Constructora Conspea srl

MANUAL DE USO PROYECTOS CONSPEA SRL NOTA IMPORTANTE 1.

Expresamente no se otorga la CLAVE de este Libro ya que por tratarse de Excel es muy vulnerable a cambios accidentales y sin tener un conocimiento exacto de la lgica del programa podramos perderlo, sin embargo no existe ningn secreto ya que al abrir en forma (solo lectura) igual podrn ver todo el programa, el Excel obliga a guardar con otro nombre ( puede ser el nombre de su proyecto) y de esta forma siempre tendrn una copia de respaldo. (ASI QUE NO SE ENOJEN por fa..) Este mdulo tiene la capacidad de trabajar hasta con (200) ITEMS DE LOS (1350) CON QUE SE CUENTA EN LA BASE DE DATOS (BDECUADOR) y todos los materiales, mano de obra y equipo de la base de datos.

NOTA IMPORTANTE 2.
Los Libros DBECUADOR y PROYECTOS ECUADOR obligatoriamente deben estar en un mismo Directorio y un mismo nivel.
Ahora entraremos a La parte ms interesante, el libro PROYECTOS CONSPEA SRL FORMATO UNO con el conjunto de hojas que forman este Libro se realizan los proyectos especficos, de aqu en adelante detallaremos le procedimiento para cada una. En primer lugar en cuanto utilice el libro, el Excel le preguntara si quiere actualizar tanto MACROS como VINCULOS CON OTRAS HOJAS, se debe aceptar (AL MENOS PARA UN PROYECTO NUEVO) ya que de esta forma actualizara todas las modificaciones realizadas en el libro DBCONSPEA, ya que estamos relacionados directamente con este libro. Consta de varias hojas las que describimos a continuacin: Al iniciar el clculo presupuestario de un proyecto, iniciamos el mismo con datos de orden general en varios rubros. Datos de Incidencias al Precio Unitario (Cargas Sociales, Impuestos y Otros) Datos de la Empresa que utiliza el Programa Datos del Proyecto en cuestin. En la Hoja DAT2 se introducen todos los datos arriba mencionados y los mismos utiliza el programa en todas las otras hojas. 1. Hoja DAT 2.- (HOJA DE DATOS DE LA EMPRESA Y EL PROYECTO) Aqu introducimos los parmetros de la Constructora y de cada proyecto en particular. Para elegir una base de datos debe presionar cualquier botn que corresponda a la eleccin a partir de la casilla (I).

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En la base de datos BDECUADOR se puede almacenar hasta 7 bases de datos los que pueden corresponder a siete ciudades (por ejemplo) CASILLA E3.- (PRECIO REFERENCIAL) En esta CASILLA se pone el precio referencial del proyecto (En Bolivia en las licitaciones Estatales se publica el precio Referencial), en caso de no existir este precio referencial no existe ningn problema ya que no incide en nada y es solo referencial para comparar con nuestro precio calculado. CASILLA E4.- (PRESUPUESTO) Es el presupuesto de la obra y es calculada automticamente no debe cambiar nada, ms adelante veremos cmo se llega a este resultado. En cuanto a las incidencias al precio unitario estn referidas a la norma boliviana referentes a seguridad social, impuestos y otros. Las CASILLAS de Herramientas Utilidad, Gastos generales, Gastos Financieros Transporte Imprevistos son definidos por el proyectista y el grado de utilidad que pretendan CASILLA E13.- (5 de Herramientas Menores) Este porcentaje afecta a todas las partidas por igual, sin embargo puede cambiar en la partida que desee yendo a la hoja UNIT DATOS DE LA EMPRESA En estas casillas van todos los datos de la Empresa, a manera de ejemplo estn los datos de mi empresa CONSTRUCTORA CONSPEA S.R.L.

