TRABAJO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Presentado a: Mara Clara Barros Delgadillo

Grupo: 10AD

Tema: Proyec o de a!di oria ad"i#is ra i$a %COO&EC'ERA( Fecha: No$ie")re *+,*011

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE& CARIBE ADMINISTRACION DE EMPRESAS BARRAN-UI&&A,CO&OMBIA *011

PROCESO ADMINISTRATIVO DEL AREA

COOPERATIVA DE PRODUCTORES DE &EC'E DE &A COSTA AT&.NTICA &TDA/ , COO&EC'ERA NIT 0+0/101/0+1,* DOMICILIO: Calle 11213,44 TEL FONO: 514+455 SITIO !E": 666/coolec7era/co" O"#ETO SOCIAL COO&EC'ERA es !#a coo8era i$a "!l iac i$a co#s i !ida el 13 de a)ril de 1+55 8or !# 8e9!e:o gr!8o de ga#aderos del de8ar a"e# o del A l;# ico del c!al o"< s! #o")re i#icial %Coo8era i$a de Prod!c ores de &ec7e de la Cos a A l;# ica & da(/ S! do"icilio 8ri#ci8al es la ci!dad de Barra#9!illa/ Es !#a coo8era i$a ca8 adora= 8rod!c ora y co"erciali>adora de l;c eos= sol!cio#es ali"e# icias y 8rod!c os a?i#es al sec or agro8ec!ario/ MISI$N So"os !#a coo8era i$a ca8 adora= 8rod!c ora y co"erciali>adora de l;c eos= sol!cio#es ali"e# icias y 8rod!c os a?i#es al sec or agro8ec!ario/ Tra)a@a"os co# al os es ;#dares de calidad= so8or ados co# ec#ologa de 8!# a y co# !# ale# o 7!"a#o id<#eo y co"8ro"e ido= 8ara o?recer !# 8or a?olio de 8rod!c os a rac i$o y crecie# e a #!es ros co#s!"idores #acio#ales e i# er#acio#ales/ A!#da"e# ados e# los 8ri#ci8ios coo8era i$os= ra)a@a"os de# ro de !# "arco B ico y co"8ro"iso e"8resarial y a")ie# al= 8ara lograr el )ie#es ar y la sos e#i)ilidad de la orga#i>aci<#= sie#do co"8e i i$a= crea#do $alor y ser$icios 8ara #!es ros coo8erados= ra)a@adores y co"!#idad e# ge#eral/ VISI$N Ser e# el *01C reco#ocidos y 8osicio#ados co"o la e"8resa lder e# el "ercado de l;c eos= sol!cio#es ali"e# icias y 8rod!c os a?i#es al sec or agro8ec!ario e# el Cari)e colo")ia#o= e# rega#do 8rod!c os acordes a las #ecesidades del clie# e y a"8lia#do s! 8or a?olio de "ercado= de al "a#era 9!e co# ri)!ya al desarrollo de la i#d!s ria #acio#al y logre la sos e#i)ilidad de la orga#i>aci<#/ POLITICAS DE CALIDAD Procesar y co"erciali>ar 8rod!c os l;c eos 9!e sa is?aga# y s!8ere# las #ecesidades de #!es ros clie# es= c!"8lie#do los li#ea"ie# os legales $ige# es 9!e gara# ice# la i#oc!idad de #!es ros 8rod!c os= "edia# e el desarrollo de !#a c!l !ra de calidad 9!e logre i# egrar $alores co"oD 8rod!c i$idad= res8ec o= ra)a@o e# e9!i8o= "e@ora co# i#!a y lidera>go/

O%&et'(os de Ca)'dad

* Procesar y co"erciali>ar 8rod!c os l;c eos 9!e sa is?aga# las #ecesidades de #!es ros clie# es/ , C!"8lir los li#ea"ie# os legales relacio#ados co# la i#oc!idad de los 8rod!c os/ Desarrollo de !#a c!l !ra de calidad/

Cert'+'cac'ones de Coo)echera

Cert'+'cac',n de) P)an -ACCP de )a ).nea de producc',n de )eche en po)(o / Se))o de ca)'dad de producto ICONTEC0 Leche en po)(o entera / descremada NTC 1234 &a cer i?icaci<# INVIMA e# 'ACCP E'ACCP, 'a>ard A#alysis a#d Cri ical Co# rol Poi# sF= A#;lisis de Peligros y P!# os Cr icos de Co# rol e# la l#ea de 8rod!cci<# de lec7e e# 8ol$o e# era y descre"a= sig#i?ica 9!e s! sis e"a de Ges i<# de calidad e i#oc!idad ie#e el sello de Calidad ICONTEC cer i?ica#do el c!"8li"ie# o co# la NTC 1053/ Es e sis e"a 8re$e# i$o 8ara el a#;lisis de 8eligros y 8!# os cr icos de co# rol 8re$ie#e la oc!rre#cia de 8eligros ?sicos= 9!"icos y )iol<gicos a lo largo de la cade#a 8rod!c i$a= desde el reci)o de la "a eria 8ri"a 7as a la e# rega al co#s!"idor ?i#al/ Es a cer i?icaci<# ICONTEC es !# reco#oci"ie# o a la calidad y el co"8ro"iso de s! i#?raes r!c !ra= doc!"e# aci<# y ca8aci aci<#= ade";s de e#er i"8or a# es i"8licacio#es e# lo 9!e a co"erciali>aci<# se re?iere= 8or9!e le a)re la 8osi)ilidad de llegar 8or 8ri"era $e> a "ercados i# er#acio#ales/ El co"8ro"iso de Coolec7era co# la seg!ridad ali"e# aria y la sa is?acci<# del clie# e so# !#o "is"o/ CONSTIT5CION DE LA SOCIEDAD0 SOCIOS 6 CAPITAL Para $i#c!larse a la coo8era i$a e# calidad de asociado= el 8ri#ci8al re9!isi o es ser 8ro8ie ario de 8redios y el ga#ado= so"e iB#dose a las #or"as es a)lecidas e# el es a ! o/ 'ace# 8ar e de Coolec7eraD U#a Asa")lea Ge#eral i# egrada 8or s!s 1/*00 asociados= 9!e re8rese# a# el Go)ier#o S!8re"o de la Coo8era i$a y 9!ie#es elige# cada dos a:os a s!s re8rese# a# es e# la ad"i#is raci<# de la Coo8era i$aD Co#se@o de Ad"i#is raci<# y J!# a de Vigila#cia/

