Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria U.N.E.

Rafael Mara Baralt Programa: Administracin de Aduana Coro, Estado Falcn

Prof.: Liris Martinez

Integrantes: Carhen Ventura C.I.: 21.449.204 Sarahi Argello C.I.: 22.608.740

Yoseanny Rosillo C.I.: 25.128.497

Engelbert Perozo C.I.: Admn. De Aduana Semestre IV

Santa Ana de Coro, Noviembre de 2013

Basndonos en la definicin de Auditoria Administrativa, se puede decir que esta tiene como intencin examinar y evaluar los mtodos y desempeo de todas las reas y valorar el programa administrativo. Sin embargo, para efectuar la auditora, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentacin necesaria para respaldar la opinin del auditor administrativo. Por lo tanto se implanta un proceso y un plan de auditoria. El proceso de Auditoria tiene como propsito que las diferentes acciones y fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica y delimite la profundidad con que se revisara y aplicara las tcnicas de anlisis administrativo. Tambin facilita al auditor la identificacin y el ordenamiento de la informacin correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen informe y seguimiento. Para utilizar las diferentes tcnicas de anlisis administrativo se propone algunas etapas que integran el proceso: Planeacin, Instrumentacin, Examen, Informe, Seguimiento. Los trminos mencionados anteriormente, forman parte de algunos de los temas que analizaremos y expondremos a continuacin en este trabajo de investigacin.

Se refiere a la determinacin de los objetivos y alcance de la Auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades ms importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.

El plan garantiza que la auditoria satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos ya que promueve significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado.

La Planeacin de la Auditora es la fase inicial del examen y consiste en determinar de manera anticipada los procedimientos que se van a utilizar, la extensin de las pruebas que se van a aplicar, la oportunidad de las mismas, los diferentes papeles de trabajo en los cuales se resumirn los resultados y los recursos tanto humanos como fsicos que se debern asignar para lograr los objetivos propuestos dela manera ms eficiente. Toda planeacin debe estar bien documentada e incluir el Programa de Auditora. Este consiste en la descripcin de los procedimientos de auditora a seguir en el desarrollo de la misma para lograr los objetivos del examen.

Es el proceso o conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o grupo de partidas o a un grupo de hechos o circunstancias examinados mediante las cuales el auditor obtiene las bases necesarias para fundamentar su opinin.

Durante el proceso de auditoria se ponen en prctica algunas tcnicas o

mtodos de investigacin y pruebas que el auditor utiliza para comprobar la razonabilidad de la informacin que le permite omitir su opinin profesional. Por ende, para una auditora administrativa se deben seguir ciertas fases, las cuales deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una metodologa, la que es ejecutada por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organizacin (pblica o privada). PLANEACIN:

La planeacin se refiere a los lineamientos de carcter general que forman parte de la aplicacin de la auditoria administrativa.

Objetivo

Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada.

Factores a Revisar

Determinacin de los factores fundamentales para el estudio de la organizacin con relaciona el proceso administrativo y los elementos especficos que forman parte de su funcionamiento. En el primer caso se incorporan las etapas del proceso administrativo y se define las funciones que lo fundamentan; las cuales permiten un anlisis lgico de la organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente. En el segundo caso, se incluye una relacin de los elementos especficos que integran y complementan el proceso administrativo. Tales electos se asocian con los tributos fundamentales que enmarcan su fin y su funcin, lo que permite determinar su contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin.

INSTRUMENTACIN

Concluida la parte planeacin se procede a la instrumentacin de la auditora en la cual se tiene que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables. De acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la medicin que se emplear, la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva. Recopilacin de informacin

Esta tares debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga posible su examen objetivo. Es conveniente aplicar un criterio de discriminacin, teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de
accin uniforme. Tcnicas de recoleccin de la informacin

Para recabar la informacin requerida de forma gil y ordenada se debe de emplear alguna de las siguientes tcnicas:

Investigacin documental

Consiste en la seleccin y estudio de la documentacin que puede aportar elementos de juicio a la auditora, las fuentes que se pueden acudir son: NORMATIVA

convenios

ADMNISTRATIVA

cas de trabajo

MERCADO

UBICACIN GEOGRFICA

reno

ESTUDIOS FINACIEROS

SITUACIN ECONMICA

Observacin directa

Es recomendable que el auditor responsable presida la observacin directa y comente y discuta su percepcin con su equipo de trabajo, de esta manera se asegura de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y podr definir los criterios a los que deber sujetarse en todo momento la auditora

Acceso a redes de informacin

El acceso a redes permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras.

Entrevista

Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin este es el ms empleado, puesto que el entrevistador al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.

Cuestionarios

Las preguntas deben ser claras y concisas con un orden lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con demasiadas preguntas, con esto obtendremos la informacin deseada en forma homognea que estad constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos

Cdulas

Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la auditora, estn conformados por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis, no obstante si en el curso de la revisin se advierten situaciones de las que se puedan inferir la existencia de irregularidades, las pruebas debern ampliarse hasta conseguir evidencia suficiente.

