IV Costo o gasto devengado en el 2012, facturado en el 2013

rea Contabilidad (NIIF) y Costos

Ficha Tcnica
Autora : C.P.C. Luz Hirache Flores Ttulo : Costo o gasto devengado en el 2012, facturado en el 2013 Fuente : Actualidad Empresarial N 271 - Segunda Quincena de Enero 2013

1. Introduccin
Es recurrente que al iniciar un nuevo ao econmico muchas empresas se encuentren con comprobantes de pago que sustentan operaciones devengadas en el ao anterior. Incluso muchas empresas no registran el hecho, sino hasta cuando reciben el comprobante de pago, prctica que podra acarrearles una mayor carga tributaria sobre la operacin no reconocida en el periodo en que deveng. La nalidad de este informe es establecer pautas de reconocimiento del pasivo por prestacin de servicios recibidos (devengados) en el ejercicio 2012, los cuales han sido facturados en el 2013; de igual manera de tratarse de adquisicin de bienes.

2. Terminologa contable
La comprensin de este tema implicar tener en cuenta las siguientes deniciones contenidas en el marco conceptual para la preparacin de la informacin nanciera, dentro de los cuales tenemos: a) Devengado: El reconocimiento de las transacciones y dems sucesos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente al efectivo), asimismo se registran en los libros contables y se informa sobre ellos en los estados nancieros de los periodos con los cuales se relacionan. En ese sentido, el devengo guarda relacin con la identicacin del hecho incurrido susceptible de registro contable b) La esencia sobre la forma: Si la informacin sirve para representar elmente las transacciones y dems sucesos que se pretenden reejar, es necesario que estos se contabilicen y presenten de acuerdo con su esencia y realidad econmica, y no meramente segn su forma legal. La esencia de las transacciones y dems sucesos no siempre es consistente con lo que aparenta su forma legal o trama externa. Esta caracterstica le brinda abilidad a la informacin nanciera; en ese sentido, el registro contable no estar supeditado a la existencia de un comprobante de pago; sino, ms bien a la identicacin de la naturaleza del hecho econmico incurrido.
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c) Gastos: Incluye tanto las prdidas como los gastos que surgen en las actividades ordinarias de la empresa. Por ejemplo, aquellos gastos que surgen de las actividades ordinarias son: el costo de las ventas, los salarios y la depreciacin, etc. En el caso de prdidas pueden o no surgir de las actividades ordinarias de la empresa y representan decrementos en los benecios econmicos, por ejemplo, las que resultan de siniestros tales como el incendio e inundaciones, por el efecto de los incrementos en la tasa de cambio de una determinada divisa, etc. d) Costo: Incluye el costo de adquisicin, fabricacin o transformacin incurridos, para dar las condiciones y ubicacin actual a los inventarios o bienes del activo inmovilizado. e) Provisin: Es un pasivo en el que existe incertidumbre acerca de su cuanta o vencimiento. f) Pasivo: Es una obligacin presente de la entidad, surgida a raz de sucesos pasados, la que nace de una obligacin legal o implcita. g) Imputacin: Se reere al registro, el acto de registrar. h) Error contable: Los errores pueden surgir al reconocer, valorar, presentar o revelar la informacin de los elementos de los estados nancieros.

de la empresa; por cuanto es necesaria la retribucin de informacin al rea de contabilidad a n de incluir en los resultados del ejercicio informacin able y razonable. La NIC 37 Provisiones, pasivos contingentes y activos contingentes, nos seala en su prrafo 14, que debe reconocerse una provisin cuando se den las siguientes condiciones: a) una entidad tiene una obligacin presente (ya sea legal o implcita) como resultado de un suceso pasado; b) es probable que la entidad tenga que desprenderse de recursos, que incorporen beneficios econmicos para cancelar tal obligacin; y c) puede hacerse una estimacin able del importe de la obligacin. Si estas condiciones no se cumplen, no debe reconocerse una provisin. Ahora bien, si la empresa contrat la prestacin de un servicio, se entiende que previamente a ello hubo una coordinacin sobre la necesidad de recibir dicho servicio, y su cuanta; entonces de recibir el servicio, se genera el nacimiento de la obligacin presente, relacionado al suceso pasado del que se deriva la obligacin (pasivo), acarreando como consecuencia la atencin del pago de la obligacin creada por tal suceso. Otro aspecto a considerar es la NIC 8 Polticas contables, cambio en estimaciones contables y errores, en su prrafo 5 dene como errores de periodos anteriores a las omisiones e inexactitudes en los estados nancieros de una entidad, para uno o ms periodos anteriores, resultantes del fallo al emplear o de un error al utilizar informacin able que: a) estaba disponible cuando los estados nancieros para tales periodos fueron formulados. b) Podra esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboracin y presentacin de aquellos estados nancieros. Dentro de estos errores se incluye los efectos de errores aritmticos, errores en la aplicacin de polticas contables, la inadvertencia o mala interpretacin de hechos as como los fraudes. 3.2. Formalidades tributarias a considerar Toda operacin de comercio deber de cumplir con ciertas formalidades establecidas por la Administracin Tributaria, tales como: emisin de comprobante de pago, periodo para el uso del IGV como crdito scal; oportunidad de la deduccin del gasto, etc.
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3. Marco general
3.1. Consideracin contable El prrafo 22 del marco conceptual seala que las operaciones incurridas por una entidad deben ser reconocidas o registradas en el periodo en que deveng, esto quiere decir cuando ocurren; ahora bien, el hecho de contar o no con el comprobante de pago, no nos limita a realizar el registro contable de la operacin. Esta posicin se fundamenta en que es la empresa la que solicita la prestacin de un servicio, o la adquisicin de determinada cantidad de bienes; para ello el rea de logstica, o quien haga las veces de ella; recabar informacin sobre los costos a incurrir y coordinar con el proveedor el plazo en que se desarrollar el hecho econmico. Bajo esta perspectiva, la empresa cuenta con toda la informacin necesaria para cuanticar la operacin. En ese sentido, es necesario remarcar que la empresa o contribuyente es el conglomerado de las diversas reas o departamentos

