EL UNADISTA

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EL DIARIO UNIVERSITARIO

edicin 01 noviembre 18 de 2013

NEGOCIACIONES CON EXTRANGEROS

Segn estudios realizados antes de pensar en hacer una negociacin con algn extranjero o empresa internacional se deben tener en cuenta los siguientes pasos. Llegar cinco minutos tarde a una negociacin con un potencial cliente extranjero puede implicar el cierre de la negociacin antes de que haya empezado. Es una experiencia que han tenido que vivir exportadores costarricenses, siendo la impuntualidad uno de los principales factores que les afecta a la hora de negociar se debe evitar completamente hacer cualquier tipo de gestos. Ya sea si la negociacin es positiva o negativa, no involucrar las emociones. Cinco claves para negociar con los proveedores extranjeros 1.- Orden Mnima: Los proveedores extranjeros pueden tener varios niveles, desde minoristas, distribuidores, mayoristas hasta fabricantes, en e mejor de los casos es mejor negociar con los dos ltimos ya que son quienes mantienen los precios ms bajos. Sin embargo no necesariamente es lo ms conveniente ya que estos dos ltimos mantienen requisitos de compra ms exigentes, puesto que al manejar mayores volmenes buscan trabajar con importadores de mayor magnitud, por lo que no se descarta trabajar con la primera y segunda opcin Sin embargo no necesariamente es lo ms conveniente ya que estos dos ltimos mantienen requisitos de compra ms exigentes, puesto que al manejar mayores volmenes buscan trabajar con importadores de mayor magnitud, por lo que no se descarta trabajar con la primera y segunda opcin. Aun as, en los cuatro niveles se mantendr un MOQ (Mnimum Order Quantity) o Cantidad mnima para ordenar, para lo cual depender de la magnitud de nuestro proyecto y nuestro capital para invertir y as poder cumplir con este primer requisito. No descarte en todos los casos negociar para reducir estas cantidades 2.- Envo de muestras: Una imagen vale ms que mil palabras, pero una muestra es an mucho mejor, as que dentro de la negociacin con el futuro proveedor incluir el envo de algunas muestras para poder observar detenidamente el producto y utilizarlo tambin como herramienta de venta. Si bien el costo de importar una o varias muestras podra resultar elevado en proporcin lo que cuesta el envo de mayores cantidades, es sin duda una herramienta de mucho valor ya que el poseer muestras nos dar un mayor conocimiento del producto y la oferta ser ms atractiva a nuestros posibles clientes.

PARA CONCLUIR UNA VENTA O COMPRA, DEBES PRIMERO NEGOCIAR

Vender nueces de Parras a un cliente que las quieren en Alemania es la parte ms fcil de la transaccin. Tenemos el producto y el cliente la necesidad. Establecer el primer contacto, negociar un buen acuerdo comercial y desarrollar una relacin estable es la parte ms difcil. Importar aparatos de aire acondicionado de China es la parte fcil de la transaccin. El proveedor quiere vender su producto y aqu lo necesitaremos pronto. Pero comunicarnos con l, finalizar los parmetros de importacin y tener una buena relacin a largo plazo, son los aspectos ms complejos. El proveedor o cliente extranjero es un ser humano que habla probablemente un idioma o dialecto diferente, que tiene creencias, valores y tradiciones diferentes, que vive de una manera diferente de nosotros y su cultura empresarial est basada sobre principios y criterios que posiblemente no tienen mucho en comn con los nuestros. Tengo casi cuatros aos en Mxico pero para mucha gente soy todava el gringo. Soy canadiense y no estadounidense y esto no hace mucha diferencia para los mexicanos, el color de mi piel y mi acento revelan mi secreto.

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Mis botas de vaquero, sombrero o guayaberas no pueden mascar mis orgenes. Y lo mismo va a pasar contigo si te vas al extranjero. La idea en el comercio internacional no es cambiar Tratar con empresas extranjeras, con diversas culturas, idiomas diferentes y con mucha incertidumbre de por medio puede significar infructuosamente horas, das y hasta semanas perdidas sin llegar a algo en concreto, o lo que es peor tener que aceptar condiciones que no habamos contemplado al momento de enviar nuestras rdenes de compra para importar productos.

CONOCER A LA PERSONA Y SU CULTURA

La cultura es la percepcin de la actividad humana compartida en un grupo de personas, que determina su comportamiento social e individual. La cultura es tambin un tejido social que abarca las diferentes formas y expresiones de una sociedad determinada. Cada cultura tiene sus orgenes en los valores, tradiciones, costumbres y creencias de la gente. La primera percepcin de una cultura puede ser una barrera a la negociacin, pero no, la cultura es un activo y un factor de enriquecimiento de la relacin comercial.

