NORMAS PARA EL ANALISIS Y REVISION DE LOS DOCUMENTOS PARA

INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO NACIONAL DE CONTRATISTAS, RNC.

LAS PERSONAS NATURALES Y JURDICAS COMERCIANTES (INCLUSIVE LAS AFIANZADORAS
COMERCIALES) QUE SOLICITAN INSCRIPCIN EN EL REGISTRO NACIONAL DE CONTRATISTAS
DEBERN PRESENTAR TODOS LOS DOCUMENTOS QUE A CONTINUACIN SE MENCIONAN EN
COPIAS SIMPLES, SEGN SEA EL CASO CONJUNTAMENTE CON LAS PLANILLAS DISEADAS PARA
TAL FIN.

DOCUMENTACIN LEGAL

Toda inscripcin y/o actualizacin se iniciar mediante la consignacin ante el Registro Auxiliar
de Contratistas, RAC, la planilla de Solicitud de Inscripcin generada por el Sistema RNC en
Lnea y los Documentos Legales, Financieros y de Especialidad.

En los casos que el acta constitutiva alguna modificacin estatutaria establezca que la
representacin legal es conjunta, los representantes legales deben firmar la declaracin jurada
de la planilla de Solicitud de Inscripcin generada por el Sistema RNC en Lnea.

Cuando sea un Gestor, quien realice la solicitud de Inscripcin o Actualizacin del contratista,
se debe exigir copia de la cdula de identidad del representante legal y del Gestor
conjuntamente con un poder notariado, donde el representante legal lo autorice a realizar el
trmite y a retirar el certificado de inscripcin.

ACTA CONSTITUTIVA Y ESTATUTOS SOCIALES ACTUALIZADOS

1.- Copias Simples del Acta Constitutiva y de las ltimas modificaciones estatutarias. Estos
requisitos son comunes para todo tipo de persona jurdica, con excepcin de las personas
naturales comerciantes.
2.- Cuando solicite inscripcin una Empresa Extranjera con Sucursal en Venezuela, deber
consignar:
a.- Copia Simple del documento constitutivo y las ltimas modificaciones estatutarias de la
empresa matriz, traducidas al castellano por Intrprete Pblico
b.- Copia de las Leyes que regulan a la empresa extranjera, traducidas al castellano por
Intrprete Pblico.
c.- Copia Simple del Acta de Asamblea donde se decide la apertura de Sucursal en Venezuela y
al Representante Legal, y traducidos al idioma castellano por Intrprete Pblico, legalizada ante
un Registro Mercantil Venezolano. En caso que haya sido designada una Persona Jurdica como
Representante Legal en el anterior documento, sta deber designar a una Persona Natural
perteneciente a su organizacin para que ejerza dichas funciones.
La direccin a indicar en el campo Direccin Principal del Sistema RNC en Lnea es de la
empresa matriz y en la Direccin Fiscal la direccin indicada en el RIF.
El nombre a colocar en Nombre o Razn Social en los Datos Generales del Sistema RNC en
Lnea debe corresponderse a la indicada en el RIF
En la opcin Sucursal del Mdulo de Contratistas del Sistema RNC en Lnea, deber
indicarse los datos relativos a la Sucursal.
Actualizado al 03/06/2007

La documentacin legal de las Empresas Extranjeras con Sucursal en Venezuela

Extranjeras, que estn dentro del Convenio de la Haya, deben presentar la apostilla
expedida por la autoridad competente del estado del que emane el documento, de acuerdo
a lo establecido en el Decreto referente al Convenio para Suprimir la Exigencia de
Legalizacin de los Documentos Pblicos Extranjeros; los pases que no estn dentro del
convenio de la Haya, deben presentar la documentacin legalizada ante el consulado de
Venezuela en el pas de origen.
3.- Sucursal de Empresa Extranjera: Son aquellas empresas que dependen enteramente
(100%) de la casa matriz en cuanto a su Capital Suscrito y Pagado, Accionistas, Junta Directiva, y
en general en toda su estructura, ya que es una prolongacin de la personalidad jurdica de la
casa matriz. Con ello se infiere, que la Personalidad Jurdica de la Sucursal pertenece a su casa
matriz.
Cuando solicite inscripcin una Empresa Extranjera sin domicilio en Venezuela, deber
consignar:
a.- Copia Simple del documento constitutivo y de las ltimas modificaciones estatutarias de la
empresa extranjera traducidas al idioma castellano por intrprete pblico.
b.- Copia de las Leyes que regulan a la empresa extranjera, traducidas al castellano por
Intrprete Pblico.
c.- Copia simple del Acta de Asamblea donde se designa al Representante Legal, traducido al
idioma castellano por intrprete pblico. En caso de que haya sido designada una persona jurdica
como Representante Legal en el anterior documento, sta deber designar a una persona natural
perteneciente a su organizacin, para que ejerza dichas funciones aqu en Venezuela. A este
respecto, se considera necesario dicho nombramiento por la existencia de una persona fsica que
impulse a la empresa en los procesos licitatorios y ejerza la representacin de la misma, ante el
organismo contratante.
La direccin a indicar en el campo Direccin Principal del Sistema RNC en Lnea es de la
empresa matriz y en la Direccin Fiscal la direccin indicada en el RIF.
En los campos de Accionistas y Junta Directiva se debe indicar los correspondientes a la casa
matriz.
La documentacin legal de las Empresa Extranjera sin domicilio en Venezuela, que estn
dentro del Convenio de la Haya, deben presentar la apostilla expedida por la autoridad
competente del estado del que emane el documento, de acuerdo a lo establecido en el
Decreto referente al Convenio para Suprimir la Exigencia de Legalizacin de los
Documentos Pblicos Extranjeros; los pases que no estn dentro del convenio de la Haya,
deben presentar la documentacin legalizada ante el consulado de Venezuela en el pas de
origen.
4.- Las Asociaciones Cooperativas a fines de registro del Acta Constitutiva y modificaciones de
los estatutos sociales, tienen el mismo tratamiento que las sociedades civiles, deben registrarse
en la Oficina Subalterna de Registro. Para el caso de las Cooperativas constituidas antes del
30/08/2001, fecha de entrada en vigencia de la Ley, debern registrar estos documentos en un
Actualizado al 03/06/2007

plazo de un ao contados a partir de la publicacin de misma en Gaceta Oficial, es decir hasta el

