Cdigo: PA05-GTH-PR03

PROCEDIMIENTO LIQUIDACIN DE NMINA Y NOVEDADES DE PERSONAL

Versin: 7 Pgina 1 de 5 Fecha de Emisin: 16/08/2013

1. OBJETIVO: Elaborar y consolidar la informacin para el pago de la remuneracin de los empleados de planta de la entidad. As mismo aplicar las novedades, los descuentos de ley y los autorizados por los funcionarios, calcular los procedimientos semestrales de retefuente y elaborar anualmente los certificados de ingresos y retenciones. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a la planta de personal del INVIMA. 3. DEFINICIONES: Archivo Plano: Archivo magntico que relaciona el personal, los aportes y novedades dirigidos al reporte y pago de aportes o la exportacin de informacin para alimentar otros procesos (causacin, listado al banco, etc). Certificado de Ingresos y Retenciones: Documento que se debe expedir anualmente a los asalariados por parte del empleador en el que constan el total de ingresos y retenciones efectuados y pagados durante el ao. Horas Extras Diurnas . Son las dadas cuando por razones especiales del servicio es necesario realizar trabajos en horas distintas de la jornada ordinaria de labor, el jefe del respectivo organismo o las personas en quienes ste hubiere delegado tal atribucin, autorizarn descanso compensatorio o pago de horas extras. Horas Extras Nocturnas . Se entiende por trabajo extra nocturno el que se ejecuta excepcionalmente entre las 6 p.m. y las 6 a.m., del da siguiente por funcionarios que ordinariamente laboran en jornada diurna. Este trabajo se remunerar con un recargo del setenta y cinco por ciento sobre la asignacin bsica mensual. Para que proceda el pago de horas extras se deber sujetar a los siguientes requisitos: El funcionario deber pertenecer al nivel Tcnico hasta el grado 9 o al nivel asistencial hasta el grado 19. El reconocimiento del tiempo de trabajo suplementario se har por resolucin motivada y se liquidar con el recargo establecido por la legislacin laboral vigente sobre la remuneracin bsica fijada para el respectivo empleo. Jornada Ordinaria Nocturna. Se entiende por jornada ordinaria nocturna la que de manera habitual empieza y termina entre las 6:00 p.m. y las 6:00 a. m. del da siguiente Sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales para quienes trabajan por el sistema de turnos, los empleados que ordinaria o permanentemente deban trabajar en jornada nocturna tendrn derecho a recibir un recargo del treinta y cinco por ciento sobre el valor de la asignacin mensual. No cumplen jornada nocturna los funcionarios que despus de las 6:00 p.m. completan su jornada diurna hasta con una hora de trabajo. Nmina: Proceso mediante el cual se reconoce los sueldos y prestaciones al personal de planta, incluyendo el pago de aportes, transferencias, descuentos y provisiones. Novedad: Todos los acontecimientos que tienen una incidencia directa en la nmina de la entidad, las cuales estn dadas por la norma, entre las que se cuentan: vacaciones, incapacidades, descuentos, sanciones, licencias de maternidad y/o paternidad, suspensiones, licencias no remuneradas, entre otras. Situaciones Administrativas : Los empleados vinculados regularmente a la administracin, pueden encontrarse en las siguientes situaciones administrativas: En servicio activo, en licencia, en permiso, en comisin, en ejerciendo las funciones de otro empleo por encargo, en prestando servicio militar, en vacaciones, y en suspendido en ejercicio de sus funciones. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA COLOMBIA.CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 100 del 23 de diciembre de 1993. [En Lnea]. Disponible en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5248. Recuperado: Abril 17 de 2013
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Decreto 1042:1978 Art. 36 Decreto 1042:1978 Art. 37 3 Decreto 1950:1973 Cap. IX Art.58

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Versin: 7 Pgina 2 de 5 Fecha de Emisin: 16/08/2013

COLOMBIA.CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 432 del 29 de enero de 1998. [En Lnea]. Disponible en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=3701#0.Recuperado: Abril 17 de 2013 COLOMBIA.CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 344 del 27 de diciembre de 1996. [En Lnea]. Disponible en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=345 Recuperado: Abril 17 de 2013 COLOMBIA.CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 21 del 22 de enero de 1982. [En Lnea]. Disponible en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4827 Recuperado: Abril 17 de 2013. COLOMBIA.CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 89 del 29 de diciembre de 1988. [En Lnea]. Disponible en http://www.comfama.com/contenidos/bdd/9551/LEY%2089%20DE%201988%20(ICBF).pdf Recuperado: Abril 17 de 2013. COLOMBIA.CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 1468 del 30 de junio de 2011. [En Lnea]. Disponible en http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2011/ley_1468_2011.html Recuperado: Abril 17 de 2013. COLOMBIA.CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 755 del 23 de julio de 2002. [En Lnea]. Disponible en http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2002/ley_0755_2002.html Recuperado: Abril 17 de 2013. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Decreto 1042 del 7 de junio de 1978. [En Lnea]. Disponible en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1467 Recuperado: Abril 17 de 2013. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Decreto 624 del 30 de marzo de 1989. [En Lnea]. Disponible en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6533. Recuperado: Abril 17 de 2013.

COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Decreto 3135 del 26 de diciembre de 1968. [En Lnea]. Disponible en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1567 Recuperado: Abril 17 de 2013. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Decreto 2400 del 19 de septiembre de 1968. [En Lnea]. Disponible en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1198. Recuperado: Abril 17 de 2013. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Decreto 1950 del 24 de septiembre de 1973. [En Lnea]. Disponible en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1525#0 Recuperado: Abril 17 de 2013. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Decreto 1045 del 17 de junio de 1978. [En Lnea]. Disponible en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1466 Recuperado: Abril 17 de 2013. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Decreto 2078 del 8 de octubre de 2012. [En Lnea]. Disponible en http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2012/Documents/OCTUBRE/08/DECRETO%202078%20DEL %2008%20DE%20OCTUBRE%20DE%202012.pdf. Recuperado: Abril 17 de 2013.

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5. CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD DESCRIPCIN Recibir y revisar las novedades de nmina, como: nombramientos, vacaciones, incapacidades, licencias no remuneradas, encargos, renuncias, indemnizacin de vacaciones, horas extras en el formato F32-PA05-GTH y recargos nocturnos en el formato F33-PA05-GTH, deducciones por concepto de ahorro y crdito, embargos judiciales, entre otros, dentro de los primeros quince (15) das calendario de cada mes. Ver instructivo PA05-GTH-I5 Trmite de vacaciones y/o licencias y Instructivo Retiro de Personal PA05-GTH-I3 Trmite para retiro de personal. AREA / RESPONSABLE

Recepcionar y revisar novedades

Grupo de Talento Humano / Profesional Nomina Tcnico Administrativo

Registrar novedades

Registrar las novedades en el aplicativo de nmina.

Grupo de Talento Humano / Profesional Nomina

Verificar liquidaciones

Verificar las liquidaciones emitidas por el aplicativo de nmina, contra las novedades recibidas, en caso de encontrar error en la liquidacin, realizar los ajustes necesarios para emitir el auxiliar de nmina definitivo.

Grupo de Talento Humano / Tcnico Administrativo Profesional Nomina

Calcular retencin en la fuente

Efectuar el clculo mensual de la retencin en la fuente a los funcionarios que aplique. Ver Instructivo PA05-GTH-I4 Retencin en la Fuente

Grupo de Talento Humano/ Profesional Nomina

Generar archivo para pago de aportes de seguridad social.

Generar archivo de autoliquidacin de aportes a seguridad social, cargar la informacin en el aplicativo del operador del pago, en caso de ser necesario realizar los ajustes contra la liquidacin realizada.

Grupo de Talento Humano / Profesional Nomina

Elaborar y ajustar la causacin de nomina

Elaborar y ajustar los reportes contables y presupuestales productos de la liquidacin de la nmina de los funcionarios.

Grupo de Talento Humano / Profesional Nomina

Generar archivo y enviar a terceros

Elaborar archivo en excel de la relacin de pagos y deducciones del empleador para ser ingresado en el aplicativo SIIF.

Grupo de Talento Humano / Profesional Nomina

Revisar y aprobar liquidacin y pago de nmina

Revisar y aprobar la liquidacin de la nmina, causacin, solicitud de disponibilidad de los recursos y la nmina para la autorizacin del pago a los funcionarios.

Grupo Talento Humano / Coordinador

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Revisar y aprobar la solicitud de disponibilidad

Revisar y aprobar la solicitud de disponibilidad de los recursos y la nmina para la autorizacin del pago a los funcionarios.

Secretara General /Secretario General

Remitir nmina para pago y aprobacin.

Enviar soportes fsicos al grupo Financiero y Presupuestal, con el fin de realizar las actividades necesarias para el pago de la nmina

Grupo de Talento Humano / Profesional Nomina

Aprobar nmina para el banco

Aprobar y firmar la nmina para transferencias a las cuentas de los funcionarios.

Grupo Financiero y Presupuestal / Coordinador Grupo Tesorera / Coordinador

Elaborar archivo plano de pagos a funcionarios y comunicar a terceros.

Generar archivo plano para el pago a funcionarios y remitir por medio de correo electrnico al grupo de Tesorera, para la respectiva transferencia a travs del portal empresarial, adicional se deben generar los archivos planos para informar a terceros segn corresponda.

Grupo de Talento Humano / Profesional Nomina

Elaborar actos administrativos y oficios

Elaborar las resoluciones de las situaciones administrativas que afectan la nmina mensual del funcionario y enviar a Secretara General para su aprobacin. De igual manera realizar los oficios inherentes a las novedades presentadas.

Grupo Talento Humano / Profesional Nomina Tcnico Administrativo

Archivar

Archivar todos los documentos soporte de la nmina en el grupo de Talento Humano.

Grupo de Talento Humano / Auxiliar Administrativo

Tiempo mximo del procedimiento: Treinta (30) das calendario

6. PUNTO DE CONTROL: Revisin de documentacin (Resoluciones, actas y oficios) Generacin de documentos soportes de Nmina como son: Auxiliar de Nmina, Nmina para el Banco, listados de aportes parafiscales, listado Fondo Nacional del Ahorro, listado fondos de Pensiones, listado EPS, listado reportes de liquidacin firmados y archivos planos generados, Causacin de Nmina y Solicitud de disponibilidad. Base de datos en Excel para registro y control de novedades 7. REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS: Documentos generados por las novedades. Solicitudes de autorizacin de descuento allegadas por los funcionarios Archivos planos generados. Formato Reporte de Horas Extras F32-PA05-GTH EL FORMATO IMPRESO DE ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA

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Formato Recargos Nocturnos, Dominicales y Festivos F33-PA05-GTH 8. ANEXOS Instructivo para Certificaciones Laborales PA05-GTH-I2 Instructivo para retiro de Personal PA05-GTH-I3 Instructivo para Retencin en la Fuente PA05-GTH-I4 Instructivo para Trmite de Vacaciones y/o Licencias PA05-GTH-I5

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