Dicas MS-Project 2010 - Dica #8 Durao, Trabalho e Alocao Diria

by Ricardo Francisco Prochnow

No Microsoft Project, voc pode usar diferentes abordagens ao criar seus cronogramas. Vou falar um pouco sobre um dos conceitos que mais gera dvidas aos iniciantes do Microsoft Project. O comportamento da ferramenta depende do tipo de tarefa padro que voc selecionou para o seu projeto e recomendado que voc faa esta configurao na fase inicial de construo do cronograma, antes de incluir informaes de tarefas. Voc pode construir seu cronograma baseado na durao ou trabalho. A abordagem que voc vai escolher depende das necessidades do seu plano, dos recursos e de como voc quer que a ferramenta se comporte.

Planejamento baseado na durao

Agendamento baseado na durao estimado do ponto de vista do tempo: a durao permanece fixa independente da quantidade de recursos que voc alocar na tarefa: chamamos isto de "durao fixa". Muitos usurios preferem esta abordagem porque tm a necessidade de acompanhar datas e durao, mantendo o tempo inalterado independente dos recursos atribudos. Para entender como a ferramenta se comporta, fundamental entender a diferena entre o durao e trabalho. A durao a diferena entre a data incio e a data fim de uma tarefa. A durao geralmente exibida em dias, mas pode ser exibida em minutos, horas, semanas ou meses. A durao, por default, baseada nos horrios de trabalho disponveis do calendrio padro do Microsoft Project, que representa uma semana tpica de 5 dias de 8 horas, segunda a sexta-feira, totalizando 40 horas. Observe que auando voc est estimando durao, se voc digitar 7 dias na tarefa, a durao do projeto ser exibida mostrando cerca de uma semana e meia. Se voc digitar 30 dias (esperando que seja igual a um ms), no se surpreenda, pois a durao exibida ser igual a 6 semanas. A participao em um evento/feira/exposio/congresso um bom exemplo onde a programao baseada na durao til. Se a tarefa (evento) dura 10 dias (e isto no muda!), e voc atribuir uma pessoa a ela, ento o Microsoft Project calcula o trabalho da seguinte forma:

Trabalho = 10 dias 1 pessoa (mesmo que 100%) = 10 dias ou 80 horas. Durao fixa e Datas fixas importante entender que durao fixa no a mesma coisa que datas fixas. So funes diferentes no Microsoft Project. Durao fixa significa que a durao no vai se alterar, independente da quantidade de recursos alocados; mas as datas de incio e fim esto livres para se moverem baseadas nos outros fatores, como data de incio do

projeto, dependncias entre tarefas, calendrios, etc. Para datas fixas diferente: so chamadas no Microsoft Project de restries das tarefas. Voc pode fixar a data de incio ou fim de uma tarefa com restries do tipo "Deve iniciar em" ou "Deve terminar em": assim, estas datas permanecero inalteradas independente de qualquer outro fator de clculo. Por exemplo, se voc est planejando uma reunio externa com a sua equipe e reservou um local numa data especfica, digamos hoje, 15/06/2011. Esta data "fixa" e no pode alterar em funo de qualquer outro fator do seu cronograma no Microsoft Project. Por outro lado, voc pode ter "durao fixa" para uma tarefa do tipo "Impresso das apostilas", que no vai ter datas fixas: se a estimativa de durao para a impresso 3 dias e comea na 2a. feira, ela ir encerrar na 4a. feira; se a data de incio for alterada para 3a. feira, a tarefa encerra na 5a. feira No exemplo citado, do evento, num cronograma baseado na durao (durao fixa), a durao de 10 dias se mantm constante independente dos recursos atribudos. Assim, se voc alocar 5 pessoas no evento a 100%, ento pelo fato de a durao permanecer igual ao perodo do evento, o trabalho ser calculado da seguinte forma: Trabalho = 10 dias 5 pessoas (mesmo que 500%) = 50 dias ou 400 horas. Planejamento baseado na durao uma boa opo quando voc quer que a durao do cronograma permanea intacto e inalterado quando voc altera os recursos atribudos.

