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Centro de Estudios de la Economa Digital

Documento Tributario Electrnico

PERSPECTIVAS DE LA FACTURA ELECTRNICA EN CHILE

CENTRO DE ESTUDIOS DE LA ECONOMIA DIGITAL

CAMARA DE COMERCIO DE SANTIAGO

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Documento Tributario Electrnico

I. Introduccin
Actualmente, nadie duda que Internet es la plataforma de las comunicaciones a nivel mundial y una herramienta subutilizada para el Comercio Electrnico. Sin embargo, desarrollar el comercio electrnico a travs de Internet requiere, en primer lugar, la existencia de reglas relacionadas con la propiedad a fin de identificar los objetos del intercambio. En segundo lugar, es indispensable un sistema de pago seguro, y finalmente, algn mecanismo que asegure una sancin a cualquier trasgresin de las reglas establecidas. Con el objeto de satisfacer el primer requisito, la existencia de la Ley de Firma Electrnica otorga los cimientos para normar los derechos y deberes de los agentes que operan a travs de Internet, aportando un reconocimiento jurdico a los documentos electrnicos y delimitando el mbito legal de su uso. Por otro lado, acorde con los objetivos gubernamentales de modernizar la gestin de los servicios pblicos, disminuir la evasin tributaria e impulsar el comercio utilizando Tecnologas de Informacin, el Servicio de Impuestos Internos planea implementar un modelo operacional para el uso de Documentos Tributarios Electrnicos (DTE) sobre Internet, proyecto que ya se encuentra en su fase piloto desde el segundo semestre de 2002. Con el nuevo sistema, los contribuyentes podrn electrnicamente generar, firmar, timbrar, transmitir y almacenar Facturas, Notas de Dbito y Crdito, Guas de Despacho, Boletas de Servicios Domiciliarios Peridicos y Libros de Compra y Venta, reduciendo los costos operacionales asociados a toda transaccin comercial. Ms especficamente, ser la Factura Electrnica el documento que incentivar la difusin de las actividades comerciales desarrolladas a travs de Internet, respaldada por la seguridad tcnica y jurdica que otorga el uso de la firma digital.

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II. Modelo Operacional Propuesto1


1. Antecedentes
La importancia de implementar un sistema que permita operar con factura electrnica nace de la innegable necesidad de otorgar validez legal al ejemplar electrnico de los documento tributarios de compra y venta, tales como facturas, notas de crdito, notas de dbito, guas de despacho y libros, ya que con ello se optimiza la operacin de las empresas y del Servicio de Impuestos Internos (SII). Actualmente, el Servicio de Impuestos Internos exige a los contribuyentes que sus documentos tributarios en papel, sean registrados y autorizados antes de utilizarlos. Esta autorizacin del SII se materializa a travs de un timbre de cuo que el contribuyente est obligado a aplicar sobre sus documentos en papel, previo a utilizarlos. Para aplicar este timbre de cuo, que autoriza que un papel sea utilizado como documento tributario, el contribuyente debe concurrir peridicamente a la Unidad del SII que le corresponde, llevando los documentos que desea timbrar foliados en forma previa. Tanto para el Servicio como para los contribuyentes, especialmente para los que requieren timbrar un gran volumen de documentos, este es un procedimiento molesto y costoso. Adicionalmente el utilizar estos formularios para imprimir sus documentos tributarios provoca molestias en el procesamiento masivo al obligar a respetar la foliacin en la impresin y al no poder utilizar tecnologa de impresin lser, como es el deseo de muchos contribuyentes. En relacin con el almacenamiento de las facturas y otros documentos tributarios, el contribuyente est obligado a guardar los papeles que los sustentan durante 6 aos para su posterior posible revisin. Esta obligacin deviene, especialmente para los generadores de grandes volmenes de documentos, una exigencia costosa en administracin y bodegas. Como una respuesta a estas necesidades, y en concordancia con la poltica adoptada de modernizar su gestin y utilizar la red Internet como elemento de comunicacin con los contribuyentes, el Servicio de Impuestos Internos propicia la implantacin de un modelo de operacin con Factura Electrnica, en el que los contribuyentes podrn generar, transmitir y almacenar en forma electrnica sus documentos tributarios, autenticados con firma electrnica, y enviando un ejemplar electrnico del documento tributario al SII, antes de que sea recibido por su receptor o utilizado para el transporte fsico de bienes. La autorizacin de los folios que se utilizarn para estos documentos se conseguir a travs del Web del SII, como alternativa al timbre fsico con cuo. En este modelo se incorpora la facilidad de la firma electrnica de los documentos como un medio de asegurar la autenticidad de sus emisores, y cautelar la integridad de los documentos a transmitir.

Este captulo fue desarrollado y aportado ntegramente por el Servicio de Impuestos Internos. El resto del estudio fue desarrollado por la CCS. 3

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2. Descripcin del Sistema


Para operar en la modalidad de factura electrnica los contribuyentes debern estar enrolados en el SII como emisores de documentos electrnicos. Esto no los obligar a generar todos sus documentos en forma electrnica pero s a recibir documentos electrnicos de otros emisores. Los contribuyentes enrolados podrn conseguir la autorizacin de sus folios a travs del Web del SII, y, utilizando esos folios, emitir, transmitir y almacenar sus documentos tributarios en forma electrnica. Los contribuyentes enrolados en el sistema requerirn almacenar los documentos tributarios electrnicos emitidos y recibidos slo en forma electrnica y estarn eximidos de la obligacin de almacenar dichos documentos en papel para una posible revisin del SII. El contribuyente deber enviar el documento al SII, va Internet, antes de que sea recibido por su destinatario o utilizado para el transporte fsico de bienes. El contribuyente emisor debe enviar el documento al receptor, ya sea manual o electrnico. Al receptor manual, no enrolado en el sistema, le debe enviar la representacin en papel del documento, la que este ltimo s est obligado a almacenar. Cada documento debe ser generado en el estndar definido por las especificaciones del SII. Debe incorporar una firma electrnica digital de la totalidad del documento, la que permitir asegurar la identidad del emisor y cautelar la integridad del documento. Como resguardo adicional, se exigir incorporar un timbre electrnico, el que se imprimir en cdigo de barras en la representacin impresa de los documentos. Este timbre electrnico, obtenido segn un algoritmo de seguridad especificado por el SII, permite a los fiscalizadores verificar fuera de lnea, en los controles mviles, la validez de los documentos impresos que acompaan mercaderas. El Servicio de Impuestos Internos habilitar una verificacin de documentos en su sitio Web, lo que permitir a los contribuyentes receptores y a los fiscalizadores del SII, cerciorarse de la validez de un documento. En la figuras 1 y 2 se pueden apreciar cuadros comparativo entre la situacin actual y el sistema de facturacin electrnica propuesto.
FUNCION Foliacin de documentos Timbrado de documentos Timbre Almacenamiento SISTEMA ACTUAL Pre-impreso en los documentos En oficinas del Servicio De cuo Del papel. Contribuyente, durante 6 aos Slo de autorizacin en Web SII. Papel autocopiativo, formulario continuo, prefoliado, impresora de impacto SISTEMA PROPUESTO Autorizado a travs del Web del SII Por el contribuyente Electrnico Electrnico. SII ejemplar tributario. Contribuyente para sus propsitos y para eventuales solicitudes del SII por 3 aos tributarios. Autorizacin,, recepcin y validez. En el Web SII. Papel normal, hoja suelta, impresora lser.

