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Este Manual de normalizacin de documentos administrativ os ha sido realizado por un grupo de trabajo constituido por el siguiente personal de administracin

y servicios: Pilar Ayala Galn Elena Domnguez !rancisca "artel #uiz $ac%ueline "ontelongo &nchez Dolores "orales &osa rlando $os' &ocorro (orenzo Elena &urez "anri%ue de (ara rtega

De la elaboracin del captulo segundo y de la revisin ling)stica y estilstica de este manual se han ocupado los siguientes pro*esores del Departamento de !ilologa Espa+ola, -lsica y .rabe: -lara Eugenia /ernndez -abrera $ose Antonio &amper Padilla

Manual de documentos administrativos

NDICE
P#E&E01A-230444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444445 -AP617( DE D -7"E01 &44444444444444444444444444444444444444444:

E&1#7-17#A-230 8 D2&E9

;4 -riterios para la elaboracin de documentos impresos444444444444444444444444< ;4;4 Aspectos generales de con*iguracin44444444444444444444444444444444444444444444< ;4=4 -riterios de paginacin44444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;; =4 -ontenido bsico de los documentos administrativos444444444444444444444444;; =4;4 Estructura44444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;; a> Encabezamiento44444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;; b> -uerpo444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;= c> !ormalizacin4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;= d> Pie444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;5 =4=4 Peculiaridades de algunos documentos administrativos4444444444444;5 a> "otivacin444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;5 b> #e%uisitos concretos de las noti*icaciones444444444444444444444444444444;? -AP617(

#E- "E0DA-2 0E& @.&2-A& PA#A (A EAP &2-230 8 #EDA--230 DE ( & 1EA1 &44444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;< -AP617( -A1.( G 222 DE D -7"E01 & AD"202&1#A12B &4444444444444444444444444444444444444C:

D Acta de cali*icaciones4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444EF D Acta de reunin de rganos colegiados444444444444444444444444444444444444444444444444EC D Acuerdo444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444445F D -arta4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444445C - -erti*icado444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444455 D -erti*icado acreditativo de silencio administrativo444444444444444444444444444444445<
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D -ircular444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444?C D -ontrato4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444?: D -onvenio444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444:; D -onvocatoria de reunin de rganos colegiados444444444444444444444444444444444:< D Declaracin jurada444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444G= D Diligencia44444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444GE D 2n*orme444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444G: D "emoria eHplicativa4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444<? D 0ota interior4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444<< D 0oti*icacin444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;F; D *icio4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;F5 D Portada de *aH44444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;FG D #e%uerimiento de subsanacin de de*ectos en la solicitud444444444444444;;; D #esolucin4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;;E D &olicitud Imodelo normalizado>44444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;;G D &olicitud Imodelo gen'rico>44444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;=C

APJ0D2-E ;4 Abreviaturas , siglas, ;4

eHpresiones

*rmulas de

tratamiento44444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;=< Abreviaturas, siglas y acrnimos4444444444444444444444444444444444444444444;C; ;4;4 -oncepto y uso4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;C; ;4=4 Abreviaturas ms usuales44444444444444444444444444444444444444444444444444444444;C= ;4C4 &iglas y acrnimos de uso ms *recuente4444444444444444444444444444444;CE ;4E4 &iglas de universidades espa+olas44444444444444444444444444444444444444444;C5 ;454 &iglas de los centros de la 7(PG-444444444444444444444444444444444444444444;C? =4 1ratamientos honor*icos4444444444444444444444444444444444444444444444444444444;C: =4;4 7niversidades44444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;C: =4=4 -omunidad Autnoma4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;CG =4C4 Poder ejecutivo4 3rganos de gobierno y administraciones C4CPpKblicas444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;CG C4 EHpresiones latinas usadas *recuentemente en espa+ol444444;C<

APJ0D2-E =4 0ormativa de re*erencia44444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;E; @2@(2 G#A!6A4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;E5

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#EA( DE-#E1 ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre , por el %ue se Establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444;5C

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PRESENTACIN
El Libro blanco para la mejora de los servicios pblicos , elaborado por el "inisterio de Administraciones PKblicas, destaca %ue la nueva administracin del siglo AA2, orientada *undamentalmente a satis*acer las necesidades y eHpectativas de sus usuarios, debe tener como estrategia prioritaria de actuacin la mejora de la atencin a los ciudadanos en todas sus vertientes, as como el establecimiento de un sistema de comunicacin recproca entre a%u'llos y la Administracin 4 8 para mejorar la calidad y accesibilidad de la in*ormacin y *acilitar la comunicacin con los destinatarios de los servicios, se+ala la conveniencia de desarrollar una serie de medidas concretas, entre las %ue se encuentra la de mejorar la presentacin y el lenguaje de los impresos empleados en las relaciones con los ciudadanos 4 (a 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria I7(PG-> comparte estas mismas preocupaciones, y por ello ha puesto en marcha el Plan de -alidad de los &ervicios y la Gestin en el marco del Plan de -alidad 2nstitucional4 &e trata de desarrollar, de *orma coordinada e integrada, un conjunto de actuaciones encaminadas a impulsar la modernizacin de la administracin universitaria, de acuerdo con las tendencias %ue se estn apuntando en el mbito de la gestin pKblica, y propiciar un cambio en la cultura organizativa %ue permita acometer procesos de mejora continua de la calidad con la vista siempre puesta en la satis*accin de las necesidades y eHpectativas de los miembros de la comunidad universitaria y de la sociedad a la %ue nos debemos4 El Manual de normalizacin de documentos administrativos de la ULPGC , como accin puntual del Plan de -alidad de los &ervicios y la Gestin, pretende ser un instrumento para mejorar la presentacin y el lenguaje de la produccin documental de la administracin universitaria4 &e trata de un manual prctico, concebido para *acilitar el trabajo cotidiano del personal %ue presta servicios en las di*erentes unidades de la 7niversidad Iservicios centrales, administraciones de edi*icios, centros, departamentos, etc4> y en el %ue se o*recen tanto las indicaciones generales como los *ormatos concretos %ue han de seguirse de ahora en adelante para la elaboracin de documentos administrativos4 -on ello damos un paso importante para normalizar la variadsima produccin de escritos %ue utilizamos a diario en nuestra comunicacin interna y eHterna, al tiempo %ue establecemos unos mismos criterios de imagen institucional %ue permitirn la identi*icacin ine%uvoca de los documentos administrativos de la 7(PG-4 Pero la labor %ue %ueda por hacer en esta direccin es tanta %ue con este manual damos tan slo el primer paso de los muchos %ue hemos de recorrer de *orma inmediata4 En primer lugar, todava tiene la consideracin de manual provisional, sometido a revisin en *ase de prueba, de tal manera %ue su utilizacin continuada durante los prHimos meses permitir hacer el manual de*initivo, incorporndole las mejoras %ue resulten necesarias a partir de las aportaciones y
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sugerencias de todos4 En segundo lugar, es un manual insu*iciente, %ue debe ser complementado con el trabajo %ue se desarrolle en cada unidad o servicio para rede*inir y estandarizar, a partir de los criterios %ue en 'l se establecen, todos los impresos y documentos espec*icos %ue sirven como soporte de comunicacin administrativa en las relaciones con los usuarios4 8 en tercer lugar, resulta un manual incompleto para el logro del objetivo de calidad %ue se pretende alcanzar, puesto %ue ha de venir acompa+ado de otros dos instrumentos *undamentales para homogeneizar la imagen corporativa de la 2nstitucin y mejorar la comunicacin con los usuarios de nuestros servicios4 Por una parte, tendr %ue ajustarse a las normas %ue se *ijen en el Manual de identidad corporativa %ue va a elaborarse en el a+o =FF; al amparo del Plan de -omunicacinM y por la otra, su utilidad prctica para el trabajo cotidiano en las di*erentes unidades se completar con el Libro de estilo del len!uaje administrativo de la ULPGC en el %ue ya ha comenzando a trabajar con gran ilusin un e%uipo del Departamento de !ilologa Espa+ola, -lsica y .rabe4 A buen seguro %ue cuando per*eccionemos el manual %ue tienes en tus manos y elaboremos esos nuevos instrumentos de comunicacin estaremos en condiciones de decir %ue la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria ha dado un importante salto cualitativo como administracin moderna al servicio de la comunidad universitaria y de la sociedad a la %ue sirve4 (as Palmas de Gran -anaria, a ; de diciembre de =FFF4 !rancisco Nuintana 0avarro, Gerente de la 7(PG-4

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CAPTULO : ESTRUCTURACIN Y DISEO DE DOCUMENTOS

1.- CRITERIOS PARA LA ELABORACIN DE LOS DOCUMENTOS IMPRESOS

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En este apartado se establecen los aspectos, tanto *ormales como de estilo, %ue hay %ue tener en cuenta a la hora de redactar un documento4 0o obstante, la estructura, el *ormato y los supuestos de utilizacin de los distintos tipos de documentos administrativos se recogen en el captulo tercero de este manual de *orma ms pormenorizada y con el ejemplo correspondiente4 1.1. Aspectos generales e con!"g#rac"$n &e utilizar, con carcter general, el tipo de letra A#2A(, tama+o ;= e interlineado sencillo4 /ay %ue tener en cuenta las siguientes observaciones sobre el empleo de tipos de letras: ;4 El subrayado de palabras Knicamente se utilizar en casos especiales4 =4 (a negrita no se utilizar en el cuerpo del teHtoM por tanto, slo se emplear en el ttulo del documento, de los apartados, subapartados y otras subdivisiones4 C4 Para los nKmeros de las notas a pie de pgina se adoptar el tipo de letra superndice4 #especto a los apartados de un teHto se tendrn en cuenta las siguientes reglas: ;4 (a inclusin de eHcesivas divisiones puede llegar a di*icultar la comprensinM por lo tanto, se utilizarn las estrictamente necesarias4 =4 &i se precisara recurrir a subapartados, se procurar %ue la numeracin de los mismos no supere los dos dgitos4 C4 Para las subdivisiones dentro de los subapartados se utilizarn letras4 E4 Por Kltimo, si dentro de una subdivisin de un subapartado se precisara realizar una nueva separacin se recurrir a smbolos como el guin largo IO>, las *lechas I>, etc4 En el siguiente es%uema se muestra el modelo %ue ha de seguirse:

T%TULO DEL DOCUMENTO Inegrita, mayKscula, tama+o ;E>


1.- T%TULO DEL APARTADO Inegrita, mayKscula, tama+o ;=> 1.1. T&t#lo el s#'aparta o Inegrita, minKscula, tama+o ;=> a) Ttulo de otras subdivisiones Inegrita, cursiva, minKscula, tama+o ;=> %&tulo de otras subdivisiones Icursiva, minKscula, tama+o ;=>

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Para la presentacin de los prra*os se deber tener en cuenta lo siguiente: ;4 El teHto se ajustar a ambos lados Ijusti*icacin total> y al comienzo de cada prra*o se establecer una tabulacin de ;,5 cm4 =4 El ancho del teHto para un D20 AE ser de ;? cm4, con un margen iz%uierdo de C cm4 y un margen derecho de = cm4 El espacio en blanco previo al inicio del teHto deber ser su*iciente para dar cabida a los sellos de registro de entrada y salida4 Para ello, el teHto se iniciar entre ; y C cm4 contados a partir de la parte in*erior del membrete4 El margen in*erior del teHto ir a = cm del borde del papel o, en su caso, de la lnea de paginacin4 C4 Entre un prra*o y el siguiente se dejar una lnea en blanco4 A estos e*ectos, la lnea de lugar y *echa se considera como un prra*o ms4 E4 (os ttulos de los apartados con un dgito no llevarn sangra de entrada4 54 &e establecer una sangra de entrada Ide ; cm4> para los ttulos de los subapartados con dos dgitos y dems subdivisiones4 ?4 A partir del nivel de divisin dentro de los subapartados de dos dgitos, los prra*os %ue ocupen ms de una lnea irn alineados con la primera letra del ttulo de dicha subdivisin4 :4 El espacio en blanco antes del ttulo de un apartado o subapartado deber ser mayor %ue el eHistente entre dicho ttulo y el prra*o siguiente4 G4 Deber evitarse %ue la Kltima pgina de un documento contenga menos de dos lneas de teHtoM se considerar a estos e*ectos %ue la lnea de lugar y *echa no *orma parte del teHto4 Para ello se podr recurrir a una de las siguientes opciones: a> disminuir el interlineado del documento Ise seleccionar un interlineado eHacto in*erior a ;= puntos>M b> aumentar el interlineado a *in de %ue parte del teHto pase a la pgina siguiente4 <4 1anto la ante*irma Iidenti*icacin del cargo o puesto> como la identi*icacin nominativa del *irmante del documento irn centradasM la primera en mayKsculas y la segunda en minKsculas4 1.(. Cr"ter"os e pag"nac"$n Al paginar los documentos se aplicarn las siguientes normas: &e deben numerar todas las pginas de los documentos %ue contengan ms de una4 Es conveniente %ue en el o*icio de remisin al %ue se adjunta un documento se indi%ue el nKmero de pginas, cuando conste de ms de una4

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El nKmero de pgina se colocar ubicado en el eHtremo in*erior central del papel4 (.- CONTENIDO B)SICO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATI*OS A continuacin se relacionan algunos re%uisitos *undamentales Iresultantes de las distintas disposiciones legales> de los documentos %ue recogen actos administrativos de carcter general4 (.1. Estr#ct#ra a) Encabezamiento &egKn establece el (eal )ecreto 14" *1'''+ de 1# de septiembre+ por el ,ue se establecen criterios de ima!en institucional - se re!ula la produccin documental - material impreso de la .dministracin General del /stado, en todos los documentos %ue recojan actos administrativos, incluidos los de mero trmite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe *igurar un encabezamiento en el %ue consten al menos los siguientes datos: El ttulo, %ue eHpresar con claridad y precisin el tipo de documento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en el %ue se inserta4 El nKmero o clave asignados, en su caso, para la identi*icacin del eHpediente en el %ue se integra el documento, con el objeto de *acilitar al ciudadano su mencin en las comunicaciones %ue dirija a la 7(PG-4 &e utilizar letra arial de ;E puntos, en mayKscula y negrita4 &i ocupa una sola lnea ir centradoM si ocupa ms de una, ir con justi*icacin total4 b) Cuerpo (edaccin de los documentos En la elaboracin de los documentos y comunicaciones administrativos, sobre todo los %ue hayan de dirigirse a los particulares, se deber disponer el teHto en *orma clara y concisa4 Para ello se usarn prra*os breves y separados, y se evitar la aparicin de apartados eHcesivamente largos o complejos %ue di*icultaran su comprensin4 0o se incluirn en las comunicaciones administrativas, o en los modelos de documentos dirigidos a la 7(PG-, *rmulas de salutacin o despedida, ni eHpresiones o giros %ue no sean esenciales para la eHposicin del contenido del documento4 &i se emplea alguna *rmula de tratamiento, no ir en el cuerpo del teHto, sino al pie del escrito o en el apartado %ue se re*iere al destinatario4
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En cuanto a las abreviaturas y siglas, se atender a lo establecido en el ap'ndice ; de este manual4 (e1erencias a disposiciones normativas (a primera vez %ue se citen se eHpresarn al menos el nKmero, la *echa y la denominacin de la disposicin Itodo ello en cursiva>, as como la *echa de publicacin en el boletn o*icial correspondiente4 En las siguientes alusiones a la misma disposicin bastar citar su nKmero, salvo a%u'llas %ue no lo contengan, en cuyo caso se citar la *echa4 c+ ,or-al".ac"$n 1odo documento %ue recoja actos administrativos, incluidos los de mero trmite, debe estar *ormalizado4 &e entiende por *ormalizacin la acreditacin de la autenticidad de la voluntad del rgano emisor, mani*estada mediante *irma manuscrita4 (a *ormalizacin tambi'n se podr hacer por smbolos o cdigos %ue garanticen dicha autenticidad mediante la utilizacin de t'cnicas o medios electrnicos, in*ormticos o telemticos de acuerdo con lo dispuesto en el #eal Decreto =?CL;<<?, de ;? de *ebrero, por el %ue se regula la utilizacin de t'cnicas electrnicas, in*ormticas y telemticas por la Administracin General del Estado4 En los restantes documentos, especialmente en los de contenido in*ormativo, no se eHigir *ormalizacin, por%ue es su*iciente la constancia del rgano autor del correspondiente documento4 En las resoluciones administrativas y comunicaciones o*iciales, internas o eHternas, ser obligatorio incluir: Lu!ar - 1ec2a Por lugar se entiende el municipio ;M la *echa es la del da en %ue se *ormaliza el documento4 Para el da y el a+o Isin punto> se usarn los nKmerosM para el mes, la letra minKscula4 (a lnea del lugar y *echa llevar justi*icacin total, con una tabulacin al comienzo y punto al *inal4 .nte1irma EHpresar el cargo o puesto al %ue corresponda emitir el documento4 2r en mayKscula, centrado, sin coma al *inal y separado del prra*o de lugar y *echa por una lnea en blanco4

"unicipio: conjunto de habitantes de un mismo t'rmino jurisdiccional, regido por un ayuntamiento4 11

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3denti1icacin nominativa del 1irmante -ontendr el nombre y los apellidos de la persona %ue *irma, sin anteponer la abreviatura P!do4Q4 2r en minKscula, centrado y sin punto al *inalM se dejar una separacin aproHimada de E a ? lneas en blanco respecto de la ante*irma4 A la iz%uierda de la *irma se estampar el sello de la unidad correspondiente4

4upuestos de dele!acin - suplencia En el caso de delegacin de competencias Iartculo ;C de la (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn, modi*icada por la (ey EL;<<<, de ;C de enero>, y siempre %ue no sea preceptivo mencionar la competencia en el cuerpo del documento, en la ante*irma se har constar la denominacin del cargo o puesto del *irmante, la denominacin del rgano %ue delega Iprecedida de la abreviatura PP4D4Q> y la disposicin de delegacin4 En el siguiente ejemplo el gerente *irma por delegacin de competencias del rector:
/L G/(/5%/ 6P7)7 del (ector+ (esolucin de 1# de noviembre de 1''$+ 89C de 2 :01:'';

<rancisco =uintana 5avarro

En a%uellos documentos en %ue sea preceptivo mencionar la competencia en el cuerpo Ipor ejemplo, resoluciones, acuerdos, etc4>, en la ante*irma solamente constar la denominacin del cargo o puesto del *irmante4 En el caso de delegacin de *irma Iartculo ;? de la (ey CFL;<<=>, en la ante*irma se har constar la denominacin del rgano %ue delega, la denominacin del cargo o puesto del *irmante Iprecedida de la abreviatura PD4!4Q> y, en su caso, la disposicin de delegacin4 En el siguiente ejemplo la gestora *ormaliza por delegacin de *irma de 35G/53/(>.4 la administradora del edi*icio: )7<7+ L. G/4%9(.
L. .)M3534%(.)9(. )/L /)3<3C39 )/

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?olanda 4al!uero Capilla

En el caso de suplencia Iartculo ;: de la (ey CFL;<<=>, en la ante*irma se har constar la denominacin del rgano competente para emitir el documento, la denominacin del rgano %ue *irma por suplencia Iprecedida de la abreviatura PP4&4Q> y, en su caso, la disposicin reguladora de la suplencia4 En el siguiente ejemplo la subdirectora de 2nspeccin de &ervicios *ormaliza por suplencia del director de la 7nidad de Gestin de rganizacin y #ecursos /umanos:
/L )3(/C%9( )/ L. U7G7 )/ 9(G.53@.C3A5 ? ((7BB7 P747+ L. 4U8)3(/C%9(. )/ 354P/CC3A5 )/ 4/(C3C394

Dac,ueline Montelon!o 4Enc2ez

Al aplicar lo eHpuesto en los prra*os anteriores se tendr en cuenta la #esolucin de ;: de noviembre de ;<<G de la 7(PG- sobre delegacin de competencias en diversos rganos unipersonales4 d) Pie &egKn el #eal Decreto ;E?5L;<<<, contendr la identi*icacin del destinatario del documento, eHpresndose el nombre y los apellidos si se trata de una persona *sica, la denominacin social en los casos de personas jurdicas privadas o la denominacin completa del rgano o entidad a la %ue se dirige4 2r en mayKscula, justi*icacin total, sin punto al *inal y lo ms prHimo posible al margen in*erior del documento4 &e utilizar la *rmula de tratamiento %ue corresponda en cada caso, con*orme al ap'ndice ; del manualM por ejemplo:
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2(" 4 &#4 GE#E01E DE (A 74(4P4G4-4 &#A4 &7@D2#E-1 #A DE PA1#2" 02 D4 $7A0 -A@#E#A E$E"P( (.(. Pec#l"ar" a es e alg#nos oc#-entos a -"n"strat"/os a+ Mot"/ac"$n Algunos documentos administrativos tienen como elemento esencial de su contenido la motivacin, esto es, la eHposicin de los hechos y *undamentos de derecho en %ue se basa una decisin administrativa4 &egKn establece el artculo 5E de la (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn, modi*icada por la (ey EL;<<<, de ;C de enero, sern motivados: (os actos %ue limiten derechos subjetivos o intereses legtimos4 (os %ue resuelvan procedimientos de revisin de o*icio de disposiciones o actos administrativos, recursos administrativos, reclamaciones previas a la va judicial y procedimientos de arbitraje4 (os %ue se separen del criterio seguido en actuaciones precedentes o del dictamen de rganos consultivos4 (os acuerdos de suspensin de actos, cual%uiera %ue sea el motivo de 'sta, as como la adopcin de medidas provisionales previstas en los artculos := y ;C? de esta ley4 (os acuerdos de aplicacin de la tramitacin de urgencia o de ampliacin de plazos4 (os %ue se dicten en el ejercicio de potestades discrecionales, as como los %ue deban serlo en virtud de disposicin legal o reglamentaria eHpresa4 (a motivacin de los actos %ue pongan *in a procedimientos selectivos y de concurrencia competitiva, se realizar de con*ormidad con lo %ue dispongan las normas %ue regulen sus convocatorias4 En todo caso deben %uedar acreditados en el procedimiento los *undamentos de la resolucin %ue se adopte4 '+ Re0#"s"tos concretos e las not"!"cac"ones Estn regulados en los artculos 5G y 5< de la (ey CFL;<<=, de =? de noviembre+ de (F!imen Dur&dico de las .dministraciones Pblicas - del Procedimiento .dministrativo Comn , modi*icada por la Le- 4*1'''+ de 13 de enero7

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&e noti*icarn a los interesados las resoluciones y actos administrativos %ue a*ecten a sus derechos e intereses, en el plazo mHimo de ;F das desde %ue el acto se haya dictado4 (a noti*icacin deber contener el teHto ntegro de la resolucin, con indicacin de si es o no de*initivo en la va administrativa, la eHpresin de los recursos %ue procedan, rgano ante el %ue hubieran de presentarse y plazo para interponerlos, sin perjuicio de %ue los interesados puedan ejercitar, en su caso, cual%uier otro %ue estimen procedente4 (a noti*icacin se llevar a cabo por cual%uier medio %ue permita tener constancia de la recepcin por el interesado o su representante, la *echa y la identidad y el contenido del acto noti*icado4 (a publicacin del acto sustituir a la noti*icacin cuando los destinatarios sean una pluralidad indeterminada de personas y cuando se trate de actos integrantes de un procedimiento selectivo o concurrencia competitiva4 &e realizar la noti*icacin por anuncios cuando los interesados sean desconocidos, se ignore su domicilio o el medio adecuado para tener constancia de la recepcin4 (os anuncios se insertarn en el boletn o*icial correspondiente y en el tabln de edictos del ayuntamiento de su Kltimo domicilio conocido4 En el eHpediente administrativo deber constar una copia de la noti*icacin en la %ue conste la *irma del interesado como recib o, en su de*ecto, un original de la noti*icacin acompa+ado del documento %ue acredite la recepcin de la misma4

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CAPTULO II: RECOMENDACIONES BSICAS PARA LA EXPOSICIN Y REDACCIN DE LOS TEXTOS

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Entre los lenguajes especiales empleados por todas las lenguas se encuentra el utilizado por la administracin pKblica4 -omo uso espec*ico de un idioma, el llamado lenguaje administrativo debe ce+irse a las normas generales de la lengua a la %ue corresponda, al mismo tiempo %ue constituye un medio *undamental de di*usin de dicha lengua4 Por consiguiente, los redactores de los diversos documentos administrativos deben ser conscientes de su responsabilidad ante el buen uso de las *ormas ling)sticas4 Esta correccin *ormal contribuir a una comunicacin ms di*ana con los receptores y, simultneamente, podr convertirse en modelo de una eHpresin de calidad4 (a 7(PG- tiene la intencin de publicar otro manual en el %ue se eHponga con ms pro*undidad y detalle una serie de criterios dirigidos a la correccin ling)stica de los teHtos administrativos4 0o obstante, parece imprescindible %ue de *orma sucinta se presenten en este Manual de documentos administrativos unos principios bsicos %ue mar%uen unas pautas esenciales para la obtencin de dicho objetivo4 ;4 7no de los re%uisitos *undamentales %ue deben presentar los documentos administrativos es la claridad4 Para alcanzar esa sencillez en la eHposicin %ue siempre debe estar presente a la hora de transmitir la in*ormacin a los destinatarios, aportamos una serie de recomendaciones: ;4;4 &e ha de huir de *ormas arcaizantes o eHcesivamente t'cnicas, %ue pueden crear cierta incomprensin al ser poco habituales en la lengua general4 -on esto no se %uiere decir %ue estas *ormas se consideren errneas y, por consiguiente, sean rechazablesM lo %ue se pretende con esta advertencia es %ue tengan un uso limitado para alcanzar la claridad %ue debe perseguir este tipo de mensajes4 -omo ejemplos de estos usos, citaremos los siguientes: a> El *uturo imper*ecto de subjuntivo deber sustituirse por las *ormas del pret'rito imper*ecto de subjuntivo o del presente de indicativo: 444 'sta procedi a dar traslado de todo lo actuado al 1ribunal &uperior de $usticia de -anarias, a los e*ectos %ue !#eren pertinentes en el mbito de sus competencias4 444 'sta procedi a dar traslado de todo lo actuado al 1ribunal &uperior de $usticia de -anarias, a los e*ectos %ue !#eran pertinentes en el mbito de sus competencias4 b> (as palabras t'cnicas pueden reemplazarse por otros vocablos ms usados4 En los teHtos siguientes mostramos, como ejemplo, la sustitucin de los t'rminos obrantes y eGtremos:

