Curso Internacional: Planificacin Estratgica, Preparacin y Evaluacin de Proyectos.

ILPES/CEPAL/CAPRADE Santiago, 16 al 30 de enero de 2009

Lineamientos metodolgicos para la construccin de indicadores de desempeo

Marianela Armijo
Consultora rea de Polticas Presupuestarias y Gestin Pblica

ILPES/CEPAL Marianela.armijo@cepal.org

Contenido de la presentacin
Indicadores: Qu son para qu se usan? Conceptos 10 pasos bsicos para la construccin de indicadores Ejemplos Requisitos para la construccin de indicadores

INDICADORES DE DESEMPEO
Que indica o sirve para indicar Del latn Indicare, significa: Mostrar o significar algo, con indicios y seales
Real Academia de la Lengua

INDICADORES DE DESEMPEO
Cuantificacin de los factores crticos de desempeo

Es una herramienta que entrega informacin cuantitativa respecto del logro o resultado en la entrega de productos (bienes o servicios) generados por la institucion, cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos.

El uso de los indicadores es variado

Mejorar en Informacin Fundamentar la discusin de Resultados Posibilitar la Evaluacin Apoyar el proceso de Formulacin de Polticas Rendir cuentas Facilitar el establecimiento de Compromisos de Resultado. Etc

10 pasos bsicos para construir indicadores

1.
Establecer las definiciones estratgicas como referente para la medicin Establecer las reas de desempeo relevantes a medir Formular el indicador para medir el producto u objetivo y describir la frmula de clculo. Validar los indicadores aplicando criterios tcnicos Recopilar los datos 10. 6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medicin Sealar la fuente de los datos Establecer supuestos (observaciones) Evaluar: establecer referentes comparativos y establecer juicios Comunicar e Informar el desempeo logrado

2.

7. 8.

3.

9. 4.

1. Establecer las definiciones estratgicas como referente para la medicin del desempeo

MISION VISION
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
ESTRATEGIAS METAS o LINEAS DE ACCION
PROYECTOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADES

RAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO

PROPOSITOS
FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD QUE ESPERA LOGRAR LA ENTIDAD PARA CUMPLIR SU MISION

FUNDAMENTALES

MEDIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS COMO

ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO

PLAN ESTRATEGICO

CONCRECION DE LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS

PRESUPUESTO
INDICADORES
MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS

2.

Establecer las reas de desempeo relevantes a

medir
Productos Resultados

Proceso productivo

Proceso 2

Proceso 3 Productos Estratgicos (Bienes y Servicios)

Proceso 1

Proceso 4

Insumos Y Recursos

PRESUPUESTO

Presupuesto ($)

Produccin (Q) -Cobertura

-Focalizacin -Oportunidad

Resultados
(desde punto de vista de los usuarios)

Insumos / Procesos

-Ciertas caractersticas -Costos -Etc.

Indicadores mbito de proceso -Programas de trabajo

-Programacin -Ejecucin de recursos

Indicadores mbito de producto -Eficacia

-Eficiencia -Economa -Calidad

Indicadores mbito de resultado

-Intermedio -Final

SECTOR PUBLICO

Objetivos Gubernamentales

Ministerios

Ministerios

Ministerios

Ministerios

Servicios

Servicios

Servicios

Divisin

Divisin

Divisin

Dpto.

Dpto.

SECTOR PUBLICO

Objetivos Gubernamentales

Agregacin de mediciones

Ministerios

O B J E T I V O S

Ministerios

Ministerios

Ministerios
I N D I C A D O R E S

Servicios

Servicios

Servicios

Divisin

Divisin

Divisin

Dpto.

Dpto.

