2.DCR Formación-Excel para DCR

Formacin
Tablas dinmicas de Microsoft Excel
APESOFT
Formacin Tablas dinmicas de Microsoft Excel
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2-Formacin Excel.doc
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ndice
Tablas dinmicas de Excel .................................................................................................................................................. 4
Introduccin .............................................................................................................................................................................................................. 4 Datos origen .............................................................................................................................................................................................................. 5 Visin dinmica de los datos.................................................................................................................................................................................... 6 Estructura principal de la Tabla dinmica ............................................................................................................................................................. 7 Construccin de una tabla dinmica ....................................................................................................................................................................... 7 Excel 2007 ............................................................................................................................................................................................................. 8 Excel 97-2003 ......................................................................................................................................................................................................15
Trabajar con tablas dinmicas .......................................................................................................................................... 24

Variando el tipo de vista .........................................................................................................................................................................................24 Excel 2007 ...........................................................................................................................................................................................................24 Excel 97-2003 ......................................................................................................................................................................................................27 Filtrando datos.........................................................................................................................................................................................................29 Excel 2007 ...........................................................................................................................................................................................................29 Excel 97-2003 ......................................................................................................................................................................................................32 Filtrando avanzado..................................................................................................................................................................................................34 Excel 2007 ...........................................................................................................................................................................................................34 Excel 97-2003 ......................................................................................................................................................................................................37 Ordenacin ..............................................................................................................................................................................................................39 Excel 2007 ...........................................................................................................................................................................................................39 Excel 97-2003 ......................................................................................................................................................................................................43 Subtotales .................................................................................................................................................................................................................46 Excel 2007 ...........................................................................................................................................................................................................46 Excel 97-2003 ......................................................................................................................................................................................................48 Drill down ................................................................................................................................................................................................................50 Excel 2007 ...........................................................................................................................................................................................................50 Excel 97-2003 ......................................................................................................................................................................................................52 Drill to detail ............................................................................................................................................................................................................53 Excel 2007 Excel 97-2003 ..............................................................................................................................................................................53 Indicadores...............................................................................................................................................................................................................54 Excel 2007 ...........................................................................................................................................................................................................54 Excel 97-2003 ......................................................................................................................................................................................................58 Presentacin y formato...........................................................................................................................................................................................61 Excel 2007 ...........................................................................................................................................................................................................61 Excel 97-2003 ......................................................................................................................................................................................................62 Ejercicios ..................................................................................................................................................................................................................63
Mejorar la Tabla Dinmica ............................................................................................................................................... 64

Aadir botones con Macros...................................................................................................................................................................................64 Excel 2007 ...........................................................................................................................................................................................................64 Excel 97-2003 ......................................................................................................................................................................................................70 Enriquecer la tabla dinmica con campos calculados .........................................................................................................................................75 Excel 2007 ...........................................................................................................................................................................................................75 Excel 97-2003 ......................................................................................................................................................................................................80 Agrupar.....................................................................................................................................................................................................................85 Excel 2007 Excel 97-2003 ..............................................................................................................................................................................85 Grficos dinmicos .................................................................................................................................................................................................87 Excel 2007 ...........................................................................................................................................................................................................87 Excel 97-2003 ......................................................................................................................................................................................................89
Excel 97-2003 Vs 2007 ...................................................................................................................................................... 90

Administrador de Rangos.......................................................................................................................................................................................90 Opciones Excel .......................................................................................................................................................................................................91 Mostrar/Ocultar pestaas hojas ............................................................................................................................................................................92 Mostrar/Ocultar lneas y encabezados de filas y columnas................................................................................................................................93 Macros ......................................................................................................................................................................................................................94
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Captulo
1
Tablas dinmicas de Excel
Su Excel tiene muchos datos, pero sabe lo que todos esos nmeros significan? Los informes de tablas dinmicas pueden ayudar a analizar sus datos.
Introduccin
Una tabla dinmica es una herramienta que proporciona Excel para el anlisis de datos. Se encarga de sumarizar y ordenar los datos, ayudando a visualizar nicamente la informacin relevante de su negocio. Con los informes de tablas dinmicas puede ver los datos de diferentes puntos de vista tan solo con unos clics de ratn. Esto se consigue simplemente arrastrando los campos requeridos a la zona deseada.
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Datos origen
Los datos origen pueden ser una tabla plana de Excel.
Cada columna de la tabla se va a convertir en un campo que se puede utilizar en la tabla dinmica. Los nombres de los campo para el informe dinmico proceden de la cabecera de la tabla plana. En nuestro ejemplo Cliente, Pas, Producto, Categoras, Vendedor, Mes, Ao, Mes, Importe y Unidades.
Las filas restantes de la tabla, debera contener los elementos similares de la misma columna, es decir en la columna Clientes, contendr solo valores que representen clientes, en la columna pas, solo valores que representen pas
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Visin dinmica de los datos

Estos datos origen sern sumariados y presentados en una tabla dinmica. Por ejemplo en esta visin se muestran los Importes y Unidades por Categoras y Ao.
Dentro de las tablas dinmicas podemos mover cada uno de los campos segn nuestra conveniencia. En esta otra visin de los mismos datos se muestra los Importes y Unidades por Vendedor y Ao.
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Estructura principal de la Tabla dinmica

Campo a nivel de COLUMNA Campos a nivel de PGINA
Campo a nivel de FILA
Campos a nivel de DATOS
Los campos a nivel de pgina, fila y columna se le denominan dimensiones. Los campos a nivel de datos se le denominan indicadores, estos son los datos sumariados, ponderados aquellos campos susceptibles de aplicarles alguna funcin de agregacin.
Construccin de una tabla dinmica

