CONSIDERACIONES BSICAS PARA UN PROCESO DE INDUCCIN A UNA EMPRESA.

Visin desde una Gerencia

Autor Bernardo Naran!o Aristi"#$a% &ORMACIN ' CAPACI(ACIN DE) (A)EN(O *UMANO +,-,++.

INTRODUCCIN En el medio laboral, es muy comn encontrarnos con el ingreso de personas que llegan a nuestras organi aciones y, por di!ersas causas, no reciben una adecuada capacitaci"n b#sica que $a!ore ca la integraci"n r#pida y e$ecti!a de estas personas a las empresas% &egn !arios autores', se sabe que la e$ecti!idad de las acciones de un equipo de traba(o )independiente del #rea espec*$ica de traba(o+, depender# de la $orma como cada miembro de su grupo realice el traba(o y lo integre con el resto del proceso producti!o% Esta condici"n est# *ntimamente relacionada con la $orma como se lle!en a cabo los programas de inducci"n y entrenamiento en cada una de sus secciones y, la correspondiente cone,i"n entre ellas% Elementos tan b#sicos como la presentaci"n general de la organi aci"n y de sus pol*ticas, aspectos de seguridad, situaciones relati!as al contrato laboral, capacitaciones y programas de desarrollo espec*$icos para su o$icio, y $actores de riesgo entre otros, pueden presentarse como grandes obst#culos para lograr un buen acople y $acilitar el r#pido desarrollo de las acti!idades para las que $ue contratada una persona- an cuando es en estos momentos, al inicio de cualquier labor, que m#s se necesita del apoyo, seguridad y aceptaci"n para lograr la adaptaci"n e integraci"n del personal, en pro de $a!orecer el inicio y desarrollo del sentido de pertenencia por la empresa% En este art*culo se pretende, adem#s de dar a conocer algunas consideraciones b#sicas para la elaboraci"n de procesos de inducci"n en las organi aciones, llamar la atenci"n y .acer un gran /n$asis en el compromiso que sobre /ste tienen los directi!os de las organi aciones $a!oreciendo o no la implementaci"n de /stos% '% DE&CRI0CIN 1ENER23 DE UN 0ROCE&O DE INDUCCIN 4 032NTE25IENTO& INCI23E& El prop"sito $undamental de un programa de inducci"n segn autores', es lograr que el empleado nue!o identi$ique la organi aci"n como un sistema din#mico de interacciones internas y e,ternas en permanente e!oluci"n, en las que un buen desempe6o de parte suya, incidir# directamente sobre el logro de los ob(eti!os corporati!os% 0ara que un programa de inducci"n y entrenamiento sea e$ecti!o, debe permitir encausar el potencial de la nue!a persona en la misma direcci"n de los ob(eti!os de la empresa, por lo tanto, se considera que todo proceso de inducci"n deber# contener b#sicamente tres etapas que !an en concordancia con la adecuada promulgaci"n y conocimiento de /stos7 8 Inducci"n general7 in$ormaci"n general, proceso producti!o y las pol*ticas generales de la organi aci"n% 8 Inducci"n espec*$ica7 orientaci"n al traba(ador sobre aspectos espec*$icos y rele!antes del o$icio a desempe6ar% 8 E!aluaci"n7 e!aluaci"n del proceso de inducci"n y toma de acciones correspondientes% Es $undamental que se le de a este proceso un en$oque integral e interdisciplinario y que se desarrolle en un ambiente de e,celente comunicaci"n y participaci"n, para que se puedan alcan ar los ob(eti!os planteados% '%' INDUCCIN 1ENER23 En esta etapa, se debe brindar toda la in$ormaci"n general de la empresa que se considere rele!ante para el conocimiento y desarrollo del cargo )dependiendo de /ste, se pro$undi ar# en algunos aspectos espec*$icos+, considerando la organi aci"n como un sistema% &in embargo, es importante considerar que todo el personal de una empresa son !endedores o promotores )directos o indirectos+ de la misma, lo cual .ace que sea $undamental una orientaci"n de todos .acia una misma imagen corporati!a% En esta etapa, se deber# presentar entre otros la siguiente in$ormaci"n7 8 Estructura )organigrama+ general de la compa6*a, .istoria, misi"n, !isi"n, !alores corporati!os, ob(eti!os de la empresa, principales accionistas y dimensi"n o tama6o de la empresa )!entas en pesos o toneladas al a6o+%