VALORES -onest'dad: So"os # egros= co7ere# es y @!s os e# re lo 9!e 8e#sa"os= 7ace"os= deci"os y se# i"os= e#"arcados e# las leyes de #!es ra sociedad/ Lea)tad: Es a"os co"8ro"e idos co# #!es ros clie# es= cola)oradores= i#$ersio#is as y el 8as/ Respeto mutuo: So"os res8e !osos= a"a)les= cordiales y cola)oradores/ #ust'c'a: Ac !a"os de "a#era B ica y co# seriedad= co# la co#$icci<# de e# regar sie"8re lo "e@or= c!"8li"os co# lo 8ro"e ido al o?recer los "e@ores 8rod!c os y ser$icios a !# 8recio @!s o y ra>o#a)le/ PRINCIPIOS N!es ros 8rod!c os so# #! ri"e# os y sa is?ace# las #ecesidades ali"e# icias y cal<ricas de ?or"a origi#al= gara# i>a#do es ;#dares de eHcele# e calidad/ E# Coolec7era ra)a@a"os co# calidad= )as;#do#os e# los 8ri#ci8ios deD So)'dar'dad: El )ie#es ar de odos es ?!#da"e# al e# el desarrollo de #!es ros asociados= ra)a@adores= 8ro$eedores y clie# es= es !# co"8ro"iso 8ara #oso ros/ Cooperac',n: Es la ese#cia de ge#erar $alor agregado a #!es ro 8roceso de recolecci<#= 8rod!cci<# y co"erciali>aci<#/ Co# el a8or e de odos los 9!e i# er$ie#e# e# los di?ere# es 8rocesos de &a Coo8era i$a= )!sca"os el logro de los o)@e i$os orga#i>acio#ales/ Part'c'pac',n: Cada asociado ie#e i#cide#cia e# la o"a de decisio#es e ig!aldad de o8or !#idades= es o ?or alece #!es ra ese#cia/ A/uda mutua: Es el "odelo de #!es ra cade#a 8rod!c i$a= &a Coo8era i$a se )asa e# la cola)oraci<# de odos 8ara lograr los o)@e i$os ra>ados de "a#era @!s a y res8o#sa)le/ CANALES DE DISTRI"5CI$N Coolec7era co"erciali>a s!s 8rod!c os e# odas las ci!dades de la Cos a A l;# icaD Barra#9!illa= Sa# a Mar a= Car age#a= Valled!8ar= Mo# era= Si#cele@o= Rio7ac7a y e# odos los "!#ici8ios y 8o)lacio#es de los 1 de8ar a"e# os/ Grandes Autoservicios Ol"8ica= IHi o= Car!lla= S!r i"aH= Carre?o!r= SAO= MaJro y S!8ere es/ Canal Tradicional

N!es ro lidera>go es de"os rado e# #!es ra co)er !ra= es a"os e# odas las ie#das de )arrio de #!es ros de8ar a"e# os/ Canal Industrial &as 8ri#ci8ales e"8resas 9!e !sa# #!es ros 8rod!c os 8ara el 8roceso de s! 8rod!cci<# so#D Colo")i#a= N! ressa= Gri??i 7 de Colo")ia= Sa$a@o# A8olo= -!ala= Nacio#al de C7ocola es= Al8i#a= Algarra= Al9!era= Prol;c eos= 'elados Mi"os= Casa &!Jer= Galle as Noel/ Canal Institucional &os 8ri#ci8ales 7o eles= res a!ra# es= colegios y !#i$ersidades de la Cos a A l;# ica= e# re los c!ales se e#c!e# ra#K 'o el Es elar= 'o el P!er a del Sol= Barra#9!illa Pla>a= 'o el S a#d?ord= 'o el Li#dor= 'o el Versalle e# re o ros/ Ta")iB# Jardi#es del Co#?!cio y Co#gelados Ne#a &ela/ 7REA A A5DITAR: 7REA DE COMPRAS El .REA DE COMPRAS= es la e#cargada de reali>ar las ad9!isicio#es #ecesarias e# el "o"e# o de)ido= co# la ca# idad y calidad re9!erida y a !# 8recio adec!ado/ El .REA a# erior"e# e es a)a delegada a o ros sec ores de la e"8resa= 8ri#ci8al"e# e al de 8rod!cci<#= #o se le asig#a)a la i"8or a#cia 9!e re9!iera el "is"o/ Ac !al"e# e= el .REA DE COMPRAS es de s!"a i"8or a#cia e# COO&EC'ERA es el si io do#de se ar ic!la# las #ecesidades de 8rod!cci<# de la e"8resa al 8ro$eerla de los "a eriales 9!e #ecesi a 8ara c!"8lir s! area/ PROCESO DE COMPRA El COMITI DE COMPRAS= ad@!dica el ser$icio a !# 8ro$eedor ide# i?icado solo co# !# c<digo de #M"eros/ El res8o#sa)le de es a ;rea= reali>a las co i>acio#es de los 8recios de los 8rod!c os y l!ego de !# 8roceso de a#;lisis= seleccio#a al 8ro$eedor/ Ge#era la orde# 8ara #o i?icar al 8ro$eedor= al c!al se le 7a ad@!dicado la co"8ra= al ;rea solici a# e y al ;rea de 8agos 8ara el 8roceso corres8o#die# e/ Pre$ia"e# e es a re9!isici<# 7a sido a8ro)ada 8or el @e?e de la secci<# corres8o#die# e de ac!erdo a las #ecesidades de 8rod!cci<# res8ec i$a/ El Asis e# e del .rea de Co"8ras= reali>a y 8rese# a !# c!adro co"8ara i$o= al COMITI DE COMPRAS= co#?or"ado 8or el Je?e de Co"8ras= el Je?e de Rec!rsos '!"a#os y el Gere# e Ge#eral/ Se i#icia a 8ar ir de la re9!isici<# e#$iada 8or los dis i# os ?re# es de ra)a@o de la e"8resa= a ra$Bs de !# doc!"e# o escri oK co# es e doc!"e# o el ;rea de Co"8ras i#icia s! ges i<#/