Vamos a tomar como datos origen para nuestra tabla dinmica, una tabla plana de Excel.
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Excel 2007
Hacemos clic en una celda de la tabla origen, en la pestaa Insertar, pulsamos Tabla dinmica.
Nos aparece la ventana de creacin tabla dinmica. Tenemos que configurar dos parmetros: 1. Los dato de origen: se pueden seleccionar una tabla o rango de datos; o utilizar una fuente externa. En nuestro ejemplo utilizaremos una tabla como datos de origen. Podemos observar que automticamente se ha seleccionado la tabla de datos. 2. Ubicacin de la tabla dinmica: podemos elegir entre Nueva hoja de clculo o elegir nosotros manualmente donde colocar la tabla entre las hojas disponibles de nuestro Excel. Seleccionamos Nueva hoja.
Podemos ver que se ha insertado una nueva hoja de clculo Hoja1 y se ha creado una tabla dinmica. Cuando la tabla dinmica est seleccionada, aparecen dos pestaas nuevas en las herramientas Opciones y Diseo, y en la parte derecha podemos ver los paneles para configurar la tabla dinmica.
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Para aadir/quitar campos en la tabla dinmica, utilizaremos los paneles de la parte derecha. Panel que muestra los campos disponibles. Campos que van a nivel de Paginacin Campos que van a nivel de Columna
Campos que van a nivel de Filas
Indicadores de Valores
Arrastramos los campos del panel superior a los paneles inferiores, queremos la siguiente estructura de campos: En Filas: Vendedores. En Columnas: Ao y Valores. En Datos: Importe y Unidades. En Paginacin: Categora, Productos, Cliente y Mes.
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Tendremos el siguiente aspecto de los paneles:
Los campos de Valores, los inserta en la tabla con Suma de por delante del nombre campo si son numricos y Cuenta de si no son numricos.
Y la tabla dinmica presenta el siguiente aspecto:
Podemos Mostrar/Ocultar los paneles de configuracin de tablas dinmicas mediante Lista de campo de la pestaa Opciones.
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Ya tenemos la tabla dinmica creada, pero vamos modificar algunas opciones para hacerla ms amigable. En la pestaa de Opciones de la barra de herramientas, pulsamos opciones.
Nos muestra la ventana de opciones de la tabla dinmica.
En la seccin Diseo cambiamos el valor de Campos de filtro de informe por columnas de 0 a 2.
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Pulsamos Aceptar para ver el resultado. Podemos apreciar que lo que hemos configuramos la distribucin de los campos de paginacin a columnas de cmo mximo 2 campos.
Volvemos a abrir la ventana de opciones de tabla dinmica, vamos a la pestaa de Mostar y activamos la opcin Diseo de tabla dinmica clsica
Ahora podemos ver las cabeceras de los campos de filas y columnas, adems tenemos la posibilidad de mover los campos con el ratn directamente en la tabla dinmica.
Nos situamos en el campo Suma de Importe y en la pestaa de Opciones de la barra de herramienta pulsamos en Configuracin del campo.
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Nos muestra la ventana de Configuracin de campo de valor. Cambiamos el nombre por Importe, (poner un espacia al final).
Tambin podemos configurar el formato de nmero. Pulsamos Formato de nmero.
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Nos muestra la pantalla de formato de celda, podemos formatear el campo como numrico de dos decimales, con separador de miles.
Hacemos los mismos pasos para el campo Unidades. Para finalizar de formatear nuestra tabla, en la pestaa de Diseo de la barra de herramientas pulsamos Totales generales, elegimos Activamos slo para columnas.
Despus de estas modificaciones la tabla dinmica nos queda con el siguiente aspecto.
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Excel 97-2003
Hacemos clic en una celda de la tabla origen, men --> Datos --> Informes de tablas y grficos dinmicos
Nos aparece la ventana del asistente de tablas dinmicas. En la seccin de origen de datos seleccionamos Lista o base de datos de Microsoft Office Excel. Y en la seccin tipo de informe, seleccionamos Tabla dinmica.
En el siguiente paso se definen los datos origen, podemos observar que Excel ha seleccionado automticamente la tabla de datos origen.
2-Formacin Excel.doc - 15 -
En el ltimo paso se configura la ubicacin de la nueva tabla Ubicacin de la tabla dinmica: podemos elegir entre Hoja de clculo nueva o elegir nosotros manualmente donde colocar la tabla entre las hojas disponibles de nuestro Excel. Seleccionamos Hoja de clculo nueva.
Ya hemos terminado de configurar la tabla dinmica, pulsamos Finalizar para crear la nueva tabla dinmica.
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Podemos ver que se ha insertado una nueva hoja de clculo Hoja1 y se ha creado una tabla dinmica en esta. Se activan si no lo estaba la barra de herramienta de comandos para tablas dinmicas y cuando la tabla dinmica est seleccionada, aparece una ventana con los campos disponibles de la tabla dinmica
Podemos utilizar esta ventana de lista de campos para configurar nuestra tabla dinmica simplemente arrastrando los campos con el ratn sobre la tabla. Pero vamos a utilizar el asistente de tablas dinmicas que es ms intuitivo. Cerramos la ventana de lista de campos, en cualquier celda de la tabla dinmica hacemos clic con el botn derecho del ratn y seleccionamos Asistente para tablas dinmicas.
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Nos muestra la ventana de asistente de tablas dinmicas (paso 3 de 3). Pulsamos Disear.
Se nos abre el diseador de tablas dinmicas. Campos que van a nivel de Columna Campos disponibles.
Campos que van a nivel de Paginacin
Campos que van a nivel de Filas
Indicadores de Datos
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Arrastramos los campos desde la lista de la derecha a la seccin que se desee de la parte izquierda del diseador, queremos la siguiente estructura de campos: En Filas: Vendedores. En Columnas: Ao y Datos. En Datos: Importe y Unidades. En Paginacin: Categora, Productos, Cliente y Mes. Tendremos el siguiente aspecto del diseador:
Los campos de Datos, los inserta en la tabla con Suma de por delante del nombre del campo si es numrico y Cuenta de si no es numrico. Pulsamos Aceptar para salir del diseador y a continuacin Finalizar para salir del asistente de tablas dinmicas. La tabla dinmica presenta el siguiente aspecto.
Ya tenemos la tabla dinmica creada, pero vamos modificar algunas opciones para hacerla ms amigable.
Lo primero que vamos a hacer es mover los datos a columnas, simplemente tenemos que arrastrar con el ratn el campo Datos a la seccin de columnas debajo de los valores del campo Ao.
En cualquier celda de la tabla dinmica, hacemos clic con el botn derecho del ratn y del men contextual seleccionamos Opciones de tabla...
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Nos muestra la ventana de opciones de tablas dinmicas.
En esta podemos cambiar algunas opciones de la tabla dinmica. Vamos a configurar la distribucin de los campos de paginacin, en la casilla de Campos por columna ponemos 2, esto significa que los campos que estn en pgina se distribuir en columnas de 2 filas como mximo.
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En esta misma pantalla vamos a configurar los totales generales, las dos primeras opciones en la seccin de Opciones de formato, podemos activar/desactivar los totales generales de columnas y filas. Nosotros vamos a dejar nicamente los totales generales de columna.
Pulsamos Aceptar y vemos el resultado de los cambios.
Vamos a cambiar ahora los campos Suma de Importe y Suma de Unidades, nos situamos en el campo Suma de importe y hacemos clic con el botn derecho del ratn y en el men contextual seleccionamos Configuracin del campo.
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Nos aparece la ventana de configuracin de campo. Tambin podemos cambiar el formato del nmero, pulsamos Nmero.
Nos muestra la pantalla de formato de celda, podemos formatear el campo como numrico de dos decimales, con separador de miles.
Hacemos los mismos pasos para el campo Unidades. Tras los cambios realizados la tabla dinmica nos muestra el siguiente aspecto.
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Captulo
2
Trabajar con tablas dinmicas
Un informe de tabla dinmica le ayuda a ver qu significan los datos.
Variando el tipo de vista

