MANUAL DE FUNCIONES RECURSO HUMANO

ORAL 70
En este manual de funciones queda establecida la labor de cada uno de los integrantes del equipo humano de ORAL 70 durante el ao 2012. Oral70-2 17/01/2012

FUNCIONES DEL PROFESIONAL ODONTLOGO

Se entiende por profesional odontlogo a un individuo graduado de una Universidad certificada para ofrecer diploma de odontlogo luego de la verificacin de cumplimiento de requisitos acadmicos en pregrado de odontologa. El profesional odontolgico de ORAL 70 tiene las siguientes funciones:

1. Tener una actitud amable y de colaboracin hacia los pacientes. Actitudes decorosas como el saludo y la despedida de carcter respetuoso, la cordialidad en el trato, el ofrecimiento de un lugar donde sentarse o el recibimiento de bolsos y paquetes deben estar siempre a la orden del da. 2. Prestar asistencia odontolgica preventiva y curativa en general, atendiendo y aplicando tratamiento clnico bucal a sus pacientes, a fin de preservar el bienestar y la salud bucal de ellos. Dentro de esta asistencia a la que se hace referencia, le corresponde: a. Examinar al paciente para diagnosticar las lesiones existentes en la cavidad bucal, las variables de la normalidad y la determinacin de datos para la historia mdica. b. Es labor inicial del odontlogo diligenciar la historia clnica de ORAL 70 de una manera completa, cindose a los acpites referidos en ella: i. Identificacin del paciente: Nombres, apellidos, estado civil, documento de identidad, fecha de nacimiento, edad, sexo, ocupacin, direccin domiciliaria y de residencia, telfono fijo, telfono celular, direccin de correo electrnico, aseguradora, tipo de vinculacin, nombre, telfono, direccin y parentesco del acompaante, nombre, telfono, direccin y parentesco del responsable. ii. Motivo de consulta: Debe ir entre comillas lo que exactamente refiere el paciente en cuanto a la razn de su visita odontolgica. iii. Enfermedad actual: En este acpite el profesional odontlogo de ORAL 70 debe referir en vocablo tcnico la historia y el desarrollo del motivo de consulta. iv. Antecedentes mdicos y odontolgicos personales: El profesional odontlogo de ORAL 70 debe preguntar sobre la condicin mdica del paciente, haciendo especial hincapi en si est o no en un tratamiento mdico actual, la ingestin de medicamentos, las alergias, discrasias sanguneas, si es mujer condicin gravitacional, cardiopatas, alteraciones de presin arterial, hepatitis, diabetes, fiebre reumtica, HIV SIDA, patologas renales, patologas respiratorias, tratamientos de anticoagulacin, trastornos gstricos, trastornos emocionales, sinusitis,

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cirugas, exodoncias, enfermedades orales y/o aparatologa oral. Si la condicin mdica del paciente no est incluida en tal lista debe detallarlo en observaciones y/o en otras patologas y antecedentes. Finalmente establecer los hbitos del paciente: fumador, queilosfagia, onicofagia, succin digital, etc. Examen estomatolgico: El profesional odontlogo de ORAL 70 debe revisar la condicin normal o anormal de tejidos blandos, ATM y musculatura (labios, comisuras, surcos vestibulares, frenillos, mucosa oral, orofaringe, paladar, glndulas salivares, piso de boca, dorso y vientre lingual). Igualmente debe revisar condicin general de tejidos duros, determinando presencia de supernumerarios, decoloracin, abrasin, erosin, atricin, abfraccin, mal posicin, trauma dental, alteraciones en el desarrollo de dientes y maxilares, deflexin mandibular y sensibilidad dental. Odontograma y estado periodontal: Le corresponde al profesional odontlogo de ORAL 70 revisar la condicin de los tejidos duros y dictarle al auxiliar odontolgico para que este diligencie segn convenciones establecidas el odontograma, en procura de determinar la presencia o no de caries, obturaciones, restauraciones en mal estado, exodoncias indicadas, piezas sin erupcionar, endodoncias realizadas o requeridas, presencia de sellantes, tratamientos protsicos, higiene oral, frecuencia de cepillado, etc. Condicin periodontal: Siendo posible dentro de un examen odontolgico de carcter general, el profesional odontlogo de ORAL 70 tiene dentro de sus funciones establecer la condicin periodontal de una pieza especfica, pudiendo detectar sangrado, exudado, supuracin, clculos, inflamacin, retraccin, bolsas o cualquier otra condicin que indique alteraciones de su periodonto. Condicin pulpar: Si dentro del examen odontolgico se ha determinado que hay un diente con compromiso pulpar, le corresponde al profesional odontlogo de ORAL 70 determinar los signos y sntomas de la pieza dental referida. Diagnstico presuntivo: Una vez establecidos todos los exmenes, le corresponde al profesional odontlogo de ORAL 70 establecer un diagnstico presuntivo y escribirlo en el numeral 10 de la historia clnica. Pronstico: Dentro de este numeral el profesional odontlogo de ORAL 70 debe determinar, segn su criterio, si la situacin diagnstica establecida podr tener o no una resolucin simple y benfica, de acuerdo a lo que el paciente realmente desea. Diagnsticos definitivos: Al profesional odontlogo de ORAL 70 le corresponde escribir los diagnsticos definitivos de tipo periodontal, dental, pulpar, oclusal, de tejidos blandos y otros. Dado el caso que no