3.- Garantas: Al igual que nosotros tenemos que ofrecer garantas a nuestros clientes finales, estamos en el derecho de solicitar lo mismo a nuestros proveedores, dependiendo del tipo del producto las garantas pueden variar de tres meses hasta un ao. Al momento de negociar nosotros trataremos de ampliar dichas garantas y coberturas y muy importante ser saber cul ser la forma de aplicar tales garantas en caso sea necesario 4.- Forma de pago: Los proveedores analizarn y aplicaran una forma de pago dependiendo principalmente de las cantidades a negociar, por lo general se aplica la regla de: a menor pedido, mayor adelanto, esto quiere decir que si importamos un pedido significativo lo ms probable es que nos apliquen un adelanto del 30%, para pedidos medianos el 50% y para pedidos pequeos 100%

de adelanto, en los dos primeros casos el saldo se cancelar despus del embarque de los productos. 5.Tiempo de entrega: Este es otro punto que tenemos que tener bien claro al momento de negociar, si bien nosotros queremos que nuestros productos sean embarcados lo antes posibles esto estar sujeto a la disponibilidad de nuestro proveedor. Estos tiempos fluctan entre 15 das en el mejor de los casos y 45 das en temporada alta, pero hay un factor tambin que entra en juego, cuanto significamos para ellos, ya sea en el presente o como futuros clientes, en todo caso lo mejor ser tratar de acortar esos tiempos con propuestas serias y la confianza En resumen, no tenemos que olvidar que pedir no cuesta nada, tenemos que generar confianza a nuestro futuro proveedor, y crear relaciones fructferas para ambas partes y relaciones duraderas que nos sirvan nuestro negocio de importacin

DE VIAJE
Los grandes avances tanto en tecnologa como en los modernos medios de comunicacin han dado lugar a la "reduccin" de las distancias. Se sale mucho ms al extranjero y se tienen negocios o acuerdos con empresas ms all de nuestras fronteras. Aqu son perfectamente aplicables las normas dadas en el captulo "Reglas de oro del Protocolo empresarial". No obstante exponemos alguna de las principales cuestiones cuando salimos al extranjero. Empiece por aprender a pronunciar correctamente el nombre de la persona. Parece fcil? Hasta ahora son muy pocas las personas aqu que pronuncian mi nombre correctamente: EDWIN MENESES. Despus, cul es su edad, ttulo, puesto en la empresa, nivel de educacin, situacin familiar, religin? Todos son factores importantes para adaptar tu estrategia de negociacin.

CONOCER EL PAS Y SUS PARTICULARIDAD

Con una busca de informacin en Internet o una visita a tu biblioteca puedes establecer el perfil del pas: historia, geografa, situacin econmica, demogrfica y social, tipo de gobierno, negocio con Mxico, riquezas o fuerzas particulares, hroes o smbolos nacionales.

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CONOCER LA EMPRESA
Esta informacin se puede obtener del sitio Internet de la empresa, sus catlogos materiales promocionales, su reporte anual (empresa pblica), de nuestros representantes de Promedio o del consulado en el pas, de fuentes privadas como agencias de crdito o tu banco. Lo que debes conocer? El historial de la empresa, su propiedad, situacin financiera, nmero de empleados y relaciones laborales, tipo de cultura empresarial y su presencia en el extranjero

TCNICAS DE COMUNICACIN
Palabras pueden ser falsas y va a detectar la verdad en tus expresiones o movimientos. Cara roja o blanca, sudor, movimientos nerviosos, hacer ruido con un pluma etc. son evidencia de una falta de control. Hablar en pblico y dar una buena impresin son tcnicas que se aprenden. No somos todos carismticos pero podemos aprender cmo convencer a un grupo de personas. La receta: practicar. Prepara una presentacin y hazla frente amigos o colegas. Solicita comentarios, crticas y sugerencias para mejorar tu eficiencia. Haz tu presentacin solo enfrente de un espejo o una cmara video. Aprende a usar el espacio y crear un efecto con movimientos estratgicos. Finalmente, cuida tu apariencia (poco maquillaje), ropa confortable, joyera discreta y de buen gusto.

CONCLUSIN
Si quieres tener xito como empresario global debes pensar y actuar como un ciudadano del mundo y no como 100% mexicano. Cada nuevo cliente o proveedor en cada nuevo pas representa un nuevo reto y necesitas una adaptacin a tu estrategia de negociacin. No ests solo, sucede lo mismo para tu contraparte. La prosperidad y expansin de tu empresa valen el esfuerzo. Adems, como persona tu cultura se enriquece.

EUROPA Y EL MUNDO.
En el captulo sobre otros pases, veremos algunas caractersticas especiales de cada pas en cuanto a formalidades, costumbres, usos sociales, etc. Veremos la gran diferencia existente entre las distintas culturas, sobre todo entre cultura oriental y cultura occidental quienes mantienen muy frreas tradiciones y costumbres. Tenemos que resear que las embajadas y las cmaras de comercio pueden ser una buena fuente de informacin antes de emprender cualquier viaje al extranjero.