Podemos cambiar el tipo de vista de la tabla dinmica, simplemente cambiando la distribucin de las dimensiones entre pgina, columna y filas.
Excel 2007
Para cambiar las dimensiones de posicin y as cambiar la visin de la tabla dinmica, podemos utilizar los paneles de Lista de campos que se muestran/ocultan en la pestaa de opciones de la barra de herramientas. Simplemente se arrastran los campos de una seccin a otra, y la visin de la tabla dinmica cambia automticamente.
Por ejemplo arrastramos el campo Categoras de la seccin de pgina a la de filas.
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La visin de la tabla dinmica cambia automticamente.
Vamos a las opciones de la tabla dinmica, y activamos la casilla de Diseo de tabla dinmica clsica (permite arrastrar campos en la cuadrcula).
Ahora podemos mover directamente los campos directamente en la tabla dinmica, si necesidad de ir a los paneles de Lista de campos.
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Excel 97-2003
Para cambiar las dimensiones de posicin y as cambiar la visin de la tabla dinmica. Simplemente se arrastran con el ratn los campos de una seccin a otra, y la visin de la tabla dinmica cambia automticamente. Por ejemplo cambiamos la dimensin Categoras de pgina a filas.
Vemos la nueva visin de la tabla dinmica.
Vamos a mover ahora vendedores a Pgina y bajar a filas Productos.
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Vemos la nueva visin de la tabla dinmica.
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Filtrando datos
Podemos seleccionar valores de las diferentes dimensiones para ver slo los datos que desea en los informes de tabla dinmica.
Excel 2007
Se pueden filtrar los datos de las dimensiones desplegando la lista de valores de los campos y seleccionado i/o deseleccionado. Por ejemplo, queremos saber que categoras y productos ha vendido Nancy. Desplegamos la lista de valores de Vendedor, seleccionamos el valor Nancy y pulsamos Aceptar.
Pulsamos aqu para desplegar la lista de valores del campo Vendedor.
Vemos que se nos muestra solo los datos del vendedor seleccionado.
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Si observamos la dimensin Vendedor, podemos apreciar que est seleccionado el valor Nancy. Y el desplegable de lista cambia a , esto significa que la dimensin tiene alguna seleccin.
Podemos seleccionar ms de un valor en la dimensin activando la opcin Seleccionar ms de un valor. Vamos a seleccionar Nancy y Andrew.
Ahora se vern los datos de de ambos vendedores. En la dimensin Vendedores podemos observar que el valor seleccionado ha cambiado a (Varios elementos).
Para volver a mostrar Todos los vendedores, volvemos a desplegar la lista de valores de la dimensin Vendedor y seleccionamos Todos.
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Hacer selecciones en las dimensiones de filas y columnas, se realiza de la misma manera.
Vemos el resultado de la seleccin de las categoras de Bebidas y Lcteos.
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Excel 97-2003
Se pueden filtrar los datos de las dimensiones desplegando la lista de valores de los campos y seleccionado i/o deseleccionado. Por ejemplo, queremos saber que categoras y productos ha vendido Nancy. Desplegamos la lista de valores de Vendedor, seleccionamos el valor Nancy y pulsamos Aceptar.
Pulsamos aqu para desplegar la lista de valores del campo Vendedor.
Vemos que se nos muestra solo los datos del vendedor seleccionado.
Si observamos la dimensin Vendedor, podemos apreciar que est seleccionado el valor Nancy.
Hacer selecciones en las dimensiones de filas y columnas, se realiza de manera parecencia, se despliega la lista de valores como en las dimensiones de pagina y se activa o desactiva las casilla que se deseen. En estas dimensiones (Filas y Columnas) se puede hacer selecciones mltiples.
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Vemos el resultado de nuestra seleccin (Bebidas y Lcteos).
Para quitar los filtros simplemente se selecciona (Todas) en las dimensiones de Pgina y (Mostrar todo) en las dimensiones de Filas y Columnas.
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Filtrando avanzado
En las dimensiones de filas y columnas se pueden realizar selecciones de datos mas avanzados.
Excel 2007
Desplegamos la lista de valores del campo Categoras. Podemos ver que tenemos dos opciones para filtrar, Filtros de etiqueta y Filtros de valor.
Si desplegamos Filtros de etiqueta, podemos ver varias opciones para filtrar. Seleccionamos comienza por y ponemos c.
Podemos ver que solo nos muestra datos de las categoras
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Para quitar el filtro que acabamos de realizar en la dimensin Categora, desplegamos la lista de valores y seleccionamos la opcin Borrar filtro de Categora.
Desplegamos ahora la lista de valores de la dimensin Producto, elegimos Filtro de valor, seleccionamos
En la ventana que nos aparece ponemos que nos devuelva solo los 3 elementos superiores por importe.
Al pulsar Aceptar, podemos ver que para cada Categora nos muestra los 3 productos con ms importe.
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Tambin podemos mostrar los tres peores productos de cada Categoras, editamos el filtro que acabamos de hacer y elegimos inferiores.
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Excel 97-2003
Abrimos la ventana de opciones de campo de la dimensin Producto, (haciendo clic con el botn derecho del ratn). Pulsamos Avanzado.
