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COLEGIO DE POSTGRADUADOS SECRETARIA ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE COMPUTO ADMINISTRATIVO, ORGANIZACION Y SISTEMAS DEPARTAMENTO DE ORGANIZACION Y SISTEMAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA
MONTECILLO, EDO. DE MEX. ACUALIZACION A FEBRERO DE 1999.
INDICE
1. 2. 3. 4. 5. 6. INTRODUCCION............................................................................................ OBJETIVO....................................................................................................... DEFINICIONES............................................................................................. SIMBOLOGIA UTILIZADA.......................................................................... UBPPs QUE INTERVIENEN....................................................................... DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS............................................ 6.1. INGRESO DE RECURSOS FISCALES.............................................. 6.1.1. POLITICAS................................................................................ 6.1.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO................................. 6.1.3. DIAGRAMA DE FLUJO............................................................ 6.2. DISPONIBILIDAD DIARIA EN CUENTAS BANCARIAS.............. 6.2.1. POLITICAS................................................................................ 6.2.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO................................. 6.2.3. DIAGRAMA DE FLUJO............................................................ 6.3. INGRESOS POR COBRO DE COLEGIATURAS.............................. 6.3.1. POLITICAS................................................................................ 6.3.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO................................. 6.3.3. DIAGRAMA DE FLUJO............................................................ 6.4. INGRESOS POR COBROS MENORES EN SERVICIOS ACADEMICOS..................................................................................... 6.4.1. POLITICAS................................................................................ 6.4.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO................................. 6.4.3. DIAGRAMA DE FLUJO............................................................ 6.5. ARQUEO DE CAJA, REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS..... 6.5.1. POLITICAS................................................................................ 6.5.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO................................. 6.5.3. DIAGRAMA DE FLUJO............................................................ 6.6. INGRESOS POR RECURSOS PROPIOS........................................... 6.6.1. POLITICAS................................................................................ 6.6.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO................................ 6.6.3. DIAGRAMA DE FLUJO............................................................ 6.7. CUENTAS POR COBRAR.................................................................... 6.7.1. POLITICAS................................................................................ 6.7.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO................................ 6.7.3. DIAGRAMA DE FLUJO............................................................ 6.8. APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS......................................... 6.8.1. POLITICAS................................................................................ 6.8.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO................................ 6.8.3. DIAGRAMA DE FLUJO............................................................ 6.9. ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZA-CHEQUE...................... 2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE TESORERIA
5 6 7 9 10 11 12 13 14 17 20 21 22 23 25 26 28 30 32 33 34 35 37 38 39 41 43 44 45 46 48 49 50 52 54 55 56 60 63
6.9.1. POLITICAS................................................................................ 6.9.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO................................. 6.9.3. DIAGRAMA DE FLUJO............................................................ 6.10. CONCILIACIONES FINANCIERAS................................................ 6.10.1. POLITICAS.............................................................................. 6.10.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO............................... 6.10.3. DIAGRAMA DE FLUJO.......................................................... 6.11. TRASPASOS BANCARIOS................................................................ 6.11.1. POLITICAS.............................................................................. 6.11.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO............................... 6.11.3. DIAGRAMA DE FLUJO.......................................................... 6.12. CANCELACION DE CUENTAS BANCARIAS................................ 6.12.1. POLITICAS.............................................................................. 6.12.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO............................... 6.12.3. DIAGRAMA DE FLUJO.......................................................... 6.13. RECEPCION DE FACTURAS............................................................ 6.13.1. POLITICAS.............................................................................. 6.13.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO............................... 6.13.3. DIAGRAMA DE FLUJO........................................................... 6.14. COMPRA DE GIROS BANCARIOS PARA PAGO A PROVEED... 6.14.1. POLITICAS.............................................................................. 6.14.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO............................... 6.14.3. DIAGRAMA DE FLUJO.......................................................... 6.15. ENTREGA DE CHEQUES A BENEFICIARIOS............................. 6.15.1. POLITICAS.............................................................................. 6.15.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO............................... 6.15.3. DIAGRAMA DE FLUJO.......................................................... 6.16. PAGO DE NOMINA A TRAVES DE SISTEMA BANCARIO DE ENLACE EMPRESARIAL EN LA SEDE........................................ 6.16.1. POLITICAS.............................................................................. 6.16.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO............................... 6.16.3. DIAGRAMA DE FLUJO.......................................................... 6.17. PAGO DE SUELDOS EN LA SEDE POR SERVICIO DE COMPAIA PAGADORA Y RADICACION A CAMPUS.............. 6.17.1. POLITICAS.............................................................................. 6.17.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.............................. 6.17.3. DIAGRAMA DE FLUJO.......................................................... 6.18. RADICACION DE ORDENES DE PAGO A CAMPUS POR CONCEPTO DE PROTESIS, LENTES, APARATOS ORTOPEDICOS Y PENSION ALIMENTICIA............................... 6.18.1. POLITICAS.............................................................................. 6.18.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO............................... 3
64 65 68 70 71 72 73 75 76 77 79 81 82 83 85 87 88 89 91 93 94 95 98 100 101 102 104 106 107 108 111 113 114 115 119 122 123 124
7. -
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6.18.3. DIAGRAMA DE FLUJO.......................................................... 6.19. REPOSICION DE FONDOS FIJOS.................................................. 6.19.1. POLITICAS.............................................................................. 6.19.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.............................. 6.19.3. DIAGRAMA DE FLUJO.......................................................... 6.20. CANCELACION DE CHEQUES....................................................... 6.20.1. POLITICAS.............................................................................. 6.20.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO............................... 6.20.3. DIAGRAMA DE FLUJO.......................................................... FORMATOS 7.1. SOLICITUD DE MINISTRACION DE FONDOS DT-01................ INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO............... INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO........................ 7.2. RECIBO OFICIAL DT-02........................................................... INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO.............. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO........................ 7.3. CONTRA-RECIBO DT-03.................................................................. INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO............... INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO........................ 7.4. RECIBO PROFORMA DT-04.............................................................. INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO............... INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO........................ 7.5. SOLICITUD DE REPOSICION DE FONDO FIJO D-11................ INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO............... INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO........................ 7.6. CHEQUE Y POLIZA-CHEQUE D-15............................................... INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO............... INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO........................ 7.7. SOLICITUD DE EXPEDICION DE CHEQUE D-16......................... INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO............... INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO........................ ANEXOS 8.1. INFORME COMPARATIVO DE DISPONIBILIDADES DE LAS CUENTAS BANCARIAS DEL C.P. EN M.N. Y DOLARES............. 8.2. CONCILIACIONES FINANCIERAS.................................................. UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACION Y/O AUTORIZACION DEL MANUAL............................
128 131 132 133 134 136 137 138 140 143 145 146 148 150 151 153 155 156 157 159 160 162 163 164 167 168 169 170 174 175 178 179 180
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1. - I N T R O D U C C I O N
El presente manual ha sido elaborado, con el propsito de brindar informacin clara y sencilla de los procedimientos que actualmente se establecen en este Departamento, para llevar un control ptimo de las actividades de ingresos y egresos, que se efectan en el Colegio de Postgraduados. Contiene la descripcin de las operaciones en el orden que deben realizarse, formatos e instructivos que se requieren en cada caso, indicando polticas que norman cada procedimiento, con el propsito de alcanzar los objetivos establecidos para cada uno de ellos. Este documento ha sido elaborado por el Departamento de Organizacin y Sistemas de la Subdireccin de Computo Administrativo, Organizacin y Sistemas, con la participacin del Departamento de Tesorera, y su actualizacin es responsabilidad exclusiva del Departamento de Organizacin y Sistemas.
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2. - O B J E T I V O
El objetivo del presente Manual de Procedimientos, es auxiliar al Servidor Pblico titular y empleados del Departamento de Tesorera, en el desempeo de las actividades que tienen encomendadas, estableciendo en forma clara y sencilla los procedimientos a seguir en la ejecucin de las funciones que se realizan en las reas que integran este Departamento.
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3. - D E F I N I C I O N E S
PARA LOS FINES DEL PRESENTE MANUAL SE ENTENDERA POR: COLEGIO C P: INSTITUTOS: El Colegio de Postgraduados. A los Organismos que integran el Colegio de Postgraduados ubicados en la sede y son los siguientes: Instituto de Recursos Genticos y Productividad. Instituto de Recursos Naturales. Instituto de Fitosanidad. Instituto de Socioeconoma, Estadstica e Informtica. A las unidades estructurales del Colegio de Postgraduados ubicados fuera de la sede y son los siguientes: Campus TABASCO (Antes CEICADES). Campus PUEBLA (Antes CEICADAR). Campus VERACRUZ (Antes CRECIDATH). Campus SAN LUIS POTOSI (Antes CREZAS). Campus CORDOBA. A los Departamentos que estn ubicados en el edificio administrativo FRANCISCO MERINO RABAGO, incluyendo a Almacn General, Campos Experimentales y los Departamentos que integran las Coordinaciones de Estudios de Postgrado e Investigacin y Desarrollo. Unidad bsica de Programacin y Presupuesto. Al Departamento de Contabilidad, Formulacin y Control Presupuestal. A la Secretara de Agricultura, Ganadera y Desarrollo Rural. Direccin General de Programacin Organizacin y Presupuesto. La Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Al sistema integrado usuario-mquina para procesar y 7
CAMPUS:
ADMINISTRACION CENTRAL:
UBPP: DEPTO. DE CONTABILIDAD: SAGAR: DGPOP SHCP: SISTEMA:
proveer informacin que apoye las operaciones, la administracin, y la toma de decisiones en la Institucin. Utiliza equipo de computacin y programas; procedimientos manuales; modelos para el anlisis, la planeacin y el control. POLITICA: Es una gua bsica de accin; prescribe los lmites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. Tiene la caracterstica de ser flexible en su aplicacin. Conjunto de acciones o tareas relacionadas entre si por una secuencia lgica de pasos, que tienen un fin determinado. Representa la mejor forma de hacer las cosas desde un punto de vista tiempo, esfuerzo y gastos. Representacin grfica de la secuencia de las acciones u operaciones que se requieren para llevar a cabo un procedimiento determinado. Banco Internacional, Sociedad Annima Banco del Atlntico, S. A. Banco Rural S.N.C. Compaa Metropolitana de Traslado de Valores, S. A.
PROCEDIMIENTO:
DIAGRAMA DE FLUJO
BITAL: ATLANTICO: BANRURAL: COMETRA:
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4. - SIMBOLOGIA UTILIZADA
INICIO O TERMINO Indica el principio o fin del procedimiento. ACTIVIDAD Representa las actividades que se desarrollan en el procedimiento. DOCUMENTO Representa un documento que se utililiza o se genera en el procedimiento. DECISION Indica un punto del procedimiento en donde se debe tomar una decisin entre dos opciones. CONSULTAS Y PROCESOS EN PANTALLA Indica la captura, proceso y consultas de informacin en un sistema informatico establecido. DISCO MAGNETICO Representa el archivo de informacin en disco magntico. ARCHIVO PERMANENTE Indica el depsito de un documento o informacin dentro de un archivo. ACHIVO TEMPORAL Indica la guarda de un documento por un perido determinado, es decir en forma temporal. CONECTOR FUERA DE PAGINA Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente en la que continua el procedimiento. CONECTOR DENTRO DE PAGINA Representa una conexin o enlace en la misma hoja, de una parte del diagrama con otra lejana del mismo. DIRECCION DE FLUJO Conecta los simbolos, sealando el orden en que se realizan las distintas actividades.
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5. - UBPPS QUE INTERVIENEN
DIRECCION GENERAL SECRETARIA ADMINISTRATIVA CONTRALORIA INTERNA EN EL COLEGIO COORDINACION FINANCIERA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, FORMULACION Y CONTROL PRESUPUESTAL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE NOMINA DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ACADEMICOS
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6. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS
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6.1. INGRESO DE RECURSOS FISCALES
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6.1.1. P O L I T I C A S
El Departamento de Tesorera del Colegio deber notificar con tres meses de
anticipacin al inicio de cada ejercicio fiscal, a la Tesorera de la Federacin el nmero de cuenta para el depsito de las ministraciones.
Las solicitudes de ministracin de fondos se debern enviar a la Tesorera de la

Federacin 15 das antes de cada mes, de acuerdo al calendario de pagos previamente establecido.
La cuenta bancaria que notifique el Colegio a la Tesorera de la Federacin, ser

nica y exclusivamente para depsitos de subsidio federal.
Una vez confirmado el depsito de fondos a la cuenta del Colegio, el Depto. de

Tesorera deber informar inmediatamente a la Direccin General y Coordinacin Financiera.
La ministracin deber registrarse en libro de bancos paralelamente a su confirmacin

a travs de un recibo oficial.
El Departamento de Tesorera es el nico conducto por medio del cual se recibirn los
ingresos por Subsidio Federal.
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6.1.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO: NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Recibe del Depto. de Contabilidad, el calendario de pagos correspondiente al ejercicio fiscal, distribuido por programa, subprograma, proyecto, captulo y partida, as como las aplicaciones lquidas autorizadas durante el ao respectivo. Registra el documento en el libro de registro de correspondencia del Departamento anotando los siguientes datos: Fecha de expedicin del documento(s). Nmero de oficio. Procedencia. Asunto. Turna a Jefe de Departamento. Recibe, revisa, turna a Subjefe de Depto. Ingresos, para la realizacin del trmite. Recibe, solicita a Jefe de Oficina llene Formato DT-01, de acuerdo al calendario de pagos y a Secretaria de Jefe de Depto. elabore oficio. Procede a llenar Formato DT-01, SOLICITUD DE MINISTRACION DE FONDOS en original y 14 copias continua actividad No. 09. Original.- DGPOP. 1a. Copia.- Secretaria Administrativa. 2a. Copia.- Coordinacin Financiera. 3a. Copia.- Depto. de Contabilidad. 4a. Copia.- Depto. de Tesorera. 5a. a 10a.Copia.-Tramite correspondiente. Elabora oficio dirigido a Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, (DGPOP, SAGAR) solicitando la Ministracin de 14
02
03 JEFE DE DEPARTAMENTO: SUBJEFE DE DEPTO. INGRESOS: JEFE DE OFICINA INGRESOS: 04 05
06
SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO:
07
Fondos en original y 14 copias. NOTA: las copias se distribuyen igual que el Formato DT-01. 08 SUBJEFE DE INGRESOS: DEPTO. 09 Elaborados la solicitud y oficio, turna a Subjefe de Depto. Ingresos para su revisin. Recibe, procede a revisar los datos 8.1. Si estn correctos, anexa oficio a la solicitud, rubrica y turna a Secretaria de Jefe de Departamento, contina en la actividad nmero 10. 8.2. No estn correctos, devuelve para su correccin haciendo la observacin, contina en la actividad nmero 06 07, segn sea el caso. Recibe y turna a Jefe de Depto. para Vo. Bo. Recibe, rubrica de Vo. Bo., regresa nuevamente. Recibe, procede a registrar la salida del documento(s) anotando los siguientes datos: Fecha de elaboracin. No. de folio (control del Departamento). Referencia. Envo a: Recaba firma del Coordinador Financiero en Formato DT-01 y oficio. Turna las 3 copias que se indican para conocimiento interno, solicitando sello y firma de recibido en la 4. copia. Turna a Jefe de Oficina de egresos original y 10 copias del oficio y Formato DT-01 para su trmite ante la DGPOP. Recibe y realiza el tramite de la solicitud de Ministracin de Fondos en La Direccin General 15
SRIA JEFE DE DEPTO: JEFE DE DEPTO: SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO:
10 11 12
13 14
15
JEFE DE OFICINA DE EGRESOS:
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de Programacin, Organizacin y Presupuesto. JEFE DE OFICINA: 17 18 SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO: 19 20 JEFE DE DEPARTAMENTO: ANALISTA ESPECIALIZADO: 21 22 23 En fecha programada obtiene copia de la orden de transferencia de fondos. Turna a Secretaria de Jefe de Departamento. Recibe, registra el ingreso del documento, ver actividad 02 de este mismo procedimiento. Turna a Jefe de Departamento. Recibe, y turna a Analista Especializado para su tramite. Recibe copia de la orden de transferencia de fondos. Confirma telefnicamente al siguiente da de conocer la autorizacin de fondos que esta haya sido acreditada a la cuenta del Colegio. Posteriormente informa mediante el informe de disponibilidades de las cuentas bancarias que tiene el Colegio en los diferentes Bancos nacional y dlares, Ver Procedimiento 6.2. DISPONIBILIDAD DIARIA EN CUENTAS BANCARIAS. Fin del procedimiento.
DEPARTAMENTO DE TESORERIA:
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6.1.3. DIAGRAMA DE FLUJO
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SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO
JEFE DE DEPARTAMENTO
SUBJEFE DE DEPARTAMENTO INGRESOS RECIBE. SOLICITA A JEFE DE OFICINA LLENE FORMATO DT-01
JEFE DE OFICINA
INICIO
RECIBE Y TURNA A SUBJEFE DE INGRESOS PARA SU TRAMITE
DT-01 PROCEDE A LLENAR FORMATO
RECIBE DEL DEPTO DE CONTABILIDAD CALENDARIO DE PAGOS CORRESP. AL EJERCICIO FISCAL
SOLICITA A SRIA. DE JEFE DE DEPTO. ELABORE OFICIO
14 COPIAS
REGISTRA EL DOCUMENTO EN LIBRO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
TURNA A SUBJEFE DE DEPARTAMENTO INGRESOS
RECIBE Y REVISA DATOS RECIBE Y CORRIGE NO

