21 caractersticas que deben tener en cuenta los auditores a la hora de disear sus informes de Auditora Expresar las ideas

de forma sencilla, legible y entendible para quien lea. Confianza y fiabilidad que se le da a la informacin que reporta el auditor. Uso correcto de las palabras para construir frases. Expresar las ideas y conceptos con el menor nmero de palabras. Expresar con naturalidad las ideas y conceptos. Es cuando el auditor dice o hace lo necesario, justo en el momento que se requiere Nexo lgico de pruebas y procedimientos para llegar a las conclusiones con respecto a lo que reporta el informe. La fuerza que el auditor le da a lo que esta reportando. Redactar el informe utilizando slo conceptos completos sin agregar datos innecesarios. Narrar los hechos tal y como se presentaron. Lo que se este reportando corresponda con lo que en realidad este sucediendo. No utilizar frases negativas, es decir iniciar con la palabra NO. Correcta construccin de frases y oraciones. Actuar de forma equitativa en el cumplimiento del trabajo, tratando de ser justo, honesto y razonable. Descripcin de ideas y conceptos apegadas a la realidad de lo que ve el auditor. Se debe redactar el informe en un lenguaje que sea familiar para quien lo vaya a leer. Credibilidad entre lo que se reporte y lo que se revisa. Saber expresar palabras simples lo que se quiere informar.

Claridad

Confiabilidad

Propiedad

4 5 6

Brevedad Sencillez Oportuno

Conexin

Tono y Fuerza

9 10 11

Precisin Exactitud Coherencia

12 13

Positividad Sintaxis

14

Imparcialidad

15

Objetividad

16

Familiaridad

17

Veracidad

18

Efectividad

19 20

Coloquial Variedad

Utilizar un estilo de redaccin cotidiano, no literario. El informe de auditoria no debe ser montono ni aburrido. La lectura del informe debe ser til y gil de tal forma que se entienda de inmediato lo que el auditor quiere decir.

21

til

5 pasos para disear un informe de auditora

Podra de decirse que el informe de auditora es el aspecto ms importante de todo el proceso del trabajo. Usted pudo haber seleccionada el rea correcta, evaluar los resultados de forma efectiva, analizar los controles a profundidad y registrar los resultados elegantemente en unos papeles de trabajo magistralmente referenciados; pero si el informe no refleja esta excelencia, usted no obtendr el xito deseado. El informe de auditora interna es quizs el nico producto tangible que gerencia puede ver del trabajo de su departamento. Tenemos la imperiosa necesidad de desarrollar un informe que tenga un impacto significativo en el lector en los primeros treinta segundos o antes, que el usuario tenga el mismo en sus manos o lo lea a travs de la pantalla del computador. Si deseas mejorar de forma significativa la calidad de tus informes aplica los siguientes consejos: 1. Sea Breve La Brevedad es probablemente el factor principal o clave que caracteriza a un informe excelente. La brevedad no es solo acerca de la cantidad de pginas que incluya el informe, sino tambin el presentar solamente los aspectos que sean cruciales para el usuario usando la menor cantidad de palabras posible. Sus clientes esperan recibir un documento depurado que presente nicamente temas cruciales para su trabajo y que le permitan lograr sus objetivos de negocio de forma efectiva. Evite los reportes largos, debera promulgarse una nueva legislacin, la cual tipifique como delito penal el desarrollo de informes de auditora interna voluminosos. La perfeccin no se alcanza cuando no hay nada ms que aadir, sino cuando no hay nada ms que quitar. Antoine de Saint-Exupry 2. Coloque primero el Mensaje Principal Los lectores prefieren que el mensaje principal sea colocado primero y luego leer los comentarios, detalles y explicaciones que apoyan el mensaje principal. Los estudios sobre lectura compresiva apoyan el principio bsico de colocar el mensaje principal primero. Estos estudios demuestran que los usuarios

