Manual de Laboratorio Ms. Project 2010 PDF

MANUAL DE APRENDIZAJE
Marco ARIAS Chacaltana Business Manager & Research marco.arias@bigbyte.pe September 04, 2012
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CONTENIDO
CAPITULO 01: INTRODUCCIN ------------------------------------------------------------------------ 3
1.1. DEFINICIN DE UN PROYECTO ------------------------------------------------------------------------------------ 3 1.2. TRINGULO DEL PROYECTO: TIEMPO, COSTO Y MBITO (ALCANCE) ----------------------------------- 5 1.3. PLANIFICACIN Y ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ------------------------------------------------------- 6 1.4. CONCEPTOS BSICOS DE MICROSOFT PROJECT -------------------------------------------------------------- 7 1.4.1. ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIN DEL TRABAJO (WBS) ----------------------------------------- 8 1.4.2. TCNICAS DE PROGRAMACIN DE PROYECTOS ------------------------------------------------------ 8
1.4.2.1. 1.4.2.2. 1.4.2.3. MODELO DE DIAGRAMA DE PRECEDENCIAS:------------------------------------------------------------------8 DIAGRAMA DE GANTT (BARRAS) ---------------------------------------------------------------------------------9 MTODO DEL CAMINO CRTICO (CPM) -------------------------------------------------------------------------9
1.5.
PERSONALIZACIN DEL WINDOWS. --------------------------------------------------------------------------- 12
CAPTULO 02: NAVEGANDO MS PROJECT 2010 ------------------------------------------------- 14
[MANUAL DE APRENDIZAJE]
4 de septiembre de 2012
CAPITULO 01: INTRODUCCIN