Es un documento mediante el cual se hace constar la veracidad de un hecho, circunstancia o situacin de los %ue eHiste constancia documental en los eHpedientes o'rantes en la 7(PG-444 Es un documento mediante el cual se hace constar la veracidad de un hecho, circunstancia o situacin de los %ue eHiste constancia documental en los eHpedientes %ue se encuentran en la 7(PG-444 444 las certi*icaciones slo versarn sobre a%uellos e1tre-os concretos acreditados444 444las certi*icaciones slo versarn sobre a%uellos as#ntos concretos acreditados444 c> (o mismo ocurre con locuciones preposicionales muy t'cnicas, como a tenor, *cilmente sustituible por de acuerdo con: 1ras analizar el contenido de la %ueja y la documentacin aportada, se comunic a la reclamante %ue, a tenor de los artculos ;E5 y ;?G de la (ey General de la &eguridad &ocial, podra solicitar la revisin de444 d> En vez de las *rases hechas tomadas directamente del latn, como ab initio+ ad absurdum+ ad in1initum+ ad pFdem l&tterae+ apud acta+ bona 1ide+ pro indiviso+ )eo volente744, se recomienda usar sus correspondientes traducciones Idesde el principio, por reduccin al absurdo, sin *in, literalmente, segKn consta en el acta, de buena *e, RbienS %ue se posee en comunidad, Dios mediante444>, especialmente en a%uellos escritos dirigidos a un pKblico amplio4 Al *inal del manual presentamos una lista de eHpresiones latinas plenamente adaptadas al espa+ol, %ue deben ser conocidas por%ue son de uso generalizado4 !rente a los ejemplos %ue indicbamos en el prra*o anterior, el empleo de estos latinismos consolidados no o*rece inconvenientes, aun%ue lo ms recomendable es alternar con las eHpresiones espa+olas en todos a%uellos casos en %ue esto es posible4 ;4=4 -ontribuye tambi'n a cierta imprecisin signi*icativa el abuso del gerundio en estos teHtos4 &i bien es cierto %ue con esta *orma verbal se puede ahorrar tiempo y espacio, no cabe duda de %ue la ausencia del neHo %ue re%uieren las *ormas verbales personales oscurece el matiz semntico de la oracin: 1ratndose de cuestiones %ue eHcedan las competencias de dicho rgano, ya %ue la solucin debera venir del "inisterio de &anidad y -onsumo, a!ectan o a ms de treinta y tres mil m'dicos de atencin primaria y atencin especializada %ue444 1ratndose de cuestiones %ue eHcedan las competencias de dicho rgano, ya %ue la solucin debera venir del "inisterio de &anidad y -onsumo, p#esto 0#e a!ecta'a a ms de treinta y tres mil m'dicos de atencin primaria y atencin especializada %ue444

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Al margen de ello, sigue mani*estando el reclamante, en el tratamiento in*ormativo dado al suceso no se adoptaron las medidas su*icientes para %ue la identidad del inculpado %uedara protegida, to-an o las cmaras su imagen el da en %ue *ue detenido y e-"t"2n ola seguidamente en los in*ormativos locales444 Al margen de ello, sigue mani*estando el reclamante, en el tratamiento in*ormativo dado al suceso no se adoptaron las medidas su*icientes para %ue la identidad del inculpado %uedara protegida, p#esto 0#e las cmaras to-aron su imagen el da en %ue *ue detenido y la e-"t"eron seguidamente en los in*ormativos locales444

Ante la insistencia del paciente, la en*ermera sale de la habitacin, regresan o al poco tiempo, ret"ran o tanto la pastilla del compa+ero de habitacin, como el antibitico %ue le haban prescrito por error4 Ante la insistencia del paciente, la en*ermera sale de la habitacin 3 regresa al poco tiempo para ret"rar tanto la pastilla del compa+ero de habitacin, como el antibitico %ue le haban prescrito por error4 En el epgra*e dedicado a los gerundios, no puede olvidarse el mal uso de estas *ormas verbales cuando complementan con valor especi*icativo a nombres inanimados4 En estos casos el gerundio debe sustituirse por una construccin de relativo: T&e recomienda entregar un sobre conten"en o la documentacin4 &e recomienda entregar un sobre 0#e contenga la documentacin4 o de *orma ms sencilla: &e recomienda entregar un sobre con la documentacin4 ;4C4 En ocasiones, probablemente con el *in de conseguir una comunicacin ms di*ana, en el registro administrativo se abusa de eHpresiones como el mismo+ dic2o+ Fste7 bs'rvese cmo en la *rase siguiente podra sustituirse el mismo por el pronombre lo: El asunto *ue trasladado al juez correspondiente, el cual admiti el -"s-o a trmite4 El asunto *ue trasladado al juez correspondiente, el cual lo admiti a trmite4 En el siguiente teHto se puede suprimir la misma sin %ue se di*iculte la comprensin: En consecuencia, la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria ha dirigido a la mencionada -onsejera la recomendacin de llevar a cabo, en

el ms breve plazo posible, las actuaciones pertinentes para %ue desde el rgano competente de la -"s-a se tramiten y eHpidan 444 ;4E4 A pesar de %ue uno de los sntomas de madurez ling)stica es la complejidad de las oraciones, a veces se corre el peligro de %ue las *rases eHcesivamente largas oscurezcan el signi*icado de lo %ue se %uiere decir4 De ah %ue en los documentos administrativos, en los %ue es esencial la claridad de la in*ormacin, sea aconsejable el uso de oraciones cortas %ue no produzcan ambig)edad4 El teHto %ue aparece a continuacin: /a *altado en esta ocasin un consenso previo con los sectores ms a*ectados, conjugndose no slo los intereses del comercio, sino tambi'n los del ocio y esparcimiento %ue se van a ver perjudicados de manera indirecta por la llamada liberalizacin, no entendi'ndose la precipitacin habida ni las *ormas utilizadas por el Gobierno, salvo %ue se pretenda contemplar, prioritariamente, los intereses de las grandes super*icies4 podra redactarse de *orma ms clara: /a *altado en esta ocasin un consenso previo con los sectores ms a*ectados Icomercio y ocio y esparcimiento>4 Ambos vern perjudicados sus intereses de manera indirecta por la llamada liberalizacin4 Es incomprensible la actuacin precipitada del Gobierno, a no ser %ue pretenda *avorecer los intereses de las grandes super*icies4 ;454 En este mismo apartado hay %ue tener en cuenta el empleo abusivo de locuciones preposicionales %ue pueden ser sustituidas por una sola palabra4 -on ello se bene*iciara la dia*anidad comunicativa4 Damos algunos ejemplos en los %ue algunas locuciones pueden ser reemplazadas por preposiciones simples: en solicitud de en aras de al objeto de en orden a de cara a en materia de en torno a por para

sobre

;4?4 -abe hacer consideraciones similares con relacin a ciertas construcciones de verbo ms sustantivo %ue admiten la sustitucin por un verbo simple: hacer pKblico hacer mencin hacer re*erencia
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publicar mencionar re*erirse


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dar aviso dar uso dar in*ormacin dar curso llevar a cabo

avisar usar in*ormar cursar e*ectuar

Por todo lo eHpuesto /engo en resol/er lo siguiente Por todo lo eHpuesto res#el/o lo siguiente Es e/" ente la con/en"enc"a e incluir444 Es con/en"ente incluir444 =4 El deseo de conseguir un lenguaje culto origina %ue los redactores de documentos administrativos tiendan al uso de las *ormas ms cuidadas del lenguaje y adopten como eHpresin del estilo al %ue aspiran una serie de *rases, vocablos444 %ue se presentan revestidos de un prestigio motivado por distintas causas4 As, nos hallamos con ciertos modismos, algunos de origen eHtranjero, %ue reemplazan a las *ormas tradicionales del espa+ol4 &u uso eHcesivo produce monotona en los teHtos correspondientes4 =4;4 El *also prestigio %ue acabamos de eHponer se mani*iesta muy claramente en ciertos enlaces preposicionales4 -itaremos algunos de ellos y daremos a continuacin las eHpresiones por las %ue deben ser reemplazados: en base a segKn, por, en relacin con, a partir de, basndonos en

(a 7niversidad seleccionar a los candidatos en 'ase a los criterios mencionados4 (a 7niversidad seleccionar a los candidatos seg4n los criterios mencionados4 "edidas ejecutadas por el Gobierno de -anarias en materia de juventud en 'ase al Plan General4 "edidas ejecutadas por el Gobierno de -anarias para la juventud seg4n el Plan General4

a nivel de

en, en cuanto a, desde el punto de vista de, en lo %ue respecta a

(a documentacin presentada era muy completa a n"/el e contenido pero no a n"/el e *orma4

(a documentacin presentada era muy completa en el contenido pero no en la *orma4 En este apartado incluiremos el abuso de la preposicin a %ue aparece bien ante in*initivo, bien en determinadas locuciones4 (as sustituciones recomendadas son: 2nstancia a rellenar 2nstancia 0#e 5a3 0#e rellenar 2nstancia 0#e e'e rellenarse 2nstancia 0#e 5a e rellenarse En el apartado dedicado a la plani*icacin de las polticas sociales 444 se enumera una serie de medidas a llevar a cabo por el Gobierno de -anarias444 En el apartado dedicado a la plani*icacin de las polticas sociales 444 se enumera una serie de medidas 0#e el Gobierno de -anarias e'e llevar a cabo 444 en relacin a DDDU en relacin con, con relacin a de acuerdo a DDDU de acuerdo con =4=4 &e observa asimismo un uso abundante de la *rase Ves por ello %ueV: TEs por ello %ue se present la denuncia ante la junta4 En esta construccin se advierte la supresin incorrecta de elementos, ya %ue lo gramaticalmente recomendable es Ves por ello por lo %ueV: Es por ello por lo %ue se present la denuncia ante la junta4 Por otro lado, nuestra lengua o*rece otras posibilidades de eHpresar lo mismo con ms sencillez: Por ello se present la denuncia ante la junta4 =4C4 tras veces se alargan innecesariamente palabras %ue ya eHisten en espa+ol con una *orma ms reducida4 En la categora verbal hoy destaca el amplio nKmero de derivados *ormados con el su*ijo HizarI t'rminos como visualizar+ seJalizar+ concretizar+ culpabilizar, inicializar, uni1ormizar, ultimizar+ tutorizar+ sustituyen *recuentemente a las *ormas patrimoniales de nuestra lengua I ver+ seJalar+ concretar+ culpar+ iniciar+ uni1ormar+ ultimar+ tutelar>4 tro ejemplo de esta tendencia es el *recuente uso de verbos como in1luenciar, eGplosionar+ recepcionar7444 1ampoco *altan muestras de estos vocablos entre los sustantivos4 Compasividad+ practicidad+ prioricidad+ si!ni1icatividad son ejemplos evidentes del empleo abusivo de la derivacin H6i;dad para *ormar nombres abstractos de cualidad a partir de adjetivos4
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=4E4 (as modas tambi'n a*ectan a las locuciones adverbiales4 Algunas de mucho uso en la actualidad son: a la mayor brevedad de inicio por contra en el plazo ms corto, con la mayor rapidez en principio por el contrario, en cambio

En las bases de la convocatoria no apareca ningKn re%uisito re*erido a la nacionalidad de los concursantes, por contra se eHiga dominar el espa+ol4 En las bases de la convocatoria no apareca ningKn re%uisito re*erido a la nacionalidad de los concursantes, en ca-'"o se eHiga dominar el espa+ol4 C4 1odo acto de comunicacin ling)stica re%uiere la eHistencia de un emisor y un receptor, %ue normalmente son personas plenamente identi*icadas4 De ah %ue sea *cil la adaptacin del %ue habla al %ue escucha o viceversa4 0o ocurre esto en el lenguaje administrativo, en el %ue la identidad de los interlocutores se desdibuja considerablemente4 Por ello, este tipo de comunicacin tiene una tendencia hacia la impersonalizacin, %ue ling)sticamente se re*leja en un uso *recuente de la construccin oracional denominada pasiva impersonal o pasiva re*leja4 De esta caracterstica se deben eHtraer dos consideraciones4 En primer lugar, para reducir el distanciamiento entre emisor y receptor, puede aparecer el nombre de la persona o entidad %ue lleva a cabo la accin4 As, en lugar de &e emitir un in*orme detallado de todos los documentos presentados4 se puede escribir: (a comisin evaluadora emitir un in*orme detallado de todos los documentos presentados4 Asimismo, puede sustituirse esta construccin de tercera persona por la de primera, aun%ue sea en plural4 En lugar de &e eHpondrn las listas de*initivas cuando se corrijan todas las pruebas4 puede aparecer: EHpondremos las listas de*initivas cuando corrijamos todas las pruebas4 A *in de evitar este distanciamiento, tambi'n puede sustituirse el in*initivo por el imperativo en oraciones como la siguiente: Escr"'"r con letra clara y en prra*os cortos Escr"'a con letra clara y en prra*os cortos

0o obstante, si, por las caractersticas de este lenguaje, se hace di*cil alguna de las soluciones propuestas y hay %ue usar las llamadas oraciones pasivas re*lejas, es conveniente tener en cuenta un error muy *recuente %ue ha de evitarse4 0os re*erimos a %ue es necesario poner en el mismo nKmero gramatical el sujeto y el verbo4 De esta manera, las *rases %ue siguen se corregirn en el sentido %ue se eHpone a continuacin: T&e presentar las instancias a lo largo del mes de julio4 &e presentarn las instancias a lo largo del mes de julio4 T444 por lo %ue se analiza prioritariamente a%uellos casos %ue ingresan por urgencias 444 444 por lo %ue se analiza n prioritariamente a%uellos casos %ue ingresan por urgencias 444 TDebajo de los datos personales se eHpondr las razones de la reclamacin4 Debajo de los datos personales se eHpondrn las razones de la reclamacin4 En otras ocasiones, en las llamadas impersonales concuerda el verbo con el complemento en plural de *orma errnea: T&e identi*icarn a los intervinientes cuando sea procedente444 &e identi*icar a los intervinientes cuando sea procedente444 6. -omo hemos indicado al principio, en este registro ling)stico, adems de las caractersticas propias %ue hemos comentado, se mani*iestan unos rasgos %ue, aun%ue pueden aparecer en otros lenguajes espec*icos y en el espa+ol general, destacan de una *orma especial en los teHtos administrativos4 Esto hace %ue debamos observar con sumo cuidado en la produccin de los teHtos de la 7(PG- las normas gramaticales %ue a continuacin se eHponen4 E4;4 misiones o adiciones de ciertos elementos gramaticales4

a> /emos de procurar evitar la supresin de ciertos elementos ling)sticos %ue, con *recuencia se omiten en este tipo de lenguaje4 0os re*erimos sobre todo a la conjuncin ,ue y a los artculos4 En cuanto a la primera, observamos %ue desaparece tras ciertos verbos muy usados en los documentos administrativos: #uego se presente en 444 &olicito sea aceptada mi propuesta444 Es ms recomendable usar la conjuncin: #uego 0#e se presente en 444 &olicito 0#e sea aceptada mi propuesta444 b> -on respecto a los artculos, tambi'n hemos de evitar su supresin: Debern presentarse en sobre aparte dos modelos de 444
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Debern presentarse en #n sobre aparte dos modelos de 444 En el in*orme m'dico *acultativo se dictamina un grado de minusvala de un ;FFW y necesidad de tercera persona4 En el in*orme m'dico *acultativo se dictamina un grado de minusvala de un ;FFW y la necesidad de #na tercera persona4 Es necesario remitir *otocopia del original Es necesario remitir #na *otocopia del original 0o %ueremos dejar de citar el caso del pol'mico a+o =FFF, %ue en la documentacin o*icial, segKn recomienda la #eal Academia Espa+ola de la (engua, debe escribirse sin el artculo: 444las instancias tendrn %ue presentarse en enero de =FFF4 c> 1ambi'n ha de evitarse la supresin de ciertos sustantivos, %ue se dan por consabidos en determinados conteHtos: Por la presente se eHponen los motivos %ue444 Por la presente c"rc#lar se eHponen los motivos %ue444 d> 7na categora %ue presenta muchos problemas a la hora de su utilizacin es la de las preposiciones4 (a inseguridad %ue se plantea ante su presencia o ausencia a*ecta no slo a los autores de teHtos administrativos, ya %ue las dudas nos asaltan ante cual%uier mensaje ling)stico de la vida diaria %ue %ueramos producir4 &e trata de palabras %ue en ocasiones aparecen cuando no deben y en otras, en las %ue s deben aparecer, se suprimen: ;4 (a preposicin debe aparecer tras ciertos verbos %ue la re%uieren: (os ciudadanos se %uejan e la desidia municipal ante el Diputado del -omKn4 #ecientemente hemos recibido la contestacin del -abildo de 1eneri*e en la %ue nos in*orma e %ue 444 Descon*iando e %ue *ueran para 'l, solicita de la en*ermera de turno4 =4 1ambi'n es obligatoria la preposicin cuando encabeza oraciones %ue *uncionan como complementos de sustantivos y adjetivos, de la misma manera %ue aparece cuando el complemento es un nombre4 Por eso no debe escribirse: T(os asistentes a a%uel curso deben estar seguros %ue al *inal se les dar un certi*icado4 sino: (os asistentes a a%uel curso deben estar seguros dar un certi*icado4 De la misma manera %ue escribimos: e %ue al *inal se les

(os asistentes a a%uel curso deben estar seguros e las condiciones de la inscripcin (os asistentes a a%uel curso deben estar seguros e eso4 T(os opositores pueden tener la certeza %ue se cumplirn los plazos (os opositores pueden tener la certeza e %ue se cumplirn los plazos TEl hecho %ue nadie se hubiera dado cuenta %ue se haba in*ringido la ley444 El hecho e %ue nadie se hubiera dado cuenta e %ue se haba in*ringido la ley444 T0o cabe duda %ue el in*orme no convenci a nadie4 0o cabe duda e %ue el in*orme no convenci a nadie4 El error contrario al %ue acabamos de comentar es el llamado de,ue&smo, %ue, como es sabido, consiste en usar la preposicin de ante ,ue en construcciones %ue no la re%uieren4 Ejemplos de usos inadecuados: T&e comunica, ante la gran cantidad de solicitudes presentadas, e 0#e se ampliar el plazo de444 T&e considera e 0#e las pruebas deben ser pKblicas -omo hacamos en las *rases en %ue se omita indebidamente la preposicin, tambi'n podemos comprobar *cilmente en estos casos %ue de no es necesaria si sustituimos la oracin subordinada por una *rase nominal: &e comunica 4444 eso , esa noticia Inunca T&e comunica444 e eso> &e considera eso Inunca T&e considera e eso> C4 (as eHpresiones latinas constituyen una muestra ms de los titubeos en el uso de las preposiciones4 -omo sabemos, en latn los casos cumplan el papel de estos elementos y, por consiguiente, el uso de las preposiciones sera redundante, por%ue se estaran empleando dos *ormas para eHpresar un mismo contenido4 Por todo ello, y dada la abundancia de eHpresiones latinas en el lenguaje administrativo, hay %ue tener las ideas muy claras en lo %ue concierne a estos usos: grosso modo motu proprio eH pro*eso y no y no y no a grosso modo e motu proprio4 e eH pro*eso

E4 (a aparicin u omisin de la preposicin es la causa de un elevado nKmero de errores en el uso de dos construcciones, parecidas en la eHpresin, pero con signi*icado di*erente4 0os re*erimos a las *ormas verbales deber y deber de4 (a primera signi*ica obligacin: Debes presentarte todos los das a las nueve4 (a segunda aporta un matiz de suposicin:
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Deben de ser las siete Por eso no son correctas las *rases siguientes: T(os impresos deben e entregarse en la ventanilla cinco4 T0o deben e admitirse los escritos %ue no vengan visados por el director4 e> tro ejemplo de elementos errneamente omitidos es el %ue se re*iere al verbo auHiliar de ciertas per*rasis4 &e trata del llamado in1initivo introductor+ de cierre o 1Etico+ %ue se usa cuando se comienza a hablar o bien en el momento en %ue se %uiere dar por *inalizado el enunciado4 -onsiste en el empleo del in*initivo como si se tratara de una *orma conjugada, sin el apoyo de un verbo auHiliar: Se7alar tambi'n %ue, a pesar de la *alta de 444 8a3 0#e se+alar tambi'n %ue, a pesar de 444 !inalmente, a!"r-ar %ue no puede tramitarse un eHpediente de ese modo4 !inalmente, 5e e a!"r-ar %ue no puede444 E4=4 (a concordancia de g'nero4 a> El adjetivo ha de concordar siempre en g'nero y nKmero con el sustantivo al %ue complementa4 -uando en un grupo de palabras haya un sustantivo masculino, el adjetivo habr de ponerse tambi'n en masculino: (as actas, los certi*icados y las circulares deben ser presentados en444 b> Ante sustantivos *emeninos %ue comienzan por a 62a; tnica Iacta, aula, rea444> debe ponerse el artculo en masculino: el acta+ un aula7 Esta norma no a*ecta a los demostrativos y otros determinantes4 As se dir esta rea espaciosa a%uella aula clara otra acta corregida nuestra habla4 (a Knica eHcepcin son los inde*inidos al!n y nin!n, %ue potestativamente pueden aparecer tanto en masculino como en *emenino4 7n error %ue se observa con cierta *recuencia es el %ue cometen algunos hablantes cuando en estas *rases pasan a masculino no slo el artculo sino los otros elementos %ue acompa+an al sustantivo y dicen: Tel acta *irmado Tel aula asignado para el eHamen En estos casos se debe decir:

el acta *irmada el aula asignada para el eHamen -onservarn su g'nero *emenino la y una cuando no precedan inmediatamente al sustantivo IVla otra aulaV, Vla misma actaV> o cuando est'n en plural: Vlas actasV, Vunas aulasV4 1ambi'n se usar la *orma *emenina, de manera eHcepcional, ante a y 2ac2e Inombres de letras>: Vla aV, Vla hacheV y ante nombres propios, en usos colo%uiales como Vla .gataV4 c> (os verbos ser+ resultar+ parecer y algunos otros re%uieren *recuentemente un adjetivo, %ue es el %ue en realidad aporta el signi*icado Ies necesario, resulta ocioso, parece claro444>4 En estos casos el adjetivo tendr %ue concordar en g'nero y nKmero con el sustantivo al %ue se re*iera, y en nKmero con el verbo correspondiente: T&er necesario la presentacin de todos los documentos aludidos4 &er necesaria la presentacin de todos los documentos aludidos4 T0o pareci apropiado los trmites llevados a cabo4 0o parecieron apropiados los trmites llevados a cabo4 d> En este apartado hemos de hablar tambi'n de las numerosas dudas %ue Kltimamente se suscitan en torno al llamado seHismo ling)stico4 -omo somos conscientes de las di*icultades %ue supone este tema, se tratar con ms pro*undidad en el manual de estilo4 &in embargo, es conveniente aportar ya desde estas pginas algunos usos bsicos4 -uando se hace una re*erencia individual, se ha de emplear el g'nero %ue corresponda en ese caso concretoM as, si un cargo est ocupado por una mujer, la mencin de su ttulo debe hacerse en *emenino Iinspectora, directora, je*a, rectora>4 Por ello es necesario distinguir el masculino y el *emenino, por ejemplo en las eti%uetas utilizadas para la correspondencia, cuando se individualiza la mencin4 &r4 D4 $os' "onedero -oronado Decano de444 &ra4 D4X !ortunata &anta -ruz Decana de444 Debe evitarse el siguiente uso: &r4L&ra4 D4LD4X $os' "onedero -oronado DecanoLa de444 &r4L&ra4 D4LD4X !ortunata &anta -ruz DecanoLa de Para resolver las posibles dudas en el uso de las re*erencias a las titulaciones acad'micas, eHponemos a continuacin una serie de t'rminos eHtrados de la tabla de e%uivalencias publicadas en el @ E del =G de marzo de ;<<54 &e mantendrn los nombres gen'ricos establecidos por el uso de ttulos como bac2iller4
Manual de documentos administrativos 31

1217(A-2 0E& A-ADJ"2-A& -asc#l"no !e-en"no diplomado diplomada ingeniero t'cnico ingeniera t'cnica ar%uitecto t'cnico ar%uitecta t'cnica graduado social graduada social maestro maestra (icenciado licenciada ingeniero ingeniera ar%uitecto ar%uitecta doctor doctora doctor ingeniero doctora ingeniera

e> -asos de g'nero dudoso: (as palabras atenuante y eGimente son consideradas *emeninas por el diccionario acad'micoM aun%ue de a!ravante no se se+ala el g'nero, se recomienda su uso tambi'n como *emenino4 &e piensa %ue los tres adjetivos se re*ieren al nombre circunstancia4 Presentan cambios de signi*icado segKn el g'nero, entre otros, sustantivos editorial+ mar!en+ ordenI Ese asunto no se recogi en el orden del da de la reunin Ese punto est recogido en la reciente orden ministerial Escriba en el margen iz%uierdo del impreso las indicaciones %ue desee hacer constar4 (a ciudad de (as Palmas de Gran -anaria naci en la margen derecha del Guiniguada4 1odos los editoriales de los peridicos comentaron la decision gubernamental4 0o %uiso %ue a0#ella editorial publicara la traduccin de su novela4 *> /ay %ue prestar atencin al g'nero de curr&cula4 Al ser un neutro latino han de concordar con el artculo plural masculino Ilos curr&cula>, si bien es aconsejable utilizar en ese caso la *orma castellanizadaI los curr&culos4 g> -omo Kltimo aspecto de este apartado se+alaremos %ue en lugar de masculinoL*emenino, varnLhembra, hoy el lenguaje administrativo pre*iere utilizar los t'rminos hombreLmujer para a%uellos casos en %ue sea preciso eHpresar la distincin seHual4 E4C4 -oncordancia de nKmero4 los