Operacionalizacin de objetivos

2. Establecer las reas de desempeo relevantes a medir

Economa Eficiencia Eficacia

Eficacia

$$

Insumos

Procesos

Productos

Resultados

Costo Efectividad

Identificacin de aspectos relevantes de medicin o factores crticos: Relevancia para el cumplimiento de la misin y los objetivos estratgicos de la institucin

Misin
Promover en la poblacin en general estilos de vida activa por medio de la prctica peridica del ejercicio fsico, el deporte y la recreacin en todas sus Manifestaciones, contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin

Aspectos relevantes de medicin Estilos de vida activa de la poblacin Prcticas peridica del ejercicio fsico, deporte y la recreacin

Indicadores
Tasa Variacin de la poblacin entre x aos que practica deporte en forma peridica Porcentaje de la poblacin objetivo que prctica alguna actividad deportiva de forma peridica

Tipo
Resultado Final o Impacto

Formula
(Poblacin que practica deporte ao n /Poblacinao n1)-1*100)

Resultado Intermedio

(Poblacin participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semana/Poblacin inscrita Programa)*100

Calidad de vida..

Identificacin de aspectos relevantes de medicin o factores crticos: Relevancia para el cumplimiento de la misin y los objetivos estratgicos de la institucin

Objetivos Estratgicos
Aumentar la oferta de programas en deporte, recreacin y ejercicio fsico que permitan mayor incorporacin de llos diferentes sectores de la poblacin (niez, adolescencia, persona joven, adulto y adulto mayor) en busca de estilos de vida activa. Incrementar la participacin en el deporte, recreacin y ejercicio fsico adaptado para la poblacin con discapacidad fsica. Mejorar el rendimiento deportivo de los atletas de Asociaciones y Federaciones de Representacin Nacional, con miras a la participacin

Aspectos relevantes de medicin

Indicadores

Tipo

Formula

Ejemplos

mbito de los Procesos productivos (Ejemplos para Actividades Centrales)

administracin financiera Capacidad de ejecucin de los recursos recursos humanos Funcionarios con las competencias requeridas procesos administrativos Registro de usuarios calculo de beneficios

Algunos ejemplos de Indicadores en el mbito de los Procesos:

Porcentaje de ejecucin del presupuesto Porcentaje de gasto en Recursos Humanos respecto de gasto total Porcentaje de gasto corriente respecto de gasto total Porcentaje de productos entregados respecto de lo programado Porcentaje de compras de insumos efectuadas dentro del tiempo programado Porcentaje de licitaciones adjudicadas respecto de licitaciones totales Porcentaje de ingresos propios percibidos respecto de los programados Porcentaje de subsidios asignados Porcentaje de familias pobres catastradas Porcentaje de normas de aviacin actualizadas

mbito de los Procesos productivos (Ejemplos para Actividades Centrales)

Definir aquellos procesos que son claves para la generacin de los productos (bienes y/o servicios): procedimientos de compra Adquisicin de insumos contratacin de empresas proveedoras Licitaciones Externalizacin de servicios - subcontratacin de empresas que proveen los productos procesos tecnolgicos Implementacin de servicios por internet - procesos para generar productos

mbito de los Productos:

Bienes y/o servicios proporcionados directamente a los usuarios:

Definir los requerimientos de los usuarios Establecer las caractersticas de los productos
- Caractersticas tcnicas del producto
- Tiempo de entrega a los usuarios

- Cobertura (todos los nios y nias del pas) - Focalizacin (nios y nias en situacin riesgo social) - Grado de satisfaccin de los usuarios

Algunos ejemplos de indicadores en el mbito de los Productos:

Porcentaje de familias sin vivienda que reciben aportes del Estado Porcentaje de familias pobres sin vivienda que reciben aporte del Estado respecto del total de familias sin vivienda que reciben aporte del Estado Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda Metros de cuadrados construidos promedio por vivienda entregada Porcentaje de condominios construidos que cuentan con infraestructura social (lugares para reuniones, parques, plazas, juegos para nios) Porcentaje de familias que manifiestan satisfaccin con la vivienda entregada

Algunos ejemplos de indicadores en el mbito de los Productos:

Porcentaje de familias sin vivienda que reciben aportes del Estado Porcentaje de familias pobres sin vivienda que reciben aporte del Estado respecto del total de familias sin vivienda que reciben aporte del Estado Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda Metros de cuadrados construidos promedio por vivienda entregada Porcentaje de condominios construidos que cuentan con infraestructura social (lugares para reuniones, parques, plazas, juegos para nios) Porcentaje de familias que manifiestan satisfaccin con la vivienda entregada

