la facilidad de adaptarse a las necesidades del cliente con el desarrollo de productos especiales para cada uno de ellos y la asesora en las reas de logstica y de mercadeo. Desde el ao 2002 y cumpliendo 60 aos de operacin, Gloria S.A. logr el Certificado ISO 9001, el cual fue otorgado por tener los estndares de calidad ms altos tanto en las reas de produccin, comercializacin as como en gestin empresarial y organizacional. En los ltimos aos Gloria viene ampliando constantemente su cartera de productos con el afn de satisfacer mejor a sus consumidores nacionales y es as que a la fecha cuenta con las marcas Gloria, Bonl, Pura Vida, Bella Holandesa, Mnaco, Chicolac, Yomost, Yogurello y La Mesa, y con una diversidad de productos como leche evaporada, leche fresca UHT en caja y en bolsa, yogures, quesos, base de helados, crema de leche, manjarblanco, mantequilla, mermelada, jugos, refrescos, caf y conservas de pescado. Sin embargo, no slo estos hechos y fechas pueden considerarse histricos. Todos y cada uno de los das laboriosamente vividos hicieron propiamente la historia de la actual empresa Gloria S.A., al contribuir positivamente a la alimentacin de la poblacin nacional desde hace ms

de seis dcadas, que son el corolario del esfuerzo desplegado por los hombres y mujeres que contribuyeron a su engrandecimiento. 1.3. ACTIVIDAD ECONMICA El Grupo Gloria ES um conglomerado industrial de capitales peruanos conformado por empresas con presencia en Per, Bolivia, Colombia y Puerto Rico y tiene su sede principal en Per. Debido a una estrategia de diversificacin de sus negocios, el Grupo se ha convertido en uno de los mayores conglomerados industriales del pas. Las actividades de Gloria S.A. son la produccion y comercializacion de produtos lcteos, cafs, refrescos, entre otros El crecimiento y fortalecimiento estratgico del Grupo Gloria se sustenta a base del liderazgo de sus marcas en los mercados donde opera.

1.4.

PERFIL COORPORATIVO El Grupo Gloria es un conglomerado industrial de capitales peruanos con negocios presentes en Per, como tambin en Bolivia, Colombia, Ecuador, Argentina y Puerto Rico. Nuestras actividades se desarrollan en los sectores de lcteos y alimentos, en cemento, papeles, agroindustria, transporte y servicios; todos ellos focalizados en la calidad del producto o servicio que se entrega al consumidor en todo momento.

El crecimiento y fortalecimiento estratgico del Grupo Gloria se sustenta a base del liderazgo de sus marcas en los mercados donde operan. La variedad y calidad de los productos que fabrica y comercializa, aunado a la eficiente capacidad de distribucin y transporte para llegar a todos los mercados que

abastece, le permiten al Grupo Gloria generar sinergias que garantizan una estructura diversificada de negocios, capaz de desempearse con xito en un entorno altamente competitivo.

Es as que, con calidad, innovacin y competitividad ayudamos a elevar los estndares de la regin y contribuimos con nuestro esfuerzo a apoyar el desarrollo de la economa del Per.

1.5. MISIN Mantener el liderazgo en cada uno de los mercados en que participamos a travs de la produccin y comercializacin de bienes con marcas que garanticen un valor agregado para nuestros clientes y consumidores.

Los procesos y acciones de todas las empresas de la Corporacin se desarrollarn en un entorno que motive y desarrolle a sus colaboradores, mantenga el respeto y la armona en las comunidades en que opera y asegure el mximo retorno de la inversin para sus accionistas.

1.6. VISIN Somos una corporacin de capitales peruanos con un portafolio diversificado de negocios, con presencia y proyeccin internacional. Aspiramos satisfacer las necesidades de nuestros clientes y

consumidores, con servicios y productos de la ms alta calidad y ser siempre su primera opcin.

1.7.

VALORES

Las empresas del Grupo cimientan su xito y crecimiento en la siguiente declaracin de valores. Cumplimiento de las obligaciones Todos nuestros actos se rigen por una conducta honesta, transparente y tica, as como por el fiel cumplimiento de nuestras obligaciones y el estricto acatamiento de las leyes de los mercados en que operamos. Dedicacin al trabajo Fomentamos una cultura de trabajo donde el esfuerzo y dedicacin de nuestros colaboradores se oriente a brindar servicios y productos de la ms alta calidad para asegurar la satisfaccin de nuestros clientes y consumidores Prudencia en la administracin de los recursos Reconocemos la importancia de planificar y gestionar racionalmente los recursos de la Corporacin para asegurar su solidez y continuidad en beneficio de sus proveedores, clientes, colaboradores, accionistas y las comunidades en las que acta.

Cultura del xito Nos trazamos objetivos exigentes y trabajamos tenazmente hasta alcanzarlos. Buscamos mantener y/o alcanzar posiciones de liderazgo en todas las actividades que desarrollamos. Orientacin a la persona Reconocemos el valioso aporte de nuestro personal al crecimiento y xito de nuestra Corporacin. Fomentamos el trabajo en equipo y valoramos el profesionalismo, iniciativa y creatividad de nuestros colaboradores.

Responsabilidad social Reconocemos que somos partcipes de un sistema social con el cual interactuamos. Todas nuestras decisiones y actos son congruentes con dicho sistema social. Contribuimos a la permanencia y renovacin de los recursos naturales, as como al progreso de las comunidades en las que actuamos. 1.8. OBJETIVO Dotar a la organizacin de una estructura funcional que permita cubrir todo el mbito de su actividad comercial. Que sea gil, dinmica, flexible, y que nos permita brindar respuestas rpidas a las necesidades de nuestros clientes y del mercado. Asignacin de funciones y responsabilidades a todos los puestos, desde la Gerencia General, hasta los operarios de Planta. en las cuales se aprecia quq Gloria S.A. cuenta con asesores de campo en los temas de forrajes, alimentacin, gentica y veterinaria, que visitan a los ganaderos con una frecuencia

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predeterminada, siendo todo esto parte de una bien planificada poltica de apoyo tcnico. OBJETIVOS GENERALES La empresa GLORIA busca satisfacer las necesidades de los clientes del mercado nacional a travs de su producto leche evaporada de etiqueta azul dirigida a las familias. La empresa GLORIA promueve la alta calidad a su producto con el fin de fidelizar a nuestros clientes que existen dentro del mercado nacional (mini markets, supermercados, mayoristas y minoristas). La empresa GLORIA provee el stock e insumos de sus productos para la lealtad de sus clientes, brindndole seguridad y tiempo de entrega en el momento oportuno. Tiene como objetivo (planeacin a largo plazo) realizar inversiones a nivel local por 200 millones de dlares. OBJETIVOS ESPECIFICOS: La empresa GLORIA ofrece su producto leche evaporada de etiqueta azul con vitaminas A, C y D que les sirve mucho para el desarrollo y crecimiento de los nios. Motivar al consumo de los clientes a travs de los beneficios y bondades nutricionales de los productos de GLORIA para la familia. Tiene como objetivo seguir fortaleciendo su presencia en el mercado local de lcteos y derivados y su posicin competitiva mediante una estrategia multimarcas, a la vez de diversificar el mix de productos para reducir la dependencia al negocio lcteo.

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OBJETIVOS PROPUESTOS: Disminuir el precio en 4.5% en el primer trimestre del ao 2011. Establecer un programa de incentivos en un 30% de sus distribuidores que tengan el mayor record de ventas en el primer semestre del ao 2011. Incrementar la participacin en el mercado nacional en un 10% para Julio del 2011. Aumentar al producto protenas, vitaminas, antioxidantes incrementando sus beneficios en un 15 % ms de lo normal.

1.9. ELEMENTOS FRMULA EMPRESARIAL 1.9.1. SISTEMA COMPETITIVO

Actualmente, los competidores son: Gloria, Nestl y Laive. Pesar de la presencia de fuertes competidores, Gloria contina incrementando su participacin en el mercado de leche industrializada, UHT y fresca. En el caso del yogur, Gloria ha alcanzado el liderazgo en este mercado, obteniendo una participacin de 78.4% (38.0% en el 2001) en desmedro de Laive, su ms cercano competidor. Asimismo, en el mercado de jugos nctares, el ingreso de la marca Pulp del Grupo Ajeper (grupo enfocado al sector de gaseosas y refrescos) en el 2005 afect la participacin de todos los competidores.

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Empresas Productos Nestl Per S.A. Leche evaporada, productos lcteos Laive S.A Leche, mantequilla, productos lcteos, queso, Yogurt. Agraria El Escorial S.A. Leche condensada, crema de leche, leche cultiva, Mantequilla, queso, yogurt. Estancias Ganaderas Asociadas Leche, yogurt, productos lcteos. Friesland Per S.A. Productos lcteos, Mantequilla, yogurt Negociacin Ganadera Bazo Velarde Crema de leche, mantequilla, quesos, productos lcteos Asoc. Centro. Educ. Superior Unin Productos lcteos. Mantequilla, yogurt. New Zealand Milk Productos Per S.A Leche, mantequilla, quesos, yogurt Lcteos Peruanos S.A Crema de leche, mantequilla, quesos Carnilac S.A Productos lcteos

1.9.2. PRECIOS La empresa ofrece precios ms bajos que la competencia, por la reduccin de costos al COMPRAR SUS PRODUCTOS DIRECTOS EN EL CENTRO DE ACOPIO. El acopio de leche fresca, constituye para Gloria S.A. una de las actividades ms rev1|elantes dentro de su meticulosa cadena de produccin, sobre todo por el incremento del acopio a ms de mil toneladas mtricas de leche por da, actividad que se extiende desde Tacna, al extremo sur del Per, hasta Chiclayo y Cajamarca en el norte.

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La empresa cuenta con centros de acopio en cada zona, promoviendo un efecto multiplicador que se ha visto reflejado en el crecimiento y desarrollo de estas regiones. El objetivo de esta actividad diaria es ms all que recoger leche de los ganaderos, procesarla y devolverla al mercado con un valor agregado se trata de un negocio seguro pues ha contribuido a que los ganaderos trabajen confiados en que Gloria S.A. les comprar toda su produccin, recibiendo una retribucin puntual y regular.