Planejamento baseado no trabalho

Trabalho, por outro lado, reflete o nmero de horas/pessoa (a quantidade de trabalho) necessrio para executar as tarefas. A unidade de trabalho padro no Microsoft Project hora, e o agendamento normalmente direcionado pela atribuio de recursos. Muitos usurios preferem iniciar estimando o trabalho das tarefas, para em seguida atribuir os recursos, deixando ento o Microsoft Project calcular as datas de incio e fim baseado nos nveis de carga dos recursos. Este tipo de agendamento chamado de agendamento baseado no trabalho. Para configurar o Microsoft Project para este tipo de agendamento, voc ajusta o tipo de tarefa como "Trabalho fixo" ou "Unidades fixas" com a opo "Controlada pelo empenho" ligada. Lembre que "Controlada pelo empenho" um sinnimo de "Trabalho fixo": trabalho = esforo = empenho. A relao entre Trabalho e Durao Para entender a questo trabalho e durao, vamos considerar a frmula que o Microsoft Project usa para controlar o agendamento:

Trabalho = Durao X Unidades

Voc pode fixar uma das variveis (baseado no "tipo" de tarefa que voc escolher), digitar a 2a. varivel e o MS Project calcular a 3a. Como mostrado na figura abaixo, voc pode tambm escolher uma combinao ao selecionar tanto "Unidades Fixas" como "Durao fixa" como tipo padro para as tarefas e ento ligar ou desligar a opo "Controlada pelo empenho". Por exemplo, se voc escolher durao fixa e as novas tarefas forem "Controladas pelo empenho", o Microsoft Project tentar preservar tanto a durao quanto o trabalho quando voc alterar seu cronograma. Se voc modificar a durao de uma tarefa, ele no modificar o trabalho, mas ir alterar as unidades atribudas a tarefa.

Por exemplo, vamos avaliar uma tarefa de pintura para detalhar o conceito de cronograma baseado no trabalho. Digamos que sua estimativa de trabalho para a tarefa seja de 10 dias ou 80 horas, mas, dependendo da quantidade de recursos (pintores) alocados, a durao ir variar. 1 pessoa a 100%, ento a durao ser de 10 dias 1 pessoa a 50%, ento a durao ser de 20 dias 2 pessoas a 100%, ento a durao ser de 5 dias O Microsoft Project calcula as datas de incio e o fim: assim, apesar do trabalho total permanecer inalterado, as datas do cronograma flutuam conforma os recursos atribudos. Vamos verificar a forma de ajustar as caractersticas das tarefas no Microsoft Project. Veja nos exemplos abaixo, que o comportamento do wizard se altera em funo da seqncia de alterao dos atributos durao e trabalho que voc fizer na tarefa.

Neste primeiro caso, executaremos os seguintes passos: 1) Crie uma atividade Agendada Automaticamente 2) Aloque um recurso tipo trabalho 3) Informe 5 dias para a durao: perceba que o Microsoft Project preencheu automaticamente o campo trabalho com 40 horas 4) Agora modifique o campo trabalho para 20 horas: veja que ele altera a durao, e apresenta o wizard para orient-lo quanto as opes do agendamento

Neste segundo caso, vamos inverter os passos: 1) Crie uma atividade Agendada Automaticamente 2) Aloque um recurso tipo trabalho 3) Informe 40 horas para o trabalho: perceba que o Microsoft Project preencheu automaticamente o campo durao com 5 dias 4) Agora modifique o campo durao para 2,5 dias: veja que ele altera o trabalho, e o wizard apresenta outras opes para o agendamento

A tabela abaixo detalha como o Microsoft Project reage quando voc faz mudanas de agendamento em uma tarefa dependendo do tipo e configuraes da tarefa, ou ainda se estamos em modo "agendamento manual":