ESTA CORRECTO?
TURNA AL JEFE DEL DEPTO. ELABORA OFICIO DIRIGIDO A LA DGPOP. DE LA SAGAR.
SI
14 COPIAS
DEVUELVE PARA SU CORRECCION HACIENDO LA OBSERVACION
TURNA A SUBJEFE DE DEPTO. INGRESOS
ANEXA OFICIO A LA SOLICITUD Y TURNA A SECRETARIA DE JEFE DE DEPTO.
RECIBE Y CORRIGE
A 19
18
JEFE DE OFICINA EGRESOS
ANALISTA ESPECIALIZADO
A 18
RECIBE FIRMA DE Vo. Bo.
RECIBE Y TURNA A JEFE DE DEPTO. RECIBE, REGISTRA LA SALIDA DEL DOCUMENTO
RECIBE Y REALIZA EL TRAMITE DE LA SOLICITUD DE FONDOS ANTE LA DGPOP
RECIBE COPIA DE ORDEN DE TRANSFERENCIA DE FONDOS
TURNA A SECRETARIA EN FECHA PROGRAMADA OBTIENE COPIA DE LA ORDEN DE TRANSFERENCIA CONFIRMA TELEFONICAMEN TE LA ACREDITACION DE FONDOS EN CUENTA DEL C.P.
RECABA FIRMA DEL COORD. FINANCIERO EN FORMATO DT-01 Y OFICIO
TURNA A SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO
TURNA LAS COPIAS QUE SE INDICAN PARA CONOCIMIENTO INTERNO
POSTERIORMENTE INFORMA MEDIANTE INFORME DE DISPONIBILIDADES DE LA ACREDITACION
TURNA AL JEFE DE OFNA DE EGRESOS ORIGINAL Y 10 COPIAS DEL FORMATO DT-01 Y OFICIO PARA SU TRAMITE RECIBE, REGISTRA EL INGRESO DEL DOCUMENTO
VER PROCEDIMIENTO 6.2.-DISPONIBILIDAD DIARIA EN CUENTAS BANCARIAS
FIN RECIBE Y TURNA AL ANALISTA ESPECIALIZADO PARA SU TRAMITE INTERNO
TURNA COPIA AL JEFE DE DEPTO.
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6.2. DISPONIBILIDAD DIARIA EN CUENTAS BANCARIAS
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6.2.1. P O L I T I C A S
Diariamente se deber obtener el saldo en cada una de las cuentas bancarias propiedad del Colegio de Postgraduados. Se notificar el saldo de las cuentas de subsidio federal que tiene el Colegio, en los diferentes Bancos nacional y dlares, a la Direccin General, Secretara Administrativa y Coordinacin Financiera a travs del INFORME COMPARATIVO DE DISPONIBILIDADES DE LAS CTAS. BANCARIAS DEL C.P. EN M.N. DOLARES. El saldo de las cuentas de proyectos especiales se notificara a la Coordinacin Financiera, al Departamento de Proyectos externos y al Departamento de Contabilidad.
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RESPONSABLE JEFE DE OFICINA DE EGRESOS: ANALISTA ESPECIALIZADO: NO.ACT. 01 02 03 04 05 ACTIVIDADES Recibe fotocopias de los documentos de los diferentes Bancos y entrega al Analista Esp. Recibe y clasifica los movimientos que se generan en los diferentes Bancos diariamente. Sumariza todos los ingresos y egresos, tanto en documentos como en chequeras. Solicita telefnicamente los saldos generados por los diferentes Bancos. Procede a elaborar el reporte INFORME COMPARATIVO DE DISPONIBILIDADES DE LAS CTAS. BANCARIAS DEL C.P. EN M.N. DOLARES (Anexo 1), especificando todas las cuentas del C.P., as como los saldos generados en el Departamento y en el Banco. Anexa al informe las fotocopias de movimientos que se generan por cuenta. Turna al Subjefe de Egresos para su revisin. Recibe, revisa 8.3. Si estn correctos rubrica, contina en la actividad nmero 09. 8.4. No estn correctos, devuelve para su correccin haciendo la observacin, contina en la actividad nmero 05. Recibe genera 7 impresiones computarizadas del informe mismas que se destinan a la Direccin General, Secretara Administrativa, Coordinacin Financiera Deptos. de: Contratos, Contabilidad y Tesorera, firma de elaboracin Turna a la Secretaria de para su distribucin. Recibe y distribuye Fin del procedimiento los
06 07 SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS: 08
ANALISTA ESPECIALIZADO:
09
10 SRIA JEFE DE DEPTO: 11 12
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JEFE DE OFICINA DE EGRESOS
SUBJEFE DE DEPTO. DE EGRESOS
INICIO
RECIBE FOTOCOPIAS DE LOS DOCUEMENTOS DE LAS DIFERENTES INST. BANCARIAS
RECIBE Y CLASIFICA LOS MOVIMIENTOS QUE SE GENERAN DIARIAMENTE EN LOS DIFERENTES BANCOS
RECIBE Y REVISA
RECIBE Y GENERA 7 IMPRESIONES DEL INFORME SI SE DESTINA A: SRIA. ADMVA. COORD. FINAN. CONTRATOS CONTABILIDAD TESORERIA
NO
ES TA CORRECTO?
TURNA AL ANALISTA ESPECIALIZADO
SUMARIZA LOS INGRESOS Y EGRESOS EN DOCUEMENTOS COMO EN CHEQUERAS
SOLICITA TELEFONICAMEN TE LOS SALDOS A LOS BANCOS
DEVUELVE PARARA SU CORRECCION HACIENDO LA OBSERVACION
ANEXO 1 ELABORA INFORME COMPARATIVO DE DISPONIBILIDADES DE LAS CTS. BANCARIAS DEL CP
RUBRICA Y TURNA AL ANALISTA ESPECIALIZADO
TURNA A SECRETARIA DE JEFE DE DEPTO. PARA SU DISTRIBUCION
SECRETARIA DE JEFE DE DEPTO.
1 ANEXA AL INFORME FOTOCOPIAS DE LOS MOVIMIENTOS QUE SE GENERAN POR CUENTA
RECIBE Y DISTRIBUYE
TURNA A SUBJEFE DE EGRESOS PARA SU REVISION
FIN
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6.3. INGRESOS POR COBRO DE COLEGIATURAS
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6.3.1. P O L I T I C A S
La entidad que se encarga de fijar la poltica de colegiaturas es el Consejo Tcnico de la Institucin, a propuesta de la Direccin General. Una vez aprobadas por el mencionado cuerpo colegiado, estas deben ser autorizadas por la Junta Directiva, de conformidad con los Artculos 58. Fracciones I y VII, y 59. Fracciones VI y IX de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y 15. de su reglamento. La aprobacin correspondiente ser comunicada a la Secretara Administrativa por conducto del Secretario del Consejo Tcnico. Los estudiantes o Instituciones becarias nacionales debern cubrir colegiatura de $7,000.00 (Siete mil pesos 00/100 M.N.) por cuatrimestre y $777.77 (Setecientos setenta y siete pesos 77/100 M.N.) por crdito cursado en caso de estudiantes de tiempo parcial o especiales. Estas cuotas pueden variar por disposicin del Consejo Tcnico. Los estudiantes o Instituciones becarias extranjeros debern cubrir colegiatura de U.S.D. 2,000.00 (Dos mil dlares U.S.) por cuatrimestre y U.S.D. 222.22 (Doscientos veintids dlares U.S.CY 22/100) por crdito cursado en caso de estudiantes de tiempo parcial o especiales. Estas cuotas pueden variar por disposicin del Consejo Tcnico. Los alumnos por cuenta propia deben efectuar su pago al inscribirse. Los alumnos con Institucin becaria deben presentar constancia de beca al inscribirse; en caso de estudiantes que hayan solicitado beca al CONACYT, presentar constancia que lo acredite. Solo el Director General del Colegio de Postgraduados, puede autorizar la exencin del pago de colegiatura y ratificar aquellos casos que estn respaldados por convenios celebrados con Instituciones nacionales o extranjeras, al respecto de colegiaturas. El Departamento de Tesorera es el nico autorizado para recibir pago de colegiaturas por la cantidad propuesta por la Direccin General y aprobada por el Consejo Tcnico y la Junta Directiva, en dlares o en pesos mexicanos. Servicios Acadmicos es responsable de emitir matrcula de inscripcin definitiva al trmino del perodo de altas de cada cuatrimestre y proporcionrsela al Area de Becas de la Coordinacin de Estudios de Postgrado para su integracin y preparacin correspondiente que incluye: Separacin por condicin de ingreso (nuevo y reingreso), Montos (nacionales y extranjeros) y Resmenes.
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El Area de Becas es responsable de enviar la informacin que se menciona en el punto anterior al Departamento de Tesorera turnando copia al Departamento de Contabilidad. Tesorera es la responsable de cobrar las facturas a las Instituciones becarias, alumnos, etc. El Departamento de Tesorera solicitar el pago a las Instituciones becarias a travs de recibo proforma. Tesorera es responsable del cobro de colegiaturas a las Instituciones becarias en los primeros 60 das despus de recibido el reporte de cobro del Area de Becas. Por el pago de colegiaturas se expedir recibo oficial. Tesorera es responsable de enviar un reporte de alumnos que no han cubierto colegiatura, despus de vencido el plazo establecido para su pago, a Servicios Acadmicos Servicios Acadmicos proceder a dar de baja a los alumnos que no han cubierto colegiatura en el plazo establecido. Excepcin hecha en aquellos casos que sean justificados mediante solicitud escrita, en cuyo caso se aplicarn las sanciones administrativas establecidas al respecto de adeudos. Ningn alumno nacional o extranjero, se podr inscribir al siguiente perodo acadmico sin haber cubierto la colegiatura correspondiente a dicho perodo. No se entregara al alumno ninguna documentacin (constancia, ttulo, etc.) si no ha cubierto el pago de colegiatura a la Institucin. Los lineamientos contenidos en este documento debern ser revisados peridicamente, por lo menos una vez al ao, con el objeto de fortalecer las actividades de la Institucin. Los pagos de colegiatura que se hagan por ventanilla se efectuarn de 8:00 a 13:00 Hrs. de lunes a viernes. Los estudiantes becados por otras instituciones, efectuarn el depsito a la cuenta del Colegio y lo notificar a Tesorera mediante oficio. Los pagos de colegiatura se depositarn en la cuenta de fondos propios.
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RESPONSABLE SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO: NO.ACT. 01 02 03 ACTIVIDADES Recibe mediante oficio del Depto. de Servicios Acadmicos relacin de cobros de colegiaturas. Registra el ingreso del documento y turna al Jefe de Oficina para su tramite continua act. No 04. Procede a abrir expediente por cada uno de los alumnos inscritos al perodo correspondiente, (de acuerdo a su institucin becaria). Recibe y verifica si es pago por institucin becaria o pago directo por el alumno. 4.1. Si paga Institucin Becaria contina en la actividad nmero 05. 4.2. Si paga el alumno contina en la actividad nmero 07. Procede a elaborar recibo proforma (Anexo 02) obteniendo los datos del oficio, a travs del Sistema de Tesorera solicitando el pago. Obtiene firma del Jefe de Depto. y enva a la Institucin Becaria correspondiente, para que a su vez enve el pago de la colegiatura al Colegio. Recibe del alumno o Institucin Becaria el pago en dlares o su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio vigente a la fecha de recibido en ventanilla. Digita datos en Sistema de Tesorera. Llena recibo Oficial a travs del Sistema de Tesorera en original y 3 copias Formato DT-02 que ser distribuida de la siguiente manera: Original.- Institucin becaria o alumno. 1a. Copia.- Depto. de Contabilidad. 2a. Copia.- Depto. de Tesorera. 28
JEFE DE OFICINA INGRESOS:
04
05
06
CAJERO:
07
08 09
3a. Copia.- Depto. de Servicios Acadmicos. 10 JEFE DE OFICINA INGRESOS: 11 Turna al Jefe de Oficina para revisin. Recibe y verifica datos. 11.1. Si estn correctos rubrica y turna a Cajero contina en la actividad nmero 12. 11.2. No est correcto devuelve para su correccin haciendo la observacin contina en la actividad nmero 08. Recibe, firma de recibido y recaba Vo. Bo. del Jefe de Departamento. Saca fotocopia del recibo original. Entrega al alumno o Institucin Becaria recibo recabando firma de recibido en fotocopia. Al finalizar el da archiva en expediente del alumno, copia fotostatica firmada de recibido, copia del oficio de envo de pago, copia del cheque (este ser para constatar el pago). Fin del procedimiento.
CAJERO:
12 13 14 15
16
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30
JEFE DE OFICINA DE INGRESOS RECIBE Y VERIFICA SI ES PAGO POR INST. BECARIA O POR EL ALUMNO
CAJERO
CAJERO
INICIO
RECIBE DEL DEPTO. DE SERV. ACADEMICOS RELACION DE COBROS DE COLEGIATURAS
RECIBE DEL ALUMNO O INST. BECARIA EL PAGO EN DOLARES O SU EQUIVALENTE EN M.N. SI
RECIBE, FIRMA DE RECIBIDO Y RECABA Vo. Bo. DEL JEFE DE DEPTO.
NO
PAGA ALUMNO?
SACA FOTOCOPIA DEL RECIBO ORIGINAL
REGISTRA INGRESO DEL DOCUEMENTO
ANEXO 2 ELABORA RECIBO PROFORMA SOLICITANDO EL PAGO
DIGITA DATOS EN SISTEMA DE TESORERIA
FORMATO DT-02 OBTIENE RECIBO OFICIAL
TURNA AL JEFE DE OFICINA PARA SU TRAMITE
ENTREGA AL ALUMNO O INST. BECARIA RECIBO RECABANDO FIRMA DE RECIBIDO EN FOTOCOPIA
ABRE EXPEDIENTE POR CADA ALUMNO DE ACUERDO A INST. BECARIA
OBTIENE FIRMA DEL JEFE DE DEPTO. Y ENVIA A INST. BECARIA RECIBE Y VERIFICA DATOS
COPIA 1 COPIA 2 COPIA 3
AL FINALIZAR EL DIA ARCHIVA DOCUEMNTACION EN EXPEDIENTE DEL ALUMNO
NO
ESTA CORRECTO?
SI
TURNA AL JEFE DE OFICINA DE INGRESOS PARA SU REVISION
FIN
RECIBE Y CORRIGE DEVUELVE PARA SU CORRECCION HACIENDO LA OBSERVACION
RUBRICA Y TURNA AL CAJERO
31
6.4. INGRESOS POR COBROS MENORES EN SERVICIOS ACADEMICOS
32
6.4.1. P O L I T I C A S
Los pagos se recibirn de 8:00 a 13 Hrs. de lunes a viernes Se expedir recibo de oficial por el pago. El depsito en el banco ser diariamente. Se acreditarn los recursos a la cuenta de fondos propios.
33

RESPONSABLE ALUMNO: NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Se presenta a Tesorera a efectuar el pago por cualquiera de los siguientes conceptos: a) Constancia de estudios. b) Copia de certificado. c) Derecho de examen de grado. d) Credenciales. Recibe el pago y llena a travs del Sistema de Tesorera recibo oficial en original y 3 copias (Formato DT-02), Se distribuye como sigue: Original.- Usuario. 1a. Copia.- Depto. de Contabilidad. 2a. Copia.- Depto. de Tesorera. 3a. Copia.- Depto. de Servicios Acadmicos. Turna a Jefe de Oficina. Recibe el documento para su revisin. Procede a revisar los datos del documento. 5.1. Si estn correctos rubrica y turna al Cajero contina en la actividad nmero.06 5.2. No estn correctos devuelve para su correccin haciendo la observacin, continua en la actividad nmero 02. Recibe y procede a firmar de recibido. Recaba Vo. Bo. del jefe de Departamento. Entrega original al alumno. Al finalizar el da procede a sumarizar el total del ingreso por concepto de cobros menores en servicios acadmicos. Fin del procedimiento.
CAJERO:
02
03 JEFE DE OFICINA: 04 05
CAJERO:
06 07 08 09
10
34
35
ALUMNO
CAJERO
JEFE DE OFICINA INGRESOS
CAJERO
INICIO
RECIBE EL PAGO
RECIBE EL DOCUEMNTO PARA SU REVISION
RECIBE Y FIRMA DE RECIBIDO
SE PRESENTA A TESORERIA A EFECTUAR PAGO POR CUALQUIERA DE LOS SIGUIENTES CONCEPTOS
FORMATO DT-02 LLENA RECIBO OFICIAL EN SISTEMA DE TESORERIA COPIA 1 NO

ES TA CORRECTO?
SI
RECABA Vo. Bo. DEL JEFE DE DEPTO.
CONSTANCIA DE ESTUDIOS COPIA DE CERTIFICADO DERECHO A EXAMEN DE GRADO REDENCIAL
COPIA 2 COPIA 3
ENTREGA ORIGINAL AL ALUMNO
TURNA A JEFE DE OFICINA
RUBRICA Y TURNA A CAJERO
AL FINALIZAR EL DIA PROCEDE A SUMARIZAR EL INGRESO POR COBROS MENORES EN SERVICOS ACADEMICOS
RECIBE Y CORRIGE FIN
36
6.5. ARQUEO DE CAJA, REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS
37
6.5.1. P O L I T I C A S
El corte de caja se efectuar diariamente Si existe alguna discrepancia, el responsable de caja tendr que finiquitarlo. El corte de caja deber revisado y firmado por el Subjefe de Depto. y responsable de caja. El deposito se efectuara diariamente a la cuenta correspondiente El deposito se registrara invariablemente en el libro de bancos obteniendo el saldo diario.
38

RESPONSABLE CAJERO: NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Al finalizar el da obtiene a travs del Sistema Informtico reporte general de ingresos generados durante el da y reportes por: cuenta efectivo y documentos. Verifica que el total de efectivo recibido, cheques y documentos, sea igual al reporte. 2.1. Si est correcto, continua actividad No. 03. 2.2. No est correcto, regresa act. No. 01. Turna a Subjefe de Depto. Ingresos reportes, documentacin y efectivo. Recibe y coteja el efectivo, contra la documentacin y reportes. 4.1. Si est correcto firma de Vo. Bo. turna copia al cajero contina actividad No 05. 4.2. No est correcto devuelve para su correccin haciendo la observacin contina en la actividad nmero 02. Recibe y archiva la copia de acuerdo al concepto. Selecciona la documentacin de acuerdo al concepto y turna al Jefe de Seccin, para su registro y deposito. Recibe documentacin y registra en el libro de bancos, anotando los siguientes datos: Fecha. No. de recibo (folio). Nombre del beneficiario. Concepto. No. de cuenta bancaria. Importe. Procede a saldar los importes totales de las 39
02
03 SUEBJEFE DE DEPARTAMENTO INGRESOS: 04
CAJERO: SUJEFE DE DEPARTAMENTO INGRESOS: JEFE DE SECCION EGRESOS:
05 06
07
08
cuentas. 09 10 11 Elabora ficha de depsito por cada una de las cuentas bancarias que sern afectadas. Efecta el depsito. Turna al Jefe de Oficina fichas de deposito, documentacin de soporte anexa y libro de bancos. Recibe, revisa documentos de soporte contra fichas de deposito. 12.1. S esta correcto contina en la actividad nmero13 12.2. No esta correcto devuelve para su correccin haciendo la observacin contina en la actividad nmero 11. Recaba del Jefe de Depto. firma de Vo. Bo. Turna a Secretaria. Recibe y procede a entregar la documentacin al Depto. de Contabilidad mediante el libro de bancos. Obtiene firma de recibido en libro. Entrega libro de bancos a Jefe de Seccin. Fin del procedimiento.
JEFE DE OFICINA INGRESOS:
12
13 14 SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO: 15
16 17 18
40
41
CAJERO
SUBJEFE DE DEPARTAMENTO INGRESOS RECIBE Y COTEJA EL EFECTIVO CONTRA REPORTES
JEFE DE SECCION EGRESOS
JEFE DE OFICINA INGRESOS RECIBE REVISA DOCUMENTOS DE SOPORTE CONTRA FICHAS DE DEPOSITO
INICIO
AL FINALIZAR EL DIA OBTIENE LOS SIGUIENTES REPORTES EN SISTEMA DE CONTABILIDAD REPORTE GENERAL DE INGRESOS, POR CUENTA, EN EFECTIVO Y DOCUMENTOS
RECIBE DOCUEMENTACION
NO
ESTA CORRECTO?
SI
REGISTRA EN LIBRO DE BANCOS ANOTANDO LOS SIG. DATOS:
NO
ESTA CORRECTO?
SI
NO. DE FOLIO NOMBRE DEL BENEFICIARIO CONCEPTO NO. DE CTA. BANCARIA IMPORTE
DEVUELVE PARA SU CORRECION
VERIFICA QUE EL TOTAL DE EFECTIVO Y CHEQUES SEA IGUAL AL REPORTE
RECABA FIRMA DE Vo. Bo: DEL JEFE DE DEPTO.
FIRMA DE Vo. Bo., TURNA COPIA AL CAJERO
PROCEDE A SALDAR LOS IMPORTES TOTALES DE LAS CUENTAS
TURNA A SECRETARIA
SI
ESTA CORRECTO?
NO
SELECCIONA LA DOCUMENTACION DE ACUERDO AL CONCEPTO
ELABORA FICHA DE DEPOSITO POR CUENTA
1 SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO 1
CORRIGE
TURNA AL JEFE DE SECCION PARA SU REGISTRO Y DEPOSITO
EFECTUA EL DEPOSITO
RECIBE ENTREGA DOCTS. A CONTABILIDAD
TURNA A SUBJEFE DE DEPTO. DE ING. REPORTES, CHEQUES Y EFECTIVO
TURNA A JEFE DE OFICINA LIBRO DE BANCOS Y DOCUEMENTOS
OBTIENE FIRMA DE RECIBIDO EN LIBRO DE BANCOS
RECIBE COPIA Y ARCHIVA
FIN
ENTREGA LIBRO A JEFE DE SECCION
42
6.6. INGRESOS POR RECURSOS PROPIOS
43
6.6.1. P O L I T I C A S
Los Institutos, Campus y la Administracin Central estn obligados a reportar el total de los recursos propios generados, en forma mensual al Departamento de Tesorera. El envo de recursos y sus respectivos soportes, se debe realizar dentro de los primeros cinco das hbiles posteriores al fin de cada mes. Los Institutos, Campus y la Administracin Central, estn obligados a presentar informe de cuentas de cheques y/o productivas y, presentarlos al Departamento de Tesorera, en los primeros 5 das hbiles de los meses de abril, julio, octubre y enero del siguiente ao segn el trimestre de que se trate, deben incluir todas las cuentas aperturadas en la banca comercial o de desarrollo, inclusive las que no tengan autorizacin. El Departamento de Tesorera deber reportar a la Tesorera de la Federacin y al Organo Interno de Control, los ingresos generados por los Institutos, Campus y la Administracin Central en forma trimestral (dentro de los primeros 5 das hbiles de los meses de abril, julio, octubre y enero del siguiente ao, segn el trimestre de que se trate). Los trimestres estn comprendidos de enero a marzo, de abril a junio, de julio a septiembre y de octubre a diciembre. El Instituto o Campus que no perciba ingresos por recursos autogenerados, debe dar a conocer al Departamento de Tesorera, en forma oficial dicha situacin. El Instituto o Campus que no cumpla con las polticas establecidas en este procedimiento, se harn acreedores a las sanciones que determine el Organo Interno de Control.
44