Verificacin de Validez Impresin del documento


Figura 1

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SISTEMA ACTUAL

SII Autorizacin
de Folios

SII

Revisin Vendedores

SII

Revisin Compradores

Resguardo Papeles sin utilizar ( Valorados)

EMISOR

CORREO

RECEPTOR

Almacenamiento

Almacenamiento

IMPRENTA

SISTEMA Con FACTURA ELECTRNICA

Autorizacin de folios

Envo de documento

EMISOR
En

SII
v o

Revisin

de

do

cu

en

to

RECEPTOR

Figura 2

3. Modelo de Operacin
El contribuyente deber pedir autorizacin para operar como Emisor de Documentos Tributarios Electrnicos. El contribuyente podr solicitar autorizacin slo para emitir factura electrnica, lo cual significa que estar autorizado tambin para notas de crdito y de dbito, o podr solicitar en forma adicional autorizacin para guas de despacho, facturas de compra o boletas. Las boletas slo se le autorizarn en el caso que sea un proveedor de servicios peridicos. Una vez autorizado para operar con cualquier documento tributario electrnico, el contribuyente tiene la obligacin de enviar, mensualmente en forma electrnica, informacin de los libros de compra y de venta, de acuerdo al formato establecido por el SII. Esta informacin de los libros de compra y venta deber incluir la totalidad de los documentos emitidos y recibidos, tanto electrnicos como manuales.

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En el sitio Web del SII, se habilitar un registro pblico de los contribuyentes enrolados en el sistema, en el que se registrar el tipo de documentos (facturas, notas de dbito y crdito, guas, facturas de compra, boletas), que estn autorizados a generar en forma electrnica. Todo contribuyente registrado como generador de un tipo de documento electrnico, est obligado a recibir documentos tributarios electrnicos. Al estar autorizado para generar cierto tipo de documento en forma electrnica, no estar obligado a generar todos sus documentos de ese tipo en forma electrnica, ya que estar permitido que maneje en forma paralela un stock de documentos tributarios manuales para ser usados eventualmente, los cuales timbrar en el SII con el procedimiento habitual del timbre de cuo y estarn sujetos a las normas establecidas para dichos documentos. Los contribuyentes enrolados debern mantener actualizada en el sitio Web del SII la informacin acerca de los Rut de las personas autorizadas al interior de su empresa a interactuar con el SII en el sistema de factura electrnica. Deber identificar l o los Rut de los portadores de los certificados habilitados en su empresa para firmar documentos y, designar en forma especial, quin o quienes sern los autorizados para la solicitud de folios. Previo a la generacin de un documento tributario electrnico es preciso que el contribuyente obtenga, desde el sitio Web del SII, un rango de folios autorizados para un tipo de documento que generar en forma electrnica. El SII adjuntar a cada rango autorizado un cdigo de autorizacin asociado a ese rango de folios, que deber ser utilizado para la obtencin del timbre electrnico cuya representacin en cdigo de barras 2D se incluir en los documentos impresos. Para autenticar y evitar la alteracin del rango de folios autorizados se incluir en el cdigo de autorizacin una firma del Servicio. Se considera que los documentos electrnicos son tipos de documentos distintos de los manuales, por lo que se entregar un rango diferente a los folios de los documentos manuales. La estructura de contenido de los documentos est definida por el SII, bajo el formato estndar XML; la obligatoriedad de los campos depende de tipo de documento. El contribuyente debe convertir sus documentos al formato XML definido por el SII. Los documentos deben incluir un timbre electrnico, como parte del documento electrnico y su representacin a travs de un cdigo de barras 2D (PDF417) en las impresiones de los documentos tributarios electrnicos. El timbre es una firma digital de los datos relevantes de un documento, incluido el Cdigo de autorizacin que el Servicio entreg al contribuyente junto con el rango de folios autorizados. El Servicio de Impuestos Internos verificar la validez del timbre electrnico de los documentos, tanto en la presencia fiscalizadora y en la fiscalizacin mvil que se realiza en carreteras, como en la recepcin masiva de ellos. Una vez generado el documento en el formato establecido, incluyendo el timbre electrnico, debe ser firmado, en su contenido completo, por un emisor autorizado. Los mecanismos de seguridad que el contribuyente debe implementar para asegurar el acceso a los folios autorizados, y a sus llaves privadas, son de su responsabilidad. Todo documento electrnico debe ser transmitido al SII en el momento de ser generado.

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En el caso de traslado de mercaderas, debe ser enviado al SII antes de que el ejemplar impreso sea utilizado para realizar el transporte. En los procesos de facturacin masiva, se deben transmitir tan pronto se complete el proceso correspondiente. En el caso de no existir transporte de productos asociado al documento electrnico, este podr ser transmitido en un plazo no mayor a 12 horas desde su generacin. El mecanismo de envo de estos documentos ser va Internet y admitir el envo de documentos en forma unitaria o en lotes, segn procedimientos determinados por el SII. El Servicio de Impuestos Internos almacenar el ejemplar tributario del documento pero no se hace cargo de almacenar ejemplares para el contribuyente. Si el contribuyente desea acceder a los ejemplares de sus documentos debe almacenar, bajo su responsabilidad, sus documentos tributarios para sus fines particulares Ser necesaria la impresin de un documento para enviarlo a un receptor manual, as como para acompaar los bienes fsicos a entregar, mediante factura o gua de despacho, a un receptor, electrnico o manual. La impresin debe cumplir las normas establecidas por el SII. Los productos siempre deben ir acompaados de una impresin del documento (factura o gua), en dos ejemplares. La impresin de los documentos estar acotada a un mximo de una sola hoja de tamao oficio, segn reglamentacin del SII. El emisor podr eximirse de hacer la impresin para un receptor manual cuando el documento no acompaa bienes, siempre que cuente con la autorizacin expresa del receptor, la que ser normada por el SII. En ese caso el receptor manual se obliga, a travs de esa misma autorizacin, a imprimir en la calidad y forma establecida por el SII. La modalidad tecnolgica de transmisin del documento electrnico, desde el emisor al receptor electrnico, no ser regulada por el SII y debe ser acordada entre ambos, e incluir la firma del emisor y el certificado digital del firmante. Desde el punto de vista de un receptor, si el documento recibido da cuenta de una transaccin que se ha realizado, existe la obligacin de registrar el documento en la contabilidad, debiendo solicitar que se realicen los ajustes va Nota de Crdito o de Dbito, si corresponde. Si la transaccin no se ha realizado, o hay error en el Rut del receptor, puede rechazar los documentos como lo hace hoy, sin registrarlo y constituye obligacin del emisor generar y enviar al SII la nota de crdito electrnica que anule el documento. Los documentos tributarios electrnicos recibidos por un Receptor Electrnico al ser almacenados electrnicamente debern adjuntrseles la firma y el Certificado que permite verificar la firma. Los registros de un documento electrnico, hechos en la contabilidad, tendrn como respaldo vlido slo los documentos archivados electrnicamente; no se podr utilizar como respaldo un documento impreso, an cuando ste cumpla con las normas de impresin. Se considera que un documento electrnico est vlidamente emitido si cumple con las especificaciones del formato electrnico (schema XML) y por lo tanto es aceptado en la recepcin por parte del SII. Toda factura que no cumpla con estas condiciones, an cuando hubiera tenido una representacin en papel, se considerar como no emitida y en consecuencia el SII podr rechazar el crdito fiscal. En este caso el receptor deber acreditar a satisfaccin del Servicio que se han cumplido las exigencias establecidas en el artculo 23 N 5 de la Ley del IVA.

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Toda correccin de una factura vlidamente emitida debe ser realizada va Notas de Crdito o de Dbito electrnicas. Se habilitar para receptores o contribuyentes en general una verificacin va Internet y telefnica de documentos, en la que el contribuyente debe indicar el Rut del emisor, el tipo de documento y el N de Folio, a lo que el SII responder si el documento ha sido recibido por el SII, y si no lo ha sido, si el folio est autorizado, no autorizado o desautorizado. Opcionalmente, si el documento se reconoce recibido, en la consulta el contribuyente podr indicar otros valores del DTE (Rut del receptor y monto, por ejemplo) y el SII indicar si esos valores coinciden con los del DTE existente en su Base de Datos.