Para conseguir ser un administrador de proyecto es necesario completar los proyectos a tiempo, no salirse del presupuesto, y asegurarse de que los clientes queden satisfechos con su trabajo. La gestin de proyectos es el proceso de planificar, organizar y administrar tareas y recursos para obtener un objetivo definido, usualmente dentro de ciertas restricciones de tiempo, recursos o costo. Todos los proyectos, bsicamente, constan de tres fases principales: 1. 2. 3. Planeamiento y programacin. Seguimiento y administracin. Fin del proyecto.
En el captulo 01, iniciar Microsoft Project. Crear un archivo de un proyecto, conocer las principales reas de la interfaz predeterminada de Microsoft Project y establecer los vnculos entre las tareas, as como a asignar la duracin a las tareas del proyecto. En el captulo 02 y 03, Asignar los recursos de la lista creada para el proyecto a cada uno que lo requiera, establecer las diferentes tasas de costo para un recurso y visualizar el modo en que son programados los recursos para trabajar durante el transcurso del proyecto.
OBJET IVO
Permitir que un usuario pueda crear los proyectos con sus actividades, asignar recursos y costos a fin de obtener la informacin necesaria y suficiente para el control y seguimiento de cada proyecto. Al finalizar el curso de laboratorio, el participante comprender las nociones bsicas y necesarias para elaborar un proyecto con las bondades del MS - PROJECT 2010.
1.1. DEFINICIN DE UN PROYECTO Un proyecto es temporal. La duracin de un proyecto podra ser de tan slo una semana o prolongarse durante aos, aunque cada proyecto tiene un inicio y un final definido. Un proyecto es adems un esfuerzo. Los recursos, como pueden ser el personal y el equipamiento, necesitan realizar un trabajo.
Ing. de Sistemas e Informtica | DOC. Marco Antonio ARIAS Chacaltana
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El esfuerzo es encargado a un equipo u organizacin, de modo que los proyectos tienen en cierto sentido la tendencia a ser eventos planificados. El xito de los proyectos no es espontneo; necesita una preparacin y planificacin previa. Cada proyecto crea un producto o servicio nico. Este es el objetivo del proyecto, la razn por la que se emprende el proyecto.
La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Algunos Ejemplos: Construir una casa Armar y dar un curso por primera vez Desarrollar y lanzar un nuevo producto Instalar una mquina en una industria Desarrollar un evento Reestructurar una organizacin Dar un examen Realizar un desarrollo de software Desarrollar un equipo electrnico Construir una fbrica Hacer un catlogo etc.
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1.2. TRINGULO DEL PROYECTO: TIEMPO, COSTO Y MBITO (ALCANCE) El trabajo de un proyecto puede ser visualizado de muchas formas, aunque la ms conocida sea probablemente el denominado tringulo del proyecto:
TIEMPO: Los proyectos exigen una fecha lmite. El tiempo limitado es la delimitacin con la que estaremos ms familiarizados en cualquier proyecto. COSTO: Los costos son todos los recursos requeridos para llevar a cabo el proyecto. El costo incluye las personas y el equipamiento para realizar el trabajo, los materiales utilizados, y todos los dems eventos y aspectos que requieren dinero o la atencin de alguien en un proyecto. MBITO (ALCANCE): Conjunto de tareas necesarias para conseguir los objetivos del proyecto. Este tro de tiempo, costo y mbito forman el tringulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto. Qu es la Gestin de Proyectos? La gestin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para atender los requerimientos del proyecto. La gestin de proyectos es lograr los objetivos a travs del uso de procesos tales como: inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre. El equipo del proyecto gerencia el trabajo de los proyectos, y el trabajo tpicamente involucra:
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Demandas compitiendo por: Alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad. Involucrados con diferentes necesidades y expectativas. Identificacin de requerimientos. 1.3. PLANIFICACIN Y ADMINISTRACIN DE PROYECTOS PLAN DEL PROYECTO: CARACTERSTICAS DE UN PROYECTO Puede ser sencillo, no requiere de conocimientos, de tcnicas y de recursos complejos, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas. Puede ser complejo, requiere de conocimientos, de tcnicas y de recursos complejos, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de dlares. ELEMENTOS DE UN PROYECTO: TAREA: Tambin llamadas pasos, se requieren para completar un proyecto y definen el mbito del objetivo del mismo. HITO : Representa un evento o condicin que marca la finalizacin de un grupo de tareas relacionadas o la finalizacin de una fase del proyecto. RECURSO: Son las personas, equipos, y material que son necesarios para completar y llevar a cabo las tareas en un proyecto. CREAR UN PLAN DE PROYECTO: Cuando se hayan definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales, se puede comenzar a crear el plan. PRIMERO: Se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, as como la duracin de cada tarea. SEGUNDO: Se agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos.
