Ecopetrol S.A. [Direccin, cdigo postal, ciudad y provincia o estado] Tel.

[Telfono] Fax [Fax] [Sitio web]

ANALISIS DEL SISTEMA

CONTROL DE GUIAS DE TRANSPORTE 2013
Revisin de procedimientos, protocolos, estado actual de sistemas e informacin relacionada con el Control de Guas de Transporte de Hidrocarburos

TABLA DE CONTENIDO
Contenido
Estado actual del sistema ________________________________________________________________________________ 1 Analisis detallado_________________________________________________________________________________________ 3 Avances realizados _______________________________________________________________________________________ 7 Sistema de Base de Datos ________________________________________________________________________________ 8 Informacion de contacto ______________________________________________ Error! Bookmark not defined. Informacion de la compana __________________________________________ Error! Bookmark not defined.

ANALISIS DEL SISTEMA CONTROL DE GUIAS DE TRANSPORTE

Estado actual del sistema
VISIN GENERAL DEL SISTEMA
El sistema de Control de Guas se compone basicamente de cuatro procedimientos principales, que en alguna medida pueden ser automatizados o acompanados de un sistema informatico, estos procedimientos son: Emision de guas Distribucion de guas entre entidades externas y dependencias internas Auditora del uso de guas autorizadas para su distribucion Disposicion final de las guas no usadas

El proceso de Emisin de Guas de Transporte se compone basicamente de una serie de toma de decisiones basadas generalmente en la demanda actual y prevista de guas de transporte y la cantidad disponible para satisfacer dicha demanda. Es un procedimiento que a la fecha tiene un protocolo preestablecido y que no presenta cuellos de botella o repercute en una acumulacion de tareas y por ende, no se percibe una necesidad inmediata de automatizar y controlar dicho procedimiento, por cuanto la sugerencia en este caso es minimizar el impacto en los procedimientos realizados en la Emision de Guas. La Distribucin de Guas de Transporte entre entidades ya sean internas o externas, es un proceso delicado que auna toda la informacion disponible en los actores que intervienen en esta parte del sistema, entre la informacion que se debe tener en cuenta para su correcto funcionamiento tenemos: Compendio actualizado de entidades autorizadas a transportar hidrocarburos Un conteo detallado de cantidades en stock de guas de transporte disponibles Un resumen detallado del uso de las guas que se ha dado por parte de las empresas transportadoras (Legalizaciones y Autorizaciones)

Esta informacion debe en gran medida ser manejada detalladamente y encontrarse disponible para su consulta y analisis por parte de las personas encargadas de autorizar el suministro de las guas. La Auditora del uso de las Guas de Transporte se hace basada en los informes suministrados por parte de las entidades que han solicitado guas, estos informes actualmente presentan una evidente falta de estandarizacion y son suministrados en diferentes formatos; cabe recalcar que los informes en su gran mayora contienen toda o parte de la informacion necesaria para procesar los datos necesarios para el analisis del uso dado de las guas, sin embargo al llegar en formatos y de formas diferentes se hace difcil el procesamiento de esta informacion, en este paso se hace necesario buscar e implementar los mecanismos necesarios para automatizar el proceso de incorporacion de la informacion que llega por parte de las empresas al sistema, la correcta interpretacion de estos datos repercute en consecuentes autorizaciones de suministro de guas adicionales a las entidades de forma eficiente, dicho de otra forma es el mecanismo principal de control y eje principal del sistema. La Disposicin Final de las Guas de Transporte es el paso final en este procedimiento iterativo, aqu y nuevamente con base en informes y datos suministrados por parte de las empresas transportadoras y

Pagina 1

ANALISIS DEL SISTEMA CONTROL DE GUIAS DE TRANSPORTE

cruzando la informacion actual que maneja el sistema, se procede a la destruccion de todas las guas anuladas que han sido reportadas. La verificacion manual de la numeracion de las guas y la comparacion con la informacion que se tiene de ellas hacen que este procedimiento sea un lastre operacional que debe ser mejorado en las partes en donde quepa automatizacion o mejora usando equipamiento de hardware especializado.

