GUIA BASICA PARA LA FORMULACION DE PERFILES DE PROYECTO. UNA VISION DESDE EL MARCO LOGICO.

Ing. Pal Mench.

Introduccin:
La presente gua tiene como objetivo presentar una visin sinttica y clara de los elementos bsicos para preparar un documento de proyecto en un nivel general. Es necesario entender que la temtica de proyecto es amplia y compleja, proceso en que intervienen muchas disciplinas, por lo que hemos tratado en esta oportunidad de presentar en forma accesible un resumen de los puntos que consideramos de aplicacin general.

Que es un proyecto.
Existen varias definiciones de que es un proyecto, por ejemplo:

Un proyecto es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema que tiende a resolver entre muchas, una necesidad humana. Es el plan prospectivo de una unidad de accin capaz de materializar algn aspecto del desarrollo econmico o social Conjunto de actividades planificadas que tienen relacin entre s y, que estn orientadas a solucionar un problema de desarrollo o mejorar una determinada situacin ya sea de un grupo, organizacin, comunidad o pueblo Conjunto nico de actividades con un punto de iniciacin y otro de terminacin definidos Es la unidad bsica de la Planificacin

Que definicin considero la ms apropiada para mi espacio de trabajo?

Nota:

A veces se piensa en un proyecto como la intencin de hacer algo y en consecuencia, es lo contrario de realizar ese algo. Pero el proyecto incluye no solo el propsito de ejecutar algo, sino tambin su materializacin, puesta en marcha y operacin. Este concepto lleva a considerar el Ciclo y Etapas en la vida de los proyectos.

Ciclo y Etapas del Proyecto:

Ciclos Preinversin Idea

Etapas

Definicin A partir de una necesidad sentida se esboza la idea inicial. Proceso para definir a travs de informacin disponible, causas y efectos con el objeto de definir claramente el problema a solucionar.

Anotaciones Documento de observacin general. Entre las alternativas de identificacin una de las ms utilizadas es el rbol de problemas.

Identificacin de Problema

Definicin de alternativas de intervencin (Evaluacin exante) Perfil

Identificados los Cuadro de problemas se procede a evaluacin de evaluar las posibles alternativas y actores. alternativas de solucin hasta definir la actuacin viable. Determina en un primer nivel, objetivos, metas, costos. A partir de la Matriz del Marco lgico de define los aspectos relevantes del proyecto. Incluye los estudios de mercado, tcnico, financiero y econmico. Incluye cotizaciones, evaluaciones administrativos legales, cartas de entendimiento, estudio de impacto ambiental.

Prefactibilidad

Se procede a estudiar en detalle la alternativa de inversin seleccionada a nivel de perfil. Se afinan detalles relativos a los aspectos tcnicos, institucionales, econmicos y financieros.

Factibilidad

Ciclos

Etapas

Definicin

Anotaciones Se establece los actores a nivel de recurso humanos, tcnicos, financieros, beneficiarios y se concluye en acuerdos. Puede incluir licitacin y asignacin del proyecto.

Negociacin. Financiamiento y Proceso para la aprobacin. bsqueda de recursos a distintos niveles. Se logran acuerdos, se firman convenios de aprobacin y si es necesario se licita.

Inversin

Ejecucin

Administracin de los recursos para la consecucin de los objetivos.

Monitoreo

Anlisis permanente de lo previsto en con lo ejecutado.

Incluye contratacin de personal, servicios, definicin de tiempos y uso racional de los recursos En forma peridica se contrasta el avance de la ejecucin, se identifican problemas y se definen estrategias para el logro del objetivo. La vida til del proyecto define el tiempo en que operar el mismo, a veces tiene fecha definida como algunos proyectos educativos otros no tienen fecha definida como en proyectos La informacin de la evaluacin expost retroalimenta a los decisores del proyecto.

Post inversin

Operacin

Puesta en marcha y operacin permanente del proyecto. Requiere administracin por objetivos o para produccin constante dependiendo del proyecto.