RESPONSABLE INSTITUTO Y/O CAMPUS: NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Deposita en el banco y nmero de cuenta indicado por el Depto. de Tesorera los recursos generados en el mes. Elabora reporte de recursos generados indicando el concepto, el nmero de recibos utilizados, el importe y la fecha de recepcin. Entrega reporte mediante oficio al Depto. de Tesorera, anexando ficha de depsito y de ser el caso cheque (s) a favor del Colegio. Procede a concentrar los reportes en el formato D-330-A (proporcionado por la Tesorera de la Federacin). Enva formato D-330-A; a la Tesorera de la Federacin y al Organo Interno de Control. Elabora Formato D-16 Solicitud de Expedicin de Cheque firmada por el Director del Instituto o Campus, para disponer de sus recursos. Elabora justificacin por escrito y en forma detallada. Entrega al Depto. de Tesorera formato D-16, Justificacin y copias de los Recibos Oficiales que soporten el total de los recursos propios captados y enviados a la sede, estos ltimos los entrega como sigue: 1a. Copia.- Depto. de Tesorera. 2a. Copia.- Depto. de Contabilidad. Contina procedimiento 6.9. ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZA-CHEQUE. Fin del procedimiento.
02
03
JEFE DE DEPARTAMENTO DE TESORERIA:
04
05 INSTITUTO Y/O CAMPUS: 06
07 08
09 10
45
46
INSTITUTO Y/0 CAMPUS
JEFE DE DEPARTAMENTO DE TESORERIA
INSTITUTO Y/0 CAMPUS
INICIO
DEPOSITA EN EL BANCO Y NUMERO DE CTA. INDICADO POR TESORERIA LOS RECURSOS GENERADOS EN EL MES
PROCEDE A CONCENTRAR LOS REPORTES EN EL FORMATO D-330-A PROPORCIONADO POR LA TESORERIA DE LA FEDERACION
D-16 ELABORA FORMATO PARA DISPONER DE SUS RECURSOS
ELABORA REPORTE DE RECURSOS GENERADOS INDICANDO EL CONCEPTO, NUM. DE RECIBOS UTILIZADOS IMPORTE Y FECHA DE RECEPCION
ENVIA FORMATO D-330-A A LA TESORERIA DE LA FEDERACION Y AL ORGANO INTERNO DE CONTROL
ELABORA JUSTIFICACION POR ESCRITO Y EN FORMA DETALLADA
ENTREGA REPORTE MEDIANTE OFICIO AL DEPTO. DE TESORERIA ANEXANDO FICHA DE DEPOSITO Y DE SER EL CASO CHEQUES A FAVOR DEL COLEGIO
ENTREGA AL DEPTO. DE TESORERIA F. D-16, JUSTIFICACION Y COPIAS DE LOS RECIBOS OFICIALES UTILIZADOS
CONTINUA PROCEDIMIENTO 6.9 ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZA-CHEQUE
FIN
47
6.7. CUENTAS POR COBRAR
48
6.7.1. P O L I T I C A S
La solicitud de prstamo se presentar por escrito en la Secretara Administrativa. Los prstamos para estudiantes y/o acadmicos, solo operan en casos excepcionales, y salvo las reservas de justificar plenamente dichos prestamos ante las autoridades competentes. De ser el caso dar su consentimiento por escrito para los descuentos por nmina. El Director General o el Secretario Administrativo Autorizarn el crdito. La recuperacin del adeudo ser por pago nico o descuento por nmina. El deudor deber dar su consentimiento para que se le descuente por nmina. Para soportar el Crdito el deudor firmar un pagar o un vale de caja. El vale de caja se pagar en una sola exhibicin por el deudor al Depto. de Tesorera en un plazo no mayor a 30 das de lo contrario se le descontar por nmina.
49

RESPONSABLE EMPLEADO: SECRETARIO ADMINISTRATIVO: NO.ACT. 01 02 ACTIVIDADES Solicita por escrito al Secretario Administrativo autorizacin de crdito por cantidad especifica. Recibe solicitud y revisa. 2.1. Si procede, contina en la actividad nmero 03. 2.2. No procede notifica al empleado contina en la actividad nmero 14. Autoriza crdito personal solicitado y/o vale de caja. Turna solicitud autorizada a travs de oficio al Coordinador Financiero. Recibe solicitud. Enva al Depto. de Tesorera por medio de oficio la instruccin para elaborar cheque. Recibe oficio.
03 04 COORDINADOR FINANCIERO: 05 06 DEPARTAMENTO DE TESORERIA SUBJEFE DE DEPTO. DE EGRESOS: 07
08
Procede a elaborar el cheque ver procedimientos: 6.9 ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZA-CHEQUE y 6.15 ENTREGA DE CHEQUES A BENEFICIARIOS. NOTA: al entregar el cheque, deber recabar del empleado su firma en un pagar o vale de caja segn sea el caso. Revisa fecha de vencimiento de cuentas por cobrar. Si en la fecha de vencimiento el empleado no se presenta a liquidar el vale de caja, le enva oficio 50
DEPTO DE TESORERIA SUBJEFE DE INGRESOS:
09 10
solicitando el pago, indicndole; que de no hacerlo, se proceder al descuento por nmina. EMPLEADO: DEPTO. DE TESORERIA SUBJEFE DE DEPTO. INGRESOS: 11 12 En la fecha indicada se presenta al Depto de Tesorera a efectuar el pago de su adeudo. Devuelve al empleado el pagar o vale de caja que firmo. Procede a efectuar el registro correspondiente para saldar el adeudo. Ver procedimiento: 6.5. ARQUEO DE CAJA, REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS. Fin del procedimiento.
13
14
51
52
EMPLEADO
SECRETARIO ADMINISTRATIVO
DEP. DE TESORERIA SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS
DEP. DE TESORERIA SUBJEFE DE DEPTO. INGRESOS
INICIO
RECIBE SOLICITUD Y REVISA
RECIBE OFICIO
REVISA FECHA DE VENCIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR
SOLICITA POR ESCRITO AL SECRETARIO ADMIVO. AUTORIZACION DE CREDITO POR UNA CANTIDAD ESPECIFICA
NO
PROCE DE?
SI
1 AUTORIZA CREDITO SOLICITADO
PROCEDE A ELAB. CHEQUE VER PROCEDIMIENTOS -6.9.- ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZA CHEQUE -6.15.- ENTREGA DE CHEQUES A BENEFICIARIOS
SI EN LA FECHA DE VENCIMIENTO EL EMPLEADO NO SE HA PRESENTADO A LIQUIDAR EL VALE DE CAJA
TURNA SOLICITUD AUTORIZADA AL COORD. FINANCIERO
NOTA AL ENTREGAR EL CHEQUE, EL EMPLEADO DEBERA FIRMAR UN PAGARE O VALE DE CAJA SEGUN SEA EL CASO
LE ENVIA OFICIO SOLICITANDO EL PAGO, INDICANDOLE; QUE DE NO HACERLO, SE PROCEDERA AL DESCUENTO POR NOMINA
2 3 COORDINADOR FIANANCIERO 3 2 DEVUELVE AL EMP`LEADO EL PAGARE O VALE DE CAJA QUE FIRMO
EN LA FECHA INDICADA SE PRESENTA AL DEPTO. DE TESORERIA A EFECTUAR EL PAGO DE SU ADEUDO
RECIBE SOLICITUD
ENVIA AL DEPARTAMENTO DE TESORERIA POR MEDIO DE OFICIO LA INSTRUCCION PARA ELABORAR CHEQUE
PROCEDE A EFECTUAR EL REGISTRO CORREP. PARA SALDAR EL ADEUDO VER PROC. 6.5. ARQUEO DE CAJA, REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS
FIN
53
6.8. APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS
54
6.8.1. P O L I T I C A S
El Coordinador Financiero es el nico autorizado para abrir cuentas bancarias a nombre del Colegio de Postgraduados. El Subjefe de Egresos es el responsable del resguardo de chequeras propiedad del Colegio. Los cheques debern ser firmados mancomunadamente por dos de los siguientes funcionarios, Director General, Secretario General Secretario Administrativo y/o Coordinador Financiero. El Director General autoriza el registro de firmas cuando l no firme. Las cuentas bancarias en moneda extranjera se abrirn nicamente para recibir apoyos financieros de Instituciones becarias extranjeras.
55

RESPONSABLE SRIA. DE JEFE DE DEPARTAMENTO: . NO.ACT. 01 02 ACTIVIDADES Recibe oficio de Coordinacin Financiera dando instrucciones de la apertura de cuenta bancaria. Registra el ingreso del documento en el "libro de registro de correspondencia del Departamento", anotando los siguientes datos: Fecha de expedicin del documento(s). Nmero de oficio. Procedencia. Asunto. Turna a Jefe de Departamento. Recibe, y se comunica telefnicamente a la Institucin Bancaria, con ejecutivo de cuenta solicitando: Apertura de cuenta bancaria. No. de cuenta. Formato(s) de apertura de cuenta. Turna oficio a Subjefe de Depto. de Egresos indicndole la realizacin del trmite y elaboracin de cheque, contina en la actividad nmero 07. Posteriormente enva documentacin soporte para apertura de cuenta bancaria. Contrato. Tarjeta de registro de firmas. Recibe, procede a elaborar borrador de oficio dirigido a ejecutivo de cuenta que tiene asignado el Colegio, solicitando la apertura de cuenta. Turna a Secretaria para la elaboracin. Recibe, 56
03 JEFE DE DEPARTAMENTO: 04
05
INSTITUCION BANCARIA:
06
SUBJEFE DE DEPARTAMENTO DE EGRESOS:
07
08 SECRETARIA DE JEFE DE 09
elabora
oficio
(utilizando
hoja
DEPARTAMENTO:
membretada de Coordinacin Financiera) en original y 5 copias. Original.- Ejecutivo de cuenta. 1a. Copia.- Coordinacin Financiera. 2a. Copia.- Secretara Administrativa. 3a. Copia.- Direccin General. 4a. Copia.- Depto. de Contabilidad. 5a. Copia.- Depto. de Tesorera. 10 Turna a Subjefe de Depto. Egresos para su revisin. Recibe, procede a revisar los datos. 11.1. Si estn correctos, contina en la actividad nmero 12. 11.2. No estn correctos, devuelve para su correccin haciendo la observacin, contina en la actividad nmero 09. Anexa oficio original enviado por Coordinacin Financiera, rubrica y turna a Secretaria. Recibe y recaba Vo. Bo. del Jefe de Depto. Archiva oficio, registra la salida del documento anotando los siguientes datos: Fecha de elaboracin. No. de folio (control del Departamento). Referencia. Envo a: Turna copias del oficio a las reas mencionadas, solicitando sello y firma de recibido en 5a. copia. Recabadas las firmas turna a Jefe de Depto. Oficio. Contrato. Tarjeta de firmas. Cheque. Recibe, realiza el tramite en la Institucin Bancaria correspondiente. 57
SUBJEFE DE DEPARTAMENTO DE EGRESOS:
11
12 SRIA JEFE DE DEPTO: 13 14
15 16
JEFE DE DEPARTAMENTO:
17
INSTITUCION BANCARIA:
18
Posteriormente enva oficio, comunicando la apertura de cuenta, el cual contiene los siguientes datos y anexos: Importe real de la cuenta. Nmero de cuenta. Copia de contrato de apertura de cuenta. Chequera correspondiente. Recibe, registra el ingreso del documento, ver actividad 02 de este mismo procedimiento. Turna a Jefe de Depto. Recibe y turna a Subjefe Depto. de Egresos, documentacin para su tramite. Recibe, procede a revisar los cheques en su totalidad, y checarlos contra el nmero de cheque que aparece impreso en cada uno. Resguarda chequera en el lugar de asignacin. Solicita a la Secretaria la elaboracin de oficio por concepto de aviso de apertura de cuenta bancaria., turnando oficio para tomar los datos de referencia que son: No. de cuenta. Nombre de la Institucin Bancaria. Perodo de manejo de chequera. Elabora oficio en original y 5 copias. Original.- Direccin General. 1a. Copia.- Secretara Administrativa. 2a. Copia.- Coordinacin Financiera. 3a. Copia.- Contralora interna. 4a. Copia.- Depto. de Contabilidad 5a. Copia.- Depto. de Tesorera. Turna a Subjefe de Depto. de Egresos para su revisin.
19 20
JEFE DE DEPARTAMENTO: SUBJEFE DE DEPARTAMENTO DE EGRESOS:
21 22
23 24
25
26
58
SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS:
27
Recibe, revisa los datos del documento. 27.1. Si estn correctos rubrica, turna oficio para envo, y oficio enviado por institucin para su archivo a Secretaria de Jefe de Depto. contina en la actividad nmero 28. 27.2. No estn correctos, devuelve para su correccin haciendo la observacin, contina en la actividad nmero 25. Recibe, recaba firma de autorizacin del Jefe de Departamento. Registra la salida del documento, ver actividad No. 14 de este mismo procedimiento. Turna oficio a las reas mencionadas, solicitando sello y firma de recibido en 5a. copia. Archiva, anexando oficio enviado por institucin bancaria, en expediente correspondiente. Fin del procedimiento.
28 29 30 31 32
59
60
SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS
INICIO
RECIBE OFICIO DE COORD. FIN. SOLICITANDO APERTURA DE CTA. BANCARIA
RECIBE Y SE COMUNICA POR TELEFONO CON EJECUTIVO DE CUENTA SOLICITANDO APERTURA
RECIBE Y ELABORA BORRADOR SOLICITANDO APERTURA DE CTA.
RECIBE RECABA Vo.Bo. DEL JEFE DE DEPTO.
REGISTRA INGRESO DE DOCUMENTO
TURNA OFICIO AL SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS PARA SU TRAMITE Y ELABORACION DE CHEQUE
TURNA A SECRETARIA PARA SU ELABORACION
ARCHIVA OFICIO DE COORD. FIN.
REGISTRA LA SALIDA DEL DOCUMENTO
TURNA AL JEFE DE DEPTO.
RECIVE Y VERIFICA TURNA COPIAS DE OFICIO A LAS AREAS MENCIONADAS SOLICITANDO FIRMA DE RECIBIDO EN 5a. COPIA
RECIBE Y ELABORA OFICIO EN HOJA MEMBRETADA DE COORD. FIN. COPIA 1 COPIA 2 COPIA 3 COPIA 4 COPIA 5
NO
ESTA CORREC TO?
SI
RECABADAS LAS FIRMAS TURNA A JEFE DE DEPTO.
TURNA A SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS PARA SU REVISION
RUBRICA, ANEXA OFICIO DE COORD. FIN. TURNA A SECRETARIA
A 62
RECIBE Y CORRIGE
61
INSTITUCION BANCARIA
A 61
RECIBE Y REALIZA EL TRAMITE EN LA INST. BANCARIA CORRESP.
ENVIA OFICIO COMUNICANDO LA APERTURA DE LA CUENTA ANEXANDO COPIA DEL CONTRATO Y CHEQUERA
RECIBE Y REGISTRA EL INGRESO DEL DOCUMENTO TURNA AL JEFE DEL DEPTO. RECIBE Y ELABORA OFICIO COPIA 1 COPIA 2 COPIA 3 COPIA 4
COPIA 5
RECIBE, PROCEDE A REVISAR LOS CHEQUES EN SU TOTALIDAD
RECIBE
RESGUARDA CHEQUERA NE LUGAR DE ASIGNACION
TURNA AL SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS PARA SU TRAMITE
TURNA A SUBJEFE DE DEPTO. INGRESOS PARA SU REVISION
SOLICITA A SECRETARIA ELABORE OFICIO PARA AVISO INTERNO DE APERTURA DE CTA.TURNA OFICIO DEL BANCO
1 RECIBE, RECABA Vo.Bo. DEL JEFE DE DEPTO. RECIBE REVISA
REGISTRA LA SALIDA DEL DOCTO.
NO
ESTA CORRECTO?
SI
TURNA A LAS AREAS SOLIC. FIRMA EN 5a. COPIA
DEVUELVE PARA SU CORRECCION
FIN
ARCHIVA ANEXANDO OFICIO DEL BANCO
RUBRICA, TURNA A SECRETARIA PARA SU ENVIO
62
6.9. ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZACHEQUE
63
6.9.1. P O L I T I C A S
Se elaborar cheque por cantidades mayores de $150.00, cantidades menores se pagan en efectivo. Toda pliza cheque deber tener documentacin de soporte para su elaboracin. Toda elaboracin de cheque deber ser autorizada por el Jefe de Departamento. La pliza cheque deber tener firma de la persona que la elabora y del Subjefe de Departamento de Egresos. Todos los cheques emitidos debern ser nominativos y firmados por el Coordinador Financiero y Secretario Administrativo o Secretario General o Director General. Los cheques a favor de personas morales debern sellarse con la leyenda "NO NEGOCIABLE". No se elaborar cheque si no se cumplen las polticas anteriores.
64

