El Departamento de Organizacin de Eventos de la Empresa

Mabel Alejandra Lebrero

OBJETIVOS
Eventos Empresarios: Los eventos empresarios son hechos comunicativos que implican protagonistas que llevan a cabo acciones, en un lugar y tiempo compartido. Todo est construido con la intencionalidad de cumplir objetivos corporativos.

OBJETIVOS
Eventos Empresarios: Constituyen, asimismo, herramientas de marketing directo, que permiten la medicin inmediata de receptividad de una propuesta.

Apuntan a un segmento cautivo.

Permiten la retroalimentacin, correccin y medicin de receptividad y reacciones a lo propuesto.

OBJETIVOS
Eventos Empresarios: Los eventos se nutren de disciplinas como la publicidad, el marketing y la comunicacin para su profesionalizacin.

A la vez son herramientas de dichas disciplinas.

OBJETIVOS
Eventos Empresarios: Un evento corporativo constituye una presencia pblica de imagen institucional.

Permite posicionamiento corporativo en el mercado interno y externo.

No es un pasatiempo sino una apuesta profesional y de negocios.

OBJETIVOS
Por qu es importante la creacin de un Departamento de Organizacin de Eventos de la Empresa:

Porque son los profesionales pertenecientes a la empresa quienes ms conocimiento tienen de: su historia, misin, valores, creencias; productos y servicios; insercin en el mercado; competencia

OBJETIVOS
Por qu es importante la creacin de un Departamento de Organizacin de Eventos de la Empresa:

Porque los eventos reflejan lo que la empresa es o quiere ser.

Reconocida en el mercado. Competitiva. Innovadora, actualizada. Una gran familia corporativa.

OBJETIVOS
Porque de sus eventos depende, en parte, el cumplimiento de sus objetivos.

RESPONSABLES
Quines realizan normalmente los eventos en las empresas?

Responsables de Marketing. Responsables de Comunicacin. Responsables de Relaciones Pblicas. Responsables de Ceremonial y Protocolo. Responsables de reas Administrativas.

RESPONSABLES
Quines debieran realizarlos? Responsables de Organizacin de Eventos o Responsables de Marketing. Responsables de Comunicacin. Responsables de Relaciones Pblicas. Responsables de Ceremonial y Protocolo. Responsables de reas Administrativas. Capacitados en tcnicas de Organizacin de Eventos. Dirigidos y coordinados por un Organizador de Eventos Profesional

FUNCIONES
Tareas que debe desarrollar: Organizacin Integral: Investigacin, generacin de ideas, planificacin y ejecucin, de eventos internos y externos.

FUNCIONES
Tareas que debe desarrollar: Organizacin parcial (resto delega en un organizador externo). Es de su incumbencia: Establecimiento de Objetivos. Definicin del perfil de convocantes y convocados. Definicin de presupuesto. Suministro de toda la informacin necesaria de la empresa, para el evento. Supervisin de la tarea del organizador.

FUNCIONES

El Responsable de Eventos de la Empresa: Invierte en eventos por beneficios corporativos. Es influenciado por la opinin pblica y el mercado. Pone en juego la imagen institucional. Resuelve en funcin de los intereses corporativos que representa. Tiene la responsabilidad de controlar al organizador externo. Mantiene una relacin profesional con el mismo.

FUNCIONES
Tareas que debe desarrollar: Elaboracin de presupuestos: parciales y totales. Planes de financiacin: crditos, planes de inversin, patrocinios.

FUNCIONES
Tareas que debe desarrollar:

Elaboracin del Plan de Comunicacin (en conjunto con el Departamento de Comunicacin de la Empresa)
Definicin del contenido a comunicar. Establecimiento de plazos para convocatoria y difusin. Listado de invitaciones especiales (personalidades, prensa, etc.) Perfil del segmento a apuntar. Lineamientos generales del plan: PRENSA, PUBLICIDAD y PROMOCIN.

RECURSOS
La implementacin del Departamento de Organizacin de Eventos de la Empresa implica los siguientes recursos: Recursos humanos (personal afectado) Recursos de capital (partida presupuestaria anual para eventos internos y externos) Recursos de infraestructura (oficina, salas de reuniones) Recursos de equipamiento y materiales (equipamiento de oficina, materiales afines) Recursos promocionales (tarjetas, papelera comercial, etc.) Recursos de capacitacin y asesora (instruccin permanente al personal, participacin en eventos de actualizacin del sector, etc.)

RECURSOS
Productos y Servicios Propios y de Terceros: Personal fijo y/o contratado. Equipamiento y servicios para eventos. Sedes. Recursos de equipamiento y materiales (equipamiento de oficina, materiales afines) Recursos promocionales (tarjetas, papelera comercial, etc.) Recursos de capacitacin y asesora (instruccin permanente al personal, participacin en eventos de actualizacin del sector, etc.)