HERRAMIENTAS INFORMTICAS EVALUADAS

En el analisis de las herramientas informaticas utilizadas, tanto de hardware como de software, se percibe una clara dependencia del software Microsoft Excel para la manipulacion de la informacion, esto en gran medida se ve beneficiado por el conocimiento previo en el manejo de este software por parte de las personas encargadas de organizar la informacion, la amplia distribucion de esta aplicacion y a su inmediata disponibilidad en las entidades que intervienen en todas las partes de los procesos ejecutados, sin embargo, aunque Microsoft Excel se destaca por su versatilidad y amplias capacidades para dar soporte al analisis de la informacion cuantificable, no es la mejor alternativa para el almacenamiento y la persistencia de la informacin en el tiempo, de hecho, acumular libros de Microsoft Excel provenientes de diferentes orgenes y tratar de unificar y centralizar toda esta informacion para su posterior analisis se hace una tarea engorrosa y puede representar un potencial riesgo de seguridad y un desorden a la hora de tratar de consolidar la informacion.

DOCUMENTACIN PROCESADA
La documentacion que el sistema genera se caracteriza por ser generalmente documentacion para uso interno, actas e informes realizados en la medida de lo posible, basados nuevamente en la informacion recolectada en todos los hitos realizados, depende del correcto proceso de archivo e indizacion para su posterior consulta, no se evidencia disposicion digital de toda esta documentacion ni persistencia de la misma por lo que elaborar estudios y analisis posteriores sobre el uso de las guas o una simple consulta es una tarea que en la actualidad es difcil de llevar a cabo por lo manual que sera hacer este procedimiento.

PERSPECTIVAS
El control de guas de transporte, grosso modo parece estar bien documentado y la mecanica de los procesos parece funcionar, sin embargo, el hecho de que se carezca de un acompanamiento informatico mas eficiente hace que se produzca una acumulacion de trabajo innecesaria, ademas, la carencia parcial de informacion persistente en el tiempo dificulta la elaboracion de consultas e informes, el analisis eficaz de los datos obtenidos y la toma de decisiones basadas en dicha informacion. Implementar herramientas de almacenamiento de informacion, automatizar procesos, usar mejor los recursos informaticos de hardware y de software con que se cuenta mejoraran en gran medida los resultados obtenidos por esta dependencia, liberaran de la carga acumulada de trabajo y creara una rutina de trabajo mas eficiente, solvente en el desempeno de cada apartado de sus principales hitos y sentara las bases para la realizacion de sistemas mas robustos de consulta y control de guas de transporte a partir del sistema planteado.

Pagina 2

ANALISIS DEL SISTEMA CONTROL DE GUIAS DE TRANSPORTE

Analisis detallado
EMISIN DE GUAS DE CONTROL DE TRANSPORTE
En este apartado se aprecian dos procesos claramente definidos y delimitados, la emision de guas para uso interno por parte de Ecopetrol y la emision de guas a empresas particulares; para el uso interno la solicitud se realiza ante la entidad establecida para esta actividad, no es claro el criterio utilizado para definir la cantidad de guas solicitadas. Para el uso externo, el contacto entre el ente emisor de guas y la entidad transportadora es independiente a Ecopetrol y en particular, del Departamento de Control de Perdidas limitando su participacion de este unicamente a la autorizacion de la emision de guas en las cantidades solicitadas, teniendo en cuenta la informacion suministrada por la empresa solicitante y sobre todo, que cumpla con los requisitos preestablecidos, que hayan formalizado debidamente la legalizacion de las guas previamente solicitadas y que en general se encuentren a Paz y Salvo y sin novedades relacionadas. Para destacar: En el proceso de decision sobre las cantidades necesarias para uso interno, la proyeccion de uso y necesidades se hace probablemente sin tener en cuenta informacion detallada del uso dado a las guas solicitadas previamente y se supone que esta decision se toma con base en pedidos anteriores y en el desabastecimiento evidente de cantidades disponibles. En el proceso de emision de guas para uso externo, se debe contar con informacion detallada del uso dado a las guas por parte de la entidad transportadora solicitante, en la actualidad esos datos pueden ser obtenidos con cierta dificultad, cruzando la informacion suministrada, sin embargo, no se posee un sistema de gestion de esta informacion, no se encuentra centralizada ni existen los mecanismos que faciliten la consulta de estos datos.

