ELGIN SA

Plano do Projeto de Automao da Concesso de Crditos

FGV - EAESP
Albert Mitchel, Fernando Teixeira, Gabriel Prieto, Guilherme Franco, Rafael Gluz e Ren Neto

ndice
Contedo
Sumrio Executivo do Projeto....................................................................................................................... 2 Justificativa do projeto, antecedentes e contexto.................................................................................... 2 Clientes do projeto, Governana e Equipe do Projeto ............................................................................. 2 Abrangncia do Projeto ............................................................................................................................ 3 Prazo final e Datas-marco (Milestones) .................................................................................................... 3 Objetivos, Resultados e Benefcios Esperados.......................................................................................... 4 Escopo do Projeto e Fatores Crticos de Sucesso...................................................................................... 5 Investimento (Oramento do Projeto) ..................................................................................................... 6 Descrio do Projeto ..................................................................................................................................... 7 Viabilidades Tcnica, Econmica e Estratgica............................................................................................. 8 Plano de Gesto de Escopos ......................................................................................................................... 9 Plano de Gesto de Riscos e Oportunidades .............................................................................................. 11 Plano de Gesto da Comunicao .............................................................................................................. 14 Plano de Gesto da Qualidade .................................................................................................................... 15 Plano de Gesto das Aquisies ................................................................................................................. 16 Plano de Gesto dos Recursos Humanos do Projeto .................................................................................. 17 Organograma do Equipe do Projeto Elgin SA....................................................................................... 17 Matriz de Responsabilidades .................................................................................................................. 17 Quadro de Alocao do Pessoal.............................................................................................................. 18 Tomada de Decises ............................................................................................................................... 23 Plano de Gesto de Custos do Projeto........................................................................................................ 24 Plano de Gesto de Tempos do Projeto ..................................................................................................... 26

Sumrio Executivo do Projeto

Justificativa do projeto, antecedentes e contexto O projeto de implementao de um software para concesso de crditos, tem propsito de melhorar as operaes da Elgin SA, visto que esta necessita de melhoras para atender melhor e captar um maior nmero de possveis clientes, garantindo um melhor resultado. A empresa contratada para o desenvolvimento e execuo do projeto ser a Deps Tecnologia LTDA. O projeto consiste na melhoria do processo de anlise e concesso de crdito, buscando a sua automatizao. A concesso de crdito atual no se baseia em uma quantidade de dados suficiente para tornar o processo eficiente o bastante. A automao do processo tem por finalidade a melhora da gerao de receitas da empresa, e consequentemente sua lucratividade, atravs da antecipao das contas a receber e nveis de inadimplncia, por exemplo. Clientes do projeto, Governana e Equipe do Projeto A Elgin SA est inserida em diversos e variados setores, principalmente com equipamentos eletroeletrnicos, atuando em mercados distintos e com pblicos de todos os tipos. Por ter um portflio de produtos to amplo, a empresa deve buscar controlar mais os seus segmentos atuantes e perceber quem so seus reais clientes. Para isso a implementao de um software que analisar melhor sua base de clientes e consolidar melhor tais dados. Assim quando necessria uma gerao de condies especiais de pagamento, efetuao dos prprios pagamentos e a anlise do perfil, como um todo, de seus clientes. Consideramos que o projeto conta com diversos interessados da Elgin SA, entre eles esto: Supervisores (Diretor Comercial - Sponsor e Diretor Financeiro), representados por Jos Lopes Aguiar e Roberto de Almeida Jr, respectivamente; Lder de projeto (Gerente Comercial), representado por Daniel Rabinovitch. A equipe formada tambm por Jlio Sanchez (Gerente comercial), Gabriela Waissman (Gerente Financeiro) e Fernanda Pimentel (Gerente de Marketing). Alm desses contamos com mais trs grupos de duas pessoas que auxiliam seus gestores na produo do projeto e a equipe de Tecnologia da Informao. D empresa contratada, os responsveis pelo desenvolvimento do software, pertencentes a empresa Deps Tecnologia LTDA sero Thiago del Piero e Giovanna dos Santos.
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O lder do projeto (Daniel Rabinovitch) pode adquirir informaes relevantes de vendedores, pedir dados histricos ou previses para equipes que no esto relacionadas diretamente ao projeto etc. Uma equipe pode dar suporte a cada gerente, cabendo a ele definir e identificar suas respectivas equipes (exemplo: subordinados diretos). Abrangncia do Projeto A Elgin SA se localiza na rua Baro de Campinas, 305 Campos Elsios So Paulo (SP) e Deps Tecnologia LTDA se encontra na Rua Coronel Pedro Benedet, 488 4 Andar Centro So Paulo (SP). O projeto ser utilizado para todos os clientes da empresa (Elgin SA), os quais esto localizados apenas no Brasil, porm em todos os seus estados. Prazo final e Datas-marco (Milestones) O incio do projeto foi dado no dia 02/01/2013 e seu prazo mximo para a concluso do trabalho tido como o dia 01/09/2013, totalizando oito meses de trabalho. Assim podero ser marcadas reunies com todos os membros de dez em dez dias para a discusso do que est sendo feito, qual o atual estgio e prximos passos. Cabe a cada um do grupo explicar ao aos outros os seu atual estgio do trabalho e questionar aos outros de forma construtiva. A atual situao de cada parte do projeto deve ser discutida continuamente, assim delegando novas tarefas aos integrantes que busquem cumprir os prazos previamente estabelecidos. Abaixo pode-se ver uma linha do tempo que define as datas-marco do projeto.

