CAJA Y AUDITORIA MANUAL DE CAJA OBJETIVO El rea administrativa de Hotel Cristal establece el siguiente manual, el cual tiene como

objetivo general implementar polticas administrativas en el manejo en los procedimientos de forma de pago las cuales en las reas de ingresos para el mismo (recepcin, restaurante y bar). RESPONSABLE Este manual lo crea el departamento de cartera y tesorera para el claro y correcto manejo en el rea de caja y recepcin, lo modifica la gerencia del hotel con el apoyo del departamento de tesorera y lo divulga la gerencia del hotel apoyado por el departamento de talento humano. ALCANCE Este manual es creado para el hotel Cristal con el fin de ser aplicado y utilizado en los departamentos que realizan las operaciones de caja REFERENCIA

Bibliografa:

Organizacin y gestin contable para hoteles y restaurante. Adolfo Scheel Mayenberger. Hotelera y turismo - serie finanzas. Universidad Externado De Colombia. Segunda Edicin

1900

Cibergrafia:

www.google.com.co

DEFINICIONES GLOSARIO

AJUSTE: Es un procedimiento en el cual se modifica el saldo de una cuenta que por algn motivo presenta alguna inconformidad por parte del cliente. ANTICIPO: Se conoce como prstamo, pero en este caso el dinero que se le fue entregado se le ser cargado a una cuenta. ARQUEO: Es el procedimiento en el cual se compara el efectivo o dinero ingresado en la caja con facturas y dems soportes de ingresos. AVANCE: Se conoce como prestamos de dinero que se dan para ser pagados en un determinado lapso de tiempo. EGRESO: Se conoce como salida de algn gasto econmico. PAID-OUT: Se conoce como pagos hechos a nombre del cliente por conceptos prestamos los cuales se cargan a la cuenta del cliente. PLANILLA DE INGRESOS: Se conoce como una planilla la cual muestra especifica el dinero que se ingreso en el transcurso del da y la cantidad de este. REEMBOLSO: Es el control de la base y este se lleva a cabo con los recibos que se han pagado durante el da. SOBRE DE REMISIN: Es conocido ya que este sobre cuenta con algunas caractersticas para ser diligenciado, cuenta con espacios para reconocer que es lo que se encuentra dentro de este. ACTIVIDADES

Cierre de cuenta. Formas de pago. Cierre de cajero. Procedimientos especiales.

CIERRE DE CUENTA

Ajuste.

Descuento.

AJUSTE Es un procedimiento en el cual se modifica el saldo de una cuenta que por algn motivo presenta alguna inconformidad por parte del cliente. Una de las polticas del Hotel Cristal es que se realizara el ajuste a la cuenta de un cliente siempre y cuando se ha producido un error y se debe corregir bien sea por haber cobrado de ms o por qu no se cobro algo. El cajero es quien realiza el correspondiente ajuste y est controlado debidamente por el departamento de auditora, y el responsable de este ser la recepcionista de turno la cual debe obtener consentimiento del jefe de recepcin. DESCUENTO El descuento es el ajuste que se realiza a la cuenta por diferentes conceptos que pueden ser descuento por pago en efectivo, por temporada, descuento promocional, descuento por cortesa etc.se puede presentar un descuento por temporada, descuento promocional, descuento por cortesa etc. Una de las polticas del Hotel cristal es que se realizara descuento siempre y cuando sea un husped permanente constante o que se haiga hospedado por un periodo mnimo de una o ms semanas. Es el cajero quien debe realizar la correspondiente correccin o modificacin es controlado por el departamento de auditora, y este tendr el consentimiento por el jefe de recepcin. FORMAS DE PAGO Efectivo. Moneda Extranjera. Tarjeta Crdito. Tarjeta Debito. Travel Check. Cheque (Personal, Empresarial). Cuenta Compaa.

