CARTILHA DA NF-e

Julho de 2009

Introduo
Este documento destinado a tcnicos, usurios e operadores de NF-e. Tem o objetivo de melhorar o entendimento sobre a NF-e (Nota Fiscal Eletrnica).

NF-e (Nota Fiscal Eletrnica)

A Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) um instituto oficial de fiscalizao tributria em vigor desde o dia 15 de setembro de 2006, que substitui a nota fiscal impressa modelos 1 e 1A. Teve origem em uma parceria entre o ENCAT (Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributrios Estaduais) e a Receita Federal do Brasil, que visa facilitar a arrecadao fiscal. o pioneiro de trs subprojetos que integram um programa do governo federal chamado SPED (Sistema Pblico de Escriturao Digital da Receita Federal) a saber: escriturao contbil, escriturao fiscal e nota fiscal eletrnica. A fase de projeto piloto da Nota Fiscal Eletrnica foi iniciada em 2005 compreendendo as secretarias de fazenda de 6 estados e vrias grandes empresas. Participam dessa primeira fase os Estados da Bahia, Gois, Rio Grande do Sul, Santa Catarina e So Paulo; as empresas BR Distribuidora de Petrleo, Cervejarias Kaiser, Ultragaz, Dimed Distribuidora de Medicamentos, Eletropaulo, Eurofarma Laboratrios, Ford, General Motors, Gerdau, Office Net, Petrobras, Bosch, Sadia, Siemens VDO Automotive, Souza Cruz, Telefnica, Toyota, Volkswagen e Wickbold. No dia 15 de setembro de 2006 foram emitidas as primeiras notas fiscais eletrnicas com validade tributria.

Descrio do Processo

De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerar um arquivo eletrnico contendo as informaes fiscais da operao comercial, o qual dever ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrnico, que corresponder Nota Fiscal Eletrnica (NF-e), ser ento transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdio do contribuinte que far uma pr-validao do arquivo e devolver um protocolo de recebimento (Autorizao de Uso), sem o qual no poder haver o trnsito da mercadoria. A NF-e tambm ser transmitida para a Receita Federal, que ser repositrio nacional de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de operao interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operao e Suframa, no caso de mercadorias destinadas s reas incentivadas. As Secretarias de Fazenda e a RFB (Ambiente Nacional), disponibilizaro consulta, atravs Internet, para o destinatrio e outros legtimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrnico. Para acompanhar o trnsito da mercadoria ser impressa uma representao grfica simplificada da Nota Fiscal Eletrnica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica), em papel comum, em nica via, que conter impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um cdigo de barras bi-dimensional que facilitar a captura e a confirmao de informaes da NF-e pelas unidades fiscais. O DANFE no uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contm a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existncia da NF-e atravs do Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ na Internet. O contribuinte destinatrio, no emissor de NF-e, poder escriturar os dados contidos no DANFE para a escriturao da NF-e, sendo que sua validade ficar vinculada efetiva existncia da NF-e nos arquivos das administraes tributrias envolvidas no processo, comprovada atravs da emisso da Autorizao de Uso. O contribuinte emitente da NF-e, realizar a escriturao a partir das NF-e emitidas e recebidas.

Setores obrigados a emitir NF-e desde abril/2008

Fabricantes de cigarros Distribuidores ou atacadistas de cigarros Produtores, formuladores e importadores de combustveis lquidos Distribuidores de combustveis lquidos Transportadores e revendedores retalhistas (TRR)

Setores obrigados a emitir NF-e a partir de dezembro/2008

Fabricantes de automveis, caminhonetes, utilitrios, caminhes, nibus e motocicletas Fabricantes de cimento Fabricantes, distribuidores e comerciantes atacadistas de medicamentos alopticos para uso humano Frigorficos e atacadistas de carne bovinas, sunas, bufalinas ou de aves Fabricantes de bebidas alcolicas, inclusive cervejas e chopes Fabricantes de refrigerantes Agentes que vendem energia eltrica a consumidor final no Ambiente de Contratao Livre ACL Fabricantes de semi-acabados, laminados planos ou longos, relaminados, trefilados e perfilados de ao