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Estos datos son utilizados en otras hojas, por lo tanto se debe tener cuidado al introducir los datos de la empresa, y son: Nombre Genrico ( Casilla H33 ) Nombre Especifico ( Casilla H35 ) RUC ( Casilla H37 ) Telfonos ( Casilla H39 ) Representante Legal ( Casilla H41 )

DATOS DEL PROYECTO Contempla los datos del Proyecto u obra a presentar, muestra tambin el plazo de la obra, en Bolivia el plazo est estipulado por el Contratante (en caso de entidades pblicas), por eso se coloca el plazo estipulado. Sin embargo veremos ms adelante que se puede calcular el tiempo de la obra en otra hoja. Los otros datos que se pueden cambiar corresponden a la estipulacin boliviana en la licitacin de obras pblicas, sin embargo no afectan al clculo propiamente y sirven como identificador de la obra en su archivo personal. Nombre del Proyecto ( Casilla H43) Propietario (Licitante) ( Casilla H45) Cdigo identifica torio del Proyecto (Licitante) ( Casilla H47) Cdigo CUCE (Norma Boliviana) ( Se puede Obviar) ( Casilla H49) Convocatoria (Numero de Convocatoria) ( Casilla H51) Localizacin ( Casilla H53) Distrito ( Casilla H55) Ciudad de Proyecto ( Casilla H57) Tiempo Propuesto ( Casilla H59) CASILLA E32 (COTIZACION DEL DLAR). Solicita la cotizacin del dlar, tiene dos opciones: 1 = Procesa todo el presupuesto en la moneda nacional (Bolivianos) (se puede cambiar otra moneda) 2 = Cotizacin del Dlar = Procesa todo el presupuesto en Dlares de acuerdo al tipo de cambio que se determine en esta casilla LA CASILLA E37. (COTIZACION ALTERNA) Solicita si Ud. quiere que su presupuesto muestre dos monedas (Moneda Nacional y Dlar como referencial (Moneda nacional y dlares como moneda referencial) Los resultados se vern en la Planilla de Anlisis Unitarios donde muestra las dos monedas y en la planilla PRESU (Presupuesto General)

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Ms abajo a partir de la lnea 63 observamos un listado con DETALLE NOMBRES DEL LICITANTE, UND (licitante), CANTIDAD; Estas columnas son para introducir los datos proporcionados por el Licitante, tanto en Descripcin del Item, Unidad y cantidad del mismo. Las columnas a partir de J63 son las que existen en nuestra base y se llenan automticamente cuando Ud. escoge el cdigo correspondiente, en la COLUMNA J63 CDG (conspea),, esto dar lugar a cambios en la UND (conspea) Verificado, NOMBRE DEL ITEM DE LA BASE DE DATOS Me refiero a lo siguiente: En la mayora de las Licitaciones la DESCRIPCION del tem no es igual a la de nuestra BASE DE DATOS, SIENDO QUE NOS REFERIMOS A UN MISMO ITEM LES DOY UN EJEMPLO:

En nuestra base de datos tenemos: CIMIENTO DE H C 50% PIEDRA DESPLAZADORA HORMIGON 1:2:4 El licitante puede referirse al mismo tem con un nombre un tanto distinto p. ejemplo: CIMIENTO DE HORMIGON CICLOPEO El Licitante muestra un nombre ms simple y sin embargo en los pliegos de especificaciones exigir que sea con 50% de PD y tener un concreto 1:2:4 Ahora bien, de acuerdo a normas la descripcin del tem debe ser exactamente igual a la solicitada por el Licitante en la presentacin de la propuesta, es por eso que las CASILLAS a partir de la fila 63 sirven para colocar los Items de acuerdo al Licitante, transcribiendo los nombres de los Items propuestos por el Licitante, esto se hace en la columna D a partir de la fila 63. ELECCION DE LOS ITEMS DE NUESTRA BASE DE DATOS En cuanto a la eleccin de los tems de nuestra base de datos que correspondan a los exigidos por el Licitante lo haremos de la siguiente manera:

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En la Hoja DAT2 (QUE ES LA QUE ESTAMOS VIENDO), en la columna j (CDG) a partir de la fila 63 vamos colocando el cdigo del Item de nuestra base de datos que corresponda al que propone el LICITANTE y esta anotado en la misma fila pero en la columna D. Vemos que al colocar un cdigo en la columna indicada, aparece en la columna k la descripcin del Item, de esta forma podremos comparar las dos descripciones (una del licitante y otra de nuestra base de datos, que en el fondo deben referirse a un mismo tem) Vemos que tanto la columna E y H se refieren a unidad y aqu les va la explicacin: La columna E se refiere a la unidad del tem que plantea el Licitante La columna G se refiere a la unidad del tem de nuestra base de datos Se supone que ambas columnas deben ser iguales, sin embargo algunas veces surgen diferencias que dependen del proyectista del Licitante, sin embargo hemos previsto la CASILLA de control de la columna I donde tienen dos posibilidades: VERIFICAR = CUANDO LAS DOS UNIDADES NO SON UGUALES OK = CUANDO LAS DOS UNIDADES SON IGUALES Ahora para la presentacin de nuestro presupuesto de obra tenemos la opcin de mostrar con los nombres del Licitante o de nuestra base de Datos, para esto tenemos la: CASILLA E59 Esta CASILLA solo acepta una de dos opciones, que son las siguientes:

