PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

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PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

VERSIN No 1 DESCRIPCIN U ORIGEN DEL CAMBIO Elaboracin del procedimiento de auditoras internas Se adopta en los documentos de referencia las Normas ISO 9001:2008 e ISO 9000:2005, Se adecua el procedimiento para la elaboracin del Plan de auditora Institucional y se modifican los formatos. APROB Secretario General Secretario General FECHA

19-082008 29-042009

Elaborado por: Jairo Snchez Quintero Fecha:22-05-2009

Revisado por: Jairo Snchez Quintero Fecha: 22-05-2009

Aprobado por: Camilo Noguera Abello Fecha: 29-04-2009

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1. OBJETIVO
Establecer la metodologa para realizar auditoras internas al Sistema De Gestin de La Calidad con el fin de verificar su efectividad as como la conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, los requisitos legales, los requisitos de los estudiantes y la Institucin.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta.

3. DEFINICIONES
A continuacin se incluyen algunas definiciones y abreviaturas relacionadas con las auditoras de calidad: ALCANCE DE LA AUDITORA: extensin y lmites de una auditoria, incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo cubierto. AUDITADO: sistema o proceso que es objeto de verificacin. AUDITOR: Persona con los atributos personales demostrados y competencias para llevar a cabo una auditora. AUDITORA: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditora. AUDITORA COMBINADA: consiste en auditar dos o mas sistemas de gestin. AUDITORA EXTERNA: incluyen lo que se denomina auditora de segunda y tercera parte. Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un inters en la organizacin, tales como los clientes u otras personas en su nombre, Las auditorias de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas en nombre de un tercero que usualmente es el cliente. AUDITORA INTERNA: Son auditorias de primera parte que se realizan por o en nombre de la propia organizacin, para revisin por la direccin y otros fines
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internos. Puede constituir la base para la declaracin de conformidad en una organizacin. CLIENTE DE AUDITORA: organizacin o persona que solicita la auditora, ya sea el auditado o cualquier otra organizacin que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditora. COMPETENCIA: atributos personales y aptitud demostradas para aplicar conocimientos y habilidades. CONCLUSIONES DE LA AUDITORA: resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor, tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. CRITERIOS DE AUDITORA: conjunto de polticas, procedimientos o requisitos. Se utilizan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditora. EQUIPO AUDITOR: uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos. En cada equipo auditor se designar un lder y podr incluir auditores en formacin. EVIDENCIAS DE AUDITORA: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que sea pertinente para los criterios de auditorias, las evidencias pueden ser cualitativas o cuantitativas. EXPERTO TCNICO: persona que aporta conocimientos y experiencia especficos al equipo auditor. El conocimiento o experiencia son relativos a la organizacin, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientacin cultural. El experto tcnico no acta como auditor en el equipo auditor. HALLAZGOS DE LA AUDITORA: resultados de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. Pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria u oportunidades de mejora. LISTA DE VERIFICACIN: Corresponde a una hoja de chequeo que contiene los principales documentos a tener en cuenta durante la auditoria y evidencias que se deben solicitar al auditado. OBSERVACIONES: Son las fortalezas encontradas durante la auditora.

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OPORTUNIDADES DE MEJORA: Son acciones que se podran realizar dentro de los procesos y que sin constituir NO CONFORMIDAD pueden contribuir a mejorar el desempeo de un proceso o del sistema. PLAN DE AUDITORA: descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora. PROGRAMA DE AUDITORIA: conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Incluye las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditoras. SECCIONAL: Se refiere a la Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta.

4. RESPONSABLES
Auditores internos Dueos de procesos Coordinacin de calidad

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NTC ISO 19011, Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. NTC-ISO 9000:2005 NTC-ISO 9001:2008 GTC- ISO / TR 10013, Directrices para la documentacin del SGC. Norma Fundamental para la elaboracin de documentos Procedimiento Control de Documentos. Procedimiento control de registros. Lista maestra de registros Lista de control de registros Procesos documentados del mapa de procesos de la Seccional.

