UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICA Y FINANCIERAS CARRERA: DE CONTADURA PBLICA

TRABAJO DIRIGIDO SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PERMANENTES DE DONACIONES EFECTUADAS A LA GOBERNACIN DE LA PAZ UNIDAD DE SERVICIO DE CAMINOS (SEDCAM) TUTOR: Lic. ARIEL BURGOA POSTULANTES: Arana Callapa Carmen Cintya Callejas khantud Susana Maqueda Mollericona Natali Cecilia Mendoza Silvestre Jos Mujica Pinto Leonela Oruo Quispe Gisela Prez Guzmn Lindsay Quino Patzi Nancy Andrea Soto Huizaga Claudia Gabriela Yujra Huanca Lizeth La paz Bolivia 2013 i

ii

DEDICATORIA Dedicatoria - familia

iii

AGRADECIMIENTOS Y aqu los agradecimientos docentes tutores

iv

Contenido CAPTULO I ......................................................................................................................... 8 1 GENERALIDADES ....................................................................................................... 8 1.1 1.1 INTRODUCCIN .................................................................................................. 8 JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN ...................................................... 9 JUSTIFICACIN TCNICA ......................................................................... 9 JUSTIFICACIN ECONMICA .................................................................. 9 JUSTIFICACIN SOCIAL ............................................................................ 9

1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.3

ANTECEDENTES ............................................................................................... 10 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIN ...................... 14 SITUACIN PROBLEMTICA .................................................................. 14 FORMULACIN DEL PROBLEMA .......................................................... 16 OBJETIVO GENERAL ................................................................................ 16 OBJETIVOS ESPECFICOS ...................................................................... 17

1.3.1 1.3.2 1.4 1.4.1 1.4.2 2

OBJETIVOS ......................................................................................................... 16

CAPTULO II ...................................................................................................................... 18 MARCO TERICO..................................................................................................... 18 2.1 2.2 INTRODUCCIN ................................................................................................ 18 GESTION DE ACTIVOS FIJOS ........................................................................ 18 RECEPCIN DE ACTIVOS FIJOS........................................................... 19 REGISTRO DEL ACTIVO FIJO................................................................. 19 CODIFICACIN DE ACTIVO FIJO........................................................... 19 ASIGNACIN DE ACTIVO FIJO............................................................... 19 REGISTRO DE DERECHO PROPIETARIO ........................................... 20 REVALORIZACIN ..................................................................................... 20 REVALORIZACIN CONTABLE .............................................................. 21 REVALORIZACIN TECNICA .................................................................. 21 SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES ............................................... 23 COMPONENTES DEL COSTO................................................................. 24 EROGACIONES SUBSECUENTES......................................................... 24 v

2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.4 2.4.1 2.4.2

MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS ........................................................ 20

CUANTIFICACIN INICIAL DE LOS ACTIVOS FIJOS ............................... 24

2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6 2.4.7 2.4.8 3 4

CUANTIFICACIN SUBSECUENTE AL RECONOCIMIENTO INICIAL 25 REVALUACIONES ...................................................................................... 26 DEPRECIACIN .......................................................................................... 26 DETERMINACIN DE LA VIDA TIL ...................................................... 27 MEDICIN DE LA DEPRECIACIN ........................................................ 28 METODO DE DEPRECIACIN ................................................................ 28

MATRIZ DE OPERATIVIZACIN ............................................................................ 31 BIBLIOGRAFA ........................................................................................................... 36

vi

No

se

encuentran

elementos

de

tabla

de

ilustraciones.

vii

CAPTULO I

GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCIN

Las organizaciones reconocen que el xito para el cumplimiento de sus metas es la administracin de los recursos, sean estos a la mano de obra y a la materia prima. As tambin la informacin sea colocado en un lugar preferencial y es uno ms de los recursos que acompaan a la organizacin en su labor cotidiana. Con la aparicin de las computadoras y de los sistemas de informacin en la sociedad y en los negocios en particular se mejor la administracin de recursos, control de actividades, procesamiento de datos, etc. Las empresas a travs de la toma de decisiones en el momento oportuno, con ayuda de las aplicaciones un informticas dentro y de por las organizaciones, consiguiente un

pretenden tener crecimiento

desarrollo

significativo

en la participacin en el mercado, es as, que estas herramientas

han llegado a tener un rol fundamental dentro de las mismas. Un sistema de informacin en general es una aplicacin informtica que permite gestionar procesos administrativos, operativos y conforme su complejidad, se le asignan funciones especficas dentro de una institucin en particular. Todos los procesos de negocios dentro de una empresa o institucin en particular tienen su correspondiente grado de importancia, pero ms an lo tiene el rea

financiera puesto que en la misma se van generando e iniciando los procesos administrativos y operativos. Estos procesos pueden describirse del Servicio Departamental de Caminos La Paz SEDCAM la emisin simple de una cotizacin, entrega de factura por una transaccin realizada o simplemente la generacin de reportes de datos estadsticos de los servicios a los cuales se dedica la institucin.