Nos aparece la ventana de opciones avanzadas del campo Producto.
En la seccin Las diez mejores de Automostrar, seleccionamos Activadas, y especificamos que nos muestre los 3 superiores.
Podemos ver que nos muestra los tres mejores Productos (segn importe) de cada Categora.
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Tambin podramos mostrar los tres peores productos, volvemos a editar las opciones avanzadas del campo Producto y cambiamos a inferiores.
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Ordenacin
Excel 2007
Tenemos varios mtodos de ordenacin en las Tablas dinmicas. Desplegamos la lista de valores de la dimensin Categoras, seleccionamos ordenar de Z a A.
Vemos el resultado.
Volvemos a abrir la lista de valores de Categoras, y seleccionamos Ms opciones de ordenacin.
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En la ventana de ordenar (Categoras) seleccionamos Descendente (Z a A) por: importe.
El resultado es que nos ordena las categoras ms a menos importe (sobre el total). Podemos ver que los Productos no ha modificado la ordenacin.
Volvemos a ordenar las categoras Ascendente(A a Z).Abrimos la lista de valores de Productos y seleccionamos Ms opciones de ordenacin, seleccionamos Descendente (Z a A) por: importe. Pulsamos Ms opciones.
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En esta pantalla en la seccin Ordenar por seleccionamos la opcin Valores de la columna seleccionada.
Seleccionamos la primera celda de la columna del Importe del Ao 2006.
Pulsamos Enter, y posteriormente Aceptamos las dos ventanas.
El resultado es el siguiente. Los Productos se ordenan en cada Categora por orden descendente, segn el importe del ao 2006.
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Hay otra opcin de ordenacin de las dimensiones de columnas y filas, que nos permite ordenar manualmente los elementos.
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Excel 97-2003
Tenemos varios mtodos de ordenacin en las Tablas dinmicas. La ordenacin sencilla consiste en situarnos en un campo y utilizar alguno de los dos iconos .
Si pulsamos orden descendente
Tambin podemos ordenar por un campo de valor. Tenemos una tabla dinmica que nos muestra el importe y unidades por productos y aos.
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Podemos ordenar los Productos por el importe del ao 2006 descendentemente, nos situamos en alguna celda de la columna de importe del 2006. Y pulsamos el icono de ordenacin de mayor a menor.
Tambin se puede ordenar por lo totales, abrimos las opciones avanzadas del campo Producto (Men contextual del botn derecho, configuracin del campo -> Avanzado). Seleccionamos Descendente, y en la casilla usar el campo seleccionamos Importe.
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Activamos los totales de filas para comprobar que es as.
Hay otra opcin de ordenacin de las dimensiones de columnas y filas, que nos permite ordenar manualmente los elementos.
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Subtotales
Excel 2007
Podemos ver los subtotales de las dimensiones de la tabla dinmicas. No situamos en la dimensin botn derecho y activamos/desactivamos subtotales.
Por defecto nos muestra los subtotales con la misma funcin de agregacin de los campos de Valores.
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Podemos configurar lo subtotales para aplicar diferentes funciones de agregacin. Abrimos la ventana de configuracin del campo y activamos la opcin Personalizado y seleccionamos los subtotales que se deseen.
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Excel 97-2003
Podemos ver los subtotales de las dimensiones de la tabla dinmicas. No situamos en la dimensin abrimos la ventana de configuracin del campo. Y seleccionamos la opcin Automticos nos aplicar para los subtotales la misma funcin de agregacin que los diferentes campos de Datos.
Podemos configurar los subtotales, para mostrar otras funciones de agregacin. En la ventana de configuracin de campo, activamos la opcin personalizados y seleccionamos las funciones de agregacin que se deseen.
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Drill down
Podemos contraer/Expandir las dimensiones para luego poder abrir/cerrar a peticin los diferentes elementos.
Excel 2007
En la dimensin abrimos el men contextual (botn derecho) y seleccionamos Expandir o contraer -> Contraer.
Vemos que los elementos de la dimensin se han ocultado.
Podemos desplegar y ocultar los diferentes elementos de la dimensin Categora haciendo doble clic con el ratn o utilizando los botones de y .
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Los botones y se pueden mostrar/ocultar mediante el botn de Botones+/- de la barra de herramientas en la pestaa de Opciones.
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Excel 97-2003
En la dimensin abrimos el men contextual (botn derecho) y seleccionamos Agrupar y mostrar detalle -> Ocultar detalle.
Podemos ver que los elementos de la dimensin productos se han ocultado.
Podemos desplegar y ocultar los diferentes elementos de la dimensin Categora para ver los detalles de la dimensin Producto, haciendo doble clic con el ratn.
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Drill to detail
Excel 2007
Excel 97-2003
Podemos conocer el detalle un dato agregado de la tabla dinmica. Hacemos doble clic con el ratn sobre el dato.
Vemos que se crea una nueva hoja con los registros que corresponden al datos donde hemos clicado.
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Indicadores