EFECTIVO El efectivo es una forma de pago, tipo de moneda y medio de intercambio comn reconocido por la sociedad, esta forma de pago est establecida de acuerdo a cada pas y comnmente reconocida tanto en billetes como en monedas cada una con un monto diferente de acuerdo al Banco De La Republica de cada pas. El Hotel Cristal solo recibir dinero efectivo que se encuentre legible, vigente y en buen estado y adems se revisa puntos de seguridad tales como: Marca de agua, hilo de seguridad, registr perfecto etc. Se autorizan pagos de los servicios prestados en el Hotel Cristal hasta un monto mximo de DOS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($2500.000). El efectivo ingresado ser controlado de acuerdo a las facturas y recibos realizados durante el determinado da, adems este ser inspeccionado y vigilado por tesorera, y el responsable del ingreso del efectivo a la caja es la recepcionista del respectivo turno del Hotel Cristal y esta debe verificar su validez e ingreso de acuerdo a las polticas anteriormente mencionadas.

MONEDA EXTRANJERA Es una forma de pago reconocida como divisa, se le llama de esta manera ya que es emitida en otra nacionalidad diferente a la de origen, se reconoce moneda extranjera o divisas a pagos impresos en billetes y monedas las cuales sus denominaciones y caractersticas son diferentes a las circuladas en nuestro pas. El Hotel Cristal solo recibir moneda extranjera o divisas reconocidas como dlares americanos, dlares canadienses, euros y yenes japoneses, y esta forma de pago solo se le recibir a personas provenientes de una nacionalidad extranjera, por ningn motivo se recibir moneda extranjera a personas nacionales, y nicamente se efectuaran pagos por servicios brindados a personas extranjeras por un monto no superior o igual a (1.000) en cualquiera de las formas de pago anteriormente mencionadas. En el momento de recibir el dinero se debe solicitar el pasaporte para verificar su nacionalidad. El control del dinero en moneda extranjera ingresada en el Hotel Cristal ser de acuerdo a las facturas y recibos realizados durante el determinado da y adems ser registrado en la planilla, adems es inspeccionado y vigilado por tesorera. El responsable del ingreso de la moneda extranjera a la caja es la recepcionista del respectivo turno del Hotel Cristal y esta debe verificar su validez e ingreso de acuerdo a las polticas anteriormente mencionadas. TARJETA CREDITO La Tarjeta Crdito es una forma de pago reconocida en todo el mundo, es utilizada de forma habitual ya que permite el pago aplazado del servicio adquirido. Esta es emitida por un banco o entidad financiera con un cupo determinado impuesto por cada banco la cual autoriza a la persona asignada en la tarjeta. Algunas de las tarjetas ms conocidas y utilizadas son: Visa, American Express, Mastercard, Dinersclub, JCB, Discover. Cada una de estas se pueden utilizar en cajeros automticos en pagos de compras y en bancos. El Hotel Cristal solo recibir Tarjetas crdito reconocidas como lo son Visa, American Express, Mastercard, Dinersclub y la persona que realice el pago de los servicios adquiridos solo podr presentar y se le aceptara una tarjeta con un crdito no mayor a DOS MILLONES DE PESOS ($2000.000), y se verificara sus puntos de seguridad tales como: Nombre, fecha de vencimiento y firma de la persona que vaya a realizar el pago y adems se le solicitara el documento de identidad. El control de la Tarjeta Crdito se realizara de acuerdo a los voucher emitidos en el momento del pago y estos son registrados en la planilla de ingresos y estos a su vez son controlados por tesorera. El responsable del ingreso de los pagos con tarjeta crdito a la caja es la recepcionista del turno respectivo del Hotel Cristal y esta debe verificar su validez e ingreso de pago de acuerdo a las polticas anteriormente mencionadas. TARJETA DEBITO Es una forma de pago, reconocida en todo el mundo es utilizada de forma habitual ya que permite acceder al dinero disponible en la cuenta corriente o de ahorros esta guarda informacin acerca del saldo disponible por el titular, y es utilizada para efectuar operaciones financieras, adems genera un cargo directo por el valor de la operacin en la cuenta corriente o de ahorro del cliente. Para acceder a una tarjeta debito se debe tener cuenta bancaria en el banco que la omite. El Hotel Cristal solo recibir

