Informe de Auditora

Informe de Auditora DIGEST NAT

NECESIDAD DE FORTALECER EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA EMPRESA DIGEST NAT S.A.C.

18-1-2011
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DIGEST NAT S.A.C.

INFORME DE AUDITORIA

PRACTICADO

El 15 /11/10 al 14/01/11

A EXAMINAR

OFICINA DE ADMINISTRACION GERENCIA DE PRODUCCION GERENCIA COMERCIAL

EQUIPO DE AUDITORA

: : : : CASTILLO INGA, Rubn. VALLEJOS ANAYA, Williams. GUEVARA YAURI, Joseph. HUARAC SOLIS, Ral. LINARES ESPINOZA, David. VALVERDE MENESES, Dante

Jefe de Auditoria Supervisor Auditores

HUARAZ ENERO DEL 2011

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NECESIDAD DE FORTALECER EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA EMPRESA DIGEST NAT S.A.C.

Informe N 003 2011 EPA/AA

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ndice

SNTESIS GERENCIAL............................................................................................................................ 4 I. INTRODUCCIN. .......................................................................................................................... 6 Informacin relativa al examen ...................................................................................................... 6 1. 2. 3. Motivo del examen. ................................................................................................................ 6 Naturaleza y objetivo del examen........................................................................................... 6 Alcance del examen ................................................................................................................ 7

Informacin relativa a entidad ........................................................................................................ 8 1. 2. II. III. IV. V. VI. Antecedentes y base legal....................................................................................................... 8 Relacin de personas comprendidas en las observaciones. ................................................. 10 OBSERVACIONES. ...................................................................................................................... 11 CONCLUSIONES. .................................................................................................................... 19 RECOMENDACIONES ............................................................................................................. 21 RECOMENDACIONES: ....................................................................Error! Bookmark not defined. ANEXOS ................................................................................................................................. 23

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SNTESIS GERENCIAL
La auditora practicada a la Empresa DIGEST NAT S.A.C., realizado en las siguientes reas: Oficina de administracin. Gerencia de produccin Y Gerencia de comercializacin Se efectu a solicitud formulada por el Gerente General y tuvo como objetivo verificar el cumplimiento de las actividades desempeadas de acuerdo a las normas que posee la empresa. Por lo tanto nuestro examen se practic sobre las actividades y operaciones ejecutadas en las reas de mencionadas desarrolladas en la oficina de la planta ubicada en el distrito de Independencia, de cuyo resultado se obtuvo lo siguiente: 1. La necesidad del mejoramiento de la organizacin en cuanto a la divisin de cargos, tareas y responsabilidades de los trabajadores del nivel administrativo de la empresa. 2. La alta rotacin de personal de la Gerencia de produccin. 3. La necesidad de mejorar la elaboracin, implantacin e implementacin de documentos
formales para el rea de comercializacin.

4. Deficiencia administrativa en la gerencia comercial. De este examen desarrollado se recomienda lo siguiente: 1. Reformular los documentos de gestin (MOF, ROF) verificando su interrelacin para no generar confusin entre los integrantes de la empresa. 2. Seleccionar y asignar al personal calificado en coordinacin con el jefe de comercializacin para la adecuada elaboracin, implantacin e implementacin de documentos formales para el rea de comercializacin.

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3.

Los aspectos a mejorar incluye a la planeacin, organizacin, coordinacin y control de las actividades, para traducirlas en documentadas para mayor seguridad, disear e implementar el uso de indicadores tanto cualitativos como cuantitativos.

4.

Lograr mayor compromiso e identificacin de los colaboradores con la empresa a travs de capacitaciones y talleres.

5.

Encargar a un supervisor calificado el seguimiento, apoyo y control de las acciones de mejora a tomar para su debido cumplimiento y mejoras futuras para la empresa.

6.

Cumplir con las actividades de investigaciones de mercado programadas en el ROF, de manera de poder contar con informacin relevante sobre su accionar y el apoyo a decisiones futuras.

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I.

INTRODUCCIN.