1.9.3. CLIENTES OBJETIVOS Gloria confirma su posicin de liderazgo en el mercado con la produccin de leches industrializadas y de derivados lcteos a nivel nacional, siendo su principal producto la leche evaporada, contando con una participacin de 83.1% en el mercado de leche evaporada. GLORIA S.A. exporta leche evaporada a 40 pases en el Caribe, Amrica Latina, El Medio Oriente y el Oeste de frica. Cabe destacar que la Empresa ha logrado este liderazgo no slo en aquellos mercados en dnde Cuenta con una experiencia adquirida a travs de muchos aos, como es el caso de la leche evaporada, sino tambin en mercados en los cuales ha incursionado recientemente.

1.9.4. ESPACIO La empresa GLORIA SAC, abarca en el sector ALIMENTOS un 70% de posicin a diferencia de las competencias en el mercado nacional.

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1.9.5. SISTEMA DE SERVICIO Lneas de Produccin:

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1.9.6. ESTRUCTURA Oficina Administrativa:Av. Repblica de Panam 2461, Santa Catalina, Lima 13, Per AREA INDUSTRIAL, Con plantas industriales : Complejo Industrial de Huachipa (Lima), Planta de evaporacin Majes ( Arequipa), Planta Industrial de Arequipa, Planta de derivados lcteos (Cajamarca), Planta de concentracin (Trujillo). Tiene 15 plantas de recepcin y enfriamiento en diversas regiones del Per. En forma general cuenta con1916 trabajadores.

1.9.7. SISTEMA DE ACTORES SOCIALES Los actores sociales con los que cuenta la empresa son las siguientes: Proveedores: Gloria agrupa procesos a travs de toda la cadena productiva de productos lcteos, desde el acopio de leche fresca en diferentes puntos del pas, hasta la venta de productos finales, lo cual ha permitido realizar Economas de escala, logrando consolidar y fortalecer su posicin de liderazgo, e incluso sacando del mercado a algunos competidores. De esta manera, Gloria cuenta con cinco plantas industriales, dos de ellas ubicadas en Arequipa, mientras

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que las otras se encuentran en Lima, Trujillo y Cajamarca, respectivamente. Adicionalmente la Empresa cuenta con 23 centros de acopio y enfriamiento, en donde recibe y enfra la leche fresca para luego ser transportada a las plantas industriales. El principal insumo de los productos elaborados por Gloria es la leche fresca, la cual proviene de ms de 11 mil proveedores ubicados en las zonas norte, centro y sur del Per. Asimismo, la leche en polvo se constituye como otra de las principales materias primas en la elaboracin de la leche evaporada y otros productos. Gloria se abastece principalmente de este insumo a travs de las plantas del Grupo ubicadas en Bolivia y Argentina . Entidades Bancarias: Trabajamos con el Banco de Crdito, Banco BBVA, Banco Scotiabank). Socios: Los socios que conforman la empresa son tres, Jos

Rodrguez Banda S.A. PER 75,55% ;Silverstone Holdings Inc. ESTADOS UNIDOS 11,22% ;Racionalizacin Empresarial S.A. PER 8,84 % Trabajadores. 1916

1.9.8. PROPUESTA SOCIAL Trabajadores Sueldos: La empresa cumple con todas las obligaciones laborales segn ley (pago de haberes, beneficios sociales, seguro de salud, SCTR, Gratificaciones, etc.) Proveedores: La empresa cumple puntualmente los pagos, segn el acuerdo pactado.

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Comunidad Local- Presencia y colaboracin: Cumple con el pago de los impuestos, arbitrios, a las instituciones locales. Genera puesto de trabajo en las reas operativas de la empresa para los pobladores de las comunidades de las cuales se acopian sus materias primas.

1.9.9. FACTORES CRTICOS DE XITO El principal factor crtico de xito de GLORIA SAC, ha sido disear una estrategia para llegar a una alta calidad en la prestacin de servicio, para lograr sus objetivos cuenta con las instalaciones pertinentes y con procesos exigentes. El esfuerzo de todas las personas, la cultura y los valores compartidos por quienes conformamos Gloria S.A. nos permite unificar los objetivos corporativos, integrar nociones de calidad, economa, servicio y sentido de la vida para conservar las facultades de adaptacin a los cambios y as, generar resultados satisfactorios. Esto ha permitido mantener el liderazgo de la empresa en el mercado de las leches industrializadas y particularmente en el mercado de las leches evaporadas y listas para tomar. Las innovaciones aplicadas en la empresa han permitido lograr ventajas competitivas y captar oportunidades en un mercado complejo, hacindose evidente gracias a los lanzamientos de nuevos productos, con el compromiso de su gente y con las inversiones en tecnologa apropiada e infraestructura adecuada. Gloria S.A. despleg un marcado liderazgo en la produccin y venta de leches y yogures gracias a una campaa de marketing racional de gran impacto orientada a nios, adolescentes y jvenes que no slo impuls las ventas de la compaa sino que contribuy tambin a desarrollar el mercado de lcteo.

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Por otro lado, en el marco de una poltica de puertas abiertas y total transparencia para con la comunidad, se vigoriz el programa de visitas guiadas a las plantas de produccin para escolares, universitarios y pblico en general. en las cuales se aprecia que Gloria S.A. cuenta con asesores de campo en los temas de forrajes, alimentacin, gentica y veterinaria, que visitan a los ganaderos con una frecuencia predeterminada, siendo todo esto parte de una bien planificada poltica de apoyo tcnico.

1.9.10.

COMPETENCIAS DISTINTIVAS

El Posicionamiento de LOS ALIMENTOS EN EL SECTOR LACTEO, CAF, BEBIDAS Y SARDINAS y la combinacin aceptada en la reduccin de costos y en el enfoque hacia la calidad diferencian a grupo gloria, del resto del a competencia 1.9.11. CULTURA EMPRESARIAL

Siempre buscan mantener y fomentar ventajas competitivas que les fortalezcan en el sector. Su disposicin al cambio es positiva. Siempre realizan un manejo responsable y eficiente de los recursos, lo cual garantizar el bienestar de los proveedores, empleados y accionistas.

Cuenta con un

estricto control de la calidad y con las ltimas

innovaciones tecnolgicas en el mercado, pero eso s, manteniendo una poltica de precios justo

1.9.12.

CONTROL DE MERCADO

Antes del xito de GRUPO GLORIA SAC, en el mercado nacional inicio sus actividades en el ao 1941 contando con 65 trabajadores y una

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sola planta industrial, produciendo 166 cajas por da, actualmente cuenta con 1916 trabajadores y con ms de 15 plantas industriales a nivel nacional. El crecimiento vertiginoso de la produccin tuvo como soporte la constante labor de renovacin de los equipos de su planta de produccin y la ampliacin de la capacidad instalada, as como la expansin de las zonas de recojo de leche fresca, qu tenan como soporte la instalacin de plantas de acopio y refrigeracin que servan al mismo tiempo como ncleos de promocin al desarrollo ganadero. En los ltimos aos Gloria viene ampliando constantemente su cartera de productos con el afn de satisfacer mejor a sus consumidores nacionales y es as que a la fecha cuenta con las marcas Gloria, Bonl, Pura Vida, Bella Holandesa, Mnaco, Chicolac, Yomost, Yogurello y La Mesa, y con una diversidad de productos como leche evaporada, leche fresca UHT en caja y en bolsa, yogures, quesos, base de helados, crema de leche, manjarblanco, mantequilla, mermelada, jugos, refrescos, caf y conservas de pescado.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION 1.10. ORGANIGRAMA Es la representacin grfica que refleja toda la estructura organizacional de una empresa, ya que los distintos niveles o puestos se ubican de arriba o bajo o de izquierda a derecha; dndonos a conocer su interior a nivel de estructura, donde se detalla la funcin especfica de cada uno. Es una herramienta fundamental sobre todo para los analistas, ya que les permite la descripcin clara de los cargos; es decir las diferentes operaciones que se realizan en la empresa.

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ORGANIGRAMA DE GRUPO GLORIA

1.10.1. GERENTE GENERAL El Gerente General es el Sr. JORGE COLUMBO RODRIGUE,Z RODRIGUEZ, quien es el representante legal de la empresa y tiene como funcin principal administrar los recursos humanos, financieros y materiales asignados a la empresa. As como tambin realizar evaluaciones acerca del cumplimiento de las funciones que se les ha sido asignada a cada rea; adems, debe planear y desarrollar un ambiente agradable de integracin entre el grupo humano que forma parte de la empresa. 1.10.2. FINANZAS El rea de finanzas est a cargo del Sr.PILKINGTON RIOS FRANCIS ALBERT, quien se encarga de la emisin de los cheques, control de caja chica, pago de prstamos, adems evala y aprueba las lneas de crdito que las entidades bancarias les ofrecen. 1.10.3. CONTABILIDAD

El rea de contabilidad est a cargo de la C.P.C. NUEZ FERNANDEZ ALEJANDRO FRANCISCO, VELANDO a su a vez SUB JUAN GERENTE WILFREDO

CONTABILIDAD

SAAVEDRA

quienes controlan las labores contables. Esta rea mediante el sistema OSIS se encarga de registrar las compras, ventas, elaborar

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los PDTs, entre otros; y finalmente elabora los Estados Financieros peridicamente. 1.10.4. RECURSOS HUMANOS

El rea de recursos humanos est a cargo del DIR. CORP. R. HUMANOS AMADO GALVAN JOSE MARIA quien se encarga de reclutar personal para las diferentes reas de la empresa; tiene como responsabilidad elaborar la planilla mensual para el pago al personal de la empresa y el pago de los beneficios sociales. 1.10.5. ADMINISTRACIN

El rea de administracin est a cargo del Sr. Juan Briseo Ponte, quien debe planificar, organizar, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de gestin administrativa de los recursos humanos, logsticos, contable, financiero, bienes y servicios de la empresa; que permitan lograr con eficiencia y eficacia los objetivos y metas. 1.10.6. PRODUCCIN

El rea de produccin est a cargo del GERENTE PRODUCCION TEJADA DIAZ LUIS ALBERTO quien tiene a su cargo las tres reas de produccin que son: rea de electricidad, rea de electrnica y el rea de mecnica. Verifica el proceso de produccin de los productos que se elaboran; supervisando que la calidad de los insumos sea ptima para que se logre satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Adems, se tiene personal capacitado para brinde un servicio adecuado y le d solucin inmediata. bienes y servicios. Verificar que almacn cuente con productos necesarios para la satisfaccin de los clientes; revisar el kardex.