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exista motivo de consulta o condicin oral para determinar uno de esos diagnsticos deber escribirse: Sin alteraciones o Sano. Plan de tratamiento: El profesional odontlogo de ORAL 70 debe establecer un plan de tratamiento coherente de acuerdo a las fases de tratamiento odontolgico existentes: PERIODOS HIGIENICO, RESTAURATIVO, CORRECTIVO Y REEVALUATIVO. As mismo, debe explicarle al paciente en palabras claras como ser este. Diligenciar completamente la nota de evolucin: En esta nota de evolucin, el profesional odontlogo de ORAL 70 debe suministrar inicialmente el nombre, el documento de identidad, el telfono, el da, el mes, el ao y la hora de atencin para luego detallar la descripcin de la atencin prestada, finalizando con la firma del profesional y del paciente). Previo a la realizacin de cualquier tratamiento, el profesional odontlogo de ORAL 70 debe diligenciar la hoja de consentimiento informado general o especfica. Cada vez que el paciente abone dinero para la cancelacin de su tratamiento odontolgico, el profesional odontlogo de ORAL 70 debe estar pendiente de que el auxiliar administrativo o clnico de turno diligencie completa y correctamente la hoja del estado de cuenta del paciente.

c. Referir a los pacientes a odontlogos especializados. ORAL 70 cuenta con un pool variado de odontlogos especialistas a los cuales el profesional odontlogo general puede referir a sus pacientes cuando sea necesario. d. Orientar al paciente en las tcnicas de salud bucal. Para que el tratamiento odontolgico sea realmente efectivo, el paciente debe comprometerse con el mantenimiento de una higiene oral adecuada. Esta instruccin inicial la debe impartir el profesional odontlogo de ORAL 70 en la cita inicial de higiene. e. Atender emergencias odontolgicas. Se entiende por emergencias odontolgicas todas aquellas atenciones de carcter urgente que sean de origen odontognico y/o que tengan relacin directa con la salud o el bienestar general del paciente: Fracturas dentales de carcter esttico, fracturas de prtesis, complicaciones quirrgicas o endodnticas, procesos inflamatorios agudos, etc. f. Supervisar tcnicamente los programas y/o convenios establecidos (tarjeta opcin salud, tarjeta ORAL 70 plus, planes beneficios, aprendices SENA).

g. Adiestrar y supervisar las actividades del personal a su cargo. Es funcin fundamental del odontlogo de turno velar por el cumplimiento de las funciones del personal auxiliar odontolgico. As mismo debe instruir al personal auxiliar tipo

TPSO (TCNICO PROFESIONAL EN SALUD ORAL) en las tareas clnicas de carcter preventivo a realizar. h. Realizar tratamientos odontolgicos acorde a sus competencias, advirtanse procedimientos protsicos simples, exodoncias, endodoncias uniradiculares, obturaciones dentales en resinas, tratamientos estticos dentales, detartrajes, etc. i. j. Tomar radiografas intraorales e interpretarlas para diagnosticar apropiadamente. Coordinar que el personal auxiliar ingrese la atencin prestada en la consulta al formato de REGISTRO INDIVIDUAL DE PRESTACIN DE SERVICIOS (RIPS).

k. Aprobar y/o sugerir la realizacin del pedido del material necesario en el consultorio. l. Controlar la existencia de material de trabajo almacenado en el consultorio.

3. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral y cumplimiento de estndares de habilitacin establecidos por la organizacin. 4. Mantener en orden el equipo y el sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. 5. Elaborar informes peridicos de las actividades realizadas. 6. Asistir a foros, seminarios y/o conferencias relacionadas con el rea de su competencia. 7. Participar en las decisiones que se toman basadas en polticas especficas de la organizacin o en procedimientos definidos para lograr objetivos especficos, mejorar mtodos y/o establecer tcnicas y estndares a nivel operativo.

MANUAL DE FUNCIONES DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO ORAL 70

1. Recibir y acoger a los pacientes. El auxiliar administrativo de ORAL 70 debe procurar siempre tener una actitud amable y de colaboracin hacia los pacientes. Actitudes decorosas como el saludo y la despedida de carcter respetuoso, la cordialidad en el trato, el ofrecimiento de un lugar donde sentarse o el recibimiento de bolsos y paquetes deben estar siempre a la orden del da. 2. Gestionar las citas Una vez finaliza la atencin clnica, el auxiliar administrativo de ORAL 70 debe asegurar que al paciente le sea asignada la prxima cita, adems debe realizar trazabilidad a los pacientes, esto quiere decir: llamarlos y confirmarles el horario de atencin, o llamarlos luego de 6 meses de finalizado el tratamiento a asignar cita de revisin. Tambin debe disponer de actitudes respetuosas a la hora de contestar el telfono y atender a un paciente. Siempre que vaya a contestar el telfono se debe contestar: Consultorio Odontolgico ORAL 70, muy buenos (das, tardes, noches), mi nombre es (Nombre) en que puedo colaborarle. El auxiliar administrativo debe diferenciar muy bien en cada una de las agendas a que odontlogo pertenece cada paciente. 3. Controlar y actualizar los archivos de historias clnicas. El embalaje, organizacin y control de los archivos de las historias clnicas debe ser una labor permanente de la cual est encargado el auxiliar administrativo de ORAL 70 bajo la supervisin del odontlogo de turno. Este embalaje debe ser de acuerdo a un nmero consecutivo establecido por el nmero de cdula. En lo que respecta a este tem, cada vez que finalice la atencin odontolgica de un paciente, debe solicitar la historia clnica diligenciada por parte del odontlogo, revisar que no existan incompatibilidades y adems escribir en la hoja de ESTADO DE CUENTA lo que cancel el paciente y lo que debe. Deber hacer firmar al paciente en los lugares que le corresponda. 4. Actualizar base de datos de pacientes. El auxiliar administrativo de ORAL 70 tiene la responsabilidad de ingresar a la base de datos de pacientes de ORAL 70 a todos los pacientes nuevos a los cuales se les hace historia clnica. Durante el ingreso del paciente a la base de datos, deber anotar documento de identidad, telfono, detalle de la atencin, doctor que lo atendi y correo electrnico. Adems, cuando la atencin es a un paciente antiguo, el auxiliar administrativo de ORAL 70 debe actualizar la informacin, no solo referente a su identificacin personal sino de plan de tratamiento.

5. Desarrollar actividades diarias de orden administrativo. Las actividades administrativas de las cuales debe encargarse el auxiliar administrativo de ORAL 70 se enmarcan en los siguientes tems: a. Diligenciar los formatos que los criterios de habilitacin requieren: RIPS, krdex, controles de humedad y temperatura, registro de recogida de desechos, inventarios de hojas de vida de equipos y manejo de carpetas de habilitacin. Esta labor es conjunta con el personal auxiliar odontolgico de ORAL 70. b. Atencin personal y telefnica de personal de convenios: Este tem se refiere a la atencin de pacientes y trabajadores de los planes de beneficios, tarjeta de Opcin salud, estudiantes SENA y dems. Con respecto a este tpico al auxiliar administrativo de ORAL 70 le corresponde llevar un registro de atencin de los pacientes de cada uno de los convenios. c. Supervisin de pgina de internet www.oral70.com en procura de dar respuesta oportuna a solicitudes por all presentadas. d. Llevar la contabilidad de los ingresos y egresos diarios de cada uno de los odontlogos. Debe adems manejar todos los archivos de contabilidad que se realicen en ORAL 70. El dinero se lo debe entregar a la auxiliar odontolgica de turno para que ella lo guarde en el sitio correspondiente, una vez finalice su turno. En lo que respecta a este tem, existen odontlogos con particularidades que requieren induccin previa. Tambin debe diligenciar correcta y permanentemente los recibos de caja menor y de cada uno de los pacientes.