Objetivos, Resultados e Benefcios Esperados Os principais objetivos do projeto, alm da concretizao com sucesso do sistema de automao da concesso de crdito, so a maior lucratividade da empresa Elgin SA, com a maior agilidade no processo de concesso de crditos e antecipao das contas a receber da empresa, gerando maior eficincia em todo o processo. Alm disso, a atrao de novos clientes e melhora do relacionamento com os clientes atuais faro com que maiores fontes de receita sejam geradas, criando maior valor para seus acionistas.
Criao de Valor e Potencial Crescimento (maior lucratividade) Melhoria do desempenho e da imagem da empresa

Estreitar a relao com o consumidor e otimizar o tempo dos funcionrios

Eficincia gerada nos processos dirios e melhorar o nvel de inadimplncia

Melhorar o Processo de Concesso de Crdito e anlise psprocesso

Implantao do software de automao da concesso de crdito

Escopo do Projeto e Fatores Crticos de Sucesso Neste ponto foi elaborada uma EAP para o projeto de automao de software para a concesso de crditos. Esta funciona como uma sntese do escopo do projeto, ou uma matriz de responsabilidades.

Os fatores crticos de sucesso so representados pelos riscos que a empresa ter de enfrentar para a concepo do projeto. Esses so representados por erros nas anlises das variveis necessrias para que o modelo seja o mais eficiente. Sendo um modelo, a empresa dever investir em tempo de estudo para entender as variveis mais importantes para a determinao do melhor modelo. A escolha da amostra tambm de suma importncia para o bom andamento do projeto e sua concretizao de forma sustentvel. Ou seja, ela deve representar da melhor forma possvel a populao (clientes), assim fornecendo resultados prximos da realidade para estudos. Alm de outros riscos listados e analisados mais a frente no projeto, o ltimo, e um dos mais importantes riscos do projeto, a implantao que deve ser feita com cautela, bem como experimentada em um projeto piloto para que se tenha certeza dos benefcios trazidos pelo software.

Investimento (Oramento do Projeto) O oramento do projeto deve incluir todos os custos de mo de obra e compra dos servios especficos da empresa contratada, como o prprio software e seu aperfeioamento durante a fase de testes. Este, por sua vez, deve ser levado em considerao antes da assinatura do contrato de consolidao da parceria para o servio, visto que deve-se levar em conta os benefcios que esse trar para a empresa no futuro e os custos dele no presente e no futuro. Caso os benefcios sejam considerados mais relevantes do que os custos do projeto, este deve ser realizado. Para a determinao do custo total do projeto foi realizada uma estimativa por analogia com o software SAP, utilizado por muitas empresas ao redor do mundo. Em uma empresa de cerca de 700 funcionrios, o custo anual do SAP de 1 milho de reais, dessa forma o custo para a Elgin SA (1500 funcionrios seria pelo menos o dobro disso, ou seja, 2 milhes de reais. Alm disso pode ser contabilizado mais um custo de reserva de contingncia de 40% deste valor, totalizando 2,8 milhes de reais. Alm desses custos, temos os custo de contratao de mais 3 grupos no projeto, cada um contendo 3 pessoas, totalizando mais 45 mil reais mensais at o final do projeto.

