Captulo 10 - Manejo de la empresa

Manejo de la empresa
La operacin y mantenimiento de todo sistema de agua depende de cmo la gerencia realice la gestin empresarial. La gestin debe proveer financiamiento y apoyo para asegurar la operacin continua y confiable a travs de personal y materiales adecuados para la operacin, reparacin y reemplazo del equipo.

Objetivos del aprendizaje

Al final de este captulo, los alumnos debern ser capaces de evaluar el manejo de un pequeo sistema de abastecimiento de agua. En particular, deben poder:

Identificar y evaluar los componentes claves de la organizacin y manejo de un sistema de agua. Identificar los planes necesarios para verificar el cumplimiento de los reglamentos y su viabilidad a largo plazo. Evaluar el reclutamiento de personal: nmero, aptitudes, certificacin, capacitacin y seguridad. Identificar los componentes claves de las operaciones del sistema. Evaluar en forma general la viabilidad financiera del sistema a largo plazo.

Recoleccin de datos
El inspector debe obtener la mayor cantidad de informacin sobre el sistema de agua antes de la inspeccin sanitaria. Si no fuera as, durante la inspeccin se pueden obtener los siguientes datos e informacin:

informe de la inspeccin sanitaria correspondencia monitoreo del cumplimiento de los reglamentos registro de cumplimiento de los reglamentos planes registrados (proteccin de fuentes, muestreo, emergencias y contingencias, control de conexiones cruzadas, reparacin, reemplazo, expansin futura, etc.).

Reglamentos y normas
El inspector debe considerar y examinar los siguientes reglamentos antes de la inspeccin:

cambios en la legislacin monitoreo desinfeccin de aguas subterrneas informe anual (en los peridicos) requerimientos de certificacin mnima del operador normas de exposicin al radn, si las hubiere normas de calidad del agua relacionadas con el arsnico, fluoruros y sulfato, si las hubiere.

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Informacin bsica
La gestin del sistema de agua no representa por s misma un riesgo sanitario para la calidad del agua. Sin embargo, existen varios aspectos de ella que pueden afectar el rendimiento general del sistema. El personal administrativo de un sistema pequeo puede variar desde un slo individuo que trabaja como operador y administrador hasta una jerarqua ms compleja que incluye funcionarios y empleados municipales que aprueban la solicitud del presupuesto, realizan compras y planifican la reparacin y reemplazo de repuestos para asegurar la produccin, almacenamiento y distribucin del agua de bebida a largo plazo y de manera adecuada, confiable y segura. Asegrese de trabajar con el nivel de gestin ms efectivo y responsable.

La gestin de la empresa y el riesgo sanitario

Durante la inspeccin sanitaria, las siguientes cinco reas de la gestin pueden representar riesgos sanitarios:

organizacin planificacin personal operacin finanzas.

El manejo de un pequeo sistema de agua a menudo incluye uno o dos individuos claves: el operador y el responsable de la O&M del sistema de agua. La ventaja de un sistema pequeo es que un solo individuo opera y disemina la informacin. Sin embargo, la carga de trabajo puede exceder en gran medida las aptitudes del personal. Las jerarquas ms complejas aligeran la carga de trabajo pero tambin incrementan la falta de comunicacin y pueden coadyuvar a la recoleccin y diseminacin de informacin inadecuada. La gestin, independientemente de la jerarqua, puede afectar en gran medida la confiabilidad del sistema. Los encargados del manejo deben conocer la importancia del cumplimiento de los reglamentos que se aplican a su sistema. El personal debe tener la facultad de tomar decisiones relacionadas con la operacin y recibir el apoyo del rea administrativa. Otra actividad importante de la gestin es la recoleccin y manejo de informacin. Sus actividades varan desde el

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seguimiento de los gastos de operacin y ubicacin de las vlvulas en el plano de la distribucin hasta el mantenimiento del registro de fallas, reparaciones y quejas del cliente. Este tipo de informacin es importante para la planificacin y elaboracin del presupuesto del prximo ao y la prxima dcada. La planificacin es a menudo un reto para muchos sistemas. La reglamentacin suele exigir los siguiente planes: proteccin de la fuente, monitoreo, emergencias y contingencias y control de conexiones cruzadas. El sistema tambin debe cumplir con programas de seguridad. Otros planes igualmente importantes incluyen el presupuesto anual y el plan de 5 a 10 aos para reparaciones, reemplazos y expansin futura. Los aspectos de personal incluyen personal de operacin calificado y el cumplimiento de los requisitos estatales de certificacin, capacitacin y seguridad. En primer lugar, la gerencia debe proporcionar las instalaciones y el equipo requerido para la operacin confiable del sistema. Los procedimientos estandarizados de operacin aseguran la confiabilidad de todos los procesos cuando un operador deja su puesto y es sucedido por otro. El financiamiento comprende el presupuesto para la operacin diaria, reparacin, reemplazo y expansin futura. La buena gestin ofrece la posibilidad de minimizar las demandas de todo tipo en el sistema, proteger el volumen de la fuente, reducir los costos de las sustancias qumicas y promueve la duracin general del sistema.

Organizacin
Administracin
1. Existe un organigrama formal? Esto puede darle al inspector una visin clara de la organizacin de la empresa y del responsable de cada seccin. Cuando no se cuenta con un organigrama, a menudo los operadores no saben a quin recurrir para tomar decisiones, desconocen las lneas normales de comunicacin y sus responsabilidades en el trabajo. 2. El personal de operacin tiene autoridad para tomar decisiones sobre la operacin, mantenimiento o administracin que afecten el rendimiento y confiabilidad de la planta? Determine si existen polticas administrativas que limiten al personal de operacin la toma de decisiones y que puedan afectar el rendimiento de la planta.

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Los ejemplos que limitan la toma de decisiones podran relacionarse con el ajuste de la dosificacin de sustancias qumicas, contratacin de un electricista o adquisicin de una pieza importante del equipo. Los ejemplos de polticas administrativas restrictivas incluyen la falta de apoyo a la capacitacin y el financiamiento insuficiente de la planta. 3. Los administradores estn familiarizados con los requisitos legales y las necesidades del sistema? La gerencia debe conocer los requisitos legales que se aplican a su sistema. Debe tener un conocimiento directo de las necesidades del sistema a travs de visitas a la planta y discusiones frecuentes con los operadores. La falta de conocimiento directo puede reducir el rendimiento, incidir sobre la moral del personal, generar decisiones presupuestales deficientes y limitar el apoyo para las modificaciones del sistema. 4. Existe un proceso de planificacin formal y adecuado? La falta de planes de largo plazo para el reemplazo de equipo o unidades de la planta, fuentes alternativas de agua, respuesta a emergencias, etc., puede afectar el rendimiento del sistema a largo plazo. La planificacin se aborda en otra seccin.

Manejo de la informacin
1. La empresa maneja su informacin? El manejo de informacin podra incluir sistemas formales y procedimientos escritos para:

catalogacin, clasificacin y almacenamiento de mapas y planos actualizacin de mapas atencin y seguimiento de las quejas del usuario reparacin y seguimiento de rupturas o fallas de la tubera, reemplazos, etc. identificacin, recoleccin, anlisis y actualizacin de operaciones claves, as como de datos de monitoreo polticas y procedimientos estandarizados de operacin registros de mantenimiento registros financieros.

La informacin mencionada es esencial para tratar los problemas existentes y planificar las necesidades futuras.

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2. La empresa sigue e identifica parmetros de operacin tpicos tales como:

agua no contabilizada costo unitario de produccin de agua?

Cuando las empresas rastrean y comparten este tipo de informacin entre el personal de operacin y la gerencia, demuestran que se preocupan por obtener buenos resultados y por satisfacer las necesidades del usuario. Ese tipo de informacin justifica las decisiones y promueve el cumplimiento de las normas y reglamentos, as como las prcticas sugeridas por la industria para producir y conservar agua de calidad. 3. La empresa ha automatizado su informacin financiera de operacin y mantenimiento? Si bien no se requiere una computadora, sta facilita el almacenamiento de datos que pueden servir de apoyo a las decisiones de la gerencia.

Comunicacin
1. Existe una comunicacin efectiva entre el personal administrativo, el de operacin y el organismo de vigilancia estatal? Las dificultades se relacionan principalmente con problemas de presupuesto, poltica de personal y relaciones deficientes entre la organizacin interna de la empresa de agua y el organismo de vigilancia estatal. Los inspectores deben examinar la relacin anterior para determinar la respuesta del sistema y hacer preguntas para confirmar las observaciones. 2. Cul es el nivel de cooperacin entre el sistema y otras organizaciones? El xito de una empresa depende de la cooperacin existente entre las empresas asociadas, el organismo de vigilancia y la misma empresa. Los ejemplos incluiran la cooperacin en actividades de conservacin del agua con grupos que realizan perforaciones de pozos, asociaciones profesionales y organismos distritales y estatales que se dedican a la planificacin de largo plazo del uso del terreno y agua. Una segunda rea importante es la cooperacin entre la empresa y el principal organismo de salud del estado. Si existen antecedentes de una relacin deficiente, la empresa puede tener dificultades para cumplir con los requerimentos legales. 3. Cul es el nivel de cooperacin entre el sistema y el cuerpo de bomberos local? A menudo es difcil determinar directamente esa cooperacin. Sin embargo, puede preguntar:

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Qu funcin cumple el cuerpo de bomberos en la inspeccin y limpieza de hidrantes y en la determinacin del tipo y ubicacin de un nuevo hidrante? Qu funcin cumple el cuerpo de bomberos en el plan de emergencia del sistema por ser el primero en ser notificado en caso de derrames de sustancias qumicas o descargas accidentales? Cul es la poltica y procedimiento para notificar al cuerpo de bomberos que un hidrante est fuera de servicio? Cul es el procedimiento de notificacin cuando el cuerpo de bomberos usa un hidrante? Cul es la funcin del cuerpo de bomberos en la determinacin de las necesidades de construccin?

Planificacin
Planificacin de emergencia y contingencias
1. Se dispone de un plan de emergencia y contingencias? La empresa debe tener un plan de emergencia y contingencias que especifique la accin que se deber tomar y quien la deber ejecutar. El plan de emergencia debe satisfacer las necesidades de la planta, zona geogrfica y naturaleza de la emergencia. Se deben considerar condiciones tales como tormentas, inundaciones y fallas mecnicas graves. El plan de emergencia se debe actualizar anualmente y las plantas ms grandes deben hacer un simulacro anual. 2. Existen planes escritos disponibles para las siguientes reas?

proteccin de la fuente muestreo y monitoreo emergencias y contingencias control de conexiones cruzadas reparaciones, reemplazos y expansin futura.

Personal

Reclutamiento de personal
1. Hay suficiente personal? Debe haber suficiente personal para trabajar los turnos de las noches, fines de semana, vacaciones o ausencias por enfermedad. El nmero de operadores depende del tipo y tamao de la planta de tratamiento. La adecuacin en calidad y cantidad del personal se refleja en la

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realizacin de las tareas de operacin y mantenimiento sin necesidad de horas extras. 2. El personal est calificado? El personal debe poseer las aptitudes, nivel de educacin y certificacin adecuados para realizar el trabajo correctamente. Los sistemas deben cumplir con los requisitos estatales de certificacin. El certificado de aprobacin tiene que estar en un lugar visible o estar disponible para el inspector. Se supone que las certificaciones adecuadas indican que el personal tiene el nivel apropiado. 3. El personal est capacitado? Debe existir un programa de capacitacin continua para que el personal opere adecuadamente el sistema. La capacitacin se puede realizar de diferentes formas: capacitacin interna realizada por personal experimentado y capacitacin patrocinada por el estado. Los cursos por correspondencia tambin son un medio de capacitacin. El inspector puede solicitar informacin a los operadores sobre controles del proceso, requisitos de mantenimiento y seguridad para determinar el nivel de preparacin de los operadores.

Programa de seguridad
1. Se ha capacitado adecuadamente a los operadores en procedimientos de seguridad y manejo de equipo? La seguridad del personal de operacin y del inspector es importante. Cualquier lesin personal puede afectar el sistema. A pesar de que los inspectores sanitarios no son expertos en seguridad, el dilogo con los operadores y gerentes del sistema permitir al inspector determinar si el programa de seguridad se desarrolla adecuadamente. La capacitacin en seguridad y la provisin del equipo de seguridad adecuado son esenciales. La gerencia debe proporcionar al inspector una lista de actividades de capacitacin con sus respectivos registros de asistencia. El equipo de seguridad adecuado debe estar en el lugar y debe recibir el mantenimiento adecuado. Los ejemplos de equipo necesario incluyen, entre otros, equipo respiratorio autnomo, equipos para reparar cilindros de cloro, grifo para el lavado de ojos en caso de emergencia y extinguidores. 2. La empresa cumple con los requisitos de seguridad establecidos en los reglamentos? Se debe verificar que la informacin sobre peligros y riesgos est disponible y que los operadores sepan

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dnde est. Determine si hay documentacin sobre cmo ingresar a espacios confinados, cmo usar materiales peligrosos y cmo manejar emergencias asociadas con materiales peligrosos. 3. La empresa tiene buenos antecedentes en el tema de la seguridad? El inspector debe revisar los registros de seguridad anteriores. Determine la tasa de gravedad y frecuencia de accidentes en los ltimos cinco aos. Un registro de seguridad deficiente puede reflejar problemas de personal, mantenimiento deficiente del equipo o falta de atencin con respecto a la seguridad.

Operaciones
Procedimientos de operacin
1. Existe un manual de operacin y mantenimiento (O&M) general para la planta de tratamiento? Adems del manual estndar de O&M, el fabricante debe proporcionar datos de todas las partes del equipo. Esa informacin, as como los planes de la planta, deben estar disponibles. El mantenimiento adecuado del equipo no se puede efectuar sin manuales adecuados ni informacin provista por el fabricante. 2. Se ha implementado un programa de procedimientos estandarizados de operacin (PEO)? Se debe consultar al personal de operacin y manejo si existen manuales de O&M, informacin provista por el fabricante y PEO. Los PEO son importantes para uniformizar las operaciones de la planta entre los operadores.

Instalaciones y equipo
1. Se cuenta con instalaciones suficientes y convenientes para almacenar repuestos, equipos, vehculos, dispositivos de control de trfico y suministros? El inspector debe inspeccionar esas instalaciones para verificar su adecuacin, mantenimiento y apariencia general. Con frecuencia, la apariencia de las instalaciones refleja la importancia que tienen los trabajadores para el sistema. 2. Existen instalaciones adecuadas para el personal del sistema? Estas incluiran una sala de reuniones, comedor, sala de descanso y armarios individuales. Verifique que el lugar est siempre limpio y en buenas condiciones.

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3. Las instalaciones y equipo del sistema son adecuados? Las instalaciones y equipos inadecuados, tales como bombas muy pequeas, falta de equipos alternos y un mantenimiento deficiente pueden afectar la produccin del agua de bebida. Los edificios y estructuras deben ser estructuralmente slidos y contar con seguridad apropiada. El equipo se debe mantener segn las especificaciones del fabricante y debe ser adecuado para su funcin.

Finanzas
1. El financiamiento y presupuesto son satisfactorios? Se debe contar con fondos suficientes para la operacin, mantenimiento y reemplazos futuros en el sistema. Estos fondos no se deben mezclar con otras cuentas. El sistema debe operar con sus propios ingresos y debe tener un fondo de amortizacin para reemplazar piezas importantes de los equipos. La falta de financiamiento puede dar lugar a sueldos bajos o reservas insuficientes de repuestos, sustancias qumicas o equipo. 2. Los fondos se destinan correctamente? Determine si la manera de usar los fondos disponibles ocasiona problemas en la obtencin de equipo, personal necesario, etc. Adems, identifique si se deja de lado las prioridades de inversin ms importantes. 3. Existen fondos suficientes para la capacitacin de personal? Se recomienda un presupuesto de capacitacin equivalente a 5% del sueldo de los trabajadores. 4. El sistema tiene una poltica o programa de conservacin del agua? Las polticas y programas que promueven la conservacin del agua, as como una clara poltica de tarifas representan, con el tiempo, un ahorro significativo. La conservacin reduce la demanda en la fuente, los gastos de sustancias qumicas y energa elctrica, y minimiza el desgaste del equipo, en especial, las bombas.

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