Setores obrigados a emitir NF-e a partir de abril/2009

Importadores de automveis, camionetes, utilitrios, caminhes, nibus e motocicletas Fabricantes e importadores de baterias e acumuladores para veculos automotores Fabricantes de pneumticos e de cmaras-de-ar Fabricantes e importadores de autopeas Produtores, formuladores, importadores e distribuidores de solventes derivados de petrleo Comerciantes atacadistas a granel de solventes derivados de petrleo Produtores, importadores e distribuidores de lubrificantes e graxas derivados de petrleo Comerciantes atacadistas a granel de lubrificantes e graxas derivados de petrleo Produtores, importadores, distribuidores a granel, engarrafadores e revendedores atacadistas a granel de lcool para outros fins Produtores, importadores e distribuidores de GLP gs liquefeito de petrleo Produtores e importadores GNV gs natural veicular Atacadistas de produtos siderrgicos e ferro gusa Fabricantes de alumnio, laminados e ligas de alumnio Fabricantes de vasilhames de vidro, garrafas PET e latas para bebidas alcolicas e refrigerantes Fabricantes e importadores de tintas, vernizes, esmaltes e lacas Fabricantes e importadores de resinas termoplsticas Distribuidores, atacadistas ou importadores de bebidas alcolicas, inclusive cervejas e chopes Distribuidores, atacadistas ou importadores de refrigerantes Fabricantes, distribuidores, atacadistas ou importadores de extrato e xarope utilizados na fabricao de refrigerantes Atacadistas de bebidas com atividade de fracionamento e acondicionamento associada Atacadistas de fumo beneficiado Fabricantes de cigarrilhas e charutos Fabricantes e importadores de filtros para cigarros Fabricantes e importadores de outros produtos do fumo, exceto cigarros, cigarrilhas e charutos Processadores industriais do fumo

Setores obrigados a emitir NF-e a partir de setembro/2009

Fabricantes de cosmticos, produtos de perfumaria e de higiene pessoal Fabricantes de produtos de limpeza e de polimento Fabricantes de sabes e detergentes sintticos Fabricantes de alimentos para animais Fabricantes de papel Fabricantes de produtos de papel, cartolina, papel-carto e papelo ondulado para uso comercial e de escritrio Fabricantes e importadores de componentes eletrnicos Fabricantes e importadores de equipamentos de informtica e de perifricos para equipamentos de informtica Fabricantes e importadores de equipamentos transmissores de comunicao, peas e acessrios Fabricantes e importadores de aparelhos de recepo, reproduo, gravao e amplificao de udio e vdeo Estabelecimentos que realizem reproduo de vdeo em qualquer suporte Estabelecimentos que realizem reproduo de som em qualquer suporte Fabricantes e importadores de mdias virgens, magnticas e pticas Fabricantes e importadores de aparelhos telefnicos e de outros equipamentos de comunicao, peas e acessrios Fabricantes de aparelhos eletromdicos e eletroteraputicos e equipamentos de irradiao Fabricantes e importadores de pilhas, baterias e acumuladores eltricos, exceto para veculos automotores Fabricantes e importadores de material eltrico para instalaes em circuito de consumo Fabricantes e importadores de fios, cabos e condutores eltricos isolados Fabricantes e importadores de material eltrico e eletrnico para veculos automotores, exceto baterias Fabricantes e importadores de foges, refrigeradores e mquinas de lavar e secar para uso domstico, peas e acessrios Estabelecimentos que realizem moagem de trigo e fabricao de derivados de trigo Atacadistas de caf em gro Atacadistas de caf torrado, modo e solvel Produtores de caf torrado e modo, aromatizado Fabricantes de leos vegetais refinados, exceto leo de milho Fabricantes de defensivos agrcolas Fabricantes de adubos e fertilizantes Fabricantes de medicamentos homeopticos para uso humano Fabricantes de medicamentos fitoterpicos para uso humano Fabricantes de medicamentos para uso veterinrio Fabricantes de produtos farmoqumicos Atacadistas e importadores de malte para fabricao de bebidas alcolicas Fabricantes e atacadistas de laticnios Fabricantes de artefatos de material plstico para usos industriais Fabricantes de tubos de ao sem costura Fabricantes de tubos de ao com costura Fabricantes e atacadistas de tubos e conexes em PVC e cobre Fabricantes de artefatos estampados de metal Fabricantes de produtos de trefilados de metal, exceto padronizados Fabricantes de cronmetros e relgios Fabricantes de equipamentos e instrumentos pticos, peas e acessrios Fabricantes de equipamentos de transmisso ou de rolamentos, para fins industriais Fabricantes de mquinas, equipamentos e aparelhos para transporte e elevao de cargas, peas e acessrios Fabricantes de aparelhos e equipamentos de ar-condicionado para uso no-industrial Serrarias com desdobramento de madeira Fabricantes de artefatos de joalheria e ourivesaria Fabricantes de tratores, peas e acessrios, exceto agrcolas Fabricantes e atacadistas de pes, biscoitos e bolacha Fabricantes e atacadistas de vidros planos e de segurana Atacadistas de mercadoria em geral, com predominncia de produtos alimentcios Concessionrios de veculos novos Fabricantes e importadores de pisos e revestimentos cermicos Tecelagem de fios de fibras txteis Preparao e fiao de fibras txteis