TARJETAS DE VISITA.
Es un elemento de comunicacin indispensable en cualquier viaje de negocios. Cuando nos presentamos, se suele proceder a un intercambio de nuestras respectivas tarjetas de visita. Cuando vamos a pases cuyo alfabeto es distinto al nuestro (Japn, Grecia, Rusia, etc.) es un detalle corts imprimir las tarjetas de visita por ambas caras, en una de las cuales se pondrn nuestros datos en el alfabeto del pas visitado. Lleve siempre ms tarjetas de visita de las que espera dar. Nunca sabemos dnde puede surgir una nueva oportunidad. Adems no es muy elegante escribir las seas a mano sobre un folio o carpeta, por que se nos han agotado las tarjetas. Sea previsor.

USOS VIGENTES.
En la mayora de los casos, solo conocemos de un pas los principales tpicos que nos suele vender la publicidad, el cine, etc. Un ejemplo claro, es nuestro pas. Aqu somos, para los extranjeros, la tierra de los toreros y del flamenco. Pero, mucha parte de culpa es propia, ya que siempre fomentamos nosotros esos mismos tpicos. Si viene una delegacin extranjera, les llevamos a un tablao flamenco y/o a una corrida de toros. Conozcamos mejor el pas que vamos a visitar, sus costumbres y tradiciones, para no caer en alguna descortesa. La informacin es muy importante, antes de emprender un viaje de negocios

BUENO INFORMARSE SOBRE LA CULTURA Y COSTUMBRES DEL PAS ANTES DE VIAJAR A L

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PROTOCOLO PARA REUNIONES EFECTIVAS

En nuestra vida, de alguna manera y por diferentes motivos hemos conocido o tenido la experiencia de coordinar, preparar, asistir, conducir, hacer seguimiento o evaluar una reunin, y han sido diversos los conceptos formados sobre la forma como se dan las reuniones. Normalmente siempre tenemos la inquietud de cmo hacer para que las reuniones sean efectivas, porque a veces en estas hay poca asistencia, se vuelven muy largas, aburridoras, la gente se sale antes de terminar, se habla mucho y no se concluye, salimos con la sensacin de que hemos perdido el tiempo, perdemos la motivacin para regresar o volver a asistir a otra reunin similar. Las reuniones se realizan en diversos escenarios y con diferentes objetivos en el campo laboral, personal, familiar, poltico, organizacional. Existen aspectos claves o estratgicos para planear, realizar, dirigir y evaluar las reuniones. Estas pueden tener diferentes finalidades dentro de las organizaciones, tales como: informar, convencer, tomar decisiones, obtener informacin, sensibilizar o motivar, resolver problemas o conflictos, etc. Se debe buscar que la reunin sea eficaz y eficiente, para lo cual me permito dar a conocer algunos aspectos, reglas y procedimientos que deben ser cumplidos como parte del protocolo para llevar a cabo reuniones efectivas: 1. Las reuniones deben tener un objetivo claro y conciso. 2. Definir y programar el lugar, fecha, horario de inicio y terminacin de la sesin. 3. La citacin o invitacin debe realizarse con la debida anticipacin, incluyendo el orden del da o agenda proyectada, anexando los documentos que sean necesarios leer antes de la reunin. 4. Revisar y preparar con anticipacin el apoyo logstico requerido. 5. Al iniciar la reunin, colocar a consideracin y aprobacin de los participantes el orden del da o agenda de trabajo, asignando el tiempo de duracin para cada tema. 6. Segn el tamao, necesidad y tipo de reunin, asignar roles y responsabilidades: lder, moderador o facilitador, jefe de ceremonia, relator, secretario, oficial de orden, etc. 7. Dar a conocer las normas o reglas bsicas a tenerse en cuenta para el desarrollo de la reunin. 8. Iniciar y terminar la reunin puntualmente, segn la hora indicada. Evite que las reuniones se prolonguen demasiado. "Hgale honor a los cumplidos, evite recompensar a los que llegan tarde". 9. En el desarrollo de la reunin hay que motivar la participacin, ser buen escucha, generar el debate y la toma de decisiones, respetar el uso de la palabra, evitar hablar al mismo tiempo que lo hace otra persona, centrar las intervenciones en los temas de la agenda y hacerlo en forma clara y concreta. 10. Monitorear y controlar el tiempo a medida que avanza el desarrollo de la reunin.

TCNICAS DE COMUNICACIN
11. Utilizar adecuadamente las mociones parlamentarias. 12. Resumir conclusiones y tomar nota de los progresos conseguidos. 13. Asignar la responsabilidad de tareas y establecer fechas de ejecucin. 14. Programar otra reunin, si fuera necesario. Recordemos que las reuniones son importantes, deben realizarse si realmente son necesarias, tienen un costo. Aprenda a utilizar el protocolo en forma adecuada para todos los aspectos propios de la programacin y el buen desarrollo de la reunin, no olvide la importancia de evaluar y medir los resultados alcanzados que permitan retroalimentar el proceso para mejorar continuamente y hacer que cada da las reuniones sean ms productivas y efectivas.