Evaluacin Expost

Evaluaciones posteriores a la inversin para verificar si el proyecto cumple con los objetivos y beneficios esperados.

Nota:

Para efectos de este curso se desarrollar la metodologa para abordar la etapa de preinversin en particular hasta la preparacin del perfil.

CICLO DE PREINVERSIN.

La Idea:
La idea de la formulacin de un proyecto y su posterior ejecucin, nace a partir de una necesidad sentida ya sea en la comunidad, en la empresa o en forma personal. El primer paso entonces deber ser el definir de la mejor forma posible la necesidad o problema que genera la idea de realizar una accin que cambie la situacin actual.

Identificacin y anlisis de actores alrededor del tema.

Como un paso previo se realiza la identificacin de los actores o involucrados y se procede a realizar una anlisis del papel que juegan al rededor del tema identificado como problema. Pasos sugeridos: 1. Listar los grupos o personas relacionadas con la temtica del problema a resolver, pueden ser autoridades locales, nacionales, beneficiarios, instituciones, entes financieros e incluso grupos que se oponen a accin. 2. Analizar cada grupo en particular segn sus limitaciones, potencialidades y recursos. Cuadro actores Involucrado s Involucrado 1.. Limitaciones Potencialidades Acceso Control

Se describen las Aspectos que Recursos con los Aspectos limitaciones o son fortalezas del que cuenta el que controla debilidades del actor. actor. el actor. actor. Econmicas, tcnicas o cualquier aspecto que limita su actuacin.

Involucrado 2...

3. Analizar cada grupo por sus expectativas, necesidades e intereses. Para ello utilizar un cuadro similar al anterior, tomando en cuenta que las expectativas son aquellas cuestiones que el actor espera de la accin, las necesidades prcticas son aquellos apoyos o cuestiones concretas que necesita el actores y los intereses estratgicos son aquellos objetivos amplios que desean lograr los actores. 4. Consideraciones tiles de los cuadros anteriores.

El Paso ms Importante.... Definir el Problema:

El punto de partida es definir con claridad el problema al cual buscaremos darle solucin. 1. Sentir la necesidad.
Proceso natural que nos indica que es necesario actuar para cambiar una situacin

2. Diagnstico o estudio.

R eunir toda la informacin a nuestro alcance sobre la necesidad aparente.

3. Identificar plenamente la necesidad o problema. Identificar Causas, efectos y problema central. 4. Priorizar alternativas de solucin al problema.
Se pueden identificar varias alternativasde solucin, debemos escoger aquella que es viable.

Una Metodologa para identificar el Problema: rbol de Problemas.

Para efectos del curso utilizaremos la metodologa del rbol de problemas para identificar el problema central que deseamos cambiar. Es una forma grfica que representa la secuencia entre causa y efecto de un problema central identificado. Para ello seguimos los siguientes pasos. 1. Listar los problemas que podemos identificar relacionados a la necesidad que deseamos resolver. 2. Ordenar los problemas, armando una relacin entre los que consideremos son causas y los que son consecuencias. (Causa Efecto) 3. Identificar un problema central, a partir del cual colocamos la relacin de causas y posteriormente la relacin de efectos.

Nota: Es importante redactar adecuadamente los problemas, teniendo en cuenta que un problema no se debe conceptuar como la carencia de algo sino como una situacin problemtica. Ejemplo: Incorrecto Los agricultores de la comunidad de San Jos requieren fertilizantes para mejorar su produccin . Correcto Los agricultores de la comunidad de San Jos tienen un bajo nivel productivo.

Ejemplo: Una cooperativa agrcola productora de caf busca mejorar su actividad productiva de tal forma que mejorar sus ingresos y conservar la inversin en el caf realizada durante muchos aos.

Bajo nivel de la Calidad de Vida

Necesidades bsicas desatendidas

Incapacidad para ahorrar e invertir.

Alto nivel de pobreza en la comunidad Ingresos insuficientes de la actividad cafetalera Produccin limitada caf Ingresos bajos por venta de caf cereza

Imposibilidad de ampliar el rea del cultivo por carecer de ms tierra.