Medicin

Las escalas cumplen la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo que posteriormente servir para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditora. Las escalas cumplen la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo que posteriormente servir para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditora.

Papeles de trabajo

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, son los registros en donde describe las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas. Estos papeles proporcionan el soporte principal que en su momento el auditor habr de incorporar en su informe ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo, el auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones. Su contenido debe incluir:

rante la aplicacin de la auditora.

Para homogenizar su presentacin e informacin y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas si no consignar los tpicos relevantes. Estar redactados en forma clara y ordenada y ser lo suficientemente slidos en sus argumentos para que cualquier persona lo revise, pueda seguir la secuencia del trabajo. Para homogenizar su presentacin e informacin y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas si no consignar los tpicos relevantes. Estar redactados en forma clara y ordenada y ser lo suficientemente slidos en sus argumentos para que cualquier persona lo revise, pueda seguir la secuencia del trabajo.

Evidencia

La evidencia representa la comprobacin de los hallazgos durante el ejercicio de la auditora por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la lnea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecucin vayan surgiendo. La evidencia lo podemos clasificar en: Fsica: se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes o sucesos y se presenta a travs de notas, fotografas, cuadros, mapas o muestras materiales. Documental: se obtiene por medio de anlisis de documentos y est contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos. Testimonial: se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicacin de la auditora. Analtica: comprende clculos, comparaciones, razonamientos y

desagregacin de la informacin por reas apartados o componentes. Para que la evidencia sea til y vlida debe cubrir los siguientes requisitos: Suficiente, competente, relevante, pertinente. En todas las oportunidades, el auditor deber proceder con prudencia, preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.

Supervisin del trabajo

A medida que descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que encabece una tarea, tendr siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de decisin para vigilar que las acciones obedezcan a una lgica en funcin de los objetivos de la auditora.

Para que la evidencia sea til y vlida debe cubrir los siguientes requisitos: Suficiente, competente, relevante, pertinente. En todas las oportunidades, el auditor deber proceder con prudencia, preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas. La supervisin, en las diferentes fases de ejecucin de la auditoria, comprende:

e los papeles de trabajo.

que estn completos y cumplen con su propsito. Es importante que la supervisin del trabajo contemple: espacio para la firma de revisin del auditor responsable

revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable. obstculos encontrados a lo largo de la auditora.

esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.

EXAMEN

El examen de la Auditora Administrativa consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su comportamiento sin perder de vista la relacin interdependencia e interaccin de las partes entre s y con el todo y de estas con su contexto.

Propsito

Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen las circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin ptimos. Procedimiento

El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnsticos de problemas as como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto. Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atencin. Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis

cuestionamientos: Qu trabajo se hace? Para qu hace? Quin lo hace? Cmo se hace? Con qu hace? Cundo se hace?

INFORME

Al finalizar el examen de la Auditora Administrativa en una organizacin, es necesario preparar un informe en el cual se consignen los resultados, de la auditora, identificando claramente el rea, sistema, programa, proyecto, etc. Es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor. Los resultados deben de reunir atributos como:

Oportunidad disponibilidad en tiempo y lugar de la informacin

materia de servicios

Aspectos operativos

Para abordar este aspecto es aconsejable ajustarse el siguiente orden:

auditora.

organizacin

que persiguen con el informe

ellos Recursos medios humanos, materiales y tecnolgicos empleados

encias basadas en las pruebas obtenidas

profundo. Lineamientos generales para su preparacin

No perder de vista el objeto de la auditora cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales.

raducirlas en recomendaciones preventivas y correctivas segn sea el caso.

para evaluar el tratamiento y curso de accin tomados en la obtencin de resultados.

ue antes de emitir el informe, una persona independiente a la aplicacin de la auditora revise los borradores y los papeles de trabajo a fin de verificar que han cumplido con todas las normas de auditora. SEGUIMIENTO

Las observaciones que se producen como resultado de la auditora deben de sujetarse a un estricto seguimiento ya que no slo se orientan a corregir las fallas, detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia. En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinacin de observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento a la organizacin, lo que hace posible:

lleven a la prctica en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del rea.

recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe referente al grado y forma cmo estas se atendieron.

Objetivo general

Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atencin y puesta en operacin. Lineamientos generales

Definir las reas en que se comprobar la implantacin de los cambios propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la auditoria y las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin. Considerar la participacin de especialistas cuando se estime que la aplicacin de las recomendaciones as lo requiere. Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas. Replantear las recomendaciones que se considere indispensables en especial cuando existan cambios plenamente justificados de las condiciones que les dieron origen. Reprogramar, las fechas compromiso para implantar las

recomendaciones en los casos en que estas no se hayan adoptado o se hayan atendido parcialmente. Si a criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de observaciones derivadas de una auditoria en proceso, deber adjuntarse al informe. Establecer cuando se justifique, fechas de programacin para implantar en su totalizadlas recomendaciones conforme a los trminos previamente acordados con el titular de la organizacin. Acciones especficas

Se requiere que el auditor verifique como se efectan lo cual visualiza desde dos perspectivas:

in se ha realizado fuera de programa. : A) Investigacin Preliminar. determinar las necesidades especficas. identificar los factores que requieren de atencin.

jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue.