8 0resentaci"n del !ideo institucional y c.arla moti!acional% 8 0roductos, art*culos y ser!icios que produce la empresa, sectores que atiende y su contribuci"n a la sociedad% 8 Certi$icaciones actuales, proyectos en los que est# traba(ando la empresa y planes de desarrollo% 8 2spectos relati!os al contrato laboral )tipo de contrato, .orarios de traba(o, tiempos de alimentaci"n y marcaciones, prestaciones y bene$icios, d*as de pago, de descanso y !acaciones entre otros+% 8 0rogramas de desarrollo y promoci"n general del personal dentro de la organi aci"n% 8 1eneralidades sobre seguridad social, reglamento interno de traba(o% 8 3os sistemas de retribuci"n, reglamentos, r/gimen disciplinario y otros aspectos de inter/s institucional, que sean pertinentes para el caso% 8 9arios )9igilancia y seguridad interna, dotaci"n general, ubicaci"n de ba6os, comedor y !estieres, salidas de emergencia y otros+% 8 0ol*ticas y compromiso de la gerencia o de la direcci"n de la empresa con la salud y la seguridad, y capacitaci"n general en salud ocupacional y seguridad industrial% &obre /ste ltimo punto, es importante resaltar que la salud ocupacional es responsabilidad de la empresa y est# a cargo del personal dirigente- por lo que es responsabilidad de los $uncionarios con ni!el de direcci"n y coordinaci"n, o$recer adecuadas condiciones de traba(o, controlar la adopci"n de medidas pre!enti!as en el desarrollo de las acti!idades laborales y !elar por la cobertura total del personal a su cargo% De igual $orma, la compa6*a debe atribuirle tanta importancia a la seguridad como a la producci"n, a la calidad y al control de los costos, ya que se trata de con!encer al traba(ador de que /l es responsable de la seguridad de su traba(o% '%: INDUCCIN E&0EC;<IC2 En esta etapa, se debe brindar toda la in$ormaci"n espec*$ica del o$icio a desarrollar dentro de la compa6*a, pro$undi ando en todo aspecto rele!ante del cargo% Es supremamente importante recordar, que toda persona necesita recibir una instrucci"n clara, en lo posible sencilla, completa e inteligente sobre lo que se espera que .aga, como lo puede .acer )o como se .ace+ y la $orma en como !a a ser e!aluada indi!idual y colecti!amente% Esta etapa, generalmente es liderada por el personal dirigente del cargo, quien reali ar# la presentaci"n del =e$e inmediato, de los compa6eros de traba(o y de las personas cla!es de las distintas #reas% Entre otros, se deber# presentar la siguiente in$ormaci"n7 8 El tipo de entrenamiento que recibir# en su o$icio7 bre!e in$ormaci"n sobre la $orma en que ser# entrenado en su o$icio, el responsable y los ob(eti!os del plan% 8 Estructura )organigrama+ espec*$ica, y ubicaci"n de su cargo y de todas las personas con las que debe interactuar% 8 Diagrama de $lu(o de generaci"n o producci"n de los productos y subproductos o ser!icios, las maquinarias, equipos, instalaciones, .erramientas y materiales disponibles% En lo posible, .acer un recorrido por el lugar de traba(o% 8 3a incidencia que tiene el #rea en que traba(ar# con relaci"n a todo el resto del proceso, cuales son los clientes internos y e,ternos con los que tendr# relaciones% 8 