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Aplicacin Prctica

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Estados Financieros Proyectados (Parte I)

Ficha Tcnica
Autor : C.P.C. Alejandro Ferrer Quea* Ttulo : Estados Financieros Proyectados (Parte I) Fuente : Actualidad Empresarial, N 177 - Segunda Quincena de Febrero 2009

En el artculo anterior sealbamos la existencia de dos clases de reportes contables que contienen, en todo o parte, uno o varios supuestos o hiptesis con el fin de mostrar cul sera la situacin financiera o los resultados de las operaciones de la empresa si acontecieran dichos supuestos o hiptesis. Estos reportes de ndole contable son los Estados Financieros Proforma y los Estados Financieros Proyectados. Como se expres en la primera quincena pasada, los primeros se sustentan por lo general en operaciones consumadas posteriores a la fecha de corte de las cifras de los Estados Financieros; en tanto que los segundos se apoyan en planes o proyectos futuros, es decir, se basan en la hiptesis si hubiera sucedido. En esta oportunidad, vamos a desarrollar las caractersticas ms significativas que acompaan a los Estados Financieros Proyectados.

1. Objetivo de los Estados Financieros Proyectados

Las proyecciones de los Estados Financieros tiene por objetivo mostrar anticipadamente la repercusin que tendr la situacin financiera y el resultado de la gestin futura de la empresa al incluir operaciones que no se han realizado. Es una herramienta muy importante para la toma de decisiones de la direccin de la empresa cuando se pretenda llevar a cabo operaciones sujetas a planeacin que motiven un cambio importante en la estructura financiera del negocio. Los Estados Financieros Proyectados se suelen formular cuando se planea, entre otras, las situaciones siguientes: a) Asuncin de Obligaciones: Esta operacin origina recepcin de recursos mediante la emisin de bonos y/o prstamos de instituciones financieras externas y, consecuentemente, su efecto en la estructura financiera de la empresa que pueden ser inversiones en activos, pago de pasivos, disminuciones de capital, o bien una combinacin de ellos. Resulta de inters, para los posibles adquirentes de los ttulos emitidos o
* Miembro del Comit de Asesores del Consejo Normativo de Contabilidad. Maestra en Finanzas. Postgrado en Banca y Finanzas. Expositor del Colegio de Contadores Pblicos de Lima. Docente en la Universidad de San Martn de Porres.

de los probables otorgantes del crdito a largo plazo, conocer el uso de los fondos, el efecto de su empleo, as como los bienes que constituyen la garanta de las obligaciones financieras. Del anlisis de estas cifras se desprender la calificacin a la emisin o del prstamo, dado que se apreciar el margen de seguridad para su recuperacin; y la oportunidad del pago de los respectivos intereses. Elementos que son de primera importancia para decidir la conveniencia de suscribir las citadas obligaciones. b) Emisin de Acciones: Al planearse un aumento de capital a travs de una emisin de Acciones para que sea suscrita por futuros accionistas, se deber mostrar sus efectos en la situacin financiera de la empresa, con el fin de dar a conocer la conveniencia de suscribir las Acciones; y juzgar sobre las futuras posibilidades de rendimiento de Acciones que estn en circulacin, a travs de los correspondientes dividendos. c) Cancelacin de Acciones: Cuando se planea una reduccin del capital social, el objetivo ser determinar de donde se dispondrn los recursos para liquidar las Acciones y conocer la estructura financiera que se tendr despus de efectuar la reduccin del referido recurso patrimonial de la empresa. d) Fusin de Sociedades: Cuando se fusionan dos o ms empresas que han venido operando como entidades independientes, es necesario conocer anticipadamente la situacin de las Acciones como resultado de la agrupacin de los activos y pasivos de las entidades involucradas. Tambin es importante conocer con antelacin la transformacin que ocurrira en los ingresos, costos, gastos e impuestos del caso como resultado de la fusin de las empresas. Los acreedores y los accionistas debern analizar la estructura financiera derivada de la fusin y juzgar la nueva empresa como organismo sujeto de crdito y redituabilidad, que merecer un juicio diferente al que les cup a las empresas fusionadas que le dieron vida. e) Escisin de Unidades o Divisiones: Contrariamente a la situacin anterior, se presenta este caso cuando bajo una misma entidad se han agrupado otros entes econmicos de actividades que tienen un diverso proceso industrial o comercial, constituyndose un conjunto de actividades heterogneas; sin embargo, que por una operacin financiera se opta por separar alguna de estas actividades. En tal caso debe-