No dia-a-dia das empresas, uma abordagem interessante a criao de modelos (templates) para ajudar os seus gerentes de projetos e de recursos com os cronogramas dos projetos mais comuns. Um template com o tipo de tarefa padro configurado em "Unidades fixas" e "Controladas pelo empenho", que inclua assinalamento de recursos genricos nas tarefas e todas as estruturas de dependncias mais comuns entre as tarefas j parametrizadas. Assim, o processo de planejamento de um projeto tpico consistir em substituir os recursos genricos pelos recursos nomeados (reais) e as unidades (percentuais) estimadas para cada recurso nomeado dependendo de sua disponibilidade. Ao fazer a substituio dos recursos genricos e feita a alimentao das unidades de alocao, a durao e as datas de incio e fim so calculadas automaticamente, resultando num cronograma puramente "controlado pelo trabalho". De qualquer forma, sempre necessrio avaliar cuidadosamente sobre como voc trabalha e qual a melhor abordagem para o projeto em questo. Voc pode estabelecer padres para suas equipes de projeto, mas os requisitos vo mudar de um projeto para outro e de uma tarefa para outra. O importante lembrar que sua deciso quanto ao tipo de abordagem que ser usado depende de como a tarefa vai ser executada: a programao do cronograma deve seguir a realidade de execuo, ou seja, se a questo mais importante o tempo de execuo, use a abordagem baseada na "durao"; se o fundamental for o tempo de trabalho totalalocado na tarefa (p.ex. 32 horas), ento use o planejamento baseado no trabalho.

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Utilizando Linha de base (Baseline) no MS Project

Um grande recurso do MS Project para o acompanhamento do andamento do projeto a utilizao das Linhas de Base (ou Baselines no termo em ingls), que permite comparar o que foi previsto no projeto com o que est sendo realizado. Para utilizao da Linha de Base, primeiro preciso entender que ela uma Foto do seu planejamento, ou seja, como voc planejou a execuo do seu projeto. Voc pode salvar baselines tanto para atividades especficas, como para todo o projeto, mas iremos trabalhar apenas o segundo cenrio aqui. O primeiro passo criarmos um cronograma do nosso projeto, como neste exemplo:

Uma vez fechado o planejamento, podemos salvar a linha de base do nosso projeto acessando o menu "Ferramentas > Controle > Definir Linha de Base", que ir nos levar at a tela abaixo.

Agora que j salvamos nossa linha de base, podemos visualizar em nosso cronograma no Project a linha de base ao lado do meu cronograma de andamento, atravs do menu "Exibir > Gantt de Controle", passando a ter a seguinte visualizao do grfico:

Agora que temos a linha de base salva, vamos supor um andamento do nosso projeto, considerando a data atual como 28/04/2010 (linha pontilhada no Gantt). Vamos considerar que a Atividade A foi iniciada e concluda dentro do prazo, a atividade B no foi iniciada no dia, e ter o atraso de 1 dia em seu incio, e a atividade C foi iniciada e est com andamento dentro do que foi planejado. J vemos agora no Gantt de Controle, uma distoro entre Planejado (barras pretas no Gantt) e o Realizado (barras azuis e vermelhas no Gantt), indicando claramente o atraso nas Atividades B e D:

Linha de Andamento
Outra forma de fazer o acompanhamento com a linha de Base alm do Gantt de Controle, utilizando a Linha de Andamento, acessada atravs do menu "Ferramentas > Controle > Linhas de Andamento". Iremos configurar uma linha de base simples, em relao ao nosso Planejamento (Plano da linha de base), conforme tela abaixo:

Depois de configurada a linha de andamento, podemos ver no Gantt uma linha vermelha, cortando nosso cronograma na data atual e com marcadores do andamento para cada atividade:
o o o o
Atividade A: Concluda, sem marcador; Atividade B: Marcador recuado em relao linha de andamento e atividade, indicando atraso em relao ao planejado (Linha de Base); Atividade C: Marcador sobre a linha de andamento, indicando que a atividade est sendo executada dentro do previsto; Atividade D: Atividade futura, sem marcador.