Ejemplos Indicadores ONEMI (Producto)

Porcentaje de Directores Regionales y Provinciales que han aprobado el nivel III del Programa de Formacin Profesional en Proteccin Civil Dficit de Unidades Territoriales con personal capacitado en el nivel N 3 con resultado superior a 65% del Plan nacional de Capacitacin
((N de Directores Regionales y Provinciales que han aprobado el nivel III Del Programa de Formacin Profesional al ao t/N Directores Regionales y Provinciales de Proteccin Civil al ao t)*100)

((1-(N unidades territoriales capacitadas con resultado superior a 65% en el ao t/N unidades territoriales en el ao t))*100)

Ejemplos Indicadores ONEMI (Producto/eficacia)

Porcentaje de Regiones con diagnsticos de Vulnerabilidad considerando las variables de riesgo ms recurrentes en la regin. (N de Regiones con Diagnsticos de Vulnerabilidad en el ao t /Total de regiones del ao t)*100)

Porcentaje de alertas tempranas en la variable hidrometereolgica, realizadas con 24 horas de anticipacin a la ocurrencia del evento, a las Intendencias y Gobernaciones

((N de alertas tempranas, en la variable Hidrometereolgica realizadas con 24horas de anticipacin a la ocurrencia del evento a las Intendencias y gobernaciones en el ao t/N de eventos hidrometereolgicos ocurridos en el ao t N eventos Hidrometereolgicos fallidos en el ao t)*100)

mbito de los Resultados: Resultados intermedios

Cambio en el comportamiento de los beneficiarios una vez que han recibido los bienes y/o servicios. La entrega de los bienes y/o servicios a los usuarios supone que conduce a la Obtencin de los resultados finales. Constituye una aproximacin a los resultados finales

Algunos ejemplos de indicadores en el mbito de Resultados Intermedios:

Porcentaje de subsidios de vivienda efectivamente pagados respecto del total de subsidios otorgados Porcentaje de trabajadores sin calificacin que egresan de un programa de capacitacin tcnica Porcentaje de participantes egresados de programa antidrogas con actitud crtica hacia la droga Nmero de ocasiones en que se activan mecanismos de ayuda mutua frente al nmero de desastres ocurridos Porcentaje de familias pobres que inician una actividad empresarial con apoyo del Estado

Resultados Finales o Impacto:

Resultados a nivel de fin de los bienes y servcios entregados, significan un mejoramiento en las condiciones objetivas de la poblacin objetivo. Complejidad de medir Impacto o Resultado Final:
un programas pblico contribuye a alcanzar un fin (resultado final) se complementa con la accin de otros programas

Cmo identificar el Impacto de nuestro programa?

el impacto no se produce inmediatamente es difcil medirlo con un indicador (mejoramiento de la calidad de vida) por lo general no se dispone de informacin de punto de partida (lnea base)

Algunos ejemplos de indicador de resultado final o impacto

Porcentaje de trabajadores sin calificacin egresados de un programa de capacitacin que consiguen un empleo permanente Porcentaje de personas que no reinciden despus de participar en programa antidrogas Tasa de accidentes de aviacin Porcentaje de familias que superan la lnea de pobreza Tasa de variacin de delitos Porcentaje de empresas que cumplen la normativa laboral Tasa de incidencia de la poliomielitis Tasa de obesidad infantil Porcentaje de das sin suministros elctrico a la poblacin Tasa de suspensin de servicios de internet Porcentaje de reclamos solucionados de usuarios de servicios de telefona

Conceptos de dimensiones de desempeo

EFICACIA
Indicador de eficacia: nos dice acerca del grado de cumplimiento de los objetivos de la organizacin, sin referirse al costo de los mismos. Por esta razn podemos obtener indicadores de eficacia, tanto de los productos (outputs), o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactosoutcomes)

Eficacia
RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTO REALIZADO-SOLICITADO) FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO) COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE) IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIERE ATACAR)

