Qu son las 5 S?

5S Y Mapeo de Procesos
Pedro Abarca Bravo Kevin Rojas Hidalgo Matas Sols Roa Sede Santiago Sur

! Es una prctica de calidad ideada en Japn referida al Mantenimiento Integral de la empresa, no slo de maquinaria, equipo e infraestructura sino tambin del mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos. ! En Ingles se ha dado en llamar housekeeping que traducido es ser amos de casa tambin en el trabajo.

Por qu aplicar las 5 S?

! Es una tcnica que se aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad. Su aplicacin mejora los niveles de: !! Calidad. !! Eliminacin de Tiempos Muertos. !! Reduccin de Costos.

! La aplicacin de esta tcnica requiere el compromiso personal y duradera para que nuestra empresa sea un autntico modelo de organizacin, limpieza , seguridad e higiene. Los primeros en asumir este compromiso son los Gerentes y los Jefes, y la aplicacin de esta es el ejemplo ms claro de resultados acorto plazo.

"! Aplicacin de 3 primeras S : i.! ii.! iii.! iv.! Reduccin del 40% de sus costos de mantenimiento. Reduccin del 70% del nmero de accidentes. Crecimiento del 10% de la fiabilidad del equipo. Crecimiento del 15% del tiempo medio entre fallas.

QU BENEFICIOS APORTAN LAS 5S?

1.! La implantacin de las 5S se basa en el trabajo en equipo. 2.! Los trabajadores se comprometen. 3.! Se valoran sus aportaciones y conocimiento. 4.! La mejora continua se hace una tarea de todos.

Descripcin de las 5S
! ! ! ! ! La 1 S: Seiri (Clasificacin y Descarte). La 2 S: Seiton (Organizacin). La 3 S: Seiso (Limpieza). La 4 S: Seiketsu (Higiene y Visualizacin). La 5 S: Shitsuke (Compromiso y Disciplina).

La 1 S: Seiri (Clasificacin y Descarte)

! Significa separar las cosas necesarias y las que no lo son, manteniendo las cosas necesarias en un lugar conveniente y adecuado. ! Ventajas de Clasificacin y Descarte:
a.! Reduccin de necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte y seguros. b.! Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro. c.! Aumenta la productividad de las mquinas y personas implicadas. d.! Provoca un mayor sentido de la clasificacin y la economa, menor cansancio fsico y mayor facilidad de operacin.

La 2 S: Seiton (Organizacin)
! La organizacin es el estudio de la eficacia. Es una cuestin de cun rpido uno puede conseguir lo que necesita, y cun rpido puede devolverla a su sitio. ! Cada cosa debe tener un nico y exclusivo lugar donde se debe encontrar antes de su uso y despus de utilizarlo debe volver a l. Todo debe estar disponible y prximo en el lugar de uso. ! Todas las cosas deben tener un nombre y todos deben conocerlo. ! Todas las cosas deben tener espacio definido para su almacenamiento o colocacin, indicado con exactitud y conocido tambin por todos.

"! Ventajas: a.! Menor necesidad de controles de stock y produccin. b.! Facilita el transporte interno, el control de la produccin y la ejecucin del trabajo en el plazo previsto. c.! Menor tiempo de bsqueda de aquello que nos hace falta. d.! Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y tambin de los daos a los materiales o productos almacenados. e.! Aumenta el retorno de capital. f.! Aumenta la productividad de las mquinas y personas. g.! Provoca una mayor racionalizacin del trabajo, menor cansancio fsico y mental, y mejor ambiente.

La 3 S: Seiso (Limpieza)
! Es importante que cada persona tenga asignada una pequea zona de su lugar de trabajo que deber tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si las persona no asumen este compromiso la limpieza nunca ser real. ! Toda persona deber conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la empresa debe, antes y despus de cada trabajo realizado, retirara cualquier tipo de suciedad generada.

"! Beneficios -! Un ambiente limpio proporciona calidad y seguridad, y adems: a.! Mayor productividad de personas, mquinas y materiales, evitando hacer cosas dos veces. b.! Facilita la venta del producto. c.! Evita prdidas y daos materiales y productos. d.! Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.