r segregarse del todo, cuantificando la situacin financiera y las operaciones de gestin (ingresos, costos y gastos) de formas independientes del resto de la entidad. f) Transformacin de un Negocio: Una entidad manejada como negocio personal tiene un rgimen jurdico distinto del de una persona jurdica o sociedad; es decir, el rgimen patrimonial sufre un cambio importante, en razn de quedar desligada de los bienes y responsabilidades del propietario. Un efecto importante ser el cambio en el rgimen tributario, adems de otros cambios en la estructura de los activos, pasivos; y en los resultados, como son los sueldos de direccin, impuestos sobre utilidades, etc.; cuyo efecto anticipadamente es indispensable cuantificar. g) Modificacin de la Estructura Financiera: En general, para adoptar alguna poltica que cambie sustancialmente la estructura financiera de la entidad econmica, es necesario con antelacin, medir y cuantificar sus impactos financieros tanto en las inversiones obligacionales, como en el capital y los resultados de la empresa.

2. Estados Financieros Proyectados Bsicos

Los Estados Financieros proyectados que se suelen formular son el Estado de Ganancias y Prdidas, y el Balance General. Reportes contables que, por lo general, contienen datos que, se pronostican con un ao de anticipacin. El Estado de Ganancias y Prdidas proyectado de la empresa muestra los ingresos y costos y el consiguiente resultado esperados para el ao siguiente; en tanto que el Balance General proyectado muestra la posicin financiera esperada, es decir, activos, pasivos y patrimonio expectantes al finalizar el perodo pronosticado. Los Estados Financieros proyectados son tiles no solamente en el proceso interno de planeacin financiera, sino que adems lo requieren las partes interesadas, tales como prestamistas actuales y en perspectiva. Los citados reportes contables ponen a disposicin de las partes interesadas un estimado de la situacin financiera de la empresa en el ao siguiente. Su rendimiento real puede evaluarse con respecto a estos estimados para determinar su exactitud y hacer los ajustes necesarios ocasionados por las desviaciones de cifras. Los Estados Financieros proyectados difieren del Presupuesto de Caja en que presentan estimados no solamente de requerimientos futuros de caja, sino tambin
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acerca de los otros elementos del activo, del pasivo, del capital contable y otros recursos patrimoniales; y de los diversos elementos del Estado de Ganancias y Prdidas. La serie de presupuestos comienza con los pronsticos de venta de la empresa y termina con el Presupuesto de Caja de aquella entidad. El proceso total del presupuesto, a partir de los pronsticos iniciales de ventas hasta el desarrollo del Estado de Resultados o Ganancias y Prdidas y el Balance General proyectados, se ilustran en la forma de diagrama de flujo; a continuacin en el Cuadro 1.

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3. Insumos para la preparacin

Para preparar en debida forma el Estado de Ganancias y Prdidas proyectado y el Balance General proyectado, se deber desarrollar determinados presupuestos especficos en forma preliminar.

