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FORMAO CONTINUADA

Organizao de Eventos

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Sumrio
APRESENTAO ................................................................................................................... 3 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. DEFININDO EVENTOS .............................................................................................. 4 EVENTOS E SUAS ORIGENS .................................................................................... 6 CLASSIFICAO DOS EVENTOS ........................................................................... 8 EVENTOS QUANTO SUA NATUREZA ............................................................... 8 EVENTOS QUANTO SUA TIPOLOGIA ............................................................ 10 EVENTOS COMERCIAIS......................................................................................... 11 TURISMO DE EVENTOS ......................................................................................... 12 RELAES PBLICAS E ORGANIZAO DE EVENTOS .............................. 14 CERIMONIAL E PROTOCOLO.............................................................................. 15 PLANEJANDO E ORGANIZANDO O EVENTO .................................................. 16 BRIEFING: OBTENDO INFORMAES .............................................................. 17 PROJETO DE EVENTO ............................................................................................ 18 ALGUMAS ASSOCIAES E ORGANIZAES DE EVENTOS E AFINS: ... 20 CHECKLIST GLOBAL ............................................................................................. 21

REFERNCIAS ..................................................................................................................... 25

PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.

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APRESENTAO

A vida humana dependente de uma srie de instrumentos, ferramentas e condies outras que lhe facilite a sobrevivncia e evoluo em suas relaes e inter-relaes, pois o homem um ser social, e como tal, necessita interagir e socializar-se com os seus iguais. Neste sentido, os eventos tm se mostrado imprescindveis vida do ser humano, bem como prpria sobrevivncia das empresas e organizaes, no que tange suas estruturas financeiras. Embora, sua utilizao e realizao tenham comeado de forma tmida e com o objetivo nico, de propiciar uma interao entre os homens e suas comunidades, vm se mostrando cada vez mais necessria s relaes comerciais, o que se deve facilidade com que atinge o pblico alvo, consumidores. Sua evoluo e sofisticao acompanha o ritmo em que vo acontecendo as transformaes no mercado e na forma como este interage com seu pblico/consumidor. Neste sentido, encontramos o Evento como uma ferramenta extremamente poderosa no que tange o processo para se chegar ao consumidor, j que tem competido, e at mesmo, superado as peas publicitrias, tornando-se o prprio carto de visita da organizao, uma vez que em muitos eventos acontecem a realizao de negcios envolvendo os produtos e servios da empresa em questo. Assim, encontramos o Evento como uma importantssima ferramenta para toda e qualquer atividade econmica e tambm social, exigindo que seja tratado de forma profissional, tendo seu processo de concepo, planejamento e implantao (desenvolvimento) feito por um profissional da rea, que possa se dedicar de forma efetiva ao mesmo. O que leva, em alguns casos, necessidade de contratao de empresa especializada na organizao e realizao de eventos. Neste sentido, h ainda a defesa, por alguns estudiosos, de que essa funo deve ser desempenhada por profissionais da rea de Relaes pblicas ou Comunicao social.

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1. DEFININDO EVENTOS

Se buscarmos uma definio clara e objetiva para o termo EVENTO, iremos nos deparar com as definies do dicionrio: - Acontecimento, sucesso; Eventualidade1. Ou ainda, segundo o Aurlio2: - Sucesso: os mais importantes eventos de sua vida. Podemos dizer, ento que, evento tudo o que acontece de forma a destacarse de outros acontecimentos, tendo como cenrio um local conhecido e prprio, sendo planejado com antecedncia e contando com uma estrutura adequada para sua realizao, comportando um determinado numero de pessoas e ainda, fornecendo condies adequadas para sua realizao. sempre um processo profissional, valendo-se de pesquisas e planejamentos, para organizar e coordenar, controlar e implantar um projeto, como objetivo em alcanar seu pblico alvo, bem como obter sucesso na sua realizao, oferecendo exatamente aquilo que o consumidor necessidade e procura. Um Evento tem sempre uma conotao eventual e casual, nunca se estabelecendo uma rotina em seu desenvolvimento, porm, sempre com o cuidado de uma programao cuidadosa e efetiva, reunindo um grupo de indivduos que, por princpio, estejam dotados de um mesmo objetivo. Ento, um Evento nada mais do que, uma ao com o objetivo de divulgar, manter, fortalecer e vender um servio, um produto, uma ideia ou ainda, uma marca. E, embora na maioria das vezes tal ao esteja vinculada apenas e to somente ao retorno financeiro, no se pode esquecer o conceito da empresa no mercado. Uma vez que sua funo principal seja a de influenciar de forma positiva

1 Moderno Dicionrio da Lngua Portuguesa. MICHAELIS. Disponvel em: <http://michaelis.uol.com.br/moderno/portugues/index.php?lingua=portuguesportugues&palavra=evento&CP=72320&typeToSearchRadio=exactly&pagRadio=50>


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Significado obtido junto ao dicionrio on line, disponvel em: <http://www.dicionariodoaurelio.com/> acesso em 10 de Dezembro de 2011. 4 PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.