Adems de los casos %ue hemos comentado en los epgra*es anteriores D al hablar de las oraciones pasivas re*lejas y de las construcciones con los verbos ser, resultar444 ms adjetivosD, debemos hacer hincapi' en el uso del verbo 2aber4 En espa+ol el verbo 2aber es impersonal4 Esto signi*ica %ue no se construye con sujetoM por tanto, el sintagma nominal %ue aparece a su lado *unciona como complemento directo: puede sustituirse por lo6s;+ la6s;7 ha habido algunas di*icultades DU las ha habido habr impresos en todas las ventanillas DU los habr &in embargo, en muchas zonas dialectales, como -anarias, los hablantes conjugan 2aber como si *uera un verbo personal y lo hacen concordar con el sintagma nominal adjunto4 De este modo se pueden or construcciones como Thabrn papeletas de todas las candidaturas Thaban sesiones sin el %urum preciso Thub"eron muchas irregularidades en ese tribunal Este uso est muy eHtendido en nuestra regin y, a veces, se puede or a algunos hablantes cultos4 8a hemos visto, sin embargo, %ue el sintagma %ue acompa+a al verbo no es el sujeto y, por consiguiente, no tiene %ue concordar con 2aber, como se ve, por ejemplo, en la tercera persona del presente de indicativo: ningKn hablante altera el nKmero de la *orma 2a-: hay una normativa %ue regula esas situaciones hay normativas %ue regulan esas situaciones (o %ue decimos se aplica tambi'n a las *ormas compuestas del verbo 2aber I2a 2abido+ 2ab&a 2abido444> y a los casos en %ue este verbo se conjuga con un auHiliar para *ormar una per*rasis Ipuede 2aber+ debe 2aber+ suele 2aber444>4 (as *ormas de tercera persona plural I2ab&an+ 2abrEn+ 2an 2abido, etc4> son mucho ms *recuentes %ue otras personas de 2aber+ como las de primera del plural I2abemos+ 2ab&amos+ 2abremos>, %ue se sienten como claros vulgarismos: T5a'&a-os cuarenta en ese curso de actualizacin Tall 5a'e-os muchos %ue no estamos de acuerdo4 54 rtogra*a

(as reglas de acentuacin y puntuacin re%uieren un estudio pormenorizado, sobre todo en lo %ue respecta a los casos ms problemticos de la ortogra*a espa+ola4 Dado %ue se abordar esta *aceta en el prHimo manual y %ue en la bibliogra*a *inal se adjuntan los ttulos oportunos, ahora nos limitaremos a eHplicar algunos rasgos de la acentuacin %ue estn relacionados directamente con el lenguaje administrativo: Ia> las *ormas verbales con pronombres enclticos, cuya acentuacin se ve a*ectada por las propuestas recientes de la #eal Academia Espa+ola, y Ib> los latinismos4 a> 7na de las innovaciones acad'micas I9rto!ra1&a de la len!ua espaJola, ;<<<> se re*iere a la acentuacin de los verbos cuando se les a+ade un pronombre tono4

Manual de documentos administrativos

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(a colocacin del pronombre al *inal del verbo hace %ue se *orme una sola palabra y %ue, por lo tanto, se produzca un cambio en la acentuacin4 (as palabras esdrKjulas %ue resulten de esta unin con el pronombre llevarn siempre tilde, como ocurre con todas las esdrKjulas: d&!ase+ antese+ abstFn!anse4 (as Kltimas normas establecidas por la #eal Academia Espa+ola de la (engua disponen %ue en todos los casos se apli%uen las reglas generales de la acentuacin4 /asta la publicacin de esta 9rto!ra1&a era preceptivo respetar el acento ortogr*ico %ue el verbo presentaba antes de la adicin del pronombre4 De esta manera, compr mantena su tilde al convertirse en comprle4 A partir de ahora esta palabra pierde su acento por%ue se convierte en una palabra llana %ue, por acabar en vocal, n o s, no se tilda: comprole4 (o mismo ocurre con *ormas como dele+ dense+ callose444 /abr de tenerse muy en cuenta esta innovacin acad'mica, dado el *recuente uso de estas *ormas ling)sticas en los documentos administrativos4 b> En la gra*a de las eHpresiones latinas ya incorporadas a nuestra lengua se debe observar lo %ue se+ala la #AE en la Kltima edicin de la 9rto!ra1&aI Vse acentuarn gr*icamente de acuerdo con las reglas generales del espa+olV: curr&culum, superEvit444 c> En este apartado debemos recordar ciertos aspectos tipogr*icos %ue suelen plantear dudas y %ue son de *recuente uso en los documentos administrativos: D 0o se ponen puntos en los a+os, ni en los nKmeros de tel'*ono4 D Para eHpresar porcentajes, se emplear coma y no punto I<Y:5W y no <4:5W>4 &in embargo, se usar el punto, y no la coma, para las re*erencias horarias IVel claustro tendr lugar a las <4FF h4V>4

CAPTULO III: CATLOGO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Manual de documentos administrativos

A continuacin se analizan, por orden al*ab'tico, los distintos tipos de documentos administrativos y se establecen los modelos y las pautas %ue habrn de seguirse en la elaboracin de los ms habituales en la gestin administrativa de esta 7niversidad4 Para la descripcin de estos documentos se sigue el siguiente es%uema: -oncepto4 0ormativa aplicable4 Estructura4 Ejemplo4

ACTA DE CALI,ICACIONES Concepto Documento %ue recoge las cali*icaciones correspondientes a la evaluacin de conocimientos de uno o varios alumnos sobre determinada materia4 Nor-at"/a apl"ca'le Aparte de la legislacin de carcter general, hay %ue tener en cuenta: Z #eal Decreto ;G5L;<G5, de =C de enero, por el %ue se regula el tercer ciclo de los estudios universitarios, la obtencin y eHpedicin del ttulo de doctor y otros estudios de postgrado4 #eal Decreto ::GL;<<G, de CF de abril, por el %ue se regula el tercer ciclo de los estudios universitarios, la obtencin y eHpedicin del ttulo de doctor y otros estudios de postgrado4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4 #eglamento de la plani*icacin docente, eHmenes, evaluacin, cali*icacin y actas de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria4 #eglamento de los estudios de doctorado de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria4

Z Z

Estr#ct#ra 17 /ncabezamientoI En el encabezamiento del acta deben *igurar los siguientes datos: 1tulo del documento: P.cta de cali1icacionesQ -urso acad'mico 2denti*icacin del centroLdepartamentoLtitulacin IsegKn proceda> a %ue corresponde Denominacin de la asignatura y, en su caso, especi*icacin del tipo Iobligatoria, optativa, libre con*iguracin> Grupo -onvocatoria Iordinaria, eHtraordinaria o especial>

Pro*esor responsable ID02, apellidos y nombre> !rmula introductoria: P.cta de las cali1icaciones correspondientes a la asi!natura de re1erencia+ obtenidas por los alumnos ,ue se relacionanQ4

27 Cuerpo del actaI -onsta de las siguientes columnas: 0[: nKmero de orden - 0B4: nKmero de convocatorias agotadas D02 APE((2D & 8 0 "@#E, por orden al*ab'tico de apellidos -A(2!2-A-230: cali*icacin al*ab'tica P7014: cali*icacin num'rica

37 Lu!ar - 1ec2a Por lugar se entiende el municipio donde est ubicada la unidad %ue elabora el actaM la *echa es la del da en %ue se emite4 47 <irmas (as actas de eHamen estarn *irmadas en todas sus hojas4

Manual de documentos administrativos

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Ejemplo de acta de calificaciones

ACTA DE CALI,ICACIONES
-7#& A-ADJ"2;<<<L=FFF

CENTRO 9 TITULACIN: ;=F ; E4 74 DE 20! #".12-A D 241424&2&1E"A& ASI:NATURA: ;=5GC D @7&E& 8 PE#2!J#2- & :RUPO: F; CON*OCATORIA: #D20A#2A PRO,ESOR RESPONSABLE: ;;;;;;;; D E$E"P( D6A\, $7A0 Acta de las cali*icaciones correspondientes a la asignatura de re*erencia, obtenidas por los alumnos %ue se relacionan:
N; ; = CON*. DNI F ======== ; CCCCCCCC APELLIDOS 9 NOMBRE PJ#E\ E$E"P( , $7A0 #E8E& E$E"P( , A0A CALI,ICACIN 0 P#E&E01AD AP# @AD PUNT. DDDD 5,5

TTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTT (as Palmas de Gran -anaria, a =G de *ebrero de =FFF4

61irma;

ACTA DE REUNIN DE R:ANOS COLE:IADOS Concepto Es un documento administrativo cuya *inalidad es dejar constancia de hechos sucedidos, circunstancias valoradas y acuerdos alcanzados en el seno de un rgano colegiado4 &e levantar acta de cada sesin4 Nor-at"/a apl"ca'le Z (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn: artculos == a =:4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Estr#ct#ra 17 /ncabezamiento o t&tulo

-ontendr el carcter de la reunin Iordinaria o eHtraordinaria> y la denominacin del rgano colegiado4 27 37 )atos identi1icativos de la sesin !echa Ien letra> /ora Ien letra> (ugar Ilocal y direccin> (elacin de asistentes - ausentes &e especi*icarn los siguientes datos: 0ombre y apellidos Iprecedidos de la condicin %ue tienen dentro del rgano colegiado, en el caso del presidente y del secretario>4 Puesto de trabajo Islo si ese dato tiene inter's en la composicin del rgano colegiado>4 3rgano o sector al %ue representan, en su caso Ipor ejemplo, una organizacin sindical, una asociacin de vecinos, etc4>4

En la relacin de ausentes se harn constar, si eHisten, las ausencias justi*icadas4

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9rden del d&a

-ontendr, tras el punto re*erido a la aprobacin del acta anterior, la enumeracin de los asuntos %ue se abordarn en la reunin4 7 )eliberaciones - acuerdos

&e especi*icarn los puntos principales de las deliberaciones, as como el contenido de los acuerdos adoptados y el nKmero de votos con los %ue se aprobaron4 &e identi*icar a los intervinientes cuando sea procedente para la correcta interpretacin del contenido del acta4 Asimismo *igurar el sentido del voto *avorable o des*avorable al acuerdo adoptado, as como de la abstencin, de los %ue lo soliciten4 En el caso de %ue un miembro del rgano pida la transcripcin ntegra de su intervencin o propuesta deber aportar el teHto de la misma en ese momento o en el plazo %ue determine el presidente4 Dicho teHto se incluir en el punto correspondiente del acta o se adjuntar a la misma4 "7 Pie

!igurar la siguiente *rmula: P 4in mEs asuntos ,ue tratar+ el presidente levanta la sesin a las K 2orasQ4 #7 <irma - sello

El acta deber ser *irmada en todas las pginas por el secretario del rgano y en la Kltima deber constar, adems, la *irma del presidente como visto bueno4 -omo eHcepcin a lo anterior, cuando el acta se re*iera a acuerdos, pactos o convenios derivados de la reunin de una comisin negociadora, *irmarn tambi'n todos los presentes o los representantes de cada una de las partes, identi*icados con sus nombres y apellidos4 El sello del rgano correspondiente o de la 7(PG- se estampar a la iz%uierda de la *irma del secretario4 &e *irmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral iz%uierdo, eHcepto la Kltima, en la %ue las *irmas *igurarn al *inal del teHto4 Otros ele-entos 0#e se e'en tener en c#enta Z Z Z &e a+adirn a%uellos documentos cuyo contenido haya sido *undamental en la toma de acuerdos, eHcepto si *ueron remitidos a los miembros del rgano junto con la convocatoria4 En las certi*icaciones de acuerdos %ue se emitan antes de la aprobacin del acta se har constar eHpresamente tal circunstancia4 A%uellas unidades %ue por el volumen de actas %ue generan lo consideren oportuno podrn incluir a pie de pgina la denominacin del rgano colegiado y la *echa de la reunin4

Ejemplo de acta de reunin de rganos colegiados

ACTA DE REUNIN ORDINARIA DEL COMIT< DE SE:URIDAD 9 SALUD DE LA UNI*ERSIDAD DE LAS PALMAS DE :RAN CANARIA
!echa: siete de *ebrero de dos mil4 /ora: ocho horas y cuarenta y cinco minutos4 (ugar: @iblioteca de la &ede 2nstitucional4 -L$uan de Nuesada nKmero CF, (as Palmas de Gran -anaria4 ASISTENTES= a> "iembros del comit': Presidente: $avier 2n*iesta &aborit4 &ecretaria: $ac%ueline "ontelongo &nchez4 Bocales: - -'sar Glvez "atos, en representacin de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria I7(PG->4 - $os' -astellano jeda, en representacin de la 7(PG-4 - $os' Alberto /errera "elin, en representacin de la 7(PG-4 - $ose*a Arroyo #amrez, delegada de prevencin4 - Pedro -astro Alonso, delegado de prevencin4 - $ulio Domnguez Aguilar, delegado de prevencin4 - Esther 1orres Padrn, delegada de prevencin4 b> tros asistentes: !rancisco Nuintana 0avarro, gerente de la 7(PG-, invitado por el presidente del comit'4 "arcos P'rez Delgado, t'cnico de prevencin de la 7(PG-, invitado por el presidente del comit'4 Bctor P'rez -astro, t'cnico de prevencin de A&EPE8 , invitado por el presidente del comit'4 Armando -ruz Godoy, delegado sindical de --4 4

AUSENTES= $uan $esKs &aavedra Ayala, en representacin de la 7(PG-4 &oraya &ocorro 1rujillo, delegada de prevencin4 !ernando "artn &ocas, delegado de prevencin4 ;

Ejemplo de acta de reunin de rganos colegiados


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Manual de documentos administrativos

ORDEN DEL D%A= ;4 (ectura y aprobacin, si procede, del acta de la reunin anterior4 =4 Presentacin de los nuevos miembros del -omit' de &eguridad y &alud y renovacin de las comisiones4 C4 2n*orme sobre la constitucin del &ervicio de Prevencin de la 7(PG-4 E4 Aprobacin, si procede, del Manual !eneral de prevencin de ries!os laborales presentado por el &ervicio de Prevencin de la 7(PG-4 54 #uegos y preguntas4 DELIBERACIONES 9 ACUERDOS= Primero4 D &e aprueba por unanimidad el acta de la reunin celebrada el cinco de marzo de ;<<G4 &egundo4D El presidente presenta a los nuevos miembros del comit' I$os' -astellano, $os' Alberto /errera, Esther 1orres, &oraya &ocorro y !ernando "artn> y propone %ue la renovacin de las comisiones se realice al *inal de la sesin, una vez se apruebe el "anual de prevencin4 &e acuerda por unanimidad4 1ercero4D El presidente in*orma de la creacin, en noviembre de ;<<<, del &ervicio de Prevencin de la 7(PG-, integrado por tres trabajadores propios: $os' -astellano jeda Iespecialidad de /igiene 2ndustrial>, $ulio Domnguez Aguilar Iespecialidad de Ergonoma y Psicosociologa Aplicada> y "arcos P'rez Delgado Iespecialidad de &eguridad en el 1rabajo>4 Asimismo in*orma %ue se va a concertar la cuarta especialidad I"edicina en el 1rabajo> con un servicio de prevencin ajeno4 -uarto4D (os responsables del &ervicio de Prevencin eHponen el "anual general de prevencin de riesgos laborales de la 7(PG-M a continuacin aclaran %ue se ha producido una serie de modi*icaciones en las siguientes pginas: =:, C;, C<, EF, 5E y 5< Iel contenido literal de estas modi*icaciones se acompa+ar en la siguiente convocatoria como aneHo a esta acta>4 (os asistentes a la sesin proponen las siguientes modi*icaciones: =
Ejemplo de acta de reunin de rganos colegiados

En la cartula del manual, donde dice P .ctividadI enseJanzaQ, sustituir por: P.ctividadI enseJanza superiorL4

En la pgina ;F IP 9r!ani!rama 1ormal del sistema de prevencinL > incluir al vicerrector de 2nvestigacin y Desarrollo 1ecnolgico4 En la pgina ;E IP9r!ani!rama <uncional del 4istema de PrevencinL>, hacer dos salidas desde la Plani*icacin de la Actividad Preventiva: unidades acad'micas y unidades administrativas y de gestin4 En la pgina CG, segundo prra*o, tercera lnea: sustituir P personal] por PmiembrosL4

&e aprueba el manual por unanimidad con las modi*icaciones anteriores4 2gualmente, el gerente propone al &ervicio de Prevencin poner en conocimiento de todas las unidades implicadas el "anual de prevencin, as como elaborar una pgina ^eb propia del servicio4 Nuinto4D &e acuerda por unanimidad %ue en la prHima reunin se vuelvan a crear las comisiones del comit', una vez %ue el &ervicio de Prevencin presente la plani*icacin de la actividad preventiva4 &eHto4D En el turno de ruegos y preguntas, se realizan las siguientes actuaciones: $ulio Domnguez pregunta por los escritos de %uejas %ue los trabajadores han dirigido al -omit' de &eguridad y &alud, sin concretar ninguno de ellos en especial4 (a secretaria del comit' contesta %ue todos y cada uno de ellos han sido remitidos a las unidades encargadas de solucionar los problemas I7nidad 1'cnica, 7nidad de Gestin de Patrimonio y -ontratacin, &ervicio de Prevencin, etc4>4 Armando -ruz mani*iesta su preocupacin e inter's por el tema de la seguridad de edi*icios, planteando %ue en la prevencin de riesgos se deben cumplir tres *ases: predictiva, preventiva y correctiva4 Esther 1orres pregunta si es competencia del comit' decidir sobre la asignacin del plus de peligrosidad, penosidad y toHicidad, a lo %ue el presidente y el gerente contestan %ue no4 C
Ejemplo de acta de reunin de rganos colegiados

&in ms asuntos %ue tratar, el presidente levanta la sesin a las ;F4CF horas4

Manual de documentos administrativos

B[4 @[4 E( P#E&2DE01E


61irma>

(A &E-#E1A#2A
61irma;

$avier 2n*iesta &aborit

$ac%ueline "ontelongo &nchez

ACUERDO Concepto El acuerdo re*leja la determinacin de un rgano competente Iunipersonal o colegiado> para iniciar un procedimiento y resolver los aspectos relacionados con el mismo antes de su resolucin Ipor ejemplo, el acuerdo de un decano de nombrar la comisin de seleccin %ue adjudi%ue una beca convocada por el centro>4 Nor-at"/a apl"ca'le Z Z (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Estr#ct#ra 17 /ncabezamiento o t&tulo EHpresar de una *orma clara y lo ms breve posible la decisin contenida en el documento4 27 Cuerpo del escrito

-ontendr la eHposicin lgica de los elementos de juicio, las circunstancias y los hechos %ue han llevado a adoptar la decisin *inal4 Para ello, ser necesario desarrollar los siguientes apartados: =4;4 =4= =4C4 Antecedentes, indicacin del rgano %ue acuerda y de la norma %ue le atribuye la competencia4 /echos Isin cronolgico4 incluir apreciaciones o juicios>, por orden

!undamentos de derecho Ivaloracin jurdica de los hechos>4

=4E4 -ompetencia para adoptar el acuerdo4 =454 Acuerdos Ien apartados numerados, si procede>4

Aun%ue los acuerdos no se ajusten estrictamente a lo dispuesto en los apartados anteriores, siempre debern re*lejar los contenidos se+alados IeHposicin de antecedentes o circunstancias de hecho, *undamentos jurdicos de la decisin, competencia, decisin>4 Es conveniente utilizar prra*os cortos y bien di*erenciados4
Manual de documentos administrativos 4#

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Pie

&e indicar si el acuerdo pone *in o no a la va administrativa, con eHpresin, en su caso, de los recursos %ue proceden contra el mismo, rgano ante el %ue pueden interponerse y plazo para hacerlo4 &e se+alar, adems, %ue se puede *ormular cual%uier otro recurso %ue el interesado considere oportuno4 47 Lu!ar - 1ec2a

Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano %ue acuerdaM la *echa es la del da en %ue se adopta el acuerdo4 7 <irma - sello 54; 54=4 54C4 54E4 Ante*irma con eHpresin del cargo al %ue corresponda emitir el documento4 !irma4 0ombre y apellidos del *irmante Isin la abreviatura P!do4:Q delante>4 El sello de la unidad correspondiente se estampar a la iz%uierda de la *irma4

&e *irmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral iz%uierdo, eHcepto la Kltima, en la %ue las *irmas *igurarn al *inal del teHto4

Ejemplo de acuerdo

ACUERDO POR EL >UE SE ACEPTA LA PROPUESTA DE AMPLIACIN DE PLA?OS PARA INSTRUIR 9 RESOL*ER LOS E@PEDIENTES DE SOLICITUDES DE BECAS PROPIAS DE LA UNI*ERSIDAD DE LAS PALMAS DE :RAN CANARIA
-onsiderando %ue el elevado nKmero de solicitudes de becas propias de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria I7(PG-> hace implsible el cumplimiento del plazo mHimo establecido para su resolucin con los medios personales y materiales disponibles4 Bista la propuesta de ampliacin de plazos para instruir y resolver los eHpedientes *ormulada por el Bicerrectorado de Alumnos, rgano administrativo competente para resolver en los citados procedimientos4 Dado %ue, de con*ormidad con el artculo E=4? de la Le- 30*1''2+ de 2" de noviembre+ de (F!imen Dur&dico de las .dministraciones Pblicas - del Procedimiento .dministrativo Comn I@ E de =: de noviembre>, modi*icada por la Le- 4*1'''+ de 13 de enero I@ E de ;E de enero>, la ampliacin de plazos no podr ser superior a los inicialmente previstos para resolver4 En el ejercicio de las atribuciones con*eridas por la legislacin vigente, este #ectorado A-7E#DA: Ampliar los plazos para instruir y resolver los eHpedientes relativos a solicitudes de becas propias de la 7(PG-, por tiempo igual al inicialmente previsto4 0oti*%uese este acuerdo a los rganos competentes para instruir y resolver, y a los interesados en los eHpedientes respectivos, con la indicacin de %ue contra el mismo no cabe recurso alguno, con*orme a lo establecido en el artculo E=4? de la (ey CFL;<<=4 (as Palmas de Gran -anaria, a =5 de abril de =FFF4 E( #E-1 #
61irma - sello;

"anuel (obo -abrera

Manual de documentos administrativos

4'

CARTA Concepto Documento %ue utilizan los rganos y unidades de la 7(PG- para comunicaciones eHternas no o*iciales, es decir, %ue no se insertan en un procedimiento administrativo4 Nor-at"/a apl"ca'le Z #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Estr#ct#ra 17 Lu!ar - 1ec2a El lugar y la *echa, con el mes en letra, *igurarn en la es%uina superior del documento, justi*icados a la derecha y sin punto *inal4 27 )atos del destinatario

A continuacin, y despu's de dejar tres espacios en blanco desde la lnea anterior y manteniendo la justi*icacin derecha, se escribirn los datos del destinatario en el orden siguiente: nombre de la entidad u organismo, identi*icacin del cargo yLo la unidad a los %ue va dirigida la carta y, en su caso, nombre y apellidos de la persona4 0o se pondr punto al *inal de cada una de estas lneas4 37 <rmula introductoria Por ejemplo: P/stimado*a 4r7*4ra7Q7 47 Cuerpo

&e adoptarn las directrices eHpuestas en el apartado ; del captulo primero de este manual4 7 <rmula de despedida

Por ejemploI P.tentamenteL+ P4aludosQ, P4in otro particular+ se despide atentamenteQ4 "7 <irma - sello

Debajo del nombre y apellidos se se+alar el cargo correspondiente, todo ello en minKsculas4 El sello se estampar a la iz%uierda de la *irma4

Ejemplo de carta

(as Palmas de Gran -anaria, a G de *ebrero de =FFF

(a -aja 1ours, &4A4 Departamento de *acturacin D4 $os' -arlos P'rez Estimado se+or: -omo respuesta a su consulta tele*nica y a e*ectos de *acilitarle posteriores consultas, le in*ormo de %ue las *acturas %ue esta unidad adeuda a su empresa tienen asignadas las siguientes re*erencias contables: 0[4 de *actura ;=CE5 ;=5E; !echa ;=4F=4FF ;C4FE4FF 2mporte EF4FFF ptas4 =54FFF ptas4 0L#e*4X contable ;;=C ==CE

&in otro particular, le saluda atentamente,

61irma - sello;

!rancisca "artel #uiz Administradora del Edi*icio de Ar%uitectura

Manual de documentos administrativos

CERTI,ICADO Concepto Es un documento mediante el cual se hace constar la veracidad de un hecho, circunstancia o situacin de los %ue eHiste constancia documental en los eHpedientes %ue se encuentran en la 7(PG-, con el *in de %ue produzca determinados e*ectos jurdicos4 Por lo tanto, las certi*icaciones slo versarn sobre a%uellos asuntos concretos acreditados documentalmente en un eHpediente o sobre a%uellos hechos de los %ue haya constancia documental4 Nor-at"/a apl"ca'le Z (ey CFL<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn: artculo C:4G4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Caracter&st"cas En general corresponde al responsable de la unidad correspondiente certi*icar los eHpedientes %ue tramita o cuyos antecedentes custodia, siempre %ue est' autorizado para ello por la normativa vigente4 En la regulacin de determinados procedimientos administrativos est establecida, de modo espec*ico, la *orma de emisin de certi*icados, los cuales sern eHtendidos y con*ormados, en su caso, por el cargo %ue corresponda segKn dicha normativa Ipor ejemplo, las certi*icaciones acad'micas son eHpedidas por los secretarios de los centros y con*ormadas por los directores o decanos de los mismos, las certi*icaciones de inventario de bienes ad%uiridos con cargo al presupuesto de los edi*icios son eHpedidas por los administradores>4 Estr#ct#ra 17 %&tulo EHpresar de *orma clara y precisa el contenido esencial del certi*icado Ipor ejemplo, certi1icado acadFmico personal , certi1icado de inventario,etc4>4 27 3denti1icacin del emisor Debern constar los siguientes datos, por este orden: nombre, apellidos y cargo o puesto de la persona %ue certi*ica4