Tarjetas Debito que se encuentren con los puntos de seguridad tales como: Nombre y fecha de vencimiento. Se autorizan pagos de los servicios prestados en el Hotel Cristal hasta un monto mximo de CUATRO MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($4500.000). El control de la Tarjeta Debito se realizara de acuerdo a los voucher emitidos en el momento del pago y estos son registrados en la planilla de ingresos y estos a su vez son controlados por tesorera. El responsable del ingreso de los pagos con tarjeta crdito a la caja es la recepcionista del turno respectivo del Hotel Cristal y esta debe verificar su validez e ingreso del pago de acuerdo a las polticas anteriormente mencionadas TRAVEL CHECK El travel check son talones que pueden ser emitidos por una entidad bancaria con unos importes prefijados, normalmente en moneda extranjera. Una vez en destino pueden ser cambiados por dinero del lugar, previo pago de una pequea comisin bancaria. El Hotel Cristal solo podr recibir travel check de un husped extranjero de ninguna otra manera se recibirn a personas nacionales. El travel check es controlado por tesorera. El nico responsable de verificar la validez del travel check ser el recepcionista de turno del hotel. CHEQUE Un cheque un documento de titulo valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria. El Hotel Cristal solo recibir cheques personales y empresariales ninguna otra forma de pago en cheque ser recibida. El cheque es controlado por tesorera. El nico responsable de verificar la validez del cheque ser el recepcionista de turno del hotel. CUENTA COMPAIA La cuenta compaa es una carta en la cual una empresa se dirige por medio de esta solicitando los servicios del hotel para uno de sus empleados la cual especifica los servicios que desean adquirir, en esta carta se debern encontrar los datos de la persona que adquirir los servicios esta carta debe ser enviada al hotel de 4 o 3 das antes de que se comienza a adquirir los servicios, la cuenta compaa es controlada por tesorera. El hotel solo recibir pagos por medio de cuenta compaa solo a las empresas que tengan convenio con el hotel, la cuente compaa es controlado por tesorera. El nico responsable de verificar la validez del cheque ser el recepcionista de turno del hotel. CIERRE DE CAJERO

Sobre de remisin Planilla de ingresos

SOBRE DE REMISIN Es conocido ya que este sobre cuenta con algunas caractersticas para ser diligenciado, cuenta con espacios para reconocer que es lo que se encuentra dentro de este el cual especifica la cantidad que se introdujo este debe contener soportes de pago de ingresos y egresos divisas y efectivo. Una de las polticas establecidas por el Hotel Cristal es que el cajero debe diligenciar correctamente el sobre de remisin y debe de ir acompaado de un testigo anteriormente asignado por el Hotel. El control lo llevara el auditor nocturno del Hotel Cristal. El responsable es el cajero junto al testigo que lo acompao a ingresar el sobre de remisin en la caja de seguridad del Hotel Cristal. PLANILLA DE INGRESOS: Se conoce como una planilla en la cual especifica el dinero que se ingreso en el transcurso del da y la cantidad de este en este se deben registrar todos soportes de pago como lo son facturas, cheques, cartas de garanta, vouchers, travel cheques, efectivo y divisas. Una de las polticas del Hotel Cristal es que la planilla de ingresos debe coincidir y si esta no coincide esta no debe de ser remitida hacia la caja sino que debe de verificar y pedir asesora de alguna persona. El control de la planilla de ingresos la debe llevar a cabo en por el auditor nocturno del Hotel Cristal. Y el responsable ser el recepcionista de turno. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES

Arqueo. Reembolso. Paid-out. Avance. Anticipo.