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na relao empresa/consumidor, sempre buscando suprir as necessidades de ambos. Tambm possvel afirmar que, Evento o investimento feito para manter e/ou melhorar a imagem da empresa no mercado. Levando seu conceito, produtos e servios o mais prximo do consumidor, possvel. E assim, teremos um projeto, devidamente planejado, acontecendo, objetivando a manuteno ou mesmo, a recuperao de uma organizao, bem como de uma marca, servio ou produto, sendo bem conceituada junto ao seu pblico/cliente. No que tange ao Marketing, encontramos o Evento como um instrumento estratgico para comunicao, sendo um fato que acontece com o objetivo de noticiar, comunicar, divulgar, tornando conhecido determinado produto; servio ou conhecimento. importante que cada evento seja tratado como primeiro e nico, lembrando que a cada realizao, um mesmo evento se depara com necessidades especficas de seu pblico, j que este sofre as influncias regionais e locais. E assim, ser executado com xito, alcanando seu objetivo principal, o cliente/consumidor. As influncias mais sentidas no processo de planejamento e desenvolvimento de um evento, transformando-o em algo significativo ou no, so:

Localizao geogrfica: - Pois os costumes e cultura local tm grande influncia na vida das pessoas, bem como em seus hbitos, sejam culturais, sociais ou mesmo pessoais.

Caracterizao da Populao: - Aqui, encontramos a necessidade de ser levado em conta, tanto o nmero de participantes do evento quanto a idade predominante entre eles. Tambm dever ser observado o numero de organizaes voluntrias na comunidade e sua participao na vida desta comunidade, e a prpria participao da comunidade de forma ativa ou no em seu contexto.

Natureza do local: - O tipo de ambiente em que ser realizado o evento. Seu espao, acomodaes, estrutura fsica, equipamentos etc.

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Assim, poder ser vislumbrado, de forma mais efetiva, o sucesso do Evento a ser realizado, seja no tocante ao seu processo em si, quanto no alcance de seus objetivos. A realizao de um Evento pode estar ligada diversas necessidades, fugindo rotina sempre, sendo programado para a reunio de um determinado grupo de pessoas com o mesmo objetivo. Ampliando assim os relacionamentos necessrios convivncia social, seja no trabalho, no ambiente escolar ou mesmo nas atividades de cultura e lazer. Independente de sua amplitude e complexidade, o Evento exige um planejamento cuidadoso, atravs do qual, ser determinada a forma com que ser executada, sua montagem, atuao dos protagonistas (palestrantes, artistas e outros), implantao, divulgao, processo de operao, oramento e finalizao.

2. EVENTOS E SUAS ORIGENS

O Evento, assim como vrios outros mecanismos de socializao entre os homens, surge da necessidade e capacidade que o homem tem e desenvolve no que tange sua participao na transformao do contexto em que vive, bem como da necessidade de interaes sociais, tornando-se um ser socivel. possvel essa constatao atravs de anlises em gravuras deixadas em cavernas, nas quais encontramos retratadas as celebraes em decorrncia de fartura de caa, o que feito em torno da fogueira. Assim, encontramos o Evento, enquanto acontecimento seja de que natureza for, j nos primeiros grupos sociais, os quais realizavam reunies para comemorarem a fartura da agricultura e da caa, dos quais obtinham os alimentos necessrios para a prpria sobrevivncia. Havia ainda, nas civilizaes mais antigas, a prtica de vrios eventos que permitiam a troca de bens e favores, bem como a comemorao de nascimentos, batizados, cerimnias matrimoniais e oferendas, sendo conhecidos e caracterizados de acordo com os grupos especficos em que se faziam acontecer.
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possvel afirmarmos que, entre os vrios instrumentos utilizados pelo homem para alcanar uma sociabilidade significativa, na sociedade da qual faz parte, o Evento um dos mais eficazes, o que se deve sua forma de a o diferenciada, adaptvel, itinerante, relativamente econmica e impactante. Assim, medida que as comunidades aumentavam, e as cidades surgiram, os eventos aconteciam nos mais diferentes lugares, e com os mais diversos objetivos. Ento, acabamos por nos deparar com a necessidade de espaos especficos, bem como de estruturas mais apropriadas aos eventos em questo. Ento, valendo-se de tais estruturas, tanto no que tange o espao quanto a organizao, temos os Jogos Olmpicos. Realizados na Grcia antiga, constituda por vrias cidades independentes, sem conotao de pas, o que acabava por dar vazo a um constante cenrio de guerras e lutas, os quais cessavam durante os jogos, os quais eram tidos como sagrados, mesmo sendo de origem pag, ou seja, eram dedicados aos deuses gregos. Durante estes jogos, realizavam-se diversas atividades de cunho religioso e tambm cultural, contudo de natureza pag, j que eram voltados, num primeiro momento a homenagens aos deuses gregos. Os primeiros Jogos Olmpicos, s continham os gregos como participantes, sendo proibida a participao de estrangeiros, mulheres e escravos. E em 390 d.C., aps se converter ao Cristianismo, o Imperador Teodsio extinguiu os Jogos Olmpicos. E estes, somente so retomados no ano de 1896, aps trabalho persistente do Baro de Coubertin (Pierre de Fredi) que, tomando conhecimento de um sistema educativo que aliava atividades fsicas s atividades intelectuais, tem a ideia de estabelecer uma parceria entre as diversas agremiaes esportivas, para que houvesse uma troca de conhecimento, e assim, renascem os Jogos Olmpicos, que agora realizam-se em mbito internacional. Oficialmente, o primeiro Congresso de que se tem registro o do "Conclio de Nicea", datado de 325 d.C., seguido pelo "Conclio de Constantinopla", que data de 381 d.C., e ainda o primeiro "Congresso de Medicina Geral, datado em 1681, em Roma, iniciando a ocorrncia de eventos sem cunho religioso ou econmico.