Informacin relativa al examen

1. Motivo del examen.

La presente auditora se dio en el marco del desarrollo del curso Auditora Administrativa de la Escuela Profesional de Administracin - del dcimo ciclo. El equipo de auditora estuvo conformado por seis alumnos que se delegaron las funciones de jefe de auditora, supervisor de la auditora y ejecutores de la misma. El fin de la presente tiene tres puntos primordiales, que fueron debatidos y aceptados por los integrantes del equipo ejecutor. El primero es analizar lo desarrollado en la teora para luego, contrastarlo en el campo prctico. Luego se tiene que por medio de la presente se estar ayudando a una empresa local que busca desarrollarse en un rubro muy competitivo, a desarrollar una evaluacin sobre el actuar de su ente administrativo para determinar las correcciones del caso. Por ltimo se ha determinado como un punto central el de perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable para la empresa DIGEST NAT SAC.

2. Naturaleza y objetivo del examen.

El tipo de examen que se ha llevado a cabo en la empresa DIGEST NAT S.A.C. es la Auditora Administrativa, la misma que cont con una metodologa validada que posibilit la aplicacin de criterios relativamente uniformes en la confeccin de los instrumentos y los mtodos que buscan orientar de manera eficiente las diferentes actividades que desempea actualmente la empresa.

La presente tuvo como objetivos los siguientes:

Informe de Auditora Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos generales y especficos de cada rea funcional. Identificar el grado de conocimiento de los objetivos de cada rea funcional. Identificar el grado de conocimiento de los trabajadores de las funciones y responsabilidades de cada rea funcional. Determinar el grado de comunicacin de las funciones y responsabilidades de los colaboradores en cada rea funcional. Conocer el nivel de cumplimiento de los programas y planes de trabajo de cada rea funcional por los trabajadores. Determinar el grado de eficiencia y efectividad de los programas de control tcito establecidos en la empresa. 3. Alcance del examen

El alcance de la presente auditora administrativa desarrollada en la empresa DIGEST NAT S.A.C, ubicada en el distrito de Independencia, abarca las tres reas principales que conforman esta organizacin, durante el periodo comprendido entre el 15 de noviembre del 2010 y el 14 de Enero del 2011. Donde analizamos aspectos como: su naturaleza, su estructura, estilo de administracin, el proceso administrativo, sector de actividad, mbito de operacin, nmero de empleados, proceso de reclutamiento, desarrollo tecnolgico, sistemas de comunicacin e informacin, nivel de desempeo, su trato a clientes tanto internos como externos y su sistema de calidad en las siguientes dependencias: Oficina de Administracin. Gerencia de Comercializacin. Gerencia de Produccin.

Cabe resaltar que nuestro examen se realiz en concordancia a las Normas de Auditoria Gubernamental (NAGUS) y Las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS).

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Informacin relativa a entidad

1. Antecedentes y base legal.

Antecedentes: Luego de concluir sus estudios superiores, los hermanos Villn trabajaron en varias actividades de venta y comercializacin de productos. En el 2000 regresan a Huaraz y participaron en un curso de formacin de empresas juveniles organizado por la ONG Care Per, a partir de este curso naci la idea de producir y comercializar una barra de cereal.

A partir de un proceso de desarrollo del producto, produccin artesanal (150 unds/da) y venta en ferias y tiendas, en abril del 2003 lograron relacionarse y ser apoyados, gracias al grupo CHAKA, por el Proyecto Alianza Agrcola de Ancash (AAA). En octubre del 2003 obtuvieron un prstamo y terminaron su proceso de formalizacin.

A abril del 2004, ya contaban con 4 equipos de produccin diseados por ellos mismos: prensadora de kiwicha, coberturador de chocolate, inyectora de manjar blanco y el triturador de man.

En el 2006 y 2007, consiguieron nuevas fuentes de apoyo: el Lions Club y la Fundacin St Paul de Blgica. Con este apoyo obtuvieron prstamos a bajos intereses con lo cual pudieron solventar deudas con instituciones bancarias locales. En el 2006 llega el equipo prensador CODEART, incrementando la capacidad de produccin a 750 unds/da. A fines del 2007 lograron implementar las nuevas estaciones de trabajo con nuevos equipos de coberturado e inyectado.