Se pueden aadir nuevos indicadores a la tabla dinmica, tenemos de dos tipos: 1) Campos calculados: Definimos el nuevo indicado mediante una frmula. 2) Campos derivados: Definimos el nuevo indicador a partir de un indicador utilizando las diferentes maneras de presentar el indicador que hay definidas en Excel: Diferencia de % de % de la diferencia de Total en % de la fila % de la columna
Excel 2007
Vamos a insertar un nuevo indicador calculado, vamos a calcular la comisin de los vendedores aplicaremos que la comisin es un 5% del importe total. Partiremos de la tabla dinmica con la siguiente visin:
En la pestaa Opciones de la barra de herramientas desplegamos el men de Formulas y seleccionamos Campo calculado.
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Nos aparece la ventana de Insertar campo calculado, le asignamos el nombre de Comisin y en la ventana de formula insertamos la formula de la comisin.
Podemos ver que se ha creado el nuevo indicador.
Vamos ahora a insertar un nuevo indicador derivado. Queremos saber cul el porcentaje de cada producto sobre el total de ventas. Partimos de la tabla dinmica siguiente.
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Introducimos de nuevo el indicador importe en la tabla dinmica y editamos la configuracin del nuevo indicador. Le cambiamos el nombre por % y en la pestaa de Mostrar valores como seleccionamos % de la columna.
Podemos ver el nuevo indicador, que nos muestra el porcentaje de cada producto sobre el total.
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Para ver la diferencia de importe entre este ao y el anterior seria, insertar de nuevo el indicador Importe y configurarlo de la siguiente manera:
Podemos ver el resultado.
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Excel 97-2003
Vamos a insertar un nuevo indicador calculado, vamos a calcular la comisin de los vendedores aplicaremos que la comisin es un 5% del importe total. Partiremos de la tabla dinmica con la siguiente visin:
En la barra de herramientas de Tablas dinmicas -> Formulas -> Campo calculado.
Nos aparece la ventana de Insertar campo calculado, le asignamos el nombre de Comisin y en la ventana de formula insertamos la formula de la comisin.
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Podemos ver que se ha creado el nuevo indicador.
Vamos ahora a insertar un nuevo indicador derivado. Queremos saber cul el porcentaje de cada producto sobre el total de ventas. Partimos de la tabla dinmica siguiente.
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Introducimos de nuevo el indicador importe en la tabla dinmica y editamos la configuracin del nuevo indicador. Le cambiamos el nombre por % y pulsamos Opciones >>. En Mostar datos como seleccionamos % de la columna.
Podemos ver el nuevo indicador, que nos muestra el porcentaje de cada producto sobre el total.
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Presentacin y formato
Para mejorar la presentacin de una tabla dinmica podemos hacer uso de de la potencia que tiene Excel para formatear: Nmero, Alienacin, Fuente, Bordes, Relleno, Formato condicional Adems Excel permite aplicar formato a tabla dinmica mediante Autoformatos.
Excel 2007
En la pestaa de Diseo de la barra de herramientas tenemos los estilos que podemos aplicar al tabla dinmica. Simplemente seleccionamos el diseo que queremos aplicarle a nuestra tabla.
Pulsamos aqu para desplegar la lista de diseos
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Excel 97-2003
En la barra de herramienta de Tabla dinmica pulsamos el icono de autodiseo, para poder seleccionar el diseo que queremos aplicar.
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Ejercicios
Aqu tenemos alguna serie de ejercicios para poder consolidar los conocimientos impartidos en este captulo. 1. Mostar la tabla dinmica para poder analizar: Importe y unidades por vendedor, categora ao y mes. 2. Mostar la tabla dinmica para poder analizar: Importe por vendedor comparando solamente los aos 2005 y 2006 3. Mostar la tabla dinmica para poder analizar :Importes totales por ao 4. Cuantos clientes han comprado productos de cada categora por ao y mes? 5. Cul ha sido el peor producto en el 2004 en importe? 6. Y en el 2005? 7. Y el de los dos aos? 8. Qu nuevas ventas hemos tenido en el 2005 y no el 2004? 9. Cul es el peor producto en importe de la mejor categora del 2006? 10. Los cuatro clientes que ms han facturado. 11. Importe por cliente, producto y ao, con informacin del total y promedio de cada cliente. 12. El cliente Ernst Handel ha facturado ms el 2006 que el 2005. Se intuye que nos ha comprado nuevos productos en el 2006 en la categora Pescado/Marisco. Analizar el crecimiento en esta categora, qu productos de esta categora son nuevas compras del ao 2006 y quien las ha vendido? 13. Centrarse en la categora de reposteria y averiguar quin es el mejor cliente del ao 2006? 14. Y si adems nos centramos en el vendedor Margaret (ver los detalles de los registros) 15. Cul es el porcentaje de ventas correspondiente a cada producto? 16. Qu productos me aportan el 50%? 17. Cul es el vendedor que ms ha crecido su facturacin en 2006 respecto al 2005? 18. Qu categora de productos de este vendedor es la que ms ha contribuido al crecimiento? 19. Mostrar la diferencia absolutay porcentual de ventas de cada vendedor respecto al ao anterior. 20. Mostrar las ventas mensuales acumuladas de cada categora de productos den el 2006.
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Captulo
3