1= Utiliza los nombres de la base de datos nuestra y las cantidades anotadas en la columna
F a partir de la fila 63

2 = Utiliza los nombres del LICITANTE y las cantidades anotadas en la columna F a partir de
la fila 63 Se debe hacer notar que si utiliza los nombres del Licitante, sin embargo los rendimientos corresponden a los elegidos a partir de las CASILLAS (J62 y K62) CASILLA E62 ESTA CASILLA ES LA MAS PELIGROSA y la detallamos seguidamente: En esta CASILLA se anota el nmero de filas que se obtenga de las filas utilizadas en la anotacin de los tems (puede incluir ttulos), y se muestran en la columna C a partir de la fila 62. Ejemplo 1 Titulo (Obra Gruesa)

21 Items 22 filas Total Es este dato que se anota en esta CASILLA E60 Se debe estar seguro de que no se aumentara nada mas ya que posteriormente este dato servir para que por una macro eliminemos todas las filas sobrantes EL PROCESO ES IRREVERSIBLE Al lado de la CASILLA F60 tenemos un botn (Objeto asociado a un Macro) que elimina las filas a partir de la fila n+1 elegida.

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Reiteramos este paso es irreversible se debe tener cuidado!!!.
La cantidad del Item, si es para una licitacin es presentada por el Licitante y la colocamos en la columna F a partir de la fila 63 Creo que con esto hemos terminado la hoja DAT2 donde bsicamente van los datos con que se realizara el proyecto presupuesto, si me olvide algo ustedes lo descubrirn ya que son estudiosos del Excel, adems que saben de costos.

HOJA ITEMS.Antecedentes importantes: Esta hoja sirve bsicamente para que usted escoja los tems con que quiere trabajar en un proyecto en concreto, contiene el cdigo en la columna A el que ser anotado en la Hoja DAT2 (columna J fila 63) En cuanto usted ingresa al programa, este se actualiza jalando todos los datos de Items, Mano de Obra, Materiales, y Equipo los que son pasados desde el Libro DBCONSPEA a esta hoja, (En esta hoja estn solo los Items con sus rendimientos unitarios que fueron traspasados en forma matricial). Es preferible no cambiar nada de esta hoja, por lo menos hasta que tengan un conocimiento ms profundo de su funcionamiento.

HOJA MATE.En esta hoja son traspasados todos los datos de MATERIALES que existen en la BASE DBCONSPEA y en el mismo orden que se encuentran en la base. Al iniciar el paquete el Excel te pedir siempre si actualiza o no los datos, es necesario hacerlo Se puede cambiar los precios de Materiales, pero esto servir solo para el Proyecto en realizacin y no afectara a la base de datos principal (BDECUADOR). Tambin y con mucho cuidado es posible aumentar materiales en esta hoja, pero OJO solo servirn en el proyecto en cuestin y no se guardaran en la base BDECUADOR. Sin embargo si queremos realizar cambios permanentes en DBCOSPEA podemos ir directamente con la utilizacin de una macro que enva directamente a la hoja de Materiales (MAT) de la base DBCONSPEA, esto para eventuales cambios del precio en la base.

HOJA OBRA.En esta hoja son traspasados todos los datos de MANO DE OBRA que existen en la BASE DBCONSPEA y en el mismo orden que se encuentran en la base. Al iniciar el paquete el Excel te pedir siempre si actualiza o no los datos, es necesario hacerlo Se puede cambiar los precios de Mano de Obra, pero esto servir solo para el Proyecto en realizacin y no afectara a la base de datos principal (BDECUADOR). Sin embargo si queremos realizar cambios permanentes en DBCOSPEA podemos ir directamente con la utilizacin de una macro que enva directamente a la hoja de Mano de Obra (OBRA) de la base DBCONSPEA, esto para eventuales cambios del precio en la base.