Rendimiento susceptible de ser mejorado

Alto nivel de intermediacin

Incapacidad de procesar el caf y darle valor agregado

rbol de Objetivos.
Mejora el nivel de la calidad de vida

Las familias atienden sus necesidades bsicas

Aumenta el ahorro y la inversin.

Disminuye el nivel de pobreza Aumenta el ingreso por actividad cafetalera

Aumenta la produccin de caf.

Ingresos bajos por venta de caf cereza

Adquirir ms tierra y ampliar rea de cultivo

El rendimiento por Ha. De caf aumenta.

Bajo Nivel de intermediacin.

Capacidad de procesar el caf y darle valora agregado.

El rbol de objetivos se desprende del rbol de problemas, transformando las situaciones negativas en situaciones positivas (soluciones). El anlisis de objetivos es un procedimiento que permite: Describir la situacin futura que prevalecer una vez resueltos los problemas. Identificar y clasificar los objetivos por orden de importancia. Visualizar en un diagrama las relaciones medios - fines.

Definicin de Alternativas:
Del rbol de objetivos se identifican las alternativas de intervencin, para ello se consideran aquellos ramales que definen en forma clara soluciones. Para determinar cual de las dimensiones del problema estudiado logra mayor incidencia y en la forma ms efectiva se desarrolla una matriz de evaluacin de las distintas opciones de intervencin. Se sugiere considerar como mnimo las siguientes criterios:

Costo de la intervencin. (alto= 1, medio= 2 , bajo= 3) Recursos disponibles. (alto= 3, medio=2, bajo=1) Capacidad institucional. (o de la comunidad)(alto= 3, medio=2, bajo=1) Riesgo social. (alto= 1, medio= 2 , bajo= 3) Posibilidad de xito.(alto= 3, medio=2, bajo=1) Posibilidad de apoyo externo.(alto= 3, medio=2, bajo=1) Cuadro de Anlisis de Alternativas.
Alternativa Costo 1 a. Recursos 1 b. Capacidad 1 b. Riesgo 1 b. Pos. Exito Pos. Apoyo 1 b. 1 b. 8 2 m. 2 m. 2 m. 3 a. 2 m. 14 1 b. 2 m. 3 b. 2 m. 2 m. 13 2 m. 2 m. 3 b. 3 a. 3 a. 15 Total

1. Adquirir tierra y ampliar rea de cultivo

2. Aumentar el 2 m. rendimiento por ha. 3.Disminuir el 3 b. nivel de intermediacin 4. Transformar 2 m. el caf cereza en pergamino

Se concluye que la alternativa ms viable es invertir en la transformacin del caf cereza en caf pergamino.

Matriz del Marco Lgico.

El marco lgico es un instrumento desarrollado en los aos 70 y utilizado desde entonces por diferentes organismos de cooperacin. Se trata a la vez de un ejercicio y de un mtodo de anlisis, adems de ser una estructuracin de los resultados de dicho ejercicio, que permite presentar en forma sistemtica y lgica los objetivos de un proyecto o programa y sus relaciones de causalidad. El marco lgico se utiliza tanto durante la preparacin de un proyecto o programa como durante su ejecucin y evaluacin.

Descripcin de la matriz del marco lgico.

La primera columna y sus cuatro casillas: definen la lgica de intervencin. Objetivos Generales: Objetivos a un nivel superior al del proyecto al que deber contribuir la intervencin. Existen otros proyectos que tambin contribuyen a la realizacin de este objetivo general. Pueden ser varios objetivos generales, tambin se puede identificar como objetivo superior, objetivo de desarrollo. Objetivo del Proyecto: objetivo cuya fase inicial debe alcanzarse durante el periodo de intervencin y con la probabilidad real de que subsista despus de la fase de ejecucin del proyecto. Resultados: sern el fruto de las actividades realizadas, que, en su conjunto supondrn la consecucin del objetivo especfico. Actividades: acciones que la intervencin deber llevar a cabo para obtener los resultados.