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3. CLASSIFICAO DOS EVENTOS

Um evento pode ser classificado de acordo com seu porte, periodicidade, natureza, perfil do pblico alvo e tipologia. O que vai definir cada evento seu contedo e objetivo. Isso se deve ao fato de que para cada evento, so necessrias estratgias diferenciadas de comunicao e divulgao, bem como de planejamento e execuo. No que se refere s caractersticas dos eventos e suas classificao, apresenta-se os seguintes fatores: Porte de um evento: - pode ser pequeno (at 150 participantes), mdio (de 151 at 500 participantes), grande (de 501 at 5.000 participantes) e Megaevento (acima de 5.000 participantes); Periodicidade: - Determinada, varivel e indeterminada; Perfil do Pblico alvo: - Dirigido, especializado e variado; Natureza do Evento: - Sociais; Profissionais; Tcnico-cientficos; Artsticos; Culturais; Religiosos; Recepes oficiais; Desportivo; Turstico. Tipologia: - Congresso; Conveno; Seminrio; Mesa-redonda; Simpsio; Painel; Frum; Conferncia; Workshop; Conclave;

4. EVENTOS QUANTO SUA NATUREZA

Eventos SOCIAIS caracterizam-se pela ao de confraternizao, no havendo objetivo comercial. Sua realizao pode estar a cargo de pessoas fsicas, jurdicas, pblicas ou privada. representado pelos mais diversos tipos de eventos (almoo, caf da manh, chs, coquetis, festas aniversrio beneficentes noivados casamentos etc). Eventos PROFISSIONAIS caracterizam-se pela objetividade comercial, realizam-se, na maioria das vezes por organizaes (pblicas ou privadas), sua
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principal funo a promoo, direta ou indireta da marca ou produto (coffee-break, colquio, cursos, desfiles, leiles, visitas institucionais). Eventos TCNICO-CIENTFICOS caracterizam-se pela troca de informaes tcnica-cientficas sobre alguma rea do conhecimento (palestras, conferncias, congressos, fruns, mesa-redonda, painel, reunio, semana, seminrio, simpsio, workshop). Eventos ARTSTICOS e CULTURAIS caracterizam-se por aes de lazer e cultura ligadas s artes, de cunho informativo, sendo tambm atribuda aos costumes de um povo, apresentando-se de diversas formas de celebrao, exibio e expresso cultural (peas teatrais, atividades performticas, shows, exposio, mostra, vernissages). Eventos RELIGIOSOS caracterizam-se por motivos ligados F ou crena de um grupo, podendo ainda, objetivar uma realizao social ou mesmo cultural, mas mantendo sempre a caracterstica religiosa como motivao maior (batizados, casamentos, conclave, primeira eucaristia, etc). Eventos OFICIAIS caracterizam-se por recepes diplomticas seguindo normas cerimoniais e protocolares oficiais (Visita Presidencial de um pas para outro, Diplomatas ou outros chefes Maiores). Eventos DESPORTIVOS caracterizam-se por atividades esportivas ligadas ao esporte em geral (Futebol, Natao, Atletismo, Artes Marciais, etc.). Eventos TURSTICOS caracterizam-se atividades relacionadas explorao/visitao turstica de uma determinada regio (Cruzeiros, excurses, passeios em geral). Quanto ao acesso, encontramos os Eventos Abertos a qualquer pblico , sendo por aberto por adeso ou geral, por adeso quando se d atravs e inscrio gratuita ou paga, enquanto que o geral visa atingir o mais variado pblico possvel. E ainda, os Eventos Fechados que se faz em situaes bem especficas, quando h um pblico alvo convocado ou convidado a participar do evento.

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5. EVENTOS QUANTO SUA TIPOLOGIA

CONGRESSO: - Reunies promovidas por determinadas entidades, cujo objetivo debater um assunto de determinado segmento. Podendo ser composto por atividades diferenciadas como, por exemplo, mesa-redonda; conferncias, simpsios, palestras, comisses, painis, entre outras. Podendo ser regionais, nacionais e internacionais. CONVENO: - Promovida por entidades organizacionais ou polticas, buscando a integrao das pessoas pertencentes determinada organizao, objetivando a motivao para que haja uma defesa dos interesses da instituio promotora. H uma explanao maior de um mesmo assunto por vrias pessoas, com a presena de um coordenador/dirigente. de carter fechado com informaes muito especficas direcionadas ao grupo participante. SEMINRIO: - Realiza-se por meio de exposio oral para participantes com algum conhecimento do assunto. feito em trs momentos; Exposio do assunto, discusso e concluso do mesmo. de cunho informativo, mas parcial, partindo de uma nica fonte, o orador ou palestrante que normalmente um expert no assunto. MESA-REDONDA: Reunio preparada e conduzida por um

