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Auditoria de propiedad planta y equipo Definicin.

Representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construccin, con la intencin de emplearlos en forma permanente, para la produccin o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administracin del ente econmico, que no estn destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida til excede de un ao. Clasificacin de propiedades, planta y equipo o activo fijo. Se suelen subdividir en tres categoras: No Depreciables: activos que tienen una vida ilimitada o los que a la fecha de presentacin del balance general se encuentran todava en la etapa de construccin o montaje. Ejemplo: terrenos, construcciones en curso, maquinaria y equipo en montaje, y propiedades, planta y equipo en trnsito. Depreciables: aquellos que por el deterioro causado por el uso, la accin de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnolgicos y los cambios en la demanda de los bienes y servicios a cuya produccin o suministro contribuyen, pierden valor. Ejemplo: equipos, construcciones y edificaciones, equipos de computacin y de transporte. Agotables: son representadas por recursos naturales controlados por la organizacin, cuya cantidad y valor disminuyen a causa de la extraccin o remocin del producto. Su costo histrico es conformado por su valor de adquisicin, ms las erogaciones y los cargos incurridos en su explotacin y desarrollo 1. Caractersticas de la cuenta Algunas de las caractersticas que comprende esta cuenta son: Su adquisicin o venta significan grandes sumas de dinero Son movimientos no muy frecuentes, y se concentra en una cuantas transacciones Su operatividad va directamente a producir utilidades Se adquieren para periodos mayores de una ao

2. Objetivos del examen Objetivos de auditoria El examen que se le realiza a este componente del balance se basa en dos tipos de objetivos, unos de propsito general y otros de tipo especfico. GENERALES 1. Comprobar la existencia real de los activos enunciados por la empresa. 2. Verificar la exactitud de los registros de este componente para la totalidad de los activos que lo forman.

3. Analizar que las modificaciones de la cuenta Propiedad, planta y equipo ha sido debidamente registradas. 4. Indagar si los conceptos relacionados con este rubro (depreciaciones, ajustes por inflacin, perdida por obsolescencia, etc.) han sido estimados apropiadamente. 5. Examinar que los valores correspondientes a la cuenta Propiedad, Planta y Equipo de la compaa estn debidamente clasificados y mostrados de acuerdo a sus condiciones. 6. Juzgar la correcta valuacin y registro de la Propiedad, Planta y Equipo en los libros de contabilidad. ESPECFICOS 1. Determinar la correcta clasificacin y presentacin de los activos fijos en los estados financieros. 2. Determinar la propiedad o la existencia de alguna restriccin sobre cualquiera de estos activos. 3. Constatar que estos estn registrados correctamente y de acuerdo a las normas existentes. 4. Establecer la existencia fsica de los activos fijos. 5. Determinar si la depreciacin del perodo es razonable. 6. Determinar si los ajustes por inflacin necesarios fueron hechos correctamente. Del examen que realice el auditor financiero de la Propiedad, Planta y Equipo, depende la correcta valuacin de los activos fijos de la empresa. 3. Control interno sobre las propiedades, la planta y equipo Es recomendable que en una empresa se diseen tarjetas de identificacin para cada uno de estos activos, en las que debe figurar su cdigo, ubicacin, costo histrico, fecha de adquisicin, depreciacin acumulada, y todos los desembolsos que la empresa realice sobre estos activos a lo largo de su vida til como reparaciones, mantenimiento, adiciones etc. Cada uno de estos activos, en especial la maquinaria, equipos de oficina, de computacin y de comunicacin, deben identificarse con un cdigo, el cual debe aparecer adherido en un aparte visible del bien. Este cdigo es el mismo que figura en la tarjeta de cada uno de ellos y permite identificar en los auxiliares las diferentes erogaciones realizadas sobre ellos. Esto no slo facilita tener un control sobre los bienes inmuebles sino tambin el nombramiento de responsables de la custodia de activos menores que por su tamao y facilidad de transporte pueden perderse fcilmente. Debe realizarse peridicamente un inventario fsico de los activos fijos para verificar la exactitud de los registros contables. Esto facilita la deteccin de activos faltantes, obsoletos o que no estn en uso. Tambin se debe controlar eficazmente el retiro de activos fijos, que debe ser autorizado y aprobado debidamente. Los activos depreciados totalmente se deben mantener en los registros contables hasta que se autorice su desecho y se retiren del servicio.