El manual de $unciones para el cargo a desarrollar7 en este se de$inen con la mayor claridad posible las responsabilidades, alcances y $unciones espec*$icas del cargo a desempe6ar incluyendo su ubicaci"n dentro del organigrama y del proceso producti!o, sus relaciones e interacciones con otras #reas y dependencias, los planes de contingencias, los procedimientos para obtener ayuda de terceros, etc% 8 El sistema de turnos de producci"n, las rotaciones y los permisos7 es necesario que se le comunique lo relati!o a .orarios de traba(o, alimentaci"n, pausas, permisos para ausentarse del puesto de traba(o, cual es el sistema de rotaci"n de los turnos, etc% 8 El panorama espec*$ico de $actores de riesgo, de acuerdo a la secci"n o puesto de traba(o y el mapa de riesgos de la empresa7 es indispensable que las personas cono can los riesgos a los que se someter#n mientras desempe6an sus $unciones y las medidas de control que se implementan en la empresa para

mantenerlos en ni!eles de ba(a peligrosidad% Es importante destacar que en el art*culo >: de la resoluci"n ':?@ de '??A, el gobierno nacional a tra!/s del 5inisterio de Traba(o y &eguridad &ocial, estableci" la obligatoriedad de los empleadores de in$ormar a los traba(adores propios o contratados, sobre los riesgos a que se e,ponen durante el desarrollo de sus labores% 2 esto se le llama el derec.o de saber de los traba(adores% 8 3os est#ndares o normas de seguridad por o$icio7 es recomendable entregar una copia de los est#ndares y procedimientos seguros que el traba(ador debe poner en pr#ctica en su puesto de traba(o% Esta in$ormaci"n le ser!ir# al empleado como material de consulta 8 3as obligaciones y derec.os del empleador y del traba(ador en el campo de la salud ocupacional% 8 5ecanismo y proceso para la dotaci"n de ropas de labor7 an cuando pare ca e!idente, es necesario que el personal dirigente e,plique lo relati!o a la ropa de traba(o% 2qu* se debe tratar adem#s lo concerniente al uso de los guardarropas o !estideros, y la reglamentaci"n y procedimientos establecidos para su empleo% 8 Equipos de protecci"n personal requeridos en la secci"n7 es preciso que antes de entreg#rselos, se desarrolle una capacitaci"n que tienda a generar la sensibili aci"n y la consciencia necesaria en el empleado, para lograr con mayor $acilidad y grado de compromiso la aceptaci"n de los mismos y la adaptaci"n a su uso permanente% Esta capacitaci"n debe considerar como m*nimo los siguientes aspectos 7 B El sistema de dotaci"n7 es decir c"mo y ba(o que procedimiento puede el empleado acceder a estos )pr/stamo o de dotaci"n personal+, tanto en .orarios diurnos como nocturnos y en d*as $eriados% B El mantenimiento7 se re$iere a la $orma correcta de asearlos y guardarlos, con el prop"sito de prolongar su !ida til y mantenerlos en las me(ores condiciones de uso% B Entrenamiento para uso correcto7 el $uturo usuario debe conocer con toda claridad cual es la $orma t/cnica y correcta para el empleo de los elementos de protecci"n personal% Es comn que debido a la $alta de esta in$ormaci"n los protectores sean utili ados en $orma incorrecta disminuyendo por esta causa la e$iciencia del mismo con lo cual se somete el traba(ador a una $alsa protecci"n% &e debe tener en cuenta que an cuando la persona mani$ieste que conoce el modo de usarlos, se debe e$ectuar un reentrenamiento para !eri$icar tal a$irmaci"n% B Est#ndares de disciplina aplicados a quien no los emplee7 el traba(ador debe conocer todo lo relati!o al sistema disciplinario usado en la empresa para el control de los est#ndares de seguridad establecidos, que se encuentran establecidas en el reglamento, interno de traba(o, en el reglamento de .igiene y seguridad de la empresa y en el art*culo :: de la Decreto ley ':?