Descrio do Projeto
O Projeto de Implementao de um software para concesso de crditos busca melhorar e padronizar o critrio de concesso de crdito para clientes dentro da Elgin SA. Para a execuo do projeto e desenvolvimento do software contratou-se a Deps Tecnologia LTDA. Basicamente a empresa ter que elaborar um software para padronizar mtodos de anlise de clientes visando diminuir a inadimplncia. Alm disso, com a automatizao desse processo a Elgin tornar esse analise mais rpida e concisa, pois as mesmas variveis sero utilizadas para todos os clientes sem riscos de vis. Com isso, a Elgin consegue mais clientes de melhor qualidade e diminui os custos referentes a inadimplncia e at mesmo a mo de obra demandada para realizar essa analise, ou seja, ela consegue aumentar a produtividade dos seus funcionrios. Para a realizao do projeto formada uma equipe formada por Supervisores (Diretor Comercial, Sponsor e Diretor Financeiro), Lder de Projeto (Gerente Comercial), Gerente Comercial, Gerente Financeiro e Gerente de Marketing. Alm disso, a equipe tem 3 grupos de auxlio para os gestores e equipe de Tecnologia da Informao. Por fim, a empresa contratada ter 2 representantes responsveis.

Viabilidades Tcnica, Econmica e Estratgica

Para a realizao do projeto de automao da concesso de crditos, a Elgin SA contratou a empresa DEPS Tecnologia LTDA, assim viabilizando tecnicamente o projeto. Esta uma empresa especializada em tecnologia e gesto de crditos, e que j possui um sistema que somente necessita ser customizado para as reais necessidades da Elgin SA para que seja implementado. Economicamente o projeto tambm vivel para a Elgin SA, visto que ele uma empresa grande, presente em diversos setores do mercado, e em todos os estados do Brasil. Assim o custo estimado para o projeto como um todo nfimo perto dos benefcios que este trar para a empresa caso realizado com sucesso. Os custos envolvidos esto relacionados somente as pessoas envolvidas no projeto e o custo do software, ou seja, sem custos adicionais com hardwares e servidores especficos para que esse seja instalado e funcione de forma exemplar. Estrategicamente falando, a automao da concesso de crdito traz muitos benefcios para a empresa, visto que estabelece melhores padres de concesso de crditos para seus clientes e os avalia de forma melhor e mais justa. Isso pode trazer novos potenciais clientes para a Elgin SA, alm de assegurar ainda melhor os atuais clientes da mesma, visto que seu tratamento ser melhor e analisado caso a caso, consequentemente trazendo mais benefcios para todos os envolvidos. A gerao de receitas da empresa tambm ser ampliada com o software, visto que o mesmo tratar de antecipar os pagamentos e contar com melhores anlises de seus consumidores.

Plano de Gesto de Escopos

Como visto anteriormente no Sumrio Executivo do Projeto, a Estrutura Analtica do
Projeto resume de maneira concisa e direta o escopo do projeto:

A seguir temos todas as partes que compe o escopo do projeto, aqui essas esto listadas mais detalhadamente e divididas entre quelas funes que fazem parte do escopo do projeto e aquelas que no fazem parte do escopo do projeto. Em um outro momento do trabalho, sero analisados os responsveis por cada funo, parte do projeto, estragvel etc. No Plano de Gesto de Tempos do Projeto veremos o momento em que cada item abaixo ser realizado, isso , teremos uma programao do trabalho. As etapas pertencentes ao escopo do projeto so: Diagnstico do sistema atual de concesso de crdito; Buscar a origem dos problemas encontrados; Discutir possibilidades tecnolgicas que resolvam problema; Decidir, concretamente, os objetivos a serem alcanados com o novo software; Levante de critrios para a contratao da empresa e compra do software; Contratao de empresa especializada na construo de softwares;
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Juntar e organizar os dados levantados para passa-los para empresa de software; Avaliao do software entregue Teste do software Analise dos resultados obtidos no teste Preparo de manual de utilizao de software; Comunicado de lanamento do novo software para funcionrios; Treinamento para os usurios do software; Treinamento do pessoal de TI para utilizao e manuteno do software; Avaliao do software pelos usurios; Reunio para avaliao do projeto. Relatrios peridicos sobre o desenvolvimento do projeto.

As etapas que no fazem parte do escopo do projeto so: Financiamento do Projeto Programao e Execuo do software Atualizao do software Processo legal de contratao Processo de segurana do software depois da implementao

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Plano de Gesto de Riscos e Oportunidades

A gesto dos riscos do projeto de automao da concesso de crditos da empresa Elgin AS foi estudada a partir de um tor de ideias (Brainstorming), chegando a 32 principais riscos do projeto. Para cada um desses riscos foi atribuda uma probabilidade de ocorrncia e uma nota para o impacto que esse risco teria no projeto caso viesse a acontecer. A partir dessas duas notas foi calculada a severidade de cada um desses riscos, atravs da multiplicao da probabilidade pelo impacto. Para os riscos classificados com uma severidade igual ou inferior a 7 no foram atribudos planos de preveno e planos contingenciais, visto que suas probabilidades e/ou impactos no andamento do projeto no so suficientemente severos para que sejam traados tais planos. J para os outros riscos classificados com 12 pontos de severidade ou mais, foram traados planos preventivos, antes de efetivamente ocorrerem, e contingenciais, caso eles venham a ocorrer e necessitem de uma ao corretiva.