absorben ms informacin y recuerdan mejor los detalles cuando el mensaje clave lidera la escritura. Este enfoque del mensaje principal primero es poderos y permite un entendimiento claro, no solo del mensaje clave si no tambin de la informacin de apoyo y los detalles. La estructura del informe debe desarrollarse intencional y abiertamente para empujar el mensaje principal hacia el frente. 3. Divida el Informe en Secciones Muchos de los usuarios no leen el informe completo. Saltan y vuelan secciones del informe, buscando la informacin que ellos necesitan. Los usuarios de alto nivel leen la opinin (o conclusin) y se detienen ah. Dependiendo de la severidad de los temas, los gerentes responsables del rea bajo examen revisan la opinin, los mensajes en la observacin y las recomendaciones pero podran no leer las observaciones completamente ni los anexos. Los dueos de los procesos leen el informe completo, pero podran enfocar principalmente su atencin en las recomendaciones. Los lectores son selectivos, por lo que no debemos ver los informes como un texto continuo, sino cmo una serie de capas o secciones. Cada seccin permite al lector profundizar dentro de ms detalles y explicaciones dependiendo de sus necesidades. Un mensaje de alto nivel debe encabezar cada seccin. Luego continan los comentarios de apoyo, sumarios y detalles. 4. Presente una conclusin clara Esto es esencial. Usted necesita asegurarse de que el lector comprende claramente lo que usted piensa sobre la efectividad y eficiencia del rea bajo revisin. El desarrollar un enunciado de opinin preciso y conciso es la mejor forma de lograr esta meta. Las conclusiones pueden referirse a todo el mbito del trabajo o slo a aspectos determinados. Pueden abarcar aspectos tales como la determinacin de si los objetivos y metas de programas y operaciones estn en consonancia con los de la organizacin, si estos ltimos se estn cumpliendo y si la actividad revisada funciona como se pretende. Una opinin puede incluir una evaluacin general de controles o puede estar limitada a determinados controles o aspectos evaluados durante el trabajo de auditora interna. 5. De un seguimiento efectivo a las acciones correctivas "El juego no se acaba hasta que se termina." Yogi Berra - Jugador y entrenador de bisbol de las Grandes Ligas Un proyecto de auditoria interna no finaliza hasta que las recomendaciones son implementadas. La actividad de auditora interna puede hacer un seguimiento eficaz a travs de recibir y evaluar:

Las respuestas de la direccin y el plan de accin propuesto a las observaciones y recomendaciones del trabajo durante la realizacin del mismo o dentro de un perodo razonable despus de comunicar los resultados del trabajo. Las respuestas son ms tiles si incluyen la

informacin suficiente que permita al DEA evaluar la adecuacin y oportunidad de las acciones propuestas. Actualizaciones peridicas de parte de la direccin con el fin de evaluar sus esfuerzos para corregir las observaciones e implementar las recomendaciones. Informacin de otras unidades de la organizacin que tengan asignada responsabilidad en el seguimiento o las acciones correctivas.

A Continuacin un informe modelo

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO POSTAL TELEGRFICO DE VENEZUELA UNIDAD DE DIRECCIN DE

INFORME

Dependencia: N informe: Fecha: Analista (s), Auditor (es) o Inspector (es): (Segn el Funcionario Actuante). Tipo de actuacin:

Instituto Postal Telegrfico de Venezuela (IPOSTEL) 00x

I.

ASPECTOS PRELIMINARES: 1. Origen de la Actuacin:

Actuacin que se inicia para dar cumplimiento a las instrucciones impartidas por el ciudadano, Auditor Interno de IPOSTEL, en su Comunicacin N UAI/UCI/0XZ, de fecha XX-00-2XXX y donde se comisiona al ciudadano: , C.I. N 12.222.222, quien (es) desempea los cargos de Analista, Auditor, Inspector, respectivamente, a disponer de lo conducente para practicar una Auditora General, revisin o Inspeccin (segn sea el caso) al Fondo de Caja Chica y a los Fondos Sujetos a Rendicin asignados a la Gerencia de Relaciones Institucionales, y Corte de Cuenta y Entrega de la Oficina la cual se encuentra adscrita a la Presidencia de IPOSTEL, con motivo ( lo que justifica la actuacin), dicha Comunicacin fue emitida por la ciudadana Presidenta del Instituto. 2. Alcance: La referida actuacin comprendi la verificacin In situ de la aplicacin adecuada de las normas y procedimientos del Instituto, anlisis de los soportes