(a certi*icacin se har en tercera persona IP certi1icaQ>, sin anteponer las palabras don o do+a4 En los casos de delegacin o suplencia, la *rmula del certi*icado tiene las siguientes peculiaridades: en el encabezamiento constar el nombre, apellidos y cargo del *irmante y a pie de pgina se har la siguiente aclaracin: P /sta certi1icacin se eGtiende por dele!acin de 6car!o del r!ano ,ue con1iere la dele!acin o suplencia -+ en su caso+ la disposicin en ,ue se ampara - el bolet&n o1icial en ,ue se public;Q7 37 Cuerpo del certi1icado &e iniciar con una *rmula %ue indi%ue la constancia documental en la %ue se basa la certi*icacin Ipor ejemplo: P arc2ivos de esta unidadQ>4 A continuacin se detallarn los hechos y situaciones cuya constancia se garantiza4 Es conveniente %ue las di*erentes circunstancias %ue se certi*ican %ueden eHpuestas en prra*os claramente separados4 47 Pie &e incluirn los siguientes datos, por este orden: *rmula de certi*icacin, e*ectos, datos del solicitante y lugar y *echa de emisin Ien letra>4 &i el certi*icado se solicita con una *inalidad concreta, 'sta se eHpresar directamente Ipor ejemplo: Pa los e1ectos del concurso:oposicin777 Q>4 &i dicha *inalidad no se ha especi*icado, se emplear una *rmula gen'rica Ipor ejemplo: P a los e1ectos oportunos Q>4 En de*initiva, la redaccin del pie del certi*icado podra ser como la del siguiente ejemplo: PPara ,ue as& conste a los e1ectos oportunos - a solicitud de )7 Pedro PFrez PFrez+ se emite el presente certi1icado en Las Palmas de Gran Canaria+ a uno de 1ebrero de dos milQ7 7 <irma - sello -omo en el apartado de identi*icacin del emisor ya constan los datos relativos a su cargo, nombre y apellidos, 'stos no se repetirn y slo *igurarn la *irma y el selloM no obstante, a%uellos certi*icados %ue deban ser con*ormados contendrn la ante*irma y la identi*icacin nominativa del rgano %ue da el visto bueno4 El certi*icado deber ser *irmado en todas las pginas por el rgano emisor y, en su caso, en la Kltima pgina constar la *irma del rgano %ue lo con*orma4 El sello de la unidad correspondiente se estampar a la iz%uierda de la *irma4 &e *irmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral iz%uierdo, eHcepto la Kltima, en la %ue las *irmas *igurarn al *inal del teHto4

Manual de documentos administrativos

Ejemplo de certificado

CERTI,ICADO DE CAR:A LECTI*A


$ &E (72& E$E"P( &.0-/E\, &E-#E1A#2 DE (A E&-7E(A 702BE#&21A#2A P (21J-02-A DE (A 702BE#&2DAD DE (A& PA("A& DE G#A0 -A0A#2A -E#12!2-A: Nue segKn el plan de estudios vigente de la titulacin de 2ngeniera 1'cnica de bras PKblicas, especialidad -onstrucciones -iviles I(eal )ecreto de 3 de a!osto de 1''1, @ E de ;= de octubre>, las asignaturas correspondientes al primer curso %ue a continuacin se indican, tienen la siguiente carga lectiva semanal ;:
.lgebra (ineal44444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444445 /L& -lculo 2n*initesimal4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444? /L& !sica General4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444? /L& Numica General4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444445 /L& Dibujo 1'cnico 24444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444 E /L&

Para %ue as conste a los e*ectos oportunos y a solicitud de do+a Ana B'lez #odrguez, se emite el presente certi*icado en (as Palmas de Gran -anaria, a %uince de *ebrero de dos mil4
61irma - sello;

B4[ @4[ E( D2#E-1 # DE (A E&-7E(A 702BE#&21A#2A P (21J-02-A

Pedro P'rez P'rez

&egKn el plan de estudios de la titulacin de 2ngeniera 1'cnica en bras PKblicas impartido en esta Escuela, la carga lectiva de cada asignatura se especi*ica por horas4 &e debe tener en cuenta %ue diez horas constituyen un cr'dito y un curso acad'mico se compone de treinta semanas4 H/S: horas por semana.

CERTI,ICADO ACREDITATI*O DE SILENCIO ADMINISTRATI*O Concepto Es un documento %ue acredita de *orma o*icial la estimacin o desestimacin de lo solicitado ante la ausencia de resolucin eHpresa por parte de la administracin4 &e encuadra en los procedimientos iniciados a solicitud del interesado4 Nor-at"/a apl"ca'le Z (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn, modi*icada por la (ey EL;<<<, de ;C de enero: artculos E= y EC4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Caracter&st"cas ;> &egKn la (ey CFL;<<=, corresponde eHpedirlo al rgano competente para resolver4 => 7na vez %ue el interesado solicita la certi*icacin, 'sta deber emitirse en el plazo mHimo de %uince das4 Estr#ct#ra 17 %&tulo !igurar la *rase Certi1icado acreditativo de silencio administrativo7 27 3denti1icacin del emisor Debern constar los siguientes datos, por este orden: nombre, apellidos y cargo o puesto de la persona %ue certi*ica4 (a certi*icacin se har en tercera persona IP certi1icaQ>, sin anteponer las palabras don o do+a4 En los casos de delegacin o suplencia, la *rmula del certi*icado tiene las siguientes peculiaridades: en el encabezamiento constar el nombre, apellidos y cargo del *irmante y a pie de pgina se har la siguiente aclaracin: P /sta certi1icacin se eGtiende por dele!acin de 6car!o del r!ano ,ue con1iere la dele!acin o suplencia -+ en su caso+ la disposicin en ,ue se ampara - el bolet&n o1icial en ,ue se public;Q7 37 Cuerpo del certi1icado
Manual de documentos administrativos

A continuacin se detallarn, en prra*os claramente separados, los hechos y situaciones cuya constancia se garantiza4 Debern incluirse necesariamente los siguientes datos: - (a *echa de iniciacin del procedimiento, o sea, la *echa de entrada de la solicitud del interesado en el registro del rgano competente para su tramitacin4 - El plazo mHimo normativamente establecido para resolver %ue ha transcurrido sin %ue haya recado resolucin eHpresa4 - (a *echa en la %ue el interesado solicit la certi*icacin del silencio administrativo Ia los e*ectos de veri*icar si el certi*icado se eHpide en el plazo de %uince das anteriormente se+alado>4 - 1ipo de e*ectos del silencio administrativo: estimatorios o desestimatorios4 47 Pie Al igual %ue en las resoluciones eHpresas, el certi*icado acreditativo de silencio administrativo deber se+alar si la resolucin presunta %ue se certi*ica agota o no la va administrativa, los recursos %ue proceden contra la misma, el rgano ante el %ue pueden interponerse y el plazo para hacerlo4 &e se+alar adems, %ue se puede *ormular cual%uier otro recurso %ue el interesado considere oportuno4 7 Lu!ar - 1ec2a Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad %ue certi*icaM la *echa es la del da en %ue se emite el certi*icado4 "7 <irma - sello -omo en el apartado de identi*icacin del emisor ya constan los datos relativos a su cargo, nombre y apellidos, 'stos no se repetirn y slo *igurarn la *irma y el sello4 El sello de la unidad correspondiente se estampar a la iz%uierda de la *irma4 &e *irmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral iz%uierdo, eHcepto la Kltima, en la %ue las *irmas *igurarn al *inal del teHto4

Ejemplo de certificado acreditativo de silencio administrativo

CERTI,ICADO ACREDITATI*O DE SILENCIO ADMINISTRATI*O


(72& "A\ ##A "A0#2N7E DE (A#A, B2-E##E-1 # DE E&17D2A01E& DE (A 702BE#&2DAD DE (A& PA("A& DE G#A0 -A0A#2A -E#12!2-A: Primero4D Nue con *echa ;< de octubre de ;<<< don Bctor -abrera !ernndez present en la administracin del Edi*icio de 2ngenieras una solicitud de convalidacin de asignaturas impartidas en la titulacin de 2ngeniera 1'cnica 2ndustrial4 &egundo4D Nue la norma reguladora del procedimiento de convalidaciones no *ija el plazo mHimo en el %ue deben noti*icarse las resoluciones, por lo %ue debe entenderse %ue dicho plazo es de tres meses, en aplicacin del artculo E=4C de la Le- 30*1''2+ de 2" noviembre+ de (F!imen Dur&dico de las .dministraciones Pblicas - del Procedimiento .dministrativo Comn I@ E de =: de noviembre>, modi*icada por la (ey EL;<<<, I@ E de ;E de enero>4 1ercero4D Nue el re*erido plazo ha transcurrido sin %ue haya recado resolucin eHpresa4 -uarto4D Nue el interesado solicit el da =G de enero de =FFF la certi*icacin del acto presunto, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo EC45 de la (ey CFL;<<=4 Nuinto4D Nue segKn el artculo EC4= de la Le- 30*1''2 , los e*ectos generados por la *alta de resolucin eHpresa son estimatorios de la solicitud de convalidaciones *ormulada por don Bctor -abrera !ernndez4 -ontra la resolucin presunta %ue se certi*ica en este documento, %ue agota la va administrativa, podr interponerse directamente recurso contencioso D administrativo ante el juzgado correspondiente en el plazo de dos meses a contar desde el da siguiente al de la recepcin de la presente, o bien hacer uso de la potestad de interponer recurso de reposicin ante el Bicerrector de Estudiantes, segKn el artculo ;;? de la (ey CFL;<<=, en el plazo de un mes a contar desde el da siguiente al de la noti*icacin de este certi*icado4 (as Palmas de Gran -anaria, a diez *ebrero de dos mil4
Se emite el presente certificado en uso de las competencias atribuidas por la Resolucin de 17 de noviembre de 1998 de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria sobre delegacin de competencias en diversos rganos unipersonales de esta Universidad (BOC de ! de enero de 1"""#.
_

Manual de documentos administrativos

61irma - sello;

CIRCULAR Concepto Es un documento administrativo mediante el cual se establecen unas normas o instrucciones de carcter organizativo o de gestin aplicables en la 7(PG- y en materias %ue son competencia del rgano %ue las dicta Nor-at"/a apl"ca'le Z #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Estr#ct#ra 17 5umeracin de la circular &e situar en la parte superior derecha de cada una de las pginas, en letra cursiva arial tama+o ;F, con el siguiente *ormato:

Circular 6nM cardinal*aJo; )enominacin de la unidad administrariva ,ue la elabora

Al comienzo de cada a+o se reiniciar la numeracin4 27 %&tulo &e especi*icar el nKmero de la circular seguido de la denominacin del rgano o unidad %ue la dicta y a continuacin se eHpresar de una *orma clara y breve la materia %ue regula4 37 Cuerpo -ontendr los siguientes datos, en este orden: 2ndicacin de los motivos %ue justi*ican la regulacin del tema de %ue trata la circular y la competencia para hacerlo4 Desarrollo, en apartados separados y numerados, de las normas o instrucciones4

47 Lu!ar - 1ec2a Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad %ue elabora la circularM la *echa es la del da en %ue se emite4 7 <irma - sello
Manual de documentos administrativos '

54;4 54=4 54C4 54E4

Ante*irma con eHpresin del cargo al %ue corresponda emitir el documento4 !irma4 0ombre y apellidos del *irmante Isin la abreviatura P <do4:Q delante>4 El sello de la unidad correspondiente se estampar a la iz%uierda de la *irma4

&e *irmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral iz%uierdo, eHcepto la Kltima, en la %ue las *irmas *igurarn al *inal del teHto4

Ejemplo de circular

Circular '*1''' U7G7 de 9r!anizacin - (ecursos Bumanos

CIRCULAR AB1AAA DE :ERENCIA SOBRE PERMISOS 9 8ORARIOS CON MOTI*O DE LAS ,IESTAS DE NA*IDAD 1AAA
Ante la cercana de las *iestas navide+as y con el *in de garantizar la continuidad en la prestacin de los servicios, se hace necesario regular los horarios y permisos de 0avidad del a+o ;<<< del personal de administracin y servicios4 A tales e*ectos y en virtud de las atribuciones con*eridas por el artculo =F; de los Estatutos de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria, aprobados por )ecreto 12*1''$+ de de 1ebrero I@ - de ? de *ebrero>, se ponen en conocimiento del personal de administracin y servicios las siguientes instrucciones: 1.-PERMISOS DEL PERSONAL ,UNCIONARIO El personal *uncionario podr dis*rutar de los das de permiso por asuntos particulares correspondientes al a+o ;<<< hasta el : de enero de =FFF Iinclusive>, de *orma improrrogable4 &e recuerda %ue, segKn dispone la Circular *1''# sobre Permisos+ licencias+ vacaciones - jornadas, el nKmero de horas de dedicacin especial %ue deben realizarse durante este a+o es de ;=? Io parte proporcional si el tiempo trabajado es menor de un a+o>4 Por tanto, a%uellos *uncionarios acogidos a este r'gimen %ue no hayan cumplido la totalidad de las horas debern realizarlas antes del C; de diciembre4 (.-PERMISOS DEL PERSONAL LABORAL &e establecern dos turnos para dis*rutar de los siete das naturales consecutivos de permiso por 0avidad: del =: de diciembre al = de enero y del C al < de enero4 En cuanto a los das de permiso por asuntos particulares, en ningKn caso se podrn dis*rutar durante el periodo vacacional de 0avidad, ni acumularlos a la semana de permiso solicitada4

;
Ejemplo de circular
Circular '*1''' Manual de documentos administrativos "1

U7G7 de 9r!anizacin - (ecursos Bumanos

C.- REDUCCIN DE 8ORARIO Durante los das comprendidos entre el == de diciembre de ;<<< y el < de enero de =FFF regir el siguiente horario: a> Personal laboral y *uncionario con horario de ma+ana: reduccin de E5 minutos a la salida4 b> Personal laboral y *uncionario con horario de tarde: reduccin de E5 minutos a la salida4 c> Personal laboral con jornada rotatoria o jornada de ma+ana y tarde: reduccin de E5 minutos, bien al inicio, bien al *inal de la jornada, segKn las necesidades del servicio4 d> 1'cnicos de taller y laboratorio: reduccin de E5 minutos diarios segKn las necesidades del servicio establecidas por el director del departamento4 6.- TRAMITACIN (as solicitudes de los permisos de 0avidad se debern remitir a la 7nidad de Gestin de rganizacin y #ecursos /umanos antes del da ; de diciembre en una Knica relacin por unidad administrativa IsegKn modelo adjunto>4 0o se tramitarn a%u'llas %ue se remitan de *orma individual4 (as Palmas de Gran -anaria, a == de noviembre de ;<<<4 E( GE#E01E IP4D4 del #ector, #esolucin de ;: de noviembre de ;<<G, @ - de =5DF;D<<>

!rancisco Nuintana 0avarro

CONTRATO

Concepto Documento %ue recoge un acuerdo entre la 7(PG- y otra persona *sica o jurdica mediante el cual las partes consienten en obligarse a dar alguna cosa o prestar algKn servicio4

Nor-at"/a apl"ca'le Z (ey rgnica ;;L;<GC, de =5 de agosto, de #e*orma 7niversitaria: artculos ;; y E54;4 #eal Decreto (egislativo =L=FFF, de ;? de junio, por el %ue se aprueba el teHto re*undido de la (ey de -ontratos de las Administraciones PKblicas4 -digo -ivil, publicado por #eal Decreto de ? de octubre de ;GGG: artculos ;=?;, ;=:; y ;=:E4 #eal Decreto C<FL;<<?, de ; de marzo, de desarrollo parcial de la (ey ;CL;<<54 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4 Decreto CE;FL;<:5, de =5 de noviembre, por el %ue se aprueba el #eglamento General de -ontratacin del Estado, modi*icado por Decreto =5=GL;<G? de =G de noviembre4 Decreto ;=L;<<G, de 5 de *ebrero, por el %ue se aprueban los nuevos Estatutos de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria: artculos =C? y =C:4

Re0#"s"tos A continuacin se enumeran los principales re%uisitos de los contratos: 17 4ujetos El sujeto contratante ser el rector de la 7(PG- u rgano en el %ue delegue4 (a otra parte puede ser tanto una persona *sica como jurdica IpKblica o privada>4

Manual de documentos administrativos

"3

27 9bjeto El objeto de los contratos deber ser lcito y determinado y su necesidad para los *ines del servicio pKblico correspondiente se justi*icar en el eHpediente de contratacin4 37 Precio (os contratos tendrn siempre un precio cierto, %ue se eHpresar en moneda nacional4 (os rganos de contratacin cuidarn de %ue el precio sea el adecuado al mercado4 Estr#ct#ra 17 %&tulo Especi*icar las partes intervinientes y una breve descripcin del objeto del contrato4 27 Lu!ar - 1ec2a &e se+alar la localidad en la %ue tenga lugar la *irma del contrato y, a continuacin, la *echa consignada en letra4 37 3denti1icacin de las partes &e eHpondr a continuacin la identi*icacin de las partes con su nombre, nKmero del documento nacional de identidad, nKmero o cdigo de identi*icacin *iscal y representacin %ue ostenta4 &eguidamente se incluir la siguiente *rmula introductoria: P .mbas partes se reconocen competencia - capacidad+ respectivamente+ para 1ormalizar el presente contrato7Q 47 .ntecedentes administrativos &e indicar la resolucin mediante la cual se aprueba el objeto del contrato y el concepto presupuestario al %ue se imputa el gasto4 7 Cuerpo Descripcin de los *ines y contenido del contrato, bajo el epgra*e de CLNU4UL.4 )/L C95%(.%9+ %ue se numerarn correlativamente4 "7 Consentimiento El teHto del contrato *inalizar con la siguiente *rmula: P Para la debida constancia de todo lo convenido se 1irma el presente contrato por duplicado+ en el lu!ar - la 1ec2a al principio mencionados4Q #7 <irma de las partes &e *irmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral iz%uierdo, eHcepto la Kltima, en la %ue las *irmas *igurarn al *inal del teHto, siendo procedente su sellado por todas las partes4

Ejemplo de contrato

CONTRATO DE SUMINISTRO DE MOBILIARIO PARA EL EDI,ICIO DEPARTAMENTAL DE CIENCIAS DUR%DICASE SUSCRITO ENTRE LA UNI*ERSIDAD DE LAS PALMAS DE :RAN CANARIA 9 LA EMPRESA DUANPESAE S.A.
En (as Palmas de Gran -anaria, a ;; de *ebrero de =FFF REUNIDOS DE 70A PA#1E, D4 "anuel (obo -abrera, con D02 nKmero ========, en calidad de rector, y en nombre y representacin de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria4 DE 1#A PA#1E, D4 $uan P'rez &nchez, con D02 nKmero ;;;;;;;;, en nombre y representacin de la empresa `$7A0PE&A, &4A4] Ambas partes se reconocen competencia y capacidad, respectivamente, para *ormalizar el presente contrato4 ANTECEDENTES ADMINISTRATI*OS P#2"E# 4D El suministro e instalacin %ue se contrata *ue aprobado por resolucin de este #ectorado de *echa ; de julio de ;<<<, por un presupuesto mHimo de licitacin de =F4FFF4FFF pesetas R;=F4=F=,E= eurosM valor de conversin ;??,CG? ptas4LeuroS4 &EG70D 4D (a contratacin del gasto se e*ectKa con cargo al concepto presupuestario ?=F4FC de la unidad de gasto F;F4 CL)USULAS DEL CONTRATO P#2"E#A4D (a empresa $7A0PE&A, &4A4 se compromete al suministro e instalacin de mobiliario para el Edi*icio Departamental de -iencias $urdicas4 &EG70DA4D El precio del contrato es de ;<45FF4FFF pesetas R;;:4;<:,C? eurosM valor de conversin ;??,CG?,D ptas4LeuroS, %ue sern abonados por la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria4 1E#-E#A4D El plazo de entrega e instalacin es de ?F das, contados desde el da siguiente a la *irma del presente contrato4 El plazo de garanta es ;
Ejemplo de contrato
Manual de documentos administrativos "

de doce I;=> meses desde la recepcin del suministro4 -7A#1A4D Para responder del cumplimiento de este contrato, ha sido constituida garanta a *avor de esta 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria, dentro de los ;5 das hbiles contados a partir de la noti*icacin de la adjudicacin, por un importe de GFF4FFF pesetas RE4GFG,F< eurosM valor de conversin ;??,CG?, ptas4LeuroS, correspondiente al EW del importe de licitacin, segKn se acredita mediante la presentacin en este acto del correspondiente resguardo4 Para la debida constancia de todo lo convenido se *irma este contrato por duplicado, en el lugar y la *echa al principio mencionados4 P # (A 702BE#&2DAD
61irma - sello;

E( AD$7D2-A1A#2
61irma - sello;

CON*ENIO Concepto Documento en el %ue se recoge el contenido de un pacto o acuerdo entre dos o ms partes sobre asuntos de inter's comKn4 -onstituye el instrumento idneo para regular los *recuentes intercambios de ndole docente, cient*ica, cultural, social, etc4 %ue suscribe la 7(PG- con otras universidades, instituciones, empresas, asociaciones, etc4 Nor-at"/a apl"ca'le Z (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn: artculo ? Imodi*icado por (ey EL;<<<, de ;C de enero>4 #eal Decreto (egislativo =L=FFF, de ;? de junio, por el %ue se aprueba el teHto re*undido de la (ey de -ontratos de las Administraciones PKblicas4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4 Decreto ;=L;<<G, de 5 de *ebrero, por el %ue se aprueban los nuevos Estatutos de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria: artculos ;E< Z ;5<4

Estr#ct#ra 17 %&tulo Especi*icar las partes intervinientes y una breve descripcin del objeto del convenio4 27 Lu!ar - 1ec2a &e se+alar la localidad en la %ue tenga lugar la *irma del convenio, y a continuacin la *echa consignada en letra4 37 3denti1icacin de las partes @ajo la *rmula P(/U53)94Q se identi*icarn las partes con sus nombres, nKmeros o cdigos de identi*icacin *iscal Isi procede> y domicilios legales4 En caso necesario se cumplimentarn los datos identi*icativos de la autoridad o representante legal %ue actKe en su nombre4 &e a+adir una *rmula en la %ue ambas partes se reconocen mutuamente capacidad su*iciente para otorgar este convenio y se mencionar el poder o norma %ue acredita la representacin legal4

Manual de documentos administrativos

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47 Cuerpo &e estructurar en dos blo%ues: a> Parte eHpositiva: ir precedida del epgra*e P M.53<3/4%.5Q y contendr la eHpresin de los cometidos o competencias relacionados con el objeto del convenio %ue tienen asignados legalmente cada una de las partes, as como la mencin de los intereses comunes %ue justi*ican o *undamentan la adopcin del convenio4 b> Parte dispositiva: comenzar con la *rmula PPor tales motivos, las partes, de comKn acuerdo, suscriben el presente convenio con*orme a las siguientes -(.7&7(A&Q y contendr, al menos, las relativas al objeto del convenio, las obligaciones de cada una de las partes, la duracin, las causas de eHtincin y, en su caso, la comisin de seguimiento y la jurisdiccin aplicable4 7 Consentimiento Para *inalizar se emplear la siguiente *rmula: P ? para ,ue as& conste+ a los e1ectos oportunos+ en prueba de con1ormidad+ las partes 1irman el presente convenio+ por 6duplicado+ triplicado+ etc7;+ en el lu!ar - la 1ec2a indicados en el encabezamientoQ4 "7 <irma &e *irmarn y sellarn todas las pginas y se identi*icarn tanto la persona %ue *irma como su cargo y parte a la %ue representa4 EHcepto la Kltima pgina, las dems se *irmarn en los mrgenes laterales, pre*eriblemente en el iz%uierdo4

Ejemplo de convenio

CON*ENIO MARCO DE COLABORACIN ENTRE LA ASOCIACIN S%NDROME DE DOFN DE LAS PALMASE LA UNI*ERSIDAD DE LAS PALMAS DE :RAN CANARIA 9 LA ,UNDACIN UNI*ERSITARIA DE LAS PALMAS PARA EL DESARROLLO DE PRO:RAMAS CONDUNTOS EN EL CAMPO DE LA INSERCIN PRO,ESIONAL DE PERSONAS DISCAPACITADAS CON EL S%NDROME DE DOFN

En (as Palmas de Gran -anaria, a ;C de enero de ;<<<4 REUNIDOS De una parte, D4 !rancisco Daz D -asanova &urez, en calidad de presidente de la Asociacin &ndrome de Do^n de (as Palmas, con -2! GC5;C;5;5 y domicilio en la calle Eusebio 0avarro nKmero ?< de esta ciudad, %ue actKa en nombre y representacin de esta entidad, para lo cual mani*iesta estar debidamente *acultado4 De otra, D4 "anuel (obo -abrera, rector de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria I7(PG->, con -2! NC5;GFF;G y domicilio en la calle $uan de Nuesada, nKmero CF de esta ciudad, en uso de la *acultad atribuida por los artculos G=, G5 a> y ;5F de los Estatutos de la 7niversidad, aprobados por Decreto ;=L;<<G, de 5 de *ebrero, de la -onsejera de Educacin, -ultura y Deportes del Gobierno de -anarias4 8 de otra, D4 (othar &iemens /ernndez, presidente de la !undacin 7niversitaria de (as Palmas, con -2! GC5F:CCFC y domicilio en la calle $uan de Nuesada, nKmero CF de esta ciudad, en uso de las *acultades %ue le atribuyen sus Estatutos y el convenio *irmado entre 'sta y la 7niversidad precitada, por el %ue se regula el &ervicio 7niversidad D Empresa4 (os intervinientes, %ue actKan en razn de sus respectivos cargos, se reconocen mutua y recprocamente la capacidad legal necesaria para la *ormalizacin del presente documento y, en su m'rito, MANI,IESTAN ;4 Nue la Asociacin &ndrome de Do^n de (as Palmas es una entidad