30/08/2.002). La denominacin social de este tipo de Compaas debe incluir el vocablo
Cooperativa con el agregado de la palabra que corresponda a su responsabilidad. Cuando las
Cooperativas no incluyan este requisito en su razn social, los Registros Auxiliares debern
agregarla al lado del nombre en la planilla de solicitud de inscripcin. Las Cooperativas podrn
conformarse y funcionar con un mnimo de cinco asociados. En los casos que la Cooperativa
presente una fecha de duracin de la persona jurdica indefinida se aceptar y en dicho
campo se colocara una fecha superior a la de Solicitud de Inscripcin y/o Actualizacin.
Las Cooperativas que realicen pagos de los certificados de aportacin, deben presentar el
Acta de Asamblea debidamente protocolizada. En el caso que lo realicen en fecha posterior al
cierre, debe estar acompaado de un Balance de Corte donde se refleje la nueva situacin
financiera, de acuerdo al pronunciamiento emitido por la Oficina de Asuntos Jurdicos, en
comunicacin N SNC-OAJ-2006-116 del 11-04-2006.
5.- En los casos que las entidades bancarias soliciten inscripcin para realizar alguna actividad
diferente a las exceptuadas en la Ley de Licitaciones, por ejemplo: servicios de cobranzas, se
debe solicitar un listado de nomina de accionistas.
6.- Las Empresas de Trabajo Temporal (ETT) a fines de registro del Acta Constitutiva y
modificaciones de los estatutos sociales, tienen el mismo tratamiento que una Sociedad Mercantil
y adicionalmente deben presentar la autorizacin otorgada por el Ministerio del Trabajo para su
funcionamiento. La denominacin social de este tipo de Compaas debe incluir el agregado
"Empresa de Trabajo Temporal".
Las Empresa de Trabajo Temporal (ETT), slo podrn dedicarse a la ejecucin de las
actividades para el cual fue creada, es decir, poner a disposicin del beneficiario, con carcter
temporal, trabajadores por ellas contratados, por lo que slo podr incluir la actividad de
"Suministro y dotacin de Personal. La denominacin de estas empresas debe incluir el vocablo
Empresa de Trabajo Temporal.
7.- Las Personas Naturales comerciantes deben consignar copia de la Cdula de Identidad.
8.- La duracin de la Persona Jurdica
Indefinida.

de las Firmas Personales y Sociedades Civiles

es

9.- Si la clusula del domicilio legal del acta constitutiva de una empresa, indica Caracas y en las
planillas de Solicitud de Inscripcin ante el RNC, informa como direccin legal una
correspondiente a Guatire, no se debe solicitar una modificacin estatutaria de cambio de
domicilio, ya que Guatire pertenece a la Gran Caracas, si la clusula del domicilio indicara por
ejemplo, Charallave, si procede la solicitud de la modificacin. En estos casos deben guiarse por
la informacin que da CANTV en relacin con los cdigos de reas ya que todos los que
comienzan con 0212 pertenecen a la Gran Caracas.
10. Empresa Filial o Subsidiaria: Es aquella que por cualquier causa, es controlada en su capital
o su gestin por otra que se denomina matriz. Es considerada subsidiaria o filial, cuando es
controlada separadamente, en su capital o en su gestin, por otra que a estos efectos es la casa
matriz, aunque no tengan vinculacin. Se considerar que existe relacin de subsidiariedad entre
dos empresas, cuando la casa matriz posea ms del 50% del total del capital social de la empresa
filial. La empresa filial o subsidiaria tiene personalidad jurdica propia, diferente a su casa matriz.
Actualizado al 03/06/2007

Empresa Filial o Subsidiaria debern consignar copia simple del documento constitutivo
realizado en Venezuela, as como cualquier modificacin estatutaria en copias simples.
11.- Empresas Proveedoras de TICKET VALES CUPONES TARJETAS ELECTRONICAS
DE ALIMENTACION: este tipo de empresas tienen el mismo tratamiento que una persona
jurdica.
12.- La venta de acciones no es requisito de inscripcin, solo se solicitar en aquellos casos que
los dems documentos no permitan determinar los nuevos accionistas.
13. De acuerdo al pronunciamiento emitido por la Oficina de Asuntos Jurdicos, en comunicacin
N SNC-OAJ-06-140 de fecha 18-04-06, referida a la inscripcin en el RNC de los Consorcios,
establece las condiciones siguientes:

Si el consorcio se protocoliza para la realizacin de una obra determinada, carece de

capital y no tienen un patrimonio propio distinto y separado de sus integrantes, por lo que
no implica que el mismo tenga personalidad jurdica, lo que se desprende que cada
empresa que lo conforma, conserva su propia personalidad jurdica. En este caso, el
consorcio no se inscribe en el RNC, sino las empresas que lo conforman de forma
separada.
Si el consorcio se protocoliza con un objeto amplio que le permita efectuar cualquier
actividad distinta a los profesionales y laborales y tiene capital social propio, debe
inscribirse en el RNC.

REGISTRO DE INFORMACIN FISCAL

1.- El Registro de Informacin Fiscal (RIF) definitivo es el nico documento vlido para la
inscripcin del interesado; no es permitido Solicitud o Constancia Provisional.
Cuando un contratista cambia de nombre o razn social, de denominacin comercial o de
domicilio fiscal, es necesaria la presentacin del nuevo RIF donde se refleje la modificacin, la
direccin indicada en el RIF debe coincidir con la reflejada en la declaracin de rentas.
2.- Las Firmas Personales podrn presentar el RIF con el nombre del contratista, o en su defecto,
el nombre completo del dueo de la firma.
3.- Las Empresas Extranjeras con Sucursal en Venezuela, Empresas Extranjeras sin domicilio en
Venezuela y las Subsidiarias, deben consignar su RIF definitivo y el RIF del Representante Legal
en Venezuela.
4.- Las personas naturales deben presentar copia del RIF.
RECIBO DE UN SERVICIO PBLICO: Copia de un recibo de cualquier servicio pblico (agua, luz
telfono). La direccin reflejada en este recibo, debe coincidir con la direccin principal indicada
en la Planilla de Solicitud de Inscripcin y / o Actualizacin.
COMISARIO
1.- Para ejercer la funcin del Comisario en las sociedades a que se refiere el Artculo 287 del
Cdigo de Comercio, se requiere ser Licenciado en Administracin, Economista o Contador
Actualizado al 03/06/2007