Mejorar la Tabla Dinmica
Aadir botones con Macros
Vamos a utilizar la funcionalidad de macros de Excel para realizar una serie de modificaciones en nuestra tabla dinmica. Estas modificaciones sern ejecutadas cada vez que pulsemos un botn. Vamos a aadir dos botones donde cambien la visin de nuestra tabla dinmica. 1) Visin cliente. Nos mostrar los importes y unidades por cliente y ao. El resto de campos estarn en la seccin de pgina. 2) Visin Categoras Productos. Nos mostrar los importes y unidades por Categoras, Producto y Ao. El resto de campos estarn en la seccin de pgina.
Excel 2007
Para comenzar, vamos a activar la barra de herramientas de programador (si no la tenemos ya activa). Pulsamos el Botn de Office.
En el men desplegable pulsamos Opciones de Excel.
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En la ventana de Opciones de Excel, en la seccin Ms frecuentes activamos Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones
Podemos ver que la ficha de Programador ya la tenemos visible.
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Antes de grabar las macros que van a ejecutar nuestros botones, vamos quitar todas las dimensiones de la tabla dinmica, vamos a dejar solo los campos de la seccin valores. En el panel de campos disponibles desactivamos todas las dimensiones.
Vamos a la ficha de Programador, pulsamos Grabar macro, en la ventana de grabar macro, le asignamos el nombre VisionCliente y pulsamos Aceptar. A partir de ahora todo lo que realicemos en el Excel quedar grabado en la macro. En los paneles de lista de campos de la tabla dinmica, configuramos los campos como queremos en la visin por cliente.
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En la pestaa Programador y pulsamos Detener macro.
Ya tenemos la primera macro grabada. Para la segunda hacemos los mismos pasos para grabar la macro VisinCategoriaProducto, la visin de la tabla que queremos es la siguiente:
Vamos a mover la tabla dinmica para poder colocar los botones arriba, en la pestaa Opciones, pulsamos Mover tabla dinmica. La desplazamos un poco.
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En la pestaa de Programador, pulsamos Insertar y de la lista que se nos muestra elegimos el botn de Controles de formulario. Colocamos el botn en la parte superior de la hoja y nos muestra la ventana de asignar marcro. Elegimos la macro VisionCliente.
Pulsamos Aceptar, para salir de la ventana y cambiamos el nombre del botn por Por Cliente.
Salimos del ratn pulsando en cualquier lugar del Excel. Ya hemos finalizado, si ahora pulsamos el botn veremos como la tabla dinmica cambia de visin.
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Ahora hacemos los mismos pasos para aadir el botn de categoras y productos. Si pulsamos el segundo botn vemos que cambia la visin de la tabla dinmica.
Para evitar que un botn se mueva y cambie de tamao, pulsamos botn derecho del ratn sobre el y seleccionamos Formato del control. En la ventana de formato, seleccionamos la pestaa de Propiedades y activamos la opcin No mover, ni cambiar tamao con las celdas.
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Excel 97-2003
Vamos a grabar las macros que vamos a necesitar para asignarlas luego a los botones. En men Herramientas -> Macro -> Grabar nueva macro
Nos aparece la ventana de grabar macro, le asignamos el nombre de VisionCliente.
Pulsamos Aceptar, a partir de ahora todo lo que hagamos se quedar grabado en la macro. Como lo que queremos es configurar la tabla dinmica a una visin determinada, lo que vamos hacer es abrir el diseador de tablas dinmicas. En la tabla dinmica botn derecho del ratn, asistente de tablas dinmicas y pulsamos diseo.
- 70 -
En el diseador del asistente de tablas dinmicas, configuramos como queramos la tabla dinmica.
Una vez que ya tengamos la tabla configurada, salimos del asistente y paramos la grabacin de la macro. Herramientas -> Macro -> Detener grabacin.
Ya tenemos la primera macro grabada. Hacemos los mismos pasos para grabar la macro VisinCategoriaProducto, la visin de la tabla que queremos es la siguiente:
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Vamos a mover la tabla dinmica para poder colocar los botones arriba. Abrimos el asistente de tablas dinmicas y en la casilla que indica la ubicacin de la tabla dinmica le asignamos una celda que est un poco ms abajo.
Vamos a mostrar la barra de herramientas de formulario (si no la tenemos visible), en el men Ver -> Barra de herramientas -> Formularios.
Pulsamos el icono de botn
Colocamos el botn en la parte superior de la hoja y nos muestra la ventana de asignar marcro. Elegimos la macro VisionCliente.
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Pulsamos Aceptar, para salir de la ventana y cambiamos el nombre del botn por Por Cliente.
Salimos del ratn pulsando en cualquier lugar del Excel. Ya hemos finalizado, si ahora pulsamos el botn veremos como la tabla dinmica cambia de visin.
Ahora hacemos los mismos pasos para aadir el botn de categoras y productos. Si pulsamos el segundo botn vemos que cambia la visin de la tabla dinmica.
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Para evitar que un botn se mueva y cambie de tamao, pulsamos botn derecho del ratn sobre l y seleccionamos Formato del control. En la ventana de formato, seleccionamos la pestaa de Propiedades y activamos la opcin No mover, ni cambiar tamao con las celdas.
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Enriquecer la tabla dinmica con campos calculados