Com a linha de andamento, conseguimos ter uma visualizao rpida de como est o andamento das atividades em relao ao que foi planejado at a data atual, mas no conseguimos visualizar o impacto nas atividades futuras do projeto (neste caso, Atividade D).

Gerncia O Projeto est Atrasado! - Gerenciamento de Projetos: Cronograma Neste artigo, falaremos sobre como manter o projeto no curso planejado, ou seja, sobre gerenciamento de projetos. por Mauro Vianna

Estimativas

Quantas vezes j ouvimos esta frase? Infelizmente este um fato to comum que muitas vezes nos acostumamos a aceit-lo como invitavel. Mas ser que este mal to inevitvel assim? Neste artigo, falaremos sobre como manter o projeto no curso planejado, ou seja, sobre gerenciamento de projetos. Plano de Trabalho Como podemos evitar o atraso em um projeto? Vamos avaliar primeiro os motivos de atraso. comum termos os seguintes problemas: Mudana na especificao, Mudana da equipe, Erro de estimativa do tempo das tarefas e Falta de recursos. Os problemas acima so comuns, mas vamos supor por um momento um projeto ideal, no qual nenhum destes problemas exista. Ele estaria imune a atraso? No necessariamente, pois ainda existe ainda um fator que no mencionamos: planejamento e acompanhamento. Para efeito deste artigo, vamos considerar um projeto ideal, sem fatores externos e sem erros de especificao e estimativas precisas. Vamos supor um projeto simples de contas a pagar. Temos um prazo de 3 meses, um mdulo de cadastro, um mdulo de lanamentos e um de relatrios. Nossa equipe composta de um analista de sistemas, 3 programadores (1 para cada mdulo) e 1 testador. Como podemos garantir que o projeto esteja sob controle? Precisamos gerenciar este projeto. Para isso, necessrio termos uma boa visibilidade do que o projeto. O primeiro passo criar um plano de trabalho. Este plano composto da diviso de tarefas entre os profissionais da equipe, assim como detalhamento das tarefas e estimativa de prazo para cada subtarefa. Por exemplo, o mdulo de cadastro pode ser dividido em cadastro de fornecedores, cadastro de materiais, etc. Cada uma destas subtarefas ter seu incio e trmino estimado, assim como as tarefas que dependem destas (ex: testes). O ideal que estas subtarefas tenham entre 2-4 dias. O princpio bsico dividir para conquistar. Desta forma, nosso projeto de 3 meses pode ser encarado como vrias tarefas curtas de 2-4 dias. Qual a vantagem? muito mais fcil de gerenciar pois podemos controlar o avano do projeto. Cada tarefa gera algum resultado, que pode ser uma funo implementada, um teste feito, um documento entregue, etc. Qualquer atraso no projeto ser identificado rapidamente e medidas adequadas podero ser tomadas para reduzir ou at eliminar o impacto dos mesmos. bem melhor do que descobrir que o projeto est atrasado somente no fim. Ferramentas Quando falamos de plano de trabalho, inevitvel pensarmos em cronograma. E para criarmos cronogramas uma ferramenta bem conhecida o Microsoft Project. O Project oferece vrios recursos dentre os quais destacamos: Edio simples e rpida, permitindo testar rapidamente vrios cenrios; Definio de marcos no tempo (ver marco de codificao completa na Figura 2); Definio da equipe e atribuio de tarefas, com identificao sobre alocao; Quebrar uma tarefa em subtarefas (ver Figura 3); Comparar realizado vs. planejado (ver Figura 4). Por exemplo, na figura 4, apresentamos uma das vises do Project mostrando o andamento do projeto na segunda semana. As barras azul escuro mostram as tarefas completas. As sees em azul-claro mostram as tarefas ou partes de tarefas ainda a fazer.
Figura 1: Projeto de Contas a Pagar