El Servicio Departamental de Caminos La Paz, es una institucin desconcentrada en conformidad a la Ley N 1654 de 28 de julio 1995, D.S. N 24215 de 12 enero de 1996. Su objetivo principal es la vertebracin de carreteras en el Departamento de La Paz, en los municipios comunicando los centros urbanos con las comunidades. Dentro de las principales funciones y responsabilidades que tiene asignada el rea de Activos Fijos, es tener un control de todos los activos que tiene el Servicio Departamental de Caminos La Paz. 1.1 JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

1.1.1 JUSTIFICACIN TCNICA La todas las unidades y direcciones pertenecientes a la Institucin cuentan en su ambiente de trabajo con equipos necesarios para la implementacin del sistema. La responsabilidad de realizar el mantenimiento y mejora de los

equipos sean estos: comunicacin y computacin est en la Unidad de recursos, dicha unidad coadyuvara en el desarrollo del sistema

proporcionando los informes necesarios. 1.1.2 JUSTIFICACIN ECONMICA Toda institucin pblica o privada tiene la necesidad de reducir costos sean estos operativos o administrativos para as poder obtener un mejor rendimiento y maximizar las funciones. Por lo tanto la propuesta planteada contempla el uso de equipos existentes en la unidad encargada de activos. Con la

automatizacin se minimizaran los recursos humanos y materiales reduciendo de esta manera los gastos econmicos. 1.1.3 JUSTIFICACIN SOCIAL En la Institucin, se ha detectado una gran necesidad de tener un sistema de administracin de activos fijos que ayude en el control y seguimiento de los mismos, que proporcione informes del manejo que se realiza en la unidad encargada de activos fijos en dicha institucin. 9

Por lo tanto, el sistema coadyuvar

en el mejoramiento

de los procesos

existentes convirtindose as en una herramienta de trabajo que beneficiara a la unidad encargada de activos y de manera indirecta a las dems direcciones y unidades proporcionndoles informacin oportuna. 1.2 ANTECEDENTES

El SEDCAM es un rgano desconcentrado con competencia en el mbito departamental, e independencia de gestin tcnica. Tiene como misin fundamental aplicar polticas y normas nacionales y departamentales emitidas por los rganos competentes en lo referente al tema vial, de inters comn. OBJETIVOS DE LA INSTITUCIN El Servicio Departamental de Caminos a partir del dictamen de la Ley N 1654 de Descentralizacin Administrativa de 28 de Julio de 1995 y del D.S. Reglamentario N 24215 de 12 de enero de 1996, se constituye como organismo descentralizado dependiente de la Gobernacin del

Departamento con autonoma tcnica y administrativa. Mediante D.S. N 25134 de fecha 21 de agosto de 1998 se crea el Sistema Nacional de Carreteras conformndola de la siguiente manera: RED FUNDAMENTAL Bajo la responsabilidad del S.N.C. - 1,992 Km. REDES DEPARTAMENTALES Bajo la responsabilidad de las Prefecturas, a travs de los Servicios Departamentales de Caminos S.D.C. - 1,951 Km. REDES MUNICIPALES Bajo responsabilidad de los municipios.

(Aprox.Fuente INE-SNC) - 5,153 Km. ATRIBUCIONES DE LA INSTITUCIN Cumplir y hacer cumplir, en el mbito departamental las polticas y normas nacionales y departamentales, establecidas en materia de infraestructura vial.

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Formular y ejecutar programas y proyectos de inversin pblica para la construccin y mantenimiento tanto como rutinario y peridico de la infraestructura vial de la red vial Departamental.

Planificar, ejecutar y coordinar programas viales, en el Departamento de La Paz. Ejecutar, sea en forma directa o a travs de terceros, el mantenimiento y trabajos de emergencia de la red vial Departamental. Coordinar con los gobiernos municipales las tareas relativas a la ejecucin de obras de construccin y mantenimiento de la red Municipal. Fiscalizar o supervisar los estudios y obras viales que se ejecuten en el rea de su competencia y en el marco de la ley General de Concesiones de obras pblicas de transporte, coordinando en su caso con el Servicio Nacional de Caminos.

Actualmente el SEDCAM, en el rea de Activos Fijos utiliza el Sistema Integrado de Administracin de Activos Fijos (SIAF) de pendiente del Gobierno central. Este sistema presenta muy poca funcionalidad y flexibilidad frente a los requerimientos de los funcionarios para el control adecuado de los activos fijos, no se ajusta a las evaluaciones internas y de una de las auditoras realizadas se lleg a concluir que una de sus debilidades es el manejo de los recursos materiales denominados: Activos Fijos o Bienes y la redundancia de informacin que existe en el manejo de los mismos. Estas debilidades afectan a la toma de decisiones en tiempo oportuno debido a la falta de un sistema de administracin de Activos Fijos integrado que llegue a vincular a las distintas direcciones del Gobierno Autnomo Departamental.