RESPONSABLE SUBJEFE DE DEPARTAMENTO EGRESOS: NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Recibe documentacin soporte para elaboracin de cheques como: Solicitud de expedicin de cheque. Reposicin de fondos fijos. Nomina. Renta de vehculo. Solicitud de viticos. Pago de honorarios. Prtesis Traspasos bancarios. Pagos de guardera personal acadmico. Oficio pago de pensin alimenticia. Etc. la
02
verifica que los datos contenidos sean los correctos, adems de determinar la cuenta bancaria que se afecta. Procede al llenado de CHEQUE Y POLIZA CHEQUE Formato D-15 original y dos copias (forma continua) en el Sistema de Tesorera. Digita registros contables correspondientes al tipo de documento que soporta la elaboracin del cheque. Imprime la pliza-cheque. Revisa que los datos sean los correctos. Anexa al original y 1. Copia los documentos de soporte y archiva 2. Copia. Anota en documentos de soporte el nmero de cheque y cuenta bancaria, sella de pagado y no negociable para los cheques a favor de personas morales. 65
03
04
05 06 07 08
Firma de elaborado y turna al Jefe de Depto. para su revisin y autorizacin. Recibe y revisa. 10.1. Si est correcto autoriza y turna al Subjefe de Egresos contina en la actividad nmero 11. 10.2. No est correcto devuelve para su correccin haciendo la observacin contina en la actividad nmero 03. Recibe y enva a la Coordinacin Financiera y a la Secretara Administrativa para su firma. Registra en Sistema de Tesorera la salida del documento Fecha de envo. No. de plizas (folios). No. de Cheque. No. de cuenta. Reciben, firman cheque Departamento de Tesorera. y devuelven al
11 12
COORDINACION FINANCIERA Y SECRETARIA ADMVA: SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS:
13
14 15
Recibe y registra el ingreso en Sistema de Tesorera cancelando la salida. Coloca en su respectivo casillero para su pago. Procede a actualizar saldos por cuenta y el estado del cheque en Sistema de Tesorera. Fecha de pago en Tesorera. Fecha de pago en el Banco. Elabora reporte de plizas original y copia en Sistema de Tesorera para el envo de plizas al Departamento de Contabilidad anotando los siguientes datos: Fecha de pago. Nmero de pliza. 66
16
17
18
Nmero de cheque. Nmero de cuenta bancaria de afectacin. Nombre del beneficiario. Importe.
Anexa al reporte las polizas-cheque original y copia y documentos de soporte de cada una, Turna a Secretaria para su entrega. Recibe y entrega plizas al Departamento de Contabilidad recabando firma y sello de recibido en la copia del reporte. Archiva copia correspondiente. Fin del procedimiento. sellada en archivo
19
20 21
67
68
SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS ANEXA AL ORIGINAL Y 1a. COPIA DOCTS. DE SOPORTE, ARCHIVA 2a. COPIA
SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS RECIBE Y REGISTRA EL INGRESO
INICIO
RECIBE Y REVISA
RECIBE DOCUMENTACION DE SOPORTE PARA ELABORACION DE CHEQUE
ANOTA EN DOCTS. DE SOPORTE No: DE CHEQUE Y CTA. BANCARIA
NO
ES TA CORRECTO?
SI
CANCELA EL REGISTRO DE SALIDA DEL DOCTO.
VERIFICA QUE LOS DATOS SEAN LOS CORRECTOS Y DETERMINA LA CTA. BANCARIA QUE SE AFECTA
SELLA DE PAGADO Y NO NEGOCIABLE LOS CHEQUES A FAVOR DE PERSONAS MORALES
COLOCA EN SU RESPECITVO CASILLERO PARA SU PAGO
D-15 LLENA POLIZA CHEQUE Y CHEQUE COPIA 1 COPIA 2
FIRMA DE ELABORADO Y TURNA AL JEFE DE DEPTO. PARA AUTORIZACION RECIBE CORRIGE
ACTUALIZA SALDOS POR CUENTA
AUTORIZA Y TURNA AL SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS
ELABORA REPORTE DE POLIZAS PARA ENVIO A CONTABILIDAD COPIA
DIGITA REGISTROS CONTABLES
COORDINACION FIN. Y SECRETARIA ADMVA. RECIBE Y ENVIA A LA COORD. FIN. Y SRIA. ADMVA. PARA FIRMA RECIBEN FIRMAN Y DEVUELVEN A TESORERIA RECIBE ENTREGA AL DEPTO. DE CNTABILIDAD RECABA FIRMA DE RECIBIDO EN COPIA ARCHIVA
ANEXA POLIZAS CHEQUE ORIG. Y COPIA Y DOCTS. DE SOPORTE
IMPRIME POLIZA CHEQUE
REVISA QUE LOS DATOS CONTENIDOS SEAN LOS CORRECTOS
REGISTRA LA SALIDA DEL DOCTO.
TURNA A SECRETARIA PARA SU ENTREGA
FIN
69
6.10. CONCILIACIONES FINANCIERAS
70
6.10.1. P O L I T I C A S
Las conciliaciones financieras se elaborarn tomando en cuenta el libro de registro de los ingresos del Departamento de Tesorera contra los reportes del libro diario de bancos emitido por el Departamento de Contabilidad. Las conciliaciones financieras se efectuarn mensualmente y deben ser firmadas por quien las elabor por parte de Tesorera y Contabilidad, con el Vo. Bo. del Jefe de Departamento de Tesorera y firma de autorizacin del Coordinador Financiero. El Subjefe de Departamento. Egresos autorizar los ajustes que se susciten basndose en documentos de soporte.
71

RESPONSABLE ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Recibe estado de cuenta de cada una de las cuentas registradas en el Departamento de Contabilidad. Procede a registrar en el libro de documentos bancarios de estados de cuenta. Procede a cruzar los cargos y abonos del estado de cuenta contra la conciliacin inmediata anterior y contra el libro de bancos. Registra el saldo del ultimo da del mes que se va a conciliar de acuerdo al estado de cuenta del Depto. de Contabilidad. NOTA: estos movimientos deben de dar el saldo en chequera. Una vez conciliado y checado, el mismo saldo se concilia con el Departamento de Contabilidad. Elabora conciliacin a travs del Sistema de Tesorera en original y copia, firma de elaborado. Obtiene Vo. Bo. del Jefe de Depto de Tesorera y firma de autorizacin del Coordinador Financiero dejando copia de la conciliacin. Archiva en expediente de conciliaciones de cada una de las cuentas respectivas. Fin del procedimiento.
02 03
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ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
INICIO
RECIBE ESTADO DE CUENTA DE CADA UNA DE LAS CTAS. REGISTRADAS EN EL DEPTO. DE CONTABILIDAD
REGISTRA EL SALDO DEL ULTIMO DIA DEL MES QUE SE VA A CONCILIAR DE ACUERDO AL EDO. DE CTA. DE CONTABILIDAD
ELABORA CONCILIACION EN SISTEMA DE TESORERIA, FIRMA DE ELABORADO COPIA
PROCEDE A REGISTRAR EN EL LIBRO DE DOCTOS. BANCARIOS DE ESTADOS DE CUENTA
NOTA: ESTOS MOVIMIENTOS DEBEN DAR EL SALDO EN CHEQUERA
OBTIENE Vo.Bo. DEL JEFE DE DEPTO. DE TESORERIA Y FIRMA DE AUT. DEL COORD. FIN., DEJANDO COPIA DE LA CONCILIACION
PROCEDE A CRUZAR LOS CARGOS Y ABONOS DEL ESTADO DE CTA. CONTRA LA CONCILIACION INMEDIATA ANTERIOR Y CONTRA EL LIBRO DE BANCOS
UNA VEZ CONCILIADO Y CHECADO, EL MISMO SALDO SE CONCILIA CON EL DEPTO. DE CONTABILIDAD
ARCHIVA EN EXPEDIENTE DE CADA UNA DE LAS CUENTAS RESPECTIVAS
FIN
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6.11. TRASPASOS BANCARIOS
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6.11.1. P O L I T I C A S
Las nicas personas autorizadas para instruir un traspaso bancario entre cuentas propiedad del Colegio son: el Coordinador Financiero y en su ausencia el Secretario Administrativo, salvo los casos en que por un error de depsito bancario, el traspaso puede ser solicitado por el Jefe del Depto. de Proyectos Externos y/o el Jefe de Depto. de Contabilidad. Cuando el traspaso sea entre cuentas de subsidio federal, se codificar pliza-cheque. Los traspasos bancarios pueden ser realizados por medio del sistema de conexin empresarial del banco. En traspasos temporales, cuando la cuenta tenga disponibilidad se devolver el importe a la cuenta que se afecto. En el caso de traspasos bancarios solicitados por Proyectos Externos y Contabilidad, stos slo podrn ser atendidos cundo la razn de dicho movimiento obedezca a un error en la cuenta del depsito. Los traspasos pueden ser en moneda nacional o en dlares. El traspaso se registrar en libro diario de bancos.
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RESPONSABLE COORDINADOR FINANCIERO: NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Enva oficio al Depto. de Tesorera, dando instrucciones para la tramitacin de traspaso bancario entre cuentas pertenecientes al Colegio, conteniendo los siguientes datos: Nmero de cuenta a la que se har el cargo. Nmero de cuenta a la que se har el abono. Importe exacto. Recibe, registra el documento en el libro de registro de correspondencia del Departamento anotando los siguientes datos: Fecha de expedicin del documento(s). Nmero de oficio. Procedencia. Asunto. Turna al Jefe de Depto., hacindole mencin del asunto que trata el oficio. Recibe y turna oficio al Subjefe de Depto. Egresos para la realizacin del trmite. Recibe, verifica en Sistema de Tesorera la disponibilidad de las cuentas que se va a afectar. Procede a elaborar cheque y pliza-cheque (ver procedimiento 6.9. - ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZA-CHEQUE). Turna cheque al Jefe de Oficina. Recibe y procede a elaborar ficha de depsito bancario (formato proporcionado por el Banco). Realiza el trmite bancario correspondiente. NOTA: el trmite que realiza el banco en New 77
02
03 JEFE DE DEPARTAMENTO: SUBJEFE DE DEPARTAMENTO DE EGRESOS: 04 05
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07 JEFE DE OFICINA: 08 09
York del envo del documento comprobatorio se lleva con retraso, por este motivo se realiza el trmite va telefnica. 10 Ya efectuado el trmite, realiza el registro correspondiente en el libro diario de bancos, anotando los siguientes datos: Depsito/traspaso segn ficha. Fecha de recepcin en el Banco. Importe. Anexa copia de ficha de depsito y oficio de la Coordinacin a la pliza-cheque y archiva en el expediente correspondiente. Fin del Procedimiento.
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COORDINADOR FINANCIERO
SUBEFE DE DEPARTAMENTO EGRESOS
JEFE DE OFICINA EGRESOS
INICIO
ENVIA OFICIO AL DEPTO. DE TESORERIA DANDO INSTRUCCIONES PARA LA TRAMITACION DE TRASPASO BANCARIO ENTRE CTAS. DEL COLEGIO
RECIBE REGISTRA DOCTO. EN EL LIBRO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
RECIBE
RECIBE Y PROCEDE A ELABORAR FICHA DE DEPOSITO BANCARIO
TURNA AL JEFE DE DEPTO. HACIENDOLE MENCION DEL ASUNTO QUE TRATA EL OFICIO
VERIFICA EN SISTEMA DE TESORERIA DISPONIBILIDAD DE LA CTA. QUE SE VA A AFECTAR
REALIZA EL TRAMITE BANCARIO
CONTENIENDO LOS SIGUIENTES DATOS: - No. DE CTA. A LA QUE SE HARA EL CARGO. - No. DE CTA. A LA QUE SE HARA EL ABONO. -IMPORTE EXACTO.
PROCEDE A ELABORAR CHEQUE Y POLIZA-CHEQUE (VER PROC. 6.9. ELAB. DE CHEQUE Y POLIZA CHEQUE)
YA EFECTUADO EL TRAMITE, REALIZA EL REGISTRO EN EL LIBRO DIARIO DE BANCOS
ANEXA COPIA DE FICHA DE DEPOSITO Y OFICIO DE LA COORDINACION A LA POLIZA-CHEQUE
TURNA CHEQUE AL JEFE DE OFICINA
RECIBE Y TURNA AL SUBJEFE DE EGRESOS PARA SU TRAMITE
FIN
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6.12. CANCELACION DE CUENTAS BANCARIAS
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6.12.1. P O L I T I C A S
El Coordinador Financiero es el nico autorizado para cancelar cuentas bancarias propiedad del Colegio. Si tiene saldo a favor la cuenta que se va a cancelar se traspasar a la cuenta que indique el Coordinador Financiero. La cuenta de subsidio se cancelar cuando lo autorice el Coordinador Financiero y el saldo se traspasar a la nueva cuenta de subsidio. El registro en el libro diario de bancos se soportar con el aviso de cargo-abono de la cancelacin de la cuenta, que enva el banco.
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RESPONSABLE COORDINACION FINANCIERA: NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Emite oficio girando instrucciones para la cancelacin de una cuenta bancaria, indicando los motivos. Turna al Jefe del Departamento de Tesorera el original y copias a la Secretaria Administrativa y al Departamento de Contabilidad. Recibe y turna al Analista Especializado para la verificacin del saldo actual de la cuenta. Recibe, elabora saldo verifica que no existan partidas pendientes por conciliar en la cuenta a cancelar. En el caso de encontrar partidas pendientes, se le solicita al ejecutivo de cuenta del banco, los documentos necesarios para eliminar dichas partidas a la brevedad posible. Turna saldo al Jefe de Departamento. Recibe y elabora borrador del oficio para la cancelacin de la cuenta, dirigida al ejecutivo de cuenta de la institucin bancaria, el cual debe de tener los siguientes requisitos mnimos: a) Fecha de cancelacin. b) Importe cancelacin. c) Instruccin del traspaso del importe de la cancelacin a otra cuenta vigente del Colegio en el banco o en su defecto con la elaboracin de un cheque de caja o giro bancario. Turna a la Secretaria de Jefe de Departamento para su elaboracin. Recibe y elabora oficio en original y copia. 83
02
JEFE DE DEPARTAMENTO: ANALISTA ESPECIALIZADO:
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08 SRIA. JEFE DE DEPTO: 09
Turna al Jefe de Departamento para su revisin y visto bueno. Recibe y revisa 11.1. Si esta correcto rubrica y turna a Secretaria continua actividad No. 12 11.2. No esta correcto devuelve para su correccin continua actividad No.09. Recibe, obtiene firmas del Secretario Administrativo y Coordinador Financiero. Turna al Jefe de Departamento. Recibe e informa al ejecutivo de cuenta del banco sobre la solicitud de cancelacin. Enva a travs de mensajero el oficio de dicha operacin firmada por el Secretario Administrativo y el Coordinador Financiero. Recibe del Banco aviso de cargo-abono de la cancelacin de la cuenta con el importe, turna al Analista Especializado. Recibe y procede a registrarlo en el libro diario de bancos. Turna a travs de oficio al Departamento de Contabilidad para su registro, informando de la cancelacin y deposito a la nueva cuenta. Procede a cerrar el expediente de la cuenta cancelada con la ultima conciliacin elaborada, anexando copia del oficio emitido por el banco dando por efectuada la cancelacin de la cuenta. Fin del Procedimiento.
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JEFE DE DEPARTAMENTO:
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COORDINACION FINANCIERA
INICIO
EMITE OFICIO ORIGINAL Y DOS COPIAS GIRANDO INSTRUCCIONES PARA LA CANCELACION DE CUENTA BANCARIA
RECIBE Y TURNA AL ANALISTA ESP. PARA VERIFICAR SALDO RECIBE Y ELABORA BORRADOR DE OFICIO PARA LA CANCELACION DE CUENTA CON LOS SIGUIENTES REQUISITOS -FECHA DE CANCELACION -IMPORTE CANCELACION -IMPORTE DE TRASPASO TURNA A LA SECRETARIA PARA SU ELABORACION RECIBE Y REVISA
RECIBE ELABORA SALDO Y VERIFICA QUE NO EXISTAN PARTIDAS PENDIENTES POR CONCILIAR
RECIBE AVISO Y REGISTRA EN LIBRO DE BANCOS
TURNA ORIGINAL AL JEFE DE DEPTO DE TESORERIA Y COPIAS A LA SRIA. ADMVA. Y AL DEPTO. DE CONTABILIDAD SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO RECIBE Y ELABORA OFICIO COPIA
SI EXISTEN PARTIDAS SE SOLICITA AL BANCO LOS DOCTS. NECESARIOS PARA ELIMINAR DICHAS PARTIDAS
TURNA A TRAVES DE OFICIO AL DEPTO. DE CONTABILIDAD INFORMANDO DE LA CANC. Y DEPOSITO A LA NUEVA CUENTA
TURNA SALDO AL JEFE DE DEPTO.
CEIERRA EL EXPED. DE LA CUENTA CANCELADA CON LA ULTIMA CONCILIACION ANEXANDO COPIA DEL OFICIO EMITIDO POR EL BANCO
TURNA AL JEFE DE DEPTO. PARA REVISION Y Vo.Bo:
NO
ESTA CORRECTO?
SI
RECIEBE Y PROCEDE A INFORMAR AL EJECUTIVO DE CTA. SOBRE LA SOLICITUD DE CANCELACION
FIN
RECIBE CORRIGE RECIBE, OBTIENE FIRMAS DEL SRIO. ADMVO. Y COORD. FIN. DEVUELVE PARA SU CORRECCION
ENVIA OFICIO AL BANCO A TRAVES DE MENSAJERO
RUBRICA Y TURNA A SECRETARIA
RECIBE DEL BANCO AVISO DE CARGO ABONO DE LA CANCELACION TURNA AL ANALISTA ESP.
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6.13. RECEPCION DE FACTURAS
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6.13.1. P O L I T I C A S
Las facturas se recibirn los lunes y martes de 8:00 a 13:00 hrs. para su revisin. Las facturas debern tener sello de recibido y firma del Jefe Almacn General, copia del pedido, y que rena los requisitos fiscales. Las facturas debern estar a nombre del Colegio de Postgraduados. Se expedir contra-recibo al proveedor indicando el da de pago (los mircoles) a travs del Sistema de Tesorera. Las condiciones de pago las establece el Depto. de Adquisiciones con el proveedor al hacer el pedido. Si por razones extraordinarias el pago es urgente, el Depto. de Adquisiciones solicitar mediante oficio la elaboracin del cheque por concepto de pago a proveedores. Todo pago de facturas al contado deber hacerse en 5 das despus de recibirla. Los cheques sern a nombre del proveedor o contratista. No ser entregado ningn cheque a compradores por pretextar compras de pago inmediato. Los pagos de anticipos a proveedores no debern exceder del 50% del importe total de la compra.
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RESPONSABLE PROVEEDOR: NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Presenta al Depto. de Tesorera la factura original firmada y sellada por el Depto. de Almacn y el pedido original para su revisin en el horario establecido. Recibe factura y pedido y procede a revisar requisitos fiscales y normatividad establecida: a) Que la factura contenga el sello de recibido del Almacn. b) Que contenga la firma del Jefe del Depto. de Almacn General. c) Que el pedido coincida con la factura en cuanto a: cantidad, precio total a pagar. d) Que venga a nombre del Colegio. e) Que rena los requisitos fiscales: Razn social. Registro Federal de Causantes. Tener impreso el trmino factura" y el nmero de sta. Nmero de artculo(s). Precio unitario. Descripcin. del artculo. Cantidad a pagar en nmero y letra. No deber tener borraduras ni enmendaduras. Que contenga la autorizacin del responsable de la UBPP. 2.1. Si est correcta la factura, contina en la actividad nmero 03. 2.2. No est correcta, rechaza indicando al proveedor las correcciones pertinentes, contina en la actividad nmero 01. Procede a digitar datos en Sistema de Tesorera. Elabora contra-recibo a travs del Sistema de 89
CAJERO:
02
03 04
Tesorera, Formato DT-03. 05 06 Entrega original de al proveedor y anexa copia del mismo a la factura. Registra en Sistema de Tesorera programacin de pago a proveedores de acuerdo a las condiciones de pago establecidas con el proveedor y el Depto. de Adquisiciones. Turna a Subjefe de Departamento de Egresos para la elaboracin de cheque. Recibe, contina procedimientos: 6.9. ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZA-CHEQUE. 6.15. ENTREGA DE CHEQUES A BENEFICIARIOS. Fin del Procedimiento.
07 SUBJEFE DE DEPTO. DE EGRESOS: 08
09
90
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PROVEEDOR
CAJERO
CAJERO
INICIO
RECIBE FACTURA Y PEDIDO
ENTREGA ORIGINAL AL PROVEEDOR Y ANEXA COPIA A LA FACTURA
PRESENTA AL DEPTO. DE TESORERIA FACTURA FIRMADA Y SELLADA POR ALMACEN DEL COLEGIO Y PEDIDO ORIGINAL NO
PROCEDE A REVISAR REQUISITOS FISCALES Y NORMATIVIDAD ESTABLECIDA
RECIBE CONTINUA PROCEDIMIENTO 6.9.-ELABORACION DE CHEQUE Y 6.15.-ENTREGADE CHEQUES A BENEFICIARIOS
ESTA CORRECTO?
SI
REGISTRA PROGRAMACION DE PAGO DE ACUERDO A CONDICIONES ESTABLECIDAS EN FACTURA
FIN
RECIBE CORRIGE
TURNA A SUBJEFE DE DEPTO. DE EGRESOS PARA LA ELABORACION DE CHEQUE
DIGITA DATOS EN SISTEMA DE TESORERIA
DT-0 ELABORA CONTRA-RECIBO COPIA
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6.14. COMPRA DE GIROS BANCARIOS PARA PAGO A PROVEEDORES
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6.14.1. P O L I T I C A S
Se pagar con giros bancarios nicamente a proveedores extranjeros y envos de apoyos a estudiantes miembros del Programa de Formacin de Profesores. La Secretara Administrativa y/o Coordinacin Financiera ser quien autorice la compra de giros bancarios. La solicitud de giros se har a travs de Memorndums, Solicitud de Expedicin de Cheque (Formato D-16) o con comunicado de coordinacin Financiera.
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RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES O RESPONSABLE DE UBPP: SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO: NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Solicita al Depto. de Tesorera la compra de giros bancarios para pago a proveedores mediante Formato D-16 solicitud de expedicin de cheque o memorndum. Recibe, registra el ingreso del documento en el "libro de registro de correspondencia de Departamento", anotando los siguientes datos: Fecha de recepcin No. de oficio. Procedencia. Asunto. Turna a Jefe de Departamento. Recibe y elabora borrador del oficio que ser enviado al Banco, solicitando la compra de giro. Turna a Secretaria para su mecanografa. Recibe, procede a elaborar oficio dirigido al ejecutivo de cuenta, en original y 4 copias (en hoja membretada de Coordinacin Financiera). Original.- Ejecutivo de cuenta. 1a. Copia.- Secretaria Administrativa. 2a. Copia.- Coordinacin Financiera. 3a. Copia.- Depto. de Contabilidad. 4a. Copia.- Depto. de Tesorera. Solicitando giro bancario, con los siguientes datos: Fecha. Nombre del beneficiario. Importe. Tipo de moneda. Domicilio. Poblacin/estado y/o pas. No. de cuenta de la cual realiza la afectacin. 95
02
03 JEFE DE DEPARTAMENTO: 04 05 SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO: 06
Importe. 07 JEFE DE DEPARTAMENTO: 08 Turna a Jefe de Depto. para su revisin y Vo.Bo. Recibe, revisa. 8.1. Si estn correctos rubrica y turna a Secretaria de Jefe de Depto., contina en la actividad nmero. 09. 8.2. No estn correctos, devuelve para su correccin haciendo la observacin, contina en la actividad nmero 06. Recibe, registra la salida del documento, anotando los siguientes datos: Fecha de expedicin. No. de folio (control del departamento). Referencia. Envo a: Recaba firma y No. de oficio en Coordinacin Financiera. Turna las 3 copias que se indican para conocimiento interno, solicitando sello y firma de recibido en la 4. copia. Ya recabadas las firmas envo oficio al Ejecutivo de cuenta del Banco. Recibe y posteriormente enva giro y aviso de cargo correspondiente al giro bancario solicitado. Recibe, realiza el ingreso del documento, ver actividad No. 02 de este mismo procedimiento. Turna al Analista Especializado. Recibe, procede a registrar en el libro de bancos los siguientes datos: Fecha de solicitud de giro. Fecha de expedicin de giro. 96
09
10 11
12 EJECUTIVO DE CUENTA: 13
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Concepto "aviso de cargo". Nombre del solicitante. Monto del giro. Fecha de recepcin (en el departamento). Importe del giro en moneda nacional.
Turna a solicitante el giro bancario solicitando firma de recibido en la copia. Posteriormente recibe del solicitante documentacin comprobatoria siguiente: Pedido. Factura. la
19 20 21
Saca copia fotosttica de la documentacin enviada por el banco. Archiva copias en expediente correspondiente para su control interno. Turna libro de bancos y documentos originales a la Secretaria de Jefe de Depto. para su entrega al Depto. de Contabilidad. Recibe, procede a entrega mediante libro de bancos documentacin comprobatoria al Depto. de Contabilidad. Solicita firma de recibido en libro de bancos. Turna libro de bancos al Analista Especializado. Fin del procedimiento.
SECRETARIA DE JEFE DEDEPARTAMENTO:
22
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DEPTO. DE ADQUISICIONES O RESPONSABLE DE UBPP INICIO
SECRETARIA DE JEFE DE DEPTO. 1
RECIBE Y REGISTRA EL INGRESO DEL DOCUMENTO
SOLICITA AL DEPTO. DE TESORERIA COMPRA DE GIROS BANCARIOS PARA PAGO A PROVEEDORES
TURNA AL JEFE DE DEPTO. RECIBE Y ELABORA OFICIO COPIA 1 COPIA 2 COPIA 3 COPIA 4
RECIBE ELABORA BORRADOR DE OFICIO SOLICITANDO COMPRA DE GIROS
RECIBE, REGISTRA EL INGRESO DEL DOCUMENTO
TURNA A SECRETARIA PARA SU MECANOGRAFIA
TURNA AL ANALISTA ESP. 2 ANALISTA ESPECIALIZADO 2
RECIBE REVISA
TURNA A JEFE DE DEPTO PARA REVISION Y Vo.Bo.
NO
ESTA CORRECTO?
SI
RECIBE Y REGISTRA EN LIBRO DE BANCOS TURNA GIRO A SOLICITANTE RECABA FIRMA DE RECIBIDO EN LA COPIA POST. RECIBE DEL SOLICITANTE DOCUMENTACION COMPROBATORIA
RECIBE, ENTREGA MEDIANTE LIBRO DE BANCOS DOCUMENTACION COMPROBATORIA AL DEPTO. DE CONTABILIDAD
RECIBE Y CORRIGE RECIBE REGISTRA LA SALIDA DEL DOCTO. DEVUELVE PARA SU CORRECCION HACIENDO LA OBSERVACION
SOLICITA FIRMA DE RECIBIDO EN LIBRO
RECABA FIRMA Y No. DE OFICIO EN COORD. FIN.
RUBRICA Y TURNA A SECRETARIA EJECUTIVO DE CUENTA RECIBE Y ENVIA GIRO Y AVISO DE CARGO CORRESP.
TURNA LIBRO DE BANCOS AL ANALISTA ESP.
TURNA LAS 3 COPIAS QUE SE INDICAN PARA CONOCIMIENTO INTERNO
SACA COPIA FOTOSTATICA DE DOCTS. ENVIADOS POR EL BANCO
ARCHIVA COPIAS EN EXP. CORRESP.
FIN
RECABADAS LAS FIRMAS ENVIA OFICIO AL BANCO
TURNA LIBRO Y DOCTS. A SECRETARIA
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6.15. ENTREGA DE CHEQUES A BENEFICIARIOS
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6.15.1. P O L I T I C A S
La entrega de cheques a beneficiarios es de 8:00 a 13:00 de lunes a viernes. La entrega de cheques a proveedores y contratistas ser los viernes de 8:00 a 13:00 Hrs. La entrega de cheques se efectuar previa identificacin del beneficiario, proveedor o contratista. Aquellas personas que tengan carta poder debern presentar identificacin la cual se registrar en la pliza-cheque respectiva. Los beneficiarios, proveedores o contratistas debern firmar de recibido en la pliza cheque respectiva, si es persona moral estampar el sello de la empresa o, en su caso presentar comunicado en hoja membretada de la empresa indicando que no manejan sello o que no es posible sacarlo de la empresa. No ser entregado ningn cheque a compradores por pretextar compras de pago inmediato. El plazo mximo para cobrar un cheque en el Departamento de Tesorera, ser de 30 das hbiles, y para hacerlo efectivo en el banco ser de 90 das hbiles, de lo contrario se proceder a su cancelacin, basndose en el artculo 181 de la Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito. El proveedor deber presentar el contra-recibo que le entrego el Depto. De Tesorera, para el cobro. El plazo mximo para cobrar un cheque en tesorera ser de 30 das hbiles, de lo contrario se proceder a su cancelacin. Si el proveedor no se presenta a cobrar su cheque en el plazo establecido, solicitar la reexpedicin del mismo por escrito en hoja membretada dirigido al Jefe de Depto. de Tesorera.
101

