CONTROL INTERNO UNIDAD I : ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO 1. CONTROL INTERNO CONCEPTO.

- Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organizacin con el fin de: Proteger los recursos contra despilfarros, fraudes e ineficiencia Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales. Asegurar el estricto cumplimiento de las polticas trazadas por la empresa. E aluar el rendimiento en los diferentes departamentos o di isiones de la empresa.

! "ontrol #nterno es aquel sistema de control que comprende el plan de la organizacin y todos los m$todos y medidas coordinadas, adoptadas por la empresa para sal aguardar sus acti os, comprobar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promo er la eficiencia operati a y fomentar la ad%esin a las polticas administrati as prescritas.& CONTROL INTERNO CONTABLE 'on aquellas medidas que se relacionan con la proteccin de los acti os y la confiabilidad de la informacin contable y financiera, e(emplo: los comprobantes contables prenumerados. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO 'on aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia operacional y la obser acin de las polticas establecidas en el )rea de la organizacin, e(emplo: las medidas de seguridad, los accesos restringidos. *na debilidad de control interno no implica necesariamente que los registros sean errneos pero si existe la posibilidad que los estados financieros puedan contener errores. ELEMENTOS DE CONTROL +, P-A. /E -A 012A.#3A"#4.: /ebe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones 5compras, recepcin de mercaderas, aprobacin de cr$ditos para clientes,, las cuales deben costar por escrito, la asignacin de cada funcin implica la facultad de tomar decisiones y adem)s se debe elar por una adecuada separacin de funciones. 6, 71A.'A""#0.E': 'e deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas: Autorizacin Aprobacin E(ecucin 1egistro Por e(emplo en una enta al cr$ditos se pueden obser ar los siguientes pasos: +. Autorizacin de la enta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos. 6. El gerente de cr$ditos aprueba la enta por un determinado monto.

8. 'e e(ecuta la transaccin y se confecciona la factura y se entrega la mercadera al cliente. 9. 'e registra la enta en el departamento de "ontabilidad "*E.7A' P01 "0:1A1 ;E.7A' Para que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener la totalidad de la documentacin que corresponda. 8, 'eparacin de funciones contables y custodia de los acti os crea un fuerte control interno. 9, 'eparacin de responsabilidades para funciones afines. E(emplo en la enta de mercadera se da la siguiente funciones afines sobre las cuales se debe efectuar una separacin de funciones: Entrega de mercadera 1egistro de "uentas por "obrar 1ecaudacin de la deuda <, "uando se permite a un empleado mane(ar todos los aspectos de una transaccin aumentan el peligro de fraude. 5robo, retencin de pagos a pro eedores, pagos por mayor alor a los pro eedores, fi(ar precios m)s ba(os a ciertos clientes, =, -a rotacin de empleados, fortalece el control interno ya que cuando las personas saben que otro traba(ador a a tomar sus funciones, mane(aran los registros con mayor cuidado ci>$ndose a los procedimientos establecidos. Exigir a los empleados a %acer uso de sus acaciones y que otra persona continu$ con las funciones asignadas. ?, /ocumentacin Prenumerada para ordenes de compra, facturas de enta, c%eques, comprobantes de #ngreso, Egreso y 7raspaso @, Personal competente. El me(or sistema de control interno no funcionar) si el personal no tiene el suficiente ni el de competencia. A, Pronsticos Binancieros. 'i la empresa %a fi(ado metas para sus )reas estas pueden compararse mes a mes con lo real e identificar e in estigarse de inmediato si existe alguna di ergencia. +C, Auditora #nterna. El auditor interno tiene la responsabilidad de in estigar la eficiencia de las operaciones de cada departamento. "0.'#/E1A"#0.E' +. El control interno debe re isarse continuamente. 5actualizacin, 6. -imitacin del control interno. /os o m)s empleados que traba(en coludidos pueden burlar el sistema. 8. El control interno en peque>os negocios es m)s difcil de crear que en una empresa grande. 9. El control interno no se debe plantear solo en t$rminos de pre encin de fraudes sino como un medio para aumentar la eficiencia operacional. <. Al establecer el control interno no se debe perder de ista el costo los que no deben ser mayores que los beneficios. E-EDE.70' "0.'7#7*7#;0' /E- "0.710- #.7E1.0 +. "0.7A:#-#/A/: Plan de cuentas, Danual de cuentas, "omprobante y Bormularios, #nformes y Estados Binancieros. 6. P1E'*P*E'70' 8. E'7A/E'7#"A' y equipos mec)nicos 9. PE1'0.A- 'eleccin, rotacin, fianzas.