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ORGANIGRAMA DEL SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS

DIRECCIN TCNICA SEDCAM

ASISTENCIA JURIDICA

AUDITORIA INTERNA .

ASESOR TECNICO

SISTEMAS

Secretaria Central telefnica

DIRECCION

Chofer

Mensajero

UTOC

UTME

UTEPV

UTFS

UAF

ACTIVOS FIJOS

ALMACENES

SERVICIO GENERALES

ADQUISICIO NES

Fuente: SEDCAM, Diciembre 2010

12

13

Pese a que en la Unidad de Sistemas se cuenta con un importante lote de equipos tecnolgicos basado en computadoras de escritorio, Laptops, una red LAN, Switch, y medios de comunicacin telefnica y acceso a Internet, se hace uso de software aplicativo del tipo de planillas electrnicas para obtener y almacenar informacin de sus respectivas reas. Toda esta informacin est almacenada en los equipos de computacin de los funcionarios, ocupando espacio de disco duro en los mismos por ser documentos con funciones y/o macros

incrustados en los mismos, no pudindose con estos obtener informacin relacionada y consolidada. "Sistema de Informacin para la Administracin de Activos Fijos y Almacenes Aplicando Tecnologas de Informacin y Comunicacin", proyecto desarrollado por Cynthia Rodrguez Caavera para el Servicio Nacional de Administracin de Personal (SNAP). El sistema facilita el manejo de la informacin de los Activos Fijos de la institucin, la unidad de activos Fijos tiene poca tecnologa instalada y con poco uso, segn su descripcin, lo cual genera problemas como mantenimiento de los kardex, elaboracin de informes, balance diario y otros. 1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIN

1.3.1 SITUACIN PROBLEMTICA En la actualidad existen muchas empresas que van arrastrando problemas de tipo tecnolgico y en alguno de ellos la implantacin de la misma o la puesta en marcha de los sistemas de informacin no son bien aprovechados, debido a la poca practica y pre disponibilidad que demuestran los directos

involucrados en la institucin sean estos: de la alta gerencia, personal administrativo as como tambin por el nivel operativo, generndose problemas de comunicacin y coordinacin entre sus distintas reas y niveles

jerrquicos. El SEDCAM creada como entidad reguladora independiente para velar por el mandato pblico, cumpliendo y haciendo cumplir la Ley en un ambiente de confianza busca la constante renovacin e innovacin y dentro de su plan 14

estratgico tiene planteado hacer uso de herramientas efecto, se Direccin ha

tecnolgicas.

Para tal

planteado la implantacin de un sistema de informacin en la Financiera para integrar todos los procesos

Administrativa

administrativos de la institucin y con ello obtener un mejor desempeo en los diferentes procesos administrativos dentro de la institucin. Tras un anlisis preliminar realizado en la institucin se han llegado a identificar los siguientes problemas dentro de la institucin: La Direccin Administrativa Financiera no cuenta con un informacin adecuada sobre la donacin de activos fijos, maquinaria pesada de construccin, vehculos livianos y pesados, disponibilidad de los bienes, actas de entrega de bienes a los funcionarios, de parte las Unidad de Activos Fijos, este hecho dificulta la emisin de Actas y Reportes para las diferentes Direcciones y funcionarios. Se dispone de informacin desactualizada respecto a la ubicacin de la maquinaria pesada y liviana del SEDCAM, lo que dificulta tomar acciones inmediatas como respuesta ante posibles desastres naturales que se puedan presentar en las carreteras del departamento de La Paz. El Sistema de Informacin de Activos Fijos proporcionado por la Contralora General de la Repblica, no se adecua a los requerimientos de la institucin. Se carece de informacin del flujo: administrativo (Nro. de trmite, verificacin de actas de asignacin, proveedores, etc.), operativo devolucin, seguimiento y

(elaboracin de actas de asignacin y verificacin de activos) y

financiero (proceso de actualizacin y

depreciacin de valores de bienes) de los reportes respectivos para el rea de contabilidad. Existe poca coordinacin en la informacin que maneja un rea respecto a las dems reas, tal es el caso de los reportes generados por el rea contable con la de activos fijos y almacenes.

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El seguimiento a las donaciones de activos fijos no est implementado, los reportes que evidencien los procesos a los cuales fue sometido el Bien correspondiente no existe en la SEDCAM debindose implementar el mismo reflejando as transparencia en la utilizacin de los bienes.