Informe de Auditora DIGEST NAT SAC ahora es una pequea fbrica de alimentos ubicada en la ciudad de Huaraz, Ancash, que trabaja transformando granos andinos como la kiwicha, la linaza, el maz, el haba y ms en productos manufacturados, generndoles valor agregado, contribuyendo e impulsando la cadena productiva en el Callejn de Huaylas. Produce y comercializa estos granos andinos transformados en productos de gran valor nutricional, libres de qumicos o preservantes.

El principal producto de la empresa es Kiweat (ki wt), una original barra de kiwicha con relleno de manjar y chocolate, creada para ser un refrigerio saludable y nutritivo. Desde el ao 2004 Digest Nat comercializa Kiweat slo en el mercado de Huaraz. Para el presente ao la empresa desea ingresar a mercados grandes y exigentes del pas. Por este motivo se ha emprendido el proyecto de mejorar su presentacin. Otro de nuestros productos el Achisbar una barra natural de kiwicha ha tenido una gran aceptacin en el mercado local y tiene un gran potencial de crecimiento. De igual manera poseen una lnea de harinas denominada Desayuno Saludable que incluye en su gama a la linaza, la maca, el maz y ms que contribuye al desarrollo saludable de la localidad.

Actualmente pese a las limitaciones; han cubierto un mercado ms que considerable en el Callejn de Huaylas y en la ciudad de Chimbote. Su meta a mediano plazo es el ingreso de sus productos a un mercado mucho mayor como es la ciudad capital, Lima. Para luego a partir de ello, expandir el negocio a otros departamentos cercanos como La Libertad, Lambayeque y Hunuco. De igual manera un objetivo central y estratgico de esta empresa es la exportacin.

La Base Legal:
Constitucin Poltica del Per. Ley N 26887 Ley General de Sociedades. Ley N 28015 de Promocin y Formalizacin de la Micro y Pequea Empresa. Estatuto de Digest Nat. 9

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2. Relacin de personas comprendidas en las observaciones.

Apellidos y nombres Edding Villn Cadillo Cargos Gerente General Gerente de Produccin Wenceslao Villn Cadillo Sub Gerente Gerente de comercializacin Flor Bayona Mendoza Asistente Comercializacin Mesner Luis Minaya Rubn Castillo Inga Miguel Villn Aquio Felipe Granados Len Rosa Pinto Veramendi Administrador Asistente administrativo Vendedor Vendedor Supervisora de Produccin Operaria Cecilio Tolentino Norabuena Supervisor Operario Gaby Rivera Zena Sulma Medina Cadillo Yesica Antnez Rodrguez Junior Depaz Lino Flor Sols Milla Operaria de produccin Operaria de produccin Operaria de produccin Operario de produccin Operaria de procesos de Procesos de

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II.

OBSERVACIONES.
1. Oficina de Administracin.
Mejoramiento de la organizacin en cuanto a la divisin de cargos, tareas y responsabilidades de los trabajadores del nivel administrativo de la empresa

Condicin:

La empresa Digest Nat en el campo administrativo ha desarrollado una falencia en cuento a la divisin de cargos, tareas y responsabilidades que se manifiestan a travs de las encuestas, entrevistas y observaciones hechas al personal y las cuales pusieron de manifiesto el desorden en la ejecucin de actividades que pueden estar delimitadas en documentos, pero no son de conocimiento preciso por los integrantes de la empresa. Criterio:

Mediante la revisin y anlisis documental hecho al rea administrativa de la empresa se identificaron inconsistencias en la definicin de las reas funcionales, en especial en el rea de la oficina administrativa en cuyo caso se le denomina de diferentes modos en cada uno de los documentos de gestin de la empresa (MOF y ROF); de mismo modo se encuentran definiciones de funciones y responsabilidades inconsistentes denominando tareas diferentes y generales en el manual de organizacin y funciones de la empresa (Cdula A1) en relacin al reglamento de organizacin y funciones (Cdula A2); esto genera definiciones poco claras a los trabajadores en el momento de indicarles sus funciones, tareas y responsabilidades reflejadas en las observaciones y encuestas realizadas, en las cuales el 70% de los trabajadores manifiestan que no se les define de manera clara sus responsabilidades a travs de un documento formal, por lo tanto cada uno realiza las actividades que la gerencia le ordena en el instante de manera verbal (Cdula A3). Dichas acciones e inconsistencias identificadas en la empresa son encontradas como faltas al cumplimiento de los objetivos para los cuales se lleva a cabo la elaboracin de instrumentos de gestin como el Manual de Organizacin y Funciones y el Reglamento de Organizacin y funciones; del mismo modo las inconsistencias en la elaboracin de estos instrumentos reflejan la falta a un proceso de organizacin adecuado siguiendo la correlacin de cada uno de estos documentos; adems de la falta a los objetivos de este instrumento, el cual es ser conocido por todos los integrantes de la empresa y definir claramente las tareas, funciones y responsabilidades dentro de la empresa. 11

Informe de Auditora Estas falencias son causadas por los niveles de empirismo con los cuales se maneja la empresa y la poca ayuda tcnica que reciben por parte de profesionales del sector como administradores, contadores e ingenieros. Los niveles de empirismo se encuentran a escala intermedio y la redaccin de dichos instrumentos de gestin fueron a cargo de diferentes profesionales que actualmente no se encuentran laborando en la empresa, por lo cual no se tuvo el debido cuidado en la interrelacin del MOF y ROF, adems de su adecuada comunicacin a todos los integrantes de la empresa. Ahora bien si estas falencias no se reforman y se corrigen de tal modo que se pueda definir de manera adecuada las funciones y responsabilidades, la empresa seguir incurriendo en confusin de tareas y responsabilidades que desembocarn en un largo plazo en la prdida materia prima, inventarios, calidad, clientes y finalmente la reduccin de rentabilidad al punto de generar prdidas en periodos cortos que pueden llevar a la empresa a la quiebra. A la comunicacin de este hallazgo el jefe de la oficina de administracin brindo su manifestacin, indicando que las inconsistencias en dichos documentos de gestin se debieron a que fueron formuladas por diferentes personas profesionales que en la actualidad no se encuentran laborando en la empresa y por lo cual el proceso de implantacin de estos no se llev a cabo adecuadamente; pero que en estos momentos se est llevando a cabo la reforma de dichos documentos para poder implantarse de manera adecuada, con el apoyo de los profesionales indicados (dos administradores) que se encuentran laborando en la empresa y que dichos profesionales prolongarn sus estadas dentro de la organizacin. Los comentarios emitidos por el jefe de la oficina de administracin son considerados vlidos y adems demuestran una reaccin inmediata a las falencias halladas en la auditoria, por lo cual se le califica de adecuadas y pertinentes acciones correctivas a las falencias.

2. Gerencia de Produccin
Sumilla: LA ALTA ROTACIN DE PERSONAL DE LA GERENCIA DE PRODUCCIN

Punto bsico: Los trabajadores se sustituyen en su mayora en un promedio de 4 meses, se tiene la necesidad de contratar nuevos empleados cuya insercin al ritmo de trabajo de los trabajadores anteriores es lenta, con ello se incurre en costos de capacitacin y en tiempo desperdiciado en la produccin. Condicin:

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Informe de Auditora Tanto de los resultados de las encuestas, de la entrevista y de las observaciones realizadas se constat que la induccin de los nuevos trabajadores al ritmo de trabajo de los dems tomaba alrededor de dos meses, dada la operatividad de los procesos que se realizan en el rea. La operatividad de las tareas agota a los trabajadores por lo cual se retiran de la empresa a penas rescinde el contrato, los nuevos trabajadores no producen al ritmo de los dems dado que les toma tiempo adaptarse al ritmo de los ms experimentados que seguramente se retiraran en un par de meses. Con todo ello los costos de capacitacin en los operarios aumentan dado que la velocidad de produccin no es ptima aun que si suficiente para llegar a los objetivos mas no superarlos. Criterio: Los trabajadores se rigen por el rgimen laboral de la administracin privada, Decreto Legislativo N 728, disposiciones complementarias y modificatorias donde se establecen sus derechos, los cuales se cumplen segn lo observado. Causa: Las causas para las disfunciones antes mencionadas son: Efecto: De los comentarios antes mencionados se define que los empleados necesitan compensar el trabajo que por incapacidad tcnica los nuevos trabajadores no desarrollan con premura, de este modo se incurre en gastos de tiempo en la capacitacin para los nuevos trabajadores, el ritmo de trabajo del grupo es suficiente para la consecucin de los objetivos, pero se observa que se desperdicia el recurso humano dado que los trabajadores experimentados disminuyen su ritmo de trabajo para poder estandarizarse con los nuevos. Comentarios de la Entidad: En respuesta a la observacin la administracin manifiesta que este es el principal problema en el rea de produccin, proponen reestructurar sus polticas de recursos humanos, dando prioridad a la motivacin del colaborador, de modo que su periodo de trabajo en la empresa aumente, se genere identificacin hacia la organizacin por las estrategias de motivacin y se busque el desarrollo del trabajador y la organizacin. La alta rotacin del personal originado por su retiro de la institucin en corto plazo La demora de los nuevos trabajadores por adaptarse al ritmo de trabajo del grupo.

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3. Gerencia Comercial. OBSERVACIN I: AREA DE COMERCIALIZACIN

NECESIDAD DE MEJORAR LA ELABORACIN, IMPLANTACIN E IMPLEMENTACIN DE DOCUMENTOS FORMALES PARA EL REA DE COMERCIALIZACIN Punto bsico de la observacin:

En DIGEST NAT el rea de comercializacin es fundamental ya que es el contacto que tienen sus productos con sus clientes ya sea intermediarios o consumidores finales, el rea de comercializacin cuenta con dos (02) documentos que rigen las principales actividades propias de dicha rea: Plan de ventas Procedimiento de ventas

Los mencionados documentos presentan deficiencias en su elaboracin, implantacin e implementacin ocasionando su desuso por parte de los colaboradores y teniendo una incidencia desfavorable en la consecucin de los objetivos de ventas y en el rendimiento de cada colaborador.
Condicin:

De la revisin realizada al rea de comercializacin de DIGEST NAT sobre de los documentos formales que posee para realizar las actividades operacionales fundamentales, se ha observado la existencia de dos (02) documentos que rigen dicha rea, los documentos revisados y analizados son: Plan de ventas y Procedimiento de ventas. Sobre el plan de ventas que rige actualmente en dicha rea se puede observar que no seala fecha de elaboracin, periodo o vigencia; el objetivo general presentado no es propio de dicha rea sino que es un objetivo general relacionado a todo el proceso que la empresa desarrolla; el captulo II de dicho plan es entera y exclusivamente a las compras que realiza la empresa para la elaboracin de sus productos, el captulo III es relacionado a la administracin del proceso de produccin, cita tambin el flujo grama de produccin; es decir el plan de ventas que posee el rea de comercializacin no contiene una estructura adecuada donde se sealen y presenten aspectos relevantes

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As mismo el plan de procedimiento de ventas carece tambin de fecha de elaboracin, periodo o vigencia, objetivos que deba cumplir dicho plan, la estructura del plan no es el ms adecuado ya que omite aspectos que complementan un procedimiento de ventas
Criterio:

Del anlisis realizado al rea de comercializacin se determina que la implementacin de documentos formales concernientes a dicha rea debe haber sido elaborada con una estructura adecuada considerando aspectos importantes que contribuirn a incrementar el rendimiento de la propia rea por cuanto la estructura actual omite aspectos primordiales y cita aspectos ajenos al rea de comercializacin como compras, estos documentos deben ser elaborados junto con la administracin en pos de lograr los objetivos generales de la organizacin y con los colaboradores de dicha rea para su mejor elaboracin.
Causa

De los hechos observados por los auditores encargados se determina que la responsabilidad de la elaboracin, implementacin e implantacin de los documentos con los que debe contar dicha rea es responsabilidad total del jefe de comercializacin en coordinacin con la administracin de DIGEST NAT. La elaboracin de los documentos actuales y por ende los errores o deficiencias con los que cuenta es debido al empirismo de los encargados de dicha responsabilidad
Efecto