Figura 2: Diviso do Projeto em Tarefas Principais com Atribuies

Figura 3: Detalhamento do Mdulo de Cadastro

Figura 4: Viso Baseline: Real x Planejado

As barras cinza mostram o planejamento inicial. Notem que o cadastro de fornecedores, previsto para 3 dias, acabou levando 4 dias, gerando um atraso de 1 dia em todas as tarefas subsequentes. Com esta informao, poderamos, por exemplo, realocar outro programador para uma das tarefas em atraso e com isso eliminar o atraso. O cronograma uma ferramenta importante e poderosa, mas deve ser utilizada adequadamente. No basta criar um cronograma no incio do projeto e esquec-lo. necessrio acompanhar o projeto e ajustar o cronograma de acordo com os imprevistos, tal como o atraso acima. Por isso, um dos profissionais da equipe deve ter a responsabilidade desta tarefa, em geral, o lder da equipe. No nosso exemplo seria o analista de sistemas. Este controle pode demandar um tempo considervel, dependendo do tamanho da equipe e tarefas do projeto. Porm importante lembrar que o plano de trabalho inclui outros elementos alm do cronograma, como por exemplo: plano de testes, treinamento de usurios, etc. Estes planos usualmente so textos, podendo ser criados com qualquer editor. Neste artigo mostramos como desmembrar um projeto de trs meses em tarefas menores e mais fceis de gerenciar. Apresentamos tambm algumas vises teis do Microsoft Project para auxiliar nesta tarefa.

COMO ELABORAR UM CRONOGRAMA COM O PROJECT?

Publicado por Andr Campos / 31 de janeiro de 2013 / Em Gerncia de Projetos, TI Corporativa / 2 Comentrios

No nenhuma novidade que a gesto de projetos uma disciplina da mxima importncia. Planejar algo antes de faz-lo chega a ser uma questo de bom senso. Mas muitos no fazem isso, e talvez seja aquela barreira do primeiro passo. Sabe como comear o planejamento de um novo projeto? Uma tarefa fundamental na gesto de projetos a criao do cronograma. Normalmente utilizamos uma ferramenta para isso, como o Project. Mas importante entender que h uma ordem especfica para se elaborar um cronograma e que, nesse caso, a ordem dos fatores altera o produto. Ou seja, o cronograma deve ser elaborado em uma determinada sequncia para garantir o melhor resultado. Definir grandes entregas Antes de comear a elaborar um cronograma preciso ter uma viso geral do que o projeto vai entregar. Se isso no for feito, bastante provvel que o gerente venha a se perder entre as dezenas ou centenas de tarefas a serem realizadas. Para exemplificar esse e os outros conceitos que trataremos, usaremos como exemplo um projeto hipottico para implantao de um sistema para controle de acesso fsico a determinada rea da organizao. Para comear o exemplo, note a definio das grandes entregas na figura abaixo.

Definir a interdependncia entre as e entregas O segundo passo definir as precedncias e dependncias entre as entregas. Fazemos isso preenchendo o campo predecessoras com o nmero da atividade predecessora. O nmero de cada atividade est identificado na extrema esquerda do cronograma. Em nosso exemplo, como pode ser visto na figura a seguir, decidiu-se que as entregas Definir permetro e Selecionar a tecnologia podem ocorrer em paralelo, pois h (hipoteticamente) dois profissionais para executar estas partes simultaneamente. Mas a entrega Comprar depende de Selecionar a tecnologia, e a entrega Implantar depende da entrega Comprar. Veja como isso ficou registrado adequadamente na coluna Predecessoras.