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rea funcional de Produccin El rea de produccin de Gloria S.A. cuenta con una diversidad de productos lcteos y sus derivados tales como quesos, yogures, leche evaporada, etc. En vista de ello estos productos son debidamente codificados antes de pasar al almacenaje, ello implica un sistema con una serie de dgitos ya sea por color, tamao, tipo de envase, entre otros. En este proceso de traslado la cantidad objetiva no es debidamente registrada, por lo que ocasiona distorsiones en el momento de producir las cantidades demandas, esto a su vez conlleva a la sustitucin de un producto parecido por otro. El problema principal es que el rea de produccin esta a la intemperie del nivel de stock, es decir; no mantiene un volumen constante de produccin (exceso y dficit), ya que est supeditado a atender el complemento de los pedidos. No obstante, se complica el abastecimiento de la demanda, ya que se crea una sobrecarga de expectativas de produccin por variedad de producto, sin contar con un volumen constante de produccin por variedad de producto, que incluye sabor, tamao, etc. Sin embargo el almacn con el que se cuenta, trata de equilibrar el volumen de productos solicitados, siendo cada vez mas indefinido el nivel de stock con el que se cuenta. Ante los pedidos que se solicitan se da prioridad a algunos de sus clientes tales como supermercados, y canales de distribucin preferenciales segn el porcentaje de beneficio para Gloria S.A. Segn la entrevista, el rea de produccin complementa la cantidad de productos en el almacn, porque el nivel de stock con el que cuentan no esta muy bien definido, especialmente los fines de ao, en vista que la demanda nacional aumenta considerablemente. Cuando se trata de cumplir el pedido es necesario combinar productos de parecida codificacin, ya que al no contar con un margen preciso de

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cuanto se tiene y cuanto falta obtener, se opta por la alteracin ya sea de sustituir el producto por sabores o en caso de la leche evaporada suplantar una cantidad establecida de leche de etiqueta azul por etiqueta roja. 1.11. SISTEMAS DE INFORMACIN GLORIA S.A.C. cuenta con un sistema de informacin donde se registren las operaciones que realiza da a da, donde se pueda tener un control detallado de todas las actividades que realiza la

organizacin. 1.11.1. REA DE CONTABILIDAD

Si maneja un sistema contable llamado OSIS, donde se registran las operaciones contables como: los registros de compras, registros de ventas, solicitudes de entregas a rendir, etc. El sistema nos muestra a detalle mediante los orgenes contables los registros mensuales, adems se puede observar los Estados Financieros. El departamento de contabilidad es el rea de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la informacin financiera, para la toma de decisiones. En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad econmica de las empresas, es por ello que su correcta implementacin dentro de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad productiva. En este contexto la creacin de un buen sistema contable surge de la necesidad de informacin por parte de todos los actores que componen el todo empresarial, ya que este sistema debe estar estructurado y hecho para clasificar todos los hechos econmicos que ocurren en el negocio.

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Es as que, la implementacin de sistemas en contabilidad, se constituye en la base para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa. El sistema de contabilidad dentro de una organizacin, se constituye como una estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge toda la informacin necesaria de una entidad como resultado de sus actividades operacionales, valindose de todos los recursos que la actividad contable le provee y que al ser presentados a los directivos y accionistas le permitirn tomar las decisiones operativas y financieras que le ayuden a la gestin del negocio. SAP AG (Systeme, Anwendungen und Produkte) (Sistemas, Aplicaciones y Productos), con sede en Walldorf (Alemania), es el primer proveedor de software empresarial en el mundo. Como empresa, comercializa un conjunto de aplicaciones de software para soluciones integradas de negocios, entre ellas mySAP Business Suite, que provee soluciones escalables que permiten mejorar continuamente, con ms de 1.000 procesos de negocio

consideradas las mejores prcticas empresariales.

SAP es considerada como el tercer proveedor independiente de software del mundo y el mayor fabricante europeo de software. Con 12 millones de usuarios, 100.600 instalaciones, y ms de 1.500 socios, es la compaa ms grande de software Inter-empresa. A finales de 2005, SAP empleaba a 35.873 personas (fuente empleados) en ms de 50 pases y sus ingresos anuales fueron de 8.513 millones de euros (fuente ingresos). En resumen es un sistema informtico basado en mdulos integrados, que abarca prcticamente todos los aspectos de la administracin empresarial.

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Mdulos de aplicacin Gestin Financiera (FI) Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc. Controlling (CO) Gastos generales, costes de producto, cuenta de resultados, centros de beneficio, etc. Tesorera (TR) Control de fondos, gestin presupuestaria, etc Sistema de proyectos (PS) Grafos, contabilidad de costes de proyecto, etc. Gestin de personal (HR) Gestin de personal, clculo de la nmina, contratacin de personal, etc. Mantenimiento (PM) Planificacin de tareas, planificacin de mantenimiento, etc. Gestin de calidad (QM) Planificacin de calidad, inspeccin de calidad, certificado de, aviso de calidad, etc. Planificacin de producto (PP) Fabricacin sobre pedido, fabricacin en serie, Kanban, etc.

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Gestin de material (MM) Gestin de stocks, compras, verificacin de facturas, etc. Comercial (SD) Ventas, expedicin, facturacin, etc. 1.11.2. REA DE RECURSOS HUMANOS

Maneja el sistema contable SAP PLANILLA, donde se elaboran las planillas para el pago al personal y donde obtendremos las boletas de los trabajadores. La empresa cuenta con un controlador tctil donde se registra el ingreso y salida del personal, el cual permite llevar un control. 1.11.3. REA DE PRODUCCIN

La falta de un margen constante del volumen de ventas, ocasiona mucha incertidumbre para el rea de produccin ya que esta a la expectativa de lo que se requiere producir. Para esto seria necesario mantener un control de inventario, codificando a los diversos productos ya sea por envase, sabor, tamao, etc. Para que as se tenga conocimiento pleno de los productos que se maneja y evitar suplantar este por otra codificacin parecida.

1.12. PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIN 1.12.1.

EXISTENTES

DENTRO

DE

LA

AREA DE ADMINISTRACIN

En GLORIA SAC la administracin requiere del constante ejercicio de ciertas responsabilidades directivas o funciones de la administracin, que estn basadas en los procesos de planificacin, organizacin, administracin de los recursos humanos y el control.

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PLANIFICACIN Mediante la planificacin GLORIA SAC desarrolla sus objetivos

empresariales y elige cual va a ser el curso para lograrlos, define actividades para traducir en accin dichos objetivos adems de definir las medidas correctivas para superar deficiencias existentes ORGANIZACIN Por medio de la organizacin se divide el trabajo en grupos e individuos, se coordina las actividades individuales y se estable la autoridad directiva. ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS A travs de este proceso la empresa recluta y selecciona empleados competentes, en algunos casos se les capacita para su mejor desempeo en las funciones a realizar, se establece el ambiente de trabajo y tambin se definen las recompensas por objetivos. GLORIA SAC tambin realiza ejercicios de motivacin con su personal para ayudar voluntaria y armnicamente en el logro de los objetivos de la empresa. CONTROL A travs del control la empresa asegura el desempeo eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa, ello implica las siguientes actividades: Establecer metas y normas Comparar el desempeo medido contra las metas y normas establecidas Reforzar los aciertos y corregir las fallas

29

1.12.2.

AREA FINANZAS

El rea de finanzas est a cargo del Sr.PILKINGTON RIOS FRANCIS ALBERT, quien se encarga de la emisin de los cheques, control de caja chica, pago de prstamos, adems evala y aprueba las lneas de crdito que las entidades bancarias les ofrecen PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR Las cuentas por cobrar en el rea de finanzas se realizan primero con una orden de compra que le enva el rea de logstica a esta rea para que sea evaluado si esta se aprobara o no. En el caso que se apruebe la orden de compra logstica Recepciona la compra mediante una gua de remisin y la respectiva factura que viene adjuntada. El rea de logstica entrega la factura al rea de contabilidad para que registre la operacin en el sistema contable, luego finanzas mediante el sistema contable observa que tiene una factura pendiente de pago, gira el cheque para el pago de la factura al proveedor. En algunos casos, cuando el proveedor desea que no le giren el cheque se realiza la transferencia bancaria a cuenta del proveedor. PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar se inician con la venta de bienes y/o servicios en el rea de ventas, luego se le enva todas las facturas de ventas al rea de contabilidad para que sean registradas en el sistema contable.

30

El rea de finanzas mediante el sistema contable observa que tiene facturas pendientes de cobro en el respectivo mes para ello realiza un reporte de clientes pendientes de cobro.

Algunos clientes giran cheques a nombre de la empresa para cancelar la factura y otros casos lo depositan en empresa. cuenta corriente de la

1.12.3.

AREA DE LOGISTICA

El proceso de logstica de GLORIA SAC comprende los siguientes pasos.

COMPRAS DE MATERIA PRIMA Y/O PRODUCTOS FINALES: GLORIA SAC tiene como actividad principal la fabricacin, alquiler y mantenimiento de equipos de bombeo y como actividad econmica secundaria; sumergibles, la comercializacin de repuestos de bombas

supervisin, ejecucin y desarrollo de proyectos de

evacuacin de agua, alquiler, mantenimiento y reparacin de ventiladores mineros. Por ello necesita contar con una cartera de proveedores que le proporcionen la materia prima para la

fabricacin de equipos de bombeo y tambin los mejores equipos de bombeos terminados, para que alquile a sus clientes. Por ello el rea de logstica se encarga de la compra de materia prima, para la fabricacin de equipos de bombeo y/o productos finales para alquilar. La compra de esto se realiza mediante, un requerimiento de compra que es mandado del rea de produccin previamente autorizado por la gerencia. Una vez aprobado el requerimiento, el jefe de logstica revisa una cartera de proveedores que maneja de

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manera manual, para ver cul es el ms adecuado de acuerdo a lo que se est necesitando. Luego se comunica con el proveedor va email y le enva el requerimiento de compra, para que este proveedor en el lapso de 24 horas le responda el requerimiento con los precios incluidos. El jefe de logstica se encarga de evaluar que proveedor le conviene ms de acuerdo a los precios y a las marcas de los productos que est solicitando. Una vez seleccionado el proveedor se coordina la fecha de entrega y las condiciones de pago que generalmente es de 30 das.