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Ejemplo de convenio

%ue goza de personalidad jurdica propia y plena capacidad de obrar, y su principal objetivo es el de integrar plenamente en la sociedad al colectivo de
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personas con discapacidad provocada por el sndrome de Do^n, desarrollando a tal e*ecto todo tipo de actividades relacionadas con dicho objetivo y suscribiendo convenios de colaboracin con distintas instituciones o entidades a *in de lograr una mejor consecucin de sus *ines4 =4 Nue la 7(PG-, creada por la Le- %erritorial *1'$'+ de 4 de ma-o+ de (eor!anizacin Universitaria de Canarias, se rige por sus propios Estatutos y la Le- 9r!Enica 11*1'$3+ de 2 de a!osto+ de (e1orma Universitaria , y con*orme a las citadas disposiciones, goza de personalidad jurdica propia y plena capacidad de obrar dentro de su mbito de actuacin, teniendo encomendado el servicio pKblico de la educacin superior DDdocencia, estudio e investigacinDD, %ue realiza mediante el cumplimiento, entre otros, de los *ines siguientes: -reacin, desarrollo, transmisin y crtica de la ciencia, la t'cnica y la cultura4 Apoyo cient*ico y t'cnico al desarrollo cultural, social, tecnolgico y econmico, tanto nacional como, en particular, de la -omunidad de -anarias4 Preparacin para el ejercicio de actividades pro*esionales %ue eHijan la aplicacin de conocimientos y m'todos t'cnicos y cient*icos o de creacin artstica4

Para llevar a e*ecto estos *ines, puede realizar las acciones, establecer los contactos y *ormalizar los convenios %ue estime oportunos con entidades, organismos e instituciones, tanto pKblicas como privadas, nacionales y eHtranjeras4 C4 Nue la !undacin 7niversitaria de (as Palmas es una institucin ben'*ico D docente, sin *in lucrativo alguno, de promocin de la cultura, la educacin y la investigacin, constituida al amparo del Decreto =<CFL;<:=, de =; de julio, y reconocida, cali*icada e inscrita, como de inter's pKblico, en el #egistro de !undaciones de la -omunidad Autnoma de -anarias, por resolucin de la -onsejera de Educacin del Gobierno de -anarias de =F de diciembre de ;<GC I@ -A- de =: de enero de ;<GE>, habiendo adaptado sus Estatutos a la Le- %erritorial 1*1''0+ de 2' de enero+ sobre <undaciones Canarias, por resolucin de la Direccin General de $usticia e 2nterior del Gobierno de -anarias de G de junio de ;<<=4 De acuerdo con sus principios *undacionales, desarrolla una =
Ejemplo de convenio

labor de apoyo, *omento y estmulo de todas las iniciativas %ue tiendan a la mejora de la calidad docente e investigadora y a la insercin y proyeccin social de la 7(PG- en su proceso de consolidacin, para cuyo *in tiene suscrito con la citada 7niversidad el convenio de ; de septiembre de ;<<G por el %ue se regula el *uncionamiento, dentro de la !undacin, del denominado V&ervicio 7niversidad D EmpresaV, y el convenio de =< de julio

de ;<<G por el %ue se regula la `7nidad para la -ooperacin Educativa y el !omento del Empleo], %ue sirven de neHo de unin entre el citado centro docente y la sociedad y canalizan la gestin econmica de cuantos estudios, trabajos, proyectos de investigacin, actividades o cursos se realicen por a%u'lla, sus departamentos o pro*esorado para o con la colaboracin de instituciones, organismos, corporaciones, asociaciones, empresas y todo tipo de personas *sicas o jurdicas, segKn lo previsto en el artculo ;; de la citada (ey ;;L;<GC, de =5 de agosto, los Estatutos de la propia 7niversidad y dems normas concordantes y de desarrollo4 E4 Nue es deseo de las tres partes establecer una estrecha colaboracin al objeto de impulsar el cumplimiento de los *ines comunes %ue tienen encomendados, en la certeza de %ue tal colaboracin, al permitir un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles y una mayor e*icacia en su gestin, permitir obtener mejores resultados en los programas y acciones %ue se emprendan, lo cual redundar en bene*icio de las tres instituciones y, especialmente, mejorar las condiciones de insercin social del colectivo de personas a*ectadas por el sndrome de Do^n4 Por tales motivos, las partes, de comKn acuerdo, suscriben el presente convenio marco de colaboracin con*orme a las siguientes: CL)USULAS Pr"-era.- Del o'Geto el con/en"o El presente convenio tiene por objeto regular el marco de la colaboracin entre la Asociacin &ndrome de Do^n de (as Palmas, la 7(PG- y la !undacin 7niversitaria de (as Palmas para el cumplimiento de los objetivos siguientes: a> Dar a conocer la problemtica relacionada con el citado colectivo4 b> Desarrollar conjuntamente o con terceros programas, proyectos, cursos, seminarios, jornadas, etc4 %ue redunden en bene*icio del citado colectivo, den a conocer a la sociedad cules son sus necesidades, investiguen en el campo de la prevencin y tratamiento del citado sndrome, colaboren en la insercin social de dicho colectivo C
Ejemplo de convenio

especialmente en materia de empleo, etc4 Seg#n a.- De las Hreas pr"or"tar"as e act#ac"$n Para el cumplimiento de los objetivos a %ue se re*iere la clusula anterior, las tres instituciones plani*icarn y ejecutarn programas de actuacin conjunta, especialmente relacionados con las reas prioritarias siguientes:

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#1

a>(a 7(PG- se compromete, y siempre en la medida de sus posibilidades, a recibir en prcticas a personas a*ectadas por el sndrome de Do^n %ue la citada asociacin seleccione4 0o se entender en ningKn caso %ue se establece relacin laboral entre esas personas y la 7(PG-4 b>(a 7(PG- se compromete de igual modo a incentivar entre su comunidad investigadora la realizacin de todos a%uellos estudios relacionados con el sndrome de Do^n, en las vertientes educativa, sanitaria, jurdica, sociolgica, de insercin laboral y en todas las %ue se estimen de inter's para el citado colectivo4 c>(a !undacin 7niversitaria de (as Palmas, se compromete a di*undir en el mbito de sus patrocinadores todas las actividades relacionadas con la Asociacin &ndrome de Do^n y a realizar todas a%uellas gestiones encaminadas a la insercin laboral de las personas a*ectadas por dicho sndrome4 Tercera.- Del esarrollo e los progra-as 3 acc"ones (os programas y acciones previstos se desarrollarn posteriormente, en sus aspectos concretos, mediante acuerdos singularizados re*eridos a cada una de las reas prioritarias de actuacin, %ue se incorporarn progresivamente, a medida %ue se vayan *ormalizando, y constituirn parte inseparable del presente convenio, como aneHos del mismo4 Para posibilitar la ejecucin de los acuerdos singularizados en las distintas reas, las partes *irmantes podrn recabar ayudas, subvenciones y colaboraciones de otras entidades, pKblicas y privadas4 C#arta.- De la gest"$n el Ser/"c"o Un"/ers" a - E-presa (a !undacin 7niversitaria de (as Palmas, a trav's del &ervicio 7niversidad D Empresa, gestionar los *ondos econmicos espec*icos %ue se asignen para la ejecucin de los acuerdos singularizados %ue en el *uturo se *ormalicen entre la 7(PG- y la Asociacin &ndrome de Do^n al amparo del presente convenio marco4 E
Ejemplo de convenio

(a !undacin 7niversitaria de (as Palmas asumir eHclusivamente las responsabilidades derivadas de la gestin de dichos *ondos, %ue se e*ectuar segKn lo previsto en el convenio %ue regula el *uncionamiento del &ervicio 7niversidad D Empresa y los Estatutos de la 7niversidad, y al amparo de lo dispuesto en el artculo ;; de la precitada (ey rgnica ;;L;<GC, de =5 de agosto, y concordantes normas de desarrollo4 >#"nta.- De la Co-"s"$n e Seg#"-"ento Para la puesta en marcha, control y seguimiento de las actividades previstas en el presente convenio, se crea una -omisin de &eguimiento, integrada por un

representante de cada una de las partes intervinientes, %ue tendr a su cargo las *unciones siguientes: a>Plani*icar, *omentar, supervisar y evaluar los programas y acciones %ue se emprendan al amparo del presente convenio4 b>Establecer las normas internas de *uncionamiento de la -omisin de &eguimiento, en concordancia con los estatutos de las entidades *irmantes4 c>-rear las subcomisiones %ue *ueran pertinentes para el desarrollo de los di*erentes programas de actuacin4 d>Elevar a los rganos de gobierno de las instituciones *irmantes las propuestas, in*ormes, acuerdos o decisiones %ue eHijan la sancin o rati*icacin de los mismos4 e>-uales%uiera otras conducentes al logro de los objetivos propuestos4 Se1ta.- De la #rac"$n el con/en"o (a duracin de este convenio se considera inde*inida, por lo %ue estar vigente mientras cual%uiera de las partes suscribientes no proceda a su denuncia *ormal, %ue habr de ser noti*icada *ehacientemente a las otras con una antelacin mnima de un mes a la *echa prevista de *inalizacin del mismo4 S2pt"-a.- De la cola'orac"$n entre los !"r-antes (as partes suscribientes del presente documento colaborarn en todo momento, de acuerdo con los principios de buena *e y e*icacia, para asegurar la correcta ejecucin de lo pactado y para *omentar e impulsar el desarrollo de todo tipo de actividades relacionadas con el colectivo de personas a*ectadas por el sndrome de Do^n y su di*usin entre la sociedad canaria4 5
Ejemplo de convenio

8 para %ue as conste, a los e*ectos oportunos, en prueba de con*ormidad, las partes *irman el presente documento, por triplicado ejemplar, en el lugar y la *echa indicados en el encabezamiento4

P # (A A& -2A-230 &60D# "E DE D a0 DE (A& PA("A& 61irma - sello;

P # (A 702BE#&2DAD DE (A& PA("A& DE G#A0 -A0A#2A 61irma - sello;

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#3

!rancisco Daz Z -asanova &urez

"anuel (obo -abrera

P # (A !70DA-230 702BE#&21A#2A DE (A& PA("A& 61irma - sello; (othar &iemens /ernndez

CON*OCATORIA DE REUNIN DE R:ANOS COLE:IADOS Concepto Documento mediante el cual se convoca a los miembros de un rgano colegiado a una reunin del mismo, en un lugar y una hora determinados4 Nor-at"/a apl"ca'le Z (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn: artculos =54C4b y =?4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4 0ormas propias de *uncionamiento de cada rgano colegiado4

Caracter&st"cas /ay %ue tener en cuenta %ue, segKn dispone el artculo =54C b> de la (ey CFL<=, corresponde al secretario del rgano colegiado e*ectuar la convocatoria de las reuniones del rgano por orden de su presidente4 Estr#ct#ra 17 %&tulo &e eHpresar de la siguiente *orma: Convocatoria de reunin de 6denominacin del r!ano cole!iado; 4 27 Cuerpo -ontendr necesariamente la siguiente in*ormacin: !rmula de la convocatoria, con especi*icacin del carcter de la reunin Iordinaria o eHtraordinaria> !echa, hora y lugar Icon la direccin completa> de la reunin rden del da: se relacionarn en este apartado, numerados de *orma correlativa, los puntos %ue se tratarn en la reunin4 -omo primer punto es conveniente %ue *igure la aprobacin del acta de la reunin anterior, salvo %ue se haya aprobado en la misma4

Por tanto, la redaccin del cuerpo de la convocatoria ser la siguiente: P Por orden del presidente+ se le convoca a la reunin ordinaria 6o eGtraordinaria; de 6denominacin del r!ano; ,ue tendrE lu!ar el prGimo d&a O77 a las O7 2oras en OOO+ con el si!uiente orden del d&aI L7
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&i se adjunta documentacin a la convocatoria se har constar eHpresamente esta circunstancia4 37 Lu!ar - 1ec2a

Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano %ue convocaM la *echa es la del da en %ue se emite la convocatoria4 47 <irma - sello E4;4 E4=4 E4C4 E4E4 7 Ante*irma con eHpresin del cargo al %ue corresponda emitir el documento4 !irma4 0ombre y apellidos del *irmante Isin la abreviatura P <do7:Q delante>4 El sello %ue corresponda se estampar a la iz%uierda de la *irma4

PieI destinatario

&e utilizar la *rmula gen'rica: P&#E&4 "2E"@# & DE Idenominacin del rgano colegiado>Q, o bien, el nombre y apellidos de cada uno de los miembrosM si tiene tratamiento debido al cargo, 'ste se eHpresar tambi'n con el nombre4 Asimismo, se especi*icar el cargo del miembro cuando sea relevante en la composicin del rgano colegiado4

Ejemplo de convocatoria de reunin de rgano colegiado

CON*OCATORIA DE REUNIN DE LA COMISIN DE DOCTORADO DE LA UNI*ERSIDAD DE LAS PALMAS DE :RAN CANARIA


Por orden del presidente, se le convoca a la reunin ordinaria de la -omisin de Doctorado %ue tendr lugar el prHimo da =5 de marzo de =FFF, a las <4FF horas, en la sala de juntas de la &ede 2nstitucional, sita en la -L$uan de Nuesada, nb CF de esta ciudad, con el siguiente orden del da: ;4 (ectura y aprobacin, si procede, del acta de la reunin anterior, cuya copia se adjunta4 =4 Anlisis y aprobacin, si procede, de las propuestas de los programas de doctorado del bienio =FFFL=FF=, %ue pueden ser consultadas en la pgina ^eb de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria 6http:LL^^^4ulpgc4esLserviciosLuiLdoctoradopostgrado> 7 C4 Anlisis y resolucin, si procede, de las solicitudes de convalidacin de los programas de doctorado4 E4 Asuntos de trmite4 54 #uegos y preguntas4 (as Palmas de Gran -anaria, a ;5 de *ebrero de =FFF4 E( &E-#E1A#2 DE (A - "2&230 DE D -1 #AD
61irma;

$uan /ernndez Gonzlez

&#E&LA&4 "2E"@# & DE (A - "2&230 DE D -1 #AD DE (A& PA("A& DE G#A0 -A0A#2A

DE (A 702BE#&2DAD

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DECLARACIN DURADA Concepto Documento en el %ue una persona, por propia voluntad o por eHigencia de la administracin, mani*iesta bajo su responsabilidad, hechos o circunstancias %ue en ese momento no puede o no es necesario acreditar de otra *orma4 (a *alsedad en este documento puede acarrear para el declarante responsabilidades administrativas o penales4 Nor-at"/a apl"ca'le 0o hay normativa espec*ica %ue regule este tipo de documentoM se aplicar, en su caso, la %ue corresponda segKn el procedimiento administrativo al %ue se vincule4 Estr#ct#ra 17 )atos del declarante 0ombre y apellidos, precedidos de la palabra ?94 D02, 02! o -2!, segKn proceda4 1ipo de relacin con la 7(PG-: puesto de trabajo, alumno, administrado, contratista, etc4 Domicilio, tel'*ono y *aH, cuando estos datos sean eHigibles4

27 /ncabezamiento !igurar la *rmula siguiente: P)/CL.(9 8.D9 DU(.M/5%9Q7 37 Cuerpo &e procurar disponer el teHto de la declaracin de *orma clara y concisa, en prra*os breves y sin utilizar apartados cuya eHtensin o complejidad di*iculte innecesariamente la interpretacin de su contenido4 &e indicarn tambi'n los e*ectos concretos para los cuales se hace la declaracin y se se+alar, en su caso, la normativa correspondiente4 47 Lu!ar+ 1ec2a - 1irma Por lugar se entiende el municipio donde se realiza la declaracinM la *echa se especi*icar en letra4

Ejemplo de declaracin jurada

8o, Pedro Garca Garca, con D02 E=GGG<<<, pro*esor titular de escuela universitaria adscrito al Departamento de !sica de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria, DECLARO BADO DURAMENTO= 0o estar incurso en ninguna de las causas de abstencin recogidas en el artculo =G4= de la Le- 30*1''2+ de 2" de noviembre+ de (F!imen Dur&dico de las .dministraciones Pblicas - del Procedimiento .dministrativo Comn 4 Esta declaracin se realiza a los e*ectos de *ormar parte del tribunal de las pruebas de aptitud para el acceso a la 7niversidad en la convocatoria de junio de =FFF4 (as Palmas de Gran -anaria, a veinte de mayo de dos mil4

61irma;

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DILI:ENCIA Concepto Documento en el %ue se hace constar la realizacin e*ectiva de un trmite administrativo o mediante el cual se veri*ica un acto o resolucin4 Por ejemplo, diligencias acad'micas o administrativas para modi*icar actas de cali*icacin4 Estr#ct#ra 17 /ncabezamiento &olamente llevarn encabezamiento a%uellas diligencias %ue tengan un modelo normalizado debido a la *recuencia de su usoM por ejemplo, diligencias acad'micas o administrativas de modi*icacin en las actas de eHamen4 En el encabezamiento deben *igurar los siguientes datos: 1tulo del documento: especi*icar el asunto a %ue se re*iere la diligencia4 Datos identi*icativos %ue procedan segKn el asunto de %ue se trateM por ejemplo, titulacin, asignatura, cdigo, curso, alumno, etc4

27 Cuerpo En el caso de %ue la diligencia lleve ttulo, el cuerpo del documento comenzar con la *rmula: P 4/ B.C/ C954%.( =U/ 7777 QM en caso contrario, comenzar con la *rmula: P)3L3G/5C3. para 2acer constar ,ue OQ4 A continuacin se detallar, de *orma concisa, el trmite o acto administrativo en cuestin4 37 Lu!ar - 1ec2a Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano %ue emite la diligenciaM la *echa es la del da en %ue se elabora4 47 <irma - sello E4;4 E4=4 E4C4 E4E4 Ante*irma con eHpresin del cargo al %ue corresponda emitir el documento4 !irma4 0ombre y apellidos del *irmante Isin la abreviatura P <do7IL delante>4 El sello de la unidad correspondiente se estampar a la iz%uierda de la *irma4

Ejemplo de diligencia administrativa

DILI:ENCIA para hacer constar %ue el alumno don $uan Antonio -astel 7mpi'rrez, con D02 EC:G??5=, tiene actualmente superadas ms del G5W de las asignaturas %ue con*orman el plan de estudios de la Diplomatura en 2n*ormtica Iplan de ;<G:>, *altndole Knicamente la asignatura 2n*ormtica de la gestin empresarial y el proyecto de *in de carrera para terminar sus estudios4 (as Palmas de Gran -anaria, a ;= de *ebrero de =FFF4 E( AD"202&1#AD # DE( ED2!2-2 DE 20! #".12-A 8 "A1E".12-A&
61irma - sello;

rlando $os' &ocorro (orenzo

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Ejemplo de diligencia acadmica

DILI:ENCIA ACAD<MICA DE MODI,ICACIN EN ACTA DE E@AMEN


-E01# : cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc 1217(A-230: ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc A&2G0A17#A: cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc -3D2G A&2G0A17#A: cccccccccccc -7#& -7#& DE (A -A##E#A:cccccccc

G#7P : cccccccccc

A-ADJ"2- : 4cccccccccccccccccccccccc

- 0B -A1 #2A: cccccccccccccccccccccccccc P# !E& # N7E (A ! #"7(A: ccccccccccccccccccccccccccccccccccc D40424 DE( P# !E& #: cccccccccccccccccccc A(7"0 A( N7E A!E-1A: ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc

D40424 DE( A(7"0 : cccccccccccccccccccccc &E /A-E - 0&1A# N7E: el alumno indicado, %ue aparece en el acta con la cali*icacin de ccccccccccccccccccccccccccccccccccc, debe aparecer con la cali*icacin de ccccccccccccccccccccccccccccc4 (as Palmas de Gran -anaria, a ccccc de cccccccccccccc de ccccc4 B4[ @4[ E( &E-#E1A#2
61irma;

E( P# !E& #
61irma;

IN,ORME

Concepto Documento emitido por una autoridad, rgano o eHperto, a iniciativa propia o a solicitud de otra autoridad u rgano, %ue contiene in*ormacin consistente en datos y opiniones relativos a un asunto sometido a su consideracin4 (a *inalidad de los in*ormes es presentar de *orma es%uemtica y resumida todos los elementos disponibles sobre la cuestin planteada4 Nor-at"/a apl"ca'le Z (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn: artculos G= y GC4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Estr#ct#ra 17 /ncabezamiento o t&tulo Especi*icar el autor, autores o unidad de origen ,si se emite a iniciativa propia o por encargo de alguna autoridad u rgano de la 7(PG-, as como el asunto del in*orme4 27 Cuerpo 2ntroduccin: establecer brevemente el motivo, el alcance y los objetivos del in*orme4 0Kcleo del in*orme: se describir el estado de la cuestin de *orma clara, objetiva y en captulos numerados en *uncin de su eHtensin4 &iempre %ue sea conveniente para *acilitar la comprensin, se incluirn cuadros o gr*icos4

37 Conclusiones &i los in*ormes surgen por propia voluntad irn acompa+ados por las propuestas %ue se consideren adecuadas4 2gualmente, se incluirn propuestas o conclusiones cuando as lo haya re%uerido el rgano o autoridad solicitante o cuando lo considere de inter's %uien emite el in*orme4 -uando el objeto del in*orme sea concretar la postura *avorable o des*avorable del rgano emisor respecto al asunto en cuestin se usar la siguiente *rmula: 35<9(M.I <avorablemente 6o des1avorablemente; 4 47 Lu!ar - 1ec2a

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Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano %ue emite el in*ormeM la *echa es la del da en %ue se elabora4 7 <irma - sello 54;4 54=4 54C4 54E4 Ante*irma con eHpresin del cargo al %ue corresponda emitir el documento4 !irma4 0ombre y apellidos del *irmante Isin la abreviatura P <do4:Q delante>4 El sello de la unidad correspondiente se estampar a la iz%uierda de la *irma4

&e *irmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral iz%uierdo, eHcepto la Kltima, en la %ue las *irmas *igurarn al *inal del teHto4

Ejemplo 1 de informe

IN,ORME EMITIDO POR LA DIRECTORA DE LA BIBLIOTECA :ENERALE A SOLICITUD DE LA :ERENCIAE SOBRE LOS RE>UERIMIENTOS T<CNICOS NECESARIOS PARA LA CREACIN DEL ARC8I*O DE LA UNI*ERSIDAD DE LAS PALMAS DE :RAN CANARIA
El in*orme tiene por objeto eHponer los re%uisitos t'cnicos %ue se necesitan para la puesta en marcha del archivo siguiendo las `#ecomendaciones para archivos universitarios] aprobadas en las 222 $ornadas de Archiveros de 7niversidades, @arcelona, octubre de ;<<?4 (a creacin del archivo de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria I7(PG-> contribuir a la e*icacia y e*iciencia de su gestin administrativa y constituir una valiosa aportacin a la docencia, el estudio y la investigacin4 Asegurar %ue la 7niversidad actKa dentro del marco legal %ue obliga a las administraciones pKblicas a tener ordenados y a hacer accesibles sus documentos4 1. - DE,INICIN DE ARC8I*O UNI*ERSITARIO &e entiende por archivo universitario el conjunto de documentos de cual%uier *echa, *ormato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las *unciones y actividades de los di*erentes miembros y rganos universitarios, organizados y conservados para la in*ormacin y gestin administrativa, para la investigacin y para la cultura4 &e considera como un servicio universitario Knico y *uncional %ue integra todo el ciclo de la evolucin documental, desde la creacin de los documentos o de su recepcin en las unidades y servicios, hasta su conservacin o eliminacin de*initiva, siempre de acuerdo con los criterios t'cnicos y legales establecidos4 (a misin de un archivo universitario es plani*icar, implantar y evaluar un sistema de gestin de la documentacin administrativa y de archivo, as como conservar, preservar, organizar, describir y hacer accesibles todos los *ondos documentales, administrativos e histricos de la universidad4 (. - ,ONDOS El archivo debe organizar y custodiar los *ondos de la propia 7(PG-, %ue son la consecuencia directa de sus actividades administrativas, docentes e investigadoras4 1odos los *ondos de los rganos colegiados y unipersonales de ;
Ejemplo 1 de informe