Se propone: Mantener un control de cantidades en stock, sistematizando y actualizando constantemente la informacion del uso que se le este dando a las guas, detallado y preciso, que permita prever con antelacion suficiente entre otras cosas, el deficit de guas y de esta forma poder solicitarlas con anticipacion. Consolidar en el sistema propuesto, toda la informacion relacionada con el suministro de guas a los agentes externos, haciendo enfasis en el detalle de las cantidades y las razones y motivos del uso dado, teniendo en cuenta todos los posibles escenarios que se puedan presentar y documentando esta informacion. Cabe resaltar que este sistema debera proporcionar mecanismos dinamicos de consulta, evolucionando desde el uso interno del sistema hasta convertirlo en una herramienta de consulta general y de facil acceso por parte de las entidades autorizadas para el mismo.

Pagina 3

ANALISIS DEL SISTEMA CONTROL DE GUIAS DE TRANSPORTE

SUMINISTRO DE GUAS A DEPENDENCIAS INTERNAS
Los procedimientos involucrados en la solicitud de guas por parte de las dependencias se ajustan en gran medida a lo estipulado en el instructivo ECP -VIT-I-209, sin embargo, se han presentado dificultades a la hora de legalizar las guas, debido entre otras cosas por los siguientes motivos: Inconsistencias en la numeracion declarada en la legalizacion, quizas por errores de escritura y digitacion aunque tambien se presentan casos en donde no se escribe el numero completo. Alteraciones en el formato original 1, se presenta el caso en que se ha modificado el formato, eliminando columnas y con esto evitando el diligenciamiento total del documento. Formatos mal diligenciados, por ubicacion de los datos en el formato, por carencia de informacion, informacion incorrecta o por descuido. Incumplimiento en el envo de las legalizaciones por correo electronico, se presentan los casos en que los informes se envan extemporaneamente, por fuera de los rangos de fecha previamente establecidos.

Para destacar: A pesar de que se han establecido formatos que en teora deben estandarizar la presentacion de los informes, en la practica, la inconsistencia de la informacion recogida ralentiza y dificulta la correcta revision de la informacion, perdiendo tiempo en detalles de forma y dejando de lado los detalles de fondo que son los mas relevantes. Algunos procesos requieren soportes fsicos (en el caso de guas anuladas y soporte de guas extraviadas2), sin embargo, estos documentos estan llegando con mucha diferencia de tiempo, lo que hace que el trabajo se acumule ante la imposibilidad de verificar fsicamente la informacion suministrada en los reportes. Es difcil determinar con exactitud las razones por las cuales los formatos se estan diligenciando inadecuadamente, es posible que haga falta una mayor claridad en el procedimiento o quizas un mayor compromiso tanta en la difusion de la normatividad vigente como en la aplicacion de la misma. Los denuncios ante autoridades competentes deben ser realizados inmediatamente se presenta la novedad, sin embargo estas denuncias se estan presentando con retrasos.

Se propone: Revisar el procedimiento aplicado en la actualidad, modificando, anadiendo y mejorando todos aquellos aspectos en los que se haga evidente una mayor claridad en cuanto a las tareas a realizar, los plazos establecidos, y sobre todo, las directrices y obligaciones por parte de las personas encargadas de diligenciar y adelantar tramites. Sistematizar el proceso de suministro de guas, llevar a cabo un minucioso registro de todas las actividades realizadas, las cantidades suministradas y sobre todo, un cruce de toda la informacion generada por las dependencias, esto con el fin de contar siempre con la mayor

1 2

Formatos ECP-GCP-F-211 y ECP-GCP-F-212 El soporte de gua extraviada es el denuncio adelantado ante la autoridad competente

Pagina 4

ANALISIS DEL SISTEMA CONTROL DE GUIAS DE TRANSPORTE

informacion disponible, generar los informes y reportes apropiados y servir de base para crear eventualmente un mecanismo de consulta que se adapte a las necesidades del sistema.