EFICACIA (Cobertura)/Producto
Incremento de instituciones educativas de todos los niveles que cuentan con programas curriculares en prevencin de desastres (transversal y especfico) SISTEMA DE MONITOREO ORIENTADO A IMPACTOS. CAPRADE-PREDECAN COBERTURA DE CONTROL DE EMISIONES DE LOS BUSES INTERURBANOS Controles de emisiones de Buses Interurbanos Total de Buses Inter urbanos

Subsecretaria de Transportes Chile

PORCENTAJE DE RECLUSOS INCLUIDOS EN PROGRAMA DE ACTIVIDAD INDUSTRIAL

Reclusos con actividad industrial

Direccin Nacional de Crceles Uruguay

Total de reclusos

Algunos ejemplos de indicadores de focalizacin:

Porcentaje de la poblacin en situacin de pobreza que recibe subsidio para agua potable Porcentaje de nios en situacin de pobreza que reciben beca estudiantil Porcentaje de adultos mayores que reciben complemento alimenticio contra la desnutricin Porcentaje de deportistas que acceden a programas de alto rendimiento Porcentaje de comunas de alto riesgo cubiertas por programas especiales antidelincuencia

Finalmente, tambin en eficacia se mide al cumplimiento de programas de trabajo: Porcentaje de capacitaciones de funcionarios en relacin a lo programado

EFICIENCIA
Describe la relacin entre dos magnitudes:
La produccin fsica de un producto (bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccin
Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

EFICIENCIA
Indicador de eficiencia: costo por unidad de servicio o bienes provistos; o productividad de un input, son tiles en evaluar los costos relativos y productividad que diferente mtodos de servicio entregan o la produccin de bienes. Los indicadores de eficiencia pueden expresarse como costo por producto, o unidades por insumo, o costo por resultado.

Ejemplos de Indicadores de Eficiencia

EFICIENCIA
EFICIENCIA-Producto Medio Nmero de inspecciones/nmero de inspectores Nmero de expedientes resueltos por semestre/dotacin de personal en la tarea Nmero de inspecciones al transporte de pasajeros/personal que participa en la tarea Nmero de consultas/nmero de mdicos

Calidad
Capacidad de la institucin por responder en forma consistente, rpida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas. Mejorar los atributos y caractersticas de los productos. B) Mediciones Directas. Grado de satisfaccin de los usuarios.

CALIDAD
Calidad-Tiempo de respuesta
Tiempo de espera media para atender una consulta

Direccin General de Salud Tiempo de tramitacin media de solicitudes mineras Direccin General de Geologa e Minas Tiempo medio para o estudio de cada Plan de Reforestamiento Direccin General de Recursos Naturales Dias de demora media de trmites de legalizacin Direccin General de Secretara

INDICADORES DE CALIDAD
Oportunidad Accesibilidad Percepcin usuarios de Precisin

Porcentaje de respuestas a los Parlamentarios dentro de los lmites acordados.

Nmero de localidades cubiertas por atenciones mviles

Porcentaje de aprobacin excelente de los talleres de trabajo, por los participantes Porcentaje de usuarios satisfechos N de usuarios satisfechos/ Total usuarios encuestados N de usuarios Satisfechos con el trato en la atencin/ Total usuarios

Porcentaje contratos terminados errores

de por

Porcentaje de reportes econmicos entregados en tiempo acordado

N de horas que la Biblioteca est abierta fuera de las horas de trabajo

Nmero de fallas reales/ Fallas programadas

Nmero de intervenciones con retraso/ Nmero de intervenciones totales

Porcentaje de Poblacin con necesidades especiales que son miembros activos de la Biblioteca

Porcentaje de contratos con uno o ms errores encontrados por revisiones externas

CALIDAD
Calidad- Satisfaccin de usuarios
Porcentaje de aprobacin Encuesta de opinin a los usuarios Direccin Nacional de Registos Porcentaje de reclamos/casos atendidos Direccin Nacional de Topografa Asuntos resueltos/ Nmero de servicios reclamados Subsecretaria de Ministerio de Educacin y Cultura Nmero de servicios reclamados/nmero total de servicios Hospital de Montevideo