6. ACTIVIDADES
Para el procedimiento de auditorias internas de calidad se establecen las siguientes actividades: 6.1. SELECCIN Y EVALUACIN DEL EQUIPO DE AUDITOR

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16-07-2008 Para la seleccin de los auditores se tendr en cuenta lo siguiente:

1. Tener conocimiento de la norma tcnica colombiana ISO 9001:2000 2. Que haya participado activamente en el taller de capacitacin para auditores. 3. Haber diligenciado el formulario Evaluacin de auditores internos (GC F-AC-10) de calidad. En cada equipo auditor se designa un director de auditora interna, el cual es responsable de que la auditora se ejecute segn lo programado y de que se entreguen oportunamente los registros a la coordinacin de calidad. Al finalizar cada ciclo de auditoras internas de calidad los auditores internos sern evaluados de la siguiente manera: A los auditados se les entrega el formato de evaluacin de desempeo para auditores internos (GC F-AC-11), para que lo diligencien y posteriormente lo entreguen a la coordinacin de calidad para que sea analizado por el Comit Evaluador conformado por el Rector Seccional, el Secretario General y la coordinacin de calidad, seleccionado para este propsito. Las auditorias internas pueden ser ejecutadas por equipos de auditores externos. En estos casos pueden utilizarse los formatos citados en ste procedimiento o los del equipo auditor contratado. 6.2. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORAS INTERNAS

Se rene el comit de calidad para definir los lineamientos para la elaboracin del programa de auditoras con base en lo establecido en la Norma ISO 9001:2000 y en la Norma NTC-ISO 19011. Se elabora segn el formato PROGRAMA DE AUITORAS INTERNAS (GC FAC-12). 6.3. ELABORACIN Y APROBACIN DE EL PLAN DE AUDITORA DEL SISTEMA

Con base en lo definido en la reunin del Comit de Calidad, la coordinacin de calidad elabora el programa de auditoria interna el cual contiene: procesos o procedimientos a auditar, auditores asignados, auditados, fecha estimada y hora.
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16-07-2008 El plan se elabora segn el formato Plan de auditora (GC-F-AC-13).

Una vez elaborado se presenta al Secretario General para su aprobacin. 6.4. COMUNICACIN DE EL PLAN DE AUDITORA

Con anterioridad a la fecha de inicio de las auditoras internas, la coordinacin de calidad publica el Programa y el Plan de auditoras internas en una de las carteleras de la universidad. Adicionalmente se les hace llegar el programa de auditoras a los auditores y a los auditados va E-mail y por medio fsico. 6.5. ELABORACIN DE EL PLAN DE AUDITORIA INTERNA

Con base en el programa de auditoras enviado, se establece para cada una de las auditoras asignadas: Objetivo y alcance de la auditora Personas a entrevistar. Agenda de trabajo. Documentos de referencia y requisitos asociados (criterios de auditora) Cuando la auditora es realizada por un auditor externo el modelo del plan de auditora puede ser acordado por el auditor y la Seccional. Las fechas de la agenda de la auditora deben ser previamente acordadas con el responsable del proceso a auditar. 6.6. COMUNICACIN DE EL PLAN DE AUDITORA AL AUDITADO

Se presenta el plan de auditora al responsable del proceso a auditar con cinco (5) das hbiles de anticipacin a la realizacin de la auditora, con el fin de que se comunique a los responsables e interesados. El auditor hace firmar el original para la coordinacin de calidad, una copia para el responsable del proceso auditado y la que conserva el auditor. 6.7. PREPARACIN DE LA LISTA DE VERIFICACIN

Se hace una revisin preliminar de los documentos de referencia de la auditora. Se elabora la lista de verificacin con base en estos documentos, indicando las evidencias que se le deben solicitar al auditado.
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Esta lista es solo una gua en la auditora y es flexible de acuerdo con el desarrollo de la misma. Se utiliza el formato LISTA DE VERIFICACIN DE AUDITORA (GC-F-AC-14). Cuando las auditoras internas son ejecutadas por auditores de entidades externas se podrn tener en cuenta las listas de verificacin de la institucin. 6.8. REALIZACIN DE LA REUNIN DE APERTURA