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Aplicacin Prctica
3.2.2. Uso del IGV como crdito scal: Sobre este tema primero nos remitimos al TUO de la Ley del IGV e ISC, para identicar los requisitos para el uso del IGV como crdito scal: Artculo 18.- Requisitos sustanciales El crdito scal est constituido por el IGV consignado separadamente en el comprobante de pago. Solo otorgan derecho a crdito scal las adquisiciones de bienes, las prestaciones o utilizaciones de servicios, contratos de construccin o importaciones que renan los siguientes requisitos: a) Que sean permitidos como gasto o costo de la empresa, de acuerdo con la legislacin del IR, aun cuando el contribuyente no est afecto a este ltimo impuesto (...) b) Que se destinen a operaciones por las que se deba pagar el impuesto o que se destinen a servicios prestados en el exterior no gravados con el impuesto. Artculo 19.- Requisitos formales a) Que el impuesto est consignado por separado en el comprobante de pago. b) Que los comprobantes de pago o documentos consignen el nombre y nmero del RUC del emisor, (...). c) Que los comprobantes de pago, las notas de dbito, los documentos emitidos por la Sunat, a los que se reere el inciso a), o el formulario donde conste el pago del impuesto en la utilizacin del servicios prestados por no domiciliados; hayan sido anotados en cualquier momento por el sujeto del impuesto en su Registro de Compras. () Otro aspecto a resaltar es determinar el plazo para ejercer el derecho a utilizar el IGV como crdito scal; para ello revisaremos la Ley N 29215-Ley que fortalece los mecanismos de control y scalizacin de la Administracin Tributaria respecto a la aplicacin del crdito scal, esta norma ampla en su artculo 2 el plazo de atraso permitido1 para imputar los comprobantes de pago y hacer uso del IGV como crdito scal, otorgando un plazo de hasta doces meses posteriores a su emisin. 3.2.3. Impuesto a la renta: Es necesario tener en cuenta el texto del artculo 57 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, referido a la imputacin de ingresos y gastos, se realiza en el ejercicio gravable en que devengan.

3.2.1. Comprobantes de pago: Este es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso, o la prestacin de servicios. El artculo 5 del Reglamento de Comprobantes de Pago indica que debern ser emitidos y otorgados en la oportunidad que se indica: 1. En la transferencia de bienes muebles, en el momento en que se entregue el bien o en el momento en que se efecte el pago, lo que ocurra primero. () 2. En el caso de retiro de bienes muebles a que se reere la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo, en la fecha del retiro. 3. En la transferencia de bienes inmuebles, en la fecha en que se perciba el ingreso o en la fecha en que se celebre el contrato, lo que ocurra primero. () 4. En la transferencia de bienes, por los pagos parciales recibidos anticipadamente a la entrega del bien o puesta a disposicin del mismo, en la fecha y por el monto percibido. 5. En la prestacin de servicios, incluyendo el arrendamiento y arrendamiento financiero, cuando alguno de los siguientes supuestos ocurra primero: a) La culminacin del servicio. b) La percepcin de la retribucin, parcial o total, debindose emitir el comprobante de pago por el monto percibido. c) El vencimiento del plazo o de cada uno de los plazos jados o convenidos para el pago del servicio, debindose emitir el comprobante de pago por el monto que corresponda a cada vencimiento. () La obligacin de otorgar comprobantes de pago rige aun cuando la transferencia de bienes, entrega en uso o prestacin de servicios no se encuentre afecta a tributos, o cuando estos hubieran sido liquidados, percibidos o retenidos con anterioridad al otorgamiento de estos. Registros contables sugeridos