Como resultado de la inadecuada elaboracin, implantacin e implementacin de documentos formales para el rea de comercializacin origina un bajo rendimiento en el nivel de ventas por los colaboradores de la mencionada rea, ya que en un principio cuando son recientes desconocen de estos documentos por lo cual toma tiempo que aprendan adecuadamente su funcin o no desperdician tiempo en la organizacin de sus propias tareas, por lo tanto el desperdicio de hora/hombre es inminente. El bajo rendimiento de la mencionada rea acarrea a la organizacin prdida de ingresos por ventas e incrementos de los costos ya que se paga a los colaboradores por un trabajo que no realizan ptimamente.
Comentarios De La Entidad

El seor Wenceslao Villn Cadillo jefe de la gerencia de Comercializacin manifiesta que planifica, coordina y dirige las actividades comerciales a su cargo de una manera verbal, dejando de lado a una pequea formalidad de los mismos; a la vez que menciona que los
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procedimientos de ventas y los planes son comunicados a tiempo al personal, aunque esta comunicacin es tanto verbal como formal, a la vez que menciona que se ejerce ms un control verbal del desarrollo de las actividades diarias, y aunque existen algunos documentos de uso del rea para las ventas estos no son utilizados como deberan por parte de los colaboradores y califica el desempeo del personal a su cargo como regular y orientndose al logro de los objetivos del rea como de la empresa, el personal con el que ahora cuenta no es el idneo, ya que considera que les falta mayor compromiso e identificacin para con la empresa.

OBSERVACIN II: AREA DE COMERCIALIZACIN

Sumilla DEFICIENCIA ADMINISTRATIVA EN LA GERENCIA COMERCIAL PUNTO BASICO DE LA OBSERVACIN:

Para DIGEST NAT el rea de comercializacin es fundamental ya que es la base del contacto que tienen sus productos con sus clientes ya sea intermediarios o consumidores finales y su posterior fidelidad, el rea de comercializacin cuenta con dos documentos que rigen las principales actividades a cargo del jefe o responsable del rea y de los mismos colaboradores: MOF ROF

Los mencionados documentos presentan deficiencias en su, implantacin e implementacin ocasionando su incumplimiento en algunos aspectos por parte del jefe o encargado de la gerencia comercia y colaboradores y teniendo una incidencia desfavorable en el logro de los objetivos de ventas y en el rendimiento de los colaboradores que forman parte del rea.
Condicin:

De la revisin realizada sobre los documentos formales que posee para realizar las actividades operacionales fundamentales al rea de comercializacin de DIGEST NAT, se ha observado la existencia de dos documentos que rigen dicha rea, los documentos revisados y analizados son: MOF, ROF, complementada con la observacin y la entrevista al jefe del rea.
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Sobre el MOF que rige actualmente en dicha rea se puede observar que no existe el funcionamiento del departamento de ventas locales como del departamento de ventas nacionales y del departamento de marketing, los cuales figuran en el organigrama estructural de la empresa. Tambin que las funciones de la gerencia son realizadas en gran medida de manera verbal, ms que de manera documental. Que el personal de ventas y de reparto al no existir el departamento de ventas locales, tiene como lnea de autoridad formal directamente a la gerencia comercial, a la cual reportan el desarrollo de sus actividades diarias. Sobre el ROF que rigen las funciones de la gerencia comercial, se puede observar que aunque se cumplen la mayora de las funciones existe una ineficiencia de las polticas de cobranzas, no se realizan investigaciones de mercados como se estipula en la funciones, las supervisiones y el control son ms verbales que en la debida documentacin adecuada.
Criterio:

Del anlisis realizado al rea de comercializacin se determina que la implementacin de documentos formales concernientes a dicha rea debe haber sido elaborada con una estructura adecuada considerando aspectos importantes que contribuirn a incrementar el rendimiento de la propia rea por cuanto la estructura actual omite actividades que aunque actualmente no ejerzan funcionamiento estos deben ser considerados a futuro y su concerniente implementacin. Los documentos deben ser elaborados y verificar su ejecucin y cumplimiento efectivo junto con la administracin en pos de lograr tanto los objetivos del rea como los objetivos generales de la organizacin y con los colaboradores de dicha rea para su mejor desempeo.
Causa

De los hechos observados por los auditores encargados se determina que la responsabilidad del incumplimiento de funciones como lo estipula el ROF-Capitulo V: De los rganos de Lnea- Sub captulo I: De la Gerencia Comercial: artculo 17/funciones de la gerencial comercial/ literal h y la ineficiencia de algunas funciones mencionadas dentro del mismo; es responsabilidad total del jefe de comercializacin en coordinacin con la administracin de DIGEST NAT; la cual adems recae sobre el accionar de los colaboradores. Sobre el MOF, existe desconocimiento y falta de compromiso por parte de los colaboradores en cuanto los estipula el MOF: Funciones del personal de venta y Funciones del personal de Reparto. La elaboracin de los documentos actuales y por ende las deficiencias con los que cuenta es debido al empirismo de los encargados de dicha responsabilidad

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Informe de Auditora Efecto

Como resultado del incumplimiento e ineficiencia de las funciones de la Gerencia comercial origina un bajo rendimiento en el nivel de ventas por los colaboradores de la mencionada rea, ya que en un principio cuando son recientes desconocen de estos documentos por lo cual toma tiempo que aprendan adecuadamente su funcin y no desperdicien tiempo en la realizacin de sus propias tareas. El bajo rendimiento de la mencionada rea acarrea a la organizacin prdida de ingresos por ventas e incrementos de los costos ya que se paga a los colaboradores por un trabajo que no realizan ptimamente, a la vez que est bajo rendimiento afecta a la consecucin de los objetivos programados, vindose as afectado los intereses de la empresa.
Comentarios De La Entidad

El seor Wenceslao Villn Cadillo jefe de la gerencia de Comercializacin manifiesta que planifica, coordina y dirige las actividades comerciales a su cargo de una manera verbal, dejando de lado a una pequea formalidad de los mismos; a la vez que menciona que las funciones estipuladas en el MOF para el personal de venta y reparto son proporcionadas y que la consecuente lectura e internalizacin de los empleados es suya, sin ejercer algn control sobre ello, a la vez que menciona que se ejerce ms un control verbal del desarrollo de las actividades diarias, y califica el desempeo del personal a su cargo como regular y orientndose al logro de los objetivos del rea como de la empresa, el personal con el que ahora cuenta no es el idneo, ya que considera que les falta mayor compromiso e identificacin para con la empresa. Sobre su funciones como encargado de la gerencia comercial, manifiesta que es cierto que no realizan investigaciones de mercado como lo estipula el ROF, pero que tienen pensado la realizacin futura de las mismas, a la vez que manifiesta su descontento con el personal que ahora forma parte del rea que dirige, ya que los objetivos como se menciono no son logrados como estaban establecidos, y sobre la ineficiencia de algunas funciones menciona que son aspectos a mejorar, y sobre los departamentos que no existen pero que figuran en el organigrama estructural del MOF menciona que es la estructura inicial que se creo, pero que tienen intenciones futuras de implementarlas como est establecido.

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III.

CONCLUSIONES.
1. Oficina de Administracin: El proceso de organizacin de Digest Nat posee falencias e inconsistencias en la definicin de las reas administrativas y en las tareas, funciones y responsabilidades de cada uno de los integrantes de la empresa, lo que origina que se lleven actividades repetitivas, no claras y se confundan actividades y responsabilidades entre los trabajadores; para lo cual la empresa ya ha iniciado actividades de reforma de dichos documentos de organizacin. 2. Gerencia De Produccin
La alta rotacin de personal en la organizacin genera un costo econmico y no permite que la productividad se d al 100%, los trabajadores deben disminuir su ritmo de produccin, aunque con ello se cumplen los objetivos, se puede producir ms de lo que actualmente se produce.