concernientes al Fondo de Caja Chica y a los Fondos Sujetos a Rendicin asignados a la Gerencia de Relaciones Institucionales. 3. Objetivo: Determinar la veracidad de los datos suministrados, as como la verificacin de la legalidad, exactitud y correcta aplicacin de las normas y procedimientos establecidos por el Instituto. 4. Enfoque: La actuacin se orient hacia el anlisis de los distintos procedimientos relativos a la administracin del Fondo de Caja Chica y de los Fondos Sujetos a Rendicin asignados a la Gerencia de Relaciones Institucionales, correspondiente a la gestin de la ciudadana, quien fungi con el cargo de Gerente de Lnea hasta el 11-12-2007. 5. Metodologa: La actuacin se cumpli apegada a las disposiciones legales de la Ley de Correos de Venezuela y sus Reglamentos, la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, la Ley de Administracin Financiera del Sector Pblico y sus Reglamentos. El anlisis y verificacin de los registros se realiz conforme a las Normas y Procedimientos Internos de IPOSTEL, as como a las Normas y Procedimientos de Auditora de Aceptacin General, aprobadas por la Federacin de Contadores Pblicos de Venezuela. 6. Caractersticas Generales: El Instituto Postal Telegrfico de Venezuela (IPOSTEL) fue constituido por Ley publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela N 2.146 Extraordinaria de fecha 28-10-1978, modificada por Decreto con fuerza y rango de Ley de Reforma Parcial de la Ley que crea el Instituto Postal Telegrfico de Venezuela N 403 del 21 de octubre de 1999, publicado en Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela N 5.398 Extraordinario del 26 de octubre de 1999. IPOSTEL es un Instituto Autnomo adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Telecomunicaciones y la Informtica, segn Decreto N 5.103 publicado en la Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.836 de fecha 08 de enero de 2007. De conformidad con el Artculo N 5, de la Ley que crea el Instituto Postal Telegrfico de Venezuela, tiene su domicilio en la ciudad de Caracas y cuenta adems con Oficinas y Dependencias en el Distrito Capital y el resto del pas para la prestacin y administracin del servicio de correos y cuyas funciones se encuentran contempladas en el Artculo N 6 de la Ley ejusdem. En fecha 11-12-2006, se practic una (tipo de actuacin) al Fondo de Caja Chica y a los Cheques Sujetos a Rendicin asignados a la Gerencia de Relaciones Institucionales, adscrita a la Presidencia de IPOSTEL. La Oficina de la Gerencia se encuentra ubicada en la Avenida Jos ngel Lamas, Centro Postal de Caracas, Piso 3, Ala Este, Caracas.

II.

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO: Fondo de Caja Chica

1. El Fondo de Caja Chica por la cantidad de UN MILLN DE BOLVARES SIN CNTIMOS (Bs. 1.000.000,00), asignado a la Gerencia de Relaciones Institucionales con el Punto de Cuenta N 307 de fecha 26-05-06, y administrado en el lapso comprendido desde el 19-07-2006 hasta el 11-122006 por la ciudadana; en cuanto a los recursos asignados y a las facturas rendidas imputadas a dichos recursos, arroj un faltante de CIENTO SETENTA Y SIETE MIL SETECIENTOS CUARENTA Y NUEVE BOLVARES CON SIETE CNTIMOS (Bs. 177.749,07). 2. Verificadas las facturas del Fondo de Caja Chica, se determinaron las siguientes fallas de control interno: 2.1 Algunas facturas de traslado por taxis no cumplen las especificaciones establecidas por el Servicio Nacional Integrado de Administracin Tributaria (SENIAT), adems son de elaboracin plana, tal como se describen en el siguiente cuadro:
Beneficiario Factura S/N S/N 005 008 09 S/N S/N S/N S/N S/N S/N S/N S/N A009 S/N S/N S/N S/N S/N Fecha 30-06-2006 22-05-2006 26-05-2006 02-06-2006 15-06-2006 23-06-2006 14-07-2006 21-07-2006 07-07-2006 28-07-2006 25-08-2006 11-08-2006 09-08-2006 08-08-2006 04-08-2006 31-07-2006 31-07-2006 13-11-2006 13-11-2006 Fecha Rendicin 21-07-2006 21-07-2006 21-07-2006 21-07-2006 21-07-2006 21-07-2006 10-08-006 10-08-2006 10-08-2006 10-08-2006 15-09-2006 15-09-2006 15-09-2006 15-09-2006 15-09-2006 15-09-2006 15-09-2006 21-11-2006 21-11-2006 Proveedor sin nombre Oliveira Servicios Oliveira Servicios Oliveira Servicios sin nombre sin nombre sin nombre sin nombre sin nombre sin nombre sin nombre sin nombre sin nombre sin nombre sin nombre sin nombre sin nombre sin nombre sin nombre Monto 24.000,00 20.000,00 36.000,00 24.000,00 30.000,00 42.000,00 30.000,00 42.000,00 30.000,00 24.000,00 30.000,00 50.000,00 65.000,00 65.000,00 30.000,00 30.000,00 30.000,00 40.000,00 30.000,00