SUMINISTRO DE GUAS A ENTIDADES EXTERNAS

El suministro de guas de transporte a las entidades externas que las solicitan, se ajusta en gran medida a lo estipulado en el instructivo ECP-VIT-I-209, entre los aspectos encontrados tenemos: Para destacar: Las dificultades que se presentan en este proceso son similares a los presentados en el suministro de guas a dependencias internas. No existe un formato homologado de legalizacion, por ende cada empresa es libre de enviar los soportes de legalizacion en el formato que ellos estiman conveniente, creando dificultades en la interpretacion de la informacion suministrada La autorizacion de suministro de guas depende ademas de la legalizacion, del soporte bien documentado de autorizacion para transportar hidrocarburos, sin embargo algunas empresas no cumplen con los requisitos a la hora de solicitar guas. Los denuncios ante autoridades competentes deben ser realizados inmediatamente se presenta la novedad, sin embargo estas denuncias se estan presentando con retrasos.

Se propone: Llevar un control estricto sobre el estado de las empresas con respecto a su documentacion, exigiendo a las mismas actualizar constantemente la informacion legal y afn al proceso de autorizacion para el transporte de hidrocarburos. Mejorar los mecanismos de ingreso de informacion, apoyandose en herramientas informaticas y de hardware que permitan agilizar este proceso. Incentivar el suministro de informacion detallada, en casos en que la informacion pueda ser ambigua o carente de detalles, ademas de exigir el envo de soportes fsicos y digitales. Generar mecanismos de persistencia de la informacion con el fin de facilitar la consulta y posterior generacion de informes.

DISPOSICIN FINAL DE LAS GUAS DE TRANSPORTE

El procedimiento para la disposicion final de las guas de transporte se ajusta a lo estipulado en el instructivo, sin embargo se destacan las siguientes observaciones: Para destacar: La maquina trilladora de papel, usada para destruir las guas solo soporta alrededor de 10 copias de papel simultaneas, lo que ralentiza el proceso de destruccion ya que generalmente se deben disponer varios miles de guas. La verificacion manual de las guas se hace comparando los registros encontrados con el numero de gua fsico, obtener este numero de forma manual es un procedimiento propenso a errores de lectura o digitacion ademas de ser lento.

Pagina 5

ANALISIS DEL SISTEMA CONTROL DE GUIAS DE TRANSPORTE

Se propone: Adquirir un lector de codigo de barras que apoye el proceso de adquisicion de datos de las guas para a lectura de esta informacion y as evitar cometer errores en el ingreso de la misma y con esto agilizar todos los procesos que dependen de toma de datos de las guas. Auditar minuciosamente el estado actual y ubicacion de las guas, estableciendo con exactitud esta informacion, persistiendo los datos obtenidos con el tiempo y creando herramientas de consulta detallada de los mismos. El instructivo de control de guas unicas de transporte carece de claridad u omite el procedimiento o protocolo que se debe llevar a cabo para el manejo y consecuente destino que se le debe dar a las guas que son devueltas, sin alteraciones ni novedad, solo que no fueron utilizadas.

RESUMEN
Revisando cada uno de los escenarios y actividades realizadas en todo el procedimiento se puede observar que: El instructivo que describe todos los procedimientos no esta siendo ejecutado a cabalidad, por parte de las diferentes dependencias y entidades involucradas, se debe hacer empeno en mejorar el acatamiento de las instrucciones all detalladas. Se deben anexar y corregir procedimientos, de acuerdo con una evaluacion detallada de los mismos, mejorando los puntos que haya que mejorar y aclarando aquellos que hayan dudas. Microsoft Excel como herramienta de analisis de informacion es muy eficiente, sin embargo al hacerse necesario el almacenamiento centralizado de los datos obtenidos, se debe pensar en un enfoque diferente, usar un administrador de bases de datos es una mejor opcion por lo que se hace necesario implementar una base de datos que permita almacenar, consultar y demas operaciones relacionadas. Se puede aprovechar el hecho de que la numeracion de las guas de transporte se encuentra ademas en un codigo de barras impreso en cada uno, para usar herramientas de lectura de los mismos, con eso se garantiza exactitud y precision a la hora de realizar cualquier tarea que involucre la lectura y digitacion de los mismos. La destruccion en masa de las guas se puede mejorar disponiendo de mas equipos para la misma actividad.