CONTROL DE INVENTARIOS: El almacn es el lugar donde ingresan y salen todas las materias primas y productos requeridos por el rea de produccin y tambin de acuerdo al rea de ventas. Pero el jefe de almacn solo se encarga del ingreso y/o salidas de los productos de acuerdo a lo que se va requiriendo pero no lleva una clasificacin de los tipos de materia prima para la elaboracin de los quipos de bombeo o de los tipos de bombas que se tienen para ser alquiladas. 1.12.4. AREA DE VENTAS

La empresa GLORIA SAC realiza los siguientes procedimientos para realizar sus ventas: PROSPECCIN: La fase de prospeccin o exploracin consiste en la bsqueda de clientes en perspectiva; es decir, aquellos que an no son clientes de la empresa pero que tienen grandes posibilidades de serlo. La prospeccin involucra un proceso de tres etapas:

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Identificar a los clientes en perspectiva:

Para hallar clientes se acuden a las siguientes fuentes:

Datos de la misma empresa Referencias de los clientes actuales. Referencias que se obtienen en reuniones con amigos, familiares y conocidos.

Empresas o compaas que ofrecen productos o servicios complementarios.

Peridicos y directorios.

Calificar a los candidatos en funcin a su potencial de compra

Los factores para calificar a los clientes en perspectiva, son:

Capacidad econmica. Disposicin para comprar. Referencias histricas.

Elaborar una lista de clientes en perspectiva:

Una vez calificados los clientes en perspectiva se elabora una lista de acuerdo a su importancia y prioridad.

EL ACERCAMIENTO PREVIO O "PRE ENTRADA" Y PRESENTACIN DEL PRODUCTO: Luego de elaborada la lista de clientes se realiza el acercamiento previo o pre entrada, ser a travs de citas o visitas con los clientes donde se ofrecer los productos con los que cuenta

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Luego de presentar el producto, de acuerdo a las objeciones que se obtengan del cliente, se harn las mejoras y nuevas proposiciones de productos, de tal modo que ste alcance las necesidades del cliente Finalmente, el cierre de venta que ser mediante el contrato final, acordado y firmado por las partes, donde se estipularn los plazos de pago y entrega del producto.

SERVICIOS POSVENTA Los servicios de posventa tienen el objetivo de asegurar la satisfaccin e incluso la complacencia del cliente. La empresa tiene como servicio posventa la verificacin en la entrega del producto, instalacin, asesoramiento para el uso de los productos, y servicio y soporte tcnico especializado (Garanta de 1 ao y luego con un pago adicional). 1.12.5. AREA DE GESTIN DE RECURSOS HUMANOS

El rea de RR.HH. se encarga de: Capacitacin y desarrollo Remuneraciones y Compensaciones Control de Asistencia

Tambin cumplen con las siguientes funciones bsicas: Planificadores del Recursos humanos Analistas de Puestos Reclutadores Remuneraciones Capacitacin

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PROCESO DE ANLISIS Y DESCRIPCIN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO: Analizar el puesto, realiza una descripcin de las tareas y responsabilidades que configuran un puesto. Mediante entrevistas obtiene informacin sobre todos los aspectos del puesto, naturaleza y secuencia de diversas tareas. Luego, se realiza la descripcin del puesto en un informe escrito que explica: Qu hace?, Quin lo hace?, Cmo lo hace? y En qu condiciones lo realiza?, tambin se redacta actividades diarias, peridicas y espordicas. PROCESOS PARA LA SELECCIN DE PERSONAL: Se redacta un anuncio de convocatoria externo, el cual se realiza por pginas de internet, y en la misma pgina de la empresa. Una vez finalizado el proceso de reclutamiento, comienza la etapa de preseleccin en la cual se eliminan candidaturas que no se ajusten a los requerimientos del puesto. Esta primera revisin de documentos permitir quedarse con un determinado nmero de candidatos que continuaran con las fases del proceso de seleccin. En la etapa de seleccin, una vez realizada la comparacin, varios candidatos pueden tener condiciones similares para ocupar el cargo. Se debe decidir entre ellos, cul es el candidato ms adecuado a la empresa y que puede resultar ms eficiente. La decisin es tomada por el departamento de personal y los responsables del rea donde el futuro trabajador realizar sus labores. La etapa siguiente es el uso de pruebas de evaluacin, la empresa utiliza las siguientes pruebas: Test psicolgicos, prueba de conocimiento o de capacidad, y test de personalidad. La ltima etapa es la entrevista a los candidatos, en la cual primero preparamos a nuestro entrevistador con informacin base tanto

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acerca del puesto como del candidato, se preparan preguntas especficas, luego se crea un ambiente de confianza y el entrevistador debe presentarse y explicar los motivos y objetivos de la entrevista, luego se produce el intercambio de informacin que es el desarrollo de la entrevista, una vez que se ha completado las preguntas se dar por finalizada la entrevista. El ltimo paso es la evaluacin, se emite un juicio de evaluacin sobre requisitos exigidos por el puesto y los puntos fuertes y dbiles del entrevistado.

GESTIN DE REMUNERACIONES DE PERSONAL Objetivos de la gestin de remuneraciones Incorporar a personal calificado, va remuneracin atractiva. Retener a empleados actuales. Garantizar la igualdad. El pago debe guardar relacin con el valor relativo al puesto. Alentar el desempeo adecuado. Control de costos.

Los pasos para determinar las remuneraciones son: Encuesta de saldos y prestaciones Determinar la contribucin de cada puesto Agrupar los puestos similares en rango de pagos Valorar cada nivel de pago Desarrollar niveles de salarios

Formas de pago La empresa ha pactado que el pago se realizar nicamente en dinero (moneda de curso legal).

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El pago de las remuneraciones es en forma directa al trabajador. Debe abonarse luego de haberse efectuado la prestacin de servicios y en el periodo acordado.

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CAPITULO II lEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIN

Para disear un sistema de informacin gerencial en GRUPO GLORIA S.A.C., es necesario conocer con exactitud los procedimientos, los datos que se manejan y la relacin entre reas que existen dentro de la organizacin; por ello se proceder al anlisis de las reas ms importantes, las cuales se detallan a continuacin:

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VENTAS

CONTABILIDAD

PRODUCCION

LOGISTICA

ALMACEN

2.2 AREA DE PRODUCCION Datos:

N de Orden de produccin Cantidad Tipo de Producto Cdigo de Producto

Fecha de Inicio Fecha de Entrega Horas Trabajadas Cantidad de Maquinarias

Informacin obtenida de los datos:

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Orden de Produccin. Requisicin de Materiales. Planos. Hoja de Conformidad de Control de Calidad. Tarjeta de control de MP y MOD.

Los datos son necesarios para: Determinar la secuencia de las operaciones Controlar el material del que se va a trabajar, Controlar fabricacin Determinar que herramientas se utilizaran Distribuir los tiempos, Programacin de la entrega de trabajos Programar el mantenimiento y control de equipos Determinar la cantidad de Produccin en Proceso Examinar los costos de mano de obra. Investigar las reas del problema. Iniciar las acciones correctivas. Registrar los retrasos, desperdicios, etc. las inspecciones y los mtodos que se aplican en la

Procedimiento El rea de produccin de la empresa GRUPO GLORIA SAC. Presenta las siguientes actividades. 1. El rea de ventas inicia este proceso enviando la orden de trabajo la cual tiene un nmero de pedido, estos datos son generados por el rea de ventas quien los enva a produccin.

40

2.

El Jefe de Produccin, recibe la orden de trabajo y prepara la requisicin de materiales, la cual es enviada a almacn para su conformidad de stock.

3.

El Jefe de produccin espera recibir de Almacn la conformidad de materiales, si es as entonces prepara la orden de produccin. Esta orden recaba la mayora de los datos que se manejan en el rea, los cuales se detallan a continuacin:
ORDEN DE PRODUCCION FECHA RECEPCION: FECHA DE ENTREGA: CODIGO DEL DESCRIPCION PRODUCTO CANTIDAD OBSERVACIONES

N ORDEN DE PRODUCCION

N PEDIDO

FIRMA DEL JEFE DEL AREA DE PROCUCCION:

N de Orden de produccin, es el nmero consignado por el Jefe de Produccin, este dato numrico se genera diariamente para los distintos pedidos que genera el ara de ventas, pero muchas veces no es correlativo. Este nmero es muy diferente al numero de pedido que genera el rea de ventas.

Cantidad; este dato es numrico y especifica las unidades a producir, se genera diariamente, es proporcionado por el cliente, este dato es obtenido de la orden de trabajo que proporciona el rea de ventas.

Tipo de Producto; como la empresa fabrica ms de un producto, en este campo se recaba el nombre del producto a fabricar, esta

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clasificacin de tipos lo informa la misma empresa por medio del rea de ventas al momento de recepcionar el pedido. Cdigo de Producto, cada orden de produccin generara un cdigo de producto, este ser de uso interno para el rea de produccin el cual es determinado por el Jefe de produccin al termino del proceso, esto lo realiza para tener un reconocimiento secuencial y descriptivo de los productos que se van entregando. Este cdigo es muy diferente al generado en otras reas como Ventas o almacn.

PROCESO DE PRODUCCION TALLER QUE RECIBE Taller de Electricidad Taller de Electrnica Taller de Mecnica FECHA DE INICIO FECHA N HORAS TOTAL DE MAQUINARIAS UTILIZADAS HORAS TERMINO 4 2 1 8 2 2 32 4 2

18/10/2012 18/10/2012 19/10/2012 19/10/2012 19/10/2012 19/10/2012

TOTAL HORAS:

38

Fecha de Inicio: Esta fecha es colocada por el Jefe de Produccin, pero no es la misma fecha que produccin recibe la orden de trabajo del rea de ventas, ya que el inicio de la fabricacin depender de la fecha en que almacn confirme la disponibilidad de los materiales.

Fecha de Entrega: Este dato se calcula a partir de la fecha de inicio de la orden de produccin, es generado por esta rea y transmitido al rea de ventas para su confirmacin de entrega con el cliente. En muchas ocasiones estos datos ventas los confirma al cliente antes de consultar con produccin, lo cual ocasiona retrasos y molestias con los clientes.

Horas Trabajadas; aqu se coloca diariamente el tiempo que demoran en cada proceso los trabajadores, as mismo se distribuyen las horas para cada departamento del rea de produccin como: electricidad, electrnica y mecnica.

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Cantidad de Maquinarias; este dato servir para realizar la depreciacin, el ara de contabilidad solicita al rea de produccin recoger este dato por cada orden de produccin y por cada proceso.