S/N S/N S/N

27-10-2006 18-10-2006 01-12-2006

21-11-2006 21-11-2006 08-12-2006

sin nombre sin nombre sin nombre

30.000,00 24.000,00 72.000,00

VAN

798.000,00

VIENEN 05812 17-11-2006 08-12-2006 Ejecutivos Las Mercedes, S.C. sin nombre sin nombre TOTAL

798.000,00 45.000,00

S/N S/N

07-112006 24-11-2006

08-12-2006 08-12-2006

38.000,00 48.000,00 929.000,00

2.2 En la generalidad de los casos, se determinaron facturas y recibos que no reflejan con claridad los nombres, conceptos y montos. 3. La revisin meticulosa realizada por la Comisin de Auditora a las facturas por los distintos conceptos de gastos tales como pilas, diskettes, CDS, cassettes para filmadoras y grabadoras, tinta para impresoras, sobre de invitacin (transparente), cartulinas blancas (opalina), gasolina, estacionamiento, peaje, taxi y compras diarias de peridicos, determin las siguientes fallas de control interno: 3.1 En las facturas por concepto de compras de alimentos y bebidas para personas emitidas por el vendedor, no se visualiza la ubicacin del establecimiento, datos del nombre, RIF, NIT, concepto y monto por cancelar, lo que dificulta verificar los datos con los soportes originales, por cuanto al reproducirles copias, las facturas no reflejan los conceptos descritos. Se evidenciaron facturas y recibos en que la descripcin de los materiales comprados no sealan el concepto de lo adquirido, describindose de forma manual (a lpiz de grafito) por el dorso de la misma, el concepto del suministro adquirido. En la revisin hecha a las diferentes rendiciones relativas al Fondo de Caja Chica, las facturas o comprobantes por concepto de traslados, no contienen la informacin completa, ya que muchos de sus datos no son indicados en el mismo, como es el caso de recibos sin membretes que identifiquen la lnea de taxis, RIF, NIT, nmeros de telfonos, correlativos incoherentes, adems muchas facturas no sealan claramente el destino y los montos a ser cancelados, contraviniendo el Manual de Fondos Regionales de Agosto 2006, Norma N 48. Con relacin a los recibos de conformidad de pago por concepto de traslado a los eventos y otros conceptos, stos carecen de soportes

3.2

3.3

3.4

tales como fotocopia de la cdula de identidad, copias del carnet en caso de los trabajadores de IPOSTEL y mayor descripcin que avale la asistencia a tales eventos.

Fondos Sujetos a Rendicin 4. A los fines de determinar el equilibrio contable entre los recursos recibidos y las rendiciones realizadas, se practic un balance aplicando la teora del cargo y del abono a los cheques sujetos a rendicin, otorgados a la Gerencia de Relaciones Institucionales, utilizados para cubrir gastos por conceptos de eventos dentro y fuera del IPOSTEL, por un monto DIEZ MILLONES QUINIENTOS VEINTICINCO MIL SEISCIENTOS VEINTE BOLVARES EXACTOS (Bs. 10.525.620,00), evidencindose que los cheques cobrados estn justificados con las facturas rendidas ms el efectivo depositado en las cuentas del Instituto para su rendicin definitiva, no obstante se determin un sobrante en efectivo depositado de ms por la cantidad de SIETE MIL DOSCIENTOS NOVENTA Y NUEVE BOLVARES CON SESENTA Y CUATRO CNTIMOS (Bs. 7.299,64), dicho sobrante es atribuible a errores operacionales inducidos por las fallas de control interno determinadas. Sin embargo se deja por sentado que la correspondencia o igualdad contable entre lo transferido y lo rendido, no significa que haya sido transparente la administracin de dichos recursos. Enseguida se detalla cuadro demostrativo de cheques emitidos sujetos a rendicin con su respectivas rendiciones que justifican dichos cheques para cubrir eventos propios del Instituto.
Fecha N de Concepto Sujeto a cheque rendicin Monto del cheque emitido Monto Rendido 11-04-06 825217 Conmemoracin Semana Mayor Celebracin Da del Periodista Compras varias da de las madres Evento a efectuarse en Fuerte Tiuna Celebracin da del padre Colaboracin da del cartero Cancelar arbitraje y compra de trofeos Gastos de alimentacin y transporte, evento UCV 200.000,00 200.700,00 Depsitos Bancarios -0700,00 Diferencias