En la actualidad el SEDCAM va arrastrando problemas de tipo tecnolgico y en alguno de ellos la implantacin de la misma o la puesta en marcha de los sistemas de informacin no son bien aprovechados, debido a la poca practica y pre disponibilidad que demuestra los directos involucrados en la institucin sean estos: de la alta gerencia, personal administrativo as como tambin por el nivel operativo, generndose problemas de comunicacin y coordinacin entre sus distintas reas y niveles jerrquicos. El SEDCAM creada como entidad reguladora independiente para velar por el mandato pblico, cumpliendo y haciendo cumplir la Ley en un ambiente de confianza busca la constante renovacin e innovacin y dentro de su estratgico tiene planteado hacer uso de herramientas efecto, se Direccin ha tecnolgicas. plan

Para tal

planteado la implantacin de un sistema de informacin en la Financiera para integrar todos los procesos

Administrativa

administrativos de la institucin y con ello obtener un mejor desempeo en los diferentes procesos administrativos dentro de la institucin. 1.3.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA Se pudo observar que en la Unidad de Servicio de Caminos en la Gobernacin de La Paz, no se cuenta con un control que permita tener informacin exacta de las donaciones recibidas durante la gestin, ocasionando desinformacin dentro la unidad. 1.4 OBJETIVOS

1.4.1 OBJETIVO GENERAL Disear un Sistema de control de las Donaciones de Activos Permanentes del SEDCAM, para mejorar el registro de ingreso y salida de activos dentro la unidad, 16

y de esa forma tener un control detallado de todos sus activos permanentes que llegan en calidad de donacin a la Gobernacin de la Paz durante la gestin. 1.4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS Agilizar los procesos de control de los Activos Permanentes del SEDCAM, aplicando las (SABS 2004), D.S.24051, NC 1, LEY 1178, NAG, NC4. Analizar y evaluar el registro de donaciones de activos fijos. Disear un control adecuado del manejo de Activos Permanentes durante la gestin.

17

CAPTULO II

MARCO TERICO 2.1 INTRODUCCIN

En el presente capitulo se describe la teora que fundamenta la realizacin del trabajo dirigido titulado: Sistema de Control de Activos Fijos permanentes de donaciones efectuadas para la gobernacin en la unidad de Servicio de Caminos de la Gobernacin de la Paz. La teora que se describe, trata de dar pautas de las tcnicas, metodologas, herramientas y marco administrativo (leyes, decretos, procedimientos) que sern utilizados y aplicados. 2.2 GESTION DE ACTIVOS FIJOS

La unidad especializada en administracin de activos fijos est basada en las operaciones de distribucin, salvaguarda, mantenimiento y control de bienes. La administracin de activos fijos comprende desde el momento de ingreso de las maquinarias, vehculos pesados y livianos al Servicio Departamental de Caminos, su respectiva codificacin, asignacin y/o salvaguarda, la evaluacin de la situacin actual y su posterior baja. La administracin de activos fijos tiene por objeto optimizar la disponibilidad, el uso y el control de los bienes adems de la minimizacin de los costos de sus operaciones. El control es el proceso que comprende actividades para evaluar el manejo de bienes. Para efectuar dicho control la unidad de activos fijos debe tomar los siguientes puntos: Realizar inventarios y recuentos peridicos. Verificar el estado actual de los Activos Fijos. Verificar la existencia de los activos. Conocer su identificacin y su ubicacin. 18

Verificar que donaciones han llegado en el periodo. Verificar los documentos bienes. de respaldo cuando se asigna uno o ms

2.2.1 RECEPCIN DE ACTIVOS FIJOS La recepcin de estos bienes para su incorporacin al activo fijo de la entidad es realizada por la unidad de activo fijo o el responsable. Cuando se

recepciona un inmueble se debe verificar e inventariar en las instalaciones y ambientes que formen parte del inmueble adems de exigir la documentacin tcnica y legal del mismo [SABS, 2004]. 2.2.2 REGISTRO DEL ACTIVO FIJO La incorporacin de bienes muebles e inmuebles en la entidad consiste en su registro fsico y contable. Se producir despus de haber sido recibido,

creando y actualizando un registro de todos y cada uno de los activos fijos [SABS, 2004]. 2.2.3 CODIFICACIN DE ACTIVO FIJO La codificacin permitir ver e identificar dentro del grupo y subgrupo al cual pertenece respectivamente adems de asignarle un correlativo. Esta

codificacin deber discriminar claramente un bien de otro, simplificando su compatibilizacin con el sistema contable facilitando peridico con celeridad. 2.2.4 ASIGNACIN DE ACTIVO FIJO La asignacin de activos fijos es el acto administrativo mediante el cual se entrega a un servidor pblico un activo o un conjunto de estos, generando lo consiguiente responsabilidad sobre su debido uso, custodia y mantenimiento. La asignacin de instalaciones y ambientes estar en funcin de las demandas caractersticas de la actividad y la disponibilidad de la entidad. La entrega de activos fijos se realizada por la unidad de activos fijos, la misma que procede a la entrega de un documento de entrega. Para ser liberado de la 19 el recuento fsico

responsabilidad el funcionario deber devolver a la unidad, el o los bienes que estaban a su cargo [SABS, 2004]. 2.2.5 REGISTRO DE DERECHO PROPIETARIO Los activos como los vehculos y otros motorizados deben registrar su derecho propietario a nombre de la entidad en las instancias correspondientes. Todos los inmuebles que forman parte del patrimonio de la entidad deben estar registrados a su nombre en Derechos Reales [SABS, 2004]. 2.3 MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS

El mantenimiento es la funcin especializada de conservacin tcnica que se efecta a los activos para que permanezcan en condiciones de uso,

establecindose polticas y procedimientos de mantenimiento para promover el rendimiento efectivo de los bienes en servicio [SABS, 2004]. 2.3.1 REVALORIZACIN Las instituciones pueden ser obligadas a revalorizar sus activos fijos debidos en algunos casos a disposiciones legales y en otros como una necesidad de actualizar sus costos de produccin, por lo tanto, podemos indicar que la revalorizacin de bienes de uso se refiere al aumento de valores motivados por circunstancias especiales [SABS,2004]. A efectos de que exista una correlacin entre el valor contabilizado de los activos fijos y el valor real o de mercado de los bienes, en algunas situaciones la empresa decide someter a sus activos fijos a un avalu, por parte de un profesional independiente experto en el rubro, que le asigna un valor, que tcnicamente considera razonable a los activos fijos. En algunos casos ocurre que existen activos fijos que estn totalmente depreciados, sin embargo todava pueden ser utilizados y se encuentran en buen estado de funcionamiento; los cuales requieren de una revalorizacin.

20

2.3.2 REVALORIZACIN CONTABLE Se realiza como consecuencia de disposiciones legales, el procedimiento consiste en incrementar a los valores histricos incorporados al activo permanente en funcin de la variacin de tipo de cambio de moneda y

consecuentemente incrementar las cuentas complementarias en la misma proporcin, en esta clase de revalorizaciones no incrementa ni disminuye la vida til sino solamente se actualizan sus valores [SABS,2004]. Una revalorizacin es la diferencia positiva entre el valor justo de mercado de un activo y su coste original, menos la depreciacin. 2.3.3 REVALORIZACIN TECNICA La revalorizacin tcnica de activos fijos emplea valores tcnicos a los activos y surge la necesidad de acercar los valores de la informacin contable a los precios de la economa. El incremento o de decremento de los valores se realiza en base a los estudios tcnicos realizados generalmente por una

consultora multidisciplinaria, el informe debe contener nuevo valor y la vida til restante de cada activo, esta revalorizacin puede efectuarse por

disposiciones gubernamentales o en forma optativa como rige actualmente. En esta clase de revalorizaciones puede aumentar o disminuir la vida til restante de acuerdo al estado en que se encuentren los bienes de uso al momento de efectuar la revalorizacin tcnica [SABS, 2004]. La Norma de Contabilidad NC 4 Revalorizacin Tcnica de Activos Fijos emitida por el Consejo Tcnico de Auditoria y Contabilidad CTNAC menciona lo siguiente: La Revalorizacin Tcnica debe ser realizada por un profesional experto en la materia, de acuerdo a la naturaleza de los bienes revalorizados, debidamente matriculado en el organismo profesional correspondiente. Debe ser aprobada por el directorio u rgano ejecutivo responsable del ente econmico. Debe ser aprobada por la junta de accionistas o asamblea de socios. 21

La contabilizacin de la revalorizacin tcnica puede efectuarse una vez que sea aprobada por el directorio. El incremento de valor debe recibir un tratamiento contable de acuerdo al valor que se obtenga. El monto de la cuenta Reserva por Revaluos Tcnicos, podr ser capitalizado o utilizado para absorber prdidas acumuladas. Hasta que eso ocurra se la debe computar a efectos de determinar la situacin del ente.

La responsabilidad por los valores resultantes del avalu tcnico, recae en el profesional especializado y habilitado a tal efecto que hubiera emitido su informe pertinente. Dicho informe tcnico debe contener como mnimo, los siguientes aspectos:

Bases tcnicas utilizadas, Documentacin examinada, Cuadro mostrando los valores anteriores a la revalorizacin, los nuevos valores resultantes y los aos de vida til restante.

En el periodo de vida til restante deber depreciarse el nuevo valor residual revalorizado de los bienes. Como parte del objetivo principal del servicio de revalorizacin tcnica de activos fijos, se encuentran establecer el valor revalorizado, el tiempo de vida til restante de todos los bienes que logren la calificacin para continuar cumpliendo con su funcin de activo fijo especfico y en conjunto de los que tiene la entidad. Por otra parte el servicio permitir, disear e implantar un sistema de administracin y control interno del rea de los Activos Fijos sobre una base de datos para que permita el control sobre: el lugar de la tenencia de los bienes; efectuar altas, bajas y transferencias, responsabilizar a los jefes de unidades de la organizacin a nivel nacional, establecer programas de mantenimiento y obtener el valor de compra para fines de actualizacin al cierre contable de la Entidad y calcular las depreciaciones en funcin del tiempo de vida til restante con la