RESPONSABLE BENEFICIARIO O APODERADO: NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Se presenta a Tesorera a solicitar su pago. NOTA: Puede o no traer antecedente, dependiendo del pago que se efecta. Con antecedente (documentacin comprobatoria) para los siguientes trmites: a) Solicitud de viticos. b) Liquidacin de viticos. c) Reposicin de fondos fijos. d) Contra-recibo Pago a proveedores. e) Otros. Sin antecedentes para los siguientes trmites. a) Pago de prtesis. b) Pago de becas. c) pago de pensin alimenticia. d) Otros. Solicita su identificacin o en su caso carta poder contra-recibo e identificacin del apoderado y del otorgante. Entrega su identificacin, y/o carta poder, contra-recibo en caso de ser proveedor. Recibe, localiza el cheque que se tiene previamente resguardado en su respectivo casillero de documentos a pagar. Procede a checar datos de contra-recibo y/o credencial contra carta poder y pliza-cheque. 4.1. Si coincide contina en la actividad nmero 06. 4.2. No coincide devuelve haciendo la observacin, continua en la actividad nmero 03. Turna al beneficiario para su firma. Recibe, revisa los datos del llenado del cheque. 7.1. Si estn correctos, contina Act. No. 08. 102
CAJERO:
02
BENEFICIARIO O APODERADO: CAJERO:
03 04
05
BENEFICIARIO O APODERADO:
06 07
7.2. No, estn correctos devuelve para su correccin, continua actividad No. 01. 08 Anota fecha y firma en original de la pliza cheque y firma en la copia de la misma, si es proveedor sella pliza-cheque. Regresa nuevamente la pliza-cheque al cajero. Recibe, procede a cotejar la firma de la Plizacheque contra la de la identificacin. 10.1. Si coincide, contina en la actividad nmero 11. 10.2. No coincide devuelve para su correccin, contina en la actividad nmero 06. Sella de pagado y firma la carta poder, en su caso. Entrega cheque, y credencial(es) al beneficiario o apoderado. Recibe cheque, y credencial(es). Anexa carta poder o contra-recibo a la plizacheque en su caso. Prosigue a acumular en concentrado de plizacheque. Al finalizar el da turna a Subjefe de Depto. de Egresos. Contina en la actividad No. 16 Procedimiento 6.9. ELABORACION CHEQUE Y POLIZA-CHEQUE. Fin del procedimiento. del DE
09 CAJERO: 10
11 12 BENEFICIARIO O APODERADO: CAJERO: 13 14 15 16 17
18
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BENEFICIARIO O APODERADO
CAJERO
CAJERO
BENEFICIARIO O APODERADO
INICIO
SE PRESENTA AL DEPTO. DE TESORERIA A SOLICITAR SU PAGO
SOLICITA IDENTIFICACION, CARTA PODER O CONTRA-RECIBO EN SU CASO
RECIBE Y COTEJA FIRMA DE POLIZA-CHEQUE CONTRA LA IDENTIFICACION
ANEXA CARTA PODER O CONTRA-RECIBO A LA POLIZA-CHEQUE EN SU CASO
ENTREGA IDENTIFICACION, CARTA PODER O CONTRA-RECIBO RECIBE Y REVISA DATOS DE LLENADO DEL CHEQUE
RECIBE, LOCALIZA CHEQUE EN CASILLERO RESPECTIVO
NO
COINCIDE?
SI
ACUMULA EN CONCENTRADO DE POLIZAS-CHEQUE
NO
ES CORRECTO?
SI
CHECA DATOS DE CONTRA-RECIBO Y/O CREDENCIAL CONTRA CARTA PODER Y POLIZA-CHEQUE
AL FINALIZAR EL DIA TURNA A SUBJEFE DE EGRESOS
SELLA DE PAGADO Y FIRMA CARTA PODER EN SU CASO
NO DEVUELVE PARA SU CORRECCION
COINCIDE?
SI ENTREGA CHEQUE Y CREDENCIAL AL BENEFICIARIO O APODERADO
CONTINUA ACTIVIDAD NO. 16 DEL PROCED. 6.9.-ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZA-CHEQUE
ANOTA FECHA FIRMA Y SI ES PROVEEDOR SELLA
DEVUELVE HACIENDO LA OBSERVACION
FIN
REGRESA POLIZA-CHEQ UE AL CAJERO
TURNA A BENEFICIARIO PARA REVISION Y FIRMA
RECIBE CHEQUE Y CREDENCIALES
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6.16. PAGO DE NOMINA A TRAVES DE SISTEMA BANCARIO DE ENLACE EMPRESARIAL EN LA SEDE
106
6.16.1. P O L I T I C A S
El Departamento de Nmina deber enviar al Departamento de Tesorera los lunes de cada semana de pago archivos de nmina (pagos lquidos) grabados en disquete en formato ASCII. Es responsabilidad del Departamento de Nmina que la nmina enviada para su pago este actualizada. El Departamento de Tesorera no esta autorizado para modificar los archivos de nmina que recibe. El Secretario Administrativo y/o el Coordinador Financiero y el Jefe de Departamento de Tesorera son los nicos autorizados para validar y aplicar los archivos de nmina para su pago a travs de No. de usuario y firma electrnica (NIP). Al efectuar el deposito de sueldos a los empleados a travs del sistema empresarial, se considera como pagado aunque el empleado no haya firmado su recibo correspondiente. El Departamento de Nmina debe enviar al Depto. de Tesorera los recibos de pago de los empleados que cobran con tarjeta de dbito, los viernes inmediatos anteriores a la fecha de pago, o 3 das antes si el da de pago es festivo. El Departamento de Tesorera debe enviar los martes de cada semana de pago a los Institutos y Departamentos de la Administracin Central los recibos de los empleados que cobran por medio de tarjeta de dbito El Departamento de Tesorera tramitar y entregara al empleado de nuevo ingreso la tarjeta de dbito para el cobro de su sueldo En caso de destruccin, robo o extravo de la tarjeta el empleado tramitar la reposicin en el Banco Internacional, S. A. (BITAL).
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RESPONSABLE SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO: NO.ACT. 01 02 ACTIVIDADES Recibe a travs de oficio del Depto. de Nmina Recibos de pago y Disquete de nmina. Registra el Ingreso del documento en el libro de registro de correspondencia del Depto. anotando los siguientes datos: Fecha del documento. No. de oficio. Procedencia. Asunto. Separa recibos por UBPP y turna a los responsables de Depto. e Institutos contina en la actividad nmero 13. Turna disquete al Jefe de Departamento. Recibe y procede a descargar archivos en Sistema Bancario de Enlace Empresarial de BITAL. Procede a validar los archivos de nomina que a descargado en Sistema de Enlace Empresarial. Solicita telefnicamente al Coordinador Financiero la aplicacin de los archivos de nmina. Efecta la aplicacin de archivos de nmina en Sistema de Enlace empresarial mediante firma electrnica (NIP). Despus de la aplicacin, valida para verificar la correcta aplicacin. Emite reporte de cifras totales aplicadas Original. Depto de Contabilidad. 108
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06 07
COORDINADOR FINANCIERO: JEFE DE DEPARTAMENTO:
08
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Copia. 11 SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO: RESPONSABLES DE UBPP: 12
Depto. De Tesorera (archivo).
Turna reporte a Secretaria para su entrega. Recibe entrega original al Depto. De Contabilidad recabando firma de recibido en copia archiva. Recibe entrega recabando firma. recibos a beneficiarios
13 14
Turna recibos firmados y no firmados al Depto de Tesorera a travs de oficio. Recibe, registra el ingreso del documento de acuerdo a la actividad No 02 de este procedimiento. Turna a Subjefe de Depto. Egresos. Recibe, clasifica en orden alfabtico recibos firmados y no firmados. Elabora borrador de relacin para el envo de recibos al Depto de Contabilidad. Turna a Secretaria para su elaboracin. Recibe y procede a elaborar relacin a travs de Sistema de Tesorera. Original. Depto. de Contabilidad. 1a. Copia. Coordinacin Financiera. 2a. Copia. Depto. De Nmina. 3a. Copia. Depto. De Recursos Humanos. 4a. Copia. Depto. De Tesorera (archivo). Turna a Subjefe de Depto. Egresos. Recibe revisa 22.1. Si est correcto contina en la actividad nmero 23 22.2. No est correcto devuelve para su 109
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16 SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS: 17 18 19 SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO: 20
21 SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS: 22
correccin haciendo la observacin contina en la actividad nmero 20. 23 24 SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO: 25 26 Rubrica, anexa recibos al original obtiene firma del Jefe de Departamento. Turna a Secretaria para su envo al Depto. De Contabilidad. Recibe entrega documentacin recabando firma de recibido en 4. Copia archiva. Fin del procedimiento.
110
111
RESPONSABLES DE UBPP 1
INICIO
RECIBE DISQUETE
RECIBE DEL DEPTO. DE NOMINA RECIBOS DE PAGO Y DISQUETE DE NOMINA
RECIBE ENTREGA RECABANDO FIRMA DE RECIBIDO EN LA COPIA ARCHIVA
RECIBE ENTREGA RECIBOS A BENEFICIARIOS RECABA FIRMA
DESCARGA ARCHIVOS EN SISTEMA DE ENLACE EMPRESARIAL
RECIBE, REGISTRA EL INGRESO DEL DOCTO.
REGISTRA EL INGRESO DEL DOCTO. VALIDA LOS ARCHIVOS DESCARGADOS
TURNA RECIBOS FIRMADOS Y NO FIRMADOS AL DEPTO DE TESORERIA
SEPARA RECIBOS POR UBPP Y TURNA A DEPTOS. E INSTITUTOS
TURNA A SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS
SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS RECIBE CLASIFICA EN ORDEN ALFABETICO RECIBOS FIRMADOS Y NO FIRMADOS
1 TURNA DISQUETE A JEFE DE DEPTO.
SOLICITA AL COORDINADOR FINANCIERO LA APLICACION DE LOS ARCHIVOS
RECIBE Y MECANOGRAFIA
COPIA 4
COORDINADOR FINANCIERO
VALIDA PARA VERIFICAR LA CORRECTA APLICACION
ELABORA BORRADOR DE RALACION PARA ENVIO A CONTAB. TURNA A SECRETARIA RECIBE, REVISA
RECIBE CORRIGE EMITE REPORTE DE CIFRAS TOTALES NO RECIBE, ENTREGA DOCTOS. RECABANDO FIRMA DE RECIBIDO EN 4A. COPIA ARCHIVA
ES CORRECTO?
SI
APLICA ARCHIVOS MEDIANTE FIRMA ELECTRONICA
TURNA A SECRETARIA PARA SU ENTREGA
FIN
RUBRICA, ANEXA RECIBOS AL ORIGINAL OBTIENE FIRMA DEL JEFE DE DEPTO. TURNA A SECRETARIA
112
6.17. PAGO DE SUELDOS EN LA SEDE POR SERVICIO DE COMPAIA PAGADORA Y RADICACION A CAMPUS
113
6.17.1. P O L I T I C A S
El Departamento. de Nmina deber enviar a Tesorera con 5 das de anticipacin al da de pago, los recibos y reporte de pagos lquidos. El Depto. de Tesorera deber enviar a COMETRA los recibos y 3 das antes del da de pago. La entrega de documentos se efectuar al representante de COMETRA previa identificacin. El cheque de pago de sueldos se depositara a la cuenta de COMETRA 3 das antes del da de pago. La empresa COMETRA ser la nica responsable del pago de sueldos al personal del Colegio. a).- El primer y segundo da de pago se realizar en la caseta que para tal efecto instalo COMETRA frente a la cafetera. b).- Al final del segundo da de pago los sueldos no cobrados sern cancelados automticamente, por lo que es necesario solicitar al Departamento de Nmina la reexpedicin del pago. Para solicitar la reexpedicin de sueldo, el trmite se realizar por conducto del Depto. de Nmina (ver manual de procedimientos del Depto. de Nmina). El pago de nmina para los Campus Veracruz, Tabasco y Cultivos Hidropnicos se hace a travs de depsitos interplaza.
114