Pblico, de acuerdo a lo previsto en el Artculo 8 literal n) de la Ley de Ejercicio de la Profesin de

Licenciado en Administracin.
2.- El Contador Pblico Colegiado Independiente que ejerza funciones de Comisario de la
empresa, debe cumplir con lo establecido en las Normas Interprofesionales para el ejercicio de
la funcin del Comisario, no podr tener comprometida su independencia de criterio, de acuerdo a
la tica que lo rige. Por consiguiente, no se debe aceptar nombramientos de comisarios que
incumplan con lo establecido en el Artculo 14 de dichas Normas, el cual indica que no
pueden ser Comisarios por causa de incompatibilidad:
a. Los Directores, administradores, gerentes y empleados de la misma sociedad.
b. Los cnyuges, parientes por consanguinidad en lnea directa, los colaterales hasta cuarto
grado inclusive y afines dentro del segundo grado de los directores y gerentes.
c. Los directores, administradores, gerentes y empleados de sociedades distintas que tengan
en comn uno o ms directores o administradores en esas sociedades.
d. Los accionistas de la compaa titulares de acciones en una proporcin superior al cinco
por ciento (5%) de la estructura de su capital.
e. En cualquier otro caso en que el profesional pueda tener comprometida su independencia
de criterio, de acuerdo a la tica que la rige.
Nota: El comisario puede auditar los Estados Financieros, siempre que no se contravenga lo
establecido en el Artculo 14 de las Normas Interprofesionales para el ejercicio de la funcin
del Comisario.
En los casos que el comisario o auditor, tengan los mismos apellidos que los accionistas,
miembros de la Junta Directiva y Representantes Legales, el RAC debe solicitar a la empresa
aclaratoria sobre su parentesco, con la finalidad de no contravenir con lo indicado en las Normas
Interprofesionales para el ejercicio de la funcin del Comisario anteriormente sealada.
3.- Para las Sociedades Annimas, S.A., Compaas Annimas, C.A., y Comanditas por
Acciones, la designacin de los comisarios, cuando se est constituyendo la sociedad, es de
carcter obligatorio, o sea, debe aparecer en el documento constitutivo, ya que su omisin impide
la inscripcin del mismo en el registro de comercio, as observamos en el artculo 247 del Cdigo
de Comercio:
La compaa puede formarse mediante escritura pblica o privada, otorgada por todos
los suscriptores, en que se compruebe el cumplimiento de los requisitos legales y se
nombren los administradores y las personas encargadas de desempear las funciones de
comisarios hasta la primera asamblea general.
4.- Para las Sociedades Annimas de Capital Abierto, SACA, es de carcter obligatorio la
designacin del comisario, ya que al estar regidas por la Ley de Mercado de Capitales, se
establece en su Artculo 124 para las sociedades que hagan oferta pblica de sus acciones,
normas ms estrictas en lo que se refiere al nombramiento y funciones de los comisarios, as:
"Cada sociedad debe tener necesariamente dos comisarios, los cuales como en el derecho comn
actan individualmente y no en forma colegiada."
5.- Para las Sociedades de Responsabilidad Limitada, S.R.L., el nombramiento de comisarios es
obligatorio, cuando el capital de la compaa sea mayor de quinientos mil bolvares, de acuerdo al
Actualizado al 03/06/2007

artculo 327 del Cdigo de Comercio. Cuando el capital social sea de quinientos mil bolvares o
inferior entonces es facultativa la designacin de comisarios en el documento constitutivo.
6.- Para las Sociedades en Nombre Colectivo, Sociedades en Comanditas Simples, Firmas
Personales, Sociedades Civiles, Asociaciones no es exigible el nombramiento de comisario. En
los casos de Empresa Extranjera con Sucursal en Venezuela y Empresa Extranjera sin
Domicilio no es exigible, si las Leyes que regulan a la empresa extranjera no contemplan dicho
nombramiento.
7.- Con relacin a la vigencia del Comisario en el ejercicio de sus funciones, se asimilar a lo
que se detalla en la Seccin de Junta Directiva, con excepcin al punto 2. En los casos que la
vigencia sea indefinida, se debe colocar en el RNC en Lnea como vencimiento, la fecha de
expiracin de la persona jurdica.
Cuando los estatutos sociales no establezcan la permanencia en el ejercicio de sus
funciones, se entender que su designacin es por un ao.
Segn lo sealado en el Artculo 274: "La Asamblea ordinaria se reunir una vez al ao por lo
menos, en la fecha que determinan los estatutos........"
El Artculo 275 "La Asamblea Ordinaria.........ordinal 3: Nombra a los Comisarios".......
JUNTA DIRECTIVA
1.- Modificacin estatutaria de los miembros de la Junta Directiva, de los Administradores, as
como de los Representantes Legales, cuando el lapso para el ejercicio de sus funciones haya
vencido.
En caso de que el Representante Legal de la empresa haya sido nombrado a travs de un
Poder Notariado, el Registro Auxiliar debe solicitarlo en copia simple y remitir la
informacin del mismo en la planilla de Solicitud de Inscripcin.
Cuando existan dos representante legales de la empresa cuya representacin sea conjunta y la
declaracin jurada de las planillas generadas por el Sistema RNC en Lnea presenta la firma de
uno solo, se devuelven dichas planillas a fin de que sean firmadas por los representantes legales,
salvo que exista un poder otorgado a uno de ellos facultndole a firmar en nombre del otro, en
este caso se exige copia de dicho poder.
2.- Cuando los estatutos sociales no establezcan la permanencia en el ejercicio de sus funciones
de la Junta Directiva, se tomar lo expresado en el Artculo 267 del Cdigo de Comercio:
"Si los estatutos no disponen otra cosa, los administradores duran dos aos, y son
siempre reelegibles."
Por tanto, vencido dicho plazo, necesariamente se exigir un Acta de Asamblea en copia simple
sobre el nuevo nombramiento o la ratificacin de la Junta Directiva.
3.- Cuando los estatutos sociales establezcan que los administradores se mantendrn en
vigencia por una determinada cantidad de aos, pudiendo ser reelectos, se deber solicitar
necesariamente una nueva Acta de Asamblea con nombramiento o ratificacin de la Junta
Directiva, si la misma ha vencido.
Actualizado al 03/06/2007