Uma dica importante que as entregas devem ter como predecessoras apenas outras entregas, e nunca atividades. Do contrrio, problemas graves no cronograma, como dependncia circular, podem ser produzidos. Detalhar as grandes entregas em atividades Em seguida, precisamos identificar quais so as atividades necessrias para produzir cada uma das entregas. Veja como ficou nosso exemplo, na figura abaixo. Note que cada entrega (resultado) conta com um conjunto de atividades (trabalho) que a produzir. A ltima atividade, porm, j tem um prazo definido como zero. Por qu? Trata-se de uma marcao especial, indicando que esta atividade , na verdade, um ponto de verificao. Provavelmente sero nestes pontos de verificao que o gerente de projetos ser cobrado por seus resultados. Isso muito positivo, pois evita aquela cobrana desestruturada e quase que diria do gerente do projeto sobre os profissionais da operao. Esse tipo de cobrana tende a tornar o trabalho desgastante e mais propenso a conflitos. Por isso, a cobrana feita apenas nos pontos de verificao se torna uma excelente forma de maximizar resultados sem sobrecarregas os colaboradores.

Definir as interdependncias das atividades Como aconteceu no caso das entregas, agora a hora de estabelecer as interdependncias entre as atividades. Cada conjunto de atividades dentro de uma entrega chamado tambm de pacote. preciso levar em conta dois aspectos ao analisar as precedncias: 1) se uma atividade pr-requisito para outra; 2) mesmo que no seja, se o gerente de projetos conta com um profissional para realizar cada atividade, ou se o mesmo profissional que realizar diversas atividades. Essas duas questes ajudaro o gerente do projeto a definir se as atividades podem acontecer ao mesmo tempo (no h pr-requisito e h pessoas diferentes para realizar) ou se elas devem ocorrer em sequncia (h pr-requisito ou apenas um profissional para diversas atividades). Veja como ficou o exemplo:

Note que a primeira atividade de cada pacote no precisa e no pode ter precedncia definida. Ela automaticamente compreendida como sendo subordinada a ao pacote, por ser a primeira dele. Assim com nas entregas, tambm importante que as atividades tenham como predecessoras apenas outras atividades, e nunca entregas. Se tiver necessidade de fazer interdependncia entre atividades e pacotes, ou entre pacotes e atividades, talvez seja o caso de repensar a estrutura dos pacotes e atividades. Definir os prazos para cada atividade. Apenas nesse momento que os prazos so definidos. No tente fazer isso antes, porque a estrutura de pacotes e atividades costuma mudar muitas vezes antes de chegar a uma verso final, e tentar fazer isso enquanto pensa tambm nos prazos pode se tornar confuso e frustrante. Quando comeamos a definir os prazos por atividade o Project calcula automaticamente os prazos das entregas e do projeto como um todo. Note na figura abaixo que os prazos so somados por entrega, e somados tambm para o projeto todo, que neste exemplo alcana 75 dias teis. importante lembrar que a coluna Modo da tarefa deve estar selecionada para Automtico, pois do contrrio o Project no faz o clculo de prazo.

Geralmente, quando realmente descrevemos as atividades que sero realizadas e informamos prazos prximos da realidade para cada uma das tarefas, os prazos finais podem parecer muito maiores do que imaginvamos. No se assuste com isso, pois em quase todos os casos esse o prazo realmente mais prximo do real. E muitas vezes o projeto ainda exceder esse prazo.

Concluso claro que ainda h muito o que se dizer sobre a construo do cronograma. Mas espero que este artigo seja til para o incio de seus novos projetos, e que eles possam ser devidamente planejados. Afinal, no se chega a lugar algum sem antes dar o primeiro passo.

Neste vdeo demonstro o uso Microsoft Office Project 2007 com o objetivo de que o interessado conhea as seguintes aes p/ desenvolvimento de um cronograma de desenvolvimento de software (produto): 1. Criao da lista de tarefas 2. Sequenciamento das tarefas; 3. Definio dos recursos e seus custos; 4. Associao dos recursos as tarefas; 5. Definio da durao p/ derivao do trabalho; 6. Verificao de anlise dos custos.