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mbito general y particular, y de los servicios administrativos, sin eHcepcin, *orman parte del *ondo institucional4 Por consiguiente, 'ste estar constituido tanto por las series documentales comunes a toda la administracin pKblica Ipor ejemplo, eHpedientes de contratacin, eHpedientes de personal, eHpedientes contables, jurdicos, de obras, de compra de bienes muebles, etc4> como por las series documentales espec*icas de la administracin universitaria, pertenecientes a los grupos derivados de las *unciones propias de la universidad Iestudio, docencia e investigacin>4 El *ondo documental del archivo de la 7(PG- estar integrado por documentos en cual%uier soporte o *ormato Ivdeos, *otogra*as, carteles, cintas magneto*nicas, discos magn'ticos, pticos, etc4>4 El patrimonio documental de la 7niversidad lo constituir el conjunto de documentos producidos o recibidos por: a> (os rganos de gobierno y de representacin universitarios, tanto de los servicios administrativos centrales como de las *acultades, escuelas, departamentos o institutos, o cual%uier rgano creado para *acilitar las *unciones %ue tiene la 7niversidad4 b> (as personas *sicas al servicio de la 7niversidad en el ejercicio de sus *unciones docentes, investigadoras y administrativas4 c> (as personas *sicas o jurdicas %ue hagan cesin o donacin eHpresa de sus documentos4 C. - OR:ANI?ACIN DE LOS DOCUMENTOS (a organizacin adecuada de los documentos re%uiere: a>El control y seguimiento in*ormatizado de toda la documentacin universitaria, a *in de *acilitar la recuperacin de la in*ormacin4 b>(a elaboracin de un sistema de clasi*icacin de la documentacin %ue se plasmar en una estructura jerr%uica y lgica: 7n cuadro de clasi1icacin, realizado a partir de las *unciones y actividades de la 7niversidad4 7na gua %ue proporcione in*ormacin sobre los *ondos y servicios del archivo4 7n inventario %ue permita conocer toda la documentacin del archivo, su organizacin y su localizacin4 7n catlogo, Knicamente recomendable para pe%ue+os grupos =
Ejemplo 1 de informe

de documentos con un inter's muy especial4

C.1. Trans!erenc"as 3 /alorac"$n a) Transferencias &e establecer un calendario anual de trans1erencias %ue se acomode tanto a las necesidades de las o*icinas productoras, como a las del archivo receptor4 &e considera imprescindible %ue las o*icinas remitan al archivo su documentacin ordenada y acompa+ada de la correspondiente relacin de entre!a4 b) Valoracin y eliminacin de documentos &e conservarn los documentos con utilidad legal, administrativa e in*ormativa, de acuerdo con las decisiones emanadas de la -omisin de Baloracin, %ue estar *ormada por especialistas en las distintas reas de actividad y conocimiento implicadas en el proceso y utilidad de los documentos Iarchiveros, administrativistas, juristas, historiadores, etc4>4 &u *uncin es la de evaluar y establecer principios o pautas %ue permitan conservar o eliminar las series documentales propuestas y aprobar el calendario de conservacin y eliminacin4 C.(. Instalac"$n e la oc#-entac"$n (a documentacin se agrupar en cajas o legajos si su soporte es el papel, o en otros contenedores apropiados, si se trata de otro tipo de material4 6.- SER*ICIOS 9 ACCESO 6.1. Pr2sta-o 1anto a los organismos productores como a los investigadores4 6.(. Acceso El acceso a la documentacin se atendr, adems de a las regulaciones espec*icas %ue puedan establecerse reglamentariamente, a la legislacin estatal y autonmica %ue en su caso les a*ecte4 I.- RECURSOS I.1. Rec#rsos 5#-anos (a plantilla de un archivo universitario se establecer de la siguiente *orma: ; responsable del archivo Idirector>, = o C t'cnicos de archivo C
Ejemplo 1 de informe

Iayudantes de Archivos, @ibliotecas y "useos>, = administrativos y C miembros del personal laboral de bibliotecas4 Esta propuesta se ajusta a las recomendaciones establecidas para las universidades %ue cuentan entre ;F4FFF y CF4FFF alumnos4
Manual de documentos administrativos $#

I.(. Rec#rsos econ$-"cos Deber contar con una plantilla presupuestaria espec*ica para poder desarrollar sus *unciones Icaptulos ? y => y para cubrir los costes de conservacin y mantenimiento4 I.C. Rec#rsos -ater"ales &e re%uieren: #ecursos in*ormticos bsicos Iordenadores, programas, impresoras, etc4> y otros materiales necesarios4 /ard^are, so*t^are y coneHiones4 Ad%uisicin de un programa integral para la gestin de los documentos y del archivo en general4 &e aconseja ad%uirir un programa comercializado %ue gestione todas las *unciones del archivo4 tros materiales: una *otocopiadora, una m%uina destructora de documentos, *aH, un lectorDreproductor de micro*ormas, un e%uipo para el tratamiento ptico de la documentacin4 -ajas y carpetas de cartn neutro adecuados a cada soporte, lmpara de rayos ultravioletas, un armario ign*ugo, etc4 /a de tenerse en cuenta %ue ciertos documentos de di*erentes *ormatos I*otogra*as, vdeos, planos etc4> o los documentos en soportes no convencionales Idis%uetes, micro*ormas, etc4> re%uieren un e%uipamiento especial para su conservacin4

J. -INSTALACIONES J.1. E "!"c"o Debe cumplir con los re%uisitos siguientes: !acilidad de acceso para recibir las trans*erencias4 &e calcula %ue el espacio destinado a depsito ser un ?FW del total del archivo4 &i se necesitan espacios mayores de =5Fm4, e%uivalentes a unos ;45FFm4 lineales, se compartimentarn los depsitos4 E
Ejemplo 1 de informe

(a temperatura del depsito no debe ser in*erior a ;5[-, ni superior a =;[-4 (a humedad relativa se situar entre E5 y ?5W4 /a de evitarse la incidencia de la luz solar en la documentacin4 Es imprescindible una ventilacin natural controlada, %ue haga circular el aire y evite la entrada de polvo, mediante *iltros4

En lo re*erente a la iluminacin incandescente, ser su*iciente con ;FF luH en el nivel del pavimento4 En cuanto a la prevencin, deteccin y eHtincin del *uego, los materiales empleados tienen %ue ser incombustibles4 &e instalar un sistema de deteccin automtica de humos as como pulsadores de alarma4 1ambi'n habr eHtintores porttiles de polvo trivalentes4

Es imprescindible distinguir, como mnimo, tres reas o zonas de trabajo: rea de depsitos documentales, rea de servicios t'cnicos y rea pKblica y de consulta: a> .rea de depsitos documentales: es recomendable hacer un estudio eHhaustivo %ue tenga en cuenta todos los re%uisitos sobre el crecimiento documental de los *ondos, las caractersticas ar%uitectnicas del lugar escogido, las condiciones ambientales, los aspectos *uncionales, etc4 (a *alta de espacio su*iciente para el almacenamiento de la documentacin %ue ingresa peridicamente en el archivo, es uno de los problemas ms graves para su organizacin Ise estima un crecimiento anual de ;FF a CFF metros lineales para universidades como la nuestra>4 b> .rea de servicios t'cnicos: ha de estar situada *uera del depsito de la documentacin4 Esta zona de trabajo Idespachos, salas de procesos t'cnicos, etc4> se debe dise+ar en *uncin del personal y las actividades %ue se realizan4 c> .rea pKblica y de consulta: debe estar abierta al pKblico para la consulta de los *ondos, sea cual sea la naturaleza o las dimensiones del archivo universitario4 En esta sala se tienen %ue instalar todos los e%uipos necesarios Imonitores de vdeos, lector de micro*ormas, ordenadores, etc4> y el mobiliario adecuado para la consulta de documentos4 J.(. Mo'"l"ar"o (as estanteras sern metlicas, incombustibles, slidas y con 5
Ejemplo 1 de informe

capacidad para desplazarse en altura cada =5 mm4, con los laterales cerrados y las divisiones interiores abiertas4 (a altura ser de ;4<Fm4 El ancho de cada mdulo ser de ; m4 y el *ondo de las baldas de EF cm4 (os blo%ues de estanteras tendrn una separacin de ;4=F m4, y entre cuerpos de F4GF m4 &i las estanteras son mviles se ahorrar el espacio de los pasillos4 El mayor volumen de la documentacin ser papel, pero hay %ue prever la eHistencia de otro tipo de material como pelculas o material magn'tico, %ue re%uerirn almacenaje especial4 (os envases y cajas %ue se utilicen sern de cartn no cido y resistentes, slidos y de dimensiones normalizadas4 (as Palmas de Gran -anaria, a ;< de *ebrero de ;<<<4 (A D2#E-1 #A DE (A @2@(2 1E-A GE0E#A(
Manual de documentos administrativos $'

61irma - sello;

Elena &urez "anri%ue de (ara

Ejemplo 2 de informe

IN,ORME EMITIDO POR EL DECANO DE LA ,ACULTAD DE IN,ORM)TICAE SOBRE LA SOLICITUD DE ACCESO A LOS ESTUDIOS DE IN:ENIER%A EN IN,ORM)TICA -on *echa de E de septiembre de =FFF, D4 -arlos !ernndez &an "illn, con D02 nKmero C?;==EC?, ha presentado una instancia en la %ue solicita plaza para matricularse en los estudios de 2ngeniera en 2n*ormtica %ue se imparten en la !acultad de 2n*ormtica de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria I7(PG->4 &e da la circunstancia de %ue el interesado acredita su*icientemente %ue tiene estudios universitarios parciales de 2n*ormtica cursados en la 7niversidad de &an !rancisco I-ali*ornia, Estados 7nidos> y %ue no ha superado los lmites de permanencia establecidos en dicha universidad4 Por otra parte, a partir de un primer anlisis super*icial de los programas de las asignaturas %ue tiene aprobadas en a%uella universidad, se desprende %ue es probable %ue el nKmero de cr'ditos %ue le pueden ser convalidados supere el mnimo estipulado en el artculo =; del (eal )ecreto "'*2000+ de 21 de enero+ por el ,ue se re!ulan los procedimientos de seleccin para el in!reso en los centros universitarios de los estudiantes ,ue renan los re,uisitos le!ales necesarios para el acceso a la universidad I@ E de == de enero>4 Por todo lo eHpuesto este Decanato, en uso de la competencia otorgada por el artculo ? del (e!lamento de procedimiento para los traslados de estudiantes ,ue deseen continuar los mismos estudios Iaprobado en la $unta de Gobierno de la 7(PG- de G de julio de ;<<<>, 20! #"A: !avorablemente lo solicitado por el interesado4 (as Palmas de Gran -anaria, a =5 de septiembre de =FFF4 E( DE-A0 DE (A !A-7(1AD DE 20! #".12-A

"artn "anuel Gonzlez #odrguez

Manual de documentos administrativos

'1

MEMORIA E@PLICATI*A Concepto Documento en el %ue se eHponen hechos, datos o circunstancias re*erentes a determinado asunto y %ue habitualmente se adjunta, como complemento aclaratorio, a otros documentos Icomo, por ejemplo, *acturas justi*icativas de gastos, documentos presupuestarios, etc4>4 Nor-at"/a apl"ca'le Z #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Estr#ct#ra 17 /ncabezamiento o t&tulo -omenzar con la eHpresin: "E" #2A EAP(2-A12BA seguida de un breve resumen del objeto de la memoria Ipor ejemplo: (2N72DA-230 DE A012-2P DE -A$A DE (A E&-7E(A 702BE#&21A#2A DE 20! #".12-A>4 27 Cuerpo En 'l se detallarn, de *orma ordenada y concisa, los hechos, datos y circunstancias relacionados con el asunto %ue se pretende *undamentar4 -uando se trate de una memoria eHplicativa %ue acompa+a a un documento de gasto, obligatoriamente deber contener la justi*icacin de la necesidad de realizar el gasto de %ue se trate, as como hacer re*erencia a la unidad de gasto I7GA>, al importe y al concepto, subconcepto o partida presupuestaria implicada4 37 Lu!ar - 1ec2a Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano %ue emite la memoria eHplicativaM la *echa es la del da en %ue se elabora4 47 <irma - sello E4;4 E4=4 E4C4 E4E4 Ante*irma con eHpresin del cargo al %ue corresponda emitir el documento4 !irma4 0ombre y apellidos del *irmante Isin la abreviatura P <do7IL delante>4 El sello de la unidad correspondiente se estampar a la iz%uierda de la *irma4

&e *irmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral iz%uierdo, eHcepto la Kltima, en la %ue las *irmas *igurarn al *inal del teHto4

Manual de documentos administrativos

'3

Ejemplo de memoria explicativa

MEMORIA E@PLICATI*A DE CONTRACCIN DEL :ASTO CON CAR:O AL CAP%TULO *I DE LA ESCUELA UNI*ERSITARIA DE IN,ORM)TICA
Para atender las peticiones del pro*esorado de la Escuela 7niversitaria de 2n*ormtica relativas a la necesidad de contar con otro aparato de videoproyeccin como material de apoyo a la docencia, se pretende ad%uirir un vdeoproyector marca P/2(2P&, modelo /opper &B;F, cuyas caractersticas t'cnicas satis*acen los re%uerimientos necesarios4 El presupuesto presentado por la empresa Asistencias y 1ratamientos 2n*ormticos, &4(4 I-2! @C5;;5;E?>, se considera ventajoso4 &u importe asciende a la cantidad total de 5::4GG5 ptas4 A los e*ectos citados ha sido emitido el documento AD de contraccin del gasto %ue se adjunta por el importe mencionado, con cargo al subconcepto ?=F4FE del presupuesto de la Escuela 7niversitaria de 2n*ormtica I7GA ;=F>4 (as Palmas de Gran -anaria, a =G de septiembre de ;<<<4 E( D2#E-1 # DE (A E&-7E(A 702BE#&21A#2A DE 20! #".12-A
61irma - sello;

Gabino Padrn "orales

NOTA INTERIOR Concepto Es un documento %ue hace re*erencia a cuestiones de *uncionamiento o a asuntos %ue no se insertan en un procedimiento administrativo y %ue se utiliza para la comunicacin interna en la propia 7niversidad4 Nor-at"/a apl"ca'le Z #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Estr#ct#ra 17 Cuerpo del documento &u contenido se eHpondr de *orma ordenada y coherente4 &e iniciar con la eHposicin de las circunstancias o los hechos correspondientes y al *inal del teHto se incluirn la peticin, conclusin o el motivo principal de la nota4 27 Lu!ar - 1ec2a Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano %ue emite la nota interiorM la *echa es la del da %ue se elabora4 37 <irma - sello C4;4 C4=4 C4C4 C4E4 Ante*irma con eHpresin del cargo al %ue corresponda emitir el documento4 !irma4 0ombre y apellidos del *irmante Isin la abreviatura P <do7:Q delante>4 El sello de la unidad correspondiente se estampar a la iz%uierda de la *irma4

47 Pie de documentoI destinatario -argo u rgano a %uien va dirigida la nota interior4

Manual de documentos administrativos

'

Ejemplo de nota interior

-on el *in de homogeneizar la elaboracin de los escritos y documentos %ue generan las distintas unidades, se va a elaborar un Manual de 5ormalizacin de )ocumentos .dministrativos de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria4 A tales e*ectos se ha creado una comisin integrada por representantes de varias unidades de gestin y de administraciones de edi*icio4 (e ruego, por ello, %ue d' las mHimas *acilidades a las personas encargadas de realizar este trabajo cuando visiten las dependencias de esa unidad, el prHimo da ;: de *ebrero a las ;F4FF horas, para recopilar modelos de documentos generados por la misma4 (as Palmas de Gran -anaria, a ;; de *ebrero de =FFF4 E( GE#E01E
61irma - sello;

!rancisco Nuintana 0avarro

&#A4 D2#E-1 #A DE (A 702DAD DE GE&1230 - 01#A1A-230

DE PA1#2" 02

NOTI,ICACIN Concepto Documento mediante el cual se comunica al interesado una resolucin o acuerdo4 (os re%uisitos concretos de las noti*icaciones estn recogidos en el apartado =4= b> del captulo primero de este manual4 Nor-at"/a apl"ca'le Z (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn: artculos 5G, 5<, ?F y ?; Ire%uisitos y modo>M artculos ;F<, ;;E al ;;?, ;;G, ;;<4 "odi*icada por la (ey EL;<<<, de ;C de enero4 (ey de #e*orma 7niversitaria: artculo ==4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Z Z

Estr#ct#ra 17 /ncabezamiento o t&tulo -onstar el t'rmino: 59%3<3C.C3A5:4 27 <rmula introductoria El documento se inicia con una *rmula en la %ue se especi*ican la *echa y la autoridad u rgano %ue dict la resolucin o adopt el acuerdo: PCon 1ec2aOOO7 el*la 6r!ano+ autoridad o car!o; 2a dictado la si!uiente (/49LUC3A5I 6o 2a adoptado el si!uiente .CU/()9I; Q7 37 Cuerpo de la noti1icacin -ontiene el teHto ntegro de la resolucin o acuerdo %ue se noti*ica escrito en letra arial ;=, cursiva, entre comillas y con un sangrado de ; cm4 47 <rmula de cierre A continuacin se indicar: P Lo ,ue le noti1ico en cumplimiento del art&culo $ de la Le- 30*1''2+ de 2" de noviembre+ de (F!imen Dur&dico de las .dministraciones Pblicas - del Procedimiento .dministrativo Comn I@ E de =: de noviembre >, modi1icada por la Le- 4*1'''+ de 13 de enero 689/ de 14 de enero;7L 7 Lu!ar - 1ec2a Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad administrativa %ue emite la noti*icacinM la *echa es la del da %ue se elabora4
Manual de documentos administrativos '#

"7 <irma - sello ?4;4 ?4=4 ?4C4 ?4E4 Ante*irma con eHpresin del cargo al %ue corresponda emitir el documento4 !irma4 0ombre y apellidos del *irmante Isin la abreviatura P <do4:Q delante>4 El sello de la unidad correspondiente se estampar a la iz%uierda de la *irma4

&e *irmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral iz%uierdo, eHcepto la Kltima, en la %ue las *irmas *igurarn al *inal del teHto4 #7 PieI destinatario En las noti*icaciones dirigidas a particulares se especi*icarn el nombre y los apellidosM en a%u'llas dirigidas a otras instituciones IpKblicas o privadas> se detallarn el cargo u rgano, as como la denominacin de la unidad y del organismo4 En a%uellos casos en %ue se vaya a utilizar un sobre con ventanilla para el envo de la noti*icacin, se a+adirn los datos postales del destinatario4

Ejemplo de notificacin

NOTI,ICACIN
-on *echa ;F de enero de =FFF el Director de la Escuela 7niversitaria de 2n*ormtica ha dictado la siguiente resolucin:

RES !"C#$% &E '( &E E%ER

&E )((( &E! &#RECT R &E !* ESC"E!* "%#VERS#T*R#* &E #%+ R,-T#C* P R !* ."E SE REC % CE% E."#V*!E%C#*S &E CR/&#T S &E !#0RE C %+#1"R*C#$% Cista la instancia presentada por don C&ctor M7 Mart&n <ernEndez mediante la ,ue solicita el reconocimiento de e,uivalencias por crFditos de libre con1i!uracin del plan de estudios de la titulacin de 3n!enier&a %Fcnica en 3n1ormEtica de 4istemas+ impartida en la /scuela Universitaria de 3n1ormEtica+ considerando la propuesta emitida por la Comisin de Convalidaciones del Centro+ esta )ireccin+ en uso de las competencias atribuidas por el art&culo 30 del (e!lamento de Libre Con1i!uracin+ 9ptativas - .si!nacin de .si!naturas a Nreas de Conocimiento de esta Universidad 6aprobado en Dunta de Gobierno de 12 de junio de 1''#; #E&7E(BE: .cceder a su peticin+ por lo ,ue ,uedan reconocidas las e,uivalencias ,ue a continuacin se relacionanI : )oce 612; crFditos de libre con1i!uracin+ por 2aber superado las si!uientes actividadesI PParticipacin+ sin Enimo de lucro+ en el campo de trabajo 2istrico : etno!rE1ico Museo del CampoQ+ de 40 2oras de duracin+ realizado durante el curso acadFmico 1''$*1'''+ con una valoracin de 4 crFditosR P.ctividades deportivasQ+ realizadas en la UC) %eror+ con una duracin total de 240 2oras - con una valoracin de 4 crFditosR P.ctividades musicalesQ+ !rado elemental de Msica 6especialidad piano; - .rmon&a+ realizadas en el Conservatorio 4uperior de Msica de Las Palmas de Gran Canaria+ con una valoracin de 4 crFditos7 Para ,ue esta resolucin de reconocimiento de e,uivalencias por crFditos de libre con1i!uracin surta e1ectos+ el interesado deberE 1ormalizar su matr&cula en el per&odo o1icial establecido - abonar los crFditos de libre con1i!uracin reconocidos en el plazo de siete d&as naturales contados desde el d&a de emisin del abonarF7 ;
Ejemplo de notificacin

Manual de documentos administrativos

''

Contra la presente resolucin+ ,ue no a!ota la v&a administrativa+ podrE interponerse recurso de alzada ante el (ector de esta Universidad+ en el plazo de un mes contado a partir del d&a si!uiente al de la noti1icacin de la misma+ sin perjuicio de cual,uier otro recurso ,ue el interesado considere procedenteQ7 (o %ue le noti*ico en cumplimiento del artculo 5G de la Le- 30*1''2+ de 2" de noviembre+ de (F!imen Dur&dico de las .dministraciones Pblicas - del Procedimiento .dministrativo Comn I@ E de =: de noviembre>, modi*icada por la (ey EL;<<<, de ;C de enero I@ E de ;E de enero>4 (as Palmas de Gran -anaria, a ;: de enero de =FFF4 E( AD"202&1#AD # DE( ED2!2-2 DE 20! #".12-A 8 "A1E".12-A&
61irma - sello;

rlando $os' &ocorro (orenzo

D4 B6-1 # "4 "A#160 !E#0.0DE\

O,ICIO Concepto Documento mediante el cual un rgano o unidad de la 7(PG- comunica con carcter o*icial hechos o actos %ue estn integrados en un procedimiento administrativo4 (os o*icios, segKn su destinatario, pueden ser de dos clases: *icios internos: cuando van dirigidos a otro rgano o autoridad de la propia 7(PG-4 *icios eHternos: cuando los destinatarios son rganos de otra administracin pKblica, otras instituciones o entidades y particulares4

Nor-at"/a apl"ca'le Z (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn: artculo ;<4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Estr#ct#ra 17 Cuerpo del o1icio &e estructurar de *orma ordenada y coherente4 &e iniciar con la eHposicin de las circunstancias o los hechos correspondientes y se incluir al *inal del teHto el contenido esencial %ue se pretende comunicar4 27 Lu!ar - 1ec2a

Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad %ue elabora el o*icioM la *echa es la del da en %ue se emite4 37 <irma - sello C4;4 C4=4 C4C4 C4E4 Ante*irma con eHpresin del cargo al %ue corresponda emitir el documento4 !irma4 0ombre y apellidos del *irmante Isin la abreviatura P <do7:Q delante>4 El sello de la unidad correspondiente se estampar a la iz%uierda de la *irma4

Manual de documentos administrativos

101

&e *irmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral iz%uierdo, eHcepto la Kltima, en la %ue las *irmas *igurarn al *inal del teHto4 47 destino4 En los o*icios eHternos dirigidos a particulares se especi*icarn el nombre y los apellidosM en los dirigidos a otras instituciones IpKblicas o privadas> se detallarn el cargo u rgano, as como la denominacin de la unidad y del organismo4 En a%uellos casos en %ue se vaya a utilizar sobre con ventanilla para el envo del o*icio, se a+adirn los datos postales del destinatario4 Pie de documentoI destinatario

En el caso de o*icios internos se especi*icar el cargo y la unidad de

Ejemplo de oficio

(e adjunto las *acturas y documentos contables AD P, %ue se detallan a continuacin, de la 7GA F=CFE P Cursos de /Gtensin UniversitariaL, para su tramitacin por esa unidad de gestin4 -oncepto
==FFFF

#e*4 contable
=;;C ==CC

04 *actura
;;; :GC

Proveedor

2mporte

2mprenta El Pino =4FFF ptas4 ==FFFF Papelera #os ;4GFF ptas4

(as Palmas de Gran -anaria, a ;E de *ebrero de =FFF4 (A D2#E-1 #A DE (A 702DAD DE GE&1230 DE A(7"0 & P4&4, (A &7@D2#E-1 #A DE EA1E0&230 702BE#&21A#2A
61irma - sello;

Pilar Ayala Galn

&#A4 D2#E-1 #A DE (A 702DAD DE GE&1230 !20A0-2E#A

Manual de documentos administrativos

103

PORTADA DE ,A@ Concepto Es el impreso %ue ha de preceder o acompa+ar a cual%uier comunicacin %ue se realice por tele*aH4 &u utilizacin permite la identi*icacin del emisor y del receptor, as como la comprobacin de la *echa y del nKmero de pginas de %ue consta el envo4 Nor-at"/a apl"ca'le Z #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Estr#ct#ra 17 %&tulo !igurar la palabra <.K, en letra Arial @lacd, tama+o EG 7 27 (emitente 1ras la preposicin P)eIQ se detallarn la persona y la denominacin de la unidad administrativa %ue enva la comunicacin y, en caso de %ue resulte procedente, los nKmeros de *aH, tel'*ono y correo electrnico4 37 )estinatario 1ras la preposicin PParaQ se especi*icarn los datos identi*icativos del destinatario de la comunicacin: nombre y apellidos si es un particular y, si es un ente administrativo, la denominacin de la unidad administrativa, cargo y organismo4 47 5meros de 1aG - telF1ono del destinatario 7 .sunto &e incluir una breve descripcin del contenido de la comunicacin4 "7 <ec2a #7 5mero de pE!inas &e emplear la siguiente *rmula: P 5mero de pE!inas+ incluida FstaI SSSSSSSQ4 $7 CarEcter del env&o &e detallar si el envo es urgente o no, as como, en su caso, la necesidad de con*irmacin de la recepcin del mismo4

'7 Cuerpo Est encabezado por la palabra P %eGtoQ7 &e utilizar para incluir cual%uier aclaracin o dato adicional %ue se considere oportuno4 0o ser preceptivo *irmar la portada del *aH cuando el contenido del teHto sea de carcter meramente in*ormativo4 -uando la eHtensin de la comunicacin lo permita se utilizar este espacio para redactar el contenido de la misma4 En este caso, para su con*eccin se atender a las normas establecidas en este manual para cada tipo de documento Ittulo, cuerpo, *irma y sello, etc4>4 107 Pie &e incluir la siguiente *rmula: PPor *avor, e n caso de problemas en la recepcin avise al si!uiente telF1onoI SSSSSSSSSSSS Q7 Otros ele-entos 0#e e'en tenerse en c#enta A%uellas unidades %ue lo precisen podrn utilizar un modelo biling)e4

Manual de documentos administrativos

10

Ejemplo de portada de fax

Fax
De= Para= ,ax:
(ola "orales &osa D4 Al*onso 8u*era <=G5?<E=F

Un" a = Organ"s-o= Tel2!ono= N;. pHg"nas. K"ncl#" a 2sta+

7nidad de 1ercer -iclo -onsulado de @rasil <=G5?<E=;

As#nto: #emisin de relacin de alumnos ,ec5a=


=EDF=D=FFF = -hecd2t

I-hecd2t I Urgente
I

I-hecd2t I-hecd2t I Con!"r-ar recepc"$n

Te1to=

(e adjunto el listado de los alumnos de nacionalidad brasile+a matriculados en los programas de doctorado de esta 7niversidad, en el curso ;<<<LFF y solicitado por 7d4 (A GE&1 #A DE 1E#-E# -2-( P &1G#AD
61irma - sello;

(ola "orales &osa

Por !a/orE en caso e pro'le-as en la recepc"$n a/"se al s"g#"ente tel2!ono= A(L6I(M6N.