ECONOMIA
Indicador de economa: mide la capacidad de de la institucin para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos
Porcentaje de recuperacin de crditos de corto plazo Gasto de actividades de apoyo/gastos totales Aporte de beneficiarios a financiamento/Monto total de inversin del programa Gasto de funcionamento/gastos ejecutados totales Recuperacin de cobranza/Facturacin

ECONOMIA
Porcentaje de recuperacin de crditos de corto plazo Gasto de actividades de apoyo/gastos totales Aporte de beneficiarios a financiamento/Monto total de inversin del programa Gasto de funcionamento/gastos ejecutados totales Recuperacin de cobranza/Facturacin

EJEMPLOS
Indicador de Producto Indicador de Resultado Intermedio
Indicador de Resultado Final

N de nios matriculados en Educacin preescolar pblica/N de nios entre 3 a 6 aos del pas

Porcentaje de nios de 3-6 aos matriculados que logran terminar la enseanza preescolar

Porcentaje de nios que terminan preescolar logran Manejo de habilidades bsicas en lecto escritura

Porcentaje de padres y madres satisfechos con la educacin impartida

PRODUCTO

RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de reclusos participando en el programa de reinsercin/Total poblacin reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacin de Porcentaje de desempleo reclusos con contrato de da poblacin reclusa trabajo aprobada

Talleres de capacitacin realizados/Talleres de capacitacin programados

Participantes que consiguen certificarse /Total de participantes

(Produtividad de los participantes ao t Productividad participantes ao t1/Produtividad participantes ao t-1)*100

PRODUCTO

RESULTADO INTERMEDIO
Tasa anual de variacin de reclusos con contrato de trabajo

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de desempleo de poblacin reclusa aprobada

Porcentaje de reclusos participando en el programa de reinsercin/Total poblacin reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Talleres de capacitacin realizados/Talleres de capacitacin programados

Participantes que consiguen certificarse /Total de participantes

(Produtividad de los participantes ao t Productividad participantes ao t1/Produtividad participantes ao t1)*100

UNA VEZ QUE SE TIENE CLARIDAD SOBRE:

Cules son los aspectos relevantes que deben ser medidos Qu mbitos se van a medir Cules dimensiones

Corresponde construir cada uno de los indicadores

RESULTADO INSUMO
CUANTOS RECURSOS OCUPAMOS

PROCESO
CUAN BIEN LO HACEMOS

PRODUCTO
QUE HACEMOS

RESULTADO INTERMEDIO
COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE, USUARIOS Porcentaje de viviendas con estndares de calidad en la normal Porcentaje de viviendas con entorno urbano Mejorado

FINAL
HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

I N D I C A D O R E S

Costos planilla Costos unidades de productos Nmero de funcionarios Licitaciones realizadas Actividades

Costo por vivienda Costo por kilmetro construido Tiempo de respuesta Fallo judicial Tiempo promedio atencin Gasto Ejecutado/Gasto programado

Nmero de viviendas Kilmetros construidos

Disminucin del dficit habitacional Provincia X Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccin por calidad y entorno Tasa de variacin en la percepcin de los ciudadanos respecto de la justicia. Porcentaje de reduccin de criminalidad

Resoluciones
Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Sentencias judiciales

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven casos en menos de 120 das

T I P O

Insumos o Inputs

Eficiencia Calidad Economa

Eficacia (Cobertura, Focalizacin) Calidad

Eficacia Eficiencia Calidad

Eficacia Eficiencia Calidad

U S O I N F.

Sistema de Informacin Interna Entidades Contralora

Presupuesto
(Productos Finales) Sistema de Informacin Interna (Productos Intermedios)

Presupuesto
Sistema de Informacin interna (Productos intermedios, Productos finales, no relacionados con O.Estratgicos)

Presupuesto
Sistema de Informacin Directivo

Presupuesto
Sistema de Informacin Directivo
ORGANISMO DE PLANIFICACION, HACIENDA

3. Formular el nombre del indicador, la frmula de clculo, unidad de medida

El nombre del indicador debe ser lo ms ilustrativo posible de lo que se quiere medir, y la frmula debe permitir informar sobre los parmetros o variables que se estn midiendo

Nombre del indicador

Debe ser claro, preciso y autoexplicativo Que cualquier persona entienda qu se mide con ese indicador Si se usan siglas o aspectos tcnicos, deben definirse en una nota explicativa Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS Nota: ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizaje instrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condiciones de baja visibilidad.