@ de '??A% 8 0rocedimiento a seguir en caso de accidente de traba(o7 las principales $inalidades de este espacio son las de lograr que se me(ore el registro de los reportes de accidente de traba(o y que se disminuyan las posibilidades de agra!amiento o complicaci"n de lesiones aparentemente le!es, que resultan como consecuencia de estos siniestros% 8 0rocedimientos b#sicos de emergencia7 todo personal dirigente debe cerciorarse de que en la etapa de inducci"n, el traba(ador cono ca las emergencias m#s comunes que se pueden presentar, las salidas y !*as de e!acuaci"n, la ubicaci"n de los e,tintores y otros aspectos generales que la empresa considere con!eniente tratar en /ste momento, de acuerdo a la clase de riesgo de su acti!idad econ"mica% Toda esta in$ormaci"n debe tratarse con especi$icidad, dado que de ella depender# en buena medida el ni!el de desempe6o en el proceso del nue!o empleado% Todos los aspectos tratados en este proceso, deben estar por escrito y se debe de suministrar una copia al traba(ador, para que los use como documentos de consulta permanente% 3a empresa debe guardar registros escritos y $irmados por el nue!o empleado, como constancia de .aber recibido la capacitaci"n en todas las acti!idades reali adas en /ste proceso de inducci"n% '%C E923U2CIN 3uego de $inali ar el proceso de inducci"n, y antes de terminar o durante el per*odo de entrenamiento yDo de prueba, el personal dirigente del cargo debe reali ar una e!aluaci"n con el $in de identi$icar cu#les de los puntos cla!es de la inducci"n, no quedaron lo su$icientemente claros para el traba(ador, con el $in de re$or arlos o tomar acciones concretas sobre los mismos )reinducci"n, re$uer os y otros+% Esta e!aluaci"n se debe de .acer, con base en los documentos de registro donde consta que se recibi" la capacitaci"n por parte del traba(ador% 2dicionalmente, es recomendable, reali ar e!aluaciones peri"dicas de algunos cargos y $unciones espec*$icas segn criterios propios de cada empresa, ya que en el d*a a d*a de la labores y ocupaciones, los procesos pasan a reali arse de $orma mec#nica, y pueden ser causal de errores de proceso, da6os de maquinaria y

.asta de promotores de riesgos accidentes% 1eneralmente, este tipo de e!aluaciones no est#n consideradas dentro de los programas del ciclo operati!o 0E92 )0lanear, Eacer, 9eri$icar y 2ctuar+, pese a que se lle!an algunos indicadores que se a(ustan de $orma correcti!a% 0or ltimo, es importante recalcar que se debe de mantener una moti!aci"n permanente del personal, ya que /sta es el impulso que permite mantener la continuidad de la acci"n% Un buen proceso de inducci"n, no merece terminar en una $alta de moti!aci"n% :% RE&23T2NDO 3O& FENE<ICIO& DE UN FUEN 0ROCE&O DE INDUCCION, 4 32 I50ORT2NCI2 DE3 CO50RO5I&O 4 2CO502G25IENTO 0OR 02RTE DE 3O& DIRECTI9O& DE 32 OR12NIH2CIN Es un .ec.o, que de $orma paralela al proceso de inducci"n, se debe ir presentando una moti!aci"n por parte de los directi!os del cargo )(e$es inmediatos+, como acompa6amiento y sostenimiento de un e,celente ambiente laboral% 0or lo tanto, no se puede de$inir e,actamente cuando termina la inducci"n ni cuando empie a la moti!aci"n- pero independiente de esto, al iniciarse cualquiera de los dos programas se comien a a integrar al personal al desarrollo del sentido de pertenencia por la empresa% IEubo una /poca en que se cre*a que la nica manera de conseguir que el traba(ador .iciera un es$uer o adicional era pag#ndole mas, otorg#ndole mayores prestaciones y si eso no daba resultado, amena #ndole con el despido% En la actualidad, la administraci"n sabe que ni m#s dinero, ni m#s bene$icios dan por resultado una mayor producti!idad% Eoy en d*a, un nmero cada !e mayor de organi aciones llegan a la conclusi"n de que la $orma m#s segura de obtener la colaboraci"n plena del traba(ador es moti!