Pagina 6

ANALISIS DEL SISTEMA CONTROL DE GUIAS DE TRANSPORTE

Avances realizados
ANLISIS INGENIERIL DEL SISTEMA
En el proceso llevado a cabo de revision de todas las actividades realizadas se ha podido observar y determinar hitos importantes en cada escenario y actividad realizada, determinando en que puntos se puede implementar una y otra herramienta, se han tenido en cuenta la informacion suministrada por cada funcionario encargado de cada aspecto a realizar y se ha hecho una labor de retroalimentacion con cada uno de los mismos.

GESTIN DEL PASIVO

Se desconoce la cantidad total de guas acumuladas en el pasivo existente, sin embargo se ha trabajado simultaneamente con los paquetes de guas que llegan diariamente, no es posible dedicarse a una actividad a la vez por lo que reducir el pasivo es una tarea lenta. Con el pasivo se ha seguido la siguiente ruta de trabajo: Clasificacion de todo el pasivo por medio en el que se encuentra o Cds y medios digitales o Informes y guas anuladas o Solo informes o Solo guas anuladas Con la ayuda de un lector de codigo de barras, se empezo a evacuar el total de guas anuladas

Los totales evacuados se detallan en los siguientes graficos Insertar graficos de Excel

INDEXACIN DE LA INFORMACIN ACTUAL

En este apartado, se revisaron todos los documentos y formatos que se llevan a cabo, analizando la viabilidad de sistematizar los procedimientos que de alguna forma son repetitivos o redundantes, consiguiendose los siguientes resultados: Automatizacion del proceso de generacion de Actas de Entrega y Emision de Guas Realizacion de Macros en Excel para los balances Uso de lector de codigo de barras para el ingreso de la nueva informacion Consolidacion de multiples archivos, evitando la informacion redundante y dispersa

Pagina 7

ANALISIS DEL SISTEMA CONTROL DE GUIAS DE TRANSPORTE

INDEXACIN DE LA INFORMACIN NUEVA
La nueva informacion que ingresa diariamente, se esta indexando de la misma forma como se vena haciendo, sin embargo, se esta verificando toda la informacion al detalle y se esta implementando la unificacion de la informacion, evitando dispersar los datos en multiples archivos, esto con el fin de iniciar un proceso de transicion a la implementacion posterior de un sistema de base de datos. Sistema de Base de Datos

PREMBULO
En el analisis previo, se percibe la necesidad de manejar la informacion general en un sistema de base de datos, sobre todo por la versatilidad y capacidad de realizar consultas y generar informes detallados de los multiples aspectos del sistema, el almacenamiento de la informacion a traves del tiempo (persistencia de datos) y la posibilidad de escalar el sistema a diferentes formas y medios de consulta (acceso local, acceso remoto, interfaces web, etc.)

SISTEMA PROPUESTO
Aprovechando el acceso a las licencias de Microsoft Access, se propone a este gestor de base de datos como la plataforma inicial y piloto para realizar el primer acercamiento a una base de datos que soporte todos los procesos que se realizan en el manejo de las guas de transporte, se propone ademas dotar del sistema de la capacidad de generar multiples informes y consultas, realizar procesos de ingresos, despachos, legalizaciones y demas procesos pendientes como el pasivo actual.

ANLISIS PREVIO
Aplicando metodos de analisis y diseno de sistemas, se han ido revisando cada aspecto del sistema global, sus casos de uso, eventos, relaciones, requisitos, operaciones, interacciones con los usuarios y demas actores del sistema, hasta lograr llegar a un modelo o arquitectura cercana al modelo ideal, esto con el fin de empezar a disenar los aspectos tecnicos de la aplicacion. Con base en la informacion modelada, se han empezado a indexar datos en tablas en la base de datos, realizando pruebas de integridad referencial y empezando a modelar lo que seran las interfaces del sistema.

IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA

Aun no se posee un sistema terminado, la informacion que se ha ingresado proviene de multiples fuentes por lo que se ha enfatizado en la correccion y revision detallada de cada dato, despues de integrado el sistema, esta informacion servira de soporte para multiples procesos por lo que se hace necesario tomar precauciones a la hora de ingresar la informacion.

Pagina 8