Antes de iniciar la recoleccin de evidencias, se realiza una reunin con los lderes o dueos del proceso o procesos a auditar y quienes van a participar en la auditora con el fin de: confirmar el objetivo y el alcance, revisar las actividades y duracin de la auditora, verificar la asignacin de recursos, clarificar inquietudes y acordar reunin de cierre. 6.9. EJECUCIN DE LA AUDITORIA INTERNA

Se lleva a cabo el trabajo de campo utilizando las siguientes tcnicas: Entrevista, observacin directa, anlisis de documentacin u otras compatibles con el objetivo y el alcance de la auditora. Se recopila la informacin a travs del diligenciamiento del formato lista de verificacin de auditora (GC-F-AC-14). 6.10. ELABORACIN DEL INFORME DE AUDITORA Se analizan los resultados obtenidos y se redactan las no conformidades u observaciones encontradas, as como las fortalezas y debilidades y se registran en el formato informe de auditora interna (GC-F-AC-15). Cuando la auditora es realizada por un auditor externo el modelo de informe de auditora puede ser acordado entre el auditor y la Seccional. El original se entrega a la coordinacin de calidad, una copia para el responsable del proceso auditado y otra copia que conserva el auditor. 6.11. REALIZACIN DE LA REUNIN DE CIERRE PARA PRESENTAR LOS HALLAZGOS

Se presentan y entregan las no conformidades u observaciones entregadas registradas en el informe de auditora y se consigue el consenso con el auditado.
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En caso de no presentarse consenso se pueden dejar constancias con la posicin del auditor y el auditado. 6.12. DEFINICIN DE ACCIONES CORRECTIVAS

Se analizan las no conformidades u observaciones y se definen las acciones correctivas asociadas y las fechas en que debe estar terminado cada compromiso del formato acciones propuestas de auditora interna y seguimiento a acciones correctivas (GC-F-AC-16), se genera una copia para el proceso, otra para el equipo auditor y el registro original para la coordinacin de calidad. 6.13. REALIZACIN DE AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO Se realiza un seguimiento con el fin de verificar la implementacin y eficacia de las acciones tomadas. Si una vez realizado seguimiento a las acciones propuestas se define una nueva fecha para el compromiso y si esta nueva fecha no se cumple, se informa por escrito a la coordinacin de calidad para que haga el seguimiento. Se registran los resultados del seguimiento en el formato ACCIONES PROPUESTAS DE AUDITORA Y SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS (GC-F-AC-16). El seguimiento a las acciones de auditorias internas realizadas por entidades externas o de de auditoras externas lo ejecutan auditores internos de la institucin asignados por la coordinacin de calidad. 6.14. VERIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN DE AUDITORA Una vez cerradas todas las no conformidades u observaciones de la auditora, se entrega a la coordinacin de calidad, que verifica el cumplimiento de la entrega de toda la documentacin del proceso por parte de los auditores. 6.15. PRESENTACIN DE INFORME CONSOLIDADO DEL PROCESO DE AUDITORA Despus de cada ciclo de auditoras internas la coordinacin de calidad presenta un informe consolidado que contenga como mnimo la siguiente informacin: cumplimiento del programa, principales hallazgos, competencia de los auditores internos, aspectos comunes, aspectos relevantes para el sistema, acciones que quedan abiertas y conclusiones. Este informe es entregado a la Secretara General.

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Si el coordinador de calidad es auditor su evaluacin ser realizada por otro auditor de la institucin designado para ello. Todos los procesos incluidos los directivos podrn ser auditados.

7.0

RESUMEN DE ACTIVIDADES ESPECFICAS, RESPONSABLES Y REGISTROS

Descripcin Actividad SELECCIN Y EVALUACIN DEL EQUIPO DE AUDITOR ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORAS INTERNAS Responsables Registro

No.

