A informao orgnica arquivstica por Renato Tarciso Barbosa de Sousa

O objetivo deste pequeno texto definir e delimitar a informao arquivstica no ambiente organizacional. Jardim (1999, p. 29) entende que essa noo ainda recente na literatura e carece de um aprofundamento terico. Entretanto, buscaremos, dentro dos limites desse trabalho, apontar elementos que ajudem a caracterizar a informao arquivstica. A informao, necessidade fundamental do ser humano, definida pelos dicionrios como o ato ou efeito de informar, transmisso de notcias, comunicao, instruo, ensinamento. (TLAMO, 1997) A informao um conhecimento 1 inscrito (gravado) sob a forma escrita (impressa ou numrica), oral ou audiovisual. (LE CODIAC, 1996) O carter amplo do conceito de informao nos leva a necessidade de delimitar o contexto de sua aplicao para enfoc-lo no mbito da proposta desse texto. Nesse sentido, nos interessa a informao que se localiza num ambiente administrativo e organizacional, onde, segundo Rousseau e Couture (1998), ela deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso to importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros. Entretanto, esse ambiente compartilhado por informaes que apresentam, em sua essncia, configuraes e objetivos distintos. Angelika Menne-Haritz afirma que a informao arquivstica tem sua prpria estrutura, essencialmente distinta da que tem outros tipos de informao. Inserida em um ambiente organizacional, a informao torna-se um recurso vital. Uma organizao 2 no pode, atualmente, funcionar eficazmente sem ela. Portanto, o processo do planejamento, controle e utilizao da informao uma atividade importante, decisiva para o sucesso ou fracasso do organismo. (ROUSSEAU, COUTURE, 1998) Assume-se, muitas vezes, que a gesto da informao diz respeito apenas informao e dados criados e armazenados por computadores. Os sistemas de informao mais eficientes gerenciam toda a informao disponvel no organismo, independentemente da fonte de onde provm, ou da mesma ter sido, ou no, processada eletronicamente. Os arquivos, por exemplo, so recursos fundamentais de informao e importante que sejam gerenciados lado a lado com as bases de dados e as publicaes, num programa mais amplo de gesto da informao. No entanto, com isto no se pretende dizer que todos os recursos de informao devero ser geridos exatamente da mesma maneira, ou que a nica forma de criar um sistema de gesto da informao faz-lo como se tratasse de uma entidade monoltica. Cada um dos componentes de um sistema de informao tm os seus interesses especficos, as suas prprias estruturas, teorias e prticas profissionais. Por isso, devem ser desenvolvidos e geridos como subsistemas distintos, no contexto do enquadramento estratgico fornecido pelo sistema de gesto da informao. Cabe, dessa forma, definir a informao que nos interessa no mbito da Arquivstica. Toda organizao no desenvolvimento de suas atividades, definidas a partir da misso 3 , produz e recebe informaes, que podem ser verbais ou registradas num suporte como o papel, a fita magntica, o vdeo, o disco tico ou o microfilme. As principais caractersticas da informao, que estamos procurando definir, que ela deve ser registrada em um suporte material e ser resultado do cumprimento da misso da organizao. Esse tipo de informao recebe, ento, o adjetivo orgnico, que a diferencia dos outros tipos de informao existentes nas organizaes. A organicidade dessa informao revela o inter-relacionamento e o contexto de existncia e de criao. Entretanto, nem todas as informaes orgnicas so de carter arquivstico, pois essa qualificao limitada em termos de suportes (convencionais ou eletrnicos). Por exemplo, comum encontrar-mos, principalmente nas indstrias, informaes orgnicas tridimensionais que no so arquivsticas. O suporte, nesse caso, no permite o reconhecimento dessa informao como de carter arquivstico, apesar de
Um conhecimento para Yves-Franois Le Codiac o resultado do ato de conhecer, ato pelo qual o esprito apreende um objeto. Conhecer ser capaz de formar a idia de alguma coisa; ter presente no esprito. Isso pode ir da simples identificao (conhecimento comum) compreenso exata e completa dos objetos (conhecimento cientfico). O saber designa um conjunto articulado e organizado de conhecimentos a partir do qual uma cincia - um sistema de relaes formais e experimentais - poder originar-se. 2 Entende-se por organizao um sistema social organizado segundo um conjunto de valores, normas e padres formais e informais de funcionamento, com vistas ao alcance de um ou mais objetivos. 3 Misso a razo de existncia da organizao dentro de seu campo de atuao. a finalidade mais ampla ou o objetivo maior que engloba a contribuio social da organizao, a partir das expectativas da sociedade. Deve ser de conhecimento amplo, tanto interna quanto externamente. A literatura utiliza tambm os seguintes sinnimos: finalidade, propsito e objetivo principal.