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Os planos, tanto de preveno como contingencial, esto descritos na tabela abaixo.

Em uma prxima etapa do escolha dos principais riscos do projeto, para se ter uma maior ateno, foi elaborada uma tabela auxiliar para a realizao de um grfico e assim excluir aproximadamente 25% dos riscos menos relevantes da lista e trabalhar com os outros 75% deles. Assim destacou-se 17 riscos principais, como pode ser visto na tabela e no grfico, ambos abaixo.

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Plano de Gesto da Comunicao

A tabela a seguir representa como se daro as atividades de comunicao do projeto e do novo software da empresa. Ela mostra o veculo a ser utilizado, as pessoas que a utilizam, a frequncia dessa forma de comunicao, o contedo a ser discutido e os responsveis. Dentre as formas de veiculao das informaes esto a Intranet da empresa, E-mail, CRM, Kick-off do Projeto, reunies e o Manual. Vale destacar que dependendo do contedo a frequncia ser maior, pois demanda maior controle e uniformidade de comunicao entre as partes. Por exemplo, a reunio de reviso do projeto algo que deve estar alinhado entre as partes e demanda maior importncia, dessa forma, a sua frequncia maior. Por outro lado, a informao sobre o andamento da implementao e da disponibilidade de manuais ser de forma mensal, pois demanda menor controle, logo, tem uma frequncia menor.

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Plano de Gesto da Qualidade

Para que se possa quantificar as qualidades percebidas, do projeto e do produto, foi elaborada a tabela a seguir, com os requisitos, indicadores e as mtricas a serem julgadas para estabelecer qual o nvel de qualidade a ser aceito no projeto de automao da concesso de crditos da Elgin SA. Como se pode ver na tabela, algumas mtricas so encontradas em porcentagens e outras em valores absolutos, sendo explicadas segundo seus indicadores.

A partir dessa que o projeto poder ser melhor analisado segundo a sua qualidade e se est de fato atendendo a todos os seus requisitos estabelecidos e com qual grau, ou seja, se est com qualidade superior ou inferior ao planejado em cada um dos indicadores.

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Plano de Gesto das Aquisies

As aquisies da empresa Elgin SA esto mais relacionadas a terceirizao da customizao do software de concesso de crditos. Assim a empresa DEPS Tecnologia LTDA, contratada para tal, ser considerada como um fornecedor da Elgin SA. Para o projeto, no ser necessrio comprar novos hardwares, como servidores, para a instalao do software. O material presente na Elgin SA possui todas as qualificaes necessrias para que o software seja bem aceito e funcione da melhor forma atendendo a todas as necessidades do projeto. No ser necessria a contratao de novos funcionrios alm dos j existentes na empresa. Somente a equipe de TI da DEPS Tecnologia LTDA ser terceirizada para o desenvolvimento do software. Dessa forma, conclui-se que a nica aquisio ser o servio prestado pela DEPS Tecnologia LTDA e o prazo ser somente durante o projeto e nas manutenes necessrias para manter a qualidade do software.

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Plano de Gesto dos Recursos Humanos do Projeto

A equipe do projeto da Elgin SA executada no formato vertical, ou seja, com especializao de funes e hierarquias, bem como com uma dedicao do pessoal envolvido superior a 70% do tempo. Organograma do Equipe do Projeto Elgin SA

Cada um dentro da Equipe do Projeto tem suas respectivas atividades dentro do mesmo. Matriz de Responsabilidades Nesta Matriz sero analisadas as etapas do Cronograma Projeto, bem como essas sero relacionadas com cada parte envolvida no projeto e suas respectivas funes.

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Quadro de Alocao do Pessoal Os responsveis por cada uma das atividades podem ser encontrados nas figuras a seguir, do cronograma do projeto. Roberto de Almeida est presente principalmente no incio do projeto, ou seja, onde ele tem a sua maior carga horria de trabalho. Daniel Rabinovitch, por ser o lder, requisitado em quase todas as partes do projeto, porm mais ainda em decises, diagnsticos e no final do projeto.