COMIT DE CALIDAD

ACTA

2.

COMIT DE CALIDAD

ACTA

3.

4.

5. 6. 7. 8. 9.

ELABORAR Y APROBAR FORMATO COORDINADOR DE EL PLAN DE AUDITORA PROGRAMA DE CALIDAD Y EL COMIT DEL SISTEMA AUDITORAS DE CALIDAD. INTERNAS COMUNICAR EL PLAN DE COMUNICACIN COORDINADOR DE AUDITORA INTERNA CALIDAD CARTELERA. ELABORAR PLAN DE EQUIPO AUDITOR FORMATO PLAN AUDITORIA INTERNA ASIGNADO DE AUDITORA COMUNICAR AUDITORA. PLAN DE AUDITOR LIDER COMUNICACIN INTERNA LISTA DE VERIFICACIN DE AUDITORIA. Y ACTA LISTA DE VERIFICACIN DE AUDITORA.

PREPARAR LISTA VERIFICACIN

DE EQUIPO AUDITOR ASIGNADO

REALIZAR LA REUNIN EQUIPO AUDITOR DE APERTURA AUDITADOS. EJECUTAR AUDITORIA INTERNA EQUIPO AUDITOR

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2 10 de 11 INFORME AUDITORA INTERNA Y ACTA ACCIONES PROPUESTAS DE AUDITORA Y SEGUIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS ACCIONES PROPUESTAS DE AUDITORA Y SEGUIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS COMUNICACIN INTERNA

16-07-2008 10. ELABORAR INFORME DE AUDITORA EQUIPO AUDITOR REALIZAR LA REUNIN EQUIPO AUDITOR DE CIERRE AUDITADOS.

11.

12.

DEFINIR ACCIONES EQUIPO AUDITOR CORRECTIVAS

13.

REALIZAR AUDITORIA DE SEGUIMIENTO EQUIPO AUDITOR

14.

VERIFICAR DOCUMENTACIN AUDITORA

DE EQUIPO AUDITOR

15.

PRESENTAR INFORME CONSOLIDADO DEL COORDINADOR PROCESO DE AUDITORA CALIDAD

DE INFORME DE AUDITORAS

7. RECURSOS
Computador, impresora, telfono, Internet y Papelera en general.

8. ENTRADAS, SALIDAS Y RELACIN CON OTROS PROCESOS

Este documento es la base para la realizacin de auditorias a todos los procesos del Sistema De Gestin de la Calidad.

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9. REGISTROS
Cdigo formato GC-F-AC10 GC F-AC11 Responsable de diligenciarlo aspirante a ser auditor Lugar de archivo Coordinaci n de calidad Coordinaci n de calidad Coordinaci n de calidad Coordinaci n de calidad Coordinaci n de calidad Coordinaci n de calidad Coordinaci n de calidad Clasifi cacin fsica Tiempo de archivo Anual Disposici n Archivo activo Archivo activo

Nombre formulario evaluacin de auditores internos formato de evaluacin de desempeo para auditores internos Programa de auditoras internas Plan de auditora

auditados

fsica

Anual

GC-F-AC12 GC-F-AC13 GC-F-AC14

coordinacin auditora equipo auditor

de

fsica

Anual

Archivo activo Archivo activo Archivo activo

fsica

Anual

Lista verificacin auditora.

de de

equipo auditor

fsica

Anual

GC-F-AC15 GC-F-AC16

Informe de auditora interna Acciones propuestas de auditora y seguimiento a las acciones correctivas

coordinacin auditora equipo auditor

de

fsica

Anual

Archivo activo Archivo activo

fsica

Anual

10.

INDICADORES

No aplica.

11) NUMERAL (ES) DE LA NORMA ISO 9001:2008: 8.2.2 12) ANEXOS: Formatos (GC-F-AC-10, GC F-AC-11, GC-F-AC-12, GC-F-AC-13, GC-F-AC-14,
GC-F-AC-15 y GC-F-AC-16)

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