RESPONSABLE SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO: NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Recibe mediante oficio del Depto. de Nmina recibos de pago y reporte de pagos lquidos, de Institutos, Campus y Deptos. de la sede. Registra el ingreso del documento "en libro de registro de correspondencia", anotando los siguientes datos: Fecha del documento. No. de oficio. Procedencia. Asunto. Turna a Jefe de Departamento. Recibe, y turna a Jefe de Seccin de Egresos para la realizacin del trmite correspondiente. Recibe, revisa y separa, relacin de pagos lquidos y recibos de pago por Institutos, Campus y Departamentos. Procede a checar los siguientes datos: Nombre del personal de recibos contra reportes. Importe total de reporte de pagos lquidos contra los recibos de pago. Elabora reporte en Sistema de Tesorera en donde se desglosa la forma de pago por Institutos, Campus y Departamentos el cual contiene los siguientes datos: Perodo. No. de recibos. Institutos, Campus y Departamentos. Importe por Institutos, Campus y Deptos. Total de la operacin. Turna reporte al Subjefe de Depto. de Egresos 115
02
03 JEFE DE DEPARTAMENTO: JEFE DE SECCION EGRESOS: 04 05
06
07
08
para elaboracin de cheque. SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS: 09 Recibe y elabora cheques por Institutos y Deptos en la sede y por Campus (Ver PROCEDIMIENTO 6.9. ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZA-CHEQUE). Solicita a Secretaria el llenado de: Comprobante de servicio de mensajera para el envo de recibos de pago a Campus Veracruz, Tabasco y Cultivos Hidropnicos. (Los de San Luis Potos, son enviados a travs del personal del Campus). Oficio solicitando orden de pago, para SLP. Original. Banco. Copia. Depto. de Tesorera. Relacin de recibos Original. Servicio de mensajera y Cometra. Copia. Depto de Tesorera. Recibe y procede a llenar el comprobante de servicio (formatos pertenecientes a las compaas), Oficio y Relacin en Sistema de Tesorera. Turna a Subjefe de Depto. de Egresos. Recibe y revisa 13.1. Si esta correcto contina en la actividad nmero 14 13.2. No esta correcto devuelve para su correccin haciendo la observacin contina en la actividad nmero 11. Rubrica, turna a Secretaria continua Act. No 16. Turna cheques a Jefe de Seccin para su deposito a las cuentas de Cometra Campus Veracruz, Tabasco y Cultivos Hidropnicos. Contina en la actividad nmero19. Recibe 116
10
11
14 15
SECRETARIA DE JEFE DE
16
recaba
firma
del
Coordinador
DEPARTAMENTO: 17
Financiero en oficio y Jefe del Depto en comprobantes de servicio. Registra la salida del documento anotando los siguientes datos: Fecha de expedicin. No. de folio (control del Depto.). Referencia. Envo a: Turna relacin de recibos y recibos de la sede a COMETRA (se presenta a recogerlos) recabando firma de recibido en la copia y relacin de recibos, recibos, comprobante de servicio y oficio de orden de pago a Jefe de Seccin para su trmite. Recibe realiza el trmite bancario para el envo de orden de pago al Campus San Luis Potos y deposito. Turna a representante de servicio de mensajera comprobante de servicio relacin y recibos recabando firma de recibido en la copia. Fotocopia la orden de pago y turna al Analista de Sistemas Admivos (Contina procedimiento 6.10. CONCILIACIONES FINANCIERAS) y copias de comprobante de servicio, relacin, orden de pago y depsito a Secretaria de Jefe de Depto. Recibe documentacin del Jefe de Seccin, Recibe de COMETRA y Campus: Relacin de recibos firmados. Recibos firmados y no firmados. Registra el ingreso del documento. Turna documentacin al Subjefe de Depto. Egresos.
18
JEFE DE SECCION:
19
20
21
22
23 25
117
26
Recibe, revisa que el total de recibos vengan de acuerdo a la relacin que envan los Campus y COMETRA. 26.1. Si estn correctos continua activ. No 27. 26.2. No estn correctos se comunica telefnicamente al Campus o Cometra haciendo la observacin archiva temporalmente mientras llega documentacin correspondiente. Turna a Analista de Sistemas Administrativos. Recibe, archiva en expediente de cada Campus obtiene relacin a travs del Sistema de Tesorera con los siguientes datos Concepto. No. de catorcena. Anexa la siguiente documentacin Comprobante de la orden de pago. Original de la relacin de recibos. Recibos firmados y no firmados. Saca copia fotosttica de estos documentos excepto recibos y los integra al expediente correspondiente. Turna a Secretaria para su envo al Depto. de Contabilidad. Recibe registra la salida del documento, ver actividad No. 17 de este procedimiento. Entrega documentacin recabando firma de recibido en 4. Copia, archiva. Archiva en expediente correspondiente. Fin del Procedimiento.
27 ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISRATIVOS: 28
29
30 SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO: 31 32 33 34
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119
JEFE DE SECCION EGRESOS
INICIO
RECIBE DEL DEPTO. DE NOMINA RECIBOS DE PAGO Y REPORTE DE PAGOS LIQUIDOS DE LA SEDE Y CAMPUS
LLENA COMPROB. DE SERV DE MENSAJERIA(FOR MATO DE LAS CIAS.
ELABORA OFICIO SOLIC. ORDEN DE PAGO
RECIBE Y SEPARA RELACION DE PAGOS Y RECIBOS POR INSTIT.,CAMPUS Y DEPTOS.
RECIBE Y ELABORA CHEQUE (VER PROCEDIMIENTO 6.9.-ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZA CHEQUE)
REGISTRA EL INGRESO DEL DOCUEMENTO
RELACION DE RECIBOS
PROCEDE A CHEQUAR LOS SIGUIENTE: NOMBRES CONTRA REPORTE, IMPORTE TOTAL CONTRA RECIBOS DE PAGO
SOLICITA A SECRETARIA ELABORACION DE: -COMPROBANTE DE SERVICIO DE MENSAJERIA -OFICIO SOLIC. ORDEN DE PAGO -REL. DE RECIBOS
3 ELABORA REPORTE EN SISTEMA DE TESORERIA DESGLOSANDO FORMA DE PAGO POR INST,. CAMPUS Y DEPTOS.
1 4
RECIBE Y REVISA
RECIBE, CORRIGE 1 RECIBE, RECABA FRMA DEL COOR. FIN. EN OFICIO Y JEFE DE DEPTO. EN COMPROB DE SERVICIO
NO
ES CORRECTO?
SI
RECIBE Y TURNA AL JEFE DE SECCION DE EGRESOS PARA SU TRAMITE
TURNA REPORTE A SUBJEFE DE DEPTO EGRESOS
REGISTRA SALIDA DE DOCTOS.
RECIBE
RUBRICA Y TURNA A SECRETARIA
ENTREGA DOCTS RECABANDO FIRMA DE RECIBIDO EN COPIAS TURNA A JEFE DE SECCION
A 121
TURNA CHEQUES A JEFE DE SECCION PARA SU DEPOSITO
120
JEFE DE SECCION
A 120
RECIBE DOCTOS. DEL JEFE DE SECCION
REALIZA EL TRAMITE PARA EL ENVIO DE OREDEN DE PAGO Y DEPOSITOS CORRESPOND.
RECIBE DE COMETRA Y CAMPUS RELACION DE RECIBOS Y RECIBOS FIRMADOS Y NO FIRMADOS
RECIBE REVISA QUE EL TOTAL DE RECIBOS COINCIDA CON LA RELACION QUE ENVIA COMETRA Y CAMPUS
RECIBE, ARCHIVA EN EXPEDIENTE DE CADA CAMPUS
NO
ES CORRECTO?
SI
OBTIENE RELACION DE RECIBOS EN SIST. DE TESORERIA PARA SU ENVIO A CONTABILIDAD
TURNA A SERV. DE MENSAJERIA COMPROB DE SERV. RELACION DE RECIB.Y RECIBOS RECABA FIRMA DE RECIBIDO EN COPIAS
REGISTRA EL INGRESO DEL DOCUMENTO
TURNA DOCUMENTOS AL SEBJEFE DE DEPTO. EGRESOS
SE COMUNICA POR TELEFONO AL CAMPUS O COMETRA HACIENDO LA OBSERVACION
FOTOCOPIA OREDEN DE PAGO Y TURNA AL ANALISTA DE SIST. ADMVOS CONT. PROC. 6.10.-CONCILIACIONES FINANCIERAS
SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO RECIBE, REGISTRA LA SALIDA DEL DOCTO.
ARCHIVA TEMPORALMENTE MIENTRE LLEGA DOCTOS. FALTANTES
ANEXA AL ORIGINAL COMPROB DE ORDEN DE PAGO, ORIGINAL DE REL. DE RECIBOS Y RECIBOS FIRMADOS Y NO FIRMADOS
TURNA COPIAS DE RELACION, ORDENDE PAGO DEPOSITO Y COMP. DE SERV. A SECRETARIA
FOTOCOPIA ESTOS DOCTS. EXCEPTO RECIBOS TURNA AL ANALISTA DE SIST. ADMVOS.
ENTREGA DOCTOS. RECABANDO FIRMA DE RECIBIDO EN 4A. COPIA
ARCHIVA EN EXP. CORRESP.
TURNA A LA SECRETARIA PARA SU ENVIO AL DEPTO. DE CONTABILIDAD
FIN
121
6.18. RADICACION DE ORDENES DE PAGO A CAMPUS POR CONCEPTO DE PROTESIS, LENTES, APARATOS ORTOPEDICOS Y PENSION ALIMENTICIA
122
6.18 1. P O L I T I C A S
La solicitud del pago de prtesis la efectuar el Campus ante el Departamento de Recursos Humanos en la sede. El Departamento de Recursos Humanos solicitar la elaboracin de cheque a Tesorera por medio de oficio o Solicitud de expedicin de cheque Formato D-16, anexando relacin y documentos comprobatorios. Los pagos sern autorizados por la Coordinacin de Operacin. El Departamento de Nmina deber solicitar al Departamento de Tesorera, mediante oficio el pago de pensiones alimenticias a los Campus, anexando relacin. El pago se efectuar a travs de rdenes de pago bancarias interplaza. Los Campus debern enviar a la brevedad posible los recibos de pago por concepto de pensin alimenticia firmados por el beneficiario.
123

RESPONSABLE CAMPUS (CENTRO REGIONAL): NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Enva al Depto. de Recursos Humanos, oficio solicitando el pago de prtesis, lentes y aparatos ortopdicos, llevando anexo la documentacin comprobatoria siguiente: Factura del total de tratamiento. Diagnstico clnico expedido y autorizado por el ISSSTE, o recibo de honorarios cuando se trate de anticipo. Recibe, solicita al Depto. de Tesorera, la expedicin de cheque(s) a travs del Formato D16, firmado de autorizacin por el Jefe de Depto. y firmado de aprobacin de trmite por el Coordinador de Operacin. Esto slo en caso de que sea por servicio establecido por el Colegio. Cuando sea por servicio particular (Dentistas contratados por el Colegio), ser a travs de comunicado autorizado por las mismas personas, anexando la documentacin comprobatoria que se indica en la actividad No. 01 de este procedimiento. Solicita mediante oficio elaboracin de cheque por concepto de pensin alimenticia para Campus. Recibe, procede a registrar el ingreso del documento en el "registro de correspondencia" anotando los siguientes datos: Fecha de documento No. de oficio. Procedencia. Asunto. Turna a Jefe de Depto. Recibe el oficio, verifica si procede el tramite 124
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS:
02
03
DEPARTAMENTO DE NOMINA: SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO:
04
05
JEFE DE
06 07
DEPARTAMENO:
7.1. Si procede turna documentacin a Subjefe de Depto. de Egresos dndole instrucciones del trmite a efectuar contina en la actividad nmero 08. 7.2. No procede, da instrucciones a Secretaria para cancelacin, en contestacin a la solicitud de expedicin de cheque. Formato-D-16 al comunicado, segn sea el caso dando por terminado el procedimiento. 08 Recibe, si es pago de prtesis verifica disponibilidad diaria en chequeras en cuentas bancarias para pago de prtesis 8.1. Si existe disponibilidad en la cuenta bancaria que se va a afectar, contina en la actividad nmero. 10. 8.2. No hay disponibilidad en la cuenta se detiene el trmite hasta que haya disponibilidad para dicho pago, archiva temporalmente. Procede a sumar los importes totales de cada Campus por pensin alimenticia que vienen incluidos en el oficio. Continua en la actividad nmero16. Turna documentacin comprobatoria de prtesis a Analista Especializado para su trmite. Recibe, revisa la documentacin comprobatoria enviada por el Depto. de Recursos Humanos. 11.1. Si vienen la totalidad de la documentacin comprobatoria contina en la actividad nmero 14. 11.2. No estn completos rechaza haciendo la observacin, regresa a Subjefe de Depto. Egresos para realizar la aclaracin correspondiente, contina en la actividad nmero 12. Recibe se comunica con el titular del Depto. de Recursos humanos, hacindole mencin del error 125
SUBJEFE DE DEPARTAMENTO EGRESOS:
09
10 ANALISTA ESPECIALIZADO: 11
12
para la tramitacin de expedicin de cheque. 13 Dependiendo de la respuesta que tenga ste Depto. de la documentacin: 13.1. Se suspende temporalmente el trmite mientras envan la documentacin correcta, contina en la actividad nmero 05. 13.2. En caso de que no aclare las correcciones se suspende en forma definitiva este trmite, dando por terminado el procedimiento. Procede a sacar fotocopia a la documentacin comprobatoria (para archivo en expediente de cada Campus o aclaracin posterior). Turna documentacin comprobatoria (original) al Subjefe de Depto. Egresos. Recibe y procede a elaborar Formato D-15 Pliza-cheque y cheque (Ver procedimiento 6.9. ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZACHEQUE). Turna pliza-cheque y cheque a Jefe de Seccin Recibe y realiza el trmite bancario para envo de rdenes de pago y deposito interplaza para Campus San Luis Potos. Obtiene documentacin comprobatoria (copia) de la orden de pago y deposito interplaza. Procede a fotocopiar pliza-cheque, orden de pago y deposito. Archiva fotostticas en expediente de cada Campus. Turna copias de pliza-cheque, orden de pago y deposito interplaza a Subjefe de Depto. Egresos. 126
14
17 JEFE DE SECCION: 18
19 20 21 22
23 24
Recibe y anexa a pliza cheque. Posteriormente obtiene de los Campus recibos por concepto de pensin alimenticia firmados por el beneficiario. Anexa recibos a pliza-cheque. Fin del procedimiento.
24 25
127
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CAMPUS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
INICIO RECIBE Y SOLICITA AL DEPTO. DE TESORERIA LA EXPE. DE CHEQUE POR CONCEPTO DE PROTESIS A TRAVES DE FORMATO D-16 U OFICIO CUANDO SEA DENTISTA CONTRATADO POR EL COLEGIO
ENVIA EL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS OFICIO SOLICITANDO EL PAGO DE PROTESIS ANEXANDO DOCUMENTACION COMPROBATORIA
RECIBE, VERIFICA SI PROCEDE EL TRAMITE
NO
PROCEDE?
SI
RECIBE, SI ES PAGO DE PROTESIS VERIFICA DISPONIBILIDAD DIARIA EN CUENTAS BANCARIAS
NO TURNA AL SUBJEFE DE DEPTO. DE EGRESOS PARA SU TRAMITE
HAY DISPONIBILIDAD?
SI
1 DEPARTAMENTO DE NOMINA SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO
C 130
1 SOLICITA MEDIANTE OFICIO CHEQUE POR CONCEPTO DE PENSION ALIMENTICIA PARA CAMPUS
DA INSTRUCCIONES A SECRETARIA PARA TRAMITE DE CANCELACION EN CONTESTACION DE FORMATO D-16 U OFICIO
SE DETIENE EL TRAMITE HASTA QUE HAYA DISPONIBILIDAD
RECIBE Y REGISTRA EL INGRESO DEL DOCUMENTO
A 130
PROCEDE A SUMAR LOS IMPORTES TOTALES DE CADA CAMPUS INCLUIDOS EN EL OFICIO
TURNA A JEFE DE DEPTO.
TURNA DOCTS.AL ANALSITA ESPECIALIZADO PARA SU TRAMITE
B 130
129
SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS RECIBE Y SE COMUNICA CON EL JEFE DE DEPTO. DE REC. HUM. HACIENDO MENCION DEL ERROR DEPENDIENDO DE LA RESPUESTA
JEFE DE SECCION
B 129
RECIBE, REVISA DOCTOS. COMPROB.
RECIBE Y REALIZA TRAMITE BANCARIO PARA ENVIO DE ORDENES DE PAGO Y DEPOSITO INTERPLAZA
RECIBE ANEXA A POLIZACHEQUE
SI
ES CORRECTO?
NO
SE SUSPENDE TEMPORALMENTE EL TRAMITE MIENTRAS ENVIAN DOCUMENTACION CORRECTA
OBTIENE COPIA DE ORDEN DE PAGO Y DEPOSITO INTERPLAZA
POSTERIORMENTE OBTIENE DE LOS CAMPUS RECIBOS DE PENSION ALIMENTICIA FIRMADOS POR EL BENEFICIARIO
REGRESA A SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS PARA REALIZAR LA ACLARACION
C 129
FOTOCOPIA LA POLIZA-CHEQUE, ORDEN DE PAGO Y DEPOSITO
ANEXA RECIBOS A POLIZA CHEQUE
PROCEDE A SACAR COPIA FOTOSTATICA DE LA DOCUMENTACION COMPROBATORIA
EN CASO DE QUE NO ACLAREN SE SUSPENDE EN FORMA DEFINITIVA EL TRAMITE
ARCHIVA FOTOSTATICAS EN EXPEDIENTE DE CADA CAMPUS
2 RECIBE Y PROCEDE A ELABORAR POLIZA-CHEQUE VER PROCED. 6.9.-ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZA-CHEQUE
FIN TURNA ORIGINALES A SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS
TURNA DOCUMENTACION ORIGINAL AL SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS
TURNA POLIZA Y CHEQUE A JEFE DE SECCION
130
6.19. REPOSICION DE FONDOS FIJOS
131
6.19.1. P O L I T I C A S
El Depto. de Tesorera ser encargado de entregar el fondo fijo asignado a cada UBPP. Cada UBPP deber cancelar su fondo fijo al final de cada ejercicio fiscal y solicitar el mismo para el siguiente ao. Ser responsabilidad del Director de Instituto, Jefe de Departamento, o la persona que ste designe para el adecuado manejo del fondo asignado La recuperacin del importe de los gastos por parte de la UBPP ser mediante el Formato D-11 (solicitud de reposicin de fondo fijo), anexando los documentos comprobatorios, asegurndose que las notas de menor tamao sean engrapadas en hojas tamao carta, y el importe no deber ser mayor al autorizado como fondo fijo. Cuando en una reposicin se anexe alguna nota factura que ampare alguna de las partidas que surte el Departamento de Almacn del Colegio, deber traer el sello de este Departamento. Asimismo, en el caso de refacciones las notas debern traer los sellos del Depto. de Almacn y Control de Vehculos. Los gastos que rebasen 5 veces el salario mnimo diario de la zona de Texcoco, debern estar amparados por factura, de lo contrario se elaborar requisicin compra y turnarla al Depto. de Adquisiciones. No se debe fraccionar la operacin a fin de evitar lo enunciado en el punto anterior. Las comprobaciones de gastos que no rebasen la cantidad de aplicar 5 veces el salario mnimo de la zona de Texcoco, sern a travs de nota-remisin foliada, en caso contrario se deber presentar invariablemente factura de la casa comercial. No se tramitarn notas o facturas, cuando no se consigne la descripcin y cantidad de los bienes adquiridos, (ya que algunas de ellas de monto mayor, solo contemplan VARIOS). Adems debern de reunir los requisitos fiscales que marca la Ley del ISR. como: Nombre o Razn Social de la compaa, RFC, Cdula de Empadronamiento, Factura foliada y, si es el caso, registro del padrn de proveedores de la Administracin Pblica Federal. Los pagos de reposicin de fondos fijos mayores de $150.00 sern por medio de cheque. Los pagos de reposicin de fondos fijos menores de $150.00 sern en efectivo los das mircoles de 8:00 a 13:00 Hrs.
132