6. Velar por la seguridad del consultorio odontolgico. El auxiliar administrativo de ORAL 70 y todo el equipo de trabajo debern mantener actitudes de alerta ante cualquier indicio o sospecha de fraude, robo, depreciacin o cualquier delito que atente contra los intereses lucrativos de ORAL 70. Ante ello deber tener en cuenta: a. Si es la ltima persona en salir durante el da: i. Cerrar correctamente todas las puertas, esto incluye la puerta del ventanal que da hacia el mirador, las puertas de los consultorios, baos, central de aseo, sala de recepcin y saln de rayos x. ii. Aislar totalmente el suministro de aguas. iii. Apagar y desconectar todos los electrodomsticos tipo computadores, impresoras, mouse, equipo de rayos x y sillones odontolgicos.

b. Durante el desarrollo de las actividades rutinarias del da: i. Asegurar que la puerta de ingreso al consultorio permanezca siempre cerrada. Ante esto se deber fijar si los pacientes que ingresan dejan la puerta a medio ajustar o completamente cerrada. ii. Maniobrar correctamente el datafono. iii. No permitir el ingreso a las reas clnicas o de acceso restringido, de personas diferentes a los acompaantes del paciente. 7. Elaborar inventario de materiales En el literal a. del desarrollo de actividades diarias de orden administrativo se expuso la necesidad del manejo del krdex o inventario de materiales. Es responsabilidad del auxiliar administrativo de ORAL 70, conjuntamente con el personal auxiliar odontolgico, que permanezcan suficientes existencias los materiales comnmente utilizados durante los procedimientos clnicos.

Se entiende que los oficios descritos en este manual son para beneficio exclusivo de ORAL 70 y que el auxiliar odontolgico debe durante su tiempo laboral generar el clima organizacional necesario para el correcto desempeo de las labores mencionadas.

Protocolo diario de actividades AUXILIARES

Actividad
Llegada

Hora
800

Tiempo

Auxiliar
Alejandra- Natali

Observacin
La hora de llegada fijada en el cronograma semestral Asear sala y consultorios Segn el protocolo de atencin a pacientes Lunes y jueves Lunes cada 8 das La frecuencia ser de acuerdo a la

Organizacin de 800 sala de espera y zonas de pacientes Atencin a Durante todo el pacientes horario Sacar basura verde-gris Sacar basura roja Esterilizacin 9:30am Cuando llegue biolgicos Espacio sin pacientes

15 min

Alejandra - Natali

Alejandra -Natali

5 min 5 min 1.1/2 hora

Alejandra -Natali Alejandra Natali Alejandra Natali

necesidad Llenar planillas detemperatura y humedad Llenar planillas de basuras Entre pacientes 1 min Alejandra:martes, mircoles, jueves Natali:lunes y viernes. Alejandra:martes, mircoles, juevesNatali: lunes y viernes. Alejandra

Entre pacientes

5 min

Revisar stock e inventario de insumos Llenar planillas de insumos

5 min

Observar faltantes para hacer el pedido

Cuando llegue un pedido

20 min

Alejandra:martes, mircoles, juevesNatali: lunes y viernes.

Protocolo de atencin a pacientes

Odontlogo
Saludar paciente y realizar anamnesis de historia clnica.