4.- Se entender que la Junta Directiva se mantendr por tiempo indefinido, cuando los estatutos
sociales establezcan una determinada cantidad de aos a los administradores en el ejercicio de
sus funciones, acompaada de alguno de los siguientes trminos:
a.- Permanecern en sus cargos hasta que sean sustituidos o nombrados sus sucesores.
b.- Renovables o prorrogables automticamente a su vencimiento.
c.- Pudiendo ser reelegibles continuarn en sus cargos hasta que sean reemplazados.
En los casos que la vigencia sea indefinida, se debe colocar en el RNC en Lnea como
vencimiento, la fecha de expiracin de la persona jurdica.
5.- En las Sociedades Cooperativas la duracin en los cargos de los integrantes de las instancias
no podr ser mayor a tres aos; el estatuto podr establecer la reeleccin en cuyo caso ser por
un solo perodo.

DOCUMENTACION FINANCIERA
ESTADOS FINANCIEROS
1.- LOS ESTADOS FINANCIEROS BASICOS DEL ULTIMO EJERCICIO ECONOMICO,
auditados por un Contador Pblico Colegiado. Este requisito es indispensable para todo tipo
de empresa incluyendo las personas naturales comerciantes.
Todo contratista que solicita inscripcin o actualizacin posterior a su fecha de cierre de ejercicio
econmico, podr hacerlo con los Estados Financieros del perodo inmediato anterior, siempre y
cuando realice la solicitud dentro de los tres meses siguientes a la fecha de su cierre.
Cabe destacar, que de acuerdo a la Declaracin de Principios de Contabilidad No- 0 se
entiende por Estados Financieros Bsicos:
a.- Balance General o de Situacin.
b.- Estado de Ganancias y Prdidas o de Resultados.
c.- Estado de Flujo del Efectivo o estado de Movimiento del Efectivo.
d.- Estado de Movimiento de las Cuentas de Patrimonio
e.- Notas Revelatorias.
Los Estados Financieros Bsicos y sus Notas Revelatorias forman un todo o unidad
inseparable, y, por tanto, deben presentarse conjuntamente en todos los casos.
2.- El Dictamen de Auditoria debe ser presentado de acuerdo a la Declaracin de Normas de
Auditoria N 11 (DNA 11), el cual debe contener el nombre de la empresa, Estados Financieros
Auditados, ejercicio econmico que se audita; El ltimo prrafo se referir a la opinin del
Contador sobre la situacin financiera de la empresa, indicando si se ajusta, o no, a Principios de
Contabilidad de Aceptacin General. Al final, el Contador deber firmarlo y colocar su respectivo
nmero de colegio.

Actualizado al 03/06/2007

De acuerdo al Artculo 11 del Cdigo de tica Profesional del Contador Pblico Venezolano,
el contador no deber estampar su firma autgrafa y el nmero de colegiacin en el cuerpo
de los Estados Financieros que prepare, revise limitadamente o dictamine.
Si el Dictamen de los Estados Financieros presenta abstencin de opinin, se procesara la
inscripcin pero no se determinar el Nivel Estimado de Contratacin ni el Riesgo Financiero. El
Registro Auxiliar debe informar en la solicitud de inscripcin y/o actualizacin la situacin descrita
anteriormente.
3.- En el proceso de actualizacin se deber solicitar los Estados Financieros del ltimo ejercicio
econmico auditados.
4.- En caso de que los Estados Financieros no cumplan con Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados, se exigir:
a.- Dictamen de Auditoria indicando la Salvedad o Calificacin
b.- Correccin de la informacin financiera del Sistema RNC en Lnea*
c.- Nuevo clculo del REME o Movimiento del Patrimonio en los casos que aplique.
d.- Planilla Resumen con la informacin corregida.
*Nota importante: cuando el RAC detecte observaciones en la informacin financiera, debe
solicitar la correccin en el RNC en Lnea (no requerir otros estados financieros) y en los casos
que aplique, el nuevo clculo del REME y del Movimiento del Patrimonio a fin que el RAC verifique
su correccin. El contratista debe consignar la planilla resumen con la informacin modificada. En
el expediente, debe reposar los Estados Financieros objetos de observaciones.
Cuando los Estados Financieros no cumplan con Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados o sean objeto de correcciones, el Registro Auxiliar debe informar al RNC acerca de
la calificacin presentada en el dictamen.
5.- Las empresas recin constituidas debern presentar el Balance de Apertura a la fecha de
constitucin, acompaado de las Notas Revelatorias y de un dictamen de auditoria elaborado por
Contador Pblico Colegiado Independiente.
No es permitido un Balance de Apertura con
empresa.

una fecha anterior a la existencia legal de la

6.- Si el interesado no realiz actividades comerciales en el ltimo ejercicio, deber presentar el

ltimo Balance General, y el Estado de las Cuentas del Patrimonio de acuerdo a Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, acompaados de las Notas Revelatorias y Dictamen de
Auditoria. Si contiene partidas monetarias en su balance, pueden presentar en el Estado de
Resultados nicamente la cuenta REME o reflejar esta cuenta en el Movimiento del Patrimonio,
pero en estos casos el RAC debe informarlo en las observaciones, para el conocimiento del RNC.
7.- Las Personas Naturales que realicen actos de comercio, deben suministrar como
informacin financiera, los Estados Financieros del ltimo ao auditados por un Contador
Pblico Colegiado (Balance General, Ganancias y Prdidas y el Estado de Flujo del
Efectivo) acompaado de la notas revelatorias. Si la persona natural manifiesta que est
iniciando sus actividades como comerciante a partir de la fecha de inscripcin en el RNC, se
aceptar el Balance General a dicha fecha como balance de apertura, sin embargo, cuando le
Actualizado al 03/06/2007

corresponda actualizar su inscripcin deber presentar los Estados Financieros a la fecha de