22

finalidad de constituir el fondo o depreciaciones acumuladas para fines de reposicin como corresponde a una entidad en marcha. 2.3.4 SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Para la Administracin de Activos Fijos Muebles e Inmuebles la entidad cuenta con: la Unidad Administrativa cuyo responsable es el Encargado de Activos Fijos Muebles e Inmuebles, designado mediante memorando por el Secretario Ejecutivo en Secretara Ejecutiva y el Director de las unidades administrativas. Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos son las siguientes: a) Realizar la recepcin de los bienes, su codificacin y registro en el sistema

de activos fijos; b) Atender las solicitudes de bienes, haciendo la entrega fsica y documentada a los funcionarios solicitantes, con la autorizacin del

de los mismos

Responsable Administrativo; e) Mantener actualizados y documentados los registros de recepcin, ingreso, almacenamiento, salida y baja de los bienes; d) Requerir al Responsable Administrativo las medidas de

salvaguarda y mantenimiento de los activos fijos muebles e inmuebles; e) Realizar el seguimiento y control sobre el saneamiento de la

documentacin legal de los activos fijos que correspondan, informando al Responsable Administrativo; f) Realizar el inventario peridico de Activos Fijos Muebles junto al

Responsable Administrativo o un funcionario delegado por ste. g) Realizar inspecciones peridicas sobre el estado y conservacin de

los inmuebles. 23

h)

Aplicar los reglamentos e instructivos

especficos referidos

a la

administracin de los activos fijos muebles. 2.4 CUANTIFICACIN INICIAL DE LOS ACTIVOS FIJOS

Una partida de activos fijos, que califica para reconocimiento como un activo debe ser cuantificada inicialmente a su costo.

2.4.1 COMPONENTES DEL COSTO Costo de una partida de propiedades, planta y equipo comprende su precio de compra, incluyendo derechos de importacin e impuestos no reembolsables sobre la compra y cualquier costo directamente atribuibles para poner el activo en condicin de operar para el uso a que se destina. Existen diferentes maneras de determinar el componente del costo cuando el pago de unas partidas de activo fijos se difiere ms de los trminos normales de crdito, su costo es el precio en efectivo equivalente.

Los costos de administracin y otros costos generales indirectos no son un componente del costo de propiedades, planta y equipo a menos que puedan ser directamente atribuidos a la adquisicin del activo para ponerlos en condicin de operar.

El costo de un activo construido es determinado usando los mismos principios que para un activo adquirido.

2.4.2 EROGACIONES SUBSECUENTES Las erogaciones subsecuentes en los activos fijos son solo reconocidas como un activo, cuando el desembolso mejora la condicin del activo ms all de su estndar de comportamiento originalmente valorado, por ejemplo: 24

a) Modificacin de una partida de activo fijo para alargar su vida til incluyendo un aumento en su capacidad. b) Mejorar las partes de la maquinaria para lograr una mejora substancial en la calidad de los productos. Las erogaciones por reparacin o mantenimiento de los activos fijos se hacen para renovar o mantener los beneficios econmicos futuros de una empresa. Como tal, generalmente es reconocida como un gasto cuando es incurrida. Por ejemplo el costo de mantenimiento o revisin general de un activo fijo es generalmente un gasto, ya que renueva ms bien que aumenta el estndar de funcionamiento valorado originalmente. El tratamiento contable apropiado para erogaciones incurridas subsecuentemente a la adquisicin de un activo fijo depende de las circunstancias que se tomara en cuenta en la cuantificacin y reconocimiento iniciales de la partida. Por ejemplo, cuando el precio de compra de un activo ya refleja la obligacin de la empresa de incurrir en el futuro de un desembolso que es necesario para poner el activo en condiciones de operacin. 2.4.3 CUANTIFICACIN SUBSECUENTE AL RECONOCIMIENTO INICIAL

1. Subsecuentemente al reconocimiento inicial como un activo, una partida de propiedad, planta y equipo debe ser mantenida en libros a su costo menos cualquier depreciacin acumulada.

2. Subsecuentemente al reconocimiento inicial como un activo, una partida de propiedad, planta y equipo puede ser contabilizada a un monto revaluado, siendo este su valor justo a la fecha de reevaluacin menos cualquier depreciaciacin acumulada subsecuente. La reevaluacin deber ser con suficiente regularidad modo que el valor en libros no difiera materialmente del que sera determinado usando el valor justo en la fecha de los estados financieros. 25

2.4.4 REVALUACIONES

El valor justo del terreno y edificios es generalmente su valor del mercado para el uso existente. Este valor es determinado por avalo normalmente llevado a cabo por valuadores profesionales calificados. El valor justo de partidas de planta y equipo es generalmente el valor de mercado determinado por avalo. Cuando no hay evidencia del valor del mercado a causa de la naturaleza especializada de la planta y equipo y porque estas partidas son raramente vendidas. La frecuencia de las reevaluaciones dependen de los movimientos en los valores justos de las partidas de propiedad, planta y equipo que se reevalan. Cuando el valor en libros de un activo es aumentado como resultado de una reevaluacin, el aumento deber ser acreditado directamente a patrimonio bajo el encabezado de supervit por reevaluacin. Un aumento por reevaluacin debe ser reconocido como utilidad del grado en que revierta un decremento por reevaluacin del mismo activo previamente reconocido como un gasto. 2.4.5 DEPRECIACIN