AUNCIONES

Adquisiciones: Acci<# 9!e co#sis e e# ad9!irir los i#s!"os= "a eriales y e9!i8o= #ecesarios 8ara el logro de los o)@e i$os de la e"8resa= los c!ales de)e# a@!s arse a los sig!ie# es li#ea"ie# osD 8recio= calidad= ca# idad= co#dicio#es de e# rega= e c/K !#a $e> reci)idas las "erca#cas es #ecesario $eri?icar 9!e c!"8la# co# los re9!isi os a# es "e#cio#ados/ Guarda y Almacenaje: Es el 8roceso de rece8ci<#= clasi?icaci<#= i#$e# ario y co# rol de las "erca#cas de ac!erdo a las di"e#sio#es de las "is"as E8eso y "edidasF/ Proveer a las dems reas: U#a $e> 9!e el .rea de Co"8ras= e#ga e# s!s )odegas odos los "a eriales #ecesarios= es s! o)ligaci<# 8ro$eer a las de";s ;reas de la e"8resa de es os s!"i#is ros= de ac!erdo a las re9!isicio#es 8rese# adas/

O"#ETIVOS GENERAL I"8la# ar !# sis e"a de co# rol e# el al"acB# de M iles de ra)a@o= "o)iliario y e9!i8o= "a eria 8ri"a= e c/= desde la rece8ci<# de los "a eriales= s! regis ro= 7as a la ela)oraci<# de i#?or"es "e#s!ales de e# rega= 9!e 8er"i a co#ocer co# o8or !#idad las eHis e#cias/

ESPECFIC S Ad9!irir y e# regar e# ?or"a o8or !#a y adec!ada las re9!isicio#es de "a erial= "o)iliario y e9!i8o a las di?ere# e ;reas 9!e co#?or"a# la e"8resa/ Ela)orar !# ca alogo de 8ro$eedores 8re$ia i#$es igaci<#= a#;lisis y e$al!aci<# de las carac ers icas y co"8or a"ie# o e# el "ercado= e# c!a# o a la calidad= 8recio y o8or !#idad de los )ie#es y ser$icios 9!e la e"8resa #ecesi a/ Es a)lecer los "eca#is"os #ecesarios 8ara 8ro eger= co#ser$ar y "a#e@ar adec!ada"e# e los i#s!"os o "a erias 8ri"as 9!e la e"8resa #ecesi a 8ara la 8rod!cci<#/ Pla#ear y 8rogra"ar las ad9!isicio#es de )ie#es y ser$icios= de ac!erdo a las #ecesidades y asig#aci<# 8res!8!es al de COO&EC'ERA

MEDIOS O ELEMENTOS DE LA PLANEACION Se e#dr;# e# c!e# a los sig!ie# es ele"e# osD Pro8<si o y "isi<# es ra Bgicos )ie# de?i#idos Visi<# clara y co#cre a/ O)@e i$os y "e as )ie# ?!#da"e# adas Es ra egias de?i#idas Reglas y Pol icas Procedi"ie# os es a)lecidos Progra"as de o8eraci<# claros/ Pres!8!es os ge#erosos y e?icaces/

#ERAR85IA DEPARTAMENTAL GERENTE DE COMPRAS Res8o#sa)le de la ad9!isici<# de 8rod!c os y "a eriales #ecesarios e# la e"8resa 8ara desarrollar s! ac i$idad #or"al e# las di?ere# es seccio#es/ Tie#e co"o ?!#cio#esD BMs9!eda de 8ro$eedores al er#a i$os 9!e 8!eda# s!"i#is rar los "is"os 8rod!c os o "a erias 8ri"as e# "e@ores co#dicio#es/ Co# rolar los 8la>os de e# rega= es ado de los ar c!los= rece8ci<# y co#dicio#es de las ?ac !ras y e# rega de las "is"as a co# a)ilidad 8ara s! regis ro= 8ago y co# a)ili>aci<#/ E"i ir los 8edidos de co"8ra e# el 8la>o adec!ado 8ara 9!e s! rece8ci<# se a@!s e a las #ecesidades de cada secci<#/ Es a)lecer los 8rocedi"ie# os a seg!ir e# las accio#es de co"8ra de la e"8resa/ Ma# e#er los co# ac os o8or !#os co# 8ro$eedores 8ara a#ali>ar las carac ers icas de los 8rod!c os= calidades= co#dicio#es de ser$icio= 8recio y 8ago/ ASISTENTE DE COMPRA A8oyar al Je?e de la secci<# e# la Negociaci<# co# los Pro$eedores BMs9!eda de #!e$os 8rod!c os y 8ro$eedores solici ados= de ac!erdo a las i#s r!ccio#es y 8edidos solici ados/ Cola)orar co# la Gere#cia de Co"8ras= 8ara el c!"8li"ie# o de los o)@e i$os de la e"8resa/ Co"8ra de "a erias 8ri"as= 8re$ia a! ori>aci<# del Co"i B de Co"8ras/ Co# rol de S ocJ ";Hi"os y "#i"os/ Par ici8ar e# las 8r!e)as y co# rol de "!es ras 8ara aseg!rar 9!e reM#e# las co#dicio#es es8eci?icadas/ Prese# ar a s!s clie# es i# er#os las o?er as reci)idas= 7acie#do i#dicacio#es y s!gere#cias o8or !#as so)re los 8ro$eedores= o8or !#idades de co"8ra y los dis i# os as8ec os de la ges i<# reali>ada/