TERCERO: Despus se asignan estos recursos a las tareas. Con esta informacin, Microsoft Project crea una programacin. Se puede comprobar la programacin y ajustarla segn sea necesario. Los primeros pasos en la creacin de una programacin consiste en iniciar un nuevo archivo, designar una fecha de comienzo o fin del proyecto e introducir informacin general del proyecto. GESTIN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT La herramienta de Microsoft facilita el modo de llevar a cabo de manera conjunta las siguientes acciones para la administracin de proyectos: Realizar un seguimiento de toda la informacin que conlleva los requerimientos del trabajo, la duracin y los recursos para el proyecto. Visualizar el plan del proyecto en un formato estndar (Chrter del Proyecto) y con un diseo apropiado. Programar tareas y recursos de manera apropiada y consistente. Intercambiar informacin de proyecto con todos los participantes a travs de una Intranet o de Internet. Comunicar la informacin a los recursos y otros participantes, dado que el administrador del proyecto posee el control del proyecto. 1.4. CONCEPTOS BSICOS DE MICROSOFT PROJECT Qu es Microsoft Project? Microsoft Project es un software que sirve como herramienta para la Gestin de Proyectos, desarrollado por Microsoft. A la fecha el MS-Project se encuentra en su versin 2007 el cual adiciona facilidades para gerenciar proyectos va Internet, con sus herramientas de MS-Project Server y comunicacin va e-mail. En qu nos ayuda Microsoft Project? EL MS-Project ayuda en los procesos de planificacin y control de las gerencias de alcance, costo y tiempo en forma casi total y en una forma parcial en los procesos de las gerencias de calidad, recursos humanos, comunicaciones, procura (cuidado en los negocios) y riesgos. Comenzando a trabajar con Ms-Project ESTIMACIN DE DURACIN
Los valores de duracin van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo:
Abreviaturas min = m hr = h da = d Equivalencias 1 da = 8 h 1 sem = 5 das
sem= s
Ms = ms
1 mes = 20 das
1.4.1. ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIN DEL TRABAJO (WBS) Qu es? Mtodo para representar jerrquicamente las partes de un proceso o producto. Ejemplo:
PROYECTO
TAREA 1
TAREA 2
TAREA 3
TAREA 1.1
TAREA 1.2
TAREA 2.1
TAREA 2.2
TAREA 2.3
TAREA 3.1
TAREA 3.2
En la administracin de proyectos moderna, la herramienta ms distintiva y fundamental es la Estructura de Divisin del Trabajo, o WBS por sus siglas en ingls (Work Breakdown Structure). Prcticamente es la base para poder saber qu se requiere hacer y de ah realizar los planes de tiempo, costo, calidad, riesgo, adquisiciones, comunicaciones y recursos humanos, de forma integral. 1.4.2. TCNICAS DE PROGRAMACIN DE PROYECTOS 1.4.2.1. MODELO DE DIAGRAMA DE PRECEDENCIAS:
VINCULACIN ENTRE TAREAS 1. Fin a comienzo (FC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A). La tarea (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea (A). La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la tarea (A). La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A). 1.4.2.2. DIAGRAMA DE GANTT (BARRAS) EL diagrama de Gantt tiene como objetivo la representacin del plan de trabajo, mostrando las tareas a realizar, la distribucin ptima de los recursos, el momento de su comienzo y su terminacin y la forma en que las distintas tareas estn encadenadas (vinculadas) entre s.
2. Comienzo a comienzo (CC) 3. Fin a fin (FF) 4. Comienzo a
1.4.2.3. MTODO DEL CAMINO CRTICO (CPM) EL mtodo CPM (Critical Path Method - Mtodo del Camino Crtico) constituye una de las tcnicas pioneras en el campo de la moderna programacin y control de proyectos.
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Para construir el CPM el primer paso que hay que dar es crear una Estructura de Descomposicin de Trabajo (WBS) para el proyecto. El siguiente paso, es crear una suerte de diagrama de flujo especfico a partir de la informacin contenida en la WBS.
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Tarea Ficticia
6 0 1 2
Inicio
5
Tarea 01
Tarea 04
Fin
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1.5. PERSONALIZACIN DEL WINDOWS. Configurar y personalizar el windows antes de utilizar el Ms-Project. PASOS: 1. 2. 3. 4. Clic en inicio. Seleccionar configuracin. Clic en Panel de Control. Doble Clic en Configuracin Regional y de Idioma. 5. Ubicar en ambas casillas el mismo pas: Per.
6. Clic en el Botn Personalizar. 7. Clic en Ficha Nmero Observar: Smbolo Decimal: . Separacin de Miles: ,
8. Clic en Ficha Moneda Observar: Smbolo Decimal: . Separacin de Miles: ,
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9. Clic en Ficha Hora Observar: De acuerdo a la leyenda: h: es para que aparezca en 12 horas (Ejm: 08:00 a.m. a 01:00 p.m.) H: es para que aparezca en 24 horas (Ejm: 8 a 13)
10. Clic en Ficha Fecha Observar Formatos de Fechas: Ejemplos: Per: dd/mm/aaaa esto sera para nuestro uso. EEUU: mm/dd/yyyy Japn: yyyy/mm/dd
11. Clic en Aplicar. 12. Luego, Clic en Aceptar. 13. Cerrar la ventana de Configuracin Regional y de Idioma.
OTRAS FORMAS DE INGRESAR AL MS-PROJECT Pasos: 1. Manera convencional: inicio / programas / 2. Inicio / ejecutar / escribir: WINPROJ / <Enter>
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CAPTULO 02: NAVEGANDO MS PROJECT 2010