HOJA DE COSTOS HOJA DE COSTOS N : ORDEN DE PRODUCCION N: CLASE DE PRODUCTO: UNIDADES ENCARGADAS: MATERIA PRIMA DIRECTA FECHA DESCRIPCION VALOR FECHA MANO DE OBRA DIRECTA DESCRIPCION VALOR FECHA DE INICIO: FECHA DE TERMINO: UNIDADES TERMINADAS:

SUMA TOTAL:

SUMA TOTAL:

TOTAL M.P. D. : TOTAL M. O. D. : FIRMA JEFE DE PRODUCCION COSTO PRIMO C. I. F. COSTO FABRICACION COSTO UNITARIO

Especificaciones tcnicas, aqu se detallan las caractersticas de cada producto, tanto cualitativas (modelo, formas) como

cuantitativas (voltajes, Kw, etc.)

4.

Posteriormente el Jefe de Produccin prepara un informe de costos la cual es enviada al rea de contabilidad. Este informe ms que informar los costos monetarios es informativo, aqu se detallan cantidades tanto de materia prima, mano de obra directa y CIF. El rea de contabilidad es la que se encarga de determinar el costo monetario de cada orden de produccin

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5.

Cuando la orden de produccin es terminada y revisada, es enviado un informe de termino y calidad al rea de ventas para que pueda programar la distribucin y una copia a contabilidad

Flujograma
N PROCESO 1 LEYENDA Inicio del Proceso Ventas Produccion Almacen Contabilidad

Recibe orden de compra

3 4

Envia orden de trabajo Emite informe sobre los materiales a usar Recibe materiales Elabora orden de produccion Emite informe de costo de produccion Envia informe de costos

5 6 7

Recibe, verifica y traslada al centro de costro

10

Fin del proceso

44

Relacin de los datos e informacin con otras reas Para programar la distribucin del producto El dato de la Fecha de entrega es necesario para que el rea de ventas pueda programar la distribucin de los productos a entregar diariamente.

Para llevar el control de recepcin de MP.- Las solicitudes de requisicin de materiales que genera produccin , son necesarios para el rea de almacn para llevar el control de los niveles de sus inventarios y llevar el control del personal que recibe estas materias primas para cualquier reclamo a futuro

Para calcular el costo unitario de cada producto-. Los datos recogidos y entregados por el Jefe de Produccin, en el informe de costos y en la orden de produccin, son necesarios para el rea de contabilidad pues con estos generara y distribuir los costos segn correspondan.

2.3 REA DE ALMACN Datos:

N orden de pedido Cdigo de producto

Cdigo del proveedor Cantidad solicitada Fecha de Ingreso Nombre del proveedor Unidad de Medida Fecha de Salida

Cantidad de Salida N de compra orden de

Nombre del producto N RUC del proveedor Costo Unitario

Cantidad de Ingreso N de nota de ingreso

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Informacin obtenida de los datos: Kardex de mercadera Fechas de ingreso y salida Orden de Compra de requisicin de materiales Nota de Ingreso a almacn

TOMOCORP S.A.C.

KARDEX DE MERCADERA PRODUCTO: CDIGO: MTODO:

FECHA

DOC NUMERO

DESCRIPCION

ENTRADAS SALIDAS SALDOS CANT P.U. TOTAL CANT P.U. TOTAL CANT P.U. TOTAL

TOTALES UNIDADES NETAS

Los datos son necesarios para: Mantener un Kardex por producto y permitir su fcil identificacin por cdigo. Mantener un control de fechas de ingresos y salidas del almacn. Saber el tiempo de cada producto en almacn. Verificar que la mercadera que ingresa sea acorde a lo solicitado.

46

Contar con un sustento de las personas que reciben las mercaderas y evitar problemas a futuro.

1.

Procedimientos de salida de mercara El rea de produccin emite una Orden de requisicin de materiales a almacn, ste verificar en su stock, en caso contar con el producto ir al paso 03, de lo contrario el paso 02.

TOMOCORP REQUISICION DE MATERIALES SOLICITANTE FECHA DE PEDIDO FECHA DE ENTREGA

N________

CANT. UNIDAD

DESCRIPCIN

VB PRODUCCION

DESPACHADO POR

RECIBIDO

En la requisicin de materiales generada por almacn se obtienen los siguientes datos: Cantidad solicitada por el rea produccin, sta cantidad puede ser una cantidad mayor o menor a lo que se tiene en almacn, de ser una cantidad mayor, se solicita a logstica su adquisicin.

47

Unidad de medida solicitada por produccin, sta puede ser Kilos, unidades, metros, Gr, galones, etc., debe especificarse para no incurrir en errores.

Descripcin del material requerido, en algunas ocasiones se anexara especificaciones tcnicas. Fecha del pedido, es importante para saber el tiempo de demora para la entrega de los materiales Fecha de entrega, es la fecha en que se hace efectiva la requisicin de materiales Solicitante, contiene el nombre completo de quin solicita los materiales.

La requisicin de materiales debe estar visada por produccin, y al momento de la entrega de los materiales debe consignarse el nombre de la persona que lo recibe.

TOMOCORP ORDEN DE COMPRA DE REQUISICION DE MATERIALES SOLICITANTE FECHA DE PEDIDO FECHA DE ENTREGA

N________

CANT. UNIDAD

CODIGO DESCRIPCIN

VB ALMACEN

JEFE DE LOGISTICA

48

2. Si no cuenta con la cantidad ni el producto requerido, este emitir una orden de compra de requisicin de materiales a logstica. Normalmente los datos son similares a los de la Requisicin de

materiales emitida por produccin, slo se adiciona el cdigo de producto generado por almacn. Los datos obtenidos son los siguientes. Cantidad solicitada, Unidad de medida, Descripcin del material requerido, en algunas ocasiones se anexara especificaciones tcnicas. Cdigo del producto, ste es un cdigo interno generado para el control del almacn. Fecha del pedido, fecha de entrega, es la fecha en que se solicita y se hace efectiva la entrega de materiales. Muchas veces no se consigna la fecha de entrega en la orden. Solicitante, contiene el nombre completo de quin solicita los materiales, es decir el rea de produccin.

La orden de compra de requisicin de materiales debe ser visada por logstica, como conformidad de recepcin de tal documento.

3. Si cuenta con el pedido, proceder a la preparacin de los materiales. 4. Luego entrega los materiales al rea solicitante quedndose. 5. Finalmente se hace el descargo en el kardex. (El cargo y descargo en el kardex no siempre es continuo, existiendo incongruencias entre el inventario permanente y el inventario fsico)

Procedimiento de ingreso de mercadera: 1. El supervisor de almacn recibe y verifica que la orden recibida cumpla con los requerimientos establecidos en la orden de compra correspondiente

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2. Si el producto no cumple con las especificaciones de la orden de compra ir al paso 03 caso contrario ir al paso 04 3. El supervisor de almacn realiza la devolucin correspondiente e informa de la situacin a logstica para que establezca el tiempo para una nueva entrega o la suspensin de la orden de compra. 4. El supervisor de almacn elabora Nota de Ingreso al Almacn en base a la verificacin de pedido y permite el ingreso del producto a almacn.

TOMOCORP NOTA DE INGRESO AL ALMACEN PROVEEDOR N ORDEN DE COMPRA FECHA DE INGRESO NFACTURA NGUIA DE R. ITEM CODIGO DESCRIPCIN CANTIDAD CODIGO:

N________

P.UNIT

TOTAL

OBSERVACIONES

RECIBIDO POR

VB ALMACEN

En la nota de ingreso, se obtienen los siguientes datos: Nombre del proveedor, nombre completo o razn social del proveedor Cdigo, almacn genera un cdigo interno para identificar a los proveedores, ste no es el mismo que el que genera logstica. N de orden de compra, se consigna el numero de la orden de compra generada por logstica N de Factura y/o Gua de remisin ITEM, segn la cantidad de productos ingresados Cdigo, es el cdigo interno generado por almacn para el control por producto, ste no es el mismo que el de logstica. Descripcin del producto, se consigna el nombre del producto

50

Cantidad, es el total de mercadera que ingresa a almacn P.UNIT, Es el costo unitario por cada producto ingresado, ste debe ser el mismo que el consignado en la Orden de compra que genera logstica. Total, es el costo total por producto ingresado a almacn Observaciones, se detalla en caso excepcionales.

5. Luego se descargar y almacena los materiales 6. Por ltimo se hace el cargo en el kardex por cdigo de producto.

Flujogramas

51

INGRESO DE MERCADERA
RECEPCION

ALMACEN

PRODUCCION LOGISTICA

VERIFICACION DE DOCUMENTOS (ORDEN DE COMPRA Y FACTURA)

DEVOLUCION(DE NO CUMPLIR CON LAS CONDICIONES)

NOTA DE INGRESO AL ALMACEN

ALMACENAR

INGRESO A KARDEX

2.4 AREA DE LOGISTICA Datos:

El nmero de orden de compra Fecha de pedido Fecha de recepcin Cantidad Producto

Cdigo de proveedor Nombre de proveedor Telfono Direccin Condicion de pago

Informacin obtenida de los datos: Como documentos que sustenten el proceso tenemos: la cotizacin, rdenes de compra, gua de remisin por la recepcin de la mercadera, facturas, etc. Procedimiento de Logstica (Compras)

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Se realiza varios procesos: 1. Inicia cuando el rea de almacn emite la orden de compra de requisicin de materiales, en dicha orden se detalla la fecha del pedido, la fecha en que se recibir, la persona que lo solicita, la cantidad, unidad de medida y la descripcin de los materiales que se solicitan. 2. De contar con proveedores se procede al paso 4, de lo contrario al paso 03. 3. Si se cuenta con los proveedores de dichos materiales, se procede a la cotizacin de los materiales que se requieren. 4. En caso de ser un proveedor nuevo se solicitar 03 cotizaciones como mnimo y se seleccionar a la ms conveniente segn lo que se busca. 5. El rea de logstica redacta una orden de compra y se le enva a finanzas, para que la evalu. La orden de compra requiere los siguientes datos:

TOMOCORP S.A. ORDEN DE COMPRA

N ___________

SEORES: DIRECCIN: TELEFONO: E-MAIL:

CODIGO: FECHA: ATENCION:

ITEM

CANT

UNID.

MATERIALES P.UNIT.

COSTO

SUBTOTAL IGV TOTAL ORDEN DE COMPRA DIRECCION ALMACEN: CONDICIONES DE PAGO: FECHA DE ENTREGA:

APROBADO POR: _________________

FIRMA: ____________________

53

El nmero de la orden de compra en muchas ocasiones no lleva un orden correlativo Se coloca la fecha, que es la fecha donde se solicita la requisicin de la compra as como la fecha de entrega, que viene a ser la fecha en que se entrega las materias primas luego que se realiza la compra.