B) Preparacin Del Proyecto De Auditoria Administrativa Propuesta tcnica.: naturaleza, alcance, antecedentes, objetivos, estrategias, justificacin, acciones, recursos, costos, resultados, informacin complementaria. Programa de trabajo: identificacin, responsable, rea clave, actividades, fases, calendario, representacin grfica, formato, reporte de avance, periodicidad.

El anlisis suministra una base de comprensin, para llegar a conocer la situacin con mayor claridad. Una vez obtenida la informacin, se analiza, para conocer la eficiencia con que la empresa ha logrado o est logrando sus objetivos y las causas que reducen su eficiencia. El informe de auditora

Despus de haber analizado la informacin tenemos que elaborar un informe, el cual es un instrumento para la toma de decisiones. El informe indica la situacin administrativa de la empresa y da las recomendaciones y las formas de mejorarlas. Implantacin de las recomendaciones:

La implantacin de las recomendaciones hechas por el auditor debe ponerse en vigor para solucionar el problema que origin la auditora administrativa. Aqu se aplicarn las medidas de mejoramiento administrativo.

Para la descripcin grfica del plan general y de los programas especficos de la investigacin, se recomienda utilizar grficas de flechas o diagramas red, como los que son utilizados en las tcnicas de camino crtico (C. P. M.) y tcnicas de programacin, evaluacin y revisin (PER T) Y tambin los llamados diagramas de bloque o de barras como los de Gantt. 1. Esta red es solo un ejemplo de las actividades a re alizar en una

investigacin de auditoria administrativa y deber ser adaptada a las necesidades de cada trabajo en particular. 2. Debe tenerse en cuenta que las actividades que son susceptibles

de desarrollarse en forma simultnea, generalmente corresponden a reas diferentes de la auditoria administrativa ejemplo: sistemas y procedimientos, adquisiciones, etc. 3. Actividades simultneas en el rea de auditoria administrativa

pueden ser desarrolladas cuando se asignen dos o ms auditores a un mismo trabajo o cuando existen puestos especializados.

En virtud de que en el informe se sealan los hallazgos as como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente informacin respecto de la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan, en relacin con el nmero de casos o transacciones revisadas en funcin de las operaciones que realiza la organizacin. Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, debern reunir atributos tales como: OBJETIVIDAD Visin imparcial de los hechos. OPORTUNIDAD Disponibilidad de la informacin en tiempo y lugar. CLARIDAD Fcil comprensin del contenido. CALIDAD Apego a las normas de administracin de la calidad y elementos del sistema de gestin de calidad. LOGICA Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

En la realizacin de una Auditoria Administrativa, el auditor puede darse cuenta de las actividades o procesos en los que est fallando la empresa y la profundidad de los mismos, logra conocer a los empleados y recibir e intercambiar informacin con ellos, la auditoria permite al auditor estar al tanto de los problemas en los que la organizacin est incurriendo. Toda esta informacin y experiencias que obtuvo por realizar la auditoria permiten que el auditor defina las posibles alternativas de solucin, que posteriormente har llegar a la empresa para que decida y elija lo que mejor convenga.

Por consiguiente, es fundamental implantar un plan antes de realizar la auditoria as como el proceso que lo llevara a cabo. Se puede decir que de la aplicacin de un buen proceso de auditoria depende el xito de la misma.

Por lo cual, se refleja la importancia de cada uno de los temas que anteriormente se desarrollaron, puesto que, para que un Auditor desempee con excelencia su papel debe seguir esos lineamientos, procesos y planes.

1. Material didctico Para Clase De Auditoria Administrativa 11, Instituto Superior De Computacin, S.C. Divisin Licenciaturas.

2. Mdulo Auditora Administrativa. Msc. Jorge Revelo Rosero. Sptimo Nivel. Segunda Edicin. Quito, marzo 2012.

3. Bello Bello, Luz Mireya y Medina Surez, Lorena. Manual de Auditoria Administrativa. Bogot: Universidad Minuto de Dios, 2008

4. http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-laAuditoraadministrativa-950760.html

5. http://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html 6. http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/audita dminis.htm

7. http://dspace.uniminuto.edu:8000/jspui/bitstream/10656/558/1/TTCA_ MedinaSu arezLorena_08.pdf

8. http://www.mitecnologico.com/iem/Main/AuditoriaAdministrativa

9. http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmin/archivos/DE MOAuditoria.ppt 10. http://es.scribd.com/doc/12599839/Trabajo-Final-AuditoriaAdministrativa