4. Casustica

Caso N 1
La empresa Monky S.A. ha convenido la compra de mercaderas con su proveedora Sabrosa S.A., la que le despacha las mercaderas el 28.12.12 con gua de remisin; y emite el comprobante de pago el 05.01.13 (FC N 005-000155). La orden de compra de las mercaderas es por S/.11,800, incluye IGV. Anlisis de la operacin El 28.12.12 la empresa Monky S.A. ha recibido inventarios valorizados en 10,000, los cuales han ingresado a su almacn, por ende impactarn en los saldos de los inventarios a presentar en los estados nancieros al 31.12.12. La recepcin de las mercaderas implica que Monky S.A. asume la obligacin de pago ante su proveedor, por el costo de tales mercaderas, debiendo provisionar dicho pasivo. A continuacin, se propone la dinmica contable a seguir.

a. Provisin del gasto devengado en el ejercicio 2012 (Libro Diario):

N Fecha Glosa 60 COMPRAS Por la provisin de la compra de mercaderas recibidas con G/R 601 Mercaderas Cta. Debe 10,000.00 Haber

28.12.12

6011 Mercaderas manufacturadas 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 421 Fact., boleta y otros comprob. por pagar 10,000.00

4211 No emitidas 20 MERCADERAS x 28.12.12 Por el destino 61 VARIACIN DE EXISTENCIAS de los gastos 611 Mercaderas 10,000.00 10,000.00

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Instituto Pacco

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b. Imputacin del comprobante de pago en el Registro de Compras del mes de enero 2013:
Perodo: Enero 2013 RUC: 20151522541 Monkey S.A. Comprobante de pago N Reg. op. 0001 Fecha de emisin 05.01.13 Fecha de vcto. 28.01.13 Tipo 01 N de serie 005 Nmero 000155 Registro de Compras

IV

Informacin del proveedor Documento de identidad Tipo 6 Nmero 20444211272 Apellidos y nombres, denominacin o razn social Sabrosa S.A.

Adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas Importe y/o exportacin total Base IGV imponible 10,000 1,800 11,800

c. Registro contable en enero 2013:

N Fecha Glosa Por la recepcin del compro40 bante de pago por mercaderas recibidas en 42 diciembre 2012 42 Cta. CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 421 Fact., boletas y otros comprob. por pagar 4211 No emitidas TRIB., CONTRAPRESTAC. Y APOR. AL SIST. PRIV. DE PENS. Y DE SALUD POR PAGAR 401 Gobierno central 4011 IGV CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 421 Fact., boletas y otros comprob. por pagar 4212 Emitidas Debe 10,000.00 Haber

05.01.13

1,800.00

11,800.00

El pago de la obligacin se realizar el 28.01.13. del gasto devengado, as como la obligacin legal de pagar por el servicio recibido. En relacin con la recepcin del comprobante de pago de manera tarda debemos tener en cuenta lo siguiente: La empresa an no ha realizado el cierre contable del ejercicio 2012, pudiendo reconocer la provisin del pasivo en su LIBRO DIARIO. Si bien es cierto no cuenta con el comprobante de pago, sin embargo, s tiene el contrato y puede cuanticar el pasivo. La imputacin del comprobante de pago en el Registro de Compras, tratndose de una operacin sujeta a detraccin, se realizar en el mes de enero; siendo que el depsito de detraccin, y el saldo del comprobante de pago es cancelado el 10.01.13.

Caso N 2
La empresa Gusto y Gourment S.A. contrata en el mes de diciembre 2012 los servicios de catering a Monaliza S.A. para un evento promocional: Se emite la factura N 001-00250 con fecha 29.12.12 por S/.4,130 (incluye IGV); sin embargo, se recepciona el comprobante el 8 de enero 2013. Dicha operacin est sujeta a la detraccin (12 %). Se paga el 10.01.13. Anlisis de la operacin La empresa Gusto y Gourment S.A. ha contratado los servicios de catering a la empresa Monaliza S.A., durante el mes de diciembre; la recepcin del servicio implica el reconocimiento
N Fecha Glosa Por el servicio de catering recibido en diciembre 2012 Por el destino de los gastos 63

Registros contables sugeridos: a. Provisin del gasto devengado en el ejercicio 2012 (Libro Diario):
Cta. Debe 3,500.00 Haber