Manual de documentos administrativos

10#

RE>UERIMIENTO DE SUBSANACIN DE DE,ECTOS EN LA SOLICITUD Concepto (as solicitudes %ue presentan los ciudadanos ante la Administracin PKblica han de reunir una serie de re%uisitos4 -uando estas solicitudes no cumplan alguno de dichos re%uisitos, la Administracin ha de re%uerir al interesado para %ue subsane las *altas o aporte la documentacin preceptiva4 Nor-at"/a apl"ca'le Z (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn: artculos :F y :;M modi*icada por la (ey EL;<<<, de ;C de enero4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Estr#ct#ra 17 %&tulo &e iniciar con la *rmula: P (/=U/(3M3/5%9 )/ 4U84.5.C3A5 )/ )/</C%94 /5 L. 49L3C3%U)Q y a continuacin se detallar brevemente el asunto de la solicitud4 27 Cuerpo -ontendr los siguientes datos: Z Z Z Z Z Denominacin del rgano o unidad administrativa %ue realiza el re%uerimiento4 !echa de la solicitud4 (ugar de presentacin de la solicitud4 bjeto concreto de la solicitud4 !rmula de re%uerimiento con especi*icacin de la norma aplicable [P7777777le re,uiere+ de acuerdo con lo previsto en el art&culo #171 de la Le- 30*1''2+ de 2" de noviembre+ de (F!imen Dur&dico de las .dministraciones Pblicas - del Procedimiento .dministrativo Comn 689/ de 2# de noviembre;+ modi1icada por la Le- 4*1'''+ de 13 de enero 689/ de 14 de enero;+ para ,ue en el plazo de7777 Q]4 Plazo de subsanacin de la solicitud4 Especi*icacin, segKn el caso, de los de*ectos %ue se deban subsanar o de los documentos %ue se deban aportar4

Z Z

2ndicacin de los e*ectos de la no subsanacin4 &e utilizar la siguiente *rmula: P)e no producirse la subsanacin en el plazo mencionado+ se entenderE ,ue 2a desistido de su peticin - se procederE a su arc2ivo sin mEs trEmite+ previa resolucin en tal sentido Q4 !rmula de noti*icacin: PLo ,ue se le noti1ica art&culo $ de la mencionada Le- 30*1''2 Q4 en cumplimiento del

37 Lu!ar - 1ec2a Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad %ue realiza el re%uerimientoM la *echa es la del da en %ue se emite4 47 <irma - sello E4;4 E4=4 E4C4 E4E4 Ante*irma con eHpresin del cargo al %ue corresponda emitir el documento4 !irma4 0ombre y apellidos del *irmante Isin la abreviatura P <do7:Q delante>4 El sello de la unidad correspondiente se estampar a la iz%uierda de la *irma4

&e *irmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral iz%uierdo, eHcepto la Kltima, en la %ue las *irmas *igurarn al *inal del teHto4 7 PieI destinatario En los re%uerimientos dirigidos a particulares se especi*icarn el nombre y los apellidosM en a%u'llos dirigidos a otras instituciones IpKblicas o privadas> se detallarn el cargo u rgano, as como la denominacin de la unidad y del organismo4 En a%uellos casos en %ue se vaya a utilizar sobre con ventanilla para el envo de la noti*icacin, se a+adirn los datos postales del destinatario4

Manual de documentos administrativos

10'

Ejemplo de requerimiento de subsanacin de defectos en la solicitud

RE>UERIMIENTO DE SUBSANACIN DE DE,ECTOS EN LA SOLICITUD DE CON*ALIDACIN DE DI*ERSAS ASI:NATURAS DE LA TITULACIN DE IN:ENIER%A T<CNICA DE OBRAS POBLICASE ESPECIALIDAD DE CONSTRUCCIONES CI*ILES
Esta Administracin de Edi*icio, en relacin con la solicitud presentada por usted con *echa ;E de octubre de ;<<< en esta unidad, relativa a convalidacin de diversas asignaturas de la titulacin de 2ngeniera 1'cnica de bras PKblicas, especialidad de -onstrucciones -iviles, le re%uiere, de acuerdo con lo previsto en el artculo :;4 ; de la Le- 30*1''2+ de 2" de noviembre+ de (F!imen Dur&dico de las .dministraciones Pblicas - del Procedimiento .dministrativo Comn I@ E de =: de noviembre>, modi*icada por la Le- 4*1'''+ de 13 de enero I@ E de ;E de enero>, para %ue en el plazo de diez das hbiles contados a partir del da siguiente al de la recepcin de este re%uerimiento, proceda a subsanar de*ectos eHistentes en su solicitud, debiendo para ello: ;> !irmar la solicitud4 => Aportar el programa, debidamente sellado, correspondiente al curso acad'mico ;<<?L;<<: de la asignatura de -lculo, %ue se imparte en el primer curso de la diplomatura en 2n*ormtica4 De no producirse la subsanacin en el plazo mencionado, se entender %ue ha desistido de su peticin y se proceder a su archivo sin ms trmite, previa resolucin en tal sentido4 (o %ue se le noti*ica en cumplimiento del artculo 5G de la mencionada (ey CFL;<<=4 (as Palmas de Gran -anaria , a ;? de octubre de ;<<<4 (A AD"202&1#AD #A DE( ED2!2-2 DE 20GE02E#6A&
61irma - sello;

Elena Domnguez

rtega

D4 @E#0A#D

A(@A @(A0-

RESOLUCIN Concepto Documento %ue re*leja la determinacin tomada por el rgano competente sobre todas las cuestiones planteadas por los interesados y a%uellas otras derivadas del procedimiento, al cual le pone *in4 Nor-at"/a apl"ca'le Z (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn: artculos G< y E= Iobligacin de resolver>, 5E Imotivacin de resoluciones>, 5G, 5<, ?F y ?; Inoti*icacin y publicacin de resoluciones>4 "odi*icada por (ey EL;<<<, de ;C de enero4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Caracter&st"cas (a Administracin est obligada a dictar resolucin eHpresa en todos los procedimientos y a noti*icarla cual%uiera %ue sea su *orma de iniciacin4 En los casos de prescripcin, renuncia al derecho, caducidad del procedimiento o desistimiento de la solicitud, as como de la desaparicin sobrevenida del objeto del procedimiento, la resolucin consistir en la declaracin de la circunstancia %ue concurra en cada caso, con indicacin de los hechos producidos y las normas aplicables4 Deben motivarse las resoluciones %ue se enumeran en el artculo 5E de la Le- 30*1''2 de (F!imen Dur&dico de las .dministraciones Pblicas - del Procedimiento .dministrativo Comn4 (os in*ormes o dictmenes aceptados se utilizarn como motivacin cuando se incluyan en el teHto de la resolucin4 Estr#ct#ra 17 /ncabezamiento o t&tulo EHpresar de *orma clara y lo ms breve posible la *echa, el rgano %ue dicta la resolucin y el asunto de la misma4 27 Cuerpo del escrito -ontiene la eHposicin lgica de los elementos de juicio y circunstancias %ue han llevado a adoptar la decisin *inal4 El orden %ue debe seguirse para esta eHposicin es el siguiente: =4;4 Antecedentes4
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Manual de documentos administrativos

=4=4 =4C4 =4E4 =454

Enumeracin cronolgica y objetiva de los hechos4 !undamentos de derecho Ivaloracin jurdica de los hechos>4 2ndicacin del rgano %ue resuelve y de la norma %ue le atribuye la competencia4 Decisin Ien apartados numerados, en su caso>4

Aun%ue las resoluciones no se ajusten estrictamente a lo dispuesto en los apartados anteriores, siempre debern re*lejar los contenidos se+alados IeHposicin de antecedentes o circunstancias de hecho, *undamentos jurdicos de la decisin, competencia y decisin>4 37 Pie &e indicar si la resolucin pone *in o no a la va administrativa, eHpresando los recursos %ue proceden contra la misma, rgano ante el %ue pueden interponerse y plazo para hacerlo4 &e se+alar adems, %ue se puede *ormular cual%uier otro recurso %ue el interesado considere oportuno4 47 Lu!ar - 1ec2a Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad %ue resuelveM la *echa es la del da en %ue se emite la resolucin4 7 <irma - sello 54;4 54=4 54C4 54E4 Ante*irma con eHpresin del cargo al %ue corresponda emitir el documento4 !irma4 0ombre y apellidos del *irmante Isin la abreviatura P <do7:Q delante>4 El sello de la unidad correspondiente se estampar a la iz%uierda de la *irma4

&e *irmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral iz%uierdo, eHcepto la Kltima, en la %ue las *irmas *igurarn al *inal del teHto4

Ejemplo de resolucin

RESOLUCIN DE 1N DE ENERO DE (NNN DEL DIRECTOR DE LA ESCUELA UNI*ERSITARIA DE IN,ORM)TICA POR LA >UE SE RECONOCEN E>UI*ALENCIAS DE CR<DITOS DE LIBRE CON,I:URACIN
Bista la instancia presentada por don Bctor "4 "artn !ernndez mediante la %ue solicita el reconocimiento de e%uivalencias por cr'ditos de libre con*iguracin del plan de estudios de la titulacin de 2ngeniera 1'cnica en 2n*ormtica de &istemas, impartida en la Escuela 7niversitaria de 2n*ormtica, y considerando la propuesta emitida por la -omisin de -onvalidaciones del -entro, esta Direccin, en uso de las competencias atribuidas por el artculo CF del (e!lamento de Libre Con1i!uracin+ 9ptativas - .si!nacin de .si!naturas a Nreas de Conocimiento de esta 7niversidad Iaprobado en $unta de Gobierno de ;= de junio de ;<<:> #E&7E(BE: Acceder a su peticin, por lo %ue %uedan reconocidas las e%uivalencias %ue a continuacin se relacionan: D Doce I;=> cr'ditos de libre con*iguracin, por haber superado las siguientes actividades: `Participacin, sin nimo de lucro, en el campo de trabajo histrico D etnogr*ico "useo del -ampo], de EF horas de duracin, realizado durante el curso acad'mico ;<<GL;<<<, con una valoracin de E cr'ditosM `Actividades deportivas], realizadas en la 7-D 1eror, con una duracin total de =EF horas y con una valoracin de E cr'ditosM `Actividades musicales], grado elemental de "Ksica Iespecialidad piano> y Armona, realizadas en el -onservatorio &uperior de "Ksica de (as Palmas de Gran -anaria, con una valoracin de E cr'ditos4 Para %ue esta resolucin de reconocimiento de e%uivalencias por cr'ditos de libre con*iguracin surta e*ectos, el interesado deber *ormalizar su matrcula en el perodo o*icial establecido y abonar los cr'ditos de libre con*iguracin reconocidos en el plazo de siete das naturales contados desde el da de emisin del abonar'4 -ontra la presente resolucin, %ue no agota la va administrativa, podr interponerse recurso de alzada ante el #ector de esta 7niversidad, en el plazo

;
Ejemplo de resolucin

Manual de documentos administrativos

113

de un mes contado a partir del da siguiente al de la noti*icacin de la misma, sin perjuicio de cual%uier otro recurso %ue el interesado considere procedente4 (as Palmas de Gran -anaria, a ;F de enero de =FFF4 E( D2#E-1 # DE (A E&-7E(A 702BE#&21A#2A DE 20! #".12-A
61irma - sello;

Gabino Padrn "orales

SOLICITUD K-o elo nor-al".a o+ Concepto Documento mediante el cual una persona *sica o jurdica *ormula una peticin a la Administracin PKblica4 (os modelos normalizados de solicitud son los re*eridos a procedimientos %ue implican la resolucin numerosa de una serie de peticiones similares4 Nor-at"/a apl"ca'le Z (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn: artculo :F4E4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado: espec*icamente, los artculos :4= y G4

Estr#ct#ra 17 %&tulo EHpresar de *orma clara y resumida el objeto de la solicitud4 27 )atos del solicitante -+ en su caso+ del representante 0ombre y apellidos4 D024 Domicilio y tel'*ono4 "edios pre*erentes a e*ectos de noti*icacin Icorreo, *aH o correo electrnico>M opcionalmente se podr se+alar ms de un medio de noti*icacin4

37 /Gposicin de motivos &e inicia con la palabra P /KP95/IQ y a continuacin *igurarn impresos los hechos y las razones en %ue se *undamenta la solicitud4 -uando proceda, se establecern los apartados necesarios para %ue el ciudadano se+ale los datos relativos a la solicitud %ue sean re%ueridos por la correspondiente normativa o resulten imprescindibles para la tramitacin del procedimiento4 47 Peticin &e inicia con la palabra P 49L3C3%.IQ y, a continuacin, *igurar impresa la peticin en %ue se concreta la solicitud4 &i el modelo puede utilizarse para diversas
Manual de documentos administrativos 11

solicitudes alternativas o acumulables, 'stas *igurarn claramente eHpresadas con las correspondientes casillas para %ue el ciudadano realice su opcin4 7 (elacin de documentos &e inicia con la *rmula: P . cu-os e1ectos aporta la si!uiente documentacinQ y, a continuacin, *igurar impresa la relacin de los documentos preceptivos %ue el ciudadano debe acompa+ar al modelo de acuerdo con la normativa correspondiente, as como apartados para %ue a%u'l eHprese los documentos %ue, sin ser re%ueridos normativamente, desea voluntariamente aportar en apoyo de la solicitud4 "7 <ec2a - 1irma (ugar y *echa, separados por una coma4 !irma del solicitante4

&e *irmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral iz%uierdo, eHcepto la Kltima, en la %ue las *irmas *igurarn al *inal del teHto4 #7 )estinatario -entro, rgano o dependencia al %ue se dirige la instancia4 Generalmente se eHpresa en mayKsculas4 Otros ele-entos 0#e 5an e tenerse en c#enta 1odo modelo normalizado de solicitud ir acompa+ado de unas instrucciones en las %ue se in*ormar de los re%uisitos y e*ectos bsicos del procedimiento4 &e incluirn adems las in*ormaciones necesarias para la correcta cumplimentacin del modelo4 &egKn el espacio libre disponible, dichas instrucciones podrn ir en el anverso o en el reverso del documentoM en este Kltimo caso, en la es%uina in*erior derecha del anverso constar la siguiente anotacin a pie de pgina: P Cer in1ormacin al dorsoQ4 -on carcter general, las instrucciones contendrn la siguiente in*ormacin: a> En el apartado P"edios de noti*icacinQ el teHto ser el siguiente: P9pcionalmente podrE ele!ir mEs de un medio para la noti1icacin Q4 b> #e*erente al apartado PEHposicin de motivosQ se in*ormar al interesado de %ue, en hoja aparte, puede hacer mencin a otros hechos y razones4 c> En el apartado P#elacin de documentosQ el teHto ser el siguiente: P La documentacin ,ue se especi1ica en este apartado tiene carEcter preceptivoQ7 d> #especto a la *irma, se in*ormar al interesado %ue si la solicitud consta de ms de una pgina debern *irmarse todas4

Ejemplo de modelo normalizado de solicitud (A !E"#$%

SOLICITUD DE DE*OLUCIN DE TASAS


D4 cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc con D02 nKmero ccccccccccccccccccc y domicilio enccccccccccccccccccccccccccccc cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc,localidad ccccccccccccccccc cccccccccccccccccccccccccccccccccccccc, -4P4 ccccccccccccccccc , tel'*ono ccccccccccccccccccccccccc, %ue pre*iere como medio de noti*icacinI;>I=>: -orreo electrnico cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc !aH ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc -orreo ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc

EAP

0 E :IC>

Nue habiendo abonado en *echa ccccccccccccccccccccc el importe de ccccccccccccptas4 correspondiente a la tasa de matrcula en la titulacin de ccccccccccccccccccccccccccccccccccccc en el curso cccccccLccccccc, y considerndose con derecho a devolucin por el motivo %ue se se+ala a continuacin: &er becario del "inisterio de Ayuda del Gobierno de -anarias curso Educacin y -ultura ccccLcccc -onvalidacin de asignaturas !amilia numerosa de cccc tros motivos: categora ccccccccccccccccccccccccccccccccccccc

&

(2-21A:

Nue le sea devuelto el importe de cccccccccccccccccccc ptas4, A cuyos e*ectos aporta la siguiente documentacin IE>: -opia del justi*icante de pago -opia del documento %ue acredite el tros: motivo de la devolucin y el original para su cccccccccccccccccccccccccccccc cotejo cccccccccccccccccccccccccccccc -opia del D02 cccccccccccccccccccccccccccccc DA1 & @A0-A#2 &: Entidad &ucursal

D-

0[ cuenta

(as Palmas de Gran -anaria, a cccc de cccccccccccccc de cccccc4


6<irma;

"AG!- 4 8 EA-" 4 &#4 #E-1 # DE (A 702BE#&2DAD DE (A& PA("A& DE G#A0 -A0A#2A


C/( 35<9(M.C3A5 .L )9(49 Manual de documentos administrativos 11#

Ejemplo de modelo normalizado de solicitud ("E!E"#$;

INSTRUCCIONES PARA LA CUMPLIMENTACIN DEL IMPRESO P # !AB #, E&-#2@A E0 (E1#A& "A8e&-7(A& ;4D pcionalmente podr elegir ms de un medio para la noti*icacin4

=4D "ar%ue con una H el recuadro correspondiente al medio de noti*icacin %ue pre*iera y se+ale a continuacin los datos %ue nos permitan comunicarnos con 7d4 CD &i desea realizar una eHposicin ms eHtensa, puede a+adir a este impreso las hojas %ue considere pertinentesM en este caso, su *irma debe *igurar en todas ellas4 E4D (a documentacin %ue se especi*ica en este apartado tiene carcter preceptivo4

RE>UISITOS 9 E,ECTOS B)SICOS DEL PROCEDIMIENTO

a> En el caso de %ue alguno de los documentos se+alados en el punto E no se presente con la solicitud, se le re%uerir para %ue, en el plazo de diez das hbiles, lo aporteM de no hacerlo as, se entender %ue ha desistido de su peticin y se proceder a su archivo sin ms trmites, previa resolucin en tal sentido4 b> (a 7niversidad ha de noti*icarle la resolucin %ue haya adoptado en el plazo mHimo de tres meses a partir de la *echa de presentacin de su solicitud4 &i transcurrido dicho perodo no le ha sido noti*icada la resolucin, se entender %ue su peticin ha sido estimada, en cuyo caso la 7niversidad e*ectuar un ingreso en su cuenta corriente por el importe %ue corresponda devolverle4

SOLICITUD K-o elo gen2r"co+ Concepto Documento mediante el cual una persona *sica o jurdica *ormula una peticin a la Administracin PKblica4 Nor-at"/a apl"ca'le Z (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn: artculo :F4E4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado4

Estr#ct#ra 17 )atos del solicitante -+ en su caso+ del representante 0ombre y apellidos4 D024 Domicilio y tel'*ono4 "edios pre*erentes a e*ectos de noti*icacin Icorreo, *aH o correo electrnico>M opcionalmente se podr se+alar ms de un medio de noti*icacin4

27 /Gposicin de motivos &e inicia con la palabra T/KP95/I OL4 En el espacio in*erior se eHpresarn de *orma concisa y, si es necesario, en prra*os separados Iy eventualmente numerados>, las circunstancias y causas %ue motiven la solicitud4 37 Peticin &e inicia con la palabra T49L3C3%.I OL y, al igual %ue en la eHposicin de los motivos, se eHpresa la peticin de *orma resumida y es%uemtica4 47 (elacin de documentos &e inicia con la *rmula P . cu-os e1ectos aporta la si!uiente documentacin 6en su caso;Q y, a continuacin, se dejar espacio su*iciente para %ue el solicitante relacione los documentos %ue presenta junto a la solicitud4 7 <ec2a - 1irma (ugar y *echa, separados por una coma4

Manual de documentos administrativos

11'

!irma del solicitante4

&e *irmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral iz%uierdo, eHcepto la Kltima, en la %ue las *irmas *igurarn al *inal del teHto4 "7 )estinatario -entro, rgano o dependencia al %ue se dirige la instancia4 Generalmente se eHpresa en mayKsculas4 Otros ele-entos 0#e 5an e tenerse en c#enta 1oda solicitud ir acompa+ada de las siguientes instrucciones de cumplimentacin: a> En el apartado P"edios de noti*icacinQ el teHto ser el siguiente: P9pcionalmente podrE ele!ir mEs de un medio para la noti1icacin Q4 b> #especto a la *irma, se in*ormar al interesado %ue si la solicitud consta de ms de una pgina debern *irmarse todas4 &egKn el espacio libre disponible, dichas instrucciones podrn ir en el anverso o en el reverso del documentoM en este Kltimo caso, en la es%uina in*erior derecha del anverso constar la siguiente anotacin a pie de pgina: P Cer instrucciones al dorsoQ4

Ejemplo de modelo genrico de solicitud (A !E"#$%

SOLICITUD
D4LD+a4 cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc, con D02 nKmero ccccccccccccccccccc y domicilio enccccccccccccccccccccccccccccc cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc,localidadccccccccccccccccccccccc cccccccccccccccccccccccccccccccc, -4P4 ccccccccccccccccc, tel'*ono ccccccccccccccccccccccccc, %ue pre*iere como medio de noti*icacinI;>I=>: -orreo electrnico: cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc !aH:cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc -orreo: ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc

cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc

EAP

0 E :IC>

cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc ccccccccc A cuyos e*ectos aporta la siguiente documentacin Ien su caso>: ccccccccccccccccccccccccccccccccc ccccccccccccccccccccccccccccccccc ccccccccccccccccccccccccccccccccc ccc ccccccccccccccccccccccccccccccccc ccccccccccccccccccccccccccccccccc ccccccccccccccccccccccccccccccccc ccc

&

( 2 - 2 1 A : IC>

(as Palmas de Gran -anaria, a cccc de cccccccccccccc de cccccc4

61irma;

2(" 4 &#4 D2#E-1 # DE (A E&-7E(A 1J-02-A &7PE#2 #4 DE 20GE02E# & 20D7&1#2A(E&


Manual de documentos administrativos 121

C/( 35<9(M.C3A5 .L )9(49

Ejemplo de modelo genrico de solicitud ("E!E"#$%

INSTRUCCIONES PARA LA CUMPLIMENTACIN DEL IMPRESO P # !AB #, E&-#2@A E0 (E1#A& "A8e&-7(A& ;4D pcionalmente podr elegir ms de un medio para la noti*icacin4

=4D "ar%ue con una H el recuadro correspondiente al medio de noti*icacin %ue pre*iera y se+ale a continuacin los datos %ue nos permitan comunicarnos con 7d4 CD &i desea realizar una eHposicin ms eHtensa, puede a+adir a este impreso las hojas %ue considere pertinentesM en este caso, su *irma debe *igurar en todas ellas4

APNDICE 1: ABREVIATURAS, SIGLAS, EXPRESIONES Y FRMULAS DE TRATAMIENTO

Manual de documentos administrativos

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1.- ABRE*IATURASE SI:LAS 9 ACRNIMOS


1.1. Concepto 3 #so (as siglas, los acrnimos y las abreviaturas tienen el objetivo de ahorrar espacio y tiempo a la hora de mencionar ciertas realidades4 (as siglas y los acrnimos son muy semejantes en su constitucin4 (as primeras se *orman a partir de la letra inicial de cada una de las palabras de las %ue proceden4 Por ejemplo, ULPGC+ U5/)+ /G84 (os acrnimos toman no slo la primera letra de cada vocablo sino %ue pueden usar tambi'n otras: (/5</ IRed Nacional de ,errocarriles Espa+oles>4 El hecho de %ue contengan letras intermedias *acilita su pronunciacin como palabras independientes4 En cuanto a su *orma gr*ica, las siglas van siempre en mayKscula, mientras %ue los acrnimos pueden usar tambi'n minKsculas o alternar los dos tipos de letras I Mercosur+ tal!o+ Mu1ace+ <itur4 1anto las siglas como los acrnimos se escriben sin puntos, salvo %ue aparezcan en un ttulo escrito todo con mayKscula4 En a%uellos casos en %ue hace *alta utilizar el plural de las siglas es el artculo el encargado de se+alarlo: los )53+ los 53<+ los P3C4 (a normativa acad'mica no admite la adicin de s al *inal del nombreM por eso no debemos escribir Ulos P3Cs4 El hecho de %ue las siglas se escriban con mayKsculas no signi*ica %ue al separarse cada una de las palabras %ue las integran tengan %ue usar tambi'n la mayKscula4 As, escribiremos )53, pero documento nacional de identidad4 Al utilizar las siglas y los acrnimos, se aconseja %ue cuando aparezcan en un documento por primera vez se eHprese su signi*icado4 /a de tenerse en cuenta %ue puede haber receptores %ue no conozcan su valor:
(a 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria I7(PG-> ha convocado cinco plazas de pro*esor asociado4

Por esta razn no conviene usar estas abreviaciones en los ttulos de los documentos4 &i esto *uera imprescindible tendra %ue eHpresarse en el cuerpo del teHto el nombre completo de la realidad a la %ue se re*iere4 (as abreviaturas son acortamientos gr*icos de palabras corrientes I&r4, dcha4, &ras4, avda4> para conseguir una mayor rapidez4 -omo puede verse, las abreviaturas no seleccionan Knicamente las letras iniciales Ipor ejemplo, en dc2a7 aparecen la primera y las tres Kltimas de la palabra>4 #asgos propios de estos signos son %ue terminan siempre con un punto, admiten el plural y deben llevar tilde si en ellas aparece la vocal %ue la tiene en la palabra originaria Inm7+ lEm7+ apc7>4 Para *ormar el plural de las abreviaturas se a+ade s o es: 4res7+ 1ols7+ avdas7 -uando la abreviatura conste de una sola letra, la reduplicacin de 'sta sirve para indicar la pluralidad, como ocurre en pp4 Iplural de p7E pgina>, ss7 Ide s, siguiente>4