ARQUEO Es el procedimiento en el cual se compara el efectivo o dinero ingresado en la caja con facturas y dems soportes de ingresos y la suma de dichas facturas es la base que debe de tener el cajero. Reconocimiento, cuenta y comprobacin de los bienes existentes, consiste en la comprobacin de los movimientos realizados durante un perodo la cual se debe realizar 1 vez por turno y la persona encargada de de controlar este proceso es el auditor de ingresos y el responsable de realizar este proceso es el recepcionista. Una de las polticas del Hotel es que si la recepcionista de turno realiza el arqueo pero la suma de facturas y dems no le da una base adecuada debe rectificar y si no dirigirse a una

persona que le brinde asesora si esto sucede o presenta un descuadre de dinero ms de tres (3) veces se le pasara memorando. El control del arqueo lo lleva a cabo el auditor nocturno. El responsable del arqueo es la recepcionista de turno del Hotel Cristal. REEMBOLSO Es el control de la base que tienen en recepcin este se lleva a cabo con los recibos que se han pagado durante el da. Una de las polticas del Hotel Cristal es que el reembolso solo se debe hacer en cada uno de los turnos, y este ser controlado y llevado a cabo por el jefe de recepcin del Hotel Cristal, el responsable de este procedimiento ser por el recepcionista de turno del Hotel. El procedimiento que se lleva a cabo es el siguiente: El recepcionista deber verificar que las los recibos o facturas estn debidamente firmados por el husped, en un formato diligencia e ingresa la informacin de todos los recibos y facturas, compara la totalidad de los recibos o facturas, teniendo la ya relacin verificada se lleva en paquete con los recibos y el dinero a tesorera, el tesorero revisa el paquete para tener la base de caja completa. PAID-OUT Se conoce como pagos hechos a nombre del cliente por conceptos prestamos los cuales se cargan a la cuenta del cliente. Una de las polticas del Hotel Cristal es que en el momento de un paid-out se le adicionara a la cuenta el 15% por el servicio ofrecido. El control de paid-out lo llevara a cabo el auditor nocturno. El responsable de dicho procedimiento ser la recepcionista de turno. El procedimiento que se realizara ser el siguiente: En el momento en el que el husped solicite el paid-out la recepcionista verifica que esta persona sea verdaderamente un husped solicitndole el nmero de la habitacin y el documento, si no es husped se le negara el paid-out, si es husped si verdaderamente es un husped se le informa el recargo que tendr, se diligencia el formato de paid-out, se le solicita que lo firme se verifica la firma, se le entrega el dinero y adems una factura o recibo y se deja una copia de este en la caja. AVANCE Cantidad correspondiente a una transaccin econmica o al pago de una deuda o salario que es abonada con anterioridad a la fecha acordada de antemano, este se aplica en la hotelera haciendo un cargo permanente a la cuenta del husped. Una de las polticas del Hotel Cristal ser que al momento de realizar el prstamo se diligencia una planilla de avance en el cual se cobra una comisin del 10%, el encargado de realizar el control es el auditor nocturno, el tesorero y la contralora, y el responsable ser la recepcionista de

turno. Se debe realizar el siguiente proceso: En el momento en el que el husped solicite el avance la recepcionista verifica que esta persona sea verdaderamente un husped solicitndole el nmero de la habitacin y el documento, si no es husped se le negara el avance si es husped si verdaderamente es un husped se le informa el recargo que tendr, se diligencia el formato de avance, se le solicita que lo firme se verifica la firma, se le entrega el dinero y adems una factura o recibo y se deja una copia de este en la caja. ANTICIPO Se conoce como prstamo, pero en este caso el dinero que se le fue entregado se le ser cargado a su cuenta, adems es un servicio brindado por el Hotel Cristal. Una de las polticas del Hotel Cristal es que en el momento de un anticipo se le adicionara a la cuenta el 15% por el servicio ofrecido. El encargado de realizar el control es el auditor nocturno el tesorero y la contralora, y el responsable ser la recepcionista de turno. Se debe realizar el siguiente proceso: En el momento en el que el husped solicite el anticipo la recepcionista verifica que esta persona sea verdaderamente un husped solicitndole el nmero de la habitacin y el documento, si no es husped se le negara el anticipo si es husped si verdaderamente es un husped se le informa el recargo que tendr, se diligencia el formato del anticipo, se le solicita que lo firme se verifica la firma, se le entrega el dinero y adems una factura o recibo y se deja una copia de este en la caja.