CONTROL DEL EFECTIVO 'e entiende por efecti o: monedas, billetes, c%eques, giros bancarios, y dinero depositado en bancos. El efecti o es el m)s corriente y liquido de todos los acti os. 1E'P0'A:#-#/A/ /E -A 2E1E."#A B1E.7E A- EBE"7#;0 E itar p$rdidas por concepto de fraudes o robos, 2arantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efecti o, Dantener el saldo suficiente para %acer los pagos necesarios y afrontar emergencias, E itar mantener cifras grandes de dinero ocioso.

"0.710-E' '0:1E E- EBE"7#;0 "ustodia de los acti os separados del registro de transacciones. -a funcin de registro debe estar subdi idida en arios empleados. "A1A"7E1E'7#"A' Existencia de un Plan de 0rganizacin. Existencia de Polticas y Procedimientos integrados Personal adecuado E(ecucin adecuada a los procedimientos

0:FE7#;0' +. Gue todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente. H+CCI al da siguiente a m)s tardar, 6. Arqueos sorpresi os. 5 por personal a(eno, 8. Gue todos los egresos se cancelen con c%eque. 9. Asignacin de un Bondo Bi(o adecuado. <. Gue todos los ingresos que debieran recibirse efecti amente se reciban. =. Gue existan formularios prenumerados para #ngresos y Egresos. ?. Gue exista un Plan de "uentas adecuado que permita contabilizar correctamente los ingresos y egresos. @. Gue exista un sistema de autorizacin de Egresos. 'ituaciones que pueden presentarse para encubrir fondos: +. "ancelar gastos ficticios "ontabilizar y pagar facturas falsas "ontabilizar y pagar duplicados de documentos 6. Postergar depsitos. 8. Adulterar documentos corrigiendo cifras. 9. Adulterar la suma de los reembolsos de Bondos Bi(os. <. "uando se utiliza dinero de cobranzas para efectuar pagos personales, adulterando la suma de los cobro y retirando la diferencia. =. Adulterar depsitos y alterar posteriormente las conciliaciones bancarias. ?. Adulterar boletas de depsito y notas de debito bancario 5cargos, por sumas equi alentes.

Dedidas que se deben tomar para e itar estas situaciones: Adecuada separacin de funciones entre el que paga y el que registra. 'eparar las funciones de preparacin de pagos y su realizacin. Emitir c%eques nominati os 5 borrar !a la orden de& y !al portador&, Aplicar polticas de que todos los comprobantes de fondos fi(os indiquen los montos en nJmeros y letras. Aplicar polticas de que todos los fondos fi(os sean examinados por una persona distinta al ca(ero. 0tras medidas de separacin de funciones: Personal encargado de ca(a: Gue no lle en o no tengan acceso a los registros indirectos de "uentas por "obrar especialmente de "lientes. Gue no puedan aprobar descuentos o de oluciones de clientes. Gue no tengan la custodia de documentos, acciones u otros alores. Gue no tengan la autoridad suficiente para autorizar pagos o preparar comprobantes. Gue no aprueben los castigos de deudores. Gue no preparen, firmen, o despac%en c%eques, especialmente de pro eedores. Gue no preparen nominas de remuneraciones ya que podran: adulterar su propia remuneracin o incluir empleados inexistentes. Gue no reciban c%eques pagados de ueltos por el banco. Gue no reciban las cartolas bancarias. Gue no sean la misma persona que determina los montos a circularizar.

Reglas con respec o al Fon!o F"#o 7odo pago debe respaldarse con un comprobante confeccionado a tinta o a m)quina registrando en $l los montos en nJmeros y letras as como tambi$n el concepto del pago y fec%a del mismo. El ca(ero no debe %acer pagos cuando no se encuentran autorizados los comprobantes por el funcionario encargado. -os ales y recibos por prestamos temporales, c%eques personales, no deben formar parte del fondo fi(o. Peridicamente el ca(ero debe rendir cuenta preparando un listad de los comprobantes pagado. 'e reembolsara mediante c%eque, los comprobantes se re isaran por funcionarios asignados para esta labor. -os comprobantes se inutilizar)n con un sello fec%ador pagado y se arc%i aran. 1egularmente con iene practicar arqueos por el auditor interno o empleados responsables, a(enos al departamento de "ontabilidad o "a(a. CUENTA CA$A Es una cuneta de Acti o "irculante que registra todo el mo imiento de efecti o o alores que los representen. -a cuenta "a(a recibe la informacin de: '#'7EDA F01.A-#3A/01 "omprobantes /E:E : /iario 2eneral Do imientos del mes de #ngresos

KA:E1 :