4. Boletas de Servicios Electrnicas.


Las boletas electrnicas, se restringirn a las boletas de servicios peridicos, las que se emiten para receptores conocidos y en forma masiva. Con respecto a las boletas de Servicios Peridicos su tratamiento es similar al resto de los documentos con la diferencia de que no se exigir firmar cada boleta individual, sino que se firmar un resumen, el que ser trasladado al libro de ventas.

5. Resumen de los Requerimientos a los contribuyentes para la generacin de Documentos Tributarios Electrnicos.
El contribuyente que, en el futuro, desee generar documentos tributarios electrnicos deber: 1. 2. 3. Obtener la autorizacin del SII, emitida mediante resolucin personalizada. Obtener Certificacin, de una entidad acredita para ello por el SII, de tener la capacidad de generar adecuadamente documentos tributarios electrnicos. Obtener Certificados digitales para los firmantes autorizados dentro de su empresa, en las entidades certificadoras acreditadas ante el SII para entregar certificados digitales con fines tributarios. Registrar en el SII los signatarios autorizados a firmar con sus certificados digitales los documentos tributarios electrnicos de su empresa. Implementar procedimiento que le permita obtener un rango de folios autorizados desde el SII, va Internet y alimentar con dicha informacin su software de facturacin o emisin de documentos tributarios electrnicos. Adecuar su sistema computacional de facturacin para incorporar la generacin de los documentos tributarios electrnicos, en el formato estndar definido por el SII, y generar el timbre electrnico de acuerdo con el algoritmo indicado por el SII. Firmar, con llave privada del contribuyente emisor o signatario autorizado, el DTE completo.

4. 5.

6.

7.

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8.

Contar con software de manejo de cdigos de barra 2D (PDF417) que le permita generar e imprimir un cdigo de barra 2D que contenga la informacin especificada por el SII (el timbre electrnico y la informacin requerida para verificarlo). Adecuar sus procedimientos y formularios de impresin, para la correcta impresin del documento, segn la norma del SII, incluyendo el timbre electrnico en representacin grfica PDF417. Implementar la generacin computacional de la informacin de los libros de compra y de venta, en el formato estndar definido por el SII. Implementar el mecanismo para enviar los documentos e informacin de los libros al SII, va Internet y al receptor electrnico los documentos por el medio que acuerden mutuamente. Definir un procedimiento de respaldo y recuperacin de DTEs, ya que el ejemplar enviado al SII se conservar slo para uso tributario. Desarrollar el software necesario para la recepcin de documentos tributarios electrnicos.

9.

10. 11.

12. 13.

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III. Experiencia Internacional


1. Nivel de Adopcin
A nivel mundial, la experiencia disponible en el uso de facturas electrnicas an es escasa. En Estados Unidos, se estima que aproximadamente la cuarta parte de las empresas emite facturas electrnicas, y que en 2004 dicha proporcin aumentar a un 35%. Cabe destacar que en dicho pas existe una cultura ms proclive a realizar compras y pagos utilizando las telecomunicaciones, y que, a diferencia del caso chileno, las transacciones realizadas no son controladas exhaustivamente por la autoridad tributaria.

EEUU: Porcentaje de Empresas que emite facturas por Internet


Fuente: Gartner Group

35% 26%

9%

2000

2002

2004

De acuerdo a un estudio del Institute of Management and Administration (EEUU), basado en 500 encuestas a pequeas y grandes empresas norteamericanas, la incorporacin de la Factura Electrnica en el proceso de emisin de documentos se transform en la principal fuente de aumento de productividad para el 8.2% de las empresas durante el ao 2001.

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Cul fue la base del aumento de la Productividad de la Empresa?

92.8%

8.2% Utilizacin de la Factura Electrnica


Fuente: IOMA

Adems, dicho sondeo determin que el 18% de las empresas reciba facturas electrnicas y un 21% adicional planeaba hacerlo durante el ao 2003.

Porcentaje de Recepcin de Facturas Digitales en Empresas de EEUU


Reciben facturas digitales 18% No planea recibir facturas digitales el pro ximo ao 61% P lanea recibir facturas digitales el pro ximo ao 21%

Fuente: IOMA

Un estudio de Gartner publicado a mediados de 2002, en tanto, recopil los resultados de los casos de 100 empresas con ventas superiores a los US$ 1.000 millones anuales, y con facturaciones mensuales por sobre los 66 mil documentos.
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Perfil de las empresas examinadas Facturacin promedio mensual (n de documentos) Ventas anuales (millones de USD) Utilidades anuales (millones de USD) # Empresas examinadas
Fuente: Gartner 2002

66,000 1,000 100 100

El estudio determin que dos tercios de estas empresas envan aproximadamente el 20% de sus facturas a clientes en forma electrnica (el resto solo enva facturas fsicas).

Empresas que envan Facturas Electrnicas


envan FE 67%

Relacin de Facturas Fsicas v/s Electrnicas


FE 20%

33% Slo FF

FF 80%

Fuente: Gartner 2002

Adicionalmente, el 85% de las empresas que envan facturas electrnicas lo hace a travs de redes privadas tipo EDI (Electronic Data Interchange), mientras que el 15% lo hace a travs de Internet.

Redes Electrnicas Utilizadas 2002

Redes Electrnicas Utilizadas Proyecciones 2005


Internet 45%

Internet 15% EDI 70% Otras Redes Privadas 15%

EDI 45%

Otras Redes Privadas 10%

Fuente: Gartner 2002

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Sin embargo, la proporcin de Facturas transmitidas a travs de Internet crece rpidamente en desmedro de la cantidad transferida sobre redes EDI, pues las empresas comienzan a descubrir los grandes ahorros obtenidos en sus procesos de facturacin al utilizar Internet. Las empresas examinadas estiman que las transacciones EDI y las basadas en Internet sern cercanas, cada una, al 45% del total en 2005. Entre las empresas que distribuyen facturas electrnicas, slo el 2% de sus clientes est habilitado para recibirlas (se espera que crezca hasta el 16% al 2005), pero se considera que esta proporcin es suficiente para justificar la adopcin del nuevo sistema.

Porcentaje de clientes que reciben FE

16%

2% 2002 2005*
Fuente: Gartner 2002

2. Beneficios Detectados
Claramente, las empresas interesadas deben equilibrar los ahorros de costos provenientes de la automatizacin del proceso, frente al costo de implementar las tecnologas requeridas para habilitar el sistema en Internet. Segn Gartner, el 60% de empresas que adopt la factura electrnica en sus procesos, proyect retornos a la inversin requerida por este nuevo sistema. De acuerdo a los anlisis realizados por las empresas, una proporcin tan baja como el 2,3% del total de las facturas emitidas y canceladas a travs de Internet permite alcanzar el equilibrio entre el retorno y la inversin realizada. Entre los principales beneficios del uso de este sistema proyectados por las empresas, se encuentran la optimizacin del proceso de facturacin (32%), una mayor liquidez (28%), la optimizacin del proceso de recepcin de pagos (20%), y la mejora en la calidad del servicio a clientes (12%).

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Principales Beneficios proyectados por compaas que planean adoptar la Facturacin Electrnica en EEUU
Obtener Efectivo anticipado 28% Optimizar Proceso de Recepcin del Pago 20%

Optimizar Proceso de Facturacin 32%


Fuente: Gartner 2002

Otros 8%

Mejorar Servicio al Cliente 12%

En promedio, las empresas estiman que la inversin necesaria para levantar proyectos de facturacin online alcanza a aproximadamente US$ 130.000 (excluyendo los costos anuales de mantencin). Sin embargo, las firmas examinadas afirmaron estar dispuestas a gastar cerca de US$ 400.000 para acceder a los beneficios del sistema.

3. Comparacin de Costos Asociados al Procesamiento de las Facturas


De acuerdo a diversos estudios, los ahorros de costos por concepto de emisin de facturas electrnicas se ubican en un promedio en torno al 60% en comparacin con su equivalente fsico, con rangos que varan entre un 50 y un 70 por ciento, aproximadamente. En el caso de la recepcin de facturas, el Nordic eInvoice Consortium estima los ahorros en un 48%.

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Costos de Emisin y Recepcin de Facturas (cifras en US$)


Facturas Fsicas
ESTUDIO EMISIN RECEPCIN

Facturas Electrnicas
EMISIN RECEPCIN

AHORRO
EMISIN RECEPCIN

The Nordic eInvoice Consortium Gartner (2001) Gartner (2002) Unin Europea (Comisin UE) Unin Europea
3 2

7,0 5,0 5,0 1,4 1.13% - 1.65%

23,0

3,5 1,7 2,5 0,5 0.28% - 0.47%

12,0

-50% -67% -50% -66% -73%

-48%

PROMEDIO

4,6

23,0

2,0

12,0

-58%

-48%

Fuente: Recopilacin Centro Economa Digital CCS a partir de fuentes diversas, los valores originales han sido aproximados a US$

Las divergencias existentes entre los costos de emitir y recibir facturas, se explican en parte por el mayor costo para el receptor que implica ingresar al sistema administrativo, procesar, validar y posteriormente cancelar los documentos recibidos.

% AHORRO DE COSTOS EMISIN ELECTRNICA DE FACTURAS

PROMEDIO

58,2%

Unin Europea

73,4%

Unin Europea (Comisin UE)

65,7%

Gartner (2002)

50,0%

Gartner (2001)

67,0%

The Nordic eInvoice Consortium


0% 10% 20% 30% 40%

50,0%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Esta proyeccin no considera los costos de conservacin (almacenamiento fsico). Porcentaje del gasto de las compaas europeas. Simposium de Facturacin Online2001.

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El Nordic eInvoice Consortium es una organizacin finlandesa cuyo objetivo es estandarizar el formato de transmisin de las Facturas Electrnicas de grandes organizaciones (principalmente bancos) en los pases nrdicos y, posteriormente, espera que se adopten en toda Europa. Anualmente, en Finlandia se envan 200 millones de facturas fsicas entre empresas y 150 millones de facturas dirigidas al consumidor final. El consorcio estima que el costo promedio de manipular una factura fsica B2B asciende a 30 Euros (incluidos los costos de emisor y destinatario), de los cuales el 80% corresponde a costos de procesar una factura recibida. Por otro lado, la factura electrnica puede reducir estos costos hasta la mitad, generando ahorros totales cercanos a los 2,7 billones (miles de millones) de Euros anuales (equivalente a un monto similar en dlares). Segn un estudio de Gartner (2001), el costo promedio de emitir la factura cae de US$ 5, utilizando el mtodo tradicional (papel), a US$ 1,65 al procesarla con medios electrnicos y enviarla a travs de Internet, obteniendo beneficios adicionales como la reduccin del tiempo de pago y ahorros de hasta un 50% por resolucin de conflictos con clientes. Un estudio ms reciente del mismo Gartner (2002), estima el costo de procesar la factura electrnica en US$ 2,5, mientras el de una factura fsica se mantiene en US$ 5. En Espaa, se estima que en 2005 el cincuenta por ciento del total de facturas producidas se enviarn y pagarn de forma electrnica. En Europa, ms de seis millones de empresas europeas intercambian anualmente 18.000 millones de facturas fsicas, estimndose que el costo de emitirlas en soporte papel oscila entre un 1,13% y un 1,65% de sus gastos totales. En contraste, el costo de la factura electrnica se ubicara entre el 0,28 y el 0,47 por ciento de los costos de las empresas. En forma paralela, la Comisin encargada de redactar la VI Directiva IVA del Consejo de la Unin Europea calcula el costo de una factura en formato papel en 1,4, frente a los 0,48 de la electrnica, sin incluir los gastos de almacenamiento. Los ahorros de costos directos considerados hasta ahora deben ser complementados con otros beneficios adicionales asociados al uso de este modelo. El estudio de Gartner (2002) realizado entre grandes empresas, identifica y cuantifica algunas actividades inherentes al proceso de facturacin tradicional, de acuerdo al siguiente detalle:
Actividades del Proceso de Facturacin de las empresas examinadas

Facturacin promedio mensual Pagos anuales Controversias anuales 4 Pagos anuales administrados manualmente Pagos extraordinarios a resolver (% del total de pagos) # Empresas examinadas Fuente: Gartner 2002
4

N Operaciones 66,000 198.000 118.000 792.000 24.750 100

% sobre el total 25% 15% 40% 12.5%

Facturas emitidas en diferentes puntos mviles.

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De estas actividades, se obtuvieron los costos unitarios y totales por empresa, resumidos en el siguiente cuadro:
Costos Transaccionales y Operativos (en US$) Facturas Fsicas Facturas Electrnicas

Unitario Costo Procesamiento (Emisin) Costo Procesamiento (Pago) Costo resolucin controversias Pago Extraordinario
$5 $ 10 $ 50 $ 15

Total
$ 4 mill $ 792.000 $ 5.94 mill $ 371.250

Unitario
$ 2.5 $3 $ 25 -

Total
$ 2 mill $ 237.000 $ 2.97 mill -

Por ende, al existir una migracin total desde un proceso manual a uno electrnico:
Una empresa tipo de la muestra incluida en el estudio puede ahorrar US$ 2 millones al ao por despacho y procesamiento automatizado de facturas. Al permitir validar las facturas mediante una aplicacin online, puede ahorrar hasta US$ 3 millones al ao. Al pasar de un procesamiento manual de Pagos Extraordinarios a un procesamiento automatizado, la empresa promedio puede llegar a ahorrar cerca de US$ 900.000 al ao.

Entonces, el ahorro potencial total neto para la empresa promedio de la muestra es de, a lo menos, US$ 5,7 millones anuales o US$ 7,25 por factura presentada y pagada a travs de Internet. De este anlisis, cabe destacar el importante ahorro producido al automatizar el procesamiento de las controversias implcitas en cada transaccin realizada con facturas fsicas, sorpresivamente mayor que el ahorro del procesamiento mismo de ellas. Ello se debe a que al adoptar la Factura Electrnica los clientes (o proveedores) pueden corregir los cargos tem por tem y posteriormente enviar los documentos correspondientes, logrando agilizar y disminuir el costo de dicho proceso. Tambin resultan relevantes las mejoras en el servicio al cliente y el aumento del flujo de caja, al existir una opcin de pago online. Por otro lado, para el operador de facturas electrnicas finlands Elma, la Facturacin Electrnica permite a las empresas ofrecer a sus clientes un alto estndar de servicios y una mayor eficiencia de costos en relacin a una factura tradicional basada en papel.
Ventajas para el emisor A mayor proporcin de facturas emitidas electrnicamente, mayor simplicidad de procesamiento se obtiene. El archivo que contiene las facturas enviadas puede ser visto rpidamente, impreso cuando sea necesario y usado como plantillas para nuevos documentos.

Simplifica el procesamiento de facturas de venta Enriquece el servicio al cliente Funcin de upload para transmitir archivos de facturas electrnicas Mejora la imagen de la compaa

El proceso de facturacin electrnica permite a las empresas enriquecer su servicio al cliente y originarles ahorros de costos relevantes. El lenguaje estndar de las facturas electrnicas incorpora la capacidad de utilizar informacin contenida en otras para generar una nueva. Esto permite que las empresas usen este medio para modificar y/o preaprobar facturas emitidas, haciendo innecesaria la digitacin repetitiva. Procesar las facturas y enviarlas electrnicamente otorga una imagen de empresa moderna. Fuente: Elma

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4. Barreras de Adopcin
Un estudio preparado por los miembros del equipo de trabajo B2B del Council for Electronic Billing and Payment (CEBP) identifica las siguientes barreras a la adopcin de la Factura Electrnica entre empresas:

Barreras a la Adopcin de la FE (B2B)


Requerimientos Tcnicos Seguridad
Encriptacin, Certificados Digitales Proveedores de Servicios de Certificacin Autorizacin Autenticacin de Usuarios (especialmente de aquellos sin relacin comercial preexistente)

Integracin
Sistema Integrado de Facturacin Sistema Integrado Administrativo de Pago Tecnologa de Integracin de la Cadena de Valor (Procurement, Sistemas Logsticos)

Estndares
Contenido de Datos (Bases de Datos) Transmisin de datos (http, https) Formato de datos (EDI, IFX, XML) Interaccin de las soluciones de EIPP Identificacin del Facturador y su Informacin Personal

Formas de Pago Instrumentos


Diferentes opciones de pago Excepciones Requerimientos de Internet Formalizacin de pagos en tiempo real Resolucin de conflictos mbito Internacional
Prcticas Comerciales

Procesamiento
Retornos del Procesamiento Integrar capacidad de pago con la presentacin del documento Links a servicios bancarios Integrar el proceso de envo y transferencia de fondos

Necesidades del Negocio


Trminos de Pago Pre Autorizacin Agregacin Administracin del Efectivo, Tesorera

Mejores Prcticas
Pautas de Buenas Prcticas Acuerdo estndar de uso Interoperabilidad Adopcin de salvaguardas

Necesidades del Cliente


Workflow para pago Controles Internos Administracin Servicio al Proveedor Control de la Resolucin de Conflictos y monto a cancelar

Necesidades del Proveedor


Workflow para retribucin Servicio al Cliente Crdito

Educacionales
Comprensin del Proceso Bsico Bienestar tcnico Desarrollo de un Caso de Negocio

Modelos Definiciones Flujos del Proceso

Integracin Seguridad Estndares Fuente: CEBP

Anlisis costo / beneficio Estimacin del Retorno sobre la Inversin

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Documento Tributario Electrnico

IV. Efectos Esperados en Chile


El Documento Tributario Electrnico (DTE) representa un desafo administrativo y cultural. A pesar del uso de tecnologas de informacin, la gran mayora de las personas est acostumbrada a exigir un documento fsico con el timbre del SII para confiar en la celebracin de la transaccin. Adems, no todas las empresas tienen los recursos para realizar las inversiones requeridas por el nuevo sistema, ni confan en los sistemas de seguridad que buscan garantizar las transacciones realizadas a travs de Internet. Debido a lo anterior, se espera una adopcin gradual del sistema, dentro de un proceso que conduzca a su masificacin en un horizonte de aproximadamente diez aos. El modelo de introduccin se caracterizar por la adopcin inicial del sistema en las grandes empresas, las que impulsarn a sus proveedores a adoptar el uso de facturas electrnicas. La primera etapa del modelo de Documentos Tributarios Electrnicos en el pas, buscar evitar que aproximadamente 34 millones de facturas emitidas mensualmente sean timbradas en papel convencional, lo que permitir disminuir los costos operacionales tanto para el SII como para los contribuyentes, optimizar las transacciones entre empresas, agilizar los trmites tributarios y contables exigidos gracias a la automatizacin de los procesos, y promover la externalizacin de servicios relacionados (facturacin, contabilidad online, impresin a distancia), as como incentivar el desarrollo del comercio electrnico, entre otros. Para lograr la correcta adopcin del DTE en las empresas, se requiere informar e infundir confianza. El gobierno y las primeras empresas emisoras de facturas adheridas al sistema, debern realizar una labor pedaggica para que el pblico en general y especialmente la comunidad de negocios, acepten este nuevo tipo de documentos. Conjuntamente, las instituciones financieras deben generar formas de pago que complementen el ciclo transaccional del Comercio Electrnico realizado sobre la red Internet. As, la adopcin del DTE es necesaria e inevitable para las empresas emisoras de facturas. Con el objeto de establecer el grado de conocimiento de las empresas en relacin al sistema de facturacin electrnica y la disposicin a su uso, el Centro de Estudios de la Economa Digital de la CCS realiz una encuesta entre 500 empresas de diversos tamaos y sectores en las regiones Metropolitana, Quinta y Octava. En relacin a la familiaridad con el concepto de factura electrnica, se observa que las empresas de mayor tamao tienden a estar ms informadas sobre el tema. En efecto, mientras el 56% de las microempresas declara conocer la Factura Electrnica, dicha proporcin aumenta progresivamente entre pequeas y medianas empresas, hasta llegar al 92% de las grandes empresas.

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Documento Tributario Electrnico

CONOCE E-FACTURA?
100%

92% 73% 63% 56% 57,1%

90%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%

MICRO

PEQUEAS

MEDIANAS

GRANDES

TOTAL

Las empresas ms cercanas al uso de Tecnologas de Informacin tambin demuestran un mayor conocimiento del concepto, alcanzando al 60% de las firmas conectadas a Internet y al 64% de las empresas que tiene implementados softwares de gestin. El nivel general de conocimiento, de cualquier modo, resulta razonablemente elevado, considerando que el sistema an no se encuentra implementado.

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Documento Tributario Electrnico

CONOCE E-FACTURA?
100%

90%

80%

70%

64%

60%

60%

57,1%

50%

40%

30%

20%

10%

0%

CON SW GESTIN

CON INTERNET

TOTAL

De las empresas que conocen el concepto de Factura Electrnica, el 43% declara la intencin de implementar el sistema, al igual que las firmas conectadas a Internet y las que posee softwares de gestin. Este resultado no dista significativamente del promedio (40%). Nuevamente las grandes empresas demuestran ser un terreno ms frtil para la implementacin del sistema: el 75% se muestra favorable a su uso, en comparacin a slo un 35% de las microempresas.

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Documento Tributario Electrnico

UTILIZAR E-FACTURA?
100%

90%

80%

75%

70%

60%

50%

47% 38%

45%

39,6%

40%

30%

20%

10%

0%

MICRO

PEQUEAS

MEDIANAS

GRANDES

TOTAL

UTILIZAR E-FACTURA?
100%

90%

80%

70%

60%

50%

43%

43%

43%

39,6%

40%

30%

20%

10%

0%

CON SW GESTIN

CON INTERNET

CONOCE eFACTURA

TOTAL

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La proporcin de empresas que cree que el sistema de facturacin electrnica ser beneficioso alcanza al 84%, ms del doble que las que declara su disposicin a su uso. Es probable que esta diferencia se deba en parte a la existencia de empresas que, an considerando positivo el sistema, no se sienten preparadas para adoptarlo. El grado de consenso en relacin a este tema es alto, y vara desde un 83% en la pequea empresa y un 92% en las grandes corporaciones.

SER BENEFICIOSA LA E-FACTURA?


100%

90%

84%

83%

88%

92% 83,6%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%

MICRO

PEQUEAS

MEDIANAS

GRANDES

TOTAL

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Documento Tributario Electrnico

SER BENEFICIOSA LA E-FACTURA?


100%

90%

82%

84%

86%

83,6%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%

CON SW GESTIN

CON INTERNET

CONOCE eFACTURA

TOTAL

Entre las empresas que pretenden implementar el modelo de facturacin electrnica, el 6% declara tener actualmente un sistema en funcionamiento, el 10% pretende incorporarse el ao 2003, un 21% el 2004, y un 22% en forma posterior, mientras el mayor porcentaje (41%) an no lo ha definido y seguramente esperar a conocer en detalle el sistema.

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CUNDO IMPLEMENTAR FACTURA ELECTRNICA


LA UTILIZA 6% 2003 10%

NO LO HA DEFINIDO 41% 2004 21%

DESPUES DEL 2004 22%

Considerando slo a las empresas que no tienen planeado incorporarse al sistema, el principal argumento para no hacerlo es la falta de recursos para su implementacin (15%), seguido por un volumen de facturas que no lo justificara (10%), y la carencia de tecnologa adecuada (9%).

PORQU NO IMPLEMENTAR FACTURA ELECTRNICA


NO DISPONE DE RECURSOS 15%

NS/NR 17% EMITE POCAS FACTURAS 10%

OTRO 37%

NO DISPONE DE LA TECNOLOGIA ADECUADA 9% EL SISTEMA AMENAZA LA PRIVACIDAD 3% CONFORME CON SISTEMA ACTUAL 3% FALTA INFORMACION 3% PEQUEA EMPRESA 3%

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Entre las principales barreras de adopcin del sistema que perciben las empresas aparece nuevamente la incapacidad financiera de las PYMEs para solventar su implementacin. El 78% opina que este segmento no tiene los recursos necesarios. A distancia aparecen los temas culturales (49%), obstculo recurrente a la incorporacin de innovaciones tecnolgicas en las empresas. En tercer lugar, aparecen nuevamente debilidades vinculadas a la modernizacin de la PYME, esta vez en la forma de la carencia de tecnologas adecuadas para la implementacin de la eFactura (47%). A continuacin emergen aprehensiones relacionadas con la prdida de privacidad de la informacin de las empresas (37%) y con el aumento del poder fiscalizador del SII (31%).

PRINCIPALES BARRERAS DE ADOPCIN


LAS PYMES NO TIENEN RECURSOS

78,3%

LA CULTURA EMPRESARIAL NO ESTA PREPARADA

49,3%

LAS PYMES NO TIENEN TECNOLOGIA ADECUADA

46,5%

LAS EMPRESAS SUFRIRAN PERDIDA DE PRIVACIDAD

37,3%

AUMENTARA EL PODER FISCALIZADOR

30,5%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

Entre los principales beneficios que traer la factura electrnica, el 67% de las empresas identifica la agilizacin de los procesos de facturacin y pago, mientras el 54% menciona la simplificacin en la declaracin y pago de impuestos, el 44% los ahorros en costos operacionales, el 41% la reduccin de errores en el proceso de facturacin y el 36% la disminucin de riesgos de fraude por la indebida utilizacin de los documentos.

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PRINCIPALES BENEFICIOS DE LA e-FACTURA


AGILIZARA LOS PROCESOS DE FACTURACION Y PAGO

66,8%

SIMPLIFICARA LA DECLARACION Y PAGO DE IMPUESTOS

54,3%

ORIGINARA AHORROS DE COSTOS OPERACIONALES

43,5%

REDUCIRA ERRORES EN EL PROCESO DE FACTURACION

40,5%

DISMINUIRA LOS RIESGOS DE FRAUDE

36,0%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Especficamente en materia de ahorro de costos, las empresas visualizan el mayor potencial en la disminucin de gastos asociados al almacenaje fsico de las facturas en papel (66%), seguido por el trmite del timbraje de documentos en el SII (60%), los menores costos relacionados al envo y recepcin de facturas (49%), y los costos de emisin y procesamiento de facturas (32% cada uno).

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PRINCIPALES AHORROS DE COSTOS


ALMACENAJE DE FACTURAS EN PAPEL

65,5%

TIMBRAJE DE FACTURAS EN IMPUESTOS INTERNOS

60,3%

ENVIO/RECEPCION DE FACTURAS

49,0%

EMISION DE FACTURAS

32,0%

PROCESAMIENTO DE FACTURAS

31,5%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

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La visin de las empresas en relacin a los beneficios del sistema es congruente con la percepcin del SII, que se resume a continuacin:

Beneficios y Costos (SII)

Beneficios Disminucin de los costos netos de operacin Simplificacin en el manejo de documentos Liberacin de espacio fsico de almacenamiento Mayor confianza en los documentos tributarios Mejor resguardo de la Informacin Menor tiempo de bsqueda de los documentos Impresin en papel corriente Verificacin de los documentos tributarios Evitar el timbraje de los documentos en el Servicio de Impuestos Internos Fuente: Elaborado por CCS con informacin de SII

Costos Pago en el servicio de almacenamiento electrnico Conexin a Internet de buena calidad Adecuacin de los actuales sistemas de facturacin Dificultad inicial en la aceptacin de los documentos impresos sin el timbre de cuo del SII

Segn el Centro de Estudios de la Economa Digital, los procesos que causarn las variaciones ms relevantes en el presupuesto de la empresa estn sintetizados en la siguiente tabla.

Proceso afectado

Documento Tributario Electrnico Provoca Reduccin de Costos en Aumento de Costos en

Impresin Documentos Tributarios Timbraje de Documentos

Impresin Transporte Transporte Recursos humanos en traslado

Procesamiento

Recursos humanos Uso infraestructura computacional

Generacin o adquisicin del Sistema de Generacin de DTE Actualizacin o adquisicin de un Sistema Contable

Despacho Fsico

Recursos humanos en traslados Transporte Servicio de correos

Redes

Conexin a Internet estable Certificados digitales Adquisicin o actualizacin de Red interna, si es requerido.

Almacenamiento Fsico (seis aos)

Recursos Humanos Espacio Fsico Infraestructura para bodegaje

Infraestructura Computacional Administracin de Datos Sistema de Almacenamiento Magntico propio u Outsourcing

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Reduccin de Tiempo en Transmisin Procesamiento

Envo y Recepcin Emitir, recibir, verificar, almacenar, actualizar, integrar, ordenar las facturas. La utilizacin de los recursos fsicos y tecnolgicos de la empresa Fuente: CCS

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V. Estimacin del Ahorro de Costos


Con el fin de cuantificar las variaciones en el presupuesto organizacional del sector privado, el Centro de Estudios ha analizado los costos asociados al proceso de emisin de Documentos Tributarios tanto en el soporte de papel como en el electrnico.

1. Antecedentes: Estadsticas del Nmero de Contribuyentes


De acuerdo a estadsticas de SII, los 296.000 contribuyentes activos que timbran facturas en el pas en un ao, emiten ms de 400 millones de facturas y documentos asociados (notas de crdito o dbito y guas de despacho). De ellos, las 1.000 mayores emisoras producen el 47% del total de documentos, es decir, 192 millones anuales. Por otro lado, los menores 196.000 emisores, dos tercios de los contribuyentes del pas, representan el 8.6% del total de documentos emitidos: 36 millones de documentos anuales. 108.304 contribuyentes emiten entre 0 y 19 documentos al ao.
% del total anual de DT emitidos DT emitidos al ao

1.000 mayores emisores 196.000 menores emisores

47% 8.6% Fuente: SII

192.000.000 36.000.000

En los siguientes grficos se aprecia la abrupta disminucin del promedio de Documentos Tributarios emitidos por cada grupo de contribuyentes.

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Documento Tributario Electrnico

Distribucin de los Promedios de DT emitidos por cada Subconjunto de Contribuyentes (mayores 1000 emisores)
300000

250000

# Documentos

200000
25

150000

100000
100

50000

500

1,000

0 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1,000

Nmero de Mayores Contribuyentes

Fuente: CCS a partir de SII

Distribucin de los Promedios de DT emitidos por cada Subconjunto de Contribuyentes

250000

Nmero de Documentos

200000
25

150000

100000
100

50000
500 1,000 5,000 10,000 100,000 250,000 296,000

0 0

50,000

100,000

150,000

200,000

250,000

Nmero de Mayores Contribuyentes

Fuente: CCS a partir de SII

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2. Antecedentes Metodolgicos
La estimacin de los costos de emisin, tanto de Documentos Tributarios (DT) como de Facturas Electrnicas (FE), se realiz clasificando a las empresas de acuerdo a tramos de volumen de emisin de documentos; para lo cual fueron agrupadas en las 8 mayores, 100 mayores, 500 mayores, 1.000 mayores, 10.000 mayores y el total de contribuyentes (296.000). Estos conjuntos arrojan diferentes promedios de DT emitidos anualmente, los que son la base de los clculos realizados. Con el objetivo de efectuar un anlisis ms amplio, adicionalmente se incorporaron modelos correspondientes a empresas que emiten 12.000, 3.360, 720 y 184 DT anuales. Los resultados obtenidos en este ltimo procedimiento no difieren significativamente del resto, por lo que no son incorporados a este informe. Los datos consignados reflejan los costos anuales para cada empresa perteneciente a cada subconjunto mencionado en el prrafo anterior, tanto en el proceso actual como en el futuro, distinguindose en este ltimo un escenario de Transicin en el cual operarn los DTE, asumiendo que el 100% de los receptores son manuales (i.e.: no se han incorporado al sistema), y un escenario de Fin de la Transicin, en el cual se supone que el 100% de los contribuyentes estarn incorporados al sistema. Supuestos de la Estimacin 1) Estructura de DT Se procedi a conformar una estructura de emisin de DT para cada conjunto de empresas en todos los escenarios. 2) Costo de Impresin de DT Considerando los datos anuales para cada grupo, se dedujeron ahorros producidos por el poder de negociacin o economas de escala de los mayores emisores de DT, los que van de 0% al 50%. Para el caso de los dos ltimos Contribuyentes Tipo, se incorpor un castigo por la escasa cantidad de documentos que imprimen, en un rango entre un 10% a un 20%. En el escenario futuro, se consideran los costos operacionales de imprimir un DTE para acompaar los bienes transportados y/o remitirlos a un receptor manual (transicin). En el mismo escenario, pero una vez que slo sea necesaria la impresin de un DTE para acompaar bienes (reemplazando a la Gua de Despacho), el costo total anual ser sustancialmente menor. 3) Costo de Timbraje Se consideran los costos tanto de RRHH como de recursos fsicos involucrados en este procedimiento; el personal requerido, el tiempo demandado, el nmero de veces por ao que este procedimiento debe realizarse, los costos de transporte utilizando camiones, taxis, o el transporte pblico, segn el nmero de DT (Cajas o formularios) que deben timbrarse. Este proceso se considera slo para el sistema actual de emisin de DT. 4) Procesamiento En este tem se consideran los costos operacionales de mantener el personal, los recursos fsicos y/o computacionales adecuados slo y para procesar correctamente la

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Documento Tributario Electrnico

informacin incluida en los DT. Se supone que las grandes empresas, con mayores recursos, poseen infraestructura computacional adecuada para minimizar el tiempo que esta operacin demanda en el actual sistema, que adems considera diferentes tiempos de procesamiento para cada documento (para las empresas que emiten hasta 192.000 DT anuales; 4, 2 y 3 minutos para Facturas, Guas de Despacho y Notas, respectivamente), obteniendo un promedio ponderado. Sin embargo, se espera que la incorporacin (requerimiento) de las nuevas tecnologas y aplicaciones (software) necesarias para integrarse al sistema harn este proceso, por lo menos, un minuto ms breve durante la Transicin (a menor tiempo de procesamiento, mayor ahorro). Por otro lado, cuando el perodo de transicin finalice, el tiempo de procesamiento de un DTE se ha estimado en 3 minutos para los ms eficientes, y en 5 minutos para los ms ineficientes. 5) Despacho Fsico Segn la estructura de DT determinada anteriormente, se supone un porcentaje de documentos que son remitidos mediante un outsourcing de correo certificado (Facturas y Notas). De la misma forma, se considera un descuento por poder de negociacin que aumenta para empresas de mayor emisin de DT. En el escenario futuro de Transicin el descuento por poder de negociacin es menor. No obstante, el envo del correo no requerir de certificacin, pues una copia de la FE ser enviada previamente al SII. Por otro lado, una vez incorporados los contribuyentes, no se requerir despacho fsico de documentos; los originales fsicos de un DTE acompaarn los bienes transados. 6) Almacenamiento Fsico Se supone la existencia de una bodega de almacenamiento de DT, a un canon de arriendo promedio de $6.000 pesos mensuales por m2, en la que se pueden colocar 64 archivadores por m2 (32 por m3), permitiendo una ptima fiscalizacin de los documentos al momento de ser requerida por el SII. Se calcula un espacio tal que permita almacenar los DT emitidos durante los 6 aos anteriores, cuyo valor de arriendo contempla un descuento por economas de escala. Adems, se incorpora el costo de los archivadores necesarios para almacenar dichos documentos ordenadamente (capacidad promedio de 90 DT por archivador). Cuando una empresa se incorpora al sistema de DTE, el SII la libera de la obligacin de almacenar dichos documentos por el perodo de 6 aos, por lo que cada empresa se encuentra en libertad de asumir este costo o almacenar los DTE en dispositivos pticos o magnticos. Para este estudio, se asume la inexistencia de Almacenamiento Fsico al incorporase el DTE. 7) Conexin a Internet Este tem incorpora los gastos operacionales de transmisin necesaria para el envo de los DTE a los receptores electrnicos y al SII, por ende este es un costo operacional asociado al 100% de los DTE emitidos. Para los contribuyentes que emiten menos de 1.500 documentos tributarios anuales se ha supuesto la utilizacin de una conexin conmutada, sin plan en horario normal. Para el resto de los emisores se consign el uso de una conexin dedicada, con mayor ancho de banda. 8) Prdida de Papeles Valorados Este tem incorpora el concepto de costo por prdida de DT. El SII multa a los contribuyentes que extravan algn DT, pues con ste podran realizarse actividades ilcitas. En el sistema futuro, ante la prdida de un DTE impreso no existir penalizacin,

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Documento Tributario Electrnico

pues el original electrnico deber ser enviado directamente a un servicio de Almacenamiento Centralizado dependiente del SII y validado por este ltimo antes de su impresin, por lo que existir siempre una copia del DTE almacenada para posteriores fiscalizaciones. 9) Almacenamiento Electrnico En el nuevo sistema, las empresas podrn optar por internalizar o externalizar los costos del almacenamiento electrnico de sus DTE, servicio independiente al prestado por el servicio de Almacenamiento Centralizado. As, este tem considera el costo por administracin, almacenamiento y resguardo confidencial de los DTE emitidos por los contribuyentes en una empresa externa de servicios. Para calcular este costo se estima (segn datos entregados por el SII) que un DTE pesar en promedio 10 Kb (kilobytes). Adems, se consideran los documentos emitidos durante los 6 ltimos aos (para realizar comparaciones adecuadas) y descuentos por economas de escala a mayor cantidad de DTE emitidos. Por ltimo, atendiendo a la diferencia entre un DTE y la FE, se presentan los resmenes para cada tipo de documentos.

3. Resultados de la Estimacin
Considerando los supuestos utilizados, los resultados indican la existencia de un significativo ahorro para las empresas que se incorporen al nuevo sistema. Tanto para los Documentos tributarios en general como para las Facturas Electrnicas, estos ahorros van desde niveles del 40% hasta ms de un 80%, dependiendo de la profundidad que alcance el proceso de transformacin hacia el nuevo sistema y del tipo de contribuyente. 3.1. Documento Tributario Electrnico
Mayores Contribuyentes

N Contribuyentes Porcentaje del total de contribuyentes Cantidad Total anual de DT (millones) DT promedio Anual DT promedio mensual

100

500

1,000

10,000 296,000

0,003% 27,8

0,03% 84,0

0,2% 150,0

0,3% 192,0

3,4% 288,0
28,800

100,0% 420,5
1,419

3,480,000 840,000

300,000 192,000

290,000

70,000

25,000

16,000

2,400

118

Costo Actual por Contribuyente (miles de $)

N Contribuyentes Costo impresin DT Costo Timbraje Docs Procesamiento Despacho Fsico Almacenamiento Fsico Prdida Papeles Valorados

8 127,020 1,059 224,843 319,464 200,100 1,428

100 38,314 534 53,080 95,256 60,900 1,428

500 16,598

1,000 11,834

10,000 296,000 1,896 36,504 1,714 5,599 2,628 857 116 4,452 121 460 173 57

292 132,520 18,531 39,852 24,029 1,428 11,507 29,393 16,800 1,428

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Documento Tributario Electrnico

Costo Total

873,913 249,511

100,730

71,094

12,730

931

N Contribuyentes

Costo de Transicin por Contribuyente (miles de $) 8 100 500 1,000

10,000 296,000 835 1,544 2,626 115 648 5.769


54,7%

Costo impresin DTE Procesamiento Despacho Fsico Conexin a Internet Almacenamiento Electrnico
Costo Total Ahorro

62,640 184,788 224,808 669 30.586

18,480 44,604 60,329 552 12.059

7,500 15,930 23,370 440 5.625 52.865


47,5%

5,184 10,243 14,774 403 4.050 34.655


51,3%

51 129 162 33 48 423


54,6%

503.491 136.024
42,4% 45,5%

Costo Fin Transicin por Contribuyente (miles de $) N Contribuyentes 8 100 500 1,000 10,000 Costo impresin 9,396 3,326 1,575 1,348 234 DTE

296,000 21 77 33 48 179
80,8%

Procesamiento Conexin a Internet Almacenamiento Electrnico


Costo Total Ahorro

157,070 669 30.586 197.721


77,4%

36,575 552 12.059 52.512


79,0%

12,585 440 5.625 20.225


79,9%

7,580 403 4.050 13.381


81,2%

1,112 115 648 2.108


83,4%

Los costos unitarios de la emisin, procesamiento y almacenaje de un Documento Tributario en papel, en tanto, alcanzan a $ 656 por documento para el conjunto de los contribuyentes, y se espera que disminuyan a $ 210 una vez que se haya completado la transicin al nuevo sistema, lo que representara un ahorro promedio de costos para las empresas de un 81% por documento.

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Documento Tributario Electrnico

Costos Unitarios (ChP) Actual vs Fin Transicin de DTE


656
81%

442 336 297 251


77% 79% 80%

370
81%

83%

210 94 102

67

76

85

3.480.000 8

840.000 100

300.000 500

192.000 1.000

28.800 10.000

1.380 296.000

Documentos anuales que, en promedio, emiten los Mayores Contribuyentes Total Unitario Actual Total Unitario Proyectado % Ahorro

Fuente: Centro Economa Digital CCS

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Documento Tributario Electrnico

3.2. Factura Electrnica

Costo Actual por Contribuyente (miles de $)

N Contribuyentes Costo impresin DT Costo Timbraje Docs Procesamiento Despacho Fsico Almacenamiento Fsico Prdida Papeles Valorados
Costo Total

8 90,480 866 197,107 300,672 160,080 1,428

100 24,570 419 44,604 85,050 45,713 1,428

500 9,555 195 14,868 34,020 16,814 1,428


76,880

1,000 5,897 80 8,604 22,861 10,584 1,428


49,454

10,000 914 24 1,256 4,269 1,651 8566


8,970

296,000 46 2 78 383 86 57
652

750,633 201,784

Costo de Transicin por Contribuyente (miles de $) N Contribuyentes 8 100 500 1,000 10,000 Costo impresin 50,112 13,860 5,250 3,266 510 DTE

296,000 26 65 135 16 24 265


59,3%

Procesamiento Despacho Fsico Conexin a Internet Almacenamiento Electrnico


Costo Total Ahorro

147,830 211,584 691 24.469

33,453 53,865 636 9.044

11,151 19,950 608 3.938 40.897


46,8%

6,453 11,491 508 2.552 24.270


50,9%

942 2,003 70 395 3.920


56,3%

434.686 110.858
42,1% 45,1%

Costo Fin Transicin por Contribuyente (miles de $) N Contribuyentes 8 100 500 1,000 10,000

296,000 646 16 24 105


83,9%

Procesamiento Conexin a Internet Almacenamiento Electrnico


Costo Total Ahorro

147,830 691 24.469 172.990


77,0%

33,453 636 9.044 43.133


78,6%

11,151 608 3.938 15.697


79,6%

6,453 508 2.552 9.513


80,8%

947 70 395 1.407


84,3%

En este caso, el costo promedio para el conjunto de empresas de emitir una Factura Electrnica alcanza a $ 919, y se estima que caera por debajo de los $ 150 en un escenario de completa implementacin del sistema, generando un ahorro del 84% por documento.

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Documento Tributario Electrnico

Costos Unitarios (ChP) Actual vs Fin Transicin de FE


919

511 366
79% 80%

84% 84%

409
81%

270
77%

320

148 68 75 79 80

62

2.784.000 8

630.000 100

210.000 500

120.960 1.000

17.568 10.000

710 296.000

Facturas anuales que, en promedio, emiten los Mayores Contribuyentes

Total Unitario Actual

Total Unitario Proyectado

% Ahorro

Fuente: Centro Economa Digital CCS

De los resultados obtenidos, se observa que los mayores ahorros porcentuales benefician a las empresas que menor cantidad de documentos emiten; pequeas y micro empresas, las que a su vez presentan e la actualidad los mayores costos unitarios por concepto de emisin, procesamiento y almacenamiento de documentos tributarios. Los ahorros para el contribuyente promedio podran superar el 80% en el contexto de una adopcin masiva del nuevo sistema. En un escenario de transicin, dichos ahorros superaran el 50%. Por otra parte, los costos asociados a la incorporacin al sistema son inversamente proporcionales a la inversin en Sistemas de Informacin que la empresa haya realizado. Evidentemente, las empresas con mayor posibilidad de inversin son aquellas que han

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traspasado las etapas iniciales de crecimiento. Por ende, es correcto pensar que las medianas y grandes empresas podrn incorporarse con anterioridad al nuevo sistema, buscando aprovechar las economas de escala resultantes al emitir grandes cantidades de documentos tributarios, con costos ostensiblemente menores, derivados principalmente de la adquisicin de los Certificados Digitales y la adopcin de un sistema para generar los DTE. Como contrapartida, las PYMEs tendrn mayores problemas para incorporarse al sistema, pues la inversin necesaria para montar el hardware y el software computacional requerido constituye un mayor peso relativo de sus recursos. La muy probable aparicin de sistemas de subcontratacin de servicios de facturacin electrnica, no obstante, contribuir a acercar el sistema a un costo razonable a las empresas de menor tamao. Indudablemente, por la cantidad de documentos emitidos, los grandes emisores obtendrn importantes ahorros en sus costos, una vez que haya finalizado el perodo de transicin al nuevo sistema (cuando el 100% de los contribuyentes estn incorporados) y cuenten con todas las inversiones necesarias. En el escenario ideal de completa adopcin del modelo, el conjunto de empresas a nivel nacional se beneficiara de ahorros de costos por ms de US$ 300 millones anuales, lo que representa aproximadamente medio punto porcentual del PIB. Si bien se aprecian ahorros considerables en el procedimiento de emisin de facturas, tambin existen ahorros en la recepcin de las mismas, producto del menor tiempo de procesamiento para ingresarlas al Sistema de Informacin de Gestin de la empresa, gracias a la estandarizacin del contenido de los DTE (en lenguaje XML). Para los privados, los ahorros proyectados al operar en el nuevo sistema provienen de la impresin, timbraje, procesamiento, despacho fsico y almacenamiento durante seis aos de los documentos tributarios. Adicionalmente, el SII trabaja en un proyecto para masificar la declaracin y pago del IVA a travs de Internet, por lo que las empresas tendran en el futuro la declaracin mensual del IVA confeccionada y pre-aprobada por la administracin tributaria. Otros beneficios ms indirectos estn relacionados con la disminucin de las responsabilidades asociadas al manejo de los documentos tributarios, como las prdidas de documentos, permitindoles operar sin la preocupacin de eventuales manipulaciones indebidas. De este modo, recursos actualmente orientados al control organizacional, podrn ser trasladados a operaciones ms rentables. A pesar de las diferencias relativas en la adopcin del nuevo sistema y una vez finalizado el perodo de prueba, las grandes empresas exigirn facturas digitales a sus proveedores, generndose as una cadena de empresas que se conectarn a Internet para emitir los DTE correspondientes, disfrutando de sus beneficios. Esto no quita la posibilidad que el SII d carcter de obligatorio al uso de Facturas Electrnicas en el futuro.

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