A59ILIARES DE COMPRAS A e#der de "a#era e?ica> y e?icie# e a los 8edidos de las ;reas/ &le$ar 8eri<dica"e# e los ?or"a os de re9!isici<# a los di?ere# es "o$i"ie# os/ Ma# e#er de ?or"a orde#ada= clara y 7o#es a los arc7i$os del ;rea/ Reali>ar !# i#?or"e se"a#al de las ac i$idades reali>adas/

REC5RSOS

Recursos materiales: So# a9!ellos )ie#es a#gi)les de 8ro8iedad de la e"8resa= ales co"o Eedi?icios= erre#os= i#s alacio#es= "a9!i#aria= e9!i8os= i#s r!"e# os= 7erra"ie# as= e c/K "a erias 8ri"as= "a eriales a!Hiliares 9!e ?or"a# 8ar e del 8rod!c o= 8rod!c os e# 8roceso= 8rod!c os er"i#ados= e c/F/ Recursos tcnicos: A9!ellos 9!e sir$e# co"o 7erra"ie# as e i#s r!"e# os a!Hiliares e# la coordi#aci<# de los o ros rec!rsos Esis e"as de 8rod!cci<#= sis e"as de $e# as= sis e"as de ?i#a#>as= sis e"as ad"i#is ra i$os= e c/K ?or"!las= 8a e# es= e c/F/ Recursos humanos: So# rasce#de# ales 8ara la eHis e#cia de c!al9!ier gr!8o socialK de ellos de8e#de# el "a#e@o y ?!#cio#a"ie# o de los de";s rec!rsos= 8!ede# ser Eo)reros cali?icados y #o cali?icadosK o?ici#is as/ cali?icados y #o cali?icadosK s!8er$isoresK Bc#icosK e@ec! i$osK direc oresK e c/F/ Recursos financieros: So# los ele"e# os "o#e arios 8ro8ios y a@e#os co# 9!e c!e# a !#a e"8resa= i#dis8e#sa)le= 8ara la e@ec!ci<# de s!s decisio#es ad"i#is ra i$as= y o8era i$as/ E# re los rec!rsos ?i#a#cieros 8ro8ios se 8!ede# ci arD Di#ero e# e?ec i$o= A8or es de los socios Eaccio#esF= U ilidades= e c/

PREPARACION DEL PRO6ECTO DE A5DITORIA PROP5ESTA TECNICA NAT5RALE:A: AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ALCANCE: .REA DE COMPRAS

ANTECEDENTES: E# el ;rea de co"8ras= se o)ser$aro# las sig!ie# es ?allasD A #i$el ge#eral #o 7a)a claridad e# los 8ro8<si os y la ?i#alidad de las eH8ec a i$as de ra)a@o/ C!a#do 7a)as cargas de 8edidos eH ras= se a8ela)a a co# ra ar 8erso#al e$e# !al= si# 7a)er reali>ado !# 8roceso 8re$io de 8reselecci<# y ca8aci aci<#/ DB)il co# rol e# el "a#e@o de los doc!"e# os y regis ros de co"8ras de ac!erdo co# los i#s r!c i$os es a)lecidos e# el sis e"a de calidad y e# los "a#!ales de 8rocedi"ie# os/ De?icie#cias e# la reali>aci<# de las co i>acio#es asociadas a cada re9!isici<#= 8ara ge#erar las <rde#es de co"8ra/ De"oras e# la e# rega de "a erias 8ri"as solici adas/

Gra# 8ar e de las re9!isicio#es $e#a# i#co"8le as= 8or9!e se %co#sidera)a(= 9!e los e"8leados del ;rea de co"8ras= co#oca# el res o de las es8eci?icacio#es del 8rod!c o/ &a "ayor 8ar e de los e"8leados del ;rea= #o sa)a# c<"o e#?re# ar los 8ro)le"as y darle sol!cio#es= si #o eHis a !# @e?e a s! lado/ &os "a#!ales de o8eraci<# es a)a# desac !ali>ados y e# "!c7as ocasio#es= las re?or"as y ca")ios e# la o8eraci<# solo se ra#s"i a e# ?or"a oral o e# 8eda>os de 8a8el y #o 9!eda)a regis rada e# el "a#!al/ Re rasos e# el c!"8li"ie# o de los ra)a@os 8or #o llegar a ie"8o las orde#es de 8edido/ Se co#sidera)a co"o !# 7ec7o= 9!e odas las co"!#icacio#es o "e#sa@es e#$iados= de)a# ser co"8re#didos 8or odo el 8erso#al/ Se 8erda# las re9!isicio#es ge#eradas e# las di?ere# es ;reas o ?re# es de ra)a@o asig#ados= 8or !# "a#e@o errado del arc7i$o/

&a ac!"!laci<# de odas es as 9!e@as a #i$el i# er#o es a)lecidas 8or odas las ;reas de la e"8resa= dio l!gar a !# re8la# ea"ie# o de oda la secci<#= co"e#>a#do co# !#a adec!ada ca8aci aci<# 9!e grad!al"e# e se es ; reali>a#do 8ara 9!e odos los e"8leados del ;rea de co"8ras/ O"#ETIVOS: Ad9!irir y e# regar e# ?or"a o8or !#a y adec!ada las re9!isicio#es de "a erial= "o)iliario y e9!i8o a las di?ere# e ;reas 9!e co#?or"a# la e"8resa/ Ela)orar !# ca alogo de 8ro$eedores 8re$ia i#$es igaci<#= a#;lisis y e$al!aci<# de las carac ers icas y co"8or a"ie# o e# el "ercado= e# c!a# o a la calidad= 8recio y o8or !#idad de los )ie#es y ser$icios 9!e la e"8resa #ecesi a/ Es a)lecer los "eca#is"os #ecesarios 8ara 8ro eger= co#ser$ar y "a#e@ar adec!ada"e# e los i#s!"os o "a erias 8ri"as 9!e la e"8resa #ecesi a 8ara la 8rod!cci<#/ I"8la# ar !# sis e"a de co# rol e# el al"acB# de M iles de ra)a@o= "o)iliario y e9!i8o= "a eria 8ri"a= e c/= desde la rece8ci<# de los "a eriales= s! regis ro= 7as a la ela)oraci<# de i#?or"es "e#s!ales de e# rega= 9!e 8er"i a co#ocer co# o8or !#idad las eHis e#cias/ Pla#ear y 8rogra"ar las ad9!isicio#es de )ie#es y ser$icios= de ac!erdo a las #ecesidades y asig#aci<# 8res!8!es al de COO&EC'ERA/