cierre que haya establecido.
8.- Las Firmas Personales y Asociaciones Civiles deben presentar un Balance General,
Ganancias y Prdidas y el Estado de Flujo del Efectivo auditados por un Contador Publico
Colegiado. Los Estados Financieros deben contener informacin de todos los bienes del dueo o
de los socios, incluyendo lo dispuesto para el fondo de comercio o para la sociedad segn el caso.
9.- Las Sociedades en Nombre Colectivo y Comandita Simple, deben presentar los Estados
Financieros como las Sociedades Annimas, en la seccin Patrimonio del Balance, deben indicar
el Capital Social Suscrito y Pagado, Utilidades o Perdidas Acumuladas.
10.- Los Estados Financieros (Balance General, Ganancias y Perdidas, Movimiento del Patrimonio
y el Estado de Flujo del Efectivo) de las Asociaciones Cooperativas van a estar constituidos por
Certificados de Aportacin, en la Seccin de Patrimonio se reflejaran las mismas cuentas que en
una Sociedad Annima (Ver punto 6 de la Gua de Revisin de los Estados Financieros).
11.- En el caso de las Comanditas por Acciones se debe realizar la revisin de acuerdo a lo
establecido en el Instructivo para la Revisin de los Estados Financieros.
12.- Las Empresa Extranjeras con Sucursal en Venezuela deben consignar:

Estados Financieros del ltimo ejercicio econmico (Balance General, Estado de

Resultado, Estado de Movimiento de Patrimonio, Estado de Flujo del Efectivo y las Notas
Revelatorias) auditados, correspondiente a la Casa Matriz, con el Dictamen del Contador
Pblico del pas de origen, expresados en moneda de curso legal (Bs.) y traducidos al
castellano por un interprete pblico.
Informe de traduccin o conversin (a Bs.) De los Estados Financieros, el cual debe
especificar la tasa de cambio utilizada.

13.- Las Subsidiarias tienen el mismo tratamiento que una persona jurdica nacional.
14.- Las Empresas Extranjeras sin domicilio en Venezuela deben consignar:

Estados Financieros del ltimo ejercicio econmico (Balance General, Estado de

Resultado, Estado de Movimiento de Patrimonio, Estado de Flujo del Efectivo y las Notas
Revelatorias) auditados, correspondiente a la Casa Matriz, con el Dictamen del Contador
Pblico del pas de origen, expresados en moneda de curso legal y traducidos al
castellano por un interprete pblico.

15.- Las empresas que en fecha posterior a su cierre del ejercicio econmico se encuentra en
proceso de Descapitalizacin y realice pago de capital suscrito (incluyendo el pago de los
certificados de aportacin), aumento, reposicin disminucin de capital deben presentar
acta de asamblea en la cual se efecto la modificacin de capital y los Estados Financieros de
Corte (Balance General, Estado de Resultados, Movimiento del Patrimonio, Estado de Flujo del
Efectivo y Notas Revelatorias con Informe de Revisin Limitada, para el clculo de la nueva
Actualizado al 03/06/2007

Capacidad Financiera Estimada de Contratacin. Dichos Estados Financieros sern evaluados de

la siguiente forma:
CFEC: CN * FR
Donde:
CFEC:
CN:
FR:

Capacidad Financiera Estimada de Contratacin

Capital Neto
Factor de Rendimiento

No se utiliza la variacin del IPC, motivado que la informacin en los Estados Financieros de Corte
representan bolvares constantes a la fecha de su presentacin.
Los Estados Financieros de corte, pueden presentarse a la fecha o posterior, cuando se
realiz la modificacin o cuando se efectu la Asamblea de socios.
Si la Asamblea se llev a cabo dentro del ejercicio fiscal, pero se registr en el ao
siguiente, en el sistema RNC en Lnea debe colocarse los datos del Registro Mercantil con
la fecha cuando se efectu la asamblea, a fin de que el sistema no genere la solicitud de
estados financieros de corte.
Nota: los Aportes para Futuros Aumentos de Capital, no generan Estados Financieros de
Corte, hasta tanto no sean efectivamente efectuado, de acuerdo al pronunciamiento emitido por la
Oficina de Asuntos Jurdicos, en comunicacin N SNC-OAJ-2006-126 del 27-03-2006. En estos
casos el RAC debe solicitar a la empresa, la eliminacin de esta cuenta de la seccin del
patrimonio, las correcciones deben realizarse en el sistema RNC en Lnea y en los casos que
aplique, consignar el nuevo clculo del REME y Movimiento de Patrimonio, a fin de verificar la
correccin. El RAC, debe informar esta situacin en las observaciones, con la finalidad de que el
RNC emita copia certificada con las respectivas modificaciones.

16.- Procedimiento para la verificar los casos de Proceso de Descapitalizacin:

(Artculo 264 del Cdigo de Comercio)

Proceso de Descapitalizacin = Capital Social Actualizado Pagado 33.333% (del

Capital Social Actualizado Pagado). El resultado se le deduce al Capital Social y el valor
obtenido es comparado con el Capital Neto, si el monto de este ltimo es igual o menor al
valor obtenido, la empresa se encuentra dentro de un proceso de descapitalizacin.
De acuerdo al pronunciamiento de la Oficina de Asuntos Jurdicos del SNC, si se evidencia
que la empresa est dentro de alguno de los supuestos establecidos en el artculo 264 del
Cdigo de Comercio, no podr inscribirse en el RNC, hasta que se evidencie que ha
superado el proceso de descapitalizacin en que se encuentra, de acuerdo a lo indicado en
el referido artculo..

Actualizado al 03/06/2007

Las empresas que al cierre del ejercicio econmico se encuentren en Proceso de

Descapitalizacin, pero hayan tomado alguna accin para superarlo, deben consignar
Estados Financieros de Corte (Balance General, Estado de Resultados, Movimiento del
Patrimonio, Estado de Flujo del Efectivo y Notas Revelatorias), con Informe de Revisin
Limitada, as como copia simple del acta de asamblea debidamente registrada, en la cual
se realiz la modificacin del capital.

En los Estados Financieros de Corte se debe verificar que el aumento de Capital, reintegro
o disminucin de Capital se realice en proporcin al dficit registrado, para ello el analista
determina la diferencia entre el Capital Neto del Estado Financiero de cierre y el Capital
Social Actualizado, el monto resultante nos indica la proporcin en que debe aumentarse,
restituirse el capital.