Una vez que tenga instalado el Project, ingrese al Project y para crear un proyecto se debe acceder al project, seleccionar el men de la parte superior izquierda denominado Archivo y en las opciones de la parte izquierda seleccionar Nuevo y dentro de este la opcin Proyecto en blanco, presione el botn Crear.
Una vez creado se puede definir para el proyecto algunas propiedades, seleccionando en el men. Proyecto y en la parte izquierda de la barra de herramientas Informacin del Proyecto:
Para que se defina entre otros: la fecha de inicio del proyecto, el calendario, la prioridad:
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Regresando al men tarea, se encuentra bajo l la barra de herramientas con las opciones que normalmente se utilizan ms, a continuacin est el rea de trabajo donde se crean y modifican las tareas o actividades de un proyecto con sus atributos; y, por ltimo en la parte inferior est la barra de estado, que es donde se informa el estado de alguna actividad.
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Para ingresar una tarea ms comnmente llamada en el mbito de proyectos una actividad, se debe ubicar en el rea de trabajo y digitar el nombre de la tarea, luego se puede completar la informacin, ya sea digitndola directamente en los diferentes espacios que tiene la tarea, para las fechas pueden seleccionarse a mano o presionando en la barra de herramientas la opcin Autoprogramar. Para el resto de informacin puede tambin dar doble click sobre la tarea o presionar el botn Informacin, apareciendo una ventana adicional con varios tabuladores, en el primero denominado General se tiene el nombre, duracin (si es solo estimativa marcar la casilla denominada Estimada. El porcentaje completado (0% sin avance, 100% es terminada), la Prioridad de la tarea, modo de programacin (manual o automtico), fechas en las que inicia y termina, si se mostrar la escala de tiempo, si se oculta la barra y si es Resumida.
En todos los tabuladores en la parte inferior de la ventana se tiene: un botn de ayuda, uno para Aceptar los cambios y otro para Cancelar. En el siguiente tabulador denominado Predecesoras, se tendr informacin de que tarea antecede y el tipo de relacin (si debe terminar la otra para esta empezar, si empiezan iguales, si deben terminar iguales y con cuntos das de diferencia.
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El siguiente tabulador contiene la asignacin de recursos:
Luego est el tabulador denominado Avanzado, en el cul se puede delimitar la tarea, indicando si hay una fecha lmite para hacerla, el tipo de restriccin y una fecha de esta, qu calendario se utiliza, un cdigo del EDT (Estructura de Desglose de Trabajo), el mtodo del valor acumulado, si es hito (0 das, son tareas referenciales).
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A continuacin est el de Notas, donde se puede incluir textos relacionados a la tarea:
Por ltimo, est el de Campos Personalizados, en el cul se puede ingresar los datos de campos que se deseen adicionar a las tareas:
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Relaciones padre hijo entre tareas. Cuando una o ms tareas son parte de una tarea o actividad mayor, ests deben estar bajo la tarea padre, se las debe seleccionar (se ponen oscuras), en la barra de herramientas se presiona el botn con la flecha verde hacia la derecha (Aplicar sangra) para que se intente hacia la derecha.
De manera que las tareas hijas se ven ms a la derecha del padre, as:
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En la parte derecha del rea de trabajo aparece un diagrama Gant, mismo que refleja el plazo en el que una tarea se realiza en el tiempo y las relaciones entre tareas. Las que aparecen en negro son las tareas padres o de agrupacin, las azules y rojas las tareas hijas y las no rellenas son las no programas.
Relaciones
Para relacionar dos tareas, se tiene la relacin Fin Comienzo, de manera que la una comience una vez finalizada la otra (FC en ingls FS) se las puede seleccionar y presionar el botn que asemeja una cadena en el rea Programacin:
O se puede escribir en el atributo Predecesores el nmero de la tarea (parte izquierda) que debe terminar antes, en este caso la Nmero 2:
Dando como resultado:
Como parte prctica se ha creado la Actividad 2.1 bajo la Actividad 2, para ellos solo se debe escribir en el nombre de la tarea nmero 4 lo indicado y auto programamos:
Para que esta actividad sea parte de la Actividad 2, se debe aplicar sangra:
Quedando:
Ahora trabajemos con la duracin, para ello podemos digitar directamente la duracin en el atributo correspondiente:
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Ahora, para insertar una actividad entre dos actividades, por ejemplo la actividad 1.1 bajo la Actividad 1, se debe ubicar en la Actividad 2, es decir la que est bajo la cual queremos aadir, presionamos el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin Insertar Tarea. Lo mismo puede hacerse desde la barra de herramientas junto a la seccin Tareas, donde puede insertar una tarea normal, un hito (tarea referencial con 0 das de duracin) o una de resumen.
All se ingresan los datos de la tarea. Como se puede observar la actividad creada se intent a la misma altura del padre.
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Edicin datos manuales y aplicacin de sangra en la actividad 1.1:
Otra forma de edicin es dando click sobre la tarea o en la barra de herramientas como se explic anteriormente y se puede editar los datos en los tabuladores, como ejemplo veamos los datos que se tiene en esta actividad: Tabulador: General
Tabulador: Avanzado