coordenador/moderador, o qual orienta a discusso, afim de que no se saia do tema principal. A exposio de cada participante da mesa feita com um tempo limitado, devendo colocar suas ideias para o debate. Sua utilidade se d em relao a assuntos ainda em estudo ou pesquisa. SIMPSIO: - Deriva-se da mesa-redonda, porm com vrios palestrantes que apresentam temas cientficos, contudo objetiva-se o intercmbio e no o debate das informaes. PAINEL: - um debate entre os expositores, sem que haja a participao da plateia com formulao de perguntas. Lembrando que no caso da mesa-redonda e
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do simpsio os debatedores nem sempre so pessoas renomadas no assunto, podem ser apenas estudantes ou pesquisadores. FRUM: - Realizado em um ou mais dias, realiza-se uma exposio com a presena de um coordenador, com objetivo de debater e discutir determinado assunto, podendo haver a participao da plateia com questionamentos, no final, o coordenador recolhe as opinies e faz uma concluso com a opinio da maioria. CONFERNCIA: - Apresenta-se um assunto amplamente conhecido pelo conferencista, o qual deve ser reconhecidamente competente. Aps a explanao aberta a participao da plateia para questionamentos, mas se for uma conferncia que integre a abertura de outro evento, mais amplo, sugere-se no abrir participao da plateia. Este tipo de evento oferece o conhecimento do assunto em questo e tambm permite a realizao de contatos e negcios, j que o pblico tem bastante familiaridade com o tema. WORKSHOP: - Evento de exposio e demonstrao de um determinado objeto, o qual gerou o evento, pode ainda estar atrelado a um evento maior. Geralmente realizado para apresentao de pesquisas finalizadas ou ainda em andamento. CONCLAVE: - Evento de cunho religioso, no qual so discutidos temas de ordem tica e moral. Os expositores so sempre religiosos, e sua organizao se d de forma igual dos Congressos.

6. EVENTOS COMERCIAIS

As feiras comerciais foram, na idade mdia, uma forma de comrcio das mais importantes. Durante as feiras havia um encontro de comerciantes dos mais diferenciados lugares, e assim, a troca de mercadorias acaba por promover a

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preocupao com a construo e disponibilidade de espaos direcionados para essas feiras. Contudo, com a Revoluo Industrial, aconteceram grandes transformaes, mudanas e inovaes. Pois a economia passa de manual mecanizada. Essas mudanas refletem tambm nos tipos de Eventos, surgindo ento, os eventos tcnicos e cientficos. Com os Eventos tcnicos e cientficos, encontramos a possibilidade, entre outros, de uma atualizao do conhecimento pela sociedade, direta ou indiretamente influenciada pelos mesmos. Os eventos tcnicos esto ligados, tanto s Cincias exatas quanto s Sociais. Enquanto que os Eventos Cientficos esto ligados s Cincias Naturais e Biolgicas. O primeiro Evento Cientfico foi o Congresso Cientfico , ocorrido no ano de 1681, em Roma. Seu foco foi a Medicina Geral, e deu inicio aos Eventos sem cunhos Religiosos. Diante deste contexto, surge algo que vai revolucionar o mundo do turismo e dos eventos, e ento, temos o Turismo de Eventos.

7. TURISMO DE EVENTOS

O "Turismo de Eventos" surge como um termo utilizado para denominar uma nova forma de eventos com base nas atividades econmicas, os quais se do na rea econmica. E assim, acabamos por ter um cenrio muito mais propcio ao desenvolvimento dos mais variados tipos de eventos. Desta forma, encontramos no Turismo de eventos, um grande aliado s formas de divulgao dos mais variados produtos, com objetivos culturais e profissionais. E, estes se fazem realizar atravs dos mais diferentes tipos de eventos e possveis, estando diretamente relacionados com a finalidade e o propsito do evento em questo. Dentre os eventos conhecidos, os mais comuns so: -

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Congressos; Convenes; Simpsios; Feiras; Encontros Culturais; Conferncias; Fruns; Palestras; Festivais; etc. A vantagem do Turismo de Eventos est diretamente ligada natureza de seus usurios, uma vez que, em se tratando de turismo em si, normalmente o que se tem um grupo reduzido de pessoas, quando no, apenas um cliente ou casal. Neste caso o Turismo de Eventos se most ra muito mais vantajoso, e consequentemente, a gerao de mais empregos, tanto diretos quanto indiretos e terceirizados. Um Fato muito importante que acompanha o desenvolvimento do Turismo de Eventos foi a necessidade do ramo hoteleiro se adequar para su prir as necessidades advindas do crescimento do Turismo de Evento, havendo uma modernizao na estrutura fsica dos hotis, estas, compostas por salas de reunies; auditrios; sales de jogos; salas com sistemas de vdeo conferncias; sistema de Wireless. O Brasil tem se mostrado lder no que tange o Turismo de Eventos e feiras Internacionais, evoluindo-se cada vez mais enquanto potencial receptor dos mais diversos tipos de convenes, congressos, feiras e exposies, dos mais variados tipos de eventos possveis. E, na sia Menor, no reinado de Alexandre o Grande, que vamos encontrar os primeiros registros do "Turismo de Eventos", pois eram realizados grandes eventos contendo: apresentao de mgicos; animais amestrados e vrios outros artistas, que atraam um grande numero de visitantes. Bom, saber o que um Evento, conhecer sua estrutura, funcionalidade e utilidade, no faz de ningum um profissional da Organizao de Eventos, necessrio que se tenha algumas habilidades especficas. Ento, quem deve atuar como "Organizador de Eventos? Para atuar como Organizador de Eventos necessrio que o profissional tenha habilidades de comunicao, organizao, administrao, criatividade, liderana, improvisao, etc. Desta forma, podemos dizer que, para atuar como Organizador e Eventos, o profissional pode ser de inmeras reas de formao, mas uma delas sempre esteve ligada a esta profisso, o profissional de Relaes Pblicas.
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8. RELAES PBLICAS E ORGANIZAO DE EVENTOS