La segunda columna : indicadores objetivamente verificables. Se trata de una descripcin operativa de los objetivos y resultados en trminos de cantidad y calidad de un producto para un grupo destinatario, con indicacin de tiempo y de lugar. Los medios materiales y no materiales (insumos) necesarios para llevar a cabo las actividades planeadas figuran en la ltima casilla. (" actividades").

Tercera columna: fuentes de verificacin. Indican dnde y en que forma se obtienen las informaciones sobre la realizacin de los objetivos y resultados (presentados en trminos operativos en forma de indicadores objetivamente verificables). Los costos y fondos figuran en la ltima casilla. (actividades)

Cuarta Columna: hiptesis o supuestos claves Se trata de factores externos que escapan a la influencia directa de la intervencin, pero que son importantes que se den para alcanzar los resultados, el objetivo especfico y el objetivo general. MATRIZ DEL MARCO LOGICO

Lgica de Intervencin. Objetivo Superior: Objetivo de Desarrollo: Objetivo del Proyecto: Resultados: Actividades:

Indicadores objetivamente verificables.

Fuentes de verificacin

Hiptesis o Supuestos Claves.

Medios:

Costos: (presupuesto)

La Lgica de Intervencin:
La primera columna es la lgica de intervencin que indica la estrategia a seguir. Se trata del conjunto de etapas de intervencin que deben realizarse para contribuir a los objetivos generales. A travs de los medios, se pueden realizar las actividades; A travs de las actividades, se logran los resultados; Por medio de los resultados, se alcanza el objetivo del proyecto; Y a lograr el objetivo del proyecto se contribuye a lograr el objetivo de Desarrollo y el Objetivo Superior.

De donde se obtienen los objetivos, resultados y actividades? Se extraen del rbol de objetivos, colocando los mismos segn el orden de jerarqua que consideremos conveniente.

Indicadores.
Como se construye un indicador objetivamente verificable? Paso 1. Defina el tipo de indicador. Por ejemplo, si queremos medir el crecimiento industrial de Guatemala, un indicador bsico podra ser: Aumento en el uso de la capacidad industrial instalada. Paso 2. Agregue cantidad. El uso de la capacidad instalada se incremento de un 38% a un 70% . Paso 3. Agregue calidad. El uso de la capacidad industrial instalada de escala media se incremento de un 38% a un 70%. Paso 4. Agregue tiempo. El uso de la capacidad industrial instalada de escala media en Guatemala se incremento de 38% a 70% entre marzo de 2,001 a marzo de 2,002.

Fuentes de Verificacin.
Las fuentes de verificacin son los medios a utilizar que ofrecen la certeza de obtener la informacin correcta de los objetivos, resultados e indicadores. Deben proporcionar datos fiables y accesibles.

Hiptesis o Supuestos Claves:

Los supuestos claves son respuesta a la pregunta Cules son los factores externos que la intervencin no controla pero son indispensables que se den para se cumplan los objetivos?. Si se llegar a identificar un supuesto clave que tiene alta posibilidad de cumplirse, se denomina factor mortal. Ya que implica que existen uno o varios factores externos que debido a que al no cumplirse haran fracasar la intervencin.

Medios y Costos:
Medios son los recursos materiales y no materiales (insumos) necesarios para efectuar las actividades planeadas y dirigir el proyecto. Hay que distinguir entre recursos humanos, materiales y financieros. Costos: es la traduccin en trminos financieros de todos los medios identificados para la ejecucin del proyecto.

Presupuesto:
o Que representa el presupuesto de un proyecto? El presupuesto es una parte esencial de la integralidad de un proyecto, es la ejecucin traducida en recursos econmicos (ms que financieros, ya que muchas veces incluimos valoraciones que no se cuantifican como egresos). o Por lo tanto el punto de partida para elaborar un presupuesto es la identificacin clara y minuciosa de la programacin de la ejecucin, esta puede obtenerse de las actividades descritas para lograr los resultados esperados. Actividades especficas: son aquellas que se realizan en espacios de tiempo predefinidos, no son permanentes. Actividades permanentes: son aquellas que se realizan en forma cotidiana o con cierta periodicidad y que estn directamente relacionadas con la ejecucin del proyecto. Actividades de apoyo: son aquellas que contribuyen a la ejecucin del proyecto en forma indirecta, usualmente estn relacionadas con el funcionamiento y administracin del ente ejecutor del proyecto. o Como identificar los costos de un proyecto? Una vez identificadas las actividades que requerir el proyecto, es necesario identificar los recursos para llevarla a cabo, expresado en : personal, insumos , servicios a contratar, etc. o Generalmente se utilizan los siguientes rubros:

1. Recurso Humano: Personal. Incluye todo el personal necesario para la ejecucin del proyecto, ya sea este pagado por servicios profesionales o por planilla.
Rubro Unidad de medida Cantida d Costo Unitario .
6,000.5,000.10,000.-

Costo Total

Aporte externo (solicitado)

36,000.60,000.10,000.-

Aporte propio

Personal
Coordinador del proyecto. Coordinador tcnico, Asesor XX. Mes Mes Consultara . 12 12 1 72,000.60,000.10,000.36,000.-

2. Inversiones: Maquinaria, equipo, edificaciones. Son adquisiciones que realizar el proyecto y son compras nicas y permanecern despus de la ejecucin del proyecto.
Rubro Unidad de medida Cantida d Costo Unitario .
90,000.15,000.-

Costo Total

Aporte externo (solicitado)

90,000.-

Aporte propio

Inversiones
Vehculo Fotocopiadora Unidad Unidad 1 1 90,000.15,000.15,000.-

3. Operacin: Materiales, insumos y servicios. Llamaremos as a los gastos producto de las actividades que directamente realizar el proyecto.
Rubro Unidad de medida Cantida d Costo Unitario .
3,000.2,000.2.-

Costo Total

Aporte externo (solicitado)

6,000.2,000.2,000.-

Aporte propio

Operacin
Talleres regionales Bibliografa bsica Impresin de afiches. Talleres Lote Afiches 2 1 1000 6,000.2,000.2,000.-

4. Funcionamiento: Los gastos de funcionamiento son producto de las actividades de soporte, que posibilitan la realizacin de las actividades principales del proyecto. Usualmente tienen un carcter permanente y muchas se realizan desde espacios administrativos.
Rubro Unidad de medida Cantida d Costo Unitario .
1,000.500.1,000.-

Costo Total

Aporte externo (solicitado)

12,000.6,000.-

Aporte propio

Funcionamiento
Combustible y lubricantes Comunicaciones Alquiler de oficina. Mes Mes Mes 12 12 12 12,000.6,000.12,000.12,000.-

Plan Operativo:
Definiremos como plan operativo la descripcin del proceso de ejecucin del proyecto. Algunos aspectos a considerar son: Definicin de Ejecutor. Quin tendr la responsabilidad institucional de ejecutar el proyecto. Descripcin del equipo de trabajo, puestos y perfiles. Componentes metodolgicos para la ejecucin. Por su naturaleza se describen las actividades que se aglutinan de acuerdo a los resultados. Por ejemplo: Componente organizativo, componente de diseo, componente de divulgacin. Etc. Programacin para la ejecucin. Se describen las actividades segn el tiempo de realizacin, su precedencia. Ruta crtica: Es el ordenamiento de las actividades segn su precedencia, define aquellas actividades que son las que se deben cuidar de no atrasar ya estas definen el tiempo de terminacin del proyecto. Diagrama de Gantt: es la representacin grfica de la cronologa de las actividades. Presupuesto: (ver descripcin anterior) Flujo de caja. Es la previsin del movimiento de los recursos financieros durante la ejecucin del proyecto, permite hacer una administracin coherente de los fondos del proyecto. Sistema de evaluacin y monitoreo. Define los responsables y mtodos para el monitoreo y la evaluacin del cumplimiento de los resultados del proyecto.