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HOJA EQUIP.En esta hoja son traspasados todos los datos de EQUIPO que existen en la BASE DBCONSPEA y en el mismo orden que se encuentran en la base. Al iniciar el paquete el Excel te pedir siempre si actualiza o no los datos, es necesario hacerlo Se puede cambiar los precios de Equipo, pero esto servir solo para el Proyecto en realizacin y no afectara a la base de datos principal (BDECUADOR). Sin embargo si queremos realizar cambios permanentes en DBCOSPEA podemos ir directamente con la utilizacin de una macro que enva directamente a la hoja de Equipo (EQUIP) de la base DBCONSPEA, esto para eventuales cambios del precio en la base.

HOJA PRESU.Esta hoja es el resultado de todo el proceso ya que se muestra el PRESUPUESTO DEL PROYECTO y no requiere ningn proceso ni dato adicional.. Sin embargo existen dos posibilidades que creo que ya les comente anteriormente en la Hoja DAT2, pero reiteraremos. no hay problema.

Es importante escoger los Items desde la Hoja DAT2, adems se debe introducir tambin los volmenes o cantidades de cada tem.todo en la HOJA DAT2 Posibilidad Uno:
Es la que hemos visto en la hoja DAT2 que se refiere a introducir todos los datos en esta hoja y al escoger la posibilidad 1 en la casilla E59=1, el programa procesa el presupuesto jalando los datos de la hoja DAT2 y utiliza los volmenes y nombres de los tems de la Base de datos (BDECUADOR), procesando de esta forma el presupuesto buscado.

Posibilidad Dos:
Al igual que en la anterior posibilidad el programa jala de la hoja DAT2 los datos, pero en este caso utiliza los nombres alternos del Licitante y surge de escoger la posibilidad 2 en la casilla E58=2, el programa procesa el presupuesto jalando los datos de la hoj a DAT2 y utiliza los volmenes y nombres de los tems del Licitante o Alternos, procesando de esta forma el presupuesto buscado. El programa para la realizacin de proyectos tiene la capacidad de 200 items que son escogidos de los 1000 de la base de datos principal.

HOJA RESUMEN.En esta hoja est el detalle del presupuesto y no se debe cambiar nada ya que afectara a los resultados del proyecto, excepto el eliminar las filas sobrantes una vez terminada la introduccin de datos, lo que se realizara de forma automtica, como ya hemos visto antes.

HOJA DESTAJO.Nos da el presupuesto solo de la mano de obra directa por tems y nos sirve para encarar la SUB CONTRATACION de la MANO DE OBRA

HOJA CRONO.Rodolfo Prez Arnez - Gerente Conspea srl - Tel. 591-2-2201374 Cels 78796869 - 70530147
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I el nmero de cuadrillas con las que trabajaremos cada tem y como resultado obtendremos el nmero de das para ese tem.
Aqu desarrollamos el cronograma de actividades, debemos poner en la columna Posteriormente de acuerdo al nmero de das obtenidos anteriormente colocamos el nmero 1 en las CASILLAS que queremos mostrar actividad y vera que se pinta de verde. De esta forma realizamos el cronograma. Estoy seguro que varios dirn que es mejor realizar con el Microsoft Project y estoy de acuerdo pero esta hoja nos es til para la presentacin y tener todo en un archivo.

HOJA UNIT.Es una hoja muy importante, ya que nos mostrara el anlisis de precio unitario de todos los tems escogidos de nuestra base en el orden puestos en la hoja DAT2 Naturalmente se notara que sobran planillas ya que el programa est diseado para 200 items por proyecto, se deben eliminar los sobrantes de la forma indicada anteriormente y de esta forma el archivo es tambin ms pequeo. El proceso de eliminar filas sobrantes ya fue explicado en la hoja DAT2 casilla E60..ojo se elimina filas de varias hojas, por lo tanto debe estar seguro antes de eliminar las filas sobrantes.

En el proceso de preparar un presupuesto y casi como ultima tarea antes de imprimir el proyecto (por lo menos en mi experiencia) se da una ltima revisin de los APUs y es donde normalmente queremos cambiar algn rendimiento o precio solo para el proyecto sin afectar nuestra base de datos principal, esto se puede hacer de dos formas.
1. En la Hoja UNIT podemos cambiar tanto el Rendimiento de la partida, (Esta en la Parte Superior de cada APU), LOS RENDIMIENTOS DE MATERIALES, MANO DE OBRA, EQUIPO Y LAS CUADRILLAS. Quiero hacer notar que los cambios que se realicen en esta hoja solo afectaran al proyecto en cuestin y no a la base de datos BDECUADORPERU. Sin embargo si el proyectista considera que el cambio debe estar tambin en la Base, los cambios deben realizarse en BDECUADORPERU. 2. Los precios se cambian de dos formas: Manualmente en la Hojas MATE, OBRA Y EQUIP en las columnas correspondientes a los precios. Tenemos atajos para ir directamente a las hojas (mate, obra, equip) Estamos en la Hoja UNIT. Ponemos el cursor en el Material, Mano de Obra o Equipo cuyo precio queremos cambiar y presionamos lo siguiente: a. Para material Control + m b. Para Mano de Obra. Control + o c. Para Equipo. Control + e

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Buscar Unitario en: BDECUADOR Cursor en CDG Item

Buscar en: HOJA MATE Cursor en cdg Material

Buscar en: HOJA OBRA Cursor en cdg Mano de Obra

Buscar en : HOJA EQUIP Cursor en cdg Equipo

Existen estos cuatro macros para ir directamente a lo que se indica en cada uno: El primero va al APU de la base BDECUADOR y los otros a la hoja de Materiales, Mano de Obra y Equipo del proyecto NO de la Base de Datos, ya que desde all existen otros macros para ir a BDECUADOR como se indica mas adelante.

Materiales, Mano de Obra y Equipo del Proyecto Analizado A continuacin detallamos las hojas (Materiales, M.Obra, Equipo) y pongo con antecedente que sencillamente son tablas dinmicas, las cuales merecen un tratamiento especial, en cuanto a que se deben actualizar para cada proyecto y/o modificacin de rendimientos o precios. Hoja Materiales
Nos da el Listado de materiales del proyecto de acuerdo a los volmenes de obra. Es simplemente una tabla dinmica, que en cada proyecto debe ser actualizada con el men del Excel referente a tablas dinmicas. Se actualiza entrando al men DATOS del Excel y despus al sub men Actualizar Todo Cuenta con macro para enviar a la hoja MATE y poder cambiar el precio que afectara solo a nuestro proyecto y no a DBCONSPEA. Sin embargo, puede existir la idea de cambiar el precio en la base principal BDECUADOR, para eso tenemos un macro asociado a un objeto en la parte superior que indica lo siguiente:

Buscar Material en: BDECUADOR

Pulsando en este objeto se ir directamente a la hoja de materiales en BDECUADOR. Tambin se debe tener en cuenta en las tres hojas lo siguiente: Una vez actualizados los datos se debe verificar con la flecha al lado de la descripcin para organizar borrando

Hoja M.Obra
Nos da el Listado de mano de obra del proyecto de acuerdo a los volmenes de obra. Es simplemente una tabla dinmica, que en cada proyecto debe ser actualizada con el men del Excel referente a tablas dinmicas Cuenta con macro para enviar a la hoja OBRA y poder cambiar el precio que afectara solo a nuestro proyecto
Buscar M. Obra en: BDECUADOR

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Igualmente que en materiales con este macro vamos directamente a la hoja de mano de obra de la base BDECUADOR

Hoja Equipo
Nos da el Listado de equipo del proyecto de acuerdo a los volmenes de obra. Es simplemente una tabla dinmica, que en cada proyecto debe ser actualizada con el men del Excel referente a tablas dinmicas Cuenta con macro para enviar a la hoja EQUIP y poder cambiar el precio que afectara solo a nuestro proyecto.
Buscar Equipo en: BDECUADOR

Idem a los anteriores.

TRUCO IMPORTANTE
Es aconsejable que una vez concluido un proyecto quitar el vnculo con la hoja DBCONSPEA de esta forma ya no podr ser modificado en cuanto a precios y otros cuando se modifique la base de datos, naturalmente se puede modificar especficamente para el proyecto sin afectar tampoco la base de datos. Primero debe posicionarse en la hoja CRONO y proceder de acuerdo al men del Excel

Se quitan los vnculos desde el men de datos del Excel entrando a editar vnculos optando por romper vnculo. El Excel nos obliga a guardar con otro nombre, que podra ser el del proyecto.
Realizada esta operacin la hoja podr ser llevada a cualquier directorio ya que ser totalmente independiente. Espero que les sea til, faltan varias cosas que muy a propsito no las puse ya que quiero que las descubran, son muy sencillas. DE TODOS MODOS ESTOY LLANO Y OBLIGADO A CUALQUIER CONSULTA Y/O APORTE

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