El aumento, reintegro disminucin de capital debe ser cancelado en su totalidad a fin de

solventar el proceso de descapitalizacin, esta condicin se verifica con el acta de
asamblea respectiva, igualmente revisar que en el Activo Circulante no exista la cuenta
Cuentas por Cobrar Accionistas la cual refleje alguna porcin del aumento, reintegro
disminucin de capital.

17.- El Sistema RNC en Lnea reflejar la Evaluacin Financiera practicada al cierre del ejercicio
econmico y adicionalmente la correspondiente al Corte presentado.
En la descripcin Capital Actual se indicara el Capital correspondiente a la ltima modificacin
del capital realizada despus del cierre.
18.- Si la empresa refleja en el Balance General, en la seccin de Patrimonio, la cuenta Otros
Patrimonios, el RAC debe solicitar aclaratoria al respecto. Si se trata de Aportes por
Capitalizar, se requiere que la empresa consigne la modificacin estatutaria de dichos aportes.
De acuerdo al pronunciamiento emanado de la Oficina de Asuntos Jurdicos del Servicio Nacional
de Contrataciones, este aporte no puede ser considerado para el clculo de la Capacidad
Estimada de Contratacin, razn por la cual, el contratista debe presentar la informacin
financiera en el RNC en Lnea sin considerar esta cuenta, anexando el nuevo clculo del REME y
Movimiento del Patrimonio, en los casos que aplique. El RAC debe hacer la observacin cuando
enve la solicitud al RNC, con la finalidad de emitir una copia certificada indicando las
modificaciones realizadas.
19.- Si la cuenta de activos fijos est presentada a valores netos (incluye la depreciacin), el RAC
debe informarlo en las observaciones, para el conocimiento del RNC.
BALANCE GENERAL Y ESTADO DE GANANCIAS Y PRDIDAS A COSTOS HISTORICOS
Estados financieros a costos histricos, especficamente Balance General y Estado de Ganancias
y Prdidas, es una informacin complementaria a fin de realizar la evaluacin de la informacin
ajustada por efectos de la inflacin, as como tambin el contenido de la Declaracin del ISLR de
la manera siguiente:
1. Se comparan los Estados Financieros Ajustados con los Histricos:
Las partidas monetarias en ambos Balances deben ser iguales, ejemplo:
Actualizado al 03/06/2007

Cuentas
Efectivo

Balance
General
Histricos
240.000.000,00

costos Balance
Ajustado
240.000.000,00

General

Los montos de las partidas no monetarias en el Balance General Ajustado, deben ser mayores
que los histricos, debido a la aplicacin de los IPC:
Balance General
a Balance
General
Cuentas
costos Histricos
Ajustados
Inventario
10.000.000,00
25.000.000,00
Activo Fijo
80.000.000,00
522.000.000,00
Capital
750.000.000,00
1.150.000.000,00
Utilidad o Prdida Acumulada
115.000.000,00
132.000.000,00
Reserva Legal
3.000.000,00
8.000.000,00
Es de hacer notar, que al cotejarse los Estados Financieros del ltimo cierre con el penltimo, se
deben considerar que las cuentas reflejadas en la seccin del patrimonio se encuentren ajustadas,
al igual que las otras partidas no monetarias que conforman el Balance General. La diferencia de
ambos cierres debe corresponder a la aplicacin de la variacin del IPC, si la misma supera el
10%, esta diferencia se considera material, por lo tanto, se debe solicitar al contratista una
explicacin en las notas revelatorias.
Los montos reflejados en el Estado de Ganancias y Prdidas ajustados, se comparan con los
histricos, multiplicados por la variacin del IPC (IPC de cierre / IPC del Penltimo Cierre), la
diferencia que se origina, no puede ser mayor al 10%, caso contrario, se debe solicitar explicacin
de esta situacin. A travs de los siguientes ejemplos, se pueden indicar lo planteado:
Caso A
Histricos *
Variacin
de
Histricos (A) Ajustados (B)
(1.17)
(C)
Ingresos 314.094.000,00 341.773.846,00 367.489.980,00
Costos 188.456.400,00 205.064.308,00 220.493.988,00
Gastos 86.523.500,00 94.060.121,00 101.232.495,00
Cuenta
s

IPC

Diferencia
B)
(D)

(C- Porcentaj
e
(D/C)

25.716.134,00
15.429.680,00
7.172.374,00

7,00
7,00
7,09

Caso B
Histricos *
Variacin
de
Histricos (A) Ajustados (B)
(1.17)
(C)
Ingresos 314.094.000,00 501.773.846,00 367.489.980,00
Costos 188.456.400,00 305.064.308,00 220.493.988,00
Gastos 86.523.500,00 110.060.121,00 101.232.495,00
Cuenta
s

IPC

Diferencia
B)
(D)

(C- Porcentaj
e
(D/C)

-134.283.866,00 -36,54
-84.570.320,00 -38,35
-8.827.626,00
-8,72

En el caso B, se puede evidenciar que utilizaron un porcentaje de variacin mayor al 17% (IPC
12-2006 / IPC 12-2005), y la diferencia de ambos ajustes se considera material especficamente,
en las cuentas de Ingresos y Costos.

Actualizado al 03/06/2007

2. Se deben cotejar las cifras reflejadas en la Declaracin de Impuesto Sobre la Renta

con los Estados Financieros a costos histricos, especficamente el Estado de
Resultado (Estado de Ganancias y Prdidas), ejemplo:
Cuentas
Ingresos
Costos
Gastos
Utilidad
(Contable)