La 4 S: Seiketsu (Higiene y Visualizacin)

! La higiene es el mantenimiento de la Limpieza y del orden, en un ambiente limpio siempre habr seguridad. Quien no cuida bien de s mismo no puede hacer o vender productos o servicios de calidad. ! Una tcnica muy usada es el visual management, o gestin visual. , se usa en la produccin, calidad, seguridad y servicio al cliente. ! Consiste en un grupo de responsables que realizan peridicamente una serie de visitas a toda la empresa y detectan aquellos puntos que necesitan mejora. ! Una mejor y ms moderna variacin es el colour management o gestin por colores. Ese mismo grupo en vez de tomar notas sobre la situacin, coloca una serie de tarjetas rojas en aquellas zonas que necesitan mejorar y verdes en zonas especialmente cuidadas.

"! Ventajas: a.! b.! c.! d.! Facilita la seguridad y el desempeo de los trabajadores. Evita daos de salud del trabajador y del consumidor. Mejora la imagen de la empresa interna y externamente. Eleva el nivel de satisfaccin y motivacin del personal hacia el trabajo.

"! Recursos visibles: a.! b.! c.! d.! e.! Avisos de peligro, advertencias, limitaciones de velocidad, etc. Informaciones e Instrucciones sobre equipamiento y mquinas. Avisos de mantenimiento preventivo. Recordatorios sobre requisitos de limpieza. Aviso que ayuden a las personas a evitar errores en las operaciones de sus lugares de trabajo. f.! Instrucciones y procedimientos de trabajo.

La 5 S: Shitsuke (Compromiso y Disciplina)

! Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone que se deben hacer. Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos hbitos. ! En resumen se trata que la mejora alcanzada con las 4 S anteriores se convierta en una rutina, en una prctica ms de nuestros quehaceres. Es el crecimiento a nivel humano y personal, en sentido de autodisciplina y autosatisfaccin. ! Mediante el entrenamiento, la formacin para todos y la puesta en prctica de estos conceptos es como se consigue romper con los malos hbitos pasados y poner en prctica los buenos.

Mapeo de procesos
"! MAPEO: ! El Modelo para el Anlisis Paramtrico y Evaluacin Organizacional, MAPEO, consiste en una plataforma de herramientas para analizar el perfil de composicin y articulacin de la estructura y los procesos internos de entidades organizacionales, con base en un marco de referencia de parmetros descriptivos, su representacin y valoracin a travs de formatos de tipo tabular y matricial.

"! Cul es el propsito?

-! El MAPEO se enfoca a la identificacin de los parmetros con los que se debe formular el perfil de estructura y procesos internos, para que una entidad organizacional tenga xito en el cumplimiento de sus objetivos, metas y expectativas de utilidad proyectadas, as como en la cobertura de sus funciones y compromisos.

"! Proceso: ! Es un conjunto de actividades y recursos interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida aportando valor aadido para el cliente o usuario. Los recursos pueden incluir: personal, finanzas, instalaciones, equipos tcnicos, mtodos, etc.

"! Cul es el propsito? -! El propsito que ha de tener todo proceso es ofrecer al cliente / usuario un servicio correcto que cubra sus necesidades, que satisfaga sus expectativas, con el mayor grado de rendimiento en coste, servicio y calidad.

Mapeo de procesos
! Es una tcnica para examinar el proceso y determinar adnde y porqu ocurren fallas importantes. El mapeo de un proceso es el primer paso a realizar antes de evaluarlo. ! Los mapas de procesos son diagramas que utilizan smbolos grficos para describir la naturaleza y el desarrollo de los distintos pasos que componen un proceso.

"! Beneficios:
a.! Provee una visin global del proceso. b.! Muestra las relaciones y los roles. c.! Ayuda a explicar el proceso. d.! Permite identificar los procedimientos e instrucciones de trabajo que se requiere documentar. e.! Ayuda a simplificar las actividades del proceso, pues facilita la identificacin de complejidades innecesarias o repeticin de tareas. f.! Ayuda a la estandarizacin del proceso.