Cuadro N 1
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PRESUPUESTO
Pronstico de Ventas Programa de produccin Estimado de utilizacin de materia prima Estimado de compras de materia prima Requerimiento de Mano de Obra Directa Estimado de Gastos de Fbrica Estimado de Gastos de Operacin Balance General del perodo actual Estado de Resultados o ganancias y prdidas proyectado Caja Balance General Proyectado Cuentas por cobrar Financiacin a corto plazo

Costo de artculos manufacturados

nivel de cuentas por cobrar y nivel de cuentas por pagar pueden obtenerse del Flujo de Caja. El Plan de Inversin de Capital ofrece ms informacin con respecto a los cambios previstos en los bienes del activo fijo de la empresa. El Balance General del perodo anterior es necesario para fijar los valores iniciales contra los cuales se puedan calcular los cambios en diferentes rubros o renglones del Balance General, tales como activos fijos, acciones comunes y Resultados Acumulados. Los saldos de existencias inicial, cuentas por cobrar iniciales, caja inicial y pasivos iniciales se derivan tambin del Balance General para el perodo ms reciente. A menudo es muy provechoso comparar el Balance General proyectado con el Balance General actual para verificar la racionalidad del planteamiento de los pronsticos, dado que puede existir una discrepancia o desviacin notoria que sea posible ajustar oportunamente por medio de un anlisis adicional.

Inventario Existencias

Cuentas por pagar

Aplicacin con un ejempo sencillo

El proceso de preparacin de los Estados Financieros proyectados se puede ilustrar paso a paso utilizando un ejemplo prctico simplificado, que denominaremos Manufacturera Futura. 1. Informacin Bsica La empresa Manufacturera Futura produce y vende un producto bsico, artefactos. Tiene dos modelos bsicos de artefactos, modelo X y modelo Y. Aunque cada modelo se produce con el mismo proceso, cada uno requiere cantidades diferentes de materia prima y de mano de obra. 2. Datos de Ventas Tambin difiere el precio de venta de cada modelo. Los precios son prevalecientes en el mercado, las ventas en unidades e ingresos por ventas de cada uno de los elementos se ilustran en la Tabla 1. Tal como lo indica la Tabla 1, las ventas totales de la empresa en el Ao 1 fueron de S/.101,000.
Tabla 1. Datos de Ventas en el Ao 1 Concepto Precio de Venta Unidades vendidas Ingresos por ventas Venta Total Modelos X S/. 20 1,000 S/. 20,000 Y S/. 27 3,000 S/. 81,000 S/. 101,000

Plan de desembolsos capitalizables Desembolsos capitalizables Presupuesto de caja Desembolsos capitalizables

4. Proceso para la elaboracin

Utilizando el pronstico de ventas como insumo bsico, se desarrolla un Plan de Produccin que tenga en cuenta la cantidad de tiempo necesario para producir un artculo de la materia prima hasta el producto terminado. Los tipos y cantidades de materias primas que se requieran durante el perodo pronosticado pueden ser calculados con base en el Plan de Produccin. Basndose en estos estimados de utilizacin de materiales, se puede preparar un programa con fechas y cantidades de materias primas que se deben comprar. Asimismo, basndose en el Plan de Produccin, se pueden hacer estimados de la cantidad de mano de obra directa requerida, en unidades de trabajo por hora o en moneda corriente. Los gastos generales de fbrica tambin se pueden calcular. Por ltimo, los gastos operacionales de la empresa, y especficamente sus gastos
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de venta y de administracin, pueden ser estimados basndose en el nivel de operaciones necesarias para sostener las ventas pronosticadas. Una vez que se haya desarrollado esta serie de planes especficos, puede establecerse el Flujo (Presupuesto) de Caja de la empresa con bases mensuales o trimestrales de entradas y salidas de efectivo. El Estado de Ganancias y Prdidas proyectado de la empresa tambin se puede desarrollar en este punto del anlisis. Con el Estado de Ganancias y Prdidas proyectado, el Presupuesto de Caja, el Plan de Inversin de Capital y el Balance General del perodo anterior o el actual como insumos bsicos, se puede establecer el Balance General proyectado de la empresa. El Estado de Ganancias y Prdidas proyectado se necesita para encontrar los cambios proyectados en la depreciacin e impuestos y en la utilidad esperada. Los datos acerca del saldo en caja, documentos por pagar, deudas a largo plazo,