Para a CONFIARP (Confederao Interamericana de Relaes Pblicas), caracteriza-se como Relaes Pblicas, a atividade que pesquisa e apresenta a postura do pblico em relao a determinada rea, permitindo um plano de ao efetiva, aproximando assim, pblico e organizao, atravs de interesses comuns. No que tange a IPRA (Internacional Public Relations), uma atividade que permite organizao direcionar seus produtos e/ou servios para o atendimento s necessidades de todos aqueles a quem vislumbra enquanto cliente, o que se d atravs de pesquisas que lhes fornecem informaes para possveis adaptaes aos seus clientes/pblico. Quanto lei n 05.377, de 11 de dezembro de 1967, encontramos no artigo 1 que: atividade que permite uma ao que possibilita estabelecer uma relao de cumplicidade entre instituies pblicas e privadas e o pblico atendido pelas mesmas, bem como manter tal relao, seja com pessoal direta ou indiretamente ligado s instituies, sendo objeto principal do profissional de Relaes Pblicas. Enquanto definio objetiva para leigos, encontramos o profissional de Relaes Pblicas como algum que, atravs da comunicao, utiliza-se de todos os instrumentos possveis para gerir a relao entre instituio/organizao e pblicos/clientes, mantendo um bom relacionamento entre ambos. Assim, ao profissional de Relaes Pblicas determinado: - organizar e dirigir visitas, exposies e mostras que seja m do interesse da organizao e ainda, conceber, criar, planejar, implantar e avaliar eventos e encontros institucionais que tenham carter informativo para contribuir e manter imagem3. O cenrio atual, em que vivemos, composto pela sociedade do conhecimento e da informao, facilita-nos um constante desenvolvimento da humanidade, contudo apresenta uma srie de questes a serem solucionadas para o bem viver do homem, exigindo cada vez mais das organizaes, e nesse sentido que se faz importante o profissional de Relaes Pblicas.
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Resoluo Normativa n 43, de agosto de 2002, Art. 3, Cap. I, item 6, e Cap. IV, item 9. Disponvel em:< http://www.conferp.org.br/?p=407> acesso em 20 de dezembro de 2011. 14 PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.

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9. CERIMONIAL E PROTOCOLO

A utilizao do Cerimonial e do Protocolo, antes, exclusividade dos eventos oficiais de chefes de Estados e outras Autoridades, torna a realizao de um evento muito mais organizada e funcional. uma ferramenta importantssima para os profissionais que lidam diretamente com o pblico em geral. O CERIMONIAL o programa organizado de todos os procedimentos/aes pertencentes realizao de determinado evento ou ato solene, ou seja, so as orientaes para a realizao efetiva de um evento. O PROTOCOLO nada mais do que uma codificao de regras e orientaes diplomticas e legais, que regimentam um cerimonial. Sua principal funo a de ordenar as participaes de cada indivduo ilustre num evento. Assim, h uma normatizao para o tratamento e o pronunciamento de cada participante num evento, ou seja, a precedncia hierrquica das autoridades. A PRECEDNCIA est ligada, diretamente, ao nvel hierrquico que cada indivduo ocupa na sociedade da qual faz parte, e assim, tem essa forma de tratamento diferenciado em um evento (Regulamentada pelo Decreto n. 70.274, de 9 de maro de 1972). O CERIMONIARISTA o responsvel por fazer cumprir o plano de realizao do evento, devendo orientar a todos os participantes do evento, de modo a cumprir o protocolo de forma irrevogvel. O MESTRE DE CERIMNIA o profissional responsvel por conduzir todo o evento, fazendo a locuo da solenidade. Deve estar bem apresentvel, ter boa impostao da voz, excelente dico, postura correta, trajar vestimentas de acordo com a ocasio. Sua posio ser na tribuna, de onde far a leitura do roteiro da solenidade, devendo ter total conhecimento prvio do roteiro, uma vez que o mediador de todo o evento. A COMPOSIO DA MESA uma questo muito delicada em um evento que a exija, pois a PRECEDNCIA dever ser minuciosamente observada, para que no haja nenhum tipo de constrangimento por parte de autoridades presentes. A principal orientao que se faz quanto ao numero de componentes da mesa,
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sugere-se, por mera questo de prudncia e esttica, que nunca ultrapasse a quantidade de nove componentes, seguindo sempre a ordem hierrquica, e caso seja composta por um numero menor, aconselha-se uma composio opor numero impar para facilitar a sua composio. Na composio de uma mesa com nmero impar a precedncia ser realizada a partir da direita da autoridade que preside a mesa. Assim, teremos direita do presidente da mesa o segundo na hierarquia, seguindo ento a composio a partir da presidncia da mesa, direita, esquerda, direita, esquerda at o ltimo componente. Para mesa mpar, a ordem de precedncia ser feita sempre a partir da direita da autoridade que preside a mesa. A autoridade em segundo grau de importncia ficar posicionada direita do presidente da mesa. Ento, a ordem segue, tendo como ponto de referncia a pessoa que preside a solenidade: direita, esquerda, direita, esquerda, at o ltimo componente. Para mesa par, a ordem de precedncia a mesma, porm, a autoridade em segundo grau de importncia ficar posicionada esquerda do anfitrio. Ento, a ordem segue: esquerda, direita, esquerda, direita, at o ltimo componente. Uma senhora no pode ficar na ponta da mesa, mesmo que para isso seu lugar quebre a hierarquia do cavalheiro que ocuparia aquele assento.