ESTRATEGIA: Podra"os "e#cio#ar co"o as8ec os de "odi?icaci<# e# el ;rea de co"8ras= los sig!ie# esD Claridad e# el e#?o9!e ad"i#is ra i$o e# el ;rea/ Dilige#cia"ie# o y ac !ali>aci<# de la )ase de da os de 8ro$eedores/ El 8roceso de re roali"e# aci<# del ;rea/ El 8roceso de o"a de decisio#es/ Ela)oraci<# o ac !ali>aci<# de los c<digos o "a#!ales de 8rocedi"ie# os/

&a le# i !d e# el i"8!lso decisi$o= d!radero y )ie# calc!lado= de "oder#i>aci<# de los e9!i8os o8era i$os/ Es #ecesario crear y desarrollar !#a c!l !ra de a7orro e# la e"8resa= es8ecial"e# e co# los cos os de e#erga/ Me@ora"ie# o y co#solidaci<# de la co"!#icaci<# i# er#a y eH er#a de la e"8resa/

#5STIFICACI$N: De)ido a lo delicado del 8ro)le"aK e# !# es?!er>o co#@!# o EGere#cia= Rec!rsos '!"a#os y Co"8rasF= se decidi< desarrollar !# 8la# 8ara el "e@ora"ie# o de la co"!#icaci<# y el cli"a orga#i>acio#al e# el ;rea= co# la "o$ili>aci<# de rec!rsos #ecesarios 8ara lle$ar a ca)o dic7o es?!er>o/ ACCIONES: El 8!# o de 8ar ida se res!"i< e# res E5F 8re"isasD &a e?ec i$idad y el )!e# re#di"ie# o= de8e#de 8le#a"e# e de !#a )!e#a co"!#icaci<# orga#i>acio#al/ U# "e@ora"ie# o o al de la co"!#icaci<# orga#i>acio#al e# odos los #i$eles/ &ograr "e@ores #i$eles de calidad= a )a@os cos os y c!"8li"ie# o de areas a "e#ores ie"8os de e# rega= ya #o es !#a $e# a@a co"8e i i$a= a7ora 8asa a ser !#a #ecesidad );sica/ Para lograr lo 8ro8!es o= es #ecesario la eHis e#cia deD I#s r!ccio#es y 8la#i?icaci<# de las areas e# ?or"a clara y co#cisa/ I#?or"aci<# ac !ali>ada rela i$a a 8rocedi"ie# os= 8r;c icas y 8ol icas/ Valoraci<# del re#di"ie# o de los e"8leados= e# 8la# ea"ie# os o)@e i$os y es8ec?icos/ COO&EC'ERA= se 8ro8!so e# o#ces= desarrollar e# el ;rea de co"8ras= !# 8roceso de a@!s es i# er#os y "e@ora"ie# o= es8ecial"e# e e# la co"!#icaci<#= 8ara i#cre"e# ar la co"8e i i$idad de la e"8resa y 8oder e#?re# arse eHi osa"e# e e# el "ercado local= regio#al= #acio#al y "!#dial= c!"8lie#do las 8ol icas y 8a! as es a)lecidas/ REC5RSOS: AleHis Palacio y s!s asis e# es/ Co# el co#c!rso de odos los a?ec ados= se 7a reali>ado !# diag#<s ico de la si !aci<# de la co"!#icaci<# e# el ;rea y e# la orga#i>aci<#/ Se es8era o) e#er !# diag#<s ico o)@e i$o= )asado e# !#a a!di ora ad"i#is ra i$a= y #o e# la i# !ici<# o g!s os del e9!i8o direc i$o/ RES5LTADOS: Se es8era 9!e el ;rea de co"8ras= 8!eda a cor o 8la>oD To"ar decisio#es= )asadas e# ?!e# es de i#?or"aci<# seg!ra y co"8le a/ Co# ar co# !# 8erso#al 8ro?esio#al 9!e realice s! ra)a@o de ac!erdo a los o)@e i$os y 8la#es es a)lecidos/

Ser !# ;rea co#?or"ada 8or !# e9!i8o 7!"a#o co"8e e# e= co# !#a al a se#si)ilidad social y e# co#s a# e desarrollo i# egral de s!s calidades/ U#a es ra egia de i# er$e#ci<# de# ro de la orga#i>aci<# "is"a= eHa"i#a#do las ?or"as ac !ales de ra)a@o= las #or"as y los $alores es a)lecidos/

INFORMACI$N COMPLEMENTARIA: Desarrollar !# "a#!al de 8ol icas y 8rocedi"ie# os de co# rol de las eHis e#cias= 9!e 8er"i a co#ocer e# ie"8o real= el "o"e# o e# 9!e de)a rea)as ecerse cier o 8rod!c o e# el al"acB#/ Dise:ar !# ciclo de "a#e@o ?sico de los 8rod!c os= 9!e i#cl!ya desde el e")ar9!e 8or el 8ro$eedor= ra#s8or e= rece8ci<#= 7as a el al"ace#a@e y $e# a o re9!isici<#/ Es a)lecer !# ciclo ad"i#is ra i$o de co"8ras= 9!e i#cl!ya a! ori>aci<# de las solici !des y <rde#es de co"8ra= colocaci<# de las "is"as co# el 8ro$eedor seleccio#ado= rece8ci<# de "erca#cas= 8ago y co# a)ili>aci<# de los )ie#es/ Ai@ar !#as 8ol icas de co# rol de calidad e# 9!e se i#dica# los es ;#dares= es8eci?icacio#es= se $alMa la ca8acidad de los 8ro$eedores y se $eri?ica el c!"8li"ie# o de la calidad re9!erida/