! Cuando el mapa es utilizado para identificar problemas y oportunidades de mejora suelen realizarse dos o tres tipos de mapas, que describan: a.!Cmo Est. b.!Cmo Debera Estar. c.! Cmo Podra Estar.

"! Anlisis de Procesos:

! Existen distintos tipos de Mapas de Procesos, por ejemplo:
Lineal

! Describe las secuencia de cada paso del proceso. ! Mismos beneficios que el lineal pero adems identifica en que roles o sectores se realiza cada paso del proceso. ! Describe los procesos en niveles, describiendo para cada actividad recursos, entradas, salidas y controles/polticas/manuales que se utilizan.

-! Para realizar un correcto anlisis de procesos, se deben seguir los siguientes pasos:
a.! Identificacin de procesos estratgicos, fundamentales y de soporte. b.! Construccin del mapa de procesos. c.! Asignacin de procesos clave a sus responsables. d.! Desarrollo de instrucciones de trabajo de los procesos.

Funciona l cruzado

IDEF

a.! Identificacin de procesos estratgicos, fundamentales y de soporte.

I.! Procesos estratgicos: -! Son aquellos establecidos por la Alta Direccin y definen cmo opera el negocio y cmo se crea valor para el cliente y para la organizacin. -! Soportan la toma de decisiones sobre planificacin, estrategias y mejoras en la organizacin. Proporcionan directrices, lmites de actuacin al resto de los procesos. -! Ejemplos: Comunicacin interna, comunicacin con el cliente, marketing, diseo, revisin del sistema, planificacin estratgica, diseo de planes de estudios.

II.! Procesos claves:

-! Los procesos claves constituyen la secuencia de valor aadido del servicio desde la comprensin de las necesidades y expectativas del cliente hasta la prestacin del servicio, siendo su objetivo final la satisfaccin del mismo. En estos procesos, generalmente, intervienen varias reas funcionales en su ejecucin y son los que pueden conllevar los mayores recursos.

-!

! Procesos de apoyo o soporte:

-! Son los que sirven de soporte a los procesos claves, sin ellos no seran posibles los procesos claves ni los estratgicos. Estos procesos son, en muchos casos, determinantes para que puedan conseguirse los objetivos de los procesos dirigidos a cubrir las necesidades y expectativas de los clientes. -! Ejemplos: Formacin, compras, auditorias internas, informtica.

b.! Construccin del mapa de procesos.

-! Al tener ya todos los procesos anteriormente mencionados, estos se pueden organizar en un mapa de procesos.

c.! Asignacin de procesos clave a sus responsables:

-! Al tener definidos y determinados los procesos fundamentales se le deben asignar a los responsables, los cuales se encargan de supervisar y controlar el correcto funcionamiento de los procesos

"! Interaccin de procesos. ! Relaciona los principales procesos de la empresa y los

procedimientos que hay en cada proceso. ! Para entender la interaccin de procesos, lo primero que debe realizarse es el listado de procesos existentes en una empresa. Mientras mayor sea el nivel de detalle, ms fcil ser entender las interacciones existentes entre estas variables.

d.! Desarrollo de instrucciones de trabajo de los procesos.

-! Los procesos se deben desarrollar de forma en que queden claro cuales son los pasos que deben darse para su realizacin.

"! Clasificacin de los procesos:

a.!Segn su jerarqua. b.!Segn su funcin. c.! Por la combinacin de ambos.

Aplicacin de 5 S en empresa PROACER.

Aplicacin de Mapeo de Proceso en empresa Jorcar.

Videos
! http://www.youtube.com/watch? v=OollvOyOhb8 ! http://www.youtube.com/watch?v=ezSPyvYG_8

Conclusin
La aplicacin de las 5 s y el mapeo de procesos son de vital importancia para cualquier organizacin, ya que ambas facilitan el trabajo diario lo que conlleva a un buen producto o servicio reflejndose en una mayor satisfaccin del cliente. La facilidad o ventaja que presentan estos sistemas es que se puede realizar en cualquier organizacin sin importar el tamao o rubro a parte de la facilidad de su aplicacin.