Estados de Resultado
costos Histricos
314.094.000,00
188.456.400,00
86.523.500,00

a Declaracin de Impuesto Sobre la

Renta
314.094.000,00
188.456.400,00
86.523.500,00

Neta
39.114.100,00

39.114.100,00

Si existe diferencia, es necesario solicitar al contratista una explicacin en las notas revelatorias.
DECLARACIN DE RENTAS
1.- El interesado debe presentar copia de la ltima Declaracin de Impuesto sobre la Renta; el
perodo que cubre debe ser igual al ejercicio fiscal que se establece en la clusula del ejercicio
econmico del documento constitutivo. Caso contrario, se debe solicitar documento de
modificacin estatutaria de la clusula del ejercicio fiscal.
Si el interesado ha cerrado su ejercicio econmico, pero an no han transcurrido los tres meses
otorgados por la Ley de Impuesto sobre la Renta para declarar, no est obligado a presentar la
ltima declaracin.
2.- Las Personas Naturales comerciantes deben presentar copia de la ltima Declaracin de
Rentas.
3.- Si el contratista no realiz actividades comerciales en el ejercicio fiscal, deber consignar
copia de la Declaracin de Rentas Inactiva del perodo. La carta introducida ante el Administrador
de Rentas del Ministerio de Hacienda reflejando el perodo inactivo, no sustituye la Declaracin
de Rentas.
4.- Las Empresas Extranjeras con Sucursal en Venezuela as como las Subsidiarias debern
consignar copia de la Declaracin del Impuesto sobre la Renta de ellas.
5.- Las empresas extranjeras sin domicilio en el pas, deben presentar de igual forma la ltima
Declaracin del Impuesto sobre la Renta, si han producido rentas netas territoriales, disponibles,
gravables y realizadas en un ejercicio fiscal determinado atribuibles a un establecimiento
permanente; caso contrario, debe soportar que no es contribuyente para el ao respectivo o
que esta sujeto a un tratado internacional para evitar la doble tributacin.
6.- Las Firmas Personales declaran como persona natural comerciante, por lo que se aplican las
mismas normas.
Para las actualizaciones se solicitar nicamente la ltima Declaracin del Impuesto Sobre
La Renta, en caso de que proceda.
Actualizado al 03/06/2007

7.- Las Asociaciones Cooperativas, estn en la obligacin de presentar la declaracin del

impuesto sobre la renta, de acuerdo a lo establecido en la Ley del Impuesto Sobre la Renta,
adems del pronunciamiento de emitido por el Servicio Nacional de Contrataciones, en
comunicacin N SNC-OAJ-06-134 de fecha 17-04-2006.
8.- El analista del Registro Auxiliar debe verificar que exista informacin del Estado de Resultados
en el reverso de la Declaracin en caso que la empresa haya tenido actividad, la declaracin
debe presentar el sello de recepcin de la Entidad Bancaria y estar debidamente firmada por el
Representante Legal por el Contador Pblico Administrador responsable de la elaboracin de
la Declaracin. En caso que la Declaracin de Impuesto sobre la Renta no presente las
firmas del Representante Legal o el Profesional que elabor la Declaracin de Impuesto
Sobre la Renta (contador o administrador) requeridas, el RAC debe solicitarle al
contratistas que presente un Declaracin Sustitutiva con alguna de dichas firmas,
asimismo, si la direccin de la declaracin no se corresponde con la del RIF y el contratista
informa que la direccin correcta es la del RIF debe presentar una Declaracin Sustitutiva
con la direccin modificada o en caso contrario la emisin del nuevo RIF con la direccin
actualizada.
9.- Si la empresa no realiza apartado para reserva legal teniendo utilidad en el ejercicio y la
acumulada no ha llegado al 10% de su capital, el RAC debe notificar a la empresa, que debe
hacer el respectivo apartado para el prximo ejercicio si tiene utilidad (no es causal de rechazo, ni
debe solicitarse una declaracin jurada).
10. Todas las empresas deben cumplir con el deber formal de Declarar el Impuesto Sobre la
Renta, de acuerdo a lo establecido en el artculo 7 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta,
an cuando estn exentas o exceptuadas del pago.
EJERCICIO ECONOMICO
1.- En caso que el documento constitutivo no refleje fecha de cierre del ejercicio econmico se
debe aplicar el artculo 329 del Cdigo de Comercio:
OMISSIS A falta de disposicin en el documento constitutivo, se entender que el
ejercicio termina el 31 de Diciembre de cada ao.
2.- Las personas naturales comerciantes pueden presentar su cierre de ejercicio en fecha
distinta al 31 de Diciembre de cada ao, pero una vez fijado, no podr variarse sin previa
autorizacin del funcionario competente de la Administracin Pblica de Hacienda del domicilio del
contribuyente. (Ver Artculo 13 del Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta)

DOCUMENTACION PARA LA ESPECIALIDAD

Se solicita copia de la evaluacin de desempeo, nicamente si ha contratado con el
Estado Venezolano. Es importante, que la primera actividad sealada en la planilla de
solicitud de inscripcin y/o actualizacin, corresponda a la principal actividad de la
empresa y que esta coincida con el Objeto Principal seleccionado.

Actualizado al 03/06/2007

1.- La Relacin de Obras, y/o Servicios ejecutados y en ejecucin (aplicable solo para contratistas
especialistas en obras y servicios).
En caso de que la empresa no tenga experiencia pero los accionistas si, deber relacionarse tal
condicin en la "Relacin de Obras y Servicios Ejecutada y en Ejecucin".
2.- La Relacin de Clientes, (aplicable solo a contratistas proveedores).
En caso de que la empresa no tenga experiencia pero los accionistas si, deber relacionarse tal
condicin en la "Relacin de Clientes".
3.- Si se trata de una Empresa Extranjera con Sucursal en Venezuela, los datos a vaciar en la
informacin en la Especialidad y Financiera deben corresponder a la Casa Matriz, y si es una
Subsidiaria se vaciarn los datos correspondientes a dicha subsidiaria.
4.- Si se trata de una Empresa de Trabajo Temporal (ETT), slo podrn dedicarse a la ejecucin
de las actividades para el cual fue creada, es decir, poner a disposicin del beneficiario, con
carcter temporal, trabajadores por ellas contratados, por lo que slo podr incluir la actividad de
"Suministro de Personal Temporal".
5.- Empresas Proveedoras de TICKET VALES CUPONES TARJETAS ELECTRONICAS DE
ALIMENTACION:

Las actividades sealadas, deben guardar relacin con el objeto social.