PROGRAMA DE TRA"A#O IDENTIFICACI$N AUDITORIA ADMINISTRATIVA/

RESPONSA"LE El &der de 8royec o ser; el se:or AleHis Palacio Arrie a y s! e9!i8o de a!di ora co#?or"ado 8orD Carlos Vargas= Da#iela G! iBrre> y A#a Ace$edo/ 7REA .rea de Co"8ras

ACTIVIDADES:

A)sol! o co# rol de i#$e# arios a! o"a i>ados= 8ara de@ar a !# lado los 8rogra"as "a#!ales/ Acceso a "a eria 8ri"a e# co#dicio#es co"8e i i$as y 8recios ase9!i)les/ De ecci<# de ?allas e# el seg!i"ie# o a los 8ro$eedores= es8ecial"e# e e# la ide# i?icaci<# de los 8rocesos de ar ic!laci<# yNo alia#>as co# 8ro$eedores cla$es 8ara el 8roceso 8rod!c i$o y e# la $eri?icaci<# de la calidad de las "a erias 8ri"as e# regada 8or los 8ro$eedores/ E# ?or"a ge#eral se o)ser$<= 9!e "!c7os de los 8ro)le"as de co"!#icaci<# del ;rea= era# de car;c er ac i !di#al= es decir= de 8redis8osici<# 8ara i# errelacio#arseK 8or ello= es8era"os alca#>ar y lograr el ca")io de ac i !d y !# serio co"8ro"iso= co"o co#dici<# i"8resci#di)le 8ara el BHi o del 8royec o/

DIAGNOSTICO PRELIMINAR Co# los ca")ios 8la# eados= las accio#es o"adas y los correc i$os es a)lecidosK e# el ;rea de co"8ras= se 7a co"e#>ado a o)ser$ar la sig!ie# e e$ol!ci<# 8osi i$aD Adec!aci<#= ac !ali>aci<# e i"8le"e# aci<# de #!e$as g!as de ra)a@o= ?acili a#do la 8ar ici8aci<# del 8erso#al del ;rea de co"8ras= e# odas las e a8as de desarrollo del 8roceso de ad9!isicio#es/ A8licaci<# de #!e$as Bc#icas de co"!#icaci<# direc a co# los clie# es y co# las de";s ;reas o8era i$as= lo c!al 8er"i e !#a re roali"e# aci<#= "e@ora"ie# o de los 8rod!c os= desarrollo de #!e$os 8rod!c os= de "a#era 9!e res!l e# eHi osos y sa is?aga# las #ecesidades y eHige#cias del "ercado/ U ili>aci<# de #!e$os i#dicadores de 8rod!c i$idad y e?icie#cia/ Ca8aci aci<# y ?or"aci<# 8er"a#e# e del 8erso#al del ;rea/ Me@ora e# el c!"8li"ie# o de los ie"8os es a)lecidos de e# rega/ Me@ora"ie# o e# i#s alacio#es= 7aciB#dolas ";s a"8lias co#?or a)les y seg!ras/ INSTR5MENTACION RECOPILACION DE INFORMACION Se e?ec !< el le$a# a"ie# o de !# diag#<s ico 8ara desc!)rir las di?ic!l ades 9!e 8rese# a# los e"8leados e# el dese"8e:o de s! ra)a@o/ &a 8o)laci<# o)@e o de es !dio e# la i#$es igaci<# ?!ero# los e"8leados del ;rea de co"8ras= de la e"8resa COO&EC'ERA/ los 9!e s!"a# !# o al de *C 8erso#as/ &a "!es ra escogida ?!e ig!al a la 8o)laci<# e# ra><# del #M"ero de e"8leados del ;rea/ El i#s r!"e# o seleccio#ado 8ara la recolecci<# de da os ?!e el c!es io#ario= se ad"i#is r< 8erso#al"e# e= )ri#da#do la o8or !#idad de es a)lecer co# ac o co# los s!@e os e# es !dio= 8er"i i< eH8licar el

8ro8<si o del es !dio y a"8liar los e"s 9!e #o se e#co# ra)a# claros/ Se !)ic< el l!gar do#de ra)a@a# los s!@e os e# es !dio= co"o se dese#$!el$e#= se les 8idi< o8i#i<#= s!gere#cias= de alles= e c/

TECNICAS DE RECOLECCION E# re$is as= e#c!es as= ll!$ia de ideas= 8reg!# as= res8!es as/ MEDICION E# el AREA DE COMPRAS= ! ili>are"os di$ersos i#dicadores de ges i<#= e# re los c!ales 8ode"os se:alar los sig!ie# esD INDICADOR Calidad de los 8edidos ge#erados Ca# idad de o?er as reci)idasD D!raci<# de los i#$e# arios I#dicadores de e$al!aci<# de 8ro$eedores Ni$el de c!"8li"ie# o de Pro$eedoresD Tie"8o de ciclo de co"8ras Tie"8o de des8ac7o de la orde# de co"8raD DEFINICION 6 5TILI:ACION NM"ero y 8orce# a@e de 8edidos de co"8ras ge#eradas si# re raso/ corres8o#de al #M"ero de o?er as o co i>acio#es reci)idas / es el #M"ero de das e# 9!e se co#s!"ira los s ocJs dis8o#i)les Mo$ilidad de los i#$e# ariosD I#$e# ariosN Ca8i al co# a)le Co#sis e e# calc!lar el #i$el de e?ec i$idad e# las e# regas de "erca#ca ie"8o 9!e ra#sc!rre e# re la solici !d y el reci)o de la "erca#ca ie"8o 9!e ra#sc!rre e# re 9!e se solici a la co"8ra de !# "a erial y se des8ac7a