RESPONSABLE UBPP: NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Solicita en ventanilla la reposicin de fondos fijos mediante el Formato D-11 "Solicitud de Reposicin de Fondos Fijos" previamente requisitada, firmada por el responsable o titular de la UBPP. Recibe, revisa los datos del documento y documentacin comprobatoria. 2.1. Si estn correctos, contina actividad 03 2.2. No estn correctos devuelve para so correccin haciendo la observacin. Folia y turna a Secretaria para tramitar la afectacin del Depto. de Contabilidad. Recibe y efecta tramite en el Depto. de Contabilidad. Turna Formato D-11 al Cajero. Recibe y verifica su autorizacin presupuestal. 6.1. Si fue autorizado turna la solicitud a Subjefe de Depto. de Egresos, contina en la actividad nmero 05. 6.2. No fue autorizado rechaza haciendo la observacin, contina en la actividad nmero 01. Recibe y procede a elaborar Formato D-15 Pliza-cheque Continan procedimientos: 6.9. ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZA CHEQUE. 6.15. ENTREGA DE CHEQUES A BENEFICIARIOS. Fin del procedimiento.
CAJERO:
02
03 SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO: 04 05 CAJERO: 06
07
08
133
134
UBPP
CAJERO
INICIO
RECIBE REVISA DATOS DEL DOCUMENTO Y DOCUMENTACION COMPROBATORIA
RECIBE Y TRAMITA EN EL DEPTO. DE CONTABILIDAD
RECIBE Y PROCEDE A ELABORAR FORMATO D-15 POLIZA-CHEQUE
SOLICITA EN VENTANILLA REPOSICION DE FONDO FIJO MEDIANTE FORMATO D-11
NO
ES CORRECTO?
SI
TURNA FORMATO D-11 AL CAJERO
RECIBE Y CORRIGE
CONTINUA PROCEDIMIENTOS 6.9.-ELABORACION DE CHEQUE Y POLIZA CHEQUE 6.15.-ENTREGA DE CHEQUES A BENEFICIARIOS
FOLIA, TURNA A SECRETARIA PARA TRAMITAR AFECTACION DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD RECIBE Y VERIFICA SI SU AUTORIZACION PRESUPUESTAL
FIN
NO
FUE AUTORIZADO?
SI
RECHAZA HACIENDO LA OBSERVACION
TURNA SOLICITUD A SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS
135
6.20. CANCELACION DE CHEQUES
136
6.20.1. P O L I T I C A S
El registro en sistema informtico es automtico cuando la cancelacin es por error en datos. La cancelacin por error en el llenado es inmediata. Al cancelar un cheque se deber estampar un sello de cancelado y anexarlo a su pliza cheque. Se deber enviar reporte de cheques cancelados al Departamento de Contabilidad al da siguiente de la cancelacin. Si despus de 30 das de la fecha de elaboracin de un cheque no fue cobrado se procede a su cancelacin. Los cheques cancelados por vencimiento de fecha de cobro se enviarn al Departamento de Contabilidad mediante oficio. La cancelacin de cheque por orden superior deber ser mediante oficio. Se anotar en libro diario de bancos depsito por cancelacin y se obtendr la nueva disponibilidad.
137

RESPONSABLE SUBJEFE DE DEPARTAMENTO EGRESOS: NO.ACT. 01 ACTIVIDADES Procede a cancelar plizas-cheque en los siguientes casos: Vencimiento de fecha de cobro (despus de un mes posterior a la fecha de cobro). Diferencia en el importe del cheque. Por orden superior de cancelacin (mediante oficio). Por instruccin de UBPP. Por error de datos al momento de su llenado. Registra en Sistema de Tesorera para actualizar saldos (si la cancelacin es por error de datos no actualiza) y elaborar relacin de cheques cancelados integrando los siguientes datos: No. de pliza-cheque. Beneficiario. No. de cuenta. Importe. Concepto. Total por cuenta. Imprime relacin en original y 3 copias. Firma y turna a: Original.- Secretaria si la cancelacin es por error en datos continua act. No.09. 1a. Copia.- Analista de Sistemas Administrativos Continua procedimiento 6.10. CONCILIACIONES FINANCIERAS. 2a Copia.- Analista Especializado Continua proced. 6.2. DISPONIBILIDAD DIARIA EN CUENTAS BANCARIAS. Solicita a Secretaria la elaboracin de oficio para el envo de plizas-cheque canceladas por vencimiento de fecha de cobro. Elabora oficio dirigido al Depto. de 138
02
03 04
05 SECRETARIA DE JEFE DE 06
DEPARTAMENTO:
Contabilidad por concepto de envo de plizascheque y cheque cancelados en original y copia. Original.- Depto. de Contabilidad. Copia.Depto. de Tesorera. 07 Turnar a Subjefe de Depto. Egresos para su revisin. Recibe, revisa datos del documento 8.1. Si estn correctos anexa plizas-cheque y cheques cancelados, rubrica y turna a Secretaria contina en la actividad nmero 09. 8.2. No estn correctos, devuelve para su correccin haciendo la observacin, contina en la actividad nmero 06. Recibe ,reporte y/u oficio recaba firma de autorizacin del Jefe de Departamento. Recibe y registra la salida del documento anotando los siguientes datos: Fecha de expedicin. No. de folio (control del Depto). Referencia. Envo a: fotocopia polizas-cheque y cheques cancelados. Entrega documentacin al Depto. de Contabilidad, solicitando sello y firma de recibido en la copia. Anexa fotocopias a la copia del oficio. Archiva en expediente correspondiente. Fin del procedimiento.
08
SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO: SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO:
09 10
11 12
13 14 15
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140
INICIO
PROCEDE A CANCELAR POLIZA-CHEQUE EN LOS SIGUIENTES CASOS
ANALISTA DE SISTEMAS ADMVOS. CONT. PROCEDIMIENTO 6.10.-CONCILIACIONES FINANCIERAS
ELABORA OFICIO DIRIGIDO AL DEPTO. DE CONTABILIDAD POR CONCEPTO DE ENVIO DE POLIZAS CANCELADAS COPIA
FOTOCOPIA POLIZASCHEQUE Y CHEQUES CANCELADOS
-VENCIMIENTO FECHA DE COBRO -POR ORDEN SUPERIOR -POR ORDEN DE UBPP -POR ERROR EN DATOS AL LLENADO
ANALISTA ESPECIALIZADO CONT. PROC. 6.2.-DISPONIBILI DAD DIARIA EN CTAS. BANCARIAS
SOLICITA A SECRETARIA ELABORACION DE OFICIO PARA EL ENVIO DE POLIZAS CANCELADAS
TURNA A SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS PARA SU REVISION
ENTREGA DOCTOS. AL DEPTO. DE CONTABILIDAD SOLICITANDO SELLO Y FIRMA DE RECIBIDO EN COPIA
ACTUALIZA EN SISTEMA SI ES POR ERROR DE DATOS NO ACTUALIZA
ANEXA FOTOCOPIAS A LA COPIA DEL OFICIO RECIBE CORRIGE RECIBE REPORTE Y/U OFICIO ARCHIVA EN EXPEDIENTE CORRESPON.
RECIBE REVISA
IMPRIME RELACION DE CHEQUES CANCELADOS FIRMA Y DISTRIBUYE COPIA 1 COPIA 2
SI
ES CORRECTO
NO
RECABA FIRMA DE AUTORIZACION DEL JEFE DE DEPTO.
FIN
ANEXA POLIZAS Y CHEQUES CANCELADOS RUBRICA Y TURNA A SECRETARIA
REGISTRA LA SALIDA DEL DOCUMENTO
141
7. - F O R M A T O S
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7.1. SOLICITUD DE MINISTRACION DE FONDOS ( DT-01 )
143
DT-01
144
INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO

IDENTIFICACION Nombre. Clave. Objetivo. FUENTE DE INFORMACION Documento (s) base. Documento (s) que genera. Presupuesto autorizado calendarizado Reportes de: Disponibilidad diaria en cuentas bancarias Conciliaciones bancarias. Solicitud de Ministracin de Fondos DT-01 Solicitar Ministracin de Fondos de acuerdo a calendario establecido
ELABORACION Y AUTORIZACION DEL FORMATO Medio de elaboracin. Elabora. Revisa. Autoriza. Medida. Por computadora Secretaria de Jefe de Departamento. Jefe de Departamento. Coordinacin de Financiera. Tamao carta
DISTRIBUCION DE EJEMPLARES Orden: Original 2. Copia 3. Copia 4. Copia 5 a 14. Copia Color: Blanco Azul Rosa Amarillo Destino: D G P O P. Secretara Administrativa. Coordinacin Financiera. Depto. de Tesorera Tramite correspondiente Uso: Trmite correspondiente. Para su conocimiento. Conocimiento y control. Registro y control. Tramite correspondiente
145
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO

DENOMINACION DEL APARTADO 1.2.3.4.5.ENTIDAD. NUMERO DE CONTROL. No. R.F.C. SECTOR. FECHA FORMA DE LLENADO Anotar el nombre Postgraduados. del Colegio de
Anotar con nmeros arbigos el No. de control consecutivo del Depto. de Tesorera. Anotar el nmero de Registro Federal de Contribuyentes del Colegio. Anotar Agricultura, Ganadera y Desarrollo Rural. Anotar mes con letra, da con nmeros arbigos y ao las cuatro cifras con nmeros arbigos. De la fecha de elaboracin de la solicitud. Anotar de acuerdo al calendario mensual autorizado la cantidad correspondiente a la Ministracin con nmero y letra. Anotar el mes correspondiente de la Ministracin
6.-
SOLICITAMOS SEA AUTORIZADA LA CANTIDAD DE: PARA EL PERIODO. SIGUIENTES CAPITULOS DE GASTO GASTO CORRIENTE
7.8.9.-
Anotar CORRIENTE Y/O INVERSION, segn corresponda. De acuerdo a la distribucin proporcionada por el Depto. de Contabilidad. Anotar la cantidad autorizada para los captulos 1000, 2000 y 3000. Anotar la cantidad que resulte de sumar la columna monto del gasto corriente De acuerdo a la proporcionada por 146 inversin interna el Depto. de
10.- MONTO 11.- TOTAL 12.- GASTO DE INVERSION
Contabilidad. 13.- MONTO 14.- TOTAL 15.- ENTIDAD COORDINADA SERVIDOR PUBLICO RESPONSABLE 16.- No. CLAVES PRESUPUESTARIAS 17.- MONTO 18.- ORDEN DE PAGO 19.- No. DE CUENTA POR LIQUIDAR CERTIFICADA. 20.- OBSERVACIONES. Anotar la cantidad autorizada para los captulos 5000 y 6000. Anotar la cantidad que resulte de sumar la columna monto del gasto de inversin. Anotar nombre y firma del Coordinador Financiero. anotar de acuerdo al presupuesto impreso que enva el Depto. de Contabilidad. al Depto. de Tesorera. Anotar la cantidad autorizada por cada una de las claves presupuestarias. PARA SER LLENADO POR LA DGPOP. PARA SER LLENADO POR LA DGPOP. Anotar el No. de cuentan, nombre del banco, nmero de sucursal, nmero de plaza y nombre de la sucursal a la que se depositar el monto de la Ministracin. Anotar nombre y firma del director de la DGPOP.
21
FIRMA
147
RECIBO OFICIAL ( DT-02 )
148
FORMATO DT-02
149

IDENTIFICACION Nombre. Clave. Objetivo. FUENTE DE INFORMACION Documento (s) base. Documento (s) que genera. Ninguno Pliza de ingreso. Recibo Oficial DT-02 Realizar el cobro por diferentes conceptos y control de ingresos.
ELABORACION Y AUTORIZACION DEL FORMATO Medio de elaboracin. Elabora. Revisa. Autoriza. Medida. Por computadora Cajero. Jefe de Departamento. Subjefe de Departamento Ingresos. Tamao carta
DISTRIBUCION DE EJEMPLARES Orden: Original 1. Copia 2. Copia 3. Copia Color: Blanco Azul Rosa Verde Destino: Beneficiario Depto. de Tesorera Depto. de Contabilidad Uso: Propios fines Registro y control ingresos Registro y control
Tesorera, Instituto o Campus. Archivo.
150

DENOMINACION DEL APARTADO 1.2.3.NOMBRE. DOMICILIO. CIUDAD RFC FORMA DE LLENADO Anotar el nombre de la persona fsica o moral que efecta el pago al Colegio. Anotar el domicilio calle, nmero y colonia de la persona que efecta el pago. Anotar la el nombre de la ciudad al que corresponde el domicilio y el Registro Federal de Contribuyente de la persona que efecta el pago. Preimpreso Anotar con nmeros arbigos el da, mes, con letra y ao las cuatro cifras de la fecha de elaboracin del recibo. Anotar con nmeros arbigos la cantidad de artculos solicitados Anotar la unidad de medida del producto que se esta vendiendo Pieza, Kilos, Litro, Etc. Anotar de manera concreta y resumida el producto que se esta vendiendo Anotar el precio de cada uno de los productos que se estn vendiendo Anotar la cantidad que resulte de multiplicar la cantidad por el precio unitario Anotar la cantidad que resulte de sumar la columna importe. Anotar la clave del proyecto que se afecta de acuerdo al catlogo establecido.
4.5.-
RECIBO OFICIAL NUMERO FECHA
6.7.8.9.-
CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION. PU
10.- IMPORTE 11.- TOTAL 12.- PROYECTO
151
13.- RESPONSABLE
Anotar apellido paterno, materno y nombre (s) del responsable del proyecto que se afecta. Anotar nombre y firma del Cajero Anotar nombre y firma del Cajero. Anotar las observaciones inherentes al llenado del formato
14
ELABORO
15.- RECIBIO 16.- OBSERVACIONES
152
CONTRA-RECIBO ( DT-03 )
153
FORMATO DT-03
154

IDENTIFICACION Nombre. Clave. Objetivo. FUENTE DE INFORMACION Documento (s) base. Documento (s) que genera. Factura y Pedido Cheque y Pliza-cheque. Contra-recibo DT-03 Comprobante de recepcin de facturas para su pago
ELABORACION Y AUTORIZACION DEL FORMATO Medio de elaboracin. Elabora. Revisa. Autoriza. Medida. Por computadora Cajero Subjefe de Departamento Egresos Subjefe de Departamento Egresos Carta
DISTRIBUCION DE EJEMPLARES Orden: Original 1. Copia 2. Copia Blanco Azul Rosa Destino: Proveedor Depto. de Tesorera Depto. de Contabilidad Uso: Para cobro. Registro y control Registro y control
155

DENOMINACION DEL APARTADO 1.PROVEEDOR. FORMA DE LLENADO Anotar el nombre o razn social del Proveedor. Impreso en la factura que se recibe. Esta preimpreso en el formato Anotar con nmeros arbigos el da y mes el ao las cuatro cifras de la fecha que tiene la factura que se recibe. Anotar con nmeros arbigos el nmero de folio de la factura que se recibe. Anotar con nmeros arbigos el nmero de pedido al que corresponde la factura. Anotar el importe total que se encuentra registrado en la factura. Anotar la suma del importe de las facturas recibidas. Anotar con nmeros arbigos el da con letra el mes y las cuatro cifras del ao de la fecha que se recibe la factura. Anotar nombre y firma del Cajero.
2.3.-
CONTRA-RECIBO No. FECHA
4.5.6.7.8.-
FACTURA NUM. PEDIDO NUM. IMPORTE TOTAL FECHA
9.-
RECIBI
156
RECIBO PROFORMA ( DT-04 )
157
FORMATO
158