10.

PLANEJANDO E ORGANIZANDO O EVENTO

A realizao de um evento est dividida em trs fazes: Pr-evento: - Aqui acontece o planejamento do Evento, sua organizao, definio dos objetivos, tipo de evento, estrutura fsica e pessoal. Nesta fase o organizador devera ser muito cauteloso e cuidados, pois todo o restante do evento depender de um bom e efetivo planejamento. Aps uma anlise criteriosa e definio de todos estes pontos, determine a data e o local, faa os oramentos, finalize o projeto e apresente-o ao cliente.
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Transevento: - a realizao prtica da organizao do evento. Para que tudo saia como planejado, faz-se necessria a criao de um cronograma, no qual devem constar todas as atividades a serem realizadas e o prazo para as mesmas, e isso dar uma noo exata do tempo necessrio para a organizao de todo o evento, bem como sua realizao. Nesta etapa imprescindvel a utilizao de um instrumento importantssimo, o Checklist, que ser um aliado para o Organizador de Eventos, neste constar tudo o que est envolvido na realizao do evento. Dever constar tambm, os responsveis por cada item, suas funes e prazos. Ps-eventos: - Aqui realizada uma avaliao do evento, discute-se todas as etapas, se o objetivo foi alcanado, quais as falhas, os conflitos o que fazer para san-los. Para obter sucesso em um evento necessrio que se tenha a preocupao de uma antecedncia boa em relao ao seu planejamento, pois assim no ser possvel o surgimento de empecilhos inesperados. Sinnimo de evento de sucesso : - conceituao, planejamento, organizao, coordenao, implantao e avaliao. Tambm indispensvel uma importante ferramenta para auxiliar no planejamento de um Evento, ferramenta esta tambm muito utilizada nas rea de Marketing e Publicidade, denominada de Briefing, atravs dela podemos obter muito mais informaes indispensveis para o planejamento, organizao e realizao de um Evento.

11. BRIEFING: OBTENDO INFORMAES

As instituies vislumbram, cada vez mais, atingir determinadas fatias do mercado, apresentando seu produto, conquistando novos clientes e mantendo os j conquistados. E nesse processo deparamo-nos com o profissional de Marketing, responsvel pelas inovaes na forma em que as organizaes se colocam no mercado, j que estes so responsveis pela pesquisa de mercado, vasculhando as

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tendncias de mercado, concebendo novos produtos e planejando suas vendas. Assim, entra em cena uma importantssima ferramenta, ou seja, o Briefing. O Briefing uma ferramenta muito utilizada na rea de publicidade e Marketing. Trata-se de um questionrio aplicado junto ao pblico desejado, afim de conseguir informaes necessrias para direcionar um trabalho, propiciando uma ao muito mais assertiva do processo, oferecendo uma possibilidade muito maior de xito em uma determinada execuo profissional. O Termo em Ingls significa Resumo, ento podemos dizer sem nenhum problema que, o Briefing nada mais do que uma forma de apresentar uma sntese de informaes a respeito de determinado contexto ou grupo, no nosso caso, essa ferramenta ir nos proporcionar um conhecimento da real situao da organizao ou da marca em questo. Estaremos conhecendo os problemas, as oportunidades, os objetivos e os recursos para alcan-los. No Brasil o termo foi aportuguesa e passou a ser conhecido como Brifar, ou seja, conhecer, obter informaes a respeito de determinada empresa e sua situao no mercado, para que seja possvel uma interveno. Vale lembrar que o Briefing no um modelo engessado de questionrio, devendo ser desenvolvido e aplicado de acordo com cada produto/trabalho. Deve ser um documento que apresente a descrio de determinada situao de uma marca ou empresa, para que se possa realizar as intervenes necessrias.

12. PROJETO DE EVENTO

O planejamento de um evento requer muita dedicao e ateno. Surgem conflitos, obstculos a transpor, todo o tempo. A nica forma de se evitar um desgaste maior do que o que j comum ao processo, realiz-lo levando em conta os trs tipos de planejamento: Estratgico (O publico objetivado, o foco, a justificativa e os objetivos); Ttico (Tempo de desenvolvimento, divulgao, relatrios e oramento);

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Operacional (local; decorao do ambiente; tipo de alimentao, segurana; entretenimento; comodidade no ambiente; formas de registros; execuo). importante que tudo seja registrado, para que futuramente seja possvel uma adaptao no evento em questo. Planejamento realizado hora de produzir o projeto do mesmo, para que seja

apresentado ao cliente ou organizao em que se atua. Segue um roteiro para a preparao odo projeto a ser apresentado. Ttulo: - Identificao do evento, por exemplo I Seminrio de Odontologia da Faculdade X; Memorial: - apresentao de uma sntese de todas as atividades que faro parte do evento; Objetivos gerais: - O que se deseja de forma ampla com o evento, exemplo, Apresentar os trabalhos de pesquisa cientfica na rea de Implante Dentrio; Objetivos Especficos: - O que se deseja alcanar de forma mais exclusiva e especfica, por exemplo, Permitir aos Alunos da Instituio, apresentar seus trabalhos de pesquisa; - Oferecer oportunidade comunidade para conhecer o mundo acadmico; Identificao: - Nome de quem promove e organiza o evento; o local e a data da realizao do evento; Justificativa: - Descrever aqui os motivos que demonstram a importncia do evento (cientficos, econmicos, polticos, sociais, culturais etc); Pblico-alvo: - Perfil e numero de participantes potenciais. Contedo do Evento: - Indicar aqui os assuntos-chaves, a programao preliminar do evento, e todas as outras atividades que faro parte do evento. Participaes provveis: - Indicar aqui os interessados no evento, tais como: patrocinadores e outros envolvidos no apoio (empresas de turismo, transportes, etc); Recursos necessrios: - Descrever aqui os recursos humanos e materiais, informando quantidade e qualidade dos mesmos;