01-08-06

744399

726.020,00

726.020,00

-0-

-0-

12-09-06

195656

1.500.000,00

1.496.599.64

10.000,00

6.599,64

12-09-06

734392

1.300.000,00

1.300.000,00

-0-

-0-

28-09-06

734391

2.000.000,00

1.883.710,00

116.290,00

-0-

29-09-06

744532

2.000.000,00

1.544.730,00

455.270,00

-0-

20-10-06

771136

2.199.600,00

2.199.600,00

-0-

-0-

05-12-06

779846

600.000,00

600.000,00

-0-

-0-

Totales

10.525.620,00

9.961.359,64

581.560,00

7.299,64

5. Se verificaron las facturas por concepto de traslados, presentando las mismas fallas de control interno detectadas en el anlisis del Fondo de Caja Chica en cuanto a el contenido de la informacin: 5.1 Ausencia de membretes que identifiquen la lnea de taxi. 5.2 No presentan los nmeros de RIF y NIT. 5.3 Falta de nmeros telefnicos. 5.4 Correlativos incongruentes. 5.5 Destinos, das y montos a cancelar incoherentes. A continuacin se detalla una relacin de las facturas en comento:
Beneficiario Factura 003 001 002 4 09 Fecha 10-05-2006 24-04-2006 08-05-2006 19-05-2006 13-06-2006 Fecha Rendicin 08-05-2006 08-05-2006 08-05-2006 15-06-2006 15-06-2006 Proveedor Oliveira Servicios Oliveira Servicios Oliveira Servicios Oliveira Servicios sin nombre TOTAL Monto 30.000,00 20.000,00 25.000,00 30.000,00 30.000,00 135.000,00

Cabe destacar que las fallas antes enumeradas dificultaron el anlisis de la Comisin de Auditora, ocasionando serias limitaciones de alcance de tiempo al trabajo de los Auditores. III. ANLISIS DE LAS CUENTAS Una vez analizados los procedimientos y las facturas que respaldan la administracin de los recursos de la Caja Chica y de los Fondos Sujetos a Rendicin, otorgados a la Gerencia de Relaciones Institucionales, adscrita a la Presidencia, se determin un faltante de UN MILLN DOSCIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL CUATROCIENTOS CUARENTA Y NUEVE BOLVARES CON CUARENTA Y TRES CNTIMOS (Bs. 1.234.449,43), el cual se detalla:

FONDO DE CAJA CHICA:

Se determin un faltante de UN MILLN CIENTO SEIS MIL SETECIENTOS CUARENTA Y NUEVE BOLVARES CON SIETE CNTIMOS (Bs. 1.106.749,07) discriminado como sigue:

 Faltante en efectivo por la cantidad de CIENTO SETENTA Y SIETE MIL SETECIENTOS CUARENTA Y NUEVE BOLVARES CON SIETE CNTIMOS ( Bs. 177.749,07), que no fueron justificados ante la Comisin de Auditora al momento de practicarse el arqueo a Caja Chica el 11-12-2006. Faltante por la cantidad de NOVECIENTOS VEINTINUEVE MIL BOLVARES CON CERO CNTIMOS (Bs. 929.000,00), atribuidos a facturas de elaboracin plana; es decir, con la misma letra, adems obvian la normativa interna y del SENIAT en cuanto a las especificaciones de presentacin y datos de las facturas. FONDOS SUJETOS A RENDICIN:

Faltante por la cantidad de CIENTO VEINTISIETE MIL SETECIENTOS BOLVARES CON TREINTA Y SEIS CNTIMOS (Bs. 127.700,36), el cual se discrimina:

Faltante por la cantidad de CIENTO TREINTA Y CINCO MIL BOLVARES CON CERO CNTIMOS (Bs. 135.000,00), imputables a facturas elaboradas al margen de la normativa interna y del SENIAT, en cuanto a las especificaciones de presentacin y de los datos. Sobrante de SIETE MIL DOSCIENTOS NOVENTA Y NUEVE BOLVARES CON SESENTA Y CUATRO CNTIMOS (Bs. 7.299,64), producto de errores operacionales inducidos por fallas en el control interno.
CUADRO DEMOSTRATIVO DE LAS DIFERENCIAS LAPSO COMPRENDIDO DEL 19-07-2006 HASTA EL 11-12-2006 ADMINISTRACIN DE LA CIUDADANA: GENOVEVA RODRGUEZ DE ISSA, C.I. N V3.881.857

CUENTAS CAJA CHICA FONDOS SUJETOS A RENDICIN FALTANTE GLOBAL

FALTANTES

1.106.749,07 127.700,36 1.234.449,43

El faltante global detectado producto de la sumatoria de ambas cuentas, por la cantidad de UN MILLN DOSCIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL CUATROCIENTOS CUARENTA Y NUEVE BOLVARES CON CUARENTA Y TRES CNTIMOS (Bs. 1.234.449,43), es imputable a la ciudadana (o), administradora de los fondos otorgados a la Gerencia de Relaciones Institucionales, adscrita a la Presidencia de IPOSTEL, quien fungi con el cargo de Gerente de Lnea hasta el 11-12-2007 motivado a su destitucin.

VI. CONCLUSIONES:

1. Se evidenci fallas de control interno en el manejo y administracin de la Caja Chica y de los Fondos Sujetos a Rendicin, motivado al incumplimiento de la normativa interna y de las normas legales. 2. La revisin efectuada a las facturas emitidas por los conceptos sealados en el Punto de Cuenta N 307 de fecha 26-05-06, autorizado por la Presidenta de IPOSTEL, determin deficiencias en los datos suministrados tales como la ubicacin del establecimiento, nombre jurdico, RIF, NIT, conceptos y montos a cancelar, lo que dificult verificar los datos en los soportes originales. As mismo en el chequeo de las facturas y recibos, se evidenci que la descripcin de los materiales comprados no reflejan el concepto de los mismos, anotndose el nombre del bien de manera manual con lpiz de grafito, en la parte posterior de las facturas. 3. Todas las facturas y/o comprobantes por concepto de traslados, carecen de informacin como por ejemplo los membretes que identifique las lneas de taxis, RIF, NIT, nmeros de telfonos, correlativos incoherentes, no se evidencia el destino ni los montos a cancelar, contraviniendo el Manual de Fondos Regionales aprobado en Agosto de 2006, Norma N 48, que establece: Las facturas y/o recibos presentados para la rendicin de Fondo de Trabajo y/o Caja Chica deben incluir los siguientes requisitos: Ser emitidas a nombre de IPOSTEL. Numeracin consecutiva y nica de la factura. Nmero de Control consecutivo y nico por cada documento impreso, que se inicie con la frase N de Control. Nombre completo y domicilio fiscal del emisor, si se trata de una persona natural; o denominacin o razn social y domicilio fiscal, si el emisor es una persona jurdica, comunidad, sociedad de hecho o irregular, consorcio u otro ente jurdico o econmico. Nmero de inscripcin del emisor en el Registro de Informacin Fiscal (RIF) y Nmero de Identificacin Tributaria (NIT), en caso de poseer este ltimo.

No presentar tachaduras, enmiendas ni errores de clculo. Datos legibles.

4. Igualmente los recibos de pago por concepto de traslado a eventos, carecen de documentacin que avale la conformidad del beneficiario; tales como: fotocopia de la cdula de identidad del beneficiario, fotocopia del carnet en caso de ser trabajadores de IPOSTEL y mayor descripcin que avale la asistencia a dichos eventos. 5. En la revisin de los soportes por concepto de Sujetos a Rendicin otorgados para cubrir gastos por conceptos de eventos dentro y fuera del Instituto, administrado por la gerente, se determin un resultado satisfactorio, sin embargo, las facturas por concepto de traslados presentan el mismo error de omisin en los datos. IV. RECOMENDACIONES: PARA LA DIRECCIN DE FINANZAS

1.