IDENTIFICACION Nombre. Clave. Objetivo. FUENTE DE INFORMACION Documento (s) base. Documento (s) que genera. Colegiaturas, oficio solicitando recibo Recibo oficial Recibo proforma DT-04 Gestionar cobro de colegiatura a Instituciones becarias (no tiene valides como recibo)
ELABORACION Y AUTORIZACION DEL FORMATO Medio de elaboracin. Elabora. Revisa. Autoriza. Medida. Por computadora Cajero Subjefe de Departamento Egresos Jefe de Departamento Carta
DISTRIBUCION DE EJEMPLARES Orden: Original 1. Copia 2. Copia 3. Copia Blanco Azul Rosa Verde Destino: Usuario Depto. de Tesorera Depto. de Contabilidad Uso: Para efectuar pago. Registro y control Registro y control Usos varios.
159

DENOMINACION DEL APARTADO 1.2.3.4.5.6.NOMBRE DOMICILIO CIUDAD R.F.C. PROFORMA No. FECHA FORMA DE LLENADO Anotar el nombre de la Institucin Becaria que se requiere de pago Anotar calle, nmero y colonia del domicilio de la Institucin becaria. Anotar la domicilio. ciudad correspondiente al
Anotar el Registro Federal de Contribuyentes de la Institucin becaria. Preimpreso Anotar da con nmeros arbigos mes con letra y ao las cuatro cifras de la fecha de llenado del formato Anotar con nmeros arbigos la cantidad de artculos solicitados Anotar la unidad de medida del producto que se esta vendiendo Pieza, Kilos, Litro, Etc. Anotar de manera concreta y resumida el producto que se esta vendiendo Anotar el precio de cada uno de los productos que se estn vendiendo Anotar la cantidad que resulte de multiplicar la cantidad por el precio unitario Anotar la cantidad que resulte de sumar la columna importe. Anotar la clave del proyecto que se afecta de acuerdo al catlogo establecido. 160
7.8.9.-
CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION
10.- P:U: 11.- IMPORTE 12.- TOTAL 13.- PROYECTO
14.- RESPONSABLE
Anotar apellido paterno, materno y nombre (s) del responsable del proyecto que se afecta. Anotar nombre y firma del Cajero Anotar nombre y firma del Cajero
15.- ELABORO 16.- RECIBIO
161
SOLICITUD DE REPOSICION DE FONDOS FIJOS (D-11)
162
AQUI VA EL FORMATO
163

IDENTIFICACION Nombre Clave Objetivo FUENTE DE INFORMACION: Documento (s) base Documento (s) que genera Facturas, notas de remisin, documentacin comprobatoria. Pliza cheque D-15. recibos y dems Solicitud de reposicin de fondos fijos D-11 Solicitar reposicin de fondos fijos asignados a las UBPP.
ELABORACION Y AUTORIZACION DEL FORMATO Medio de elaboracin Elabora Revisa Autoriza Medida Maquina de escribir. Unidades Bsicas de Programacin y Presupuestacin. Responsable de la UBPP. Depto. de Tesorera Depto. de Contabilidad rea de Control Presupuestal. Tamao carta.
DISTRIBUCION DE EJEMPLARES Orden Original 1a. Copia 2a. Copia 3a. Copia Color Blanco Blanco Rosa Amarillo Destino Depto. de Contabilidad Uso Para su registro contable.
Depto. De Contabilidad Revisin aprobacin rea Control Presupuestal registro y archivo. Tesorera UBPP. Solicitante Para su archivo. Para su control.
164

DENOMINACION DEL APARTADO 1.2.CLAVE DE LA OPERACION DIA, MES AO FORMA DE LLENADO Dejar en blanco Anotar da, mes con nmeros arbigos ao, las cuatro cifras de la fecha de elaboracin del documento Anotar el nmero consecutivo que identifica al formato (PARA SER LLENADO POR TESORERIA). Anotar la clave de la UBPP. solicitante, de acuerdo al catlogo vigente de claves presupuestales. Anotar la denominacin de la UBPP. solicitante. Anotar la clave del programa en el que participa la UBPP. solicitante. Anotar la clave del Subprograma en el que participa la UBPP. solicitante Anotar la clave del proyecto en el que participa la UBPP. solicitante. Por cada uno de los artculos anotar la clave de la partida a la que se cargarn los mismos, de acuerdo al clasificador por objeto del gasto. Anotar el nmero del comprobante respectivo por cada uno de los artculos. Anotar en forma breve y concreta la descripcin del gasto efectuado. Anotar el importe de cada factura o remisin relacionada. 165
3.-
FOLIO
4.-
UBPP. CLAVE
5.6.7.8.9.-
UBPP. DENOMINACION PROGRAMA SUBPROGRAMA PROYECTO PARTIDA
10 11 12
NUMERO DE FACTURA O REMISION DESCRIPCION DEL GASTO IMPORTE
13.- TOTAL 14.- ELABORO 15.- APROBO 16.- REVISO Y APROBO 17.- RECIBIO Y LIQUIDO 18 CHEQUE NUMERO
Anotar la cantidad que resulte de sumar la columna importe. Anotar nombre y firma de la persona que llen el formato. Anotar nombre y firma del responsable de la UBPP. Anotar nombre y firma del Subjefe de Control Presupuestal. Anotar nombre y firma de la persona que recibi y liquido en el Depto. de Tesorera Anotar el nmero de cheque con el que se pago la solicitud de reposicin
166
CHEQUE Y POLIZA CHEQUE (POLIZA DE EGRESO) (D-15)
167
AQUI VA EL FORMATO
168

IDENTIFICACION Nombre Clave Objetivo Pliza-cheque. D-15 Servir como documento contabilizador en todas las erogaciones pagadas con cheque que se efecten en el Colegio. Y como documento fuente para su captacin y registro.
FUENTE DE INFORMACION: Documento (s) base Documento (s) que genera Comprobantes originales correspondientes Libro diario Libro mayor Registros auxiliares Reporte analtico del estado del ejercicio del ppto.
ELABORACION Y AUTORIZACION DEL FORMATO Medio de elaboracin Elabora Revisa Autoriza Medida Por computadora (sistema informtico de elaboracin de cheques) Responsable del sistema informtico del Dpto. de Tesorera Subjefe de Departamento de Egresos Secretario Administrativo y/o Coordinador Financiero. Tamao carta
DISTRIBUCION DE EJEMPLARES Orden Original 1a. Copia 2a Copia Color Blanco Azul Rosa Destino Depto. de Contabilidad Depto. Tesorera Egresos. Depto. de Contabilidad Uso Registro contable junto con comprobantes Para su consecutivo de plizas. Registro del ejercicio del ppto.
169

DENOMINACION DEL APARTADO 1.FECHA FORMA DE LLENADO Anotar da con nmeros arbigos mes con letra y ao las cuatro cifras de la fecha de llenado del formato. Anotar el nombre completo o razn social del beneficiario. Anotar con nmeros arbigos la cantidad a pagar. Anotar con letra la cantidad a pagar Estampar firma del Coordinador Financiero y Secretario Administrativo. Anotar en forma resumida y concreta la descripcin de la operacin Anotar el nmero consecutivo que identifica al formato iniciando con las letras PE 00000. Anotar nombre y firma (si es persona fsica) y sello de la empresa con requisitos fiscales (si es persona moral) de recibido, del beneficiario del cheque Anotar da, mes con nmeros arbigos ao, las cuatro cifras de la fecha de elaboracin del documento. Anotar el nmero de cuenta que se va a afectar. Anotar el nmero de subcuenta que se va a afectar basndose en el catlogo de cuentas autorizado. Anotar el nmero de Sub-subcuenta que se va a afectar basndose en el catlogo de cuentas autorizado. Anotar la clave de la UBPP. que se afecta. 170
2.3.4.5.6.7.8.-
PAGUESE POR ESTE CHEQUE A $ LA CANTIDAD DE FIRMA CONCEPTO DEL PAGO No. DE POLIZA FIRMA DE CHEQUE RECIBIDO
9.-
DIA, MES AO
10.- CUENTA 11.- SUBCUENTA
12.- SUB-SUBCUENTA
13.- UBPP.
14.- PROGRAMA 15.- SUBPROGRAMA 16.- PROYECTO 17.- PARTIDA
Anotar la clave del programa correspondiente a la UBPP. que se afecta. Anotar la clave del Subprograma correspondiente a la UBPP. que se afecta. Anotar la clave del proyecto correspondiente a la UBPP. que se afecta. Anotar la clave de la partida especifica del gasto que se afecta en el movimiento, de acuerdo al clasificador por objeto del gasto. Anotar el nmero de folio del documento que origino la elaboracin de la pliza. Anotar la clave del documento, de acuerdo al catlogo establecido. Anotar el importe del cargo realizado a la cuenta, subcuenta o Sub-subcuenta que se afecta. Anotar el importe del abono realizado a la cuenta, subcuenta o sub-subcuenta que se afecta. Anotar la cantidad que resulte de sumar el debe y el haber y que deben coincidir entre si Anotar nombre y firma del empleado que codifico la pliza. Anotar nombre y firma del Jefe de Depto. de Egresos que revisa la correcta codificacin. Anotar nombre y firma del Secretario Administrativo y/o Coordinador Financiero. Anotar nombre y firma del empleado que registr la operacin en sistema de contabilidad.
18.- DOCUMENTO DE REFERENCIA. 19.- CLAVE 20.- DEBE
21.- HABER
22.- SUMAS IGUALES 23.- ELABORO 24.- REVISO 25.- AUTORIZO 26 REGISTRO (Depto. de Contabilidad)
171
SOLICITUD DE EXPEDICION DE CHEQUE (D-16)
172
AQUI VA EL FORMATO
173

IDENTIFICACION Nombre Clave Objetivo Solicitud de expedicin de cheque. D-16 Solicitar al Depto de Tesorera la elaboracin de cheque para efectuar pagos diversos y servir de documento fuente para registrar el compromiso presupuestal.
FUENTE DE INFORMACION Documento (s) fuente. Documento (s) que genera Reporte analtico del estado del ejercicio presupuestal (columna de disponibilidad). Pliza cheque D-15.
ELABORACION Y AUTORIZACION DEL FORMATO Medio de elaboracin Elabora Revisa Autoriza Medida Maquina de escribir. UBPP. solicitante. Subjefe de Depto. Egresos. Responsable del rea a la que pertenece la UBPP. Depto. de Contabilidad Media carta.
DISTRIBUCION DE EJEMPLARES Orden Original 1a. Copia 2a Copia 3a. Copia Color Blanco Amarillo Amarillo Amarillo Destino Tesorera Tesorera Depto. de C P. y C.P. UBPP. solicitante Uso Emitir cheque. Para su archivo el registro del compromiso Control y archivo
174

DENOMINACION DEL APARTADO 1.2.CLAVE DE OPERACION DIA, MES, AO FORMA DE LLENADO Dejar en blanco Anotar da y mes con nmeros arbigos ao, las cuatro cifras de la fecha de elaboracin del documento. Anotar el nmero consecutivo que identifica el documento (PARA SER LLENADO POR EL DEPTO. DE TESORERIA). Anotar apellido paterno, materno y nombre (s) del empleado que solicita la expedicin del cheque. Anotar la clave del empleado 1.- Base 2.- Confianza Anotar la categora del empleado base o confianza Anotar la denominacin del puesto que ocupa el solicitante. Anotar el nmero de empleado solicitante, asignada por el Depto. de Nmina. Anotar con nmeros arbigos la cantidad por la cual se requiere el cheque. Anotar de manera resumida y concreta la descripcin del gasto a ejecutar. Anotar la clave de la UBPP. solicitante, de acuerdo al catlogo vigente de claves presupuestales. Anotar la denominacin de la UBPP. solicitante. 175
3.-
FOLIO
4.-
NOMBRE DEL EMPLEADO
5.-
CLAVE
6.7.8.9.-
CATEGORIA PUESTO NUMERO DE FILIACION IMPORTE SOLICITADO
10.- DESCRIPCION DEL MOTIVO DEL GASTO 11.- UBPP., CLAVE 12.- UBPP. DENOMINACION
13.- PROGRAMA 14.- SUBPROGRAMA 15.- PROYECTO 16.- PARTIDA
Anotar la clave del programa en el que participa la UBPP. solicitante. Anotar la clave del Subprograma en el que participa la UBPP. solicitante Anotar la clave del proyecto en el que participa la UBPP. solicitante. Anotar la clave de la partida a la que se cargar el gasto, de acuerdo al clasificador por objeto del gasto. Anotar la firma del empleado solicitante. Anotar la firma del responsable de la UBPP. Anotar la firma del Subjefe de Control Presupuestal y sello del Depto. de Contabilidad. (compromiso) Anotar la firma del funcionario que autoriza la expedicin de cheque de acuerdo al rea a la que pertenece la UBPP solicitante. Secretario Administrativo Coordinacin Financiera Coordinacin de Operacin Coordinacin de Investigacin y Desarrollo. Anotar la firma del Subjefe de Departamento. Egresos Depto. de Tesorera. Anotar el nmero de cheque correspondiente (PARA SER LLENADO POR EL DEPTO. DE TESORERIA).
17.- ELABORO 18.- APROBO 19.- REVISO Y APROBO
20.- AUTORIZO
21.- RECIBIO Y EMITIO 22.- NMERO DE CHEQUE
176
8. - A N E X O S
177
8.1. - (ANEXO 1) INFORME COMPARATIVO DE DISPONIBILIDADES DE LAS CUENTAS BANCARIAS DEL C.P. EN M.N. Y DOLARES
178
FORMATO
179
8.2. - (ANEXO 2) CONCILIACIONES FINANCIERAS
180
FORMATO
181
9. - UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACION Y/O AUTORIZACION DEL MANUAL

SUBDIRECCION DE COMPUTO ADMINISTRATIVO, ORGANIZACION Y SISTEMAS
ELABORO: SUPERVISO: APROBO: SR. ALEJANDRO ALONSO ESPINOZA ING. ENRIQUE ORTEGA VARGAS DR. LUIS L. LANDOIS PALENCIA
DEPARTAMENTO DE TESORERIA
APROBO: SR. ANTONIO ALCOCER VILEGAS
COORDINACION FINANCIERA
APROBO: CP. ARTURO OSCOS MACIN
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
APROBO: MC. JORGE L. TOVAR SALINAS
DIRECCION GENERAL
AUTORIZO: DR. BENJAMIN FIGUEROA SANDOVAL
Con fundamento en el Artculo No. 59 Fraccin IX de la Ley de Entidades Paraestatales y el propio Artculo No. 34 Fraccin XIII del Reglamento General del Colegio de Postgraduados, aprobado por el Consejo Tcnico el 18 de marzo de 1998.
182

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COLEGIO DE POSTGRADUADOS SECRETARIA ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE COMPUTO ADMINISTRATIVO, ORGANIZACION Y SISTEMAS DEPARTAMENTO DE ORGANIZACION Y SISTEMAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA

MONTECILLO, EDO. DE MEX. ACUALIZACION A FEBRERO DE 1999.

UBPP: DEPTO. DE CONTABILIDAD: SAGAR: DGPOP SHCP: SISTEMA:

BITAL: ATLANTICO: BANRURAL: COMETRA:

5. - UBPPS QUE INTERVIENEN

6. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS

6.1. INGRESO DE RECURSOS FISCALES

Las solicitudes de ministracin de fondos se debern enviar a la Tesorera de la

La cuenta bancaria que notifique el Colegio a la Tesorera de la Federacin, ser

Una vez confirmado el depsito de fondos a la cuenta del Colegio, el Depto. de

La ministracin deber registrarse en libro de bancos paralelamente a su confirmacin

6.1.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

03 JEFE DE DEPARTAMENTO: SUBJEFE DE DEPTO. INGRESOS: JEFE DE OFICINA INGRESOS: 04 05

SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO:

SRIA JEFE DE DEPTO: JEFE DE DEPTO: SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO:

JEFE DE OFICINA DE EGRESOS:

6.1.3. DIAGRAMA DE FLUJO

SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO

RECIBE Y TURNA A SUBJEFE DE INGRESOS PARA SU TRAMITE

DT-01 PROCEDE A LLENAR FORMATO

RECIBE DEL DEPTO DE CONTABILIDAD CALENDARIO DE PAGOS CORRESP. AL EJERCICIO FISCAL

SOLICITA A SRIA. DE JEFE DE DEPTO. ELABORE OFICIO

REGISTRA EL DOCUMENTO EN LIBRO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

TURNA A SUBJEFE DE DEPARTAMENTO INGRESOS

RECIBE Y REVISA DATOS RECIBE Y CORRIGE NO

TURNA AL JEFE DEL DEPTO. ELABORA OFICIO DIRIGIDO A LA DGPOP. DE LA SAGAR.

DEVUELVE PARA SU CORRECCION HACIENDO LA OBSERVACION

TURNA A SUBJEFE DE DEPTO. INGRESOS

ANEXA OFICIO A LA SOLICITUD Y TURNA A SECRETARIA DE JEFE DE DEPTO.

SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO

JEFE DE OFICINA EGRESOS

RECIBE FIRMA DE Vo. Bo.

RECIBE Y TURNA A JEFE DE DEPTO. RECIBE, REGISTRA LA SALIDA DEL DOCUMENTO

RECIBE Y REALIZA EL TRAMITE DE LA SOLICITUD DE FONDOS ANTE LA DGPOP

RECIBE COPIA DE ORDEN DE TRANSFERENCIA DE FONDOS

RECABA FIRMA DEL COORD. FINANCIERO EN FORMATO DT-01 Y OFICIO

TURNA A SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO

TURNA LAS COPIAS QUE SE INDICAN PARA CONOCIMIENTO INTERNO

POSTERIORMENTE INFORMA MEDIANTE INFORME DE DISPONIBILIDADES DE LA ACREDITACION

VER PROCEDIMIENTO 6.2.-DISPONIBILIDAD DIARIA EN CUENTAS BANCARIAS

FIN RECIBE Y TURNA AL ANALISTA ESPECIALIZADO PARA SU TRAMITE INTERNO

TURNA COPIA AL JEFE DE DEPTO.

6.2. DISPONIBILIDAD DIARIA EN CUENTAS BANCARIAS

6.2.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

06 07 SUBJEFE DE DEPTO. EGRESOS: 08

10 SRIA JEFE DE DEPTO: 11 12

6.2.3. DIAGRAMA DE FLUJO

JEFE DE OFICINA DE EGRESOS

SUBJEFE DE DEPTO. DE EGRESOS

RECIBE FOTOCOPIAS DE LOS DOCUEMENTOS DE LAS DIFERENTES INST. BANCARIAS

TURNA AL ANALISTA ESPECIALIZADO

SUMARIZA LOS INGRESOS Y EGRESOS EN DOCUEMENTOS COMO EN CHEQUERAS

SOLICITA TELEFONICAMEN TE LOS SALDOS A LOS BANCOS

DEVUELVE PARARA SU CORRECCION HACIENDO LA OBSERVACION

ANEXO 1 ELABORA INFORME COMPARATIVO DE DISPONIBILIDADES DE LAS CTS. BANCARIAS DEL CP

RUBRICA Y TURNA AL ANALISTA ESPECIALIZADO

TURNA A SECRETARIA DE JEFE DE DEPTO. PARA SU DISTRIBUCION

SECRETARIA DE JEFE DE DEPTO.

1 ANEXA AL INFORME FOTOCOPIAS DE LOS MOVIMIENTOS QUE SE GENERAN POR CUENTA

TURNA A SUBJEFE DE EGRESOS PARA SU REVISION

6.3. INGRESOS POR COBRO DE COLEGIATURAS

6.3.2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

JEFE DE OFICINA INGRESOS: