Costos y Beneficios de la Tecnologa

Incorporar nueva tecnologa para propsitos electorales puede incrementar los costos o disminuirlos, dependiendo del costo de la nueva tecnologa en comparacin con el del sistema al que reemplaza. La nueva tecnologa tambin puede acarrear beneficios no monetarios, como mejoras en la prestacin del servicio o en la transparencia. Es conveniente realizar una evaluacin en trminos de costo-efectividad y de los potenciales beneficios de la nueva tecnologa antes de comprometerse con su introduccin. La tecnologa puede parecer costosa en la etapa de implantacin, pero puede ahorrar dinero en el largo plazo, especialmente cuando se encuentra una solucin tecnolgica de bajo costo para remplazar a una aplicacin costosa y de baja tecnologa. Las autoridades electorales necesitan ponderar los costos y ahorros asociados con la introduccin de nueva tecnologa. Al hacerlo, deben tener en mente no solo los costos iniciales relacionados con la adquisicin de equipos y programas y la contratacin de consultores para instalar el nuevo sistema, sino tambin los costos de administracin y mantenimiento permanentes. Se debe determinar el ciclo de vida esperado. Una tecnologa que puede reutilizarse para ms de un propsito o de una eleccin ser preferible en trminos de costo-efectividad a aquella que tiene que ser reemplazada en el corto plazo (ver tambin Sustentabilidad). Muchas soluciones tecnolgicas pueden representar costos significativamente mayores que los procedimientos manuales a los que reemplazaran. No siempre es recomendable incorporar nueva tecnologa cuando mejoras relativamente menores no justifiquen los costos adicionales. Un organismo electoral no tiene que adoptar una solucin de alto costo y tecnologa si una alternativa de menor costo es ms apropiada en circunstancias especficas. Antes de efectuar una compra, es conveniente que el organismo electoral se asegure que dispone de los fondos para la etapa inicial de implantacin y para los costos permanentes de mantenimiento, lo que generalmente requiere del compromiso de la agencias gubernamentales competentes. En la mayora de los casos es necesario un anlisis de costo beneficio cuando se buscan fondos del gobierno (ver tambin "etb05"). Un anlisis de costo beneficio a propsito de la introduccin de nueva tecnologa puede considerar los siguientes elementos:

Aclarar el propsito de la adquisicin Manifestar por qu es deseable

Describir el proceso que ser reemplazado Sealar los riesgos o problemas que pueden surgir o agudizarse si se sigue utilizando el proceso actual

Describir como funcionara la nueva aplicacin tecnolgica Sealar cuales son los beneficios que reportar Mencionar que problemas o riesgos que puede representar su adopcin Analizar si la nueva tecnologa mejorar o no la transparencia del proceso electoral Estimar todos los costos implicados en la adquisicin de nueva tecnologa, incluyendo equipo, programas, infraestructura, comunicaciones, transporte, personal, consultores externos y mantenimiento

Calcular los costos que representara una falla de la nueva tecnologa Mostrar los costos asociados con el procedimiento actual Identificar las economas que podra generar la nueva tecnologa Detallar un cronograma para su implantacin Examinar su sustentabilidad e indicar su ciclo estimado de vida Identificar cualquier factor externo necesario para la viabilidad del proyecto, como la aprobacin de los interesados o la promulgacin de reformas legislativas

Disposicin para Asimilar la Tecnologa

El uso electoral de la tecnologa debe ser sensible a la disposicin de los interesados para asimilarla. En algunos casos, la gente suele esperar ms de ella de lo que puede ofrecer de manera realista. En otros, la gente puede desconfiar, sospechar de ella o estar mal preparados para adoptarla. Las expectativas pocos realistas pueden traducirse en la adopcin de tecnologa que no sea capaz de satisfacer las funciones esperadas. Esto puede ocurrir si la tecnologa seleccionada no es la apropiada para las tareas contempladas o si no se cuenta con mecanismos de soporte para darle mantenimiento una vez instalada. La falta de confianza o la sospecha pueden provocar demoras en su implantacin o frenar un proyecto. Cuando los interesados estn mal equipados para adoptarla, quiz por la falta de personal capacitado o problemas de infraestructura, la tecnologa puede fcilmente quedar por debajo de las expectativas.