UN MERCADO EN CRECIMIENTO
Estadsticas de eventos Las EXPOSICIONES son un sector en aumento, y el marco ideal para dar a conocer un producto o servicio.
EXPOSICIONES EN TODO EL PAS
Exposiciones Expositores Nacionales Expositores Extranjeros Visitantes Nacionales Visitantes Extranjeros

Generales Rurales Totales

309 119 428

40.522 13.952 54.474

1.899 52 1.951

12.950.591 2.683.900 15.634.491

1.899 2.680 4.579

Total de inversin anual: 3.605 millones de pesos

UN MERCADO EN CRECIMIENTO
Estadsticas de eventos Los CONGRESOS son reuniones de divulgacin, debate y reflexin desde una ptica acadmica y/o cientfica..
CONGRESOS EN TODO EL PAS
Congresos Asistentes Nacionales Asistentes Extranjeros

1.979

986.792

100.874

Total de inversin anual: 3.621 millones de pesos

CIFRAS 2012 POR TIPO DE EVENTOS

Congresos Jornadas Encuentros Seminarios Simposios Reuniones

608 692 218 107 85 49

Fuente: Revista Perspectiva Anuario 2013. Relevamiento basado en eventos realizados por organismos y asociaciones, con una duracin mnima de una jornada y un bsico de 50 asistentes.

Conferencias
Foros

56
41

Coloquios
Cursos

14
67

Convenciones
Talleres

14
16

Olimpadas

12

Salta Mendoza Chubut

140 138 40

Entre Ros
CONGRESOS POR SEDE 2012 Santiago del estero

27
14

Santa fe
Ciudad de Buenos Aires 515 Ro Negro

13
10

Crdoba
Mar del Plata

271
204

San Juan
Chaco

9
9

Pcia. de Buenos Aires

Tucumn Rosario

198
173 170

San Luis
Corrientes

8
7

Misiones
Otras Total

7
26 1.979

UN MERCADO EN CRECIMIENTO
Tendencias para considerar en eventos corporativos Eventos Virtuales Plataformas on line, Salas de Videoconferencia, que permiten compartir archivos en distintos formatos PDF, Power Point, Imgenes, navegar por Internet, ver videos on line, hacer conferencias grupales con cmara y micrfono. Aplicaciones: Capacitaciones Ruedas de negocios Videoconferencias en directo Presentaciones de productos

UN MERCADO EN CRECIMIENTO

UN MERCADO EN CRECIMIENTO
Tendencias para considerar en eventos corporativos Diseos en 3D de exposiciones Aportan: Costos menores. Inmediatez de informacin. Retroalimentacin permanente. Mayor alcance y acceso global.

Uso de Redes Sociales para convocatoria y Twitter Personalizacin de la informacin. Contacto directo y fluido con el destinatario.

UN MERCADO EN CRECIMIENTO
Tendencias para considerar en eventos corporativos Plataformas de Mobile Marketing Permite compartir informacin on line del evento: Organizadores, Disertantes, Patrocinadores. Programas de actividades. Interactuar con dichos protagonistas a travs de consultas y opiniones.

Acceder a la informacin desde un celular, pc, tablet.

VIDEO FLYERING

UN MERCADO EN CRECIMIENTO
Tendencias para considerar en eventos corporativos Eventos Sostenibles Eventos que promueven el cuidado del medio ambiente a travs del uso de elementos no contaminantes ni invasivos. Aportan:

Rditos econmicos, sociales y ambientales; directos e indirectos tanto para organizadores, sponsors, proveedores, asistentes y destino receptivo, entre otros. Ahorro de costos: conservacin de energa, reduccin de basura, compra de productos locales.

UN MERCADO EN CRECIMIENTO
Tendencias para considerar en eventos corporativos Imagen positiva: promueve la iniciativa tecnolgica que permite la utilizacin de recursos en forma eficiente.

UN MERCADO EN CRECIMIENTO
Tendencias para considerar en eventos corporativos

Sensibilizacin: tanto a los participantes, como al personal, los proveedores, la comunidad local sobre los beneficios de la utilizacin de productos y servicios sostenibles. Beneficios sociales: crea puestos de trabajo y mejores condiciones.

UN MERCADO EN CRECIMIENTO
Tendencias para considerar en eventos corporativos Eventos Tecnolgicos Son aquellos eventos que utilizan diferentes recursos tecnolgicos con el fin de:

Agilizar las comunicaciones. Ofrecer un marco contextual de avanzada. Incrementar el confort. Brindar alternativas novedosas de servicios.

UN MERCADO EN CRECIMIENTO
Tendencias para considerar en eventos corporativos Recursos aplicados Video mapping: proyeccin en 3D sobre diferentes estructuras. Imgenes grabadas en directo y ampliadas que se complementan con diseos computarizados.

CONSIDERACIONES FINALES
Los eventos son herramientas de marketing directo para la concrecin de objetivos corporativos.

Las empresas buscan posicionarse y diferenciarse en un mercado sumamente competitivo.

La fidelizacin del cliente interno y externo favorece la imagen institucional, la productividad y el crecimiento.

CONSIDERACIONES FINALES

La empresa no es una isla, sino que forma parte de un conjunto, es necesaria su participacin en eventos colectivos.

La inversin en eventos debe ser entendida desde el capital destinado para los mismos, como de los recursos humanos idneos para llevarlos a cabo y la planificacin de acciones coordinadas por un Departamento Especializado y dedicado exclusivamente.

GRACIAS!

Mabel Alejandra Lebrero

data_eventos@yahoo.com.ar