Sentido de la medicin
Indicador ascendente o descendente Mientras ms aeropuertos tenga ILS es mejor, por lo tanto, el indicador es ascendente En general:
Los indicadores de cobertura, focalizacin, accesibilidad, cumplimiento de programas de trabajo, etc. son ascendente. Los indicadores de tiempos promedio de respuesta a los usuarios son descendentes. Los indicadores que miden capacidad de utilizacin de recursos son ascendentes Los indicadores que miden errores son descendentes Los indicadores que miden satisfaccin de usuarios son ascendentes

3. Frmula de clculo
La relacin matemtica de las variables deben entregar como resultado lo que se defini en el nombre (Total de aeropuertos con sistema ILS / Total de aeropuertos del pas) * 100

INSTITUCIN: PANI PROGRAMA : Centros Asistencia Tcnico Profesional

Supuestos Metas
Metas del Indicador Monto Estimacin Recursos Presupuestarios (millones de colones) Fuente De Datos Observacio nes

Nombre, OBJETIVO(S) ESTRATGICO(S) INSTITUCIONAL(ES):

Productos Objetivos Estratgicos
Indicador (Producto, Resultado Intermedio , Resultado Final) Eficacia, Eficiencia, Calidad, Economa Frmula

Desempeo histrico

Usuarios

Lnea Base

FF
2007 15% 2008 30% 2009 50% 2010 60%

FF

:
Total de Centros que cuenta n con psicolo gos capacit ados/ Total de Centros
2005 2006 10% 15% Frmula

Asistencia tcnico profesion al en Centros PANI

Contar con el personal profesionaliza do y comprometido con altos estndares de calidad

Nios y Nias Centros

Porcentaje de centros PANI que cuentan con siclogos capacitado s en tratamient o de nios

Fuentes de Datos

UNIDAD DE MEDIDA
Indicador (Superficie forestal con plantaciones comerciales establecidas del periodo actual/Superficie forestal con plantaciones comerciales establecidas del periodo inmediato anterior) *100. (Escuelas primarias indgenas que estn en el nivel elemental o bueno de las pruebas de ENLACE / Total de escuelas de educacin primaria indgena evaluadas)*100 (Nmero de informes de evaluacin y seguimiento elaborados / el nmero de informes de evaluacin y seguimiento programados) * 100 (Nmero de beneficiarios que manifiestan que se fortaleci y preserv su patrimonio cultural / Nmero total de beneficiarios entrevistados)* 100 (Nmero de empresas lideradas por mujeres / Nmero de empresas atendidas) *100 Unidad de Medida. Hectreas.

Escuelas primarias indgenas.

Informes de seguimiento.

evaluacin

Beneficiarios entrevistados.

Empresas

DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS

A) BASES DE COMPARACIN:
Sirve para medir cobertura lograda, cumplimiento programado, cumplimiento solicitado Lo que se hace
N de usuarios atendidos

Lo que debe hacerse

N de usuarios por atender

N de certificados emitidos

N Certificados solicitados

Monto inversin ejecutada

Monto asignado para inversin

EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO

LO PROGRAMADO, COMPARACION RESPECTO DEL OBJETIVO DEFINIDO

Porcentaje de vas navegables ya habilitadas Frmula de clculo

Vas navegables habilitadas ao t/ Vas navegables programadas ao t

1999 s/d

2000 s/d

2001 (120/143)*100 83,9%

FORMULAR ALGORITMOS B) DEFINICIN DE RATIOS

Sirve para medir Costos medios, producto medio, indicadores de eficiencia Costos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas Producto medio: N inspecciones realizadas/ N inspectores

EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO TASA DE VARIACION Porcentaje de aumento del parque informtico de la Unidad Ejecutora y su conexin en red Frmula de clculo:
[(Equipos incorporados y conectados en el ao t/ equipos conectados ao t-1) -1] *100 1999 53 2000 71 2001 96

33,9%

35,2%

EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO Tiempo mximo de respuesta de tramitacin