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entendermos que as caractersticas fsicas no sejam os atributos mais seguros para a definio do carter arquivstico de uma informao orgnica. Essa opo nos afasta, tambm, do conceito de "arquivos totais". (LOPES, 1996) Uma organizao o resultado de um determinado nmero de funes 4 direta ou indiretamente ligadas sua misso. As funes diretamente ligadas sua misso esto vinculadas inevitavelmente produo ou distribuio de bens e servios. Elas permitem organizao satisfazer as exigncias primeiras de sua existncia. As funes ligadas indiretamente misso visam, sobretudo, apoiar as atividades de produo ou de distribuio de bens e servios. Elas permitem organizao atender os seus objetivos mediante uma gesto eficaz de seus recursos humanos, materiais, financeiros e informacionais. (ROUSSEAU, COUTURE, 1998) O que as caracteriza assim a ligao umbilical que elas tm com a atividade que as gerou. Por exemplo, no Setor de Recursos Humanos so armazenadas uma quantidade relativamente grande de informaes. Temos, o registro da freqncia dos empregados, o registro do pagamento de salrios, encargos sociais etc. Essas informaes so mantidas, produzidas, revisadas a partir das atribuies regimentais do setor, que de gerenciar os recursos humanos. Entretanto, possvel encontrar outras informaes que so mantidas no setor para subsidiar as suas aes, tais como: Dirio Oficial da Unio, Coleo IOB, Manual da RAIS, CLT, dentre outras. So, portanto, informaes no orgnicas. A acumulao das informaes orgnicas arquivsticas d origem aos arquivos da organizao. Sob essa designao so agrupados todos os documentos, seja qual for o seu suporte, produzidos e recebidos pela organizao no exerccio das suas funes. A ttulo de exemplo, temos os relatrios, os projetos de pesquisa, as atas, os contratos, os convnios, as correspondncias, os balanos financeiros etc. Estes documentos podem ser encontrados, total ou parcialmente, em todos os setores de trabalho. Por seu turno, a informao no orgnica, existe muitas vezes nos setores de trabalho, mas, tambm, na biblioteca, no centro de documentao, sob a forma de publicaes, de bancos de dados ou de dossis temticos etc. (ROUSSEAU, COUTURE, 1998) A informao orgnica arquivstica utilizada pelos setores de trabalho da organizao com o objetivo de decidir, de agir e de controlar as decises e as aes empreendidas e, ainda, a fim de efetuar pesquisas retrospectivas que ponham em evidncia decises ou aes passadas. Reduzindo, assim, a incerteza e tornando a tomada de decises mais segura, a partir do aprofundamento do conhecimento da cultura institucional e do processo decisrio. No basta, segundo Maria de Ftima Tlamo (1997), que a informao esteja organizada, ou at mesmo disponvel. necessrio que sejam estabelecidos canais efetivos que no s a transmitam mas efetivamente a transfiram, isto , uma organizao que comunique. Isto implica que, os meios de comunicao organizacionais devem ser eficientes e confiveis, permitindo a todos que dela necessitem, um acesso rpido e tempestivo das informaes orgnicas produzidas e ou recebidas pela organizao. Bibliografia utilizada JARDIM, Jos Maria. Transparncia e opacidade do estado no Brasil. Usos e desusos da informao governamental. Niteri : Eduff, 1999. LE CODIAC, Yves-Franois. A cincia da informao. Braslia : Briquet de Lemos, 1996. LOPES, Luis Carlos. A informao e os arquivos. Teorias e prticas. Niteri : Eduff, 1996. ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina Arquivstica. Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998. TLAMO, Maria de Ftima G. M. Informao: organizao e comunicao. Anais do I Seminrio de Estudos de Informao da Universidade Federal Fluminense. Niteri : Eduff, 1997.

Funo o conjunto de atividades similares e conexas ou interdependentes, de execuo contnua, de carter duradouro e sem trmino previsto, que prov suporte para a viabilizao da misso da organizao. A funo indica "O QUE" feito, sem detalhar como feito.