Caso: Organizacin del evento.

El Hotel Royal un complejo hotelero de 455 habitaciones, situado en la Riviera Maya manejado bajo el plan todo incluido. Laura Zertuche, ejecutivo de ventas del hotel, concret la negociacin de un evento social para celebrar las Bodas de Plata del matrimonio Cravyan Rosen; por lo que deber iniciar la planeacin y gestin de dicho evento que tendr lugar en la playa del Hotel Royal el da 06 de Diciembre de 2013 y estar organizado para 98 personas en total (todos adultos); de los cuales se quedarn hospedados en el hotel 32 personas, 6 en ocupacin sencilla y los restantes en ocupacin doble. El Sr. y la Sra Cravyan Rosen llegarn desde el 04 de Diciembre y sus invitados llegarn un da antes del evento, saliendo todos el da 8 de Diciembre. El cargo por concepto de habitacin en plan todo incluido de los invitados se cargar a sus respectivas cuentas. El servicio que se prestar en el evento es por 6 horas iniciando a las 5:00 pm y terminando a las 11:00 pm. Todos los cargos por concepto del evento debern de aplicarse a la habitacin 411. Cuenta 421000115211 a nombre de Rosen Judith. El men solicitado ser de cuatro tiempos:
Callo de Hacha a la Parrilla Acompaados con una cama de Lechuga y Salsa de Dos Ctricos Sopa de Mariscos Con Vegetales, Papas y Cebollino Do Dreams Camarones y Filete de Res marinado con Vino de Oporto y hierbas finas, Ragout de Championes y Risotto a la lima Chocolate Napolen Relleno de Frutas del Bosque, maceradas con Ron y Tequila Barra Libre: Nacional e Internacional

La ambientacin del evento, ser estilo Caribeo, considerando lo siguiente: Msica ambiental Grupo musical Iluminacin con antorchas, arreglos florales y velas decorativas Mantelera en tono blanco Ambientacin estilo Caribeo Pista de baile La planeacin de dicho evento ser discutido en la sala de juntas del hotel, por medio de un Preconference meeting, o como comnmente se conoce precom; donde participarn los gerentes y jefes de los siguientes departamentos:

Ama de llaves Gerente de Banquetes Gerente de recepcin Jefe de seguridad Gerente de reservaciones Gerente de mantenimiento Chef ejecutivo Jefe de Steward Jefe de montaje Gerente de Ventas Instrucciones: Considerando la informacin anterior realiza lo siguiente: 1.- Tomando en cuenta que es una cena de cuatros tiempos Qu tipo de servicio se ofrecera? Explica las caractersticas de este servicio y sus ventajas. 2.- Disea un formato de orden de evento que incluya la siguiente in formacin: Responsable del evento por parte del hotel: nombre del Ejecutivo de ventas Nombre del cliente organizador: persona que solicita los servicios y el responsable de toma de decisiones en el evento adems de cerrar y pagar la cuenta. Fecha del evento: Se menciona el da, mes y ao del evento. Nmero de personas esperadas. Hora de inicio del evento. Hora de finalizacin del evento. Especificar hora que se requiere el montaje terminado: Se sugiere una hora antes de iniciar el evento) Realiza una propuesta de montaje para los invitados y los festejados. Representarlo en un esquema. Especificaciones de la decoracin y color. Men con descripcin de platillos. Indicaciones para departamentos involucrados. Se sugiere realiza una tabla donde se especifique de manera puntual las funciones y procedimiento de operacin que le corresponderan a cadadepartamentopara llevar la gestin correspondiente del evento y este sea un xito. Considera un logo del hotel para incluirlo en el formato 3.- Realiza un organigrama donde tomes en cuenta a todos los puestos del rea de A y B que intervengan en la realizacin de este evento, considera el rea de cocina y el rea de servicio en las mesas. Recuerda organizar de manera correcta los niveles jerrquicos y la conexin de las lneas de mando.