31.12.12

42

31.12.12

91 92 79

GASTOS POR SERVICIOS PRESTADOS POR TERCERO 638 Servicios de contratistas 638x Servicio de catering CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 421 Fact., boletas y otros comprob. por pagar 4213 Provisin - Comprobantes no recepcionados GASTOS DE ADMINISTRACIN GASTOS DE VENTAS CARGAS IMPUT. A CUENTAS DE COSTOS Y GASTOS

3,500.00

1,400.00 2,100.00 3,500.00

b. Imputacin del comprobante de pago en el Registro de Compras del mes de enero 2013:
Perodo: Enero 2013 RUC: 20521842621 Gusto y Gourment S.A. Comprobante de pago N Reg. op. 0020 Fecha de emision 29.12.12 Fecha de vcto. 10.01.13 Tipo 01 N de serie 001 Nmero 000250 Registro de Compras

Informacin del proveedor Documento de identidad Tipo 6 Nmero 20284005123 Apellidos y nombres, denominacin o razon social Monaliza S.A.

Adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas Importe y/o exportacin total Base IGV imponible 3,500.00 630.00 4,130.00

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N

Aplicacin Prctica
Fecha Glosa

b. Registro contable en enero 2013:

Cta. Debe Haber 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 3,500.00 421 Fact., boletas y otros comprob. por pagar Por la recepcin 4213 Provisin - Comprobantes no recepcionados del comprobante 40 TRIB., CONTRAPRESTAC. Y APOR. AL SIST. PRIV. DE PENS. Y DE SALUD POR PAGAR 630.00 de pago emitido 401 Gobierno central 08.01.13 en diciembre 4011 IGV 2012, recepciona4,130.00 do el 08.01.12 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 421 Fact., boletas y otros comprob. por pagar 4212 Emitidas 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 3,634.40 421 Fact., boletas y otros comprob. por pagar 4212 Emitidas Por el pago al 10.01.13 proveedor 10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO 3,634.40 104 Cuentas corrientes e instituciones n. 1041 Ctas. ctes. operativas 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 495.60 421 Fact., boletas y otros comprob. por pagar 4212 Emitidas Por el depsito de 10.01.13 detraccin 10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO 495.60 104 Cuentas corrientes e instituciones n. 1041 Ctas. ctes. operativas

Caso N 3
La empresa Toplinne S.A. ha contratado al ingeniero de sistemas Manuel Candamo, para que realice la reparacin y mantenimiento de sus equipos informticos, durante el mes de diciembre 2012 por S/.3,000, sujeto a retencin del 10 % por rentas de cuarta categora. El ingeniero de sistemas emite el recibo por honorarios el 02.01.13 y se paga el 03.01.13.
N Fecha Glosa Por el servicio de mantenimiento recibido en diciembre 2012 Por el destino de los gastos

Anlisis de la operacin En este caso se evidencia que el comprobante ha sido emitido en un ejercicio posterior al de la prestacin de sus servicios profesionales, en este sentido, la entidad que recibi la prestacin del servicio deber tener en cuenta la esencia y realidad econmica de la operacin, as el procedimiento es el siguiente: Registros Contables: a. Provisin del gasto devengado en el ejercicio 2012 (Libro Diario):
Debe 3,000.00 Haber

31.12.12

31.12.12

Cta. 63 GASTOS POR SERVICIOS PRESTADOS POR TERCERO 634 Mantenimiento y reparaciones 6343 Inm., maq. y equipo 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 424 Honorarios por pagar 4243 Provisin - R.H. no recepcionados 91 GASTOS DE ADMINISTRACIN 92 GASTOS DE VENTAS 79 CARGAS IMPUT. A CUENTAS DE COSTOS Y GASTOS

3,000.00

1,200.00 1,800.00 3,000.00

b. Registro en enero 2013:

N Fecha Glosa Cta. 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 424 Honorarios por pagar 4243 Provisin - R.H. no recepcionados 40 TRIB., CONTRAPRESTAC. Y APOR. AL SIST. PRIV. DE PENS. Y DE SALUD POR PAGAR 401 Gobierno central 40172 Renta 4 categora 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 424 Honorarios por pagar 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 424 Honorarios por pagar 10 Efectivo y equivalente de efectivo 104 Cuentas corrientes e instituciones n. 1041 Ctas. ctes. operativas Debe 3,000.00 Haber

02.01.13

Por el registro del R.H.

300.00

2,700.00 2,700.00 2,700.00

03.01.13

Por el pago neto de la retencin de 4.a categora

Para efectos tributarios, este gasto ser adicionado en la DJ anual, esto debido a que para el perceptor de 4.a categora, la renta se imputa en el ejercicio en que PERCIBI la renta, en el

caso planteado esto sucede en el ejercicio 2013, generando una diferencia temporal.

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