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Divulgao: - Os meios que sero utilizados para divulgar o evento (circulares, fichas de inscrio, material grfico, rdio, tv e revistas especializadas)

Oramento previsto: - apresentar todos os clculos dos gastos para a realizao do evento, incluir aqui as receitas e despesas. Para evitar problemas com essa parte dos gastos, levar em conta sempre os valores maiores quando do levantamento oramentrio.

Cronograma financeiro bsico: - Previso das entradas de recursos financeiros e dos desembolsos, levando em conta desde o incio at o fim do evento. Cuidado com os prazos para que sejam compatveis.

13. ALGUMAS ASSOCIAES E ORGANIZAES DE EVENTOS E AFINS:

ABAV - Associao Brasileira de Agncias de Viagens ABBTUR - Associao Brasileira de Bacharis em Turismo ABEOC Associao Brasileira das Empresas de Eventos ABRACEFF - Associao Brasileira de centros de Convenes, Exposies e Feiras UBRAFE Unio Brasileira dos Promotores de Feiras UFI Unio de Feiras Internacionais ICCA Internacional Congress and Convetion Association COCAL (Confederao das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da Amrica Latina);

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14. CHECKLIST GLOBAL4

PR-EVENTO REGIO DO EVENTO Nvel de interesse tcnico, cientfico, poltico e social da regio Potencial da regio para o sucesso do evento Reputao da regio Apoio de autoridades Preo relativo (comparado s outras regies candidatas) Infra-estrutura local Capacidade hoteleira Meios de transporte Restaurantes Comunicaes Segurana Atraes tursticas LISTAGEM DOS PARTICIPANTES: Convites impressos Nmero de acompanhantes por convidado Questionrio de participao Telemarketing de confirmao Convite a diretores e chefes Ofcios e circulares Programao do evento Confirmao de conferencistas Definio de equipamentos necessrios TRAJE Definio do traje para o evento CONVIDADOS E ACOMPANHANTES Aviso sobre horrios e locais Envio de programao CONTRATO COM FORNECEDORES Existncia de um contrato-padro da empresa
4

Modelo obtido no site: <http://www.casadoseventos.com.br> 21 PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.

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DO TRANSPORTE Definio do meio de transporte, de acordo com o nmero de participantes.

DOS EQUIPAMENTOS Contratao de equipamentos, como som, retroprojetor, tela, microfone, filmes, telo, gravadores, plpito, bandeiras, computadores entre outros, de acordo com a necessidade do evento MATERIAL AOS PARTICIPANTES crachs de identificao, diplomas, mapas, pastas, brindes, etc. COORDENADORES DA EMPRESA Preparao e orientao para receber os convidados e os acompanhantes PROGRAMAO VISUAL Preparao de mensagem de boas-vindas, filmes, vdeos, faixas, banners, programa, etc. DIVULGAO Maneira como ser feita a divulgao do evento (tipos de md ia, freqncia, etc.) Peas publicitrias especficas IMPRENSA Distribuio e disponibilizao de material de assessoria de imprensa (press releases, fotos e folhetos) Convite a jornalistas, especialistas, celebridades, etc. RECURSOS HUMANOS Cerimnia inicial Coquetel de boas-vindas MESTRE DE CERIMNIA Mestre de cerimnia Definio de programao e sistema de integrao dos convidados TRADUO SIMULTNEA Contratao de tradutores RECEPCIONISTAS Contratao de pessoal uniformizado com as cores da empresa para informar,
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conduzir, secretariar, anotar presena, colocar crachs, etc. OPERADORES Contratao de servios de: Vdeo, som, luz Fotografia Segurana Digitao LOCAL DO EVENTO Reserva Vistoria Carto de boas-vindas e de citao Servio de informaes Meios de comunicao Entrega de credenciais Comit de recepo Ensaio Exposio paralela Seguro Assistncia mdica Estacionamento com manobrista

EVENTO CAF DA MANH / ALMOO / COQUETEL / JANTAR Dimensionamento de espao e alimentao Definio e quantificao de bebidas Incluso ou no de bebidas alcolicas Telefone Plpito Microfone Decorao adequada Iluminao Ar-condicionado Definio da msica: ambiente, DJ ou ao vivo Formato do salo/auditrio Sala VIP Estacionamento com manobrista Plano de assentos Ponto de luz e tomadas
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Mesas Mesa principal Mesa para diretoria Palco CERIMONIAL Mesa para o receptivo Lista dos confirmados Reserva de mesas Mesa para a imprensa Lugares especiais Mesa principal (dimensionar) Ordem do dia

PS-EVENTO Notas fiscais Impostos Prestao de contas Relatrio final Ofcios de agradecimento Material para a imprensa Edio de vdeo lbum de fotos Anais do evento