Se considerar en Atencin, el nombre de la persona con la que se realizo la compra. Direccin, Telfono, E-mail, son datos para que el jefe de logstica o de almacn puedan comunicarse con el proveedor en caso de percances en la entrega de materiales

Se coloca la cantidad de los materiales solicitados; en algunas ocasiones se realiza una descripcin de los materiales detallando caractersticas adicionales que se requiera

Condicin de pago, se detallar si el pago ser contra entrega, anticipado, o al crdito Cdigo del proveedor, muchos de los proveedores no tiene un cdigo y solo se coloca su nombre o razn social. Toda orden de compras debe estar debidamente firmada por el jefe del rea de logstica, ya que es la persona responsable del proceso a realizar y debe estar aprobada por el rea de finanzas.

6. El rea de finanzas aprueba y firma la orden de compra, en algunas ocasiones puede negarse a firmar la orden de compras, de ser as se

realizar nuevamente el proceso de seleccin de proveedores. 7. Se enva la orden de compra al proveedor. 8. En caso de ser un nuevo proveedor o un nuevo producto, se proceder a generar un cdigo que lo identifique, dicho cdigo no es el mismo que genera almacn. 9. Logstica enva una copia de la orden de compra a almacn, para que sta recepcione la mercadera.

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10. El proveedor enva las facturas al rea de contabilidad y la gua de remisin a almacn, muchas veces no emiten la gua de remisin, y la conformidad de recepcin de materiales se da por la nota de ingreso que genera el rea de almacn. 11. Contabilidad registra la documentacin en el sistema y enva a finanzas. 12. El rea de finanzas Recepciona la factura por la compra y la cancela.

Flujograma

55

2.5 AREA DE CONTABILIDAD Datos:

N RUC Tasa del IGV.

Razon Social del Cliente Razon Social del Proveedor Fecha Tipo de Cambio

Nmero de registro nico del Contribuyente (R.U.C.): Este dato es muy importante en el rea de contabilidad, porque el asistente de contabilidad ingresa al sistema SAP, todos los

comprobantes que le llegan del rea de logstica y ventas. Todos los comprobantes de pago son analizados e ingresados al sistema previa revisin del nmero de RUC, para poder declarar estos ante la administracin tributaria. Esta verificacin no so es importante para el rea de contabilidad, esta informacin tambin les va a servir al rea de ventas cuando tengan que emitir facturas.

Razn Social del Cliente: Este dato es verificado por el rea de contabilidad para dar conformidad en cuanto a la situacin tributaria de los clientes, tambin son ingresados al sistema uno por uno para que posteriormente sean declarados ante la administracin tributaria.

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 Razn Social del Proveedor: Este dato es verificado por el asistente de contabilidad para poder usar ese gasto, como crdito fiscal e ingresarlo en el sistema y en la declaracin PDT 621. Tasa de IGV: Este es un dato que es ingresado al sistema, para poder desglosar la base imponible del IGV. Fecha: La fecha, es ingresado uno por uno al sistema SAP, junto a cada uno de los comprobantes de pago, esta fecha es til para saber cundo se han emitido las facturas pendientes de cobro y a quien se le ha sido emitida. Tipo de Cambio: El tipo de cambio se ingresa mes por mes de acuerdo al tipo de cambio que publica SUNAT, Este dato es importante para las transacciones comerciales que se realizan en moneda extranjera, y poder tener el importe equivalente en moneda nacional. Informacin obtenida de los datos: Registro de Compras Registro de Ventas Liquidacin de Impuestos Balance de situacin Econmica Estado de Resultados Estados Bancarios

Los datos son necesarios para: Mantener los registros ordenados y correlativos de acuerdo a su registro Evitar la duplicidad en los registros, pagos.

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Para hacer los asientos ms sencillos, slo usando cdigos de proveedores, clientes, etc.

Procedimientos El ciclo contable se inicia con el registro de las operaciones en el software contable SAP que utiliza el rea, pero solo para obtener los resultados totales de las compras y ventas. El asistente de contabilidad recepciona los comprobantes de pago del rea de ventas y compras, La informacin obtenida se clasifica y ordena, resumindola en dos documentos: registro de Compras y Registro de Ventas.

1. Proceso de registro de compras: El asistente de contabilidad recepciona una vez por mes, los documentos del rea de logstica, revisa si todos los comprobantes de pago cumplen todos los requisitos para ser considerados como documentacin contable, es decir que se puedan usar como sustento de gasto y que sean aceptados por la Administracin Tributaria.
TOMOCORP S.A.C. REGISTRO DE COMPRAS MES DE:
N FECHA COD. SUN. 313 314 315 324 333 374 375 376 377 378 COMPROBANTE SERIE 714 001 001 001 0003 005 001 111 NUMERO R.U.C.

MARZO DEL 2,011 1

PROVEEDOR TOTAL S/. US$ 277.58 160.00 575.00 1.000 1.000 1.000 T.C.

REGIMEN: GENERAL (CIFRAS EN NUEVOS SOLES)

V.COMPRA I.G.V. 18 y 19% S/. S/. INAF. S/. P.COMPRA PERCEP. 2% TOT.PAGO S/.

25/03/11 25/03/11 26/03/11 28/03/11 29/03/11 31/03/11 31/03/11 31/03/11

01 01 01 01 01 01 01 01 01 01

0003093 20502433629 PEPSICO ALIMENTOS PERU S.R.L 023552 20499102071 CAZTELLNI S.A. 005260 10288492676 ANTONIO BARRAZA RIVAS

235.24 135.59 0.00 168.64 76.27 14,041.19 26,695.00 16,539.69 0.00 0.00 57,891.62

42.34 24.41 0.00 30.36 13.73 2,527.41 4,805.10 2,977.14 0.00 0.00 10,420.49

0.00 0.00 575.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 575.00

277.58 160.00 575.00 199.00 90.00 16,568.60 31,500.10 19,516.83 0.00 0.00 68,887.11

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

277.58 160.00 575.00 199.00 90.00 16,568.60 31,500.10 19,516.83 0.00 0.00 68,887.11

002277 20492359689 DISTRIBUCIONES DE BIENES Y SERVICIOS 199.00 ALONSO S.A.C. 1.000 000424 10407511072 ROSARIO DEL PILAR IBARRA BAZAN 90.00 011525 20297862830 PIXEL TRADING S.A. 16,568.60 1.000 1.000 2.810 1.000 1.000 1.000

0005265 20127795771 DISTRIBUIDORA Y SERVICIOS GRAFICOS 11,210.00 LCH E.I.R.L. 0117648 20101085199 SCHROTH CORPORACION PAPELERA 19,516.83

TOTAL...S/.

58

2. Proceso de registro de ventas: El asistente contable recepciona una vez por mes los facturas y/o boletas que han emitidos en rea de venta, revisa y les da conformidad para poder ingresarlos al sistema.

FACTURAS REGISTRO DE VENTAS MES: Mar-11 (CIFRAS EN NUEVOS SOLES) PCGR FECHA COD. COMPROBANTER.U.C. CLIENTES IMPORTE T.CAMBIO VALOR I.G.V. SUN. SERIE NUMERO S/. / US$ VENTA 18% VIENEN... SIN MOVIMIENTO 38,829.98 6,989.40 70 01/03/11 01 001 179 20505378629 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER 564.00 IL ZERI 1.000 477.97 86.03 70 02/03/11 01 001 180 20505378629 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER 1,346.57 IL ZERI 1.000 1,141.16 205.41 70 02/03/11 01 001 181 20505378629 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER 1,534.50 IL ZERI 1.000 1,300.42 234.08 70 02/03/11 01 001 182 20505378629 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER IL21.60 ZERI 1.000 18.31 3.29 70 14/03/11 01 001 183 20505378629 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER 600.00 IL ZERI 1.000 508.47 91.53 70 15/03/11 01 001 184 20507042628 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER 1,500.00 IL ZERI 1.000 1,271.19 228.81 70 23/03/11 01 001 185 20507042628 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER 980.00 IL ZERI 1.000 830.51 149.49 70 24/03/11 01 001 186 20507042628 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER 1,000.00 IL ZERI 1.000 847.46 152.54 70 25/03/11 01 001 187 20507042628 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER 1,250.00 IL ZERI 1.000 1,059.32 190.68

INAF. S/. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

IMPORTE S/. 45,819.38 564.00 1,346.57 1,534.50 21.60 600.00 1,500.00 980.00 1,000.00 1,250.00

TOTAL

S/.

46,284.79

8,331.26

0.00

54,616.05

3. Proceso de Liquidacin y pagos de impuestos: El proceso de pagos se inicia cuando el asistente contable realiza los clculos en una hoja Excel, ingresa los datos obtenidos por el sistema, los totales de compras y ventas, luego calcula los montos a pagar de IGV y renta de tercera categora. Una vez con los resultados de este clculo hace entrega de la gua de pagos al rea de administracin para que realicen el pago, el asistente de administracin procede a ir a pagarlos al Banco Interbank. Una vez que se encuentre en este establecimiento entregan las guas a la cajera y a su vez el dinero, para la cancelacin de los impuestos. Luego entrega el voucher de pagos al rea de contabilidad, el asistente de contabilidad Engrampa el voucher de pago a las guas de pagos a la declaracin del mes y se da por

59

finalizada el proceso. Posteriormente la administradora archiva las guas en un folder junto con las guas anteriores.