3. Gerencia de Comercializacin
Los documentos con los que actualmente cuenta el rea de comercializacin de DIGEST NAT no son los adecuados ya que presentan deficiencias y omiten aspectos relevantes para su ptimo uso por parte de los colaboradores, por lo tanto es responsabilidad del jefe de comercializacin la actualizacin, mejora e implantacin de los documentos ptimos. Aunque no existan los departamentos estipulados en el MOF las actividades se

desarrollan normalmente aunque los resultados no son los que estn programados. En cuanto al incumplimiento y la ineficiencia de las funciones encomendadas al jefe encargado del rea que estn estipuladas en el ROF muestra demasiada informalidad en el desarrollo de las actividades; ineficiencia y poco compromiso de los colaboradores del rea, y por ende este afecta al logro de los objetivos que son logrados solo pocas veces, por lo tanto es responsabilidad del jefe de comercializacin la actualizacin, mejora e

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Informe de Auditora implantacin de acciones que ayuden a mejorar el desempeo del personal y de su misma persona para mejorar el accionar general del rea.

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IV.

RECOMENDACIONES
1. Oficina de Administracin:
Reformular los documentos de gestin (MOF, ROF) verificando su interrelacin para no generar confusin entre los integrantes de la empresa y poder llevar a cabo la comunicacin de las tareas, funciones y recomendaciones a todos los trabajadores y as conseguir una organizacin adecuada que garantice el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

2. Gerencia de Produccin:
Reestructurar sus polticas de recursos humanos, dando prioridad a la motivacin del trabajador, de modo que su periodo de trabajo en la empresa aumente, se genere identificacin hacia la organizacin por las estrategias de motivacin que desarrollaran y se busque el desarrollo del trabajador en la organizacin.

3. Gerencia de Comercializacin
Seleccionar y asignar al personal calificado en coordinacin con el jefe de comercializacin para la adecuada elaboracin, implantacin e implementacin de documentos formales para el rea de comercializacin que permitan incrementar el rendimiento y desempeo de los colaboradores de dicha rea en beneficio de toda la empresa. Los aspectos a mejorar incluye a la planeacin, organizacin, coordinacin y control de las actividades, para traducirlas en documentadas para mayor seguridad, disear e implementar el uso de indicadores tanto cualitativos como cuantitativos que puedan ayudar al desarrollo de las actividades y su seguimiento a su efectividad, y la consecucin de los objetivos del rea y los de la empresa en general. Lograr mayor compromiso e identificacin de los colaboradores con la empresa a travs de capacitaciones y talleres; y de no ser as evaluar la posibilidad de buscar personal ms idneo.

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Informe de Auditora Cumplir con las funciones estipuladas en el ROF a cargo del jefe de rea con mayor efectividad y de ser el caso capacitarse ms en el manejo administrativo, tambin eliminar o re direccionar polticas inefectivas en el rea o la misma creacin de nuevas polticas que beneficien tanto a la empresa como sus clientes. Encargar a un supervisor calificado el seguimiento, apoyo y control de las acciones de mejora a tomar para su debido cumplimiento y mejoras futuras para la empresa. Cumplir con las actividades de investigaciones de mercado programadas en el ROF, de manera de poder contar con informacin relevante sobre su accionar y el apoyo a decisiones futuras.

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V.

ANEXOS
LISTA DE TRABAJADORES Apellidos y nombres Edding Villn Cadillo Cargos Gerente General Gerente de Produccin Wenceslao Villn Cadillo Sub Gerente Gerente de

comercializacin Flor Bayona Mendoza Mesner Luis Minaya Rubn Castillo Inga Miguel Villn Aquio Felipe Granados Len Rosa Pinto Veramendi Cecilio Tolentino Norabuena Gaby Rivera Zena Sulma Medina Cadillo Yesica Antnez Rodrguez Junior Depaz Lino Flor Sols Milla Asistente de Comercializacin Administrador Asistente administrativo Vendedor Vendedor Supervisora de Produccin Operaria Supervisor de Procesos Operario Operaria de produccin Operaria de produccin Operaria de produccin Operario de produccin Operaria de procesos

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