Do imientos del mes de Egresos

'#'7EDA "E.71A-#3A/01 "omprobantes /iario Auxiliar de "a(a Dayor

/#A1#0 A*L#-#A1 /E "AFA /E:E BE"KA KA:E1 /E7A--E PA1"#A- 707A- BE"KA /E7A--E PA1"#A- 707A-

Al termino del mes se confecciona un asiento centralizadorM uno por los ingresos y otro por los egresos -------------------x ------------------"a(a "lientes Lxxxxx Lxxxxxx ----------------- x-------------------Pro eedores Lxxxxxxxxx Lxxxxxxxxxx "a(a DEBE BE"KA + 6 8 9 7otal %ABER BE"KA /E7A--E + 6 8 9 7otal /eposito Pago pro eedor Pago letra 2tos arios /E7A--E Pago "lientes "obro letra "obro arriendo ;enta mercadera

"uentas Acreedoras

"uentas /eudoras

"0.710- "-#E.7E' +C.CCC +<.CCC <.CCC 8<.9CC =<.9CC +C.CCC

-N" +<.CCC

A11 "0: <.CCC

DE1"A/E1#A'

#;A

8C.CCC +C.CCC +<.CCC <.CCC 8C.CCC

<.9CC <.9CC

"0.710- :A."0 P10;EE/01E' -NP 6C.CCC +C.CCC +?.CCC <.CCC <6.CCC 6C.CCC +C.CCC +=.CC C 6C.CCC +C.CCC +?.CC C

#.7E1E'E' 270' 21+.CCC +.CCC <.CCC <.CCC

Asientos: OOOOOOOOOOOOOOxOOOOOOOOOOOOOOOO "AFA =<.9CC "-#E.7E +C.CCC -N" +<.CCC A11#E./0 "0:. <.CCC DE1"A/E1#A 8C.CCC #;A <.9CC 2: por centralizacin debe -ibro "a(a OOOOOOOOOOOOOOxOOOOOOOOOOOOO :A."0 6C.CCC P10;EE/01 +C.CCC -NP +=.CCC #.7E1E' +.CCC 2A'70' 21-' <.CCC "AFA <6.CCC 2: por centralizacin %aber -ibro "a(a 0peraciones: +. 6. 8. 9. <. =. ?. @. 'e recibe pago de un "liente P+C.CCC 'e recibe c%eque por pago de letra P+<.CCC 'e recibe pago de arriendo P<.CCC 'e reciben P8<.9CC por enta de mercadera 'e deposita en cuenta corriente P6C.CCC 'e paga a un pro eedor P+C.CCC 'e paga una letra por P+?.CCC 5P+.CCC inter$s, 'e pagan gastos arios por P<.CCC

#.'71*DE.70' G*E BA"#-#7A. E- DA.EF0 /E EBE"7#;0 El %ec%o de cancelar con c%eques y depositar los ingresos en cuenta corriente facilita el control, pero a su ez se pierde agilidad en los pagos especialmente en aquellos de poco monto, una de las formas de e itar esto es utilizar un Bondo Bi(o o una "a(a "%ica. "ontablemente los conceptos son distintos. Bondo Bi(o: 'e entrega a un empleado una cierta cantidad de dinero en efecti o para atender en forma oportuna pagos que deben cumplir con ciertos requisitos, esto es deben corresponder a pagos urgentes y por un monto limitado. -a persona encargada del Bondo Bi(o debe efectuar una rendicin cuenta demostrada a tra $s de documentos, refle(ados en una planilla que se>ale los gastos incurridos. Al final del mes se totaliza y se ad(untan los comprobantes de respaldo. Esta rendicin debe ser re isada por otra persona y una ez aprobada se repone el Bondo Bi(o. D0/E-0 /E 1E./#"#4. /E "*E.7A #dentificacin: .............................................................................. Donto Asignado: ......................................................................... BE"KA /E7A--E .Q BA"7*1A 0 D0.70 2A'70 :0-E7A

71A7AD#E.70 "0.7A:-E OOOOOOOOOOOOO + OOOOOOOOOOOOOOOOOO Bondo Bi(o +CC.CCC :anco +CC.CCC 2: por entrega de Bondo Bi(o al 'r. Aros OOOOOOOOOOOOO 6 OOOOOOOOOOOOOOOOOO 2astos 2enerales A<.CCC Bondo Bi(o A<.CCC 2: por rendicin Bondo Bi(o asignado al 'r. Aros OOOOOOOOOOOOO 8 OOOOOOOOOOOOOOOOOO Bondo Bi(o A<.CCC :anco A<.CCC 2: por reposicin de Bondo Bi(o al 'r. Aros "a(a "%ica: .o se controla el mo imiento de ingresos y egresos a tra $s una cuenta de mayor, sino que corresponde a un mo imiento de ca(a, generalmente se entregan estos fondos al ca(ero. 71A7AD#E.70 "0.7A:-E OOOOOOOOOOOOO + OOOOOOOOOOOOOOOOOO "a(a +CC.CCC :anco +CC.CCC 2: por entrega de "a(a "%ica al 'r. Aros OOOOOOOOOOOOO 6 OOOOOOOOOOOOOOOOOO 2astos 2enerales A<.CCC "a(a "%ica A<.CCC 2: por rendicin "a(a "%ica del 'r. Aros OOOOOOOOOOOOO 8 OOOOOOOOOOOOOOOOOO "a(a A<.CCC :anco A<.CCC 2: por entrega de "a(a "%ica al 'r. Aros Al final del periodo no es necesario %acer la de olucin del saldo de ca(a, porque el banco lo refle(a en ca(a, operacin que si debe realizarse con el Bondo Bi(o.