Frmula de clculo:
1999 Sumatoria de Nde das de Tramitacin/Nde tramitaciones Realizadas 2000 Meta

18das 30das 25das

(das)

4. Validar los indicadores

5. RECOPILAR LOS DATOS PARA CONSTRUIR LOS INDICADORES

TIPOS DE INFORMACION

Informacin contable-presupuestaria Estadsticas de produccin fsica, cargas de trabajo del personal Encuestas, estudios especiales Benchmarking,etc

6. Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la periodicidad de la medicin
METAS: Expresan el nivel de desempeo a alcanzar. Se vinculan a los Indicadores, proveen la base para la planificacin operativa y el presupuesto. Cuatro caractersticas generales:
Especifica un desempeo medible. Especifica la fecha tope o el perodo de Cumplimiento Debe ser realista y lograble, pero representa un desafo significativo.

6. Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la periodicidad de la medicin
DESEMPEO HISTORICO LINEA BASE OBJETIVOS DEFINIDOS DESEMPEO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

Objetivo-Indicador-Metas
OBJETIVO

INDICADOR

SITUACIN INICIAL O LINEA BASE

META:
AVANCE (ANUAL, SEMESTRAL, ETC.) HACIA LA SITUACIN ESPERADA.

SITUACIN ESPERADA EN EL LARGOPLAZO

Objetivo, Indicador, Metas

OBJETIVO Cubrir la demanda de agua potable de las zonas rurales.

Nmero de hogares rurales con agua potable x 100/ Total de hogares rurales.

Ao 2006
60% Hogares rurales cuentan con agua potable.

META 2007:
66% Hogares rurales cuentan con agua potable.

Ao 2012
95% Hogares rurales cuentan con agua potable.

7. Sealar las fuentes de datos

Registros de la institucin (posibles de auditar) Estadsticas oficiales Encuestas (realizadas por entes externos)

8. Supuestos (observaciones)
Aspectos no controlables por la institucin
Variaciones del tipo de cambio, o de determinados precios pueden afectar niveles de ingresos esperados, tarifas, etc Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hay probada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puede alterar la programacin) Flujo de recursos internacionales, etc.

9.- Monitorear y Evaluar

Establecimiento de las metas Evaluacin de alternativas Toma de decisiones Evaluacin y retroalimentacin

Sistema de Monitoreo Registro de resultados Comparacin de resultados v/s metas e indicadores

Rendicin de cuentas

Anlisis de causas de variaciones

Anlisis del desempeo de los indicadores

Toma de decisiones correctivas
Vuelta al proceso de planeacin: polticas, programas Redefinicin de responsabilidades

Redefinicin de procesos Reasignacin de recursos, etc

Seguimiento

Se implantaron acciones Correctivas Las variaciones se corrigieron?

Vuelta al problema

Recomendaciones para construir indicadores estratgicos

Requisitos
El resultado de la medicin del indicador entrega un valor de comparacin el cual est referido a alguna meta asociada. El indicador deber estar focalizado y orientado a medir aquellos aspectos claves, lo cual implica la necesidad de tener claridad cules son los objetivos o propsitos de la institucin, y no todos, sino aquellos ms relevantes que se relacionan con los productos estratgicos, dirigidos a los usuarios externos.

Requisitos de los indicadores

Deben lograr una informacin integrada del desempeo de la institucin: Abarque la mayor parte de los productos finales. En las dimensiones de desempeo de eficiencia, eficacia,
calidad, economa

Deben ser comparativos: N de estudiantes matriculados, no es indicador. Debiera ser Nmero de Estudiantes matriculados/Total estudiantes matriculados programados

INTEGRALIDAD DE LA MEDICION
Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55% de la poblacin escolar. Llegar a un costos promedio de $5 Alcanzar1000 caloras por racin

INDICADOR DE EFICACIA Poblacin escolar en programa / poblacin escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones: gasto total programa / nmero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD * Caloras por racin. * Porcentaje de aceptacin de los escolares (encuesta)