PDT 621 SUNAT Declaracin Pago

LIQUIDACION TRIBUTARIA PERIODO: Jul-11 REGIMEN: GENERAL 20-Jul 21-Jul

DOMICILIO : EMPRESA: RUC: CIIU: REP.LEGAL: 1.TOMOCORP SAC 20492259897 DNI: LOCAL: TASA TRIBUTO 39,762.00 0.00 -17,241.00 22,521.00 -2,916.00 0.00 -530.00 0.00 -148.00 18,927.00 0.00

FECHA LIQUIDACION: FECHA VENCIMIENTO: LIQUIDADO POR: NNYWORDA icolecomy 1128- 7B5B - 9632 TOTALES 260,664.00 SERVICIOS

IMPUESTO GENERAL A LAS VENTAS Cd.: 1011 B.IMPONIB. V.VENTA AFECTA V. COMPRAS AFECTA V. COMPRAS AFECTA V.COMP.INAFECTA Menos:

SALDO

220,902.00 0.18 0.00 0.19 95,786.00 0.18 12,430.00 SUB-TOTAL C.F.Mes Anterior Retenciones de IGV (6%) declaradas en periodos anteriores Percepcin de IGV (2%) declaradas en periodos anteriores Retencion de IGV (6%) del mes Percepcion de IGV (2%) del mes SALDO A PAGAR SALDO A FAVOR

12,430.00

2.-

3.-

TOTAL SALDO A PAGAR O A FAVOR PA' SGTE. MES: 0.00 PARA PDT 621 0 IMPUESTO A LA RENTA REGIMEN GENERAL Cd.: 3031 TASA B.IMPONIBLE A PAGAR VENTA DE BIENES Y SERVICIOS SIST B 0.0200 220,902.00 4,418.04 Imp.Declarado: 0 Ingresos 2008 0 IMPUESTO A LA RENTA 4TA CAT. (RETENCIONES) Cd.:3042 Cuenta Terceros: RTA.4 10% IMPORTES RUC NOMBRES Serie Nmero Fecha Importes Afecto Inafecto 10413887441 CASTILLO JIMENEZ ARACELY1 81 11/06/2011 800.00 10806456166 PALACIOS GARCIA SANTOS EDITA 1 33 01/06/2011 800.00 10448156554 ARANDA QUISPE AURORA ESPERANZA 1 6 02/06/2011 1,400.00 0.00 0.00 TOTALES 3,000.00 0.00 0.00

4.-

IMPUESTO A LA RENTA 5TA CAT. ( RETENCIONES ) Cd.:3052 0.00 0.00

5.-

SEGURO REGULAR - LEY 26790 ( ESSALUD ) Cd.: 5210 42,573.33 9% 3,831.60

6.-

PENSIONES LEY 19990 ( ONP ) Cd.: 5310 19,590.00 13% 2,546.70

1 2 3 4 5 6

RESUMEN TRIBUTOS A PAGAR IGV RTA 3RA RTA 4TA RTA 5TA ESSALUD ONP TOTAL A PAGAR

MES:

Jul-11

IMPORTES A FAVOR 18,927.00 0.00 4,418.04 0.00 0.00 3,831.60 2,546.70 29,723.34 0.00

PDT 18,927 4,418 0 0 3,832 2,547 29,723

60

2.6 REA DE VENTAS Datos: Nombre cliente del Direccin Cliente del Telfono del cliente E-mail del cliente Cantidad unidades requeridas por el cliente de Nmero de Precio unitario de

RUC del cliente

los productos

Los datos son necesarios para: Que se registren los datos del cliente en contabilidad. Poder tener contacto con los clientes ms importantes. Para poder mostrar a los clientes nuestra publicidad y promociones. Que almacn y produccin sepan cuantas unidades se van a producir. Procedimiento de ventas: En este departamento se prepara da a da el pedido de ventas a manufactura segn su requerimiento. Este departamento es muy importante, ya que a travs de su buena gestin la empresa puede vender. a) Se establece el contacto del cliente con la empresa a travs del agente de ventas. b) El agente de ventas asesora al cliente sobre el producto que ofrece GRUPO GLORIA, y sobre las diferentes formas de compra, al crdito o al contado.

61

c) El cliente especifico el pedido que realizar. d) El cliente decide si comprar al crdito o al contado. e) Si el cliente compra al contado, el agente de ventas realiza el llenado de la requisicin de mercanca de acuerdo a la orden de pedido realizado por el cliente. f) El agente pide autorizacin del jefe del departamento de ventas para proseguir con la venta del producto. g) Una vez obtenida la autorizacin, la requisicin de mercanca pasa al encargado de almacn. h) El encargado de almacn enva la mercanca requerida al departamento de venta. i) El agente de venta elabora la factura de contado. j) Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del valor de la mercanca. k) El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando una copia en contabilidad y una copia en el departamento de venta. l) El agente de venta hace entrega de la mercanca al cliente. m) El cliente revisar la mercanca antes de salir de las instalaciones del local. n) Si el cliente decide comprar a crdito, el agente de venta comprueba que el cliente llene los requisitos, si los cumple, lo remite al jefe del departamento de venta. o) El jefe del departamento de venta recibe al cliente y revisa en el archivo de listado de clientes, si el cliente ya ha realizado transacciones con la empresa., para que esta informacin forme parte del archivo del cliente. p) El cliente define la cantidad de artculos y la forma de pago. q) El jefe del departamento de venta enva el archivo del cliente junto con la orden de pedido al gerente propietario, para que este autorice el crdito. r) Si el gerente propietario aprueba el crdito, enva la orden de pedido al jefe del departamento de ventas para que este apruebe el crdito. s) El agente de ventas realiza la factura de crdito acorde a la orden de pedido.

62

t) Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del 50 % del valor de venta de la mercanca. u) El cliente recibe la copia de la factura de crdito, quedando una copia en contabilidad y el original en el departamento de venta. v) El agente de venta hace entrega de la mercanca al cliente. w) El cliente revisar la mercanca antes de salir de las instalaciones del local. x) El cliente realiza el pago del 50% restante de la factura, para cancelar el crdito despus del tiempo pactado, segn las polticas de venta a crdito de la empresa. y) Se hace entrega de la factura de crdito original, junto con la copia del recibo de abono del ltimo pago.

FLUJOGRAMA: N PROCESO 1. LEYENDA Inicio del proceso Solicitud de pedido Analizar el pedido Entrada de pedido Crdito? Se verifica el crdito Si se concede el crdito se expide el doc. a almacn Se confirma el despacho Mercadera despachada Expide de factura Factura expedida Fin del proceso CLIENTE FINANZAS PROCESAMIENTO DE PEDIDO DE VENTAS ALMACN

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

63

CAPITULO III DISEO DEL SISTEMA DE INFORMACION 3.1 ORGANIGRAMA AL INICIO

GERENTE GENERAL

FINANZAS

CONTAB.

RRHH.

ADMIN .

PRODUCC .

VENTA

LOGISTICA

CONTADORA

ASISTENTES

El organigrama de la empresa GRUPO GLORIA SAC presentado al inicio estaba estructurado por siete reas las cuales son: finanzas,

64

contabilidad, recursos humanos, administracin, produccin, ventas y logstica. Adems el rea de contabilidad est conformado por una contadora y dos asistentes y el rea de produccin se divide en tres sub reas las cuales son: electricidad, electrnica y mecnica. Ante un anlisis a los procesos que se realizaban en la empresa se determino que el organigrama debera ser cambiado, para reducir algunos procesos que en algunos casos eran demasiado largos y acarreaban mayores costos. 3.2 ORGANIGRAMA MEJORADO Luego de un anlisis a los procesos de la empresa GRUPO GLORIA SAC se determino que el organigrama debera estar estructurado por cuatro reas las cuales son: administracin, proyectos, operaciones y marketing Las reas de contabilidad y recursos humanos se unieron debido a que entre ellas se realizaban varios procesos que en muchas ocasiones se repetan y hemos considerado como innecesarios los cuales acarreaban costos a la empresa. Por otro lado se considero aperturar una nueva rea que es el rea de marketing debido a que la publicidad actualmente es importarte para atraer a los clientes.
GEREN TE GENER AL

FINANZ AS

CONTABILI DAD

ADMINISTRACI ON

PRODUCCI ON

VENTA S

LOGISTI CA

ALMAC EN

65

3.3

PRODUCCION

VENTAS

LOGISTICA

ALMACEN

DATOS N de orden de produccin. Cantidad solicitada MP. Tipo de producto. Cdigo de producto. Fecha de inicio. Fecha de entrega. Horas trabajadas. Cantidad maquinarias. - Direccin del proveedor - Condicin de pago.

DATOS Nombre del cliente. Direccin del cliente. Telfono del cliente. E-mail del cliente. Cantidad unidades solicitadas. RUC del cliente.

DATOS - N orden de compra. Fecha de pedido. - Fecha de recepcin. Cantidad Cdigo del proveedor. Nombre del proveedor. Telfono proveedor.

DATOS - N orden de pedido. Cdigo de producto. Tipo de producto. Cdigo del proveedor. - Nombre del proveedor. RUC del proveedor. - Tipo de producto. - Cantidad solicitada MP.

Precio unitario de los productos. Tipo de producto.

-Fecha de ingreso. - Fecha de salida. - Cantidad de ingreso. - Cantidad de salida. - N orden de compra. - N nota de ingreso.

66

APRECIACIN CRTICA GRUPO GLORIA maneja sus procesos en un sistema de archivos fsicos y tambin automatizados en algunas reas. Este manejo de la informacin provoca varias deficiencias en el control de la informacin en la empresa. Algunas de estas son: Cada rea maneja sus propios cdigos y en ocasiones se duplican los datos Se realizan clculos errneos de saldos y pronsticos Existen muchos retrasos en la obtencin de la informacin. Demoras en las entregas a los clientes Por tales motivos el cambio organizacional que se propone a tener en cuenta para la implementacin del sistema es una REINGENIERIA DE PROCESOS, con la cual se simplificaran y redisearan los procesos para obtener : Mejoras en el servicio y la calidad Eliminar las tareas repetitivas en cada rea Reorganizar las actividades de cada proceso.

Para ello primero se debe de seguir ciertos pasos: 1 La empresa debe determinar que procesos de negocio ms importantes para el xito de la empresa. Siendo GRUPO GLORIA una empresa que se dedica a la fabricacin y comercializacin de productos lcteos, cafes, refrescos entre otros sus procesos ms importantes son los desarrollados por las reas de PRODUCCION Y VENTAS. 2Se deben determinar los procesos que producen la mayor parte de quejas

Los procesos de abastecimiento a l rea de ALMACEN, presenta varias deficiencias debido a que LOGISTICA. 3.4 DIAGRAMA DE FLUJOS PARA BASE DE DATOS AREA DE PRODUCCION INPUT
N ORDEN

esta rea depende directamente de

PROCESO
REGISTRO DE RDENES DE PRODUCCIN

OUTPUT
REPORTE DE PRODUCCIN EN PROCESO

DESTINO

TIPO PROD.

CONTABILIDA D

COD. PROD.