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Pelos grficos abaixo tambm pode-se depreender que essas trs pessoas, Daniel Rabinovitch, Jlio Sanchez e Gabriel Waissman foram os mais requisitados no projeto. Eles foram os responsveis pela maior parte das tarefas, totalizando uma carga horria maior do que a de seus companheiros no projeto.

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Tomada de Decises A execuo das tarefas na maior parte das vezes parte das partes de baixo do organograma da equipe do projeto, e tende a ser decidida ou aprovada pelos nveis superiores, Diretor ou lder do projeto. So esses que do a palavra final e que decidem sobre o trabalho dos gerentes, enquanto estes gerenciam o projeto do resto da equipe, seja ela interna ou externa empresa.

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Plano de Gesto de Custos do Projeto

Para determinao do custo do projeto utilizaremos a Estimativa por Analogia, ou seja, comparao global de projetos similares. Ao realizar a pesquisa no mercado foi possvel constatar que o valor do software depender muito de quanto que aquilo representar de ganho para a empresa, tamanho da empresa, quantas pessoas utilizaro, impacto do software na empresa e os servios adicionais prestados pela empresa desenvolvedora de software (suporte contnuo, acesso remoto em qualquer aparelho ou celular, por exemplo). Portanto, iremos analisar o nosso projeto adotando premissas discutidas pelo grupo. Primeiramente, iremos considerar que o software de automao tem grande impacto nas vendas da Elgin S.A., j que uma forma de dar mais valor para clientes em potencial e aumentar a receita. Por ser uma empresa grande (tem trs plantas fabris, 1.500 colaboradores e exporta para Mercosul, Oriente Mdio e frica), o software tem um custo maior, j que utilizado por um grande nmero de pessoas. Para estabelecer uma estimativa por Analogia, utilizaremos o custo do software SAP que muito utilizado por grandes empresas. O Valor negociado de 1 milho de reais por ano para utilizao do software com suporte da equipe (esse valor foi obtido por um membro dentro da empresa em que est trabalhando). No caso da Elgin, o software no exige um suporte da mesma forma que o SAP exige, no entanto, deve existir suporte para atualizaes periodicamente e tem um impacto maior, j que a empresa maior do que a comparada. Para realizarmos a estimativa iremos comparar a Elgin que tem 1.500 funcionrios com a comparativa que tem 700 funcionrios somente. Por ter basicamente 2x mais funcionrios, utilizaremos essa informao como um mtodo de analogia. Dessa forma, estimaremos um custo de 2 x 1 milho de reais para a Elgin, ou seja, 2 milhes de reais pelo software. Por ser um projeto que no exige pagamento anual para utilizao, esse valor no se repete ao longo do tempo. Alm disso, utilizaremos uma margem de impreciso denominada reserva para contingncias no valor de 40% do produto. Dessa forma, totalizaremos um valor de 2,8 milhes de reais para a Elgin.
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Alm disso, temos custos indiretos necessrios para implementao do projeto. Iremos presumir que a Elgin tem computadores o suficiente para rodar o software, portanto, no ser necessrio gastar com hardware. Alm disso, a empresa tem funcionrios o suficiente para formar a equipe do projeto, dessa forma, no necessrio contratar novos funcionrios. A respeito dos ganhos do projeto estimamos um ganho na reduo dos riscos da concesso de crdito, tendo em vista que a automatizao garante que a anlise seja feita 100% utilizando os parmetros da empresa, e diminuio de inadimplncia, j que o crdito dado a clientes que tem menor risco para empresa. De forma monetria, a utilizao do software garante rapidez na anlise e at mesmo economia de mo de obra destinada a anlise. Segundo o SAP, existem clientes que obtiveram 80% de reduo de custos e com aumento de 60% da agilidade. Dessa forma, podemos comparar que o software de automao de crdito tem impacto semelhante. No que tange a utilizao do software para a Elgin, a maior importncia estratgica tendo em vista os tpicos abordados anteriormente (diminuio dos riscos de inadimplncia, padronizao da anlise de concesso de crdito, diminuio do tempo de anlise). Consequentemente, a empresa consegue atender mais clientes e clientes de qualidade com poucos riscos, e isso acaba aumentando a receita da empresa.

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Plano de Gesto de Tempos do Projeto

A seguir pode-se ver detalhadamente as etapas do projeto de automao do software de concesso de crdito da Elgin SA.

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A seguir est representada uma linha do tempo com as datas marco do projeto. Este teve seu incio em uma quarta-feira, dia 02/01/2013 e seu fim tambm em uma quarta-feira, dia 04/09/2013.

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