Vantagens do uso da NF-e

Usando o Small Commerce muito fcil implantar a emisso de NF-e. Basta ter acesso internet e adquirir um Certificado Digital. Mesmo se sua empresa ainda no obrigada a usar a NF-e, a economia e a praticidade justificam o sistema. A legislao permite que a NF-e substitua as notas fiscais modelo 1 e 1A (Por enquanto a NF-e no se destina a substituir a Nota Fiscal a Consumidor modelo 2, ou o Cupom Fiscal). Com o uso da NF-e sua empresa economiza no custo do formulrio em vrias vias, que no mais necessrio. A NF-e (DANFE) poder ser impressa em um papel A4 em qualquer impressora laser ou jato de tinta. No necessrio armazenar as vias da nota fiscal. O Small Commerce usa um poderoso banco de dados SQL para garantir a segurana dos dados da NF-e, que devem ser armazenados em arquivo pelo prazo decadencial. Se for necessrio, a NF-e (DANFE) poder ser reimpressa a qualquer momento. O Small Commerce gera a NF-e, envia para a Secretaria da Fazenda, consulta o recibo e a autorizao para em seguida imprimir o DANFE. Tudo isso automaticamente com um clique de mouse. A NF-e est integrada a um completo sistema de retaguarda com controle de estoque, cadastro de clientes, contas a receber (emisso de boletos de cobrana), contas a pagar, bancos, cadastro de clientes e muito mais. Ao adquirir e instalar o Small Commerce, o sistema j libera o crdito para a transmisso de 500 (quinhentas) NF-e. Para liberar mais crditos pr-pagos o usurio poder adquir-los ligando gratuitamente para a Smallsoft no 0800-6452008. Estes crditos tm um custo de apenas R$ 0,05 (cinco centavos) por NF-e emitida.

J pensou na sua empresa emitindo NF-e?

Basta ter acesso internet e sua empresa j pode pedir a autorizao para usar a NF-e "e nunca mais formulrio contnuo". A NF-e substitui as notas fiscais em papel modelo 1 e 1A, e obrigatria para diversos setores da economia. Estima-se que h hoje mais de 15.000 empresas emitindo o documento eletrnico, o que equivale a um volume dirio superior a 700 mil NF-es. E para setembro deste ano, essa obrigatoriedade ser estendida a mais de 50 novos segmentos, dispostos no Protocolo ICMS 87 de 26 de Setembro de 2008, disponvel para consulta no site oficial da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br) Mesmo se sua empresa ainda no obrigada a usar a NF-e, a economia e a praticidade justificam o uso.

DANFE
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica) utilizado para acompanhar o trnsito da mercadoria. uma representao grfica simplificada da Nota Fiscal Eletrnica, em papel comum e em via nica. Conter impressa em destaque a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um cdigo de barras bi-dimensional (que facilitar a captura e a confirmao de informaes da NF-e pelas unidades fiscais). O DANFE no uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e. O DANFE contm a chave de acesso da NF-e que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existncia da NF-e atravs do Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ na Internet. O contribuinte destinatrio, poder escriturar os dados contidos no DANFE para a escriturao da NF-e, sendo que sua validade ficar vinculada efetiva existncia da NF-e nos arquivos das administraes tributrias envolvidas no processo (comprovada atravs da emisso da Autorizao de Uso).

Small Commerce

MS Window s Compatvel

Software para pequenas empresas de comrcio. Fcil de instalar e usar. Mais de 30.000 usurios.
MS Windows Compatvel

Frente de caixa e retaguarda

Retaguarda... Notas Fiscais em formulrio NF-e (Nota Fiscal Eletrnica) Grade por cor e tamanho Nmeros de srie Lista de preos Indexador pelo dlar Composio de produtos Inventrio Curva ABC Romaneio Comisso Histrico das vendas Controle bancrio Cheque pr-datado Livro caixa Fluxo de caixa Plano de contas Contas a pagar Contas a receber Boletos de cobrana Carns e duplicatas Inadimplncia Limite de crdito Acerto de contas Convnio Carta de cobrana Mala direta E-mail para clientes e fornecedores Histrico de clientes e forncedores Gerenciador de contatos Ordem de servios Acesso por senha Auditoria Sintegra Dezenas de relatrios