SEGUIMIENTO Y COSTOS DE PRODUCCIN

INFORME DE COSTOS DE MO

VENTAS N PEDIDO

FEC. RECEP. CONTROL FEC. ENTRE. CDIGO DE PEDIDOS PROGRAMA. DE PRODUCCI N INFORME DE COSTOS DE MP

CANTIDAD

ALMACN

HORAS DISTRIBUCI N DE TIEMPOS

Descripcin del Diagrama Esquema del rea de Produccin En el rea de produccin de la empresa GRUPO GLORIA SAC mediante el programa Access se realiza el INPUT es decir, el ingreso de informacin en la base de datos como es el numero de ordenes de produccin, el tipo de producto que requiere el cliente, el cdigo del producto para identificarlo en la base de datos, el numero de pedido que debe ser correlativo, la fecha de recepcin del documento en el rea de produccin, la fecha que se entregara los productos terminados por el rea de produccin, la cantidad de productos que requiere el cliente y la cantidad de horas que se utilizara para producir determinado pedido. Luego de ingresar la informacin en la base de datos se realiza el PROCESO donde se elabora el registro de rdenes de produccin, se realiza el seguimiento y los costos de produccin, y se logra llevar un adecuado control de los cdigos de los pedidos y la programacin de produccin. Adems, se logra controlar los tiempos por cada orden de pedido. Como paso siguiente se tiene el OUTPUT es decir, la salida de informacin, donde se obtiene los reportes de produccin en proceso, los informes de los costos de la mano de obra y materia prima, los cuales deben ser exactos para determinar el precio de venta. Por ltimo, toda esta informacin tiene como DESTINO llevar informacin certera a las reas de contabilidad donde realizara el registro de los costos entre otros, ventas donde se le informara acerca de los precios de los productos y almacn donde se llevara un adecuado control de inventarios.

REA DE ALMACEN

INPUT

PROCESO

OUTPUT

DESTINO

N de orden de pedido

*KARDEX DE INVENTARIO

MATERIALES

PRODUCCION

Cdigo del producto

*CONTROL DE STOCK

CONTABILIDA D

Cdigo de proveedor

KARDEX POR ITEMS *CDIGO DE INVENTARI O INVENTARIOS MOVIMIENTOS DE MATERIALES (ING. Y SAL.)

Tipo de producto

Fecha

Cantidad

INVENTARIOS EN ALMACENES

REQUERIMIENTOS DE PROVISIN

LOGISTICA

Descripcin del Diagrama Esquema del rea de Almacn En el rea de Almacn de la empresa GRUPO GLORIA SAC mediante el programa Access se realiza el INPUT es decir, el ingreso de informacin en la base de datos como es el nmero de orden de pedido, el cdigo del producto, el cdigo del proveedor, el tipo de producto, las cantidades solicitadas o ingresadas, los precios unitarios, la fecha de ingreso y salida dicha informacin ser de utilidad para poder desarrollar las actividades dentro del rea. Luego de ingresar la informacin en la base de datos, se realiza el PROCESO donde se elabora el kardex de inventarios por materiales, se hace un control del material en stock y adems se codifica todos los materiales en stock por un cdigo que es conocido por toda la organizacin. Como paso siguiente se tiene el OUTPUT es decir, la salida de informacin, donde se obtiene los reportes de los materiales en stock, los kardex por tems, los movimientos de ingresos y salidas de materiales y la lista de los materiales ms solicitados en el periodo. Por ltimo, toda esta informacin tiene como DESTINO llevar informacin certera a diferentes reas tales como; al rea de produccin, Para que as se conozca los materiales en stock; al rea de contabilidad, para que haga los descargos de los materiales consumidos en el periodo; al rea de logstica, para que obtenga un reporte detallado de los materiales ms solicitados y tambin al rea de contabilidad, para que proceda a hacer los descargos de los materiales consumidos.

AREA LOGISTICA

INPUT

PROCESO

OUTPUT

DESTINO

REQUERIMIENTO DE INSUMOS

REVISIN Y DETERMINACIN DE LA CANTIDAD DE MATERIA PRIMA

REQUERIMIENTO DE MATERIALES MEDIANTE ORDEN DE COMPRA

PROVEEDOR

SOLICITUD DE AUTORIZACIN DE PRESUPUESTOS

REPORTE DE SOLICITUDES DE COMPRA

FINANZAS

SISTEMA PROVEEDORES INVENTARIOS FACTURAS SELECCIN DE PROVEEDOR Y ELABORACIN DE LA ORDEN DE COMPRA MOVIMIENTO DE MATERIALES ALMACN CONTABILIDAD

CLCULO DE MATERIALES

Descripcin del Diagrama Esquema del rea de Logstica En el rea de Logstica de la empresa GRUPO GLORIA SAC con el sistema Access se realizan los requerimientos de los insumos que sean necesarios para el rea de produccin, el cual usara ello para su fabricacin de maquinarias u otros. A la vez que el sistema cuenta con la data de los proveedores (INPUT). Se har la revisin y la determinacin de los insumos de la materia prima adjuntando la solicitud de los presupuestos para la adquisicin de estos insumos; en el sistema se elige a un proveedor y se elabora la orden de compra (PROCESO). Luego se realizar el requerimiento de materiales de mediante la orden de compra, verificndose la aceptacin del presupuesto para la compra de los insumos (OUTPUT). Al realizarse la compra los materiales sern destinados a almacn, la factura emitida para el rea de contabilidad, el reporte de las solicitudes para el rea de finanzas y el requerimiento de los materiales para el proveedor (DESTINO).

AREA DE VENTAS

INPUT

PROCESO

OUTPUT

DESTINO

NOMBRE DEL CLIENTE

REGISTRO DE VENTAS

FACTURAS BOLETAS ORDEN PEDIDO PRODUCCIN

RUC REGISTRO Y ACTUALIZACIN DE DATOS

DIRECCIN

CORREO CONTROL FECHA PEDIDO EMISIN DE FACTURA S. PROGRA M. DE ENTREGA S

REPORTE DE REGISTRO DE VENTAS

CONTABILIDAD

COD. PRODUCC.

CANTIDAD

PRECIO UNIDAD

ID FACTURA

FECHA FACTURA

GENERACI N DE REPORTES POR

Descripcin del Diagrama Esquema del rea de Ventas En el rea de ventas de la empresa GRUPO GLORIA SAC mediante el programa Access se realiza el INPUT es decir, el ingreso de informacin en la base de datos como es el nombre del cliente, su nmero de ruc, la direccin del cliente, el correo electrnico, la fecha que se realiza el pedido, los cdigos de los productos que solicita el cliente, la cantidad de productos requeridos, detalle de los precios de cada producto requerido, el ID factura y la fecha en que realiza la elaboracin de la factura. Luego de ingresar la informacin en la base de datos se realiza el PROCESO donde se elabora el registro de ventas, los registros y actualizaciones de datos, se realiza un control de la emisin de las facturas as como la programacin de las entregas de los pedidos. Adems, se genera los reportes por cada factura emitida. Como paso siguiente se tiene el OUTPUT es decir, la salida de informacin, donde se obtiene las facturas, las boletas y las ordenes de pedido, asimismo se obtiene los reportes de registro de las ventas. Por ltimo, toda esta informacin tiene como DESTINO llevar informacin certera a las reas de Produccin y Contabilidad.

3.5 PREPARACIN DE LA BASE DE DATOS

Luego de determinar los diferentes datos de cada rea, se procede a realizar la creacin de tablas, donde se almacenaran los bloques de

informacin con caractersticas comunes .Imagen 1 Cada tabla tendr un conjunto de informacin del mismo tipo, dependiendo el rea y la necesidad de cada una. Imagen 1

Tablas creadas en la base de datos

10

Cada tabla tendr los campos necesarios y adems se podr indicar en la vista diseo las propiedades que se desea para cada campo para que de esta manera los registros posteriormente ingresados tengan uniformidad. Por ejemplo para uniformizar los datos correspondientes al RUC solo se debe permitir el ingreso de 8 dgitos, lo cual se indica en las propiedades del campo. (Imagen 2) Este tipo de descripcin ayuda al rea encargada, en este caso Ventas, a recoger los datos de manera correcta para mantener la uniformidad en los registros

Imagen 2

Propiedades de los campos

11

Luego de realizar las tablas, se procede con la creacin de la relacin de estas. (Imagen 3) Para GRUPO GLORIA uno de los principales problemas en el manejo de sus datos es la redundancia de datos, ya que cada una de las reas recopilaba los datos con un criterio de independencia es decir, no tomaban en cuenta si estos eran necesarios para otras reas o si se deberan usar en otra rea, por eso mediante este procedimiento la empresa tendr un mejor control sobre la redundancia de datos y as reducir el riesgo de las inconsistencias. Imagen 3

12

Este procedimiento de relacionar las tablas creadas para cada rea es de mucha importancia en la creacin del sistema de informacin ya que facilita a la organizacin y a sus usuarios a obtener la informacin necesaria en el momento oportuno y adems a tenerla actualizada ya que se trabaja en red. Cuando las tablas ya se encuentran relacionadas los usuarios podran: Realizar consultas en cualquier momento, obteniendo la

informacionactualizada y correcta. En la imagen 4, por ejemplo se puede observar como una consulta desarrollada por el area de ventas ayuda a localizar el distrito de los clientes que solo estan ubicados en el distrito de San Borja. En la imagen 5, por ejemplo se puede observar el resultado que el area de ventas obtuvo al solicitar la informacion de todos los pedidos atendidos solo en el mes de Noviembre Imagen 4

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Imagen 5

Obtener informes, los cuales son utiles para que la areas puedan tomas decisiones oportunas. En la imagen 6, por ejemplo se puede observar como el area de logistica obtiene los datos necesrios de cada trabajador para poder archivarlos o verificar si se encuentran actualizados. En la imagen 7, por ejemplo se puede observar como el area de ventas puede obtener un informe que le ayude a clasificar los pedidos por cliente en el transcurso del ao.

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Imagen 6

Imagen 7

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 Manejar formularios, los cuales permitiran a cada area ingresar la informacion de una maner mas facil y amigable, lo cual permitira que

el levantamiento de la informacion ya no sea engorroso. En la imagen 8, se puede observar como se puede visualizar la informacion recopilada en la base de datos pero a traves de un formulario , en este caso uno creado para el area de ventas. Este formulario permite que el ingreso de los datos de los clientes sea mas dinamico, permitiendo a los vendedores realizar el llenado de informacion de manera mas rapida. En la imagen 9, se puede observar como el area de produccion puede visualizar y seguir ingresando el detalle de pedidos producidos, acceder a los codigos creados por ellos mismos y facilitando el ordenamiento de pedidos entre esta area y ventas. Imagen 8

16

Imagen 9

17