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Organizao de Eventos

REFERNCIAS

ZITTA, Carmem. ORGANIZAO DE EVENTOS: da ideia realidade. 3. ed. Braslia: Editora Senac DF, 2009. CESCA, Cleuza G. Gimenes. ORGANIZAO DE EVENTOS: Manual para Planejamento e Execuo. 9 ed. Rev. E atual. So Paulo: Summus, 2008. WATT, David C. GESTO DE EVENTOS EM LAZER E TURISMO. Porto Alegre: Bookman, 2007. GIACAGLIA, Maria Ceclia. ORGANIZAO DE EVENTOS: Teoria e Prtica. So Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004. SOARES, Patrcia Samira. O TURISMO DE EVENTOS COMO UMA ALTERNATIVA PARA A DIMINUIO DA SAZONALIDADE E A ANLISE DA SATISFAO DOS USURIOS E CLIENTES NO RECANTO DAS GUAS HOTEL E SPA. 2006. 100 p. Monografia (Bacharel) - Curso de Turismo, Instituto Cenecista Fayal de Ensino Superior, Itaja - S.c, 2006. <http://www2.ifes.com.br/webifes/revista/MONOGRAFIA.htm> CESCA, Cleuza G. Gimenes; CESCA, Wilson. ESTRATGIAS EMPRESARIAIS DIANTE DO NOVO CONSUMIDOR: Relaes Pblicas e Aspectos Jurdicos. So Paulo: Summus, 2000. GERMANO, Elys Larissa Maia; BM, Kettrin Couto Farias. TURISMO DE EVENTOS COMO FATOR DE DESENVOLVIMENTO DA CIDADE DE CAIC - RN. Disponvel em: <www.periodicodeturismo.com.br> acesso em 20 de dezembro de 2011. CESCA, Cleuza G. Gimenes. Relaes Pblicas: Pblicos, Mercado e Nomenclaturas. In: CESCA, Cleuza G. Gimenes (org.). RELAES PUBLICAS E SUAS INTERFACES. So Paulo, Summus Editorial, 2006. CONCILIO DE JERUSALEM. Disponvel Em: <http://www.vatican.va/various/basiliche/san_paolo/po/san_paolo/concilio.htm> acesso em 20 de Dezembro de 2011. CONCILIO DE JERUSALEM. Disponvel Em: <http://pbteologil.blogspot.com/2011/03/o-concilio-de-jerusalem.html> acesso em 20 de Dezembro de 2011. REVOLUO INDUSTRIAL. Disponvel em: <http://www.culturabrasil.org/revolucaoindustrial.htm> acesso em 20 de dezembro de 2011.

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Organizao de Eventos

LISBOA, Virginia Santos. EVENTOS PROGRAMADOS E SUAS DINMICAS ESPACIAIS: So Paulo em Foco. 2010. 188 f. Dissertao (Mestrado) Departamento de Arquitetura E Urbanismo, FAUUSP, So Paulo, 2010. Disponvel em: <http://www.teses.usp.br/teses/disponiveis/16/16139/tde-31052010-152725/ptbr.php>. Acesso em: 20 dez. 2011. COLLI, Eduardo. UNIVERSO OLMPICO: Uma Enciclopdia das Olimpadas. So Paulo: Cdex, 2004. LUIZ, Renato Ignarra. FUNDAMENTOS DO TURISMO. 2. ed. rev. e ampl. So Paulo: Thomson, 2003. NEVES, Nasa. Conhea as diferenas entre os tipos de eventos antes de iniciar a organizao. Disponvel em: <http://www.manager.com.br/reportagem/reportagem.php?id_reportagem=403> acesso em 20 de dezembro de 2011. SILVEIRA, Jos Fernando Fonseca da. RELAES PBLICAS E EVENTOS. In: DORNELLES, Maria Graczyk (org.). RELAES PBLICAS: Quem sabe, faz e explica. Porto Alegre: EDIPUCRS, 2007. NUNES, Fernando. CLASSIFICAO DE EVENTOS. Disponvel em: <http://eventos-marketing.blogspot.com/2011/01/classificacao-dos-eventos.html> acesso em 20 de dezembro de 2011. Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina. MANUAL BSICO DE CERIMONIAL E PROTOCOLO. AICSC - Assessoria de Imprensa, Comunicao Social e Cerimonial, Novembro, 2008. Disponvel em: <http://www.tresc.gov.br/site/fileadmin/arquivos/eleicoes/eleicoes2008/diplomacao/cartilha_cerimoni al_FINAL.pdf> acesso em 20 de dezembro de 2011. Michele. ORGANIZANDO UM EVENTO. Disponvel em: <http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/blog/posts/organizando-um-evento/> acesso em 20 de dezembro de 2011. CHECK-LIST GLOBAL: PR-EVENTO / EVENTO / PS-EVENTO. Disponvel em: <http://www.casadoseventos.com.br/txt/check_list_evento_global_organizacao_plan ejamento.jsp> acesso em 20 de janeiro de 2012. REBOUAS, Fernando. O QUE BRIEFING? Disponvel em: <http://www.infoescola.com/publicidade/briefing/> acesso em 20 de dezembro de 2011. PIRES, Carolina Leal. Briefing Bem ou Mal Passado? Um Estudo do Sistema de Gneros na Cozinha Publicitria. In: MOURA, Denilda (org.). OS DESAFIOS DA LINGUA: PESQUISAS EM LNGUA FALADA E ESCRITA. Macei, EDUFAL, 2008.
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