Para maximizar las oportunidades de xito, se pueden adoptar diversas estrategias para reducir expectativas poco realistas, sospechas o falta de confianza y para incrementar la capacidad de los interesados para adoptarla. Superar la resistencia al cambio Puede haber oposicin burocrtica a la innovacin o al cambio. Esto puede ocurrir cuando hay intereses creados en conservar el sistema vigente. Un temor comn es que la adopcin de nueva tecnologa significa prdida de empleos. Por supuesto, esto es cierto en algunas ocasiones y es un problema que debe ser reconocido y atendido por la autoridad electoral mediante negociaciones con el personal que puede resultar afectado. La adopcin de tecnologa cambia a veces la naturaleza del mbito de trabajo sin reducir necesariamente la fuerza laboral, disminuyendo la necesidad de personal empleado en actividades manuales pero incrementando el personal necesario para manejar la tecnologa. En algunos casos, este personal puede ser el mismo y no se pierden empleos. En otros, debido a las distintas capacidades requeridas, parte del personal puede resultar excedente mientras se puede requerir de otro con capacidades distintas. Cuando se espere que la adopcin de tecnologa provoque cambios significativos en las prcticas laborales, es conveniente que la autoridad electoral adopte una estrategia para el cambio administrativo. Muchas firmas de administracin ofrecen consultores experimentados en cambios administrativos que pueden ofrecer buenos consejos sobre las estrategias ms apropiadas. El aspecto ms importante del cambio administrativo es el de realizar consultas peridicas con los interesados, especialmente con los afectados, desde antes de que inicie el proceso. Es ms probable que los interesados que estn bien informados sobre las razones del cambio y los beneficios derivados de l brinden un mayor apoyo, sobre todo si se les da la oportunidad de realizar contribuciones significativas en las etapas de planeacin e implantacin. Tambin puede haber oposicin poltica a la innovacin o al cambio. Por su naturaleza, las elecciones son polticamente sensibles, por lo que es posible que la implantacin de nuevas tecnologas tengan un impacto poltico. Por ejemplo, la introduccin del voto electrnico puede cambiar la demografa de una poblacin votante permitiendo mayor acceso para votar. Nuevamente, es importante consultar con los involucrados antes de entrar en escena y garantizar su acuerdo para el cambio. Es esencial, asegurar el apoyo poltico para el cambio. La renuencia a adoptar tecnologa tambin puede detener la falta de confianza en la nueva tecnologa. La falta de confianza puede ocurrir a travs de un malentendido, falta de conocimiento, u otras numerosas razones. Nuevamente, consultar y explicar claramente que hay

detrs de la tecnologa puede ayudar a aclarar los malos entendidos y remediar la falta de conocimiento. Cuando el sistema que est siendo considerado podra tener implicaciones para el proceso electoral, como en el caso de un sistema de voto electrnico, ser necesario adquirir confianza para conducir rigurosamente, evaluaciones transparentes del sistema propuesto, idealmente verificado de manera independiente. Cuando la tecnologa considerada afecte al pblico, es importante incorporarlo como una parte muy importante de este proceso y conseguir su confianza en el nuevo sistema. Esto puede significar la instrumentacin de una campaa de comunicacin a gran escala para informar a la poblacin votante sobre los cambios propuestos (ver Educacin Electoral). Antes de hacerlo, lo deseable sera investigar los mtodos de mercado para probar las propuestas con algunos grupos de inters o suministrando algunos ejemplos a la poblacin. Los cambios significativos como la introduccin de voto electrnico o por internet pueden ser sujetos de investigacin pblica, como en el caso de una comisin de averiguaciones o de un comit parlamentario de investigacin. Los investigadores pblicos son una buena oportunidad para evaluar la reaccin del pblico a travs de subcomisiones pblicas y de los medios de comunicacin interesados por la conducta de los investigadores. La efectiva cooperacin de EMBs con estos investigadores pblicos es tambin un buen medio para promover la confianza y el entendimiento de las nuevas tecnologas propuestas. La madurez del entorno poltico tambin tendr un impacto en la aceptacin de las nuevas tecnologas. Cuando una sociedad est en una fase de transicin, las expectativas pueden ser muy altas o por el contrario la desconfianza. El EMB responsable podra darse cuenta de estas posibilidades y estar preparada para trabajar con ellas. En ambientes polticos maduros con gran estabilidad poltica, donde pueden ser ms renuentes al cambio sobre las bases del presente sistema con el que han trabajado, o que no necesitan hacer ninguna actividad de manera distinta. En este caso, la necesidad de cambiar deber estar persuasivamente presentada, y los involucrados necesitarn estar convencidos de los beneficios que surgirn a travs de la adopcin de una nueva tecnologa. Manejar grandes expectativas Mientras algunas personas pueden estar desconfiadas ante una nueva tecnologa, otras pueden esperar mucho de ella. Particularmente, cuando la gente no ha tenido mucho contacto con la tecnologa, puede haber una expectativa poco realista de la aplicacin de sta a un problema que sera fcilmente solucionado.