PAPELES DE TRA"A#O El Pla# Ge#eral de la Co"!#icaci<# Orga#i>acio#al 9!edar; 8la# eado e# !# doc!"e# o 9!e de#o"i#are"os %Procedi"ie# o Ge#eral y Co# rol del Desarrollo Orga#i>acio#al(= "a#e@ado direc a"e# e 8or la Gere#cia/ El doc!"e# o aseg!ra la dis8o#i)ilidad y !)icaci<# de los regla"e# os= #or"as y 8rocedi"ie# os $ige# es e# los 8!# os de a8licaci<#= s! re$isi<# 8eri<dica y s! c!s odia seg!ra/ &as a!di oras i# er#as so# reali>adas 8or 8erso#al de la orga#i>aci<# o la A!di ora eH er#a ser; reali>ada 8or el se:or AleHis Palacio y s!s asis e# es/ &as e$al!acio#es del 8erso#al ser;# res8o#sa)ilidad del .rea de Rec!rsos '!"a#os/ Es #ecesario "a# e#er a la Direcci<# i#?or"ada res8ec o del res!l ado de las a!di oras y del ?!#cio#a"ie# o del 8roceso e# ?or"a 8eri<dica/ EVIDENCIA:

l!ego de a#ali>ar odos los 8or"e#ores de la si !aci<# de ec ada de# ro del ;rea de co"8ras= 8odra"os res!"irla de la sig!ie# e "a#eraD De?icie#cias e# el co# rol de i#$e# arios/ De"oras e# el ie"8o de e# rega de "a erias 8ri"as= e# los 8rod!c os= e# la ec#ologa y e# la ca8aci aci<# de los ra)a@adores/ Aallas e# el seg!i"ie# o a los 8ro$eedores/ Aallas e# la ! ili>aci<# de la co"!#icaci<# i# er#a de la e"8resa/ &e# i !d e# la "oder#i>aci<# de los 8rocesos de co"!#icaci<#/ Mal dilige#cia"ie# o de las re9!isicio#es= <rde#es de co"8ra= o"a de 8edidos= ?al a de es8eci?icacio#es= e c/= agra$ada e# alg!#os casos 8or la 8Brdida de es os ?or"a os 8or el "edio ! ili>ado 8ara e#$iarlos/ E9AMEN E INVESTIGACI;N Recorde"os 9!e los res!l ados de las $isi as reali>adas= #os co#d!@ero# a decir 9!e e# la secci<# de co"8ras= #o 7a)a claridad e# los 8ro8<si os y la ?i#alidad de las eH8ec a i$as de ra)a@o/ C!a#do 7a)as cargas de 8edidos eH ras= se a8ela)a a co# ra ar 8erso#al e$e# !al= si# 7a)er reali>ado !# 8roceso 8re$io de 8reselecci<# y ca8aci aci<#K el "a#e@o doc!"e# al era dB)il e i#seg!ro= e c/ MATRI: DOFA De%')'dades: E-UIPOS DE TRABAJOD se co# ra a)a 8erso#al 8ara c!"8lir !#a area !rge# e= e# alg!#os casos se reali>a)a si# lle$ar a ca)o los 8rocedi"ie# os i#dicados= e#ie#do de"oras e# la e# rega/ MANUA&ESD 8or el solo 7ec7o de 9!e era !# 8erso#al 8ro$isio#al= e# alg!#as ocasio#es se a8ela)a a la eH8erie#cia si# e#er e# c!e# a los "a#!ales de 8rocedi"ie# o 8ara recl! a"ie# o y ca8aci aci<#/ EMPRESAD ese 8erso#al co# ra ado 8ro$isio#al"e# e= #o co#oca #i e#a co"8ro"iso i#s i !cio#al= solo $e#ia a desarrollar !#a la)or e# el ;rea/

Oportun'dades: 'ay !#a )!e#a co"!#icaci<# orga#i>acio#al liderada 8or la Gere#cia/ Se o)ser$a# "e@ores #i$eles de calidad= e# rega y di#a"is"o e# el ;rea/ C!"8li"ie# o de areas a "e#ores ie"8os de e# rega/ I#s r!ccio#es y 8la#i?icaci<# de las areas e# ?or"a clara y co#cisa/ I#?or"aci<# ac !ali>ada rela i$a a 8rocedi"ie# os= 8r;c icas y 8ol icas/ Adec!ada= e9!i a i$a y @!s a $aloraci<# del re#di"ie# o de los e"8leados= e# 8la# ea"ie# os o)@e i$os y es8ec?icos/

Forta)e<as:

EDUCACIOND odo el 8erso#al del ;rea de co"8ras es ; "o i$ado a o) e#er co"o "#i"o= !# grado de escolaridad Bc#ica= a?or !#ada"e# e= e# re ellos= 7ay $arios 9!e se 7a# s!8erado y e# la ac !alidad= desarrolla# !#a carrera !#i$ersi aria/ COMUNICACIOND se reali>aro# "e@oras e# los sis e"as= "edios y 8rocesos 8ara 9!e la co"!#icaci<# sea seg!ra= ?l!ida y o8or !#a/ E-UIPOS DE TRABAJOD e# cada e9!i8o de ra)a@o 7ay !# lder ca8a>= co# o)@e i$os co"!#es y coordi#ados= dirigie#do odo s! gr!8o= a !#a "is"a "e a/