Se han desplegado las opciones permitidas para Tipo de Restriccin: Debe comenzar a la fecha dada, Debe finalizar a una fecha, Lo antes posible (se realiza apenas se pueda), Lo ms tarde posible es decir que tiene holgura, No comenzar antes del que restringe el inicio a la fecha dada, No comenzar despus del que restringe a que ya no debe empezar despus de la fecha, No finalizar antes del que indica que la finalizacin debe ser posterior a la fecha y la de No finalizar despus del que indica que debe terminarse antes de la fecha.
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Opciones de Tipo de Tarea, donde se indica cmo se mide la tarea si es por Duracin fija (independiente del nmero de recursos), Unidades fijas (fija fechas y recursos) o Trabajo fijo (el trabajo es el mismo aun que se aumente recursos o plazo), se puede marcar adems si est condicionada al esfuerzo. Opciones para Calendario, normalmente viene con el predeterminado, sin embargo se puede cambiar a otros estndares o creados.
Opciones para Mtodo de valor acumulado: % Completado o % Fsico completado, el segundo caso no depende de recursos ni tiempo y se debe incluir cuando el avance fsico pueda diferir del % completado.
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Crear la tarea 3 bajo la 2.1, como se ve se crea como hija de la Actividad 2
Quitar Sangra a la Actividad 3
Quedando as:
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Otro tipo de relacin es la de Comienzo - Comienzo (CC en ingls SS), es decir que la una inicie cuando la otra inicia, para ello puede crearse la relacin FC y cambiar editando los predecesores ya sea en la venta con informacin o escribiendo en el atributo. Por ejemplo si queremos que la Actividad 3 inicie cuando inicia la Actividad 2, podemos ingresar a los datos de la Actividad 3 e incluir la predecesora:
Luego se debe cambiar el tipo a CC
El atributo Pos, permite indicar el nmero de unidades en que difieren los inicios para cuando se quiere que una tarea inicie x das, horas o unidades de tiempo antes o despus de la otra tarea, quedando de la siguiente manera:
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Como se puede ver en el atributo Predecesoras 4CC que quiere decir que inicie cuando la tarea 4 inicie, es decir la denominada Actividad 2. Si se quisiera que empiece 1 da ms tarde se puede hacerlo en la venta de informacin, en el tabulador Predecesoras, en atributo Pos como se explic anteriormente o digitar a continuacin del 4CC el signo ms o el menos dependiendo de si es antes o despus, la cantidad y el tipo de unidades (ejemplo d para das)
Quedando de la siguiente manera:
Se cre la Actividad 1.2 bajo la 1.1, considerando que debe comenzar un da antes que dicha actividad termine:
Ahora insertemos una Tarea tipo hito bajo la 1.2, para ello puede usar el botn de la barra de herramientas junto a la seccin Tareas o crear una tarea y ponerle 0 das o en informacin marcar la casilla Hito. El hito creado se le pone nombre y se le ha puesto como predecesora a la Actividad 1.2.
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Aprovechemos ahora para crear una relacin Fin Fin, en que la una deba terminar cuando la otra termine (FF), para lo cual crearemos la Actividad 2.2 de 3 das y pondremos la predecesora 7FF, as:
Y por ltimo una relacin de Comienzo Fin (CF en ingls SF) en la que la actividad debe terminar cuando la otra comience, para eso vamos a crear la actividad 2.3 que debe terminar cuando empiece la 2.2:
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Camino Crtico
Entendindose as a las tareas que ponen el tiempo del proyecto, se puede seleccionar el men Vista y dentro de l, Gant de Seguimiento, pasando a color rojo a dichas tareas:
En estas tareas hay que concentrarse en la planificacin para obtener el tiempo que demorar el proyecto y en el seguimiento a fin de que no haya retrasos. En caso de que no se visualice completo el diagrama se puede seleccionar en la barra de herramientas seccin Zoom la opcin la lupa junto a Escala Temporal y all elegir Zoom, o a su vez dar click en el botn derecho del mouse sobre las fechas en el diagrama, apareciendo una ventana en la que se puede elegir el zoom:
Pudiendo elegir 1 semana, 2 semanas, 1 mes, 3 meses, a la tarea seleccionada, al proyecto completo o personalizado donde puede elegir el nmero de das que se ver. En este caso pongamos 2 semanas
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MANUAL DE APRENDIZAJE

PERSONALIZACIN DEL WINDOWS. --------------------------------------------------------------------------- 12

CAPTULO 02: NAVEGANDO MS PROJECT 2010 ------------------------------------------------- 14

CAPITULO 01: INTRODUCCIN

Ing. de Sistemas e Informtica | DOC. Marco Antonio ARIAS Chacaltana

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Los valores de duracin van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo:

Abreviaturas min = m hr = h da = d Equivalencias 1 da = 8 h 1 sem = 5 das

2. Comienzo a comienzo (CC) 3. Fin a fin (FF) 4. Comienzo a

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8. Clic en Ficha Moneda Observar: Smbolo Decimal: . Separacin de Miles: ,

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El siguiente tabulador contiene la asignacin de recursos:

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A continuacin est el de Notas, donde se puede incluir textos relacionados a la tarea:

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Dando como resultado:

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Edicin datos manuales y aplicacin de sangra en la actividad 1.1:

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Crear la tarea 3 bajo la 2.1, como se ve se crea como hija de la Actividad 2

Quitar Sangra a la Actividad 3

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Luego se debe cambiar el tipo a CC

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Quedando de la siguiente manera:

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