Si las expectativas poco realistas no son minimizadas, existe el riesgo de que las soluciones tecnolgicas elegidas puedan ser inapropiadas o incapaces de responder adecuadamente a las mismas. Al igual que con la falta de confianza, las expectativas poco realistas pueden ser atenuadas mediante la consulta e informacin a los involucrados, y siendo transparentes e identificando los riesgos para equilibrar las oportunidades identificadas. Reducir los problemas estructurales La nueva tecnologa puede ser exitosa, slo cuando existen los recursos humanos y fsicos para administrarla adecuadamente. El personal o contratistas necesitan conseguir quien pueda implementar y operar la tecnologa o quien es capaz de realizar la capacitacin. Cuando no hay disponibilidad de personal capacitado, se pueden adoptar estrategias de capacitacin para proveer adecuadamente personal capacitado, o mediante el empleo de contratistas externos. Si se van a utilizar contratistas externos se deben tomar en cuenta, las necesidades de su costo cuando se adopte la nueva tecnologa. Cuando una EMB confe en los contratistas, deber estar conciente que podran necesitarlos, no solo para instrumentar la tecnologa seleccionada, sino tambin operarla, mantenerla y actualizarla. Los recursos fsicos tendrn un impacto en la preparacin de un pas para asimilar la tecnologa. El acceso a fuentes de suministro confiables, a lneas de comunicacin y medios de almacenamiento seguro, puede ser crucial para la instrumentacin de nuevas tecnologas. Cuando no se cuenta con infraestructura adecuada o no es confiable, las opciones pueden ser limitadas o poco prcticas. (ver "etb03" yConsideraciones Especiales en Pases de Menor Desarrollo). El ambiente de seguridad tambin tendr un impacto sobre el probable xito de la nueva tecnologa, en particular, cuando un pas est en transicin democrtica. Si existe el riesgo de que el proceso electoral puede ser interrumpido por un descontento o sabotaje civil, se necesitar tener cuidado que la tecnologa elegida sea suficientemente fuerte y flexible para continuar funcionando si una parte de un sistema empieza a ser inoperable. Esto puede consistir en estrategias tales como mantenimiento mltiple, respaldos de informacin en diferentes sitios, o garantizar que la red puede continuar operando cuando fallen uno o ms vnculos. Puede ser mejor an que el manual de respaldo del sistema est disponible para poner nuevamente en funcionamiento una lnea en el caso de una irrecuperable falla del sistema. Cuando el proceso electoral es entendido como un componente para el mantenimiento de la paz, pueden surgir complicaciones debido a la naturaleza inusual de los cuerpos burocrticos establecidos para llevar a cabo la misin. En un contexto de falta de estructuras burocrticas

establecidas y con intentos para completar un gran ejercicio logstico en un corto tiempo, puede resultar muy difcil instrumentar una misin de paz para incorporar una nueva tecnologa.. Muchas de las estrategias descritas anteriormente pueden ser necesarias para alcanzar un resultado satisfactorio.

Eleccin y Adquisicin de Tecnologa

Elegir y adquirir tecnologa es una empresa muy importante para la autoridad electoral. Antes de comprometerse con una adquisicin, es recomendable que adopte un enfoque estructurado del proceso de seleccin y compra. Los pasos que puede llevar a cabo comprenden:

Determinar si existe una necesidad tecnolgica Seleccionar una solucin tecnolgica en trminos de costo-efectividad Considerar la infraestructura local y cualquier restriccin que pueda imponer Considerar cuestiones de sustentabilidad Adquirir la tecnologa seleccionada Seguir los procedimientos de adquisicin apropiados

Determinar que existe una necesidad real para adquirir tecnologa es un factor clave para decidir si se realiza o no la adquisicin. Para mayores detalles, ver Es una Solucin Tecnolgica Apropiada?. La tecnologa tiene muchos beneficios y aplicaciones, y la mayora de los organismos electorales del mundo hacen uso de ella para distintos propsitos con buenos resultados. Sin embargo, en ocasiones la implantacin de cambios ha estado basada en preferencias personales, influencias externas o razones distintas a la de su necesidad real. El primer paso a menudo consiste en preguntarse si una solucin tecnolgica es la ms apropiada, para ms detalles ver Metodologas para el Desarrollo e Implantacin de Proyectos. Una vez que la autoridad electoral ha decidido que es necesaria una nueva tecnologa, el siguiente paso consiste en elegir la mejor solucin para resolver esa necesidad en trminos de costo-efectividad. Antes de asumir un compromiso para introducir nueva tecnologa, es importante calcular minuciosamente todos los costos y ahorros probables para determinar si la nueva tecnologa es viable. Para mayores detalles, ver Consideraciones Presupuestales. Para mayor informacin sobre este tema ver Costos y Beneficios de la Tecnologa.

Otro asunto a considerar se refiere a que tanto los organismos electorales del mundo como sus usuarios estn preparados para asimilar la tecnologa (ver Disposicin para Asimilar la Tecnologa). La sustentabilidad es otro asunto importante para examinar. En muchos casos, ser preferible asegurar que la tecnologa adoptada por los siguientes aos electorales sean tiles para elecciones posteriores a esa. Para mayores detalles, ver Sustentabilidad.