6.- DISTRIBUIDOR AUTORIZADO

PROVEEDOR/DISTRIBUIDOR AUTORIZADO: Contratista que suministra bienes de marcas
registradas por sus fabricantes. Cubren o tramitan la garanta asociada al producto que
suministran, algn servicio o actividad necesaria para la adecuada operacin o funcionamiento del
mismo.
DISTRIBUIDOR AUTORIZADO DE EMPRESAS FABRICANTES EXTRANJERAS:

La carta de distribuidor autorizado otorgada por la empresa fabricante, debe reunir las
siguientes caractersticas:
a.- Que la empresa nacional es Distribuidor Autorizado en Venezuela de la empresa
Extranjera que fabrica los productos.
b.- Debe sealar los productos y el pas de origen de los mismos, en caso contrario, debe
anexar una lista de los mismos con una declaracin jurada donde el representante legal
de la empresa nacional certifica la distribucin autorizada y el pas de origen de los
productos que en ella se indican, adems de una autorizacin por tiempo indeterminado
al Ministerio del Poder Popular para la Industrias Ligeras y Comercio y al Servicio
Nacional de Contrataciones para verificar la veracidad de la informacin suministrada,
quedando sometido a la legislacin Venezolana.
c.- Fecha de vigencia de la distribucin autorizada, no es un requisito indispensable.
d.- La carta debe estar sellada y firmada por el Consulado de Venezuela en el pas donde
reside la empresa que otorga la carta, solamente para empresas extranjeras, en el caso
que no contenga el sello consular el interesado presentar una Declaracin Jurada

Actualizado al 03/06/2007

firmada por el representante legal de la empresa conjuntamente con el listado de

productos y origen de los mismos, adems de una autorizacin por tiempo indeterminado
al Ministerio del Poder Popular para la Industrias Ligeras y Comercio y al Servicio
Nacional de Contrataciones para verificar la veracidad de la informacin suministrada,
quedando sometido a la legislacin Venezolana.
e.- Toda carta redactada en idioma diferente al castellano, deber anexar el documento
de la traduccin realizada por un intrprete pblico.

El RAC debe verificar que los productos indicados en el RNC en Lnea, estn contenidos
en la(s) carta(s) de Distribuidor Autorizado, consignada(s) por la empresa. En el campo de
descripcin, se debe especificar informacin relativa a la Actividad Comercial y Producto
seleccionado, tales como: marca (si la tiene), tipo, funcin, etc.
Los productos de la distribucin autorizada deben guardar relacin con el objeto social,
estar sealados en la carta de distribucin o en caso contrario en la declaracin jurada.

En los casos que las cartas de Distribuidores Autorizados no presenten fecha de

vencimiento, se debe colocar en su lugar la fecha de expiracin de la persona jurdica.
DISTRIBUIDOR AUTORIZADO DE EMPRESAS FABRICANTES NACIONALES:
Cuando la empresa que otorga la distribucin autorizada este constituida en Venezuela, la carta
debe presentarse en papelera de la Empresa donde indique:
a.- Que la empresa es Distribuidor Autorizado en Venezuela de la empresa que fabrica los
productos.
b.- Debe sealar los productos.
Para la carga de los productos de la distribucin autorizada en el sistema RNC en Lnea
debe verificar lo siguiente:
Los productos de la distribucin autorizada deben guardar relacin con el objeto social, estar
sealados en la carta de distribucin o en caso contrario en la declaracin jurada.
Las marcas deben relacionarse de acuerdo a lo establecido en la carta de distribucin autorizada.
En los casos que las cartas de Distribuidores Autorizados no presenten fecha de
vencimiento, se debe colocar en su lugar la fecha de expiracin de la persona jurdica.
7.- FABRICANTES:
FABRICANTE: Es el contratista que se encarga de elaborar o producir los bienes que suministra y
es el responsable directo de los mismos. Tambin se considera fabricante el que es dueo y
responsable de un producto que ordena a elaborar con terceros.
No es exigible la constancia de inscripcin en el Registro de Informacin sobre Potencial
Industrial (R.I.P.I.).
Actualizado al 03/06/2007

No es exigible la Declaracin Jurada con los productos, debido a que est incluida en generada
por el sistema.
8.- Cuando se trate de una inscripcin y/o actualizacin como Distribuidor Autorizado, Fabricante,
Subsidiaria y/o Sucursal Empresa Extranjera, el evaluador tcnico deber revisar las
actividades, as como verificar si el objeto social contempla las actividades sealadas en la
nueva documentacin.
9.- Para los casos de empresas recin constituidas o inactivas, de poseer experiencia los
socios, puede presentar esta informacin en el RNC en Lnea en la Relacin de Obras y/o
Servicios y/o de Clientes y el RAC debe verificar que las mismas guarden relacin con la actividad
principal indicada.
10.- El campo de Aos de Experiencia, corresponden a los de la empresa, no la de los socios y
no debe ser superior a los aos de constitucin de la misma.
11.- El Objeto Principal indicado en el RNC en Lnea debe guardar relacin con la Actividad
Principal seleccionada. Un ejemplo es: Si indica como Objeto Principal Obras debe seleccionar
una actividad con el tipo de relacin Obras.
12.- Si la actividad que realiza el contratista no se encuentra en el seleccionador, el contratista
puede solicitar la creacin de la misma, a travs de un oficio dirigido al SNC, as como tambin en
los casos que seleccione actividades de Servicios No Clasificados o Servicios Generales, el RAC
procesa la solicitud con dichas actividades, siempre que este contemplado en su objeto social.
13. Todas las empresas, (C.A., S.A. SRL, Fundaciones, Asociaciones Civiles, Cooperativas, etc)
que realicen actividades vinculadas con Seguros, estn excluidas de la aplicacin del Decreto de
Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones
14. Si ha contratado con el Estado, consignar el resultado de la evaluacin de desempeo del
contratista, de acuerdo a lo establecido en el art. 34 de la Ley de Licitaciones.

INSCRIPCIN DE ENTES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA NACIONAL

Se debe solicitar todos los Requisitos de Personas Jurdicas

Cuando en el proceso de evaluacin se detecten problemas para el cumplimiento de algn

requisito, el organismo solicitante lo debe avalar con una exposicin de motivos, el caso
se enviara al RNC a fin de analizarlo y determinar la viabilidad de inscripcin, de
proceder su inscripcin se tomar nota de la observacin la cual se indicar en el reporte
de la misma.

La inscripcin en el Registro Nacional de Contratistas de las empresas del Estado, deber

realizarse directamente en el Servicio Nacional de Contrataciones.

Actualizado al 03/06/2007