Excel incluye un gran nmero de funciones que pueden ser aplicadas a los datos corporativos y utilizar sus resultados en la tabla dinmica. Por ejemplo vamos a aadir el campo rea, tenemos una lista donde nos relaciona el vendedor con el rea al que corresponde:
Andrew Anne Janet Laura Margaret Michael Nancy Robert Steven Centro Sur Norte Norte Este Sur Oeste Centro Este
Vamos a utilizar esta tabla y la funcin de Excel BUSCARV para calcular el rea y poder aadir este nuevo campo a nuestra tabla dinmica.
Excel 2007
Para empezar vamos a copiar los datos de relacin vendedor rea en la pestaa de datos (dejaremos unas de celdas de separacin).
En nuestra tabla de datos aadiremos una nueva cabecera que llamaremos rea.
- 75 -
En la primera celda de la columna rea vamos a definir la funcin BUSCARV. En la pestaa Formulas pulsamos Insertar funcin.
Se nos abre la ventana de Insertar funcin, en la lista de funciones hay que seleccionar la funcin que queremos insertar. Como la lista es grande, podemos utilizar la funcionalidad de bsqueda, en la casilla de Buscar funcin ponemos BUSCARV y pulsamos Ir. En la para inferior seleccionamos la funcin BUSCARV y pulsamos Aceptar.
Nos aparece ahora el asistente de la funcin BUSCARV.
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El primer parmetro es el valor que queremos buscar en la tabla, en nuestro caso el empleado. Por lo que a esta casilla seleccionamos la casilla del Vendedor.
El segundo parmetro es la tabla donde vamos a recuperar el rea. Por lo tanto seleccionaremos la tabla de relacin de Vendedor y rea.
Como posteriormente vamos a copiar esta frmula en todas la casillas de la columna, vamos a fijar los valores de esta tabla para que no se desplace los valores del parmetro al copiar. Por lo que pondremos el smbolo $ delante de cada celda.
El tercer parmetro indicamos que columna de la tabla nos va a indicar el valor que deseamos en nuestro caso el rea, est en la columna 2 por lo que ponemos un 2.
- 77 -
El cuarto y ltimo parmetro es un parmetro para indicar que queremos encontrar la primera coincidencia parecida o el valor exacto, en nuestro caso hemos de poner FALSO.
Al pulsar Aceptar vemos que nos devuelve el Area del vendedor.
Copiamos la formula en toda la columna, podemos hacerlo rpido, situndonos en la celda que queremos copiar y haciendo doble clic con el ratn en la esquina inferior derecha de la celda.
Vamos ahora a modificar nuestra tabla para aadir este nuevo dato. Nos situamos en cualquier celda de la tabla dinmica y en la pestaa de Opciones pulsamos Cambiar origen de datos
- 78 -
En la ventana de cambiar origen de datos, cambiamos la H por la I, para aadir la nueva columna con el nuevo campo y pulsamos Aceptar.
Vemos que el campo rea est disponible para aadir en nuestra tabla dinmica.
Aadimos el nuevo campo a filas y vemos el resultado
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Excel 97-2003
Para empezar vamos a copiar los datos de relacin vendedor rea en la pestaa de datos (dejaremos unas de celdas de separacin).
En nuestra tabla de datos aadiremos una nueva cabecera que llamaremos rea.
En la primera celda de la columna rea vamos a definir la funcin BUSCARV. Nos situamos en la primera celda de la columan rea justo debajo de la cabecera, en men Insertar pulsamos Formula.
Se nos abre la ventana de Insertar funcin, en la lista de funciones hay que seleccionar la funcin que queremos insertar. Como la lista es grande, podemos utilizar la funcionalidad de bsqueda, en la casilla de Buscar funcin ponemos BUSCARV y pulsamos Ir. En la para inferior seleccionamos la funcin BUSCARV y pulsamos Aceptar.
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Nos aparece ahora el asistente de la funcin BUSCARV.
El primer parmetro es el valor que queremos buscar en la tabla, en nuestro caso el empleado. Por lo que a esta casilla seleccionamos la casilla del Vendedor.
El segundo parmetro es la tabla donde vamos a recuperar el rea. Por lo tanto seleccionaremos la tabla de relacin de Vendedor y rea.
- 81 -
Como posteriormente vamos a copiar esta frmula en todas la casillas de la columna, vamos a fijar los valores de esta tabla para que no se desplace los valores del parmetro al copiar. Por lo que pondremos el smbolo $ delante de cada celda.
El tercer parmetro indicamos que columna de la tabla nos va a indicar el valor que deseamos en nuestro caso el rea, est en la columna 2 por lo que ponemos un 2.
El cuarto y ltimo parmetro es un parmetro para indicar que queremos encontrar la primera coincidencia parecida o el valor exacto, en nuestro caso hemos de poner FALSO.
- 82 -
Al pulsar Aceptar vemos que nos devuelve el Area del vendedor.
Copiamos la formula en toda la columna, podemos hacerlo rpido, situndonos en la celda que queremos copiar y haciendo doble clic con el ratn en la esquina inferior derecha de la celda.
Vamos ahora a modificar nuestra tabla para aadir este nuevo dato. Nos situamos en cualquier celda de la tabla dinmica y abrimos el asistente de tablas dinmicas (con el botn derecho del ratn).
Pulsamos <Atrs para acceder a la definicin de los datos de origen. Cambiamos la H por la I, para aadir la nueva columna con el nuevo campo y pulsamos Aceptar.
Pulsamos Siguiente y a continuacin Diseo para abrir el diseador de tablas dinmicas. Podemos ver que ahora ya tenemos el campo rea disponible para seleccionarlo.
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Aadimos el nuevo campo a filas y vemos el resultado y salimos del asistente.
- 84 -
Agrupar
Excel permite crear Dimensiones virtuales, podemos agrupar una serie de elementos de una dimensin creando una agrupacin.
Excel 2007
Excel 97-2003
Imaginemos que estamos analizado las ventas de los Productos de la Categora Bebidas.
Y queremos analizar los datos de las diferentes cervezas como un nico elemento. Podemos agrupar los elementos de cervezas en uno. Seleccionaremos los elementos que queremos agrupar hacemos clic con el botn derecho y seleccionamos Agrupar.
- 85 -
Podemos ver que se ha aadido un nuevo grupo en muestra tabla dinmica que agrupa los elementos seleccionados.
Podemos cambiar el nombre de la dimensin en propiedades del campo y de la agrupacin colocndonos en la celda y pulsado F2. Podramos terminar de distribuir los diferentes elementos de bebidas con ms agrupaciones.
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Grficos dinmicos
Podemos presentar los datos de una tabla dinmica en un grafico.
Excel 2007
Para insertar un grfico dinmico basado en una tabla dinmica, no situamos en cualquier cerda de la tabla dinmica, en la pestaa Opciones pulsamos Grfico dinmico.
Elegimos el tipo de grafico.
- 87 -
Nos aparece el Grafico. Podemos apreciar que al insertar el grafico nos aparecen cuatro nuevas pestaas en la barra de herramientas del Excel, para poder configurar el grafico a nuestras necesidades.
Podemos moverlo a una hoja nueva para poder trabajar mejor, todas las modificaciones que se hagan en la tabla dinmica afectarn al grafico nuevo.
- 88 -
Excel 97-2003
Para insertar un grfico dinmico basado en una tabla dinmica, no situamos en cualquier cerda de la tabla dinmica, en men Insertar pulsamos Grafico.
Inserta una nueva hoja con el grfico dinmico, conectado con la tabla dinmica. Podemos configurar el grfico a nuestras necesidades, utilizando todas las opciones que ofrece Excel para la configuracin de grficos. En la parte superior podemos ver una serie de selectores, estos permiten filtrar datos como lo hacemos en la tabla dinmica, todo filtro que realicemos en estos selectores se vern reflejados en la tabla dinmica y viceversa.
- 89 -
Captulo
4
Excel 97-2003 Vs 2007
Administrador de Rangos
Excel 2007 En la ficha (pestaa) Formulas, Administrador de nombre.
Excel 97-2003
Men Insertar -> Nombre -> Definir.
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Opciones Excel
Excel 2007
Botn de Office -> Opciones de Excel.
Excel 97-2003
Men Herramientas -> Opciones
- 91 -
Mostrar/Ocultar pestaas hojas