3. Mano de Obra y Materiales Los requerimientos de mano de obra y materiales de Manufacturera Futura, junto con el costo por unidad, por cada modelo se ilustran en la Tabla 2.
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La empresa distribuy sus gastos de fabricacin con base en los costos directos de mano de obra. La Tabla 5 presenta una desagregacin de los costos totales de fabricacin con base en costos unitarios. La distribucin de los gastos de fabricacin por unidad para cada uno de los modelos se ilustra en la Tabla 5 y se va a utilizar en la fase de planeacin de la produccin al establecer los Estados Financieros proyectados de la empresa Manufacturera Futura.
Tabla 5. Desagregacin de gastos (costos) indirectos de fabricacin con base en costo de mano de obra directa Ref./Concepto (1) Costos por unidad de mano de obra directa (2) Produccin en unidades (3) Costo total de mano de obra por modelo Modelos X S/. 6.00 1,000 Y S/. 7.50 3,000

Tabla 2. Costos por unidad de mano de obra y materiales en el Ao 1 Concepto Mano de obra directa Costo de materias primas A B Costo de materias primas por unidad Modelos X S/. 6.00 2.00 1.00 3.00 Y S/. 7.50 2.00 1.50 3.50

5. Gastos de Operacin Los gastos de operacin de la empresa Manufacturera Futura, que comprenden los gastos de ventas y gastos de administracin en el ao anterior se ilustran en la Tabla 6.
Tabla 6. Gastos de Operacin en el Ao 1 Gastos de Ventas S/. Sueldos de vendedores 3,000 Fletes de entregas 800 Publicidad 1,200 Total gastos de ventas (1) 5,000 Gastos de Administracin S/. Sueldos de Administracin 3,100 Materiales de Oficina 700 Telfono 300 Honorarios profesionales 900 Total gastos de administracin (2) 5,000 Total gastos de operacin (1) + (2) 10,000

Tal como se indica en la Tabla 2, cada modelo del producto se hace con dos materias primas bsicas, el material A y el material B. El material A cuesta S/.2.00 por unidad y el B S/. 0.50. Los costos directos de mano de obra son de S/. 3.00 por hora. Utilizando estos valores se puede calcular nuevamente la Tabla 2 para que indique los requerimientos de mano de obra y materiales por unidad. Esto se aprecia en la Tabla 3.
Tabla 3. Requerimiento de mano de obra directa y materias primas Concepto Mano de obra directa (horas) Materias primas (unidades) A B Modelos X 2.0 1.0 2.0 Y 2.5 1.0 3.0

S/. 6,000 S/. 22,500

(4) Costo total de mano S/. 28,500 de obra (5) Porcentaje del costo total de mano de obra por modelo (6) Distribucin de gastos indirectos de fabricacin (7) Distribucin de gastos indirectos de fabricacin por unidad 21% 79%

S/. 7,980 S/. 30,020

S/. 7.98

S/. 10.00

Nota: Todas las cifras unitarias se encontraron dividiendo los renglones de la Tabla 2 entre el costo por unidad que es de S/.3.00 por hora de mano de obra; S/. 2.00 por unidad de la materia prima A, y S/. 0.50 por unidad de la materia prima B.

Referencias
*Origen: (1) de la Tabla 2 (2) de la Tabla 1 (3) Rengln (1) x Rengln (2) (4) Total del rengln (3) para los modelos 1 y 2 (5) Cada modelo del rengln (3) como porcentaje del rengln (4) (6) Rengln (5) x total de gastos indirectos de fabricacin (S/.38,000) (7) Rengln (6) / Rengln (2)

6. Desagregacin del Inventario de Existencias El saldo que aparece en el Balance General de la empresa en estudio consiste solamente en materias primas y productos terminados. No queda ningn inventario de produccin al finalizar el ao. En la tabla 7 se presenta la desagregacin del inventario de existencias actual de la empresa Manufacturera Futura con base al modelo y al tipo de materia prima. Estas cifras van a ser muy tiles al establecer los respectivos Estados Financieros proyectados.
Tabla 7. Desagregacin del inventario de Existencias Inventario de Existencias Materias Primas Material A Material B Subtotal (1) Prod. Terminados Modelo X Modelo Y Subtotal (2) Invent. Total (1) + (2) 320 350 5,433.60 7,350.00 12,783.60 15,983.60 600 4,000 1,200.00 2,000.00 3,200.00 Unidades Valor