#ndoloJ: segn dice =ess Encinas, y actuando mediante mecanismos que promue!an un $uncionamiento adecuado de la organi aci"n y .aga que las personas se sientan m#s satis$ec.as% Todo esto parte de un compromiso gerencial por parte de de los directi!os de la organi aci"n como tal, y es por esto que aqu* radica el /,ito o no de todo proceso de inducci"n y moti!aci"n de una compa6*a% Independiente de que e,ista o no la cuanti$icaci"n real de la incidencia de un proceso de inducci"n sobre el estado de resultados de una organi aci"n, se puede considerar de una $orma apro,imada la !isuali aci"n de /ste, mediante la consideraci"n de los siguientes puntos que se !en $a!orecidos por un buen proceso de inducci"n7 8 &e cuenta con toda una cantidad de documentaci"n escrita, que sir!e como material de consulta permanente por parte de los empleados, la cual disminuye los tiempos, posibilidades de errores y costos del proceso de inducci"n y de capacitaci"n por parte de los empleados mismos de la organi aci"n, al e!itar la impro!isaci"n de /ste al momento de dictarla% 2dicionalmente, y desde el comien o, se $omenta y promue!e la cultura de la documentaci"n del conocimiento, en donde se busca que todo quede por escrito, en pro de $a!orecer la continuidad y disminuir la concentraci"n de la in$ormaci"n% 8 &e logra una mayor producti!idad ya que el traba(ador estar# listo para el desempe6o completo de sus $unciones )para las que $ue contratado+ en un tiempo menor comparati!amente contra una organi aci"n sin un buen proceso de inducci"n de$inido% 2 ni!el de e(emplo, consideremos que un traba(ador puede comen ar a desarrollarse al 'KKL de su potencial en CK d*as, contra un per*odo de tiempo de A@ d*as% 8 3os manuales y capacitaciones del personal, disminuyen los riesgos y los accidentes al interior de la organi aci"n, y $a!orecen la promoci"n de una cultura segura% Esto a su !e , se puede re$le(ar en la disminuci"n del !alor de las p"li as de seguros, de los costos internos por incapacidades, 2R0 y otros% 8 El conocimiento y la capacitaci"n espec*$ica en el #rea de traba(o, disminuye los riesgos y da6os de la maquinaria, de los procesos y del personal mismo% Esto se puede re$le(ar en los costos de mantenimiento, disminuci"n de producto no con$orme y accidentes de traba(o% 8 El conocimiento $*sico de la organi aci"n, e!ita las p/rdidas de tiempo por desconocimiento, genera bienestar en las personas )la mayor*a de la gente no pregunta por pena+, y $a!orece el ambiente de traba(oen cuanto al conocimiento global de la organi aci"n, se $a!orece la buena imagen corporati!a, y en ocasiones, es generador de !entas indirectas por recomendaci"n del personal de la empresa% 8 &e a.orra dinero por el buen uso y mantenimiento de los equipos de protecci"n personal )seguridad industrial+, ya que independientemente del buen uso o no de /stos equipos, la empresa debe de reponerlos por la seguridad del empleado% 8 &e $a!orece el sentido de pertenencia del personal, con lo cual la gente traba(a me(or y puede ser m#s e$ecti!a )e$iciente M e$ica + al estar m#s comprometida% Cuando la gente conoce el pasado ).istoria+, el presente, el $uturo ).acia donde !amos+, los ob(eti!os, sabe lo que !a a obtener y como .acerlo, se pone la