A1G*E0 "onsiste en erificar peridicamente los saldos que mantiene el ca(ero y constatarlos con los registros contables, operacin que se debe realizar mediante el recuento del dinero en poder del ca(ero.

A1G*E0 /E "AFA A- 8+HC8HC8 :#--E7E' 6C.CCC +C.CCC <.CCC +.CCC D0.E/A' <CC +CC <C +C < + /ocumentos: .Q "KEG*E C<8 C?= C6+ .*DE10 + 6 +C < .*DE10 + 6 +C < +C 6C :A."0 "%ile Estado 'antander D0.70 6C.CCC 6C.CCC <C.CCC <.CCC D0.70 <CC 6CC <CC <C <C 6C D0.70 +.6CC.CCC <CC.CCC @CC.CCC P 6.<A=.86C CUENTA BANCO -os principales mo imientos de la "uenta de Dayor :anco son producidos por los siguientes conceptos: DEBE /epsitos "obranzas /escuento de letras Prestamos :ancarios "argos por comisiones -iquidacin por operaciones de cambio %ABER 2iro de c%eques "%eques depositados y de ueltos -etras /escontadas impagas Amortizacin de prestamos #ntereses "omisiones 2astos :ancarios 7raspasos arios 707A-

A<.CCC 707A-

+.86C BE"KA 8+H+6HC6 6CHC8HC8 8+HC8HC8

7otal arqueo al 8+HC8HC8

/epsitos: /ocumentos que la empresa entrega directamente al banco para que sean ingresados a la cuenta corriente, pueden ser en efecti o o documento. "obranzas: -a empresa puede ingresar letras al banco para que este al fec%a de encimiento efectJe la cobranza del documento. /escuento de letras: ;alores que recibe la empresa y son presentada al banco para que este adelante el dinero que se obtendra a la fec%a del encimiento. Prestamos bancarios: 'on prestamos solicitados por la empresa al banco que este deposita directamente en la cuenta corriente. "omisiones de confianza: 'e pueden originar por cobros a terceros encargados por la empresa al banco.

-iquidacin por operaciones de cambio: -a empresa puede e(ecutar operaciones de comercio exterior y en ese caso debe liquidar sus di isas en la entidad bancaria. 2iro de c%eques: "orresponde a los c%eques emitidos por la empresa. "%eques depositados y de ueltos: 'on aquellos documentos recibidos por la empresa, depositados en su cuenta corriente, en iados en can(e por el banco y regresados por disconformidad. 5fondos insuficientes, firma girador no corresponde, cuenta corriente cerrada, caducado, etc., -etras descontadas impagas: "uando se produce el descuento el banco carga en la cuenta corriente de la empresa el monto determinado, en caso de no pago del documento el banco procede al cobro a la empresa, por lo que abona la cuenta. Amortizacin de prestamos: El banco descuenta directamente de la cuenta corriente de la empresa las cuotas correspondientes al pr$stamo. #ntereses: corresponde a cobros realizados por el banco por el uso de su capital. 5sobregiro, "omisiones: "obros del banco por ser icios prestados.5-etras en cobranza, 2astos :ancarios: 'on gastos in%erentes a la cuenta bancaria.5#mpuesto de c%eques, 7raspasos: -a empresa puede tener otros productos del banco como lnea de cr$dito, depsitos a plazo, otra cuenta corriente etc. "0.710- #.7E1.0 /E- :A."0 E itar fraudes 1egistros confiables -as cuentas bancarias deben ser bipersonales -os egresos del banco deben ser debidamente (ustificados /eben existir normas precisas del mane(o fsico de c%eques y documentacin que entrega el banco -os talonarios de c%eques deben ser guardados en forma separada de los que est)n en uso. -as cuentas corrientes deben ser conciliadas peridicamente. "0."#-#A"#4. :A."A1#A Es una comparacin que se %ace entre los antecedentes que tiene la empresa y los que entrega el banco respecto de la cuenta corriente, con el fin de erificar que no existan omisiones y determinar el saldo real ale decir la disponibilidad en la cuenta bancaria. 2eneralmente el saldo entregado por el banco no coincide con el de la empresa por: /epsitos no registrados por el banco "%eques girados y no cobrados Abonos efectuados por el banco no cargados por la empresa "argos efectuados por el banco no registrados por la empresa