4. Gastos de Fabricacin Los gastos generales de fabricacin de la empresa Manufacturera Futura que representan las erogaciones necesarias para sostener la produccin fueron por un total de S/.38,000. Estos costos se pormenorizan en la Tabla 4, los costos de gastos de fabricacin normalmente se aplican a cada producto con base al costo de mano de obra por unidad, horas de mano de obra por unidad o espacio utilizado.
Tabla 4. Desagregacin de gastos (costos) indirectos de fabricacin en el Ao 1 Concepto Mano de obra indirecta Suministros a fbrica Calefaccin, luz y energa Supervisin Mantenimiento Ingeniera Impuestos y seguros Depreciacin Total gastos (costos) indirectos de fabricacin S/. 6,000 5,200 2,000 8,000 3,500 5,500 2,800 5,000 38,000

Agregando el costo de mano de obra y de material por unidad de la Tabla 2 a la distribucin de gastos de fabricacin por unidad, puede encontrarse el costo total por unidad. El costo por unidad de los modelos X y Y es de S/. 16.98 y S/. 21.00, respectivamente.
Tabla 5. Desagregacin de gastos(costos) indirectos de fabricacin con base en costo de mano de obra directa Concepto Materia prima Mano de obra Gastos indirectos Costo unitario Costo Unitario por Modelo X 3.00 6.0 7.98 16.98 Y 3.50 7.50 10.00 21.00

7. Estado de Ganancias y Prdidas El Estado de Ganancias y Prdidas de la empresa Manufacturera Futura por las operaciones en el Ao 1, se ilustra en la Tabla 8. El anlisis del citado Estado Financiero con los cuadros antes expuestos indica las relaciones entre los diferentes rubros. El Estado de Ganancias y Prdidas en la Tabla 8 indica que la empresa pag S/. 4,000 de dividendos durante el ltimo perodo de operaciones.
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Tabla 8 Estado de Resultados del Ao 1 MANUFACTURERA FUTURA ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS Del 1 de Enero al 31 de Diciembre del Ao 1 (En Nuevos Soles) Ventas S/. Modelo X 20,000 Modelo Y 81,000 Total Ventas 101,000 Menos: Costo de Ventas Mano de obra 28,500 Material A 8,000 Material B 5,500 Gastos (Costos indirectos de fabricacin) 38,000 Total Costo de Ventas (80,000) Utilidad Bruta 21,000 Menos: Gastos de Operacin (10,000) Utilidad en Operacin 11,000 Menos: Intereses (1,000) Utilidad antes de impuestos 10,000 Menos: Impuestos (0.30 * S/. 10,000) ( 3,000) Utilidad despus de imptos.: 7,000 Menos: Dividendos por acciones comunes (4,000) Utilidad Neta Disponible 3,000
(* ) Tasa del 30% aplicada por Impuesto a la Renta.

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8. Balance General El Balance General de la empresa Manufacturera Futura a fines del Ao 1 se ilustra en la Tabla 9.
Tabla 9 Balance General del Ao 1. MANUFACTURERA FUTURA BALANCE GENERAL Al 31 de Diciembre del Ao 1 ( En Nuevos Soles ) ACTIVO Caja Valores Negociables Cuentas por cobrar Existencias Activo Corriente Activo Fijo Neto S/. 6,000.00 4,016.40 13,000.00 15,983.60 39,000.00 51,000.00 Capital Social Resultados Acumulados Patrimonio Total Activo 90,000.00 Total Pasivo y Patrim. 30,000.00 23,000.00 53,000.00 90,000.00 PASIVO Y PATRIMONIO Cuentas por pagar Impuestos por pagar Otros pasivos corriente Pasivo Corriente Deudas a Largo Plazo S/. 12,000.00 3,740.00 6,260.00 22,000.00 15,000.00

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