camiseta de la organi aci"n% 8 &e me(ora la comunicaci"n interna entre todo el personal, lo cual e!ita errores, $acilita y agili a los traba(os interdisciplinarios y $a!orece el buen ambiente y clima organi acional% 3a idea es lograr generar una cultura de apoyo y ayuda al reci/n ingresado a la organi aci"n% 8 Es un primer proceso moti!ador interno, el cual induce a las personas a traba(ar me(or, con m#s #nimos y empe6o en las $unciones para las que $ue contratado% En cierta $orma, y como consecuencia de todo lo anterior, de una moti!aci"n permanente, m#s toda una serie de pol*ticas que $a!ore can el crecimiento personal y pro$esional de los empleados, se $a!orece la disminuci"n de la rotaci"n del personal, e!itando as* la $uga de conocimiento- lo cual a su !e , induce indudablemente a incurrir nue!amente en los costos, tiempos y cambios que trae consigo todo proceso de inducci"n% 0ara $inali ar, no est# dem#s recordar que todo buen proceso de inducci"n, deber# ser actuali ado y complementado permanentemente a la altura de la organi aci"n, dado que las empresas, tiempos, ob(eti!os, proyectos y en general todo es cambiante y se modi$ica d*a a d*a% C% CONC3U&IONE& En t/rminos generales, del presente documento se puede concluir lo siguiente7 &e plantea que un buen proceso de inducci"n, debe contar con la participaci"n acti!a de las directi!as de toda organi aci"n, ya que de /stas depende en gran parte el /,ito del mismo )e$ecti!a planeaci"n, implementaci"n, cumplimiento y e!aluaci"n del proceso+% 2dicionalmente, la moti!aci"n del personal debe ser una continuidad de dic.o proceso, ya que /ste generalmente $unciona como una cascada, en la cual las $elicitaciones y reconocimientos parten desde las directi!as y se .acen e,tensi!as a todo el personal% Nunca se a.orre un est*mulo para con la gente% Igualmente se plantea, que un buen proceso de inducci"n debe de contar con C etapas, en las cuales se presenta una inducci"n 1eneral, se continua con una inducci"n espec*$ica del cargo, y por ltimo se e!ala el desarrollo de /ste% &e plantea adicionalmente, que los bene$icios de un buen proceso de inducci"n, pueden ser lle!ados al estado de resultados de cualquier organi aci"n, mediante un bre!e an#lisis de tipo cualitati!o en$ocado en ? argumentos b#sicos% Como conclusi"n $inal, podemos acotar a Encinas: al establecer que un buen principio signi$ica un m*nimo de tiempo in!ertido y un incalculable porcenta(e de inter/s a $uturo% Un buen principio no solo aumenta la producti!idad sino que aumenta la e$iciencia y reduce las sustituciones de personal% ' R25IREH, 1abriel Eugenio% 0rocesos de Inducci"n y Entrenamiento, Un en$oque global para el me(oramiento de la salud en el traba(o y la producti!idad% Internet% : ENCIN2&, =ess% Inducci"n y moti!aci"n al personal, Instituto tecnol"gico de Eermosillo% Internet FIF3IO1R2<I2 F23&E33&, Edgar% E,periencias e,itosas de entrenamiento y capacitaci"n en empresas din#micas en 1uatemala% Internet% DE&&3ER, 1ary% 2dministraci"n de personal% 5/,ico7 0rentice Eall, '??>% ENCIN2&, =ess% Inducci"n y moti!aci"n al personal, Instituto tecnol"gico de Eermosillo% Internet% R25IREH, 1abriel Eugenio% 0rocesos de Inducci"n y Entrenamiento, Un en$oque global para el me(oramiento de la salud en el traba(o y la producti!idad% Internet% &TEINFER1, 3orena% Eerramientas que $acilitan la incorporaci"n de un miembro a la organi aci"n7 programas de inducci"n% Internet%