Frente de caixa... PAF-ECF (Programa Aplicativo Fiscal) TEF (Transf. Eletrnica de Fundos) Baixa de estoque on-line Recuperao do cupom em queda de energia Rpido (vende 10 itens em 8s) Suporta vrias impressoras fiscais Gaveta de dinheiro Teclado reduzido Leitor de cdigo de barras Balana checkout ou de etiquetas Grade por cor e tamanho Controle de seriais Consulta de preos na venda Limite de crdito Identificao do consumidor no cupom Acrscimo e desconto Formas de pagamento configurveis Sangria e suprimento Convnios Permite vender a prazo (boletos) Cancelamento por item ou cupom Integrado ao sistema de retaguarda Oramento (DAV)

Indicado para... Adegas Atacados Assistncias tcnicas Auto-eltricas Autopeas Bicicletarias Comrcio de pneus Comrcio de tintas Confeces Cosmticos e perfumarias Distribuidoras Farmcias e drogarias Ferragens Joalherias Livrarias Papelarias Lojas de bijuterias Lojas de brinquedos Lojas de calados Lojas de carnes Lojas de convenincias Lojas de discos Lojas de eletrodomsticos Lojas de esportes Lojas de informtica Lojas de mveis Lojas de presentes Lojas de telefonia e celular Materiais de construo Mercados Relojoarias Oficinas ticas Vidraarias Comrcio em geral

Vantagens... Banco de dados SQL Seguro, robusto e confivel Atualizao pela internet Backup automtico Fcil de instalar e usar Manual em portugus Multiusurio Suporte tcnico gratuito

Tela do sistema de retaguarda do Small Commerce

Implantando a NF-e
1 - Passo Adquirir um certificado digital de pessoa jurdica, do tipo A1 ou A3.. O certificado digital um documento eletrnico, que vai garantir a autenticidade e a integridade na comunicao entre pessoas jurdicas e a Receita Federal do Brasil (RFB).

2 - Passo O Contribuinte dever se credenciar como Emissor de Nota Fiscal Eletrnica no ambiente de homologao. Este credenciamento para testes e emisso simultnea de NF-e com as notas modelo 1/1A, pelo prazo de at noventa dias. A forma de credenciamento muito simples (pela Internet na pgina oficial da SEFAZ de cada estado). O credenciamento dever ser solicitado exclusivamente pelo contabilista responsvel. 3 - Passo O Contribuinte dever testar o sistema paralelamente emisso de NF em formulrio contnuo tradicional durante um certo perodo. 4 - Passo O Contribuinte dever se credenciar como Emissor de Nota Fiscal Eletrnica para o ambiente de Produo. Este credenciamento final de uso ser concedido quela empresa que alcanou os parmetros tcnicos e operacionais necessrios para a emisso definitiva da NF-e em produo. Este credenciamento tambm dever ser solicitado exclusivamente pelo contabilista responsvel atravs da pgina oficial da SEFAZ.

Distribuio e recebimento da NF-e em XML

Um dos benefcios da NF-e a padronizao dos documentos e a possibilidade de relacionamentos eletrnicos com clientes B2B (Business to Business), eliminando a digitao de notas fiscais na recepo de mercadorias.

B2B nas pequenas empresas

Com a chegada da Nota Fiscal Eletrnica (NF-e), praticamente todas as indstrias e o setor de distribuio, em breve, estaro enviando as mercadorias acompanhadas do DANFE (Documento Auxiliar da NF-e). As empresas que recebem o DANFE podem dar entrada no sistema normalmente, isto , digitando os dados manualmente ou importando automaticamente um arquivo XML enviado pelo seu fornecedor. Este arquivo XML poder ser importado no Small com toda segurana sem erros e evitando o trabalho de digitao. E ainda o Small cadastra o fornecedor e os produtos automaticamente se ainda no estiverem cadastrados. O software Small Commerce est totalmente preparado para enviar a NF-e no formato XML para os seus clientes e tambm para receber estes arquivos dos seus fornecedores. O Small tambm exporta os arquivos no formato XML para a contabilidade importar e fazer a escriturao contbil.

Glosrio da NF-e
NFE - Nota Fiscal Eletrnica DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica ENCAT - Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributrios Estaduais SPED - Sistema Pblico de Escriturao Digital SEFAZ Secretaria da Fazenda CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas CPF - Cadastro de Pessoas Fsicas ICP Brasil - Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira XML - Extended Markup Language RFB - Receita Federal Brasileira PED - Processamento Eletrnico de Dados AIDF - Autorizao para Impresso de Documentos Fiscais B2B - (Business to Business) relacionamentos eletrnicos entre empresas

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