Es el proceso de asignar al gastos el costo de un activo fijo durante el periodo en que se usa el activo. La cantidad depreciable de una partida de propiedad planta y equipo debe ser asignada sobre una base sistemtica sobre su vida til. El mtodo de depreciacin usado debe reflejar el patrn con que los beneficios econmicos del activo son consumidos por la empresa. El cargo por depreciacin para cada periodo debe ser reconocido como un gasto. Los beneficios econmicos incorporados en una partida de propiedad, planta y equipo son consumidos por la empresa principalmente a travs del uso del activo. 26

Sin embargo, otros factores como obsolescencia tcnica y desgaste mientras un activo est ocioso, a menudo dan como resultado la disminucin de los beneficios econmicos que se podran haber esperado. 2.4.6 DETERMINACIN DE LA VIDA TIL

Deben considerarse los siguientes factores para determinar a la vida til de un activo: El uso es valorado por referencia a la capacidad esperada del activo o su produccin fsica. El desgaste fsico esperado Obsolescencia tcnica Lmites legales o similares La vida til de un activo es definida en trminos de servicio esperado del activo. Para la empresa. La vida til de un activo puede ser ms corta que su vida econmica. El terreno y edificios son activados separables y se manejan por separado para fines de contabilizacin, an cuando sean adquiridos juntos. El terreno normalmente tiene una vida ilimitada y por tanto no es depreciado. Los edificios tienen una vida limitada y por tanto son depreciables. El tiempo de vida til y porcentajes de desgastes de depreciaciones nos regimos segn el artculo 22 del Decreto Supremo 24051, para su informacin se presenta algunos de los bienes establecidos en el anexo 22, referentes a depreciaciones de activos fijos.

ACTIVO DEPRESIABLE

VIDA UTIL

PORCENTAJE DE DEPRECIACIN

27

ANUAL Edificios Equipos e Instalaciones Muebles y Enseres Maquinaria en General Vehculos y Automotores 40 aos 8 aos 10 aos 8 aos 5 aos 2.5% 12.5% 10% 12.5% 20%

2.4.7 MEDICIN DE LA DEPRECIACIN

Para calcular la depreciacin de un activo es necesario conocer: su costo, su vida til estimada, su valor residual y su fecha de adquisicin. El costo es el precio de compra del activo, la vida til estimada es la duracin del servicio que la empresa espera recibir del activo, el valor residual estimado es el valor en efectivo estimado del activo al final de su vida til. Un activo es determinado despus de deducir el valor residual del activo. El valor residual de un activo es a menudo insignificante, y por lo tanto es insustancial en el clculo de la cantidad depreciable. 2.4.8 METODO DE DEPRECIACIN

El mtodo de depreciacin adoptado debe aplicarse consistentemente de un perodo al otro, a excepcin de que circunstancias justifiquen un cambio. En el perodo contable en el cual se modifique el mtodo, el efecto del cambio debe cuantificarse y revelarse y las razones para ello deben exponerse. Se estudian diferentes mtodos existentes para calcular el desgaste del activo fijo en una fecha determinada, el mtodo que se utiliza de acuerdo al D.S. 24051 es el de la lnea recta.

28

Mtodo Lineal o de Lnea Recta.- Se basa en la determinacin de cuotas proporcionales iguales, fijas o constantes. La frmula para el clculo de la depreciacin a travs de este mtodo es: ( )

ARTCULO

107.-

(ORGANIZACIN PARA

LA

ADMINISTRACIN DE

ACTIVOS FIJOS MUEBLES). l. Las entidades crearn una unidad especializada en la administracin de activos fijos, si la magnitud de estos lo amerita. En caso de no existir una unidad especializada, se debe asignar la funcin a un servidor pblico determinado. La organizacin de las actividades de activos fijos muebles estar basada en las caractersticas de las operaciones de distribucin, salvaguarda, mantenimiento y control de los bienes de uso. En caso necesario, se utilizarn depsitos y bodegas, bajo responsabilidad de la unidad o el servidor pblico responsable de activos fijos. Las bodegas y depsitos debern tener las condiciones indispensables que faciliten el movimiento de los bienes y garanticen su seguridad. En cada entidad, la Unidad Administrativa desarrollar procedimientos y/o instructivos relativos a la administracin de activos fijos muebles. ARTCULO 108.- (RECEPCIN). l. La recepcin de estos bienes para su incorporacin al activo fijo de la entidad, ser realizada por la unidad o responsable de activos fijos, aplicndose de manera similar las normas sobre recepcin de bienes a almacenes, reguladas en los Artculos 89 y 90 de las presentes Normas Bsicas.

