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EL OFICIO

El oficio es "una comunicacin escrita, referente a los asuntos del servicio pblico en las dependencias del Estado y por extensin la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellas". Dentro de la amplitud que ofrece la exposicin de las ideas, puede contener los ms variados temas. Lo distingue la sobriedad en el estilo, lo cual se debe a que las comunicaciones oficiales pretenden regular el despacho de los asuntos del Estado en todos los casos que requieren constancia escrita. Los elementos del OFICIO son: 1) MEMBRETE: nombre de la institucin que gira al oficio. 2) CUADRO CLASIFICADOR: Datos de la clasificacin para registro y archivo referentes a la oficina emisora que pueden ser los siguientes:
a) ASUNTO: Sntesis de las principales ideas contenidas en el texto. b) MESA: La oficina que enva el oficio c) NMERO: El nmero que se le designa al documento.

3.- DESTINATARIO. La persona o dependencia a quin nos dijimos, con sus datos de ubicacin y puesto que desempea. 4.- INTRODUCCIN 5.- TEXTO o DESARROLLO 6.- DESPEDIDA 7.- LUGAR Y FECHA 8.- LEMA: Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con maysculas y entrecomillado), por ejemplo. PIENSA Y TRABAJA SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCIN 9.- ANTEFIRMA: es la anotacin del nombre y cargo o categora del firmante (se escribe con maysculas). 10.- FIRMA o RUBRICA: Es la palabra o letra manuscrita que nos identifica. 11.- REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que anotamos como C.C.P. (copia carbn para), esto nos sirve para facilitar los datos de archivo o copias que se envan y a quien. 12.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD

EL OFICIO.ELEMENTOS Y ESTRUCTURA El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras. Oficio mltiple Es un documento que se usa para enviar cartas, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando elcaso lo requiera. Esto sirve, adems, para agilizar el proceso que dure la documentacin. El texto de este tipo de documento se basa en la emisin de rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultneamente. El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua. Oficio de transcripcin La palabra transcripcin nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio. El tipo de trato y/o relacin que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servir para transcribir informes relevantes e importantes. Tambin nos indica la finalidad del partido. ESTRUCTURA Los mrgenes generalmente empleados en los oficios son de 20 por 75; pero pueden tambin ser equidistantes, como en la carta (15 por 70). La altura del oficio, como en la carta, debe estar en relacin con la extensin mecanogrfica del dictado que va a transcribirse, o del texto de que se trate. Las sangras para iniciar prrafos pueden ser de cinco o diez espacios en blanco, segn se escriba a una o a dos interlneas, respectivamente.

1.-Lugar y fecha.Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y El ao en curso. 2.-Numeracin.En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorndum; la palabra OFICIO con mayscula, seguida del nmero de expedicin; separada por una lnea oblicua, a continuacin las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada par una lnea oblicua y el ao en curso. 3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro lneas o ms de acuerdo a lo requerido, aqu se Escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sera explicado en el cuerpo. 5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, slo cuando se necesita mencionar la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios. 6.-Cuerpo o texto. Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: Tengo a bien comunicarle.... Me es muy grato comunicarle... Tengo el honor de dirigirme... Tengo el agrado de dirigirme... 7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estima personal. Atentamente, 8.-Firma y posfirma. Firma:- Se escribe la rbrica a mano: Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo: 9.-Iniciales. Al igual que en el memorndum, las inciales del remitente con letras maysculas y las Del mecangrafo con minsculas. 10.-Anexo. Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas, Tarjetas, programas, etc. 11.-Distribucin. Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; porque aqu se menciona a las personas y las dependencias ha quienes va dirigido el oficio. UTILIDAD Y FINES Tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la ms alta jerarqua y por consiguiente debe ir firmado por el mximo representante legal de la Institucin que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarqua. El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.

TIPOS DE OFICIO Oficio Simple o Directo Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitacin, una felicitacin, una peticin, agradecimiento o informacin de eventos o actividades culturales o deportivas. Tambin cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algn servicio. Oficio Mltiple Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razn las instituciones o dependencias tiene hasta el nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, slo para colocar cuando el caso lo requiera; adems esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentacin. El texto de este tipo de documento est basado en emitir rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencia, informaciones a diferentes oficinas o despachos simultneamente. El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal; es decir va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua. La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que: 1. El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir. 2. En el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIN, que viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo). Oficio de Transcripcin. OFICIO DETRANSCRIPCION La palabra transcripcin ya nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio. El trato de relacin que se cumple por medio de este documento de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servir para transcribir informes relevantes e importantes.

LAS PARTES DEL OFICIO Y EJEMPLO DEL OFICIO


PARTES DE UN OFICIO 1. MENBRETE 2. NOMBRE DE AO 3. LUGAR Y FECHA 4. NUMERACION 5. DESTINATARIO 6. ASUNTO 7. REFERENCIA 8. CUERPO O TEXTO 9. DESPEDIDA 10. 11. 12. 13. FIRMA Y POSFIRMA INICIALES ANEXO DISTRIBUCIO MENBRETE: Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio. NOMBRE DEL AO: Nombre que se le da al ao actual. LUGAR Y FECHA: Es donde se escribe el lugar de donde se enva, el da, el mes y el ao. NUMERACION: En esta parte se escribe tres datos como el memorndum. DESTINATARIO: Aqu se escribe el nombre completo, el cargo y el lugar a quien se dirige. ASUNTO: Se indica con claridad el mensaje del texto que se aplica en el cuerpo. REFERENCIA: Esta palabra tambin se escribe con maysculas y de bajo del asunto. CUERPO O TEXTO: En esta parte del documento se da a conocer se da a conocer el mensaje de la comunicacin en forma clara y precisa y muy breve. DESPEDIDA: Es donde debemos mostrar amabilidad y cortesa. FIRMA Y POSFIRMA: Se coloca el nombre y el apellido de la persona que firma el documento y su cargo ala vez y el sello. INICIALES: Se escribe con letras maysculas y minsculas las de las de la persona. ANEXO: Es una pagina que constituye a un tipo de informacin relacionada con artculos. DISTRIBUCION: Se usa generalmente en los oficios mltiples aqu se menciona el nombre de la persona y a quienes va dirigido.

Ejemplo de oficio como se integra


1. Membrete: 2. Lugar y fecha: 3. Cdigo o numeracin: 4. A quien va dirigido: 5. Asunto: 6. Referencia: 7. Texto o contenido: 8. Despedida: 9. Firma: 10. Anexo: 11. Con copia a: El ejemplo de oficio, puede no contener los 11 puntos sealados pero si la informacin bsica como lo muestra la siguiente imagen:

Ejemplo de oficio de solicitud:

Ejemplo de oficio de donacin:

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