Amena<as: I#greso de ra)a@adores al ;rea si# #i#gM# i8o de i#s r!cci<#/ Pa es e i8o de a"e#a>as 7a sido de)ida"e# e= a#!lada y se es8era co# ar co# 8erso#al ca8aci ado de a7ora e# adela# e/ INFORME El se:or AleHis Palacio y s!s asis e# es= co"o res!l ado de la A!di oria adela# ada e# el ;rea de co"8ras= de la e"8resa COO&EC'ERA co#ce8 Ma# 9!eD El .rea De Co"8ras= de la e"8resa COO&EC'ERA 8rese# a 8ro)le"as de co"!#icaci<# orga#i>acio#alK es #ecesario )!scar !#a sol!ci<# r;8ida y e?ec i$a a dic7a si !aci<# 8or9!e 8o#e e# gra$e riesgo la es a)ilidad y s!8er$i$e#cia de la e"8resa/ &a e?icacia de la co"!#icaci<# orga#i>acio#al e# el ;rea de co"8ras= es res8o#sa)ilidad de odos los 9!e ra)a@a# e# el ;reaK e# o8i#i<# de los cola)oradores= se c!e# a co# i#ce# i$os 8ara !# )!e# dese"8e:o= a!#9!e el salario #o #ecesaria"e# e ?or"a 8ar e de es os i#ce# i$os/ &os es?!er>os 8ara "e@orar la $ida la)oral co#s i !ye# areas sis e"; icas 9!e lle$a# a ca)o las orga#i>acio#es 8ara 8ro8orcio#ar a los e"8leados !#a o8or !#idad de "e@orar s!s 8!es os y s! co# ri)!ci<# a la e"8resa= es !# a")ie# e de "ayor co#?ia#>a y res8ec o/ &os res!l ados i#iciales del Pla# de Me@ora"ie# o 9!e s!geri"os de)e# ser e# regados al se:or AleHis Palacio Arrie a= de# ro de los 1 das cale#dario sig!ie# e al reci)o de es e i#?or"e/ Dic7o 8la# de "e@ora"ie# o de)e co# e#er las accio#es y "e as 9!e se realice# de ac!erdo a las sig!ie# es 8a! asD Ma# e#er reg!lar"e# e re!#io#es e# re los e"8leados del ;rea y la gere#cia/ Ma# e#er !# es ilo de ges i<# a"8lio y co"!#ica i$o/ E@erci ar !# ?!er e lidera>go e# la gere#cia y los @e?es i#"edia os/ Ma# e#er !# es rec7o co# ac o co# el 8erso#al del ;rea/ E#se:ar a las 8erso#as a co"!#icarse e# ?or"a e?icie# e/ I#cre"e# ar las co#s!l as co# el 8erso#al a# es de o"ar las decisio#es/ Me@orar los "B odos de co"!#icaci<# es a)lecidos e# oda la e"8resa e# es8ecial e# el ;rea de co"8ras/

Atentamente0 ALE9IS PALACIO ARRIETA Aud'tor= SEG5IMIENTO O%&et'(os Es a)lecer !# ciclo ad"i#is ra i$o de co"8ras= 9!e i#cl!ya a! ori>aci<# de las solici !des y <rde#es de co"8ra= colocaci<# de las "is"as co# el 8ro$eedor seleccio#ado= rece8ci<# de "erca#cas= 8ago y co# a)ili>aci<# de los )ie#es/ Ai@ar !#as 8ol icas de co# rol de calidad e# 9!e se i#dica# los es ;#dares= es8eci?icacio#es= se $alMa la ca8acidad de los 8ro$eedores y se $eri?ica el c!"8li"ie# o de la calidad re9!erida Acc'ones a (er'+'car Desarrollar "a#!ales co# i#s r!ccio#es y 8la#i?icaci<# de las areas e# ?or"a clara y co#cisa/ &ograr alia#>as co# 8ro$eedores cla$es 8ara el 8roceso 8rod!c i$o/ Ma# e#er !# eHcele# e cli"a orga#i>acio#al co# i#?or"aci<# ac !ali>ada rela i$a a 8rocedi"ie# os= 8r;c icas y 8ol icas/ Me@orar el ie"8o de e# rega co"o el ?ac or ";s i"8or a# e= as co"o la calidad de s!s 8rod!c os= s! ec#ologa y la ca8acidad de s! ge# e/ Te#er !# a)sol! o co# rol de i#$e# arios a! o"a i>ados/

7REA DE APLICACI$N: 7REA DE COMPRAS Periodo de reali>aci<# Desarrollar "a#!ales 3 MESES &ograr alia#>as co# 8ro$eedores/ 4 MESES Ma# e#er !# eHcele# e cli"a orga#i>acio#al C MESES Me@orar el ie"8o de e# rega/ 5 MESES I#$e# arios a! o"a i>ados/ * MESES

Tie"8o es i"ado de odas las ac i$idadesD *0 MESES a 8ar ir de la ?ec7a de a8ro)aci<# del Pla# de Me@ora"ie# o/ RES5LTADOS O"TENIDOS COO&EC'ERA= es8era 9!e el ;rea de co"8ras= 8!eda a cor o 8la>oD Co# ar co# !# 8erso#al 8ro?esio#al 9!e realice s! ra)a@o de ac!erdo a los o)@e i$os y 8la#es es a)lecidos/

Ser !# ;rea co#?or"ada 8or !# e9!i8o 7!"a#o co"8e e# e= co# !#a al a se#si)ilidad social y e# co#s a# e desarrollo i# egral de s!s calidades/ To"ar decisio#es= )asadas e# ?!e# es de i#?or"aci<# seg!ra y co"8le a/ U#a es ra egia de i# er$e#ci<# de# ro de la orga#i>aci<# "is"a= eHa"i#a#do las ?or"as ac !ales de ra)a@o= las #or"as y los $alores es a)lecidos/

IMPACTO LOGRADO Ad9!irir y e# regar e# ?or"a o8or !#a y adec!ada las re9!isicio#es de "a erial= "o)iliario y e9!i8o a las di?ere# e ;reas 9!e co#?or"a# la e"8resa/ Ela)orar !# ca alogo de 8ro$eedores 8re$ia i#$es igaci<#= a#;lisis y e$al!aci<# de las carac ers icas y co"8or a"ie# o e# el "ercado= e# c!a# o a la calidad= 8recio y o8or !#idad de los )ie#es y ser$icios 9!e la e"8resa #ecesi a/ Es a)lecer los "eca#is"os #ecesarios 8ara 8ro eger= co#ser$ar y "a#e@ar adec!ada"e# e los i#s!"os o "a erias 8ri"as 9!e la e"8resa #ecesi a 8ara la 8rod!cci<#/ I"8la# ar !# sis e"a de co# rol e# el al"acB# de M iles de ra)a@o= "o)iliario y e9!i8o= "a eria 8ri"a= e c/= desde la rece8ci<# de los "a eriales= s! regis ro= 7as a la ela)oraci<# de i#?or"es "e#s!ales de e# rega= 9!e 8er"i a co#ocer co# o8or !#idad las eHis e#cias/ Pla#ear y 8rogra"ar las ad9!isicio#es de )ie#es y ser$icios= de ac!erdo a las #ecesidades y asig#aci<# 8res!8!es al de la e"8resa/