7na eHcepcin de las reglas anteriores es la %ue a*ecta a la palabra pesetaI el plural de pta7 es, segKn la #AE, pts7 1.(. A're/"at#ras -Hs #s#ales administracin ante meridiem Iantes del medioda> apartado artculo aumentada autor avenida ayuntamiento biblioteca blanco y negro boletn o*icial capitulo cuenta corriente comunidades autnomas compa+a cdigo postal don, do+a derecha departamento direccin director, directora documento distrito postal doctor, doctora4 duplicado et alii Iy otros> etc'tera EHcelentsimo, EHcelentsima eHpediente *irmado *igura *olio *actura general hoja ibdem, en el mismo lugar dem ilustracin 2lustrsimo, 2lustrsima imprenta, impresor iz%uierda lmina licenciado negociado nuestra re*erencia nuestro, nuestra
12

admn4 a 4m4 apdo4 art4 aum4 aut4 avda4 Ayto4 bibl4 bl4y n4 @4 4 cap4 cLc, cta4 cte4 --4AA4 -a4, -4X -4P4 D4, D4X dcha4 depto4, dpto4 dir4 Dir4, Dir4X doc4 D4P4 Dr4, Dra4 dupdo4 et al4 etc4 EHcmo4, EHcma4 eHpte4 !do4 *ig4 *ol4 *ra4 gral4 h4 ibd4, ib4 d4 il4 2lmo4, 2lma4 imp4 iz%4, iz%da4 lm4 (ic4, (icdo4, (do4 negdo4 0L#e*4X ntro4, ntra4

Manual de documentos administrativos

nKm4, n4[ ob4 cit4, op4 cit4 4"4 p4, pg P4A4 P4D4 Pdte4, Pdta4 p4ej4 p4m4 P4 4 Pro*4, Pro*4X pta4, pts4 #4D4 reg4 #4 4 #te4 #vdo4 &4, &to4, &ta4 &4A4 sec4 secret4X serv4 sig4 &4(4 &4"4, &&4""4 sLn sLo &r4, &ra4 &res4, &ras4 &L#e*4X &414-4 &414&4 tel4, t*no4 7d4, B4, Bd4 7ds4, Bds4 B4E4 v4g4, v4gr4 B424 vid4 B4[@4[

nKmero obra citada rden "inisterial pgina por autorizacin por delegacin presidente, presidenta por ejemplo post meridiem Idespu's del medioda> por orden pro*esor, pro*esora peseta, pesetas #eal Decreto registro #eal rden remitente reverendo &an, &anto, &anta sociedad annima seccin secretara servicio siguiente sociedad limitada &u "ajestad, &us "ajestades sin nKmero Ien una calle> su orden se+or, se+ora se+ores, se+oras su re*erencia sentencia del 1ribunal -onstitucional sentencia del 1ribunal &upremo tel'*ono usted ustedes Buestra EHcelencia, Buecencia verbigracia Ipor ejemplo> Buestra 2lustrsima vide Iv'ase> visto bueno

1.C. .dena .enor AGE A2 APA A&EPE8 A1& .viaco

S"glas 3 acr$n"-os e #so -Hs !rec#ente Asociacin para la De*ensa de la 0aturaleza Asociacin Espa+ola para la 0ormalizacin y #acionalizacin Administracin General del Estado Amnista 2nternacional asociacin de padres de alumnos Asistencia &anitaria Econmica para Empleados y breros ayudante t'cnico sanitario Aviacin y -omercio, &4A4

@0 @ @ E @7P -D -DD# " -E -GP$ -2-81 -2E"A1 -2! -2& - E - 2 - 7 -P7 -&D -&2-10E DG1 D( D02 EG@ E& E1& E7 <eder <itur !P 2fD 3bad 2-E 3cona 2EA( 2E& 2G22G&AP 20AP 20-E 20E 3nem 202 20(E 3nsalud 3nserso 20&/1 20&& 201A 2P2#P! 2#8DA

@iblioteca 0acional @oletn *icial de -anarias @oletn *icial del Estado @achillerato 7ni*icado Polivalente compact disc Idisco compacto> compact disc:real onl- memor- Idisco compacto slo de lectura> -omunidad Europea -onsejo General del Poder $udicial -omisin 2nterministerial de -iencia y 1ecnologa -entro de 2nvestigaciones Energ'ticas, "edioambientales 1ecnolgicas cdigo de identi*icacin *iscal -entro de 2nvestigaciones &ociolgicas -omit' lmpico Espa+ol -omit' lmpico 2nternacional -urso de rientacin 7niversitaria central processin! unit Iunidad central de proceso> -onsejo &uperior de Deportes -onsejo &uperior de 2nvestigaciones -ient*icas -ompa+a 1ele*nica 0acional de Espa+a Direccin General de 1r*ico depsito legal documento nacional de identidad Educacin General @sica Educacin &ecundaria bligatoria escuela t'cnica superior escuela universitaria !ondo Europeo de Desarrollo #egional !eria 2nternacional de 1urismo !ormacin Pro*esional 2nvestigacin y Desarrollo instituto de bachillerato a distancia instituto de ciencias de la educacin 2nstituto 0acional para la -onservacin de la 0aturaleza 2nstituto de Estudios de la Administracin (ocal instituto de ense+anza secundaria impuesto general indirecto canario 2nspeccin General de &ervicios de la Administracin PKblica 2nstituto 0acional de Administracin PKblica 2nstituto 0acional de -iencias de la Educacin 2nstituto 0acional de Estadstica 2nstituto 0acional de Empleo 2nstituto 0acional de 2ndustria 2nstituto 0acional del (ibro Espa+ol 2nstituto 0acional de la &alud 2nstituto 0acional de &ervicios &ociales 2nstituto 0acional de &eguridad e /igiene en el 1rabajo 2nstituto 0acional de la &eguridad &ocial 2nstituto 0acional de 1'cnicas Aeroespaciales ndice de precios al consumo impuesto sobre la renta de las personas *sicas 2nstituto para la #e*orma y el Desarrollo Agrario
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2&@0 2&&0 21B 2BA ( G&E (#7 "AP "EMu1ace 02! 02P 0#P -7 "& 0G PA& P2@ P2P0@ P0D PBP P8"E #AE #-P (eina &2" 4onima! 70E&702-E! aaa 1.6. 7A@ 7A/ 7A( 7A(" 7A0 7@A 7@7 7-D" 7-A# 7-EE& 7-E7 7-" 7-0 77DE 7D(

international standard booV number InKmero internacional normalizado de libros> international standard serial number InKmero internacional normalizado para publicaciones seriadas> inspeccin t'cnica de vehculos impuesto sobre el valor a+adido (ey de rdenacin General del &istema Educativo (ey de #e*orma 7niversitaria "inisterio para las Administraciones PKblicas "inisterio de Educacin y -ultura "utualidad General de !uncionarios -iviles del Estado nKmero de identi*icacin *iscal nKmero de identi*icacin de publicacin o*icial nKmero de registro de personal rganizacin de -onsumidores y 7suarios rganizacin "undial de la &alud organizacin no gubernamental personal de administracin y servicio producto interior bruto puntos de in*ormacin cultural producto nacional bruto personal no docente precio de venta al pKblico pe%ue+a y mediana empresa #eal Academia Espa+ola #egistro -entral de Personal #ecursos 2n*ormticos de la Administracin General del Estado &aln 2nternacional de "aterial de *icina &onido e 2magen United 5ations /ducational+ 4cienti1ic and Cultural 9r!anization I rganizacin de las 0aciones 7nidas para la Educacin, la -iencia y la -ultura> United 5ations 3nternational C2ildrenWs /mer!enc- <und I!ondo 2nternacional de las 0aciones 7nidas para la Ayuda a la 2n*ancia> ^orld Xide Xeb Ired in*ormtica mundial> S"glas e #n"/ers" a es espa7olas 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad Autnoma de @arcelona de Alcal de /enares de Alicante de Almera Antonio de 0ebrija4 de @arcelona de @urgos de -astillaD(a "ancha -arlos 222 Europea de "adridD-EE& &an PabloD-E7 -omplutense de "adrid de -antabria de -rdoba de Deusto de (leida

7EA 7G2 7G# 7/7 72@ 7$A 7$-& 7(7(E 7(( 7"A 7"7 70AB 70ED 7 7 B 7P7P7P! 7PG- I7(PG-> 7P" 7P0A 7P&A 7PB 7PBA 7#2 7#(( 7#B 7&A 7&E 7&17BA 7BEG 7B2 7\A 1.I. -&-& -&!P E1&A E1&22 E1&21 E72 E7211 E7P !-A!D !-EE !-$ !-" !! !G/ !2 !12 !B

7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversitat 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad 7niversidad

de EHtremadura de Girona de Granada de /uelva de las 2slas @aleares de $a'n $aime 2 de la -oru+a de (en de (a (aguna de "laga de "urcia de 0avarra 0acional de Educacin a Distancia berta de -atalunya de viedo Polit'cnica de -atalunya Ponti*icia de -omillas Pompeu !abra de (as Palmas de Gran -anaria Polit'cnica de "adrid PKblica de 0avarra Ponti*icia de &alamanca del Pas Basco Polit'cnica de Balencia de (a #ioja #amn (lull #ovira i Birgili de &alamanca de &evilla de &antiago de -ompostela de Balladolid de Balencia de Bigo de \aragoza

S"glas e los centros e la ULP:C -entro &uperior de -iencias de la &alud -entro &uperior de !ormacin del Pro*esorado Escuela 1'cnica &uperior de Ar%uitectura Escuela 1'cnica &uperior de 2ngenieros 2ndustriales Escuela 1'cnica &uperior de 2ngenieros de 1elecomunicacin Escuela 7niversitaria de 2n*ormtica Escuela 7niversitaria de 2ngeniera 1'cnica de 1elecomunicacin Escuela 7niversitaria Polit'cnica !acultad de -iencias de la Actividad !sica y el Deporte !acultad de -iencias Econmicas y Empresariales !acultad de -iencias $urdicas !acultad de -iencias del "ar !acultad de !ilologa !acultad de Geogra*a e /istoria !acultad de 2n*ormtica !acultad de 1raduccin e 2nterpretacin !acultad de Beterinaria
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(.- TRATAMIENTOS 8ONOR%,ICOS El uso de *rmulas honor*icas de tratamiento, a pesar de su arraigo tradicional Isu origen se remonta a los siglos AB y AB2>, actualmente tiende a desaparecer de los documentos administrativos, como ha sido recogido en la normativa vigente4 Por consiguiente la utilizacin de tratamientos honor*icos no es un re%uisito eHigible en un documento administrativoM hoy su uso se restringe casi eHclusivamente a los casos de mHima representacin pKblica y a los documentos de carcter protocolario4 As pues, no se utilizarn tratamientos ni *rmulas de salutacin en el teHto de los documentos4 Ejemplos: PPara su conocimiento+ remito a C737 copia de777 QM se utilizar I PPara su conocimiento+ le remito una copia de777 Q4 P4e 2a enviado al 3lmo7 4r7 Consejero de /ducacin+ Cultura - )eportes del Gobierno de Canarias un amplio in1orme sobre777 QM se utilizar: P4e 2a enviado al consejero de /ducacin+ Cultura - )eportes del Gobierno de Canarias un amplio in1orme sobre777 Q4 Un"/ers" a es Magn&!"co 3 E1celent&s"-o Se7or KMag!co. 3 E1c-o. Sr.+ #ector Ejemplo: /Gcmo7 4r7 (ector Ma!n&1ico de la Universidad de77 4o Ma!1co7 - /Gcmo7 4r7 )7 77+ (ector de la Universidad de777 E1celent&s"-o Se7orBE1celent&s"-a Se7ora KE1c-o. Sr.BE1c-a. Sra.+ Bicerrectores Presidente del -onsejo &ocial

(.1.

Il#str&s"-o Se7orBIl#str&s"-a Se7ora KIl-o. Sr.BIl-a. Sra.+ &ecretario general Gerente Directores de escuelas t'cnicas superiores y de escuelas universitarias4 &ubdirectores de escuelas t'cnicas superiores y de escuelas universitarias4

(.(.

Decanos de *acultades4 Bicedecanos4 Directores de institutos universitarios4 Directores de departamentos Co-#n" a A#t$no-a

E1celent&s"-o Se7orBE1celent&s"-a Se7ora E1c-o. Sr.BE1c-a. Sra. (.C. Presidente del Gobierno Bicepresidentes -onsejeros Presidente de la Audiencia de -uentas Presidente del -onsejo -onsultivo Po er eGec#t"/o. rganos e go'"erno 3 a -"n"strac"ones p4'l"cas. E1celent&s"-o Se7orBE1celent&s"-a Se7ora E1c-o. Sr.BE1c-a. Sra. Presidente del Gobierno4 Bicepresidente del Gobierno4 "inistros del Gobierno4 &ecretarios de Estado4 &ubsecretario de Asuntos EHteriores4 Delegados del Gobierno en las comunidades autnomas4 Gobernadores civiles4 Presidentes de las comunidades autnomas, a eHcepcin de las de -atalu+a, @aleares y Balencia, %ue tienen el de `"olt /onorable &r4] Presidente y consejeros de Estado4 Alcaldes de "adrid y @arcelona4 Embajadores de Espa+a Ide grado> Embajadores de Espa+a Ide cargo>

Il#str&s"-o Se7orBIl#str&s"-a Se7ora KIl-o. Sr.BIl-a. Sra.+ -onsejeros de gobierno de las comunidades autnomas Ia eHcepcin de Galicia y Pas Basco, %ue usan `EHcmo4 &r4], y -atalu+a, donde se emplea `/onorable &r4 `> Presidentes de las diputaciones provinciales, mancomunidades y cabildos insulares Isin perjuicio del tratamiento espec*ico %ue les pueda corresponder por norma o costumbre histrica> &ubsecretarios, directores generales y secretarios generales t'cnicos Delegados de /acienda Delegados insulares de gobierno Alcaldes de capitales de provincia y municipios de ms de ;FF4FFF habitantes4 En los restantes municipios el tratamiento es de `&e+ora] Ia eHcepcin de -atalu+a, donde todos los alcaldes tienen el tratamiento de `2lmo4 &r4]>

Manual de documentos administrativos

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C.- E@PRESIONES LATINAS USADAS ,RECUENTEMENTE EN ESPAPOL -omo ya hemos dicho en el apartado correspondiente, en la gra*a de las eHpresiones ya incorporadas a nuestra lengua procedentes del latn se debe tener en cuenta lo %ue se+ala la #AE en la Kltima edicin de la 9rto!ra1&a: se acentuarn gr*icamente de acuerdo con las reglas generales del espa+ol4 acc'sit alma mter a posteriori a priori currculum vitae d'*icit eH cthedra eH pro*eso hbeas corpus in albis in artculo mortis in *raganti inter nos ipso *acto mare mgnum memorndum modus vivendi motu proprio %uid pro %uo sine die sine %ua non statu %uo sub jKdice sui g'neris supervit ultimtum verbi gratia Io verbigracia> recompensa in*erior al premio la universidad posteriormente previamente historial carencia, cantidad %ue *alta en tono magistral intencionadamente, Knicamente derecho del detenido a ser odo en blanco en la hora de la muerte en el mismo momento entre nosotros en el acto con*usin in*orme, recopilacin modo de vivir por propia voluntad una cosa por otra sin *echa determinada condicin sin la cual nog situacin determinada pendiente de resolucin muy especial, muy singular eHceso Kltima posibilidad, Kltimo plazo por ejemplo

APNDICE 2: NORMATIVA DE REFERENCIA

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(ey rgnica ;;L;<GC, de =5 de agosto, de #e*orma 7niversitaria I@ E de ; de septiembre>4 (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn I@ E de =: de noviembre>4 (ey EL;<<<, de ;C de enero, por la %ue se modi*ica la (ey CFL;<<=, de =? de noviembre, de #'gimen $urdico de las Administraciones PKblicas y del Procedimiento Administrativo -omKn I@ E de ;E de enero>4 #eal Decreto (egislativo =L=FFF, de ;? de junio, por el %ue se aprueba el teHto re*undido de la (ey de -ontratos de las Administraciones PKblicas I@ E de =; de junio>4

Z Z

-digo -ivil, publicado por #eal Decreto de ? de octubre de ;GGG IGaceta de "adrid de G de octubre>4 #eal Decreto ;G5L;<G5, de =C de enero, por el %ue se regula el tercer ciclo de los estudios universitarios, la obtencin y eHpedicin del ttulo de doctor y otros estudios de postgrado I@ E de ;? de *ebrero>4 #eal Decreto =?CL;<<?, de ;? de *ebrero, por el %ue se regula la utilizacin de t'cnicas electrnicas, in*ormticas y telemticas por la Administracin General del Estado I@ E de =< de *ebrero>4 #eal Decreto C<FL;<<?, de ; de marzo, de desarrollo parcial de la (ey ;CL;<<5 de -ontratos del Estado I@ E de =; de marzo>4 #eal Decreto ::GL;<<G, de CF de abril, por el %ue se regula el tercer ciclo de los estudios universitarios, la obtencin y eHpedicin del ttulo de doctor y otros estudios de postgrado I@ E de ; de mayo>4 #eal Decreto ;E?5L;<<<, de ;: de septiembre, por el %ue se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la Administracin General del Estado I@ E de =5 de septiembre>4 Decreto CE;FL;<:5, de =5 de noviembre, por el %ue se aprueba el #eglamento General de -ontratacin del Estado, modi*icado por Decreto =5=GL;<G? de =G de noviembre I@ E de =:D=< de diciembre>4 Decreto ;=L;<<G, de 5 de *ebrero, por el %ue se aprueban los nuevos Estatutos de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria I@ - de ? de *ebrero>4 #eglamento de la plani*icacin docente, eHmenes, evaluacin, cali*icacin y actas de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria4 #eglamento de los estudios de doctorado de la 7niversidad de (as Palmas de Gran -anaria I@ - de ? de septiembre>4 #esolucin de ;: de noviembre de ;<<G de la 7(PG- sobre delegacin de competencias en diversos rganos unipersonales de esta 7niversidad I@ - de =5 de enero de ;<<<>4

Z Z

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Se ad$unta en la p%&ina 1!' Manual de documentos administrativos 13

BIBLIOGRAFA

BIBLIO:RA,&A :ENERAL
A@-: Libro de estilo, @arcelona: Ariel, ;<<C4 AGE0-2A E!E: Manual de espaJol ur!ente, ;=X ed4, "adrid: -tedra, ;<<G4 DD CademFcum de espaJol ur!ente, "adrid: !undacin E!E, ;<<=4 A(A#- & (( #A-/, E4: GramEtica de la len!ua espaJola, "adrid: EspasaD-alpe, ;<<E4 A(BA# E\N7E##A, "4 y A4 "X "ED20A G7E##A: Manual de orto!ra1&a de la len!ua espaJola, @arcelona: @iblogra*, ;<<54 :: et al7: Manual de redaccin - estilo, "adrid: 2stmo, ;<<<4 .nuario estad&stico de las bibliotecas universitarias - cient&1icas espaJolas+ @arcelona: 7niversitat Authnoma de @arcelona, ;<<: Idocumento de trabajo>4 A## 8 $2"J0E\, -4 y !#A0-2&$4 GA##2D D6A\: Libro de estilo universitario,

"adrid: Acento, ;<<:4 @E021 ( @ , $4A4: La puntuacin7 Usos - 1unciones, "adrid: Edinumen, ;<<= A4, A4"4 -/2y E4 # @(E&: Prontuario administrativo de la

@(.0N7E\,

Universidad de DaFn, $a'n: 7niversidad de $a'n, ;<<E4 -A(B #A" &, (4: 3ntroduccin al estudio del len!uaje administrativo, "adrid:

Gredos, ;<GF4

-A#02-E#, #4: )esidia - otras lacras en el len!uaje de 2o- , @arcelona: Planeta, ;<GC4 -A&AD , "4: /l castellano actualI usos - normas, Pamplona: E70&A, ;<<C4 E( PA6&: Libro de estilo, ;5X ed4, "adrid: Ed4 El Pas, ;<<<4 E1AE@A##2A A# &1EG72, "4: VEl lenguaje jurdicoDadministrativo: propuestas para su modernizacin y normalizacinV, #evista Espa+ola de (ing)stica, =:,=, pgs4 CE;D CGF4 GA##2D "ED20A, $4: 3dioma e in1ormacin7 La len!ua espaJola de la comunicacin,

"adrid: &ntesis, ;<<E4 DD : /stilo - teGto en la len!ua, "adrid: Gredos, ;<<:4 G"E\ 1 ##EG , (4: /l buen uso de las palabras, "adrid: ArcoL(ibros, ;<<= DD GramEtica didEctica del espaJol, "adrid: &", ;<<G4 DD Manual de espaJol correcto, <X ed4, "adrid: ArcoL(ibros, ;<<<4 DD 9rto!ra1&a de uso del espaJol actual, "adrid: &", =FFF4 G#2$E(" , A4: )e1ensa apasionada del idioma espaJol, "adrid: 1aurus, ;<<G4 (.\A# -A##E1E#, !4: /l dardo en la palabra, @arcelona: GalaHia

GutenbergL-rculo de (ectores, ;<<:4 (PE\ " #A(E&, /4, $4 A4&A"PE# y -4 E4 /E#00DE\: Produccin - comprensin de teGtos, "adrid: (a "uralla, ;<<;4 ( #E0\ , E4: /l espaJol de 2o-+ len!ua en ebullicin, EX ed4, "adrid: Gredos, ;<<E4 Manual para la composicin de teGtos, &antander: 7niversidad de -antabria, ;<<54
Manual de documentos administrativos 14#

"A#10E\ DE & 7&A, $4: )udas - errores de len!uaje, EX ed4, "adrid: Paranin*o, ;<G:4 DD Manual de estilo de la len!ua espaJola, Gijn: 1rea, =FFF4 "E0D2E1A, &4: Manual de estilo de %C/, @arcelona: (abor, ;<<C4 "202&1E#2 PA#A (A& AD"202&1#A-2 0E& PK@(2-A&: Manual de estilo del

len!uaje administrativo, "adrid: "AP, ;<<F4 :: Manual de documentos administrativos, "adrid: 1ecnos, ;<<E4 :: Manual de ima!en institucionalI administracin !eneral del /stado+ "adrid: "AP, ;<<<4 Modelos de documentos administrativos4 0oviembre ;<<< http:LL^^^4 igsap4map4esLsgproLdocumenLsgprg4htm " 01 (6 , E4, -4 !2G7E#A&, "4 GA#A-/A0A y "4 &A012AG : Manual de escritura acadFmica, C vols4, @arcelona: Ariel, ;<<<D=FFF4 " #E0 ;<<=4 DD 5uevas minucias del len!uaje, "'Hico: !ondo de -ultura Econmica, ;<<?4 0e9E\ (ADiBE\E, (4: %eor&a - prEctica de la construccin del teGto, "adrid: Ariel ;<<C4 #EA( A-ADE"2A E&PA9 (A: /sbozo de una nueva !ramEtica de la len!ua espaJola, "adrid: EspasaD-alpe, ;<:C4 DD 9rto!ra1&a de la len!ua espaJola, "adrid: EspasaD-alpe, ;<<<4 DE A(@A, $4: Minucias del len!uaje, "'Hico: !ondo de -ultura Econmica,

#E8E&, G4: -mo escribir bien en espa+ol, =X ed4, "adrid: ArcoL(ibros, ;<<<4 # "E#A -A&12(( , $4 et7 al4: Manual de estilo4 "adrid: 70ED, ;<<E4 &E#A!202, 14: Cmo redactar un tema7 )idEctica de la escritura, =X ed4, @arcelona: Paids, ;<<54

DICCIONARIOS
-A&A#E&, $4 )iccionario ideol!ico de la len!ua espaJola, @arcelona: Gustavo Gili, ;<5<4 - ##2P2 , !4: Gran diccionario de sinnimos+ voces a1ines e incorrecciones, @arcelona: @ruguera, ;<<F4 )iccionario avanzado de sinnimos - antnimos de la len!ua espaJola CoG, @arceloD na: @iblogra*, ;<<:4 )iccionario !eneral de la len!ua espaJola ilustrado CoG, @arcelona: @iblogra*, ;<<:4 )iccionario ideol!ico de la len!ua espaJola, @arcelona: @iblogra*, ;<<54 )iccionario de sinnimos - antnimos, @arcelona: c'ano, ;<<G4

)iccionario de uso del espaJol actual 6Clave;, "adrid: &", ;<<?4 G2(2 GA8A, &4: )iccionario de sinnimos, @arcelona: @iblogra*, ;<:=4 "A#&., !4: )iccionario normativo - !u&a prEctica de la len!ua espaJola 4 @arcelona: Ariel, ;<G?4 "A#160E\ DE & 7&A, $4: )iccionario internacional de si!las - acrnimos, "adrid: Pirmide, ;<GE4
Manual de documentos administrativos 14'

DD )iccionario de orto!ra1&a de la len!ua espaJola, "adrid: Paranin*o, ;<<?4 DD )iccionario de redaccin - estilo, =X ed4, "adrid: Pirmide, ;<<:4 DD )iccionario de usos - dudas del espaJol actual, =X ed4, @arcelona: @iblogra*, ;<<G4 "A#160E\ "A#60, $4 et7 al7: )iccionario de tFrminos jur&dicos, Granada: -omares, ;<<E4 " (20E#, "4: )iccionario de uso del espaJol, = vols4, =X ed4, "adrid: Gredos, ;<<G4 IEdicin abreviada, =FFF> 0.9E\ !E#0.0DE\, E"2(2 : )iccionario de construcciones sintEcticas del espaJol7 Preposiciones, "adrid: 7niversidad Autnoma de "adrid, ;<<5 #EA( A-ADE"2A E&PA9 (A: )iccionario de la len!ua espaJola, "adrid: EspasaD -alpe, ;<<=4 #2- , !4: Gran diccionario de la len!ua espaJola, @arcelona: (arousse, ;<<?4 &E- , "4: )iccionario de dudas - di1icultades de la len!ua espaJola , ;FX ed4, "adrid: EspasaD-alpe, ;<<G4 DD, 4 Andr's y G4 #amos: )iccionario del espaJol actual, = vols4, "adrid: Aguilar,

;<<<4