Excel 2007
Botn de Office -> Opciones de Excel.-> Avanzadas -> Mostrar opciones para este libro -> Mostrar fichas de hojas
Excel 97-2003
Men Herramientas -> Opciones -> Ver -> Etiquetas de hojas
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Mostrar/Ocultar lneas y encabezados de filas y columnas

Excel 2007
En la ficha (pestaa) Vista -> Lneas de cuadrcula En la ficha (pestaa) Vista -> Titulos
Excel 97-2003 Men Herramientas -> Opciones -> Ver -> Lneas de divisin // Encabezados de fila y columna
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Macros
Excel 2007
En la ficha (pestaa) Programador.
Para activar la ficha pestaa. Botn de Office -> Opciones de Excel.->Ms frecuentes >Mostar ficha Programador en la cinta de opciones.
Excel 97-2003
Men Herramientas -> Macro
- 94 -

2.DCR Formación-Excel para DCR

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Formacin

Tablas dinmicas de Microsoft Excel

Formacin Tablas dinmicas de Microsoft Excel

Trabajar con tablas dinmicas .......................................................................................................................................... 24

Mejorar la Tabla Dinmica ............................................................................................................................................... 64

Excel 97-2003 Vs 2007 ...................................................................................................................................................... 90

Visin dinmica de los datos

Estructura principal de la Tabla dinmica

Campo a nivel de FILA

Campos a nivel de DATOS

Construccin de una tabla dinmica

Campos que van a nivel de Filas

Tendremos el siguiente aspecto de los paneles:

Y la tabla dinmica presenta el siguiente aspecto:

Nos muestra la ventana de opciones de la tabla dinmica.

En la seccin Diseo cambiamos el valor de Campos de filtro de informe por columnas de 0 a 2.

Tambin podemos configurar el formato de nmero. Pulsamos Formato de nmero.

Campos que van a nivel de Paginacin

Campos que van a nivel de Filas

Nos muestra la ventana de opciones de tablas dinmicas.

Pulsamos Aceptar y vemos el resultado de los cambios.

Variando el tipo de vista

Por ejemplo arrastramos el campo Categoras de la seccin de pgina a la de filas.

La visin de la tabla dinmica cambia automticamente.

Vemos la nueva visin de la tabla dinmica.

Vamos a mover ahora vendedores a Pgina y bajar a filas Productos.

Vemos la nueva visin de la tabla dinmica.

Pulsamos aqu para desplegar la lista de valores del campo Vendedor.

Hacer selecciones en las dimensiones de filas y columnas, se realiza de la misma manera.

Vemos el resultado de la seleccin de las categoras de Bebidas y Lcteos.

Pulsamos aqu para desplegar la lista de valores del campo Vendedor.

Vemos el resultado de nuestra seleccin (Bebidas y Lcteos).

Podemos ver que solo nos muestra datos de las categoras

Nos aparece la ventana de opciones avanzadas del campo Producto.

Volvemos a abrir la lista de valores de Categoras, y seleccionamos Ms opciones de ordenacin.

En la ventana de ordenar (Categoras) seleccionamos Descendente (Z a A) por: importe.

Seleccionamos la primera celda de la columna del Importe del Ao 2006.

Pulsamos Enter, y posteriormente Aceptamos las dos ventanas.

Si pulsamos orden descendente

Activamos los totales de filas para comprobar que es as.

Vemos que los elementos de la dimensin se han ocultado.

Podemos ver que los elementos de la dimensin productos se han ocultado.

Podemos ver que se ha creado el nuevo indicador.

Podemos ver el resultado.

En la barra de herramientas de Tablas dinmicas -> Formulas -> Campo calculado.

Podemos ver que se ha creado el nuevo indicador.

Pulsamos aqu para desplegar la lista de diseos

En el men desplegable pulsamos Opciones de Excel.

Podemos ver que la ficha de Programador ya la tenemos visible.

En la pestaa Programador y pulsamos Detener macro.

Nos aparece la ventana de grabar macro, le asignamos el nombre de VisionCliente.

Pulsamos el icono de botn

Enriquecer la tabla dinmica con campos calculados

Nos aparece ahora el asistente de la funcin BUSCARV.

Al pulsar Aceptar vemos que nos devuelve el Area del vendedor.

Aadimos el nuevo campo a filas y vemos el resultado

Nos aparece ahora el asistente de la funcin BUSCARV.

Al pulsar Aceptar vemos que nos devuelve el Area del vendedor.

Aadimos el nuevo campo a filas y vemos el resultado y salimos del asistente.

Elegimos el tipo de grafico.

Men Insertar -> Nombre -> Definir.

Botn de Office -> Opciones de Excel.

Men Herramientas -> Opciones