4. Procedimientos de auditoria Las pruebas de cumplimiento pueden ser: 1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de la propiedad, planta y equipo. 2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de Propiedad, planta y equipo. 3. Verificar que los soportes de la Propiedad planta y equipo, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si los movimientos en las cuentas de activos fijos se registran adecuadamente. 5. Realizar conteos fsicos de la propiedad, planta y equipo existentes peridicamente. 6. Verificar que los activos fijos estn adecuadamente asegurados. 7. Comprobar que el estado de los activos fijos sea el ptimo y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente. 8. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de Propiedad, planta y equipo. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. Las pruebas sustantivas pueden ser: 1. Examinar las autorizaciones para las compras y ventas o retiros de propiedad y equipo 2. Comprobar las bases para la valuacin de las cuentas de activo fijo. 3. Comparar los presupuestos de obras o los importes autorizados para la construccin, compra o adquisicin de propiedades y equipo con los desembolsos reales y verificar si coinciden. 4. Comprobar si los costos y las depreciaciones o amortizaciones respectivas, por bajas, obsolescencia o disposiciones importantes de bienes, han sido eliminadas de las cuentas correspondientes. 5. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo 6. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor y de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad 7. Si los saldos de las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, son razonables considerando la vida probable de los activos y los posibles valores de desecho. 8. Verificar si las autorizaciones para la adquisicin de elementos nuevos indican las unidades que van a ser reemplazadas, de acuerdo a las correspondientes cotizaciones. Control interno de propiedad, planta y equipo: Para el mejor control y conocimiento de los elementos que componen el activo fijo pueden establecerse algunos controles para activos fijos, entre los que se pude mencionar: Un mayor auxiliar constituido por un registro independiente, adecuado para propiedad, planta y equipo, para analizar las adquisiciones y los retiros, verificar la provisin para depreciacin y gastos de mantenimiento.

Un sistema de autorizacin que exige la comprobacin previa de un ejecutivo para todas las adquisiciones sin importar si se trata de una compra o de arrendamiento financiero. Un sistema con rdenes de compra y de trabajo seriadas. Procedimiento para presentar informes que garanticen la comunicacin y anlisis inmediatos de las variaciones entre los gastos autorizados y los reales para mejoras o mantenimiento. Declaracin escrita de las polticas de la compaa en cuanto a inversiones en inmovilizado, depreciacin y gastos de mantenimiento. Inventarios fsicos peridicos para verificar la existencia, ubicacin y estado de los activos fijos y detectar unidades no registradas. Sistema y procedimientos de retiro que indiquen los motivos del retiro o desuso con las aprobaciones correspondientes. Es recomendable que en una empresa se diseen tarjetas de identificacin para cada uno de estos activos, en las que debe figurar su cdigo, ubicacin, costo histrico, fecha de adquisicin, depreciacin acumulada, y todos los desembolsos que la empresa realice sobre estos activos a lo largo de su vida til como reparaciones, mantenimiento, adiciones etc. Cada uno de estos activos, en especial la maquinaria, equipos de oficina, de computacin y de comunicacin, deben identificarse con un cdigo, el cual debe aparecer adherido en un aparte visible del bien. Este cdigo es el mismo que figura en la tarjeta de cada uno de ellos y permite identificar en los auxiliares las diferentes erogaciones realizadas sobre ellos. Tambin se deben crear cdigos de identificacin para los bienes inmuebles que permitan conocer su ubicacin y el departamento o centro de costos al que pertenecen, y disear tarjetas que puedan colocarse detrs de las puertas, de tal modo que permitan inventariar los dems tipos de activos ubicados bajo su jurisdiccin, como muebles, equipos y dems activos de menor valor. Esto no slo facilita tener un control sobre los bienes inmuebles sino tambin el nombramiento de responsables de la custodia de activos menores que por su tamao y facilidad de transporte pueden perderse fcilmente. Es aconsejable que cuando un empleado inicie labores en una empresa se realice un acta donde se especifique cada uno de los activos que quedan bajo su cargo, cuando ste cambie de departamento o se retire de la Empresa, antes de que se realice la liquidacin se le debe exigir el paz y salvo de los bienes que haban quedado bajo su responsabilidad. Debe realizarse peridicamente un inventario fsico de los activos fijos para verificar la exactitud de los registros contables. Esto facilita la deteccin de activos faltantes, obsoletos o que no estn en uso. Tambin se debe controlar eficazmente el retiro de activos fijos, que debe ser autorizado y aprobado debidamente. Los activos depreciados totalmente se deben mantener en los registros contables hasta que se autorice su desecho y se retiren del servicio.

Procedimientos de auditoria Obtencin de evidencia de propiedad, planta y equipo. Para determinar si los activos de planta son propiedad del cliente, los auditores buscan evidencia, como una escritura, un titulo de pliza de seguro, cuenta de impuesto sobre la propiedad, recibo de pago hipoteca y pliza de seguro contra incendio. Inventario fsico Se cargan las compras a una cuenta especial y al fin del ejercicio se efectan inventarios fsicos, evalundose al costo y cargando a costos o gastos la diferencia. Comprobar que los activos existen y figuran en el rubro de propiedad, planta y equipo. Revisin de las erogaciones capitalizadas Las erogaciones son capitalizadas solamente cuando aumenta los beneficios econmicos del activo. Todas las dems erogaciones se reconocen en el estado de resultados interino en la medida que se incurre. Prueba de retiros La Propiedad, Planta y Equipo se deteriora paulatinamente debido al uso, el transcurso del tiempo, la obsolescencia o la insuficiencia, de manera que su uso ya no se justifica para las actividades econmicas de la empresa. Cuando esto ocurre los bienes que no se encuentran en total uso se deben retirar de los libros de contabilidad, de acuerdo con las condiciones de cada uno; por ejemplo, se pueden dar de baja por estar total o parcialmente depreciados, venderlos o darlos como abono para adquirir otros nuevos. En ocasiones el bien se inutiliza cuando esta en pleno servicio, lo cual obliga a retirarlo de inmediato.