Requisitos de los indicadores

El indicador comprometido es una promesa de desempeo, por lo tanto debe tener la aprobacin del Directivo responsable por el producto que se est midiendo Recordar que deben ser pocos, muchos indicadores generan mayor costo y poca utilidad Deben permitir la medicin continua de las variables relevantes

Indicadores que permitan medir continuamente (ao a ao) variables relevantes en el cumplimiento de la misin y de inters para la ciudadana
Tasa de escolaridad Porcentaje de recaudacin de impuestos Porcentaje de vas en buen estado Porcentaje de delitos contra la propiedad Porcentaje de plagas bajo control Porcentaje de fallos favorables Tiempo de respuesta

Preguntas de validacin
Requisito a validar SI/ NO Se relaciona el indicador con el objetivo al cual est vinculado? Se relaciona el indicador con el producto al cual est vinculado? Se relaciona el indicador con la misin de La institucin, programa o subprograma? Es importante el indicador para la institucin? Las variables medidas son continuas y relevantes para la toma de decisiones El indicador tiene claramente una meta o referente para ser medido su resultado El resultado del indicador explica de forma precisa y clara el grado de cumplimiento de la meta o el resultado es ambiguo Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado para poder ser analizado por el responsable

Preguntas de validacin
Se ha definido la frecuencia de medicin del indicador? La unidad de medicin es adecuada para la meta que se espera medir? Es posible recopilar datos confiables y precisos para este indicador? El resultado de este indicador podra estar condicionado por otras entidades? Est la informacin de este indicador disponible y accesible a los interesados? (interesados internos y externos, el publico en general, etc.) El indicador fue elaborado en forma participativa? (liderazgo y personal de la institucin y el programa, grupos de inters pblicos, etc.) Es importante el indicador para el usuario? Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado para poder ser analizado por los interesados externos a la institucin?

EVITAR INDICADORES QUE NO EXPRESAN LOGROS DADO QUE LA DEMANDA DEBE SER 100% SATISFECHA

Nde certificados de antecedentes emitidos/ N de certificados solicitados

Cantidad de permisos otorgados de portacin de armas/Cantidad de solicitudes recibidas

Resultado ser siempre de 100%

Esta prestacin constituye una obligacin legal de ser satisfecha, dado que es un requisito insoslayable para el usuario. Cobertura garantizada

Aspectos relevantes de los resultados son la calidad del servicio, la oportunidad, la precisin, la disponibilidad a nivel nacional (cobertura geogrfica).

Ejemplo
Atencin de emergencias Indicador: Nmero de emergencias programadas Meta: 1000

Nmero de emergencias que se atendieron 1500 Meta superada ?

Evitar indicadores que generen incentivos perversos

Aumento en los porcentajes de recaudacin por multas a contribuyentes evasores Puede incentivarse a destinar mayores recursos de los necesarios a las acciones de fiscalizacin en reas donde las multas sean ms onerosas; desestimando otros que tienen mayor importancia desde el punto de vista de la economa, la competencia, la seguridad para los usuarios, calidad de los productos, etc.

Evitar indicadores que generen incentivos perversos

Porcentaje de detenciones por delitos Puede incentivarse una accin represiva no acorde con la situacin delictiva, o destinar recursos extras para la represin del delito, dejando otras acciones preventivas, etc)

Evitar indicadores que generen incentivos perversos

Disminucin de tiempos de respuestas, sin llevar asociado una meta de calidad del producto entregado. Nmero de fallos judiciales en un tiempo X., puede implicar que el juicio no se ajuste a derecho, que los fallos sean inapropiados, generando problemas de seguridad, reincidencia, etc)

La Planeacin estratgica y los Indicadores son slo instrumentos., su validez se potencia en un ambiente propicio: Reformas institucionales y continuidad de las iniciativas Liderazgos directivos, regularidad en la aplicacin de las herramientas de gestin.

Asistencia tcnica sostenida Incentivos en un marco de integralidad de la evaluacin

El mejor uso de los indicadores, depender de cmo stos sirvan a sus diferentes propsitos

Toma de decisiones y mejoramiento de la gestin institucional (proceso presupuestario) Evaluacin de todos los componentes del sector justicia Evaluacin de la reforma judicial Rendicin de Cuentas