Evaluacin: Las evaluaciones se podrn realizar. Cuando el proyecto an este en fase de ejecucin, en este caso se denominar evaluacin intermedia y puede efectuarse a la mitad o al final de una determinada fase del proyecto. Cuando el proyecto haya sido ejecutado (evaluacin final del proyecto) Aos despus de su conclusin (evaluacin expost o posteriori) Cada evaluacin deber analizar especialmente las repercusiones (deseadas o no ) del proyecto, su contribucin a la objetivo general y su grado de realizacin con respecto al objetivo especfico y a los resultados. Debern formularse recomendaciones, ya sea para

la misma intervencin o para proyectos futuros.

Preparacin y presentacin del Documento de proyecto:

Existen infinidad de formas de presentar un proyecto, ya sea porque se aplican en formatos preestablecidos por agencias donantes o bien segn la naturaleza y tamao del proyecto. A continuacin listamos los puntos generales de un documento de presentacin de perfil de proyecto. Resumen. Ubicacin: Geogrfica, antecedentes, historia. Contexto. o 3.1 Poltica del gobierno/ poltica sectorial/ regional o 3.2 Caractersticas del sector o 3.3 Beneficiarios y principales partes implicadas o 3.4 Problemas a resolverse o 3.5 Otras intervenciones. o 3.6 Documentacin disponible. Intervencin o Objetivos generales o Objetivos especficos o Resultados o Actividades. Hiptesis o Hiptesis a los diferentes niveles o Riesgos y flexibilidad Ejecucin del proyecto o programa. o Medios materiales y no materiales o Organizacin, procedimientos y modalidades de ejecucin o Calendario de la ejecucin o Costes y plan de financiacin Factores que garantizan la viabilidad. o Polticas de apoyo o Tecnologa apropiada o Proteccin del medio ambiente o Aspectos socioculturales/ mujer y desarrollo o Capacidad institucional y gestin (publica y privada) o Anlisis econmicos y financieros Seguimiento y evaluacin. o Indicadores de seguimiento. o Revisin y evaluaciones.

Conclusiones y propuestas.

Estudios Complementarios:
Estudio de Mercado: Este estudio indica la aceptabilidad que el bien o servicio producido por el proyecto tendra en su uso o consumo. Si todas las restantes variables fueran viables pero no hubiera demanda suficiente para justificar su implementacin, el proyecto sera rechazado. Otro objetivo de este estudio es determinar los flujos de ingresos monetarios que tendra el proyecto. Estudio Tcnico: Aqu se estudian las posibilidades reales, as como las condiciones y alternativas de producir un bien o servicio que generar el proyecto. El objetivo de este estudio es determinar los costos de produccin y de inversin. Los costos de produccin pueden ser fijos y variables. La inversin son los insumos durables. Estudio Administrativo Legal: El estudio administrativo busca establecer la estructura organizacional del proyecto, a fin de definir los distintos cargos y el sistema de remuneracin. El estudio legal busca identificar las restricciones legales del proyecto en cuanto a localizacin, tributacin, publicidad, uso del producto etc. Adems de restricciones pueden tambin identificar incentivos para realizar el proyecto. Estudio Financiero: Que un proyecto sea rentable no quiere decir que sea exitoso. Este estudio sirve para visualizar la obtencin de los recursos que se requieren para invertir en el proyecto, as como para determinar los gastos financieros y los impuestos que debern pagarse sobre utilidades. Evaluacin Financiera: Contempla todos los flujos monetarios del proyecto y busca determinar la rentabilidad financiera del proyecto. Se utilizan indicadores como la tasa interna de retorno, el valor actual neto y la relacin beneficio costo.

Evaluacin Econmica: Contempla la evaluacin e impacto que tendr el proyecto en la econmica nacional o regional. Utiliza bsicamente los mismos indicadores que la evaluacin financiera, pero se aplica a beneficios y costos econmicos y sociales. Por ejemplo generacin de empleos, impuestos etc. Evaluacin de Impacto ambiental. Busca determinar el impacto que tiene la ejecucin del proyecto en el medio ambiente, tratando de identificar nivel de contaminacin, destruccin de flora y fauna o cambios que genere la ejecucin del proyecto.