Tiempo
30 segundos

Auxiliar
Asear unidad

Tiempo
1 min

Realizar procedimiento

20 min

Despedir al paciente Diligenciar historia clnica

1 min 2 min

Asistir odontlogo: La asistencia odontolgica implica permanencia con ste en la consulta. Previamente al ingreso del paciente el auxiliar debe tener listo el consultorio odontolgico de atencin, previendo todos los aspectos de bioseguridad y limpieza, con un nuevo eyector y vaso desechable y los instrumentos, materiales e insumos del procedimiento. Se sobreentiende que las historias clnicas del da deben estar en el revistero de cada consultorio desde las 8 am. Es labor del auxiliar dejarlas desde el da anterior. Recoger bandeja Ayudar en recepcin de ser necesario

20min

1min 8 min

ACTIVIDADES DIARIAS AUXILIAR ADMINISTRATIVA

ACTIVIDADES SALUDAR AL PACIENTE TIEMPO 30 segundos OBSERVACIONES Son valores corporativos de

ORAL 70 la sensibilidad y la empata. Debe hablar con seguridad, mirando a los ojos si es personalmente, o en voz medianamente alta si es por telfono. CONTESTAR LOS TELEFONOS DAR CITAS A LOS PACIENTES 30 segundos 1 minuto La agenda de citas de cada uno de los consultorios ser su responsabilidad. Debe mantener continuo contacto, comunicacin y colaboracin con los auxiliares de salud oral para esta labor. Antes de finalizar su jornada laboral debe confirmar los pacientes del da laboral siguiente. En lo que a esto respecta, debe informar al auxiliar de turno cuando no haya sido posible confirmar la cita con el paciente o con el Dr. encargado. Debe avisarle a los odontlogos generales su agenda del da, con un da de anticipacin. Al realizar esta labor debe archivar los comprobantes generados, o guardarlos en la historia clnica si es necesario. Cuando un paciente va a cancelar dinero de su tratamiento debe diligenciar completamente este formato. Esta labor se considera conjunta con el personal auxiliar de salud oral. El archivo correcto de las historias clnicas es por nmero de identificacin. No deben existir historias reservadas o ubicadas en sitios diferentes al archivo. Debe manejar continua comunicacin con los asesores comerciales y establecer horarios de visita para entrega

CONFIRMAR LAS CITAS

1 minuto

REALIZAR FACTURAS, COMPROBANTE DE EGRESOS, RECIBOS DE CAJA, ETC. DILIGENCIAR HISTORIA CLNICA EN FORMATO DE ESTADO DE CUENTA REVISAR HISTORIAS CLNICAS DILIGENCIADAS DURANTE LA JORNADA LABORAL. ARCHIVAR HISTORIAS CLNICAS.

1 minuto

1 minuto

2 minutos

1 minuto

CONCERTAR AFILIACIONES DEL PLAN BENEFICIO.

1 minuto

ARCHIVAR AFILIACIONES DEL PLAN BENEFICIO. ACTUALIZAR BASE DE DATOS DE PACIENTES

1 minuto

1 minuto

DILIGENCIAR PLANILLAS DE CONTABILIDAD DIARIAMENTE RECIBIR DINERO Y GUARDARLO ADECUADAMENTE. REALIZAR CUADRE DE CAJA DIARIO REALIZAR PEDIDOS TELEFONICAMENTE REALIZAR ACTAS DE COMITS

1 minuto

1 minuto

10 minutos

5 minutos

20 minutos

del dinero. En este tem debe recibir el dinero del plan beneficio y diligenciar el archivo destinado para ello, que es ajeno al de contabilidades. Lo hace de manera ordenada de acuerdo al asesor comercial que entregue la afiliacin. Una vez finaliza la atencin de un paciente debe verificar su existencia en la base de datos y diligenciar la actividad que se le realiz al paciente y por cul profesional. Para ello se seguir llevando el archivo de contabilidad Oral 70 que se encontrar en red. Cuando finaliza su jornada debe asegurar la entrega del dinero al auxiliar de turno. Debe comunicar al auxiliar de turno cuando su jornada laboral finalice en las tardes. Se requiere en este tem la colaboracin indispensable del personal auxiliar de salud oral. Su labor se enmarcar en la transcripcin de lo acordado en cada uno de los comits, de acuerdo a formato especfico.

Responsabilidades para odontlogos y auxiliares

Comits y actas Comit de compras COMIT Historias clnicas. SEGUIMIENTO AL RIESGO HABILITACION COMIT RESIDUOS Responsabilidad Jorge- Mauricio- AlejandraLiset Mauricio Jorge Juan Carlos Mauricio Jorge Mauricio - Maribel Mauricio Jorge Juan Carlos Observacin Liset hace acta Liset hace acta Liset hace acta Liset hace acta