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La recepcin de bienes a cargo de la entidad o bajo su custodia, debe estar respaldada por los documentos de asignacin, prstamo de uso, alquiler o arrendamiento, etc. ARTCULO 109.- (ASIGNACIN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES). l. La asignacin de activos fijos muebles es el acto administrativo mediante el cual se entrega a un servidor pblico un activo o conjunto de estos, generando la consiguiente responsabilidad sobre su debido uso, custodia y mantenimiento. La entrega de activos fijos muebles a los servidores pblicos slo podr ser realizada por la unidad o responsable de activos fijos, la misma que proceder cuando exista orden documentada y autorizada por instancia competente

establecida en el Reglamento Especfico.

ARTCULO 110.- (DOCUMENTO DE ENTREGA). l. La constancia de entrega de un bien se realizar en forma escrita, en la que el servidor pblico receptor exprese su conformidad mediante firma, enmarcados en la 1178.

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MATRIZ DE OPERATIVIZACIN

V1: Sistema de control de Inventarios V2: Activos Fijos (SEDCAM) Gobernacin de La Paz (Vehculos)
VARIABLE V1 CONCEPTO DIMENSIN INDICADOR ACCIN 1. Documentos de origen. 2. Revisar los documentos anexados a los comprobantes Ingreso. 3. Caractersticas del activo, documentacin que respalden los comprobantes de ingreso del bien. 1. El registro de ingreso de activos, fecha de ingreso, caractersticas, costo, naturaleza de la transaccin origen. 2. Realizar el anlisis de codificacin, si corresponden de acuerdo a fechas de ingreso o de incorporacin del activo. 3. Verificar que la codificacin exista. 4. Manual de usuario. 1. Analizar los procedimientos establecidas en la Empresa que permiten el

Es un conjunto de elementos heterogneos relacionados entre s con un objetivo en comn para el registro cronolgico de ingreso de activos fijos Sistema de en la unidad control de de servicio de inventarios caminos de la TCNICA de Activos gobernacin Fijos de La Paz (SEDCAM).

Anlisis registro elementos entrada.

de de de

Anlisis de los elementos de proceso.

Anlisis de los procedimientos internos.

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registro de las transacciones econmico financiera de la empresa.

NORMATIVA

Anlisis de las normas de contabilidad.

1. Normas de contabilidad analizar el sistema contable en el marco de las normas de contabilidad vigentes del pas. 2. Se debe analizar en base a las NAG si las normas son aplicados correctamente. 3. Se debe revisar si se est aplicando de acuerdo a las polticas de la institucin.

Analizar la aplicacin de las normas impositivas LEGISLATIVA legales y jurdicas.

1. Cumplir con CPE. 2. Vincular a las SABS si se adecua en el control que ejercen al incorporar los activos en calidad de donaciones. 3. Ejercer el control en funcin a la ley 1178.

CONTROL

Diagnstico de la aplicacin de instrumentos de control.

1. Analizar descriptivamente los controles

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internos, evaluar como realizan el seguimiento de activos.

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V2: Activos Fijos (SEDCAM) Gobernacin de La Paz (Vehculos)

VARIABLE V2 CONCEPTO DIMENSIN y INDICADOR Periodicidad ACCIN Establecer con qu frecuencia se emite la informacin y si esta es eficiente con la informacin que revela. las y Identificar normas de control contable en el marco de las NAG. y otras disposiciones legales que regulan su elaboracin.

Ingreso de Un activo fijo Carcter activos fijos en es un bien de general calidad de una empresa, normativo. donacin ya sea tangible

o intangible, que no puede convertirse en lquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para el funcionamiento de la empresa y no se destinan a la venta.

Principios Normas.

Identificacin Ingreso de la Describir sus del Ingreso de donacin. caractersticas Activos Fijos. del bien. Describir sus Fecha de caractersticas adquisicin. del bien. Estado activo. del Identificar cuanto tiempo de vida til tiene el bien. Determinar si el ingreso de los activos es de fcil implementacin. Determinar si la informacin es aplicable a los usuarios.

Caractersticas de los Activos Claridad fijos.

Aplicabilidad

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Materialidad.

Examinar las existencias, la estructura y la naturaleza de las operaciones. Examinar si realmente existen los activos, verificar el estado de los mismos segn acta de entrega del activo.

Confiabilidad.

Usuarios de la Uso interno y Determinar a Informacin. uso externo. los usuarios (Personal dependiente de la unidad SEDCAM), niveles jerrquicos, y otro personal autorizado.

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BIBLIOGRAFA

Apuntes de clase gestin 2013 Lic. Ariel Burgoa Salkind, N. J. (1998). Mtodos de investigacin. Pearson Educacin, 1998. [SABS, 2004] artculos, 107,108,109,110. Decreto Supremo 24051 art. 22 del anexo 22 NC 4 Revalorizacin Tcnica de Activos Fijos, emitida por el CTNAC. Ley SAFCO 1178 Art.31 Ley SAFCO 1178 Art. 29 inciso b) Ley SAFCO 1178 Art. 24

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