Exhortar a la Divisin de Ordenacin de Pagos, que objete toda factura que no contenga todos los datos completos y que imponga limitaciones de la informacin en anlisis posteriores, motivado a que la omisin de estos dificulta realizar dichos anlisis. El Manual de Fondo de Trabajo aprobado en agosto 2006, el cual tipifica en su Norma N 48, en cuanto a los soportes la obligatoriedad del cumplimiento. Coordinar con la Divisin de Ordenacin de Pagos, lo concerniente a la importancia de revisar cada factura y recibos de conformidad, con la finalidad de dar cumplimiento a los requisitos exigidos por el SENIAT. Indicar la importancia que tienen las exposiciones de motivos el cual avale las funciones o tareas especficas a realizar en los eventos, para evitar gastos indebidos que deterioren el patrimonio del Instituto. Igualmente coordinar con la Divisin de Calidad y Normalizacin implementar normas y procedimientos para la cancelacin por conceptos de asistencias y traslados a eventos propios del Instituto. Es oportuno recomendar que lo planteado se haga extensivo a todas las Oficinas adscritas a Nivel Nacional.

2.

3.

4.

5.

PARA LA GERENCIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES.

1. Que solicite a la Divisin de Calidad y Normalizacin el Manual de Normas y Procedimientos para el manejo y control de Fondos de Trabajo Regional, a objeto de que queden asentadas las condiciones que rigen los pagos y que no se utilicen los recursos de forma indistinta que ocasionen prdidas al patrimonio del IPOSTEL. 2. Debido a la inadecuada distribucin y manejo de los gastos, indicar mediante exposiciones de motivos las funciones o tareas especficas a realizar en los eventos y la necesidad en los traslados, para evitar gastos indebidos que deterioren el patrimonio del Instituto. 3. Acatar la Providencia Administrativa N 0421, aprobada en la Gaceta Oficial N 38.548 de fecha 23 de octubre de 2006 que establece las Normas Generales de Emisin y Elaboracin de Facturas y otros Documentos exigidas por el SENIAT, en su Artculo N 5 que tipifica lo siguiente: Las facturas emitidas por los contribuyentes ordinarios del imp uesto al valor agregado, sobre formatos o formas libres elaboradas por imprentas autorizadas por el Sistema Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT), debern cumplir los siguientes requisitos.

Contener la denominacin de Factura. Numeracin consecutiva y nica. Nmero de Control impreso en la factura. Total de los nmero de Control asignados, expresados de la siguiente manera desde el N ... hasta el N... Nombre completo o razn social, domicilio fiscal y nmero de Registro nico de Informacin Fiscal (RIF) del emisor. Fecha de emisin, constituida por (8) dgitos con el siguiente formato: DDMMAAAA, donde DD sern los dos (2) dgitos del da, MM sern dos (2) dgitos del mes y AAAA sern los cuatro (4) dgitos del ao.

4. Se exhorta a la Gerencia a dar cumplimiento a la presente norma en funcin de minimizar errores u omisiones en los datos ello con el objeto de evitar retrasos en los anlisis de futuras auditoras.

LA UNIDAD DE ADMINISTRATIVA

DETERMINACIN

DE

RESPONSABILIDAD

1. Que independientemente de las acciones civiles y/o penales a que hubiere lugar, Y una vez analizados los elementos del presente informe, estudie la posibilidad de que sea aperturado el correspondiente procedimiento para la determinacin de la responsabilidad administrativa de la ciudadana (o), por el faltante determinado de UN MILLN DOSCIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL CUATROCIENTOS CUARENTA Y NUEVE BOLVARES CON SETENTA Y UN CNTIMOS (Bs. 1.234.449,71) imputable a su gestin como responsable de la administracin de los recursos de la Caja Chica y de los Fondos Sujetos a Rendicin otorgados a la Gerencia de Relaciones Institucionales, adscrita a la Presidencia de IPOSTEL, y por la violacin de las normas internas del Instituto y las normas legales que guardan relacin con las facturas.

Atentamente,

Auditor

Analista de Estadstica I (Auditor en Perodo de Prueba)